راهنمای کامل تفویض اختیار + فیلم+ دانلود چک لیست (PDF)

من را در جریان همه جزئیات بذار!

عبارت بالا را زیاد از زبان مدیران می‌شنویم مدیرانی که در تک تک جزئیات سرک می‌کشند، نتایج افراد و تیم‌ها آن‌ها را راضی نمی‌کند، از تفویض اختیار و واگذاری کارها به بهانه‌های مختلف طفره می‌روند و در یک عبارت سبک مدیریت ذره بینی را در پیش گرفته‌اند.
تفویض اختیار یک ابزار ضروری در جعبه ابزار مدیران است که اگر درست انجام شود یکی از بهترین ابزارها خواهد بود.
در این مقاله یک راهنمای کامل برای تفویض اختیار را در اختیار شما قرار داده‌ایم. در مورد مفهوم تفویض اختیار و مراحل عملی آن صحبت می‌کنیم. یک ویدئو با موضوع تفویض اختیار اثربخش و غیراثربخش را ملاحظه می‌کنید و یک نمونه چک لیست تفویض اختیار اثربخش را نیز مرور خواهیم کرد.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار، واگذاری وظایف، اختیارات و مسئولیت‌ها به دیگران است. یعنی به فرد دیگری برای انجام یک کار و یا گرفتن یک تصمیم خاص اعتماد کنیم.
تفویض اختیار یکی از سخت‌ترین و در عین حال کارآمدترین وظایف مدیریتی‌ست. هنگامی که تفویض اختیار به روش صحیح انجام شود، کارمندان در نقش‌های خود توانمندتر شده و به پیشرفت حرفه‌ای آن‌ها کمک می‌کنیم، همچنین زمان ما به عنوان مدیر برای تمرکز بر اولویت‌های مهم‌تر آزاد می‌شود.

تفویض اختیار کارآمد، با درگیر کردن کامل کارکنان در وظایف و نقش‌های جدیدشان، کارکنان را به شرکای مسئولیت‌پذیر و مشتاق تبدیل می‌کند.

تفویض اختیار به شما کمک می‌کند روی اولویت‌ها متمرکز شوید و در عین حال، به اعضای تیم فرصت می‌دهد تا در وظایف جدید و جالب مشارکت کنند، نقاط قوت جدیدی را توسعه دهند و توانمندتر شوند.

توانایی تفویض اختیار مسلماً یکی از تفاوت‌های مدیران خوب و ناکارآمد است و یادگیری نحوه تفویض اختیار یک مهارت مدیریتی و رهبری بسیار مهم به شمار می‌آید.

اهمیت (مزایای تفویض اختیار)

تفویض اختیار به دو دلیل مهم است.

اول به حداکثر رساندن بهره وری شخصی خودتان به عنوان مدیر و دوم نشان دادن این‌که به تیم خود، در انجام کارهای مهم اعتماد دارید و برای رشد آن‌ها ارزش قائل هستید.

تفویض اختیار موفق همچنین به جلوگیری از فرسودگی شغلی کمک می‌کند. واگذاری موثر، بار روی شانه‌های شما را سبک می‌کند. قرار نیست که همه کارها را شما انجام دهید. در عوض، به عنوان یک مدیر، شما مسئول ساختن تصویر بزرگ هستید تا وظایف مناسب را به افراد مناسب محول کنید.

دانستن اینکه چه زمانی باید مسئولیت را به سایر اعضای تیم واگذار کنید، راهی عالی برای تبدیل شدن به یک رهبر موثرتر است.

چه عواملی مدیران را از تفویض اختیار باز می‌دارد؟

• نگران باشید که توضیح دادن نحوه انجام کار به زمان بیشتری نیاز دارد تا اینکه خودتان آن را انجام دهید.
• اولویت کار را درک نکنید.
• می‌خواهید خودتان روی پروژه‌های جالب کار کنید.
• در خصوص واگذاری کار بیشتر به افراد، احساس گناه می‌کنید.
• مطمئن نیستید چه کسی می‌تواند این کار را به خوبی انجام دهد.
• می‌خواهید در تیم خود احساس مهم بودن داشته باشید.

چه زمانی تفویض اختیار کنیم؟

تنها یک سناریوی ساده برای اینکه چه زمانی باید کار را محول کنید وجود ندارد. اما به طور کلی، با پرسیدن چند سوال از خود، می‌توانید تا حدی مشخص کنید که آیا این کار برای تفویض اختیار مناسب است یا خیر.

سوالاتی نظیر

• آیا این کار با اولویت‌های یکی دیگر از اعضای تیم هماهنگ است؟
• آیا شخص دیگری وجود دارد که اطلاعات و مهارت لازم برای انجام این کار را داشته باشد؟
• آیا این کار فرصتی برای برای رشد و توسعه مهارت‌های اعضای تیم را فراهم می‌سازد؟
• آیا وقت دارم که این کار را به طور مؤثر واگذار کنم؟ (آموزش به طرف مقابل، پاسخ دادن به سؤالات او و بررسی کارش؟)
• آیا این موضوعی‌ست است که من شخصاً باید روی آن کار کنم؟
• آیا شکست در انجام این کار، بر موفقیت نهایی پروژه تأثیر می‌گذارد؟
• آیا زمانی برای انجام مجدد کار در صورت لزوم داریم؟

برای واگذاری کار، نیازی به پاسخ «بله» به همه سؤالات فوق را ندارید. اما پرسیدن این سوالات قبل از واگذاری کار به شما کمک می‌کند تا بهترین کار را برای تفویض اختیار شناسایی کنید.

مشاهده ویدئو نحوه تفویض اختیار اثربخش و غیراثربخش

در ویدئو زیر، سناریو اول واگذاری کار به شیوه‌ای غیراثربخش و سناریو دوم واگذاری همان کار را به شیوه موثرتری نمایش می‌دهد.

10 نکته برای تفویض اختیار اثربخش

برای شروع فرآیند تفویض اختیار اثربخش، این 10 نکته را امتحان کنید.

1. شناسایی کار مناسب برای تفویض اختیار

همه چیز قابل تفویض نیست. برخی از کارها استراتژیک یا بسیار مهم هستند و نیاز به تمرکز شخصی شما دارند. قبل از شروع واگذاری کار، اهمیت و پیامدهای واگذاری آن را ارزیابی کنید.

البته این بدان معنا نیست که شما نمی‌توانید وظایف مهم را محول کنید. اگر در تیمتان تجربه یا مهارت، برای انجام مؤثر این کار وجود دارد، واگذاری آن می‌تواند گزینه خوبی باشد. اما به خاطر داشته باشید که دستیابی به یک نتیجه نهایی خوب همچنان مسئولیت شماست.

کار خوب برای تفویض اختیار ویژگی‌های زیر را داراست.

• کارهایی که در آینده تکرار خواهند شد: اگر یک کار تکراری دارید، اغلب می‌توانید که آن را به فرد دیگری که زمان و انرژی لازم برای انجام کار را دارد، بسپارید.
• کاری که با علایق اعضای تیم همسو باشد: اگر یکی از اعضای تیم علاقه خود را به توسعه یک مهارت جدید یا تقویت مهارت‌های موجود نشان داده است، بررسی کنید آیا کاری وجود دارد که بتوانید به وی واگذار کنید؟
• کاری که به اهداف اعضای تیم مرتبط می‌شود: یکی از بهترین راه‌ها برای تفویض اختیار، واگذاری کاری است که به اهداف حرفه‌ای یک عضو تیم مرتبط است.

2. اولویت‌ها را روشن کنید.

درک اولویت و دشواری و پیچیدگی کارها، تفویض اختیار را برای شما آسان‌تر می‌کند. اگر کاری اولویت بالایی دارد یا باید به فوریت انجام شود، می‌توانید تصمیم بگیرید که آن را خودتان انجام دهید یا آن را واگذار کنید. تصمیم گیری در مورد این موضوع تا حد زیادی به نوع و ماهیت کار وابسته است.

بهترین راه برای شفاف‌سازی اولویت‌ها، مشخص کردن ارتباط کار با اهداف تیم و شرکت است. وقتی شما و تیمتان در مورد چرایی اهمیت کارتان شفافیت داشته باشید، اولویت بندی موثر، آسان‌تر خواهد بود.

3. نقاط قوت هر یک از اعضای تیم را شناسایی کنید.

بخشی از تفویض اختیار موثر این است که مطمئن شوید فردی که کار را به او واگذار می‌کنید برای موفقیت آماده شده است.

برای انجام این کار، مطمئن شوید که به وضوح نقاط قوت هر یک از اعضای تیم و همچنین علایق آنها را درک کرده‌اید. در جلسات 1:1(یک به یک) خود کمی وقت بگذارید و از آنها بپرسید که در حال حاضر چه مهارت‌هایی دارند که می‌خواهند بیشتر توسعه دهند و یا چه مهارت‌هایی را می‌خواهند توسعه دهند که در حال حاضر ندارند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

4. مسیر را مشخص کنید و راهنمایی‌های لازم را ارائه دهید.

وقتی کاری را واگذار می‌کنید، مطمئن شوید فردی که این وظیفه را بر عهده می‌گیرد برای موفقیت آماده شده است. برای انجام این کار توجه به موارد زیر در حین واگذاری ضروری‌ست.

• مشخص کردن اهداف، انتظارات، خروجی‌های کار و نتیجه مطلوب
• راهنمایی در مورد نحوه انجام کار
• تعیین موعد مقرر برای انجام وظیفه واگذار شده
• در اختیار گذاشتن اسناد و جزئیات مربوط به کار
• در اختیار گذاشتن ابزار مورد نیاز برای انجام کار

به خاطر داشته باشید که انجام این کار ممکن است برای شما آسان باشد، اما برای شخصی که وظیفه‌ای را به او محول می‌کنید کاملاً جدید است. کمی وقت بگذارید و کارکنان را در انجام وظایف جدیدشان راهنمایی کنید و به سوالاتشان پاسخ دهید.

به عنوان مثال، تصور کنید یک مدیر بازاریابی هستید که بر ارسال یک کمپین ایمیلی برای گروهی از مشتریان نظارت می‌کنید. قبل از شروع کمپین، محتوای آن باید نوشته شود، گرافیک طراحی شود، و یک لیست ایمیل جمع‌آوری شود. سپس کمپین باید به نرم افزارهای بازاریابی ایمیلی مانند iContact یا Mailchimp اضافه شود.

هنگام واگذاری وظایف برای این کمپین، یک مدیر خوب باید خروجی نهایی کار را شفاف کند، دستورالعمل‌های دقیق را برای تک تک اعضای تیم ارسال کند، نقش هر کدام از افراد در پروژه را تعریف کند، راهنمایی‌های لازم را ارائه دهد و شیوه‌ای را برای نظارت و پاسخگویی طراحی نماید.

5. در آموزش سرمایه گذاری کنید.

ممکن است کاری باشد که هیچ کس در تیم، به جز شما نتواند آن را انجام دهد. برخی از مدیران فکر می‌کنند این بدان معناست که نمی‌توانند آن کار را واگذار کنند. بسته به اولویت‌هایتان، می‌توانید با آموزش به اعضای تیم کمک کنید تا بتوانند آن وظیفه را انجام دهند.

فراموش نکنید که آموزش زمان می‌برد. بنابراین بسیار وسوسه انگیز است که بجای آموزش دادن، خودتان آن را انجام دهید. به آموزش به عنوان سرمایه گذاری روی اعضای تیم و کم کردن حجم کاری خود در آینده فکر کنید.

به مرور، زمانی را که صرف آموزش کرده‌اید، جبران خواهید شد. واگذاری وظایف وقت گیر راهی عالی برای ایجاد مهارت مدیریت زمان است و در عین حال به اعضای تیم فرصت‌های جدیدی را می‌دهد. زمان صرفه جویی شده از طریق تفویض اختیار را در بلندمدت، اندازه گیری کنید.

بخشی از آموزش دیگران این است که به جای ارائه فوری راه حل، به آن‌ها فضایی برای حل مشکلات بدهید. اگر فردی که کار به او واگذار شده، به مانعی برخورد کرد، به جای ارائه راه حل، سعی کنید از خودش پیشنهاداتی بخواهید تا به او کمک کنید، مهارت‌های خود را توسعه دهد.

6. بازخورد را در اولویت قرار دهید.

واگذاری کار فرصت بسیار خوبی برای بازخورد و ارتباط دو طرفه است. اطمینان حاصل کنید شخصی که کار را به او واگذار کرده‌اید راهی برای ارتباط با شما دارد. وجود یک سری جلسات منظم مانند جلسات 1:1 کمک می‌کند، تا موارد را با جزئیات بیشتری مرور کنید.

برای هر کاری که واگذار می‌کنید، بازخورد ارائه دهید. همچنین، از افراد تیمتان بازخورد بخواهید که آیا اطلاعات کافی برای موفقیت در مسیر واگذاری را به آنها داده‌اید؟

به خاطر داشته باشید که تفویض اختیار یک مهارت طولانی مدت است. بنابراین درخواست بازخورد به شما کمک می‌کند تا برای موفقیت بلندمدت آماده شوید.

در صورتی که به توسعه مهارت بازخورد علاقمند هستید طی کردن دوره آموزشی مهارت بازخورد برای شما مفید خواهد بود.

7. روی نتایج تمرکز کنید.

وقتی کار را محول می‌کنید، هدف این نیست که اعضای تیم، کار را دقیقاً مشابه شما انجام دهند. اگر فردی به نتایج دلخواه برسد، اشکالی ندارد که با مسیری متفاوت از شما این اتفاق بیفتد.

بنابراین روی هدف نهایی و خروجی‌ها تمرکز کنید و به اعضای تیم فضایی بدهید تا فرآیند خود برای انجام کار را ارائه دهند.

8. اعتماد و حمایت کنید.

پس از واگذاری کار، سعی کنید یک قدم به عقب بردارید و به اعضای تیم فضای لازم برای انجام کار را بدهید. به طور دوره‌ای با آن‌ها تماس بگیرید تا مطمئن شوید که نیاز به حمایت بیشتری ندارند.

فراموش نکنید در نهایت، شما مسئول موفقیت کار واگذار شده هستید. اگر اولین بار است که کاری را واگذار می‌کنید، یک چرخه بازبینی یا پیگیری برای بررسی کار تفویض شده، اجرا کنید.

9. قدردانی کنید.

واگذاری مؤثر کار به اعضای تیم فرصت می‌دهد تا مهارت‌های جدید را توسعه دهند و در پروژه‌های مهم شرکت کنند. پس از اتمام کار، زمانی را برای قدردانی از اعضای تیم خود اختصاص دهید.

10. رها کردن را تمرین کنید.

تفویض اختیار به خصوص در شروع، می‌تواند برای مدیران و رهبران دشوار باشد، زیرا کار مهمی را به دست شخص دیگری می‌سپارید.

یادگیری تفویض اختیار یک مهارت حیاتی و نیازمند زمان است، نباید هر بار که تفویض اختیار می‌کنید ناراحت باشید. قبل از واگذاری پروژه‌های بزرگ‌تر، کارهای کوچکتر را واگذار کنید و صبور باشید.

4 مهارت برای تفویض اختیار موثر

هنگام تمرین تفویض اختیار، تعدادی از نقاط قوت، شایستگی‌های و مهارت‌های خود را به کار خواهید گرفت، اصلی‌ترین مهارت‌هایی که در فرایند واگذاری توسعه خواهید داد عبارتند از:

توانمندسازی: هر بار که تفویض اختیار می‌کنید، فرصتی است برای بهبود مهارت خودتان در توانمندسازی دیگران.

مربیگری: شما می‌توانید مهارت‌های مربیگری و رهبری خود را از طریق تفویض اختیار توسعه دهید. از جلسات کوچینگ برای بهبود عملکرد تیم خود استفاده می‌کنید و باعث رشد شغلی آنها می‌شوید.

همسویی: با روشن کردن نقش‌ها و وظایف، به تیم خود کمک می‌کنید تا با اهداف سازمانی بزرگ‌تر هماهنگ شوند.

ارتباطات: تفویض اختیار ذاتاً شامل روابط با دیگران است. از طریق فرآیند تفویض اختیار، همکاری و گفتگو می‌کنید، بازخورد می‌دهید و می‌گیرید و روابط کاری خوبی را ایجاد می‌کنید.

موانع تفویض اختیار

با وجود آگاهی از مزایای تفویض اختیار بیشتر مدیران موانعی جدی برای واگذاری کار به دیگران دارند.
مثل این که:
کسی به خوبی خودم از عهده کار بر نمی‌آید.
ممکن است وجهه خود را از دست بدهم و جانشین من شود.
برای واگذاری زمان زیادی باید صرف کنم.
کارکنان من به اندازه کافی توانمند نیستند که بشود کار را به آن‌ها واگذار کرد.

نتیجه چنین دیدگاهی در مورد تفویض اختیار ساعات طولانی کار کردن مدیران و تمرکز روی اولویت‌هایی است که به سادگی از عهده کارکنان هم بر می‌آید و از سوی دیگر با واگذار نکردن، فرصت بهبود مهارت‌ها، استفاده از نقاط قوت افراد و افزایش رضایت شغلی را هم از آن‌ها دریغ می‌کنیم. اگر شما کاری را با اعتقاد کامل به فردی واگذار کنید توانمندی‌ها و اعتماد به نفس او را بالا می‌برید.

مراحل عملی تفویض اختیار

یک طرح تفویض اختیار موثر می‌تواند به شرکت کمک کند تا به طور مؤثر و کارآمد عمل کند. اما برای تحقق آن، می‌بایست به چهار مرحله اساسی تفویض اختیار که در زیر آمده متعهد باشیم.

1- تعیین دقیق کار یا پروژه‌ای که قرار است واگذار شود.

به وضوح وظایف و مسئولیت‌هایی که قرار است واگذار شود را تعریف کنید. کارمند باید وظایف تفویض شده را به طور دقیق، شفاف و بدون ابهام بداند. مثلا نوشتن گزارش ارزیابی رضایت مشتریان تا پایان تیرماه

2- تعریف دقیق خروجی‌ها و نتایج مورد انتظار

شفاف بودن اهداف و انتظارات کمک می‌کند دو طرف درک کاملی از خواسته‌ها داشته باشند. زمانی که تصمیم به تفویض اختیار می‌گیرید، در جلسه‌ای با کارکنان موارد زیر را شفاف کنید.
انتظار تحقق چه خروجی را داریم؟ به چه نتایجی امیدوار هستیم؟ موفقیت چگونه سنجیده خواهد شد؟
کارمند باید دقیقا نتایج مورد انتظار را درک کند و بتواند تفاوت بین موفقیت و شکست در پروژه را بیان کند.

همچنین اگر شخصی که کار را به او محول می‌کنید برای تکمیل پروژه محول شده به آموزش، منابع یا اختیارات خاصی نیاز دارد، وظیفه شما به عنوان مدیر است که هر سه مورد را ارائه دهید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

3- تعادل بین اختیار و مسئولیت

بعضی از مدیران فقط مسئولیت را واگذار می‌کنند و اختیار تصمیم گیری را به کارمند نمی‌دهند. اگر به کارمندان اختیارات جدیدی داده شود اما مسئولیت جدیدی نداشته باشند، احتمالاً در وظایف خود بی‌تأثیر خواهند بود. به همین ترتیب، اگر مسئولیت‌های جدیدی به آنها داده شود اما اختیارات جدیدی به آنها داده نشود، انجام وظایف برای آنها دشوار خواهد بود. اختیار و مسئولیت باید در تعادل باشد تا تفویض اختیار مؤثر باشد. مثلا انتظار داریم فرد در خصوص میزان رضایت مشتریان پاسخگو باشد اما تنها مسئولیت را واگذار کردیم و اختیارات لازم را به او نمی‌دهیم.

4- تعریف شیوه دقیق کنترل نتایج

بر پیشرفت کار نظارت داشته باشید و نتایج را کنترل کنید، جلسات منظم داشته باشید. به شکل مربی گری و آموزش به افراد کمک کنید که درک کنند در مسیر درست قدم بر می‌دارند و یا به بیراهه می‌روند. از کارکنان با بازخورد دادن و قدردانی کردن حمایت کنید.

چک لیست تفویض اختیار

در مسیر تفویض اختیار، چک لیست زیر به شما کمک می‌کند که موضوعات اصلی را قبل از واگذاری کار بررسی کنید.
با فکر کردن به واگذاری از طریق این مراحل می‌توانید مطمئن شوید در مسیر واگذاری چیزی را فراموش نکردید. می‌توانید از این چک لیست به عنوان راهنما استفاده کنید تا مطمئن شوید به صورت موثر تفویض می‌کنید.

هر عبارت را بخوانید و در صورت انجام مقابل آن یک علامت مثبت بگذارید.

1- هدف تفویض اختیار را مشخص کرده‌ام.
2- تعریف کرده‌ام که چه کارهایی باید تفویض شوند و چرا
3- تصمیم گرفتم که کار به چه کسی واگذار خواهد شد.
4- با توجه به توانایی و سطح مهارت فرد تفویض کرده‌ام.
5- دلایل تفویض اختیار را به کارمند توضیح داده‌ام.
6- کار یا پروژه را به وضوح تعریف کرده‌ام.
7- با کارمند گفتگو و اهداف پروژه و نتایج مورد انتظار را توضیح داده‌ام.
8- نحوه کنترل و پایش نتایج را مشخص کرده‌ام.
9- آموزش‌ها و منابع لازم را به کارمند داده‌ام.
10- پیشرفت کار را در فواصل زمانی توافق شده بررسی کرده‌ام.
11- به سوالات و درخواست‌های کارکنان گوش داده‌ام.
12- بازخوردهای پرتکرار و به موقع داده‌ام (هم مثبت و هم توسعه‌ای)

دانلود چک لیست تفویض اختیار

شما می‌توانید چک لیست تفویض اختیار را از لینک زیر دانلود کنید.

Delegation Checklist

نبایدهای تفویض اختیار

در مسیر تفویض اختیار بخصوص برای مدیران تازه کار اشتباهات زیر رخ می‌دهد.
1- عجله کردن و صبور نبودن در مسیر واگذاری
2- فشار زیاد آوردن به کارکنان
3- سرزنش دیگران وقتی خودتان کار را به درستی واگذار نکردید.
4- باور نداشتن به توانمندی کارکنان
5- تفویض اختیار بدون آموزش و تامین منابع

تمرین معجزه می‌کند.

تفویض اختیار کار ساده‌ای نیست نیاز به دانستن و آموختن و انجام دادن دارد تا بدرستی انجام شود. اما انجام دادن کار به تنهایی و واگذار نکردن آن خیلی بیشتر از آن که فکرش را بکنید انتخاب نامناسبی است. در دنیای پرهیاهوی امروزی، واگذاری یک انتخاب نیست بلکه یک نیاز است تا شما و کارکنانتان را به سوی نتایج بهتر سوق دهد. هر چقدر سطح اعتماد و روراستی بیشتری در کار باشد احتمال موفقیت هم افزایش خواهد یافت.

سخن آخر

تفویض اختیار به توسعه فرهنگ سازمانی مبتنی بر اعتماد و توانمندسازی کمک می‌کند. در سازمان‌های با اعتماد بالا، مدیران کارمندان خود را تشویق می‌کنند تا از نظر حرفه‌ای و شخصی رشد کنند.

تفویض اختیار بخشی از سفر رهبری شما به عنوان یک مدیر است. یک راه عالی برای ایجاد و یا توسعه مهارت‌های مدیریتی و همچنین حمایت از توسعه حرفه‌ای اعضای تیم شما است.

امیدواریم این مقاله به شما در شروع یادگیری این مهارت کلیدی کمک کند.

منابع:

https://hbr.org/2017/10/to-be-a-great-leader-you-have-to-learn-how-to-delegate-well

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی