فرایند جذب و استخدام + فرم‌های مورد نیاز برای استخدام

مصاحبه آنلاین

معرفی فرایند جذب و استخدام

در این مقاله فرایند جذب و استخدام به عنوان یکی از کلیدی‌ترین موضوعات مدیریت منابع انسانی معرفی شده است. در انتهای این مقاله نیز سایر مقالات مرتبط و دوره‌های آموزشی که به شما کمک می‌کند دانش خود را در در زمینه جذب و استخدام توسعه دهید، پیشنهاد شده است 

آیا می دانید: 

هزینه استخدام یک فرد نامناسب، معادل 24 برابر حقوق و مزایای سالیانه فرد است؟

اگر فرصت مطالعه این مقاله را ندارید، میتوانید وویس زیر را از سرکار خانم سونیا جلالی بشنوید (مدت زمان 6:13)

اهمیت جذب و استخدام در سازمان

استخدام از مهمترین اقدامات و تصمیمات در حوزه مدیریت منابع انسانی است، آنقدر مهم که برخی صاحبنظران استخدام را سنگ بنای موفقیت سازمان‌ها می‌دانند. به عقیده آقای پیتر دراکر هیچ سازمانی نمی‌تواند کاری بیش از توانایی کارکنانش انجام دهد. استخدام افراد مناسب و شایسته کمک می‌کند تا استراتژی‌های سازمان بخوبی تحقق یابد. استخدام کارکنان خلاق سازمان را خلاق و استخدام کارکنان منظم سازمان را منظم می‌کند، سازمان‌ها و مدیران آن‌ها مایلند کسانی را استخدام کنند که با فضا، فرهنگ و ارزش‌های سازمان سازگارند و به تقویت و تحکیم آن کمک می‌کند.

ظریفی می‌گفت علت اصلی همه طلاق‌ها ازدواج است. با این استدلال و از این نگاه علت همه ماندن‌ها و رفتن‌های کارکنان هم به موضوع مهم استخدام بر می‌گردد. 

بسیاری از تلاش‌های آموزشی و انگیزشی سازمان‌ها به سرانجام مطلوب نمی‌رسند و به اهداف خود نائل نمی‌شوند فقط به این دلیل که در انتخاب و انتصاب افراد اشتباه شده است و افراد در موقعیت‌های سازمانی قرار گرفته‌اند که مناسب آن نیستند. به تعبیر دیگر هیچ برنامه آموزشی یا انگیزشی نمی‌تواند اشتباهاتی که در زمان استخدام رخ داده است را جبران کند.  انتخاب درست کارکنان به این معنی است که آن‌ها با شغل، همکارشان و سازمان تناسب دارند، و تناسب یکی از عواملی است که موجب حفظ ارتباط و پایداری رابطه استخدامی می‌شود.

انتخاب افراد مناسب یکی از راز و رمزهای موفقیت موفق‏ترین شرکت‏ های دنیاست و بسیاری از رهبران و مدیران شایسته و موفق جهان، موفقیت خود را تا حدود زیادی به جذب افراد شایسته نسبت می‌دهند.

تفاوت جذب و استخدام در مفهوم عمومی، جذب به معنای جلب کردن است. در حوزه استخدام، جذب به فرآیند جلب نیروی کار برای پر کردن یک شغل خاص یا استخدام کارمندان جدید اشاره دارد. با این تعریف، جذب کارکنان یک فرایند استراتژیک و بلندمدت است که بسیار قبل‌تر از باز‌شدن یک فرصت شغلی شروع می‌شود تا داوطلبان برتر و استعدادها به همکاری با سازمان متمایل شوند. در حالی که استخدام به معنای انتخاب و استفاده از یک شخص برای انجام یک کار یا پر کردن یک موقعیت شغلی خاص است. به عبارت دیگر در استخدام سازمان داوطلبین را برای موقعیت شغلی خالی با کمک روش‌هایی نظیر مصاحبه، ارزیابی و انتخاب می‌کند.

اصول فرایند استخدام منابع انسانی

فرایند استخدام سه رکن اصلی دارد که مثلث استخدام، ارتباط و تعامل این سه رکن را نشان می‌دهد.

مثلث استخدام - اصول جذب و استخدام منابع اسانی  

مثلث استخدام

اول:شایستگی‌ها

فهرستی از قابلیت‌ها یا شایستگی‌ها که نشان می‌دهد سازمان در جستجوی چه فرد یا افرادی با کدام دانش، مهارت و ویژگی‌ها و توانایی‌هاست.

منظور ازقابلیت‌ها یا شایستگی‌ها، مجموعه ای از ویژگی‌ها و خصوصیات زیربنایی فرد است که او را قادر می‌سازد در یک شغل، نقش یا موقعیت تعریف شده، عملکرد پیشرو و برجسته‌ای داشته باشد، پیش از استخدام می‌بایست مدلی از شایستگی‌ها در شغل را ترسیم نماییم. از طریق تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یک ورودی تعیین شایستگی‌ها نیز می‌توان به فهرستی از ابعاد رفتاری و شایستگی‌های مورد نیاز برای انجام شغل پی برد.

دوم:ابزارها و آزمون‌ها

ابزارها و آزمون‌هایی که برای سنجش قابلیت‌های استخدام مورد استفاده قرار می‌گیرد. انتخاب ابزارهای ارزیابی را می‌بایست براساس مدل شایستگی‌ها انجام داد به گونه‌ای که بتواند شایستگی‌های مورد نظر را با دقت و صحت مورد نظر بسنجد، استفاده از کانون‌های ارزیابی رویکرد معتبری است که برای ارزیابی شایستگی‌های داوطلبان به خصوص در مشاغل مدیریتی و کلیدی استفاده می شود.

سوم:تیم‌های ارزیابی

تیم‌های ارزیابی که باید با بکارگیری ابزارها و آزمون‌های موجود به ارزیابی قابلیت‌ها ومهارت‌های داوطلبان استخدام بپردازد.

 

این سه رکن با یکدیگر در تعامل هستند و بر یکدیگر اثر می‌گذارند. برای مثال فقط وقتی تعریف و تعیین شد چه قابلیت‌هایی مورد نیاز است می‌توان ابزارها و آزمون‌های مناسب و مرتبط را انتخاب کرد.

 اشتباهات استخدامی

مراحل استخدام

مرحله اول: شناسایی مشاغل خالی

ابتدا، نیازمندی‌های استخدام را شناسایی کنید. به این معنی که مشخص کنید، سازمان به چه تعداد افراد با چه مهارت‌ها و قابلیت‌هایی نیاز دارد.

مرحله دوم: ایجاد یا بازنگری سند تجزیه و تحلیل شغل

پس از شناسایی مشاغل مورد نیاز، یک سند تجزیه و تحلیل شغل جامع تدوین کنید. در این سند، مسئولیت‌ها، انتظارات،  نیازمندی‌ها و شرایط احراز باید به دقت ذکر شوند. مرحله سوم: کارمندیابی حالا مرحله ایجاد یک استخر از کاندیداها فرا رسیده است. شغل را در منابع مختلف کارمندیابی مانند لینکدین، جابینجا ، جاب ویژن، ایران تلنت و… منتشر کنید و درخواست‌ها و اطلاعات مرتبط را پیگیری کنید.

مرحله چهارم: بررسی و غربالگری اولیه رزومه‌ها

از ابزارهای نرم‌افزاری برای بررسی رزومه‌ها استفاده کنید تا رزومه‌های نامرتبط را حذف کنید. با تماس‌های تلفنی مختصر، شرایط احراز اولیه کاندیداها را بررسی نمایید و غربالگری اولیه را انجام دهید.

مرحله پنجم: مصاحبه با کاندیداها

زمان مصاحبه رسمی با مدیران استخدام را هماهنگ کنید، مصاحبه‌ها را برگزار و تصمیم بگیرید که کدام کاندیداها به مرحله بعدی راه خواهند یافت.

مرحله ششم: برگزاری آزمون‌ها و تست‌های ارزیابی

اگر شرکت نیاز به مهارت‌های خاصی مثل اکسل دارد، آزمون‌های مربوطه را ایجاد کرده و نتایج را ارزیابی کنید.

مرحله هفتم: انجام رفرنس چک

در صورت نیاز، برای کاندیدهای نهایی رفرنس چک(بررسی متقاضی از طریق تماس یا سازمان‌های قبلی) را انجام دهید.

مرحله هشتم: ارائه پیشنهاد شغل و مذاکرات نهایی

نامه پیشنهاد شغل را برای کاندیدای پذیرفته شده آماده کنید و در صورت نیاز، برای مواردی مانند حقوق یا مذاکرات نهایی را انجام دهید.

مرحله نهم: انجام فرآیند جامعه‌پذیری

پس از پذیرش پیشنهاد شغل، کاندیدا را در فرآیند ورود اولیه و آشنایی با سازمان هدایت کنید و او را در تکمیل اسناد و ارسال آنها به دپارتمان‌های مربوط یاری کنید. فلوچارت و مراحل استخدام را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.

نمونه فرم‌های مورد نیاز فرایند استخدام

در ادامه چند نمونه از فرم‌های مورد نیاز در فرایند استخدام را مشاهده می‌کنید.

فرم تعیین موجودی نیروی انسانی

فرم تعیین موجودی منابع انسانی

فرم لیست دعوت شدگان نهایی به مصاحبهفرم دعوت شدگان به مصاحبه نهایی

فرم ارزیابی اولیه داوطلبان استخدام

ارزیابی اولیه داوطلبین استخدام

فرم مصاحبه استخدامی 

فرم مصاحبه استخدامی مدل‌های جذب و استخدام

مدل استخدام تمام وقت

در این مدل، کارمند به صورت رسمی و تمام وقت به سازمان ملحق می‌شود. او معمولاً حقوق ثابت و مزایا را دریافت می‌کند و به طور معمول حداقل 40 ساعت در هفته کار می‌کند.

مدل استخدام انعطاف‌پذیر

در این مدل، سازمان‌ها به جای استخدام دائمی، از انواع مختلفی از استخدام انعطاف‌پذیر مانند استخدام قراردادی، پروژه‌ای، یا پاره‌وقت استفاده می‌کنند.

مدل استخدام خودکار

استفاده از فناوری‌های خودکار و هوش مصنوعی برای جذب نیروهای انسانی. این مدل شامل سیستم‌های خودکار بررسی رزومه‌ها، انجام مصاحبه‌های آنلاین و ارزیابی مهارت‌ها می‌شود.

نکته آخر این که تصمیم‌های مرتبط با کارکنان، آخرین و شاید تنها تدبیر اداره کردن هر سازمان است، یکی از مهمترین این تصمیم‌ها این است که چه کسی را استخدام کنیم و به چه کاری بگماریم، پس کارکنان را به اتکا غریزه خود استخدام نکنید، برای یافتن و آزمودن بهترین کارکنان از بین داوطلبان استخدام راه و روش منظم و معتبر فراهم کنید.

منابع: شرکت‌های موفق جهان چگونه استخدام می‌کنند؟/ بهزاد ابوالعلایی کتاب کارکنان چرا می‌آیند، چرا می‌مانند، چرا می‌روند؟/ بهزاد ابوالعلایی https://www.aihr.com/blog/recruitment-basics/

اگر در حال حاضر در حوزه جذب و استخدام مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی جذب و استخدام و مصاحبه‌گری حرفه‌ای به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص جذب و استخدام را می‌دهد.

اگر به موضوع جذب و استخدام علاقمند هستید مقالات زیر را هم مطالعه کنید.