رضایت، تعهد، تعلق

استخدام و نگهداشت کارکنان دو روی یک سکه‌اند، این دو یکدیگر را کامل می‌کنند به خصوص در محیط کار امروز که 75 درصد از کارفرمایان گزارش داده‌اند که در پر کردن موقعیت‌های شغلی کسب و کار خود با مشکل مواجه هستند.

نگهداشت کارکنان چالشی جدی است که بیشتر شرکت‌های معتبر دنیا با آن رو به رو هستند. نگهداشت کارکنان نقطه مقابل ترک کار است.

اکنون بیش از هر زمان دیگری، سازمان‌ها باید تمام تلاش خود را برای محافظت از ارزشمندترین دارایی خود، که همان کارکنان هستند، انجام دهند.

در این مقاله بررسی می‌کنیم که چرا نگهداشت کارکنان اهمیت داشته و 10 استراتژی برتر نگهداشت کارکنان را پیشنهاد می‌دهیم.

چرا نگهداشت کارکنان اهمیت دارد

از دست دادن کارکنان بسیار هزینه‌بر است که البته این هزینه صرفا هزینه‌های مالی نیست! به این دلیل است که سرمایه‌گذاری کردن در مجموعه‌ای از سیاست‌ها، استراتژی‌ها و روش‌هایی اثبات شده، به منظور نگهداشت بهترین‌ کارکنان در سازمان و کاهش نرخ خروج ایشان از اهمیت بالایی برخوردار است.

بیایید با جزئیات بیشتر به بررسی اینکه چرا نگهداشت کارکنان با اهمیت است بپردازیم.

صرفه‌جویی و مدیریت هزینه‌ها

جایگزینی یک کارمند می‌تواند بین یک سوم تا دو برابر حقوق سالانه آن‌ها هزینه داشته باشد که شامل هزینه‌های متنوعی اعم از فرایند استخدام و آموزش فرد جدید می‌شود.

روحیه بهتر در فعالیت‌های تیمی

زمانیکه یکی از کارکنان سازمان را ترک می‌‌کند، عموما تا پیدا کردن جایگزین دقیق و مناسب برای وی چند ماه طول می‌کشد و در این فاصله بقیه اعضای تیم مجبور به تحمل حجم کاری برجای مانده از وی خواهند بود که این موضوع می‌تواند علاوه بر افزایش فشار کاری و استرس، تأثیر منفی بر عملکرد و روحیه سایر اعضای تیم داشته و حتی ممکن است منجر به استعفای بیشتری در تیم شود.

افزایش رقابت‌پذیری

فراهم آوردن فرصت‌هایی برای توسعه و رشد کارکنان یک استراتژی موثر برای نگهداشت کارکنان است که اغلب به شایستگی‌های بزرگتر منجر و می‌تواند به شرکت مزیت رقابتی بخشد.

رشد پایدار و مستمر کسب و کار

برخورداری از نرخ بالای آمار نگهداشت کارکنان به این معنی است که شما کمتر به استخدام کارمندان جدید برای پر کردن جای خالی نیازمند و متکی خواهید بود و می‌تواند منجر به کسب و کار پایدارتر و رشد بلندمدت شود.

همکاری بهینه

هر چه مدت ماندگاری کارکنان در سازمان بیشتر باشد، منجر به آشنا شدن بیشتر آنها با خط مشی‌ها و شیوه‌های کاری سازمان می‌شود و این امر باعث بهبود روند همکاری بین کارکنان و کمک به آنها برای دست یافتن به اهداف مشترک می‌شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ده روش برای افزایش انگیزه در کارکنان

بهترین استراتژی‌های نگهداشت کارکنان چیست؟

استراتژی‌های زیادی برای نگهداشت کارمندان وجود دارد که در ادامه بررسی می‌کنیم.

1- از جذب و استخدام شروع کنید

نگهداشت کارکنان از فرایند جذب و استخدام آغاز می‌شود. پس لازم است اطمینان حاصل کنید که از برند کارفرمایی قوی برخوردارید که منجر به جذب کاندیداهای مناسب به سازمان شما می‌شود. همچنین لازم است تا از یک قیف استراتژیک استخدامی مناسب برخوردار باشید و مطمئن شوید افرادی را استخدام می‌کنید که از مهارت‌ها، ویژگی‌ها و ارزش‌های همگونی با سازمان شما برخوردارند. به همان اندازه مهم است که در مرحله استخدام در مورد فرهنگ کاری سازمان و نقش خاص مورد نظر شفاف باشید. (پرهیز از دروغ‌گویی یا عدم شفافیت و مبالغه نسبت به آنچه در واقع در سازمان در حال رویدادن است.)

2- مرحله آنبوردینگ کارکنان خود را تقویت نمایید

تحقیقات انجام شده توسط گروه براندون هال نشان داده که حضور قوی و آنبوردینگ مناسب کارکنان می‌تواند نگهداشت کارکنان را تا 82 درصد افزایش دهد. همچنین شرکت‌های بزرگ تا 16 درصد از کارکنان جدید خود را در شش ماه اول از دست می‌دهند. بنابراین برخورداری از یک فرآیند آنبوردینگ مناسب و ساختارمند، گامی کلیدی برای به حداقل رساندن ریزش استخدام‌های جدید و حفظ استعدادهای برتری است که  بر روی جذب آنها سرمایه‌گذاری زیادی کرده‌اید.

فرآیند آنبوردینگ سازمانی به محض اینکه کارمند شما نامه پیشنهاد شغلی خود را امضا نمود، آغاز می‌شود و تنها زمانی پایان می‌یابد که بتواند به طور مستقل نقش خود را انجام دهد. بنابراین ضروری است که تمام مراحل کلیدی فرآیند آنبوردینگ را در نظر بگیرید. گام‌هایی چون پیش بینی‌های لازم قبل از آغاز آنبوردینگ، روز اول، هفته اول، 90 روز آغازین و پایان سال اول.

3- پیشنهاد برنامه‌ی همکاری منعطف

بعد از همه‌گیری کرونا، کارکنان شروع به تعریف مجدد اولویت‌های خود نمودند و بسیاری از کارکنان اکنون روش‌های کار از راه دور یا انعطاف‌پذیر را ارزشمندتر قلمداد می‌نمایند.

یک نظرسنجی ADP در سال 2022 نشان داد که 64 درصد از آمریکایی‌های مورد بررسی قرار گرفته اگر مجبور به بازگشت تمام وقت به دفتر و محل کار خود شوند، ترجیح می‌دهند تا به دنبال شغل جدیدی باشند.

بهره‌مندی از سایر روش‌های کاری مانند دورکاری، کار ترکیبی، پاره وقت، کار اشتراکی و گزینه‌ی هفته کاری فشرده، همگی می‌توانند رضایت کارکنان را بدون آسیب رساندن به عملکرد، تا حد زیادی افزایش دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: دورکاری: فرصت‌ها و چالش‌ها + دانلود گزارش

4- ارائه و پیشنهاد ارزش پبشنهادی قانع کننده

 ارزش پیشنهادی کارفرما (EVP)، پیشنهاد منحصر به فردیست که از جانب کسب و کار به کارکنان ارائه می‌شود. یک EVP قانع کننده از عناصر مهمی از جمله مزایا، فرصت‌های رشد، تعادل بین کار و زندگی و فرهنگ سازمانی بالغ برخورداراست. پس مهم است که با ارائه و خلق یک پیشنهاد جذاب برای کارکنان، موفق به متمایز شدن از سایر رقبای خود در این زمینه شوید.

EVP پاسخ به این سوال کلیدی است  “چرا یک کارمند باید با ما و در کسب و کارمان بماند؟”

EVP می‌تواند شامل یک پیشنهاد کار کاملاً از راه دور برای کارمندان، یا برخورداری از روزهای تعطیل نامحدود، یک برنامه بازنشستگی جذاب، مزایای خاص، یا امکان و زمان کار منعطف و شناور باشد.

در این گزینه‌های پیشنهادی، توجه کنید که چه مواردی با ارزش‌های شما همخوانی داشته و همراستاست و سپس برای ارائه آن در عمل اقدام مناسب داشته باشید.

5- تمرکز بر توسعه و مسیر شغلی کارکنان

به گفته McKinsey & Company، مهمترین دلیلی که کارمندان، شغل خود را ترک کردند، فقدان توسعه حرفه‌ای و فرصت‌های پیشرفت بوده است. همچنین گزارشی توسط LinkedIn بیان می‌کند که 94 درصد از کارمندان مایلند در صورت سرمایه‌گذاری سازمان در زمینه توسعه شغلی و سازمانی ایشان، مدت بیشتری در سازمان بمانند.

به طور طبیعی، تنها زمانی باید روی آموزش سرمایه‌گذاری کنید که به شما در دستیابی به یک هدف سازمانی کمک کند، البته آموزش باعث بهبود و افزایش بهره‌وری، عملکرد، میزان تعلق، نرخ رضایت و همچنین نرخ نگهداشت نیز می‌شود. فراهم کردن فرصت‌هایی برای رشد و توسعه بیشتر به کارکنان کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی کنند و آینده را در کنار شما ببینند.

برای مثال، هیلتون (هتل‌های زنجیره‌ای) تلاش داشت که از طریق آموزش‌هایی در زمینه مهارت‌های نرم به نام پاسپورت موفقیت، با کمبود مهارت‌های کارکنان جدید خود مقابله کند. هدف از این آموزش‌ها کمک به کارکنان در مدیریت مشکلات مهمانان با همدلی بیشتر و در عین حال حرفه‌ای بودن در کار بود. یک نظرسنجی اخیر از سرپرستان نشان داد که 96٪ از اعضایی از تیم هیلتون که آموزش مذکور را سپری کرده بودند، پس از شش ماه در سازمان باقی ماندند و 40٪ از ایشان نیز ارتقا یافتند.

6- در اولویت قراردادن رفاه کلی کارکنان

موضوع تعادل بین کار و زندگی در حال حاضر موضوع پرمخاطب و معتبری در حوزه منابع انسانی است و به دنبال همه‌گیری کرونا، کارکنان اهمیت بیشتری برای رفاه کلی خود قائل هستند و برای تعادل سالم‌تر در همه زمینه‌های زندگی خود تلاش می‌کنند. بسیاری از کارکنان در تلاش برای دست‌یابی به نقش‌های پاره وقت هستند یا ترجیح می‌دهند برای سازمان‌هایی کار کنند که رفاه آنها را در اولویت قرار می‌دهند و به دنبال کار در محیط کاری که حجم کاری سنگین است و ضرب الاجل‌های غیرممکن باید به هر قیمتی رعایت شود، نیستند.

در حالی که گزینه‌هایی مثل دورکاری می‌تواند به ایجاد تعادل بهتر بین کار و زندگی کمک کنند، همچنان دستیابی به این مفهوم (تعادل بین کار و زندگی) مادامیکه کارکنان کار زیادی داشته و ساعات کافی در روز برای تکمیل و انجام آن نداشته باشند و یا فعالانه تشویق شوند که به تماس‌های تلفنی یا ارتباطات ایمیلی خارج از زمان اداری یا حتی در تعطیلات خود پاسخگو باشند، موضوع دشواری خواهد بود.

مدیران باید تلاش کنند که به طور منظم و مستمر تیم خود را بررسی کنند و مطمئن شوند که می‌توانند حجم کاری خود را مدیریت کنند. جلسات غیرضروری و فرایندهای دفتری و پیش پا افتاده نیز باید حذف شوند تا کارمندان بتوانند تمرکز خود را بر روی مهم‌ترین وظایف خود بگذارند که به پیشبرد کسب و کار کمک می‌کند. مهم است که توجه داشته باشیم که رفاه کامل فقط به سلامت جسمانی مربوط نمی‌شود، بلکه به رفاه روانی، اجتماعی، مالی و شغلی کارکنان نیز مربوط می‌شود.

SAS دریافته است که سرمایه‌گذاری‌هایی که در سلامت و رفاه کارکنان انجام داده‌اند به نرخ ریزش و خروج بسیار پایین کارکنان منجر شده است (حدود 4٪) در حالی که میانگین آن در صنعت 15٪ است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: دانلود پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی

7- پکیج جبران خدمات و مزایای منصفانه ارائه دهید

در حالی که کارمندان مختلف برای چیزهای مختلف در یک شغل و محل کار ارزش قائل هستند، جبران خدمات و حقوق و مزایای کارکنان جزء ضروری استراتژی نگهداشت در هر سازمان است. حتی اگر کارمندی در محل کار خود احساس ارزشمندی زیادی داشته باشد، اگر معتقد باشد که برای کاری که انجام می‌دهد به طور منصفانه پاداش دریافت نمی‌کند، احتمالاً به دنبال فرصت دیگری خواهد بود. بنابراین مهم است که ساختار پرداخت خود را شفاف کنید و یک سیاست پرداخت ساده برای جذب و نگهداشت بهترین افراد ایجاد کنید. ارزیابی منظم استانداردهای جبران خدمات و حقوق کارکنان در صنعت و برخورداری از یک استراتژی مناسب برای پاداش دادن به بهترین کارکنان، از اهمیت بالایی برخوردار است. مزایا نیز نقش مهمی دارند.

فوربس گزارش می‎‌دهد که تقریباً از هر 10 کارمند، 6 نفر بسته مزایا و جبران خدمات یک شرکت را در هنگام بررسی شغل در نظر می‌گیرند و مزایایی مانند حق بیمه کمتر، مراقبت‌های بهداشتی، ساعات کاری انعطاف‌پذیر و مرخصی بیشتر برای والدین اغلب می‌تواند در تصمیم‌گیری کارکنان برای ماندن در شرکت و یا جستجوی یک شغل جدید تفاوت ایجاد کند.

8- برقراری و بنیانگذاری یک سیستم مدیریت عملکرد موثر

مادامیکه که مدیریت عملکرد به درستی انجام شود، به کارکنان کمک می‌کند تا درک مناسبی از انتظارات داشته باشند و بتوانند برای بهبود و پیشرفت در حرفه خود تلاش کنند.

مدیریت عملکرد موثر فرصت‌های یادگیری و توسعه را برای کارکنان فراهم می‌آورد. دستیابی به درک والاتری از نقشی که در دستیابی به اهداف سازمان ایفا می‌کنند و به آنها کمک می‌کند تا پیشرفت خود را در محل کار ببینند و بدانند که برای ارتقاء شغلی باید چه کاری انجام دهند. همچنین به آن‌ها کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی کنند، که به نوبه خود باعث افزایش تعامل می‌شود و گشودگی و پذیرش آنها را برای دریافت بازخورد سازنده بالا می‌برد. وقتی یک کارمند بتواند مسیر شغلی خود در سازمان را به وضوح  دیده و درک کند که چگونه پیشرفت می‌کند، احتمال ماندن او بسیار بیشتر است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل ارزیابی عملکرد کارکنان+ دانلود فرم ارزیابی

9- مشارکت کارکنان را به نحو احسن به رسمیت بشناسید

در یک نظرسنجی Gallup/Work human نشان داده شده که وقتی کارکنان احساس می‌کنند برای کارشان قدردانی شده و با ارزش هستند، 56 درصد کمتر به دنبال شغل جدید می‌گردند، با این حال تنها 18 درصد از کارکنان معتقدند سازمانشان فرهنگ مناسب قدردانی دارد.

سازمان‌ها باید به طور فعال مدیران را تشویق کنند تا از کار اعضای تیم خود قدردانی کرده و حس ارزشمندی را خصوصا برای کسانی که در عملکرد فراتر از انتظارات هستند ایجاد نمایند.

Zappos به عنوان شرکتی معروف و مشهور شده است که همواره کارکنان خود را در اولویت قرار می‌دهد و این بخش مهمی از استراتژی حفظ کارمندان آن است. آنها در شناسایی کارمندان با عملکرد برتر فعال هستند و این یکی از بسیار استراتژی‌ است که منجر به نرخ ماندگاری 85٪ در این شرکت شده است.

10- پرورش و توسعه رهبری و مدیریت قوی درسازمان

در یک نظرسنجی صورت گرفته توسط گودهایر مشخص شد که 82 درصد از افراد مورد بررسی به طور بالقوه شغل خود را به دلیل یک مدیر بد ترک می‌کنند!

سازمان‌ها چه کاری می‌توانند برای بهبود رهبری انجام دهند؟ در این رابطه لازم است که اطمینان حاصل کنیم که بررسی عملکرد مهارت‌های مدیریتی را  موشکافانه در نظر می‌گیریم و آموزش‌ها و کوچینگ منظم را برای مدیران در همه سطوح ارائه و لحاظ می‌نماییم، خصوصا بیشتر برای کسانی که در مدیریت تازه کار هستند و اولین تجربه مدیریتی خود را سپری می‌کنند.

Covenant Healthcare به دنبال ارتقا و بهبود هوش هیجانی بیش از 200 رهبر با استفاده از راه حل‌های مبتنی بر مهارت‌های نرم بود. نتیجه این بود که رهبران شروع به استفاده از مهارت‌های هوش هیجانی خود برای توسعه و مشارکت کارکنان کردند که باعث بهبود بهره‌وری و اتحاد تیم شد.

جمع‌بندی و نکات پایانی

نگهداشت کارکنان مهم است زیرا می‌تواند در هزینه شما صرفه جویی کند، روحیه تیم و بقا و ماندگاری دانش در سازمان را تقویت کند، سطح رقابت‌پذیری شما را افزایش دهد، رشد کسب و کار را بهبود بخشد و منجر به همکاری بهتر شود.

جمع‌آوری بازخورد منظم از کارکنانی که می‌مانند و می‍روند، رصد کردن نرخ خروج کارکنان و سنجه‌ها و معیارهای کلیدی در سازمان و طراحی و حفظ یک خط گفتمان باز بین کارکنان و مدیران برای تشویق به ایجاد فرهنگ اعتماد از مهمترین شیوه‌های عملی در راستای نگهداشت کارکنان است .

به صورت دائم مصاحبه‌ نگهداشت برای کارکنان انجام دهید تا اطلاع یابید که کارکنان شما کار در سازمان شما را به چه دلیلی دوست دارند و زمینه‌های کلیدی نیازمند بهبود را شناسایی کنید و تغییرات لازم را برای بهبود نرخ نگهداشت کارکنان خود انجام دهید.

دانستن اینکه چه کسی در سازمان شما می‌ماند و چه کسی می‌رود، به شما در طراحی و برخورداری از استراتژی‌های حفظ قدرتمندتر کارکنان کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که عمدتاً زنان هستند که پس از یک سال شرکت شما را ترک می‌کنند (در حالی که مردان می‌مانند)، آنگاه بر اساس این شاخص می‌توانید نگاه عمیق‌تری به نرخ ترفیع کارکنان خود در سازمان، داده‌های حقوق و مزایای کارکنان و سایر دلایل بالقوه‌ داشته باشید.

بهترین استراتژی‌های نگهداشت کارکنان بر تمامی مراحل چرخه عمر کارکنان تمرکز دارد. برداشتن گام‌های ساده مانند ارائه پکیج جبران خدمات و پاداش و مزایا منصفانه، فرصت همکاری با ساعات انعطاف‌پذیر، مدیریت عملکرد، شرایط درک مناسب کارکنان و فضای رفاه کامل می‌تواند به شما در زمینه نگهداشت و بقای استعدادهای برتر خود کمک کند.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/employee-retention-strategies/

ترجمه: علیرضا خردمندان

‌طبق آخرین گزارش گالوپ، اکثریت بزرگی از کارمندان، بی سر و صدا در حال ترک سازمان هستند، که نشان‌دهنده کاهش تعلق و روحیه کارکنان است. تخمین زده می‌شود که این تأثیر به سازمان‌ها 8.8 تریلیون دلار در تولید ناخالص داخلی جهانی زیان وارد کند.

به‌عنوان متخصص منابع انسانی، احتمالاً می‌دانید که تقویت روحیه کارکنان می‌تواند تأثیر مثبتی بر کارمندان، همکارانشان و کل کسب و کار داشته باشد.

در این مقاله، ما بررسی خواهیم کرد که روحیه کارکنان چیست، شاخص‌های روحیه پایین را شناسایی کرده و 15 روش موثر برای تقویت روحیه کارکنان ارائه می‌کنیم.

تعریف روحیه کارکنان

روحیه کارکنان شامل وضعیت عاطفی، رضایت شغلی و نگرش کلی افراد در یک سازمان است که نشان‌دهنده احساسات، نگرش‌ها و سطوح رضایت جمعی است که کارکنان نسبت به کار، همکاران، محل کار و سازمان به عنوان یک کل دارند.

روحیه پایین کارکنان

کارکنان در محیط کاری با روحیه ضعیف نسبت به کار خود و سازمان احساس بدی دارند. در نتیجه، بی‌تفاوت هستند، بهره‌وری کمتری دارند و احتمال ترک کار آن‌ها بیشتر است. در واقع، کارمندان غیرمتعهد 18 درصد نرخ بهره وری کمتر و 37 درصد افزایش احتمال مرخصی دارند.

در اینجا چند نمونه از علائم روحیه ضعیف کارکنان، آورده شده است:

• نگرش منفی: این می‌تواند نشانه‌ای از روحیه پایین باشد، به خصوص اگر از طرف کارمندی باشد که قبلا مثبت بوده است.
• عدم حضور: اگر کارمندی سر کار حاضر نشود یا مرخصی استعلاجی بیشتر از معمول بگیرد، می‌تواند نشان دهنده روحیه پایین باشد.
• بهره‌وری پایین یا کاهش یافته: شخصی که علاقه خود را نسبت به کار خود از دست داده است یا کار برایش دیگر معنادار نیست، اغلب انجام وظایف معمولی خود را متوقف می‌کند یا نتایجی پایین‌تر از حد متوسط به دست می‌آورد.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

روحیه بالای کارکنان

روحیه بالا با نگرش مثبت، انگیزه، اشتیاق و احساس خوب مشخص می‌شود.

از علائم روحیه بالای کارکنان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• رضایت شغلی بالا: کارکنان از نقش‌ها، وظایف و مسئولیت‌های خود ابراز رضایت می‌کنند و کار خود را معنادار و رضایت بخش می‌دانند.
• کار تیمی و همکاری قوی: کارمندان به خوبی با هم کار می‌کنند و یکدیگر را حمایت می‌کنند.
• بهره وری و عملکرد بالا: کارکنان به طور مداوم مولد هستند و اهداف عملکردی را برآورده می‌کنند یا از آنها فراتر می‌روند، به کار خود افتخار می‌کنند و برای برتری تلاش می‌کنند.
• غیبت و خروج کم: تعداد کمی از کارمندان به دلیل بیماری یا دلایل شخصی از کار غیبت می‌کنند. نرخ خروج کارکنان حداقل است، زیرا کارکنان از سازمان راضی و متعهد هستند.

سنجش سطح روحیه کارکنان

تیم‌های منابع انسانی می‌توانند روحیه کارکنان را از طریق نظرسنجی اندازه‌گیری کنند. انجام این کار به آنها کمک می‌کند تا نگرش تک تک کارکنان و تیم‌ها را درک کنند و آنها را قادر می‌سازد تا زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند.

سؤالات نظرسنجی می‌تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، اما در اینجا چند موضوع آورده شده است:

• رضایت شغلی
• قدردانی
• تعادل زندگی و کار
• ارتباطات و شفافیت
• فرهنگ شرکت

هنگامی که نتایج نظرسنجی مشخص شد، تجزیه و تحلیل آنها برای ایجاد تغییرات و بهبودهای موثر مثبت در سازمان، مهم است.

در بخش بعدی، در مورد اینکه چگونه منابع انسانی می‌تواند روحیه کارکنان را در محل کار تقویت کند بحث خواهیم کرد و 15 روش مختلف برای تقویت روحیه کارکنان را به اشتراک می‌گذاریم.

روش‌های موثر تقویت روحیه در محل کار

1. برنامه‌های قدردانی

همه دوست دارند بشنوند که دارند کار فوق العاده‌ای انجام می‌دهند! قدردانی و دیده شدن تلاش‌های افراد احساس فوق العاده‌ای در آن‌ها به وجود می‌آورد. اجرای یک برنامه قدردانی کارکنان می‌تواند به ایجاد فرهنگی کمک کند که در آن قدردانی عادت همیشگی همه کارکنان شود.

نکته منابع انسانی:

• ابتدا تصمیم بگیرید که با کدام نوع قدردانی می‌خواهید شروع کنید، مانند قدردانی همتا به همتا، مدیر به کارمند، تشویق تیم و غیره.
• در مقیاس کوچک شروع کنید. قبل از اجرای طرح در سطح شرکت، یک دوره آزمایشی را در یک یا دو تیم و تیم منابع انسانی خود اجرا کنید.

2. مشارکت کارکنان در تصمیم گیری

قدردانی تنها آغاز راه است. افراد دوست دارند بدانند که نظراتشان شنیده و در نظر گرفته می‌شود. یکی از موثرترین راه‌ها برای دستیابی به این هدف، مشارکت فعال کارکنان در فرآیندهای تصمیم‌گیری سازمان است.

نکته منابع انسانی:

• با یک نظرسنجی شروع کنید تا از کارمندان بپرسید که دوست دارند بیشتر در چه موضوعی مشارکت کنند (برای مثال تعیین اهداف عملکردی خودشان، روزهای طوفان فکری، کمیته‌های رهبری و غیره).
• یک کار ساده ایجاد یک صندوق پیشنهادات در دفتر یا به صورت آنلاین است.
• از مدیران بخواهید که با تیم خود صحبت کنند تا بشنوند که در سطح تیم چه کاری می‌توان انجام داد.

3. اطمینان حاصل کنید که کارکنان می‌دانند در چه چیزی و چگونه مشارکت می‌کنند

تقویت روحیه کارکنان نه تنها با ارائه درک روشنی از نقش آنها در تصویر بزرگتر، بلکه با نشان دادن اینکه چگونه مشارکت آنها مستقیماً بر اهداف شرکت تأثیر می‌گذارد نیز به دست می‌آید.

با همسو کردن فعالیت‌های روزانه کارکنان با استراتژی سازمان، احساس هدفمندی و تکامل به آنها دست می‌دهد، به خصوص زمانی که از صمیم قلب حامی ماموریت شرکت باشند.

نکته منابع انسانی:

• با مشارکت فعال کارکنان در درک اینکه چگونه فعالیت‌ها و اهداف آنها مستقیماً به استراتژی و اهداف سازمان کمک می‌کند، شروع کنید.
• به‌روزرسانی‌های منظم، مانند گردهمایی‌های ماهانه سازمانی در مورد پیشرفت در دستیابی به اهداف، به کارمندان ارائه دهید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نسل زد(Z) و ویژگی‌های آن‌ها (با مروری بر سایر نسل‌ها)

4. انجام کاری که دوست دارند

همانطور که استیو جابز در سخنرانی معروف خود در سال 2005 در فارغ التحصیلی استنفورد گفت: “تنها راه برای انجام کار بزرگ این است که عاشق کاری باشید که انجام می‌دهید.” افرادی که از شغل خود لذت می‌برند به احتمال زیاد خوش بین و با انگیزه هستند، سریع‌تر یاد می‌گیرند، کمتر اشتباه می‌کنند و تصمیمات تجاری بهتری می‌گیرند.

فراموش نکنیم که کارمندان بیشتر وقت خود را در محل کار می‌گذرانند. بنابراین، اگر کار آنها شامل چیزی باشد که واقعاً از آن لذت می‌برند به طور قابل توجهی بر روحیه آنها تأثیر می‌گذارد.

نکته منابع انسانی:

• هنگام انجام نظرسنجی‌های تعلق سازمانی، از کارمندان در مورد رضایت شغلی و دلایل آن سوال کنید
• بررسی کنید که چه جنبه‌هایی از شغل به آنها انرژی می‌دهد و چه عناصری نه
• مصاحبه‌های نگهداشت را به عنوان یک رویکرد شخصی‌تر برای جمع‌آوری بینش در مورد آنچه که کارکنان در مورد نقش‌ها و زمینه‌های قابل بهبود ارزشمند می‌دانند، اجرا کنید.

5. جبران خدمت عادلانه

به گزارش SHRM، تحقیقات PayScale نشان می‌دهد که یک فرآیند پرداخت منصفانه و شفاف، مشارکت و روحیه کارکنان را بیشتر از پاداش موردی افزایش می‌دهد.

همان گزارش نشان داد که رضایت کارکنان عمدتاً ناشی از احساس منصفانه بودن دستمزد است، نه بر اساس میزان حقوق دریافتی.

نکته منابع انسانی:

• خط مشی جبران خدمات خود را منتشر کنید تا برای همه کارمندان و متقاضیان استخدام در دسترس باشد.
• اطمینان حاصل کنید که افراد می‌دانند خط‌ مشی جبران خدمات سازمان چگونه کار می‌کند و سؤالات خود را چطور باید بپرسند.

6. رابطه خوب کارمند و مدیر

بر کسی پوشیده نیست که مدیران عالی می‌توانند به طور قابل توجهی بر روحیه کارکنان، مشارکت و حفظ آنها تأثیر بگذارند.

برای مثال، گزارشی از سوی شرکت مدیریت سرمایه انسانی Ultimate Software نشان می‌دهد که 56 درصد از پاسخ‌دهندگان حاضر به رد 10 درصد افزایش حقوق برای ماندن در کنار یک مدیر عالی بودند. البته برعکس آن نیز صادق است. یک نظرسنجی توسط GoodHire نشان داد که 82٪ از کارمندان شغل خود را به خاطر یک مدیر بد ترک می‌کنند.

نکته منابع انسانی:

• در طول مصاحبه‌ نگهداشت و مصاحبه خروج از کارمندان در مورد رابطه آنها با مدیرشان بپرسید.
• از مدیران و کارمندان برای خودآگاهی بیشتر حمایت کنید. خودآگاهی توانایی‌های حل مسئله و روابط آنها را افزایش می‌دهد.

7. دستاوردها را جشن بگیرید

تجلیل از دستاوردها، در سطح یک تیم یا در سطح شرکت نیز می‌تواند به تقویت روحیه کارکنان کمک کند.

نکته منابع انسانی:

• کارکنان را در جشن دستاوردها مشارکت دهید و از آنها در مورد ایده‌هایشان برای جشن‌ها بپرسید.
• برای مثال، با اشتراک آخرین جشن‌ها در «خبرنامه داخلی» هفتگی به افزایش روحیه کارکنان کمک کنید.

8. اطمینان حاصل کنید که کارکنان از سیستم رشد مسیر شغلی شرکت اطلاع دارند

طبیعی است که کارمندان بخواهند در حرفه خود پیشرفت کنند. در حالی که شیوه و راه پیشرفت شغلی برای هر کس متفاوت است – برخی ممکن است بخواهند از نردبان شرکت بالا بروند در حالی که دیگران ممکن است نوع دیگری از پیشرفت شغلی را ترجیح دهند – سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که سیستم رشد مسیر شغلی برای همه کارکنانشان واضح است.

نکته منابع انسانی:

• به صفحه خط مشی جبران خدمات (که در دسترس عموم باشد) بخشی درباره پاداش‌ها، افزایش حقوق و ارتقا اضافه کنید.
• به اضافه کردن یک ماژول به برنامه جامعه‌پذیری درباره سیستم پیشرفت شغلی شرکت فکر کنید، جایی که کارکنان جدید بتوانند اطلاعات کسب کنند و سؤالات خود را بپرسند.

9. روز دورهمی فصلی تیمی

اگرچه تیم‌ها روزانه با هم کار می‌کنند و تمایل دارند جلسات روزانه داشته باشند، اما همیشه فضایی برای گفت‌وگوها حول موضوعات غیر کاری یا آشنایی با همکاران فراتر از «شخصیت حرفه‌ای» آنها، وجود ندارد.

به همین دلیل است که سازماندهی فعالیت‌های تیم سازی مانند روز دورهمی فصلی تیمی ضروری است. تیم‌سازی برای بسیاری از عملکردهای یک تیم حیاتی است مثل: ارتباطات، همکاری، روحیه و بهره وری و شاید مهمتر از همه، سرگرمی!

نکته منابع انسانی:

• مدیران را تشویق کنید تا دورهمی فصلی تیمی را برای تیم‌های خود ترتیب دهند. اگر نمی‌دانند چگونه این کار را انجام دهند، به آنها کمک کنید.
• اگر بودجه‌ای برای این نوع چیزها وجود ندارد (هنوز)، رهبری را در مورد اهمیت فعالیت‌های تیم‌سازی و بودجه متقاعد کنید.
• در «خبرنامه داخلی» هفتگی، تصاویر یا ویدیوهای دورهمی‌های فصلی تیم‌ها را به اشتراک بگذارید.

10. فرصت‌های یادگیری و توسعه مورد علاقه کارکنان را فراهم کنید

همانطور که قبلا ذکر شد، طبیعی است که کارمندان بخواهند در حرفه خود پیشرفت کنند و به رشد حرفه‌ای و شخصی ادامه دهند.

سلایق افراد متفاوت است. برخی ممکن است ترجیح دهند وارد یک یا چند برنامه مربیگری شوند و برخی دیگر ممکن است چرخش شغلی، آموزش آنلاین یا یک دورهمی نبمه رسمی آموزشی را انتخاب کنند. صرف نظر از قالب، دادن حق انتخاب به کارمندان برای پیشرفت برای روحیه‌شان خوب است.

نکته منابع انسانی:

• در صورت کمبود بودجه، یک برنامه منتورینگ همتایان می‌تواند شروع خوبی باشد.
• اطمینان حاصل کنید که همه کارمندان گزینه‌های مختلف یادگیری و توسعه را می‌دانند و به سؤالات آنها جواب دهید.

11. تقویت استقلال در کار

شرکت‌هایی که استقلال را در محل کار تشویق می‌کنند، انگیزه و مشارکت کارمندان بالاتری دارند و در نتیجه، روحیه کارکنان را افزایش می‌دهند.

به زبان ساده، استقلال در محل کار یعنی به کارمندان اجازه داده شود به مناسب‌ترین روش خودشان کار کنند. برای مثال:

• ترتیبی که وظایف خود را انجام می‌دهند.
• توانایی تصمیم گیری مستقل
• توانایی حل مسئله مستقل.

نکته منابع انسانی:

• با تعریف استقلال در سازمانتان، شروع کنید.
• مدیران را آموزش دهید تا با ارائه استقلال و فضا به کارمندان اعتماد کنند و در عین حال در صورت نیاز برای مشاوره و راهنمایی در دسترس باشند.

12. از تناسب فرهنگ اطمینان حاصل کنید

تناسب فرهنگ در مورد کارکنانی است که در سازمان عقاید، ارزش‌ها و رفتارهای مشابهی با کارفرما و همکارانشان دارند. در قبول یا رد استخدام متناسب با فرهنگ چیزهای زیادی می‌توان گفت، اما نکته اینجاست که اگر فردی احساس کند در شرکتی که برای آن کار می کند “غریب” است، این روی روحیه او تأثیر می‌گذارد.

نکته منابع انسانی:

• با پرسیدن سؤالات خاص در طول فرآیند استخدام می‌توان از بسیاری از «ناسازگاری‌های فرهنگی» جلوگیری کرد. از متقاضیان استخدام بپرسید که یا چه سازمان‌هایی قادر به کار کردن نیستند یا فرهنگ کاری مطلوب خود را توصیف کنند.
• در صفحه مشاغل خود، ویدیوهایی درباره فرهنگ شرکت اضافه کنید.

13. بر اساس بازخورد کارکنان عمل کنید

تنها در این مقاله، چند بار از نظرسنجی‌ها به عنوان ابزاری برای جمع‌آوری بازخورد کارکنان یاد کرده‌ایم. هدف از انجام نظرسنجی کارمندان این است که بر اساس یافته‌های نظرسنجی عمل کنیم. نادیده گرفتن بازخورد کارکنان از نظرسنجی‌ها می‌تواند منجر به از دست دادن اعتماد، افزایش نرخ خروج کارکنان و آسیب به بهره‌وری و روحیه کارکنان شود.

>نکته منابع انسانی:

• به روشی موثر برای انتقال نتایج نظرسنجی به کارمندان فکر کنید.
• اگر شرکت نمی‌تواند (در حال حاضر) بر اساس بازخورد خاصی عمل کند، در این مورد شفاف باشید و به کارکنان اطلاع دهید.
• به‌روزرسانی‌های منظم در مورد پیشرفت‌ کارهایی که در حال انجام است ارائه دهید.

14. بررسی منظم مدیر

در حالی که رابطه منظم باید به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از رابطه خوب کارمند و مدیر در نظر گرفته شود که قبلاً به آن اشاره کردیم، بررسی‌های منظم و مکالمه مداوم به طور جداگانه قابل ذکر است زیرا می‌تواند روحیه را تا حد زیادی افزایش دهند.

در حالت ایده آل، مدیران یک گفتگوی مداوم و معنادار با اعضای تیم خود دارند که بازخورد صادقانه، تشویق و تعامل را تقویت می‌کند. این جلسات انفرادی هفتگی همچنین فرصتی عالی برای مدیران فراهم می‌کند تا روحیه کارکنان را بسنجند و مسائل بالقوه را زودتر شناسایی کنند.

نکته منابع انسانی:

• مدیران را تشویق کنید که جلسات یک به یک هفتگی با اعضای تیم خود داشته باشند و این جلسات را در اولویت قرار دهند.
• اطمینان حاصل کنید که راه آسانی برای مستندسازی و پیگیری مکالمات بین مدیران و کارمندان وجود دارد.

15. یک برنامه کمک به کارکنان (EAP) طراحی کنید

برنامه کمک به کارکنان (Employee Assistance Program) نوعی مزایای کاری است که برای ارائه کمک‌های محرمانه و حرفه‌ای به کارکنانی که به شکلی با مشکلات شخصی یا کاری که می‌تواند بر رفاه و عملکرد شغلی آنها تأثیر بگذارد، مواجه هستند، طراحی شده است.

EAP ها به کاهش انگ در مورد سلامت روان کمک می‌کند و محیطی را ایجاد می‌کند که در آن کارکنان احساس راحتی کنند و در صورت نیاز کمک بطلبند. اجرای EAP تعهد به رفاه کارکنان را نشان می‌دهد و بر روحیه کارکنان تأثیر مثبت می‌گذارد.

نکته منابع انسانی:

• اگر یک EAP را اجرا می‌کنید، یک استراتژی ارتباطی قوی برای اطلاع‌رسانی به کارکنان در مورد آن، مزایا و نحوه دسترسی به خدمات ایجاد کنید.
• آموزش‌هایی را برای مدیران و سرپرستان ارائه دهید تا به آنها کمک کند EAP را درک کنند، علائم پریشانی را در کارکنان تشخیص دهند و در صورت نیاز کارمندان را به طور مؤثر به استفاده از برنامه سوق دهند.

نکات تکمیلی برای تقویت فوری روحیه کارکنان

1. سالگردهای کاری کارمندان را در خبرنامه داخلی هفتگی شرکت بگنجانید.
2. اگر بودجه وجود دارد، یک هدیه کوچک قدردانی برای سالگرد کاری کارکنان ارسال کنید.
3. اگر خبرنامه داخلی هفتگی ندارید، ایجاد کنید، زیرا این یک راه عالی برای قدردانی مستمر از کارکنان است.
4. مدیران را تشویق کنید تا به طور منظم از تیم خود به خاطر زحماتشان تشکر کنند.
5. ترفیع های کاری را در خبرنامه داخلی هفتگی یا جلسات سازمانی اعلام کنید.
6. در صورت امکان، کالای کمک معیشتی تهیه کنید و در اختیار کارکنان قرار دهید.
7. حداقل یک بار در سال یک «جشن تابستانی» یا «مهمانی تعطیلات آخر سال» ترتیب دهید.
8. کارکنان را تشویق کنید تا همتایان خود را بشناسند.
9. حتما یک صندوق پیشنهاد و انتقاد ایجاد کنید (هم آنلاین و هم آفلاین).

سخن پایانی

روحیه کارکنان بر تک تک همکاران آنها و کسب و کار تأثیر می‌گذارد.  اگر سازمان شما از روحیه پایین رنج می‌برد، این 15 روش، شروعی عالی برای تغییر اوضاع است.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/employee-morale-examples/

تهیه کننده: بهار همتی

امروزه بازار کار مانند یک میدان جنگ تمام عیار است. روش کار، محل کار، شرایط اقتصادی هر روزه در حال تغییر است بنابراین کارفرمایان در میدان جنگ حفظ کارکنان هستند. کارفرمایان می‌خواهند استعدادهای خود را حفظ کنند و عدم حفظ آن‌ها باعث اختلال در محل کار خواهد شد. حفظ کارکنان پس از مواردی همچون استعفای بزرگ، همه گیری کرونا، ترکیب نسل‌های کاری در محل کار و مهاجرت افراد اهمیت زیادی پیدا کرده است.

در این مقاله یک راهنمای جامع و عملی برای درک اهمیت، چگونگی سنجش و راهکارهای حفظ کارکنان ارائه می‌دهیم.

حفظ کارکنان چیست؟

حفظ کارکنان (Employee Retention) زمانی است که یک کسب و کار بتواند کارکنان با استعداد خود را حفظ کند و گردش مالی را کاهش دهد. این تلاشی از روش‌ها، شیوه‌ها، سیاست‌ها و استراتژی‌های کارفرما برای حفظ کارکنان است. حفظ کارکنان یکی از شاخص‌های مهم برای سلامت کسب و کار و فرهنگ سازمان است. حفظ کارکنان میزان وفاداری و ماندگاری افراد در سازمان را نیز نشان می‌دهد.

درک میزان حفظ کارکنان کمک می‌کند تا تعیین کنید چه چیزی کسب و کار شما را به مکان عالی برای کار تبدیل می‌کند.

چرا حفظ کارکنان مهم است؟

بیایید نگاهی به اهمیت و مزایای حفظ کارکنان در سازمان داشته باشیم.

کاهش هزینه‌های شرکت

استخدام و آموزش می‌تواند سالانه مبالغ قابل توجهی برای سازمان‌ها هزینه داشته باشد. حفظ کارکنان بهترین راه برای کاهش این هزینه‌ها است. مطالعات نشان می‌دهد جایگزینی یک کارمند به طور متوسط، معادل 6 تا 9 ماه حقوق است. بنابراین حفظ کارکنان هزینه‌های اضافی را کاهش می‌دهد.

افزایش بهره‌وری

بر کسی پوشیده نیست که هر چقدر فرد در یک سازمان بماند بهره‌وری بیشتری خواهد داشت. کارکنان باتجربه اغلب در انجام سریع و کارآمد وظایف خود مهارت دارند. آن‌ها می‌دانند چگونه کارها را به سرعت انجام دهند، با فرآیندها آشنا هستند و ارتباطات خود را دارند. برعکس، استخدام جایگزین‌های جدید به طور معمول باعث ایجاد تأخیر و اشتباهات طولانی مدت و پرهزینه در گردش کار می‌شود. بنابراین نرخ جابجایی بالا باعث اختلال در تداوم و نتایج نهایی سازمان خواهد شد.

تجربه بهتر مشتری

مشتریان تمایل دارند به سازمان‌هایی که در طول زمان با چهره‌های دوستانه و آشنا روبرو می‌شوند و با یک یا چند کارمند ارتباط برقرار می‌کنند، بیشتر علاقه نشان دهند. نرخ پایین جابجایی کارکنان می‌تواند درک و تجربه مثبت مشتری را افزایش دهد.

بهبود تعلق کارکنان

کارمندانی که احساس تعلق به سازمان داشته باشند، به احتمال زیاد روحیه بالاتری دارند، به کار خود افتخار می‌کنند و در نتیجه عملکرد بهتری خواهند داشت. درک حفظ کارکنان باعث می‌شود بر جنبه‌های مهم برای تعلق کارکنان تمرکز کنید. مانند ایجاد و بهبود فرهنگ سازمانی، بهبود کار تیمی، بهبود آموزش و توسعه و ….

افزایش درآمد و بازگشت سرمایه (ROI)

چندین مطالعه نشان دهنده ارتباط مستقیم بین افزایش درآمد، کاهش جابجایی کارکنان، روحیه بالاتر کارکنان و بهبود تجربه کارکنان است.

چه عواملی باعث حفظ کارکنان می‌شود؟

به طور معمول پیدا کردن کارکنان با استعداد و حفظ آن‌ها سخت است. این کارکنان اغلب به عنوان کارکنان با پتانسیل شناخته خواهند شد و برای هر سازمانی از نظر فنی، مهارتی و رهبری مهم هستند. بنابراین مهم‌ترین مورد این است که شما عوامل مهم و حیاتی ماندن یا ترک کارکنان را شناسایی کنید.

داشتن چنین داده‌های به سازمان کمک می‌کند در راستای حفظ کارکنان تلاش کنید. به عنوان مثال شاید در پیشرفت‌های شغلی به صورت عمودی سازمان نتوانید اقدامی کنید اما می‌توانید با راه حلی‌های خلاقانه مانند حرکت‌های افقی در شغل، غنی‌سازی شغلی، مربی گری، آموزش و توسعه، دادن پروژه‌های چالشی به افراد، در حفظ آن‌ها بهبود ایجاد کنید.

بیاید نگاهی بیندازیم به گزارش Delottie تا متوجه شویم چه مواردی برای حفظ کارکنان اهمیت دارد.

همانطور که مشاهده می‌کنید پاداش اضافی، ترفیع یا ارتقای کارکنان و مزایای غیرنقدی و رفاهی مهمترین دلایل ماندگاری و حفظ کارکنان در سازمان است.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

نرخ حفظ کارکنان را چگونه محاسبه کنیم؟

برای محاسبه نرخ حفظ کارکنان به موارد ذیل توجه کنید:

1. بازه زمانی خود را مشخص کنید. 
2. تعداد کارمندان را در اولین روز بازه زمانی خود مشخص کنید.
3. تعداد کارمندان را در آخرین روز دوره زمانی خود محاسبه کنید.
4. در نهایت از فرمول ذیل استفاده کنید.

چند مثال از نحوه محاسبه نرخ حفظ کارکنان

• مثال 1: برای نمونه شرکتی در ابتدای سال (ابتدای بازه زمانی مورد محاسبه) 300 پرسنل داشته است و در انتهای سال (انتهای بازه زمانی مورد محاسبه) 15 نفر از پرسنل شرکت را ترک کرده اند نرخ میزان حفظ شرکت این گونه محاسبه خواهد شد:

((300-15)/300) *100=95% میزان حفظ این سازمان 95 درصد است.

• مثال 2: شرکتی در ابتدای کرونا 5000 نیرو داشته است و در انتهای کرونا این تعداد به 3000 نیرو رسیده است (در یک بازه زمانی 21 ماهه) نرخ حفظ کارکنان به این صورت است

((5000-2000)/5000) *100=60% میزان حفظ این سازمان 60 درصد است.

• مثال 3: شرکتی را تصور کنید که به علت نبود مواد اولیه یکی از خط های تولید خود را تعطیل و 700 نفر از پرسنل خود را تعدیل می‌نماید، تعداد این افراد در ابتدای شروع به کار خط تولید 1200 بوده است. شما در کامنت‌ها بگویید میزان حفظ نیرو چقدر می‌باشد؟

5. میزان نگهداشت خود را با دوره قبلی یا با صنعت خود مقایسه کنید. از جدول ذیل پیروی کنید:

• میزان نگهداشت در بازه 1 فروردین 1401 تا 1 فروردین 1402 با توجه به فرمول بالا 92 درصد بوده است.
• میزان نگهداشت در بازه 1 فروردین 1402 تا 1 فروردین 1403 با توجه به فرمول بالا 94 درصد بوده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نرخ خروج چیست و چطور محاسبه می‌شود؟(+مثال)

استاندارد نرخ حفظ کارکنان چقدر است؟

نرخ نگهداری بالا مثل 99 درصد اغلب موارد خوب نیست. مقداری گردش کارکنان، برای ایجاد فرصت‌های جدید و استخدام خارجی برای سازمان مفید است. همچنین شاید بخواهید با استعفاها یا عدم تمدید قرارداد از دست کارکنان با عملکرد پایین راحت شوید. به طور کلی سازمان شما باید نرخ و حفظ معقول را در پیش گیرد.

میانگین نرخ نگهداشت در آمریکا 90 درصد است با این حال این نرخ با توجه به صنعت و بخش‌های مختلف، متفاوت است. لینکدین گزارش می‌دهد طراحان تجربه کاربری نسبت به سایر موقعیت‌ها نرخ ترک خدمت بالاتری دارند تقریبا 23 درصد. بنابراین واحد و یا شغل هم می‌تواند این موارد را دست خوش تغییر نماید.

راهکارهایی برای حفظ کارکنان

در هنگام استخدام به حفظ و نگهداری توجه کنید.

این موضوع به خصوص در صنایعی با گردش بالای نیرو اهمیت دارد. (خرده فروشی، مراکز تماس و…) باید انتظارات را روشن کنید، در مصاحبه واقعیت‌ها را عنوان کنید، افرادی را استخدام کنید تا با ارزش‌های شما همسو باشند، از کارفرمایان قبلی استعلام دریافت کنید. این موضوعات کمک می‌کند تا رضایت شغلی بالاتری داشته باشید و ریسک خروج افراد در سال اول را کاهش بدهید.

فرآیند جامعه پذیری را به درستی طراحی کنید

شرکت‌هایی که بر حفظ کارکنان تمرکز دارند، معمولاً با فرآیند استخدام و جامعه‌پذیری شروع می‌کنند، آموزش کارکنان جدید را جدی می‌گیرند و به کارکنان جدید آموزش کافی در مورد فرهنگ شرکت ارائه می‌دهند. آنها همچنین به کارکنان جدید فرصتی می‌دهند تا در مورد کار خود سؤال بپرسند و با سرپرستان خود گفتگو کنند. به کارکنان اغلب برنامه‌های کاری منعطف یا ترکیبی پیشنهاد می‌شود یا حداقل در مورد آن نظرخواهی می‌شود تا تعادل بهتر کار و زندگی را تضمین کند و تجربه کلی کارکنان را بهبود بخشد.

مزایای رفاهی متنوعی ارائه دهید

کارفرمایان به دنبال متمایز کردن خود در عرصه استخدام با ارائه مجموعه‌ای از مزایای متنوع، هستند. انواع جدیدتر مزایا شامل: برنامه‌های بیمه درمانی با حق بیمه پایین‌تر و فرانشیز بالاتر، برنامه‌های بازپرداخت بدهی‌های تحصیلی و مشاوره حقوقی است. کارفرمایان به طور فزاینده‌ای امکانات رفاهی مثل وعده‌های غذایی، نوشیدنی‌های رایگان، مهدکودک، مراقبت از سالمندان و فضاهای آرامش با بازی‌هایی مانند پینگ‌پنگ و بیلیارد را ارائه می‌دهند.

همچنین برای ترویج تعادل کار و زندگی، شرکت‌ها برنامه‌های کاری منعطف، مرخصی و هفته‌های کاری کوتاه‌تر؛ دورکاری از طریق برنامه‌های کار از خانه؛ و فرصت‌های دورکاری برای اقامت طولانی‌مدت در تعطیلات را ارائه می‌دهند. آنها همچنین مدیران را برای تشویق کارکنان به استفاده از تعطیلات آموزش می‌دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: دورکاری: فرصت‌ها و چالش‌ها + دانلود گزارش

به بازخورد افراد گوش بدهید

این بازخوردها را می‌توانید از تعامل کارکنان، تمرکز کارکنان بر موارد مختلف و مصاحبه‌های خروج بدست بیاورید. اجرای مصاحبه نگهداشت نیز بسیار کمک کننده است. شما باید بر مبنای بازخورد افراد بر موارد مهم تمرکز کنید تا نگهداشت را افزایش دهید. توجه کنید که عدم اقدام به بازخورد، خشم و نارضایتی به بار خواهد آورد و در راستای آن افراد سازمان را ترک خواهند کرد. از نتابج این بازخوردها در سطح سازمان مثلا بر روی بهبود یک فرآیند یا در سطح فردی مثلا فرستادن نفرات به یک دوره خاص تمرکز کنید.

ارزیابی عملکرد و بازخورد مستمر را ترویج کنید

برای ارتقای ارتباط خوب و شفافیت، به ویژه با ظهور نیروی کار دورکار و ترکیبی، بسیاری از شرکت‌ها برای ارزیابی عملکرد کارمند خود منتظر ارزیابی سالانه نمی‌مانند. در عوض، مدیران جلسات تک به تک مکرری با کارکنان برگزار می‌کنند تا بازخورد سازنده ارائه دهند، به‌طور دوره‌ای درباره علایق و اهداف حرفه‌ای آنها بحث کنند و ایده‌های جدید را تشویق کنند.

بر افزایش تعلق کارکنان تمرکز کنید

کارکنان متعلق بیشتر در سازمان می‌مانند. به همین علت باید یک طرح ایجاد تعلق قوی ایجاد کنید. کارهایی را انجام دهید که رضایت و تعلق کارکنان را در برگیرد. مانند: فرصت یادگیری و رشد، رویه‌های ترفیع شفاف، سیاست مرخصی مختلف، توسعه رهبران و مدیران، تنوع بخشی به پاداش، ارائه کار معنادار، تعادل کار و زندگی.

سخن آخر

حفظ کارکنان همان موردی است که سازمان شما باید به سمت آن حرکت کند. حضور کارکنان به شما کمک می‌کند در بازار رقابتی تداوم داشته باشید و بهره وری بیشتری را بدست آورید. این تنها یک آمار خوب داشتن نیست بلکه یک امر ضروری برای حفظ کسب و کار شماست.

شما می‌توانید بر مبنای موارد ارائه شده در این راهنما برنامه‌ریزی حفظ کارکنان خود را انجام دهید.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/employee-retention-rate/

https://www.techtarget.com/searchhrsoftware/definition/employee-retention

نویسنده: میثاق خوش خوی

تعادل کار و زندگی چیست؟

تعادل کار و زندگی به معنای توازن مناسب بین وظایف حرفه‌ای یا شغلی و زندگی شخصی است. این اصطلاح به تلاش برای تعادل بین زمان و انرژیی که به کار اختصاص می‌دهید و زمان و انرژیی که به زندگی خصوصی و خانوادگی‌تان می‌افزایید، اشاره دارد.

در دنیای امروز با تنش‌های حاصل از رقابت شغلی، فشارهای مالی، فناوری و اطلاعات، بسیاری از افراد با چالش تعادل کار و زندگی مواجه هستند. تلاش برای داشتن تعادل مناسب میان این دو زمینه می‌تواند به بهبود کیفیت زندگی و رضایت شغلی کمک کند.

تعادل کار و زندگی در بهره‌وری بلندمدت منابع انسانی نیز بسیار مهم است. مدیریت منابع انسانی موثر باید از تضاد بین کار و زندگی پیشگیری کند. تضاد کار و زندگی، شکلی از تضاد بین نقشی است، که فشارهای نقشی از حوزه های کاری با وظایف زندگی ناسازگارند. برای مثال افرادی که اکثر ساعات خود را صرف کار می‌کنند، کارشان با زندگی خانوادگی آن ها تداخل پیدا می کند.

موضوع تعادل کار- خانواده به ویژه برای نسل جدید که کیفیت زندگی شخصی برایشان مهم است اهمیت بیشتری دارد. بنابراین آگاهی و ارزیابی وضعیت تعادل کار و زندگی در سازمان با کمک یک پرسشنامه، برای مدیران سازمان اهمیت زیادی دارد.

پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی

پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی توسط وانگ و کو (2009) در 7 مولفه و 26 گویه ساخته شده است. سوالات پرسشنامه بر اساس طیف پنج گزینه‌ای لیکرت کاملاً موافق(5) تا کاملاً مخالف(1) طراحی شده است.

این مولفه‌ها شامل موارد زیر است:

• زمان کافی فراغت از کار داشتن
• وفاداری به کار
• حمایت محل کار از تعادل کار ـ زندگی
• انعطاف پذیری در برنامه کاری
• جهت‌گیری زندگی
• نگهداری کار و حرفه
• کاهش داوطلبانه ساعات کاری برای رفع نیازهای شخصی

نکته:

گویه‌های معکوس این پرسشنامه در تحلیل عبارتند از: 6 و 20 و 21 (یعنی به ” کاملاً موافقم” نمره 1 و به” کاملاً مخالفم”  نمره 5 داده می‌شود).

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری

سوالات پرسشنامه

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

دانلود پرسشنامه

شما می‌توانید پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی را از لینک زیر دانلود کنید.

HRQuestionare

تحلیل نتایج پرسشنامه

برای تحلیل نمره سوالات شماره 6 و 20 و 21 را معکوس نمایید. یعنی یعنی به ” کاملاً موافق” نمره ۱ و به” کاملاً مخالف”  نمره ۵ داده می‌شود. سپس میانگین داده‌های حاصل از پرسشنامه را محاسبه کرده و درصد تعادل کار- زندگی را بدست آورید.

در سلسله مقالات تجربه کارکنان مفصل درباره این مفهوم صحبت کردیم. در این مقاله چگونگی اندازه‌گیری تجربه کارکنان و ارزیابی نتایج و تبدیل آنها به اقدامات معنادار را بررسی خواهیم کرد.

مفهوم تجربه کارکنان چیست؟

در ساده‌ترین شکل ممکن، تجربه کارکنان، نحوه درک کارکنان از اقامت و ماندگاری خود در سازمان شما از زمان اقدام برای درخواست یک شغل تا ترک آن شغل است. این مفهوم ابعاد مختلفی را اعم از فضای فیزیکی محیط کار تا ابزارهای تکنولوژیک مورد استفاده، فرهنگ سازمانی، فرصت‌های رشد حرفه‌ای و در دسترس، تعاملات اجتماعی با همکاران خود یا مدیران، را دربر می‌گیرد. در واقع این مفهوم چیزی بیش از تجربیات روزانه در محل کار است. تجربه کارکنان، عمیقا تصورات یک کارمند در مورد کارفرمای خود را گویاست و بر تصمیم ایشان برای ماندن یا رفتن تاثیر می‌گذارد.

چرا باید تجربه کارکنان را اندازه‌گیری کنیم؟

87 درصد از متخصصان مفهوم تجربه کارکنان می‌گویند که یک تجربه کارمندی عالی می‌تواند به حفظ و جذب استعدادها کمک نماید. با این حال، تنها حدود 51 درصد از کارمندان احساس می‌کنند که سازمان آنها تجربه‌ای را که وعده آن را داده بود ارائه می‌دهد.

با اندازه‌گیری مولفه‌ی تجربه کارکنان، می‌توان مسائل و مشکلات را کشف و برطرف کنید تا از مزایای نیروی کار راضی و متعهد بهره‌مند شوید.

پس بیاییم دلایلی را که باید شاخص تجربه کارمندان را اندازه‌گیری کنید، بررسی کنیم.

افزایش بهره‌وری و عملکرد

تحقیقات نشان می‌دهد که نمونه‌های برتر و برگزیده‌ی تجربه کارکنان (EX) ممکن است منجر به افزایش بهره‌وری شود. کارکنانی که احساس رضایت، قدرت و ارزش می‌کنند، انگیزه بیشتری برای عملکرد در بالاترین سطح خود دارند. آنها به طور قابل توجهی برای نیل به اهداف سازمانی مشارکت می‌کنند، که می‌تواند منجر به افزایش بیش از 50 درصدی در درآمد شود. شرکت‌ها با تمرکز بر بهینه‌سازی تجربه سفر کارکنان می‌توانند محیط کاری را رقم بزنند که منجر به تحریک عملکرد فردی و تیمی بصورت همزمان گردد.

حفظ استعدادها

نظارت و افزایش سطوح مختلف تجربه کارکنان ( EX ) به طور قابل توجهی به بهبود نرخ نگهداری کارکنان کمک می‌کند. کارمندانی که با طنین فرهنگی شرکت خود همنوا می‌شوند و در کار خود معنا پیدا می‌کنند مدت زمان ماندگاری بیشتری در سازمان خود خواهند داشت. بررسی جنبه‌هایی چون عادت‌ها یا ترجیحات در محل کار، بینش ارزشمندی را در رابطه با تجربه کارکنان به کارفرمایان ارائه می‌دهد که در نهایت به استراتژی‌های حفظ کارکنان در درازمدت می‌پردازد.

تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر در اقدامات منابع انسانی

یک روش قوی برای اندازه‌گیری تجربه کارکنان، بینش عمیقی را در مورد نحوه درک کارمندان از مواردی چون پیش بینی فرصت‌های پیشرفت شغلی کارکنان یا حتی جزئیات پیچیده‌ای مانند ترتیب و چیدمان صندلی‌ها ارائه می‌دهد.

این به واحد مدیریت منابع انسانی کمک می‌کند تا خط‌مشی‌ها و شیوه‌های به مراتب استراتژیک را بسازند و تصمیمات هوشمندانه‌تری که پتانسیل نیروی کار را به حداکثر می‌رساند اتخاذ نمایند در عین اینکه بصورت فعالانه عوامل نارضایتی را به حداقل می‌رساند.

بهبود و بالا بردن سطح تجربه مشتریان

کارکنان شادتر معادل با مشتریان شادتر خواهد بود. شرکت‌هایی که تجربه کارکنان عالی دارند، 2 برابر سطح رضایت مشتری بالاتری را در مقایسه با کسب ‌وکارهایی که در سنجش تجربه کارکنان امتیاز پایین‌تری را کسب می‌کنند، گزارش می‌دهند. یک استراتژی تجربه کارکنان ( EX ) که به خوبی اجرا شده باشد به سازمان در ارائه استانداردهای بالاتر در خدمات کمک می‌کند و منجر به ایجاد اثری موجی فراتر از اندازه‌گیری صرف تجربه کارکنان برای تحقق منافع داخلی رقم میزند.

نوآوری، رشد و بهبود عملکرد سازمانی

همانطور که پیشتر اشاره کردیم، نگه داشتن انگشت خود روی نبض EX می‌تواند زمینه و بستر را برای نوآوری و رشد گسترده‌تر در یک سازمان فراهم کند. تجربه کارکنان گام به گام و دست به دست با میزان مشارکت کارکنان همراه است، که به پرورش فرهنگ نوآورانه و تعهد پرشور به بهبود مستمر کمک می‌کند. به طور خلاصه، اندازه‌گیری تجربه کارکنان صرفاً عمل خوبی نیست (چراکه انتظارات را بالاتر می‌برد)، اما در صورت بررسی و انجام اقدامات مناسب بر اساس پایش آن می‌تواند مزایای استراتژیک متعددی را به همراه داشته باشد که تأثیر عمیقی بر سازمان‌ها و جایگاه رقابتی آن‌ها در بین رقبای بازار بگذارد.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

نحوه اندازه‌گیری تجربه کارکنان

ماهیت تجربه کارکنان مفهومی چند وجهی و ناملموس است که در نگاه اول به راحتی نمی‌توان مقدار آن را تعیین کرد. اندازه‌گیری موفقیت‌آمیز آن مستلزم تعریف مولفه‌ها و معیارهای مربوط به اندازه‌گیری تجربه کارکنان و روش‌هایی جهت اندازه‌گیری و جمع‌آوری داده‌ها است. پس بیایید نگاه دقیق‌تری به مراحل اجرایی بیندازیم.

1. تعریف و پیگیری معیارهای تجربه کارکنان.
2. انجام نظرسنجی ها
3. انجام مصاحبه‌های کیفی

1- تعریف و پیگیری معیارهای تجربه کارکنان

معیارهای تجربه کارکنان به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که بینشی در مورد میزان رضایت و بهره‌وری تیم‌های خود به دست آورند. معیارهای زیر شاخص‌های خوبی برای سنجش سطح تجربه کارکنان در سازمان محسوب می‌شوند.

2- انجام نظرسنجی‌ها

هنگامی که می‌دانید چه بینش‌هایی را می‌خواهید به دست آورید، می‌توانید شروع به گردآوری داده‌ها نمایید. نظرسنجی‌ها ابزاری ضروری برای سنجش تجربه کارکنان است انواعی از نظرسنجی‌ها وجود دارند که می‌توان مورد استفاده و بهره‌برداری قرار گیرند که در ادامه به آن می‌پردازیم

الف. نظرسنجی تجربیات کارکنان

نظرسنجی‌های تجربه کارمندان راهی را برای کارمندان فراهم می‌کند تا به طور محرمانه نظرات خود را در مورد محل کار، شیوه‌های رهبری و فرهنگ آن به اشتراک بگذارند. سازمان‌ها معمولاً به صورت سالانه، دوسالانه یا سه‌ماهه نظرسنجی‌های کارکنان را انجام می‌دهند. گنجاندن سؤالات کمی و کیفی در نظرسنجی، داده‌های جامعی را در مورد دیدگاه پاسخ‌دهندگان در اختیار شما قرار می‌دهد. پرسش‌های کمی با فرمت پایان بسته، به جمع‌آوری داده‌های ساختاری که می‌توانید تجزیه و تحلیل آماری بر روی الگوها و روندها آنها انجام دهید کمک می‌کنند. از سوی دیگر، سؤالات کیفی، که معمولاً با فرمت پایان باز طراحی می‌شوند، پاسخ‌های توصیفی را برمی‌انگیزند که عمیق‌تر در ظرافت‌ها و پیچیدگی‌های تجربیات و احساسات مشارکت‌کنندگان فرو می‌روند. این پاسخ‌ها «چرایی» و «چگونگی» مخفی شده در پشت اعداد را روشن می‌کنند و انگیزه‌ها، باورها و احساسات را آشکار می‌سازند. نهایتا با ترکیب هر دو فرمت مذکور، می‌توانید وسعت اطلاعات و عمق بینش بیشتری را به دست آورید.

ب. نمونه‌هایی از سوالات سنجش تجربه کارکنان

در کنار سؤال eNPS «در مقیاس 1 تا 10، چقدر احتمال دارد که سازمان ما را به عنوان محیط کار به دوستان و خانواده خود توصیه کنید؟».

*** نمونه‌هایی از سؤالات نظرسنجی کمی تجربه کارکنان عبارتند از:  (( در مقیاس 1 تا 10، که 1 “اصلا” و 10 “بسیار” است)).

• چقدر از فرصت‌های توسعه حرفه‌ای در شرکت احساس رضایت می‌کنید؟
• چقدر در نقش و مسئولیت فعلی خود احساس اعتماد و اطمینان دارید؟
• چقدر از طرف سرپرست یا مدیر مستقیم خود احساس حمایت می‌کنید؟

*** نمونه‌هایی از سؤالات نظرسنجی کیفی تجربه کارکنان عبارتند از:

• به نظر شما، 2 تا 3 تغییر اساسی را که می توان برای بهبود محیط کار و فرهنگ کلی ایجاد کرد، کدامند؟
• برای کدام جنبه از فرهنگ شرکت ما بیشتر ارزش قائل هستید؟
• اگر می‌توانستید یک عامل و فاکتور را برای بهبود همکاری تیمی توصیه کنید، آن عامل چه بود و چرا؟

ج. اندازه‌گیری و سنجش‌های ضربانی و نبض گونه  Pulse surveys

نظرسنجی‌های پالس و نبض‌گونه، نظرسنجی‌های کوتاه و مکرری هستند که برای دریافت سریع بازخورد کارکنان و سنجش مستمر احساسات کلی ایشان در مورد تجربه محل کارشان طراحی شده‌اند. تمرکز نمودن بر چند سوال کلیدی در این فرمت از سوالات، پاسخگویی به آنها را برای کارمندان بار کمتری داشته باشد و منجر به نرخ پاسخگویی بالاتر می‌شوند. این نظرسنجی‌ها می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا بر رویدادهای جاری یا مسائل خاص محل کار که بر تجربه کارکنان تأثیر می‌گذارند، تمرکز نمایند.

با این حال، جمع‌آوری منظم داده‌ها از نظرسنجی‌های سازمانی می‌تواند به فراوانی و انباشتگی اطلاعات منجر شود. سازمان‌ها باید ظرفیت و ابزار لازم برای تجزیه و تحلیل و اقدام بر روی این داده‌ها را داشته باشند تا از زیاده‌روی یا استفاده ناکافی از آن‌ها جلوگیری کنند. استفاده از نظرسنجی‌های ضربانی و پالس‌گونه به صورت استراتژیک و در ترکیب با سایر مکانیسم‌های بازخورد برای اطمینان از درک جامع و دقیق از تجربه کارمند حائز اهمیت است.

د. نظرسنجی استخدام جدید

نظرسنجی‌های استخدامی جدید کمک می‌کنند تا سازمان درباره یکی از حیاتی‌ترین «لحظه‌های مهم» در سفر یک کارمند در دوره آنبوردینگ به کسب اطلاعات بپردازد. شما می‌توانید بازخورد ارزشمندی در مورد اثربخشی فرآیندهای آنبوردینگ خود، اعم از شفافیت و وضوح انتظارات خواسته شده در شغل و تجربه غوطه‌ور شدن در فرهنگ سازمانی را از کارکنان جدیدالورود به دست آورید. این بازخورد نه تنها تصاویر دقیقی از تصویر زیسته تجربه کارکنان جدید را ارائه می‌کند، بلکه بینش‌های عملیاتی مناسبی را به سازمان‌ها ارائه می‌دهد تا بر اساس آن بتوان فرآیندهای آنبوردینگ خود را به نحویکه اولین تصور مثبت و ماندگار را ثبت و ایجاد نمایند، تصحیح کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

3- انجام مصاحبه‌های کیفی

گفتگوهای یک به یک با کارمندان درک عمیق‌تری از پیچیدگی‌های موجود در رابطه با تجربه کلی کارکنان فراهم می‌نماید. با انجام مصاحبه با کارکنان، می‌توانید داده‌های نظرسنجی خود را تکمیل و غنی کنید. این مصاحبه‌ها فرصتی عالی برای پرسیدن سؤالات با فرمت باز که به کارکنان امکان بیان نظرات و برداشت‌های خود را ارائه می‌کند، ایجاد می‌کند. دو نوع معمول مصاحبه برای جمع‌آوری داده‌های کیفی، شامل مصاحبه‌های نگهداشت و مصاحبه‌های خروج است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر

مصاحبه‌های نگهداشت

هدف این از این مدل مصاحبه‌ها این است که ما دریابیم چرا کارمندان ترجیح می‌دهند در سازمان ما بمانند. سپس متخصصان منابع انسانی بر اساس آن می‌توانند جنبه‌های مثبت تجربیات کاری کارکنان خود را که باید تقویت یا تکرار شوند شناسایی کنند.

مصاحبه‌های خروج 

مصاحبه‌های خروج به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که چرا کارکنان سازمان شما را ترک می‌کنند و زمان سپری شده در محیط کار و سازمان  شما را چگونه ارزیابی و تفسیر می‌کنند. این مصاحبه‌ها به شما کمک می‌کند تا این امکان را داشته باشید که بدانید چالش‌هایی که کارکنانتان پیش رو داشته و با آن مواجه بوده‌اند، چه بوده است و سرنخ‌ها و بینش‌هایی درباره اقدامات اصلاحی بالقوه به شما ارائه می‌دهد. با اتخاذ این رویکردهای متنوع که روش‌های اندازه‌گیری کمی و کیفی کارمندان را با هم ترکیب می‌کنند، کسب‌وکارها می‌توانند به طور موثر احساسات کارکنان خود را بسنجند و در نتیجه تجارب کارکنان خود را بهبود بخشیده و موفقیت سازمانی را به ارمغان آورند.

بهترین روش‌ها برای اندازه‌گیری تجربیات کارکنان در سازمان

عملا سنجش تجربه کارمندان به طور موثر فراتر از آنست که آنرا با  تعریف متریک‌ها و سنجه‌های مرتبط و انجام نظرسنجی و مصاحبه بتوان اندازه گیری نمود. برای اینکه دیدی جامعی از مفهوم تجربه کارکنان در سازمان خود داشته باشید و البته یافته‌های خود را اجرایی و عملی نمایید، باید این پنج مولفه اساسی را دنبال کنید.

• تعیین اهداف شفاف و روشن برای اندازه‌گیری تجربیات کارکنان
• اقدام برای انجام تحقیقات در میان گروه‌های مختلف کارکنان
• غلبه بر خستگی از نظرسنجی و اطمینان از مشارکت کارکنان
• تضمین محرمانه بودن و رازداری
• اقدام و عملکرد بر اساس بازخورد کارکنان ( که منجر به بی‌تفاوتی در اثر عدم اجرایی شدن نظرسنجی‌ها و پیمایش‌ها نگردد.)

تعیین اهداف شفاف و روشن برای اندازه‌گیری تجربیات کارکنان

به این منظور لازم است تا با مجموعه‌ای از اهداف متمایز که با استراتژی کلی کسب و کار شرکت هماهنگ است شروع کنید. این برای ارزیابی دقیق تجربه کارکنان بسیار مهم است. اینکه بدانید چرا دقیقاً می‌خواهید تجربه کارمندان را ارزیابی کنید؟ آیا هدف شما افزایش بهره‌وری یا نرخ حفظ و نگهداشت کارکنان یا تشویق سطوح بالاتر خلاقیت در بین تیم‌ها است؟ اهداف نهایی شما نقش مهمی در تعیین اینکه کدام بخش از سفر کارکنانتان در شرکتت شما نیاز به تمرکز بیشتر دارد و چه نوع بازخوردی از کارکنانتان خواهید داشت، ایفا می‌کند.

اقدام برای انجام تحقیقات در میان گروه‌های مختلف کارکنان

هنگامی که شاخص تجربه کارکنان را اندازه می‌گیرید، باید تنوع جنسیتی در محیط کار سازمان خود را بشناسید. این به شما کمک می‌کند تا جنبه‌های مختلف تجربیات کاری گروه‌های مختلف در سازمانتان را با دقت به تصویر بکشید. به علاوه اطمینان حاصل کنید که برای درک چالش‌های منحصر به فردی که ممکن است کارکنانتان با آن‌ها مواجه شوند، از طیف متنوعی از کارکنان با پیشینه‌های مختلف، سطوح شغلی متفاوت، بخش‌ها و واحدهای کاری و طول خدمت متفاوت نظرسنجی یا مصاحبه کنید.

غلبه بر خستگی از نظرسنجی و اطمینان از مشارکت کارکنان

اگرچه اینکه ما چپ و راست برای جمع‌آوری داده‌های جامع به منظور اندازه‌گیری تجربه کارکنان با ارسال کردن نظرسنجی‌ها اقدام کنیم، میتواند بسیار وسوسه‌انگیز باشد، اما با این حال واقعاً باید از انجام این کار اجتناب کنید! چراکه خستگی در نظرسنجی می‌تواند به سرعت در خاطر مشارکت‌کنندگان انباشته شود و اشتیاق شرکت‌کنندگانی که قبلاً مشتاق برای ارائه بینش‌های ارزشمندی بودند را از بین ببرد. برای بالا نگه داشتن تعامل و به حداکثر رساندن نرخ پاسخگویی کارکنان، لازم است اطمینان حاصل کنید و مطمئن شوید که نظرسنجی‌های شما مختصر و در عین حال کامل هستند.

برنامه پیاده‌سازی و اجرای نظرسنجی خود را با دقت برنامه‌ریزی کنید تا تیم خود را تحت فشار نگذارید. به عنوان مثال، می‌توانید یک نظرسنجی جامع را به صورت سه ماهه یا دو سال یکبار ارسال نمایید در حالیکه در این بین چند نظرسنجی کوتاه‌تر با فرمت ضربانی و پالسی را نیز ارسال کنید. چنین رفتار حساب شده‌ای به انتقال مفهوم موثر و هدف‌های پشت این ارزیابی‌ها کمک می‌کند، بنابراین کارمندان نه تنها آن‌ را به عنوان وظیفه خود قلمداد نمی‌کنند، بلکه به‌عنوان راه‌هایی برای بهبود زندگی کاری‌شان می‌بینند. برای مثال، می‌توانید نمونه‌هایی از ابتکارات اجرا شده بر مبنای  بازخورد کارکنان را با کارکنانتان به اشتراک بگذارید.

تضمین محرمانه بودن و رازداری

هیچ چیز صداقت مورد نیاز برای مشارکت کارکنان را سریع‌تر از احساس ناامنی آنها پیرامون ناشناس ماندن پاسخ‌های ایشان حین مشارکت از بین نمی‌برد و این امر موضوع حفظ محرمانگی برای اندازه‌گیری موثر تجربه کارکنان را ضروری می‌سازد. اگر از برنامه‌ها و نرم افزارهای خارج از سازمان برای جمع‌آوری بازخورد استفاده می‌کنید، بر ویژگی‌های محرمانه بودن آنها تأکید داشته باشید. همچنین باید روی ایجاد محیطی امن سرمایه‌گذاری کنید که کارکنان احساس کنند می‌توانند صادقانه افکار و نگرانی‌های خود را بدون ترس از مجازات بیان نمایند. انجام این کار نه تنها اعتماد کارکنان برای مشارکت را تقویت می‌کند، بلکه داده‌های معتبرتری در راستای پیمایش‌های صورت گرفته در اختیار شما قرار می‌دهد.

اقدام و عملکرد بر اساس بازخورد کارکنان ( که منجر به بی‌تفاوتی در اثر عدم اجرایی شدن نظرسنجی‌ها و پیمایش‌ها نگردد.)

هنگامی که بازخورد کارکنان را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کردید، حال زمان و وقت آن است که اقدام کنید. پرتأثیرترین اقدامات و ابتکارات را اولویت‌بندی کنید و برنامه‌ای برای نحوه اجرای آنها ایجاد کنید. کارمندان نیاز دارند که باید باور کنند ورودی دیتاهای آنها آغازی بر جرقه‌ی تغییر واقعی است، در غیر این صورت ممکن است آنها به طور کلی انگیزه مشارکت در چنین فرآیندهایی را از دست بدهند، پس مشارکت کارکنان را بدرستی درک کنید و در عین اینکه قدر آن را می‌دانید برنامه‌های مربوط به پیشرفت‌های آتی در سازمان بر اساس داده‌های استخراج شده  به وضوح بیان کنید. شفافیت در اینجا منجر به افزایش احساس مسئولیت در بین کارکنان و تقویت آن می‌گردد و روحیه کارکنان را در طول دوره‌های تغییر بهبود می‌بخشد.

سخن آخر

در نهایت، اندازه‌گیری تجربه کارکنان یک فرآیند چرخه‌‌ای و تکرارپذیر است. این کار از تعیین اهداف روشن در هر مرحله شروع و تا تغییرات مبتنی بر بازخورد و سپس شناسایی مناطق بهبود مستمر ادامه می‌یابد.

انتخاب معیارهای مناسب و منطبق با تجربه کارکنان به شما کمک می‌کند تا هرچه بیشتر این مفهوم را کمی نموده و فرآیند اندازه‌گیری خود را استحکام بخشید. نظرسنجی‌ها و مصاحبه‌های کیفی قدرت ابراز صدای ناشنیده‌ای کارکنان راجع به بینش‌های غنی در مورد ادراکات ایشان در محل کار را ارائه می‌دهد.

با این حال، این نحوه‌ی پاسخگویی سازمان به بازخوردهای استخراج شده است که به طور قابل توجهی بر اثربخشی سنجش تجربه کارکنان تأثیر می‌گذارد. این مهم است که در این نقش، صرفا شنونده و گوش شنوای کارکنان نباشید، بلکه بر اساس بازخوردهای ایشان برای رقم زدن تغییرات مثبت نیز اقدام کنید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/measuring-employee-experience/

ترجمه: علیرضا خردمندان

ایجاد و حفظ انگیزه در کارکنان در محیط کار امری بسیار مهم است. کارکنانی که در یک محیط کار خوشایند و مثبت کار می‌کنند، عملکرد بهتری دارند و دلبستگی‌شان به سازمان‌ بیشتر است. در این مقاله، ده روش برای افزایش انگیزه در کارکنان مطرح می‌شود که به مدیران تیم و مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا محیطی دلچسب و پرانرژی و سرشار از انگیزه و احساس ارزشمندی برای تیم‌های کاری خود ایجاد کنند.

طبق گزارش انجمن مدیران منابع انسانی، برنامه‌های پاداش، به طور میانگین، به افزایش بهره‌وری کارمندان به میزان 63% و بهبود میزان سودآوری به میزان 58% منجر می‌شوند.

۱. معرفی کارکنان در شبکه‌های اجتماعی (با اجازه آنها)

عکس‌ها و دستاوردهای فردی و تیمی کارکنانتان را به همراه معرفی آنها در کانال‌های رسانه‌های اجتماعی شرکت خود به اشتراک بگذارید. مثلا می‌توانید یک ویدئوی شخصی و صمیمانه از یک روز کاری کارکنان و یا نحوه اثرگذاری آنها در سازمان، تهیه و منتشر کنید. البته حتماً قبل از انجام این کار، از آنها اجازه بگیرید، زیرا برخی کارمندان ممکن است ترجیح دهند حریم خصوصی خود را حفظ کنند.

2. به کارکنان کمک کنید پروژه شخصی داشته باشند

روش دوم برای افزایش انگیزه در کارکنان این است که رشد شخصی را تشویق کنید با ارائه فرصت‌هایی برای پیگیری پروژه‌هایی مرتبط با علاقمندی‌های شخصی که با اهداف شرکت همخوانی دارند. به کارمندان زمان و منابع را برای کار بر روی علایقشان در داخل سازمان اختصاص دهید که مزایایی بسیار باارزشی مانند افزایش خلاقیت و افزایش بهره‌وری کارکنان را به دنبال خواهد داشت.

3. جایزه کار فراتر از انتظار را تعریف کنید

هر ماه چند جایزه «فراتر از حد انتظار »کار کردن را در قالب پروژه‌های سازمانی تعریف کنید و برای افرادی که فراتر از انتظارات عمل می‌کنند و این جایزه را دریافت می‌کنند بر اساس اولویت‌های شخصیشان تجربیات خوشایندی بسازید مثلا می‌توانید به یک شام حسابی و یا سفر، مهمانشان کنید. این روش تاثیر بالایی در افزایش انگیزه کارکنان برای قبول مسئولیت‌های چالشی‌تر به همراه خواهد داشت.

4. برنامه صبحانه یا ناهار با مدیر را تدارک ببینید

هر یک هفته درمیان آخر هفته یک برنامه صبحانه یا ناهار با کارکنان ترتیب دهید. هدف این است که کارکنان افکار، ایده‌ها و نگرانی‌هایشان را بیان کنند و مدیران گوش کنند و سوال بپرسند و نشان دهند دغدغه‌هایشان را فهمیده‌اند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل حفظ کارکنان در سازمان

5. برای روزهای مرخصی کارکنان تجربه‌ای خاص ترتیب دهید

یک تجربه‌ متفاوت در روزهای مرخصی به کارکنان هدیه دهید که آنها هرگز فراموش نکنند مثل کلاس آشپزی یا پرواز با بالون. البته لازم است این هدیه را شخصی‌تر نگه دارید و از کارمندان خود بپرسید که دقیقاً چه کاری را می‌خواهند در روز مرخصی خود انجام دهند یا چه چیزی را ببینند.

6. جلسات شناخت نقاط قوت را برگزار کنید

مدیران را تشویق کنید که جلسات یک به یک با تک تک کارکنان تدارک ببینند و در آن جلسات فقط روی نقاط قوت کارکنان تمرکز کنند و سعی کنند نقاط قوت آنها را کشف کنند و پروژه‌هایی را بر اساس نقاط قوت برایشان تدارک ببینند. در این جلسات مدیران باید با پرسشگری نقاط قوت را پیدا کنند با پرسیدن سوالاتی نظیر 3 تا از اصلی‏‌ترین توانمندی‌‏هات چیه؟ چطور با کمک این توانمندی‌‏ها می‏توانی تغییر ایجاد کنی؟ یا چه کاری را همیشه دوست داشتی انجام دهی؟  یادگیری مهارت کوچینگ مبتنی بر نقاط قوت برای مدیران بسیار کمک کننده خواهد بود.

7. حق انتخاب حضور در فرصت‌های آموزشی را به کارکنان بدهید

ایجاد فرصت‌هایی برای توسعه مهارت‌های شخصی و حرفه‌ای کارکنان بر اساس اولویت‌ها و نیازهای آنها، انگیزه و احساس ارزشمندی را در آنها تقویت خواهد کرد.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

8. دستاوردها را به صورت عمومی و همگانی جشن بگیرید

جشن‌ها نقاط مشخص‌کننده گذر زمان هستند. بدون آنها آغاز و پایانی وجود ندارد و زندگی مجموعه بی‌پایانی از روزها می‌شود. جشن‌های سازمانی همیشه باید دو هدف را دنبال کنند اول تکریم دستاوردها و دوم خلق یکپارچگی. این جشن‌ها می‌تواند با موضوعاتی نظیر سالگردهای مرتبط، رسیدن به یک هدف و یا دستاورد خاص مثل ارائه یک محصول جدید به بازار، گشایش یک دفتر جدید و غیره باشد. جشن‌ها را به بخشی از زندگی سازمانی خود تبدیل کنید.

9. روزهای خاص کارکنان را بشناسید و آن‌ها را غافلگیر کنید

روزهای خاص زندگی کارکنان مثل تولد، سالگرد ازدواج، اولین روز مدرسه فرزند و غیره را بشناسید و در آن روز با یک هدیه آنها را غافلگیر کنید. هدیه می‌تواند یک روز مرخصی پیش‌بینی نشده و یا یک هدیه اختصاصی مرتبط با علاقمندی‌های فردی کارکنان باشد.

10. برنامه کاری منعطف تدارک ببینید

به دنبال راه‌هایی بگردید که به برنامه کاری کارکنان انعطاف بدهد. این موضوع به خصوص برای نسل زد بسیار مهم است. از جمله کار در خانه، به جز شغل‌هایی که حضور فیزیکی برای انجام آن لازم است، سایر کارکنان می‌توانند 20 درصد از زمان کاریشان را خودشان برنامه‌ریزی کنند. هر چقدر انعطاف بیشتری به کارکنان بدهید، احساس انگیزه و احترام بیشتری خواهند داشت.

این مقاله را هم مطالعه کنید: دورکاری: فرصت‌ها و چالش‌ها + دانلود گزارش

ایجاد و افزایش انگیزه در کارکنان یکی از رسالت‌های مدیریت منابع انسانی‌ست که نیاز به توجه و تلاش مداوم دارد. فراموش نکنید که هر سازمان و محیط کاری دارای خصوصیات و نیازهای خاص خود است، بنابراین، باید این ایده‌ها را به شیوه‌ای تطبیق‌ داده و سفارشی کنید که به نیازهای کارکنان و شرایط خاص شما مناسب باشد.

علاوه بر این، افرایش انگیزه در کاکنان، به عنوان یک هدف مشترک و مستمر در سازمان، نیازمند ارتقاء فرهنگ سازمانی و تعهد رهبران و مدیران به ایجاد محیطی پایدار و پرانرژی و حال خوب است.

منابع

کتاب چالش رهبری نوشته جیمز کوزس و باری پزنر، ترجمه کوروش اکبری

مقاله Employee of the Month Awards: 10 Ways To Celebrate Employee Achievements

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

نحوه خروج یک کارمند از کسب و کار می‌تواند به اندازه نحوه جذب و استخدام او مهم باشد. هر کسب و کاری دارای استراتژی و فرآیندی برای جذب، استخدام و آموزش کارکنان است.

اما، وقتی که زمان خروج یک کارمند فرا می‌رسد، همیشه یک فرآیند برنامه ریزی شده و مدون دنبال نمی‌شود.

بر اساس یک مطالعه که توسط(( آنبوردینگ ریسرچر)) انجام شده است 71 درصد سازمان‌‌ها می‌گویند که هیچ فرآیند رسمی برای خروج کارکنان ندارند.

هدف این مقاله بررسی فرایند خروج کارکنان در قالب یک چک لیست و به صورت کاملا گام به گام و برنامه‌ریزی شده است.

با یک برنامه مدون و مناسب برای خروج کارکنان می‌توان تجربه‌ی پایان کار کارمند در سازمان را مدیریت کرد و در عین حال با حفظ یک رابطه خوب، راه را برای بازگشت آنها در آینده یا تبدیل شدن به سفیران برند سازمان باز گذاشت.

چرا چک لیست خروج کارکنان؟

در ادامه بیان می‌کنیم چرا داشتن فرآیند و چک لیست خروج کارکنان مهم است.

می‌توان دیدگاه و بینش عمیق و ارزشمندی از تجربه کارکنان در سازمان بدست آورد.

فرآیند خروج کارکنان به متخصصان منابع انسانی این فرصت را می‌دهد تا مصاحبه خروج را انجام دهند. این مصاحبه‌ها می‌تواند بینش ارزشمندی را در مورد تجربه کارکنان از  کار در شرکت، چگونگی فرآیندهای آن، مدیران و ساختارهای مدیریتی و …به مدیران کسب و کار بدهد. مصاحبه‌های خروج می‌تواند به متخصصان منابع انسانی کمک کند تا نقایص فرهنگ سازمانی کسب‌وکار را شناسایی کنند، و این امکان را می‌دهد که تجربه بهتری را برای کارکنان طراحی و اجرا کنند.

بررسی مجدد و نوسازی فرهنگ سازمانی

نحوه برخورد با یک کارمند در هنگام ترک یک کسب و کار، نشانه واضحی از ارزش کلی سازمان برای کارکنان خود است. اگر با یک کارمند در حال خروج با احترام رفتار کنید، به سایر کارمندان نشان می‌دهید که در صورت ترک سازمان چگونه با آنها رفتار خواهد شد. اگر کارمندی بداند که با او خوب رفتار خواهد شد، به احتمال زیاد برای دوران کار در کسب و کار  شما ارزش قائل می‌شود.

فرآیندهای خروج کارکنان، اختلال و اصطکاک را در هنگام خروج کارمند به حداقل می‌رساند. یک فرآیند درست خروج این امکان را برای کسب و کار فراهم می‌کند که دانش و تجربیات کارمند را پیش از خروج تبدیل به دانش سازمانی کند.

برجسته نمودن ارزش کارمند

در هنگام خروج یک کارمند با استعداد و ساعی اگر با احترام  با او برخورد شود احتمال بازگشت مجددش به سازمان بیشتر از زمانی است که  وی  هنگام خروج  مورد بی‌اعتنایی و بی‌احترامی قرار گیرد. کارمند در سازمان باید احساس ارزشمندی کند و مطمئن باشد که سازمان برای انتخاب‌های او ارزش قایل است و از تصمیمات شخصی و شغلیش حمایت می‌کند.

بهبود برند کارفرمایی

کارمندان حامیان برند شما در بازار هستند. پس از ترک یک کسب و کار، بسیاری از کارمندان همچنان حامیان برند و توصیه کنندگان قابل اعتماد برای مشتریان و کارمندان آینده سازمان شما خواهند بود. با این وجود، آنها می‌توانند در بازار مخالف  شما باشند. بنابراین مهم است که با شرایط خوب از سازمان جدا شوند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری

مراحل خروج کارکنان از سازمان

خروج افراد از سازمان ها یک گام طبیعی در تکامل هر کسب و کاری است. کارمندانی از مجموعه می‌روند و کارمندان جدید به مجوعه می‌پیوندند. متخصصان و مدیران منابع انسانی باید استعفا را به عنوان بخشی از انجام کسب و کار تلقی کنند و با یک فرآیند واضح که از آن پشتیبانی کنند.

اگر کارمندی همکاری خود را با سازمان خاتمه داده باشد، فرآیند خروج کارمند، تضمین می‌کند که تمام مراحل مربوط به خروج بدون اینکه از روی احساس یا غرض ورزی، شخصی باشد یا هیچ مرحله‌ای از قلم افتاده باشد، دنبال می‌شود. همچنین سایر کارکنان می‌توانند ببینند که یک روند منصفانه و منسجم دنبال شده است.

با وجود چک لیست خروج کارکنان، متخصصان و مدیران منابع انسانی از روی احساسات کار نمی‌کنند. درعوض، هر بار مراحل یکسانی دنبال می‌شود و به کارمندان نشان می‌دهند که وقتی سازمان  را ترک می‌کنند با همه منصفانه رفتار می‌شود.

10 مرحله خروج کارکنان

با کمک چک لیست زیر گام به گام اقداماتی را که باید در فرایند خروج کارکنان انجام دهید را رصد کنید.

در ادامه هر یک از مراحل فوق را با جزئیات بیشتری بررسی می‌کنیم.

1- سامان دهی و مدیریت در مرحله استعفا

ضروری است که فرآیند استعفا و یا فسخ قرار داد، رسمی و مستند باشد و سازمان یک روند روشن در این زمینه داشته باشد. کارهایی که باید در این مرحله انجام شود به شرح زیر است:

• استعفا را بپذیرید و از کارمند بخواهید که فرم استاندارد شده فسخ قرار داد (خاتمه کار) را تکمیل کند.
• برنامه ریزی کنید تا در اسرع وقت استعفا را اعلام کنید و با کارمند در مورد چگونگی و زمان انجام این امر صحبت کنید. به هر حال افراد متوجه این موضوع خواهند شد و شروع به صحبت در مورد استعفا خواهند کرد. کنترل اوضاع و روایت در این شرایط بسیار مهم است تا شایعات به وجود نیاید.
•  به دست اندکاران کلیدی در  بخش‌های حقوق و دستمزد، فناوری اطلاعات، عملیات، حقوقی و مدیریت ارشد اطلاع دهید تا برای فرآیند خروج آماده شوند.
• با همکاری کارمند و مدیرش نحوه و زمان اطلاع  به مشتریان  و ذی‌نفعان را برنامه‌ریزی کنید. اگر یک کارمند ارشد است، گفتگو کنید چه کسانی دیگری باید از استعفای وی مطلع شوند از جمله مشتریان کلیدی و حتی سهامداران و دست اندرکاران سازمان.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

هدف در این مرحله اطمینان از حداقل اختلال در عملیات کسب و کار و حفظ ثبات و یکارچگی تجربه مشتری است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آف بوردینگ Offboarding چیست؟+راهنمای کامل + چک لیست

2-ثبت خروج کارمند

یک کارمند ممکن است به طرق مختلف استعفا دهد. گاهی اوقات به صورت شفاهی یا تلفنی است. گاهی  از طریق ایمیل یا  پیامک یا به صورت متن کتبی انجام می‌شود.

اما، برای رسمی کردن استعفا در راستای اهداف منابع انسانی، مهم است که از کارمند درخواست کنید که تصمیم به استعفای داوطلبانه از موقعیت خود را در قالب یک نامه رسمی بیان کند.

کارهایی که در این مرحله باید انجام شود:

از کارمند بخواهید نامه(فرم) استعفا را کامل کند و در آن موارد زیر را مشخص کند:

• اینکه استعفا داوطلبانه است.
• آخرین روز اشتغالش را بیان کند.
• مشخص کند قصد دارند تا آخرین روز کار کنند یا از روزهای تعطیل برای پر کردن زمان باقی مانده خود استفاده کند.
• مشخص کنید آیا قرار داد عدم افشا نیز باید امضا شود یا نیازی نیست.

3-اطلاع رسانی درون و بیرون سازمانی در مورد خروج کارمند

به محض تکمیل شدن کلیه مدارک(مراحل)خروج و نهایی شدن آن باید در اسرع وقت خروج کارمند اعلام شود. این امر انتشار اخبار و شایعات در مورد چگونگی یا دلیل ترک کارمند را به حداقل می‌رساند.

اگر کارمند خارج شده از رهبران یا مدیران ارشد سازمان باشد که با مشتریان نیز در ارتباط بوده است باید به این نکته توجه کرد که برای اطلاع رسانی به مشتریان و سهامداران در مورد خروج کارمند برنامه ریزی مناسب انجام شود.

کارهای زیر را انجام دهید:

یک ایمیل واضح و شامل اطلاعات مفید در مورد خروج کارمند به افراد و ذینفعان داخل سازمان (دست اندرکاران داخلی سازمان)ارسال کنید که جزییات  زیر را در برگیرد:

• دلیل کارمند برای خروج و ترک سازمان را بگویید(اگر کارمند یک پست جدید و جالب و هیجان انگیز دارد این خبر را به اشتراک بگذارید و  این خبر را با آنان جشن بگیرید)
• زمان آخرین روز کاری فرد را بیان کنید.
• اگر برای پست وی جایگزین مشخص شده، فرد جایگزین را معرفی کنید و زمان شروع کارش را بیان کنید.

ممکن است علاوه بر این نیاز باشد یک ایمیل دیگر به تیمی که مستقیم با کارمند خارج شده کار می‌کرده است ارسال شود و در آن جزییات زیر گفته شود:

• نحوه مدیریت گردش کار تا زمانی که نیرو جدید جایگزین شود را مشخص کنید.
• خروج وی چه معنایی برای تیم دارد(باخروج وی تیم دچار چه نقصانی می‌شود)
• چگونه تیم حمایت و پشتیبانی می‌شود.
• فرآیند واگذاری و تحویل پست شامل چه مواردی است.

در نهایت نحوه تعامل با مشتریان را نیز مشخص و برنامه ریزی کنید و به سوالات زیر پاسخ دهید.

• آیا کارمند یک ایمیل اطلاع رسانی برای مشتریان ارسال می‌کند؟
• آیا برگزاری جلسات حضوری با برخی از مشتریان مناسب است؟
• چگونه مشتریان وی در طول انتقال پشتیبانی شوند؟

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

استعفا را مخفی نگه ندارید! برخی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که استعفا کارمند را بازگو نکنند و آن را مسکوت نگه دارند، زیرا نمی‌خواهند کارمندان یا مشتریان نگران باشند. با این حال، ما این عمل را به دلایل زیر توصیه نمی‌کنیم.

• کارکنان در حال خروج نیاز به زمان دارند تا دانش خود را به همکاران خود منتقل کنند. اگر همکارانشان از رفتنشان  اطلاع نداشته باشند این کار انجام نمی‌شود.
• کارکنان از اینکه به آن‌ها دروغ گفته شود چه توسط همکارانشان و یا مدیریت احساس ناخوشنودی می‌کنند و سکوت درباره این موضوع باعث ایجاد نارضایتی در سازمان خواهد شد.
• وقتی اسرار پنهان می‌شوند، کارکنان تصور می‌کنند چیزهای بیشتری برای دانستن وجود دارد و همین سبب انتشار سریع‌ شایعات و اطلاعات نادرست می‌شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ده روش برای افزایش انگیزه در کارکنان

4-برنامه ریزی برای انتقال دانش کارمند جدا شده ازسازمان و ثبت آن در سازمان

انتقال دانش یکی از مهمترین مراحل در فرآیند خروج است. هر کارمندی مقداری دانش دارد که فقط در ذهن او وجود دارد. این یک فرصت برای سازمان شماست تا به آنها کمک کنید تا در مورد کارشان فکر کنند و جزئیات کارشان را ثبت کنند تا دانششان در سازمان باقی بماند.

کارهایی که باید انجام شوند:

• نحوه انتقال دانش را تعیین کنید.
• از کارمند بخواهید لیستی از وظایف فعلی خود را تهیه کند که لیست مسئولیت‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه را شامل شود.
• از اعضای تیم بخواهید لیست را مرور کنند و ببینند آیا چیزی از قلم افتاده است؟
• از کارمند در حال خروج بخواهید که یک دفتر ثبت وقایع در حال اجرا داشته باشد و هر گونه دانش یا بینش در مورد مشتریان، محصولات یا فرآیندهای خاص را که مستند نیستند و نتیجه تجربه هستند مستند کند.
• مشخص کنید دانش به چه کسی منتقل می‌شود.
• چه کسی مسئولیت‌های کارمند را بر عهده خواهد گرفت؟
• اگر همکار در حال خروج عضو یک تیم است، جلسات منظمی بین کارمند در حال خروج و همکارشان ترتیب دهید تا در مورد وظایف خودش صحبت کند.
• فرصت‌هایی را برای کارمندان تازه کار در کنار کارمند در حال خروج ایجاد کرده و کارکنان جدید را تشویق کنید به درک شیوه کار کردن کارمند در حال خروج و یادگیری از او.
• آموزش و مربی گری را به یکی از وظایف و مسولیت‌‎‌‎های کارمند در حال خروج در هفته‌های آخر کارش قرار دهید البته با تاکید بر انتقال دانش ذهنی و شفاهی خود در زمینه وظیفه شغلی‌اش.
• جدول زمانی انتقال دانش را مشخص کنید و از کارمند در حال خروج بخواهید که هر روز زمانی را برای این کار اختصاص دهد. تا انتقال دانش ذهنی کارمند یک یا دو هفته قبل از خروج وی کامل انجام شود.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

اگر از قبل ابزارها، فرآیندها و پلتفرم‌های مناسب برای مستندسازی و ذخیره دانش، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را در اختیار داشته باشید، فرآیند خروج کارمند بسیار آسان‌تر و مطلوب  خواهد بود. اگر تاکنون سیستمی در این زمینه ندارید، شاید اکنون زمان بسیار خوبی برای ایجاد آن باشد.

5- باز پس گیری تجهیزات سازمان از کارمند و بستن امکان دسترسی به سرورهای سازمان

آیا سازمان شما تجهیزاتی را در اختیار کارمندان قرار می‌دهد؟ این تجهیزات می‌تواند شامل تجهیزات فناوری اطلاعات، مانند لپ تاپ و مانیتور، و همچنین کارت شناسایی، لباس فرم، کارت‌های اعتباری شرکت و حتی یک وسیله نقلیه شرکتی باشد. در فضاهای کاری ترکیبی امروزی، این تجهیزات تنها سخت‌افزارها و به شکل فیزیکی نیستند، بلکه حساب‌های شرکت و پلتفرم‌های مختلفی که کارمندان به آن‌ها دسترسی دارند، از سرورها گرفته تا برنامه‌های کاربردی، را در بر می‌گیرد.

اقداماتی که در این مرحله باید انجام شود:

• چک لیستی از دارایی‌های شرکت که در اختیار کارمند است تهیه کنید.
• چک لیستی از حساب‌ها، سرورها و سایر پلتفرم‌های مرتبط با فناوری اطلاعات که کارمند به آنها دسترسی دارد تهیه کنید.
• اطمینان حاصل کنید در این فرآیند همه‌ی موارد لحاظ شده است و چیزی مورد غفلت قرار نگرفته است.
• جدول زمان بندی خروج کارمند را در اختیار بخش تکنولوژی اطلاعات قرار دهید و به آنها اطلاع دهید چه زمانی دسترسی کارمند به شبکه و فناوری‌های دیگر را غیر فعال کنند. باید توجه داشت که برای  کارمندانی که توسط خود سازمان اخراج می‌شوند، بهترین روش این است که فوراً تمام دسترسی‌های فناوری اطلاعات را غیرفعال کنید تا از سرقت داده‌ها یا ایجاد نقض فناوری اطلاعات توسط کارکنان ناراضی جلوگیری شود.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

دسترسی به فناوری را خیلی سریع قطع نکنید! بسیاری از کارمندان در آخرین روز کاری خود سازمان را دیر ترک می‌کنند تا مطمئن شوند که تمام وظایفشان تا انتها انجام شده و بسته شده‌اند. اگر دسترسی آنها به ایمیل‌ها، سرورها و سایر پلتفرم‌ها ناگهان قطع شود، تحویل کامل کار با اختلال مواجه می‌شود. می‌توانید دسترسی به سرورها را در ساعت 10 شب در روز آخر کاری کارمند به طور خودکار قطع کنید تا به آنها زمان کافی برای پایان دادن به همه کارها را بدهید.

6- سازماندهی و مشخص کردن مبلغ نهایی پرداخت‌ها و مزایا

اگر سازمان شما از نرم افزار حقوق و دستمزد و منابع انسانی استفاده می‌کند، این مرحله به سادگی انجام می‌پذیرد. تمام پرداخت‌ها و مزایا به صورت خودکار و به روز خواهند بود. اگر سیستم حقوق و دستمزد و منابع انسانی شما خودکار نیست، ممکن است لازم باشد اسناد اداری را بررسی کنید تا مطمئن شوید از هرگونه مرخصی انباشته، مزایای سررسید، مستمری و حقوق معوق آگاه هستید.

اقدامات زیر را انجام دهید.

• حقوق نهایی را طبق سیاست دستمزد سازمان خود بپردازید.
• روزهای مرخصی معوق را محاسبه کنید و در صورتحساب دستمزد نهایی آنها را جبران کنید.
• هرگونه معوقه پرداخت نشده را در حقوق و دستمزد حساب کنید.
• تمام گزارش‌های هزینه را بررسی کنید.
• کارمند را پس از ترک کسب و کار از سیستم حقوق و دستمزد حذف کنید.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

این فرآیند باید کاملاً شفاف باشد که به طور کامل برای کارمند مستند و مشخص باشد چه چیزی به آنها پرداخت شده است، چرا به آنها پرداخت شده است و آیا مزایای بازنشستگی دارند که هنگام خروج به آنها پرداخت و یا منتقل می‌شود.

7-گفتگو در مورد تعهدات قرارداد

بسته به سازمان، مشتریان و نوع کاری که انجام می‌دهید، ممکن است قراردادهای تعهدآوری وجود داشته باشد که باید بررسی شوند.

کارهایی که باید انجام شود:

• همه قراردادها و قراردادهای عدم افشا را بررسی کنید تا مشخص کنید که آیا همه چیز از نظر قانونی درست است یا خیر.
• دپارتمان حقوقی را در این فرآیند مشارکت دهید.
• کارمند را در این فرآیند درگیر کنید و مطمئن شوید که او هیچ سوال یا نگرانی ندارد.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

این مرحله را نادیده نگیرید. قراردادها ممکن است برقرار و امضا شده باشند، اما مطمئن شوید که بخش منابع انسانی، حقوقی، مدیران و کارمندان در حال خروج از هر قراردادی که امضا کرده‌اند یا در آن دخیل هستند، آگاه هستند، خواه این یک قرارداد عدم افشا داخلی باشد یا یک قرارداد محرمانه امضا شده بین سازمان و مشتری.

8-انجام یک مصاحبه خروج

مصاحبه‌های خروج، جلسات محرمانه‌ای بین متخصص منابع انسانی و کارمند در حال خروج است. یک فرصت ارزشمند برای مدیر منابع انسانی سازمان است برای به دست آوردن بینش و برداشت کارمند در مورد سازمان، تیم‌هایشان، روش‌های کار و محصولات سازمان. همچنین فرصتی عالی برای بررسی چک لیست خروج  تهیه شده توسط شما برای آخرین بار تا مطمئن شوید که چیزی از قلم نیفتاده است.

به یاد داشته باشید، بسیاری از کارمندان تصمیم می‌گیرند تا زمانی که مشغول به کار هستند، نظر خود را بیان نکنند، به‌ویژه اگر فرآیندها یا مدیرانی وجود داشته باشند که نسبت به آن‌ها احساس منفی دارند یا معتقدند می‌توانند به نحوی بهبود یابند. از این زمان برای به دست آوردن بینش و اطلاعاتی  استفاده کنید که معمولاً کسب و کار شما دریافت نمی‌کند.

کارهایی که باید انجام شود:

یک متخصص مدیریت منابع انسانی باید این جلسه را کنترل و برگزار کند. این جلسه می‎‌بایست بدون حضور سرپرستان و همکاران دیگر باشد. هدف ایجاد یک محیط امن و بی‌طرف است. به کارمند اطمینان داده شود که مصاحبه کاملا محرمانه است و در نهایت دلیل مصاحبه بهبود فرآیندها، فرهنگ تیم و گردش کار است.

در اینجا چند سؤال استاندارد مصاحبه خروج را بیان می‌کنیم.

• چه عاملی تعیین کننده برای خروج از سازمان بوده است؟
• برای چه در سازمان مانده بودی؟
• آیا چیزی در مورد شرکت، فرآیندها، فرهنگ سازمان یا تیم خود وجود دارد که آن را نمی‌پسندید؟
• آیا می‌توانید جزئیاتی در مورد علت ترک بگویید یا با مثال‌های خاص به اشتراک بگذارید؟
• آیا چیزی در مورد نقش شغلی خود یا روش‌های کار وجود دارد که اگر بتوانیم در آن تغییر دهیم؟
• چگونه می‌توانیم از یک کارمند در نقش شما بهتر حمایت کنیم؟
• آیا به تمام منابع مورد نیاز خود دسترسی داشتید؟
• کار با همکارانتان سخت بود یا آسان؟
• کار با مشتریان سخت بود یا آسان؟
• آیا مطلب دیگری وجود دارد که بخواهید قبل از اتمام مصاحبه به آن اشاره کنید؟

مطالعه مطلب یک نمونه پرسشنامه خروج کارکنان هم در تکمیل این بخش مفید خواهد بود.

9- بررسی وضعیت با دیگر کارمندان

دو مرحله آخر در چک لیست خروج شما پس از خروج کارمند از سازمان انجام می‌شود. اما این از اهمیت آنها کم نمی‌کند. در واقع، حتی ممکن است حیاتی‌ترین گام‌های شما باشند. زیرا بر حفظ فرهنگ و روحیه شرکت و حفظ رابطه خوب با کارمند در حال خروج تمرکز می‌کند تا آنها تبدیل به سفیر برند شما شوند (و حتی به طور بالقوه دوباره مشتری یا کارمند آینده شما شوند).

چک کردن با کارمندان به آنها این احساس را می‌دهد که شرکت اهمیت کارمند خارج شده از سازمان را می‌داند و همچنان به  حمایت مورد نیاز کارمندان  ادامه خواهد داد.

کارهایی که انجام می‌شود:

• بار کارهای اضافی را مرور کنید. آیا همه با آن کنار می‌آیند یا به حمایت بیشتری نیاز دارند؟ هم بررسی تیم و هم  بررسی افراد را یک به یک انجام دهید.
• هر گونه برنامه یا تغییر بلند مدت را به اشتراک بگذارید.
• اگر همچنان به دنبال جایگزین هستید، بازخورد منظم ارائه دهید.
• اگر جایگزینی کارش را شروع کرده است پیشرفتش را بررسی کنید.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

فکر نکنید همه خوب هستند. در عوض گفتگوهای باز و صادقانه داشته باشید تا بتوان به هر گونه مشکلی فایق آمد. یک متخصص منابع انسانی داشته باشید که این موارد را پیگیری می‌کند تا هر مشکلی را بتوانید به سرعت بررسی کنید.

10- حفظ روابط با کارمندان در حال خروج

دلایل متعددی برای حفظ یک رابطه خوب با کارکنان در حال خروج وجود دارد. شاید سازمان شما در آینده به پیمانکاری نیاز داشته باشد که شما او را بشناسید و به او اعتماد کنید و بتواند فوراً برای شما ارزش افزوده ایجاد کند زیرا سیستم‌ها و فرآیندهای شما را می‌شناسند. شاید آنها به یک کسب و کار جدید نقل مکان کرده باشند و سازمان شما را به عنوان یک تامین کننده توصیه کنند. شاید آنها یک روز برگردند و از آنجایی که سازمان شما یک کارمند با استعداد را از دست داده است، شما  بخواهید آن‌ها را بپذیرید.

اینها تنها برخی از دلایلی است که چرا حفظ روابط خوب با کارمندان سابق همیشه ایده خوبی است.

کارهایی که باید انجام شود:

• ارتباطات لینکدین را حفظ کنید.
• گاه به گاه ایمیلی ارسال کنید تا بررسی کنید و ببینید کارمند چه پیشرفتی در شغلش  کرده است. این را یک مبنا در فرهنگ شرکت خود قرار دهید که همه کارکنان سابق هنوز بخشی از خانواده شرکت هستند و همکاران را تشویق کنید حتی پس از ترک کسب و کار از یکدیگر حمایت کنند.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

فرهنگ حمایت از کارمندان گذشته با متخصصان منابع انسانی آغاز می شود. همه تیم‌ها را تشویق کنید تا با همکاران سابق خود در ارتباط باشند. اگر کسب‌ و کار طوری رفتار می‌کند که گویی کارمند سابق وجود نداشته است و یا به نوعی بی‌وفا بوده است، کارمندان شما ارتباط و دوستی عمیق با شما برقرار نخواهند کرد.

بر اساس مراحل ذکر شده در بالا چک لیست نهایی می‌تواند شبیه جدول زیر باشد.

چک لیست خروج کارکنان

دانلود چک لیست خروج کارکنان

شما می‌توانید فایل چک لیست بالا را از طریق لینک زیر دانلود کنید.

Employee Exit Checklist

سخن پایانی

فرآیند خروج فرآیندی است که یک شرکت پس از استعفا یا خاتمه کار کارمند دنبال می‌کند و تضمین می‌کند همه اقدامات لازم بین زمان استعفا تا زمانی که کارمند رسماً کسب‌وکار را ترک می‌کند، انجام می‌شود.

در این مقاله فرایند خروج کارکنان از سازمان به همراه چک لیست‌های مورد نیاز به صورت کامل تشریح شد.

بدون وجود یک فرآیند خروج واضح و مستند سازمان نمی‌تواند تجربیات کارمند و دانش ضمنی وی را در سازمان نگه دارد و فرصت یادگیری سازمان از تجربیات کارمند با خروجش از بین می‌رود.

شما می‌توانید با الگوگیری از مطالب این مقاله فرایند خروج موثری را برای سازمان خود طراحی کنید و تجربه کارمندی بهتری را رقم بزنید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/employee-exit-checklist/

ترجمه: سمانه جوینده

حفظ کارکنان چالشی جدی است که بسیاری از شرکت‌های معتبر دنیا با آن روبرو هستند. حفظ کارکنان نقطه مقابل ترک کار است.

ترک خدمت هر گونه خروج دائمی از سازمان را شامل می‌شود که می‌تواند داوطلبانه و یا غیر داوطلبانه باشد. به طور طبیعی در هر سازمانی میزانی از ترک خدمت وجود دارد. هر چند آمار دقیقی در دست نیست ولی این نرخ به طور متوسط در حدود 15 تا 20 درصد برآورد می‌شود، بعضی از مشاغل مثل تکنولوژی اطلاعات، برنامه نویسی و مشاوره مدیریت معمولا 20 تا 25 درصد ترک شغل در سال را دارند و تعداد کمی از شرکت‌ها میزان ترک شغل تک رقمی را تجربه می‌کنند.

آیا تعدادی از کارکنان شما در فکر ترک شرکت هستند؟

با توجه به اهمیت موضوع ترک خدمت کارکنان، ارزیابی و سنجش تمایل به ترک خدمت کارکنان موضوع جدی است که می‌تواند به متولیان منابع انسانی کمک کند تا اقدامات پیشگیرانه موثری را برای جلوگیری از ترک خدمت کارکنان، طراحی کنند.

یکی از ابزارها، برای سنجش تمایل به ترک خدمت کارکنان پرسشنامه کیم و همکاران است که در ادامه معرفی شده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چطور اخراج کنیم؟راهنمای عملی و گام به گام

معرفی پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

پرسش‌نامه ترک خدمت کارکنان کیم شامل 15 سوال برای سنجش نیت، تمایل و گرایش کارکنان به ترک خدمت و ترک شغل می‌باشد. سوالات پرسشنامه بر اساس طیف پنج گزینه‌ای لیکرت کاملاً موافق(5) تا کاملاً مخالف(1) طراحی شده است.

انگیزه‌های ترک خدمت در کارکنان متفاوت است. این پرسش‌نامه عوامل تمایل به ترک سازمان را بررسی نمی‌کند. بلکه صرفا انگیزه و نگرش و تمایل آنان به ماندگاری و ماندن در شغل و کار خود را سنجش کرده و اینکه کارکنان چقدر تمایل به ماندن در شغل فعلی خود در سازمان داشته و نمی‌خواهند که کار خود را رها کرده و ترک خدمت نمایند.

در ادامه سوالات این پرسشنامه را مشاهده می‌کنید.

دانلود پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

شما می‌توانید پرسشنامه فوق را از طریق لینک زیر دانلود کنید.

Questionare

تحلیل پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

طیف پاسخدهی به پرسشنامه به صورت لیکرت بوده که در جدول زیر مشخص شده است:

به منظور بدست آوردن امتیاز کلی پرسشنامه، مجموع امتیاز همه سوالات را با هم جمع نمایید. بدیهی است که این امتیاز دامنه‌ای از 15 تا 75 خواهد داشت و هر چه این امتیاز بالاتر باشد، بیانگر میزان تمایل بیشتر شخص پاسخ دهنده به ترک خدمت خواهد بود و برعکس.

در صورت تمایل می‌توانید این پرسشنامه را در ادامه تکمیل و امتیاز خود را مشاهده کنید.

اهمیت ترک خدمت کارکنان

بر اساس تحقیقات جدید شرکت مکنزی چهل درصد از کارکنان در سه تا شش ماه آینده قصد دارند کار خود را ترک کنند. هر کارمندی که شرکت را ترک می‌کند، شرکت در واقع دانش و توانایی‌هایی را که به سختی بدست آورده است از دست می‌دهد. حال اگر این کارکنان به شرکت رقیب بروند این خسارت دو چندان می‌شود. سه نوع هزینه‌ای که ترک خدمت کارکنان در پی دارد عبارتند از:

هزینه‌های مستقیم

شامل هزینه‌های استخدام دوباره، مصاحبه، جایگزین شدن افراد جدید، آموزش افراد جایگزین شده و…

هزینه‌های غیر مستقیم

مانند تاثیرات ترک شغل بر فشار کاری، روحیه کارکنان و رضایت مشتری

هزینه‌های فرصت

مانند دانش از دست رفته و کاری که معطل می‌ماند تا مدیران و کارکنان دیگر خلا را پر کنند و یا کارمند جدید آموزش داده شود.

سخن آخر

ترک شغل باعث هزینه‌های اضافی برای جایگزینی کارکنان می‌شود و این مساله ارتباط مستقیمی با کاهش رضایت و وفاداری مشتریان و فرصت‌های از دست رفته دارد.

نکته قابل توجه در تحقیقات مکنزی این است که وقتی از کارفرمایان پرسیده شد که چرا افراد کارشان را ترک کرده‌اند، آنها به جبران خدمات، تعادل کار و زندگی و سلامت جسمی و عاطفی اشاره کردند. این مسائل برای کارمندان مهم بود اما نه آنقدر که کارفرمایان فکر می‌کردند. در مقابل، عوامل اصلی که کارمندان به عنوان دلایل ترک کار ذکر کردند موارد زیر بود:

• از سوی سازمان خود (54 درصد) یا مدیرانشان (52 درصد) احساس ارزش نمی‌کنند.
• در محل کار احساس تعلق ندارند (51 درصد)

یادمان باشد افراد زمانی در شرکت باقی می‌مانند که شرکت را به عنوان منبعی از غرور و وابستگی ببینند، احساس عدالت و احترام کنند و کارشان را با معنی تلقی کنند.

با کمک پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان می‌توانید وضعیت نگرش کارکنان سازمانتان نسبت به این موضوع را رصد کرده و اگر علائم هشدار دهنده را دیدید سریعا دست به کار شوید.

اگر به موضوع نگرش سنجی کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی اندازه گیری رضایت کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

Kim, T. Y., & Leung, K., (2007) “Forming and Reacting to Overall Fairness

https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/great-attrition-or-great-attraction-the-choice-is-yours

کتاب استخدام و حفظ کارکنان، ترجمه دکتر علی شیرازی

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

مصاحبه نگهداشت (Stay Interview) چیست؟

مصاحبه نگهداشت ابزاری است برای ارزیابی اینکه چرا کارکنان با عملکرد بالا در سازمان می‌مانند؟ و چه عواملی ممکن است باعث ترک آن‌ها شود؟

این مصاحبه، یک مکالمه نسبتاً غیر رسمی بین مدیر و کارمند است که در آن مجموعه‌ای از سوالات از پیش تعیین شده پرسیده می‌شود.

هدف این مصاحبه جمع آوری بازخوردهای ارزشمند کارکنان شما و بهبود مستمر رضایت و دلبستگی آن‌هاست.

مصاحبه نگهداشت چه تفاوتی با مصاحبه خروج دارد؟

مصاحبه‌های نگهداشت از جهات مختلفی با مصاحبه‌های خروج(Exit Interview) متفاوت است. واضح‌ترین تفاوت در زمان مصاحبه نهفته است. مصاحبه خروج پس از استعفای یک کارمند انجام می‌شود، در حالی که مصاحبه نگهداشت با کارمندان فعلی انجام می‌شود.

مصاحبه خروج بخشی از مرحله نهایی چرخه زندگی کارمند، در سازمان شماست زمانی که فرد فرآیند خارج شدن از کشتی سازمان شما را تجربه می‌کند.

به این ترتیب، هدف آن شکل‌دهی آخرین برداشت‌های کارکنان از شرکت و همچنین تصویری است که آن‌ها پس از ترک سازمان برای سایر افراد می‌سازند.

مصاحبه نگهداشت این فرصت را به شما می‌دهد که از مشکلات تکراری جلوگیری کنید. در حالی که مصاحبه‌های خروج فرصتی برای درس گرفتن از اشتباهات شما را فراهم می‌کند.

بعضی از این تفاوت‌ها در شکل زیر نمایش داده شده است.

در صورت علاقه‌مندی به اطلاعات بیشتر در خصوص مصاحبه‌های خروج مقاله در مصاحبه خروج چه بپرسیم را هم مطالعه کنید.

چرا باید مصاحبه‌های نگهداشت را انجام دهید؟

به طور خلاصه به برخی از مزایایی که با انجام منظم مصاحبه‌های نگهداشت به دست می‌آید، اشاره می‌کنیم.

بهبود حفظ کارکنان

یک مصاحبه نگهداشت درست می‌تواند بینش فوق العاده‌ای در مورد نقاط قوت و ضعف کار کردن در سازمان شما را آشکار سازد.

برای مثال، فرض کنید که از هر 10 مصاحبه شونده، 7 نفر احساس می‌کنند که به اندازه کافی از آن‌ها قدردانی نمی‌شود. اجرای یک برنامه ساده قدردانی می‌تواند دلبستگی کارکنان را تقویت کرده و در نتیجه، نرخ حفظ کارمندان شما را بهبود بخشد.

در زمانی که 40 درصد از نیروی کار جهانی در نظر دارند کارفرمای خود را در سال جاری ترک کنند، این اقدامات هستند که می‌توانند تفاوت را ایجاد کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل حفظ کارکنان در سازمان

دریافت بازخورد ارزشمند کارکنان

به عنوان واحد مدیریت منابع انسانی ممکن است فکر کنید که دقیقاً می‌دانید چرا کارکنان دوست دارند برای شرکت شما کار کنند. همکاران عالی، پروژه‌های چالش برانگیز، فرهنگ عالی، یا شاید حتی همه موارد فوق.

اما در واقعیت، کارکنان شما به دلیل انعطاف پذیری، استقلال در تصمیم‌گیری و فرصت‌هایی که شرکت برای پیشرفت حرفه‌ای به آنها می‌دهد، می‌خواهند بمانند.

واقعیت این است که تا زمانی که از آنها نپرسید نمی‌دانید. بنابراین قبل از اینکه شروع به دو برابر کردن چیزی کنید که فکر می‌کنید کارکنان می‌خواهند، بهتر است بازخورد آنها را در طول یک مصاحبه نگهداشت جمع‌آوری کنید.

افزایش رضایت و دلبستگی کارکنان

مصاحبه نگهداشت می‌تواند یک استراتژی ارتباطی مفید باشد. و به شما این امکان را می‌دهد که نقاط درد( pain points) و مناطق بهبود را قبل از اینکه بحرانی شوند، شناسایی کنید.

با این حال، دو شرط برای کارایی «استراتژی ارتباطی در مصاحبه نگهداشت» وجود دارد:

1- باید یک رابطه مبنی بر اعتماد و صداقت وجود داشته باشد.
2- بر اساس بازخوردی که در طول مصاحبه‌های نگهداشت جمع آوری می‌کنید عمل کنید و اوضاع را تغییر دهید.

نحوه انجام مصاحبه‌های نگهداشت

بیایید نگاهی به برخی از جنبه‌های عملی انجام مصاحبه‌های نگهداشت بیندازیم. چه کسی باید آن را انجام دهد؟ چقدر طول می‌کشد؟ بهترین زمان برای مصاحبه چه زمانی است؟

معمولا ابتکار راه اندازی یک برنامه مصاحبه نگهداشت با منابع انسانی است، اما اجرای آن می‌تواند توسط منابع انسانی یا مدیر فرد صورت پذیرد.

از کوچک شروع کنید.

شما مجبور نیستید با تک تک کارمندان مصاحبه‌های نگهداشت انجام دهید. برای شروع روی کارکنان با عملکرد بالا و پتانسیل‌ها تمرکز کنید.

مصاحبه‌های نگهداشت را به یک فعالیت عادی تبدیل کنید.

سعی کنید حداقل سالی یک بار مصاحبه نگهداشت را داشته باشید.

زمان انجام مصاحبه را مشخص کنید.

در اینجا باید چند نکته را در نظر داشت.

برای شروع، انجام مصاحبه نگهداشت با کارمندی که به تازگی شروع به کار کرده است، چندان منطقی نیست.  همچنین، مصاحبه نگهداشت را به جلسات بررسی عملکرد افراد اضافه نکنید، بلکه آن را به عنوان یک فعالیت جداگانه در نظر بگیرید. در نهایت، سعی کنید تمام مصاحبه‌های نگهداشت را در مدت زمان نسبتاً کوتاهی برنامه‌ریزی کنید به گونه‌ای که تمام بازخوردها را جمع آوری و در صورت لزوم بر اساس آن عمل کنید.

تصمیم بگیرید که چه کسی مصاحبه نگهداشت را رهبری می‌کند.

انجام این مصاحبه‌ها توسط مدیران منطقی است زیرا آنها احتمالاً رابطه قوی‌تر و قابل اعتمادتری با افراد تیم خود دارند. با این حال، به خاطر داشته باشید که ممکن است نیاز به آموزش کوتاهی در مورد نحوه برگزاری مصاحبه نگهداشت داشته باشند.

زمان کافی را برنامه‌ریزی کنید.

به طور معمول، یک مصاحبه نگهداشت بین 30 دقیقه تا 1 ساعت طول می‌کشد.
یک ساختار مصاحبه نگهداشت ایجاد کنید تا هر مدیر از ساختار یکسانی پیروی کند و از هر کارمند سؤالات یکسانی پرسیده شود.

سوالات مرتبط بپرسید.

پرسیدن سوالات درست، هسته اصلی یک مصاحبه نگهداشت موثر نیز می‌باشد. در ادامه چند نمونه سوال را با هم بررسی خواهیم کرد.

همه پاسخ‌ها را در یک مکان جمع آوری کنید.

اگر می‌خواهید اقدامی انجام دهید، اطلاعات جمع‌آوری‌شده در طول مصاحبه‌های نگهداشت باید تجزیه و تحلیل شود. اگر اطلاعات به‌طور مرکزی ذخیره شوند و به‌ راحتی در دسترس باشند، این کار بسیار آسان‌تر خواهد بود.

خلاصه کنید.

قبل از پایان مصاحبه، مدیران باید دلایل کلیدی کارمند برای ماندن یا رفتن را خلاصه کنند تا از سوء تفاهم جلوگیری شود (می‌توانید این را به الگوی مصاحبه نگهداشت خود اضافه کنید تا فراموش نکنید).

به دنبال الگوها و روندها باشید.

آیا دلایلی برای ماندن یا ترک کارمندان پیدا می‌کنید؟ آنها را شناسایی کنید. این به شما کمک می‌کند تا راه‌هایی برای تقویت عوامل مثبت و کاهش عوامل منفی پیدا کنید.

اقدام کنید.

مصاحبه‌های نگهداشت می‌تواند در راضی نگه داشتن کارکنان شما، افزایش وفاداری و تعهد سازمانی موثر باشند. اما، تنها در صورتی که بازخورد آنها را جدی بگیرید و در صورت لزوم اقدام کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر

سوالات پیشنهادی مصاحبه نگهداشت

ممکن است از خود بپرسید که سؤالات مصاحبه نگهداشت چگونه هستند. در ادامه 21 مورد از آنها را با هم مرور خواهیم کرد. این سوالات در 5 دسته کارمند، شغل، فرهنگ سازمان، محیط کار و تکنولوژی پیشنهاد شده‌اند.

سوالاتی در مورد کارمند

1. وقتی هر روز سر کار می‌آیید بیشتر منتظر چه چیزی هستید؟

پاسخ‌ها در اینجا می‌توانند بسیار متفاوت باشند. برای برخی، بخش مورد علاقه آنها ممکن است کار در کنار همکارانشان باشد، در حالی که برای برخی دیگر، مربوط به پروژه‌هایی است که روی آنها کار می‌کنند.

با گذشت زمان و  جمع آوری داده‌های بیشتر، ممکن است بتوانید برخی از روندها را تشخیص دهید.

به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که برای اکثر کارمندان، فرهنگ شرکت شما مطلوب است، می‌توانید از آن برای برندسازی کارفرمایی خود استفاده کنید.

2. از چه چیزی هر روز در سر کار می‌ترسید؟

این سوال برعکس سوال بالاست و هنگامی که یک روند را در اینجا مشاهده کردید، احتمالاً زمان آن رسیده است که اقدام کنید.

3. آخرین باری که به ترک شرکت فکر کردید کی بود؟

کارمندی که دیروز به ترک شرکت فکر می‌کرده است، ممکن است نسبت به کسی که آخرین بار یک سال پیش به رفتن به جای دیگری فکر کرده بود، به توجه فوری بیشتری نیاز داشته باشد.

4. چه موضوعی باعث شد که به فکر رفتن باشید؟

برخی از افراد ممکن است به ترک فکر کنند زیرا دیگر شغل خود را چالش برانگیز نمی‌دانند. دیگران این کار را انجام می‌دهند زیرا احساس می‌کنند به اندازه کافی درآمد ندارند یا به این دلیل که احساس ارزشمندی نمی‌کنند.

دانستن اینکه چه چیزی باعث می‌شود کارکنان به ترک سازمان فکر کند، می‌تواند به شما کمک کند تجربه رضایت‌بخش‌تری را برای کارمندان ایجاد کنید.

5. آیا شرکت ما را به دوستان جویای کار توصیه می‌کنید؟ اگر نه چرا؟

این یک سوال مهم برای برند کارفرمای شما است. جویندگان کار، کارمندان را به عنوان یک منبع قابل اعتماد می‌بینند، زیرا آنها از نزدیک نحوه کار با شرکت شما را تجربه می‌کنند.

6. چه چیزی شما را وسوسه می‌کند که شرکت را ترک کنید؟

این سوال ممکن است شبیه به سوال شماره 4 باشد اما تفاوت واضحی بین این دو وجود دارد.

موضوعی که باعث می‌شود کسی به ترک سازمان فکر کند، اغلب چیزی است که از درون شرکت می‌آید مثل فرهنگ شرکت و… اما وسوسه ترک اغلب از خارج از شرکت می‌آید مثل فرصتی برای راه اندازی کسب و کار خود و غیره.

سوالاتی در مورد شغل

7. بهترین بخش شغل شما چیست؟

افراد جنبه‌های مختلف شغل خود را دوست خواهند داشت. با این حال، در اینجا نیز پاسخ‌های خاصی را خواهید دید که به مرور زمان تبدیل به روند می‌شوند.

می‌توانید از این داده‌ها برای برای بهبود رضایت و دلبستگی آنها استفاده کنید، و همینطور بر جنبه‌های جالب کار برای جویندگان کار تأکید کنید.

8. اگر می‌توانستید فوراً چه بخشی از شغل خود را حذف می‌کردید؟

با جمع آوری داده‌های بیشتر، می‌توانید روندهای مهم را تشخیص دهید. این به شما کمک می‌کند تا قسمت‌های نه چندان عالی کار را برای کارمندان فعلی خود به حداقل برسانید.

9. از کدام یک از استعدادهای خود در نقش فعلی استفاده نمی‌کنید؟

این سوال به شما اطلاعاتی در مورد اینکه یک کارمند ممکن است در شغل بعدی خود به کدام سمت برود، می‌دهد.

10. چه چیزی شغل شما را رضایت بخش‌تر می‌کند؟

این سوال می‌تواند به شما کمک کند تا دریابید که از کجا شروع کنید، به خصوص زمانی که پاسخ‌های مشابه بیشتری را مشاهده کردید.

11. آیا اهداف و مقاصد روشنی را دریافت می‌کنید؟

این به شما اطلاعاتی در مورد نحوه مدیریت افراد می‌دهد. اگر کارمندان به طور مداوم به این پاسخ «بله» می‌دهند، می‌توانید مدیران خود را تحسین کنید.

در غیر این صورت، باید به این موضوع رسیدگی شود، زیرا داشتن اهداف و مقاصد مشخص به کارکنان کمک می‌کند تا نقشی را که در دستیابی به اهداف شرکت ایفا می‌کنند، درک کنند.

12. من به عنوان مدیر شما، کم و بیش چه کارهایی را می‌توانم انجام دهم؟

مدیران تاثیر قابل توجهی بر تجربه کار کارکنان دارند. بنابراین، اطلاعات حاصل از این سوال می‌تواند در بهینه سازی تجربه کارمند بسیار ارزشمند باشد.

با این حال، برای پاسخ صادقانه، کارمندان باید واقعاً به مدیر خود اعتماد کنند و مدیران باید به اندازه کافی متواضع باشند تا هر بازخوردی که ممکن است دریافت کنند را بشنوند.

13. در مورد فرصت‌های آموزش و یادگیری که در دسترس شماست چه فکر می‌کنید؟

اگر می‌خواهید کارکنان طولانی مدت با شما بمانند، ضروری است که به آنها فرصت‌هایی برای رشد حرفه‌ای و شغلی بدهید. برای اطمینان از شناسایی نیازهایشان، مهم است که این سؤال را بپرسید.

سوالاتی در مورد فرهنگ شرکت

14. آیا در شرکت احساس ارزشمندی و تقدیر می‌کنید؟

اگر شرکت شما در ایجاد احساس ارزشمندی در افراد و به رسمیت شناختن شایستگی آن‌ها خوب باشد، این امر تأثیر مثبتی بر دلبستگی و بهره‌وری افراد خواهد داشت.

از سوی دیگر، فقدان قدردانی می‌تواند افراد را وادار کند که به جای دیگری نقل مکان کنند.

15. دوست دارید چگونه برای کاری که انجام می‌دهید تقدیر شوید؟

حتی اگر برنامه‌ای عالی برای قدردانی از کارمندان دارید، ممکن است راه‌هایی وجود داشته باشد که آن را بهتر یا شخصی‌تر کنید.

16. ما در حال حاضر به عنوان یک شرکت چه کارهایی را انجام نمی‌دهیم که به نظر شما باید انجام دهیم؟

پاسخ‌های مکرر به این سوال در تبدیل شرکت شما به مکان بهتری برای کار کردن بسیار مفید خواهد بود (هم برای کارمندان فعلی و هم برای کارمندان آینده).

سوالاتی در مورد محیط کار

17. به نظر شما چه چیزی را باید حتماً در دفاتر خود تغییر دهیم یا به آن اضافه کنیم؟

همانطور که به آرامی از بیماری کرونا خارج می‌شویم، باورهای سنتی در مورد نقش دفتر در محیط کار هم، به طور چشمگیری در حال تغییر است.

از کارمند خود بپرسید که در این مورد چه احساسی دارد.

18. آیا از سیاست فعلی کار از راه دور ما راضی هستید؟ اگر نه، به نظر شما چه چیزی را باید تغییر دهیم؟

در همین راستا، از کارکنان بپرسید که در مورد سیاست کار از راه دور شما در دنیای پس از همه گیری چه فکر می‌کنند؟

سوالاتی در مورد فن آوری

19. آیا ابزار و منابع کافی برای انجام درست کار خود دارید؟ اگر نه، چه چیزی کم است؟

این که افراد احساس کنند که برای انجام کارشان کاملاً مجهز هستند یا نه، مستقیماً بر تجربه و عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد.

بنابراین، پاسخ‌هایی که می‌گیرید، در بهینه‌سازی فناوری مورد استفاده کارکنانتان سازنده است.

20. از ابزارهایی که برای برقراری ارتباط با همکاران خود هنگام کار از راه دور استفاده می‌کنید، چقدر رضایت دارید؟ (تماس‌های تصویری، سیستم‌های چت، اسناد مشترک و غیره)

به خصوص از آنجایی که کار از راه دور بخشی از «عادی‌های جدید» است، ابزارهایی که کارمندان شما برای حفظ ارتباط با یکدیگر (و با مشتریانتان) در اختیار دارند، باید به درستی کار کنند.

21. استفاده از چه نرم افزار/ابزاری را فوراً متوقف کنیم؟

همه ما سیستم یا ابزاری را داریم که ترجیح می‌دهیم اصلاً از آن استفاده نکنیم  اگر این ابزاری است که کارمندان فقط یک یا دو بار در سال از آن استفاده می‌کنند، می‌توانید آن را نادیده بگیرید.

با این حال، اگر سیستمی است که افراد شما باید به صورت روزانه از آن استفاده کنند، مطمئناً تأثیر منفی بر تجربه کاری آنها خواهد داشت و شما باید به طور جدی گزینه‌های دیگر را در نظر بگیرید.

کلام پایانی

در زمانی که بخش قابل توجهی از نیروی کار جهانی به ترک شرکت خود فکر می‌کنند، نگاهی دقیق به دلبستگی و رضایت کارکنان باید در اولویت باشد.
مصاحبه نگهداشت می‌تواند ابزار بسیار مفیدی برای ارزیابی دلایل ماندن کارکنان شما و شناسایی نقاط قابل بهبود باشد.

پس پیشنهاد می‌کنیم در اسرع وقت با یک طراحی درست، شروع به استفاده از آن کنید.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/stay-interview-questions/

https://www.shrm.org/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

نرخ خروج کارکنان (Employee Turnover Rate) نسبت تعداد کارکنانی که در یک دوره زمانی خاص از سازمان خارج شده‌اند به کل تعداد کارکنان در آن دوره را نشان می‌دهد. این نرخ به صورت درصدی بیان می‌شود و نمایانگر ماندگاری کارکنان در سازمان است.

نرخ خروج کارکنان می‌تواند نشان‌دهنده میزان رضایت و تعلق کارکنان باشد. اگر نرخ خروج بالا باشد، ممکن است مشکلاتی مانند عدم رضایت، کاهش عملکرد یا مشکلات مدیریتی وجود داشته باشد. بنابراین می‌بایست به عنوان یک شاخص کلیدی مهم مدیریت منابع انسانی سنجیده شود.

در این مقاله مراحل و فرمول محاسبه نرخ خروج کارکنان به صورت گام به گام و عملیاتی توضیح داده شده است و یک نمونه مطالعه موردی در خصوص افزایش نرخ خروج کارکنان در سازمان نیز با شما به اشتراک گذاشته شده است.

منظور از نرخ خروج کارکنان چیست؟

نرخ خروج کارکنان(Employee Turnover Rate) به درصدی از کارکنان یک سازمان اشاره دارد که در یک دوره زمانی مشخص (معمولاً یک سال) از سازمان خارج شده‌اند.

فرمول نرخ خروج کارکنان

فرمول محاسبه نرخ خروج کارکنان به صورت زیر است:

مراحل محاسبه نرخ خروج

برای محاسبه نرخ خروج کارکنان مراحل زیر را طی کنید:

مثال از نحوه محاسبه نرخ خروج

فرض کنید در ابتدای دوره 200 نفر و در انتهای دوره 220 نفر در یک سازمان کار می‌کردند و 15 نفر کار خود را ترک کردند. نرخ خروج به صورت زیر محاسبه می‌شود.

210=2/(200+220)=میانگین تعداد کارکنان

%7.14=100*(15/210)= نرخ خروج

بنابراین، نرخ خروج کارکنان در این مثال حدوداً 7.14 درصد است.

نرخ خروج استاندارد

آمار دقیقی از نرخ طبیعی ترک خدمت در ایران در دسترس نیست ولی این نرخ در حدود 15 درصد(10 تا 20) برآورد می‌شود.

صنایع و کشورهای مختلف نرخ ترک کار مورد انتظار متفاوتی دارند. به عنوان مثال، در بریتانیا، گروه شغلی با بالاترین نرخ ترک کار امروزه بخش فروش و بازاریابی با ۳۱ درصد است. میران ترک خدمت در بریتانیا را به تفکیک بخش‌های مختلف در جدول زیر مشاهده می‌کنید.

یک راه بسیار آسان برای فهمیدن عملکرد سازمان شما، صرفاً بررسی آمار است؛ اگر عدد شما (به طور قابل توجهی) بالاتر از حد متوسط باشد، به احتمال زیاد با نرخ بالای ترک کار روبرو هستید.

دلایل افزایش نرخ خروج کارکنان

افزایش نرخ خروج کارکنان ممکن است به علت چندین عامل باشد. در زیر تعدادی از دلایل رایج برای افزایش نرخ خروج کارکنان آورده شده است:

عدم رضایت از محیط کار

اگر کارکنان احساس کنند که محیط کار نامناسب یا استرس‌زاست، احتمال ترک کار آن‌ها افزایش می‌یابد.

کمبود فرصت‌های حرفه‌ای

افراد ممکن است به دنبال فرصت‌های حرفه‌ای بیشتر یا رشد شغلی باشند. اگر یک سازمان نتواند این فرصت‌ها را فراهم کند، کارکنان ممکن است تصمیم به ترک شغل بگیرند.

حقوق و مزایا

حقوق و مزایای کمتر نسبت به بازار کار ممکن است باعث افزایش نرخ خروج شود. کارکنان به دنبال حقوق و شرایط اجتماعی مناسب هستند.

مسائل مدیریتی

مدیریت ناسازگار یا مشکلات در ارتباط با مدیران می‌تواند به عدم رضایت و افزایش نرخ خروج کارکنان منجر شود.

نامناسب بودن فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی ناسازگار با ارزش‌ها و اهداف کارکنان می‌تواند باعث ترک شغل شود. اگر کارکنان احساس کنند که فرهنگ سازمانی با انتظارات و ارزش‌های شخصی‌شان هماهنگ نیست، احتمال ترک شغل افزایش می‌یابد.

عدم توازن کار-زندگی

افراد ممکن است به دنبال توازن مناسب بین کار و زندگی شخصی خود باشند. اگر سازمان نتواند این توازن را فراهم کند، کارکنان ممکن است به دنبال شرایط بهتری باشند.

انجام مصاحبه خروج می‌تواند به شناسایی دلایل خروج کارکنان از سازمان شما کمک کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

مطالعه موردی افزایش نرخ خروج کارکنان

در ادامه این مطلب یک معضل شبیه سازی شده از یکی از سازمان‌های ایرانی در قالب یک مطالعه موردی با شما به اشتراک گذاشته شده است.

مطلب را مطالعه کنید و سعی کنید آن را از نگاه یک کارشناس منابع انسانی تحلیل کرده و به سوالات پایانی پاسخ دهید.

بهره‌گیری از مطالعات موردی به عنوان یک شیوه آموزش، به شما کمک می‌کند مهارت‌های تحلیلی و قدرت حل مساله خود را به عنوان یک متولی منابع انسانی افزایش دهید.

سناریو مطالعه موردی

من مهندس محبی هستم. مدیر عامل یک شرکت فعال در زمینه ارتباطات و شبکه‌های مخابراتی که در حدود پنج سال در کشور مشغول به فعالیت است.

شرکت ما پس از فعالیت اپراتورهای متعدد تلفن همراه در کشور، به دلیل داشتن نیروی انسانی خبره، انجام کار با کیفیت و ارائه خدمات با هزینه‌ای مناسب، به سرعت در میان رقبا از جایگاه مناسبی برخوردار شد.

شما بهتر از من می‌دانید که معروف شدن علاوه بر مزایا، معایبی نیز دارد. به عنوان مثال درست است که در بین اپراتورهای تلفن همراه، از شرکت ما به نیکی یاد می‌شود و حجم زیادی از درخواست‌هایشان را به سمت سازمان ما روانه می‌کنند و به لطف خدا بر اساس پیش بینی‌های به عمل آمده از بابت جذب مشتری حتی تا چند سال آینده مشکلی نداریم.

ولی از سوی دیگر همین محبوبیت سبب شده تا نیروی انسانی توانمند ما انتظارات متفاوتی در مقایسه با کارمندان شرکت‌های رقیب، از سازمان داشته باشند و چون اعضای هیئت مدیره و گروه مدیران ارشد شرکت، اغلب در پی تعالی بخشی هر چه بیشتر شرکت هستند و به افق‌های دوردست چشم دارند، به وضعیت فعلی کمتر توجه می‌کنند و حفظ و نگهداری پرسنل از اولویت‌های اصلی شرکت به حساب نمی‌آید.

بر همین اساس نرخ ترک خدمت کارکنان در شرکت حدود 43.5 درصد است که با بررسی که در میان سایر سازمان‌ها انجام دادم این نرخ ترک خدمت عدد بزرگی‌ست و من را به عنوان مسئول شرکت دچار نگرانی کرده است.

از یک طرف باید به هیئت مدیره در جهت تحقق اهداف عالی ترسیم شده پاسخگو باشم و از سوی دیگر وضع فعلی را به نحوه مطلوبی مدیریت کنم تا در خصوص نیروی انسانی که یکی از مزیت‌های رقابتی ما در مقایسه با رقباست دچار مشکل نشویم.

البته این را هم اشاره کنم که ما در جذب نیروی انسانی هیچ مشکلی نداریم. برند شرکت، سابقه شرکت، موفقیت‌های چند سال اخیر و… همگی سبب شده است که سیل نیروی انسانی جویای کار با یک اشاره کوچک و کم هزینه مثل سایت‌های کاریابی، روانه سازمان شوند.

همیشه هم در این چند سال گذشته و به ویژه سالیان اخیر انتخاب‌های هوشمندانه‌ای از بین افراد متقاضی داشتیم، ولی نمی‌دانم چرا این افراد بعد از مدتی کوتاه در حدود کمتر از یکسال که با ویژگی‌های سازمان ما آشنا شده و در این سازمان کسب تجربه می‌کنند، قرارداد خود را برای سال بعد تمدید نمی‌کنند و در شرکت‌های رقیب مشغول به کار می‌‌شوند.

با خودم فکر می‌کردم ما که سردمدار این عرصه‌ایم؛ پس چرا حاضرند با شرکت‌های دیگر همکاری داشته باشند و پس از یک سال سازمان ما را ترک کنند؟

از یکی از ایشان موقع خداحافظی سوال کردم که آقای مهندس شما که از اینجا دارید تشریف می‌برید و دیگر هیچ سلسله مراتبی بین من و شما نیست، لطفا صادقانه بفرمایید که چرا این سازمان را ترک می‌کنید و حاضرید در شرکتی پایین‌تر از شرکت ما مشغول به فعالیت شوید؟ در پاسخ مطلب جالبی را مطرح کرد که چند روزیست فکرم را مشغول کرده است و آن این که:

“آقای مهندس محبی شرکت شما دانشگاه خوبی برای من بود. ولی سازمان خوبی برای فعالیت مستمر من نیست. از بابت تمام آموزش‌هایی که به من دادید متشکرم، ولی قصد دارم به سازمان دیگری بروم که قدرم را بهتر بدانند، از توانمندی‌های من بیشتر استفاده کنند و به من به عنوان یک انسان نگاه کنند و نه ماشین.”

آیا واقعا شرکت من به یک دانشگاه تبدیل شده است. این قدر هزینه استخدام، آموزش و … برای کارکنان انجام می‌دهم که در نهایت در حدود 50 درصد آن‌ها در ظرف کمتر از یکسال به سازمان رقیب بروند!

چه باید بکنم؟ از کجا باید شروع کنم؟ چطور باید نظر کارکنان را در خصوص شرایط کار جویا شوم؟ چطور باید علت ترک خدمت ایشان را بررسی کنم؟

یک راه ساده به ذهنم رسید که با تک تک کارکنان مصاحبه فردی انجام دهم تا جویای شرایط کاری و موارد اشاره شده شوم. با چند نفر اول که مصاحبه کردم هر کدام از مصاحبه‌ها حدود یک ساعت و نیم طول کشید و کلی از زمان جلسه هم به تعارف و تملق سپری شد. در نهایت بعد از مصاحبه با شش نفر به این نتیجه رسیدم که آنقدر مطالبات آن‌ها با یکدیگر متفاوت است که نمی‌شود در نهایت یک راهکار برای معضل ترک خدمت کارکنان تهیه کرد.

در ضمن شرکت حدود 226 نفر کارمند دارد که اگر برای هر یک از آن‌ها به طور میانگین حدود نیم ساعت وقت مصاحبه در نظر بگیرم باید در حدود 113 ساعت از وقت ارزشمندم را که می‌توانستم طی آن، کارهای مهم‌تری انجام دهم، برای شنیدن حرف‌های ایشان که بخش عمده‌ای از آن به تعارفات و تملق اختصاص می‌یابد، صرف کنم.

به همین دلایل از این تصمیم منصرف شدم و در پی راه حلی مناسب‌تر گشتم.

یکی از دوستانم که مدیر شرکتی موفق در کشور است توصیه کرد رویکرد آن‌ها را اجرا کنم، یعنی استخدام یک مشاور منابع انسانی، تا با کمک او بر معضلات سازمانی چیره شوم. در حال حاضر به دنبال فرد توانمندی هستم تا از تجربیاتش برای رفع این معضلات بهره‌مند شوم و این در حالی‌ست که احساس می‌کنم تا پیدا کردن مشاوری امین، در حال از دست دادن زمان ارزشمندی هستم که ممکن است اتفاقاتی ناگوار در شرکت رخ دهد که دیگر امکان درمان آن برایم فراهم نباشد.

چرا نرخ خروج کارکنان بالا می‌رود؟

1- به آقای محبی توصیه می‌کنید چه اقداماتی را برای شناسایی معضلات سازمانی انجام دهد؟ آیا با رویکرد مصاحبه تک به تک با تمامی پرسنل موافقید؟ دلایل موافقت و یا مخالفت خود را توضیح دهید.

2- به عنوان یک مشاور منابع انسانی برای کمک به آقای محبی چه اقداماتی انجام می‌دادید؟

3- به نظر شما آقای محبی چه اقدامات پیشگیرانه‌ای برای عدم بروز این مشکل می‌توانست انجام دهد؟

تحلیل‌های خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک گذارید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/how-to-calculate-employee-turnover-rate/

https://www.aihr.com/blog/high-turnover-meaning-rates/

کتاب مورد کاوی‌های مدیریت رفتار سازمانی، تالیف دکتر علی پیران نژاد

تهیه کننده: سونیا جلالی

رضایت شغلی یکی از اصلی‌ترین نگرش‌های کارکنان در سازمان است. رضایت شغلی عبارتست از ارزیابی شخص در مورد شغل خودش و این که در یک ارزیابی کلی آیا فرد احساس مثبتی به عوامل شغلی خود دارد یا نه؟ به عبارت دیگر رضایت شغلی مجموعه‌ای از احساسات و باورهاست که افراد در مورد شغل کنونی خود دارند و بیانگر این است که فرد تا چه اندازه کار خود را دوست دارد.

«رضایت شغلی، احساس مثبتی است که پس از ارزیابی ویژگی‌های مختلف شغل خود، تجربه می‌کنیم.»(رابینز)

به ‌منظور پی بردن به میزان رضایت کارکنان؛ سازمان‌ها نیاز به تحقیقی دارند که تحلیل جامعی از وضعیت موجود کارکنان را ارائه نماید، تا بتوانند با انجام اقدامات موثر و تعریف برنامه‌های بهبود، رضایت کارکنان و در نتیجه آن عملکرد سازمان را بهبود بخشند.

به منظور انجام این تحقیقات طی دهه‌های اخیر پرسشنامه‌های متعددی در زمینه سنجش رضایت شغلی کارکنان طراحی شده است. بعضی از معروف‌ترین آن‌ها عبارتند از پرسشنامه رضایت شغلی اسپکتور، پرسشنامه رضایت شغلی بری فیلد و روث، پرسشنامه رضایت شغلی مینه سوتا، پرسشنامه رضایت شغلی اسمیت، کِندال و هالین(شاخص توصیفی شغل JDI)

در این مقاله قصد دارم پرسشنامه JDI را به شما معرفی کنم.

معرفی پرسشنامه شاخص توصیفی شغل(JDI)

شاخص توصیف شغل نخستین بار توسط کندال و هیولین در سال 1969 در دانشگاه کرنل آمریکا تدوین شده است و از آن پس در کشورهای مختلف مورد استفاده قرار گرفته است.

این پرسشنامه یکی از رایج‌ترین و دقیق‌ترین ابزارهای سنجش رضایت شغلی‌ست. و از سال 1969 تا کنون به فرم‌های مختلف باز طراحی شده است.

شاخص توصیفی شغل رضایت شغلی را در شش حوزه و یا مقیاس ماهیت کار، سرپرستی، همکاران، ارتقا، حقوق و مزایا و شرایط محیط کار مورد ارزیابی و سنجش قرار می‌دهد.

نحوه نمره گذاری به این شکل است به هر عبارت در قالب طیف لیکرت 5 تایی نمره‌ای بین 1 تا 5 داده می‌شود.

پس از آن مجموع نمرات عبارات هر مقیاس با یکدیگر جمع می‌شود و نمره فرد در مقیاس بدست می‌آید که می‌توان آن را بر تعداد عبارات مقیاس تقسیم کرده و برای هر مقیاس نمره‌ای بین 1 تا 5 بدست آورد و سپس درصد آن را نیز محاسبه کرد.

پرسشنامه شاخص توصیفی شغل(JDI)

خواهشمند است میزان رضایت یا نارضایتی خود، در حیطه‌های مختلف مرتبط با شغل را در جدول زیر با علامت ضربدر مشخص کنید.

الف) شغل شما

ب) مسئول مستقیم یا سرپرست

ج) همکاران

د) ارتقا

ه) حقوق و مزایا

و) شرایط کار در محیط فعلی

این مقاله را هم مطالعه کنید: ده روش برای افزایش انگیزه در کارکنان

دانلود پرسشنامه رضایت شغلی JDI

در این مقاله پرسشنامه رضایت شغلی JDI را به شما معرفی کردم و شما می‌توانید فایل پی دی اف این پرسشنامه را از طریق لینک زیر دانلود نمایید.

JDI Questionare

فراموش نکنیم که JDI تنها پرسشنامه یا بهترین پرسشنامه در اندازه گیری رضایت شغلی در سازمان نیست.

ما به عنوان متخصصان منابع انسانی می‌بایست با شناخت پرسشنامه‌های مختلف، کارآمدترین آن‌ها را بر اساس شرایط، اقتضائات و اهداف سازمان انتخاب نماییم.