قدردانی و بازخورد

همان‌طور که ولتر، نویسنده فرانسوی، گفته است: «قدردانی، چیزی شگفت‌انگیز است؛ چون باعث می‌شود ویژگی‌های برجسته دیگران، به نوعی مال ما هم بشود.»

قدردانی از سالگرد همکاری کارکنان، فرصتی ارزشمند برای سازمان‌هاست تا از تلاش‌ها و دستاوردهای اعضای تیم قدردانی کنند و آن‌ها را به رسمیت بشناسند. فرقی نمی‌کند همکاری یک ساله باشد یا ده ساله؛ همیشه راهی هست تا این مناسبت را به تجربه‌ای خاص و به‌یادماندنی تبدیل کرد.

در این مطلب، ۳۱ ایده برای برگزاری سالگرد همکاری کارکنان با شما به اشتراک می‌گذاریم تا در این مسیر الهام بگیرید و تجربه‌ای متفاوت رقم بزنید.

ایده‌هایی برای جشن گرفتن سالگرد همکاری

نحوه‌ی جشن گرفتن سالگرد همکاری می‌تواند شکل‌های مختلفی داشته باشد، اما هدف اصلی همیشه یکی‌ست: کارکنان باید احساس کنند که زحماتشان دیده شده و برایشان ارزش قائل هستید. خبر خوب این است که فرقی نمی‌کند شرکت‌تان بزرگ باشد یا کوچک، با هر بودجه‌ای می‌توان راهی شایسته و محترمانه برای قدردانی از کارکنان پیدا کرد.

ما ۳۱ ایده برای جشن گرفتن سالگرد همکاری کارکنان را در شش دسته مختلف گردآوری کرده‌ایم تا بتوانید از آن‌ها برای الهام گرفتن استفاده کنید.

هدایای مالی و غیرمالی

هدیه دادن یکی از ساده‌ترین و مؤثرترین راه‌ها برای قدردانی از سالگرد همکاری است؛ چون هم نشان‌دهنده‌ی توجه به وفاداری فرد است و هم حس ارزشمند بودن را به او منتقل می‌کند.

با توجه به بودجه، فرهنگ سازمان و سلیقه‌ی فرد، می‌توان هدیه‌ای مالی یا غیرمالی انتخاب کرد. یک هدیه‌ی به‌موقع نه‌تنها احساس تعلق را در فرد تقویت می‌کند، بلکه می‌تواند انگیزه‌ی ادامه‌ی همکاری را هم افزایش دهد.

۱. یک روز مرخصی اضافه

در AIHR، هر کارمند به‌ازای هر سال سابقه، یک روز مرخصی اضافه دریافت می‌کند که به مرخصی پایه‌ی ۲۶ روز در سال اضافه می‌شود. مثلاً یک کارمند با ۴ سال سابقه، ۳۰ روز مرخصی با حقوق دارد.

۲. کارت هدیه یا بن خرید

در برخی سالگردها، کارت هدیه یا بن خرید به کارکنان داده می‌شود. مثلاً در AIHR به کارکنانی که ۲.۵ سال در شرکت بوده‌اند، بن شام تیمی اهدا می‌شود که هم جشن است، هم قدردانی، و هم فرصتی برای تقویت روابط تیمی.

۳. کمک به خیریه مورد علاقه کارمند

اگر کارمندی ترجیح دهد به‌جای دریافت هدیه برای خود، به خیریه کمک شود، سازمان می‌تواند به مؤسسه یا هدف خیریه‌ی دلخواه او کمک مالی کند.

۴. سهام شرکت

ارائه‌ی اختیار خرید سهام شرکت (Employee Stock Options) به کارکنان باسابقه – مثلاً افرادی که بیش از پنج سال در سازمان حضور داشته‌اند – هم نوعی هدیه‌ی ارزشمند محسوب می‌شود و هم روشی هوشمندانه برای حفظ آن‌ها در بلندمدت است.

۵. کیک تولد کاری!

کیک، کاپ‌کیک یا شیرینی‌های دیگر، گزینه‌هایی کلاسیک اما تأثیرگذار هستند. مراسم کیک می‌تواند حضوری یا آنلاین برگزار شود و فرصتی برای شادی و همدلی باشد.

۶. صبح دیرتر شروع کردن کار

در روز سالگرد همکاری، اجازه دهید کارمند کمی دیرتر شروع به کار کند. این زمان اضافی می‌تواند برای خواب بیشتر، وقت‌گذرانی با عزیزان، یا صرف صبحانه‌ای خاص با دوستان باشد. این ایده به‌خصوص برای سالگردهای اول یا دوم، گزینه‌ای ساده اما خوشایند است.

جشن‌ها و دورهمی‌ها

سالگرد همکاری، فرصتی عالی برای جشن گرفتن حضور یک کارمند در سازمان در کنار تیم و دیگر همکاران است. این مناسبت نه‌تنها فرصتی برای قدردانی و به رسمیت شناختن تلاش‌های فرد فراهم می‌کند، بلکه به تقویت روحیه‌ی تیمی و ارتباطات کاری نیز کمک می‌کند.

۷. جشن تیمی حضوری

مدیران را تشویق کنید تا روش‌هایی برای جشن گرفتن سالگرد همکاری اعضای تیم خود طراحی کنند. این کار می‌تواند به‌صورت یک جلسه طوفان فکری شاد با حضور همه‌ی اعضای تیم انجام شود تا همه در فرآیند مشارکت داشته باشند. تیم منابع انسانی نیز می‌تواند ایده‌هایی الهام‌بخش در اختیار مدیران قرار دهد.

۸. فعالیت گروهی برای سالگردهای هم‌زمان

اگر چند نفر به‌طور هم‌زمان سالگرد همکاری خود را جشن می‌گیرند، می‌توانید یک فعالیت گروهی برای آن‌ها ترتیب دهید.

برخی ایده‌ها برای چنین برنامه‌هایی عبارت‌اند از:

• برگزاری یک سرگرمی گروهی

• شرکت در کلاس سفالگری یا هنرهای دستی

• حضور گروهی در یک فعالیت داوطلبانه یا اجتماعی

البته این‌ها فقط چند پیشنهاد هستند. گزینه‌ها بسیار متنوع‌اند! مزیت مهم فعالیت‌های گروهی این است که باعث تعامل بیشتر بین کارکنان با سابقه‌های مختلف می‌شود و روحیه‌ی تیمی را تقویت می‌کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۱۹ بازی برای تیم‌سازی در منابع انسانی

۹. ناهار یا شام با مدیرعامل

برخی از کارکنان ممکن است بابت این موضوع کمی مضطرب شوند، اما بعضی دیگر شاید از فرصتی برای نشستن و گفت‌وگو با مدیرعامل یا مدیر ارشد سازمان استقبال کنند. چه مناسبتی بهتر از سالگردهای دوم، سوم یا پنجم کاری؟ این ایده برای جشن‌های گروهی نیز مناسب است.
حتماً پیش از اجرا مطمئن شوید که کارکنان واقعاً از این فرصت خوشحال می‌شوند و دچار استرس نمی‌شوند، چون هدف اصلی، جشن گرفتن و شاد بودن است.

۱۰. شب بازی

بسته به اندازه شرکت، می‌توان به‌جای مهمانی‌های سنتی اداری، شب بازی برگزار کرد. بازی‌ها می‌توانند شامل بردگیم، بازی‌های کارتی، مسابقات دانستنی‌ها و غیره باشند.
در ابتدای برنامه، زمانی را برای تبریک به کسانی که سالگرد کاری دارند اختصاص دهید.

۱۱. مراسم سازمانی

سالگرد همکاری افراد ارزش آن را دارد که در سطح سازمانی به رسمیت شناخته شود. می‌توانید یک مراسم ساده به‌صورت ماهانه یا فصلی (بسته به تعداد افراد) برگزار کنید تا این نقاط عطف مهم را گرامی بدارید.

پیام‌های تبریک سالگرد همکاری

یک پیام صمیمی — چه به‌صورت نوشتاری یا شفاهی — یکی از تأثیرگذارترین (و کم‌هزینه‌ترین) روش‌ها برای نشان دادن اهمیت و توجه به کارکنان است. این پیام‌ها حس شخصی بودن را به هر هدیه یا برنامه‌ای که برای سالگرد همکاری در نظر گرفته‌اید اضافه می‌کنند و بهتر است همیشه بخشی از این مناسبت باشند.

۱۲. یادداشت‌های دست‌نویس

در این دوران دیجیتال، چه کسی از یک یادداشت شخصی و دست‌نویس خوشحال نمی‌شود؟ این می‌تواند به یک فعالیت گروهی زیبا تبدیل شود. از اعضای تیم بخواهید یادداشت‌هایی برای همکارانشان بنویسند، تبریک بگویند و از چیزهایی که در آن‌ها تحسین می‌کنند صحبت کنند.

۱۳. تقدیر در شبکه‌های اجتماعی

گرچه همه‌ی کارکنان ممکن است با این کار احساس راحتی نکنند، اما تقدیر از سالگرد همکاری افراد در شبکه‌های اجتماعی می‌تواند راهی عالی برای قدردانی از تلاش‌هایشان باشد. این کار نه تنها باعث شادی کارمند می‌شود، بلکه تصویر خوبی از فرهنگ سازمان شما به دنیای بیرون منتقل می‌کند.

۱۴. برجسته‌سازی دستاوردها و پروژه‌های خاص

مدیران را تشویق کنید اطلاعاتی درباره‌ی فعالیت‌ها، پروژه‌ها یا موفقیت‌های کارکنانی که سالگرد همکاری دارند جمع‌آوری کنند. این دستاوردها را می‌توان در مراسم تیمی یا سازمانی به‌طور خاص برجسته کرد و به آن‌ها اشاره نمود. این کار حس دیده‌شدن و ارزشمندی ایجاد می‌کند.

۱۵. شعر شخصی‌سازی‌شده

تهیه‌ی شعری اختصاصی برای فرد مورد نظر می‌تواند راهی خلاقانه و احساسی برای تبریک باشد. می‌توانید از اعضای تیم چند سوال درباره‌ی همکارشان بپرسید و سپس از ابزاری مانند ChatGPT برای تبدیل آن اطلاعات به یک شعر استفاده کنید.

اگر تیم به‌صورت دورکار یا ترکیبی کار می‌کند، می‌توانید از هر نفر بخواهید یکی از مصرع‌ها را بخواند و فیلم بگیرد، سپس این ویدیوها را کنار هم گذاشته و یک پیام تصویری شخصی‌سازی‌شده و تأثیرگذار بسازید.

۱۶. پیام‌های غافلگیرکننده از افراد خارج از سازمان

بسیاری از کارکنان با افراد خارج از سازمان، مانند مشتریان، شرکای زنجیره تأمین، پیمانکاران یا مشاوران تعامل دارند. اغلب بین آن‌ها روابط دوستانه و قوی شکل می‌گیرد. حال تصور کنید چند نفر از این افراد یک پیام محبت‌آمیز برای تبریک سالگرد همکاری ارسال کنند — چه غافلگیری دلنشینی!

سالگرد همکاری در دورکاری

طبق گزارش Gallup، در آمریکا، ۲۶٪ از شاغلانِ دارای امکان دورکاری، کاملاً دورکار هستند، ۵۵٪ به‌صورت ترکیبی کار می‌کنند و ۱۹٪ حضوری هستند. این آمار اهمیت داشتن ایده‌هایی برای جشن گرفتن سالگرد همکاری در محیط‌های دورکار و هیبریدی را نشان می‌دهد.

۱۷. ارتقای دفتر خانگی

کارکنانی که کاملاً دورکارند زمان زیادی را در خانه کار می‌کنند. اگرچه احتمالاً شرکت شما قبلاً بودجه‌ای برای تجهیز دفتر خانگی اختصاص داده است، اما سالگرد همکاری فرصتی عالی برای ارائه هدیه‌ای بیشتر است. مثلاً یک گجت جالب، ارتقای تجهیزات یا بودجه‌ی اضافی برای مصرف دلخواه.

۱۸. دورهمی تیمی خارج از محل کار

برای تیم‌هایی که کاملاً از راه دور کار می‌کنند، دیدار حضوری معمولاً نادر و خاص است. اگر یکی از اعضا به پنجمین سالگرد همکاری خود رسید، می‌توانید یک دورهمی حضوری ترتیب دهید تا این مناسبت را در کنار هم جشن بگیرند.

۱۹. یک آیتم شخصی‌سازی‌شده برای نصب روی دیوار

دفتر خانگی کارکنان می‌تواند الهام‌بخش هدیه‌های سالگرد باشد. مثلاً یک قاب عکس زیبا از تیم، یا اگر بخواهید هنری‌تر باشید، یک پرتره سفارشی یا اثر هنری دیگر می‌تواند هدیه‌ای خاص و به‌یادماندنی باشد.

۲۰. گفت‌وگوی رشد شغلی

اگرچه گفت‌وگوی رشد شغلی باید در همه شرایط انجام شود، اما سالگرد همکاری، به‌ویژه برای کارکنان دورکار که گاهی ممکن است فراموش شوند، فرصت بسیار خوبی برای گفت‌وگو درباره مسیر رشد و فرصت‌های ارتقاء در سازمان است.

۲۱. ارسال هدیه پستی

ارسال هدیه، گرچه کلاسیک است، اما برای کارکنانی که در مکان‌های دورتر هستند، بسیار کاربردی‌ست. از جعبه‌های هدیه و کارت هدیه گرفته تا گل یا محصولات تبلیغاتی شرکت. دست شما برای خلاقیت باز است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آف بوردینگ Offboarding چیست؟+راهنمای کامل + چک لیست

سالگرد ۵ سال همکاری

طبق آمار اداره آمار کار آمریکا، میانگین ماندگاری کارکنان در شرکت‌ها حدود ۴ سال است. بنابراین، ۵ سال همکاری یک نقطه عطف بزرگ است و شایسته‌ی جشن گرفتن ویژه.

۲۲. تجربه‌ای از لیست آرزوها (Bucket List)

۵ سال حضور در یک شرکت، دستاورد بزرگی است. شما می‌توانید با فراهم کردن یک تجربه‌ی خاص که همیشه آرزویش را داشته‌اند (مثلاً پرواز با بالن، یک سفر خاص، یا شرکت در کارگاه هنری مورد علاقه‌شان) از این مناسبت تجلیل کنید.

۲۳. کارگاه یا آموزش در زمینه تخصصی خودشان

برای کارکنانی که به اشتراک‌گذاری دانش و مهارت علاقه دارند، این ایده فوق‌العاده است. از آن‌ها بخواهید یک کارگاه آموزشی برگزار کنند و تخصص‌شان را با دیگران به اشتراک بگذارند. این کار هم باعث افتخار فرد می‌شود و هم فرصتی برای یادگیری دیگران فراهم می‌آورد.

۲۴. آلبوم تصویری شخصی‌سازی‌شده

پنج سال زمان زیادی است. پر از پروژه‌ها و خاطرات. به کمک تیم، عکس‌ها، ویدیوها، جملات زیبا و خاطرات مختلف را جمع‌آوری و یک آلبوم تصویری زیبا برایشان تهیه کنید. می‌توانید از همکاران بخش‌های دیگر هم بخواهید خاطره‌ای یا یادداشتی بفرستند.

۲۵. پیام تبریک از مدیرعامل شرکت

در شرکت‌های بزرگ یا متوسط، پیام شخصی از مدیرعامل برای هر مناسبتی رایج نیست. اما برای سالگردهای ۵ یا ۱۰ ساله، چنین پیامی — چه نوشتاری یا ویدیویی — می‌تواند بسیار ارزشمند و الهام‌بخش باشد.

۲۶. دوره آموزشی به انتخاب خودشان

بسیاری از کارکنان عاشق یادگیری چیزهای جدید هستند. سالگرد همکاری فرصتی مناسب برای حمایت از علاقه‌مندی‌های آن‌ها در یادگیری است. شرکت در یک کنفرانس، دوره آنلاین، یا حتی جلسه کوچینگ با یکی از مدیران ارشد. تا حد ممکن این خواسته‌ها را تأمین کنید.

سالگرد ۱۰ سال همکاری

اگر رسیدن به سالگرد ۵ سال همکاری در دنیای امروز کاری کم‌سابقه است، تصور کنید ماندن در یک شرکت برای ۱۰ سال تا چه حد نادر و ارزشمند است. افرادی که به این نقطه می‌رسند، شایسته‌ی قدردانی ویژه‌ای برای وفاداری و تلاششان هستند.

۲۷. سفر به مقصد دلخواه

اگر بودجه شرکت اجازه می‌دهد، پیشنهاد سفر به یک مقصد انتخابی می‌تواند بسیار ارزشمند باشد. بهتر است گزینه‌های متنوعی ارائه دهید. همه علاقه‌ای به سفر شهری یا استراحت در ساحل ندارند. همچنین اجازه دهید فرد مورد نظر یک همراه نیز با خود ببرد.

۲۸. پاداش نقدی

در نهایت، بیشتر افراد از دریافت پاداش نقدی بیشتر از هر چیز دیگری خوشحال می‌شوند. این پاداش مستقیم‌ترین راه قدردانی از یک دهه تعهد است.

۲۹. برگزاری جشن ویژه

برای سالگرد همکاری همیشه می‌توان جشن گرفت، اما وقتی فردی ده سال در شرکت مانده، جشن گرفتن تقریباً ضروری‌ست. می‌توانید همکاران قدیمی، مشتریان وفادار، شرکای کاری، اعضای خانواده و دوستان را دعوت کنید و یک جشن به‌یادماندنی برگزار نمایید.

۳۰. پرسیدن از خودِ فرد که چگونه دوست دارد این لحظه را جشن بگیرد

بعد از ده سال حضور در یک شرکت، شاید فرد تجربه‌ی همه نوع جشن و هدیه را داشته باشد. پس چرا مستقیم نپرسید که خودش دوست دارد چگونه این مناسبت را گرامی بدارد؟ شاید چیزی ساده بخواهد، شاید هم متفاوت — در هر حال، بهترین ایده از خود او می‌آید.

۳۱. گفت‌وگو درباره آینده

پس از ۱۰ سال، افراد ممکن است اهداف یا آرزوهای جدیدی داشته باشند. درباره‌ی آن‌ها صحبت کنید. آیا می‌خواهند مسیر شغلی‌شان را تغییر دهند؟ مسئولیت تازه‌ای بگیرند؟ یا در نقشی ثابت بمانند اما با چشم‌اندازی متفاوت؟ این گفت‌وگو فرصتی عالی برای طراحی آینده‌ای معنادار است.

جمع‌بندی

جشن گرفتن سالگرد همکاری کارکنان، روشی فوق‌العاده برای قدردانی از آن‌ها و نشان دادن اهمیت‌شان برای سازمان است. راه‌های بی‌شماری برای این کار وجود دارد که می‌تواند با توجه به اندازه‌ی سازمان، فرهنگ شرکت و بودجه‌ی موجود، متفاوت باشد.

۳۱ ایده‌ای که در این مقاله ارائه شد، نقطه‌ی شروعی عالی برای متخصصان منابع انسانی است که به‌دنبال الهام گرفتن برای طراحی برنامه‌های تقدیر از سالگرد همکاری کارکنان خود هستند.

منابع

https://www.aihr.com/blog/work-anniversary-ideas/

ترجمه و خلاصه سازی: سونیا جلالی

آخرین باری که مدیرتان درباره یک پروژه، ارائه یا به عنوان بخشی از بررسی عملکرد شما بازخورد ارائه کرد، با آن اطلاعات چه کردید؟

آن را نادیده گرفتید و ادامه دادید یا به این فکر کردید که چگونه از آن برای پیشرفت استفاده کنید؟

نتایج یک نظرسنجی نشان می­‌دهد که، تنها 14٪ از کارمندان باور دارند که بررسی عملکرد آن­‌ها، موجب بهبود عملکردشان می‌­شود.

مقاله واکنش کارکنان نسبت به بازخورد بر مبنای مدل SARAH را نیز مطالعه کنید.

این یک مشکل است. پذیرش و عمل کردن به بازخوردی که از جانب مدیران ارائه می‌­شود، می­‌تواند شما را از همکارانتان جدا کند و نشان دهد که پتانسیل رهبر بودن را دارید.

بازخورد اغلب در مورد نقاط کور شماست. اگر مایل نیستید روی آن نقاط کور کار کنید، این تصور را ایجاد می‌کند که شما خود را نیازمند پیشرفت نمی‌­دانید، و کارفرمایان آن را به عنوان یک ضعف می‌بینند.

بنابراین چگونه می‌توانید بازخورد را به امری که به نفع شماست تبدیل کنید؟

در این مطلب چند راهکار ارائه شده است.

راهکارهایی برای عملیاتی کردن بازخوردها

مهارت جدیدی بیاموزید

غیرمعمول نیست که یک مدیر، اگر می­‌خواهید به سطح بعدی در حرفه خود بروید، به شما پیشنهاد کند مهارت جدیدی یاد بگیرید یا گواهینامه­‌ی جدیدی کسب کنید. به آن به عنوان فرصتی برای رشد نگاه کنید نه بازخوردی مبنی بر اینکه کاری را اشتباه انجام می‌­دهید.

توجه کنید که مدیر شما بیش از شما در مورد پروژه‌های آینده و استراتژی سازمانی می­‌داند. سرپرست شما ممکن است به شما کمک کند برای یک فرصت جدید آماده شوید که مستلزم توسعه مهارت در یک حوزه جدید، مانند تجزیه و تحلیل یا گواهینامه حرفه‌­ای مدیریت پروژه است.

شما می‌­توانید با پیشنهاد مدیر و یا سرپرستتان، پروژه جدیدی که به شما امکان توسعه و نشان دادن تخصص جدید را می‌­‌دهد را انجام داده و یا با شرکت در یک دوره آموزشی داخلی یا خارجی، شکاف مهارتی را برطرف کنید.

حرفه­‌ای‌تر باشید

اینکه مدیرتان به شما بگوید که باید حرفه‌­ای­‌تر باشید یا اینکه باید ارتباطات تجاری خود را بهبود ببخشید ممکن است مبهم به نظر برسد و شما را متعجب کند که دقیقاً چه اشتباهی انجام می‌­دهید.

به جای نادیده گرفتن این بازخورد، از مدیر خود توضیح و راهنمایی بخواهید. برای مثال، می‌توانید از رئیس‌تان مثالی درباره زمانی بپرسید که موقعیتی را به طور حرفه‌ای مدیریت نکردید. چه کاری را می‌توانستید به گونه‌ای متفاوت انجام دهید؟

از مدیر خود بپرسید که آیا همکار دیگری وجود دارد که بتوانید با دیدن عملکردش از او بیاموزید که چگونه به روشی حرفه‌­ای عمل می‌­کند.

از مدیر خود بخواهید در طول جلسه شما را مورد ارزیابی قرار دهد و فوراً در مورد مهارت­‌های ارتباطی شما به شما بازخورد بدهد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: 31 ایده الهام‌بخش برای جشن گرفتن سالگرد همکاری کارکنان

نقش رهبری بیشتری در تیم ایفا کنید

اگر مدیرتان به شما بگوید که باید نقش رهبری بیشتری را در تیم یا پروژه‌ای ایفا کنید، این نشان می­‌دهد که او به توانایی­‌های شما اعتماد دارد.

به جای ندیده گرفتن این نظر، ابتکار عمل را به دست بگیرید و به رئیس خود بگویید که می­‌خواهید برای رهبری پروژه تیم بعدی داوطلب شوید.

همچنین می‌توانید با یک مربی کار کنید تا مهارت‌های رهبری خود را توسعه دهید و درک کنید که چه قابلیت‌های رهبری برای سازمان یا تیم شما ارزشمندتر است.

بیشتر واگذار کنید

مدیران جدید اغلب در دام مدیریت ذره بینی (micromanaging) کارکنان خود می­‌افتند. اما توانمند ساختن کارکنان برای تصمیم گیری یک مهارت مهم رهبری است.

اگر مدیرتان می‌گوید که باید وظایف بیشتری را واگذار کنید، از کارهای کوچک شروع کنید و به کارکنان خود اعتماد کنید.

به عنوان مثال، از کارکنان بخواهید که در کارهایی که برای یک نتیجه تجاری مضر نیستند، رهبری کنند. یا از چند کارمند مورد اعتماد بخواهید که چند تصمیم کم خطر بگیرند. سپس، به عنوان مدیر آن­ها، به جای اینکه روی فرآیند تصمیم­ گیری فشار بیاورید، تصمیمات آن­ها را حتی به وسیله­‌ی یک امضا، تایید کنید.

منبع:

Turning Feedback into Action | Blog.SHRM.org

ترجمه: امیر رجب‌پور

بازخورد یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریتی است، با کمک آن این امکان برای کارکنان فراهم می‌شود که بدانند در مسیر درست هستند یا به بیراهه می‌روند؟ در عین حال بازخورد یکی از وحشتناک‌ترین کلماتی‌ست که شنیده می‌شود و ارائه بازخورد برای مدیران و شنیدن آن برای کارکنان کار راحتی نیست. این امر به ویژه در مواردی است که افراد انتظارات را برآورده نمی‌کنند و یا اشتباهاتی مرتکب شده‌اند.

همیشه حقیقت را بگویید، این ساده‌ترین چیزی ست که باید به خاطر بسپارید.(دیوید ممت)

برای کمک به حل این چالش مدل‌ها و چهارچوب‌هایی در زمینه ارائه بازخورد به کارکنان ارائه شده است، که کمک می‌کند با مدیریت احساسات، بازخوردها را به شکل اثربخش‌تری ارائه کنیم. پیش از این یکی از این مدل‌ها تحت عنوان مدل SBI را با هم مرور کردیم، در این مقاله قصد دارم مدل IDEA در ارائه بازخورد را به شما معرفی کنم که با کمک یک چهارچوب ساده به شما در مدیریت مکالمات بازخوردی دشوار، کمک می‌کند.

مهارت بازخورد

بازخوردهایی که از دیگران دریافت می‌کنیم در یادگیری و بهبود عملکرد ما حیاتی‌اند. اما بسیاری از مدیران و سرپرستان از ترس این که دریافت کننده بازخورد آن را نپذیرد، مخالفت کند، ناراحت شود و رابطه خوب فعلی شما آسیب ببیند در ارائه بازخورد فلج می‌شوند. سایر سرپرستان و مدیرانی هم که مشکلی ندارند که به افراد بگویند دقیقاً چه اشتباهی کرده‌اند و برای بهبود چه کارهایی باید انجام دهند شیوه درست انجام این کار را بلد نیستند و باعث واکنش منفی افراد می‌شوند، در نتیجه تلاش آنها برای بهبود وضعیت نتیجه عکس می‌دهد. چهارچوب مدل IDEA در ارائه بازخورد به ما کمک می کند، کارکنان را از موضع دفاعی خارج کرده و امکان پذیرش بازخورد را افزایش دهیم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چطور اخراج کنیم؟راهنمای عملی و گام به گام

معرفی مدل IDEA در ارائه بازخورد

بر اساس این مدل در هنگام ارائه بازخورد می‌بایست به چهار موضوع توجه کنید که حروف اول آن‌ها کلمه IDEA را تشکیل می‌دهد.

مدل IDEA در ارائه بازخورد

I: Identify
شناسایی کنید.

در اولین مرحله، رفتار خاصی که باید تغییر کند و می‌خواهید در خصوص آن فیدبک بدهید را شناسایی کنید. چه رفتاری مطلوب نیست و قرار است به شکلی متفاوت انجام شود؟
مثال: سارا، میزان شکایات مشتریان طی ماه اخیر 10 درصد افزایش داشته است.

D: Describe
توصیف کنید.

در این مرحله گیرنده فیدبک باید بفهمد که رفتار او چه تاثیری بر شما، تیم، سازمان و یا مشتریان داشته است و چرا تغییر این رفتار مهم است؟ به کارگیری زبان توصیفی بجای نوع قضاوتی، افراد را از موضع تدافعی جدا می‌کند.
مثال: این میزان شکایت ما را از رقبا عقب می‌اندازد و من نگرانم که میزان فروش را هم به مرور کاهش دهد.

E: Encourage
تشویق و حمایت کنید.

در این مرحله به بازخورد گیرنده را به تغییر تشویق کنید. نشان دهید که همراهید و از او حمایت می‌کنید.
مثال: مطمئنم می‌تونیم راهی پیدا کنیم که این وضعیت رو تغییر بدیم، همونطور که قبلا هم این اتفاق افتاده من هم هر جا لازم باشه کنارت هستم.

A: Agree

بر روی یک برنامه عملیاتی توافق کنید.

اقدام، آخرین مرحله مدل بازخورد IDEA است. در این مرحله باید روی برنامه عملیاتی برای تغییر رفتار با کارمند توافق کنید. یادمان باشد که بازخورد می‌بایست منجر به یک برنامه عملیاتی برای تغییر شود.
مثال: تا جلسه بعد گزارشی به تفکیک مشتریان ناراضی در حوزه‌های مختلف تهیه کن و هفته آینده مجدد در مورد آن گفتگو کنیم.

سخن آخر این‌ که گفتگو در قلب یک بازخورد موثر حضور دارد در حین گفتگو به افراد فرصت دهید که آزادانه پاسخ دهند و با دقت و همدلی به پاسخ‌ها گوش کنید اما مواظب باشید بیش از حد بر روی گذشته متمرکز نشوید. بر روی آینده و آن چه فرد می‌تواند بهبود دهد و همچنین فرصت‌‌ها و راه حل‌ها متمرکز شوید.
یادمان باشد که یک فیدبک اثربخش می‌بایست همیشه امید و گذرگاهی برای رشد و بهبود ایجاد کند. از آن به عنوان سلاحی برای خالی کردن خشم، کینه، اعمال نفوذ و ایجاد ناامیدی استفاده نکنید.(مشاهده مقاله 7 سوالی که قبل از دادن بازخوردهای منفی باید از خود بپرسیم)

اگر به این موضوع علاقمند هستید و می‌خواهید مهارت خود را در این زمینه توسعه دهید، دوره آموزشی مهارت بازخورد را نیز مشاهده کنید.

منابع:

https://www.hrsuccess.com.au/eblog/here-s-an-i-d-e-a-provide-effective-feedback

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

یکی از اصلی ترین وظایف سرپرستان، مدیران و رهبران سازمان ارائه بازخوردهای کامل، خاص و در زمان مشخص و به شکل محترمانه، سازنده و حمایتی به کارکنان است بازخوردی که با هدف تقویت و بهبود ارائه می‌شوند، نه برای شرمنده کردن یا تنبیه.

اما همیشه کار به این سادگی نیست و ارائه بازخورد به یکی از سخت‌ترین وظایف همه مدیران و سرپرستان تبدیل شده است، دادن بازخوردهای انتقادی (یعنی مطرح کردن نقاط ضعف و اشتباهات یا به تعبیر زیباتر نقاط بهبود کارکنان) کار دشواری است که به ظرافت و هنرمندی نیاز دارد. پیش از این یکی از این مدل‌ها تحت عنوان مدل IDEA را با هم مرور کردیم. در این مقاله مدلی در بازخورد دادن را، تحت عنوان SBI با هم مرور می‌کنیم که چارچوبی را برای ارائه بازخورد موثر به کارکنان ارائه می‌کند.

بازخورد چیست؟

بازخورد توسط کرت لوین از بنیانگذاران دانش تحول سازمانی از رشته مهندسی الکترونیک قرض گرفته شده و به معنی سیستمی برای اصلاح مسیر حرکت است. ارائه بازخورد به کارکنان تعاملی است که می‌تواند به افزایش انگیزه و بینش یا تحول و توسعه در زمینه دانش، مهارت و یا رفتار فرد منجر شود. بازخورد همچنین می‌تواند موجب افزایش آگاهی از استعدادها و توانایی‌های افراد شود.

انواع بازخورد

بازخورد می‌تواند به دو گونه باشد:
بازخورد مثبت: به خصلت‌ها، رفتارها و فعالیت‌هایی که خوب هستند و باید ادامه پیدا کنند اشاره دارد.
بازخورد توسعه‌ای: به خصلت‌ها، رفتارها و فعالیت‌هایی که باید اصلاح و یا حذف شوند توجه دارد.

در غیاب بازخورد ما فکر می‌کنیم همه چیز خوب است و یا اگر مستعد نگرش منفی و یا خود کم بینی باشیم ممکن است تصور کنیم که اوضاع خراب است. بهر صورت ما معمولا بر مبنای فرضیات غلط تصمیم گیری خواهیم کرد. بنابراین بازخورد دادن مداوم به کارکنان در همان ابتدای جوانه زدن مشکل و پیش از پیچیده شدن یا نهادینه شدن آن، از هدر رفتن منابع سازمانی جلوگیری می‌کند.

مقاله واکنش کارکنان نسبت به بازخورد بر مبنای مدل SARAH را هم مطالعه کنید.

مدل SBI در ارائه بازخورد به کارکنان

در این مدل ارائه بازخورد در سه گام موقعیت، رفتار و تاثیر صورت می‌پذیرد.

Situation موقعیت: موقعیت را به صورت کامل و شفاف توصیف کنید: زمان و مکانی که در آن موضوعی که قصد ارائه بازخورد در مورد آن را دارید اتفاق افتاده است.
مثال: در جلسه هیئت مدیره صبح که نیم ساعت دیر رسیدی…

Behavior رفتار: رفتار مشاهده شده را توصیف نمایید. موارد و مصادیق واقعی، روشن وغیر قابل انکار را از رفتار فرد بیان کنید. از هر گونه قضاوت پرهیز کنید و موارد ناشی از ذهن خوانی خودتان را بیان نکنید.
مثال: قرار بود گزارش پروژه را اول ماه تحویل بدی، الان 5 روز از اون تاریخ گذشته…

Impact تاثیر: تاثیر مستقیم حاصل از این رفتارها بر خودتان و یا بر سازمان را بیان کنید. تا جاییکه ممکن است احساس و یا نتیجه معلوم و مشخصی را بیان کنید.
مثال: من نگرانم که نتونیم پاسخگوی سفارشات مشتریان باشیم…

به مثال زیر که ارائه یک بازخورد کامل را با مدل SBI نشان میدهد توجه کنید:
(موقعیت)علی قرار بود در ماه گذشته 5 نفر کارشناس نرم افزار استخدام کنیم،(رفتار) اما تا الان که سر رسید موعد توافقیمونه فقط یک نفر جذب شده، (تاثیر) و با توجه به این که ما یک حوزه جدید رو شروع کردیم من نگران این هستم که از برنامه عقب بمونیم و نتونیم محصول جدید رو تا پایان سال به بازار عرضه کنیم…

بر اساس چگونگی گفتگو، شما احتمالا پس از بحث، درباره اقدامات و پیشنهادات لازم برای جلوگیری از تکرار رفتار در آینده صحبت خواهید کرد.
یکی دیگر از چیزهایی که باید در نظر داشته باشید این است که مدل SBI برای دادن بازخورد مثبت نیز بسیار موثر است.

جمع بندی و پیشنهاد مطالعه بیشتر

در انتها به یاد داشته باشیم
کارکنان، بازخورد را از مدیران و سرپرستانی می‌پذیرند که :
* در حوزه مورد نظر و موضوع مورد ارزیابی صاحب نظر و متخصص باشند.
* صادق و صریح باشند.
* وقتی به ما بازخورد می دهند نفع شخصی نداشته باشند بلکه بازخورد را خیرخواهانه و دلسوزانه ارائه کنند.
* بتوانند علاوه بر دادن بازخورد، راهنمایی هم بکنند و مشاور موثری برای اصلاح رفتار و بهبود عملکرد باشند.

امیدوارم چارچوب SBI به توسعه مهارت شما در ارائه بازخورد اثربخش به کارکنان کمک کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: 31 ایده الهام‌بخش برای جشن گرفتن سالگرد همکاری کارکنان

منابع:

https://teamsandleadership.net

کتاب مدیریت عملکرد کارکنان/ دکتر ابوالعلایی

تجربیات شخصی نویسنده در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی

نویسنده: سونیا جلالی

داشتم کتاب دلی بدست آور جان ماکسول را ورق می‌زدم، به قانون جالبی تحت عنوان قانون سی ثانیه رسیدم که فکر کردم چقدر می‌تواند در عین سادگی برای مدیران سازمان‌های ما راهگشا باشد.

قانون 30 ثانیه چیست؟

این قانون در یک جمله ساده خلاصه می‌شود: در 30 ثانیه‌ی اول صحبت با هر کس سخنی تشویق آمیز به او بگویید.

مدیری را تصور کنید که با ورود به جمع همکاران هر یک از آن‌ها را با جملات زیر مورد تشویق قرار می‌دهد:

” داوود، شنیدم در جلسه صبح امروز شیرین کاشتی.”

“علی، راهنمایی تو خیلی به دردم خورد.”

“کاوه، آمار ماه اردیبهشتت را دیدم، کاری که تو کردی از هیچ کس بر نمی‌آید.”

“احسان، خوشحالم که رنج سفر را هموار کردی تا امروز دور هم باشیم. می‌دونم که نظر تو بحث امروز ما را پربار خواهد کرد.”

وقتی انسان‌ها به یکدیگر می‌رسند سعی می‌کنند که خود را خوب جلوه دهند. جان کلام، در قاعده‌ی 30 ثانیه این است که جریان را معکوس کنیم. یعنی وقتی به کسی می‌رسیم به جای این که خود را خوب جلوه دهیم، راهی بیابیم که او خوب جلوه نماید.

قانون سی ثانیه

چرا قدردانی کردن مهم است؟

همه‌ی انسان‌ها به سخنی لطیف، به تعارفی زیبا که شعله‌ی امید در دلشان برافروزد نیاز دارند، همه انسان‌ها اگر از ما توجه و تایید و تقدیر ببینند احساس خوبی پیدا می‌کنند و بهتر عمل می‌کنند.ماکسول در این کتاب می‌گوید” هر روز پیش از دیدار مردم، در ذهن خود دنبال جمله‌ای تشویق آمیز می‌گردم تا در روبه رو شدن بر زبان آورم. چه بسا برای کاری که برای من یا یکی از دوستان من کرده‌اند از آن‌ها تشکر می‌کنم. یا شاید به توفیقی که به دست آورده باشند اشاره نمایم، یا از خوی و خصال پسندیده‌شان سخن بگویم، کار دشواری نیست اندکی زمان می‌برد و کوشش و انضباط می‌طلبد.”

تاثیر چنین قدردانی‌هایی را به کرات در جلساتی که با کارکنان سازمان‌های مختلف دارم دیده‌ام، وقتی که از افراد می‌خواهم ویژگی‌های تاثیرگذارترین مدیری که تا الان داشته‌اند را فهرست کنند، همواره مدیرانی که با قدردانی کلامی افراد را مورد تمجید قرار داده‌اند، در ذهن کارکنان ماندگار شده‌اند، به گونه‌ای که کارکنان حتی کلمه‌ای از جمله تحسین‌آمیزی که از این مدیران شنیده‌اند را طی زمان فراموش نکرده‌اند. علاوه بر این چنین شیوه‌های انسان‌ها را بر می‌انگیزاند که همه تاب و توان خویش در راستای موفقت سازمان و مدیرشان ا به کار اندازند.

شاید شما هم این وضعیت را به شم خویش دریافته باشید. مگر نه است که وقتی مورد تحسین قرار می‌گیرید نیروی بیشتری در خود احساس می‌کنید و آن گاه که مورد انتقاد قرار می‌گیرید افسرده خاطر می‌شوید؟

جالب آن که این موضوع در مورد کودکان نیز به اثبات رسیده است، روان شناسی به نام هنری گدارد با ابزاری که ارگوگراف می‌نامید درباره‌ی میزان انرژی کودکان به مطالعه پرداخت، یافته‌های او خیره کننده بود، او دریافت که وقتی بچه‌ها کلمه‌ای تحسین آمیز می‌شنیدند شاهنگ ارگوگراف بی‌درنگ بالا می‌رفت که نشانه‌ای از افزایش سطح انرژی آن‌ها بود. اما وقتی از بچه‌ها انتقاد می‌شد یا سرکوفت زده می‌شدند، ارگوگراف نشان می‌داد که نیروی بدنی شان بلافاصله کاهش می‌یابد.

بیشتر بخوانید : 7 روش قدردانی از کارکنان در سازمان

نحوه پیاده سازی قانون 30 ثانیه

برای پیاده سازی قانون 30 ثانیه:

*درصدد بالا بردن و نیک جلوه دادن خود نباشید. به جای آن در صدد نیک جلوه دادن دیگران باشید.

*از خود بپرسید: چه کلام مثبت و تشویق‌آمیزی دارم که به کارکنانم بگویم؟

*همین امروز از توجه، تایید و تقدیر از کارکنانتان دریغ نورزید.

*در 30 ثانیه آغاز گفت و شنود جمله‌ای تحسین‌آمیز به زبان آرید.

بکارگیری این قانون ساده در محل کار را تجربه کنید و یادتان نرود:

کسانی که بر قدر ما می‌افزایند ما را به سوی خود می‌کشند، و کسانی که از قدر ما می‌کاهند ما را از خود می‌رانند.

منابع:

کتاب دلی به دست آور/ جان ماکسول

تجربیات شخصی نویسنده در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی

نویسنده: سونیا جلالی

یک ضرب المثل انگلیسی می‌گوید بازخورد صبحانه قهرمانان است با این وجود بازخورد دادن و بازخورد گرفتن چندان هم آسان نیست. اگر چه بازخورد صادقانه یک مسیر عالی برای خودآگاهی فراهم می‌کند، اما تعجب آور است که اکثر مردم آن را رد می‌کنند.

کارمندان از بازخورد می‌ترسند و نمی‌دانند که این یک هدیه واقعی و پایدار برای کمک به آن‌ها برای بهبود عملکرد است. از قضا هر چه شما به سطوح بالاتر سازمان‌ها بروید، رهبران و مدیران ارشد کمتری را پیدا خواهید کرد که پذیرای بازخورد باشند و یا با خوشحالی بازخورد مدیریتی را ارائه و دریافت کنند.
به خصوص زمانی که ترس، متهم شدن و سرزنش شدن در فرهنگ سازمان رسوب می‌کند و حالت تدافعی و فقدان تعامل حاکم می‌شود دادن و گرفتن بازخورد دشوارتر می‌شود.

در این مقاله می‌خوانیم منظور از بازخورد مدیریتی چیست؟ چرا مهم است؟ چه انواعی دارد؟ و راهکارهای کلیدی را برای تاثیرگذاری بیشتر بازخوردهای مدیریتی بررسی می‌کنیم.

منظور از بازخورد مدیریتی چیست؟

بازخورد مدیریتی اطلاعاتی است که افراد با توجه به عملکردشان دریافت می‏‌کنند. در حقیقت ما بعد از انجام یک کار نتیجه آن را بررسی می‏‌کنیم تا ببینیم چقدر آن چه را که می‏‌خواستیم محقق شده است؟

به عبارت دیگر بازخورد اطلاعاتی است که کارکنان این امکان را می‌دهد که بدانند در مسیر درست هستند یا به بیراهه می‌روند.

چرا مدیران باید به کارکنان خود بازخورد دهند؟

تحقیقات 50 سال گالوپ از 20 هزار مصاحبه مدیریتی و ده هزار مصاحبه شونده را برای بررسی آن چه رهبران کارآمد به خوبی انجام می‌دهند را جمع‌آوری کرد. کلیفتون دریافت بیشتر مدیران کارآمد به طور منظم و مکرر و با هدف به حداکثر رساندن نقاط قوت به افراد بازخورد می‌دهند.

بازخورد دادن چه زمانی که کارها خوب پیش می‌روند و چه زمانی که پیشروی کندی دارند، یکی از مهم‌ترین ابعاد کار مدیریت است. کارکنان با دریافت بازخورد مدیریتی اثربخش درک می‌کنند که هدف چیست؟ عملکردشان چگونه است و چه مسیری برای رشد و توسعه را می‌بایست طی کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چطور اخراج کنیم؟راهنمای عملی و گام به گام

انواع بازخورد در مدیریت

بازخورد مبتنی بر وظیفه

این نوع بازخورد مربوط به بعد از انجام کار و وظیفه مشخص از سوی کارمند است. برای مثال وقتی کارمندتان تحلیل خود را ارائه کرد، به او بگویید که فکر می‌کنید چه بخشی را خوب انجام داده و کجا نیاز به بهبود دارد. تا جایی که می‌توانید دقیق و با جزئیات صحبت کنید.

مثال: در ارائه‌ت بدون این که بگویی چطور به نتیجه رسیدی مستقیم به سراغ پیشنهادات رفتی و همین باعث شد که به سختی بتوان کار را ارزیابی کرد.

بازخورد رفتاری

منظور از بازخورد رفتاری، ارائه بازخورد در جنبه‌هایی مربوط به رفتار فرد است مثلا او سریع تصمیم می‌گیرد یا کند؟ به حرف سایر اعضای تیم گوش می‌کند؟ از به نتیجه رساندن کارها خشنود می‌شود؟ بازخورد رفتاری به کارکنان کمک می‌کند تا بفهمند افراد دیگر چه دیدی درباره آن‌ها دارند. این نوع بازخورد به دلیل شخصی بودن دشوارتر است.

مثال: وقتی دیگران درباره کارت می‌پرسند، حالت دفاعی به خودت می‌گیری. برای مثال وقتی سالی درباره کد برنامه نظری داد در پاسخ گفتی به من اعتماد کنید و همین مساله باعث بازخورد منفی او درباره‌ت شد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد کارکنان+ ۶۰ نمونه

چه کنیم که بازخوردهای مدیریتی بیشتر پذیرفته و منجر به بهبود شوند؟

در ادامه چند راهکار را برای اثربخشی و پذیرش بیشتر بازخوردهای مدیریتی با هم مرور می‌کنیم.

1. در مورد اشخاص و خصوصیات شخصیتی آنها بازخورد ندهید، بلکه به مواردی از رفتار کارمندان اشاره کنید که قابل تغییر و بهبود باشد.

2. ارزش و نفع بازخورد و کمکی که می‌تواند به بهبود رفتار، اصلاح و عملکرد و افزایش موفقیت کارمند بکند را روشن کنید و این فضا و احساس را ایجاد کنید که او برای دریافت بازخورد مشتاق و مایل باشد.

3. به کارمند بگویید، یا با رفتارتان به او نشان دهید که از اینکه یک رفتار یا اقدام نامناسب و غیر منتظره را از او مشاهده کرده‌اید متعجب، نگران و ناراحت شده‌اید.

4. در مورد آنچه اتفاق افتاده است (چه، چگونه، کجا، چه وقت) بازخورد دهید نه در مورد چرای آن زیرا در مورد چرایی یک رفتار یا اقدام باید به حدس و گمان خود اتکا کنید.

5. بازخوردها را توصیفی ارائه کنید نه قضاوتی، چرا که قضاوت ممکن است تحت تاثیر اطلاعات ناکافی، پیش داوری‌ها و احساسات قرار گیرد و معتبر نباشد یا معتبر تلقی نشود.

6. بازخوردها را نه به صورت کلی و مبهم بلکه به صورت مشخص، معین و دقیق ارائه کنید و آن را به یک اقدام، زمان و مکان خاص نسبت دهید مثال بزنید و به رفتارها و اقدامات اخیر فرد استناد کنید.

در این خصوص مقاله معرفی مدل SBI در ارائه بازخورد به کارکنان را هم مطالعه فرمایید.

7. مطمئن شوید که دریافت کننده بازخورد، همه پیام‌ها و مفاهیم مورد نظر شما را یه صورت کامل و درست شنیده و فهمیده باشد. از شیوه ارتباط دو سویه استفاده کنید، از او در مورد آنچه شنیده و فهمیده سوال کنید و اجازه طرح سوال به او بدهید تا اطمینان پیدا کنید که سوء تفاهم ارتباطی ایجاد نشده باشد.

8. بازخورد را در جلسه رو در رو به کارمند بدهید، جلسه را حتی الامکان غیر رسمی و در فضای حمایتی و محرمانه برگزار کنید، در ابتدای جلسه، هدف از تشکیل جلسه و ضرورت و اهمیت موضوع را برای کارمند روشن کنید، تمرکز اصلی این جلسه، ضمن مرور و تحلیل گذشته، باید بر اصلاح آینده باشد چرا که به هر حال راهی برای جلوگیری از آنچه اتفاق افتاده وجود ندارد.

9. از کارمند بخواهید خودش هم آنچه را انجام داده و ارزیابی خود را از کم و کیف کار بیان کند. از اطلاعاتی که از او می‌گیرید برای تکمیل و تصحیح اطلاعات و ارزیابی خودتان استفاده کنید.

10. در هر جلسه بازخورد روی دو یا سه نقطه ضعف(پتانسیل بهبود) تاکید کنید، افراد حداکثر در هر دوره زمانی می‌توانند روی دو یا سه حوزه برای بهبود رفتار و اصلاح عملکرد خود متمرکز شوند.

11. بازخورد وقتی موثر واقع می‌شود که صادقانه و مبتنی بر اعتماد متقابل باشد. بازخور دهنده (مدیر) باید با رفتارهای مناسب، اثبات حسن نیت و نشان دادن اشراف و احاطه تخصصی خود به کار و کارمند، اعتماد او را جلب کند.

12. بازخورد باید به موقع باشد. هر چه فاصله بین بازخورد با اقدام یا رفتار مورد نظر کمتر باشد اثر بیشتری دارد و برای کارمند ملموس‌تر است.

13. در ارائه بازخورد افراط نکنید. از واژه‌هایی مثل همیشه، هیچ وقت، غیر ممکن، هرگز و … استفاده نکنید.

سخن آخر

سخن آخر این که بازخورد یک سیستم پشتیبانی از زندگی یک سازمان است و هیچ فرد، تیم و سازمانی نمی‌تواند بدون آن به صورت موثر پیشرفت کند اما باید به این نکته هم توجه کنیم که روح بازخورد باید به بهبود، انگیزه و ایجاد امید منجر شود نه این که آسیب رسان، دلسرد کننده و یا بی‌انگیزه کننده باشد.

منابع:

شکوفایی توانایی‌های نهفته با هفت مهارت کوچینگ، مایکل سیمپسون، ترجمه دکتر بهرام برزگر

مدیریت عملکرد کارکنان، نوشته دکتر بهزاد ابوالعلایی

https://www.coreaxisonline.com/

نویسنده: سونیا جلالی

علی کارمند مرکز تماس با مشتریان است و شما به صورت تصادفی گفتگوی بی‌ادبانه وی با یکی از مشتریان را شنیدید، شما همکاری خوبی با علی دارید و عملکرد وی طی سه سال گذشته همواره مطلوب بوده است. اما مشتری بعد از این تماس بسیار ناراحت شده و اعتراض کتبی خود را ثبت کرده است.

شما به عنوان مدیر این مساله را با علی مطرح می‌کنید؟ آیا ارزش به خطر انداختن رابطه‌تان را دارد؟

بازخورد دادن یکی از سخت‌ترین بخش‌های کار مدیران و در عین حال یکی از ضروری‌ترین آن‌ها است.

فراتر از نحوه ارائه بازخورد و همچنین جلسات بازخورد عملکرد و واکنش کارکنان نسبت به بازخورد که در مقالات قبلی در مورد آن صحبت کردیم، در این مقاله می‌خواهم به چند سوال مهمی بپردازم که می‌بایست قبل از دادن بازخورد به کارکنان از خود بپرسید.

پرسیدن این سوالات قبل از دادن بازخورد به شما کمک می‌کند با خودآگاهی بالاتری برای ارائه بازخورد پیشقدم شوید.

7 سوال کلیدی قبل از ارائه بازخورد

1. بازخورد را با چه انگیزه‌ای می‌دهیم؟ اثبات برتری خود در کار، خالی کردن خشم و کینه؟ تسویه حساب‌های شخصی، نشان دادن قدرت و دانایی خودمان و ضعف‌ها و نادانی فرد مقابل؟! یا واقعا قصد کمک داریم؟
2. اگر فرد بازخورد ما را نپذیرفت و یا انکار کرد تا چه حد دنبال بازنده کردن او هستیم و تا چه حد با همدلی کردن، بر هدف نهایی باخورد که بهبود عملکرد است، استوار می‌مانیم؟
3. در هنگام بازخورد دادن چقدر حاضریم که تعامل کنیم و سخنان طرف مقابل را هم بشنویم و از زاویه دید او به موضوع نگاه کنیم؟
4. چقدر در یک ماه گذشته رفتارهای مثبت این فرد را دیده‌ایم و به وی بازخورد مثبت داده‌ایم؟
5. چقدر در حین بازخورد دادن به دنبال راهی برای بهبود عملکرد هستیم؟
6. چقدر موضوعی که می‌خواهیم در مورد آن بازخورد دهیم و همچنین تاثیرات آن برایمان شفاف و مشخص است؟
7. اگر در حین دادن بازخورد اطلاعات جدیدی دریافت کردیم که با برداشت اولیه ما سازگار نبود، چقدر فروتنانه یاد می‌گیریم و می‌پذیریم؟

بازخورد دادن برای بسیاری از مدیران شبیه راه رفتن بر لبه تیغ است، پرسیدن سوالات فوق قبل از ارائه بازخورد، به شما کمک می‌کند که به روح بازخورد که تمایل به رشد، توسعه و بهبود طرف مقابل است پایبند بمانید و از بازخورد به عنوان دریچه‌ای برای خودآگاهی خود و دیگران بهره گیرید.
فراموش نکنیم که برترین مدیران مدام در حال یادگیری و پیشرفت هستند و کارکنانشان را هم در این راستا ترغیب می‌کنند و بازخورد اثربخش یکی از شاه کلیدهای رشد و توسعه کارکنان در سازمان است.

اگر به توسعه مهارت بازخورد دادن و بازخورد گرفتن علاقمند هستید دوره آموزشی مهارت بازخورد برای شما مفید خواهد بود.

سایر مقالات مربوط به “بازخورد”:

• معرفی مدل SBI در ارائه بازخورد به کارکنان
• معرفی مدل IDEA در ارائه بازخورد به کارکنان
• واکنش کارکنان نسبت به بازخورد بر مبنای مدل SARAH
• چطور یک جلسه بازخورد عملکرد اثربخش را برگزار نماییم؟

منابع:

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

65 درصد کارکنان معتقدند که ظرف یکسال گذشته به خاطر کار خوبشان مورد قدردانی قرار نگرفته‌اند!

قدردانی از آن چه که فکر می‌کنیم بسیار اثربخش‌تر است، به گونه‌ای که هیچ یافته‌ای در تمام پژوهش‌های روان شناسی و منابع انسانی به اندازۀ اثر مثبت واقف بودن به عملکرد کارکنان و قدردانی از آ‌ن‌ها، پشتیبانی نشده است.
در این وبینار آموزشی که در تاریخ 27 بهمن 99 برگزار شد، در کنار جمعی از دوستان با درک معجزه قدردانی در عملکرد کارکنان،  تکنیک‌های ساده، جدید و کاربردی قدردانی از کارکنان را مرور کردیم.

تکنیک‌هایی برای قدردانی از کارکنان

برشی از این وبینار را در ویدئو زیر مشاهده فرمایید.

مفهوم اشتیاق سازمانی به تازگی در ادبیات مدیریت، توجه زیادی به خود جلب کرده است، به گونه‌ای که برخی آن را یکی از داغ‌ترین موضوعات مدیریت دانسته و برخی گفته‌اند پیوند دادن کارکنان با سازمان یکی از بزرگترین چالش‌های پیش روی سازمان در این دهه و دهه بعدی است.

امروزه شرکت‌ها هم نگران وضع نامناسب اشتیاق و تعلق کارکنان خود هستند، فراتحليل انجام شده توسط گالوپ را که حاوی اطلاعات ارزشمندی از چند دهه قبل است در نظر بگیرید: این مطالعه نشان می‌دهد اشتیاق و مشارکت بالا( که به معنای پیوند قوی با فرد با شغل و همکاران، تلاش داوطلبانه فراتر از وظایف، احساس مشارکت قوی در کار و داشتن شانس فراوان برای یادگیری است) به شکلی پایدار منجر به پیامدهای مثبتی هم برای فرد هم برای سازمان می‌شود. این پیامدها شامل بهره‌وری بیشتر، محصولاتی با کیفیت بالاتر و سودآوری افزون‌تر است.

یکی از اصلی‌ترین مولفه‌های اثبات شده شکل گیری اشتیاق سازمانی قدردانی از کارکنان است که در این مقاله قصد دارم به آن بپردازم و موثرترین روش‌های قدردانی از کارکنان را با شما به اشتراک گذارم.

چرا قدردانی از کارکنان مهم است؟

قدردانی از کارکنان یک کار ساده اما با اثربخشی بسیار بالاست به گونه‌ای که هیچ یافته‌ای در تمام پژوهش‌های روان شناسی و منابع انسانی به اندازۀ اثر مثبت واقف بودن به عملکرد کارکنان و قدردانی آنها، پشتیبانی نشده است. بزرگترین فایدۀ توجه و قدردانی این است که رفتارهای مطلوب را تکرار پذیر می‌کند؛ یعنی احتمال رخ دادن دوبارۀ آن را بیشتر می‌کند. تشویق باعث می‌شود که یک رفتار دوباره به صورت اختیاری رخ می‌دهد. به عبارت دیگر، تشویق‌های امروز ابتکار عمل‌های فردا را خلق می‌کند.

مطالعات تام راث در کتاب سطل شما چقدر پر از نشان می‌دهد که افرادی که به طور منظم مورد تشویق و تحسین قرار می‌گیرند:

• بهره‌وری فردی آن‌ها افزایش‌ می‌یابد.
• تعهد آنها نسبت به همکارانشان بالاتر می‌رود.
• احتمال این که در سازمانشان باقی بمانند بیشتر است.
• وفاداری و رضایت بیشتری از مشتریان دریافت می‌کنند.
• سوابق ایمنی بیشتر و حوادث کاری کمتر در کارشان دارند.

با توجه به این امر به بزرگترین تقدیری بیندیشید که تاکنون در محیط کار از شما شده است. به احتمال زیاد موجب شده است احساس بهتری نسبت به سازمانتان پیدا کنید و به نوبه خود کارایی بیشتری نشان دهید. مطالعات سازمانی نشان می‌دهد رهبران سازمانی که همه را در احساسات مثبت سهیم می‌کنند دارای گروه‌های کاری مثبت‌تر با رضایت شغلی و اشتیاق سازمانی بالاتر هستند.
حتی علم اعصاب هم نشان داده شناسایی و تقدیر بیشترین تاثیر را روی افزایش اعتماد دارد، به ویژه وقتی به سرعت پس از تحقق یک هدف انجام می‌شود، از سوی همتایان صورت می‌گیرد و وقتی ملموس، غیرمنتظره و در ملاء عام انجام می‌شود.

7 روش قدردانی از کارکنان در سازمان

در ادامه 7 روش برای قدردانی از کارکنان را با هم مرور می‌کنیم. مطمئن هستم با کمی صرف زمان و اندکی چاشنی خلاقیت، شما می‌توانید راهکارهای بیشتری را به این فهرست اضافه کنید.

1. یادداشت دست نویس یا پیام الکترونیکی

تا حالا شده که به میز خود بازگردید و کاغذ یادداشت زرد رنگی روی میز ببینید؟ کاغذ یادداشتی که رئیس شما روی آن نوشته: « کارت عالی بود!».

به این مثال توجه کنید: علی کارمند بخش خدمات مشتریان یک شرکت خدماتی است، در یکی از مکالمات تلفنی با مشتریان موفق به متقاعد سازی مشتری ناراضی از تاخیر در دریافت سفارشش شده است، بعد از صرف ناهار زمانی که به میز کاری خود بر می گردد با کاغذ یادداشتی مواجه می‌شود:

تو امروز کار متفاوتی انجام دادی و کاری کردی که روز مشتری آسان‌تر بگذرد، چشمان علی پیام را دنبال می‌کند، جایی که رئیس او به طور دقیق آن چه که او در مورد مجاب کردن مشتری انجام داده، شرح داده بود، علی همچنان که این پیام را می‌خواند، لبخندی گشاده بر لبانش شگفته شد، با وجود خستگی ناشی از یک روز کار سخت که طی آن از طرف مشتریان زیادی تحت فشار قرار گرفته بود این پیام او را سرحال آورد.

کارکنان ممکن است برای حقوق سرکار حاضر شوند ولی کاغذهای یاداشت زردرنگ بسیار با ارزش‌تر از حقوق‌اند. این کاغذها هستند که تلاش آیندۀ کارکنان را نتیجه می‌دهند. قدردانی به شکل نوشته از ارزش خاصی برخوردار است زیرا ماندگار است و دریافت کننده می‌تواند بارها و بارها آن را مرور کند.

2. رساندن تشویق‌ها به گوش دیگران

این روش شیوه مناسبی است برای افرادی که نیاز به دیده شدن از جانب دیگران برای آن‌ها اولویت دارد می‌توانید در يك مراسم قدردانی با تقديم گلهای يك دسته گل به تفكيك از موفقيت‌های وی تشكر كنيد؛ به فرد مجسمه كوچكی بدهيد كه تشكر و قدردانی شما به نحوی روی آن حك شده باشد؛ تابلو نقاشی از خانواده وی به او هدیه کنید یا به طور مثال برای كاركنان برتر، مراسم تفريحی اعطای مدال را برنامه ريزی كنيد.

3. برگزاری جلسات ارائه دستاوردهای کاری

جلسات ماهانه تدارک ببینید و طی آن برترین دستاوردهای کارکنان طی آن دوره را شرح دهید، دقت کنید دستاوردها کاملا با ذکر جزئیات طرح شود، همچنین می‌توانید طی جلسات مشترک ماهانه با کارکنان، از هر یک از آن‌ها بخواهید یک فیدبک مثبت به یکی از همکاران خود بدهد. از آن‌ها بخواهید فیدبک کاملا شفاف و با ذکر جزئیات و تاثیرات آن باشد و از کلی گویی پرهیز شود.

4. بهبود شرایط کاری

به طور مثال كيفيت محيط كار او را با نو كردن صندلی يا تجهيزات كامپيوتر بهبود دهید، اگر می‌خواهد كه با هواپيما سفر كند، بليط او را از معمولی به درجه يك تغيير دهيد و به او توضيح دهيد كه به چه دليلی اين كار را انجام داده‌ايد؛

اگر قرار است كه برای مأموريت به شهر آرامی برويد، برای او يك روز استراحت، در آنجا را در نظر بگيريد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: 31 ایده الهام‌بخش برای جشن گرفتن سالگرد همکاری کارکنان

5. مشارکت دادن خانواده کارکنان در قدردانی

هراز چند گاهی می‌توان با مشارکت دادن خانواده کارکنان در قدردانی یا ارائه پاداش، احساس بسیار خوبی آمیخته به احترام در کارکنان ایجاد کرد؛ به طور مثال در روز تولد فرزند او، كتابی به عنوان هديه برايش بفرستيد پشت جلد آن را با نوشتن این جمله امضا کنید پدر یا مادر تو در این جا خیلی عالیست.

6. اعطای نقش منتور

یکی دیگر از شیوه‌های قدردانی به رسمیت شناختن کارکنان در حوزه تخصصی‌شان و اعطای نقش منتور به آن‌هاست. مثلا می‌توانید آموزش مهارت‌های مربوط به آن حوزه را به او بسپارید. یکی دو ماه وقت بدهید تا کلاس را طراحی کنند و حسابی فکر کنند چطور می‌خواهند دانسته‌هایشان را آموزش بدهند این کار رضایت زیادی را برای کارکنان ایجاد می‌کند و برای دیگران هم فواید زیادی دارد.

7. جلسات صبحانه یا ناهار با مدیر

برای ناهار کارکنان خود را بیرون ببرید و اجازه دهید محل را انتخاب کنند. تمام تلاش خود را انجام دهید تا بحث‌های مربوط به کار را به حداقل برسانید. این زمان را اختصاص دهید تا بیشتر بدانید که علایق و سرگرمی‌های کارمند شما فراتر از زندگی کاری آنها است.

ذکر این نکته حائز اهمیت است که لزوما همه روش‌ها در خصوص همه کارکنان اثربخش نیست، قدردانی هنگامی موثرتر است که فردی، با معنا برای آن شخص، ویژه و بجا باشد. برخی از کارکنان تشویق و تحسینی بی سر و صدا و برخی دیگر تشویقی پرهیاهو در برابر همکاران را ترجیح می‌دهند.

بنابراین آن چه روشن است این که راهکار مناسب همگانی برای تشویق وجود ندارد و تشویق‌های اجباری و نادرست نیز به طور حتم تاثیر مثبتی نخواهند داشت. گاهی وقت‌ها، تشویقی که شما فکر می‌کنید می‌تواند الهام بخش باشد، در بدترین شکل خود نتیجه معکوس می‌دهد.

دلایل مدیران برای قدردانی نکردن

وقتی که این سوال را از مدیران می‌پرسیم با پاسخ‌های زیر مواجه می‌شویم!

• من که وقت ندارم!
• چرا باید از کارکنانم بابت انجام وظایف شان تشکر کنم؟
• شخصیت من این طور نیست.
• من خودم از سوی رئیسم مورد قدردانی قرار نمی‌گیرم!
• کارکنان من هیچ وقت کاری انجام نمی‌دهند که ارزش تحسین داشته باشد.
• من کارکنان زیادی دارم.
• نمی‌دانم چطور این کار را انجام دهم.

به نظر شما دلایل فوق برای چشم پوشی از استراتژی که نرخ بازگشت سرمایه 100 به 1 دارد کافیست؟ یعنی بازای هر دقیقه‌ای که برای تشویق یک رفتار صرف می‌کنید می‌توانید انتظار 100 درصد پیش قدم شدن در انجام آن رفتار داشته باشید. پس چرا اینقدر قدردانی کردن کار سختی است  آن طور که باید و شاید از جانب مدیران مورد توجه قرار نمی‌گیرد؟

قدردانی و عزت نفس

از نظر من و بر اساس مطالعات و یافته‌های اخیرم در مورد این موضوع، فراتر از همه دلایل و توجیهات مدیران، یکی از اصلی‌ترین دلایلی که مدیران کارکنان خود را مورد تشویق و قدردانی قرار نمی‌دهند، کم بودن عزت نفس است. عزت نفس یعنی این که من چقدر خودم را ارزشمند می‌دانم؟ افرادی که عزت نفس پایین دارند دائما میل به انتقاد از دیگران دارند، انتقاد زیاد نشان می‌دهد که یا در خودمان احساس ارزشمندی نداریم (که سعی می‌کنیم با تخریب دیگران این احساس را تسکین بدهیم) و یا این که در دیگران حس ارزشمندی را پیدا نمی‌کنیم که هر دو از نشانه‌های عزت نفس پایین هستند.

بنابراین باید در این مورد بسیار دقیق بود و بدانیم که افزایش عزت نفس زیر بنای زندگی سالم است، عزت نفس و میزان آن تعیین کننده بسیاری از رفتارهای ما از جمله احساس مثبت به دیگران و توان قدردانی کردن از آن‌هاست. افراد و مدیران با عزت نفس بالا به راحتی از دیگران تقدیر می‌کنند. برای دانستن بیشتر در مورد موضوع عزت نفس پیشنهاد می‌کنم به کتاب صوتی عزت نفس محمدرضا شعبانعلی  مراجعه و بارها و بارها به این فایل ارزشمند گوش دهید روی عزت نفس‌تان کار کنید، قدردانی از کارکنان را تمرین کنید و تاثیرات شگرف آن در اشتیاق سازمانی و در نهایت بهبود عملکرد کارکنان سازمانتان مشاهده کنید.

فرهنگ قدردانی را جاری کنیم

با وجود ساده بودن شیوه‌های قدردانی از کارکنان در بیشتر محیط‌ های کاری کمبود آن به شدت احساس می‌شود، شاید در فرهنگی رشد کرده‌ایم که در آن آسان‌تر است به مردم اشتباهاتشان را گوشزد کنند تا این که آن‌ها را به خاطر موفقیت‌هایی که به دست آورده‌اند مورد تحسین قرار دهند.

اما حقیقت این است که مچ گیری و تأکید بر رفتارهای نامناسب، غر زدن است و علاوه بر اینکه ناراحت کننده است، ناکارآمد نیز هست. پس همین امروز شروع کنید، تلاش کنید که هر ماه دست کم پنج بار از کارکنانتان قدردانی کنید، فراموش نکنید که فردی سازی قدردانی‌ها، قدردانی شما را باارزش‌تر می‌سازد و آن چه که ما امروز در مورد دیگران مورد تحسین قرار می‌دهیم به آن‌ها کمک می‌کند تا هویت و موفقیت آینده شان را شکل دهند.

منابع:

کتاب چماق و هویج دیگر کارایی ندارد/ پاول مارسیانو

کتاب روان شناسی عزت نفس/ ناتانیل براندن

کتاب سطل شما چقدر پر است/ تام راث

فایل صوتی عزت نفس/ محمدرضا شعبانعلی

HBR

تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی