نوشته های سونیا جلالی

تعادل کار و زندگی چیست؟

تعادل کار و زندگی به معنای توازن مناسب بین وظایف حرفه‌ای یا شغلی و زندگی شخصی است. این اصطلاح به تلاش برای تعادل بین زمان و انرژیی که به کار اختصاص می‌دهید و زمان و انرژیی که به زندگی خصوصی و خانوادگی‌تان می‌افزایید، اشاره دارد.

در دنیای امروز با تنش‌های حاصل از رقابت شغلی، فشارهای مالی، فناوری و اطلاعات، بسیاری از افراد با چالش تعادل کار و زندگی مواجه هستند. تلاش برای داشتن تعادل مناسب میان این دو زمینه می‌تواند به بهبود کیفیت زندگی و رضایت شغلی کمک کند.

تعادل کار و زندگی در بهره‌وری بلندمدت منابع انسانی نیز بسیار مهم است. مدیریت منابع انسانی موثر باید از تضاد بین کار و زندگی پیشگیری کند. تضاد کار و زندگی، شکلی از تضاد بین نقشی است، که فشارهای نقشی از حوزه های کاری با وظایف زندگی ناسازگارند. برای مثال افرادی که اکثر ساعات خود را صرف کار می‌کنند، کارشان با زندگی خانوادگی آن ها تداخل پیدا می کند.

موضوع تعادل کار- خانواده به ویژه برای نسل جدید که کیفیت زندگی شخصی برایشان مهم است اهمیت بیشتری دارد. بنابراین آگاهی و ارزیابی وضعیت تعادل کار و زندگی در سازمان با کمک یک پرسشنامه، برای مدیران سازمان اهمیت زیادی دارد.

پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی

پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی توسط وانگ و کو (2009) در 7 مولفه و 26 گویه ساخته شده است. سوالات پرسشنامه بر اساس طیف پنج گزینه‌ای لیکرت کاملاً موافق(5) تا کاملاً مخالف(1) طراحی شده است.

این مولفه‌ها شامل موارد زیر است:

• زمان کافی فراغت از کار داشتن
• وفاداری به کار
• حمایت محل کار از تعادل کار ـ زندگی
• انعطاف پذیری در برنامه کاری
• جهت‌گیری زندگی
• نگهداری کار و حرفه
• کاهش داوطلبانه ساعات کاری برای رفع نیازهای شخصی

نکته:

گویه‌های معکوس این پرسشنامه در تحلیل عبارتند از: 6 و 20 و 21 (یعنی به ” کاملاً موافقم” نمره 1 و به” کاملاً مخالفم”  نمره 5 داده می‌شود).

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری

سوالات پرسشنامه

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

دانلود پرسشنامه

شما می‌توانید پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی را از لینک زیر دانلود کنید.

HRQuestionare

تحلیل نتایج پرسشنامه

برای تحلیل نمره سوالات شماره 6 و 20 و 21 را معکوس نمایید. یعنی یعنی به ” کاملاً موافق” نمره ۱ و به” کاملاً مخالف”  نمره ۵ داده می‌شود. سپس میانگین داده‌های حاصل از پرسشنامه را محاسبه کرده و درصد تعادل کار- زندگی را بدست آورید.

مصاحبه‌هایی که به منظور تصمیم‌گیری برای ارتقای کارکنان داخلی شرکت برای احراز پست‌های مدیریتی انجام می‌شود، با مصاحبه‌هایی که برای جذب و استخدام افرادی از خارج از شرکت اجرا می‌شوند، تفاوت دارند. اگر چه در هر دو نوع مصاحبه از مهارت‌ها و تجربیات متقاضیان سوال می‌شود، اما لازم است مدیران منابع انسانی در مصاحبه با کارمندان فعلی از رویکرد متفاوت‌تری استفاده کنند.

در سوالات مصاحبه ارتقا شغلی، تمرکز از ارزیابی صلاحیت‌های پایه‌ای و تطابق فرهنگی به ارزیابی عملکرد متقاضی در سازمان و پتانسیل رشد او منتقل می‌شود.

در این مقاله تعدادی سوال خوب برای مصاحبه‌های ارتقا شغلی پیشنهاد داده‌ام که می‌توانید از آنها برای درک اینکه آیا کارمند فعلی شما مناسب ارتقا به مشاغل مدیریتی است یا خیر، استفاده کنید.

بخش اول: سوالاتی برای ارزیابی دستاوردهای متقاضی

سوالات مربوط به دستاوردها، درک متقاضی از اهداف شرکت و توانایی هماهنگ‌سازی عملکرد وی با استراتژی کلان سازمان را ارزیابی می‌کند. همچنین این سوالات نشان‌دهنده اراده فرد برای موفقیت شرکت است.

ارزیابی مصاحبه چیست؟

ارزیابی مصاحبه، یک روش سیستماتیک برای ارزیابی میزان مطابقت یک متقاضی با یک موقعیت شغلی خاص بر اساس عملکرد او در مصاحبه است. این ارزیابی به مدیران منابع انسانی، جذب و استخدام و ارزیابی‌کنندگان امکان می‌دهد تا به طور بی‌طرفانه مهارت‌ها، تجربیات، شایستگی‌ها، الزامات شغلی و تناسب فرهنگی یک متقاضی را اندازه‌گیری و تحلیل کنند.

ارزیابی مصاحبه در فرآیند استخدام بسیار مهم است زیرا به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری در مورد متقاضیان بگیرند، خطاهای استخدامی را کاهش دهند و کیفیت نیروی کار را بهبود ببخشند.

فرم ارزیابی مصاحبه چیست؟

فرم ارزیابی مصاحبه، یک سند ساختارمند است که برای ثبت و ارزیابی عملکرد یک متقاضی در طول مصاحبه استفاده می‌شود. این فرم به طور معمول شامل معیارهای ارزیابی مختلفی است که شامل تجربیات متقاضی، مهارت‌های فنی مرتبط با شغل، مهارت‌های رفتاری (مثل ارتباطات و کار تیمی)، انگیزه‌ها و تطابق فرهنگی وی با سازمان می‌شود.

بر اساس یک مطالعه منتشر شده در مجله هاروارد بیزینس ریویو، بین 85% تا 97% از مدیران استخدامی وابسته به ادراک و شهود خود هستند و اعتقاد دارند که شغل‌ها و فرهنگ سازمانی را به اندازه کافی می‌شناسند تا بدانند کدام فرد برای سازمان مناسب‌تر است. متاسفانه این دیدگاه اجازه می‌دهد که تبعیضات ناخودآگاه شکل گیرد و نتیجه آن انتخاب افراد نامناسب است.

فرم ارزیابی مصاحبه با داشتن معیارهای ساختارمند و یکنواخت برای ارزیابی همه متقاضیان، تضمین می‌کند که ارزیابی بر اساس عوامل مرتبط با شغل و نه برداشت‌های شخصی یا پیش‌فرض‌ها انجام می‌شود.

یک نمونه فرم ارزیابی مصاحبه تکمیل شده برای شغل کارشناس دیجیتال مارکتینگ

در شکل زیر یک نمونه فرم ارزیابی مصاحبه برای شغل کارشناس دیجیتال مارکتینگ نمایش داده شده است. برای طراحی یک فرم ارزیابی مصاحبه کارآمد و متناسب با سازمانتان می‌توانید از مثال زیر الگو بگیرید.

دانلود فرم ارزیابی مصاحبه

شما می‌توانید فرم ارزیابی مصاحبه را از لینک زیر دانلود کنید.

Interview evaluation form

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای آموزش مهارت‌های مصاحبه به مدیران غیر منابع انسانی

نکاتی برای بهره گیری موثرتر از فرم ارزیابی مصاحبه

به عنوان یک متخصص حرفه‌ای مدیریت منابع انسانی برای بهره‌گیری موثرتر از فرم ارزیابی مصاحبه به نکات زیر توجه کنید.

1. قبل از مصاحبه: فرم‌ها باید قبل از انجام مصاحبه آماده و مرور شوند و اصلی‌ترین معیارهای ارزیابی هر شغل مشخص شود. همچنین مصاحبه‌کنندگان باید نیازهای نقش مورد نظر و هدف هر سوال یا بخش‌بندی در فرم را درک کنند.
2. در طول مصاحبه: اطمینان حاصل کنید که فرم به عنوان راهنمای انجام مصاحبه عمل می‌کند و  طوری طراحی شده است که تمام موضوعات مرتبط را در بر بگیرد و مطمئن شوید که همه متقاضیان بر اساس معیارهای یکسانی ارزیابی می‌شوند. با این حال، مصاحبه‌کنندگان را آموزش دهید که فرم ارزیابی مصاحبه جریان طبیعی مصاحبه را محدود نکند.
3. پس از مصاحبه: مصاحبه‌کنندگان باید به سرعت پس از هر مصاحبه فرم را تکمیل کنند. تیم استخدام سپس باید این ارزیابی‌ها را تجمیع و تحلیل کند تا تصمیمات آگاهانه در مورد هر کدام از متقاضیان برای ادامه فرآیند استخدام اتخاذ شود.

اگر در حال حاضر در حوزه جذب و استخدام مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی جذب و استخدام و مصاحبه‌گری حرفه‌ای به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص جذب و استخدام را می‌دهد.

منابع:

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نرخ خروج در تیم آقای حیدری بسیار بالا بود. در واقع، بالاتر از بیشتر تیم‌های دیگر در شرکت. با این حال، آقای حیدری خود را به عنوان یک مدیر خوب می‌دانست، اما مصاحبه‌های خروج با اعضای تیمی که سازمان را ترک کرده بودند نشان داد که آن‌ها احساس دیده شدن، مشارکت معنادار و پشتیبانی کامل در نقش‌های خود را ندارند. وقتی با او و تیمش صحبت کردم متوجه شدم که کمترین تعداد جلسات فردی منظم یک به یک با اعضای تیم خود را داشته است.

جلسات یک به یک (One-on-One Meetings) یکی از ابزارهای مهم مدیریتی و ارتباطی است که در سازمان‌ها به کار می‌رود. این جلسات فرصتی برای ارتباط مستقیم بین رهبران و تیم‌هایشان فراهم می‌کنند و به بهبود ارتباطات، مشارکت تیم، و بهبود عملکرد اعضا کمک می‌کند.

برای درک ارزش آنها، اجازه دهید یک تشبیه پزشکی را به کار بگیریم. همانطور که یک معاینه پزشکی می‌تواند اطلاعات حیاتی در مورد وضعیت شما را آشکار کند، یک جلسه یک به یک پنجره‌ای به وضعیت سلامت تیم شما و اعضای آن باز می‌کند. این جلسات را به عنوان یک چک آپ منظم برای تیم خود در نظر بگیرید.

همچنین این جلسات به کارکنان شما نشان می‌دهد که به عنوان یک شخص به آنها اهمیت می‌دهید. به قول خانم کیم اسکات جلسات یک به یک از نان شب هم واجب‌تر هستند.

در این مقاله به چرایی و چگونگی برگزاری این جلسات پرداختیم.

سه مزیت برجسته جلسات یک به یک

نشانه‌های زودهنگام چالش‌ها را آشکار می‌کند

این جلسات به عنوان یک سامانه هشدار زودهنگام برای مسائل در حال ظهور عمل می‌کنند، برخی از آنها ممکن است مرتبط با پروژه، روابط بین تیم یا حتی سازمانی باشند. نادیده گرفتن این نشانه‌های ظریف می‌تواند منجر به چالش‌های بزرگتر در آینده شود، از جمله عدم تعلق یا حتی جابجایی کارکنان. توانایی شما در شناسایی و رفع این چالش‌ها به صورت زودهنگام می‌تواند زمان و منابع قابل توجهی را در طول مدت طولانی صرفه‌جویی کند.

فضایی برای رشد حرفه‌ای فراهم می‌کند

جلسات یک به یک فضای اختصاصی برای بحث درباره رشد حرفه‌ای ارائه می‌دهند. این جلسات به شما و اعضای تیم امکان می‌دهد تا اهداف را تعیین کنید، درباره توسعه حرفه‌ای گفت‌وگو کرده و پیشرفت را در یک محیط متمرکز پیگیری کنید. با سرمایه‌گذاری در رشد تیم خود، شما نه تنها به بهره‌وری، بلکه به افزایش رضایت شغلی و نرخ نگهداری کارکنان نیز کمک می‌کنید.

بر روحیه و مشارکت تیم تاثیر دارد

هیچ‌وقت ارتباط روانشناختی این تعاملات را دست کم نگیرید. تخصیص زمان متمرکز برای تک تک اعضای تیم، پیامی قدرتمند ارسال می‌کند: “شما مهمید.” این می‌تواند به شدت بر روحیه تیم تأثیر بگذارد و فرهنگی از اعتماد و احترام متقابل ایجاد کند. وقتی کارکنان احساس می‌کنند که شنیده و ارزیابی می‌شوند، احتمالاً مشارکت، پایبندی و همسویی بیشتری با اهداف سازمانی خواهند داشت.

به طور خلاصه، جلسات یک به یک تنها یک مورد دیگر برای تیک زدن در فهرست وظایف مدیریتی شما نیستند. آنها ابزارهای استراتژیکی هستند که به شما امکان می‌دهند روابط قوی‌تری بسازید، فرهنگی از بهبود مداوم ایجاد کنید و در نهایت به موفقیت تیم کمک کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چطور اخراج کنیم؟راهنمای عملی و گام به گام

نحوه برگزاری جلسات یک به یک

برای اینکه این فرآیند را به سادگی و با کارایی بیشتری انجام دهید، ما یک الگوی بی‌نقص تهیه کرده‌ایم که به مراحل زیر تقسیم شده تا شما را هدایت کند.

مرحله 1: تعیین دستور کار واضح

شما می‌خواهید از وقت خود بهره‌برداری کنید، درست است؟ دستور کار، دوست صمیمی شما خواهد بود. موضوعات در ۱:۱ می‌تواند در مورد ارزیابی عملکرد کارکنان، رشد حرفه‌ای، ارتباط شخصی و ارائه بازخورد به یکدیگر باشد. ۲۴ تا 48 ساعت قبل از جلسه، لیستی از آنچه را که می‌خواهید پوشش دهید به کارمند ایمیل کنید و موارد دستور کار را قبل از شروع جلسه تأیید کنید.

مرحله 2: محیط مناسب را انتخاب کنید

مکان مهم است! انتخاب مکان می‌تواند مکالمه را موفق یا ناموفق کند.

یک مکان ساکت و خصوصی انتخاب کنید. مطمئن شوید که محیط و نور مناسب باشد. اگر جلسه مجازی است، از یک پلتفرم امن و قابل اعتماد استفاده کنید.

مرحله 3: با شروع گفت‌وگو از کارمندتان شروع کنید.

از یک سؤال باز مثل “هفته‌تان چگونه بود؟” استفاده کنید. اجازه دهید که کارمند ابتدا حرف بزند. با دقت به آنچه که دارد می‌گوید گوش فرا دهید. یادتان باشد بزرگ‌ترین پیش‌بینی کننده موفقیت یک ملاقات 1:1، مشارکت فعال کارمند است که با مقایسه میزان زمانی که او در طول ملاقات صحبت می‌کند اندازه‌گیری می‌شود. ایده‌آل از 50% تا 90% از مدت زمان ملاقات است. دستور کار بر روی مدیریت این موضوع تأثیر دارد، اما به عنوان مدیر باید دقت داشته باشید که بیش از کارمند خود صحبت نکنید.

مرحله 4: بحث درباره موضوعات اصلی جلسه

بر اساس دستور کار جلسه مشخص کنید چه چیزی مهم است و درباره آن گفتگو کنید.

ممکن است درباره اهداف، پیشرفت کارها و پروژه‌ها و یا شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPIها) گفت‌وگو کنید. همچنین می‌توانید حوزه‌هایی را برای توسعه حرفه‌ای تشخیص داده و در مورد آن حرف بزنید. گفتگو درباره نقاط قوت و قابل بهبود کارمند نیز می‌تواند محتوای این جلسات را تشکیل دهد.

مرحله 5: ارائه و درخواست بازخورد

به دنبال رشد هستید؟ بازخورد سازنده کارتان بلیت طلایی شماست.

در مورد اینکه چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی نیاز به بهبود دارد، به صورت مشخص حرف بزنید. آنها را تشویق کنید که نظرات خود را در مورد رهبری شما و جلسات یک به یک به اشتراک بگذارند. در مورد چگونگی اجرای بازخورد به صورت عملی صحبت کنید.

مرحله 6: بررسی نگرانی‌ها و چالش‌ها

از مسائل یا چالش‌هایی که با آنها روبرو هستند بپرسید. دلایل اصلی را بررسی کنید. به توافق در مورد اقدامات و تعیین زمان برای حل مشکلات بپردازید.

مرحله 7: خاتمه و قدم بعدی

آنچه در جلسه اتفاق افتاد را خلاصه کنید و برای آینده برنامه‌ریزی کنید. اقدامات عملی و مهلت‌های آنها را تأیید کنید. تاریخ برگزاری جلسه یک به یک بعدی را نیز تعیین کنید.

دانلود فرمت جلسات یک به یک

شما می‌توانید یک نمونه فرم جلسات یک به یک را از لینک زیر دانلود کنید.

one on one meeting template

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل حفظ کارکنان در سازمان

توالی برگزاری جلسات یک به یک

جلسات یک به یک نباید تصادفی و موقتی باشند. باید زمان‌بندی منظم برای آنها داشته باشید. قفل کردن آن در تقویم، تعهد شما به بودن در کنار کارمندتان است. این به تیم‌ها امکان می‌دهد تا مسائل را به صورت دوره‌ای بررسی کنند و از تغییرات و بهبودهای مستمر بهره‌مند شوند.

ملاقات‌های هفتگی مناسب‌ترین گزینه برای کارمندان کمتر تجربه و افرادی هستند که تازه به تیم پیوسته‌اند. این ملاقات‌ها به شما اجازه می‌دهند که راهنمایی و پشتیبانی برای رشد و توسعه کارمندان ارائه دهید و ارتباط موثر را ایجاد کنید.

اگر تیم شما بزرگ باشد (10 نفر یا بیشتر)، ملاقات‌های فردی را هر دو هفته یک بار برگزار کنید تا بتوانید جلسات را در طول یک دوره زمانی بلندتر تداوم دهید. ممکن است نیاز باشد زمان اختصاص داده شده به هر ملاقات را کاهش دهید.

گلوگاه‌های متداول در جلسات یک به یک

قبل از ورود به جزئیات اجرای جلسات یک به یک مؤثر، حائز اهمیت است که از اشتباهات متداولی که می‌توانند این تعاملات را تخریب کنند، آگاه باشیم. حتی مدیران با نیت خوب می‌توانند به طور ناخودآگاه در این تله‌ها گرفتار شوند و جلسه‌ای که از نظر تئوری می‌توانست به موفقیت منجر شود را به فرصت از دست رفته تبدیل کنند.

عدم آماده‌سازی

عبارت “عدم برنامه‌ریزی معادل برنامه‌ریزی برای شکست است” در اینجا صحت دارد. شروع یک جلسه یک به یک بدون داشتن یک دستور کار متفکرانه می‌تواند به یک مکالمه پراکنده تبدیل شود که کمترین موفقیت را به دست می‌آورد. این مسأله تنها در مورد تلف کردن زمان نیست؛ بلکه در مورد از دست دادن فرصت برای رفع مسائل اساسی یا فرصت‌های رشد است.

راه‌حل: قبل از جلسه یک به یک یک دستور کار آماده کنید. بر دستاوردهای اخیر عضو تیم، KPIهای حیاتی و بازخورد همکاران و فرصت‌های رشد تمرکز کنید.

نادیده‌گرفتن نظر کارمند

اشتباهی که بسیاری از مدیران می‌کنند، این است که مکالمه را تصاحب کرده و کمترین فضا و زمانی را برای اظهار نظرات، ایده‌ها یا آرزوهای کارمند فراهم نمی‌کنند.

راه‌حل: در جلسه یک فضای باز بسازید و یا حتی بهتر، از کارمند بخواهید که قبل از جلسه به نگارش موارد دستور کار جلسه کمک کند. این کمک می‌کند که تنها دیدگاه‌های مدیر شکل‌دهنده جلسات نباشد.

چشم‌پوشی از جنبه‌های شخصی

معیارها و KPIها اهمیت دارند، اما به یاد داشته باشید که اعضای تیم شما انسان هستند نه دستگاه‌هایی در یک ماشین. تمرکز مطلق بر معیارهای عملکرد بدون در نظر گرفتن افراد می‌تواند منجر به کاهش روحیه و افزایش استرس شود.

راه‌حل: قسمتی از جلسه را برای پیگیری از وضعیت فردی کارمند اختصاص دهید. از سوالات باز استفاده کنید که او را دعوت به اشتراک‌گذاری موضوعات شخصی و حرفه‌ای کند. این نگاه انسان‌محور می‌تواند به بهبود روابط کاری و بهره‌وری منجر شود.

سخن آخر

ملاقات‌های تک به تک منظم با هر یک از اعضای تیم شما ممکن است به عنوان یک بار اضافه دیده شوند. اما هر هفته به مدت 30 دقیقه با یک نفر ملاقات کردن در طول یک سال، بیشتر از 25 ساعت وقت شما را اشغال نمی‌کند. این هزینه به افزایش عملکرد تیم و شرکت شما، حمایت از حفظ کارکنان و جلوگیری از صرف وقت (یا بیشتر) برای استخدام و آموزش مجدد جانشین‌ها کمک کرده و به هر یک از اعضای تیم شما در رشد و دستیابی به موفقیت یاری می‌رساند. پس قدرت این جلسات را دست کم نگیرید.

منابع:

https://hbr.org/2022/11/make-the-most-of-your-one-on-one-meetings

https://www.coachhub.com/blog/conquer-one-on-one-meetings-with-this-foolproof-template

تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

ایجاد و حفظ انگیزه در کارکنان در محیط کار امری بسیار مهم است. کارکنانی که در یک محیط کار خوشایند و مثبت کار می‌کنند، عملکرد بهتری دارند و دلبستگی‌شان به سازمان‌ بیشتر است. در این مقاله، ده روش برای افزایش انگیزه در کارکنان مطرح می‌شود که به مدیران تیم و مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا محیطی دلچسب و پرانرژی و سرشار از انگیزه و احساس ارزشمندی برای تیم‌های کاری خود ایجاد کنند.

طبق گزارش انجمن مدیران منابع انسانی، برنامه‌های پاداش، به طور میانگین، به افزایش بهره‌وری کارمندان به میزان 63% و بهبود میزان سودآوری به میزان 58% منجر می‌شوند.

۱. معرفی کارکنان در شبکه‌های اجتماعی (با اجازه آنها)

عکس‌ها و دستاوردهای فردی و تیمی کارکنانتان را به همراه معرفی آنها در کانال‌های رسانه‌های اجتماعی شرکت خود به اشتراک بگذارید. مثلا می‌توانید یک ویدئوی شخصی و صمیمانه از یک روز کاری کارکنان و یا نحوه اثرگذاری آنها در سازمان، تهیه و منتشر کنید. البته حتماً قبل از انجام این کار، از آنها اجازه بگیرید، زیرا برخی کارمندان ممکن است ترجیح دهند حریم خصوصی خود را حفظ کنند.

2. به کارکنان کمک کنید پروژه شخصی داشته باشند

روش دوم برای افزایش انگیزه در کارکنان این است که رشد شخصی را تشویق کنید با ارائه فرصت‌هایی برای پیگیری پروژه‌هایی مرتبط با علاقمندی‌های شخصی که با اهداف شرکت همخوانی دارند. به کارمندان زمان و منابع را برای کار بر روی علایقشان در داخل سازمان اختصاص دهید که مزایایی بسیار باارزشی مانند افزایش خلاقیت و افزایش بهره‌وری کارکنان را به دنبال خواهد داشت.

3. جایزه کار فراتر از انتظار را تعریف کنید

هر ماه چند جایزه «فراتر از حد انتظار »کار کردن را در قالب پروژه‌های سازمانی تعریف کنید و برای افرادی که فراتر از انتظارات عمل می‌کنند و این جایزه را دریافت می‌کنند بر اساس اولویت‌های شخصیشان تجربیات خوشایندی بسازید مثلا می‌توانید به یک شام حسابی و یا سفر، مهمانشان کنید. این روش تاثیر بالایی در افزایش انگیزه کارکنان برای قبول مسئولیت‌های چالشی‌تر به همراه خواهد داشت.

4. برنامه صبحانه یا ناهار با مدیر را تدارک ببینید

هر یک هفته درمیان آخر هفته یک برنامه صبحانه یا ناهار با کارکنان ترتیب دهید. هدف این است که کارکنان افکار، ایده‌ها و نگرانی‌هایشان را بیان کنند و مدیران گوش کنند و سوال بپرسند و نشان دهند دغدغه‌هایشان را فهمیده‌اند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل حفظ کارکنان در سازمان

5. برای روزهای مرخصی کارکنان تجربه‌ای خاص ترتیب دهید

یک تجربه‌ متفاوت در روزهای مرخصی به کارکنان هدیه دهید که آنها هرگز فراموش نکنند مثل کلاس آشپزی یا پرواز با بالون. البته لازم است این هدیه را شخصی‌تر نگه دارید و از کارمندان خود بپرسید که دقیقاً چه کاری را می‌خواهند در روز مرخصی خود انجام دهند یا چه چیزی را ببینند.

6. جلسات شناخت نقاط قوت را برگزار کنید

مدیران را تشویق کنید که جلسات یک به یک با تک تک کارکنان تدارک ببینند و در آن جلسات فقط روی نقاط قوت کارکنان تمرکز کنند و سعی کنند نقاط قوت آنها را کشف کنند و پروژه‌هایی را بر اساس نقاط قوت برایشان تدارک ببینند. در این جلسات مدیران باید با پرسشگری نقاط قوت را پیدا کنند با پرسیدن سوالاتی نظیر 3 تا از اصلی‏‌ترین توانمندی‌‏هات چیه؟ چطور با کمک این توانمندی‌‏ها می‏توانی تغییر ایجاد کنی؟ یا چه کاری را همیشه دوست داشتی انجام دهی؟  یادگیری مهارت کوچینگ مبتنی بر نقاط قوت برای مدیران بسیار کمک کننده خواهد بود.

7. حق انتخاب حضور در فرصت‌های آموزشی را به کارکنان بدهید

ایجاد فرصت‌هایی برای توسعه مهارت‌های شخصی و حرفه‌ای کارکنان بر اساس اولویت‌ها و نیازهای آنها، انگیزه و احساس ارزشمندی را در آنها تقویت خواهد کرد.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

8. دستاوردها را به صورت عمومی و همگانی جشن بگیرید

جشن‌ها نقاط مشخص‌کننده گذر زمان هستند. بدون آنها آغاز و پایانی وجود ندارد و زندگی مجموعه بی‌پایانی از روزها می‌شود. جشن‌های سازمانی همیشه باید دو هدف را دنبال کنند اول تکریم دستاوردها و دوم خلق یکپارچگی. این جشن‌ها می‌تواند با موضوعاتی نظیر سالگردهای مرتبط، رسیدن به یک هدف و یا دستاورد خاص مثل ارائه یک محصول جدید به بازار، گشایش یک دفتر جدید و غیره باشد. جشن‌ها را به بخشی از زندگی سازمانی خود تبدیل کنید.

9. روزهای خاص کارکنان را بشناسید و آن‌ها را غافلگیر کنید

روزهای خاص زندگی کارکنان مثل تولد، سالگرد ازدواج، اولین روز مدرسه فرزند و غیره را بشناسید و در آن روز با یک هدیه آنها را غافلگیر کنید. هدیه می‌تواند یک روز مرخصی پیش‌بینی نشده و یا یک هدیه اختصاصی مرتبط با علاقمندی‌های فردی کارکنان باشد.

10. برنامه کاری منعطف تدارک ببینید

به دنبال راه‌هایی بگردید که به برنامه کاری کارکنان انعطاف بدهد. این موضوع به خصوص برای نسل زد بسیار مهم است. از جمله کار در خانه، به جز شغل‌هایی که حضور فیزیکی برای انجام آن لازم است، سایر کارکنان می‌توانند 20 درصد از زمان کاریشان را خودشان برنامه‌ریزی کنند. هر چقدر انعطاف بیشتری به کارکنان بدهید، احساس انگیزه و احترام بیشتری خواهند داشت.

این مقاله را هم مطالعه کنید: دورکاری: فرصت‌ها و چالش‌ها + دانلود گزارش

ایجاد و افزایش انگیزه در کارکنان یکی از رسالت‌های مدیریت منابع انسانی‌ست که نیاز به توجه و تلاش مداوم دارد. فراموش نکنید که هر سازمان و محیط کاری دارای خصوصیات و نیازهای خاص خود است، بنابراین، باید این ایده‌ها را به شیوه‌ای تطبیق‌ داده و سفارشی کنید که به نیازهای کارکنان و شرایط خاص شما مناسب باشد.

علاوه بر این، افرایش انگیزه در کاکنان، به عنوان یک هدف مشترک و مستمر در سازمان، نیازمند ارتقاء فرهنگ سازمانی و تعهد رهبران و مدیران به ایجاد محیطی پایدار و پرانرژی و حال خوب است.

منابع

کتاب چالش رهبری نوشته جیمز کوزس و باری پزنر، ترجمه کوروش اکبری

مقاله Employee of the Month Awards: 10 Ways To Celebrate Employee Achievements

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

فرایند مصاحبه می‌تواند برای بسیاری از کاندیداهای شغل عصبانی‌کننده، آسیب‌زا و یا حتی ترسناک باشد و ما با بازخورد ندادن طی مراحل مختلف مصاحبه و ارزیابی، این فرایند را با تنش بیشتری برای متقاضیان استخدام پیش می‌بریم.

بازخورد مصاحبه یک عنصر حیاتی و در عین حال کمیاب در فرایند جذب و استخدام است. در کارگاه‌های آموزشی مصاحبه‌گری حرفه‌ای، شرکت‌کنندگان همواره از من می‌پرسند که چگونه بعد از هر مرحله از مصاحبه استخدامی به متقاضیان استخدام، بازخورد دهیم؟

در این مقاله قصد دارم ضمن تشریح اهمیت این موضوع مثال‌هایی از بازخورد سازنده در فرایند مصاحبه استخدامی را با شما به اشتراک بگذارم.

بازخورد مصاحبه چیست؟

بازخورد مصاحبه نوعی بازخورد است که به یک متقاضی پس از پایان مصاحبه با شرکت شما ارائه می‌شود. ارائه بازخورد مصاحبه اثربحش، برای برند کارفرمایی و شهرت کلی شرکت، می‌تواند مفید باشد.

با این حال، اغلب بازخورد مصاحبه به دلیل زمان‌بر و دشوار بودن آن، ارائه نمی‌شود. به گونه‌ای که تنها حدود 7% از متقاضیان، تماس تلفنی در مورد رد شدن مصاحبه دریافت می‌کنند. اما اگر بازخورد به درستی انجام شود، می‌تواند بسیار مفید باشد. متقاضیان استخدام می‌توانند از آن یاد بگیرند و شانس موفقیت خود در مصاحبه‌های شغلی آینده را بهبود ببخشند.

اهمیت بازخورد مصاحبه

بازخورد سازنده می‌تواند به متقاضیان استخدام کمک کند تا در مرحله بعدی مصاحبه خود احساس قدرتمندی و اعتماد بیشتری داشته باشند. حتی اگر نتوانسته‌اند به شغل رویایی خود دست پیدا کنند، به آنها کمک می‌کند تا به تجربه خود ساختار بدهند و کاندیدای قوی‌تری در مرحله بعدی باشند.

به همین دلیل 91 درصد از کاندیداها به طور قاطعانه بازخورد را ترجیح می‌دهند و معتقدند این بازخورد می‌تواند به آنها کمک کند تا شغل بعدی خود را بدست آورند.

از سوی دیگر برند کارفرمایی شما یک جزء حیاتی در حفظ روابط خوب بین شرکت شما، کارمندان بالقوه و کارمندان فعلی است. فرایند مصاحبه برای هر کاندیدایی بخشی از چرخه تجربه کارکنان است. بر اساس گزارش لینکدین، 52 درصد از داوطلبانی که بازخورد مصاحبه دریافت کردند، احتمال برقراری رابطه با شرکت در آینده را دارند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مصاحبه گروهی چیست؟(+ نمونه سوالات)

انواع مختلف بازخورد مصاحبه

بازخورد غیرسازنده

بازخورد غیرسازنده به بهبود عملکرد مصاحبه کاندیدا کمک نمی‌کند. به طور کلی، بازخورد غیرسازنده ممکن است بسیار منفی، بی‌فایده یا نامفهوم باشد. به عنوان مثال، ممکن است شامل بازخوردی باشد که به عملکرد کاندیدا مرتبط نباشد یا انتقاد شخصی که به شغل مرتبط نیست.

بازخورد سازنده

یک نمونه از بازخورد خوب، بازخورد سازنده است. بازخورد سازنده به این هدف می‌پردازد که کاندیدا را در بهبود عملکردش در مصاحبه‌ها حمایت کند. این نوع بازخورد، راهکارها و مشاوره‌های عملی و خاصی را برای متقاضیان در مصاحبه‌های بعدی ارائه می‌دهد.

نمونه‌هایی از بازخورد مصاحبه

1- بازخورد مصاحبه به متقاضیان در طول فرآیند ارزیابی و مصاحبه

مصاحبه‌های غربالگری مثل مصاحبه تلفنی، یک مرحله اولیه ارزیابی است. مصاحبه‌های غربالگری کاندیداهای مناسب و شایسته را قبل از مصاحبه اصلی انتخاب می‌کند، برای بازخورد دادن در هر مرحله از غربالگری:

چه بگویید؟

*از کاندیداها برای وقتی که صرف کردند، سپاسگزاری کنید. درخواست شغل، ویرایش رزومه و انجام مصاحبه تلفنی زمان‌بر است. به کاندیدا اعلام کنید که برای زمانشان ارزش قائلید.

*به کاندیداهایی که به مرحله بعد رفتند، بازخورد مثبت مصاحبه را ارائه دهید، با برجسته کردن اینکه متقاضی چه چیزهایی را در مصاحبه درست انجام داده است یا چه قدر مناسب برای مرحله اولیه فرآیند مصاحبه است.

*به آنها اطلاع دهید که این مرحله اولیه فرآیند مصاحبه است و آنها هنوز باید از مراحل بیشتری عبور کنند.

*اطلاعات مربوطه را در مورد نحوه آماده شدن برای مصاحبه اصلی ارائه دهید. به عنوان مثال، هرگونه اطلاعاتی در مورد شرکت که برای کاندیدا مفید باشد یا مروری بر فرآیند مصاحبه پیش‌رو

مثال

“ما فکر می‌کنیم که تخصص شما با آنچه ما به دنبال آن هستیم در یک راستاست و تمایل داریم شما را به مرحله بعدی مصاحبه دعوت کنیم. این مرحله شامل یک فعالیت است که قبل از مصاحبه با مدیر استخدامی و رئیس تیم باید تکمیل شود. در صورت موفقیت در این مرحله، مصاحبه نهایی با رئیس دپارتمان برگزار خواهد شد.”

چه نگویید؟

*اگر در این مرحله موفق شده‌اند، نگذارید متقاضی فکر کند که شغل را به دست آورده است. روشن و واضح باشید و به آنها بگویید که هنوز باید مصاحبه اصلی را تکمیل کنند.

*اگر در این مرحله ناموفق شدند، نباید خیلی منفی باشید. آنها را تشویق کنید که در صورت وجود شغل دیگر مناسب، مجدداً درخواست دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چک لیست مصاحبه استخدامی+ دانلود رایگان

2- بازخورد مصاحبه به متقاضیان ناموفق

ارائه بازخورد مصاحبه به متقاضیان ناموفق می‌تواند وظیفه‌ای مهیب باشد. در ادامه چند راهکار برای این موقعیت آمده است.

چه بگویید؟

*روشن و صریح باشید و به آنها بگویید که شغل را به دست نیاورده‌اند. اما همچنین نکات مثبتی مانند موفقیت در رسیدن به مرحله مصاحبه را نیز منتقل کنید.

*برای آنها موفقیت در جستجوی شغل را آرزو کنید و بگویید که اگر تمایل داشته باشند، می‌توانند برای یک نقش دیگر دوباره درخواست دهند.

*نمونه‌های ملموسی از جایی که می‌توانند در مصاحبه بهبود بخشند، ارائه دهید و از بازخورد عمومی مانند نداشتن “انگیزه” یا “ارتباطات” خودداری کنید.

*در صورتی که فکر می‌کنید مهارت‌هایشان برای این نقش مناسب نیست به آنها اطلاع دهید که و اگر امکانش وجود دارد، آنها را به نوعی از شغل‌ها که به نظر شما مناسب هستند، هدایت کنید.

 مثال

“از زمانی که برای درخواست این نقش گذاشتید، قدردانی می‌کنیم. متأسفانه در حال حاضر با ارزیابی که انجام دادیم موقعیت شغلی مد نظر ما با تخصص و توانمندی شما منطبق نگردید.
با این حال، ما فکر می‌کنیم که شما یک کاندیدای عالی برای [X] هستید و توصیه می‌کنیم در صورت وجود شغل مربوطه درخواست دهید.”

“از زمانی که برای مصاحبه اولیه گذاشتید سپاسگزاریم. متاسفانه قادر به همکاری با شما در این موقعیت شغلی نیستیم. تمایل، شما به یادگیری و رشد، تحسین‌برانگیز است و این به شما در پیشرفت حرفه‌ای کمک خواهد کرد. اما ما نیاز به یک فرد با تجربه‌ی مشخصتر در [مهارت مورد نیاز] برای این نقش داریم. برایتان در مسیر حرفه‌ای پیش رو بهترین‌ها را آرزومندیم”

“از زمانی که برای مصاحبه اولیه گذاشتید سپاسگزاریم. متاسفانه قادر به همکاری با شما در این موقعیت شغلی نیستیم. پیش زمینه تحصیلی شما برای این نقش بسیار عالی است، اما شما تجربه کاری مورد نیاز ما را ندارید. احتمالاً مفید خواهد بود که قبل از دوباره اقدام برای درخواست یک شغل مشابه، تعدادی کارآموزی در این حوزه را امتحان کنید.”

چه نگویید؟

*از ارائه بازخورد بدون ساختار خودداری کنید. از هر موضوعی که با عملکرد واقعی آنها مربوط نیست، دوری کنید.

*به نقص مهارت‌های فنی یا توانایی‌هایشان برای کار در نقش انتقاد نکنید.

*درباره رزومه‌شان یا دلایل درخواست شغلی منفی نباشید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای آموزش مهارت‌های مصاحبه به مدیران غیر منابع انسانی

3- بازخورد مصاحبه به متقاضیان موفق

سرانجام کاندیدای ایده‌آل خود را پیدا کرده و آماده اعلام خبر خوب به آنها هستید. در ادامه تعدادی نکته برای اعلام نتیجه به متقاضی موفق آمده است.

چه بگویید؟

*بیان کنید تایید شده‌اند و برخی از نکات عالی که در مصاحبه یا فرایند ارزیابی آنها برجسته شده را بیان کنید.

*همچنین بازخورد سازنده ارائه دهید. با وجود موفقیت آنها، هنوز هم مهارت‌هایی است که باید توسعه یابد و این می‌تواند فرصتی باشد تا نقاط ضعف آنها را مشخص کرده و نحوه کمک به پشتیبانی و توسعه آنها را بیان کنید.

مثال

“با خرسندی به شما اعلام می‌کنیم که در مصاحبه پذیرفته شده‌اید و این شغل را به دست آورده‌اید. ما از نحوه‌ای که دانش تخصصی خود را در جلسه ارائه به ما نشان دادید، بسیار تحت تأثیر قرار گرفتیم. ارتباط شما واضح، مختصر و مبتنی بر دانش بود. همچنین خوشحالیم که می‌بینیم شما به خوبی با فرهنگ شرکت سازگار خواهید بود. انتظار داریم که به راحتی با تیم هماهنگ شوید، زیرا ارزش‌های ما به طور قابل توجهی مشابه است.”

چه نگویید؟

*ابهام برانگیز نباشید. از ابتدا به آنها اطلاع دهید که برای شغل مورد نظر پذیرفته شده‌اند و به چه دلیلی.

*به آنها بازخورد در مورد اینکه چرا شغل را گرفته‌اند و چه مهارت‌های برجسته‌ای دارند بدهید.

جمع بندی

با رعایت رهنمودهای بالا، می‌توانیم یک قالب ساده برای بازخورد مصاحبه ایجاد کنیم که هر مصاحبه‌گری بتواند از آن استفاده کند. در اصل، بازخورد مصاحبه شما باید شامل موارد زیر باشد:

تصمیم واضح: آغاز بازخورد مصاحبه شما باید تصمیم را روشن سازد. برای هرچه تصمیمی که می‌گیرید، باید روشن و مطمئن باشید، نیازی نیست تا تا آخر بازخورد، کاندیدا را درباره تصمیم در تاریکی نگه دارید.

دلیل تصمیم: پس از تصمیم نهایی، باید توضیح دهید چه چیزی منجر به آن تصمیم شده است. در اینجا، می‌توانید مزایا و معایبی را که باعث انتخاب یا عدم انتخاب کاندیدا شده‌اند، بررسی کنید. می‌توانید نقاط قوتی را که باعث اعتماد به نفس شما در انتخاب آنها شده است، برجسته کنید.

پیشنهادات مربوطه: در پایان بازخورد مصاحبه خود، می‌توانید پیشنهادهایی ارائه دهید تا به کاندیدا در رشد کمک کنید. می‌تواند در قالب توصیه‌ها یا ایده‌هایی باشد که آنها می‌توانند بررسی کنند؛ کلید اینجاست که رشد آنها را تسریع کنید.

و در نهایت تلاش کنید که بازخورد خود را در مدت زمان کوتاه پس از مصاحبه ارائه دهید و دقیق و بی‌ابهام باشید. این نوع ارتباط صادقانه و واضح می‌تواند به شما به عنوان یک حرفه‌ای مدیریت منابع انسانی کمک کند تا رابطه‌ای مبتنی بر اعتماد برقرار کنید و برند کارفرمایی سازمان خود را بهبود بخشید.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع

https://www.aihr.com/blog/interview-feedback-examples/

https://www.personio.com/hr-lexicon/interview-feedback-examples/

https://www.betterup.com/blog/interview-feedback

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

عملکرد بهینه در حوزه مدیریت منابع انسانی از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا این حوزه نقش بسزایی در موفقیت سازمان‌ها و کسب و کارها ایفا می‌کند. اما در بسیاری از موارد، سازمان‌ها نیاز به تخصص‌ها و دانش خاص در زمینه منابع انسانی دارند که به صورت داخلی در سازمان ایجاد نمی‌شود. به همین دلیل، بهره‌گیری از مشاوران منابع انسانی می‌تواند به عنوان یک راه حل موثر برای تقویت عملکرد منابع انسانی و سازمان مطرح باشد.

اما انتخاب یک مشاور منابع انسانی ماهر و حرفه‌ای هم می‌تواند چالش‌هایی را به همراه داشته باشد. برای اطمینان از انتخاب درست، باید به دقت و با ارزشیابی کاملی از خدمات مشاوران منابع انسانی پیش برویم.

به منظور کمک به شما در این راه، یک چک لیست جامع برای ارزیابی خدمات مشاوران منابع انسانی تهیه کرده‌ایم.

با کمک چک لیست جامع، شما می‌توانید مشاوران منابع انسانی را بر اساس استانداردها و معیارهای مشخصی ارزیابی کرده و از بهترین انتخاب برای سازمان خود مطمئن شوید.

این چک لیست شامل مواردی از قبیل تجربه و تخصص مشاوران، مهارت‌های ارتباطی، دانش قانونی، توانایی برنامه‌ریزی استراتژیک، توانایی حل مسئله، کیفیت خدمات، سازماندهی و مدیریت پروژه، مشارکت و همکاری، حفظ حریم خصوصی و اخلاقیات، قابلیت هماهنگی و تنظیم با مشتری، و قیمت و هزینه است.

با استفاده از این چک لیست شما قادر خواهید بود مشاورانی را انتخاب کنید که بهترین تطابق را با نیازها و الزامات سازمان شما داشته باشند.

چک لیست معیارهای انتخاب مشاور منابع انسانی

تجربه و تخصص

• آیا مشاوران دارای دانش، تجربه و تخصص کافی در زمینه منابع انسانی هستند؟
• آیا آنها تخصص خاصی در زمینه‌هایی مانند تجزیه و تحلیل شغل، برنامه‌ریزی منابع انسانی، جذب و استخدام، آموزش و توانمندسازی، مدیریت عملکرد، مزایا و حقوق و یا مدیریت تغییر دارند؟
• آیا آنها به روند‌ها و تحولات جدید در صنعت منابع انسانی آشنا هستند؟

توانایی حل مسئله

• آیا مشاوران قادر به شناسایی و تجزیه و تحلیل مسائل منابع انسانی هستند؟
• آیا آنها روش‌های کارآمد برای حل مسائل را به کار می‌برند و نتایج مثبتی بدست می‌آورند؟
• آیا آنها توانایی داشتن دید سیستمی و ارتباط بین مسائل منابع انسانی و سایر بخش‌های سازمان را دارند؟
• آیا آنها قادر به ارائه راهکارهای خلاقانه و نوآورانه برای مسائل پیچیده در حوزه منابع انسانی هستند؟

مهارت‌های ارتباطی

• آیا مشاوران دارای ارتباطات شفاهی و کتبی قوی هستند؟
• آیا آنها قادرند به خوبی با مخاطبین مختلف، از جمله کارکنان، مدیران و صاحبان کسب و کارها ارتباط برقرار کنند؟
• آیا آنها مهارت‌های گوش دادن فعّال را دارند و توانایی برقراری ارتباط موثر را دارند؟

این مقاله را هم مطالعه کنید: مشاوره منابع انسانی چیست و چه کاربردی دارد؟

دانش قانونی

• آیا مشاوران با قوانین کار و مقررات مربوط به منابع انسانی آشنا هستند؟
• آیا آنها توانایی دارند تحلیل قوانین جدید در زمینه منابع انسانی را داشته باشند و اثرات آنها را بر روی سازمان‌ها توضیح دهند؟
• آیا آنها رویکردهای کاری قانونی و اخلاقی را رعایت می‌کنند؟

توانایی برنامه‌ریزی استراتژیک

• آیا مشاوران توانایی برنامه‌ریزی و اجرای استراتژی‌های منابع انسانی را دارند؟
• آیا آنها قادرند نیازهای سازمان را تحلیل کرده و راهکارهایی را ارائه دهند که با اهداف و استراتژی‌های سازمان سازگاری داشته باشند؟
• آیا آنها توانایی تعیین وضعیت فعلی منابع انسانی سازمان را دارند و بر اساس آن تحلیلی جامع از نیازها و پیشنهادات ارائه می‌دهند؟
• آیا آنها توانایی تعیین اهداف منابع انسانی برای دستیابی به استراتژی‌های سازمان را دارند و راهکارهایی برای دستیابی به آنها ارائه می‌دهند؟
• آیا آنها توانایی برنامه‌ریزی منابع انسانی برای پیاده‌سازی استراتژی‌های سازمان را دارند و بهبودهای لازم را در سیستم‌ها و فرآیندهای HR ارائه می‌دهند؟

کیفیت خدمات

• آیا مشاوران قابلیت ارائه خدمات با کیفیت بالا را دارند؟
• آیا آنها توانایی ایجاد روابط بلندمدت با مشتریان خود را دارند و نیازها و اولویت‌های مشتری را در نظر می‌گیرند؟
• آیا آنها فرآیندهایی برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد خود و ارائه گزارش‌های قابل فهم و مفید برای مشتریان خود دارند؟
• آیا آنها به بازخورد مشتریان خود حساس هستند و تلاش می‌کنند برای بهبود مستمر خدمات خود؟
• آیا آنها توانایی ارائه مشاوره و پشتیبانی مستمر به مشتریان خود را دارند؟

سازماندهی و مدیریت پروژه

• آیا مشاوران توانایی سازماندهی و مدیریت پروژه‌های منابع انسانی را دارند؟
• آیا آنها قادر به تعیین وضعیت پروژه، تخصیص منابع، زمانبندی و پیگیری پیشرفت پروژه هستند؟
• آیا آنها توانایی مدیریت ریسک‌های پروژه را دارند و در صورت نیاز تصمیمات مناسب برای مدیریت تغییرات در پروژه را اتخاذ می‌کنند؟

مشارکت و همکاری

• آیا مشاوران توانایی همکاری با تیم‌های داخلی سازمان را دارند؟
• آیا آنها قادرند به خوبی با سایر اعضای تیم HR، مدیران و کارکنان همکاری کنند و از دانش و تجربیات آنها بهره‌برداری کنند؟
• آیا آنها به توانایی ایجاد فرهنگ همکاری و تعامل سازمانی میان مخاطبین مختلف توجه می‌کنند؟

حفظ حریم خصوصی و اخلاقیات

• آیا مشاوران حفظ حریم خصوصی و اطلاعات محرمانه مشتریان رعایت می‌کنند؟
• آیا آنها قوانین و مقررات مربوط به حفظ حریم خصوصی و اطلاعات را رعایت می‌کنند؟
• آیا آنها متعهد به حفظ محرمانگی اطلاعات سازمانی و مشتریان هستند؟
• آیا آنها اخلاق حرفه‌ای در روابط کاری و رفتار با مشتریان را رعایت می‌کنند؟

قابلیت هماهنگی و تنظیم با مشتری

• آیا مشاوران قادر به تنظیم برنامه‌های خود با نیازها و اهداف شما هستند؟
• آیا آنها به توانایی شناخت و درک محیط و فرهنگ سازمان شما توجه می‌کنند؟
• آیا آنها توانایی ارائه راهکارهای سفارشی و متناسب با نیازهای شما را دارند؟

قیمت و هزینه

• آیا قیمت خدمات مشاوره منابع انسانی مشاوران قابل قبول و منصفانه است؟
• آیا هزینه‌های مربوط به خدمات مشاوره به تناسب با کیفیت و ارزشی که ارائه می‌دهند است؟
• آیا آنها قابلیت ارائه تخفیف‌ها یا بسته‌های قیمتی مناسب برای شما دارند؟

این چک لیست می‌تواند به عنوان یک راهنمای کلی برای ارزیابی خدمات مشاوران منابع انسانی استفاده شود. شما می‌توانید به تناسب با نیازها و الزامات خاص سازمان خود، آن را سفارشی کنید و به آن مواردی را اضافه و یا حذف کنید.

خدمات مشاوره آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی را در این لینک را ببینید.

نویسنده: سونیا جلالی

آیا می‌دانستید که روزی ویژه برای متخصصان منابع انسانی تحت عنوان روز منابع انسانی وجود دارد؟

خاص کردن روز منابع انسانی بهانه‌ایست برای یادآوری این که سازمان‌ها برای انسان‌ها و توسط انسان‌ها ساخته می‌شوند، همان‌طور که هیچ ساختمانی بدون اساس، ساختمانی پایدار و قابل اعتماد نخواهد بود، بدون انسان هم، سازمانی پایدار و قابل اعتماد وجود ندارد.

در این مطلب ضمن معرفی این روز در دنیا و ایران، اقداماتی را برای جشن گرفتن این روز و تجلیل از متخصصان منابع انسانی معرفی کرده‌ام.

روز جهانی منابع انسانی چیست؟

روز جهانی منابع انسانی (International HR Day) به منزله‌ی به رسمیت شناختن و تجلیل از ارزش و تأثیر مثبت بخش منابع انسانی بر سازمان و کارکنان آن است. این روز هرساله‌ی ۲۰ ماه می با عنوان “روز جهانی مدیریت منابع انسانی” (IHRD) جشن گرفته می‌شود.

هر ساله، انجمن اروپایی مدیریت نیروی انسانی (European Association for People Management) موضوعی را برای روز جهانی منابع انسانی تعیین می‌کند.

روز جهانی منابع انسانی نه تنها به منظور تجلیل از متخصصان این حوزه ارزشمند است، بلکه فرصتی برای بازنگری و اولویت‌بندی توسعه حرفه‌ای آن‌ها نیز هست. همچنین زمانی برای افزایش آگاهی از نقش منابع انسانی در کل کسب و کار است. به ویژه از آنجایی که منابع انسانی یکی از سریع ترین مشاغل در حال رشد است.

روز منابع انسانی در ایران

25 فرورین ماه روز ملی منابع انسانی در ایران است.

تمام تلاش ما متولیان مدیریت منابع انسانی این است که انسان‌ها به عنوان هستی برتر سازمان‌ها و نماد قدرت و ارزش‌های ذاتی، مورد مراقبت، رشد، احترام و توجه قرار گیرند و در نهایت به ارتقای عملکرد سازمان‌ها کمک کنند.

در روز ملی منابع انسانی مدیران سازمان‌ها و تیم‌های منابع انسانی، به دنبال روش‌هایی هستند که اهمیت تیم منابع انسانی را برجسته کرده و به شیوه‌ای، حضور آن‌ها در سازمان را ارج نهند.

چرا روز منابع انسانی را جشن می‌گیریم؟

اگر بگوییم منابع انسانی ستون فقرات هر سازمانی است، اغراق نکرده‌ایم. از جذب و استخدام نیروهای تازه گرفته تا ساختن تجربه‌ای مثبت برای کارکنان، ارتقای مهارت‌ها و مدیریت انبوه داده‌های مربوط به افراد. همه این‌ها نقش کلیدی در موفقیت سازمان دارند. شاید این فرآیندها ساده به نظر برسند، اما در دنیای پرتلاطم و رقابتی امروز، تضمین رشد و پیشرفت سازمان کار آسانی نیست.

روز جهانی منابع انسانی فرصتی است برای قدردانی از همین تلاش‌های پنهان اما تأثیرگذار. روزی برای جشن گرفتن نقش مهم‌تان در ساختن محیط‌های کاری بهتر و معنادارتر. همچنین زمانی مناسب برای فکر کردن به این است که چطور می‌توانید در مسیر حرفه‌ای‌تان همچنان رشد کنید و اثرگذار باقی بمانید.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

هر جنبه‌ای از زندگی ما متحول خواهد شد. به طور خلاصه، موفقیت در ایجاد هوش مصنوعی می‌تواند بزرگترین رویداد در تاریخ تمدن ما باشد.

استیون هاوکینگ

با توجه به رشد روزافزون فناوری و همچنین نیاز شرکت‌ها به جذب نیروی کار با مهارت‌های خاص و مطابق با نیازهای بازار، شرکت‌های بسیاری در حال استفاده از روش‌های نوین استخدام هستند. از جمله این روش‌ها می‌توان به مصاحبه روباتیک اشاره کرد که در آن روبات‌های هوشمند با استفاده از الگوریتم‌های هوش مصنوعی برای جذب و انتخاب نیروی کار استفاده می‌شوند.

در این روش، متقاضیان کار با روبات‌هایی در ارتباط هستند که با استفاده از سوالات متداول مصاحبه استخدامی، پاسخ متقاضیان را ثبت و برای بررسی مورد استفاده قرار می‌دهند. این روش باعث صرفه جویی در زمان و هزینه مصاحبه و انتخاب نیروی مناسب شده و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا نیروی انسانی با مهارت‌های مطلوب را با سرعت بیشتری جذب کنند.

بیایید این موضوع را با عمق بیشتری بررسی کنیم.

مصاحبه روباتیک “Robotic Interview” چیست؟

کارشناس جذب و استخدامی را تصور کنید که با همه نامزدها یکسان رفتار می‌کند، همیشه سوالات یکسانی می‌پرسد و به ظاهر، جنسیت یا سن اهمیتی نمی‌دهد. خوب، لازم نیست تصور کنید زیرا آنها وجود دارند!

روش مصاحبه روباتیک یا روش مصاحبه با استفاده از روبات‌ها، به عنوان یکی از روش‌های جدید جذب نیرو، در حال گسترش است. در این روش، روبات‌ها به عنوان جایگزین انسان‌ها برای انجام فرآیند مصاحبه به کار گرفته می‌شوند و مصاحبه با استفاده از روبات هوشمند و تحلیل تصویر انجام می‌شود. این ربات‌ها با استفاده از الگوریتم‌های خودکار، می‌توانند سوالات مناسبی را از متقاضیان بپرسند و پاسخ‌های آنها را تحلیل کنند.

مصاحبه با ربات معمولاً توسط استخدام‌کنندگانی اجرا می‌شود که هدفشان خودکارسازی یک یا چند بخش از فرآیند استخدام است. این روش باعث افزایش سرعت و دقت مصاحبه و همچنین حذف فاکتورهای انسانی مثل تعصبات و محدودیت‌های زمانی می‌شود.

شرکت‌های بزرگی مانند IBM، Unilever و Hyundai Motor استفاده از ربات‌ها در فرایند جذب نیرو را آغاز کرده‌اند. به طور مثال هیوندا با استفاده از روبات‌هایی با نام “دیمی”، مصاحبه‌هایی را از افراد برای پوزیشن‌های کاری خود انجام می‌دهد. در این روش، دیمی‌ها به عنوان مصاحبه‌کننده به کار می‌روند و با استفاده از هوش مصنوعی و تشخیص صدا و گفتار، سوالات را با متقاضیان مطرح می‌کنند. سوالاتی که به متقاضی مطرح می‌شوند به سنجش شخصیت و شایستگی‌های متقاضی در ارتباط است.

همچنین این شرکت‌ها از روش‌های نوینی مانند بازخورد چهره و صدا در مصاحبه‌های خود استفاده می‌کنند.

برخی آمارها و ارقام می‌تواند درک بهتری از وضعیت فعلی و استفاده از مصاحبه روباتیک در استخدام فراهم کند:

• طبق یک بررسی انجام شده توسط شرکت Hibob در سال 2020، 41% از کارفرمایان در حال استفاده از فناوری‌های هوش مصنوعی برای ارزیابی مهارت‌ها و توانایی‌های متقاضیان شغل بودند.
• طبق یک گزارش از شرکت Gartner در سال 2020، تا سال 2022، 70% از شرکت‌های بزرگ جهان از فناوری هوش مصنوعی برای جذب و انتخاب نیروی کار استفاده خواهند کرد.
• در یک مطالعه از شرکت Recruiter در سال 2020، چهارچوب روباتیک برای مصاحبه اینترنتی با متقاضیان شغل، باعث کاهش زمان مصاحبه به نسبت ۸۰٪ شده و هزینه‌های استخدام نیز به نسبت ۶۷٪ کاهش یافته است.

 

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

مراحل استفاده از ربات‌ها در مصاحبه استخدامی

در ادامه، مراحل اجرای روش مصاحبه روباتیک را شرح می‌دهیم.

مرحله ۱: برنامه‌ریزی

در گام اول، شرکت برای استفاده از روبات‌ها برای انجام مصاحبه، باید یک سیستم مجهز به تکنولوژی مربوطه را تهیه کند و برنامه‌ریزی لازم برای اجرای فرآیند مصاحبه با استفاده از روبات‌ها را انجام دهد.

مرحله ۲: برنامه‌ریزی مصاحبه

در این مرحله، شرکت باید سوالات مصاحبه را طراحی کرده و برای روبات برنامه‌ریزی کند تا روبات بتواند به سوالات مطرح شده پاسخ دهد.

مرحله ۳: انجام مصاحبه

در مرحله سوم، روبات با متقاضی در ارتباط است و با استفاده از صدای ضبط شده و نرم‌افزارهای تشخیص صدا و گفتار، سوالات را مطرح می‌کند و پاسخ متقاضی را ضبط می‌کند. در این روش، متقاضی می‌تواند به طور آنلاین و از دور با روبات مصاحبه کند.

مرحله ۴: تحلیل داده‌ها

در نهایت، داده‌های جمع آوری شده توسط روبات تحلیل و ارزیابی می‌شود. در اینجا، الگوریتم‌های مربوط به تشخیص صدا و گفتار و هوش مصنوعی به کار می‌روند و اطلاعات جمع آوری شده را تحلیل کرده و گزارشی درباره شخصیت و شایستگی‌های متقاضی ایجاد می‌کنند.

در جدول زیر این شیوه مصاحبه با مصاحبه سنتی از جنبه‌های گوناگون مقایسه شده است.

جدول مقایسه روش مصاحبه روباتیک و روش مصاحبه سنتی

استفاده از ربات‌ها در مصاحبه چه مزایایی دارد؟

به طور کلی، روش مصاحبه روباتیک با استفاده از تکنولوژی جدید، می‌تواند به شرکت‌ها در انجام مصاحبه‌هایی سریعتر و با دقت بیشتر کمک کند. در ادامه برخی مزایای این شیوه مصاحبه گری را مرور می‌کنیم.

صرفه جویی در زمان

با استفاده از ربات‌ها در مصاحبه، امکان انجام مصاحبه‌های بیشتر در زمان کمتر وجود دارد، چرا که ربات‌ها می‌توانند به صورت همزمان با چندین متقاضی مصاحبه کنند.

کاهش خطاهای ارزیابی

استفاده از مصاحبه‌کننده‌های روباتیک در فرآیند استخدام، امکان ارزیابی دقیق‌تر شخصیت و رفتار متقاضیان شغل را با بهره‌گیری از هوش مصنوعی فراهم می‌کند و می‌تواند به بهبود کیفیت انتخاب نیروی کار و همچنین کاهش خطای انتخاب کمک کند.

کاهش هزینه‌ها

استفاده از ربات‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌هایی که مربوط به استخدام افراد برای انجام مصاحبه‌های استخدامی هستند را در بلند مدت کاهش دهند. این هزینه‌ها ممکن است شامل هزینه‌های سفر، هزینه‌های تعداد کارکنان مسئول اجرای مصاحبه و غیره باشد.

کاهش تبعیض

روبات‌ها قادر به ارزیابی بی‌طرفانه‌تر و بدون تبعیض نسبت به نوع جنسیت، نژاد و تفاوت‌های فردی دیگر هستند.

حفظ حریم خصوصی

با استفاده از ربات‌ها، متقاضیان می‌توانند مطمئن باشند که اطلاعات شخصی آن‌ها به شکل کاملا محرمانه و با رعایت حریم خصوصی پردازش خواهد شد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مصاحبه گروهی چیست؟(+ نمونه سوالات)

استفاده از روبات‌ها چه معایبی دارد؟

اگر چه با پیشرفت تکنولوژی، استفاده از ربات‌ها به جای انسان در برگزاری مصاحبه استخدامی به عنوان یک جایگزین مطرح شده است. با این حال، هنوز این فناوری در مراحل اولیه خود قرار دارد و هنوز بسیاری از چالش‌ها و مشکلات قابل توجهی وجود دارد که باید پیش از استفاده از ربات‌ها در مصاحبه استخدامی، حل شوند. برخی از اصلی ترین این معایب عبارتند از:

 از دست دادن بعد انسانی

یکی از مشکلات اصلی استفاده از روبات در مصاحبه، از دست دادن بعد انسانی و کیفیت محیط مصاحبه است. انسان‌ها قابلیت ارزیابی و ارتباط چند بعدی را دارند، در حالی که روبات‌ها قادر به بررسی تعداد محدودی پارامتر هستند.

مشکلات فنی

یکی دیگر از مشکلاتی که می‌تواند در مصاحبه روباتیک رخ دهد، مشکلات فنی است. این مشکلات می‌تواند شامل خطاهای سیستمی، از دست دادن ارتباط و یا مشکلات نرم‌افزاری باشد که ممکن است باعث شود متقاضیان از مصاحبه آزمایشی خود به خوبی عبور نکنند.

کمبود اطلاعات

در بعضی موارد، مصاحبه روباتیک ممکن است به دلیل کمبود اطلاعات در مورد شرکت و فرآیند استخدام، ارزش افزوده کمتری برای شرکت و متقاضیان داشته باشد. همچنین یک روبات قادر به ارائه تجربه شخصی و فردی نیست.

مشکلات زبانی

روبات‌ها در برخی موارد می‌توانند با مشکلات زبانی مواجه شوند، به خصوص در مورد جملات غیر معمول و یا عبارات عامیانه. به طور مثال در برخی شرایط، ممکن است که متقاضیان از پاسخ‌های ساده و خلاصه‌ای استفاده کنند که ربات‌ها نمی‌توانند آنها را به درستی تحلیل کنند.

نیاز به تجهیزات پیچیده

استفاده از مصاحبه روباتیک نیاز به تجهیزات پیچیده دارد، شامل دوربین‌ها، میکروفون‌ها، بلندگوها و سیستم‌های ارتباطی دیگر. این تجهیزات نه تنها هزینه‌بر هستند، بلکه نیاز به نگهداری و تعمیرات مکرر را نیز دارند.

 احتمال خطای روبات

روبات‌ها می‌توانند در برخی موارد خطاهایی داشته باشند که ممکن است باعث شود که متقاضیان مناسب نامناسب و برعکس تشخیص داده شوند.

در نهایت، باید گفت که استفاده از مصاحبه روباتیک برای استخدام، همراه با مزایا و معایب خود، می‌تواند یک گزینه جدید و مفید برای شرکت‌ها و متقاضیان باشد. با این حال، این روش هنوز در مراحل نسبتاً اولیه خود قرار دارد و هنوز این فناوری نمی‌تواند به طور کامل به جای انسان در برگزاری مصاحبه استخدامی قرار گیردو نیاز به پیشرفت و توسعه بیشتری دارد تا به یک روش استاندارد در فرآیند استخدام تبدیل شود.

جمع بندی

رهبران منابع انسانی با چشم انداز کاملاً متفاوتی روبرو هستند، استفاده از هوش مصنوعی در مصاحبه‌های شغلی در حال افزایش است، که ممکن است چشم‌انداز دلهره‌آوری به نظر برسد.

اگرچه مصاحبه روباتیک در استخدام، یکی از راهکارهای نوین و مؤثر در افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه در فرآیند استخدام است اما باید توجه داشت که روش مصاحبه روباتیک نمی‌تواند جایگزین کامل برای مصاحبه انسانی باشد. بسیاری از جنبه‌هایی مانند مهارت‌های بین‌شخصی و توانایی ارتباط بین فردی که فقط با مصاحبه با انسان‌ها به دست می‌آیند در این شکل مصاحبه وجود ندارند.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع

https://hbr.org/2022/01/where-automated-job-interviews-fall-short

https://tengai.io//

https://www.cnbc.com/

نویسنده: سونیا جلالی

هدف گذاری شخصی یکی از مهمترین مراحل موفقیت در هر زمینه‌ای است از جمله زندگی شخصی، تحصیلی و حرفه‌ای. هدف گذاری شخصی به افراد کمک می‌کند تا بهترین تصمیمات خود را بگیرند، از فرصت‌های زندگی استفاده کنند و به دنبال یک زندگی بهتر برای خودشان بروند.

شرکت مکنزی در مقاله‌ای با عنوان Intentional learning in practice: A 3x3x3 approach یک روش بسیار ساده و کارآمد را در هدف گذاری پیشنهاد کرده است که قصد دارم به بهانه شروع سال نو، یادگیری‌هایم از این مقاله را با شما به اشتراک بگذارم و با ارائه یک چهارچوب کارآمد و قدرتمند، به شما کمک کنم برای سال جدید هدف‌گذاری کنید.

اگر تمایل دارید به فایل صوتی این مقاله گوش کنید روی لینک زیر کلیک کنید.

3x3x3-approach

چرا باید برای سال جدید هدف‌گذاری کنیم؟

با ورود به سال جدید، اغلب ما احساس می‌کنیم که باید چیزی تغییر کند و می‌خواهیم خودمان را بهتر کنیم. اما بدون هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی، بسیاری از ما احساس گیجی، ناراحتی و بی‌بهره بودن از زمان خود خواهیم داشت. معمولا هر ساله در ابتدای سال، اهداف زیادی را برای خودمان تعریف می‌کنیم اما با گذشت چند ماه یا اهداف را به دست فراموشی می‌سپاریم و یا در میان اولویت ها گم می‌شویم.

نکاتی که برای هدف گذاری در سال جدید باید بدانید

 واقع‌بین باشید

اهدافی را تعیین کنید که به لحاظ توانایی‌ها و منابع شما قابل‌دسترس باشند. از تعیین اهداف بلندپروازانه و غیرقابل‌دسترس که فقط باعث دلسردی و ناامیدی شما می‌شوند، خودداری کنید.

اهداف خود را SMART کنید

اهداف خود را خاص (Specific)، قابل‌اندازه‌گیری (Measurable)، قابل‌دسترس (Achievable)، مرتبط (Relevant) و زمان‌دار (Time-bound) تعیین کنید.

 اهداف خود را بنویسید

نوشتن اهداف، آنها را در ذهن شما تثبیت می‌کند و تعهد شما را برای رسیدن به آنها افزایش می‌دهد.

پیشرفت خود را رصد کنید

به طور منظم پیشرفت خود را در رسیدن به اهدافتان رصد کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا از مسیر خود خارج نشوید و در صورت نیاز، تغییراتی در برنامه‌ریزی خود ایجاد کنید.

یادتان باشد هدف‌گذاری برای سال جدید یک فرآیند شخصی و منحصر به فرد است. مهم‌ترین چیز این است که اهدافی را تعیین کنید که برای شما مهم و ارزشمند هستند و برای رسیدن به آنها تلاش و تعهد خود را به کار بگیرید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

معرفی رویکرد “3x3x3” در هدف‌گذاری

این رویکرد ساده”3x3x3″ نام دارد که به عنوان یک متد پایه برای طراحی اهداف شخصی و حرفه‌ای قابل استفاده است.

روش “3x3x3” شامل سه عنصر کلیدی است:

1- تعداد مشخصی از اهداف واضح و روشن

2- مدت زمان مشخص برای دستیابی به آن اهداف

3- گروهی مشخص از افرادی که می‌توانند پیشرفت شما در مسیر اهداف را پشتیبانی و نظارت کنند.

به طور ساده، 3x3x3 شما را تشویق می‌کند تا سه هدف توسعه را در یک دوره سه ماهه، با درگیری سه نفر دیگر برای پشتیبانی از خودتان تعریف کنید.

در ادامه، به هر دسته به صورت تفصیلی پرداخته می‌شود.

1- تعیین سه هدف مشخص

در مورد تعیین اهداف توسعه، ما توصیه می‌کنیم که همیشه بر روی سه هدف تمرکز کنید. تعداد بیشتر از این باعث تقسیم تمرکز، انرژی و تمرین شما در بین تعداد زیادی از اولویت‌ها می‌شود. افرادی که بیش از سه هدف را تعیین می‌کنند، اغلب با شکست در دستیابی به هر یک از آن‌ها روبه‌رو می‌شوند. به نوعی، آن‌ها پیشرفت واقعی را در هیچ یک از هدف‌هایشان ایجاد نمی‌کنند و به یاد آوردن هدف خود را نیز سخت می‌یابند. داشتن تعداد کمتری هدف، به شما اجازه می‌دهد تا عادات جدیدی بسازید و به بهبود عملکرد خود نزدیک شوید.

علاوه بر این، داشتن چندین هدف توسعه‌ای به ما امکان می‌دهد که تجربه‌های خود را بهبود بخشیم. به عنوان مثال یک مدیر میانی ممکن است بخواهد به عنوان یک مربی بهتر برای کارکنان خود عمل کند، شبکه ارتباطی خود را در صنعت خود گسترش دهد و دانش مدیریت استراتژیک خود را بهبود ببخشد. با تبدیل هدف‌هایش به یک برنامه عملی مشخص، هدف‌ها قابل دستیابی هستند و همچنین می‌توانند همدیگر را تقویت کنند.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

2- تعیین دوره زمانی سه ماهه

عدد “3” دوم به مدت زمانی اشاره دارد که برای رسیدن به اهداف توسعه به آن نیاز دارید. پیشنهاد ما تعریف دوره زمانی سه ماهه‌ست.

چندین دلیل وجود دارد که نشان می‌دهد، یک دوره سه ماهه برای دستیابی به اهداف توسعه، موثر است.

سه ماه، با فراهم کردن زمان کافی، به ما امکان پیشرفت قابل ملاحظه را در برابر هدف، از طریق چرخه‌های تمرین، بازخورد، و (جایی که لازم است) آموزش رسمی می‌دهد. در همین زمان، دوره سه ماه، ما را مجبور می‌کند تا در اهداف خود بتوانیم مشخص و واقعی باشیم. بررسیِ چند دهه‌ای، تنظیم اهداف نشان داده‌ است که برای دستیابی به هدف، مشخص و واقعی بودن بسیار حائز اهمیت است.

همچنین دوره سه ماهه با بسیاری از ریتم‌های طبیعی دنیای سازمانی هماهنگی دارد، حسابرسی‌های سه ماهه، بررسی‌های تجاری سه ماهه یا مدیریت عملکرد سه ماهه. مانند سیکل‌های طبیعی دیگر، یک ریتم سه ماهه می‌تواند با ریتم‌های دیگر در بسیاری از سازمان‌ها هماهنگ شود.

تعیین مهلت سه ماهه همچنین ما را مجبور به انجام گام‌های کوچکتر برای دستیابی به اهداف بلندمدت می‌کند، این اجازه را به ما می‌دهد تا در طول راه انرژی خود را بازتنظیم کنیم. این مهلت یک نقطه بررسی را نیز برای دستیابی به اهداف بزرگتر فراهم می‌کند. به عنوان مثال، فردی را در نظر بگیرید که به عنوان یک کارشناس جنرال منابع انسانی علاقه مند به یادگیری تجزیه و تحلیل افراد است. برای اینکار، او ممکن است یک هدف سه ماهه برای ایجاد دانش پایه‌ای در خصوص این موضوع تعریف و یک دوره مقدماتی را از بستر آنلاین انتخاب کند. در نقطه سه ماهه، ممکن است او متوجه شود که اصلا از دوره خوشش نیامده است. یا این انتخاب مناسبی برای وی نبوده است و مسیر را تغییر دهد.

3- حمایت سه نفر

عدد “۳” نهایی به افرادی اشاره دارد که به شما در دستیابی به اهداف توسعه‌ی کمک می‌کنند. درگیر کردن دیگران در فرایند یادگیری، یکی از قدرتمندترین روش‌ها برای بهبود دستیابی به اهداف است. با کمک دیگران ما از رنج و شرمندگی محافظت می‌شویم و احساس می‌کنیم که کمتر در معرض خطر قرار داریم. همراهی دیگران فشار اجتماعی سالم را ایجاد می‌کند و به افراد فرصت می‌دهد که بازخورد بگیرند و مسیر توسعه را بهبود بخشند.

درگیر کردن افراد همچنین امکانی را برای جشن گرفتن و تقویت رشد با دیگران ایجاد می‌کند.

پیشنهاد می‌شود حداقل سه نفر حامی داشته باشید. نکته مهم انتخاب کردن افرادی است که به اندازه‌ی کافی با کار و پیشرفت شما در زمینه‌های خاصی که برای خودتان هدف گذاری کرده‌اید، آشنایی دارند؛ این افراد می‌توانند همکاران، مدیران، منتور، کوچ، همسر و حتی  فرزندانتان باشند.

داشتن چندین منبع پشتیبان، با دریافت دیدگاه‌ها و بازخوردهای متفاوت به منظور یادگیری و رشد، موجب سرعت بخشیدن به مسیر یادگیری می‌شود.

جمع بندی

یادگیری به معنای استفاده بهتر از لحظات روزانه ماست. هدف‌گذاری در ابتدای سال جدید، به ما کمک می‌کند تا با افزایش اشتیاق، به دستیابی به اهدف خود نزدیک‌تر شویم.

رویکرد 3*3*3 که در این مقاله معرفی شد می‌تواند با تعریف یک چهارچوب ساده و کاربردی به شما در تعیین اهداف در سال جدید کمک کند.

همین الان قلم و کاغذ را برداشته و اهداف خود را با مدل ارائه شده در این مقاله برای سال 1402 تعریف کنید.

اگر در حال حاضر در حوزه مدیریت منابع انسانی مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره‌های آموزشی مدیریت منابع انسانی را مشاهده فرمایید.

نویسنده: سونیا جلالی

در مقاله روش کرک پاتریک در اندازه گیری اثربخشی آموزش‌های سازمانی مدل کرک پاتریک را به عنوان یک روش پرکاربرد در ارزیابی اثربخشی دوره‌های آموزشی معرفی کردیم.

همانطور که در آن مقاله هم اشاره شد الگوی پاتریک اثربخشی برنامه‌های آموزشی سازمان را در چهار سطح واکنش، یادگیری، رفتار و نتایج مورد ارزیابی قرار می‌دهد. از آن جایی که سطح واکنش می‌بایست برای کلیه دوره‌های آموزشی در سازمان مورد سنجش قرار گیرد، در این مقاله نحوه ارزیابی در این سطح به همراه نمونه فرم ارزیابی سطح واکنش آورده شده است.

مدل چهار سطحی کرک پاتریک

ارزیابی واکنش یعنی چه؟

واکنش اصطلاحی است که کرک پاتریک برای اشاره به این که چگونه شرکت کنندگان به یک برنامه آموزش خاص علاقه نشان می‌دهند، استفاده کرده است. این سطح چنان که از نام آن نیز پیداست اساسا، این که آیا شرکت‌کنندگان به برنامه آموزش علاقه دارند یا خیر را می‌سنجد. همان طور که کرک پاتریک بیان می‌کند این سطح ارزیابی باید همیشه ضمن برنامه اجرا شود تا زمینه بهبود را فراهم آورد.

اگرچه هیچ رابطه‌ای بین واکنش کارآموز و عملکرد او وجود ندارد اما برنامه‌‌های آموزشی که واکنش‌ها نسبت به آنها نامطلوب باشد، احتمالا در ایجاد یادگیری شکست خواهد خورد.

ارزشیابی واکنش، شامل اندازه‌گیری احساسات شرکت کنندگان است و اندازه‌گیری عملکرد فرد را نشان نمی‌دهد. به عبارت دیگر ارزشیابی در این سطح این مطلب را می‌سنجد که مشارکت کنندگان چگونه به یک برنامه آموزشی واکنش نشان می‌دهند آیا آن را دوست دارند؟ آیا محتوا مربوط به کارشان بوده است؟

ارزشیابی واکنش را برگه‌های شادی (smile sheet) نیز می‌نامند. کرک پاتریک معتقد است همه برنامه‌های آموزشی باید در این سطح مورد ارزیابی قرار گیرند تا زمینه بهبود آنها فراهم آید. واکنش‌های شرکت‌کنندگان اهمیت فزاینده‌ای برای یادگیری (سطح دوم) دارد. اگرچه واکنش‌های مثبت یادگیری را تضمین نمی‌کنند اما واکنش‌های منفی تقریباً به طور قطع توانایی‌های آنها را کاهش می‌دهد.

در این سطح اگر چه می‌توان برای جمع‌آوری اطلاعات از مصاحبه استفاده کرد اما پرسش‌نامه معمولاً برای تعیین سطح رضایت‌مندی دوره استفاده می‌شود. پرسش نامه مواردی چون: تناسب آموزش با کار مشارکت‌کنندگان، درجه توافق با فعالیت‌های عملی، صلاحیت، نقش و سبک مربی و مفید بودن مواد آموزشی را مشخص می‌نماید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

نمونه فرم ارزیابی سطح واکنش

در ادامه‌‌ نمونه‌ای از فرم ارزیابی در سطح واکنش برای استفاده متولیان مدیریت منابع انسانی آورده شده است: این فرم توسط فراگیران(شرکت کنندگان) در دوره آموزشی تکمیل می‌شود.

تحلیل پرسشنامه

همانطور که مشاهده می‌کنید در پرسش نامه یک روند خاصی دنبال می‌شود به این صورت که یک قاعده 20، 60، 20 دنبال می شود. معمولا در فرم‌های ارزیابی بر اساس این قاعده، 60 درصد گویه‌های پرسش‌نامه در مورد “مدرس دوره” است زیرا کیفیت خدمات آموزشی بر مبنای کیفیتی که دریافت می‌شود مفهوم‌سازی می‌شود.

بنابراین اگر بهترین برنامه‌ها طراحی گردد اما هنگام اجرا همان طور که مورد نظر بوده است انتقال داده نشود به طور یقین اثر بخشی لازم را نخواهد داشت. همچنین 20 درصد گویه‌های پرسش نامه باید “وضعیت محتوا” را مشخص نماید. و نهایتا 20 درصد باقی مانده “وضعیت سازماندهی دوره” را مورد بررسی قرار دهد.

نکته دیگر اینکه ضریب ستون‌های خیلی خوب (100)، خوب (80)، متوسط (60)، ضعیف (40) و خیلی ضعیف (20) می‌باشد. پس از محاسبه نمره سوالات، میانگین نمره ارزیابی حیطه‌های محتوا، مدرس و سازماندهی محاسبه و در نهایت با توجه به ضرایب تعریف شده نمره ارزیابی نهایی برنامه به صورت زیر محاسبه می‌شود:

نمره محتوا  20  *  نمره مدرس  60  *  نمره سازماندهی  20  =  نمره نهایی ارزیابی واکنش

نکته: این فرم در دوره‌هایی که بالای 16 ساعت باشند یک بار در حین دوره و یک بار در پایان دوره تکمیل می‌گردد و سپس با یکدیگر مقایسه می‌شوند. در صورتی که نمره ارزیابی پایان دوره بالاتر از ارزیابی اولیه باشد، نشان دهنده پیشرفت آموزشی می‌باشد.

نکته: وزن‌دهی به شاخص‌ها می‌تواند با توجه به شرایط سازمان تغییر یابد.

دانلود پرسشنامه ارزیابی سطح واکنش در مدل کرک پاتریک

شما می‌توانید پرسشنامه فوق را از لینک زیر دانلود کنید.

The Kirkpatrick Model

پیشنهاداتی برای ارزیابی بهتر در سطح واکنش

به طور کلی آنچه در این سطح مهم و حیاتی است اخذ جواب‌های درست و معنادار از شرکت کنندگان است. بدین منظور کرک پاتریک پیشنهادهایی را ارائه می‌کند:

• تهیه و تنظیم فرمی برای سنجش واکنش شرکت‌کنندگان؛
• نوشتن یک پیام تشویق کننده برای پاسخ دهندگان؛
• اطمینان دادن به پاسخ‌دهندگان از ناشناخته ماندن آنها؛
• جدول‌بندی و تجزیه و تحلیل پاسخ‌ها؛

واکنش‌های مناسب باعث انجام دوره‌های آموزشی بعدی گردیده و کارکنان دیگر را تشویق به شرکت در این دوره‌ها می‌کند و علاوه بر نظر مدیران ارشد درباره استمرار یک دوره آموزش، نتایج ارزشیابی واکنش نیز می‌تواند در این استمرار تأثیر داشته باشد.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی گام به گام طراحی سیستم آموزش کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منابع

کتاب ارزیابی اثربخشی آموزش‌های سازمانی/ اباصلت خراسانی

نویسنده: سونیا جلالی

آیا هیچ گاه دچار این اشتباه شده‌اید که به رزومه فردی نگاه کنید و پیش خود بگویید” عالی‌ست. نگاه کنید همه شرایط را دارد” و یا اینکه با یک متقاضی مصاحبه کنید و بعد بگویید” این همان کسی است که می‌خواهیم. تجربیات او منحصر به فرد است و چقدر هم نزدیک به نیاز ما. او در صنعت ما سابقه دارد و حتی با تولیدات ما نیز آشناست. باید او را استخدام کنیم.”

وقتی این فرد را استخدام می‌کنید، بعد از مدتی پیش خود می‌گویید: ” این از کجا آمد؟ من چگونه چنین آدمی را استخدام کردم؟ او اصلا شبیه کسی نیست که در مصاحبه دیدم یا شرح حال شغلی‌ش را مطالعه کردم؟”

خواستن یا توانستن؟ مساله این است!

اشتباه شما، هم در مطالعه رزومه و هم در مصاحبه با این شخص این بوده که با کارهایی که حالا می‌تواند انجام دهد، و نه کارهایی که در آینده خواهد کرد، اغفال شده‌اید. در واقع بین خواستن و توانستن فرق است.

اگر داوطلبی توانایی انجام کاری را داشته باشد، بدین معنا نیست که آن کار را حتما انجام می‌دهد. شما کسانی را می‌خواهید که اگر الان هم نتوانند کار را انجام دهند، با آموزش و مهارت بیشتر بتوانند آن را به انجام برسانند.

اگر داوطلبی توانایی انجام کاری را داشته باشد، بدین معنا نیست که آن کار را حتما انجام می‌دهد.

بنابراین باید به دو دسته از توانایی‌های فرد توجه کنیم: کارهایی که می‌تواند انجام دهد(توانستن) و کارهایی که می‌خواهد انجام دهد(خواستن)

دانش، تجربه، مدرک تحصیلی و مهارت، نشان می‌دهد که چه کاری را می‌تواند انجام دهد(توانستن)

انگیزش، تلاش و کوشش، وفاداری، دقت و… برای کار عواملی هستند که نشان می‌دهد فرد تا چه اندازه می‌خواهد کار را انجام دهد(خواستن).

معیارهای توانستن بیشتر عینی و کمی و معیارهای خواستن بیشتر ذهنی و کیفی هستند.

یک مثال

این موقعیت فرضی را در نظر بگیرید:

دو داوطلب مستعد پیدا کرده‌اید که برای شغل مورد نظرتان استخدام کنید. آنها ویژگی‌های کاملا مشابه‌ای دارند. نفر اول بیشتر معیارهای “توانستن” و نفر دوم بیشتر معیارهای “خواستن” را نشان داده‌اند. کدام یک را انتخاب می‌کنید؟

اغلب مدیران خواهند گفت که در شرایط مساوی، نفر دوم یعنی ویژگی‌های خواستن را انتخاب می‌کنند، چون فردی نیاز دارند که دارای علاقه، انگیزه، پشتکار و توانایی بوده و با آموزش‌های لازم بتواند کار را به نحو مطلوب انجام دهد. اما اگر فرد با ویژگی‌های “توانستن را انتخاب کنیم، چه تضمینی وجود دارد که انگیزش و علاقه و پشتکار و وفاداری را بتوانیم در او ایجاد کنیم؟

در حقیقت مهارت‌های توانستن علمی و آموزشی و تجربی هستند و می‌توان آن‌ها را آموخت، اما مهارت‌های خواستن بیشتر درونی و کیفی بوده و یاددادنی نیستند.

بسیاری از مدیران از انتخاب و استخدام‌های خود ناراضی‌اند. چون فقط به معیارهای توانستن فرد توجه کرده‌اند و معیارهای خواستن را در او بررسی نکرده‌اند. به همین دلیل گرفتار کارکنانی بی‌انگیزه، بی‌علاقه ولی متخصص شده‌اند که کار با آنان دشوار است. به طور کلی این مدیران در بدو استخدام سوالات خوبی نپرسیده‌اند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

چرا مدیران در مصاحبه سوالات خوبی نمی‌پرسند؟

دلیل این که سوالات در مورد ویژگی‌های خواستن کمتر مطرح می‌شود این است که بررسی و یا سوال درباره این معیارها دشوار است. مثلا اگر از داوطلبی بپرسید “آیا شما خلاق هستید؟” به احتمال قوی هیچ داوطلبی پاسخ منفی نخواهد داد و نمی‌گوید که “خلاقیت؟! اصلا به کار من نمی‌آید.”

سوالاتی برای سنجش انگیزه‌های متقاضی

زمانی که می‌خواهید در مورد استخدام یک یا چند متقاضی از میان متقاضیان مختلف تصمیم بگیرید، باید بخشی از مصاحبه را به میزان انگیزش و آرزوهای شغلی متقاضیان اختصاص دهید.

برای مثال، متقاضیانی که انگیزه بیشتری دارند، معمولا پژوهش بیشتری برای فهم ماهیت شغل مورد نظر به عمل آورده‌اند. متقاضیانی که برای کشف نقاط منفی و مثبت شغل مورد نظر وقت صرف کرده‌اند، به احتمال زیاد تعهد بیشتری به آن شغل احساس خواهند کرد.

به عنوان مثال دیگر، در مورد تعادل میان آرزوهای شخصی متقاضی و توان سازمان به تحقق پیشرفت شغلی او فکر کنید. فرض کنید سازمانی به دنبال استخدام متقاضیانی است، اما رشدی آهسته دارد و در نتیجه فرصت‌های زیادی برای ارتقا و پیشرفت متقاضیان شغلی فراهم نمی‌کند. در چنین وضعی، سازمان دیگری را تصور کنید که با شتاب زیاد رشد می‌کند و به کسانی نیاز دارد که علاقمند پست‌های مدیریتی باشند. در این صورت، استخدام کسانی که دوست دارند تابع باشند و علاقه و آرزویی برای رهبر شدن ندارند کار بیهوده‌ای است. برای کشف انگیزه‌ها و آرزوهای متقاضیان، از سوالاتی مثل پرسش‌های زیر استفاده کنید:

• چرا علاقمندید به این حرفه وارد شوید؟
• انگیزه شما از انتخاب این شغل چیست؟
• تصور می‌کنید کارهای روزانه‌تان چه خواهد بود؟
• درباره جنبه‌های منفی این حرفه چه می‌دانید؟
• آمال و آرزوهای شغلی آینده شما چیست؟
• هدف شما از استخدام در این سازمان چیست؟
• چرا این شغل را انتخاب کردید؟
• تصور می‌کنید این پست در مجموعه پیشرفت شغلی شما چه جایگاهی خواهد داشت؟

هیچ پاسخ صحیح یا غلطی برای این پرسش‌ها وجود ندارد. پاسخ‌های داده شده به پرسش‌های مربوط به انگیزه‌ها و آرزوهای متقاضیان، به ماهیت پست مورد نظر، زمینه‌های پیشرفت و رشد متقاضی موفق و فرهنگ سازمان شما بستگی دارد.

سخن پایانی

انتخاب متناسب‌ترین افراد فقط وابسته به توانایی آن‌ها نیست. انگیزه‌ها و آرزوهای متقاضی، تمایل و خواستن آنها نیز موضوع بسیار مهمی است که می‌بایست در مصاحبه‌های استخدامی بسنجیم و از بین داوطلبان خوب، بهترین را انتخاب کنیم.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع

کتاب استخدام بهترین‌ها، نوشته کتی فایوک، ترجمه علی مفتخر

کتاب مصاحبه گری و استخدام موفقیت آمیز، نوشته راب یئونگ ترجمه غلامحسین خانقائی

گردآوری: سونیا جلالی