گاهنوشتهها
جانشین پروری چیست؟(راهنمای کامل مدیران منابع انسانی+دانلود فرم)
جانشينپروری فرايندی است كه طی آن افراد شایسته برای احراز مشاغل كليدی يك سازمان، از ميان افراد واجد شرايط انتخاب و پرورش داده میشوند.
در حالی که ۸۶ درصد از مدیران معتقدند که برنامهریزی جانشینپروری مهم یا یک اولویت ضروری است، تنها ۱۴ درصد بر این باورند که آن را به خوبی انجام میدهند.
این مقاله یک راهنمای کامل در خصوص برنامهریزی جانشینپروری را در اختیار شما قرار میدهد و به مفهوم و اهمیت آن، نمونه برنامه جانشینپروری، فرایند جانشینپروری، مراحل اجرایی و شاخصهای پایش آن میپردازد. همچنین با مطالعه این مقاله به یک نمونه فرم برنامهریزی جانشینپروری نیز دسترسی خواهید داشت.
برنامهریزی جانشینپروری چیست؟
شما ۸۰ نماینده فروش از همه ادارات فروش سراسر کشور را برای معرفی محصول جدید در همایش جمع کردهاید آقای اسماعیلی مدیر کل بازاریابی شرکت در نظر دارد این کار را در یک همایش دو روزه در مکانی مجلل برگزار کند و هزینه زیادی صرف شده است ولی در روز همایش دچار آنفولانزای شدیدی میشود که امکان حضور را ندارد. دستیار او هم آمادگی اداره چنین همایش فشردهای را ندارد. هیچ فرد آموزش دیده دیگری هم از عهده این کار بر نمیآید.
برنامهریزی جانشینپروری Succession Planning فرآیند انتخاب و توسعه استعدادهای کلیدی برای اطمینان از تداوم نقشهای حیاتی سازمان است. این فرآیند شامل شناسایی افراد با عملکرد بالا و رهبران بالقوه، هدایت و توسعه آنها برای پیشرفت در سازمان و رسیدن به سطوح بالاتر میشود.
اجازه دهید اجزای مهم تعریف برنامهریزی جانشینپروری را بیشتر توضیح دهیم:
- نقشهای حیاتی: برنامهریزی جانشینپروری روی همه نقشها تمرکز نمیکند، بلکه بر نقشهای کلیدی که برای رقابتپذیری و تداوم سازمان حیاتی هستند، تمرکز دارد. جایگزین کردن یک کارمند فروش تازهکار نسبتاً آسان است. با این حال، شما نمیخواهید جای خالی معاون فروش برای مدت طولانی، پر نشود.
- انتخاب و توسعه استعدادهای کلیدی: در فرایند جانشینپروری بهترین و بااستعدادترین افراد انتخاب و پرورش داده میشوند. در بیشتر مواقع، برنامهریزی جانشینپروری با کاندیداهای داخلی انجام میشود. به عنوان مثال، مدیر فروش برای پر کردن جایگاه معاون فروش آماده میشود، در حالی که معاون فروش برای تبدیل شدن به مدیرعامل جدید آموزش میبیند.
- تداوم: تداوم هدف نهایی جانشین پروری است. اطمینان از اینکه وقتی فردی سازمان را ترک میکند، فرد دیگری آماده و واجد شرایط برای به عهده گرفتن آن نقش باشد.
کارمندان هر روز ارتقا پیدا میکنند، شغل خود را عوض میکنند و بازنشسته میشوند. به همین دلیل است که شما نیاز به یک برنامه جامع برای اطمینان از پر شدن جایگاهها توسط افرادی آماده به کار دارید.
طبق نظرسنجیهای انجام شده، تنها 21 درصد از متخصصان منابع انسانی گفتند که سازمان آنها یک برنامه رسمی جانشینپروری دارد و 24 درصد دیگر یک برنامه غیررسمی دارند. این بدان معناست که بیش از نیمی از سازمانها برنامهای برای جانشینپروری ندارند.
نمونه برنامه جانشینپروری
شرکت مک دونالد
در سال ۲۰۰۵، جیم اسکینر پس از مرگ دو مدیرعامل سابق در طی ۲۴ ماه، نقش مدیرعاملی را در سازمان بر عهده گرفت.
اسکینر در طول هفت سال حضور خود در شرکت، به راهنمایی و هدایت جانشین خود، دون تامپسون، مدیر ارشد عملیات، پرداخت. او همچنین به خاطر این شهرت داشت که از مدیران میخواست دو نفر را به او معرفی کنند که در صورت ترک شرکت یا ارتقاء شغلی، بتوانند جای آنها را بگیرند.
او به مجله فورچون گفت: “من اساساً احساس مسئولیت در قبال هیئت مدیره داشتم تا مطمئن شوم فردی را برای اداره شرکت پس از خودم معرفی کردهام. تا زمانی که قادر به انجام این کار نبودم، شرکت را ترک نمیکردم.”
اسکینر در سال ۲۰۱۲ با اطمینان از آمادگی تامپسون برای تصدی این سمت، بازنشسته شد.
این مقاله را هم مطالعه کنید: انواع سبکهای رهبری به همراه دانلود پرسشنامه تعیین سبک رهبری
چرا برنامهریزی جانشینپروری مهم است؟
برنامهریزی جانشینپذیری به دلایل متعددی برای موفقیت یک سازمان ضروری است:
کاهش ریسک و تضمین تداوم کسب و کار
با داشتن یک برنامه جانشینپروری برای جایگزینی افراد در نقشهای حیاتی سازمان در صورت خروج غیرمنتظره، از بروز اختلال در فعالیتهای کسب و کار پیشگیری و تداوم کسب و کار تضمین میشود.
“بسیاری از شرکتها برای آمادهسازی رهبران جدید وقت نمیگذارند، آنها را در موقعیت جدید تنها میگذارند تا خودشان را پیدا کنند. رهبران جدید دچار استرس میشوند، از درخواست کمک میترسند و سپس به دلیل استانداردها و انتظاراتی که ممکن است به طور کامل درک نکنند، مورد بازخواست قرار میگیرند. این منجر به افزایش نرخ خروج در موقعیتهای حیاتی برای شرکتها میشود.” – لیندسی دانلاپ
انتقال دانش و تخصص کلیدی
با رفتن فردی با تخصص و دانش ارزشمند در یک نقش حیاتی، دانش و تخصص وی از طریق برنامهریزی جانشینپذیری قابل انتقال به جانشین او است و از بین نمیرود.
مسیر شغلی مشخص برای کارکنان با پتانسیل بالا
به کارمندان با عملکرد بالا و با پتانسیل ارتقا مسیر شغلی مشخصی در سازمان ارائه میدهد که موجب افزایش انگیزه و وفاداری آنها میشود.
آمادگی برای آینده بر اساس سناریوهای مختلف
به شما امکان میدهد برای سناریوهای مختلف آینده برنامهریزی کنید و آماده شوید و به سهامداران اطمینان میدهد که تجارت شما در بلندمدت بهخوبی اداره میشود.
جنا فیشر، مدیر عامل شرکت مشاوره رهبری راسل رینولدز، توضیح میدهد: «سازمانهایی که نتوانند بهطور مؤثر برنامهریزی جانشین پروری را انجام دهند، در معرض خطر از دست دادن اعتماد ذینفعان و سرمایهگذاران خود به دلیل ابهام و عدم آشنایی قرار میگیرند.
کاهش هزینهها و افزایش تعهد
توسعهی استعدادهای موجود در مقایسه با استخدام مدیران و کارکنان جدید، رویکردی مقرون به صرفهتر است. همچنین، برنامهریزی جانشینپذیری منجر به افزایش تعهد کارکنان میشود.
رویکردی ساختاریافته برای توسعه رهبری
برنامهریزی جانشینپروری چارچوب ساختاریافتهای را برای پرورش نسل بعدی رهبران و هدایت سازمان به سمت آینده ارائه میدهد.
جلوگیری از درگیریهای قدرت
برنامهریزی جانشینپروری شفاف، درگیریها و کشمکشهای قدرت را که ممکن است در صورت عدم قطعیت در مورد جایگاههای رهبری به وجود آید، به حداقل میرساند.
بهطور خلاصه، برنامهریزی جانشینپروری به سازمان شما و افرادتان این امکان را میدهد تا با هم رشد و پیشرفت کنید.
این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل ارتقای کارکنان در سازمان + دانلود چکلیست
فرایند جانشینپروری
فرایند جانشین پروری برای مشاغل مرتبط با سطوح رهبری را در شکل زیر مشاهده میکنید.
شناسایی استعدادهای رهبری
برنامه جانشین پروری برای همه افراد و مشاغل اجرا نمیشود. افرادی که برای پر کردن موقعیتهای رهبری حیاتی مناسب نیستند، ممکن است برای موقعیتهای مدیریت میانی یا پایین کاندیدای عالی باشند. بنابراین شناسایی استعدادهای رهبری در گام اول ضروری است.
توسعه استعدادهای رهبری
در این مرحله، افرادی که دارای پتانسیل رهبری قوی شناخته شدهاند، با کمک برنامههای مختلف توسعهی بیشتری مییابند. رهبران آینده به دورهها و کارگاههای آموزشی دعوت میشوند و از طریق پروژههای چالش برانگیز، بازخورد 360 درجه و… در معرض یادگیری فعال قرار گیرند.
تصمیم جانشینپذیری
با تکیه بر مراحل قبلی، میتوانید یک ماتریس جانشینپذیری ایجاد کنید. در این ماتریس، جانشینان بالقوه را برای هر نقش را مشخص میکنید. هر زمان که کسی که یک نقش کلیدی را اشغال میکند، سازمان را ترک یا بازنشسته میشود، شما باید یک تصمیم جانشینپذیری را اجرا کنید.
فرایند بالا در قالب مراحل جانشین پروری در ادامه به تفصیل توضیح داده شده است.
مراحل جانشینپروری
کلید مدیریت جانشین پروری، داشتن یک برنامهی محکم و اجرایی در این زمینه و همچنین پیگیری آن در طول مسیر است.
در اینجا ۹ مرحلهی ساده برای کمک به شما جهت ایجاد این برنامه پیشنهاد شده است.
۱. استراتژی سازمان خود را در نظر بگیرید
داشتن یک استراتژی سازمانی، مبنای برنامهی مدیریت جانشین پروری شما را تشکیل میدهد.
از تیم مدیریتی سازمان بپرسید که کسب و کار شما طی ده سال آینده به دنبال چه رشدی است؟
برای مثال:
- چشمانداز کلی برای آینده چیست؟
- آیا وارد بازارهای جدید خواهید شد؟
- اگر استراتژی یا تمرکز شما تغییر کند، رقبای شما چه کسانی خواهند بود؟
- ساختار فعلی شما چگونه است و آیا این ساختار در سالهای آینده تغییر خواهد کرد؟
پاسخ به سوالات فوق به شما امکان میدهد تا فرآیند جانشینپروری را به گونهای ایجاد کنید که از این اهداف و چشمانداز پشتیبانی و با آنها همسو باشد.
۲. از حمایت افراد کلیدی بهرهمند شوید
همانطور که گفته شد، متخصصان منابع انسانی نقش مهمی در کمک و تسهیل استراتژی مدیریت جانشینپروری ایفا میکنند. با این حال، برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز برنامهی خود و دستیابی به نتایج مطلوب، ضروری است که از حمایت رهبران کسب و کار برخوردار باشید.
در این صورت رهبران منابع انسانی میتوانند فعالیتهای توسعه و مدیریت استعداد خود را با برنامههای استراتژیکتر سازمان همسو کنند.
۳. مشاغل کلیدی را تعیین کنید
با داشتن یک استراتژی روشن و حمایت رهبران کلیدی کسب و کار، گام بعدی تعریف مشاغل کلیدی سازمان است. مشاغل کلیدی مشاغلی هستند که شکست و یا پیروی سازمان را رقم میزنند و شما میخواهید اطمینان حاصل کنید که به طور مداوم توسط افراد واجد شرایط و توانمند در خط جانشین پروری شما پر میشوند.
یک معیار خوب این است که روی ۵ تا ۱۰ موقعیت کلیدی برتر تمرکز کنید. به خاطر داشته باشید که همه نقشهای رهبری برای برنامهی مدیریت جانشینپروری شما ضروری نخواهند بود. وظیفهی شما این است که مهمترین آنها را تعیین کنید و بر اساس آن اولویتبندی نمایید.
۴. کاندیداهای جانشین را انتخاب کنید
اکنون که نقشهای کلیدی خود را مشخص کردهاید، باید کارمندانی را در سازمان خود شناسایی کنید که بتوانند به طور بالقوه این نقشها را در آیندهای نزدیک پر کنند.
بهترین رویکرد، تمرکز بر کارمندانی با بیشترین پتانسیل رهبری است. این افراد ممکن است کارمندانی با عملکرد بالا و مهارت بالا یا افرادی باشند که در ماتریس قابلیت/عملکرد شما، عملکرد درخشانی داشتهاند. شما میتوانید تصمیمات خود را بر اساس دادههای ارزشمندی مانند معیارهای عملکرد کارکنان، پایهگذاری کنید.
مزیت این رویکرد این است که تمام تلاش خود را روی افرادی متمرکز میکنید که بالاترین پتانسیل و بیشترین شانس موفقیت را دارند. قبل از رسمی کردن انتخابهای جانشین پروری خود، این فرصتها را با آنها در میان بگذارید. به کاندیداهای حاضر در برنامه اعلام کنید که هیچ تضمینی وجود ندارد و همه نقشها و شرایط قابل تغییر هستند.
برنامهی مدیریت جانشین پروری خود را به نقشهای کلیدی و کارمندانی با بیشترین پتانسیل محدود کنید. با این کار میتوانید مطمئن شوید که منابع و تلاش خود را در جایی که واقعاً ارزشمند است، سرمایهگذاری میکنید. همچنین به مدیریت انتظارات کارکنان و جلوگیری از ناامیدی و سرخوردگی در کارمندانی که انتظار ارتقاء داشتند اما به دلیل تعداد محدود موقعیتها، ارتقاء پیدا نکردند، کمک میکند.
دانلود فرم جانشینپروری
شما میتوانید فرم برنامهریزی جانشینپروری را از لینک زیر دانلود کنید.
5. یک مخزن استعداد قوی ایجاد کنید
مخزن استعداد(Talent Pool)، فرایند جمعآوری اطلاعات در مورد افراد واجد شرایط در فرایند جانشینپروری است. ایجاد مخزن استعداد میتواند زمانبر باشد. به طوری که 74 درصد از شرکتهای دولتی و 52 درصد از شرکتهای خصوصی اذعان میکنند که حفظ یک مخزن استعداد قوی، چالشبرانگیزترین جنبه برنامهریزی جانشین پروری است.
نادیده گرفتن مخزن استعداد، میتواند یک اشتباه پرهزینه باشد و سازمان را در موقعیتی آسیبپذیر قرار دهد. بنابراین، حتی اگر در حال حاضر هیچ موقعیت شغلی خالی وجود ندارد، شروع به ایجاد مخزن استعداد کنید. به این ترتیب، شما یک منبع ثابت از کاندیداهای موفق برای نسل بعدی رهبران خواهید داشت.
تجزیه و تحلیل رهبران فعلی و شناسایی شکافهای مهارتی، و همچنین به خاطر سپردن چشمانداز آینده سازمان میتواند به شما کمک کند تا برنامههای توسعه موثری را ایجاد کنید که افراد را برای نقشهای آینده آماده کند.
6. بر توسعه مداوم رهبران آینده تمرکز کنید
برای آماده کردن کارکنانتان برای به عهده گرفتن موقعیتهای رهبری آینده، برنامههای توسعه حرفهای ایجاد کنید.
با این حال، صرفاً داشتن برنامههای توسعه رهبری کافی نیست. مهم است که به این برنامهها پایبند باشید و به طور مداوم آنها را با توجه به تکامل اهداف و استراتژیها در داخل سازمان رصد کنید و بهبود ببخشید.
سازمانها سالانه 370 میلیارد دلار برای توسعه رهبری هزینه میکنند. با این حال، 74 درصد از مدیران به طور نگرانکنندهای گزارش میدهند که برای چالشهای رهبری ارشدی که با آن روبرو هستند به طور کافی آماده نیستند.
کارکنان خود را به طور فعال در این فرآیند درگیر کنید و آنها را تشویق کنید تا اهداف توسعه خود را تعیین کنند. پیشرفت آنها را با ارزیابیهای عملکرد منظم رصد کنید. با ارائه مربیگری و کوچینگ رهبری، در توسعه مهارتهای رهبری آنها سرمایهگذاری کنید. همچنین به آنها کمک کنید تا تجربه کسب کنند، اعتماد به نفس خود را در نقشهای مختلف ایجاد کنند و نحوه مقابله با مسئولیتهای جدید و سازگاری با محیطهای جدید را آزمایش کنند.
برای هر کاندیدا، اهداف و شایستگیهای کلیدی مورد نیاز برای ایفای نقش آینده را تعیین کنید. برای تحقق این اهداف، جدول زمانی واقعبینانه تعیین کنید.
این مقاله را هم مطالعه کنید: گام به گام برنامه توسعه مدیران بر مبنای شایستگی
7. به طور منظم قدرت نیمکت رهبری خود را رصد و ارزیابی کنید
ارزیابی و بررسی منظم پیشرفتی که جانشینان بالقوه شما دارند، تضمین میکند که خط رهبری شما در تمام مواقع قوی باقی میماند.
به عنوان مثال، اگر علیرغم آموزش و مربیگری منظم، یک کاندیدای خاص در طول زمان پیشرفت کمی یا هیچ پیشرفتی نشان نمیدهد، ممکن است زمان آن رسیده باشد که برنامه خود را برای این کارمند بازنگری کنید. بدون رصد و ارزیابی، شما قادر به اتخاذ این تصمیم آگاهانه نخواهید بود.
8. از نرمافزار استفاده کنید
هر چه یک سازمان بزرگتر باشد، مدیریت استعدادها و برنامهی مدیریت جانشین پروری با استفاده از پروندههای کاغذی یا اکسل سختتر میشود. اگر هنوز در یک سیستم نرمافزاری منابع انسانی سرمایهگذاری نکردهاید، اکنون زمان این کار است.
امروزه، اکثر سیستمهای منابع انسانی به شما امکان میدهند تا وظایف مختلفی از جمله استخدام، جذب، آموزش و توسعه و مدیریت عملکرد را مدیریت کنید.
یک نرم افزار منابع انسانی به شما در شناسایی شکافهای استعدادی، مقایسه بین کارکنان و سادهسازی فرآیند جانشینپروری کمک میکند.
9. مدیریت جانشینپروری را به بخشی از برنامهریزی استخدام خود تبدیل کنید
در حالی که تمرکز بر کارکنان فعلی شما منطقی است، فراموش نکنید که مدیریت جانشینپروری را در استراتژی استخدام خود نیز بگنجانید.
فرض کنید میدانید که سازمان قصد دارد طی پنج سال آینده بازارهای جدیدی را کشف کند و به خارج از کشور گسترش یابد. این به معنای آن است که شما به طور ایدهآل به دنبال کاندیداهایی هستید که از نقل مکان به خارج از کشور یا سفر منظم خوشحال هستند.
ادغام برنامهی مدیریت جانشین پروری شما با فرآیند استخدامتان تضمین میکند که خط استعداد شما قوی و با آیندهی سازمان همسو باشد.
شاخصهای ارزیابی فرایند جانشین پروری
نرخ خروج کارکنان با پتانسیل بالا
افزایش میزان خروج کارکنان با پتانسیل بالا، نشان دهنده ضعف برنامهریزی جانشین پروری سازمان است.
برای محاسبه میزان خروج کارکنان با پتانسیل بالا، باید تعداد کارکنان با پتانسیل بالا که سازمان را ترک کردهاند را بر کل تعداد کارکنان با پتانسیل بالا در سازمان تقسیم کنید. نرخ خروج نشان میدهد که آیا این موضوع نگران کننده است یا خیر (میتوانید با میانگین کل نیروی کار سازمان مقایسه کنید). انجام مصاحبه خروج با کارکنان با پتانسیل بالا که سازمان را ترک کردهاند نیز راهی موثر برای درک دلایل خروج آنها و اقداماتی است که سازمان میتوانست برای حفظ آنها انجام دهد.
درصد مشاغل حیاتی که به صورت داخلی پر میشوند
درصد نقشهای حیاتی که به صورت داخلی پر میشوند، توانایی شما را در توسعه استعدادهای داخلی و همچنین اثربخشی واقعی برنامه جانشین پروری شما اندازه گیری میکند. میتوانید این عدد را با درصد نقشهای حیاتی پر شده با کاندیداهای خارجی مقایسه کنید.
سخن پایانی
برنامهریزی موثر جانشینپروری برای اطمینان از اینکه کسب و کارتان به طور روان به کار خود ادامه دهد، ضروری است. یک برنامه جانشینپروری قوی همچنین به پرورش نیروی انسانی شما کمک میکند و مسیر شغلی روشنی در اختیارشان قرار میدهد که باعث تقویت تلاشهای شما در زمینه تعلق و حفظ کارکنان خواهد شد.
اگر برای موقعیتهای کلیدی خود برنامه جانشینپروری ندارید، اکنون زمان آن رسیده است که رویکردی پیشگیرانه اتخاذ کرده و برای آینده غیرقابل پیشبینی برنامهریزی را آغاز کنید.
اگر به کسب دانش عمیقتر و عملیاتی درباره جامعهپذیری کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی طراحی و اجرای فرایند جانشینپروری برای شما مفید خواهد بود.
منابع:
https://www.aihr.com/blog/succession-planning/
https://www.aihr.com/blog/succession-planning-metrics/
دانش و تجربیات شخصی نویسنده
