گاهنوشتهها
راهنمای کامل حفظ کارکنان در سازمان
امروزه بازار کار مانند یک میدان جنگ تمام عیار است. روش کار، محل کار، شرایط اقتصادی هر روزه در حال تغییر است بنابراین کارفرمایان در میدان جنگ حفظ کارکنان هستند. کارفرمایان میخواهند استعدادهای خود را حفظ کنند و عدم حفظ آنها باعث اختلال در محل کار خواهد شد. حفظ کارکنان پس از مواردی همچون استعفای بزرگ، همه گیری کرونا، ترکیب نسلهای کاری در محل کار و مهاجرت افراد اهمیت زیادی پیدا کرده است.
در این مقاله یک راهنمای جامع و عملی برای درک اهمیت، چگونگی سنجش و راهکارهای حفظ کارکنان ارائه میدهیم.
حفظ کارکنان چیست؟
حفظ کارکنان (Employee Retention) زمانی است که یک کسب و کار بتواند کارکنان با استعداد خود را حفظ کند و گردش مالی را کاهش دهد. این تلاشی از روشها، شیوهها، سیاستها و استراتژیهای کارفرما برای حفظ کارکنان است. حفظ کارکنان یکی از شاخصهای مهم برای سلامت کسب و کار و فرهنگ سازمان است. حفظ کارکنان میزان وفاداری و ماندگاری افراد در سازمان را نیز نشان میدهد.
درک میزان حفظ کارکنان کمک میکند تا تعیین کنید چه چیزی کسب و کار شما را به مکان عالی برای کار تبدیل میکند.
چرا حفظ کارکنان مهم است؟
بیایید نگاهی به اهمیت و مزایای حفظ کارکنان در سازمان داشته باشیم.
کاهش هزینههای شرکت
استخدام و آموزش میتواند سالانه مبالغ قابل توجهی برای سازمانها هزینه داشته باشد. حفظ کارکنان بهترین راه برای کاهش این هزینهها است. مطالعات نشان میدهد جایگزینی یک کارمند به طور متوسط، معادل 6 تا 9 ماه حقوق است. بنابراین حفظ کارکنان هزینههای اضافی را کاهش میدهد.
افزایش بهرهوری
بر کسی پوشیده نیست که هر چقدر فرد در یک سازمان بماند بهرهوری بیشتری خواهد داشت. کارکنان باتجربه اغلب در انجام سریع و کارآمد وظایف خود مهارت دارند. آنها میدانند چگونه کارها را به سرعت انجام دهند، با فرآیندها آشنا هستند و ارتباطات خود را دارند. برعکس، استخدام جایگزینهای جدید به طور معمول باعث ایجاد تأخیر و اشتباهات طولانی مدت و پرهزینه در گردش کار میشود. بنابراین نرخ جابجایی بالا باعث اختلال در تداوم و نتایج نهایی سازمان خواهد شد.
تجربه بهتر مشتری
مشتریان تمایل دارند به سازمانهایی که در طول زمان با چهرههای دوستانه و آشنا روبرو میشوند و با یک یا چند کارمند ارتباط برقرار میکنند، بیشتر علاقه نشان دهند. نرخ پایین جابجایی کارکنان میتواند درک و تجربه مثبت مشتری را افزایش دهد.
بهبود تعلق کارکنان
کارمندانی که احساس تعلق به سازمان داشته باشند، به احتمال زیاد روحیه بالاتری دارند، به کار خود افتخار میکنند و در نتیجه عملکرد بهتری خواهند داشت. درک حفظ کارکنان باعث میشود بر جنبههای مهم برای تعلق کارکنان تمرکز کنید. مانند ایجاد و بهبود فرهنگ سازمانی، بهبود کار تیمی، بهبود آموزش و توسعه و ….
افزایش درآمد و بازگشت سرمایه (ROI)
چندین مطالعه نشان دهنده ارتباط مستقیم بین افزایش درآمد، کاهش جابجایی کارکنان، روحیه بالاتر کارکنان و بهبود تجربه کارکنان است.
چه عواملی باعث حفظ کارکنان میشود؟
به طور معمول پیدا کردن کارکنان با استعداد و حفظ آنها سخت است. این کارکنان اغلب به عنوان کارکنان با پتانسیل شناخته خواهند شد و برای هر سازمانی از نظر فنی، مهارتی و رهبری مهم هستند. بنابراین مهمترین مورد این است که شما عوامل مهم و حیاتی ماندن یا ترک کارکنان را شناسایی کنید.
داشتن چنین دادههای به سازمان کمک میکند در راستای حفظ کارکنان تلاش کنید. به عنوان مثال شاید در پیشرفتهای شغلی به صورت عمودی سازمان نتوانید اقدامی کنید اما میتوانید با راه حلیهای خلاقانه مانند حرکتهای افقی در شغل، غنیسازی شغلی، مربی گری، آموزش و توسعه، دادن پروژههای چالشی به افراد، در حفظ آنها بهبود ایجاد کنید.
بیاید نگاهی بیندازیم به گزارش Delottie تا متوجه شویم چه مواردی برای حفظ کارکنان اهمیت دارد.
همانطور که مشاهده میکنید پاداش اضافی، ترفیع یا ارتقای کارکنان و مزایای غیرنقدی و رفاهی مهمترین دلایل ماندگاری و حفظ کارکنان در سازمان است.
این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان
نرخ حفظ کارکنان را چگونه محاسبه کنیم؟
برای محاسبه نرخ حفظ کارکنان به موارد ذیل توجه کنید:
- بازه زمانی خود را مشخص کنید.
- تعداد کارمندان را در اولین روز بازه زمانی خود مشخص کنید.
- تعداد کارمندان را در آخرین روز دوره زمانی خود محاسبه کنید.
- در نهایت از فرمول ذیل استفاده کنید.
چند مثال از نحوه محاسبه نرخ حفظ کارکنان
- مثال 1: برای نمونه شرکتی در ابتدای سال (ابتدای بازه زمانی مورد محاسبه) 300 پرسنل داشته است و در انتهای سال (انتهای بازه زمانی مورد محاسبه) 15 نفر از پرسنل شرکت را ترک کرده اند نرخ میزان حفظ شرکت این گونه محاسبه خواهد شد:
((300-15)/300) *100=95% میزان حفظ این سازمان 95 درصد است.
- مثال 2: شرکتی در ابتدای کرونا 5000 نیرو داشته است و در انتهای کرونا این تعداد به 3000 نیرو رسیده است (در یک بازه زمانی 21 ماهه) نرخ حفظ کارکنان به این صورت است
((5000-2000)/5000) *100=60% میزان حفظ این سازمان 60 درصد است.
- مثال 3: شرکتی را تصور کنید که به علت نبود مواد اولیه یکی از خط های تولید خود را تعطیل و 700 نفر از پرسنل خود را تعدیل مینماید، تعداد این افراد در ابتدای شروع به کار خط تولید 1200 بوده است. شما در کامنتها بگویید میزان حفظ نیرو چقدر میباشد؟
- میزان نگهداشت خود را با دوره قبلی یا با صنعت خود مقایسه کنید. از جدول ذیل پیروی کنید:
| اختلاف | تعداد افراد در پایان دوره | تعداد افراد در آغاز دوره | تاریخ |
| 80 | 870 | 950 | 1 فروردین 1401 تا 1 فروردین 1402 |
| 50 | 830 | 880 | 1 فروردین 1402 تا 1 فروردین 1403 |
- میزان نگهداشت در بازه 1 فروردین 1401 تا 1 فروردین 1402 با توجه به فرمول بالا 92 درصد بوده است.
- میزان نگهداشت در بازه 1 فروردین 1402 تا 1 فروردین 1403 با توجه به فرمول بالا 94 درصد بوده است.
این مقاله را هم مطالعه کنید: نرخ خروج چیست و چطور محاسبه میشود؟(+مثال)
استاندارد نرخ حفظ کارکنان چقدر است؟
نرخ نگهداری بالا مثل 99 درصد اغلب موارد خوب نیست. مقداری گردش کارکنان، برای ایجاد فرصتهای جدید و استخدام خارجی برای سازمان مفید است. همچنین شاید بخواهید با استعفاها یا عدم تمدید قرارداد از دست کارکنان با عملکرد پایین راحت شوید. به طور کلی سازمان شما باید نرخ و حفظ معقول را در پیش گیرد.
میانگین نرخ نگهداشت در آمریکا 90 درصد است با این حال این نرخ با توجه به صنعت و بخشهای مختلف، متفاوت است. لینکدین گزارش میدهد طراحان تجربه کاربری نسبت به سایر موقعیتها نرخ ترک خدمت بالاتری دارند تقریبا 23 درصد. بنابراین واحد و یا شغل هم میتواند این موارد را دست خوش تغییر نماید.
راهکارهایی برای حفظ کارکنان
در هنگام استخدام به حفظ و نگهداری توجه کنید.
این موضوع به خصوص در صنایعی با گردش بالای نیرو اهمیت دارد. (خرده فروشی، مراکز تماس و…) باید انتظارات را روشن کنید، در مصاحبه واقعیتها را عنوان کنید، افرادی را استخدام کنید تا با ارزشهای شما همسو باشند، از کارفرمایان قبلی استعلام دریافت کنید. این موضوعات کمک میکند تا رضایت شغلی بالاتری داشته باشید و ریسک خروج افراد در سال اول را کاهش بدهید.
فرآیند جامعه پذیری را به درستی طراحی کنید
شرکتهایی که بر حفظ کارکنان تمرکز دارند، معمولاً با فرآیند استخدام و جامعهپذیری شروع میکنند، آموزش کارکنان جدید را جدی میگیرند و به کارکنان جدید آموزش کافی در مورد فرهنگ شرکت ارائه میدهند. آنها همچنین به کارکنان جدید فرصتی میدهند تا در مورد کار خود سؤال بپرسند و با سرپرستان خود گفتگو کنند. به کارکنان اغلب برنامههای کاری منعطف یا ترکیبی پیشنهاد میشود یا حداقل در مورد آن نظرخواهی میشود تا تعادل بهتر کار و زندگی را تضمین کند و تجربه کلی کارکنان را بهبود بخشد.
مزایای رفاهی متنوعی ارائه دهید
کارفرمایان به دنبال متمایز کردن خود در عرصه استخدام با ارائه مجموعهای از مزایای متنوع، هستند. انواع جدیدتر مزایا شامل: برنامههای بیمه درمانی با حق بیمه پایینتر و فرانشیز بالاتر، برنامههای بازپرداخت بدهیهای تحصیلی و مشاوره حقوقی است. کارفرمایان به طور فزایندهای امکانات رفاهی مثل وعدههای غذایی، نوشیدنیهای رایگان، مهدکودک، مراقبت از سالمندان و فضاهای آرامش با بازیهایی مانند پینگپنگ و بیلیارد را ارائه میدهند.
همچنین برای ترویج تعادل کار و زندگی، شرکتها برنامههای کاری منعطف، مرخصی و هفتههای کاری کوتاهتر؛ دورکاری از طریق برنامههای کار از خانه؛ و فرصتهای دورکاری برای اقامت طولانیمدت در تعطیلات را ارائه میدهند. آنها همچنین مدیران را برای تشویق کارکنان به استفاده از تعطیلات آموزش میدهند.
این مقاله را هم مطالعه کنید: دورکاری: فرصتها و چالشها + دانلود گزارش
به بازخورد افراد گوش بدهید
این بازخوردها را میتوانید از تعامل کارکنان، تمرکز کارکنان بر موارد مختلف و مصاحبههای خروج بدست بیاورید. اجرای مصاحبه نگهداشت نیز بسیار کمک کننده است. شما باید بر مبنای بازخورد افراد بر موارد مهم تمرکز کنید تا نگهداشت را افزایش دهید. توجه کنید که عدم اقدام به بازخورد، خشم و نارضایتی به بار خواهد آورد و در راستای آن افراد سازمان را ترک خواهند کرد. از نتابج این بازخوردها در سطح سازمان مثلا بر روی بهبود یک فرآیند یا در سطح فردی مثلا فرستادن نفرات به یک دوره خاص تمرکز کنید.
ارزیابی عملکرد و بازخورد مستمر را ترویج کنید
برای ارتقای ارتباط خوب و شفافیت، به ویژه با ظهور نیروی کار دورکار و ترکیبی، بسیاری از شرکتها برای ارزیابی عملکرد کارمند خود منتظر ارزیابی سالانه نمیمانند. در عوض، مدیران جلسات تک به تک مکرری با کارکنان برگزار میکنند تا بازخورد سازنده ارائه دهند، بهطور دورهای درباره علایق و اهداف حرفهای آنها بحث کنند و ایدههای جدید را تشویق کنند.
بر افزایش تعلق کارکنان تمرکز کنید
کارکنان متعلق بیشتر در سازمان میمانند. به همین علت باید یک طرح ایجاد تعلق قوی ایجاد کنید. کارهایی را انجام دهید که رضایت و تعلق کارکنان را در برگیرد. مانند: فرصت یادگیری و رشد، رویههای ترفیع شفاف، سیاست مرخصی مختلف، توسعه رهبران و مدیران، تنوع بخشی به پاداش، ارائه کار معنادار، تعادل کار و زندگی.
سخن آخر
حفظ کارکنان همان موردی است که سازمان شما باید به سمت آن حرکت کند. حضور کارکنان به شما کمک میکند در بازار رقابتی تداوم داشته باشید و بهره وری بیشتری را بدست آورید. این تنها یک آمار خوب داشتن نیست بلکه یک امر ضروری برای حفظ کسب و کار شماست.
شما میتوانید بر مبنای موارد ارائه شده در این راهنما برنامهریزی حفظ کارکنان خود را انجام دهید.
منابع:
https://www.aihr.com/blog/employee-retention-rate/
https://www.techtarget.com/searchhrsoftware/definition/employee-retention
نویسنده: میثاق خوش خوی
