مدیریت زمان به معنای این که چگونه زمان خود را سازماندهی کنیم، چیزی است که بسیاری از ما با آن مشکل داریم. مدیریت مؤثر زمان به ما این امکان را می‌دهد که بهترین استفاده را از روزمان ببریم، وظایف را سریع‌تر انجام دهیم و اولویت را به کارهایی بدهیم که بیشترین تأثیر را دارند.

در این مقاله، به معرفی 7 تکنیک کاربردی مدیریت زمان می‌پردازیم که می‌توانید به‌سادگی آن‌ها را به کار بگیرید. برای هر تکنیک، مثال‌هایی نیز ارائه خواهیم کرد.

1- تحلیل پارتو (قانون ۸۰/۲۰) Pareto Analysis

این تکنیک توسط اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، ارائه شده است. این ایده بیان می‌کند که در بسیاری از موارد، 80 درصد نتایج از 20 درصد تلاش‌ها، ورودی‌ها یا منابع حاصل می‌شود. در مدیریت زمان، قانون پارتو به شما کمک می‌کند روی وظایفی تمرکز کنید که بیشترین تأثیر را دارند. به عبارتی، 20 درصد از فعالیت‌های شما ممکن است 80 درصد نتایج مطلوبتان را به همراه داشته باشد.

مثلا اگر شما در فروش فعالیت می‌کنید، بررسی کنید کدام مشتریان یا محصولات 80 درصد از فروش شما را تشکیل می‌دهند و زمان بیشتری را به آن‌ها اختصاص دهید.

برای استفاده از قانون پارتو

1. اولویت‌بندی کنید: مشخص کنید کدام کارها ارزش بیشتری دارند یا بیشترین تأثیر را دارند.
   • مثال: آماده کردن ارائه‌ای که برای جلسه‌ی مشتری حیاتی است، به‌جای مرتب کردن ایمیل‌ها.
2. روی کارهای کلیدی تمرکز کنید: 20 درصد از کارهایی که ارزشمندتر هستند، ابتدا انجام دهید.
   • مثال: اگر برای جلسه‌ی فردا آماده شوید (20 درصد تلاش)، احتمال موفقیت در معامله (80 درصد نتیجه) بسیار بالاست.
3. کارهای کم‌اهمیت‌تر را به دیگران واگذار کنید یا به وقت دیگری موکول کنید: کارهایی که در دسته 80 درصد قرار می‌گیرند، اغلب می‌توانند کمتر مورد توجه قرار گیرند.

۲. تکنیک پومودورو Pomodoro Technique

این تکنیک توسط کارآفرین و نویسنده فرانچسکو سیریلو ایجاد شد. این روش کار را به فواصل زمانی تقسیم می‌کند که هر کدام «پومودورو» نامیده می‌شود. پومودورو شامل کار متمرکز به مدت 25 دقیقه و سپس 5 دقیقه استراحت است. بعد از هر چهار دوره، استراحت طولانی‌تری (15-30 دقیقه) در نظر بگیرید.

مثلا اگر نیاز دارید مقاله‌ای بنویسید، آن را به قسمت‌های کوچک تقسیم کنید و در بازه‌های 25 دقیقه‌ای با تمرکز کامل روی آن کار کنید.

برای استفاده از تکنیک پودومورو

1. یک وظیفه برای انجام انتخاب کنید.
2. یک تایمر (مثلاً ۲۵ دقیقه) را تنظیم کنید.
3. روی کار متمرکز شوید.
4. پس از پایان تایمر، یک علامت بر روی کاغذ بزنید.
5. استراحت کوتاهی (۳ تا ۵ دقیقه) داشته باشید.
6. این روند را تکرار کنید و پس از چهار دوره، استراحت طولانی‌تر (15 تا ۳۰ دقیقه) داشته باشید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۱۰ تکنیک کاربردی برای حل مسئله

3-ماتریس آیزنهاور Eisenhower Matrix

این ماتریس توسط دوایت آیزنهاور، رئیس‌جمهور پیشین آمریکا، ابداع شد. پیش از آنکه آیزنهاور در سال ۱۹۵۳ رئیس‌جمهور شود، به‌عنوان فرمانده نیروهای متحدین در جنگ جهانی دوم در ارتش آمریکا خدمت می‌کرد. او روزانه با تصمیمات دشواری روبرو بود که باعث شد ماتریسی را ابداع کند که اکنون به‌عنوان “ماتریس آیزنهاور” یا “ماتریس فوری-مهم” شناخته می‌شود.

این ماتریس وظایف را به چهار دسته تقسیم می‌کند:

• فوری و مهم: بلافاصله انجام دهید.
• غیرفوری و مهم: برنامه‌ریزی کنید و به‌مرور انجام دهید.
• فوری و غیرمهم: واگذار کنید.
• غیرفوری و غیرمهم: حذف کنید.

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور

لیست وظایف خود را به چهار بخش جداگانه تقسیم کنید و آن‌ها را بر اساس دو معیار مهم و غیرمهم و فوری و غیرفوری مرتب کنید.

• وظایف فوری: کارهایی که احساس می‌کنیم باید فوراً انجام شوند.
• وظایف مهم: کارهایی که به اهداف بلندمدت یا ارزش‌های شما کمک می‌کنند.

ایده‌آل این است که فقط روی وظایف موجود در دو بخش اول (مهم و فوری) کار کنید و سایر وظایف را واگذار کنید یا حذف کنید. مثلا اگر پروژه‌ای دارید که دو هفته دیگر موعد تحویل دارد (مهم اما غیر فوری)، آن را برای چند روز آینده برنامه‌ریزی کنید و از کارهای غیرضروری مثل چک کردن شبکه‌های اجتماعی بکاهید.

4-روش برنامه‌ریزی سریع (RPM)

روش برنامه‌ریزی سریع یا RPM (Rapid Planning Method) یک رویکرد خلاقانه و هدف‌محور برای مدیریت زمان و دستیابی به اهداف است که توسط آنتونی رابینز معرفی شده است. این روش به جای تمرکز بر لیست کارها، بر اهداف و نتایج دلخواه تمرکز دارد و از سه جزء اصلی تشکیل شده است:

اجزای اصلی روش RPM

1. نتیجه (Result): مشخص کنید چه چیزی می‌خواهید به دست آورید.
2. دلیل (Purpose): دلیل و انگیزه‌تان برای دستیابی به این نتیجه چیست؟
3. برنامه (Massive Action Plan): چه اقداماتی برای رسیدن به این نتیجه نیاز است؟

این سه جزء به شما کمک می‌کنند تا به جای غرق شدن در لیست‌های بلندبالای کارها، انرژی و تمرکز خود را بر نتایج مهم و تأثیرگذار بگذارید و ذهن خود را بر روی چشم‌انداز خواسته‌هایتان متمرکز کنید و آن‌ها را به واقعیت تبدیل کنید.

مثال‌های زیر نحوه بکارگیری این روش را نشان می‌دهد.

5- روش زمان‌بندی بلوکی Time Blocking Method

ایلان ماسک که به بهره‌وری بالا شهرت دارد، زمان خود را به گونه‌ای مدیریت می‌کند که می‌تواند بیش از ۸۰ ساعت در هفته کار کند و همچنان زمانی را برای خود اختصاص دهد. راز او چیست؟ زمان‌بندی بلوکی. در این روش، برای هر فعالیت یک بازه زمانی مشخص در نظر بگیرید و در آن بازه فقط روی همان کار تمرکز کنید.

مراحل زمان بندی بلوکی 

• لیست کارها را تهیه کنید: همه وظایف و کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید.
• زمان‌بندی بلوک‌ها:
  • روز خود را به بلوک‌های زمانی 15، 30، یا 60 دقیقه‌ای تقسیم کنید.
  • هر بلوک زمانی را به یک کار یا فعالیت خاص اختصاص دهید.
• اولویت‌بندی کنید: کارهای مهم‌تر را در بلوک‌های اولیه یا زمانی که انرژی بیشتری دارید، برنامه‌ریزی کنید.
• انعطاف‌پذیر باشید: در صورت تغییر شرایط، بلوک‌ها را جابه‌جا کنید، اما مراقب باشید از برنامه دور نشوید.
• زمان‌های آزاد را برنامه‌ریزی کنید: زمان‌هایی برای استراحت، ورزش، یا کارهای غیرمنتظره در نظر بگیرید.

با کمک این روش وظایف به زمان مشخص محدود می‌شوند و می‌دانید که چه زمانی باید روی چه کاری تمرکز کنید.

مثال پروژه طراحی و ارائه یک پرزنتیشن

کلید رنگ‌ها:

• 🟦 ارتباطات/برنامه‌ریزی
• 🟩 تحقیق و آماده‌سازی
• 🟪 بهبود کیفیت
• 🟧 تمرین
• 🟨 استراحت

6-کانبان Kanban

کانبان یک تکنیک مدیریت زمان بصری است که به شما کمک می‌کند پیشرفت پروژه‌های خود را دنبال کنید. در این تکنیک شما نحوه حرکت کارها را در ستون‌های مختلف با برچسب‌های متفاوت ردیابی می‌کنید.

این روش ابتدا در صنعت خودروسازی توسط تویوتا برای بهینه‌سازی فرآیندهای تولیدی و مدیریت موجودی به کار گرفته شد، اما امروزه در بسیاری از حوزه‌های دیگر از جمله توسعه نرم‌افزار، خدمات و حتی مدیریت پروژه‌های عمومی کاربرد دارد.

کانبان به معنای “تابلو” یا “کارت” است. در اصل، کانبان یک سیستم بصری برای مدیریت کارها و وظایف در جریان است. این سیستم به افراد کمک می‌کند تا دید واضح‌تری از وضعیت کارها داشته باشند و از انجام کارهای غیرضروری یا تکراری جلوگیری کنند.

کانبان چطور کار می‌کند؟

شما می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت پروژه، قلم و کاغذ، یا تخته سفید و برچسب‌ استفاده کنید.

ارتقای کارکنان به معنای انتقال یک فرد به سطح بالاتری در سازمان است که معمولا با افزایش حقوق، تغییر موقعیت شغلی، مسئولیت‌، جایگاه و یا مزایای بیشتر همراه است. ارتقا برای کارکنان اهمیت زیادی دارد به گونه‌ای که 33 درصد از کارمندان به دلیل نبود فرصت‌های رشد و ارتقا در شغل فعلی خود به دنبال موقعیت جدیدی هستند. همچنین ارتقای کارکنان یک راهکار مؤثر برای حفظ کارکنان و تسریع رشد کسب‌وکار است.

این مقاله یک راهنمای کامل در خصوص ارتقای کارکنان را به همراه چک لیست ارتقا در اختیار شما قرار می‌دهد.

ارتقای کارکنان چیست؟

ارتقای کارکنان (Employee Promotion) به زمانی گفته می‌شود که یک کارفرما تصمیم می‌گیرد کارمندی برجسته را به موقعیت شغلی متفاوت و اغلب بالاتر در شرکت منتقل کند.

این نوع ارتقا معمولاً با افزایش مسئولیت همراه است، به طور مثال در مورد نقش مدیر ارشد، فرد ارتقا یافته می‌بایست تیم‌ها را مدیریت کند، تصمیمات مهم بگیرد، پروژه‌های بزرگتری را نظارت کند یا هدایت اقدامات استراتژیک را بر عهده بگیرد.

ارتقا اغلب با افزایش حقوق همراه است که نشان‌دهنده ارزش افزوده‌ای است که کارمند از طریق مسئولیت‌های جدید برای شرکت به ارمغان می‌آورد. این افزایش حقوق می‌تواند با به رسمیت شناختن مهارت‌ها، عملکرد و وفاداری کارمند، انگیزه‌ای برای او باشد.

انواع ارتقا در سازمان

ارتقای عمودی (Vertical)

در ارتقای عمودی، کارمند به موقعیتی بالاتر با مسئولیت‌ها، حقوق و اختیارات بیشتر منتقل می‌شود.
به طور مثال کارفرما یک کارشناس حقوق و دستمزد را به مدیر حقوق و دستمزد ارتقا می‌دهد. وی اکنون مسئولیت‌های زیر را بر عهده دارد:

• • نظارت بر تیم حقوق و دستمزد
  • تحلیل و حسابرسی حقوق و دستمزد
  • استخدام و آموزش اعضای جدید تیم حقوق و دستمزد

ارتقای افقی (Horizontal)

در ارتقای افقی کارمند به موقعیت دیگری در همان سطح سازمانی منتقل می‌شود تا وظایف متفاوتی انجام دهد یا مسئولیت‌های گسترده‌تری بپذیرد. این ارتقا ممکن است با افزایش حقوق همراه باشد یا نباشد.

مثلا یک تحلیل‌گر نرم‌افزار نقش مهندس نرم‌افزار را بر عهده می‌گیرد در حالی که هنوز در همان سطح کارشناسی است ولی اکنون وظایف مدیریت پروژه و مسئولیت‌های راهنمایی و مشاوره را نیز بر عهده دارد.

انواع ارتقا را می‌توان از منظر سیاست‌های سازمانی در دو شکل باز و بسته هم دسته‌بندی کرد.

ارتقای باز (Open)

در ارتقای باز، بخش منابع انسانی به‌طور عمومی موقعیت شغلی باز را در سازمان اطلاع رسانی می‌کند و کارمندان واجد شرایط می‌توانند برای آن درخواست دهند. مثلا یک شرکت برای موقعیت مدیر فروش منطقه‌ای آگهی می‌دهد و از تمام کارمندان واجد شرایط و علاقه‌مند دعوت می‌کند که درخواست داده و برای ارتقا رقابت کنند.

ارتقای بسته (Closed)

در ارتقای بسته منابع انسانی و مدیریت بدون اعلام عمومی به سازمان، کارمندان واجد شرایط را برای ارتقا انتخاب می‌کنند.
مثلا تیم اجرایی به‌طور محرمانه یک مدیر مالی را برای نقش مدیر ارشد مالی (CFO) بر اساس عملکرد و پتانسیل او انتخاب می‌کند، بدون اینکه این نقش به دیگران در شرکت اعلام شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

اهمیت ارتقای کارکنان

ارتقای کارمندان نه تنها برای خود آنها، بلکه برای سازمان‌هایشان نیز سودمند است. در اینجا به برخی از مزایای اصلی ارتقا اشاره می‌کنیم:

توسعه حرفه‌ای کارمندان

کارمندانی که ارتقا می‌گیرند معمولاً با چالش‌های جدیدی مواجه می‌شوند و مهارت‌های تازه‌ای را فرا می‌گیرند که به رشد حرفه‌ای آن‌ها کمک می‌کند.

افزایش رضایت شغلی

ارتقا  معمولاً باعث می‌شود کارمندان احساس ارزشمندی کنند. این حس ارزشمندی و دیده شدن، رضایت شغلی آن‌ها را افزایش می‌دهد.

افزایش انگیزه و بهره‌وری کارمندان

مسئولیت‌های بیشتر و حقوق بالاتر که معمولاً با ارتقا همراه است، می‌تواند انگیزه کارمندان را برای عملکرد بهتر و افزایش بهره‌وری فراهم کند.

کاهش منحنی یادگیری

کارمندان ارتقا یافته به دلیل آشنایی با فرهنگ و فرآیندهای شرکت، سریع‌تر از یک کارمند جدید با وظایف جدید سازگار می‌شوند.

رشد بیشتر سازمان

ارتقای داخلی باعث ایجاد یک گروه از کارمندان با تجربه می‌شود که به‌خوبی مأموریت و اهداف سازمان را درک می‌کنند. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و مستقیماً به پیشرفت شرکت کمک کنند.

بهبود نرخ ماندگاری کارمندان

کارمندان در صورتی که فرصت‌های رشد و توسعه حرفه‌ای داشته باشند، احتمال بیشتری دارد که در شرکت بمانند.

کاهش هزینه‌های استخدام

ارتقای داخلی نیاز به برنامه‌های آموزشی گسترده برای آشنایی با شرکت را کاهش می‌دهد و هزینه‌های استخدام نیروی جدید را به حداقل می‌رساند.

مراحل ارتقای کارکنان

یک فرآیند ارتقای ساختاریافته تضمین می‌کند که سازمان شما افراد مناسب را در زمان مناسب ارتقا می‌دهد و این امر به موفقیت سازمان و رضایت کارکنان کمک می‌کند. در زیر هفت مرحله ضروری برای اطمینان از داشتن یک فرآیند مؤثر برای ارتقای کارکنان آورده شده است:

مرحله ۱: تعیین معیارهای ارتقا

اولین قدم این است که معیارهای واضح، مشخص و قابل اندازه‌گیری را برای ارتقا تعریف کنید. این کار تضمین می‌کند که تصمیمات ارتقا بر اساس داده‌های عملکردی عینی گرفته می‌شوند نه بر اساس طرفداری یا تعصب.

مهم است که معیارها را بر اساس نیازهای نقش، ارزش‌های شرکت و نیازهای تجاری تعیین و مستند کنید. این معیارها می‌توانند شامل شاخص‌های عملکرد، مهارت‌های رهبری، هماهنگی با فرهنگ سازمانی و سابقه کار باشند. همچنین باید این معیارها را به‌طور شفاف به مدیران و کارکنان ابلاغ کرده و آن‌ها را در سیاست و دستورالعمل ارتقای کارکنان لحاظ کنید.

مرحله ۲: شناسایی فرصت‌های ارتقا

در گام دوم، فرصت‌های ارتقا را در داخل شرکت شناسایی کنید. این فرصت‌ها می‌توانند شامل رشد شرکت یا تغییرات ساختاری، بازنشستگی کارکنان مسن‌تر یا پروژه‌های جدیدی باشند که نیاز به ارتقا را ایجاد می‌کنند.

با مدیران ارشد همکاری کنید تا نیازهای سازمان را ارزیابی کرده و بر اساس آن یک برنامه ارتقا ایجاد کنید. همچنین مشاغل فعلی را بررسی کنید و فرصت‌های پیشرفت را شناسایی کنید. برنامه جانشین‌پروری را طراحی کنید تا کارکنان با پتانسیل بالا برای نقش‌های رهبری آینده آماده شوند.

مرحله ۳: ارزیابی عملکرد و پتانسیل کارکنان

پس از شناسایی فرصت‌های ارتقا، عملکرد کارکنان را ارزیابی کنید تا افرادی که آماده ارتقا هستند شناسایی شوند. هنگام بررسی عملکرد شغلی، بهره‌وری، کیفیت کار و سطح رضایت مشتریان را در نظر بگیرید. مصاحبه‌های شایستگی‌محور را برای ارزیابی شایستگی رهبری و سایر شایستگی‌های مورد نیاز ارتقا انجام دهید.

همچنین می‌توانید آزمون‌های مهارتی، تست‌های شخصیتی یا شبیه‌سازی‌هایی را برای ارزیابی دانش، مهارت‌های فنی و تناسب آن‌ها با موقعیت جدید اجرا کنید. با مدیران و همکارانشان صحبت کنید تا درک بهتری از مناسب بودن آن‌ها برای ارتقا پیدا کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات پیشنهادی برای مصاحبه ارتقای شغلی

مرحله ۴: همکاری با مدیریت

بر اساس نتایج ارزیابی‌ها و مصاحبه‌ها، می‌توانید با مدیران برای تصمیم‌گیری درباره کارکنان واجد شرایط ارتقا همکاری کنید. سپس منابع انسانی و مدیر باید تأییدیه مدیریت ارشد را برای این تصمیم کسب کنند.

تأییدیه مدیریت ارشد به ویژه برای ارتقا به نقش‌های رهبری حیاتی است، زیرا باید از برنامه‌های رشد بلندمدت شرکت و اهداف آن پشتیبانی کنند. این تأییدیه همچنین باید با ساختار حقوق و دستمزد شرکت همخوانی داشته باشد.

مرحله ۵: ابلاغ تصمیم تأیید شده

پس از تأیید تمام طرف‌های مربوطه، تصمیم ارتقا باید ابتدا به کارمند ارتقا یافته و سپس به سایر کارکنان شرکت اعلام شود.

ابتدا با کارمند به‌طور خصوصی درباره ارتقا و دلایل آن صحبت کنید. به او تبریک بگویید، دستاوردهایش را به رسمیت بشناسید و درباره مسئولیت‌های جدید، اهداف و انتظارات عملکردی صحبت کنید.

سپس تیم را از ارتقای او آگاه کنید و بعد از آن به سایر اعضای سازمان اطلاع دهید. می‌توانید این اطلاع‌رسانی را از طریق ایمیل یا در جلسه عمومی شرکت انجام دهید. در این اطلاعیه باید به دلایل ارتقا، نحوه هماهنگی آن با اهداف شرکت و تأثیر آن بر نقش‌های سایر کارکنان اشاره کنید.

مرحله ۶: تنظیم حقوق و مزایا

در مرحله بعد، با بخش مالی همکاری کنید تا حقوق و مزایای جدید کارمند ارتقا یافته را تنظیم کنید. افزایش حقوق مناسب را بر اساس نرخ‌های بازار و مسئولیت‌های نقش جدید تعیین کنید.

همچنین مهم است که بسته حقوق و مزایای به‌روز شده با تمام قوانین و مقررات مربوطه مطابقت داشته باشد. پس از آن، این تغییرات حقوقی را به کارمند ارتقا یافته اطلاع دهید و از آن‌ها بخواهید که قرارداد جدید خود را مطالعه و امضا کنند.

مرحله ۷: ورود کارمند به نقش جدید

اگرچه کارمند ارتقا یافته با فرهنگ شرکت و فرآیندهای کاری آشناست، اما همچنان نیاز به آنبوردینگ دارد. برای حمایت از این امر، یک برنامه ورود شخصی‌سازی شده متناسب با نیازهای حرفه‌ای او تهیه کنید.

در طول ورود به نقش، درباره اهداف جدید، ابزارها و منابع لازم برای دستیابی به آن‌ها و ساختار تیم صحبت کنید. آموزش‌های لازم را برای آماده‌سازی آن‌ها در موقعیت جدید فراهم کنید. عملکرد آن‌ها را پس از ورود به نقش پیگیری کرده و هرگونه بازخورد و پشتیبانی لازم را به آن‌ها ارائه دهید.

چک لیست ارتقای کارکنان

در این بخش یک چک‌لیست معیارهای ارتقای کارمندان آورده شده است که به شما در ارزیابی روند ارتقای کارکنان و اطمینان از عدالت و شفافیت در طول فرآیند کمک می‌کند:

منابع

https://www.aihr.com/blog/employee-promotion/

https://www.aihr.com/blog/promotion-rate/

نویسنده: سونیا جلالی

مهارت مصاحبه اصولی بر خلاف تصورات رایج، یک صفت و استعداد طبیعی انسانی نیست و تا زمانی که افراد نحوه مصاحبه با متقاضیان شغلی را نیاموزند، احتمال اینکه بتوانند چنین کاری را به درستی انجام دهند تقریبا غیر ممکن است. این در حالی است که اکثر مدیران غیرمنابع انسانی که کار ارزیابی و مصاحبه با داوطلبان استخدام را انجام می‌دهد در این زمینه، آموزشی ندیده‌اند و بیشتر در ارزیابی‌ها به قلبشان رجوع می‌کنند و بر اساس قضاوت شخصی اقدام به استخدام افراد می‌کنند.

عجیب است که بسیاری از مدیران وقت کافی برای توسعه این مهارت را ندارند اما به طور معجزه آسایی وقت و پول برای تکرار اشتباهات استخدامی را دارند.

فرایند جذب و استخدام و مصاحبه حرفه‌ای با افراد یکی از مهم‌ترین کارهایی است که هر مدیر باید انجام دهد. اما متاسفانه مدیران بسیار کمی برای انجام این کار مهم آموزش دیده‌اند.

هدف این مقاله این است که چگونگی برگزاری آموزش مؤثر مهارت‌های مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی را مرور کنیم و بر اساس آن بتوانیم مهارت‌های مصاحبه گری مدیران را افزایش دهیم.

چرا آموزش مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی مهم است

مدیر استخدام(Hiring Manager)، یک مدیر غیر منابع انسانی است که در فرآیند استخدام برای پر کردن یک موقعیت خالی در دپارتمان خود مشارکت دارد. به عبارت دیگر، او مدیر آینده کارمند جدید خواهد بود. مدیر استخدام مسئولیت موقعیت‌های باز را بر عهده دارد، مصاحبه‌ها را انجام می‌دهد و تصمیم نهایی در مورد اینکه چه کسی استخدام شود را می‌گیرد.

مدیران غیر منابع انسانی عمدتا به‌طور مشترک با تیم منابع انسانی در فرآیند استخدام کارمند جدید همکاری می‌کنند اما معمولا تصمیم‌گیرنده نهایی هستند.

بنابراین آموزش مهارت‌های مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی به منظور انجام یک مصاحبه اثربخش بسیار ضروریست. این آموزش به مدیران یاد می‌دهد که چگونه سؤالات مناسب را بپرسند، به‌طور منصفانه داوطلبان را ارزیابی کنند و مناسب‌ترین افراد را استخدام نمایند.

در نتیجه توسعه این مهارت، تجربیات مثبت‌تری برای کاندیداها اتفاق می‌افتد، کیفیت استخدام‌ها افزایش و زمان و هزینه‌های استخدام کاهش می‌یابد.

99% از مدیران غیر منابع انسانی که کار مصاحبه به منظور استخدام را انجام می‌دهند و آموزش مصاحبه دریافت کرده‌اند، می‌گویند که واقعاً به آن نیاز داشتند.

مراحل آموزش موثر مصاحبه به مدیران غیرمنابع انسانی

گام ۱: ارزیابی مهارت‌های فعلی مصاحبه و شکاف‌های مهارتی

قبل از برنامه‌ریزی یا شروع آموزش مصاحبه، سطح فعلی مهارت‌های مصاحبه مدیران را ارزیابی کنید. به این منظور می‌بایست کیفیت مصاحبه‌های فعلی را ارزیابی کرده و شکاف‌های مهارتی و نقاطی که به بهبود نیاز دارند را شناسایی کنید.

می‌توانید این ارزیابی را از طریق روش‌های مختلفی مانند نظرسنجی‌ها، خودارزیابی‌ها، بحث‌های یک‌به‌یک، یا مشاهده مصاحبه‌های زنده یا ضبط‌شده انجام دهید.

در ادامه چند روش برای ارزیابی سطح فعلی مهارت‌های مصاحبه مدیران پیشنهاد شده است:

• مشاهده مدیر استخدام در یک مصاحبه: در یک مصاحبه بین مدیر استخدام و کاندیدا حضور پیدا کنید و انواع سؤالاتی که مدیر  می‌پرسد (رفتاری، موقعیتی یا فنی) و میزان اثربخشی آن‌ها در ارزیابی تطابق کاندیدا را بررسی کنید تا بتوانید گپ‌های مهارتی را شناسایی کنید.
• جمع‌آوری بازخورد از کاندیداها: نظرات کاندیداها درباره تجربه مصاحبه‌شان را جمع‌آوری کنید تا نقاط قابل بهبود را شناسایی کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: قیف استخدام چیست و چه مراحلی دارد؟

گام ۲: تعریف اهداف برنامه آموزشی

پس از کسب تصویر واضح از مهارت‌های فعلی مصاحبه مدیر استخدام، گام بعدی تعیین اهداف آموزش است. باید مشخص کنید که می‌خواهید مدیران استخدام چه چیزهایی را یاد بگیرند و چگونه می‌توانید موفقیت برنامه آموزشی را اندازه‌گیری کنید. تعیین این جزئیات به طراحی برنامه آموزشی کمک خواهد کرد. اهداف آموزش می‌بایست SMART باشند(یعنی مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و در بازه زمانی معین)

به طور مثال یک نمونه تعریف اهداف آموزش می‌تواند شامل موارد زیر باشد.

بعد از طی کردن این دوره آموزشی مصاحبه‌گر باید

• چرایی و اهمیت مصاحبه گری حرفه‌ای را درک کرده باشد.
• شکل دهی اثر بخش به یک جلسه مصاحبه را فرا گرفته باشد.
• با انواع تکنیک‌های مصاحبه(بیوگرافی محور، موردی، موقعیتی و…)آشنا شده باشد.
• با خطاهای مصاحبه آشنا شده باشد.
• نحوه ارزیابی و نمره دهی به داوطلبان بعد از پایان مصاحبه را یاد گرفته باشد.

این مقاله را نیز مطالعه کنید: بررسی شبکه‌های اجتماعی داوطلبان پیش از استخدام: بایدها و نبایدها

گام ۳: طراحی یک برنامه آموزشی ساختاریافته

برای اساس اهداف تعریف شده، یک برنامه آموزشی ساختاریافته و شامل موارد زیر را طراحی کنید.

• تعریف محتوای آموزش: در این بخش محتوای برنامه آموزشی را بر اساس هدف‌گذاری مرحله قبل تعریف کنید. مثلا برنامه آموزش باید شامل درک شرح شغل و نقش آن در مصاحبه، شناسایی و غلبه بر خطاهای مصاحبه، پرسیدن سؤالات صحیح، درک انواع مصاحبه، زبان بدن، گوش دادن فعال و نحوه ارزیابی مصاحبه باشد.
• تعیین روش‌های ارائه محتوا: مشخص کنید محتوای تعریف شده را با کمک چه روش‌هایی آموزش خواهید داد. مثلا استفاده از ایفای نقش، سخنرانی‌، ویدیوهای آموزشی، بحث‌های گروهی و آزمون

نظرات بخش‌های مختلف و مدیران استخدام را برای تضمین هم‌افزایی و همراهی بیشتر در تعریف محتوای برنامه در نظر بگیرید.

گام ۴: برنامه‌ریزی برای اجرای آموزش

تصمیم بگیرید که آیا HR آموزش را ارائه می‌دهد یا آن را به شرکت یا فرد خارج از سازمان واگذار می‌کنید. کیفیت، زمان و هزینه هر گزینه را بسنجید و اطمینان حاصل کنید که مدرس اصلی تجربه و آموزش لازم برای انجام این نقش را دارد.

هماهنگی با مدرس و تسهیل‌گران، تعیین محل برگزاری آموزش، تعیین تاریخ‌های برگزاری آموزش و آماده کردن منابع مربوطه برای شرکت‌کنندگان در این گام اتفاق می‌افتد.

گام 5: اجرای برنامه و آموزش محتواهای برنامه‌ریزی شده

در این گام آموزش برنامه‌ریزی شده در مراحل قبلی اجرا می‌شود.

این اقدامات را در اجرای برنامه و آموزش محتوا در نظر بگیرید:

• با شرکت‌کنندگان در دوره آموزشی صحبت کنید و بفهمید که با کدام ابزارها و ساختارها آشنا هستند و اطمینان حاصل کنید که آموزش شما هرگونه شکاف مهارتی را پر می‌کند.
• برخی از انواع مصاحبه‌هایی که مدیران استخدام باید درک کنند عبارتند از: مصاحبه‌های ساختاریافته و غیرساختاریافته، مصاحبه‌های ویدیویی، مصاحبه‌های رفتاری، مصاحبه‌های پنلی، مصاحبه‌های موردی و .. انواع ساختارهای مصاحبه را به‌صورت عمیق بررسی کنید و به مدیران استخدام کمک کنید تا مزایا و معایب هر تکنیک را درک کنند و بدانند در چه مواقعی باید از آن استفاده کنند.
• در آموزش مصاحبه، بر تکنیک‌های مختلف مصاحبه تمرکز کنید تا به مدیران استخدام کمک کنید بهترین کاندیداها را شناسایی کنند. درک و استفاده از ترکیبی از سوالات رفتاری و موقعیتی به آن‌ها در این زمینه کمک خواهد کرد.
• یک بانک سوال آماده کنید: فراهم آوردن لیستی از سوالات پیش‌تعریف شده برای نقش‌ها یا شایستگی‌های خاص به مدیران استخدام کمک می‌کند تا همراستا شوند. اهمیت استفاده از یک مجموعه یکسان از سوالات برای تمام نامزدهایی که برای یک نقش مشابه درخواست می‌دهند را مورد تأکید قرار دهید تا امکان مقایسه بهتر و همچنین یک فرآیند عادلانه و سازگار فراهم شود.
• مهارت‌های نرم مانند ارتباط، هوش هیجانی، سازماندهی و حل تعارض به اندازه مهارت‌های سخت اهمیت دارند. این اهمیت را به مدیران استخدام خود یادآوری کنید و آن‌ها را برای ارزیابی مهارت‌های نرم داوطلبان آموزش دهید.
• به عنوان بخشی از آموزش مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی، یک چک لیست مصاحبه استخدامی با نکات عملی می‌تواند به شما کمک کند تا تمام زمینه‌ها و موضوعات ضروری را پوشش دهید.

این مقاله را مطالعه کنید: انواع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی(راهنمای جامع)

گام 6: دریافت بازخورد و پیگیری آموزش

بازخوردها نشان می‌دهد که آموزش گیرندگان چه چیزهایی را در برنامه آموزشی شما موثر ارزیابی کردند، چه مواردی نیاز به بهبود دارند و مهارت‌هایی که آموخته‌اند چگونه بر فرآیند مصاحبه آن‌ها تأثیر می‌گذارد.

به این منظور

• یک نظرسنجی ارزیابی سطح واکنش بر اساس مدل کرک‌پاتریک را طراحی کنید: این پرسشنامه به شما کمک می‌کند تا بازخوردها را در زمانی که هنوز تازه در ذهن شرکت‌کنندگان است، جمع‌آوری کنید و پس از چند ماه پیگیری کنید تا تأثیر واقعی آموزش را ببینید.

• یک گروه پشتیبانی آنلاین راه‌اندازی کنید: فضایی فراهم کنید که در آن مصاحبه‌کنندگان بتوانند نکات مفید و تجربیاتی را که برایشان موثر بوده به اشتراک بگذارند.

سخن پایانی

ارائه آموزش مصاحبه به مدیران غیرمنابع انسانی، کمک می‌کند که تیم استخدام شما در حین مصاحبه‌ها اعتماد به نفس و مهارت کافی را داشته باشد، افراد مناسب را استخدام کند و تجربه مثبتی را برای تمامی داوطلبان(چه موفق و چه ناموفق) فراهم آورد.

با تجهیز مدیران غیرمنابع انسانی به مهارت‌های مصاحبه حرفه‌ای، شرکت شما می‌تواند از جلب استعدادهای برتر اطمینان حاصل کرده و در عین حال تصمیمات استخدامی عادلانه‌تر و آگاهانه‌تری را اتخاذ کند که منجر به فرهنگ سازمانی قوی‌تر و برند کارفرمایی رقابتی‌تر خواهد شد.

اگر به برگزاری دوره مهارت‌های مصاحبه‌گری حرفه‌ای برای مدیران غیر منابع انسانی سازمان خود تمایل دارید با ما در ارتباط باشید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/interview-training-for-hiring-managers/

تجربیات شخصی نویسنده در برگزاری دوره‌های آموزشی مهارت‌های مصاحبه

نویسنده: سونیا جلالی

سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک راهکار نرم‌افزاری است که برای جمع‌آوری، مدیریت، ذخیره و پردازش اطلاعات کارکنان یک سازمان استفاده می‌شود. به طور اساسی، تیم‌های منابع انسانی از HRIS برای افزایش کارایی و اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده‌ها استفاده می‌کنند.

در این مقاله یاد می‌گیریم، HRIS چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟ کدام سازمان‌ها به آن نیاز دارند و چگونه می‌توان بهترین HRIS را انتخاب کرد.

HRIS چیست؟

HRIS مخفف سیستم اطلاعات منابع انسانی(Human Resources Information System) یا نرم‌افزار اطلاعات منابع انسانی است. تیم‌های منابع انسانی از HRIS برای مدیریت، ذخیره، سازمان‌دهی و پیگیری اطلاعات کارکنان و سازمان استفاده می‌کنند و به آنها کمک می‌کند تا وابستگی خود به پرونده‌های کاغذی را کاهش دهند، کارآمدتر عمل کنند و تصمیمات مبتنی بر داده‌های بیشتری اتخاذ کنند.

به عبارت دیگر HRIS یک پایگاه داده انسانی است که می‌تواند به شما کمک کند تا جزئیات مهمی درباره کارکنان را پیگیری، سازمان‌دهی و مدیریت کنید، از جمله:

– نام و اطلاعات تماس
– مشخصات دموگرافیک (مانند تاریخ تولد، جنسیت و شماره کارمندی)
– اطلاعات شغلی مانند پوزیشن، دپارتمان و وضعیت شغلی (مانند تمام‌وقت، نیمه‌وقت، پیمانکار و غیره)
– حقوق و دستمزد و مزایا
– موجودی و درخواست‌های مرخصی

قدرت سیستم‌های HRIS این است که یک منبع واحد از داده‌های دقیق درباره همه افراد در سازمان ارائه می‌دهند.

در اکثر موارد، یک سیستم اطلاعات منابع انسانی شامل ویژگی‌های اساسی لازم برای مدیریت جامع منابع انسانی است. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای اصلی منابع انسانی را مدیریت و خودکار کنند. سیستم‌های پیشرفته‌تر HRIS فراتر از پیگیری داده‌های پایه رفته و قابلیت‌های گزارش‌دهی را نیز فراهم می‌کنند.

پیش‌بینی می‌شود که بازار نرم‌افزارهای منابع انسانی تا سال ۲۰۲۸ به ۳۳.۵۷ میلیارد دلار برسد، با نرخ رشد سالانه ترکیبی بیش از ۱۰٪.

HRIS، سیستم HRIS، نرم‌افزار HRIS و نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی: تفاوت چیست؟

بسیاری از اصطلاحات برای HRIS وجود دارد از جمله سیستم HRIS، نرم‌افزار HRIS و نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی. اما در نهایت، همه این اصطلاحات مترادف هستند.

HRIS در کدام فانکشن‌های منابع انسانی کمک می‌کند؟

۱. مدیریت داده‌های کارکنان

مدیریت داده‌های کارکنان به جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی اطلاعات کارکنان اشاره دارد و می‌توان آن را به عنوان مهم‌ترین ویژگی هر سیستم اطلاعات منابع انسانی در نظر گرفت و دلیل استفاده بسیاری از سازمان‌ها از آن است.

این قابلیت به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا حجم کاغذها کاهش یابد، اطلاعات را به‌روز نگه دارند و قابلیت جستجو و دسترسی به اطلاعات را بهبود ببخشند.

متخصصان منابع انسانی می‌توانند با استفاده از HRIS و امضای الکترونیکی به جای اسناد کاغذی، تا ۲ ساعت از زمان مدیریت اداری را صرفه‌جویی کنند.

2. مدیریت زمان و حضور

این ماژول داده‌های زمان و حضور کارکنان را جمع‌آوری می‌کند. این داده‌ها به‌ویژه برای کارگران شیفتی موثر عمل می‌کند.

در گذشته (در برخی شرکت‌ها هنوز هم این روش وجود دارد) کارکنان معمولاً ساعات کاری خود را روی یک تکه کاغذ می‌نوشتند. سپس فرد مسئول داده‌ها را به صورت دستی در یک سیستم ردیابی وارد می‌کرد و بر اساس این داده‌ها، دستورات پرداخت ایجاد می‌شد.

در محیط کار دیجیتالی امروز، کارگران معمولاً با اثر انگشت یا با کارت‌هایی که با HRIS شرکت همگام‌سازی شده‌اند، وارد کار می‌شوند. این امر زمان دقیقی برای ورود و خروج افراد را ارائه می‌دهد و هر گونه مشکل در تأخیر به راحتی قابل شناسایی است.

۳. مدیریت پرداخت و مزایا

HRIS، فرآیند پرداخت به کارکنان یک سازمان را خودکار می‌کند. داده‌ها و اطلاعات مربوط به استخدام‌های جدید معمولاً در این ماژول وارد می‌شوند. گاهی اوقات با داده‌های زمان و حضور ترکیب می‌شوند و در پایان ماه، دستورات پرداخت ایجاد می‌شوند.

یکی دیگر از ویژگی‌های سیستم اطلاعات منابع انسانی، مدیریت مزایا است. مزایای کارکنان جنبه‌ای اساسی از جبران خدمات هستند و در این سیستم مدیریت می‌شوند.

این سیستم به عنوان یک پلتفرم متمرکز برای مدیریت برنامه‌های مختلف مزایا عمل می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد به راحتی به انتخاب‌های مزایای خود دسترسی پیدا کنند و آنها را تغییر دهند.

4. گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل

این ویژگی امکان ایجاد گزارش‌های خودکار منابع انسانی در موضوعات مختلفی مانند خروج کارکنان، غیبت، عملکرد و غیره را فراهم می‌کند. تجزیه و تحلیل این اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات بهتر در حوزه مدیریت منابع انسانی کمک‌کننده است.

این مقاله را مطالعه کنید: گزارش منابع انسانی چیست و چطور تهیه می‌شود؟ (+نمونه)

5. خدمات خودکار کارکنان

همان‌طور که در بالا ذکر شد، شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای بر این تمرکز دارند که کارکنان و سرپرستان مستقیم آنها، داده‌های خود را مدیریت کنند.

با HRIS، کارکنان می‌توانند موجودی مرخصی خود را بررسی کنند و نیازی به ارائه هیچ نوع کاغذ فیزیکی به مدیر خود ندارند. HRIS درخواست را به مدیر می‌فرستد و مدیر در سیستم، مرخصی را بررسی و تأیید می‌کند.

5 مزیت کلیدی HRIS

۱. بهبود نگهداری سوابق

HRIS به عنوان یک سیستم نگهداری سوابق عمل می‌کند که تغییرات مرتبط با کارکنان را پیگیری می‌کند. به همین دلیل، HRIS به عنوان منبع اصلی درباره داده‌های پرسنلی محسوب می‌شود. با یک HRIS، دیگر نیازی به جستجو در کمدهای بایگانی و صفحات گسترده نخواهید داشت و می‌توانید از ورود دستی داده‌ها در چندین سیستم صرف‌نظر کنید. تمامی داده‌های کارکنان در یک پایگاه داده ذخیره می‌شود، بنابراین هر اطلاعاتی که نیاز دارید به راحتی قابل جمع‌آوری، پیگیری، به‌روزرسانی و جستجو در چند ثانیه است.

2. زمان زیادی را صرفه‌جویی خواهید کرد

حتی وظایف زمان‌بر و دستی منابع انسانی می‌توانند با HRIS سریع و آسان شوند. به عنوان مثال، کارکنان به طور میانگین سالانه سه روز مرخصی گزارش نشده دارند. این ممکن است به نظر جزئی بیاید، اما با میانگین حقوق ۲۲.۱۲ دلار در ساعت، سه روز مرخصی گزارش نشده به سرعت به ۵۳۰.۸۸ دلار در سال برای هر کارمند می‌رسد.

3. فضای بیشتری برای استراتژیک‌تر بودن خواهید داشت.

با کاهش وظایف عملیاتی دستی، می‌توانید مهارت‌ها و زمان ارزشمند خود را بر روی اقدامات استراتژیک منابع انسانی مانند بهبود حفظ کارکنان، افزایش بهره‌وری تیم و شکل‌دهی به فرهنگ سازمانی، صرف کنید.

4. کارکنان شما تجربه بهتری خواهند داشت.

تعامل روان با HRIS شرکت شما می‌تواند تأثیر مثبتی بر تجربه دیجیتال کارکنان شما داشته باشد و به تبع آن، تجربه کارکنان را بهبود بخشد.

5. گزارش‌دهی شما تأثیر بیشتری خواهد داشت.

یک HRIS می‌تواند به شما کمک می‌کند داده‌های دقیق و به موقع از منابع انسانی سازمان گزارش دهید که به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرند.

این مقاله را مطالعه کنید: تجربه‌ی عملی در راه‌اندازی واحد منابع انسانی

چگونه یک HRIS انتخاب کنیم؟

انتخاب HRIS مناسب می‌تواند به نظر کار دشواری بیاید. در زیر یک نمای کلی از فرآیند پیاده‌سازی HRIS در ۶ مرحله آورده شده است:

۱. مسیر رشد خود را در نظر بگیرید

تعداد کارکنان شما یکی از مهم‌ترین عواملی است که باید هنگام انتخاب HRIS در نظر بگیرید. سیستم‌های مختلف HRIS برای اندازه‌های مختلف شرکت طراحی شده‌اند و مهم است که سیستمی را انتخاب کنید که بتواند نیازهای شما را در حال و آینده برآورده کند. کسب‌وکارهای کوچک ممکن است فقط به یک HRIS پایه برای مدیریت داده‌های کارکنان، درخواست‌های مرخصی و عملکردهای پایه حقوق و دستمزد نیاز داشته باشند.
اما اگر شما صدها یا هزاران کارمند دارید، به یک HRIS نیاز خواهید داشت که بتواند عملکردهای پیچیده‌تری مانند مدیریت مزایا و مدیریت عملکرد را انجام دهد. این سیستم‌های پیچیده‌تر معمولاً نیاز به سرمایه‌گذاری مالی بالاتری دارند.

2. جستجو کنید

بررسی کنید که ذینفعان مختلف، چه انتظاراتی از HRIS دارند. بر اساس این نیازها و پس از بررسی لیست الزامات HRIS، می‌توانید تامین‌کنندگان بالقوه را فهرست کنید.

سپس می‌توانید از این تامین‌کنندگان درخواست دمو کنید. ایده‌آل این است که در پایان این مرحله، یک تامین کننده مناسب HRIS را انتخاب کرده باشید.

3. برنامه‌ریزی و هماهنگی پیاده سازی را انجام دهید

در این مرحله، کمیته راهبری و تیم پیاده‌سازی را تشکیل دهید. کمیته راهبری معمولاً شامل نمایندگان ارشد از تامین کننده HRIS منتخب، مدیر منابع انسانی سازمان، مدیر پروژه داخلی و ترجیحاً یک کاربر ارشد از کسب‌وکار شماست.

۴. ارزیابی و تست کنید

سیستم جدید اطلاعات منابع انسانی خود را با تعدای کاربر تست کرده و بازخوردهای بهبود را ارائه دهید.

۵. آموزش دهید.

قبل از راه‌اندازی، باید برای کارکنان خود آموزش‌هایی را آماده کنید، همچنین صفحه سوالات متداول و سایر اسناد پشتیبانی را تهیه کنید.

۶. اجرا و نگهداری را پیش ببرید

پس از اینکه تمام فرآیندهای پشتیبانی شما در جای خود قرار گرفت، می‌توانید به‌طور رسمی HRIS خود را راه‌اندازی کنید. به یاد داشته باشید که به طور مداوم بازخورد جمع‌آوری کرده و مطالب آموزشی خود را مطابق با سیستم‌های در حال تحول به‌روزرسانی کنید. ارتباط مداوم و دقیق در این مرحله کلیدی است.

جمع‌بندی

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) یک سیستم نرم‌افزاری است که به مدیریت و سازماندهی اطلاعات مربوط به منابع انسانی در سازمان‌ها کمک می‌کند. این سیستم شامل پایگاه داده‌ای است که تمامی اطلاعات پرسنل، سوابق شغلی، دستمزدها، مزایا، حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد، و سایر داده‌های مرتبط با نیروی کار را ثبت و ذخیره می‌کند.

در این مقاله به چرایی و چگونگی این سیستم‌ها پرداختیم با استفاده از HRIS، فرآیندهای مربوط به مدیریت منابع انسانی، مانند جذب نیرو، آموزش کارکنان، مدیریت حقوق و مزایا، برنامه‌ریزی نیروی کار، و گزارش‌دهی، ساده‌تر و کارآمدتر می‌شوند.

منابع

https://www.aihr.com/blog/human-resources-information-system-hris/

https://www.bamboohr.com/blog/what-is-an-hris

نویسنده: سونیا جلالی

کار از راه دور در دوران پاندمی به شدت افزایش یافت. با پایان پاندمی بسیاری از مدیران معتقدند که زمان بازگشت به دفتر فرا رسیده است: مارک زاکربرگ اعلام کرده که مهندسان در دفتر، کار بیشتری انجام می‌دهند؛ رئیس منابع انسانی گوگل به تازگی به کارکنان گفته است که حضور در دفتر در ارزیابی عملکرد تاثیر خواهد داشت. حتی مدیر ارشد Zoom نیز می‌خواهد کارکنان دو روز در هفته به طور حضوری در دفتر باشند.

از سوی دیگر محبوبیت دورکاری در بین کارکنان بیشتر شده است. شواهد نشان می‌دهد که کار از خانه به طور متوسط به اندازه یک افزایش حقوق ۸٪ برای کارکنان ارزش دارد.

در این مقاله، به بررسی چالش‌های کار از راه دور و فرصت‌های آن خواهیم پرداخت. همچنین به استراتژی‌هایی برای غلبه بر این چالش‌ها و دیدگاهی نسبت به آینده کار از راه دور اشاره خواهیم کرد.

دورکاری چیست؟

دورکاری یا کار از راه دور (Remote Work)، به تنظیمات کاری اشاره دارد که در آن کارکنان می‌توانند وظایف شغلی خود را از مکانی خارج از محیط اداری سنتی انجام دهند. این مکان می‌تواند خانه، فضاهای کاری مشترک، یا هر مکان مناسبی باشد. با پیشرفت فناوری و ارتباطات، کار از راه دور هم برای کارکنان و هم برای کارفرمایان، به‌طور فزاینده‌ای عملی و جذاب شده است.

در حالی که بسیاری از مشاغل می‌توانند به‌صورت دورکاری انجام شوند، همه نقش‌ها برای این نوع کار مناسب نیستند. مشاغلی که به حضور فیزیکی یا تجهیزات تخصصی نیاز دارند، ممکن است برای دورکاری مناسب نباشند. با این حال، پیشرفت‌های فناوری به گسترش دورکاری در صنایع مختلف کمک می‌کند.

دورکاری به روایت اعداد و ارقام

در مورد دورکاری مطالعات مختلفی انجام شده است، در ادامه برخی از آن‌ها را با هم مرور می‌کنیم.

• مطالعاتی که در سال‌های 2021 و 2022 در دانشگاه استنفورد انجام شد، نشان داد که اگر کارمندان تنها دو روز در هفته دورکار باشند، نرخ استعفا 35 درصد و میزان غیبت 12 درصد کاهش پیدا می‌کند.
• در مطالعه‌ای در سال 2020 روی بیش از 61 هزار کارمند مایکروسافت، مشخص شد که دورکاری می‌تواند باعث انزوای بیشتر افراد شود.
• بر اساس مطالعه‌ای در سال 2021 توسط مؤسسهADP شصت و چهار درصد از کارکنان گفته بودند که اگر بازگشت تمام‌وقت به محل کار الزامی شود، به دنبال شغل جدید خواهند بود.
• 65٪ از کارکنان تمایل دارند تمام مدت به صورت دورکاری کار کنند و 32٪ نیز ترجیح می‌دهند یک برنامه ترکیبی داشته باشند که ترکیبی انعطاف‌پذیر از کار از راه دور و فرصت‌های همکاری حضوری است.
• 35٪ از کارکنان دورکار احساس می‌کنند که وقتی به‌طور کامل دورکار هستند، بهره‌وری بیشتری دارند که می‌تواند به دلیل کاهش زمان رفت‌وآمد، کاهش حواس‌پرتی‌های حضوری یا ایجاد محیط کاری مناسب برای خود باشد.
• براساس نظرسنجی PwC در سال 2020، کارمندان با کمتر از پنج سال سابقه، اشتیاق بیشتری برای حضور در دفتر کار دارند و بهره‌وری خود را حین دورکاری کمتر می‌دانند.
• 71٪ از کارکنان دورکار می‌گویند که کار از راه دور به تعادل کار و زندگی‌شان کمک می‌کند.
• 69٪ از کارکنان دورکار از فرسودگی ناشی از استفاده بیش از حد از ابزارهای ارتباط دیجیتال رنج می‌برند. جریان مداوم ارتباطات دیجیتال می‌تواند منجر به خستگی ذهنی شود.
• علی‌رغم افزایش پیوسته کار از راه دور، اکثر نیروی کار (59.1 درصد) همچنان در دفاتر مشغول به کار هستند. این درصد نشان می‌دهد که در حالی که کار از راه دور در حال افزایش است، کار حضوری سنتی هنوز منسوخ نشده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

فرصت‌ها و مزایای دورکاری

کار از راه دور فرصت‌های زیادی را برای کارکنان و کارفرمایان فراهم می‌کند. بیایید به برخی از این فرصت‌ها نگاهی بیندازیم.

انعطاف‌پذیری و یکپارچه‌سازی کار و زندگی

کار از راه دور انعطاف‌پذیری بی‌نظیری را ارائه می‌دهد که به افراد اجازه می‌دهد برنامه کاری خود را متناسب با تعهدات شخصی طراحی کنند. این انعطاف‌پذیری به افراد اجازه می‌دهد زمان بیشتری را برای خانواده، سرگرمی‌ها و توسعه شخصی اختصاص دهند.

 دسترسی به نیروی کار جهانی

کار از راه دور موانع جغرافیایی را از میان برمی‌دارد و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که به نیروی کار جهانی دسترسی پیدا کنند.

کاهش هزینه‌ها برای کارکنان و کارفرمایان

کار از راه دور می‌تواند منجر به صرفه‌جویی‌های قابل‌توجهی شود. کارکنان در هزینه‌های رفت‌وآمد، لباس کار و غذا صرفه‌جویی می‌کنند، در حالی که کارفرمایان از کاهش هزینه‌های نگهداری فضاهای اداری بهره‌مند می‌شوند.

چالش‌های دورکاری

در حالی که کار از راه دور مزایای بسیاری دارد، چالش‌های خاص خود را نیز به همراه دارد. درک و رسیدگی به این چالش‌ها برای اجرای موفقیت‌آمیز دورکاری ضروری است.

حفظ بهره‌وری

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های دورکاری حفظ بهره‌وری است. وقتی کارکنان در محیط سنتی دفتر کار نمی‌کنند، تمرکز و انگیزه داشتن می‌تواند سخت باشد. علاوه بر این، کارکنان دورکار ممکن است احساس انزوا و جداافتادگی از همکارانشان کنند که این مسئله می‌تواند به احساس تنهایی و بی‌انگیزگی منجر شود.

مسائل ارتباطی و همکاری

یکی دیگر از چالش‌های دورکاری مدیریت ارتباطات است. کار از راه دور ممکن است منجر به احساس انزوا و کاهش فرصت‌های همکاری شود. ایجاد روابط و تقویت فرهنگ تیمی قوی در غیاب نزدیکی فیزیکی دشوارتر می‌شود.

زمانی که کارکنان در یک دفتر حضور فیزیکی ندارند، ممکن است احساس کنند که شنیده نمی‌شوند یا ارزشمند نیستند که این مسئله می‌تواند به احساس ناامیدی و دلخوری منجر شود.

کار از راه دور به ابزارها و پلتفرم‌های دیجیتال برای تسهیل ارتباط متکی است که ممکن است منجر به سوءتفاهم‌ شود. همکاری در پروژه‌ها به‌صورت دورکاری نیز می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، زیرا هماهنگی و اطمینان از همکاری سخت‌تر می‌شود.

53٪ از کارکنان دورکار گزارش می‌دهند که احساس می‌کنند برقراری ارتباط با همکاران‌شان دشوارتر است.

حفظ تعادل بین کار و زندگی

با وجود اینکه کار از راه دور انعطاف‌پذیری را ارائه می‌دهد، ممکن است مرزهای بین کار و زندگی شخصی را محو کند. عدم وجود جدایی مشخص بین این دو حوزه می‌تواند منجر به ساعات کاری طولانی‌تر و دشواری در قطع ارتباط با وظایف شغلی شود. دستیابی و حفظ تعادل سالم بین کار و زندگی به چالشی اساسی برای کارمندان دورکار تبدیل می‌شود.

وابستگی به فناوری

کار از راه دور به شدت به فناوری برای تسهیل ارتباط، همکاری و مدیریت وظایف وابسته است. مسائل فنی، مانند قطعی اینترنت یا خرابی نرم‌افزار، می‌تواند جریان کار را مختل کند و بهره‌وری را کاهش دهد.

مدیران درباره دورکاری چه می‌گویند؟

برکن دَرِل، مدیرعامل لاجیتک معتقد است که سازمان باید یک محیط کاری جذاب بسازد که کارکنان خود به خود تمایل به حضور در آن داشته باشند. او پیشنهاد می‌کند که سازمان باید اتاق‌های مجهز برای همکاری‌های چندنفره و فضاهایی برای جلسات فراهم کند که کارکنان بتوانند تجربه‌ای مناسب داشته باشند. همچنین، باید انعطاف‌پذیری را برای تیم‌های مختلف حفظ کند و ارتباطات شفاف داشته باشد.

کاتارینا برگ، مدیر ارشد منابع انسانی اسپاتیفای پیشنهاد می‌کند که سازمان مدل کاری توزیع‌شده‌ای را اتخاذ کند، که به کارکنان اجازه می‌دهد از هر نقطه‌ای از جهان کار کنند. او معتقد است که محل انجام وظایف اهمیتی ندارد و وظیفه اصلی هر فرد همان کارش است، نه موقعیت جغرافیایی. اسپاتیفای نیز از سال 2021 این مدل را به کار گرفته و نتایج مثبتی دیده است.

چند راه‌حل برای اثربخشی دورکاری

1. سیاستی روشن برای دورکاری تدوین کنید

این سیاست باید انتظارات شما از کارکنان دورکار را مشخص کند، مانند ساعاتی که باید کار کنند و وظایفی که باید انجام و تحویل دهند.

2. ابزارها و منابع مناسب را فراهم کنید

کارکنان دورکار به ابزارها و منابع مناسب نیاز دارند تا موفق باشند، از جمله یک لپ‌تاپ، اتصال اینترنت قابل اعتماد و دسترسی به نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس.

3. جلسات منظم برقرار کنید

مهم است که به طور منظم با کارکنان دورکار جلسات یک به یک برگزار کنید، درباره پیشرفت آن‌ها صحبت و به نگرانی‌هایشان رسیدگی کنید.

4. از فناوری برای ارتباط مداوم استفاده کنید

فناوری‌هایی وجود دارد که می‌تواند به شما در حفظ ارتباط با کارکنان دورکار کمک کند، مانند نرم‌افزارهای کنفرانس ویدئویی و پیام‌رسان‌های فوری.

5. انعطاف‌پذیر باشید

دورکاری نیازمند انعطاف‌پذیری از سوی هر دو طرف، یعنی کسب‌وکار و کارکنان است. آماده باشید تا انتظارات و شرایط کاری خود را در صورت نیاز تغییر دهید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: هوش مصنوعی در منابع انسانی چیست؟ مثال‌ها و نحوه استفاده

آینده کار از راه دور

مدل‌های کاری ترکیبی

احتمالاً مدل‌های کاری ترکیبی که ترکیبی از کار حضوری و کار از راه دور هستند، در آینده بیشتر رایج خواهند شد. شرکت‌ها ممکن است یک رویکرد منعطف را اتخاذ کنند که به کارمندان اجازه دهد چند روز در هفته به‌صورت دورکار فعالیت کنند و در عین حال فرصت‌هایی برای همکاری حضوری و تعامل رو در رو فراهم کنند. این مدل به تعادل بهتر بین نیازهای کاری و تمایل به تعامل حضوری کمک می‌کند.

پیشرفت‌های فناوری در پشتیبانی از دورکاری

پیشرفت‌های فناورانه همچنان چشم‌انداز کار از راه دور را شکل خواهند داد. نوآوری در زمینه‌هایی مانند واقعیت مجازی (VR)، واقعیت افزوده (AR)، و ابزارهای همکاری دیجیتال، تعاملات تیم‌های دورکار را بهبود می‌بخشد و آن‌ها را به تجربه‌ای غنی‌تر و واقع‌گرایانه‌تر تبدیل می‌کند. همچنین هوش مصنوعی (AI) می‌تواند کارهای تکراری را خودکار کند و زمان بیشتری را برای کارهای خلاقانه و استراتژیک فراهم آورد.

تحول فضاهای کاری و زیرساخت‌های دورکاری

کار از راه دور منجر به تغییرات در طراحی فضاهای کاری فیزیکی خواهد شد. دفاتر ممکن است بیشتر بر فعالیت‌های مشترک و جلسات تیمی متمرکز شوند و نیاز به ایستگاه‌های کاری اختصاصی کمتر شود. همچنین زیرساخت‌های دورکاری بهبود خواهد یافت و ارتباطات اینترنتی سریع‌تر و ابزارهای دیجیتال پیشرفته‌تری برای پاسخگویی به نیازهای کار از راه دور ارائه خواهند شد.

تأثیر کار از راه دور بر بازار کار

کار از راه دور فرصت‌های شغلی جدیدی را برای افرادی که به دلایل جغرافیایی محدود بوده‌اند، فراهم می‌کند. این تغییر ممکن است منجر به رقابتی‌تر شدن بازار کار شود زیرا شرکت‌ها به نیروی کار جهانی دسترسی خواهند داشت. کارفرمایان باید فرآیندهای استخدام و معرفی کارکنان را متناسب با شناسایی و جذب نیروی دورکار تطبیق دهند.

دانلود گزارش

اگر به این موضوع علاقمند هستید می‌توانید برای مطالعه بیشتر گزارش دیلویت را از لینک زیر دانلود کنید.

dttl_global_tax_remote_work_survey_FI

سخن پایانی

در آینده نزدیک، کار از راه دور افزایش خواهد یافت به این دلیل  که کارکنان آن را دوست دارند.  اما نگرانی‌ها در مورد اینکه کار از راه دور ممکن است بهره‌وری را کاهش دهد چه؟

شرکت‌ها و رهبران آنها باید به‌طور جدی مزایای کار از راه دور را بررسی و استراتژی مناسب سازمان خود را طراحی کنند.

در حالی که میزان کار از راه دور در آینده همچنان نامشخص است، احتمال کمی وجود دارد که شاهد بازگشت گسترده به دفتر باشیم. فناوری‌های دورکاری، بهتر خواهند شد و کارکنان به سمت شرکت‌هایی با سیاست‌های انعطاف‌پذیرتر جذب خواهند شد.

منابع

https://medium.com/illumination/the-future-of-remote-work-challenges-and-opportunities-e9ef6eaa129a

https://hbr.org/2023/01/case-study-should-some-employees-be-allowed-to-work-remotely-even-if-others

https://hbr.org/2023/08/survey-remote-work-isnt-going-away-and-executives-know-it

https://www.forbes.com/advisor/in/business/remote-work-statistics/

نویسنده: سونیا جلالی

بهبود وضعیت مدیریت منابع انسانی سازمان با شناخت و داشتن تصویر درست و شفاف از وضع موجود آغاز می‌شود، در حوزه مدیریت منابع انسانی مدیران و صاحبان سازمان‌ها، نیاز دارند که بدانند شرکتشان در چه سطحی است؟ و برای آینده چه باید بکنند؟

یکی از مهم‌ترین وظایف متخصصان حرفه‌ای منابع انسانی در هر سازمان، ارزیابی مداوم و دوره‌ای فرایندهای منابع انسانی است. این ارزیابی باید با استفاده از ابزارهای مناسب و جمع‌آوری داده‌ها از منابع مختلف، انجام شود تا مشکلات و نقاط ضعف این سیستم شناسایی شوند. این فرآیند  تصویری جامع از عملکرد بخش‌های مختلف منابع انسانی را ارائه می‌دهد، نقاط ضعف و زمینه‌های قابل بهبود را نیز روشن کرده و متخصصان منابع انسانی و مدیران را در اتخاذ تصمیم‌های صحیح و اولویت‌بندی اقدامات یاری می‌کند. چک‌لیستی که در اختیار دارید، بر پایه مدل‌های بلوغ مدیریت منابع انسانی تدوین شده و 10 حوزه اصلی مدیریت منابع انسانی را مورد ارزیابی و بررسی قرار می‌دهد. شما می‌توانید با الگوگیری از این چک لیست عارضه‌یابی و ارزیابی وضع موجود مدیریت منابع انسانی را در سازمانتان انجام داده و بر اساس نتایج ارزیابی وضع موجود اقدامات بهبود موثری را طراحی کنید.

چک لیست ارزیابی وضع موجود مدیریت منابع انسانی

بخش اول: اهداف و استراتژی‌های منابع انسانی

• آیا اهداف منابع انسانی با اهداف کلی سازمان همسو و مرتبط هستند؟
• آیا واحد منابع انسانی در تدوین استراتژی‌ها و اهداف سازمانی نقش دارد؟
• آیا کارکنان واحد منابع انسانی به طور کامل از اهداف و استراتژی‌های شرکت آگاهی دارند؟
• آیا استراتژی منابع انسانی تدوین شده است؟
• آیا برنامه‌های منابع انسانی به صورت منسجم و هماهنگ با استراتژی سازمان تنظیم می‌شوند و به صورت جزیره‌ای نیستند؟
• آیا برنامه‌های منابع انسانی به طور منظم بازبینی شده و برنامه‌های بهبود تدوین می‌شوند؟
• آیا شاخص‌های ارزیابی پیشبرد اهداف و استراتژی‌های منابع انسانی تعریف شده است؟

بخش دوم: تجزیه و تحلیل و طراحی مشاغل

• آیا سند تجزیه و تحلیل شغل(شرح وظایف و شرایط احراز) برای همه مشاغل به درستی و به طور کامل تدوین شده است؟
• آیا شایستگی‌های شغلی تدوین شده است؟
• سند تجزیه و تحلیل شغل در بازه‌های زمانی مشخص به‌روز آوری می‌شود؟
• آیا وظایف و مسئولیت‌های مشاغل بدون تداخل با هم هستند؟
• آیا دستورالعمل تهیه و به روزآوری تجزیه و تحلیل مشاغل موجود است؟
• آیا مشاغل موجود با اهداف، مأموریت و ساختار سازمانی شرکت مطابقت دارند؟
• آیا شرح مشاغل به کارکنان ابلاغ شده است و از آن آگاهی دارند؟

بخش سوم: برنامه‌ریزی منابع انسانی

• آیا پیش‌بینی نیروی انسانی در سازمان با اهداف استراتژیک همخوانی دارد؟
• اطلاعات نیروی انسانی موجود در سیستم اطلاعاتی ثبت می‌شود؟
• آیا برآورد نیروی انسانی مورد نیاز از لحاظ کمی و کیفی انجام می‌شود؟
• آیا کیفیت و کمیت نیروی انسانی فعلی به دقت ارزیابی و ثبت می‌شود؟
• آیا دستورالعمل برنامه‌ریزی نیروی انسانی در سازمان تدوین شده است؟

بخش چهارم: کارمندیابی، جذب و استخدام نیرو

• آیا در زمینه برند کارفرمایی و تعریف ارزش پیشنهادی کارفرما اقدامی صورت گرفته است؟
• آیا برای جذب نیرو از روش‌های مختلف کارمندیابی مانند اینترنت، معرف‌ها و آگهی استفاده می‌شود؟
• آیا معیارهای انتخاب و استخدام نیرو بر اساس شرایط احراز و شایستگی‌های لازم تنظیم شده است؟
• آیا مصاحبه‌ها ساختاریافته است و بر اساس اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل و شایستگی‌ها انجام می‌شود؟
• آیا از تست‌ها و آزمون‌های استاندارد و مشخص برای فرآیند کارمندیابی و استخدام استفاده می‌شود؟
• چه کسی غربالگری اولیه رزومه‌ها را انجام می‌دهد؟ چه کسی داوطلبان را برای مصاحبه انتخاب می‌کند؟ و آیا مصاحبه کننده‌ها آموزش دیده‌اند؟
• آیا شاخص‌های کلیدی فرایند استخدام تعریف شده و پایش می‌شوند؟
• از ATSدر سازمان استفاده می‌شود؟
• آیا فرآیند جامعه پذیری نیروهای استخدام شده با محیط سازمان به خوبی انجام می‌شود؟
• آیا دستورالعمل‌های اجرایی برای جذب و استخدام در شرکت وجود دارد و کامل است؟
• آیا پست‌های خالی سازمانی که نیازمند جذب نیرو هستند، به کارکنان داخلی اعلام می‌شود؟
• آیا مصاحبه‌های خروج از خدمت انجام و داده‌های آن تحلیل می‌شود؟

بخش پنجم: جبران خدمات (حقوق و مزایا و پاداش)

• آیا معیارهای شفاف، منصفانه و مشخصی برای جبران خدمات کارکنان وجود دارد؟
• آیا بازار جبران خدمات بنچ مارک می‌شود و سیستم جبران خدمات نسبت به سازمان‌های مشابه رقابتی است؟
• بین جبران خدمات و ارزشیابی مشاغل همخوانی وجود دارد؟
• طبقه‌بندی و ارزیابی مشاغل به درستی انجام شده است؟
• آیا فرآیند بازنگری حقوق و مزایا به شکل دوره‌های انجام می‌شود؟
• پرداخت‌ها و پاداش‌ها براساس عملکرد، تخصص، تحصیلات و تجربه انجام می‌شود؟
• بسته‌های رفاهی متناسب با نیازهای کارکنان تهیه شده‌اند؟
• کارکنان از نحوه تعیین حقوق و مزایای خود آگاه هستند؟
• آیا حقوق و مزایا به موقع پرداخت می‌شود؟
• آیا برنامه‌های غیرمادی برای تقدیر از کارکنان به خوبی طراحی و اجرا می‌شوند؟
• دستورالعمل‌های اجرایی برای حقوق و مزایا در شرکت وجود دارد و کامل است؟

بخش ششم: آموزش و توسعه منابع انسانی

• بین شرح مشاغل، وظایف و دوره‏‌های آموزشی ارتباط منطقی وجود دارد.
• آیا دوره‌های آموزشی اولیه پس از استخدام در شرکت برگزار می‌شود؟
• برای ارزیابی نیازهای آموزشی کارکنان، از روش‌های علمی و مدرن استفاده می‌شود؟
• آیا کارکنان به طور فعال در دوره‌های آموزشی شرکت می‌کنند؟
• آیا نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان، در شناسایی نیازهای آموزشی به کار گرفته می‌شود؟
• آیا روش‌های مدرن و متنوعی برای آموزش و توانمندسازی کارکنان به کار گرفته می‌شود؟
• آیا شاخص‌های کلیدی فرایند آموزش تعریف شده و پایش می‌شوند؟
• ارزیابی اثربخشی آموزش با مدل‌های علمی مورد پایش قرار می‌گیرد؟
• آیا سوابق آموزشی افراد نگهداری شده و در برنامه‌های توسعه شغلی مورد استفاده قرار می‌گیرد؟
• دستورالعمل‌های اجرایی برای فرایند آموزش کارکنان در شرکت وجود دارد و کامل است؟

بخش هفتم: مدیریت عملکرد کارکنان

• آیا دستورالعمل‌های اجرایی برای مدیریت عملکرد در شرکت وجود دارد و کامل است؟
• آیا فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان، بر اساس مدل‌های علمی انجام می‌شود؟
• آیا فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان، بر اساس شاخص‌های مشخص و عینی انجام می‌شود؟
• آیا نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان، به آن‌ها اعلام و بازخورد داده می‌شود؟
• گفتگوهای عملکردی با هدف بهبود عملکرد بین مدیران و کارکنان برگزار می‌شود؟
• آیا از نتایج ارزیابی عملکرد، برای شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه‌ای کارکنان استفاده می‌شود؟
• آیا عملکرد کارکنان در دوره‌های مشخص زمانی مورد ارزیابی قرار می‌گیرد؟
• شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان، با اهداف و استراتژی‌های سازمان همخوانی دارد؟
• از نرم‌افزار برای فرایند مدیریت عملکرد استفاده می‌شود؟

بخش هشتم: سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

• • آیا فرایندهای مدیریت منابع انسانی، الکترونیکی شده‌اند؟
  • سیستم اطلاعاتی منابع انسانی وجود دارد و داده‌های مرتبط با کارکنان ثبت و نگهداری می‌شود؟
  • آیا نظام یکپارچه سیستم‏های اطلاعاتی و ارتباطی در حوزه مدیریت منابع انسانی وجود دارد؟
  • پایش و شناسایی فناوری‏‌های نوین به منظور به کارگیری در فرایندهای مختلف مدیریت منابع انسانی وجود دارد؟
  • داده‌ها پایش شده و در تصمیم گیری‌های منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرند؟

این مقاله را مطالعه کنید: HRIS سیستم اطلاعاتی منابع انسانی چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟

بخش نهم: ایمنی و سلامت کارکنان

• • • آیا برنامه‌های مشخصی برای پایش و ارتقای سلامت و ایمنی کارکنان وجود دارد؟
    • آیا آمار حوادث کاری ثبت شده و برنامه‌های پیشگیرانه‌ای برای جلوگیری از وقوع آن‌ها تنظیم می‌شود؟
    • آیا اطلاعاتی درباره میزان ابتلای کارکنان به بیماری‌های اصلی و مهم در دسترس است؟
    • آیا ارزیابی ریسک‌ها و خطرات مربوط به گروه‌های شغلی مختلف انجام می‌شود؟
    • آیا آزمایش‌های دوره‌ای برای سنجش سلامت جسمی و روانی کارکنان انجام می‌شود؟

بخش دهم: مدیریت استعدادها و جانشین پروری

• • • آیا مشاغل کلیدی در سازمان شناسایی شده‌اند؟
    • دستورالعمل شناسایی و توسعه استعدادها و جانشین پروری در سازمان وجود دارد؟
    • از جانشينان پرورش یافته برای جانشینی در پست‌‏های کلیدی استفاده می‌‏شود؟
    • کارکنان از مسیرهای پیشرفت شغلی آگاه هستند و برای توسعه شغلی آماده می‏‌شوند؟
    • فرایند جانشین پروری با فرایندهای آموزش، جبران خدمات و ارزیابی عملکرد ارتباط دارد؟
    • برنامه‏‌های مدونی برای پرورش مدیران و نیروهای کلیدی آینده وجود دارد؟

سخن پایانی

کلید توسعه سازمان‌ها توسعه کارکنان آن است و برای توسعه کارکنان بایستی برنامه داشت و این برنامه را از طریق ایجاد سیستم‌ها و زیرسیستم‌های توسعه منابع‌انسانی اجرا نمود، لذا قبل از تدوین هر سیستم و اقدامی در حوزه مدیریت منابع انسانی لازم است شناخت صورت گرفته و سپس به دنبال تهیه و اجرای سیستم‌ها و راه حل‌ها رفت. این شناخت صحیح و به موقع، این امکان را به مدیران می‌دهد که همواره از مسایل و مشکلات جاری سازمان خود مطلع باشند و از حاد شدن آن جلوگیری نمایند. چک لیستی که در این مقاله ارائه شد می‌تواند به شما در شناخت و ارزیابی وضع موجود مدیریت منابع انسانی کمک کند.

اگر به توسعه دانش حرفه‌ای خود در حوزه مدیریت منابع انسانی علاقه‌مند هستید دوره جامع مدیریت منابع انسانی را مشاهده فرمایید.

نویسنده: سونیا جلالی

Glassdoor هر ساله کارفرمایان را بر اساس نظرات کارکنان رتبه‌بندی و نتایج آن را در قالب بهترین شرکت‌ها برای کار کردن منتشر می‌کند. در این مقاله نتایج رتبه‌بندی 10 شرکت برتر برای کار کردن در سال ۲۰۲۴ را مشاهده می‌کنید.

نکته قابل تامل در این گزارش این است که بسیاری از کارمندان، علاوه بر مزایای دیگر، به توافق‌نامه‌های کاری منعطف (flexible work arrangements) اشاره می‌کنند. آنها همچنین از رهبری شفاف در سازمان‌های خود راضی هستند.

در یک نگاه کارمندان می‌خواهند برای شرکت‌هایی کار کنند که اولویت آنها شفافیت رهبری، انعطاف‌پذیری و رشد باشد.

کلید موفقیت شرکت‌های برتر اولویت دادن به بازخورد کارکنان و تأیید نظرات آنها است به گونه‌ای که احساس حمایت، شنیده شدن و ارزشمندی را به آنها القا کند.

10 شرکت برتر بر اساس رتبه‌بندی Glassdoor

1. Bain & Company

• رتبه‌بندی: 4.8
• صنعت: مشاوره
• نظرات کارمندان: “یکی از حامی‌ترین و مشارکتی‌ترین محیط‌هایی است که تا به حال در آن کار کرده‌ام. Bain واقعاً به کارکنان خود ارزش می‌دهد و به شدت در توسعه آنها سرمایه‌گذاری می‌کند، مثل ارائه برنامه‌های آموزشی گسترده و ارائه فرصت‌هایی برای کار بر روی پروژه‌هایی با تاثیر بالا.”

2. NVIDIA

• رتبه‌بندی: 4.7
• صنعت: فناوری
• نظرات کارمندان: “فرهنگ کاری، مشارکتی، مبتنی بر تیم، اصیل و فراگیر است. مدیران و رهبران در ارتباطات خود شفاف هستند؛ واقعاً به فکر کارمندان خود هستند.” “هنوز هم حمایت زیادی برای دورکاری وجود دارد. کارکنان حدود 3 روز در هفته به دفتر می‌آیند و این برای بسیاری از افراد مطلوب است.”

3. ServiceNow

• رتبه‌بندی: 4.6
• صنعت: فناوری
• نظرات کارمندان: “رهبری، انعطاف‌پذیری، مزایا، فرهنگ، حقوق، کار و هم تیمی‌های عالی! من از یک شرکت بزرگ دیگر با محصولات مشابه آمدم و هرگز فکر نمی‌کردم آن شرکت را ترک کنم. با این حال، فرهنگ ServiceNow، کارمندان عالی، رهبری، فرصت‌ها و حقوق، این تغییر را آسان کرد!”

4. MathWorks

• رتبه‌بندی: 4.6
• صنعت: فناوری
• نظرات کارمندان: “یکی از ویژگی‌های بارز MathWorks نیروی کار با استعداد و حامی آن است.” “احساس همبستگی تیمی و توانایی یادگیری از همکاران فضایی مثبت و انگیزشی ایجاد می‌کند.”

این مقاله را هم مطالعه کنید: مدیران جدید به چه آموزش‌هایی نیاز دارند؟

5. Procore Technologies

• رتبه‌بندی: 4.6
• صنعت: فناوری
• نظرات کارمندان: “تیم بسیار حامی و همراهی دارد، همه مسئولیت کار خود را بر عهده می‌گیرند و اعتماد زیادی در سازمان وجود دارد.” “وقتی نگرانی یا چالشی را مطرح می‌کنید، آن را جدی می‌گیرند.”

6. In-N-Out Burger

• رتبه‌بندی: 4.6
• صنعت: رستوران‌ها، بارها و خدمات غذایی
• نظرات کارمندان: “آنها واقعاً به کارمندان خود اهمیت می‌دهند. مزایا شگفت‌انگیز است. فرصت‌های پیشرفت همیشه مورد استقبال قرار می‌گیرد و مدیریت آن را تشویق می‌کند.” “این شرکت بر کار تیمی تأکید دارد و کارکنان با همکاران خود احساس همبستگی می‌کنند.”

7. VMware

• رتبه‌بندی: 4.5
• صنعت: فناوری
• نظرات کارمندان: “این شرکت فرهنگ ارتباطات باز را پرورش می‌دهد و به کارمندان امکان می‌دهد به طور موثر همکاری کنند و راه حل‌های نوآورانه ارائه دهند.” “خدمات رایگان سلامت روان، کمک هزینه رفاه و برنامه‌ریزی و حمایت از خانواده از مزایای این شرکت است.”

8. Deltek

• رتبه‌بندی: 4.5
• صنعت: فناوری
• نظرات کارمندان: “رهبری تأکید زیادی بر فرهنگ کارکنان دارد. من هر روز احساس توانمندی و ارزشمندی می‌کنم. این شرکت به دلیل تعادل عالی بین کار و زندگی و این که واقعاً افراد را در اولویت قرار می‌دهد عالی است.”

9. 2020 Companies

• رتبه‌بندی: 4.5
• صنعت: مشاوره
• نظرات کارمندان: “آنها واقعاً به کارمندان خود اهمیت می‌دهند و فرصت‌های زیادی برای پیشرفت وجود دارد.” “درک این نکته که خانواده و تعادل کار و زندگی در اولویت است.”

10. Fidelity Investments

• رتبه‌بندی: 4.5
• صنعت: امور مالی
• نظرات کارمندان: “مزایا: مرخصی استعلاجی با حقوق علاوه بر مرخصی با حقوق. مدیران زندگی شخصی شما را درک می‌کنند. توسعه شغلی عالی است و به سرعت ارتقا پیدا می‌کنید.”

نکات پایانی

1- اگر به نظرات کارکنان شرکت‌های حاضر در این رتبه‌بندی دقت کنید موضوعاتی مثل امکان کار انعطاف‌پذیر، تعادل کار و زندگی، فرصت‌های رشد و یادگیری، مزایای جانبی و مدیران حامی بیشترین اهمیت را برای کارکنان دارد. موضوعاتی که می‌تواند مبنای ما در طراحی ارزش پیشنهادی کارفرما(EVP) قرار گیرد.

2-کلید ایجاد “بهترین مکان برای کار کردن” رضایت کارمندان است نه تبلیغات برند کارفرمایی. برندگان لیست بهترین مکان‌های کاری Glassdoor ممکن است متفاوت به نظر برسند و از صنایع مختلفی باشند، اما همه آنها یک وجه مشترک دارند: کارمندانشان آنها را تأیید می‌کنند.

3- گام‌هایی که شما برای تبدیل شدن به یک شرکت مطلوب برای برای کار کردن باید بردارید، به احتمال زیاد بسته به شرکت شما متفاوت خواهد بود اما خلق یک تجربه مثبت برای کارکنان در قلب ماجرا قرار دارد.

4- Glassdoor تخمین می‌زند که 95 درصد از کاندیداهای بالقوه می‌گویند که برند کارفرمایی یک سازمان عامل مهمی در تصمیم‌گیری برای دادن درخواست شغل در آنجاست. همچنین با در نظر گرفتن توسعه‌ی روزافزون شبکه‌های اجتماعی چه بخواهید و چه نخواهید برند کارفرمایی شما در معرض دید همگان قرار دارد و اگر برای طراحی و ایجاد برند کارفرمایی مورد نظرتان اقدام نکنید دیگران این کار را برایتان انجام خواهند داد.

اگر به موضوع برند کارفرمایی علاقه‌مند هستید دوره آموزشی طراحی و اجرای برند کارفرمایی به شما دانش و مهارت لازم برای پیاده‌سازی این فرایند را می‌دهد.

منابع

https://www.glassdoor.com/blog/best-places-to-work-revealed/

نویسنده: سونیا جلالی

ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از سخت‌ترین و چالشی‌ترین حوزه‌های مدیریت منابع انسانی است.

تحقیقات مرسر نشان می‌دهد که هر مدیر به طور متوسط 200 ساعت در سال را صرف ارزیابی عملکرد می‌نماید. اما با این وجود نتایج چندان جالب نیست و کارکنان از جلسات ارزیابی عملکرد متنفرند. در عین حال ارزیابی عملکرد کارکنان در صورت استفاده کامل، مزایای بی‌شماری را نظیر افزایش بهره‌وری و تعلق کارکنان به همراه دارد.

در این مقاله یک راهنمای کامل در خصوص ارزیابی عملکرد کارکنان ارئه دادیم. این راهنما دانش مورد نیاز برای انجام ارزیابی‌های دقیق عملکرد به همراه نمونه فرم‌های ارزیابی عملکرد را در اختیار شما قرار می‌دهد. پس بیایید شروع کنیم!

ارزیابی عملکرد چیست؟

ارزیابی عملکرد (Performance Appraisals) یک فرآیند رسمی و منظم است که عملکرد کلی یک کارمند و سهم وی را در عملکرد شرکت ارزیابی می‌کند. به عبارت دیگر ارزیابی عملکرد، عملکرد موفق یا ناموفق کارکنان را در مقایسه با معیارهای از پیش تعریف شده نشان می‌دهد.

ارزیابی عملکرد را می توان این گونه تعریف کرد: ارزیابی عملکرد کنونی یا گذشته فرد با توجه به معیارهای تعریف شده

ارزیابی‌ عملکرد معمولاً یک یا دو بار در سال و در ابتدا و حدود نیمه سال انجام می‌گیرد. جلسات ارزیابی عملکرد، رسمی هستند که در آنها مدیر مستقیم یا سرپرست، عملکرد کارمند را در وظایف اصلی و مسئولیت‌های او ارزیابی می‌کند.

ارزیابی عملکرد اختصاص زمان مشخصی برای ارزیابی عملکرد شغلی، بستری برای ارائه بازخورد، شناسایی فرصت‌های رشد و توسعه و کمک به تعریف افزایش حقوق و پاداش کارکنان است.

بخش منابع انسانی (HR) معمولاً مسئولیت تدوین فرآیند ارزیابی عملکرد را بر عهده دارد و مدیران آن را اجرا می‌کنند. مشارکت فعال کارکنان و مدیران به منظور تحقق نتایج اثربخش ضروری است.

تفاوت بین مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد شامل تمام تعاملات بین کارمندان و سرپرستان است که به بهبود عملکرد کمک می‌کند. در مقابل، ارزیابی عملکرد تنها بخشی از چرخه مدیریت عملکرد است. (گام سوم شکل زیر: ارزیابی عملکرد و ارائه بازخورد)

چرا ارزیابی عملکرد کارکنان مهم است؟

 اهمیت ارزیابی عملکرد را می‌توان در تأثیری که بر نتایج سازمان می‌گذارد مشاهده کرد، از جمله:

تسهیل رشد و پیشرفت کارکنان

ارزیابی عملکرد به کارکنان این امکان را می‌دهد تا فرصت‌های پیشرفت شغلی و مسیرهای ارتقا را شناسایی کنند.

تقویت تعهد و نگهداشت کارکنان

دریافت بازخورد سازنده و مشاهده فرصت‌های رشد در درون سازمان به حفظ کارکنان کمک و آنها را به ماندن طولانی‌تر در سازمان ترغیب می‌کند.

کاهش شکاف مهارتی و تقویت عملکرد سازمان

سازمان‌ها با شناسایی فرصت‌های بهبود از طریق ارزیابی عملکرد کارکنان، می‌توانند شکاف‌های مهارتی را برطرف کنند، برای آینده آماده شوند و به مزیت رقابتی دست یابند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها چیست؟(به همراه دانلود نمونه)

بهبود ارتباطات

جلسات ارزیابی عملکرد فرصتی برای بحث منظم در مورد عملکرد، اهداف و انتظارات فراهم می‌آورد که به بهبود ارتباط بین مدیران و کارکنان کمک می‌کند.

پاسخگویی

تعیین انتظارات روشن برای کارکنان در یک فرایند رسمی ارزیابی، آنها را پاسخگو نگه می‌دارد.

تصمیم گیری عادلانه و شفاف

فرآیند ارزیابی عملکرد با ساختار خوب، رویکردی استاندارد و منسجم برای ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه می‌دهد که می‌تواند عدالت را برقرار کرده و سوگیری را کاهش دهد.

روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان

روش‌های مختلفی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد که شما می‌توانید بر اساس آن‌ها به ارزیابی کارمندان خود بپردازید. بهترین روش برای شرکت شما به اندازه سازمان، اهداف و فرهنگ سازمانی شما بستگی دارد. بیایید به ۶ مورد از رایج‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد نگاهی بیندازیم.

۱. مدیریت بر اساس هدف (MBO)

در روش مدیریت بر مبنای هدف، مدیران و کارکنان با هم برای تعیین اهداف و انتظارات همکاری می‌کنند. آن‌ها به طور دوره‌ای درباره اهداف بحث کرده و زمینه‌هایی را که کارمند نیاز به بهبود دارد شناسایی می‌کنند.

مزایا: کارکنان بخشی از فرآیند تعریف اهداف هستند، اهداف واقع‌بینانه‌تر است زیرا همکاری بین مدیران و کارکنان صورت می‌گیرد و اندازه‌گیری داده‌های کمی و کیفی آسان‌تر است.

معایب: تمرکز قوی روی اهداف ممکن است منجر به نادیده گرفتن سایر بخش‌های کار مانند رفتار کارکنان و فرهنگ سازمانی شود. همچنین اجرا و پیاده‌سازی آن زمان‌بر است.

۲. ارزیابی ۳۶۰ درجه

ارزیابی ۳۶۰ درجه شامل دریافت ارزیابی عملکرد و بازخورد از خود کارمند، همکاران، مدیران و حتی مشتریان است. سپس مدیران از این اطلاعات برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌کنند.

مزایا: به بهبود ارتباطات و عملکرد کمک می‌کند و یک ابزار عالی برای توسعه رهبری است.

معایب: دریافت بازخورد درست ممکن است دشوار باشد. اغلب اوقات پیگیری کافی بعد از ارزیابی وجود ندارد و همراستا با استراتژی شرکت نیست.

۳. ارزیابی همتا Peer review

روش ارزیابی همتا بر بازخورد همکاران برای سنجش عملکرد متکی است. معمولاً اعضای تیمی که با کارمند همکاری نزدیک دارند و نقاط ضعف و قوت او را می‌شناسند، بازخورد را ارائه می‌دهند.

مزایا: همکاران بهترین درک را از نقاط ضعف و قوت یک کارمند دارند.

معایب: احساسات شخصی ممکن است با بازخورد عینی تداخل پیدا کند.

۴. ارزیابی با مقیاس رتبه‌بندی رفتاری (BARS)

روش مقیاس رتبه‌بندی رفتاری Behaviorally Anchored Rating Scale، از مجموعه‌ای از پیش تعریف‌شده از استانداردهای عملکرد با رفتارهای خاص برای توصیف هر سطح عملکرد استفاده می‌کند. سپس عملکرد کارمند با استانداردها مقایسه و رتبه‌بندی می‌شود.

مزایا: استانداردهای شفاف، منسجم، بی‌طرفانه و پس از اجرا آسان برای استفاده.

معایب: پرهزینه، زمان‌بر و توسعه و اجرای آن پیچیده است.

یک نمونه BARS را برای شایستگی مهارت ارتباطی در زیر مشاهده می‌کنید.

۵. روش رتبه‌بندی ترسیمی

روش مقیاس رتبه‌بندی ترسیمی از فهرستی از رفتارهای مطلوب برای هر نقش استفاده می‌کند و کارکنان را در هر ویژگی ارزیابی می‌کند.

مزایا: آسان برای استفاده، قابل اندازه‌گیری و به صرفه.

معایب: ذهنی، وزن‌دهی به اینکه کدام ویژگی‌ها باارزش‌تر هستند دشوار است.

بک نمونه فرم ارزیابی به روش رتبه‌بندی ترسیمی را در زیر مشاهده می‌کنید.

۶. روش ثبت وقایع حساس

این روش بر مستندسازی دستاوردهای کلیدی کارمند در طول دوره‌ی زمانی ارزیابی تمرکز دارد. این دستاوردها می‌توانند شامل پروژه‌های تکمیل‌شده، فروش انجام‌شده و یا ایده‌های جدید باشند.

مزایا: روشی ساده و سرراست برای مستندسازی عملکرد کارکنان.

معایب: ممکن است دستاوردهای کلیدی مهم نادیده گرفته شوند و تمرکز بیش از حد بر کمیت موجب نادیده گرفتن کیفیت شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری