استخدام مهمترین عامل موفقیت استارتاپ‌ها و در واقع همه شرکت‌هاست.به عنوان یک استارتاپ، ممکن است در شروع کار هم‌بنیانگذارانی شگفت‌انگیز و همینطور استعدادهای محشری داشته باشید، اما در ادامه بلد نباشید استعدادهای درجه یک را استخدام کنید.

برای بنیانگذاران استارتاپ، استخدام اولین کارمندان شما می‌تواند فوق العاده هیجان انگیز و در عین حال چالش برانگیز باشد.

با این مقاله همراه باشید تا گام به گام فرایند جذب و استخدام اثربخش در استارتاپ‌ها را مرور کنیم.

مراحل جذب و استخدام در استارتاپ‌ها

1- طرح‌ریزی استخدام

استخدام در استارتاپ‌ها با چه کسانی را می‌خواهیم شروع نمی‌شود، بلکه با چه کارهایی می‌خواهیم انجام دهیم و همچنین برای انجام این کارها به چه جور آدمی نیاز داریم، شروع می‌شود. شرح وظایف و شرایط احراز باید واضح شود وگرنه استخدام موفقی نخواهیم داشت؛ به چند دلیل؛ مهم‌ترینش این که وقتی ما مهارت‌های مورد نیاز خود را نشناسیم، نمی‌دانیم کجا دنبالشان بگردیم و در نهایت نمی‌دانیم بر چه اساسی متقاضیان را ارزیابی و انتخاب کنیم.

شغل را تعریف کنید.

درک کامل و یکپارچه‌ای از موقعیت شغلی مورد نظر ایجاد کنید، تا بتوانید تلاش‌های استخدامی خود را تا حد امکان متمرکز کنید و در نهایت این اطلاعات را در قالب یک سند تجزیه و تحلیل شغل مستند کنید.

نوشتن یک شرح شغل مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و سطح تجربه‌ای را که نامزد ایده‌آل شما باید داشته باشد مشخص می‌کند.

بفهمید دقیقا دنبال چه خصوصیاتی هستید، بعد شروع کنید.

هم شرح وظایف را لیست کنید و هم شایستگی‌ها و ویژگی‌های موردنظرتان را

هم نیازها را درست ببینید، هم میزان جذابیت حقوق و مزایای خودتان در مقایسه با رقبا را.

مشکل دیگری که ناچیز شمرده می‌شود، توافق روی معانی‌ست. مثلا خلاق یا جدی یعنی چه؟ بین استخدام‌کنندگان حاضر در جلسه عدم تفاهم موج می‌زند!

همچنین گاهی ممکن است همه شایستگی‌هایی که می‌خواهیم در یک نفر جمع نشود(مثلا هم خلاق و هم جدی همیشه ممکن نیست!) بنابراین نه تنها باید ویژگی‌های لازم برای شغل را بدانیم بلکه باید آن‌ها را اولویت‌بندی کنیم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: برنامه‌ریزی منابع انسانی چیست؟(به همراه یک نمونه)

استارتاپ‌ها به دنبال چه چیزی در کارکنان هستند؟

مسئولیت‌پذیری یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های هر کارمندی است که در یک استارتاپ کار می‌کند. به زبان ساده، مسئولیت‌پذیری تمایل به پایبندی به ضرب الاجل‌ها، اهداف و وعده‌هایی است که می‌دهید. به عنوان یک استارتاپ، شما باید تیمی از افراد داشته باشید که بتوانند کاری را که می‌گویند انجام دهند.

2- کارمندیابی

برای کارمندیابی استعدادها بد نیست پرس و جو کنید، ببینید متقاضی ایده‌آلتان در کجاها ممکن است مشغول کار باشد تا مشخص شود در چه صنعت و شرکتی باید دنبالش بگردید.

شبکه‌ها پادشاه هستند.

از هر استارتاپی بپرسید که بیشتر استخدام‌هایشان از کجا آمده‌اند یا از شرکت‌های بزرگ‌تر بپرسید بهترین افرادشان از کجا آمده‌اند، پاسخ معمولاً یکسان است: دوستان، دوستان دوستان یا همکاران سابق. افراد خوب افراد خوب را می‌شناسند. بخشی از یک مدیر عامل خوب بودن، ایجاد یک شبکه عالی، با کیفیت و در دسترس است. هرچه شبکه شما بهتر باشد، استخدام بعدی شما آسان‌تر خواهد بود.

یک برنامه معرفی رسمی در شرکت با مشوق‌هایی برای همکاران فعلی خود تنظیم کنید. حتی می‌توانید این فرآیند را از طریق گیمیفیکیشن جذاب‌تر کنید تا انگیزه بیشتری در کارکنان، برای معرفی افراد مناسب ایجاد شود.

10 کارمند اول را با دقت انتخاب کنید، زیرا آنها 100 کارمند بعدی را تعیین می کنند.

یوگنی بریکمن، Gruntwork

لینکدین جادو می‌کند!

از لینکدین استفاده کنید، جادو می‌کند! البته شبکه‌های اجتماعی دیگر و سایت‌های کاریابی و استخدام را فراموش نکنید.

3- احراز صلاحیت اولیه داوطلبان

این مرحله بعد از نقطه تماس اول(تبادل پیام کوتاه با لینکدین یا ایمیل) آغاز می‌شود تا معلوم شود طرف، مهارت‌ها و انگیزه‌های مورد نظر ما را دارد یا نه؟ می‌توانیم از او بخواهیم فرمی را پر کند و در آن از سوابق کاری، انگیزه و شخصیت خود بگوید.

تمام رزومه‌های دریافتی را بررسی کنید و کاندیداهایی را که حداقل شرایط شما را برآورده نمی‌کنند، حذف کنید. اگر تعداد زیادی رزومه باقی مانده است، معیارهای غربالگری خود را سخت‌تر کنید تا فقط بر متقاضیان برتر تمرکز کنید.

یک لیست کوتاه متمرکز بر سه تا پنج نامزد برتر ایجاد کنید. انجام مصاحبه‌های تلفنی یا ویدئویی را در نظر بگیرید تا مشخص کنید که آیا مصاحبه حضوری سرمایه گذاری خوبی برای وقت شما خواهد بود یا خیر.

دبورا از شرکت Alan  می‌گوید ” باید بدانیم چه چیزهایی ضروری‌ست و ضرورت‌ها را در نظر بگیریم و فقط با افراد بدرد بخور مصاحبه کنیم. بزرگترین اشتباه، مصاحبه با افرادی‌ست که مطمئنی به درد کارت نمی‌خورند”

4- مصاحبه و ارزیابی

یکی از بزرگترین دام‌های استارتاپ‌ها عجله است. چون رشدشان برق آساست. طبق تجربه سرعت استخدام باید خیلی بالا باشد. اما اگر فردی اشتباه استخدام شود، وقت که ذخیره نمی‌شود هیچ، بلکه کلی پول و انرژی هم هدر می‌رود. بنابراین مهم است که برای ارزیابی داوطلبان وقت بگذاریم و از شیوه‌های معتبر ارزیابی استفاده کنیم.

معتبرترین شیوه‌ها برای ارزیابی داوطلبان عبارتند از

• کار آزمایشی به متقاضی کاری مشابه شغل مورد نظر می‌سپاریم و عملکردش را ارزیابی می‌کنیم. اگر تنوع وظایف بالا یا متغیرها زیاد باشد، عمل به این شیوه بسیار دشوار خواهد بود.
• مصاحبه استخدامی ساختار یافته: منظور مجموعه‌ای از سوالات رفتاری(مثل دستاورهای گذشته) و موقعیتی(مثل سوال اگر فلان اتفاق بیفتد شما چه کار خواهید کرد) است به اضافه معیارهای کمی برای ارزیابی پاسخ‌ها. مصاحبه‌های شما برای یک نقش خاص باید فرمت یکسانی داشته باشند، به طوری که سوالات یکسانی را از هر کاندیدا بپرسید. این به شما این امکان را می‌دهد که به طور عینی کاندیداها را با هم مقایسه کنید.
• آزمون‌های عمومی هوش (General Mental Ability): در بهترین آزمون‌ها توان یادگیری و توان حل مسائل سخت با هم سنجیده می‌شود.

ترکیب این سه رویه برای استخدام اغلب متقاضیان چه تازه کار و چه با سابقه، مفید است.

چندین جلسه (به طور متوسط 1 تا 4 جلسه) باید برگزار شود و سوالات مصاحبه استخدامی با هدف بررسی توانایی، مهارت‌های نرم و تناسب فرهنگی متقاضی پرسیده شود تا تصویر بهتری از قابلیت‌های متقاضی بدست آورید.

در آخر، متقاضی باید حداقل یکی از بنیانگذاران را ملاقات کند تا منشا چشم انداز و فرهنگ سازمان را از نزدیک ببیند.

استخدام مهمترین مسئولیتی است که یک مدیر بر عهده دارد: پس برای انجام درست آن زمان صرف کنید.

ویل استوارد، Cobloom

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

نگاهی متفاوت به ارزیابی در استارتاپ‌ها

استارتاپ‌ها شاید لایه‌های دیگری به این فرایند ساده اضافه کنند: مثل تماس با معرف‌ها، تمرین‌های بین جلسات، ناهار یا شام دو نفره یا جمعی در بیرون شرکت و حتی یکی دو روز کار با تیم آینده. در این فرایند حداقل باید مدیر استعداد یا استخدام، مدیر آینده متقاضی، یک بنیانگذار و در حالتی ایده آل هم تیمی‌های آینده حضور داشته باشند.

چارلز توماس مدیر عامل Comet اصرار دارد متقاضیان را بیرون از دفتر ارزیابی کند و چه بهتر که در میان هم تیمی‌های آینده. به نظر او در این حالت، رفتارها ناخودآگاه‌تر است و به پاسخ‌های بی‌ریاتری می‌رسید و رفتار طبیعی عضو احتمالی تیم را می‌بینید.

چارلز و شش نفر دیگر سر قرار ناهار با متقاضی حاضر می‌شوند. او از همه خواسته از لحاظ شخصیتی و حرفه‌ای متقاضی را تحلیل کنند. تفاوت حکایت‌ها از شخصیت و مهارت‌های اجتماعی یک نفر از نکات بسیار جالب این ماجراست. این کار البته باعث صرفه جویی در وقت و تقویت فرهنگ شرکت می‌شود: مورد قضاوت قرار می‌گیرید و قضاوت می‌کنید و در این چرخه، علاقه به تیم و البته انرژی تیم بیشتر می‌شود.

چگونه در خاطر متقاضی می‌مانیم؟

الکس دساگازان مدیر عامل A/B Tasty، چهار قانون طلایی برای ایجاد احساسی عالی در متقاضی در حین فرایند جذب و استخدام، پیشنهاد می‌کند.

• عمق دید: قانون بازی برای متقاضی روشن باشد. مثلا مراحل مختلف و جزئیات فرایند استخدام را برای متقاضی ایمیل کنیم.
• شعاع دید: مرحله و مراحل بعدی باید کاملا مشخص باشد. متقاضیان باید بدانند در کجای فرایند هستند، قرار است چه کسی را ملاقات کنند و مرحله بعدی چیست؟
• مهربانی: افزودن بر استرس متقاضی فایده‌ای ندارد. او احتمالا استرس بسیاری داشته، ما می‌خواهیم رفتار او را در شرایط معمولی بسنجیم؛ پس وقتی شرایط یک شغل، پر استرس نیست چرا مصاحبه باید آلوده به این سوگیری باشد؟
• اعلام نتایج: شرکت‌ها معمولا استخدام را تنها با اعلام نتیجه مثبت یا منفی تمام می‌کنند. اما اگر نحوه استدلال و استنتاج شرکت به اطلاع متقاضی برسد برای او و برند کارفرمایی شرکت بسیار مفید خواهد بود.

شفاف سازی قرارداد

درباره تاریخ شروع به کار و حقوق، همان اول باید حرف بزنید: متقاضی نباید وقت خود را صرف مراحل مختلف استخدام کند بعد بفهمد حقوق یا تاریخ شروع به کار اصلا آن چیزی که می‌خواست نیست.

حتی در مورد محل کار، کارهای هر روزه یا امکان دورکاری توافق کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: در رفرنس چک چه سوالاتی بپرسیم؟ + چک‌لیست

یک تجربه ورود خوب بسازید.

با لبخندی به پهنای صورت و پر انرژی در می‌زنید، یکی در را باز می‌کند.

سلام. ببخشید! شما؟

سلام. روشا هستم، کارمند جدید

اوه! خبر نداشتم. احتمالا مدیریت رو می‌شناسی؟

بله. البته، آقای موحدیان

با او تماس می‌گیرم. بفرمایید بنشینید.

بعد از چند دقیقه: متاسفم روشا، آقای موحدیان جواب نمی‌ده. چند دقیقه دیگر دوباره با او تماس می‌گیرم و خبرت می‌کنم.

امیدوارم در روزهای اول چنین اتفاقی نیفتد.

اما روزهای اول اغلب همینطورند. درهم و برهم. کامپیوتر آماده نشده، اعضای تیم در جریان نیستند، مدیر مشغول کارهای دیگریست، لیست وظایف اولیه آماده نیست و خیلی چیزهای دیگر.

بعد از استخدام افراد می‌بایست فرایند آنبوردینگ(Onboarding) آن‌ها به درستی صورت پذیرد.

اصول آنبوردینگ موفق

1- همه چیز آماده باشد.

از قبل ترتیب همه چیز را بدهید. یک کامپیوتر با یک کامپیوتر که همه نرم‌افزارهای لازم روی آن نصب شده، خیلی فرق دارد. فرم‌های مهم و راهنمای آشناسازی را آماده کنید. برای همکار تازه وارد و خانواده‌اش کیف هدایا درست کنید.

2- همه آماده باشند.

اعضای تیم باید بدانند که همکار جدیدشان در راه است و کی می‌رسد! آن‌ها باید از نام، سوابق و نقش او آگاه باشند. از آن‌ها بخواهید به او خوش آمد بگویند. یا با او در دفتر دوری بزنید و او را معرفی کنید.

3- وقت خالی کنید.

اگر روز اول هفته تعداد جلسات زیاد است، روز دوم هفته را برای شروع به کار او انتخاب کنید و زودتر از 10:30یا 11 با او قرار نگذارید تا اگر چیزی درست کار نکرد یا تدارکات کامل نبود، فرصت رفع نقص داشته باشید.

4- روز اول نسخه‌ای سبک از روز کاری باشد.

روز اول نباید شلوغ و سخت باشد یا برعکس فقط به خواندن مقالاتی درباره شرکت بگذرد. کار همکار جدید واقعا آغاز شده، فقط نسخه‌ای سبک‌تر از آن را پیش روی او بگذارید. یادگیری و کشف خیلی چیزها ضروری‌ست ولی برای روزهای اول بیش از حد سنگین است.

پاول گیلمن، مدیرعامل و هم بنیانگذار Fertlink توصیه می‌کند: به همکار جدید ماموریتی ساده محول کنید و از او نتیجه بخواهید تا اعتماد به نفسش بیشتر شود و بقیه هم تیمی‌ها هم سریعا نتیجه همکاری او را ببینند و از استخدام وی خشنود گردند.

5- فرایند آشنا سازی را ارزیابی کنید و بهبود دهید.

آنبوردینگ چندین هفته طول می‌کشد. بعد از دو ماه، یک پرسشنامه رضایت‌سنجی برای او بفرستید با جای زیاد برای توضیح دادن ذهنیت و برداشت‌هایش از این دو ماه. با رضایت‌سنجی شاید پی به ابهاماتی ببرید و عضو جدید تیم بتواند از این طریق باعث اصلاح فرایند آشناسازی و کمک به همکار آینده شود.

سخن پایانی

بعد از تامین مالی، بزرگترین مانع برای رشد استارتاپ‌ها استخدام است. نداشتن افراد مناسب، در نقش‌های مناسب و در زمان مناسب.

همانطور که استارتاپ شما فراتر از تیم موسس رشد می‌کند، با اضافه شدن هر فرد جدید به تیم شما اساساً DNA شرکت شما تغییر می‌کند. استخدام‌های جدید همه چیز را تحت تأثیر قرار می‌دهند: توسعه محصول؛ فرهنگ شرکت؛ روحیه تیم؛ کمیت و کیفیت کار؛ قابلیت‌های تیم و…

برای کمک به انتخاب‌های استخدامی هوشمند در این مقاله به نکاتی در مورد استخدام در استارت‌آپ‌ها، پرداختم که امیدوارم مطالعه آن شما را برای شروع این مسیر پر پیچ و خم آماده کند.

اگر به موضوع مدیریت منابع انسانی در استارتاپ‌ها علاقمند هستید مقاله مدیریت منابع انسانی برای استارتاپ‌ها را هم مطالعه فرمایید.

منابع

کتاب منابع انسانی در استارتاپ‌ها نوشته ویلی براون، ترجمه آرش میرسنجری

https://www.cobloom.com/blog/startup-hiring

https://learn.marsdd.com/article/recruitment-selection-startups-key-steps-hire-best-candidate/

https://resources.workable.com/

نویسنده: سونیا جلالی

مدیریت منابع انسانی یکی از حرفه‌های جذاب و رو به رشد دنیاست. پیش‌بینی می‌شود که نقش‌های منابع انسانی تا سال 2030 رشد 10 درصدی را تجربه کنند.

در کشور ما هم طی چند سال اخیر نقش مدیریت منابع انسانی اهمیت بیشتری پیدا کرده است. مدیران به دنبال متخصصانی هستند که بتوانند استعدادها را شناسایی و استخدام کنند، برای توسعه و نگهداشت آن‌ها برنامه‌ریزی کنند، چالش‌های منابع انسانی در سازمان را حل و فصل کرده و افراد سازمان را در جهت اهداف و استراتژی‌های سازمان راهبری نمایند.

همچنین حقوق و دستمزد متخصصان منابع انسانی نیز نرخ رشد بالاتری نسبت به بسیاری از صنایع دیگر دارد.

در این مقاله قصد دارم مسیر شغلی و انواع شغل‌ها در حوزه مدیریت منابع انسانی را به شما معرفی کنم و گام‌هایی که شما به عنوان یک تازه کار در این حرفه، نیاز به طی کردنش دارید را توضیح دهم.

مدارک لازم برای کار در حوزه مدیریت منابع انسانی

اکثر سازمان‌ها از شما می‌خواهند که مدرک لیسانس و یا بالاتر داشته باشید. با این حال، لزوماً نباید مدرک شما در حوزه HR باشد، علاوه بر مدیریت منابع انسانی، حوزه‌هایی مانند کسب و کار، مدیریت اجرایی، اقتصاد و روانشناسی همگی مرتبط هستند و می‌توانند شانس شما را برای یافتن شغل افزایش دهند.

همچنین گواهی‌های منابع انسانی مختلفی وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا وارد حوزه مدیریت منابع انسانی شوید و ما در ادامه این مقاله در مورد این موضوع با جزییات بیشتری صحبت خواهیم کرد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: PHRi گواهی بین‌المللی حرفه‌ای منابع انسانی چیست؟

چطور مسیر شغلی منابع انسانی را شروع کنیم؟

1.  آموزش‌های مرتبط با مدیریت منابع انسانی ببینید و گواهینامه بگیرید

طی کردن دوره‌های آموزشی مدیریت منابع انسانی می‌تواند راهی عالی برای کسب دانش و مهارت‌ ارزشمند مدیریت منابع انسانی و صرفه جویی در هزینه، با دور زدن مدارک دانشگاهی گران قیمت باشد. شما مجموعه دانش و مهارت‌های خود را برای ورود به بازار کار توسعه خواهید داد و اعتباری را به دست خواهید آورد که می‌تواند به شما کمک کند در زمینه مدیریت منابع انسانی شغل پیدا کنید.

دوره جامع مدیریت منابع انسانی به شما امکان می‌دهد به دانش عمومی و روز حوزه مدیریت منابع انسانی دسترسی پیدا کنید، کاملاً از خانه و با سرعت خود یاد بگیرید. در هزینه‌های رفت و آمد صرفه جویی کنید، بارها و باها مطالب را تکرار و تمرین کنید و در صورت سوال با مدرس دوره به صورت رو در رو گفتگو کنید و در نهایت گواهینامه پایان دوره را نیز دریافت نمایید.

2. پیوستن به گروه‌های منابع انسانی و شبکه‌سازی

انجمن‌ها و گروه‌های منابع انسانی زیادی در پلتفرم‌های مختلف در سراسر وب وجود دارد که می‌توانید به صورت رایگان به آنها بپیوندید و شروع به برقراری ارتباط با سایر متخصصان منابع انسانی کنید. این به شما کمک می‌کند تا دانش و آگاهی خود را توسعه دهید، در مورد فرصت‌های شغلی جدید اطلاعات کسب کنید و شاید حتی یک منتور پیدا کنید.

3. یک منتور پیدا کنید

اگر می‌خواهید یاد بگیرید که چگونه وارد حرفه مدیریت منابع انسانی شوید، یکی از بهترین کارهایی که می‌توانید انجام دهید این است که منتوری پیدا کنید که الهام بخش شما باشد. کسی که آرزو دارید شبیه او باشید و از او الگوبرداری کنید. فردی که دهه‌ها در صنعت منابع انسانی کار کرده است، تجربیات بسیار ارزشمندی برای به اشتراک گذاشتن با شما خواهد داشت. اگر کسی را در حوزه منابع انسانی نمی‌شناسید، جوامع آنلاین و شبکه‌های منابع انسانی مانند لینکدین راهی عالی برای ملاقات با افراد مناسب هستند.

این مقاله را هم مطالعه کنید اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی

4. استفاده از منابع رایگان و اطلاع از دانش جدید

اگر می‌خواهید وارد حوزه مدیریت منابع انسانی شوید، ضروری است که در جریان دانش و روندهای فعلی و آینده این حوزه باشید. خبر خوب این است که با تعداد زیادی اطلاعات رایگان، از جمله وبلاگ‌ها، پادکست‌ها و خبرنامه‌ها به اندازه چند کلیک فاصله دارید. برخی از این منابع در ادامه معرفی شده‌اند.

• • وبلاگ آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی
  • HR Dive
  • AIHR
  • The Kazoo Blog
  • Evil HR Lady
  • TINYpulse

• • RecogNation

• Namely
• The HR Capitalist
• Workology
• Laurie Ruettimann
• EddyHR
• The Good.Co
• Fond

مطالعه در حوزه مدیریت منابع انسانی را به کار روزانه خود تبدیل کنید.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

5. رزومه خود را کامل کنید.

رزومه شما واقعا می‌تواند به شروع یک حرفه در مدیریت منابع انسانی کمک کند.

هر تجربه حرفه‌ای، تحصیلات، دوره آموزشی و اعتباری که کسب کرده‌اید را برجسته کنید. مهارت‌هایی را که در نقش‌های قبلی توسعه داده‌اید که قابل انتقال به منابع انسانی هستند را نیز عنوان کنید.

به شرح وظایف شغل‌هایی که برای آنها درخواست می‌دهید نگاه کنید تا به شما کمک کند رزومه خود را تغییر دهید. کارفرمایان به دنبال چه چیزی هستند و چگونه می‌توانید بر آن مهارت‌ها تاکید بیشتری داشته باشید؟

یک بیانیه شخصی مختصر در بالای رزومه بنویسید که فوراً علاقه شما را برای به دست آوردن نقش منابع انسانی نشان دهد.

6. یک دوره کارآموزی را بگذرانید.

دوره‌های کارآموزی راهی محکم برای بدست آوردن تجربه و مهارت‌های واقعی در حوزه مدیریت منابع انسانی، ایجاد ارتباطات، کسب اعتبار و حتی پیدا کردن یک شغل است.

سازمان‌ها در سایت‎‌های شغلی مانند LinkedIn فرصت‌های کارآموزی را ارائه می‌کنند.

دوره‌های کارآموزی به شما فرصت تجربه کردن در بخش‌های مختلف مدیریت منابع انسانی را می‌دهند. از سوی دیگر شما مهارت‌های ارتباطی و سازمانی خود را توسعه می‌دهید، روی پروژه‌های مختلف کار می‌کنید، شبکه خود را ایجاد می‌کنید و یک پایه اساسی برای حرفه خود ایجاد می‌کنید.

7. برای نقش‌های ابتدایی درخواست دهید.

نکته نهایی برای نحوه ورود به حرفه منابع انسانی این است که زمانی که احساس آمادگی کردید برای یک موقعیت ابتدایی درخواست دهید.

پس از اینکه مدتی را صرف توسعه دانش، مهارت، تجربه و رزومه خود کردید شروع به جستجوی مشاغل مناسب در حوزه منابع انسانی کنید.

اولین نقش شما در زمینه منابع انسانی ممکن است شغل رویایی شما نباشد، اما هر موقعیتی به شما کمک می‌کند تا تجربه کاری ایجاد کنید، دانش خود را عمیق‌تر کنید و مهارت‌هایی را توسعه دهید که به شما کمک می‌کند تا در نهایت به سمت نقش ایده آل خود پیش بروید و در زمینه منابع انسانی پیشرفت کنید.

سخن پایانی

طی کردن دوره های آموزشی مدیریت منابع انسانی و دریافت گواهینامه منابع انسانی، ایجاد دانش، مهارت‌ و تجربیات و ارتباط با سایر متخصصان منابع انسانی به شما کمک می‌کند تا در مورد چالش‌های رایج منابع انسانی و نحوه غلبه بر آنها بیاموزید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا رزومه و درخواست خود را برای اولین شغل خود در حوزه مدیریت منابع انسانی بسازید و موفق به دریافت آن شوید. موفق باشید!

منابع:

https://www.aihr.com/blog/how-to-get-into-hr/

https://uk.indeed.com/career-advice/finding-a-job/hr-career-path

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

حفظ کارکنان چالشی جدی است که بسیاری از شرکت‌های معتبر دنیا با آن روبرو هستند. حفظ کارکنان نقطه مقابل ترک کار است.

ترک خدمت هر گونه خروج دائمی از سازمان را شامل می‌شود که می‌تواند داوطلبانه و یا غیر داوطلبانه باشد. به طور طبیعی در هر سازمانی میزانی از ترک خدمت وجود دارد. هر چند آمار دقیقی در دست نیست ولی این نرخ به طور متوسط در حدود 15 تا 20 درصد برآورد می‌شود، بعضی از مشاغل مثل تکنولوژی اطلاعات، برنامه نویسی و مشاوره مدیریت معمولا 20 تا 25 درصد ترک شغل در سال را دارند و تعداد کمی از شرکت‌ها میزان ترک شغل تک رقمی را تجربه می‌کنند.

آیا تعدادی از کارکنان شما در فکر ترک شرکت هستند؟

با توجه به اهمیت موضوع ترک خدمت کارکنان، ارزیابی و سنجش تمایل به ترک خدمت کارکنان موضوع جدی است که می‌تواند به متولیان منابع انسانی کمک کند تا اقدامات پیشگیرانه موثری را برای جلوگیری از ترک خدمت کارکنان، طراحی کنند.

یکی از ابزارها، برای سنجش تمایل به ترک خدمت کارکنان پرسشنامه کیم و همکاران است که در ادامه معرفی شده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چطور اخراج کنیم؟راهنمای عملی و گام به گام

معرفی پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

پرسش‌نامه ترک خدمت کارکنان کیم شامل 15 سوال برای سنجش نیت، تمایل و گرایش کارکنان به ترک خدمت و ترک شغل می‌باشد. سوالات پرسشنامه بر اساس طیف پنج گزینه‌ای لیکرت کاملاً موافق(5) تا کاملاً مخالف(1) طراحی شده است.

انگیزه‌های ترک خدمت در کارکنان متفاوت است. این پرسش‌نامه عوامل تمایل به ترک سازمان را بررسی نمی‌کند. بلکه صرفا انگیزه و نگرش و تمایل آنان به ماندگاری و ماندن در شغل و کار خود را سنجش کرده و اینکه کارکنان چقدر تمایل به ماندن در شغل فعلی خود در سازمان داشته و نمی‌خواهند که کار خود را رها کرده و ترک خدمت نمایند.

در ادامه سوالات این پرسشنامه را مشاهده می‌کنید.

دانلود پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

شما می‌توانید پرسشنامه فوق را از طریق لینک زیر دانلود کنید.

Questionare

تحلیل پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

طیف پاسخدهی به پرسشنامه به صورت لیکرت بوده که در جدول زیر مشخص شده است:

به منظور بدست آوردن امتیاز کلی پرسشنامه، مجموع امتیاز همه سوالات را با هم جمع نمایید. بدیهی است که این امتیاز دامنه‌ای از 15 تا 75 خواهد داشت و هر چه این امتیاز بالاتر باشد، بیانگر میزان تمایل بیشتر شخص پاسخ دهنده به ترک خدمت خواهد بود و برعکس.

در صورت تمایل می‌توانید این پرسشنامه را در ادامه تکمیل و امتیاز خود را مشاهده کنید.

اهمیت ترک خدمت کارکنان

بر اساس تحقیقات جدید شرکت مکنزی چهل درصد از کارکنان در سه تا شش ماه آینده قصد دارند کار خود را ترک کنند. هر کارمندی که شرکت را ترک می‌کند، شرکت در واقع دانش و توانایی‌هایی را که به سختی بدست آورده است از دست می‌دهد. حال اگر این کارکنان به شرکت رقیب بروند این خسارت دو چندان می‌شود. سه نوع هزینه‌ای که ترک خدمت کارکنان در پی دارد عبارتند از:

هزینه‌های مستقیم

شامل هزینه‌های استخدام دوباره، مصاحبه، جایگزین شدن افراد جدید، آموزش افراد جایگزین شده و…

هزینه‌های غیر مستقیم

مانند تاثیرات ترک شغل بر فشار کاری، روحیه کارکنان و رضایت مشتری

هزینه‌های فرصت

مانند دانش از دست رفته و کاری که معطل می‌ماند تا مدیران و کارکنان دیگر خلا را پر کنند و یا کارمند جدید آموزش داده شود.

سخن آخر

ترک شغل باعث هزینه‌های اضافی برای جایگزینی کارکنان می‌شود و این مساله ارتباط مستقیمی با کاهش رضایت و وفاداری مشتریان و فرصت‌های از دست رفته دارد.

نکته قابل توجه در تحقیقات مکنزی این است که وقتی از کارفرمایان پرسیده شد که چرا افراد کارشان را ترک کرده‌اند، آنها به جبران خدمات، تعادل کار و زندگی و سلامت جسمی و عاطفی اشاره کردند. این مسائل برای کارمندان مهم بود اما نه آنقدر که کارفرمایان فکر می‌کردند. در مقابل، عوامل اصلی که کارمندان به عنوان دلایل ترک کار ذکر کردند موارد زیر بود:

• از سوی سازمان خود (54 درصد) یا مدیرانشان (52 درصد) احساس ارزش نمی‌کنند.
• در محل کار احساس تعلق ندارند (51 درصد)

یادمان باشد افراد زمانی در شرکت باقی می‌مانند که شرکت را به عنوان منبعی از غرور و وابستگی ببینند، احساس عدالت و احترام کنند و کارشان را با معنی تلقی کنند.

با کمک پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان می‌توانید وضعیت نگرش کارکنان سازمانتان نسبت به این موضوع را رصد کرده و اگر علائم هشدار دهنده را دیدید سریعا دست به کار شوید.

اگر به موضوع نگرش سنجی کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی اندازه گیری رضایت کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

Kim, T. Y., & Leung, K., (2007) “Forming and Reacting to Overall Fairness

https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/great-attrition-or-great-attraction-the-choice-is-yours

کتاب استخدام و حفظ کارکنان، ترجمه دکتر علی شیرازی

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

اگر کسی از من می‌خواست فهرستی از ارزشمندترین خصوصیاتی را تهیه کنم که یک نفر باید در خود بپرورد تا در شغل و زندگی به شکوفایی دست یابد من خصوصیت بازیکن تیمی بودن را در صدر این فهرست قرار می‌دادم

(پاتریک لنچیونی)

جلسات تیمی ناکارآمد

فرایند ساخت تیمی منسجم بسیار دشوارتر از چیزی است که باید باشد و حتی در برخی موارد این کار غیر ممکن می‌شود.

افراد در تیم‌ها زمان بسیاری را در جلسات صرف می‌کنند. یکی از اصلی‌ترین موضوعاتی که هر تیمی با آن مواجه است هدر رفت زمان در هنگام برگزاری این جلسات است.

بر اساس تحقیقات بیشتر از 70 درصد مدیران ارشد معتقدند جلسات کار تیمی آن‌ها ناکارآمد است. همچنین بیش از 80 درصد آن‌ها هرگز در مورد نحوه برگزاری یک جلسه تیمی اثر بخش آموزش ندیده‌اند.

داشتن یک ساختار سوالات قدرتمند کمک می‌کند تا جلسات کار تیمی را به موقعیتی پر بازده و اثربخش برسانیم.

20 سوال عالی برای هدایت جلسات تیم

در ادامه  20 سوال عالی که هر تیمی می‌تواند در جلسات از خودش بپرسد پیشنهاد شده است.

1- امروز چه اتفاقی می‌تواند بیفتد که ارزش وقت گذاری شما برای این جلسه را داشته باشد؟

2- در مقیاس 1 تا 10، چقدر این تیم دارد خوب عمل می‌کند؟

3- سه اولویت اصلی ما در این جلسه چیست؟

4- چه پیروزی یا پیشرفتی را در این هفته جشن بگیریم؟

5- بزرگترین مانعی که در هفته گذشته داشتیم چه بوده است؟

6- از آخرین باری که همدیگر را دیدیم چه چیز بهتر شده است؟

7- اعضای تیم دوست دارند چه چیزی را سایر افراد در موردشان بدانند و این دانسته‌ها چه اهمیتی برای تیم دارد؟

8- از امروز به بعد چه کاری را متفاوت انجام خواهید داد؟

9- چه چیزی از نظر شما بیشتر از بقیه بعنوان مشکل است؟

10- این مشکل ما را از رسیدن به چه چیز بازداشته است؟

11- برای مقابله با چه چیزی در هفته آینده بیشتر هیجان زده هستید؟

12- در مورد آخرین باری بگویید که با موفقیت یا مشکل این چنینی مواجه شده بودید؟

13- قبل از اینکه دوباره همدیگر رو ببینیم دوست دارید کجا باشیم؟

14- برای هفته آینده به چه چیزی نیاز دارید؟(حمایت، پشتیبانی، منابع و …)

15- در آینده چه اتفاقاتی رخ خواهد داد که به ما بگویند همه چیز دارد بهتر می‌شود؟

16- چگونه ترجیح می‌دهید بازخورد دریافت کنید؟

17- فکر می‌کنید چه چیزی به پیشرفت شما کمک کرده یا مانع پیشرفت شما شده است؟

18- چه چیزی می‌تواند مانع رسیدن شما به اهدافتان در این هفته شود؟

19- در جلسه بعدی در مورد چه چیزی صحبت کنیم؟

20- چه چیزی در جلسه امروز مفیدتر بود؟

جمع‌بندی

استفاده از یک دستور کار مشترک بر مبنای سوالات قدرتمند، جلسات کار تیمی را موثرتر می‌کند. همچنین به جای اینکه به تیم خود این پیام را دهید که شما صاحب دستور کار هستید، از آنها دعوت می‌کنید تا با افکار، ایده‌ها و سؤالات خود در هر جلسه حاضر شوند و با دادن فضایی به تیم خود برای مشارکت در جلسات، اطمینان حاصل می‌کنید که همه اعضا احساس می‌کنند شنیده و درک می‌شوند.

اگر می‌خواهید واقعاً نبض تیم خود را حفظ کنید، به آن‌ها کمک کنید احساس ارزشمندی، قدرت و ارتباط داشته باشند.

اگر به کسب اطلاعات بیشتر در مورد ساخت و مدیریت تیم‌های قدرتمند علاقمند هستید دوره آموزشی مهارت تیم سازی برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

https://hypercontext.com/

https://www.range.co/blog/thoughtful-checkin-questions

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

گزارش منابع انسانی راهی است برای نشان دادن ارزشی که منابع انسانی برای کسب و کار به ارمغان می‌آورد و همچنین دستاوردها و چالش‌های تجربه شده در حوزه مدیریت منابع انسانی را نیز به تصویر می‌کشد.

در این مقاله تعریف و اجزای یک گزارش منابع انسانی و نحوه تهیه آن را مرور می‌کنیم. همچنین می‌توانید نمونه قالب گزارش منابع انسانی را در متن مقاله دانلود کنید.

گزارش منابع انسانی چیست؟

هر ساله تیم مدیریتی سازمان در کنار تیم منابع انسانی باید عملکرد کسب و کار و عملکرد کارکنان را به دقت تجزیه و تحلیل کند. برای انجام این کار، یک گزارش منابع انسانی نمایی اجمالی از دستاوردها و موانع مربوط به کارکنان را ارائه می‌دهد.

این گزارش شامل اطلاعات کمی و کیفی است و به منابع انسانی اجازه می‌دهد شاخص‌های کلیدی نیروی کار و موفقیت‌ها یا شکست‌ها را اندازه گیری و پیگیری کند.

گزارش منابع انسانی نه تنها نتایج تلاش‌های منابع انسانی در سال گذشته را خلاصه می‌کند، بلکه مسیر پیش رو و اولویت هدف گذاری در سال آینده را نیز ترسیم کرده و به تعیین دقیق و واقع بینانه اهداف برای سال بعد کمک می‌کند.

هدف از تهیه گزارش منابع انسانی چیست؟

گزارش منابع انسانی یک نمای کلی از روند کارمندان و شرکت ارائه می‌دهد و تضمین می‌کند که استراتژی‌های منابع انسانی با اهداف و استراتژی‌های سازمان همسو هستند.

اگرچه متخصصان منابع انسانی معمولاً گزارش‌های هفتگی یا ماهانه ارائه می‌دهند، اما گزارش سالیانه به ذینفعان، بینش دقیقی در مورد سازمان ارائه داده و یک نمای کلی را برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و بلندمدت به تصویر می‌کشد.

انواع گزارشات منابع انسانی

در زیر چهار نوع متداول از گزارش‌های کلی منابع انسانی آورده شده است:

1. گزارش تعداد پرسنل

گزارش تعداد پرسنل یک نگاه تصویری از کل تعداد کارمندان در یک سازمان را در یک زمان خاص فراهم می‌کند. این گزارش معمولاً جزئیاتی درباره ویژگی‌های مختلف کارمندان را شامل می‌شود، مانند دپارتمان، محل خدمت، سطح شغلی و نوع استخدام (تمام وقت، پاره‌وقت یا قراردادی).

معیارهای کلیدی که در این گزارش باید مد نظر قرار گیرد، معمولا شامل تعداد کل پرسنل، تجزیه و تحلیل دپارتمانی، معیارهای تنوع (مانند جنسیت)، نرخ تغییرات نیروی کار و مقایسه برای شناسایی روندهایی مانند رشد یا کاهش نیروی کار است.

2. گزارش ماهانه منابع انسانی

گزارش ماهانه منابع انسانی یک تصویر از فعالیت‌ها، معیارها و تحولات منابع انسانی در یک ماه خاص را نشان می‌دهد.

آنچه باید در این گزارش گنجانده شود:

– خلاصه اجرایی: یک مرور کوتاه از مهمترین نکات از فعالیت‌های منابع انسانی ماه.
– معیارها و KPIها: بررسی داده‌های مهم منابع انسانی مانند زمان استخدام، امتیازهای تعلق کارمندان و فعالیت‌های آموزش و توسعه.
– فعالیت‌های قابل توجه منابع انسانی: خلاصه‌ای از اقدامات، پروژه‌ها و رویدادهای مهم منابع انسانی که در طول ماه انجام شده‌اند، مانند استخدام‌های جدید، ارتقا یا برنامه‌های آموزش و جانشین‌پروری
– چالش‌ها و ریسک‌ها: شناسایی هر چالش یا ریسکی که دپارتمان منابع انسانی با آن روبه‌رو شده است و اقدامات انجام شده یا برنامه‌ریزی شده برای حل آنها.

3. گزارش سالانه منابع انسانی

گزارش سالانه منابع انسانی یک مرور جامع از فعالیت‌ها و مدیریت منابع انسانی در طول یک سال را فراهم می‌کند، که برنامه‌ریزی استراتژیک و تعیین اهداف برای سال آینده را تسهیل می‌کند.

یک گزارش دقیق سالانه منابع انسانی شامل خلاصه اجرایی از دستاوردها، چالش‌ها و نتایج منابع انسانی در طول سال است.

همچنین باید اهداف استراتژیک منابع انسانی برای سال آینده را شرح دهد. با تجمیع داده‌ها و بینش‌ها در یک سند واحد، این گزارش منبع معتبری برای تصمیم‌گیری را فراهم می‌کند.

4. گزارش هیئت مدیره منابع انسانی

گزارش هیئت مدیره منابع انسانی یک خلاصه جامع از داده‌ها و اقدامات حیاتی منابع انسانی است که برای ارائه به هیئت مدیره یا مدیریت ارشد درباره وضعیت منابع انسانی در سازمان تهیه می‌شود.

این گزارش نشان می‌دهد چگونه استراتژی‌ها و فعالیت‌های منابع انسانی به اهداف و چشم‌انداز کلان شرکت کمک می‌کنند و شفافیت را درباره اقدامات منابع انسانی ارائه می‌دهد و نقش منابع انسانی در تحقق اهداف تجاری را مشخص می‌کند.

شاخص‌هایی که باید در گزارش منابع انسانی گنجانده شود.

بخش مهمی از تهیه گزارش منابع انسانی شامل انتخاب و ارائه شاخص‌های مناسب برای تعیین چگونگی تاثیر منابع انسانی بر اهداف استراتژیک و عملکرد سازمانی است.

در این مقاله تعدادی شاخص کلیدی و پرکاربرد در فرایندهای استخدام، نگهداشت، آموزش، توسعه و تعلق کارکنان را پیشنهاد دادیم. ذکر این موضوع ضروری است که شاخص‌ها بر اساس نیاز ذی‌نفعان و تصمیم گیرندگان سازمان می‌تواند متفاوت باشد.

شاخص‌های جذب و استخدام

مدیر عامل سابق جنرال الکتریک (Lawrence Bossidy)، زمانی گفت: “هیچ کاری مهمتر از استخدام و توسعه افراد نیست. در پایان روز، شما روی افراد شرط بندی می کنید، نه بر روی استراتژی‌ها”.

شاخص‌های استخدام برای اندازه‌گیری موفقیت فرآیند استخدام شما و بهینه سازی فرآیند استخدام استفاده می‌شوند و داده‌های لازم برای بهبود فرآیند استخدام را ارائه می‌دهند که مستقیماً بر روی نتایج کسب و کار نیز تأثیر می‌گذارد.

شاخص‌های استخدام زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.

هزینه به ازای هر استخدام

این شاخصی از کارایی و مقرون به صرفه بودن کل فرآیند استخدام شما است و از تقسیم میزان کل هزینه صرف شده بر تعداد استخدام‌های انجام شده بدست می‌آید. این شاخص بینشی در مورد هزینه‌های استخدام و اینکه چگونه می‌توانید پول خرج شده در مراحل مختلف استخدام را بهینه کنید، ارائه می‌دهد.

زمان رسیدن به بهره‌وری/عملکرد

این شاخص زمانی را که طول می‌کشد تا کارکنان استخدام‌ شده جدید بهره‌ور شوند را اندازه گیری می‌کند و از اندازه گیری زمان بین اولین روز استخدام و زمانی که کارکنان به طور کامل برای سازمان اثربخش می‌شوند، بدست می‌آید.

نسبت مصاحبه به استخدام

این شاخص نشان دهنده تعداد مصاحبه‌هایی است که یک مدیر استخدام قبل از انتخاب نهایی انجام می‌دهد.

نشان می‌دهد که چند ساعت برای مصاحبه صرف شده است و همچنین آیا از روش‌های صحیح کارمندیابی در استخدام استفاده می‌شود یا نه؟

نرخ خروج کارکنان جدید

این شاخص درصدی از کارکنان جدید است که شرکت شما را در یک دوره معین، معمولاً در سال اول ترک می‌کنند. برای محاسبه این شاخص تعداد استخدام‌های جدیدی که سازمان را ترک کرده‌اند را بر تعداد کل کارکنانی که در همان دوره استخدام شده‌اند تقسیم کنید. این شاخص نشان‌دهنده سالم بودن فرهنگ سازمانی شماست، و اگر  افراد زیادی در سال اول سازمان را ترک کنند، حتما مشکلی وجود دارد.

این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

شاخص‌های آموزش و توسعه

گزارش سالیانه منابع انسانی شما باید شامل شاخص‌های آموزش و توسعه باشد. توانایی کارکنان برای ارتقا مهارت و یادگیری طی دو سال گذشته اهمیت بیشتری پیدا کرده است.  بنابراین هر چه بیشتر بتوانید نشان دهید که چقدر برای آموزش کارکنان هزینه شده و نتیجه آن چه بوده است، بهتر است.

شاخص‌های آموزش و توسعه زیر را در گزارش سالیانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.

هزینه آموزش به ازای هر کارمند

این یک شاخص ساده است که از تقسیم هزینه کل آموزش بر تعداد کارمندان بدست می‌‌آید. این شاخص می‌تواند برای یک برنامه خاص یا مجموع تمام آموزش‌های انجام شده در یک سال محاسبه شود. می‌توانید هزینه آموزش هر کارمند را با استانداردهای صنعت و یا سال‌های قبل مقایسه کنید.

نرخ بازگشت سرمایه (ROI) آموزش

این شاخص مالی میزان سود یک شرکت از سرمایه‌گذاری در آموزش را اندازه می‌گیرد و بر مزایا و نتایج تجاری حاصل از آموزش تاکید می‌کند.

شاخص‌های تعلق کارکنان

یک کارمند دلبسته بهره وری بیشتری دارد و در سطح بالاتری مشارکت می‌کند.

معیارهای تعلق (Engagement)زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود لحاظ کنید.

شاخص رضایت کارکنان (ESI)

ESI مجموعه‌ای از سوالات است که میزان رضایت کارکنان از شغل خود را اندازه می‌گیرد.  برای گزارش سالانه منابع انسانی، نمودارهایی را بر اساس نتایج  بخش‌ها، جمعیت شناسی، مقایسه سال به سال و … آماده کنید.

اگر به موضوع اندازه گیری رضایت کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی گام به گام اندازه گیری رضایت کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

شاخص وفاداری کارکنان(eNPS)

احتمالاً یکی از محبوب‌ترین معیارهای HR، امتیاز شاخص وفاداری کارکنان (eNPS) است. این شاخص با این سوال اندازه گیری می‌شود: “در مقیاس 1-10، چقدر احتمال دارد که این سازمان را به عنوان مکانی برای کار کردن توصیه کنید؟” یا “بر اساس تجربه خود، چقدر احتمال دارد که سازمان ما را به یک دوست یا همکار توصیه کنید؟”
بیشتر سازمان‌ها این سوال را می‌پرسند، بنابراین مقایسه آن با میانگین‌ صنعت ایده خوبی است.

شاخص‌های حفظ کارکنان

استخدام افراد مناسب برای سازمان شما مهم است اما حفظ آنها از اهمیت بیشتری برخوردار است. به همین دلیل است که شاخص‌های حفظ کارکنان، بخش مهمی از گزارش سالیانه منابع انسانی است. سنجه‌های حفظ، نمای کلی از چرایی ماندن کارکنان را ارائه می‌دهد و می‌تواند برای نظارت بر کارکنان در معرض خطر و طراحی اقدامات پیشگیرانه استفاده شوند.

شاخص‌های حفظ زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.

تعداد نیروی کار و اطلاعات جمعیت شناختی

در گزارش خود تعداد کارکنانی که در دوره زمانی مشخص در شرکت شما کار می‌کنند را ارائه دهید. این اطلاعات شامل کارکنان تمام وقت، کارکنان قراردادی، تعداد کارمندان شما در هر گروه جمعیتی و غیره می‌شود. برای اینکه گزارش سالانه قابل درک باشد، نموداری را اضافه کنید که تعداد کارکنان را در مقاطع مختلف سال نشان می‌دهد، یا اگر تغییرات قابل توجهی در آن دوره زمانی وجود داشت، آن را مشخص کنید.

نرخ خروج

برای محاسبه این شاخص تعداد کارمندانی را که سازمان شما را ترک کرده‌اند بر میانگین تعداد کارمندان در همان دوره تقسیم کرده و آن را به صورت درصد بیان کنید. یک دیدگاه سالانه از نرخ خروج نشان می‌دهد که شرکت شما چقدر در حفظ استعدادها خوب یا بد عمل می‌کند.

تحلیل مصاحبه‌های خروج

پس از یک سال کار، جالب است بدانید که چه چیزی باعث می‌شود افراد سازمان را ترک کنند. آیا به دلیل حقوق است؟ فرصت‌های شغلی؟ مدیریت ضعیف؟ محرک‌های خروج روشی موثر برای تعیین اولویت‌ها و استراتژی‌های منابع انسانی سال آینده هستند. این اطلاعات را بر اساس آنچه کارکنان در نظرسنجی‌های خروج خود به عنوان دلیل ترک نشان می‌دهند جمع آوری و ارائه کنید.

شاخص‌های بهره وری و عملکرد

در نهایت، مهم است که در مورد شاخص‌های بهره وری و عملکرد کارکنان گزارش داده دهید که نشان دهنده میزان اثربخشی کارکنان در انجام وظایف شغلی ست.

شاخص‌های بهره وری و عملکرد زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:

میانگین نمره ارزیابی عملکرد کارکنان

این شاخص از تقسیم مجموع امتیاز ارزیابی عملکرد کارکنان بر تعداد ارزیابی شوندگان بدست می‌آید و می‌تواند سطح عملکرد کارکنان سازمان را مشخص کند.

نرخ بازگشت سرمایه سرمایه انسانی (HCROI)

این یک معیار استراتژیک HR است که ارزشی را که نیروی کار در نتیجه پول صرف شده برای آنها (به عنوان مثال، آموزش و توسعه، پاداش، مدیریت استعداد، استخدام و غیره)ایجاد می‌کند، را از لحاظ مالی نشان می‌دهد و بازتابی واقعی از ارزش سرمایه انسانی در یک سازمان است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر

قالب گزارش منابع انسانی

یک نمونه قالب پاورپوینت برای تهیه گزارش منابع انسانی را می‌توانید از لینک زیر دانلود کنید.

HR_Board_Report_Template

نمونه گزارش‌های منابع انسانی

شرکت‌های بزرگ نظیر دیجی کالا نمونه گزارشات منابع انسانی خود را منتشر می‌کنند که در ادامه می‌توانید مشاهده کنید.

نمونه گزارش منابع انسانی دیجی کالا

DigikalaHRReport1401

نحوه تهیه گزارش منابع انسانی

یک گزارش منابع انسانی غیر تاثیرگذار صرفا آماری است که در یک فایل پاور پوینت یا اکسل گردآوری شده است، بدون اینکه تحلیل دیگری به آن اضافه شود. سعی کنید داده‌ها را با داستان‌ها و دیدگاه‌ها ترکیب کرده و گزارش سالانه منابع انسانی خود را تأثیرگذار کنید.

هنگام تهیه گزارش سالانه منابع انسانی، عناصر زیر را در نظر بگیرید.

1.با OKR‌ها و KPI‌های منابع انسانی شروع کنید.

با تحلیل OKRها و یا KPIها و اهداف تعیین شده توسط منابع انسانی و سازمان در ابتدای سال شروع کنید و یک خلاصه اجرایی از پیشرفت انجام شده در هر هدف را ارائه دهید.

2. ذینفعان خود را در نظر داشته باشید.

در نظر بگیرید که گزارش سالانه منابع انسانی را به چه کسی ارائه خواهید کرد و اطلاعات را مطابق با نیازها و علایق آنها تنظیم کنید. به طور مثال یک مدیر عامل نیاز به حلاصه گزارشی از اصلی‌ترین شاخص‌های کلیدی و دستاوردهای منابع انسانی و همچنین اولویت‌های بهبود دارد.

3. با داده‌ها داستان بگویید.

هنگام گزارش دادن از تصاویر بصری استفاده کنید. به عنوان مثال، به‌جای گزارش eNPS به ازای هر کشور در جدول، می‌توانید امتیازات eNPS همه کشورها را روی نقشه ترسیم کنید و از سایه‌های مختلف برای نمایش کشورهای با عملکرد بالا یا پایین استفاده کنید.
احتمالا مدیریت و کارکنان از گزارش‌های سنتی و آمارهای پیچیده خسته شده‌اند. سعی کنید از داستان‌ها کمک بگیرید. مثلا:
به جای ارائه آماری در مورد چگونگی افزایش بهره وری کارکنان، داستان کارمندی را تعریف کنید که از دورکاری استفاده کرده و بهره وری را X% افزایش داده است.
اطمینان حاصل کنید که داستان‌ها، گزارش‌ها و آمار شما شفاف بوده و برای همه ذینفعان به راحتی قابل درک است.

4. اهداف سال آینده را مشخص کنید.

در پایان گزارش، اهداف تجاری سال بعد را پیشنهاد کنید و تفکر خود را در مورد چگونگی تعیین اهداف منابع انسانی برجسته کنید.
مشخص کنید که چه شاخص‌هایی را در مسیر تحقق اهداف، اندازه گیری خواهید کرد. قبل از تعیین اهداف برای منابع انسانی، با سایر ذینفعان سازمان هم هماهنگ شوید.

5. یک نمای کلی داشبورد ارائه دهید.

به ذینفعان کمک کنید تا با کمک داشبورد منابع انسانی شفاف در گزارش خود، داده‌ها را تجزیه و تحلیل، تجسم و تصمیم‌گیری کنند.

نتیجه‌گیری

گزارش منابع انسانی فرصتی را برای برجسته کردن دستاوردها و ریسک‌هایی که کسب‌وکار ممکن است در منابع انسانی خود با آن مواجه باشد، فراهم می‌کند.

در این مقاله تعدادی شاخص برای ارائه در گزارش منابع انسانی پیشنهاد شد. روشن است که گزارش سالیانه به این شاخص‌ها محدود نمی‌شود و شما بر اساس شرایط کسب و کار و نیز دی نفعان سازمان می‌بایست تاثیرگذارترین شاخص‌ها را برای گزارش سالانه خود در نظر بگیرید و با کمک آن مشخص کنید که منابع انسانی چه ارزشی برای اهداف استراتژیک و رشد شرکت به ارمغان آورده است.

منابع

https://www.aihr.com/blog/the-annual-hr-report/

https://www.datapine.com/

تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

مصاحبه نگهداشت (Stay Interview) چیست؟

مصاحبه نگهداشت ابزاری است برای ارزیابی اینکه چرا کارکنان با عملکرد بالا در سازمان می‌مانند؟ و چه عواملی ممکن است باعث ترک آن‌ها شود؟

این مصاحبه، یک مکالمه نسبتاً غیر رسمی بین مدیر و کارمند است که در آن مجموعه‌ای از سوالات از پیش تعیین شده پرسیده می‌شود.

هدف این مصاحبه جمع آوری بازخوردهای ارزشمند کارکنان شما و بهبود مستمر رضایت و دلبستگی آن‌هاست.

مصاحبه نگهداشت چه تفاوتی با مصاحبه خروج دارد؟

مصاحبه‌های نگهداشت از جهات مختلفی با مصاحبه‌های خروج(Exit Interview) متفاوت است. واضح‌ترین تفاوت در زمان مصاحبه نهفته است. مصاحبه خروج پس از استعفای یک کارمند انجام می‌شود، در حالی که مصاحبه نگهداشت با کارمندان فعلی انجام می‌شود.

مصاحبه خروج بخشی از مرحله نهایی چرخه زندگی کارمند، در سازمان شماست زمانی که فرد فرآیند خارج شدن از کشتی سازمان شما را تجربه می‌کند.

به این ترتیب، هدف آن شکل‌دهی آخرین برداشت‌های کارکنان از شرکت و همچنین تصویری است که آن‌ها پس از ترک سازمان برای سایر افراد می‌سازند.

مصاحبه نگهداشت این فرصت را به شما می‌دهد که از مشکلات تکراری جلوگیری کنید. در حالی که مصاحبه‌های خروج فرصتی برای درس گرفتن از اشتباهات شما را فراهم می‌کند.

بعضی از این تفاوت‌ها در شکل زیر نمایش داده شده است.

در صورت علاقه‌مندی به اطلاعات بیشتر در خصوص مصاحبه‌های خروج مقاله در مصاحبه خروج چه بپرسیم را هم مطالعه کنید.

چرا باید مصاحبه‌های نگهداشت را انجام دهید؟

به طور خلاصه به برخی از مزایایی که با انجام منظم مصاحبه‌های نگهداشت به دست می‌آید، اشاره می‌کنیم.

بهبود حفظ کارکنان

یک مصاحبه نگهداشت درست می‌تواند بینش فوق العاده‌ای در مورد نقاط قوت و ضعف کار کردن در سازمان شما را آشکار سازد.

برای مثال، فرض کنید که از هر 10 مصاحبه شونده، 7 نفر احساس می‌کنند که به اندازه کافی از آن‌ها قدردانی نمی‌شود. اجرای یک برنامه ساده قدردانی می‌تواند دلبستگی کارکنان را تقویت کرده و در نتیجه، نرخ حفظ کارمندان شما را بهبود بخشد.

در زمانی که 40 درصد از نیروی کار جهانی در نظر دارند کارفرمای خود را در سال جاری ترک کنند، این اقدامات هستند که می‌توانند تفاوت را ایجاد کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل حفظ کارکنان در سازمان

دریافت بازخورد ارزشمند کارکنان

به عنوان واحد مدیریت منابع انسانی ممکن است فکر کنید که دقیقاً می‌دانید چرا کارکنان دوست دارند برای شرکت شما کار کنند. همکاران عالی، پروژه‌های چالش برانگیز، فرهنگ عالی، یا شاید حتی همه موارد فوق.

اما در واقعیت، کارکنان شما به دلیل انعطاف پذیری، استقلال در تصمیم‌گیری و فرصت‌هایی که شرکت برای پیشرفت حرفه‌ای به آنها می‌دهد، می‌خواهند بمانند.

واقعیت این است که تا زمانی که از آنها نپرسید نمی‌دانید. بنابراین قبل از اینکه شروع به دو برابر کردن چیزی کنید که فکر می‌کنید کارکنان می‌خواهند، بهتر است بازخورد آنها را در طول یک مصاحبه نگهداشت جمع‌آوری کنید.

افزایش رضایت و دلبستگی کارکنان

مصاحبه نگهداشت می‌تواند یک استراتژی ارتباطی مفید باشد. و به شما این امکان را می‌دهد که نقاط درد( pain points) و مناطق بهبود را قبل از اینکه بحرانی شوند، شناسایی کنید.

با این حال، دو شرط برای کارایی «استراتژی ارتباطی در مصاحبه نگهداشت» وجود دارد:

1- باید یک رابطه مبنی بر اعتماد و صداقت وجود داشته باشد.
2- بر اساس بازخوردی که در طول مصاحبه‌های نگهداشت جمع آوری می‌کنید عمل کنید و اوضاع را تغییر دهید.

نحوه انجام مصاحبه‌های نگهداشت

بیایید نگاهی به برخی از جنبه‌های عملی انجام مصاحبه‌های نگهداشت بیندازیم. چه کسی باید آن را انجام دهد؟ چقدر طول می‌کشد؟ بهترین زمان برای مصاحبه چه زمانی است؟

معمولا ابتکار راه اندازی یک برنامه مصاحبه نگهداشت با منابع انسانی است، اما اجرای آن می‌تواند توسط منابع انسانی یا مدیر فرد صورت پذیرد.

از کوچک شروع کنید.

شما مجبور نیستید با تک تک کارمندان مصاحبه‌های نگهداشت انجام دهید. برای شروع روی کارکنان با عملکرد بالا و پتانسیل‌ها تمرکز کنید.

مصاحبه‌های نگهداشت را به یک فعالیت عادی تبدیل کنید.

سعی کنید حداقل سالی یک بار مصاحبه نگهداشت را داشته باشید.

زمان انجام مصاحبه را مشخص کنید.

در اینجا باید چند نکته را در نظر داشت.

برای شروع، انجام مصاحبه نگهداشت با کارمندی که به تازگی شروع به کار کرده است، چندان منطقی نیست.  همچنین، مصاحبه نگهداشت را به جلسات بررسی عملکرد افراد اضافه نکنید، بلکه آن را به عنوان یک فعالیت جداگانه در نظر بگیرید. در نهایت، سعی کنید تمام مصاحبه‌های نگهداشت را در مدت زمان نسبتاً کوتاهی برنامه‌ریزی کنید به گونه‌ای که تمام بازخوردها را جمع آوری و در صورت لزوم بر اساس آن عمل کنید.

تصمیم بگیرید که چه کسی مصاحبه نگهداشت را رهبری می‌کند.

انجام این مصاحبه‌ها توسط مدیران منطقی است زیرا آنها احتمالاً رابطه قوی‌تر و قابل اعتمادتری با افراد تیم خود دارند. با این حال، به خاطر داشته باشید که ممکن است نیاز به آموزش کوتاهی در مورد نحوه برگزاری مصاحبه نگهداشت داشته باشند.

زمان کافی را برنامه‌ریزی کنید.

به طور معمول، یک مصاحبه نگهداشت بین 30 دقیقه تا 1 ساعت طول می‌کشد.
یک ساختار مصاحبه نگهداشت ایجاد کنید تا هر مدیر از ساختار یکسانی پیروی کند و از هر کارمند سؤالات یکسانی پرسیده شود.

سوالات مرتبط بپرسید.

پرسیدن سوالات درست، هسته اصلی یک مصاحبه نگهداشت موثر نیز می‌باشد. در ادامه چند نمونه سوال را با هم بررسی خواهیم کرد.

همه پاسخ‌ها را در یک مکان جمع آوری کنید.

اگر می‌خواهید اقدامی انجام دهید، اطلاعات جمع‌آوری‌شده در طول مصاحبه‌های نگهداشت باید تجزیه و تحلیل شود. اگر اطلاعات به‌طور مرکزی ذخیره شوند و به‌ راحتی در دسترس باشند، این کار بسیار آسان‌تر خواهد بود.

خلاصه کنید.

قبل از پایان مصاحبه، مدیران باید دلایل کلیدی کارمند برای ماندن یا رفتن را خلاصه کنند تا از سوء تفاهم جلوگیری شود (می‌توانید این را به الگوی مصاحبه نگهداشت خود اضافه کنید تا فراموش نکنید).

به دنبال الگوها و روندها باشید.

آیا دلایلی برای ماندن یا ترک کارمندان پیدا می‌کنید؟ آنها را شناسایی کنید. این به شما کمک می‌کند تا راه‌هایی برای تقویت عوامل مثبت و کاهش عوامل منفی پیدا کنید.

اقدام کنید.

مصاحبه‌های نگهداشت می‌تواند در راضی نگه داشتن کارکنان شما، افزایش وفاداری و تعهد سازمانی موثر باشند. اما، تنها در صورتی که بازخورد آنها را جدی بگیرید و در صورت لزوم اقدام کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر

سوالات پیشنهادی مصاحبه نگهداشت

ممکن است از خود بپرسید که سؤالات مصاحبه نگهداشت چگونه هستند. در ادامه 21 مورد از آنها را با هم مرور خواهیم کرد. این سوالات در 5 دسته کارمند، شغل، فرهنگ سازمان، محیط کار و تکنولوژی پیشنهاد شده‌اند.

سوالاتی در مورد کارمند

1. وقتی هر روز سر کار می‌آیید بیشتر منتظر چه چیزی هستید؟

پاسخ‌ها در اینجا می‌توانند بسیار متفاوت باشند. برای برخی، بخش مورد علاقه آنها ممکن است کار در کنار همکارانشان باشد، در حالی که برای برخی دیگر، مربوط به پروژه‌هایی است که روی آنها کار می‌کنند.

با گذشت زمان و  جمع آوری داده‌های بیشتر، ممکن است بتوانید برخی از روندها را تشخیص دهید.

به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که برای اکثر کارمندان، فرهنگ شرکت شما مطلوب است، می‌توانید از آن برای برندسازی کارفرمایی خود استفاده کنید.

2. از چه چیزی هر روز در سر کار می‌ترسید؟

این سوال برعکس سوال بالاست و هنگامی که یک روند را در اینجا مشاهده کردید، احتمالاً زمان آن رسیده است که اقدام کنید.

3. آخرین باری که به ترک شرکت فکر کردید کی بود؟

کارمندی که دیروز به ترک شرکت فکر می‌کرده است، ممکن است نسبت به کسی که آخرین بار یک سال پیش به رفتن به جای دیگری فکر کرده بود، به توجه فوری بیشتری نیاز داشته باشد.

4. چه موضوعی باعث شد که به فکر رفتن باشید؟

برخی از افراد ممکن است به ترک فکر کنند زیرا دیگر شغل خود را چالش برانگیز نمی‌دانند. دیگران این کار را انجام می‌دهند زیرا احساس می‌کنند به اندازه کافی درآمد ندارند یا به این دلیل که احساس ارزشمندی نمی‌کنند.

دانستن اینکه چه چیزی باعث می‌شود کارکنان به ترک سازمان فکر کند، می‌تواند به شما کمک کند تجربه رضایت‌بخش‌تری را برای کارمندان ایجاد کنید.

5. آیا شرکت ما را به دوستان جویای کار توصیه می‌کنید؟ اگر نه چرا؟

این یک سوال مهم برای برند کارفرمای شما است. جویندگان کار، کارمندان را به عنوان یک منبع قابل اعتماد می‌بینند، زیرا آنها از نزدیک نحوه کار با شرکت شما را تجربه می‌کنند.

6. چه چیزی شما را وسوسه می‌کند که شرکت را ترک کنید؟

این سوال ممکن است شبیه به سوال شماره 4 باشد اما تفاوت واضحی بین این دو وجود دارد.

موضوعی که باعث می‌شود کسی به ترک سازمان فکر کند، اغلب چیزی است که از درون شرکت می‌آید مثل فرهنگ شرکت و… اما وسوسه ترک اغلب از خارج از شرکت می‌آید مثل فرصتی برای راه اندازی کسب و کار خود و غیره.

سوالاتی در مورد شغل

7. بهترین بخش شغل شما چیست؟

افراد جنبه‌های مختلف شغل خود را دوست خواهند داشت. با این حال، در اینجا نیز پاسخ‌های خاصی را خواهید دید که به مرور زمان تبدیل به روند می‌شوند.

می‌توانید از این داده‌ها برای برای بهبود رضایت و دلبستگی آنها استفاده کنید، و همینطور بر جنبه‌های جالب کار برای جویندگان کار تأکید کنید.

8. اگر می‌توانستید فوراً چه بخشی از شغل خود را حذف می‌کردید؟

با جمع آوری داده‌های بیشتر، می‌توانید روندهای مهم را تشخیص دهید. این به شما کمک می‌کند تا قسمت‌های نه چندان عالی کار را برای کارمندان فعلی خود به حداقل برسانید.

9. از کدام یک از استعدادهای خود در نقش فعلی استفاده نمی‌کنید؟

این سوال به شما اطلاعاتی در مورد اینکه یک کارمند ممکن است در شغل بعدی خود به کدام سمت برود، می‌دهد.

10. چه چیزی شغل شما را رضایت بخش‌تر می‌کند؟

این سوال می‌تواند به شما کمک کند تا دریابید که از کجا شروع کنید، به خصوص زمانی که پاسخ‌های مشابه بیشتری را مشاهده کردید.

11. آیا اهداف و مقاصد روشنی را دریافت می‌کنید؟

این به شما اطلاعاتی در مورد نحوه مدیریت افراد می‌دهد. اگر کارمندان به طور مداوم به این پاسخ «بله» می‌دهند، می‌توانید مدیران خود را تحسین کنید.

در غیر این صورت، باید به این موضوع رسیدگی شود، زیرا داشتن اهداف و مقاصد مشخص به کارکنان کمک می‌کند تا نقشی را که در دستیابی به اهداف شرکت ایفا می‌کنند، درک کنند.

12. من به عنوان مدیر شما، کم و بیش چه کارهایی را می‌توانم انجام دهم؟

مدیران تاثیر قابل توجهی بر تجربه کار کارکنان دارند. بنابراین، اطلاعات حاصل از این سوال می‌تواند در بهینه سازی تجربه کارمند بسیار ارزشمند باشد.

با این حال، برای پاسخ صادقانه، کارمندان باید واقعاً به مدیر خود اعتماد کنند و مدیران باید به اندازه کافی متواضع باشند تا هر بازخوردی که ممکن است دریافت کنند را بشنوند.

13. در مورد فرصت‌های آموزش و یادگیری که در دسترس شماست چه فکر می‌کنید؟

اگر می‌خواهید کارکنان طولانی مدت با شما بمانند، ضروری است که به آنها فرصت‌هایی برای رشد حرفه‌ای و شغلی بدهید. برای اطمینان از شناسایی نیازهایشان، مهم است که این سؤال را بپرسید.

سوالاتی در مورد فرهنگ شرکت

14. آیا در شرکت احساس ارزشمندی و تقدیر می‌کنید؟

اگر شرکت شما در ایجاد احساس ارزشمندی در افراد و به رسمیت شناختن شایستگی آن‌ها خوب باشد، این امر تأثیر مثبتی بر دلبستگی و بهره‌وری افراد خواهد داشت.

از سوی دیگر، فقدان قدردانی می‌تواند افراد را وادار کند که به جای دیگری نقل مکان کنند.

15. دوست دارید چگونه برای کاری که انجام می‌دهید تقدیر شوید؟

حتی اگر برنامه‌ای عالی برای قدردانی از کارمندان دارید، ممکن است راه‌هایی وجود داشته باشد که آن را بهتر یا شخصی‌تر کنید.

16. ما در حال حاضر به عنوان یک شرکت چه کارهایی را انجام نمی‌دهیم که به نظر شما باید انجام دهیم؟

پاسخ‌های مکرر به این سوال در تبدیل شرکت شما به مکان بهتری برای کار کردن بسیار مفید خواهد بود (هم برای کارمندان فعلی و هم برای کارمندان آینده).

سوالاتی در مورد محیط کار

17. به نظر شما چه چیزی را باید حتماً در دفاتر خود تغییر دهیم یا به آن اضافه کنیم؟

همانطور که به آرامی از بیماری کرونا خارج می‌شویم، باورهای سنتی در مورد نقش دفتر در محیط کار هم، به طور چشمگیری در حال تغییر است.

از کارمند خود بپرسید که در این مورد چه احساسی دارد.

18. آیا از سیاست فعلی کار از راه دور ما راضی هستید؟ اگر نه، به نظر شما چه چیزی را باید تغییر دهیم؟

در همین راستا، از کارکنان بپرسید که در مورد سیاست کار از راه دور شما در دنیای پس از همه گیری چه فکر می‌کنند؟

سوالاتی در مورد فن آوری

19. آیا ابزار و منابع کافی برای انجام درست کار خود دارید؟ اگر نه، چه چیزی کم است؟

این که افراد احساس کنند که برای انجام کارشان کاملاً مجهز هستند یا نه، مستقیماً بر تجربه و عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد.

بنابراین، پاسخ‌هایی که می‌گیرید، در بهینه‌سازی فناوری مورد استفاده کارکنانتان سازنده است.

20. از ابزارهایی که برای برقراری ارتباط با همکاران خود هنگام کار از راه دور استفاده می‌کنید، چقدر رضایت دارید؟ (تماس‌های تصویری، سیستم‌های چت، اسناد مشترک و غیره)

به خصوص از آنجایی که کار از راه دور بخشی از «عادی‌های جدید» است، ابزارهایی که کارمندان شما برای حفظ ارتباط با یکدیگر (و با مشتریانتان) در اختیار دارند، باید به درستی کار کنند.

21. استفاده از چه نرم افزار/ابزاری را فوراً متوقف کنیم؟

همه ما سیستم یا ابزاری را داریم که ترجیح می‌دهیم اصلاً از آن استفاده نکنیم  اگر این ابزاری است که کارمندان فقط یک یا دو بار در سال از آن استفاده می‌کنند، می‌توانید آن را نادیده بگیرید.

با این حال، اگر سیستمی است که افراد شما باید به صورت روزانه از آن استفاده کنند، مطمئناً تأثیر منفی بر تجربه کاری آنها خواهد داشت و شما باید به طور جدی گزینه‌های دیگر را در نظر بگیرید.

کلام پایانی

در زمانی که بخش قابل توجهی از نیروی کار جهانی به ترک شرکت خود فکر می‌کنند، نگاهی دقیق به دلبستگی و رضایت کارکنان باید در اولویت باشد.
مصاحبه نگهداشت می‌تواند ابزار بسیار مفیدی برای ارزیابی دلایل ماندن کارکنان شما و شناسایی نقاط قابل بهبود باشد.

پس پیشنهاد می‌کنیم در اسرع وقت با یک طراحی درست، شروع به استفاده از آن کنید.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/stay-interview-questions/

https://www.shrm.org/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

هدایای خوش‌آمدگویی(Welcome Gifts) برای کارمندان جدید به سازمان شما کمک می‌کند تا تاثیر اولیه خوبی به عنوان یک کارفرما داشته باشید. همچنین باعث ایجاد یک تجربه مثبت در اولین روزهای کاری کارکنان شده و به توسعه فرهنگ شرکت هم کمک می‌کند.

علاوه بر این، تصاویر این هدایا محتوای بسیار خوبی برای حمایت از برند کارفرمایی شما ایجاد می‌کند و زمانی که  کارمندان نظرات خود را در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک می‌گذارند می‌تواند بخشی از توصیف تجربه آنها باشد.

بودجه شما هر چه که باشد، چیزهای زیادی وجود دارد که می‌توانید در بسته خوش آمدگویی کارمندان جدید خود بگنجانید. بیایید در این مقاله چند ایده بعنوان هدایای خوش آمدگویی برای کارمندان جدید را بررسی کنیم.

1. متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید

یادداشت خوش آمدگویی دست‌نویس تاثیر اولیه بسیار مطلوبی دارد. لازم نیست یک نوشته طولانی باشد. یک پیام کوتاه برای ابراز هیجان و خوشحالی از حضور کارمند جدید کافی است. همچنین می‌توانید از یک کارت پستال با تصویر اعضای تیم به همراه پیام‌های خوش آمدگویی آن‌ها هم استفاده کنید. یا ممکن است یادداشتی جمعی از طرف اعضای تیم را روی وایت بورد دفتر کار بنویسید.

مورد استقبال قرار گرفتن از طرف مدیر و اعضای تیم به ایجاد اولین تصویر عالی از شرکت کمک می‌کند و برای حفظ استخدام‌های جدید مهم است. به گفته شرکت Clear، سازمان‌هایی که فرآیند جامعه‌پذیری (Onboarding) عالی دارند، نرخ حفظ استخدام‌های جدید را تا ۵۲ درصد افزایش داده‌اند.

متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید به راحتی ایجاد می‌شوند، هزینه بسیار کمی دارند، تأثیر مثبتی بر تجربه کارمندان جدید شما می‌گذارند و جزء عالی‌ترین هدایای خوش آمدگویی هستند.

نمونه متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید

سلام [نام کارمند جدید],

به تیم خوش آمدید. خوشحالیم که به تیم ما پیوسته‌اید.

تیم ما با افتخار و خوشحالی شما را در خانواده‌ی خود می‌پذیرد و اعتقاد داریم که توانمندی‌ها و تجربیات شما می‌تواند طرح‌ها و اهداف ما را ارتقا بخشد.

از این به بعد، روزهای پر از چالش و پیشرفت را پیش رو داریم و به عنوان یک تیم تلاش می‌کنیم تا محیطی دوستانه و پشتیبانی‌کننده فراهم کنیم تا هرکس احساس کند که جزء یک تیم موفق و هماهنگ است. باور داریم که با همکاری و تلاش مشترک، می‌توانیم به اهداف بزرگتری دست پیدا کنیم.

اگر هر گونه سوال یا نیازی دارید، لطفاً احساس راحتی کنید که با هر کدام از ما تماس بگیرید. ما اینجا هستیم تا شما را، همراهی کنیم.

با امید به همکاری موفق و ممتاز با شما،

[نام و امضای همکاران]

2. هدفون

اگر بودجه کافی دارید، یک هدفون مناسب، هدیه عالی برای کارمندان جدیدتان است که به آنها کمک می‌کند در محل کار تمرکز کنند و از سر و صدای همکاران پرحرف یا همسایه‌های پر سر و صدا جلوگیری می‌کند.

هدفون‌ها باید به اندازه کافی راحت و در طول روز قابل استفاده باشند. به سرعت قابل شارژ باشند تا با شارژ کردن آن در نیمه روز، وقفه‌ها به حداقل برسد. همچنین باید به دنبال هدفونی باشید که کمترین نشتی صدا را داشته باشد تا کارکنان بتوانند بدون ایجاد مزاحمت برای همکاران خود، به موسیقی گوش دهند.

3. لوازم اداری و تجهیزات مورد نیاز

لوازم اداری ابتدایی‌ترین اما ضروری‌ترین بخش پکیج خوش آمدگویی است، چه از راه دور کار کنند و چه در دفتر.

به کارمندان جدید خود لوازم اداری و تجهیراتی هدیه دهید تا تجربه کاری روزانه آنها آسان‌تر شود، مانند:

• لپ تاپ، فلش، موس
• عینک نور آبی
• پاوربانک
• نوت بوک و دفترچه یادداشت
• خودکار، نشانگر، هایلایتر
• پوشه، پاکت نامه و کارت ویزیت
• منگنه، گیره کاغذ و قیچی

و…

بر روی لوازمی تمرکز کنید که کارمندان شما واقعاً به آنها نیاز دارند تا از شلوغی غیرضروری میز خود جلوگیری کنند.

4. هدایایی با برند شرکت

اقلامی با برند شرکت‌ها، هدایای خوش آمدگویی بسیار محبوبی هستند. این هدایا از همان ابتدای سفر یک کارمند به به تقویت حس ارتباط، غرور و تعلق کمک می‌کنند.

این هدایا می‌تواند شامل بطری آب، پیراهن، گرمکن، هودی شرکتی، خودکار، پد موس، دفترچه یادداشت، کوله پشتی، لپ تاپ، ظرف ناهار، پلاک با نام کارکنان، ماگ، فنجان قهوه و … باشد.

می‌توانید هدایای خوش آمدگویی را با درج نام کارمندان خاص‌تر کنید. همچنین به جلوگیری از شنیدن مکرر این جمله که “این بطری آب کیست؟” کمک می‌کند.

5. تنقلات سالم و با کیفیت

بر سلامتی کارکنان تمرکز کنید و روی تنقلات سالم و باکیفیت مانند میوه‌ها، آجیل، کوکی، سبزیجات و… سرمایه‌گذاری کنید.  نوشیدنی‌هایی مانند قهوه، چای، یا آبمیوه‌ها را فراموش نکنید.

اگر می‌توانید، جعبه‌های خوراکی خود را از کسب‌وکارهای محلی سفارش دهید تا در حین تهیه بسته‌های خوشامدگویی از کسب و کارهای کوچک هم حمایت کنید.

6. پوشه اطلاعات و کتابچه راهنمای شرکت

پوشه اطلاعات کارکنان جدید راهی است برای انتقال آنچه که آنها باید در بدو استخدام بدانند. دادن پوشه اطلاعات به کارکنان جدید به تنظیم و مدیریت انتظارات کمک می‌کند.

این پوشه می‌تواند شامل موارد زیر باشد.

• نامه خوش آمدگویی مدیر عامل
• ماموریت، چشم انداز و ارزش‌های شرکت
• فرم‌ها و ابزارها
• ساختار سازمانی
• کاربرگ اطلاعات شخصی
• بیمه و بازنشستگی
• اطلاعات تماس منابع انسانی و سایر بخش‌ها
• نظرسنجی قبل از ورود
• نحوه حضور و استراحت
• شرایط کار و ساعات کاری قابل اجرا برای کارکنان در دفتر / از راه دور / هیبریدی
• سیاست‌ها و رویه‌های شرکت
• و…

همچنین گنجاندن اطلاعاتی در مورد فرهنگ شرکت نیز مفید است مانند:

• نحوه ارتباط کارکنان با یکدیگر
• چگونی جشن گرفتن دستاوردها و نقاط عطف
• چگونگی مدیریت عملکرد کارکنان و اهدای پاداش

کارمندان جدید از دسترسی فوری به اطلاعات شرکتی که به تازگی به آن ملحق شده‌اند قدردانی خواهند کرد.

7. کتاب

دادن کتاب به کارکنان جدید نشان می‌دهد که روی رشد و توسعه آنها سرمایه گذاری کرده‌اید.

کتاب‌های مرتبط با شغل فرد، کسب و کار یا صنعت خود را تهیه کنید. موضوعاتی که به آنها کمک کند در نقش خود برتر باشند یا تخصص خود را توسعه دهند.

8. کارت هدیه و کوپن

کارت‌های هدیه به خصوص زمانی عالی هستند که هنوز نمی‌دانید کارکنان جدیدتان به چه چیزی علاقه دارند یا به چه چیزی نیاز دارند. با اهدا کارت هدیه این امکان را به آن‌ها می‌دهید که چیزهایی را که واقعاً نیاز دارند انتخاب کنند.

می‌توانید کارت‌های هدیه را برای یک کافی شاپ، رستوران یا فروشگاه‌های آنلاین شارژ کنید.

مشابه کارت‌های هدیه، کوپن‌ها نیز هدیه‌ای مقرون به صرفه و دوست داشتنی برای کارکنان جدید هستند. مانند کوپن برای اقامت در یک هتل، سفرهای آخر هفته، اشتراک غذا، شام در رستوران و…

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

نکاتی برای انتخاب بهتر هدایای خوش آمد گویی

نیازهای کارکنان را در نظر بگیرید.

وقتی در مورد هدایای خوش آمدگویی برای کارمندان جدید تصمیم می‌گیرید به این موضوع کنید، که چه چیزی باعث می‌شود زمان آنها در شرکت شما خوشایندتر شود؟ یا چه چیزی می‌تواند به آنها کمک کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشند؟

به عنوان مثال، هدفون ممکن است بهترین هدیه برای یک مسئول پذیرش نباشد.

از دادن هدایای صرفاً تزئینی که احتمال نادیده گرفتن یا دور انداختن آنها وجود دارد، خودداری کنید.

هدایا را شخصی کنید.

دریافت هدایای شخصی به فرد احساس خاص بودن می‌دهد. بنابراین اگر می‌توانید، آنها را به ازای هر فرد، تیم یا واحد، شخصی سازی کنید.

هر جا که می‌توانید ترجیحات کارکنان را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر یک کارمند سرگرمی خاصی دارد، می‌توانید چیزهای مرتبط را به او بدهید. مثلا اگر دوست دارند فیلم ببینند، می‌توانید به آنها بلیط سینما بدهید.

ارزش های اصلی شرکت را القا کنید.

ارزش‌های اصلی خود را در انتخاب هدیه در نظر بگیرید و مواردی را انتخاب کنید که به توسعه ارزش‌های شما کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر یکی از ارزش‌های شرکت شما استقلال است و شما اجازه کار از راه دور را می‌دهید، پاوربانک، کیف لپ تاپ، هدفون، بلوتوث و … اقلامی ایده آل برای هدیه هستند.

بسته بندی هدیه خوش آمدگویی خود را جذاب کنید.

بسته بندی جذاب، هدیه خوش آمدگویی را جذاب‌تر می کند. بهتر است از برند شرکت روی کاغذ بسته بندی، کیسه یا جعبه خود استفاده کنید یا هدایای خود را در یک کیف مارک‌دار قرار دهید.

بازخورد کارمندان را دریافت کنید.

می‌توانید چند سؤال در مورد هدایا در نظرسنجی رضایتمندی استخدام شدگان جدید خود بگنجانید، مانند:

• آیا هدایا را مفید می‌دانستند؟
• چه چیزی اضافه می‌کنند؟
• چه چیزی را تغییر خواهند داد؟

بازخوردها را تجزیه و تحلیل کنید و ببینید چه چیزی را می‌توانید بهبود بخشید.

نکته آخر این که برای استقبال به یاد ماندنی از کارمندان جدید خود به بودجه زیادی نیاز ندارید. صرف کمی زمان با چاشنی خلاقیت می‌تواند تجربه به یادماندنی را برای کارکنان تازه وارد شما رقم بزند.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/welcome-gifts-for-new-employees/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

نرخ خروج کارکنان (Employee Turnover Rate) نسبت تعداد کارکنانی که در یک دوره زمانی خاص از سازمان خارج شده‌اند به کل تعداد کارکنان در آن دوره را نشان می‌دهد. این نرخ به صورت درصدی بیان می‌شود و نمایانگر ماندگاری کارکنان در سازمان است.

نرخ خروج کارکنان می‌تواند نشان‌دهنده میزان رضایت و تعلق کارکنان باشد. اگر نرخ خروج بالا باشد، ممکن است مشکلاتی مانند عدم رضایت، کاهش عملکرد یا مشکلات مدیریتی وجود داشته باشد. بنابراین می‌بایست به عنوان یک شاخص کلیدی مهم مدیریت منابع انسانی سنجیده شود.

در این مقاله مراحل و فرمول محاسبه نرخ خروج کارکنان به صورت گام به گام و عملیاتی توضیح داده شده است و یک نمونه مطالعه موردی در خصوص افزایش نرخ خروج کارکنان در سازمان نیز با شما به اشتراک گذاشته شده است.

منظور از نرخ خروج کارکنان چیست؟

نرخ خروج کارکنان(Employee Turnover Rate) به درصدی از کارکنان یک سازمان اشاره دارد که در یک دوره زمانی مشخص (معمولاً یک سال) از سازمان خارج شده‌اند.

فرمول نرخ خروج کارکنان

فرمول محاسبه نرخ خروج کارکنان به صورت زیر است:

مراحل محاسبه نرخ خروج

برای محاسبه نرخ خروج کارکنان مراحل زیر را طی کنید:

مثال از نحوه محاسبه نرخ خروج

فرض کنید در ابتدای دوره 200 نفر و در انتهای دوره 220 نفر در یک سازمان کار می‌کردند و 15 نفر کار خود را ترک کردند. نرخ خروج به صورت زیر محاسبه می‌شود.

210=2/(200+220)=میانگین تعداد کارکنان

%7.14=100*(15/210)= نرخ خروج

بنابراین، نرخ خروج کارکنان در این مثال حدوداً 7.14 درصد است.

نرخ خروج استاندارد

آمار دقیقی از نرخ طبیعی ترک خدمت در ایران در دسترس نیست ولی این نرخ در حدود 15 درصد(10 تا 20) برآورد می‌شود.

صنایع و کشورهای مختلف نرخ ترک کار مورد انتظار متفاوتی دارند. به عنوان مثال، در بریتانیا، گروه شغلی با بالاترین نرخ ترک کار امروزه بخش فروش و بازاریابی با ۳۱ درصد است. میران ترک خدمت در بریتانیا را به تفکیک بخش‌های مختلف در جدول زیر مشاهده می‌کنید.

یک راه بسیار آسان برای فهمیدن عملکرد سازمان شما، صرفاً بررسی آمار است؛ اگر عدد شما (به طور قابل توجهی) بالاتر از حد متوسط باشد، به احتمال زیاد با نرخ بالای ترک کار روبرو هستید.

دلایل افزایش نرخ خروج کارکنان

افزایش نرخ خروج کارکنان ممکن است به علت چندین عامل باشد. در زیر تعدادی از دلایل رایج برای افزایش نرخ خروج کارکنان آورده شده است:

عدم رضایت از محیط کار

اگر کارکنان احساس کنند که محیط کار نامناسب یا استرس‌زاست، احتمال ترک کار آن‌ها افزایش می‌یابد.

کمبود فرصت‌های حرفه‌ای

افراد ممکن است به دنبال فرصت‌های حرفه‌ای بیشتر یا رشد شغلی باشند. اگر یک سازمان نتواند این فرصت‌ها را فراهم کند، کارکنان ممکن است تصمیم به ترک شغل بگیرند.

حقوق و مزایا

حقوق و مزایای کمتر نسبت به بازار کار ممکن است باعث افزایش نرخ خروج شود. کارکنان به دنبال حقوق و شرایط اجتماعی مناسب هستند.

مسائل مدیریتی

مدیریت ناسازگار یا مشکلات در ارتباط با مدیران می‌تواند به عدم رضایت و افزایش نرخ خروج کارکنان منجر شود.

نامناسب بودن فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی ناسازگار با ارزش‌ها و اهداف کارکنان می‌تواند باعث ترک شغل شود. اگر کارکنان احساس کنند که فرهنگ سازمانی با انتظارات و ارزش‌های شخصی‌شان هماهنگ نیست، احتمال ترک شغل افزایش می‌یابد.

عدم توازن کار-زندگی

افراد ممکن است به دنبال توازن مناسب بین کار و زندگی شخصی خود باشند. اگر سازمان نتواند این توازن را فراهم کند، کارکنان ممکن است به دنبال شرایط بهتری باشند.

انجام مصاحبه خروج می‌تواند به شناسایی دلایل خروج کارکنان از سازمان شما کمک کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

مطالعه موردی افزایش نرخ خروج کارکنان

در ادامه این مطلب یک معضل شبیه سازی شده از یکی از سازمان‌های ایرانی در قالب یک مطالعه موردی با شما به اشتراک گذاشته شده است.

مطلب را مطالعه کنید و سعی کنید آن را از نگاه یک کارشناس منابع انسانی تحلیل کرده و به سوالات پایانی پاسخ دهید.

بهره‌گیری از مطالعات موردی به عنوان یک شیوه آموزش، به شما کمک می‌کند مهارت‌های تحلیلی و قدرت حل مساله خود را به عنوان یک متولی منابع انسانی افزایش دهید.

سناریو مطالعه موردی

من مهندس محبی هستم. مدیر عامل یک شرکت فعال در زمینه ارتباطات و شبکه‌های مخابراتی که در حدود پنج سال در کشور مشغول به فعالیت است.

شرکت ما پس از فعالیت اپراتورهای متعدد تلفن همراه در کشور، به دلیل داشتن نیروی انسانی خبره، انجام کار با کیفیت و ارائه خدمات با هزینه‌ای مناسب، به سرعت در میان رقبا از جایگاه مناسبی برخوردار شد.

شما بهتر از من می‌دانید که معروف شدن علاوه بر مزایا، معایبی نیز دارد. به عنوان مثال درست است که در بین اپراتورهای تلفن همراه، از شرکت ما به نیکی یاد می‌شود و حجم زیادی از درخواست‌هایشان را به سمت سازمان ما روانه می‌کنند و به لطف خدا بر اساس پیش بینی‌های به عمل آمده از بابت جذب مشتری حتی تا چند سال آینده مشکلی نداریم.

ولی از سوی دیگر همین محبوبیت سبب شده تا نیروی انسانی توانمند ما انتظارات متفاوتی در مقایسه با کارمندان شرکت‌های رقیب، از سازمان داشته باشند و چون اعضای هیئت مدیره و گروه مدیران ارشد شرکت، اغلب در پی تعالی بخشی هر چه بیشتر شرکت هستند و به افق‌های دوردست چشم دارند، به وضعیت فعلی کمتر توجه می‌کنند و حفظ و نگهداری پرسنل از اولویت‌های اصلی شرکت به حساب نمی‌آید.

بر همین اساس نرخ ترک خدمت کارکنان در شرکت حدود 43.5 درصد است که با بررسی که در میان سایر سازمان‌ها انجام دادم این نرخ ترک خدمت عدد بزرگی‌ست و من را به عنوان مسئول شرکت دچار نگرانی کرده است.

از یک طرف باید به هیئت مدیره در جهت تحقق اهداف عالی ترسیم شده پاسخگو باشم و از سوی دیگر وضع فعلی را به نحوه مطلوبی مدیریت کنم تا در خصوص نیروی انسانی که یکی از مزیت‌های رقابتی ما در مقایسه با رقباست دچار مشکل نشویم.

البته این را هم اشاره کنم که ما در جذب نیروی انسانی هیچ مشکلی نداریم. برند شرکت، سابقه شرکت، موفقیت‌های چند سال اخیر و… همگی سبب شده است که سیل نیروی انسانی جویای کار با یک اشاره کوچک و کم هزینه مثل سایت‌های کاریابی، روانه سازمان شوند.

همیشه هم در این چند سال گذشته و به ویژه سالیان اخیر انتخاب‌های هوشمندانه‌ای از بین افراد متقاضی داشتیم، ولی نمی‌دانم چرا این افراد بعد از مدتی کوتاه در حدود کمتر از یکسال که با ویژگی‌های سازمان ما آشنا شده و در این سازمان کسب تجربه می‌کنند، قرارداد خود را برای سال بعد تمدید نمی‌کنند و در شرکت‌های رقیب مشغول به کار می‌‌شوند.

با خودم فکر می‌کردم ما که سردمدار این عرصه‌ایم؛ پس چرا حاضرند با شرکت‌های دیگر همکاری داشته باشند و پس از یک سال سازمان ما را ترک کنند؟

از یکی از ایشان موقع خداحافظی سوال کردم که آقای مهندس شما که از اینجا دارید تشریف می‌برید و دیگر هیچ سلسله مراتبی بین من و شما نیست، لطفا صادقانه بفرمایید که چرا این سازمان را ترک می‌کنید و حاضرید در شرکتی پایین‌تر از شرکت ما مشغول به فعالیت شوید؟ در پاسخ مطلب جالبی را مطرح کرد که چند روزیست فکرم را مشغول کرده است و آن این که:

“آقای مهندس محبی شرکت شما دانشگاه خوبی برای من بود. ولی سازمان خوبی برای فعالیت مستمر من نیست. از بابت تمام آموزش‌هایی که به من دادید متشکرم، ولی قصد دارم به سازمان دیگری بروم که قدرم را بهتر بدانند، از توانمندی‌های من بیشتر استفاده کنند و به من به عنوان یک انسان نگاه کنند و نه ماشین.”

آیا واقعا شرکت من به یک دانشگاه تبدیل شده است. این قدر هزینه استخدام، آموزش و … برای کارکنان انجام می‌دهم که در نهایت در حدود 50 درصد آن‌ها در ظرف کمتر از یکسال به سازمان رقیب بروند!

چه باید بکنم؟ از کجا باید شروع کنم؟ چطور باید نظر کارکنان را در خصوص شرایط کار جویا شوم؟ چطور باید علت ترک خدمت ایشان را بررسی کنم؟

یک راه ساده به ذهنم رسید که با تک تک کارکنان مصاحبه فردی انجام دهم تا جویای شرایط کاری و موارد اشاره شده شوم. با چند نفر اول که مصاحبه کردم هر کدام از مصاحبه‌ها حدود یک ساعت و نیم طول کشید و کلی از زمان جلسه هم به تعارف و تملق سپری شد. در نهایت بعد از مصاحبه با شش نفر به این نتیجه رسیدم که آنقدر مطالبات آن‌ها با یکدیگر متفاوت است که نمی‌شود در نهایت یک راهکار برای معضل ترک خدمت کارکنان تهیه کرد.

در ضمن شرکت حدود 226 نفر کارمند دارد که اگر برای هر یک از آن‌ها به طور میانگین حدود نیم ساعت وقت مصاحبه در نظر بگیرم باید در حدود 113 ساعت از وقت ارزشمندم را که می‌توانستم طی آن، کارهای مهم‌تری انجام دهم، برای شنیدن حرف‌های ایشان که بخش عمده‌ای از آن به تعارفات و تملق اختصاص می‌یابد، صرف کنم.

به همین دلایل از این تصمیم منصرف شدم و در پی راه حلی مناسب‌تر گشتم.

یکی از دوستانم که مدیر شرکتی موفق در کشور است توصیه کرد رویکرد آن‌ها را اجرا کنم، یعنی استخدام یک مشاور منابع انسانی، تا با کمک او بر معضلات سازمانی چیره شوم. در حال حاضر به دنبال فرد توانمندی هستم تا از تجربیاتش برای رفع این معضلات بهره‌مند شوم و این در حالی‌ست که احساس می‌کنم تا پیدا کردن مشاوری امین، در حال از دست دادن زمان ارزشمندی هستم که ممکن است اتفاقاتی ناگوار در شرکت رخ دهد که دیگر امکان درمان آن برایم فراهم نباشد.

چرا نرخ خروج کارکنان بالا می‌رود؟

1- به آقای محبی توصیه می‌کنید چه اقداماتی را برای شناسایی معضلات سازمانی انجام دهد؟ آیا با رویکرد مصاحبه تک به تک با تمامی پرسنل موافقید؟ دلایل موافقت و یا مخالفت خود را توضیح دهید.

2- به عنوان یک مشاور منابع انسانی برای کمک به آقای محبی چه اقداماتی انجام می‌دادید؟

3- به نظر شما آقای محبی چه اقدامات پیشگیرانه‌ای برای عدم بروز این مشکل می‌توانست انجام دهد؟

تحلیل‌های خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک گذارید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/how-to-calculate-employee-turnover-rate/

https://www.aihr.com/blog/high-turnover-meaning-rates/

کتاب مورد کاوی‌های مدیریت رفتار سازمانی، تالیف دکتر علی پیران نژاد

تهیه کننده: سونیا جلالی

واقعیت را به من بگو و من یاد خواهم گرفت. حقیقت را به من بگو و من باور خواهم کرد.

اما برای من یک داستان بگو تا برای همیشه در قلب من زنده بماند.

(ضرب المثل هندی)

همه ما عاشق یک داستان خوب هستیم افراد همیشه مجذوب داستان‌ها بوده‌اند. برای هزاران سال، داستان نویسان از این ابزار برای تأثیرگذاری، آموزش و الهام بخشیدن به ما استفاده کرده‌اند. یکی از دلایلی که داستان‌ها بسیار قدرتمند هستند این است که اطلاعات را به احساسات تبدیل می‌کنند.

به همین دلیل است که وقتی اطلاعات از طریق یک داستان منتقل می‌شود، آن‌ها را بهتر به خاطر می‌آوریم و برای اقدام کردن انگیزه پیدا می‌کنیم.

وقتی نوبت به جذب و استخدام استعدادها می‌رسد، داستان سرایی راهی برای ارتباط با کاندیداهای بالقوه مطلوب است که به آگهی‌های شغلی ما نگاه هم نمی‌کنند. قصه گفتن پیام شما را ساده‌تر، الهام بخش‌تر و جذاب‌تر می‌کند.

به خواندن این مقاله ادامه دهید تا بیاموزید که چگونه هنر داستان سرایی می‌تواند به شما کمک کند داوطلبان بهتری جذب کنید و برند کارفرمای خود را بهبود بخشید.

چرا از داستان سرایی در استخدام استفاده کنیم؟

همه متقاضیان استخدام فعال نیستند. مطالعات نشان می‌دهد که حدود 70٪ از جویندگان کار منفعل هستند، به این معنی که آنها فعالانه به دنبال فرصت‌های شغلی جدید نیستند. آگهی‌های شغلی سنتی شما به آنها نمی‌رسد، اما داستان‌های هیجان انگیز شما به دست آنها می‌رسد.

شما شرح شغل خود را طراحی کرده‌اید، صفحه شغلی را در وب سایت خود آماده کردید و همه چیز آماده به نظر می‌رسد. اما، چه چیزی شما را از صدها شرکت دیگر که برای نامزدهای برتر رقابت می‌کنند متمایز می‌کند؟

پاسخ به طرز شگفت آوری ساده است: داستان خود را بگویید.

پیام‌هایی که به‌صورت داستان ارسال می‌شوند می‌توانند تا ۲۲ برابر بیشتر از واقعیت‌ها به یاد ماندنی باشند. انسان‌ها 65 درصد از داستان‌هایی را که می‌شنوند به خاطر می‌آورند. در حالی که این میزان در مورد حقایق تنها 5 درصد است.

داستان سرایی در استخدام، راهی برای جلب علاقه و افزایش آگاهی متقاضیان کار، از سازمان شما به عنوان یک کارفرما است. داستان سرایی به شما کمک می‌کند تا تجربه کارکنان خود را بسازید و برند کارفرمای خود را تقویت کنید.

چه داستانی بگوییم؟

داستانی که می‌گوییم باید بتواند به این سوالات داوطلبان پاسخ دهد:

• این چه نوع سازمانی است؟
• کار کردن در اینجا چگونه است؟
• این شرکت در آینده به کجا می‌رود؟
• آیا از کار کردن در اینجا خوشحال خواهم شد؟

شما داستان‌هایی می‌خواهید که بتواند به این سؤالات پاسخ دهد و اطلاعاتی را که متقاضی برای تصمیم گیری در مورد شما نیاز دارد ارائه دهد.

در ادامه چند نمونه از داستان‌هایی که می‌توانید روایت کنید به اشتراک گذاشته شده است.

داستان تاسیس شرکت

اولین داستانی که می‌توانید برای متقاضیان استخدام بگویید، داستان تاسیس شرکت شماست.

افراد نمی‌خواهند فقط کار کنند و دستمزد بگیرند آن‌ها می‌خواهند بخشی از یک داستان بزرگتر و جالب‌تر باشند و بتوانند شور و اشتیاق بنیانگذار شرکت شما را درک کنند.

شرکت شما هم حتما داستان تاسیس جالبی دارد. اگر بنیانگذار یا افراد آگاه دیگر در دسترس هستند با آن‌ها مصاحبه کرده و داستان تاسیس شرکت را پیدا کرده و منتشرش کنید.

داستان‌های کارکنان

دسته دوم داستان‌هایی است که مشخص می‌کند چرا کارکنان، سازمان شما را برای کار کردن انتخاب کرده‌اند و یا چرا سازمان شما را ترک نمی‌کنند؟ چه کاری در سازمان شما انجام می‌دهند و چه تجربه‌ای از کارکردن در سازمان شما دارند.

شغلشان برایشان چه معنایی دارد و چرا آن را ادامه می‌دهند؟

کارمندان خود به عنوان قهرمانان اصلی داستان‌های شرکت خود انتخاب کنید. داستان‌های افراد واقعی، یک شرکت را معتبرتر و باورپذیرتر می‌کند.

یک نمونه از داستان‌های کارکنان (با تمرکز بر معنای کار) را می‌توانید در ویدئو زیر مشاهده کنید.

داستان‌هایی درباره مزایای شرکت

شکل دیگری از داستان گویی برای جذب استعدادها، گفتن داستان درباره مزایایی است که شرکت به کارکنان ارائه می‌دهد مثل دور کاری، امکان رشد، ایجاد تغییرات مثبت و…

کارکنان بیشتر از پول می‌خواهند روی چیزهای مهم کار کنند و تغییری پایدار و مثبت در دنیا ایجاد کنند. اگر چنین باشد احتمالا به استخدام در سازمان شما علاقمند می‌شوند.

از کارکنان بخواهید ویدئوهای شخصی خود را در مورد تجربه استفاده از مزایای شرکت منتشر کنند.

داستان‌هایی درباره فرهنگ و ارزش‌های شرکت

فرهنگ یک شرکت باید از بالا پایین بیاید. بسیاری از رهبران داستان جالبی پشت آنچه که آن‌ها را به موفقیت سوق داده است، دارند.

از این شکل داستان گویی برای نشان دادن نوع تجربه، فرهنگ سازمانی و روایتی که داوطلبان بالقوه در صورت پیوستن به شرکت شما تجربه می‌کنند، استفاده کنید.

همچنین می‌توانید ارزش‌های خود را لیست کنید و این سوالات را از خود بپرسید.

چه زمانی کسی نمونه‌ای از این ارزش‌ها را مشاهده کرد؟

چه زمانی دیدید که کسی دقیقا بر خلاف ارزش رفتار کند؟

این وقایع را مستند کنید و داستان‌هایی پیرامون آن بسازید.

چگونه از داستان سرایی در استراتژی استخدام خود استفاده کنید؟

برای انجام این کار چهار گام زیر را دنبال کنید.

1- مشخص کنید پیام شما چیست؟

قبل از شروع به نوشتن داستان خود، یک لحظه وقت بگذارید و پیامی که می‌خواهید با کمک آن ارسال کنید را مشخص کنید.

پاسخ به این سوال که می‌خواهید به متقاضیان کار چه چیزی را منتقل کنید؟

2- از کارکنان خود استفاده کنید.

چگونه به داستان سازمان خود جان می‌دهید؟ درست است، با درگیر کردن کارمندان در داستان، حس انسانی را به داستان خود اضافه می‌کنید.

فراموش نکنید که هر داستان را برای نقشی که برای آن استخدام می‌کنید شخصی سازی کنید. اگر می‌خواهید یک متخصص مالی استخدام کنید، از داستان شخصی که در امور مالی کار می‌کند استفاده کنید. مخاطب شما باید با داستانی که گفته می‌شود ارتباط برقرار کند و با آن درگیر شود.

3- داستان سرایی تصویری، بهترین شیوه داستان سرایی است.

پیام خود را با تصاویر (عکس و به خصوص ویدیو) ارسال کنید. این روش سریعتر توجه افراد را به خود جلب می‌کند و همچنین برای مدت طولانی‌تری با آنها خواهد ماند. به جای اینکه بنویسید یک متقاضی چه نوع محیط کاری را می‌تواند انتظار داشته باشد، چرا او را به سفری ویدئویی در دفاتر، رویدادهای تیمی و تجربه کارکنان نبرید؟

4- رسانه‌های اجتماعی کلیدی هستند.

داستان خود را از طریق رسانه‌های مختلف سازمان و همچنین شبکه‌های اجتماعی کارکنان پخش کنید تا مخاطبان زیادی را جذب کنید.

داستان سرایی قدرتمند است

قصه گویی ذاتا برای انسان‌ها فریبنده است. علاقه بیشتر و ارتباطات عمیق‌تری ایجاد می‌کند و بسیار متقاعدکننده است.

داستان سرایی به ابزار جدیدی در استخدام تبدیل شده است زیرا فرهنگ، ارزش‌ها و سنت‌های شرکت را برای افراد خارجی ملموس می‌کند. رهبران بزرگ امروزی قدرت داستان سرایی را درک می‌کنند و می‌دانند که چگونه می‌تواند بر استخدام افراد تأثیر بگذارد.

به عنوان یک استخدام کننده، متخصص منابع انسانی یا مدیر استخدام از این رویکرد استفاده کنید و استراتژی‌های استخدام خود را بهبود بخشید.

منابع

https://www.seenit.io/blog/how-and-why-to-use-storytelling-in-recruitment-marketing

https://www.greenhouse.io/blog/how-you-can-use-storytelling-to-up-your-recruiting-game

https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2019/10/08/successful-recruitment-its-all-about-storytelling/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

استخدام مدیر منابع انسانی کار ساده‌ای نیست. مدیران به دنبال سکاندارانی شایسته هستند که سکان کشتی مدیریت منابع انسانی سازمانشان را به آن‌ها بسپارند.

اما چالش اصلی در انتخاب مدیر منابع انسانی این است که از کجا متوجه شویم فرد داوطلب می‌تواند گزینه‌ی مناسبی برای ما باشد؟

در پاسخ به این چالش ممکن است تصمیم بگیرید مصاحبه کنید، از آزمون‌های سنجش دانش و مهارت استفاده کنید، از تست‌های روانشناختی و روانسنجی(مثل تست‌های شخصیت، هوش هیجانی و…) بهره بگیرید و یا از سایر ابزارهای ارزیابی نظیر کانون‌های ارزیابی و توسعه کمک بگیرید.

هر یک از این روش‌ها می‌تواند در صورت استفاده درست، کارآمد و اثربخش باشد و در مورد میزان اثربخشی آن‌ها می‌توان جداگانه صحبت کرد.

اما چون مصاحبه رایج‌ترین و پرکاربردترین روش ارزیابی ماست، در این مقاله می‌خواهم روی مصاحبه استخدامی متمرکز شوم و نمونه‌ای از سوالات مصاحبه استخدامی مدیر منابع انسانی را با شما به اشتراک بگذارم.

واضح است که سوالات مصاحبه شما بسته به شرح شغلی که برای مدیر منابع انسانی در نظر گرفتید،  هدفی که از استخدام برای این موقعیت شغلی دارید و ویژگی‌های کسب و کارتان می‌تواند متفاوت باشد.

بنابراین اگر به دنبال جذب و استخدام یک مدیر منابع انسانی توانمند هستید، سوالات پیشنهادی ما را می‌توانید به عنوان یک نقطه‌ی شروع برای ایده گرفتن در نظر بگیرید.

در استخدام مدیر منابع انسانی دنبال چه هستیم؟

در استخدام مدیر منابع انسانی در پی این هستیم که به این سوالات پاسخ دهیم.

آیا او دانش، مهارت، تخصص و اشتیاق لازم برای ایفای نقش به عنوان مدیر منابع انسانی را دارد؟

آیا با تیم، فرهنگ و ارزش‌های سازمان ما متناسب هست؟

سوالاتی که در مصاحبه استخدامی مدیر منابع انسانی می‌پرسیم باید ما را به پاسخ دو سوال فوق نزدیک کند و بتواند بیشترین اطلاعات فردی، شخصیتی و مهارتی را در مورد متقاضی شغل در اختیارمان قرار دهد.

سوالات پیشنهادی برای مصاحبه با مدیر منابع انسانی

در ادامه تعدادی از این سوالات را در چهار دسته سوالات بیوگرافی محور، سوالات سنجش انگیزه، ترجیحات و آرزوهای متقاضی، سوالات سنجش دانش و تخصص و سوالات شایستگی محور، با هم مرور می‌کنیم.

بخش اول: سوالات بیوگرافی محور

دسته اول سوالات برای استخدام مدیر منابع انسانی، سوالات بیوگرافی محور است. سوالات این مصاحبه مربوط به سوابق و تجارب کاری فرد است و وضعیت متقاضی را از طریق رزومه وی مورد بررسی قرار می‌دهیم و پرسش‌هایی درباره مشاغل مختلف، دلایل تغییر این مشاغل، موضوعات لذت بخش یا نارحت کننده برای او و مانند آن را مطرح می‌کنیم.

سوالاتی نظیر

• کمی درباره خودتان صحبت کنید؟
• چه موقعیت‌های شغلی را تجربه کردید؟
• به عنوان مدیر منابع انسانی در تجربه قبلی چه مسئولیت‌هایی بر عهده شما بود؟
• به عنوان یک مدیر منابع انسانی چه ویژگی‌هایی دارید که به عملکرد موفقتان کمک می‌کند؟
• همکاران قبلی شما را چطور توصیف می‌کنند؟
• اعتبار و تجربه گذشته‌تان، چگونه به شما کمک می‌کند تا در این موقعیت عالی باشید؟
• چه تجربه‌ای به عنوان رهبری تیم منابع انسانی دارید؟
• کدام بخش‌های حرفه مدیر منابع انسانی برای شما جذابیت بیشتر و کدام بخش‌ها جذابیت کمتری دارد؟
• در شغل‌های قبلی در زمینه‌ی مدیریت منابع انسانی چه دستاوردهایی داشتید؟

مهم‌ترین ویژگی این سوالات آن است که ساده‌ست، گارد دفاعی ابتدای مصاحبه را شکسته و به صحبت کردن داوطلب کمک می‌کند. همچنین اطلاعاتی را در خصوص تجربیات و دستاوردهای فرد و همچنین اثربخشی وی در مشاغل قبلی به ما می‌دهد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چک لیست مصاحبه استخدامی+ دانلود رایگان

بخش دوم: سوالاتی برای سنجش انگیزه‌ها، آرزوها و ترجیحات متقاضی

بخشی از مصاحبه با مدیر منابع انسانی را به سنجش انگیزش و آرزوهای وی اختصاص دهید. با کمک این سوالات می‌توانید در مورد تعادل میان آرزوها و انگیزه‌های شخصی متقاضی و توان سازمان برای تحقق آن فکر کنید.

تعدادی از این سوالات در ادامه پیشنهاد شده است.

• چرا شغل مدیر منابع انسانی را انتخاب کردید؟
• بخش مورد علاقه شما برای کار در حوزه منابع انسانی کدام بخش است؟
• چه هدف‌های بلندمدتی برای شغلت در نظر گرفته‌ای؟
• تصور می‌کنید کارهای روزانه‌تان چه خواهد بود؟
• درباره جنبه‌های منفی این حرفه چه می‌دانید؟
• چه جنبه‌هایی از کار کردن در یک سازمان برای شما مهم است؟
• چه جنبه‌هایی از کار کردن با یک مدیر برایتان مهم است؟

دقت کنید که هیچ پاسخ صحیح یا غلطی برای این پرسش‌ها وجود ندارد. ارزیابی پاسخ‌های داده شده به پرسش‌های مربوط به انگیزه‌ها و آرزوهای متقاضیان، به ماهیت پست مورد نظر، زمینه‌های پیشرفت و رشد متقاضی و فرهنگ سازمان شما بستگی دارد.

بخش سوم: سوالاتی برای سنجش دانش و تخصص متقاضی

شغل مدیر منابع انسانی به مجموعه‌ای از دانش، مهارت و تخصص نیاز دارد. با پرسیدن سؤالات دانش محور به دنبال این هستیم که ببینیم آیا توانایی‌های متقاضی با مجموعه دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام کار مطابقت دارد یا خیر.
مبنای ما برای طرح این سوالات، شرح وظایف تدوین شده در سند تجزیه و تحلیل شغل مدیر منابع انسانی‌ست.

در اینجا چند نمونه آورده شده است.

• چطور استراتژی منابع انسانی را طراحی می‌کنید؟
• برای یافتن بهترین استعدادها چه استراتژی‌هایی در حوزه استخدام استفاده می‌کنید؟
• فرایند مدیریت عملکرد موثر در سازمان چه مراحلی دارد؟ و آخرین چالشی که در حوزه مدیریت عملکرد حل و فصل کردید؟
• اصلی‌ترین روندهای منابع انسانی در سال پیش رو کدامند؟
• چه تجربه‌ای از کار با نرم افزاهای منابع انسانی و تحلیل داده‌ها دارید؟
• عملکرد واحد منابع انسانی با چه شاخص‌هایی سنجیده می‌شود؟
• توسعه برند کارفرمایی در شرکت را چطور پیش می‌برید؟
• موثرترین اقدامی که در جهت بهبود انگیزه کارکنان در سازمان‌های قبلی انجام دادید؟

مدیریت مسائل مهمی چون استخدام، جامعه‌پذیری، آموزش کارمندان، استعدیابی، جانشین پروری، ارتقا، فرهنگ سازمانی و… می‌تواند مبنای شما برای طراحی سوالات دانش محور باشد.

بخش چهارم: سوالات شایستگی محور

شغل مدیر منابع انسانی طیف وسیعی از شایستگی‌ها نظیر حل مساله، ارتباطات، رهبری، مربی‌گری، تیم سازی، تصمیم گیری و … را طلب می‌کند. بنابراین بخشی از سوالات مصاحبه ما حتما می‌بایست اختصاص به مصاحبه شایستگی محور یابد.

در مصاحبه شایستگی محور به دنبال این هستیم که شایستگی‌های فرد را از طریق موقعیت‌های واقعی و عملی و تجربیات وی مورد پرسش قرار دهیم.

اگر با مصاحبه شایستگی محور آشنا نیستید مقاله سوالات پیشنهادی برای مصاحبه شایستگی محور را مطالعه کنید.

نمونه‌ای از این سوالات در ادامه آمده است.

• سخت‌ترین چالشی که در حوزه مدیریت منابع انسانی در یکسال گذشته حل و فصل کردید؟ (حل مساله)
• درباره سخت‌ترین همکاری که موفق به کار کردن با وی نشدید صحبت کنید. (کار تیمی)
• درباره آخرین اقدامی که در حوزه مدیریت منابع انسانی برای رشد خود انجام دادید صحبت کنید؟ (یادگیرندگی)
• آخرین تعارضی که در تیم کاری موفق به حل آن نشدید؟ (ارتباطات)
• در مورد زمانی صحبت کنید که فرد دیگری با کمک شما رشد کرد؟ (مربی گری)
• درباره اثربخش‌ترین تصمیمی که در حوزه مدیریت منابع انسانی گرفتید صحبت کنید؟ (تصمیم گیری)

سوالات این بخش را می‌بایست بر اساس مدل شایستگی که برای مدیر منابع انسانی در سازمانتان تعریف کردید طراحی کنید.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی جذب و استخدام و  مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

سخن پایانی

در این مقاله تعدادی سوال را مطرح کردم که به تجربه در مصاحبه‌های استخدامی مدیر منابع انسانی برایم موثر عمل کرده است. شما می‌توانید از این سوالات ایده بگیرید و سوالات مناسب خودتان را طراحی کنید.

چه تجربه‌های دیگری علاوه بر سوالات مطرح شده در این که مقاله دارید که می‌تواند به دوستان آکادمی در جلسه‌ی مصاحبه (چه به عنوان مصاحبه‌کننده و چه به عنوان مصاحبه‌شونده) کمک کند؟ در بخش نظرات با ما به اشتراک گذارید.

منبع: دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

یک پرستار با بالاترین معدل از برترین دانشگاه کشور و داشتن دانش تخصصی حرفه خود، اگر همدلی، مهربانی، تعهد و مسئولیت پذیری نداشته باشد آیا دارای عملکرد متمایز و برجسته در شغل خود است؟

برجسته ترین همکار یا مدیری که تا الان داشته‌اید چه ویژگی‌هایی داشته است؟

چرا بسیاری از کارکنان با وجود داشتن دانش و تخصص کافی در سازمان، همواره یک فرد متوسط باقی مانده‌اند؟

پاسخ به سوالات بالا تا حد زیادی شما را به درک مفهوم شایستگی نزدیک می‌کند.

شایستگی ترکیبی از دانش، مهارت و خصوصیاتی است که یک فرد برای ایفای نقش موثر و برجسته در یک سازمان به آن نیازمند است.

اگر یک متخصص منابع انسانی هستید، مدل‌های شایستگی در جعبه ابزار شما بسیار مهم هستند. این مقاله به شما کمک می‌کند مفهوم شایستگی و نحوه طراحی مدل‌های شایستگی در سازمان را یاد بگیرید.

تعریف شایستگی

اولین معیار شایستگی در عصر کشاورزی و انقلاب صنعتی، قدرت جسمانی و سنجه آن، قطر بازوی کارگران بود. با ورود به قرن بیستم، هوش به معیار اصلی شایستگی و آزمون‌های هوش به روش متداول استخدام افراد در مشاغل مختلف تبدیل شد تا در اوایل دهه 1970 پروفسور مک کللند روانشناس دانشگاه هاروارد، در مقاله‌ای با عنوان آزمونی برای ترجیح شایستگی بر هوش، نشان داد آزمون هوش پیش بینی کننده ضعیفی برای پیش‌بینی اثربخشی فرد در بسیاری از مشاغل است. او شایستگی‌ها را به عنوان ملاک معتبر گزینش معرفی کرد.

در یک تعریف ساده

شایستگی آن دسته از ویژگی‌های کارکنان است که زیربنای رفتارهای شغلی موفق آن‌ها را تشکیل می‌دهد. مثل کار تیمی، برنامه‌ریزی، مهارت ارتباطی، حل مساله و …

این مقاله را هم مطالعه کنید: جانشین پروری چیست؟(راهنمای کامل مدیران منابع انسانی)

دسته بندی شایستگی‌ها

عمده‌ترین و اصلی‌ترین طبقه‌بندی شایستگی‌ها، تقسیم آن به دو نوع شایستگی‌های فنی و شایستگی‌های رفتاری‌ست.

شایستگی‌های رفتاری

مجموعه‌ای از رفتارهای قابل مشاهده و قابل اندازه گیری هستند که فرد را در کارش اثربخش می‌سازند مثل کار تیمی، مذاکره، تفکر تحلیلی و…

شایستگی‌های فنی

دانش و مهارت‌های اساسی که برای ایفای نقش تخصصی در سازمان مورد نیاز است، مثل مهارت اکسل و برای هر واحد شغلی در شرکت منحصر به فرد می‌باشند مثلا شایستگی فنی کارشناس مالی با شایستگی فنی کارشناس فروش متفاوت است.

یک فرد برای ایفای نقش موثر و برجسته در یک شغل به هر دو دسته شایستگی‌های فنی و رفتاری نیازمند است.

مدل شایستگی چیست؟

مدل شایستگی به فهرستی از دانش، مهارت و توانایی‌های لازم برای ایفای نقش موثر در يك شغل خاص اشاره دارد كه بطور معمول در مجموع 7 تا 9 عدد می‌شود.

در شکل زیر یک نمونه مدل شایستگی را مشاهده می‌کنید.

یک مدل شایستگی هسته مرکزی فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی‌ست و کمک می‌کند که یک زبان مشترک و دقیق در مورد دانش، مهارت و ویژگی‌های مورد انتظار از مشاغل مشخص شود.

به عبارت دیگر با تعریف مجموعه‌ای از شایستگی‌ها برای هر نقش در کسب‌وکارتان، می‌توانید مشخص کنید که سازمان برای رسیدن به اهدافش به چه رفتارهایی اهمیت می‌دهد.

کاربرد مدل‌های شایستگی‌

اصلی‌ترین کاربرد شایستگی‌ها در ایجاد یک چهارچوب و زبان مشترک در فرایندهای مدیریت منابع انسانی‌ست.

این چهارچوب کمک می‌کند که

*در استخدام: با قرار دادن شایستگی‌ها به عنوان مبنایی برای فرایند جذب و استخدام، کارکنان جدید را با دقت بالاتری انتخاب و استخدام کنید و از انتخاب‌های حسی و مبتنی بر قضاوت‌های فردی فاصله بگیرید.

*در آموزش: با قرار دادن مدل شایستگی در قلب فرایند آموزش کارکنان و سنجش شایستگی‌های کارکنان برنامه‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای مناسب‌تر را ارائه دهید.

*در ارزیابی عملکرد: مدل شایستگی چهارچوبی برای ارزیابی نقاط قوت و ضعف رفتارهای فرد ارائه می‌دهد و در واقع استانداردی ارائه می‌دهد که می‌توان ارزیابی عملکرد را با دقت و سرعت بیشتری انجام داد.

*در پرداخت و پاداش: مدل شایستگی کمک می‌کند که پرداخت‌ها با شایستگی‌ها پیوند بخورد و بر این اساس پرداخت بیشتر به کارکنانی صورت می‌گیرد که شایستگی بیشتری از خود نشان می‌دهند.

بر اساس تحقیقات انجمن جبران خدمت آمریکا(ACA) سازمان‌ها به دلایل زیر از شایستگی‌ها  استفاده می‌کنند.

1- انتقال رفتارهای ارزشمند و فرهنگ سازمانی(75%)

2- عملکرد موثر برای همه کارکنان(59%)

3- تاکید بر ظرفیت‌های افراد(42%)

4- تقویت رفتار تیمی و متقابل(34%)

این مقاله را هم مطالعه کنید: ارزیابی شایستگی چیست و چه روش‌هایی دارد؟

روش‌های طراحی مدل شایستگی در سازمان

به منظور استخراج شایستگی‌ها و تدوین مدل شایستگی روش‌های مختلفی وجود دارد. ازجمله این روش‌ها می‌توان به مصاحبه با افراد موفق و برجسته سازمان، مطالعه شرح شغل‌ها، مطالعه برنامه استراتژیک سازمان و مطالعات الگوبرداری اشاره کرد. در ادامه این روش‌ها معرفی شده‌اند.

مصاحبه با افراد موفق و برجسته سازمان

مصاحبه با افرادی که در شغل مورد نظر ما عملکردی عالی دارند یکی از بهترین و سریع ترین روش‌های استخراج شایستگی‌هاست. این مرحله به منظور شناسایی دانش، مهارت و توانایی‌هایی می‌باشد که آن افراد دارا هستند و موجب برجسته شدن آن‌ها و تمایزشان نسبت به بقیه می‌شود. با کمک مصاحبه با افراد شاخص، می‌توان به فهرستی از شایستگی‌ها دست پیدا کرد.

مطالعه برنامه استراتژیک سازمان

کارمندیابی، انتخاب، ارزیابی و توسعه کارکنان می‌بایست بر اساس استراتژی سازمان باشد. بنابراین یکی از منابع مهم در تدوین شایستگی‌ها، مطالعه برنامه استراتژیک سازمان است. به عنوان مثال وقتی استراتژی کلی سازمان جذب رضایت مشتری‌ست بر شایستگی مشتری مداری تاکید می‌شود. یا اگر استراتژی سازمان، ایجاد کیفیت از طریق کار تیمی‌ست، شایستگی کار تیمی می‌بایست در طراحی شایستگی‌ها مورد نظر قرار گیرد.

تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل مشخص می‌کند که شاغل در این شغل با چه وظایف و مسئولیت‌هایی روبروست و برای انجام آن چه دانش، مهارت و توانایی‌های نیاز دارد. هر چقدر شرح شغل بهتر تشریح و تحلیل گردد، بهتر می‌توان به شایستگی‌های آن شغل دست یافت مثلا برای فردی که وظیفه نوشتن گزارشات تحلیلی را بر عهده دارد شایستگی تحلیل گری یک شایستگی کلیدی‌ست.

مطالعات الگو برداری

در زمینه توسعه شایستگی‌ها پژوهش‌های زیادی صورت گرفته است.

مدل‌های شایستگی عمومی، پایه‌ای مشترک برای شرکت‌ها برای توسعه و ایجاد مدل‌های شایستگی خاص سازمان را فراهم می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند شایستگی‌های خاصی را از مدل‌های عمومی شایستگی الگو گرفته و از آن به عنوان یک نقطه شروع برای توسعه مدل شایستگی خاص شرکت استفاده کنند. بعضی از منابع خوب برای مطالعات الگو برداری، دیکشنری هاروارد و دیکشنری یونیدو هستند که برای آشنایی بیشتر می‌توانید آن‌ها را از لینک‌های زیر دانلود کنید.

دانلود دیکشنری شایستگی‌ها

Harvard University Competency Dictionary FY14 – final

UNIDO

جمع بندی و پیشنهاد مطالعه بیشتر

با تعریف شایستگی‌های شغلی برای هر نقش، می‌توانید به سازمان خود کمک کنید کارکنان شایسته‌تری را جذب کند، مسیر شغلی آن‌ها را ترسیم کند، برای چالش‌های آینده آماده شود، ارزیابی‌های دقیق‌تری انجام دهد و از کارکنان خود در مسیر رشد و توسعه حمایت کند.

امیدوارم با مطالعه این مطلب به اصول طراحی مدل شایستگی پی برده باشید. اگر به توسعه دانش و مهارت در زمینه طراحی مدل‌های شایستگی علاقمند هستید دوره آموزشی گام به گام طراحی مدل شایستگی برای شما مفید خواهد بود.

منابع

کتاب توسعه مدیریت بر مبنای شایستگی/دکتر مرتضی کرمی، دکتر مسلم صالحی

کتاب از مصاحبه تا استخدام/ دکتر جوشقانی

کتاب حرفه‌ای مصاحبه کنید/ دکتر عیدی، عماد فراهانی، صفورا فخر آذری

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی