چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

مصاحبه یک ارتباط انسانی و نوعی تماس چهره به چهره است که با هدف دریافت و درک صحیح اطلاعات انجام می‌شود. مصاحبه استخدامی یکی از اصلی‌ترین مهارت‌های مدیریتی ست. عجیب است که بسیاری از مدیران وقت کافی برای یادگیری یک مصاحبه اثربخش را ندارند اما به طور معجزه آسایی وقت و پول کافی برای تکرار مجدد اشتباهات استخدامی را دارند!

در این مقاله به دنبال پاسخ این سوال هستیم که چگونه مصاحبه کنیم به گونه‌ای که قادر باشیم ویژگی‌ها و تواناییهای مصاحبه شونده را از ابعاد مختلف مشاهده و بررسی کنیم. تا پایان مقاله همراه ما باشید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

چگونه مصاحبه را شروع کنیم؟

آغاز مصاحبه بسیار مهم است، چون بهترین روش برای پیدا کردن متقاضیان مناسب برای شغل مورد نظر این است که شرایطی را فراهم کنیم که همه متقاضیان احساس آرامش کنند و بتوانند بدون تنش و با راحتی کامل درباره تجربیات و رفتار گذشته خود صحبت کنند.

چگونگی ایجاد این محیط از طرف شما، به ترجیح شخصی‌تان بستگی دارد. در این مقاله اقداماتی که به صورت کلی به یک آغاز مناسب کمک می‌کند را با هم مرور می‌کنیم.

حتما در معرفی مصاحبه سه اقدام زیر را انجام دهید:

1. خودتان را معرفی کنید و مشخصات مصاحبه را اعلام نمایید(مانند طول مصاحبه، تعداد مصاحبه کنندگان)
2. روش انجام مصاحبه را بیان کنید(نظیر روش مصاحبه شایستگی محور)
3. پیش از انجام کار، مطمئن شوید که متقاضی به طور کامل متوجه گفته‌های شما شده باشد.

همیشه مصاحبه را دست‌کم با خوشامدگویی گرم به متقاضیان و معرفی خود شروع کنید. بعد از گفتن نامتان می‌توانید اطلاعات بیشتری راجع به خودتان و نقشتان در اختیار متقاضی قرار دهید در صورتی که قرار است مصاحبه‌کنندگان دیگری نیز در طول روز در مصاحبه حضور داشته باشند این موضوع را نیز هم اکنون اعلام کنید.
بالخره ادب و نزاکت ایجاب می‌کند که طول مدت مصاحبه را به متقاضی اعلام کرده و به او یادآور شوید که در صورتی که او هم از شما پرسش‌هایی داشته باشد وقت لازم را به او خواهید داد.

به مثال زیر توجه کنید.

“نام من سونیا جلالی است و مدیر منابع انسانی سازمان هستم، امروز شما قرار است دو ساعت از وقت خود را با ما بگذرانید که ساعت اول آن با من خواهد بود، شغل من به عنوان مدیر منابع انسانی ایجاب می‌کند تا پرسش‌های کلی‌تری را درباره مهارت‌های عمومی شما مطرح کنم بعد از این که کار من تمام شد همکار من آقای مرادی که مدیر توسعه کسب و کار شرکت است، اداره مصاحبه را بر عهده خواهد گرفت و تعدادی پرسش‌های مشخص و فنی‌تر از شما درباره این شغل خواهد کرد، اگر شما موفق به گرفتن این پست شوید مستقیم با ایشان کار می‌کنید، آقای مرادی در انتهای مصاحبه به شما وقت کافی می‌دهد که پرسش‌های شما را در مورد این موقعیت شغلی و سازمان ما پاسخ دهد.”

بعد از این معارفه روش انجام مصاحبه را بیان کنید.

“قرار است ما یک مصاحبه شایستگی محور داشته باشیم. آیا در گذشته مصاحبه شایستگی محور داشته‌اید؟ منظور از شایستگی‌ها، مهارت‌ها و رفتارهایی است که برای انجام این شغل لازم است. برای کشف مهارت‌های شما من علاقمندم تا نحوه برخورد شما را با بعضی از موقعیت‌های گذشته‌تان بررسی کنم. بنابراین خواهش می‌کنم از موقعیت‌های مشخصی صحبت کنید که شخصا با آن برخورد داشته و در آن‌ها شرکت کرده‌اید.
چنانچه بتوانید از چنین ‌موقعیت‌هایی در شش ماه گذشته صحبت کنید که چه بهتر. همه نمونه‌ها لازم نیست مربوط به محل کارتان باشد. برای مثال می‌توانید در مورد پروژه بزرگی صحبت کنید که در خارج از محیط کارتان اتفاق افتاده و شما هم در آن دخیل بودید.
ممکن است گاهی مجبور شوم صحبت شما را قطع و موضوع بحث را عوض کنم. لطفا از این کار من نارحت نشوید، قطع کردن صحبت شما فقط به معنای این است که در آن مورد خاص به اندازه کافی اطلاعات به دست آورده‌ام.”

بعد از معارفه مطمئن شوید که متقاضی صحبت‌های شما را کاملا درک کرده و راحت است، سپس وارد سوالات اصلی مصاحبه شوید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای آموزش مهارت‌های مصاحبه به مدیران غیر منابع انسانی

نکاتی که برای مصاحبه حرفه‌ای باید توجه داشته باشید

علاوه بر این معارفه، نکات کلیدی دیگری نیز وجود دارد که می‌بایست در آغاز مصاحبه به آن توجه کنید که در ادامه با هم مرور می‌کنیم.

نام متقاضیان را درست تلفظ کنید.

انسان‌ها از تلفظ غلط نام خود متنفرند. چندین بار تلفظ غلط نام متقاضی در طول مصاحبه، به طور قطع کاسه صبر او را لبریز می‌کند. در صورتی که در مورد تلفظ نام کوچک یک متقاضی کوچکترین شکی دارید در همان آغاز مصاحبه از خود او تلفظ صحیح نامش را بپرسید.

رابطه دوستانه برقرار کنید.

به منظور ایجاد رابطه دوستانه با متقاضی بهتر است چند دقیقه را صرف گفتگوی دوستانه و خودمانی با او کنید در مورد موضوعات خنثی و خاکستری نظیر مسافرت متقاضی، وضع هوا، نظر او در مورد دفتر و ساختمان شما و مانند آن سوالاتی از او بکنید.
روش دیگری برای برقراری رابطه با متقاضی این است که زمینه مشترکی برای گفتگو با او پیدا کنید تا به این وسیله یخ‌ها را بشکنید و فضا را آرامش‌بخش کنید. برای مثال ممکن است در رزومه متقاضی به نکاتی برخورد کنید که به شما اجازه می‌دهد پرسش‌هایی مثل پرسش‌های زیر را مطرح کنید:

“متوجه شدم شما ویلون می‌زنید من هم زمانی که مدرسه می‌رفتم ویولون می‌زدم آیا هنوزم به این کار می‌پردازید؟”
“دانشگاه تهران درس خوندید؟ منم فوق لیسانس دانشگاه تهران بودم.”

تنها یکی تا دو تا از این پرسش‌ها برای باز کردن دهان متقاضی کافی است. بنابراین از کاربرد تعداد زیادی از این سوالات خودداری کنید، زیرا موجب می شود متقاضی آن را به عنوان روش مصاحبه تلقی کند و فرصت را برای صحبت طولانی در مورد موضوعاتی که ربطی به کار و استفاده‌ای برای شما ندارند، غنیمت شمارد و مصاحبه از مسیر صحیح خود خارج شود.

چارچوب ذهنی خود را کنترل کنید.

به علت طبیعت خاص انسانی در برخورد با افراد و رویدادهای مختلف، نوعی تاثیر و برداشت فوری و ناگهانی در ما ایجاد می‌شود. و همه ما بدون استثنا این طور هستیم. اما به عنوان مصاحبه‌کننده، شما باید مواظب باشید تا از قضاوت درباره متقاضیان به علت خصوصیاتی که ربطی به توانایی‌شان ندارد خودداری کنید.
برای مثال، ممکن است مصاحبه‌کننده‌ای از مردانی که موی بلند دارند خوشش نیاید. مصاحبه‌کننده دیگری ممکن است در مورد فارغ التحصیلان یک دانشگاه خاص تصور مثبت تری داشته باشد. در صورتی که ما به عنوان مصاحبه کننده مواظب رفتار خود نباشیم، ممکن است از متقاضیان فارغ‌التحصیل دانشگاه اول پرسش‌های ساده‌تری بپرسیم و از متقاضیان فارغ التحصیل دانشگاه دوم سوالاتی مشکل‌تر. بنابراین صرف نظر از تاثیر اولیه‌ای که از متقاضیان در ذهنتان شکل می‌گیرد، سعی کنید حتما نسبت به همه متقاضیان رفتاری پیوسته و هماهنگ داشته داشته باشید و به هیچ‌وجه میان آن‌ها فرق نگذارید.

به لحن صدای خود توجه کنید.

در مورد نحوه بیان خود فکر کنید، تاثیر سوال “مسافرتتان چگونه بود؟” با لحنی تند و چهره‌ای ترشروی و در حالی که بازوهایتان را سفت محکم روی سینه خود گره کرده‌اید، کاملا با زمانی که این سوال را با لحنی آرام و چهره‌ای خندان می‌پرسید متفاوت خواهد بود.
در صورتی که آگاهانه به رفتار و لحن صدای خود فکر نکنیم، همه ما در معرض این هستیم که گاهی به طور ناخودآگاه و بدون توجه دچار رفتارهای نامناسب شویم.

بهترین سوالاتی که می‌توان در مصاحبه کاری از کارجو پرسید

در یک مصاحبه استخدامی سوالات مختلفی را با توجه به نوع شغل و سازمان می‌توان مطرح کرد در ادامه برخی از بهترین سوالات برای مصاحبه را با هم مرور می‌کنیم.

دسته اول سوالات بیوگرافی محور

دسته اول سوالاتی که می‌توان در مصاحبه کاری از کارجو پرسید سوالات بیوگرافی محور است. سوالات این مصاحبه مربوط به سوابق و تجارب کاری فرد است و وضعیت متقاضی را از طریق رزومه وی مورد بررسی قرار می‌دهیم.

سوالاتی نظیر

• • کمی درباره خودتان صحبت کنید؟
  • چه موقعیت‌های شغلی را تجربه کردید؟
  • چه مسئولیت‌هایی در مشاغل قبلی بر عهده شما بود؟
  • چه ویژگی‌های برجسته‌ای دارید که به عملکرد موفقتان کمک می‌کند؟
  • همکاران قبلی شما را چطور توصیف می‌کنند؟
  • تجربه گذشته‌تان، چگونه به شما کمک می‌کند تا در این موقعیت عالی باشید؟
  • کدام بخش‌های این شغل برای شما جذابیت بیشتر و کدام بخش‌ها جذابیت کمتری دارد؟
  • در شغل‌های قبلی چه دستاوردها و موفقیت‌هایی داشتید؟

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات مصاحبه استخدامی : ۲۱ سوال رایج به همراه پاسخ آنها

دسته دوم سوالاتی برای سنجش دانش و مهارت متقاضی

با پرسیدن سؤالات دانش محور به دنبال این هستیم که ببینیم آیا توانایی‌های متقاضی با مجموعه دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام شغل مورد نظر مطابقت دارد یا خیر.
مبنای ما برای طرح این سوالات، شرح وظایف تدوین شده در سند تجزیه و تحلیل شغل است و این سوالات معمولا توسط مدیر مستقیم فرد یا آگاه‌ترین فرد نسبت به شغل پرسیده می‌شود.

دسته سوم سوالات شایستگی محور

انجام موفقیت آمیز هر شغلی طیف وسیعی از شایستگی‌ها نظیر ارتباطات، کار تیمی، یادگیرندگی، مسئولیت‌پذیری و… را طلب می‌کند. بنابراین بخشی از سوالات مصاحبه ما حتما می‌بایست اختصاص به مصاحبه شایستگی محور یابد.

در مصاحبه شایستگی محور به دنبال این هستیم که شایستگی‌های فرد را از طریق تجربیات وی مورد پرسش قرار دهیم.

اگر با مصاحبه شایستگی محور آشنا نیستید مقاله سوالات پیشنهادی برای مصاحبه شایستگی محور را مطالعه کنید.

نمونه‌ای از این سوالات در ادامه آمده است.

• • • سخت‌ترین مساله‌ای در یکسال گذشته حل و فصل کردید؟ (حل مساله)
    • درباره یک تجربه کار تیمی موفق صحبت کنید. (کار تیمی)
    • درباره آخرین اقدامی که برای رشد خود انجام دادید صحبت کنید؟ (یادگیرندگی)
    • آخرین تعارضی که در تیم کاری موفق به حل آن شدید چه بود؟ (ارتباطات)
    • درباره اثربخش‌ترین تصمیمی که در حوزه کاری خود گرفتید صحبت کنید؟ (تصمیم‌گیری)

سوالات این بخش را می‌بایست بر اساس شایستگی‌هایی که در سازمانتان تعریف کردید طراحی کنید.

به عنوان یک قاعده کلی و ساده در پاسخ به سوال چگونه حرفه‌ای مصاحبه کنیم سعی کنید که حدود 70 تا 80 درصد وقت شما در خلال مصاحبه صرف پرسیدن سوالات اصلی مصاحبه شود.

نمونه ویدئو مصاحبه استخدامی

حال که آموختید چطور حرفه‌ای مصاحبه کنید ویدئو زیر را مشاهده کنید. در این ویدئو یک جلسه مصاحبه استخدامی پر اشتباه را مشاهده می‌کنید. فیلم را با دقت دیده و سعی کنید مهارت‌های مصاحبه گری خود را محک زده و اشتباهات مصاحبه استخدامی را پیدا کنید.

جمع‌بندی

چگونه مصاحبه کنیم که منجر به ارزیابی و انتخاب بهترین داوطلبان برای سازمان شود سوالی است که هر یک از مصاحبه‌گران در سطوح مختلف سازمان باید بتوانند به آن پاسخ دهند. نکاتی که در این مقاله به آن پرداختیم باعث می‌شود با آرامش بخشیدن به مصاحبه شونده در آغاز کار، امکان کسب اطلاعات کامل‌تر از وی و در نتیجه انتخاب متقاضی شایسته‌تر را افزایش دهیم.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه‌گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی جذب و استخدام و مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

مصاحبه‌گری و استخدام موفقیت آمیز/ راب یئونگ

تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی