چرخه عمر کارکنان(Employee Life Cycle) کلیه مراحلی است که یک کارمند از لحظه استخدام تا زمانی که سازمان را ترک می‌کند، طی می‌نماید.

درک چرخه عمر کارکنان و دانستن نحوه تعامل با افراد در هر مرحله از این چرخه، به شما به عنوان متولیان منابع انسانی کمک می‌کند تا افراد مناسب را جذب کنید، تجربه کارمندان خود را بهبود داده و در نهایت بهره‌وری و عملکرد را در سازمان ارتقا دهید.

در این مقاله، شش مرحله مدل چرخه عمر کارکنان به همراه پیشنهاداتی برای بهبود تجربه کارکنان در هر مرحله توضیح داده شده است. پس تا پایان مقاله همراه ما باشید.

چرخه عمر کارکنان چیست؟

چرخه عمر کارکنان مراحل مختلفی‌ست که یک کارمند از لحظه استخدام تا زمان ترک سازمان، طی می‌نماید.

این مراحل را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.

شش مرحله در مدل چرخه عمر کارکنان عبارتند از:

• جذب Attraction
• استخدام Recruitment
• جامعه پذیری Onboarding
• نگهداشت Retention
• توسعه Development
• خروج از خدمت Offboarding

چرخه عمر کارکنان به شما کمک می‌کند تا رابطه کارمند و کارفرما را در سازمانتان، بررسی کنید. همچنین به شما کمک می‌کند تا اقداماتی انجام دهید، برای این که کارکنان را خوشحال، دلبسته و سازنده نگه دارید.

احساس کارکنان نسبت به آنچه در هر مرحله از چرخه زندگی خود با آن مواجه می‌شوند و آن را مشاهده و درک می‌کنند، تجربه کارکنان نام دارد.

اگر با موضوع تجربه کارکنان آشنا نیستید مطالعه مقاله تجربه کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

چرا چرخه عمر کارکنان مهم است؟

درک چرخه عمر کارکنان در یک سازمان برای مدیریت منابع انسانی موفق ضروری است و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نیازهای کارکنان خود را درک کنند، استراتژی‌هایی را برای برآوردن این نیازها توسعه دهند و اطمینان حاصل کنند که تمام اقدامات لازم برای بهینه سازی بهره وری و مشارکت کارکنان انجام می‌شود.

سه دلیل اهمیت چرخه عمر کارکنان در ادامه آمده است.

بهبود تجربه کارکنان

با نظارت بر مراحل مختلف چرخه عمر کارکنان می‌توانید تجربیات عالی را برای همه کارکنان رقم بزنید. به این منظور شما باید نیازهای مختلف کارکنان را در مراحل مختلف چرخه عمر برآورده کنید.

مدیریت چرخه عمر کارکنان به شما کمک می‌کند تا درک کنید که کارکنان شما در مورد شغل و سازمان چه احساسی دارند. می‌توانید شکاف‌ها را در فرآیندهای استخدام، جامعه پذیری و نگهداشت را شناسایی و برای رفع آنها اقدام کنید.

افزایش بهره وری و عملکرد سازمانی

درک مراحل مختلف چرخه عمر کارکنان به شما امکان می‌دهد تغییراتی ایجاد کنید که بهره‌وری و عملکرد سازمانی را افزایش دهد. همچنین به شما کمک می‌کند تا نحوه ایجاد انگیزه در کارکنان خود را شناسایی کنید و شرایط متناسبی برای کار کردن آن‌ها در سازمان را فراهم سازید.

سازمان‌هایی که تجربه عالی برای کارکنان خود رقم می‌زنند، می‌توانند درآمد خود را تا بیش از 50 درصد افزایش دهند. دلیل این موضوع این است که کارکنانی که احساس شادی و تعلق می‌کنند، بهره‌وری و عملکرد بهتری دارند.

حفظ کارکنان

یک مدل چرخه عمر کارکنان که به خوبی طراحی شده باشد به حفظ کارکنان کمک می‌کند. به عنوان مثال، تقویت مرحله جامعه‌پذیری در چرخه زندگی به بهبود حفظ استخدام‌های جدید تا 82٪ کمک می‌کند.

بهبود مستمر چرخه زندگی و تجربه کارکنان می‌تواند به کاهش جابجایی کارکنان کمک کند، زیرا کارکنان فعلی احساس تعهد و ارزش بیشتری می‌کنند. همچنین به منابع انسانی کمک می‌کند تا پیش‌بینی کند که چه زمانی احتمال ترک خدمت کارکنان وجود دارد، تا بتوانید قبل از ترک کار، اقدامات لازم را انجام دهید.

شش مرحله چرخه عمر کارکنان

مدل چرخه عمر کارکنان یک فرآیند شش مرحله‌ای است که با جذب یک کاندیدا شروع شده و با ترک خدمت وی پایان می‌یابد.

این شش مرحله را در ادامه به تفصیل با هم مرور می‌کنیم.

1. جذب

مرحله جذب در چرخه زندگی کارکنان جایی است که شما در تلاش برای جذب کاندیداهای علاقه‌مند به فرصت‌های شغلی، شرکت هستید. در این مرحله در صورتی که به طور فعال برند کارفرمایی خود را مدیریت کنید، از هر 4 جویای کار، 3 نفر به احتمال زیاد برای شغل مورد نظر شما درخواست می‌دهند.

برند کارفرمایی شما چیزی فراتر از ارسال یک آگهی شغلی یا ایمیل کردن آخرین فرصت‌های شغلی ست. برند کارفرمایی درباره ایجاد فرهنگی است که افراد مناسب را جذب می کند و به آنها کمک می کند تا بهترین عملکرد را داشته باشند.

بنابراین شما باید بدانید که چه نوع افرادی را می‌خواهید جذب کنید و بر اساس آن، اطلاع رسانی کنید و از کانال‌های متناسب کارمندیابی استفاده کنید.

نکات مهم در مرحله جذب

• به نحوه تعامل برند کارفرمایی‌تان با کاندیداها توجه داشته باشید.
• یک برند کارفرمایی قوی و صفحه شغلی داشته باشید که خواسته‌ها و نیازهای مخاطبان هدف شما را بیان کند.
• فرهنگی ایجاد کنید که بهترین استعدادها را جذب کند و سپس آن را در ارتباطات برندسازی کارفرمای خود نشان دهید.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله جذب

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله جذب چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• جمعیت شناسی کاندیداها: این معیار به شما کمک می‌کند بدانید که برند کارفرمایی شما چه کسانی را جذب می‌کند. آیا کاندیداهای متنوعی را جذب می‌کنید؟ آیا آنها مهارت‌ها و تجربه مناسب را دارند؟
• تجزیه و تحلیل صفحه شغلی: این معیار به شما کمک می کند بدانید که چند نفر از صفحه شغلی شما بازدید می‌کنند، از کجا آمده‌اند، چه مدت در آن می‌مانند و چه اقداماتی انجام می‌دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

2.استخدام

استخدام دومین مرحله از چرخه عمر کارکنان است.

در ادامه چند نکته در مورد آنچه که می‌توانید برای بهینه سازی این مرحله انجام دهید آورده شده است:

آگهی‌های شغلی

یکی از کلیدهای استخدام موفق این است که بدانید چه نوع کاندیداهایی را می‌خواهید، سپس آگهی‌های شغلی خود را متناسب با نیازها و ترجیحات آنها تنظیم کنید.

بسته به مخاطب، قالب و سبک تبلیغات شغلی شما ممکن است متفاوت باشد. مطمئن شوید که بر مسئولیت‌ها، فرصت‌ها و ویژگی‌های کاندیدای ایده‌آل خود بر اساس سند تجزیه و تحلیل شغل تمرکز کرده‌اید.

فرآیند درخواست

داشتن یک فرآیند درخواست واضح و مشخص ضروری است. مطمئن شوید که فرآیند درخواست شما کوتاه و مؤثر است. هرچه مراحل بیشتری مورد نیاز باشد، احتمال اینکه متقاضیان آن را تمام کنند کمتر خواهد بود.

درخواست‌های شغلی بیش از 15 دقیقه باعث می‌شود بیش از 70 درصد از متقاضیان علاقه خود را برای ثبت درخواست از دست بدهند. علاوه بر این، میانگین نرخ حذف کاندیداها 92٪ است!

روند درخواست شما می‌بایست تا حد امکان ساده باشد.

با توجه به اینکه اکنون 67 درصد از درخواست‌های شغلی در تلفن همراه تکمیل می‌شوند، دقت کنید که فرآیند درخواست شما در همه دستگاه‌ها قابل دسترسی باشد.

فرایند انتخاب

فرآیند انتخاب به معنای ارزیابی کاندیداها به روشی منصفانه و شفاف با تعیین معیارهای انتخاب روشن و عینی است.

برخی از شیوه‌های انتخاب که می‌توانید اتخاذ کنید عبارتند از:

• استفاده از یک سیستم ردیابی متقاضی(ATS) که به شما امکان می‌دهد کاندیداها را با سرعت و دقت بالاتری بررسی کنید.
• استفاده از ابزارهای ارزیابی مانند آزمون و Case Study که به شما امکان می‌دهد مهارت‌های مربوط به نقش مورد نظر را ارزیابی کنید.
• استاندارد کردن فرآیند مصاحبه شغلی برای ارزیابی کاندیداها
• ایجاد پنل‌های مصاحبه

نکات مهم در مرحله استخدام

• کاندیداهای خود را بشناسید و استراتژی استخدام خود را بر اساس آن تنظیم کنید.
• روند درخواست خود را کوتاه، ساده و واضح نگه دارید.
• از قیف استخدام خود برای پیگیری تعداد افرادی که وارد فرآیند می‌شوند، پیشرفت می‌کنند و خارج می‌شوند استفاده کنید.
• رویکرد دیجیتالی اتخاذ کنید و از فناوری برای کمک به کارآمدتر کردن عملیات استخدام خود استفاده کنید.
• اطمینان حاصل کنید که فرآیند انتخاب منصفانه است.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله استخدام

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله استخدام چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• • Candidate NPS: این شاخص رضایت کلی کاندیداها از تجربه استخدام است. نمرات نشان می‌دهد که کاندیداها چگونه فرآیند استخدام شما را درک می‌کنند و روی چه چیزی باید کار کنید.
  • نرخ پذیرش پیشنهاد: درصد داوطلبانی که پیشنهاد شغلی شما را می‌پذیرند. اگر حقوق و مزایای رقابتی ارائه می‌دهید، این نرخ باید بالا باشد. اگر نه، وقت آن رسیده است که نحوه جذب استعدادها را دوباره ارزیابی کنید.
  • زمان استخدام: مدت زمانی است که یک کاندیدا برای یک شغل درخواست می‌دهد تا زمانی که پیشنهاد شروع به کار را دریافت می‌کند. زمان طولانی می‌تواند نشان دهنده ناکارآمدی فرآیند استخدام شما باشد.
  • نرخ تکمیل درخواست: درصد داوطلبانی که تمام مراحل لازم برای درخواست شغل شما را انجام داده‌اند. اگر این تعداد کم است، روند درخواست شما باید کوتاه‌تر یا ساده‌تر باشد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: برنامه‌ریزی منابع انسانی چیست؟(به همراه یک نمونه)

3.جامعه پذیری

فرآیند آنبوردینگ یا جامعه پذیری شما باید متناسب با نیازهای هر کارمند باشد تا آنها درک کاملی از آنچه در پیش دارند، داشته باشند.

قبل از شروع به کار

از لحظه امضای قرارداد با افراد جدید خود در تماس باشید و با آنها تعامل داشته باشید. از قبل آنها را در گروه‌ها و رویدادهای تیمی اضافه کنید. اطلاعات شرکت را برای آنها ارسال کرده و آنها را به رویدادهای صنعت یا شرکت دعوت کنید.

همچنین به آن‌ها بگویید کجا می‌توانند منابعی برای یادگیری فرهنگ شرکت پیدا کنند.

روز اول کار

وقتی استخدام‌های جدید شما در اولین روز حضور پیدا می‌کنند، مطمئن شوید که تجهیزات کاری آنها، مانند لپ‌تاپ یا تلفن، مرتب است. با هدیه‌ای مانند یادداشت خوش‌آمدگویی دست‌نویس و …، احساس خوشایندی به آن‌ها بدهید.

یک جلسه توجیهی ترتیب دهید که در آن آنها بتوانند با مدیر و تیم خود ملاقات کنند.

حفظ پیوند قوی بین افراد جدید استخدام شده و شرکت بسیار مهم است. به طور منظم با آنها تماس بگیرید تا مطمئن شوید که راضی و راحت هستند. همچنین مهم است که مدیران را تشویق کنید که به طور منظم با افراد جدید در ارتباط باشند.

برای مثال، یک جلسه بازخورد پس از یک هفته، یک ماه و سه ماهه اول افراد برنامه ریزی کنید. به طور خلاصه، صرف زمان در این دوره بسیار مهم است و به شما کمک می کند تا هر مشکلی را زودتر تشخیص دهید و قبل از اینکه مهمتر شود به آن رسیدگی کنید.

از افرادی که تازه استخدام شده‌اند بپرسید که چگونه کار می‌کنند، و در مورد شغل خود و سازمان، چه فکری می‌کنند.

به هر سؤالی در مورد شغل آنها پاسخ دهید و به آنها اجازه دهید در مورد شرکت سؤال بپرسند.

مهمتر از همه، مطمئن شوید که استخدام‌های جدید احساس می‌کنند بخشی از تیم شما هستند و اگر مشکلی وجود دارد، فوراً به آن رسیدگی می‌شود.

نکات مهم در مرحله جامعه پذیری

• • • برنامه‌ای برای ورود کارکنان جدید ایجاد کنید که مختص کسب و کار شما باشد.
    • فرآیندی را ایجاد کنید که به راحتی قابل پیگیری و درک باشد.
    • کارمندان جدید خود را از لحظه امضای قرارداد حمایت کنید.
    • اطمینان حاصل کنید که با برقراری ارتباط واضح با کارمندان انتظاراتی که از آنها دارید، شفاف می‌شود.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله جامعه پذیری

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله جامعه پذیری چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• • • زمان بهره‌وری: مدت زمانی است که کارمندان جدید در شغل خود بهره‌ور می‌شوند. این معیار می‌تواند به تعیین اینکه آیا فرآیند جامعه پذیری شما مؤثر و کارآمد است کمک کند. اگر زمان زیادی طول می‌کشد تا افراد کارآمد شوند، ممکن است لازم باشد آموزش استخدام‌های جدید خود را تقویت کنید.
    • رضایت استخدام‌های جدید: میزان رضایت افراد جدید پس از ورود به سازمان را اندازه می‌گیرد و به شما این امکان را می‌دهد که مناطق بهبود را شناسایی کنید تا فرآیند جامعه پذیری را بهبود دهید.

4. نگهداشت

حفظ کارکنان یکی از طولانی‌ترین بخش‌های مدل چرخه عمر کارکنان است. شما باید به طور مداوم کارکنان خود را دلبسته کنید تا بتوانید آنها را در سازمان نگه دارید. نگهداشت به شما کمک می‌کند تا نیروی کار باثبات و مولد بسازید و در هزینه و زمان صرف شده برای استخدام کارمندان جدید نیز صرفه جویی کنید.

جیکوب مورگان، نویسنده کتاب تجربه کارکنان، می‌گوید که بهترین راه برای حفظ کارمندان این است که مطمئن شوید آنها از نقش خود در شرکت شما راضی هستند.

او سه عنصر را شناسایی می‌کند که تجربه کارمندی مثبت را ایجاد می‌کند: فناوری، فرهنگ و فضای فیزیکی.

بیایید دقیق‌تر به آنها نگاه کنیم.

فن آوری

تجربه کارمند دیجیتال مرز جدید در تعلق کارکنان و تجربه کلی کارکنان است. در زمانی که کارمندان از محیط کار فیزیکی به محیطی دیجیتالی در حال حرکت هستند.

یک مطالعه اخیر در هاروارد ریویو نشان داد افرادی که احساس می‌کنند با فناوری  در محل کار حمایت می‌شوند، 230 درصد بیشتر دلبسته هستند و 85 درصد کمتر احتمال دارد که کار را ترک کنند.

بنابراین ضروری است که شما ابزارها و اطلاعات مناسب را در زمان‌های مناسب در اختیار کارکنان قرار دهید.

فرهنگ

فرهنگ یک جزء حیاتی در تعلق و حفظ کارکنان است.

مطالعات نشان می‌دهد افرادی که احساس می‌کنند به محل کارشان تعلق دارند، نسبت به افرادی که این احساس را ندارند، بیشتر در سازمان خود باقی می‌مانند.

برای ایجاد محیطی که کارکنان شما بتوانند در آن پیشرفت کنند، ابتدا باید فرهنگ سازمانی خود را درک کنید. سپس می‌توانید برای تغییر فرهنگ به گونه‌ای کار کنید که با اهداف و مقاصد تجاری شما همسو شود.

فضای فیزیکی

سازمان‌ها باید در رویکرد خود به فضای فیزیکی و نحوه استفاده از آن انعطاف پذیر باشند، زیرا فضای فیزیکی یک شرکت می‌تواند به طور قابل توجهی بر بهره‌وری و رفاه کارکنان تأثیر بگذارد. کسب‌وکارها باید فضای کاری ایجاد کنند که برای همه کارمندان احساس راحتی ایجاد کند.

درک کارکنان

یکی از مهم‌ترین عناصر حفظ کارمندان، صرف زمان برای صحبت با آنها برای درک موضوعات مهم است. استفاده از داده‌ها و بازخورد کارکنان به شناسایی دلایل مهمی که باید به آن توجه شود، کمک می‌کند.

به عبارت دیگر، ایجاد یک استراتژی موثر برای گوش دادن به کارمندان، شما را قادر می‌سازد تا بازخوردهای کارکنان را جمع آوری کرده و بر اساس آن عمل کنید تا به مشکلات احتمالی در مراحل اولیه رسیدگی کنید.

نکات مهم در مرحله نگهداشت

• • •  اطمینان حاصل کنید که کارکنان در شغل خود احساس ارزشمندی می‌کنند.
    • درک کنید که کارکنان شما چه می‌خواهند و چه نیازهایی دارند و این نیازها را برآورده کنید.
    • محیطی ایجاد کنید که در آن کارکنان شما بتوانند بهترین کار خود را انجام دهند.
    • فرهنگی را پرورش دهید که در آن همه احساس کنند بخشی از چیزی بزرگتر از خودشان هستند.
    • بازخورد کارمندان را از چندین منبع جمع آوری کنید و بر اساس یافته‌های خود عمل کنید.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله نگهداشت

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله جامعه پذیری چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• • • نرخ حفظ کارکنان:  درصد کارکنانی است که حداقل یک سال در شرکت می‌مانند. کارمندان در مشاغل با نرخ حفظ بالا معمولاً از کار خود رضایت بیشتری دارند.
    • ترک خدمت داوطلبانه: درصدی از کارمندان که به خواست خود شرکت را ترک می‌کنند. فرض کنید یک کسب و کار دارای نرخ ترک خدمت داوطلبانه بالایی است. در این صورت، ممکن است به این معنی باشد که کارکنان از نحوه برخورد مدیریت ناراضی هستند یا ممکن است احساس کنند که فرصت زیادی برای پیشرفت وجود ندارد.
    • eNPS: درصد کارمندانی که شرکت خود را به عنوان یک محل کار عالی توصیه می‌کنند. اگر کسب‌وکاری دارای امتیاز eNPS بالایی باشد، کارمندان از شغل خود راضی هستند و احساس می‌کنند که در جهت دستیابی به اهداف شغلی خود پیشرفت می‌کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر

5. توسعه

توسعه و حفظ کارکنان به طور جدایی ناپذیری به هم مرتبط هستند.

طبق گزارش McKinsey، عدم پیشرفت شغلی  یکی از دلایل اصلی ترک شغل افراد در دوران پس از همه‌گیری کرونا است. به همین دلیل است که درک نقاط قوت کارمندان، نحوه استفاده شرکت از آنها و ارائه فرصت‌های یادگیری و توسعه فراوان بسیار مهم است.

اگر شکاف‌هایی در مجموعه مهارت‌های کارکنان وجود دارد، راه‌هایی برای پر کردن آنها پیدا کنید.

اگر حوزه‌هایی وجود دارد که کارکنان در آنها عالی هستند اما به اندازه کافی از این نقاط قوت در کارهای روزمره خود استفاده نمی‌کنند، ببینید که چگونه می‌توانید شرایط را تغییر دهید تا آنها شانس بیشتری برای انجام وظایف بر اساس نقاط قوت داشته باشند. شما می‌بایست کارکنان را درگیر و علاقه‌مند نگه دارید و در عین حال به آنها فرصت‌های رشد بدهید.

مطمئن شوید که همه استخدامی‌های جدید از برنامه‌های توسعه مطلع هستند.

همچنین بر توسعه رهبری متمرکز شوید تا افرادی که آماده پیشرفت هستند بتوانند مسئولیت بیشتری را در سازمان به عهده بگیرند.

برخی از راه‌های مقرون‌به‌صرفه برای ارائه آموزش، مربیگری با همتایان و منتورینگ با همتایان است. این ابزارها همچنین به رفاقت و تعامل در بین کارمندان شما کمک می‌کند‌.

تکنیک دیگری که می‌تواند برای انتقال دانش، مهارت و شایستگی‌ها مفید باشد، چرخش شغلی است.

نکات مهم در مرحله توسعه

• • • برنامه‌های توسعه‌ای  ایجاد کنید که با نیازهای کارکنان و کسب و کار هماهنگ باشد.
    • در مورد اهمیت توسعه رهبری برای کسب مهارت‌ها و تجربه بیشتر با کارکنان گفتگو کنید تا بتوانند نقش‌های مهم‌تری را در شرکت ایفا کنند.
    • پیشرفت برنامه‌های توسعه کارکنان خود را دنبال کنید تا بتوانید در صورت نیاز بهبودها را انجام دهید یا موفقیت‌ها را جشن بگیرید.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله توسعه

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله توسعه چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• • • ROI آموزش: این معیار بازده سرمایه گذاری حاصل از برنامه‌های آموزشی را اندازه گیری می‌کند. شما می‌توانید از آن برای تعیین اینکه آیا برنامه‌های آموزشی شرکت شما موثر بوده و ارزش هزینه را دارد یا خیر استفاده کنید.
    • عملکرد کارکنان پس از آموزش: این معیار تأثیر اقدامات آموزشی شرکت را بر عملکرد کارکنان اندازه گیری می‌کند. شما می‌توانید از آن برای ارزیابی اینکه آیا کارکنان شما می‌توانند آنچه را که آموخته‌اند در کار روزانه خود پیاده کنند یا نه استفاده کنید.

6. ترک خدمت کارکنان

وقتی کارمندی سازمان را ترک می‌کند، داشتن یک فرآیند متفکرانه و سازنده برای خروج ضروری است. هدف این است که کارمند در طول خروج از شرکت شما احساس ارزشمندی، آمادگی و حمایت کند.  همانطور که بن ویتر کارشناس تجربه کارمند می‌گوید، هدف این است که کارمندان در حال خروج شما به ترک کنندگان شاد تبدیل شوند.

همچنین شما می‌توانید از این زمان استفاده کنید تا بفهمید چه چیزی را می‌توانید در چرخه عمر کارمندان خود بهبود بخشید. برای انجام این کار، باید یک مصاحبه خروج تنظیم کنید.

مصاحبه خروج یک مکالمه ساختاریافته است که به شما کمک می‌کند در مورد تجربیات کارمندان خود در شرکت بیاموزید. می‌توانید از این اطلاعات برای بهبود مراحل چرخه زندگی کارکنان استفاده کنید تا کارمندان آینده از همان روز اول تجربه بهتری داشته باشند.

در اینجا چند نمونه از سوالاتی که باید در مصاحبه خروج بپرسید آورده شده است:

• • • چه چیزی باعث شد که به دنبال شغلی متفاوت بگردید؟
    •  چه چیزی باعث شد تصمیم به ترک سازمان بگیرید؟
    • رابطه خود را با مدیرتان چگونه توصیف می‌کنید؟
    • چه چیزی را در محیط کار خود بیشتر دوست داشتید؟ چه چیزی را کمتر دوست داشتید؟

همچنین اطمینان از روان و ساده بودن فرآیند خروج خدمت ضروری است. شما می‌خواهید که کارکنان شرکت را با یک تجربه مثبت و رابطه خوب با برند شما ترک کنند.

به عبارت دیگر، مرحله خارج شدن از چرخه عمر کارکنان را دست کم نگیرید. احساس کارکنان در هنگام ترک سازمان نه تنها بر برند کارفرمایی، بلکه بر برند تجاری شما نیز تأثیر می‌گذارد.

نکات مهم در مرحله خروج

• • • ایمیلی بفرستید و از آنها بابت حضورشان تشکر کنید و در مورد اینکه چگونه در شرکت شما تغییر ایجاد کرده‌اند، صحبت کنید. حتی می‌توانید برای آنها یک هدیه تشکر بفرستید یا یک یادداشت شخصی برای آنها بنویسید.
    • یک مصاحبه خروج با کارکنان داشته باشید تا تجربه آنها را در شرکت خود درک کنید.
    • اگر خروج بخاطر اخراج است، می‌توانید به کارکنان کمک کنید تا حرفه مناسب خود را پیدا کنند. مثل ارسال رزومه‌شان به سایر شرکت‌ها.
    • یک فرآیند رسمی برای خروج کارکنان ایجاد کنید و مطمئن شوید که همه اعضای تیم از آن آگاه هستند.
    • در تماس باشید! فراموش کردن کارمندان سابق آسان است، اما در ارتباط ماندن می‌تواند به نفع هر دو طرف باشد.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله خروج

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله خروج چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• • • نرخ تکمیل مصاحبه خروج: این معیار به شما نشان می‌دهد که چند کارمند را برای مصاحبه خروج دعوت کرده‌ یا فرم نظرسنجی مصاحبه خروج را برای آن‌ها تکمیل کرده‌اید.
    • امتیاز Offboarding: امتیازی که میزان عملکرد فرآیند خروج شرکت شما را اندازه می‌گیرد. امتیاز بالای offboarding نشان می‌دهد که کارکنان شرکت را با برداشت خوبی ترک می‌کنند. در مقابل، نمره پایین می‌تواند به این معنی باشد که می‌توانید نحوه رسیدگی به خروج کارکنان را بهبود ببخشید.

سخن پایانی

چرخه عمر کارکنان، سفر هر کارمند در شرکت شما را نشان می‌دهد که با مرحله جذب و فرآیند استخدام شروع می‌شود، از طریق فرآیندهای جامعه پذیری، حفظ و توسعه ادامه می‌یابد و با مرحله خروج به پایان می‌رسد.

بهینه سازی چرخه عمر کارکنان یک جنبه حیاتی از عملکرد منابع انسانی است.

هنگامی که چرخه عمر کارکنان را درک کردید می‌توانید هر یک از مراحلی را که کارکنان شما طی می‌کنند، بهینه کنید و تجربه کارمندی بهتری ایجاد کنید. این نتایج می‌تواند منجر به بهره‌وری و نتایج کلی بهتری برای کسب و کار شما شود.

اکنون که درک خوبی از مدل چرخه عمر کارکنان دارید، می‌توانید این اطلاعات را در محل کار خود پیاده سازی کنید. مهم است که به یاد داشته باشید که چرخه عمر کارکنان سیال و دائما در حال تغییر است.

از همین امروز اجرای این استراتژی‌ها را شروع کرده و شاهد افزایش تاثیرات آن‌ در کسب و کارتان باشید.

استخدام مهمترین عامل موفقیت استارتاپ‌ها و در واقع همه شرکت‌هاست.به عنوان یک استارتاپ، ممکن است در شروع کار هم‌بنیانگذارانی شگفت‌انگیز و همینطور استعدادهای محشری داشته باشید، اما در ادامه بلد نباشید استعدادهای درجه یک را استخدام کنید.

برای بنیانگذاران استارتاپ، استخدام اولین کارمندان شما می‌تواند فوق العاده هیجان انگیز و در عین حال چالش برانگیز باشد.

با این مقاله همراه باشید تا گام به گام فرایند جذب و استخدام اثربخش در استارتاپ‌ها را مرور کنیم.

مراحل جذب و استخدام در استارتاپ‌ها

1- طرح‌ریزی استخدام

استخدام در استارتاپ‌ها با چه کسانی را می‌خواهیم شروع نمی‌شود، بلکه با چه کارهایی می‌خواهیم انجام دهیم و همچنین برای انجام این کارها به چه جور آدمی نیاز داریم، شروع می‌شود. شرح وظایف و شرایط احراز باید واضح شود وگرنه استخدام موفقی نخواهیم داشت؛ به چند دلیل؛ مهم‌ترینش این که وقتی ما مهارت‌های مورد نیاز خود را نشناسیم، نمی‌دانیم کجا دنبالشان بگردیم و در نهایت نمی‌دانیم بر چه اساسی متقاضیان را ارزیابی و انتخاب کنیم.

شغل را تعریف کنید.

درک کامل و یکپارچه‌ای از موقعیت شغلی مورد نظر ایجاد کنید، تا بتوانید تلاش‌های استخدامی خود را تا حد امکان متمرکز کنید و در نهایت این اطلاعات را در قالب یک سند تجزیه و تحلیل شغل مستند کنید.

نوشتن یک شرح شغل مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و سطح تجربه‌ای را که نامزد ایده‌آل شما باید داشته باشد مشخص می‌کند.

بفهمید دقیقا دنبال چه خصوصیاتی هستید، بعد شروع کنید.

هم شرح وظایف را لیست کنید و هم شایستگی‌ها و ویژگی‌های موردنظرتان را

هم نیازها را درست ببینید، هم میزان جذابیت حقوق و مزایای خودتان در مقایسه با رقبا را.

مشکل دیگری که ناچیز شمرده می‌شود، توافق روی معانی‌ست. مثلا خلاق یا جدی یعنی چه؟ بین استخدام‌کنندگان حاضر در جلسه عدم تفاهم موج می‌زند!

همچنین گاهی ممکن است همه شایستگی‌هایی که می‌خواهیم در یک نفر جمع نشود(مثلا هم خلاق و هم جدی همیشه ممکن نیست!) بنابراین نه تنها باید ویژگی‌های لازم برای شغل را بدانیم بلکه باید آن‌ها را اولویت‌بندی کنیم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: برنامه‌ریزی منابع انسانی چیست؟(به همراه یک نمونه)

استارتاپ‌ها به دنبال چه چیزی در کارکنان هستند؟

مسئولیت‌پذیری یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های هر کارمندی است که در یک استارتاپ کار می‌کند. به زبان ساده، مسئولیت‌پذیری تمایل به پایبندی به ضرب الاجل‌ها، اهداف و وعده‌هایی است که می‌دهید. به عنوان یک استارتاپ، شما باید تیمی از افراد داشته باشید که بتوانند کاری را که می‌گویند انجام دهند.

2- کارمندیابی

برای کارمندیابی استعدادها بد نیست پرس و جو کنید، ببینید متقاضی ایده‌آلتان در کجاها ممکن است مشغول کار باشد تا مشخص شود در چه صنعت و شرکتی باید دنبالش بگردید.

شبکه‌ها پادشاه هستند.

از هر استارتاپی بپرسید که بیشتر استخدام‌هایشان از کجا آمده‌اند یا از شرکت‌های بزرگ‌تر بپرسید بهترین افرادشان از کجا آمده‌اند، پاسخ معمولاً یکسان است: دوستان، دوستان دوستان یا همکاران سابق. افراد خوب افراد خوب را می‌شناسند. بخشی از یک مدیر عامل خوب بودن، ایجاد یک شبکه عالی، با کیفیت و در دسترس است. هرچه شبکه شما بهتر باشد، استخدام بعدی شما آسان‌تر خواهد بود.

یک برنامه معرفی رسمی در شرکت با مشوق‌هایی برای همکاران فعلی خود تنظیم کنید. حتی می‌توانید این فرآیند را از طریق گیمیفیکیشن جذاب‌تر کنید تا انگیزه بیشتری در کارکنان، برای معرفی افراد مناسب ایجاد شود.

10 کارمند اول را با دقت انتخاب کنید، زیرا آنها 100 کارمند بعدی را تعیین می کنند.

یوگنی بریکمن، Gruntwork

لینکدین جادو می‌کند!

از لینکدین استفاده کنید، جادو می‌کند! البته شبکه‌های اجتماعی دیگر و سایت‌های کاریابی و استخدام را فراموش نکنید.

3- احراز صلاحیت اولیه داوطلبان

این مرحله بعد از نقطه تماس اول(تبادل پیام کوتاه با لینکدین یا ایمیل) آغاز می‌شود تا معلوم شود طرف، مهارت‌ها و انگیزه‌های مورد نظر ما را دارد یا نه؟ می‌توانیم از او بخواهیم فرمی را پر کند و در آن از سوابق کاری، انگیزه و شخصیت خود بگوید.

تمام رزومه‌های دریافتی را بررسی کنید و کاندیداهایی را که حداقل شرایط شما را برآورده نمی‌کنند، حذف کنید. اگر تعداد زیادی رزومه باقی مانده است، معیارهای غربالگری خود را سخت‌تر کنید تا فقط بر متقاضیان برتر تمرکز کنید.

یک لیست کوتاه متمرکز بر سه تا پنج نامزد برتر ایجاد کنید. انجام مصاحبه‌های تلفنی یا ویدئویی را در نظر بگیرید تا مشخص کنید که آیا مصاحبه حضوری سرمایه گذاری خوبی برای وقت شما خواهد بود یا خیر.

دبورا از شرکت Alan  می‌گوید ” باید بدانیم چه چیزهایی ضروری‌ست و ضرورت‌ها را در نظر بگیریم و فقط با افراد بدرد بخور مصاحبه کنیم. بزرگترین اشتباه، مصاحبه با افرادی‌ست که مطمئنی به درد کارت نمی‌خورند”

4- مصاحبه و ارزیابی

یکی از بزرگترین دام‌های استارتاپ‌ها عجله است. چون رشدشان برق آساست. طبق تجربه سرعت استخدام باید خیلی بالا باشد. اما اگر فردی اشتباه استخدام شود، وقت که ذخیره نمی‌شود هیچ، بلکه کلی پول و انرژی هم هدر می‌رود. بنابراین مهم است که برای ارزیابی داوطلبان وقت بگذاریم و از شیوه‌های معتبر ارزیابی استفاده کنیم.

معتبرترین شیوه‌ها برای ارزیابی داوطلبان عبارتند از

• کار آزمایشی به متقاضی کاری مشابه شغل مورد نظر می‌سپاریم و عملکردش را ارزیابی می‌کنیم. اگر تنوع وظایف بالا یا متغیرها زیاد باشد، عمل به این شیوه بسیار دشوار خواهد بود.
• مصاحبه استخدامی ساختار یافته: منظور مجموعه‌ای از سوالات رفتاری(مثل دستاورهای گذشته) و موقعیتی(مثل سوال اگر فلان اتفاق بیفتد شما چه کار خواهید کرد) است به اضافه معیارهای کمی برای ارزیابی پاسخ‌ها. مصاحبه‌های شما برای یک نقش خاص باید فرمت یکسانی داشته باشند، به طوری که سوالات یکسانی را از هر کاندیدا بپرسید. این به شما این امکان را می‌دهد که به طور عینی کاندیداها را با هم مقایسه کنید.
• آزمون‌های عمومی هوش (General Mental Ability): در بهترین آزمون‌ها توان یادگیری و توان حل مسائل سخت با هم سنجیده می‌شود.

ترکیب این سه رویه برای استخدام اغلب متقاضیان چه تازه کار و چه با سابقه، مفید است.

چندین جلسه (به طور متوسط 1 تا 4 جلسه) باید برگزار شود و سوالات مصاحبه استخدامی با هدف بررسی توانایی، مهارت‌های نرم و تناسب فرهنگی متقاضی پرسیده شود تا تصویر بهتری از قابلیت‌های متقاضی بدست آورید.

در آخر، متقاضی باید حداقل یکی از بنیانگذاران را ملاقات کند تا منشا چشم انداز و فرهنگ سازمان را از نزدیک ببیند.

استخدام مهمترین مسئولیتی است که یک مدیر بر عهده دارد: پس برای انجام درست آن زمان صرف کنید.

ویل استوارد، Cobloom

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

نگاهی متفاوت به ارزیابی در استارتاپ‌ها

استارتاپ‌ها شاید لایه‌های دیگری به این فرایند ساده اضافه کنند: مثل تماس با معرف‌ها، تمرین‌های بین جلسات، ناهار یا شام دو نفره یا جمعی در بیرون شرکت و حتی یکی دو روز کار با تیم آینده. در این فرایند حداقل باید مدیر استعداد یا استخدام، مدیر آینده متقاضی، یک بنیانگذار و در حالتی ایده آل هم تیمی‌های آینده حضور داشته باشند.

چارلز توماس مدیر عامل Comet اصرار دارد متقاضیان را بیرون از دفتر ارزیابی کند و چه بهتر که در میان هم تیمی‌های آینده. به نظر او در این حالت، رفتارها ناخودآگاه‌تر است و به پاسخ‌های بی‌ریاتری می‌رسید و رفتار طبیعی عضو احتمالی تیم را می‌بینید.

چارلز و شش نفر دیگر سر قرار ناهار با متقاضی حاضر می‌شوند. او از همه خواسته از لحاظ شخصیتی و حرفه‌ای متقاضی را تحلیل کنند. تفاوت حکایت‌ها از شخصیت و مهارت‌های اجتماعی یک نفر از نکات بسیار جالب این ماجراست. این کار البته باعث صرفه جویی در وقت و تقویت فرهنگ شرکت می‌شود: مورد قضاوت قرار می‌گیرید و قضاوت می‌کنید و در این چرخه، علاقه به تیم و البته انرژی تیم بیشتر می‌شود.

چگونه در خاطر متقاضی می‌مانیم؟

الکس دساگازان مدیر عامل A/B Tasty، چهار قانون طلایی برای ایجاد احساسی عالی در متقاضی در حین فرایند جذب و استخدام، پیشنهاد می‌کند.

• عمق دید: قانون بازی برای متقاضی روشن باشد. مثلا مراحل مختلف و جزئیات فرایند استخدام را برای متقاضی ایمیل کنیم.
• شعاع دید: مرحله و مراحل بعدی باید کاملا مشخص باشد. متقاضیان باید بدانند در کجای فرایند هستند، قرار است چه کسی را ملاقات کنند و مرحله بعدی چیست؟
• مهربانی: افزودن بر استرس متقاضی فایده‌ای ندارد. او احتمالا استرس بسیاری داشته، ما می‌خواهیم رفتار او را در شرایط معمولی بسنجیم؛ پس وقتی شرایط یک شغل، پر استرس نیست چرا مصاحبه باید آلوده به این سوگیری باشد؟
• اعلام نتایج: شرکت‌ها معمولا استخدام را تنها با اعلام نتیجه مثبت یا منفی تمام می‌کنند. اما اگر نحوه استدلال و استنتاج شرکت به اطلاع متقاضی برسد برای او و برند کارفرمایی شرکت بسیار مفید خواهد بود.

شفاف سازی قرارداد

درباره تاریخ شروع به کار و حقوق، همان اول باید حرف بزنید: متقاضی نباید وقت خود را صرف مراحل مختلف استخدام کند بعد بفهمد حقوق یا تاریخ شروع به کار اصلا آن چیزی که می‌خواست نیست.

حتی در مورد محل کار، کارهای هر روزه یا امکان دورکاری توافق کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: در رفرنس چک چه سوالاتی بپرسیم؟ + چک‌لیست

یک تجربه ورود خوب بسازید.

با لبخندی به پهنای صورت و پر انرژی در می‌زنید، یکی در را باز می‌کند.

سلام. ببخشید! شما؟

سلام. روشا هستم، کارمند جدید

اوه! خبر نداشتم. احتمالا مدیریت رو می‌شناسی؟

بله. البته، آقای موحدیان

با او تماس می‌گیرم. بفرمایید بنشینید.

بعد از چند دقیقه: متاسفم روشا، آقای موحدیان جواب نمی‌ده. چند دقیقه دیگر دوباره با او تماس می‌گیرم و خبرت می‌کنم.

امیدوارم در روزهای اول چنین اتفاقی نیفتد.

اما روزهای اول اغلب همینطورند. درهم و برهم. کامپیوتر آماده نشده، اعضای تیم در جریان نیستند، مدیر مشغول کارهای دیگریست، لیست وظایف اولیه آماده نیست و خیلی چیزهای دیگر.

بعد از استخدام افراد می‌بایست فرایند آنبوردینگ(Onboarding) آن‌ها به درستی صورت پذیرد.

اصول آنبوردینگ موفق

1- همه چیز آماده باشد.

از قبل ترتیب همه چیز را بدهید. یک کامپیوتر با یک کامپیوتر که همه نرم‌افزارهای لازم روی آن نصب شده، خیلی فرق دارد. فرم‌های مهم و راهنمای آشناسازی را آماده کنید. برای همکار تازه وارد و خانواده‌اش کیف هدایا درست کنید.

2- همه آماده باشند.

اعضای تیم باید بدانند که همکار جدیدشان در راه است و کی می‌رسد! آن‌ها باید از نام، سوابق و نقش او آگاه باشند. از آن‌ها بخواهید به او خوش آمد بگویند. یا با او در دفتر دوری بزنید و او را معرفی کنید.

3- وقت خالی کنید.

اگر روز اول هفته تعداد جلسات زیاد است، روز دوم هفته را برای شروع به کار او انتخاب کنید و زودتر از 10:30یا 11 با او قرار نگذارید تا اگر چیزی درست کار نکرد یا تدارکات کامل نبود، فرصت رفع نقص داشته باشید.

4- روز اول نسخه‌ای سبک از روز کاری باشد.

روز اول نباید شلوغ و سخت باشد یا برعکس فقط به خواندن مقالاتی درباره شرکت بگذرد. کار همکار جدید واقعا آغاز شده، فقط نسخه‌ای سبک‌تر از آن را پیش روی او بگذارید. یادگیری و کشف خیلی چیزها ضروری‌ست ولی برای روزهای اول بیش از حد سنگین است.

پاول گیلمن، مدیرعامل و هم بنیانگذار Fertlink توصیه می‌کند: به همکار جدید ماموریتی ساده محول کنید و از او نتیجه بخواهید تا اعتماد به نفسش بیشتر شود و بقیه هم تیمی‌ها هم سریعا نتیجه همکاری او را ببینند و از استخدام وی خشنود گردند.

5- فرایند آشنا سازی را ارزیابی کنید و بهبود دهید.

آنبوردینگ چندین هفته طول می‌کشد. بعد از دو ماه، یک پرسشنامه رضایت‌سنجی برای او بفرستید با جای زیاد برای توضیح دادن ذهنیت و برداشت‌هایش از این دو ماه. با رضایت‌سنجی شاید پی به ابهاماتی ببرید و عضو جدید تیم بتواند از این طریق باعث اصلاح فرایند آشناسازی و کمک به همکار آینده شود.

سخن پایانی

بعد از تامین مالی، بزرگترین مانع برای رشد استارتاپ‌ها استخدام است. نداشتن افراد مناسب، در نقش‌های مناسب و در زمان مناسب.

همانطور که استارتاپ شما فراتر از تیم موسس رشد می‌کند، با اضافه شدن هر فرد جدید به تیم شما اساساً DNA شرکت شما تغییر می‌کند. استخدام‌های جدید همه چیز را تحت تأثیر قرار می‌دهند: توسعه محصول؛ فرهنگ شرکت؛ روحیه تیم؛ کمیت و کیفیت کار؛ قابلیت‌های تیم و…

برای کمک به انتخاب‌های استخدامی هوشمند در این مقاله به نکاتی در مورد استخدام در استارت‌آپ‌ها، پرداختم که امیدوارم مطالعه آن شما را برای شروع این مسیر پر پیچ و خم آماده کند.

اگر به موضوع مدیریت منابع انسانی در استارتاپ‌ها علاقمند هستید مقاله مدیریت منابع انسانی برای استارتاپ‌ها را هم مطالعه فرمایید.

منابع

کتاب منابع انسانی در استارتاپ‌ها نوشته ویلی براون، ترجمه آرش میرسنجری

https://www.cobloom.com/blog/startup-hiring

https://learn.marsdd.com/article/recruitment-selection-startups-key-steps-hire-best-candidate/

https://resources.workable.com/

نویسنده: سونیا جلالی

روز حسابرسی برای آموزش فرا رسیده است.

(جیمز پاتریک)

هر ساله، سازمان‌ها هزینه‌های زیادی را در برنامه آموزش کارکنان صرف می‌کنند.

براساس آخرین گزارش صنعت آموزش، شرکت‌های آمریکایی در سال ۲۰۲۰ بیش از ۸۲.۵ میلیارد دلار برای آموزش هزینه کرده‌اند.

در طول همه‌گیری(کرونا)، شرکت‌ها به سرمایه گذاری گسترده در یادگیری و توسعه کارمندان ادامه داده‌اند. با این سرمایه گذاری ( ۸۲.۵ میلیارد دلار )انتظار اندازه گیری تاثیر آن در یادگیری و توسعه کارمندان می‌رود، به همین دلیل ارزیابی اثربخشی آموزش بسیار مهم است.

ثابت شده است که توانایی ارزیابی اثربخشی آموزش؛ به همان اندازه آموزش مهم است. سنجش اثربخشی یعنی این که آیا یک برنامه آموزشی اهداف تعریف شده را برآورده می‌کند یا خیر؟ به عبارت دیگر آموزش‏‌های برگزار شده تا چه میزان منجر به تغییرات مورد نظر سازمان (دانش، مهارت، نگرش) شده است؟

حال سوال این است که چگونه می‌توانید مطمئن شوید که آموزش را به بهترین شکل ممکن ارزیابی می‌کنید؟

پاسخ به این سوال در قالب معرفی مدل فیلیپس در اندازه گیری اثربخشی آموزش، موضوع این مقاله است.

معرفی مدل ارزیابی اثربخشی آموزش فیلیپس

برای اثربخش آموزش مدل‌های مختلفی پیشنهاد شده است. یک روش خوب و عملی برای ارزیابی آموزش پیروی از مدل فیلیپس است که به عنوان مدل ROI فیلیپس نیز شناخته می‌شود. این مدل که توسط جک فیلیپس توسعه یافت، به طور گسترده از مدل کرک پاتریک پیروی می‌کند.

در واقع این مدل دنباله مدل چهار سطحی کرک پاتریک است که جک فیلیپس سطح پنجمی به آن اضافه کرده است و این سطح را بازگشت سرمایه نامیده است.

بنابراین، مهم است که مدل کرک پاتریک را درک کرده باشید.

اگر به مدل کرک پاتریک آشنا نیستید مطالعه مقاله روش کرک پاتریک در اندازه گیری اثربخشی آموزش‌های سازمانی مفید خواهد بود.

به طور خلاصه، مدل فیلیپس پنج سطح دارد، در مقایسه با چهار سطح ارزیابی کرک پاتریک. فیلیپس یک سطح پنجم را اضافه کرد، که بازگشت سرمایه (Return On Investment)یا به اختصار ROI است. معیاری که برای رهبران منابع انسانی بسیار ارزشمند است تا اهمیت آموزش را به تصمیم گیرندگان نشان دهند.

مدل  فیلیپس در شکل زیر نمایش داده شده است.

در ادامه سطوح مدل فیلیپس را با هم مرور می‌کنیم.

سطح ۱: واکنش

این مدل با ارزیابی تجربه شرکت کنندگان از برنامه آموزشی که گذرانده‌اند، آغاز می‌شود. به عبارت دیگر عکس العملی که فراگیران به کلیه عوامل موثر در یک دوره آموزشی از خود نشان می‌دهند. رایج‌ترین تکنیک استفاده از یک نظرسنجی پس از آموزش است. تکنیک‌های دیگر شامل نظرسنجی های پالسی (pop-ups)، فن‌آوری هوش مصنوعی برای درک واکنش‌های احساسی و مصاحبه و… است.

سطح ۲: یادگیری

این سطح برای ارزیابی این است که آیا یادگیری واقعاً انجام شده است یا خیر. به بیان دیگر، آیا دانش کارکنان در نتیجه برنامه آموزشی افزایش یافته است؟

یک راه برای انجام این کار، انجام پیش آزمون و پس آزمون است. به عنوان مثال، اگر هدف آموزشی آموزش یک زبان برنامه نویسی جدید، به عنوان مثال پایتون به گروهی از کدنویسان باشد، خوب است که فراگیران را قبل از شروع و بعد از برنامه با ارزیابی مهارت‌های پایتون‌شان آزمایش کنید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

سطح ۳: کاربرد و اجرا

سطح 3 به میزان استفاده از دانش در محیط کار اشاره دارد. آیا آموخته‌های دوره آموزشی در عمل استفاده می‌شود؟

مثلاً فرض کنید که اطلاعات جمع‌آوری‌شده در سطح ۲ تأیید می‌کند که آموزش موفق بوده است. آیا کارکنان در عمل قادر به استفاده از پایتون هستند؟

سطح 4: تاثیر

در سطح چهارم، مدل فیلیپس به تأثیر کلی آموزش بر سازمان می‌پردازد. آیا آموزش برگزار شده منجر به نتایج سازمانی مثل افزایش فروش، بهبود کیفیت، افزایش رضایت مشتریان و … شده است؟

این سطح نه تنها نتایج را به اثربخشی آموزش نسبت می‌دهد، بلکه عوامل سازمانی را نیز در نظر می‌گیرد که ممکن است مانع اجرای موفقیت آمیز مهارت‌های به دست آمده در طول آموزش شود.

به عنوان مثال، فرض کنید یک برنامه آموزشی برای نمایندگان فروش در مورد مهارت آموزش فروش درب به درب اجرا کرده‌اید  به دلیل کووید 19، نمایندگان فروش شما قادر به نزدیک شدن به مشتریان نیستند. بنابراین می‌توان حدس زد که به کارگیری مهارت‌های جدید به دست آمده در طول آموزش به دلیل عدم استفاده از آنها با مشکل مواجه می‌شود.

سطح 5: بازگشت سرمایه (ROI).

در این سطح مدل Phillips  خود را از مدل Kirkpatrick متمایز می‌کند و بازده سرمایه گذاری آموزش را اندازه گیری می‌کند.

استفاده از تجزیه و تحلیل هزینه فایده برای یک برنامه آموزشی می‌تواند تعیین کند که آیا پول سرمایه گذاری شده در آموزش تاثیری داشته است یا خیر. آیا نتایج قابل اندازه گیری وجود دارد؟

به عنوان مثال، اگر هزینه آموزش 50000 دلار برای آموزش نمایندگان فروش برای فروش محصولات یک سازمان به صورت آنلاین باشد و سود خالص حاصل از آن 500000 دلار باشد، آنگاه آموزش، سرمایه گذاری خوبی تلقی می‌شود.

فرمول محاسبه ROI را مشاهده می‌کنید.

به منظور محاسبه ROI می‌بایست کلیه هزینه‌های ملموس و غیر ملموس آموزش و همچنین کلیه منافع حاصل از آموزش محاسبه شود. همچنین می‌بایست کلیه داده‌ها به ارزش مالی تبدیل شوند. در جدول زیر نمونه‌ای از هزینه‌ها و منافع حاصل از آموزش نمایش داده شده است.

مدل ارزیابی اثربخشی آموزش فیلیپس در عمل

اکنون که تئوری پشت مدل فیلیپس  را درک کردید، بیایید نگاهی به نحوه پیاده سازی آن در عمل بیاندازیم.

تعیین سطح ارزیابی آموزشی مربوطه

به طور کلی، تمام تلاش‌های آموزشی شما در هر پنج سطح از مدل فیلیپس ارزیابی نمی‌شود. این اتلاف منابع خواهد بود. تعیین سطح برای اندازه گیری باید بر اساس بودجه و نیاز تجاری باشد. در واقع تنها حدود 5 درصد از برنامه‌های آموزشی تا سطح 5 ارزیابی می‌شوند.

به عنوان مثال، شما می‌توانید یک برنامه آموزشی دو ساله توسعه رهبری را در هر پنج سطح ارزیابی کنید. این به این دلیل است که تأثیر زیاد، پیچیدگی و ارزش بالایی دارد.

با این حال، ممکن است به عنوان مثال، یک برنامه آموزشی را که فقط به سه کارمند روش پاسخ دادن به ایمیل‌های مشتریان را آموزش می‌دهد، ارزیابی نکنید.

فیلیپس توصیه می‌کند که تمام پروژه‌های آموزشی را در سطح اول ارزیابی کنید و سپس بر اساس نیاز و اهمیت تعیین کنید که برنامه آموزشی به کدام سطوح نیاز دارد.

بر اساس تحقیقات به طور کلی میزان برنامه‌هایی که در هر سطح باید مورد ارزیابی قرار گیرند عبارتند از:

سطح 1: واکنش: 90 تا 100 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 2: یادگیری: 40 تا 60 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 3: کاربرد: 30 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 4: تاثیر: 10 تا 20 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 5: بازگشت سرمایه: 5 تا 10 درصد دوره‌های آموزشی

سطوح ارزیابی در زمان‌های مختلف اتفاق می‌افتد، همانطور که در جدول زیر نشان داده شده است:

	واکنش (سطح 1)	یادگیری (سطح 2)	برنامه (سطح 3)	تاثیر (سطح 4)	بازگشت سرمایه(سطح 5)
لحظه ارزیابی	در حین آموزش و یا بلافاصله بعد از آن	در حین آموزش و یا بلافاصله بعد از آن	2تا 6 ماه پس از آموزش	6 تا 12 ماه پس از  آموزش	12 تا 24 ماه پس از  آموزش

داده‌های جمع آوری شده را تجزیه و تحلیل کنید.

شما باید داده‌ها را از منابع مختلف ترکیب و تجزیه و تحلیل کنید که به شما کمک می‌کند به نتایج معنادار برسید و تأثیرات یک برنامه آموزشی را تعیین کنید. برای اینکه به داده‌ها معنی بدهید، باید آن را به شیوه‌ای معنادار نشان دهید. این ممکن است از طریق تهیه گزارشی شامل نمودارها و نظرات باشد. همچنین می‌تواند به معنای جمع آوری تجزیه و تحلیل ویدیویی و متن باشد.

ضروری است که هنگام جمع آوری داده‌ها، بدون هیچ گونه سوگیری در ذهن، به طور عینی تجزیه و تحلیل شوند.

یافته‌ها را گزارش کنید.

می‌توانید نتایج را به ذینفعان کلیدی (مدیریت و همچنین کارکنان) گزارش دهید. همیشه باید تلاش کنید تا یافته‌های خود را به اهداف تجاری مرتبط کنید تا نشان دهید که آموزش چه تأثیری بر عملکرد سازمان داشته است (یا نداشته است). اینجاست که سطح 5 مدل Phillips  برای نشان دادن بازگشت سرمایه (ROI) در آموزشی که روی آن سرمایه گذاری شده است بسیار مهم می‌شود.

 جمع بندی

ارزیابی آموزش برای ارزیابی اینکه آیا آموزش شما نتیجه مطلوبی دارد یا خیر حیاتی است. شناخت مدل‌ها و روش‌های مختلف ارزیابی آموزشی و بکارگیری مناسب‌ترین آنها، سازمان شما را قادر می‌سازد تا اثربخشی آموزش و در نهایت عملکرد سازمانی را بهبود بخشد.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منابع

https://www.aihr.com/blog/training-evaluation/

کتاب ارزیابی اثربخشی آموزش‌های سازمانی/ دکتر اباصلت خراسانی

ترجمه: پیمان شمس

مدیریت منابع انسانی یکی از حرفه‌های جذاب و رو به رشد دنیاست. پیش‌بینی می‌شود که نقش‌های منابع انسانی تا سال 2030 رشد 10 درصدی را تجربه کنند.

در کشور ما هم طی چند سال اخیر نقش مدیریت منابع انسانی اهمیت بیشتری پیدا کرده است. مدیران به دنبال متخصصانی هستند که بتوانند استعدادها را شناسایی و استخدام کنند، برای توسعه و نگهداشت آن‌ها برنامه‌ریزی کنند، چالش‌های منابع انسانی در سازمان را حل و فصل کرده و افراد سازمان را در جهت اهداف و استراتژی‌های سازمان راهبری نمایند.

همچنین حقوق و دستمزد متخصصان منابع انسانی نیز نرخ رشد بالاتری نسبت به بسیاری از صنایع دیگر دارد.

در این مقاله قصد دارم مسیر شغلی و انواع شغل‌ها در حوزه مدیریت منابع انسانی را به شما معرفی کنم و گام‌هایی که شما به عنوان یک تازه کار در این حرفه، نیاز به طی کردنش دارید را توضیح دهم.

مدارک لازم برای کار در حوزه مدیریت منابع انسانی

اکثر سازمان‌ها از شما می‌خواهند که مدرک لیسانس و یا بالاتر داشته باشید. با این حال، لزوماً نباید مدرک شما در حوزه HR باشد، علاوه بر مدیریت منابع انسانی، حوزه‌هایی مانند کسب و کار، مدیریت اجرایی، اقتصاد و روانشناسی همگی مرتبط هستند و می‌توانند شانس شما را برای یافتن شغل افزایش دهند.

همچنین گواهی‌های منابع انسانی مختلفی وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا وارد حوزه مدیریت منابع انسانی شوید و ما در ادامه این مقاله در مورد این موضوع با جزییات بیشتری صحبت خواهیم کرد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: PHRi گواهی بین‌المللی حرفه‌ای منابع انسانی چیست؟

چطور مسیر شغلی منابع انسانی را شروع کنیم؟

1.  آموزش‌های مرتبط با مدیریت منابع انسانی ببینید و گواهینامه بگیرید

طی کردن دوره‌های آموزشی مدیریت منابع انسانی می‌تواند راهی عالی برای کسب دانش و مهارت‌ ارزشمند مدیریت منابع انسانی و صرفه جویی در هزینه، با دور زدن مدارک دانشگاهی گران قیمت باشد. شما مجموعه دانش و مهارت‌های خود را برای ورود به بازار کار توسعه خواهید داد و اعتباری را به دست خواهید آورد که می‌تواند به شما کمک کند در زمینه مدیریت منابع انسانی شغل پیدا کنید.

دوره جامع مدیریت منابع انسانی به شما امکان می‌دهد به دانش عمومی و روز حوزه مدیریت منابع انسانی دسترسی پیدا کنید، کاملاً از خانه و با سرعت خود یاد بگیرید. در هزینه‌های رفت و آمد صرفه جویی کنید، بارها و باها مطالب را تکرار و تمرین کنید و در صورت سوال با مدرس دوره به صورت رو در رو گفتگو کنید و در نهایت گواهینامه پایان دوره را نیز دریافت نمایید.

2. پیوستن به گروه‌های منابع انسانی و شبکه‌سازی

انجمن‌ها و گروه‌های منابع انسانی زیادی در پلتفرم‌های مختلف در سراسر وب وجود دارد که می‌توانید به صورت رایگان به آنها بپیوندید و شروع به برقراری ارتباط با سایر متخصصان منابع انسانی کنید. این به شما کمک می‌کند تا دانش و آگاهی خود را توسعه دهید، در مورد فرصت‌های شغلی جدید اطلاعات کسب کنید و شاید حتی یک منتور پیدا کنید.

3. یک منتور پیدا کنید

اگر می‌خواهید یاد بگیرید که چگونه وارد حرفه مدیریت منابع انسانی شوید، یکی از بهترین کارهایی که می‌توانید انجام دهید این است که منتوری پیدا کنید که الهام بخش شما باشد. کسی که آرزو دارید شبیه او باشید و از او الگوبرداری کنید. فردی که دهه‌ها در صنعت منابع انسانی کار کرده است، تجربیات بسیار ارزشمندی برای به اشتراک گذاشتن با شما خواهد داشت. اگر کسی را در حوزه منابع انسانی نمی‌شناسید، جوامع آنلاین و شبکه‌های منابع انسانی مانند لینکدین راهی عالی برای ملاقات با افراد مناسب هستند.

این مقاله را هم مطالعه کنید اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی

4. استفاده از منابع رایگان و اطلاع از دانش جدید

اگر می‌خواهید وارد حوزه مدیریت منابع انسانی شوید، ضروری است که در جریان دانش و روندهای فعلی و آینده این حوزه باشید. خبر خوب این است که با تعداد زیادی اطلاعات رایگان، از جمله وبلاگ‌ها، پادکست‌ها و خبرنامه‌ها به اندازه چند کلیک فاصله دارید. برخی از این منابع در ادامه معرفی شده‌اند.

• • وبلاگ آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی
  • HR Dive
  • AIHR
  • The Kazoo Blog
  • Evil HR Lady
  • TINYpulse

• • RecogNation

• Namely
• The HR Capitalist
• Workology
• Laurie Ruettimann
• EddyHR
• The Good.Co
• Fond

مطالعه در حوزه مدیریت منابع انسانی را به کار روزانه خود تبدیل کنید.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

5. رزومه خود را کامل کنید.

رزومه شما واقعا می‌تواند به شروع یک حرفه در مدیریت منابع انسانی کمک کند.

هر تجربه حرفه‌ای، تحصیلات، دوره آموزشی و اعتباری که کسب کرده‌اید را برجسته کنید. مهارت‌هایی را که در نقش‌های قبلی توسعه داده‌اید که قابل انتقال به منابع انسانی هستند را نیز عنوان کنید.

به شرح وظایف شغل‌هایی که برای آنها درخواست می‌دهید نگاه کنید تا به شما کمک کند رزومه خود را تغییر دهید. کارفرمایان به دنبال چه چیزی هستند و چگونه می‌توانید بر آن مهارت‌ها تاکید بیشتری داشته باشید؟

یک بیانیه شخصی مختصر در بالای رزومه بنویسید که فوراً علاقه شما را برای به دست آوردن نقش منابع انسانی نشان دهد.

6. یک دوره کارآموزی را بگذرانید.

دوره‌های کارآموزی راهی محکم برای بدست آوردن تجربه و مهارت‌های واقعی در حوزه مدیریت منابع انسانی، ایجاد ارتباطات، کسب اعتبار و حتی پیدا کردن یک شغل است.

سازمان‌ها در سایت‎‌های شغلی مانند LinkedIn فرصت‌های کارآموزی را ارائه می‌کنند.

دوره‌های کارآموزی به شما فرصت تجربه کردن در بخش‌های مختلف مدیریت منابع انسانی را می‌دهند. از سوی دیگر شما مهارت‌های ارتباطی و سازمانی خود را توسعه می‌دهید، روی پروژه‌های مختلف کار می‌کنید، شبکه خود را ایجاد می‌کنید و یک پایه اساسی برای حرفه خود ایجاد می‌کنید.

7. برای نقش‌های ابتدایی درخواست دهید.

نکته نهایی برای نحوه ورود به حرفه منابع انسانی این است که زمانی که احساس آمادگی کردید برای یک موقعیت ابتدایی درخواست دهید.

پس از اینکه مدتی را صرف توسعه دانش، مهارت، تجربه و رزومه خود کردید شروع به جستجوی مشاغل مناسب در حوزه منابع انسانی کنید.

اولین نقش شما در زمینه منابع انسانی ممکن است شغل رویایی شما نباشد، اما هر موقعیتی به شما کمک می‌کند تا تجربه کاری ایجاد کنید، دانش خود را عمیق‌تر کنید و مهارت‌هایی را توسعه دهید که به شما کمک می‌کند تا در نهایت به سمت نقش ایده آل خود پیش بروید و در زمینه منابع انسانی پیشرفت کنید.

سخن پایانی

طی کردن دوره های آموزشی مدیریت منابع انسانی و دریافت گواهینامه منابع انسانی، ایجاد دانش، مهارت‌ و تجربیات و ارتباط با سایر متخصصان منابع انسانی به شما کمک می‌کند تا در مورد چالش‌های رایج منابع انسانی و نحوه غلبه بر آنها بیاموزید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا رزومه و درخواست خود را برای اولین شغل خود در حوزه مدیریت منابع انسانی بسازید و موفق به دریافت آن شوید. موفق باشید!

منابع:

https://www.aihr.com/blog/how-to-get-into-hr/

https://uk.indeed.com/career-advice/finding-a-job/hr-career-path

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

Warning: Trying to access array offset on value of type bool in /home/hrmacy/public_html/wp-content/plugins/persian-gravity-forms/includes/class-merge-tag.php on line 183

حفظ کارکنان چالشی جدی است که بسیاری از شرکت‌های معتبر دنیا با آن روبرو هستند. حفظ کارکنان نقطه مقابل ترک کار است.

ترک خدمت هر گونه خروج دائمی از سازمان را شامل می‌شود که می‌تواند داوطلبانه و یا غیر داوطلبانه باشد. به طور طبیعی در هر سازمانی میزانی از ترک خدمت وجود دارد. هر چند آمار دقیقی در دست نیست ولی این نرخ به طور متوسط در حدود 15 تا 20 درصد برآورد می‌شود، بعضی از مشاغل مثل تکنولوژی اطلاعات، برنامه نویسی و مشاوره مدیریت معمولا 20 تا 25 درصد ترک شغل در سال را دارند و تعداد کمی از شرکت‌ها میزان ترک شغل تک رقمی را تجربه می‌کنند.

آیا تعدادی از کارکنان شما در فکر ترک شرکت هستند؟

با توجه به اهمیت موضوع ترک خدمت کارکنان، ارزیابی و سنجش تمایل به ترک خدمت کارکنان موضوع جدی است که می‌تواند به متولیان منابع انسانی کمک کند تا اقدامات پیشگیرانه موثری را برای جلوگیری از ترک خدمت کارکنان، طراحی کنند.

یکی از ابزارها، برای سنجش تمایل به ترک خدمت کارکنان پرسشنامه کیم و همکاران است که در ادامه معرفی شده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چطور اخراج کنیم؟راهنمای عملی و گام به گام

معرفی پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

پرسش‌نامه ترک خدمت کارکنان کیم شامل 15 سوال برای سنجش نیت، تمایل و گرایش کارکنان به ترک خدمت و ترک شغل می‌باشد. سوالات پرسشنامه بر اساس طیف پنج گزینه‌ای لیکرت کاملاً موافق(5) تا کاملاً مخالف(1) طراحی شده است.

انگیزه‌های ترک خدمت در کارکنان متفاوت است. این پرسش‌نامه عوامل تمایل به ترک سازمان را بررسی نمی‌کند. بلکه صرفا انگیزه و نگرش و تمایل آنان به ماندگاری و ماندن در شغل و کار خود را سنجش کرده و اینکه کارکنان چقدر تمایل به ماندن در شغل فعلی خود در سازمان داشته و نمی‌خواهند که کار خود را رها کرده و ترک خدمت نمایند.

در ادامه سوالات این پرسشنامه را مشاهده می‌کنید.

پرسشنامه ارزیابی تمایل به ترک خدمت کارکنان کیم و همکاران
ردیف	سوال	کاملا موافقم	موافقم	نه موافق و نه مخالفم	مخالفم	کاملا مخالفم
1	من اغلب به ترک خدمت فکر می‌کنم.
2	در صورت بوجود آمدن فرصت شغلی جدید برایم، حتما آن را خواهم پذیرفت.
3	از شغل فعلی‌ام خشنود نیستم.
4	من این سازمان را در سال آینده ترک خواهم کرد.
5	به محض اینکه عصبی شوم، به ترک شغلم فکر می‌کنم.
6	بسیار محتمل است که بطور جدی در جستجوی پیدا کردن شغل جدید در سال آینده باشم.
7	هیچ تعصبی به شغل فعلی‌ام ندارم.
8	رابطه خوبی با همکارانم ندارم.
9	اگر یکبار دیگر به عقب بر می‌گشتم، احتمالا این شغل را انتخاب نمی‌کردم.
10	احساس تعلق به سازمانم (شرکت یا محل کارم) ندارم.
11	برای ماندن در شغلم، احساس سردرگمی می‌کنم.
12	تقریبا دلیل قانع کننده‌ای برای ماندن در شغلم ندارم.
13	حقوقم کفاف مخارج زندگی‌ام را نمی‌دهد.
14	حقوقی که در ازای شغلم به من می‌دهند، عادلانه نیست.
15	دوست دارم تجربه جدیدی در اشتغالم داشته باشم.

دانلود پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

شما می‌توانید پرسشنامه فوق را از طریق لینک زیر دانلود کنید.

Questionare

تحلیل پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

طیف پاسخدهی به پرسشنامه به صورت لیکرت بوده که در جدول زیر مشخص شده است:

گزینه	کاملا مخالفم	مخالفم	نه موافق نه مخالف	موافقم	کاملا موافقم
امتیاز	1	2	3	4	5

به منظور بدست آوردن امتیاز کلی پرسشنامه، مجموع امتیاز همه سوالات را با هم جمع نمایید. بدیهی است که این امتیاز دامنه‌ای از 15 تا 75 خواهد داشت و هر چه این امتیاز بالاتر باشد، بیانگر میزان تمایل بیشتر شخص پاسخ دهنده به ترک خدمت خواهد بود و برعکس.

در صورت تمایل می‌توانید این پرسشنامه را در ادامه تکمیل و امتیاز خود را مشاهده کنید.

اهمیت ترک خدمت کارکنان

بر اساس تحقیقات جدید شرکت مکنزی چهل درصد از کارکنان در سه تا شش ماه آینده قصد دارند کار خود را ترک کنند. هر کارمندی که شرکت را ترک می‌کند، شرکت در واقع دانش و توانایی‌هایی را که به سختی بدست آورده است از دست می‌دهد. حال اگر این کارکنان به شرکت رقیب بروند این خسارت دو چندان می‌شود. سه نوع هزینه‌ای که ترک خدمت کارکنان در پی دارد عبارتند از:

هزینه‌های مستقیم

شامل هزینه‌های استخدام دوباره، مصاحبه، جایگزین شدن افراد جدید، آموزش افراد جایگزین شده و…

هزینه‌های غیر مستقیم

مانند تاثیرات ترک شغل بر فشار کاری، روحیه کارکنان و رضایت مشتری

هزینه‌های فرصت

مانند دانش از دست رفته و کاری که معطل می‌ماند تا مدیران و کارکنان دیگر خلا را پر کنند و یا کارمند جدید آموزش داده شود.

سخن آخر

ترک شغل باعث هزینه‌های اضافی برای جایگزینی کارکنان می‌شود و این مساله ارتباط مستقیمی با کاهش رضایت و وفاداری مشتریان و فرصت‌های از دست رفته دارد.

نکته قابل توجه در تحقیقات مکنزی این است که وقتی از کارفرمایان پرسیده شد که چرا افراد کارشان را ترک کرده‌اند، آنها به جبران خدمات، تعادل کار و زندگی و سلامت جسمی و عاطفی اشاره کردند. این مسائل برای کارمندان مهم بود اما نه آنقدر که کارفرمایان فکر می‌کردند. در مقابل، عوامل اصلی که کارمندان به عنوان دلایل ترک کار ذکر کردند موارد زیر بود:

• از سوی سازمان خود (54 درصد) یا مدیرانشان (52 درصد) احساس ارزش نمی‌کنند.
• در محل کار احساس تعلق ندارند (51 درصد)

یادمان باشد افراد زمانی در شرکت باقی می‌مانند که شرکت را به عنوان منبعی از غرور و وابستگی ببینند، احساس عدالت و احترام کنند و کارشان را با معنی تلقی کنند.

با کمک پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان می‌توانید وضعیت نگرش کارکنان سازمانتان نسبت به این موضوع را رصد کرده و اگر علائم هشدار دهنده را دیدید سریعا دست به کار شوید.

اگر به موضوع نگرش سنجی کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی اندازه گیری رضایت کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

Kim, T. Y., & Leung, K., (2007) “Forming and Reacting to Overall Fairness

https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/great-attrition-or-great-attraction-the-choice-is-yours

کتاب استخدام و حفظ کارکنان، ترجمه دکتر علی شیرازی

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

اگر کسی از من می‌خواست فهرستی از ارزشمندترین خصوصیاتی را تهیه کنم که یک نفر باید در خود بپرورد تا در شغل و زندگی به شکوفایی دست یابد من خصوصیت بازیکن تیمی بودن را در صدر این فهرست قرار می‌دادم

(پاتریک لنچیونی)

جلسات تیمی ناکارآمد

فرایند ساخت تیمی منسجم بسیار دشوارتر از چیزی است که باید باشد و حتی در برخی موارد این کار غیر ممکن می‌شود.

افراد در تیم‌ها زمان بسیاری را در جلسات صرف می‌کنند. یکی از اصلی‌ترین موضوعاتی که هر تیمی با آن مواجه است هدر رفت زمان در هنگام برگزاری این جلسات است.

بر اساس تحقیقات بیشتر از 70 درصد مدیران ارشد معتقدند جلسات کار تیمی آن‌ها ناکارآمد است. همچنین بیش از 80 درصد آن‌ها هرگز در مورد نحوه برگزاری یک جلسه تیمی اثر بخش آموزش ندیده‌اند.

داشتن یک ساختار سوالات قدرتمند کمک می‌کند تا جلسات کار تیمی را به موقعیتی پر بازده و اثربخش برسانیم.

20 سوال عالی برای هدایت جلسات تیم

در ادامه  20 سوال عالی که هر تیمی می‌تواند در جلسات از خودش بپرسد پیشنهاد شده است.

1- امروز چه اتفاقی می‌تواند بیفتد که ارزش وقت گذاری شما برای این جلسه را داشته باشد؟

2- در مقیاس 1 تا 10، چقدر این تیم دارد خوب عمل می‌کند؟

3- سه اولویت اصلی ما در این جلسه چیست؟

4- چه پیروزی یا پیشرفتی را در این هفته جشن بگیریم؟

5- بزرگترین مانعی که در هفته گذشته داشتیم چه بوده است؟

6- از آخرین باری که همدیگر را دیدیم چه چیز بهتر شده است؟

7- اعضای تیم دوست دارند چه چیزی را سایر افراد در موردشان بدانند و این دانسته‌ها چه اهمیتی برای تیم دارد؟

8- از امروز به بعد چه کاری را متفاوت انجام خواهید داد؟

9- چه چیزی از نظر شما بیشتر از بقیه بعنوان مشکل است؟

10- این مشکل ما را از رسیدن به چه چیز بازداشته است؟

11- برای مقابله با چه چیزی در هفته آینده بیشتر هیجان زده هستید؟

12- در مورد آخرین باری بگویید که با موفقیت یا مشکل این چنینی مواجه شده بودید؟

13- قبل از اینکه دوباره همدیگر رو ببینیم دوست دارید کجا باشیم؟

14- برای هفته آینده به چه چیزی نیاز دارید؟(حمایت، پشتیبانی، منابع و …)

15- در آینده چه اتفاقاتی رخ خواهد داد که به ما بگویند همه چیز دارد بهتر می‌شود؟

16- چگونه ترجیح می‌دهید بازخورد دریافت کنید؟

17- فکر می‌کنید چه چیزی به پیشرفت شما کمک کرده یا مانع پیشرفت شما شده است؟

18- چه چیزی می‌تواند مانع رسیدن شما به اهدافتان در این هفته شود؟

19- در جلسه بعدی در مورد چه چیزی صحبت کنیم؟

20- چه چیزی در جلسه امروز مفیدتر بود؟

جمع‌بندی

استفاده از یک دستور کار مشترک بر مبنای سوالات قدرتمند، جلسات کار تیمی را موثرتر می‌کند. همچنین به جای اینکه به تیم خود این پیام را دهید که شما صاحب دستور کار هستید، از آنها دعوت می‌کنید تا با افکار، ایده‌ها و سؤالات خود در هر جلسه حاضر شوند و با دادن فضایی به تیم خود برای مشارکت در جلسات، اطمینان حاصل می‌کنید که همه اعضا احساس می‌کنند شنیده و درک می‌شوند.

اگر می‌خواهید واقعاً نبض تیم خود را حفظ کنید، به آن‌ها کمک کنید احساس ارزشمندی، قدرت و ارتباط داشته باشند.

اگر به کسب اطلاعات بیشتر در مورد ساخت و مدیریت تیم‌های قدرتمند علاقمند هستید دوره آموزشی مهارت تیم سازی برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

https://hypercontext.com/

https://www.range.co/blog/thoughtful-checkin-questions

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

گزارش منابع انسانی راهی است برای نشان دادن ارزشی که منابع انسانی برای کسب و کار به ارمغان می‌آورد و همچنین دستاوردها و چالش‌های تجربه شده در حوزه مدیریت منابع انسانی را نیز به تصویر می‌کشد.

در این مقاله تعریف و اجزای یک گزارش منابع انسانی و نحوه تهیه آن را مرور می‌کنیم. همچنین می‌توانید نمونه قالب گزارش منابع انسانی را در متن مقاله دانلود کنید.

گزارش منابع انسانی چیست؟

هر ساله تیم مدیریتی سازمان در کنار تیم منابع انسانی باید عملکرد کسب و کار و عملکرد کارکنان را به دقت تجزیه و تحلیل کند. برای انجام این کار، یک گزارش منابع انسانی نمایی اجمالی از دستاوردها و موانع مربوط به کارکنان را ارائه می‌دهد.

این گزارش شامل اطلاعات کمی و کیفی است و به منابع انسانی اجازه می‌دهد شاخص‌های کلیدی نیروی کار و موفقیت‌ها یا شکست‌ها را اندازه گیری و پیگیری کند.

گزارش منابع انسانی نه تنها نتایج تلاش‌های منابع انسانی در سال گذشته را خلاصه می‌کند، بلکه مسیر پیش رو و اولویت هدف گذاری در سال آینده را نیز ترسیم کرده و به تعیین دقیق و واقع بینانه اهداف برای سال بعد کمک می‌کند.

هدف از تهیه گزارش منابع انسانی چیست؟

گزارش منابع انسانی یک نمای کلی از روند کارمندان و شرکت ارائه می‌دهد و تضمین می‌کند که استراتژی‌های منابع انسانی با اهداف و استراتژی‌های سازمان همسو هستند.

اگرچه متخصصان منابع انسانی معمولاً گزارش‌های هفتگی یا ماهانه ارائه می‌دهند، اما گزارش سالیانه به ذینفعان، بینش دقیقی در مورد سازمان ارائه داده و یک نمای کلی را برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و بلندمدت به تصویر می‌کشد.

انواع گزارشات منابع انسانی

در زیر چهار نوع متداول از گزارش‌های کلی منابع انسانی آورده شده است:

1. گزارش تعداد پرسنل

گزارش تعداد پرسنل یک نگاه تصویری از کل تعداد کارمندان در یک سازمان را در یک زمان خاص فراهم می‌کند. این گزارش معمولاً جزئیاتی درباره ویژگی‌های مختلف کارمندان را شامل می‌شود، مانند دپارتمان، محل خدمت، سطح شغلی و نوع استخدام (تمام وقت، پاره‌وقت یا قراردادی).

معیارهای کلیدی که در این گزارش باید مد نظر قرار گیرد، معمولا شامل تعداد کل پرسنل، تجزیه و تحلیل دپارتمانی، معیارهای تنوع (مانند جنسیت)، نرخ تغییرات نیروی کار و مقایسه برای شناسایی روندهایی مانند رشد یا کاهش نیروی کار است.

2. گزارش ماهانه منابع انسانی

گزارش ماهانه منابع انسانی یک تصویر از فعالیت‌ها، معیارها و تحولات منابع انسانی در یک ماه خاص را نشان می‌دهد.

آنچه باید در این گزارش گنجانده شود:

– خلاصه اجرایی: یک مرور کوتاه از مهمترین نکات از فعالیت‌های منابع انسانی ماه.
– معیارها و KPIها: بررسی داده‌های مهم منابع انسانی مانند زمان استخدام، امتیازهای تعلق کارمندان و فعالیت‌های آموزش و توسعه.
– فعالیت‌های قابل توجه منابع انسانی: خلاصه‌ای از اقدامات، پروژه‌ها و رویدادهای مهم منابع انسانی که در طول ماه انجام شده‌اند، مانند استخدام‌های جدید، ارتقا یا برنامه‌های آموزش و جانشین‌پروری
– چالش‌ها و ریسک‌ها: شناسایی هر چالش یا ریسکی که دپارتمان منابع انسانی با آن روبه‌رو شده است و اقدامات انجام شده یا برنامه‌ریزی شده برای حل آنها.

3. گزارش سالانه منابع انسانی

گزارش سالانه منابع انسانی یک مرور جامع از فعالیت‌ها و مدیریت منابع انسانی در طول یک سال را فراهم می‌کند، که برنامه‌ریزی استراتژیک و تعیین اهداف برای سال آینده را تسهیل می‌کند.

یک گزارش دقیق سالانه منابع انسانی شامل خلاصه اجرایی از دستاوردها، چالش‌ها و نتایج منابع انسانی در طول سال است.

همچنین باید اهداف استراتژیک منابع انسانی برای سال آینده را شرح دهد. با تجمیع داده‌ها و بینش‌ها در یک سند واحد، این گزارش منبع معتبری برای تصمیم‌گیری را فراهم می‌کند.

4. گزارش هیئت مدیره منابع انسانی

گزارش هیئت مدیره منابع انسانی یک خلاصه جامع از داده‌ها و اقدامات حیاتی منابع انسانی است که برای ارائه به هیئت مدیره یا مدیریت ارشد درباره وضعیت منابع انسانی در سازمان تهیه می‌شود.

این گزارش نشان می‌دهد چگونه استراتژی‌ها و فعالیت‌های منابع انسانی به اهداف و چشم‌انداز کلان شرکت کمک می‌کنند و شفافیت را درباره اقدامات منابع انسانی ارائه می‌دهد و نقش منابع انسانی در تحقق اهداف تجاری را مشخص می‌کند.

شاخص‌هایی که باید در گزارش منابع انسانی گنجانده شود.

بخش مهمی از تهیه گزارش منابع انسانی شامل انتخاب و ارائه شاخص‌های مناسب برای تعیین چگونگی تاثیر منابع انسانی بر اهداف استراتژیک و عملکرد سازمانی است.

در این مقاله تعدادی شاخص کلیدی و پرکاربرد در فرایندهای استخدام، نگهداشت، آموزش، توسعه و تعلق کارکنان را پیشنهاد دادیم. ذکر این موضوع ضروری است که شاخص‌ها بر اساس نیاز ذی‌نفعان و تصمیم گیرندگان سازمان می‌تواند متفاوت باشد.

شاخص‌های جذب و استخدام

مدیر عامل سابق جنرال الکتریک (Lawrence Bossidy)، زمانی گفت: “هیچ کاری مهمتر از استخدام و توسعه افراد نیست. در پایان روز، شما روی افراد شرط بندی می کنید، نه بر روی استراتژی‌ها”.

شاخص‌های استخدام برای اندازه‌گیری موفقیت فرآیند استخدام شما و بهینه سازی فرآیند استخدام استفاده می‌شوند و داده‌های لازم برای بهبود فرآیند استخدام را ارائه می‌دهند که مستقیماً بر روی نتایج کسب و کار نیز تأثیر می‌گذارد.

شاخص‌های استخدام زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.

هزینه به ازای هر استخدام

این شاخصی از کارایی و مقرون به صرفه بودن کل فرآیند استخدام شما است و از تقسیم میزان کل هزینه صرف شده بر تعداد استخدام‌های انجام شده بدست می‌آید. این شاخص بینشی در مورد هزینه‌های استخدام و اینکه چگونه می‌توانید پول خرج شده در مراحل مختلف استخدام را بهینه کنید، ارائه می‌دهد.

زمان رسیدن به بهره‌وری/عملکرد

این شاخص زمانی را که طول می‌کشد تا کارکنان استخدام‌ شده جدید بهره‌ور شوند را اندازه گیری می‌کند و از اندازه گیری زمان بین اولین روز استخدام و زمانی که کارکنان به طور کامل برای سازمان اثربخش می‌شوند، بدست می‌آید.

نسبت مصاحبه به استخدام

این شاخص نشان دهنده تعداد مصاحبه‌هایی است که یک مدیر استخدام قبل از انتخاب نهایی انجام می‌دهد.

نشان می‌دهد که چند ساعت برای مصاحبه صرف شده است و همچنین آیا از روش‌های صحیح کارمندیابی در استخدام استفاده می‌شود یا نه؟

نرخ خروج کارکنان جدید

این شاخص درصدی از کارکنان جدید است که شرکت شما را در یک دوره معین، معمولاً در سال اول ترک می‌کنند. برای محاسبه این شاخص تعداد استخدام‌های جدیدی که سازمان را ترک کرده‌اند را بر تعداد کل کارکنانی که در همان دوره استخدام شده‌اند تقسیم کنید. این شاخص نشان‌دهنده سالم بودن فرهنگ سازمانی شماست، و اگر  افراد زیادی در سال اول سازمان را ترک کنند، حتما مشکلی وجود دارد.

این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

شاخص‌های آموزش و توسعه

گزارش سالیانه منابع انسانی شما باید شامل شاخص‌های آموزش و توسعه باشد. توانایی کارکنان برای ارتقا مهارت و یادگیری طی دو سال گذشته اهمیت بیشتری پیدا کرده است.  بنابراین هر چه بیشتر بتوانید نشان دهید که چقدر برای آموزش کارکنان هزینه شده و نتیجه آن چه بوده است، بهتر است.

شاخص‌های آموزش و توسعه زیر را در گزارش سالیانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.

هزینه آموزش به ازای هر کارمند

این یک شاخص ساده است که از تقسیم هزینه کل آموزش بر تعداد کارمندان بدست می‌‌آید. این شاخص می‌تواند برای یک برنامه خاص یا مجموع تمام آموزش‌های انجام شده در یک سال محاسبه شود. می‌توانید هزینه آموزش هر کارمند را با استانداردهای صنعت و یا سال‌های قبل مقایسه کنید.

نرخ بازگشت سرمایه (ROI) آموزش

این شاخص مالی میزان سود یک شرکت از سرمایه‌گذاری در آموزش را اندازه می‌گیرد و بر مزایا و نتایج تجاری حاصل از آموزش تاکید می‌کند.

شاخص‌های تعلق کارکنان

یک کارمند دلبسته بهره وری بیشتری دارد و در سطح بالاتری مشارکت می‌کند.

معیارهای تعلق (Engagement)زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود لحاظ کنید.

شاخص رضایت کارکنان (ESI)

ESI مجموعه‌ای از سوالات است که میزان رضایت کارکنان از شغل خود را اندازه می‌گیرد.  برای گزارش سالانه منابع انسانی، نمودارهایی را بر اساس نتایج  بخش‌ها، جمعیت شناسی، مقایسه سال به سال و … آماده کنید.

اگر به موضوع اندازه گیری رضایت کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی گام به گام اندازه گیری رضایت کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

شاخص وفاداری کارکنان(eNPS)

احتمالاً یکی از محبوب‌ترین معیارهای HR، امتیاز شاخص وفاداری کارکنان (eNPS) است. این شاخص با این سوال اندازه گیری می‌شود: “در مقیاس 1-10، چقدر احتمال دارد که این سازمان را به عنوان مکانی برای کار کردن توصیه کنید؟” یا “بر اساس تجربه خود، چقدر احتمال دارد که سازمان ما را به یک دوست یا همکار توصیه کنید؟”
بیشتر سازمان‌ها این سوال را می‌پرسند، بنابراین مقایسه آن با میانگین‌ صنعت ایده خوبی است.

شاخص‌های حفظ کارکنان

استخدام افراد مناسب برای سازمان شما مهم است اما حفظ آنها از اهمیت بیشتری برخوردار است. به همین دلیل است که شاخص‌های حفظ کارکنان، بخش مهمی از گزارش سالیانه منابع انسانی است. سنجه‌های حفظ، نمای کلی از چرایی ماندن کارکنان را ارائه می‌دهد و می‌تواند برای نظارت بر کارکنان در معرض خطر و طراحی اقدامات پیشگیرانه استفاده شوند.

شاخص‌های حفظ زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.

تعداد نیروی کار و اطلاعات جمعیت شناختی

در گزارش خود تعداد کارکنانی که در دوره زمانی مشخص در شرکت شما کار می‌کنند را ارائه دهید. این اطلاعات شامل کارکنان تمام وقت، کارکنان قراردادی، تعداد کارمندان شما در هر گروه جمعیتی و غیره می‌شود. برای اینکه گزارش سالانه قابل درک باشد، نموداری را اضافه کنید که تعداد کارکنان را در مقاطع مختلف سال نشان می‌دهد، یا اگر تغییرات قابل توجهی در آن دوره زمانی وجود داشت، آن را مشخص کنید.

نرخ خروج

برای محاسبه این شاخص تعداد کارمندانی را که سازمان شما را ترک کرده‌اند بر میانگین تعداد کارمندان در همان دوره تقسیم کرده و آن را به صورت درصد بیان کنید. یک دیدگاه سالانه از نرخ خروج نشان می‌دهد که شرکت شما چقدر در حفظ استعدادها خوب یا بد عمل می‌کند.

تحلیل مصاحبه‌های خروج

پس از یک سال کار، جالب است بدانید که چه چیزی باعث می‌شود افراد سازمان را ترک کنند. آیا به دلیل حقوق است؟ فرصت‌های شغلی؟ مدیریت ضعیف؟ محرک‌های خروج روشی موثر برای تعیین اولویت‌ها و استراتژی‌های منابع انسانی سال آینده هستند. این اطلاعات را بر اساس آنچه کارکنان در نظرسنجی‌های خروج خود به عنوان دلیل ترک نشان می‌دهند جمع آوری و ارائه کنید.

شاخص‌های بهره وری و عملکرد

در نهایت، مهم است که در مورد شاخص‌های بهره وری و عملکرد کارکنان گزارش داده دهید که نشان دهنده میزان اثربخشی کارکنان در انجام وظایف شغلی ست.

شاخص‌های بهره وری و عملکرد زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:

میانگین نمره ارزیابی عملکرد کارکنان

این شاخص از تقسیم مجموع امتیاز ارزیابی عملکرد کارکنان بر تعداد ارزیابی شوندگان بدست می‌آید و می‌تواند سطح عملکرد کارکنان سازمان را مشخص کند.

نرخ بازگشت سرمایه سرمایه انسانی (HCROI)

این یک معیار استراتژیک HR است که ارزشی را که نیروی کار در نتیجه پول صرف شده برای آنها (به عنوان مثال، آموزش و توسعه، پاداش، مدیریت استعداد، استخدام و غیره)ایجاد می‌کند، را از لحاظ مالی نشان می‌دهد و بازتابی واقعی از ارزش سرمایه انسانی در یک سازمان است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر

قالب گزارش منابع انسانی

یک نمونه قالب پاورپوینت برای تهیه گزارش منابع انسانی را می‌توانید از لینک زیر دانلود کنید.

HR_Board_Report_Template

نمونه گزارش‌های منابع انسانی

شرکت‌های بزرگ نظیر دیجی کالا نمونه گزارشات منابع انسانی خود را منتشر می‌کنند که در ادامه می‌توانید مشاهده کنید.

نمونه گزارش منابع انسانی دیجی کالا

DigikalaHRReport1401

نحوه تهیه گزارش منابع انسانی

یک گزارش منابع انسانی غیر تاثیرگذار صرفا آماری است که در یک فایل پاور پوینت یا اکسل گردآوری شده است، بدون اینکه تحلیل دیگری به آن اضافه شود. سعی کنید داده‌ها را با داستان‌ها و دیدگاه‌ها ترکیب کرده و گزارش سالانه منابع انسانی خود را تأثیرگذار کنید.

هنگام تهیه گزارش سالانه منابع انسانی، عناصر زیر را در نظر بگیرید.

1.با OKR‌ها و KPI‌های منابع انسانی شروع کنید.

با تحلیل OKRها و یا KPIها و اهداف تعیین شده توسط منابع انسانی و سازمان در ابتدای سال شروع کنید و یک خلاصه اجرایی از پیشرفت انجام شده در هر هدف را ارائه دهید.

2. ذینفعان خود را در نظر داشته باشید.

در نظر بگیرید که گزارش سالانه منابع انسانی را به چه کسی ارائه خواهید کرد و اطلاعات را مطابق با نیازها و علایق آنها تنظیم کنید. به طور مثال یک مدیر عامل نیاز به حلاصه گزارشی از اصلی‌ترین شاخص‌های کلیدی و دستاوردهای منابع انسانی و همچنین اولویت‌های بهبود دارد.

3. با داده‌ها داستان بگویید.

هنگام گزارش دادن از تصاویر بصری استفاده کنید. به عنوان مثال، به‌جای گزارش eNPS به ازای هر کشور در جدول، می‌توانید امتیازات eNPS همه کشورها را روی نقشه ترسیم کنید و از سایه‌های مختلف برای نمایش کشورهای با عملکرد بالا یا پایین استفاده کنید.
احتمالا مدیریت و کارکنان از گزارش‌های سنتی و آمارهای پیچیده خسته شده‌اند. سعی کنید از داستان‌ها کمک بگیرید. مثلا:
به جای ارائه آماری در مورد چگونگی افزایش بهره وری کارکنان، داستان کارمندی را تعریف کنید که از دورکاری استفاده کرده و بهره وری را X% افزایش داده است.
اطمینان حاصل کنید که داستان‌ها، گزارش‌ها و آمار شما شفاف بوده و برای همه ذینفعان به راحتی قابل درک است.

4. اهداف سال آینده را مشخص کنید.

در پایان گزارش، اهداف تجاری سال بعد را پیشنهاد کنید و تفکر خود را در مورد چگونگی تعیین اهداف منابع انسانی برجسته کنید.
مشخص کنید که چه شاخص‌هایی را در مسیر تحقق اهداف، اندازه گیری خواهید کرد. قبل از تعیین اهداف برای منابع انسانی، با سایر ذینفعان سازمان هم هماهنگ شوید.

5. یک نمای کلی داشبورد ارائه دهید.

به ذینفعان کمک کنید تا با کمک داشبورد منابع انسانی شفاف در گزارش خود، داده‌ها را تجزیه و تحلیل، تجسم و تصمیم‌گیری کنند.

نتیجه‌گیری

گزارش منابع انسانی فرصتی را برای برجسته کردن دستاوردها و ریسک‌هایی که کسب‌وکار ممکن است در منابع انسانی خود با آن مواجه باشد، فراهم می‌کند.

در این مقاله تعدادی شاخص برای ارائه در گزارش منابع انسانی پیشنهاد شد. روشن است که گزارش سالیانه به این شاخص‌ها محدود نمی‌شود و شما بر اساس شرایط کسب و کار و نیز دی نفعان سازمان می‌بایست تاثیرگذارترین شاخص‌ها را برای گزارش سالانه خود در نظر بگیرید و با کمک آن مشخص کنید که منابع انسانی چه ارزشی برای اهداف استراتژیک و رشد شرکت به ارمغان آورده است.

منابع

https://www.aihr.com/blog/the-annual-hr-report/

https://www.datapine.com/

تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

مصاحبه نگهداشت (Stay Interview) چیست؟

مصاحبه نگهداشت ابزاری است برای ارزیابی اینکه چرا کارکنان با عملکرد بالا در سازمان می‌مانند؟ و چه عواملی ممکن است باعث ترک آن‌ها شود؟

این مصاحبه، یک مکالمه نسبتاً غیر رسمی بین مدیر و کارمند است که در آن مجموعه‌ای از سوالات از پیش تعیین شده پرسیده می‌شود.

هدف این مصاحبه جمع آوری بازخوردهای ارزشمند کارکنان شما و بهبود مستمر رضایت و دلبستگی آن‌هاست.

مصاحبه نگهداشت چه تفاوتی با مصاحبه خروج دارد؟

مصاحبه‌های نگهداشت از جهات مختلفی با مصاحبه‌های خروج(Exit Interview) متفاوت است. واضح‌ترین تفاوت در زمان مصاحبه نهفته است. مصاحبه خروج پس از استعفای یک کارمند انجام می‌شود، در حالی که مصاحبه نگهداشت با کارمندان فعلی انجام می‌شود.

مصاحبه خروج بخشی از مرحله نهایی چرخه زندگی کارمند، در سازمان شماست زمانی که فرد فرآیند خارج شدن از کشتی سازمان شما را تجربه می‌کند.

به این ترتیب، هدف آن شکل‌دهی آخرین برداشت‌های کارکنان از شرکت و همچنین تصویری است که آن‌ها پس از ترک سازمان برای سایر افراد می‌سازند.

مصاحبه نگهداشت این فرصت را به شما می‌دهد که از مشکلات تکراری جلوگیری کنید. در حالی که مصاحبه‌های خروج فرصتی برای درس گرفتن از اشتباهات شما را فراهم می‌کند.

بعضی از این تفاوت‌ها در شکل زیر نمایش داده شده است.

در صورت علاقه‌مندی به اطلاعات بیشتر در خصوص مصاحبه‌های خروج مقاله در مصاحبه خروج چه بپرسیم را هم مطالعه کنید.

چرا باید مصاحبه‌های نگهداشت را انجام دهید؟

به طور خلاصه به برخی از مزایایی که با انجام منظم مصاحبه‌های نگهداشت به دست می‌آید، اشاره می‌کنیم.

بهبود حفظ کارکنان

یک مصاحبه نگهداشت درست می‌تواند بینش فوق العاده‌ای در مورد نقاط قوت و ضعف کار کردن در سازمان شما را آشکار سازد.

برای مثال، فرض کنید که از هر 10 مصاحبه شونده، 7 نفر احساس می‌کنند که به اندازه کافی از آن‌ها قدردانی نمی‌شود. اجرای یک برنامه ساده قدردانی می‌تواند دلبستگی کارکنان را تقویت کرده و در نتیجه، نرخ حفظ کارمندان شما را بهبود بخشد.

در زمانی که 40 درصد از نیروی کار جهانی در نظر دارند کارفرمای خود را در سال جاری ترک کنند، این اقدامات هستند که می‌توانند تفاوت را ایجاد کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل حفظ کارکنان در سازمان

دریافت بازخورد ارزشمند کارکنان

به عنوان واحد مدیریت منابع انسانی ممکن است فکر کنید که دقیقاً می‌دانید چرا کارکنان دوست دارند برای شرکت شما کار کنند. همکاران عالی، پروژه‌های چالش برانگیز، فرهنگ عالی، یا شاید حتی همه موارد فوق.

اما در واقعیت، کارکنان شما به دلیل انعطاف پذیری، استقلال در تصمیم‌گیری و فرصت‌هایی که شرکت برای پیشرفت حرفه‌ای به آنها می‌دهد، می‌خواهند بمانند.

واقعیت این است که تا زمانی که از آنها نپرسید نمی‌دانید. بنابراین قبل از اینکه شروع به دو برابر کردن چیزی کنید که فکر می‌کنید کارکنان می‌خواهند، بهتر است بازخورد آنها را در طول یک مصاحبه نگهداشت جمع‌آوری کنید.

افزایش رضایت و دلبستگی کارکنان

مصاحبه نگهداشت می‌تواند یک استراتژی ارتباطی مفید باشد. و به شما این امکان را می‌دهد که نقاط درد( pain points) و مناطق بهبود را قبل از اینکه بحرانی شوند، شناسایی کنید.

با این حال، دو شرط برای کارایی «استراتژی ارتباطی در مصاحبه نگهداشت» وجود دارد:

1- باید یک رابطه مبنی بر اعتماد و صداقت وجود داشته باشد.
2- بر اساس بازخوردی که در طول مصاحبه‌های نگهداشت جمع آوری می‌کنید عمل کنید و اوضاع را تغییر دهید.

نحوه انجام مصاحبه‌های نگهداشت

بیایید نگاهی به برخی از جنبه‌های عملی انجام مصاحبه‌های نگهداشت بیندازیم. چه کسی باید آن را انجام دهد؟ چقدر طول می‌کشد؟ بهترین زمان برای مصاحبه چه زمانی است؟

معمولا ابتکار راه اندازی یک برنامه مصاحبه نگهداشت با منابع انسانی است، اما اجرای آن می‌تواند توسط منابع انسانی یا مدیر فرد صورت پذیرد.

از کوچک شروع کنید.

شما مجبور نیستید با تک تک کارمندان مصاحبه‌های نگهداشت انجام دهید. برای شروع روی کارکنان با عملکرد بالا و پتانسیل‌ها تمرکز کنید.

مصاحبه‌های نگهداشت را به یک فعالیت عادی تبدیل کنید.

سعی کنید حداقل سالی یک بار مصاحبه نگهداشت را داشته باشید.

زمان انجام مصاحبه را مشخص کنید.

در اینجا باید چند نکته را در نظر داشت.

برای شروع، انجام مصاحبه نگهداشت با کارمندی که به تازگی شروع به کار کرده است، چندان منطقی نیست.  همچنین، مصاحبه نگهداشت را به جلسات بررسی عملکرد افراد اضافه نکنید، بلکه آن را به عنوان یک فعالیت جداگانه در نظر بگیرید. در نهایت، سعی کنید تمام مصاحبه‌های نگهداشت را در مدت زمان نسبتاً کوتاهی برنامه‌ریزی کنید به گونه‌ای که تمام بازخوردها را جمع آوری و در صورت لزوم بر اساس آن عمل کنید.

تصمیم بگیرید که چه کسی مصاحبه نگهداشت را رهبری می‌کند.

انجام این مصاحبه‌ها توسط مدیران منطقی است زیرا آنها احتمالاً رابطه قوی‌تر و قابل اعتمادتری با افراد تیم خود دارند. با این حال، به خاطر داشته باشید که ممکن است نیاز به آموزش کوتاهی در مورد نحوه برگزاری مصاحبه نگهداشت داشته باشند.

زمان کافی را برنامه‌ریزی کنید.

به طور معمول، یک مصاحبه نگهداشت بین 30 دقیقه تا 1 ساعت طول می‌کشد.
یک ساختار مصاحبه نگهداشت ایجاد کنید تا هر مدیر از ساختار یکسانی پیروی کند و از هر کارمند سؤالات یکسانی پرسیده شود.

سوالات مرتبط بپرسید.

پرسیدن سوالات درست، هسته اصلی یک مصاحبه نگهداشت موثر نیز می‌باشد. در ادامه چند نمونه سوال را با هم بررسی خواهیم کرد.

همه پاسخ‌ها را در یک مکان جمع آوری کنید.

اگر می‌خواهید اقدامی انجام دهید، اطلاعات جمع‌آوری‌شده در طول مصاحبه‌های نگهداشت باید تجزیه و تحلیل شود. اگر اطلاعات به‌طور مرکزی ذخیره شوند و به‌ راحتی در دسترس باشند، این کار بسیار آسان‌تر خواهد بود.

خلاصه کنید.

قبل از پایان مصاحبه، مدیران باید دلایل کلیدی کارمند برای ماندن یا رفتن را خلاصه کنند تا از سوء تفاهم جلوگیری شود (می‌توانید این را به الگوی مصاحبه نگهداشت خود اضافه کنید تا فراموش نکنید).

به دنبال الگوها و روندها باشید.

آیا دلایلی برای ماندن یا ترک کارمندان پیدا می‌کنید؟ آنها را شناسایی کنید. این به شما کمک می‌کند تا راه‌هایی برای تقویت عوامل مثبت و کاهش عوامل منفی پیدا کنید.

اقدام کنید.

مصاحبه‌های نگهداشت می‌تواند در راضی نگه داشتن کارکنان شما، افزایش وفاداری و تعهد سازمانی موثر باشند. اما، تنها در صورتی که بازخورد آنها را جدی بگیرید و در صورت لزوم اقدام کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر

سوالات پیشنهادی مصاحبه نگهداشت

ممکن است از خود بپرسید که سؤالات مصاحبه نگهداشت چگونه هستند. در ادامه 21 مورد از آنها را با هم مرور خواهیم کرد. این سوالات در 5 دسته کارمند، شغل، فرهنگ سازمان، محیط کار و تکنولوژی پیشنهاد شده‌اند.

سوالاتی در مورد کارمند

1. وقتی هر روز سر کار می‌آیید بیشتر منتظر چه چیزی هستید؟

پاسخ‌ها در اینجا می‌توانند بسیار متفاوت باشند. برای برخی، بخش مورد علاقه آنها ممکن است کار در کنار همکارانشان باشد، در حالی که برای برخی دیگر، مربوط به پروژه‌هایی است که روی آنها کار می‌کنند.

با گذشت زمان و  جمع آوری داده‌های بیشتر، ممکن است بتوانید برخی از روندها را تشخیص دهید.

به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که برای اکثر کارمندان، فرهنگ شرکت شما مطلوب است، می‌توانید از آن برای برندسازی کارفرمایی خود استفاده کنید.

2. از چه چیزی هر روز در سر کار می‌ترسید؟

این سوال برعکس سوال بالاست و هنگامی که یک روند را در اینجا مشاهده کردید، احتمالاً زمان آن رسیده است که اقدام کنید.

3. آخرین باری که به ترک شرکت فکر کردید کی بود؟

کارمندی که دیروز به ترک شرکت فکر می‌کرده است، ممکن است نسبت به کسی که آخرین بار یک سال پیش به رفتن به جای دیگری فکر کرده بود، به توجه فوری بیشتری نیاز داشته باشد.

4. چه موضوعی باعث شد که به فکر رفتن باشید؟

برخی از افراد ممکن است به ترک فکر کنند زیرا دیگر شغل خود را چالش برانگیز نمی‌دانند. دیگران این کار را انجام می‌دهند زیرا احساس می‌کنند به اندازه کافی درآمد ندارند یا به این دلیل که احساس ارزشمندی نمی‌کنند.

دانستن اینکه چه چیزی باعث می‌شود کارکنان به ترک سازمان فکر کند، می‌تواند به شما کمک کند تجربه رضایت‌بخش‌تری را برای کارمندان ایجاد کنید.

5. آیا شرکت ما را به دوستان جویای کار توصیه می‌کنید؟ اگر نه چرا؟

این یک سوال مهم برای برند کارفرمای شما است. جویندگان کار، کارمندان را به عنوان یک منبع قابل اعتماد می‌بینند، زیرا آنها از نزدیک نحوه کار با شرکت شما را تجربه می‌کنند.

6. چه چیزی شما را وسوسه می‌کند که شرکت را ترک کنید؟

این سوال ممکن است شبیه به سوال شماره 4 باشد اما تفاوت واضحی بین این دو وجود دارد.

موضوعی که باعث می‌شود کسی به ترک سازمان فکر کند، اغلب چیزی است که از درون شرکت می‌آید مثل فرهنگ شرکت و… اما وسوسه ترک اغلب از خارج از شرکت می‌آید مثل فرصتی برای راه اندازی کسب و کار خود و غیره.

سوالاتی در مورد شغل

7. بهترین بخش شغل شما چیست؟

افراد جنبه‌های مختلف شغل خود را دوست خواهند داشت. با این حال، در اینجا نیز پاسخ‌های خاصی را خواهید دید که به مرور زمان تبدیل به روند می‌شوند.

می‌توانید از این داده‌ها برای برای بهبود رضایت و دلبستگی آنها استفاده کنید، و همینطور بر جنبه‌های جالب کار برای جویندگان کار تأکید کنید.

8. اگر می‌توانستید فوراً چه بخشی از شغل خود را حذف می‌کردید؟

با جمع آوری داده‌های بیشتر، می‌توانید روندهای مهم را تشخیص دهید. این به شما کمک می‌کند تا قسمت‌های نه چندان عالی کار را برای کارمندان فعلی خود به حداقل برسانید.

9. از کدام یک از استعدادهای خود در نقش فعلی استفاده نمی‌کنید؟

این سوال به شما اطلاعاتی در مورد اینکه یک کارمند ممکن است در شغل بعدی خود به کدام سمت برود، می‌دهد.

10. چه چیزی شغل شما را رضایت بخش‌تر می‌کند؟

این سوال می‌تواند به شما کمک کند تا دریابید که از کجا شروع کنید، به خصوص زمانی که پاسخ‌های مشابه بیشتری را مشاهده کردید.

11. آیا اهداف و مقاصد روشنی را دریافت می‌کنید؟

این به شما اطلاعاتی در مورد نحوه مدیریت افراد می‌دهد. اگر کارمندان به طور مداوم به این پاسخ «بله» می‌دهند، می‌توانید مدیران خود را تحسین کنید.

در غیر این صورت، باید به این موضوع رسیدگی شود، زیرا داشتن اهداف و مقاصد مشخص به کارکنان کمک می‌کند تا نقشی را که در دستیابی به اهداف شرکت ایفا می‌کنند، درک کنند.

12. من به عنوان مدیر شما، کم و بیش چه کارهایی را می‌توانم انجام دهم؟

مدیران تاثیر قابل توجهی بر تجربه کار کارکنان دارند. بنابراین، اطلاعات حاصل از این سوال می‌تواند در بهینه سازی تجربه کارمند بسیار ارزشمند باشد.

با این حال، برای پاسخ صادقانه، کارمندان باید واقعاً به مدیر خود اعتماد کنند و مدیران باید به اندازه کافی متواضع باشند تا هر بازخوردی که ممکن است دریافت کنند را بشنوند.

13. در مورد فرصت‌های آموزش و یادگیری که در دسترس شماست چه فکر می‌کنید؟

اگر می‌خواهید کارکنان طولانی مدت با شما بمانند، ضروری است که به آنها فرصت‌هایی برای رشد حرفه‌ای و شغلی بدهید. برای اطمینان از شناسایی نیازهایشان، مهم است که این سؤال را بپرسید.

سوالاتی در مورد فرهنگ شرکت

14. آیا در شرکت احساس ارزشمندی و تقدیر می‌کنید؟

اگر شرکت شما در ایجاد احساس ارزشمندی در افراد و به رسمیت شناختن شایستگی آن‌ها خوب باشد، این امر تأثیر مثبتی بر دلبستگی و بهره‌وری افراد خواهد داشت.

از سوی دیگر، فقدان قدردانی می‌تواند افراد را وادار کند که به جای دیگری نقل مکان کنند.

15. دوست دارید چگونه برای کاری که انجام می‌دهید تقدیر شوید؟

حتی اگر برنامه‌ای عالی برای قدردانی از کارمندان دارید، ممکن است راه‌هایی وجود داشته باشد که آن را بهتر یا شخصی‌تر کنید.

16. ما در حال حاضر به عنوان یک شرکت چه کارهایی را انجام نمی‌دهیم که به نظر شما باید انجام دهیم؟

پاسخ‌های مکرر به این سوال در تبدیل شرکت شما به مکان بهتری برای کار کردن بسیار مفید خواهد بود (هم برای کارمندان فعلی و هم برای کارمندان آینده).

سوالاتی در مورد محیط کار

17. به نظر شما چه چیزی را باید حتماً در دفاتر خود تغییر دهیم یا به آن اضافه کنیم؟

همانطور که به آرامی از بیماری کرونا خارج می‌شویم، باورهای سنتی در مورد نقش دفتر در محیط کار هم، به طور چشمگیری در حال تغییر است.

از کارمند خود بپرسید که در این مورد چه احساسی دارد.

18. آیا از سیاست فعلی کار از راه دور ما راضی هستید؟ اگر نه، به نظر شما چه چیزی را باید تغییر دهیم؟

در همین راستا، از کارکنان بپرسید که در مورد سیاست کار از راه دور شما در دنیای پس از همه گیری چه فکر می‌کنند؟

سوالاتی در مورد فن آوری

19. آیا ابزار و منابع کافی برای انجام درست کار خود دارید؟ اگر نه، چه چیزی کم است؟

این که افراد احساس کنند که برای انجام کارشان کاملاً مجهز هستند یا نه، مستقیماً بر تجربه و عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد.

بنابراین، پاسخ‌هایی که می‌گیرید، در بهینه‌سازی فناوری مورد استفاده کارکنانتان سازنده است.

20. از ابزارهایی که برای برقراری ارتباط با همکاران خود هنگام کار از راه دور استفاده می‌کنید، چقدر رضایت دارید؟ (تماس‌های تصویری، سیستم‌های چت، اسناد مشترک و غیره)

به خصوص از آنجایی که کار از راه دور بخشی از «عادی‌های جدید» است، ابزارهایی که کارمندان شما برای حفظ ارتباط با یکدیگر (و با مشتریانتان) در اختیار دارند، باید به درستی کار کنند.

21. استفاده از چه نرم افزار/ابزاری را فوراً متوقف کنیم؟

همه ما سیستم یا ابزاری را داریم که ترجیح می‌دهیم اصلاً از آن استفاده نکنیم  اگر این ابزاری است که کارمندان فقط یک یا دو بار در سال از آن استفاده می‌کنند، می‌توانید آن را نادیده بگیرید.

با این حال، اگر سیستمی است که افراد شما باید به صورت روزانه از آن استفاده کنند، مطمئناً تأثیر منفی بر تجربه کاری آنها خواهد داشت و شما باید به طور جدی گزینه‌های دیگر را در نظر بگیرید.

کلام پایانی

در زمانی که بخش قابل توجهی از نیروی کار جهانی به ترک شرکت خود فکر می‌کنند، نگاهی دقیق به دلبستگی و رضایت کارکنان باید در اولویت باشد.
مصاحبه نگهداشت می‌تواند ابزار بسیار مفیدی برای ارزیابی دلایل ماندن کارکنان شما و شناسایی نقاط قابل بهبود باشد.

پس پیشنهاد می‌کنیم در اسرع وقت با یک طراحی درست، شروع به استفاده از آن کنید.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/stay-interview-questions/

https://www.shrm.org/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

هدایای خوش‌آمدگویی(Welcome Gifts) برای کارمندان جدید به سازمان شما کمک می‌کند تا تاثیر اولیه خوبی به عنوان یک کارفرما داشته باشید. همچنین باعث ایجاد یک تجربه مثبت در اولین روزهای کاری کارکنان شده و به توسعه فرهنگ شرکت هم کمک می‌کند.

علاوه بر این، تصاویر این هدایا محتوای بسیار خوبی برای حمایت از برند کارفرمایی شما ایجاد می‌کند و زمانی که  کارمندان نظرات خود را در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک می‌گذارند می‌تواند بخشی از توصیف تجربه آنها باشد.

بودجه شما هر چه که باشد، چیزهای زیادی وجود دارد که می‌توانید در بسته خوش آمدگویی کارمندان جدید خود بگنجانید. بیایید در این مقاله چند ایده بعنوان هدایای خوش آمدگویی برای کارمندان جدید را بررسی کنیم.

1. متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید

یادداشت خوش آمدگویی دست‌نویس تاثیر اولیه بسیار مطلوبی دارد. لازم نیست یک نوشته طولانی باشد. یک پیام کوتاه برای ابراز هیجان و خوشحالی از حضور کارمند جدید کافی است. همچنین می‌توانید از یک کارت پستال با تصویر اعضای تیم به همراه پیام‌های خوش آمدگویی آن‌ها هم استفاده کنید. یا ممکن است یادداشتی جمعی از طرف اعضای تیم را روی وایت بورد دفتر کار بنویسید.

مورد استقبال قرار گرفتن از طرف مدیر و اعضای تیم به ایجاد اولین تصویر عالی از شرکت کمک می‌کند و برای حفظ استخدام‌های جدید مهم است. به گفته شرکت Clear، سازمان‌هایی که فرآیند جامعه‌پذیری (Onboarding) عالی دارند، نرخ حفظ استخدام‌های جدید را تا ۵۲ درصد افزایش داده‌اند.

متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید به راحتی ایجاد می‌شوند، هزینه بسیار کمی دارند، تأثیر مثبتی بر تجربه کارمندان جدید شما می‌گذارند و جزء عالی‌ترین هدایای خوش آمدگویی هستند.

نمونه متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید

سلام [نام کارمند جدید],

به تیم خوش آمدید. خوشحالیم که به تیم ما پیوسته‌اید.

تیم ما با افتخار و خوشحالی شما را در خانواده‌ی خود می‌پذیرد و اعتقاد داریم که توانمندی‌ها و تجربیات شما می‌تواند طرح‌ها و اهداف ما را ارتقا بخشد.

از این به بعد، روزهای پر از چالش و پیشرفت را پیش رو داریم و به عنوان یک تیم تلاش می‌کنیم تا محیطی دوستانه و پشتیبانی‌کننده فراهم کنیم تا هرکس احساس کند که جزء یک تیم موفق و هماهنگ است. باور داریم که با همکاری و تلاش مشترک، می‌توانیم به اهداف بزرگتری دست پیدا کنیم.

اگر هر گونه سوال یا نیازی دارید، لطفاً احساس راحتی کنید که با هر کدام از ما تماس بگیرید. ما اینجا هستیم تا شما را، همراهی کنیم.

با امید به همکاری موفق و ممتاز با شما،

[نام و امضای همکاران]

2. هدفون

اگر بودجه کافی دارید، یک هدفون مناسب، هدیه عالی برای کارمندان جدیدتان است که به آنها کمک می‌کند در محل کار تمرکز کنند و از سر و صدای همکاران پرحرف یا همسایه‌های پر سر و صدا جلوگیری می‌کند.

هدفون‌ها باید به اندازه کافی راحت و در طول روز قابل استفاده باشند. به سرعت قابل شارژ باشند تا با شارژ کردن آن در نیمه روز، وقفه‌ها به حداقل برسد. همچنین باید به دنبال هدفونی باشید که کمترین نشتی صدا را داشته باشد تا کارکنان بتوانند بدون ایجاد مزاحمت برای همکاران خود، به موسیقی گوش دهند.

3. لوازم اداری و تجهیزات مورد نیاز

لوازم اداری ابتدایی‌ترین اما ضروری‌ترین بخش پکیج خوش آمدگویی است، چه از راه دور کار کنند و چه در دفتر.

به کارمندان جدید خود لوازم اداری و تجهیراتی هدیه دهید تا تجربه کاری روزانه آنها آسان‌تر شود، مانند:

• لپ تاپ، فلش، موس
• عینک نور آبی
• پاوربانک
• نوت بوک و دفترچه یادداشت
• خودکار، نشانگر، هایلایتر
• پوشه، پاکت نامه و کارت ویزیت
• منگنه، گیره کاغذ و قیچی

و…

بر روی لوازمی تمرکز کنید که کارمندان شما واقعاً به آنها نیاز دارند تا از شلوغی غیرضروری میز خود جلوگیری کنند.

4. هدایایی با برند شرکت

اقلامی با برند شرکت‌ها، هدایای خوش آمدگویی بسیار محبوبی هستند. این هدایا از همان ابتدای سفر یک کارمند به به تقویت حس ارتباط، غرور و تعلق کمک می‌کنند.

این هدایا می‌تواند شامل بطری آب، پیراهن، گرمکن، هودی شرکتی، خودکار، پد موس، دفترچه یادداشت، کوله پشتی، لپ تاپ، ظرف ناهار، پلاک با نام کارکنان، ماگ، فنجان قهوه و … باشد.

می‌توانید هدایای خوش آمدگویی را با درج نام کارمندان خاص‌تر کنید. همچنین به جلوگیری از شنیدن مکرر این جمله که “این بطری آب کیست؟” کمک می‌کند.

5. تنقلات سالم و با کیفیت

بر سلامتی کارکنان تمرکز کنید و روی تنقلات سالم و باکیفیت مانند میوه‌ها، آجیل، کوکی، سبزیجات و… سرمایه‌گذاری کنید.  نوشیدنی‌هایی مانند قهوه، چای، یا آبمیوه‌ها را فراموش نکنید.

اگر می‌توانید، جعبه‌های خوراکی خود را از کسب‌وکارهای محلی سفارش دهید تا در حین تهیه بسته‌های خوشامدگویی از کسب و کارهای کوچک هم حمایت کنید.

6. پوشه اطلاعات و کتابچه راهنمای شرکت

پوشه اطلاعات کارکنان جدید راهی است برای انتقال آنچه که آنها باید در بدو استخدام بدانند. دادن پوشه اطلاعات به کارکنان جدید به تنظیم و مدیریت انتظارات کمک می‌کند.

این پوشه می‌تواند شامل موارد زیر باشد.

• نامه خوش آمدگویی مدیر عامل
• ماموریت، چشم انداز و ارزش‌های شرکت
• فرم‌ها و ابزارها
• ساختار سازمانی
• کاربرگ اطلاعات شخصی
• بیمه و بازنشستگی
• اطلاعات تماس منابع انسانی و سایر بخش‌ها
• نظرسنجی قبل از ورود
• نحوه حضور و استراحت
• شرایط کار و ساعات کاری قابل اجرا برای کارکنان در دفتر / از راه دور / هیبریدی
• سیاست‌ها و رویه‌های شرکت
• و…

همچنین گنجاندن اطلاعاتی در مورد فرهنگ شرکت نیز مفید است مانند:

• نحوه ارتباط کارکنان با یکدیگر
• چگونی جشن گرفتن دستاوردها و نقاط عطف
• چگونگی مدیریت عملکرد کارکنان و اهدای پاداش

کارمندان جدید از دسترسی فوری به اطلاعات شرکتی که به تازگی به آن ملحق شده‌اند قدردانی خواهند کرد.

7. کتاب

دادن کتاب به کارکنان جدید نشان می‌دهد که روی رشد و توسعه آنها سرمایه گذاری کرده‌اید.

کتاب‌های مرتبط با شغل فرد، کسب و کار یا صنعت خود را تهیه کنید. موضوعاتی که به آنها کمک کند در نقش خود برتر باشند یا تخصص خود را توسعه دهند.

8. کارت هدیه و کوپن

کارت‌های هدیه به خصوص زمانی عالی هستند که هنوز نمی‌دانید کارکنان جدیدتان به چه چیزی علاقه دارند یا به چه چیزی نیاز دارند. با اهدا کارت هدیه این امکان را به آن‌ها می‌دهید که چیزهایی را که واقعاً نیاز دارند انتخاب کنند.

می‌توانید کارت‌های هدیه را برای یک کافی شاپ، رستوران یا فروشگاه‌های آنلاین شارژ کنید.

مشابه کارت‌های هدیه، کوپن‌ها نیز هدیه‌ای مقرون به صرفه و دوست داشتنی برای کارکنان جدید هستند. مانند کوپن برای اقامت در یک هتل، سفرهای آخر هفته، اشتراک غذا، شام در رستوران و…

 

 

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

نکاتی برای انتخاب بهتر هدایای خوش آمد گویی

نیازهای کارکنان را در نظر بگیرید.

وقتی در مورد هدایای خوش آمدگویی برای کارمندان جدید تصمیم می‌گیرید به این موضوع کنید، که چه چیزی باعث می‌شود زمان آنها در شرکت شما خوشایندتر شود؟ یا چه چیزی می‌تواند به آنها کمک کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشند؟

به عنوان مثال، هدفون ممکن است بهترین هدیه برای یک مسئول پذیرش نباشد.

از دادن هدایای صرفاً تزئینی که احتمال نادیده گرفتن یا دور انداختن آنها وجود دارد، خودداری کنید.

هدایا را شخصی کنید.

دریافت هدایای شخصی به فرد احساس خاص بودن می‌دهد. بنابراین اگر می‌توانید، آنها را به ازای هر فرد، تیم یا واحد، شخصی سازی کنید.

هر جا که می‌توانید ترجیحات کارکنان را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر یک کارمند سرگرمی خاصی دارد، می‌توانید چیزهای مرتبط را به او بدهید. مثلا اگر دوست دارند فیلم ببینند، می‌توانید به آنها بلیط سینما بدهید.

ارزش های اصلی شرکت را القا کنید.

ارزش‌های اصلی خود را در انتخاب هدیه در نظر بگیرید و مواردی را انتخاب کنید که به توسعه ارزش‌های شما کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر یکی از ارزش‌های شرکت شما استقلال است و شما اجازه کار از راه دور را می‌دهید، پاوربانک، کیف لپ تاپ، هدفون، بلوتوث و … اقلامی ایده آل برای هدیه هستند.

بسته بندی هدیه خوش آمدگویی خود را جذاب کنید.

بسته بندی جذاب، هدیه خوش آمدگویی را جذاب‌تر می کند. بهتر است از برند شرکت روی کاغذ بسته بندی، کیسه یا جعبه خود استفاده کنید یا هدایای خود را در یک کیف مارک‌دار قرار دهید.

بازخورد کارمندان را دریافت کنید.

می‌توانید چند سؤال در مورد هدایا در نظرسنجی رضایتمندی استخدام شدگان جدید خود بگنجانید، مانند:

• آیا هدایا را مفید می‌دانستند؟
• چه چیزی اضافه می‌کنند؟
• چه چیزی را تغییر خواهند داد؟

بازخوردها را تجزیه و تحلیل کنید و ببینید چه چیزی را می‌توانید بهبود بخشید.

نکته آخر این که برای استقبال به یاد ماندنی از کارمندان جدید خود به بودجه زیادی نیاز ندارید. صرف کمی زمان با چاشنی خلاقیت می‌تواند تجربه به یادماندنی را برای کارکنان تازه وارد شما رقم بزند.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/welcome-gifts-for-new-employees/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

اگر علاقمندید به دیگران کمک کنید تا به اهداف شغلی خود دست یابند، ممکن است از داشتن شغلی در حوزه جذب استعدادها لذت ببرید. در یک مصاحبه با متخصص استعداد یابی، مجموعه‌ای از سوالات خاص برای این نقش پرسیده می‌شود و داشتن ایده‌های خوب از جانب شما برای چگونگی طی کردن مسیر، کمک خواهد کرد تا تاثیر زیادی بگذارید. در این مقاله تعدادی از سوالات مصاحبه و چگونگی پاسخ دادن به آن‌ها را برای نشان دادن مهارت‌، تخصص و اشتیاق شما، بررسی می‌کنیم.

متخصص استعدادیابی(Talent Acquisition Specialist)کیست؟

یک متخصص استعدادیابی به سازمان خود کمک می‌کند تا با ایجاد استراتژی‌های کوتاه مدت و بلندمدت برای جذب و استخدام افراد، نیازهای استعدادیابی سازمان خود را برآورده کند.
آنها داده‌ها را جمع آوری، تجزیه و تحلیل می‌کنند تا بتوانند قرار ملاقات‌های افراد با استعداد را با شرکت تنظیم کرده و در طول روند استخدام، سازمان و افراد مستعد به خواسته‌هایشان برسند.
علاوه بر ایجاد استراتژی جذب استعداد مبتی بر داده، متخصصان استعداد یابی به مهارت‌های اصلی مانند مدیریت کانال‌های کارمند یابی، انتخاب، مدیریت ذی‌نفعان و تمرکز بر مشتری نیز نیاز دارند.
کارفرمایان در یک مصاحبه متخصص استعدادیابی، طیف وسیعی از سوالات رفتاری و موقعیتی از شما می‌پرسند تا پس از آشنایی با مهارت‌ها، تجربیات و نگرش‌هایتان بتوانند میزان شایستگی و تناسب شما با شغل را بسنجند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

سوالات مصاحبه بر اساس نقش خاص متخصص استعدادیابی

سوالات خاص به شما کمک می‌کنند مهارت‌ها و دانش خود را در مورد جذب استعداد و فعالیت‌های عمومی منابع انسانی نمایش دهید و میزان شایستگی شما برای این نقش را تعیین می‌کند.
در اینجا برخی از سوالات مصاحبه با متخصص استعدادیابی، همراه با نکاتی برای پاسخ دادن به آن‌ها آورده شده‌ است.

1. در مورد برخی از منابع مورد علاقه خود برای کشف استعدادهای برتر به من بگویید؟

چرا این مهم است؟

یکی از مسئولیت‌های اولیه یک متخصص استعدادیابی، رسیدن به بهترین کاندیداها برای پر کردن مشاغل خالی سطوح بالای سازمان است. پاسخ به این سوال به داوطلب کمک خواهد کرد تا مشخص کند که چقدر در انجام این کار ماهر و مدبر است.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

تجربه خود را با ابزارهای مختلف کارمندیابی، شبکه سازی، توسعه و نحوه استفاده از روش‌های مختلف برای موفقیت نشان دهید.

2. چه تجربه‌ای در فرآیند جامعه پذیری(onboarding) برای استخدام‌های جدید دارید؟

چرا این مهم است؟

متخصصان استعدادیابی اغلب در روند کارمندیابی استخدام‌های جدید حضور خواهند داشت، بنابراین منطقی است که آن‌ها بخشی از فرآیند onboarding باشند. این امر به سازمان‌ها کمک خواهد کرد تا تعیین کنند که کاندیدا چقدر در استقبال از استخدام‌های جدید موثر است و چگونه می‌تواند سفر افراد تازه استخدام‌ شده را تا جایی که ممکن است یکپارچه ‌کند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

نشان دهید چقدر تمایل دارید استخدام شدگان جدید در سازمان احساس خوشایندی و راحتی کنند. می‌توانید میزان مهارت‌های بین فردی و سازمانی که برای انجام این کار دارید را نیز بیان کنید.

3. فکر می‌کنید چگونه می‌توانید با استخدام بهترین کاندیداها به کسب و کار ما کمک کنید؟

چرا این مهم است؟

پاسخ به این سوال مهارت‌ها و دانش شما را نسبت به شرکت و صنعت مورد نظر و چشم انداز بلند مدت آنها نشان می‌دهد.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

با اطمینان، مهارت‌ها و موفقیت‌های گذشته خود را برای استخدام کاندیداهای عالی در جهت کمک به کسب و کارها بیان کنید. از قبل درباره شرکت تحقیق کنید تا درک کاملی از فعالیت آنها داشته باشید و مطمئن شوید که چطور می‌توانید به آن‌ها کمک کنید.

4. چرا کار در زمینه استعدادیابی را انتخاب کرده‌اید؟

چرا این مهم است؟

این نشان می‌دهد که چگونه مسیر شغلی خود را طی کرده‌اید و چه چیزهایی شما را روزانه به حرکت وا می‌دارد.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

اشتیاق خود را به نقش و آنچه شما را برمی‌انگیزد و اینکه چگونه احساس هدف و معنی از کار خود به دست می‌آورید را بیان کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات مصاحبه استخدامی : ۲۱ سوال رایج به همراه پاسخ آنها

5. در یک کاندیدا به دنبال چه چیزی هستید؟

چرا این مهم است؟

سازمان‌ها می‌خواهند بدانند که شما به تمام جنبه‌های یک کاندیدا، از جمله مهارت، تجربه، رفتارها، ارزش‌ها و تناسب فرهنگ دقت می‌کنید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

روشن کنید که هنگام ارزیابی کاندیداها برای اطمینان از اینکه آن‌ها مهارت‌های لازم برای کار را دارند، رویکردی جامع دارید و در عین حال مطمئن می‌شوید برای آن شغل مناسب هستند و احتمالا ماندگاری بالایی در شرکت خواهند داشت.

6. بزرگترین دستاورد شما تاکنون به عنوان یک متخصص استعدادیابی چیست؟

چرا این مهم است؟

این کار به سازمان کمک می‌کند بفهمند که در گذشته چه دستاوردهایی داشتید و چه موفقیت‌هایی بیشترین اهمیت را برای شما دارد.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

صادق باشید و درباره دستاوردی صحبت کنید که واقعا برای شما ارزش زیادی دارد، اما آن دستاورد مرتبط با نقش باشد.

7. از چه سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS ) در کار خود استفاده کرده‌اید؟

چرا این مهم است؟

کارفرمایان می‌خواهند بدانند که آیا تجربه استفاده از آخرین فناوری و نرم افزار برای جذب استعدادها را دارید یا خیر

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

سیستم‌هایی را که استفاده کرده‌اید و اینکه چگونه به شما در استخدام عالی کمک کرده‌اند نام ببرید.

8. روش آماده شدن شما برای مصاحبه با کاندیداها چگونه است؟

چرا این مهم است؟

مصاحبه‌ها بخش کلیدی فرآیند استخدام هستند و آماده سازی موفقیت آمیز قبل از آن به شما کمک می‌کنند تصویر روشنی از کاندیدا بدست آورید و از اینکه آن‌ها برای این نقش مناسب هستند یا خیر اطمینان کسب کنید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

به طور مختصر گام‌هایی که برداشتید را بگویید. این شامل آماده‌سازی سوالات اندیشمندانه مرتبط با نقش، بررسی مجدد رزومه، صحبت با مدیران قسمت‌های مربوطه و همچنین آماده کردن اتاق و یا کسب اطمینان از صحت عملکرد ویدئو کنفرانس و تلفن.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مصاحبه گروهی چیست؟(+ نمونه سوالات)

9. چگونه با کاندیداها ارتباط برقرار می‌کنید؟

چرا این مهم است؟

برقراری ارتباط شفاف در طول سفر استخدام برای اطمینان از این که کاندیداها احساس اولیه خوبی از شرکت دارند، می‌دانند در چه جایگاهی قرار دارند و به پیشنهاد دیگری پاسخ نمی‌دهند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

ذکر کنید که دوست ندارید کاندیداها منتظر بمانند و همیشه با سرعت پیگیری می‌کنید تا آنها در حلقه بمانند. همچنین روش‌های تماس دلخواه خود را نیز بیان کنید.

10. شما با کدام فرآیندهای غربالگری آشنایی دارید؟

چرا این مهم است؟

به هنگام حرکت رو به جلو، غربالگری بخش مهمی از فیلتر کردن کاندیداهای نامناسب با کسانی است که بهترین گزینه برای شرکت هستند. بسته به نقش و شرکت مورد نظر، بسیاری از فرآیندهای مختلف را می‌توان برای ارزیابی کاندیداها و تعیین این موضوع مورد استفاده قرار داد.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

انواع غربالگری داوطلب را که با آنها آشنا هستید (آزمون مهارت، غربالگری شبکه‌های اجتماعی، غربالگری رزومه، مصاحبه‌های ویدئویی، پروژه‌های آزمایشی) را نام برده و مثال‌هایی بزنید که نشان دهد چه مواقعی از این فرآیندهای متفاوت استفاده کرده‌اید و آنها چگونه به شما جهت استخدام بهترین نامزدها کمک کردند.

11. برخی از روش های جاری که در استعدادیابی می‌بینید چیست؟

چرا این مهم است؟

مطلع بودن از روش‌های نوظهور و چشم انداز آینده برای کارهایی که همواره دچار تغییرات هستند، ضروری و حیاتی است. سازمان‌ها می‌خواهند بدانند که آیا توان خود برانگیختگی را دارید یا خیر.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

دقت کنید که پیش از مصاحبه در مورد روندهای استعدادیابی تحقیق کنید و به طور خلاصه چند مورد از آن‌ها را بررسی کنید و بدانید چه تاثیری بر نقش شما ایفا خواهند کرد. همچنین می‌توانید درباره منابعی صحبت کنید که از آن‌ها برای کسب اطلاعات استفاده می‌کنید (مجلات ،وبلاگ‌ها، مقالات آنلاین، مقالات تحقیقاتی و غیره)

12. به نظر شما تفاوت‌های اصلی در استعدادیابی و جذب چیست؟

چرا این مهم است؟

تفاوتی بین این دو وجود دارد و کارفرمایان می‌خواهند بدانند که شما این تمایز را می‌دانید و جایگاهی که نقش شما در این میان قرار دارد را می‌شناسید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

بطور خلاصه هر نقش، جایی که با نقش‌های دیگر همپوشانی دارند و در جایی که با آن‌ها متفاوت هستند را توضیح می‌دهد.
استخدام کنندگان بر استخدام سمت‌های خالی تمرکز می‌کنند، در حالی که استعداد‌یاب بر فرآیند نهایی جذب، پرورش، و استخدام استعدادها تمرکز دارد.

این مطلب را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل تست‌های شخصیت‌شناسی در استخدام+معرفی۴ تست رایج

13. عناصر کلیدی که بر برند کارفرمای یک شرکت تأثیر می‌گذارد چیست؟

چرا این مهم است؟

فرآیند کارمندیابی نقش حیاتی در برند کارفرمایی سازمان ایفا می‌کند. ارائه یک برداشت مثبت و تجربه برند برای همه کاندیداها در طول سفر بسیار مهم است – حتی برای کسانی که استخدام نمی‌شوند – بنابراین یک استراتژی برند سازی موثر که برای کاندیدها قابل‌مشاهده باشد، مورد نیاز است.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

استراتژی برندسازی کارفرما قابل مشاهده برای کاندیداها که شامل موراد زیر است را بیان کنید:
• داشتن صفحه مشاغل و جستجوی آسان در آن
• فعال در ارسال مطالب مرتبط در رسانه‌های اجتماعی
• شرح وظایف دقیق
• سهولت درخواست برای مشاغل
• برقراری ارتباط موثر در طول سفر استخدام
• زمان پاسخگویی سریع

همچنین می‌توانید نقش‌های قبلی خود را برای تقویت برند کارفرما و نحوه کمک به بهبود این عناصر را نیز بیان کنید.

14. در مورد آخرین باری که از داده‌ها برای کمک به جذب نیرو استفاده کردید به من بگویید؟

چرا این مهم است؟

داده‌ها به سرعت در حال تبدیل شدن به بخشی ضروری از استخدام هستند، زیرا استخدام کنندگان و مدیران استخدام را قادر می‌سازد بدانند چه کسانی باید استخدام شوند و داوطلبان برتر می‌توانند به راحتی نمونه‌هایی از داده‌هایی که برای استخدام استفاده می‌کردند را به اشتراک بگذارند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

دو نمونه از داده‌ها و ابزارهای داده‌ای را که برای کمک به نیروهای استخدامی خود استفاده کرده‌اید، ذکر کنید و اینکه چگونه داده‌ها تصمیمات شما را مشخص می‌کند.

15. میانگین نرخ گردش مالی برای استخدام‌های جدید در سازمان فعلی یا قبلی شما چقدر است؟

چرا این مهم است؟

سازمان‌ها می‌خواهند استعدادیاب‌ها و متخصصانی را استخدام کنند که می‌توانند افرادی را پیدا کنند که می‌خواهند برای مدت طولانی در یک سازمان بمانند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

صادق باشید. برخی صنایع دارای نرخ گردش مالی بالاتری نسبت به دیگران هستند که می‌توانید به عنوان بخشی از پاسخ خود به آن اشاره کنید. یک نرخ کم گردش کار جدید، نشان می‌دهد که شما در بررسی کاندیداها، تنظیم انتظارات واضح، و پیدا کردن تطابق مناسب برای انواع مختلف نقش‌ها مهارت دارید.

سوالات مصاحبه رفتاری

سوالات مصاحبه رفتاری یا شایستگی محور مربوط به نحوه رفتار شما در یک موقعیت خاص و در محل کار گذشته شما اشاره دارد برای مثال، رد کردن کاندیداها یا مجبور شدن به پایان دادن قرارداد یک فرد. سوالات پیشنهادی برای مصاحبه شایستگی‌محور می‌تواند شبیه سوالات زیر باشد.

16. از زمانی برای ما بگویید که مجبور به انتخاب سخت بین دو نامزد با شرایط و تجربه مشابه بوده‌اید. چگونه تصمیم گرفتید چه کسی را استخدام کنید؟

چرا این مهم است؟

برای متخصصان استعدادیابی متداول است که با یک مجموعه استعداد بزرگ سر و کار داشته باشند و اغلب باید کاندیداها را در حوزه‌های مختلف مورد ارزیابی قرار دهند تا تصمیم درست بگیرند. این موارد شامل مهارت، تجربه، پتانسیل، اشتیاق و تناسب فرهنگ می‌شود.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

توضیح دهید که چگونه عوامل مختلف دخیل را سنجیدید و چه مواردی را مشخص می‌کنید چیزهایی که برای نشان دادن یک استخدام خوب به دنبال آن هستید. شما همچنین می‌توانید در اسرع وقت و بدون عجله به اهمیت گرفتن این تصمیم اشاره کنید.

17. آیا تا به حال در نقش‌های گذشته خود یک کاندیدای شگفت انگیز را از دست داده‌اید؟ به ما بگویید چه کاری می‌توانستید انجام دهید تا نتیجه را تغییر دهید.

چرا این مهم است؟

متداول است که در استعدادیابی اشتباه کنید چون هیچ‌کس بی‌عیب و نقص نیست و شما با بخش‌های ناپایدار زیادی درگیر هستید که شامل افراد دیگر نیز می‌شوند. چیزی که مهم است این است که شما مسئولیت پذیری را فهمیدید و از اشتباهات خود درس گرفتید و توانایی بهبود و رشد را نشان دادید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

به مصاحبه‌کننده نشان دهید که شما از اشتباه خود آگاه هستید، مسئولیت آن را برعهده گرفته‌اید و در مورد این که چطور همه چیز اشتباه پیش رفت و کاری که شما اکنون انجام می‌دهید، صحبت کنید.

18. آیا تا به حال انتخاب کرده‌اید که فردی را از درون سازمان به جای خارج از سازمان استخدام کنید و چرا؟

چرا این مهم است؟

استخدام، ارتقا و انتقال کارمندان از درون می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بهترین افراد خود را حفظ کنند، و اغلب این ایده خوبی است که به دنبال کاندیداهای بالقوه مناسب در درون خود بگردید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

ذکر کنید که شما دارای تجربه کارمندیابی به صورت خارجی و داخلی هستید و به طور خلاصه مزایا و معایب هر دو گزینه را بیان کنید. و بگویید در نهایت، نامزدی که بهترین تناسب را دارد باید این شغل را به دست آورد، بنابراین قضاوت صحیح بر روی این موضوع حیاتی است.

19. در مورد مدیر استخدامی سختی که با او کار کرده‌اید و چگونه بر آن غلبه کرده‌اید، بگویید؟

چرا این مهم است؟

به عنوان یک متخصص کسب استعداد موفق، ایجاد و حفظ روابط محکم با مدیران استخدام ضروری است. این سوال به سازمان کمک می‌کند درک کند که چگونه این روابط را- به خصوص آن‌هایی که چالش برانگیزتر هستند- کنترل می‌کنید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

یک فلسفه روشن و قوی را در مورد مدیریت روابط با مدیران استخدام، گرفتن کنترل و هدایت آن‌ها به جلو نشان دهید. نشان دادن دیپلماسی و تاکتیک‌های مقابله برای زمانی که درگیری‌ها بوجود می‌آیند. همچنین می‌توانید یک مثال از نحوه حل مساله در یک روش صلح‌ آمیز و سازنده ارائه دهید.

20. آیا تا به حال مشکلی در برخورد با آژانس کاریابی داشته‌اید؟ چطور آن را حل کردید؟

چرا این مهم است؟

رسیدگی به آژانس‌های استخدام بخشی از کار در استخدام و استعدادیابی است. مهم است که بدانید چگونه با شخصیت‌های مختلف برخورد کنید، به سرعت مشکلات را حل کنید، و اطمینان حاصل کنید که هیچ چیز مانع از توانایی شما برای کارمندیابی و استخدام افراد مناسب نمی‌شود.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

توانایی خود برای عمل به آرامی، منطقی و سریع تحت هر شرایطی را نشان دهید و هدف نهایی که استخدام نامزدهای مناسب برای سازمان است را در تمام زمان‌ها بیان کنید.

21. با کاندیداهایی که استخدام نمی‌شوند چطور برخورد می‌کنید؟

چرا این مهم است؟

متخصصان استعدادیابی اغلب بر استخدام کاندیداهای مناسب متمرکز هستند و آنها اغلب در ارائه یک تجربه مثبت برای کسانی که آنها را رد می‌کنند شکست می‌خورند. ولی این به برند کارفرما آسیب می‌زند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

صریح باشید که شما یک تجربه مثبت برای هر کاندیدا دارید، مهم نیست که آنها تا چه اندازه در طول فرآیند استخدام پیش می‌روند. مثال‌هایی مانند پاسخ به هر درخواست دریافت‌ شده و یا تماس شخصی با افرادی که در مرحله استخدام رد شده‌اند را بگویید. سازمان‌ها می‌خواهند بدانند شما متعهد هستید که به موقع لیست کاندیداها را به روز رسانی می کنید و اطمینان داشته باشید از اینکه هر کسی تجربه مثبتی با شرکت داشته باشد.

22. از زمانی برای ما بگویید که شخصی را استخدام کردید که معلوم شد برای این نقش مناسب نیست. فکر می‌کنید چه اشتباهی رخ داد و چه چیزی از این تجربه برداشت کردید؟

چرا این مهم است؟

استخدام‌های نامناسب گاه به گاه بخشی عادی از جذب استعداد است، اما هزینه‌بر است. مصاحبه‌کننده به دنبال این توانایی است که شما اشتباهاتتان را تایید کرده و با آن‌ها رشد می‌کنید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

مسئولیت اشتباهی که مرتکب شدید و منجر به استخدام بد شده است را بپذیرید. توضیح دهید چه چیزی یاد گرفتید و چگونه این را در تصمیمات استخدامی آینده به کار گرفته‌اید.

 

این مقاله را هم مطالعه کنید سوالات مصاحبه استخدامی مدیر منابع انسانی

 

سوالات مصاحبه موقعیتی

سوالات مصاحبه‌های موقعیتی بر کارهایی که یک فرد در موقعیت‌های خاص فرضی انجام می‌دهد تاکید دارد. هدف از آن ارزیابی نحوه رفتار شما با چالشی است که ممکن است در آینده رخ دهد و یا می‌تواند در نقش آینده شما ایجاد شود.

23. فرض کنید امتیاز خالص تبلیغات کاندیداهای شما (NPS) پایین است و می‌خواهید آن را بهبود ببخشید. چگونه شروع می کنید؟

چرا این مهم است؟

این (NPS) نشان می‌دهد که آیا کاندیداها تجربه خوبی در روند استخدام شما داشته‌اند یا خیر. آن‌ها چه احساسی داشتند؟ آن‌ها درباره کل تجربه چه چیزی به دیگران خواهند گفت؟ بازار کار کوچک است و شکایت‌ها برای همه پخش می‌شوند تا آنلاین ببینند. بنابراین بیش از پیش اهمیت دارد.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

توضیح دهید که ابتدا باید بدانید چرا نمره شما پایین است؟ چرا کسی شما را توصیه نمی‌کند؟ آیا به دلیل فرآیند درخواست است، یا چیزی که در طول یک مصاحبه رخ داد، سرعت یا عدم ارتباط، یا موضوع دیگری؟ ارسال یک نظرسنجی به تمام کاندیداها به شما کمک می‌کند اطلاعات برخی از داده‌ها را به دست آورید و سپس اقدام کنید.

24. اگر بخواهید شغل چالش برانگیز را استخدام کنید و بعد از چند ماه یک فرد مناسب را پیدا نکردید، چه کار باید بکنید؟

چرا این مهم است؟

متخصصان استعدادیابی  اغلب برای پر کردن پست‌های سطح بالا کار می‌کنند که نیاز به مهارت پیچیده دارند، که به این معنی است که زمان می‌برد تا کاندیدای مناسب را پیدا کنند. پر کردن نقش موثر، مهم است، اما به همان اندازه مهم است که آن‌ را با افراد اشتباه پر نکنید و سازمان‌ها می‌خواهند بدانند شما چگونه این کار را انجام می‌دهید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

پیشنهاداتی مانند جستجو و نگاه به منابع مختلف، از جمله پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی و دیگر آژانس‌های استخدام را پیشنهاد دهید. با مدیران استخدام نشست داشته باشید برای اینکه آن‌ها را به روز نگه دارید و روشن کنید که چرا در تلاش برای پر کردن این نقش هستید. یک چشم‌انداز مثبت را ایجاد کنید و به جستجو برای کاندیدای مناسب ادامه دهید.

25. اگر کاندیدا دیر در مصاحبه حاضر شود یا اصلا حاضر نشود چه می‌کنید؟

چرا این مهم است؟

همیشه زمان‌هایی وجود خواهد داشت که برخی از کاندیداها دیر به یک مصاحبه می‌رسند یا موفق به حضور نمی‌شوند و برخورد حرفه‌ای با این موضوع ضروری است.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

توضيح دهيد كه در طول مصاحبه، صرف نظر از اینکه آنها دیر کرده‌اند یا نه، با كانديدا مانند هر نامزد ديگری رفتار می‌كنيد. ارزیابی چرایی تاخیر نیز مهم است. شرایط خاصی وجود دارد که قابل درک و قابل توجیه است. این را منتقل کنید. به خاطر داشته باشید که در اینجا از اختیار و قضاوت خود استفاده خواهید کرد. اگر فکر می‌کنید که شایستگی دادن یک شانس دیگر را دارند و برنامه شما نیز اجازه می‌دهد، مصاحبه را برای زمان دیگری تکرار کنید.

26. اگر تقاضای ما برای استخدام‌های جدید دو برابر شود، چگونه کیفیت منابع و استخدام را حفظ می‌کنید؟

چرا این مهم است؟

این یک احتمال است و سازمان‌ها می‌خواهند به توانایی شما برای حفظ آرامش و ارائه نتایج تحت فشار اعتماد کنند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

در مورد استفاده از ابزارها و نرم افزارها صحبت کنید فرآیندی برای کاهش درگیری کار دستی و زمان بر استخدام پیشنهاد دهید. انجام دادن مصاحبه‌های ویدیویی به جای مصاحبه‌های حضوری نیز می‌تواند در زمان صرفه جویی کند  روشن کنید که کیفیت استخدام را به خطر نمی‌اندازید، حتی زمانی که تحت فشار هستید.

تمرین کامل می‌کند!

اگرچه غیر ممکن است که دقیقاً بدانیم چه اتفاقی در طی یک مصاحبه رخ می‌دهد ولی کارهای زیادی وجود دارد که می‌توانید انجام دهید و خود را آماده کنید. یک ایده خوب از آنچه انتظار دارید و نحوه رسیدن به آن داشته باشید. تا زمانی که نیاز دارید سوالات مصاحبه را مرور کنید تا بتوانید یک شغل پر درآمد را به عنوان یک متخصص استعدادیابی شروع کنید و زمان زیادی را برای این کار در نظر بگیرید.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منبع

https://www.aihr.com/blog/talent-acquisition-specialist-interview-questions/

ترجمه: معصومه تیموربخش

نرخ خروج کارکنان (Employee Turnover Rate) نسبت تعداد کارکنانی که در یک دوره زمانی خاص از سازمان خارج شده‌اند به کل تعداد کارکنان در آن دوره را نشان می‌دهد. این نرخ به صورت درصدی بیان می‌شود و نمایانگر ماندگاری کارکنان در سازمان است.

نرخ خروج کارکنان می‌تواند نشان‌دهنده میزان رضایت و تعلق کارکنان باشد. اگر نرخ خروج بالا باشد، ممکن است مشکلاتی مانند عدم رضایت، کاهش عملکرد یا مشکلات مدیریتی وجود داشته باشد. بنابراین می‌بایست به عنوان یک شاخص کلیدی مهم مدیریت منابع انسانی سنجیده شود.

در این مقاله مراحل و فرمول محاسبه نرخ خروج کارکنان به صورت گام به گام و عملیاتی توضیح داده شده است و یک نمونه مطالعه موردی در خصوص افزایش نرخ خروج کارکنان در سازمان نیز با شما به اشتراک گذاشته شده است.

منظور از نرخ خروج کارکنان چیست؟

نرخ خروج کارکنان(Employee Turnover Rate) به درصدی از کارکنان یک سازمان اشاره دارد که در یک دوره زمانی مشخص (معمولاً یک سال) از سازمان خارج شده‌اند.

فرمول نرخ خروج کارکنان

فرمول محاسبه نرخ خروج کارکنان به صورت زیر است:

100*(2/تعداد کل کارکنان در ابتدای دوره + تعداد کل کارکنان در انتهای دوره) /تعداد کارکنان ترک کرده در دوره ​) =نرخ خروج

مراحل محاسبه نرخ خروج

برای محاسبه نرخ خروج کارکنان مراحل زیر را طی کنید:

مثال از نحوه محاسبه نرخ خروج

فرض کنید در ابتدای دوره 200 نفر و در انتهای دوره 220 نفر در یک سازمان کار می‌کردند و 15 نفر کار خود را ترک کردند. نرخ خروج به صورت زیر محاسبه می‌شود.

210=2/(200+220)=میانگین تعداد کارکنان

%7.14=100*(15/210)= نرخ خروج

بنابراین، نرخ خروج کارکنان در این مثال حدوداً 7.14 درصد است.

نرخ خروج استاندارد

آمار دقیقی از نرخ طبیعی ترک خدمت در ایران در دسترس نیست ولی این نرخ در حدود 15 درصد(10 تا 20) برآورد می‌شود.

صنایع و کشورهای مختلف نرخ ترک کار مورد انتظار متفاوتی دارند. به عنوان مثال، در بریتانیا، گروه شغلی با بالاترین نرخ ترک کار امروزه بخش فروش و بازاریابی با ۳۱ درصد است. میران ترک خدمت در بریتانیا را به تفکیک بخش‌های مختلف در جدول زیر مشاهده می‌کنید.

یک راه بسیار آسان برای فهمیدن عملکرد سازمان شما، صرفاً بررسی آمار است؛ اگر عدد شما (به طور قابل توجهی) بالاتر از حد متوسط باشد، به احتمال زیاد با نرخ بالای ترک کار روبرو هستید.

دلایل افزایش نرخ خروج کارکنان

افزایش نرخ خروج کارکنان ممکن است به علت چندین عامل باشد. در زیر تعدادی از دلایل رایج برای افزایش نرخ خروج کارکنان آورده شده است:

عدم رضایت از محیط کار

اگر کارکنان احساس کنند که محیط کار نامناسب یا استرس‌زاست، احتمال ترک کار آن‌ها افزایش می‌یابد.

کمبود فرصت‌های حرفه‌ای

افراد ممکن است به دنبال فرصت‌های حرفه‌ای بیشتر یا رشد شغلی باشند. اگر یک سازمان نتواند این فرصت‌ها را فراهم کند، کارکنان ممکن است تصمیم به ترک شغل بگیرند.

حقوق و مزایا

حقوق و مزایای کمتر نسبت به بازار کار ممکن است باعث افزایش نرخ خروج شود. کارکنان به دنبال حقوق و شرایط اجتماعی مناسب هستند.

مسائل مدیریتی

مدیریت ناسازگار یا مشکلات در ارتباط با مدیران می‌تواند به عدم رضایت و افزایش نرخ خروج کارکنان منجر شود.

نامناسب بودن فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی ناسازگار با ارزش‌ها و اهداف کارکنان می‌تواند باعث ترک شغل شود. اگر کارکنان احساس کنند که فرهنگ سازمانی با انتظارات و ارزش‌های شخصی‌شان هماهنگ نیست، احتمال ترک شغل افزایش می‌یابد.

عدم توازن کار-زندگی

افراد ممکن است به دنبال توازن مناسب بین کار و زندگی شخصی خود باشند. اگر سازمان نتواند این توازن را فراهم کند، کارکنان ممکن است به دنبال شرایط بهتری باشند.

انجام مصاحبه خروج می‌تواند به شناسایی دلایل خروج کارکنان از سازمان شما کمک کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

مطالعه موردی افزایش نرخ خروج کارکنان

در ادامه این مطلب یک معضل شبیه سازی شده از یکی از سازمان‌های ایرانی در قالب یک مطالعه موردی با شما به اشتراک گذاشته شده است.

مطلب را مطالعه کنید و سعی کنید آن را از نگاه یک کارشناس منابع انسانی تحلیل کرده و به سوالات پایانی پاسخ دهید.

بهره‌گیری از مطالعات موردی به عنوان یک شیوه آموزش، به شما کمک می‌کند مهارت‌های تحلیلی و قدرت حل مساله خود را به عنوان یک متولی منابع انسانی افزایش دهید.

سناریو مطالعه موردی

من مهندس محبی هستم. مدیر عامل یک شرکت فعال در زمینه ارتباطات و شبکه‌های مخابراتی که در حدود پنج سال در کشور مشغول به فعالیت است.

شرکت ما پس از فعالیت اپراتورهای متعدد تلفن همراه در کشور، به دلیل داشتن نیروی انسانی خبره، انجام کار با کیفیت و ارائه خدمات با هزینه‌ای مناسب، به سرعت در میان رقبا از جایگاه مناسبی برخوردار شد.

شما بهتر از من می‌دانید که معروف شدن علاوه بر مزایا، معایبی نیز دارد. به عنوان مثال درست است که در بین اپراتورهای تلفن همراه، از شرکت ما به نیکی یاد می‌شود و حجم زیادی از درخواست‌هایشان را به سمت سازمان ما روانه می‌کنند و به لطف خدا بر اساس پیش بینی‌های به عمل آمده از بابت جذب مشتری حتی تا چند سال آینده مشکلی نداریم.

ولی از سوی دیگر همین محبوبیت سبب شده تا نیروی انسانی توانمند ما انتظارات متفاوتی در مقایسه با کارمندان شرکت‌های رقیب، از سازمان داشته باشند و چون اعضای هیئت مدیره و گروه مدیران ارشد شرکت، اغلب در پی تعالی بخشی هر چه بیشتر شرکت هستند و به افق‌های دوردست چشم دارند، به وضعیت فعلی کمتر توجه می‌کنند و حفظ و نگهداری پرسنل از اولویت‌های اصلی شرکت به حساب نمی‌آید.

بر همین اساس نرخ ترک خدمت کارکنان در شرکت حدود 43.5 درصد است که با بررسی که در میان سایر سازمان‌ها انجام دادم این نرخ ترک خدمت عدد بزرگی‌ست و من را به عنوان مسئول شرکت دچار نگرانی کرده است.

از یک طرف باید به هیئت مدیره در جهت تحقق اهداف عالی ترسیم شده پاسخگو باشم و از سوی دیگر وضع فعلی را به نحوه مطلوبی مدیریت کنم تا در خصوص نیروی انسانی که یکی از مزیت‌های رقابتی ما در مقایسه با رقباست دچار مشکل نشویم.

البته این را هم اشاره کنم که ما در جذب نیروی انسانی هیچ مشکلی نداریم. برند شرکت، سابقه شرکت، موفقیت‌های چند سال اخیر و… همگی سبب شده است که سیل نیروی انسانی جویای کار با یک اشاره کوچک و کم هزینه مثل سایت‌های کاریابی، روانه سازمان شوند.

همیشه هم در این چند سال گذشته و به ویژه سالیان اخیر انتخاب‌های هوشمندانه‌ای از بین افراد متقاضی داشتیم، ولی نمی‌دانم چرا این افراد بعد از مدتی کوتاه در حدود کمتر از یکسال که با ویژگی‌های سازمان ما آشنا شده و در این سازمان کسب تجربه می‌کنند، قرارداد خود را برای سال بعد تمدید نمی‌کنند و در شرکت‌های رقیب مشغول به کار می‌‌شوند.

با خودم فکر می‌کردم ما که سردمدار این عرصه‌ایم؛ پس چرا حاضرند با شرکت‌های دیگر همکاری داشته باشند و پس از یک سال سازمان ما را ترک کنند؟

از یکی از ایشان موقع خداحافظی سوال کردم که آقای مهندس شما که از اینجا دارید تشریف می‌برید و دیگر هیچ سلسله مراتبی بین من و شما نیست، لطفا صادقانه بفرمایید که چرا این سازمان را ترک می‌کنید و حاضرید در شرکتی پایین‌تر از شرکت ما مشغول به فعالیت شوید؟ در پاسخ مطلب جالبی را مطرح کرد که چند روزیست فکرم را مشغول کرده است و آن این که:

“آقای مهندس محبی شرکت شما دانشگاه خوبی برای من بود. ولی سازمان خوبی برای فعالیت مستمر من نیست. از بابت تمام آموزش‌هایی که به من دادید متشکرم، ولی قصد دارم به سازمان دیگری بروم که قدرم را بهتر بدانند، از توانمندی‌های من بیشتر استفاده کنند و به من به عنوان یک انسان نگاه کنند و نه ماشین.”

آیا واقعا شرکت من به یک دانشگاه تبدیل شده است. این قدر هزینه استخدام، آموزش و … برای کارکنان انجام می‌دهم که در نهایت در حدود 50 درصد آن‌ها در ظرف کمتر از یکسال به سازمان رقیب بروند!

چه باید بکنم؟ از کجا باید شروع کنم؟ چطور باید نظر کارکنان را در خصوص شرایط کار جویا شوم؟ چطور باید علت ترک خدمت ایشان را بررسی کنم؟

یک راه ساده به ذهنم رسید که با تک تک کارکنان مصاحبه فردی انجام دهم تا جویای شرایط کاری و موارد اشاره شده شوم. با چند نفر اول که مصاحبه کردم هر کدام از مصاحبه‌ها حدود یک ساعت و نیم طول کشید و کلی از زمان جلسه هم به تعارف و تملق سپری شد. در نهایت بعد از مصاحبه با شش نفر به این نتیجه رسیدم که آنقدر مطالبات آن‌ها با یکدیگر متفاوت است که نمی‌شود در نهایت یک راهکار برای معضل ترک خدمت کارکنان تهیه کرد.

در ضمن شرکت حدود 226 نفر کارمند دارد که اگر برای هر یک از آن‌ها به طور میانگین حدود نیم ساعت وقت مصاحبه در نظر بگیرم باید در حدود 113 ساعت از وقت ارزشمندم را که می‌توانستم طی آن، کارهای مهم‌تری انجام دهم، برای شنیدن حرف‌های ایشان که بخش عمده‌ای از آن به تعارفات و تملق اختصاص می‌یابد، صرف کنم.

به همین دلایل از این تصمیم منصرف شدم و در پی راه حلی مناسب‌تر گشتم.

یکی از دوستانم که مدیر شرکتی موفق در کشور است توصیه کرد رویکرد آن‌ها را اجرا کنم، یعنی استخدام یک مشاور منابع انسانی، تا با کمک او بر معضلات سازمانی چیره شوم. در حال حاضر به دنبال فرد توانمندی هستم تا از تجربیاتش برای رفع این معضلات بهره‌مند شوم و این در حالی‌ست که احساس می‌کنم تا پیدا کردن مشاوری امین، در حال از دست دادن زمان ارزشمندی هستم که ممکن است اتفاقاتی ناگوار در شرکت رخ دهد که دیگر امکان درمان آن برایم فراهم نباشد.

چرا نرخ خروج کارکنان بالا می‌رود؟

1- به آقای محبی توصیه می‌کنید چه اقداماتی را برای شناسایی معضلات سازمانی انجام دهد؟ آیا با رویکرد مصاحبه تک به تک با تمامی پرسنل موافقید؟ دلایل موافقت و یا مخالفت خود را توضیح دهید.

2- به عنوان یک مشاور منابع انسانی برای کمک به آقای محبی چه اقداماتی انجام می‌دادید؟

3- به نظر شما آقای محبی چه اقدامات پیشگیرانه‌ای برای عدم بروز این مشکل می‌توانست انجام دهد؟

تحلیل‌های خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک گذارید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/how-to-calculate-employee-turnover-rate/

https://www.aihr.com/blog/high-turnover-meaning-rates/

کتاب مورد کاوی‌های مدیریت رفتار سازمانی، تالیف دکتر علی پیران نژاد

تهیه کننده: سونیا جلالی

آموزش کارکنان جدید جهت موفقیت آن‌ها در وظایف و نقشی که بعهده خواهند داشت، بسیار حائز اهمیت است. وجه مشترک کارکنان جدید و مدیران استخدامی آن‌ها، شوق آن‌ها برای پیشبرد هر چه سریع‌تر کارهاست. به همین منظور، آموزش صحیح و کارآمد کارمندان جدید به معنی آماده سازی آن‌ها برای موفقیت در آینده شغلیشان در سازمان خواهد بود.

بنابراین این سوال پیش می‌­آید که شما به چه روشی در مورد آموزش کارکنان جدید اقدام می‌کنید؟ و چگونه یک برنامه آموزشی برای استخدامی‌های جدید تهیه می‌کنید؟

سوالاتی که در این مقاله به آن می‌پردازیم.

هدف از آموزش کارکنان جدید چیست؟

فرآیند آموزش استخدامی‌های جدید بر نحوه انجام وظایف و شیوه کار با تجهیزات و نرم افزارهای سازمان متمرکز است. به عبارت دیگر، در این روند به کارکنان آموزش داده می‌شود که به طور مشخص، چگونه می‌‌­بایست مسئولیت‌هایشان را انجام دهند. به طور کلی آموزش را می‌توان بخشی از فرآیند آنبوردینگ در نظر گرفت.

هدف اصلی آموزش کارکنان جدید، اطمینان از موفقیت آنها در نقششان و نیز بازگشت هزینه‌ها و سرمایه‌هایی است که سازمان برای استخدام این افراد متحمل شده است. آموزش، نیروهای سازمان را به طور موثری برای انجام وظایفشان آماده می‌کند و این دقیقا همان چیزی است که کارمندان جدید شما نیز می‌خواهند.

76 % از افراد تازه استخدام شده، آموزش حین کار را مهمترین بُعد فعالیت خود در هفته اول کاری­شان می‌دانند.

علاوه بر این، آموزش به آن‌ها کمک می‌کند تا رشد و بهره‌­وری سریعتری داشته باشند و احتمال ادامه همکاری آن‌ها با شما افزایش پیدا خواهد کرد.

در واقع، 40 % از کارکنانی که آموزش‌های شغلی ضعیفی دریافت می‌کنند، در سال اول سازمانشان را ترک می‌کنند. این بدان معناست که سرمایه گذاری در آموزش کارکنان به شما کمک می‌کند تا از جابجایی و خروج استخدامی‌های جدید جلوگیری کرده و نرخ نگهداشت کارکنان را افزایش دهید.

علاوه بر این، برنامه آموزشی برای کارکنان جدید، با کیفیت بالا، تأثیر مثبتی بر تعلق سازمانی کارکنان دارد.

نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که کارکنانی که احساس می‌کنند به اندازه کافی آموزش دیده‌اند، 27 % بیشتر از کسانی که این احساس را تجربه نمی‌کنند، وفادارتر هستند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ماتریس مهارت چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟+ نمونه

اجزای کلیدی آموزش کارکنان جدید

مدیران از طریق یک رویکرد هدفمند می‌توانند بهتر درک کنند که شکاف‌های مهارتی بالقوه چقدر گسترده بوده و برای پر کردن آن‌ها چه برنامه‌های اجرایی لازم است.

در طول دوره‌های آموزشی، کارمند باید درک عمیق‌تری از مسئولیت‌های شغلی، شایستگی‌های اصلی، معیارهای کلیدی و شاخص‌های کلیدی عملکرد، اهداف سازمانی و فردی و در نهایت مسیر موفقیت برای نقش خود به دست آورد.

بنابراین شما به عنوان متولیان منابع انسانی می‌­بایست اطمینان حاصل کنید که بین اهداف استخدامی‌های جدید و اهداف سازمان، ارتباط درستی برقرار کرده‌اید.

انتظارات شغلی

مدیران می‌­بایست با توضیح اینکه چه کاری، چگونه (هنجارهای فرهنگی و ترجیحات مدیریتی) و چه زمانی باید انجام شود (نقاط عطف و ضرب‌الاجل‌های کلیدی) و چرا نقش کارمند در این مسیر مشخص مهم است، در راستای تشریح کارکردهای اساسی استراتژی سازمان اقدام کنند.

در مورد سطوح نظارت و سلسه مراتب بالاتر و پایین‌تر از موقعیت کارمند و مدیر آنها روشنگری کنید. یک نمودار سازمانی به آنها ارائه دهید که به آنها کمک می‌کند تا بفهمند چگونه در سازمان در جایگاه بالاتری می‌توانند قرار گیرند. بدین ترتیب آن‌ها خواهند دید که ذینفعان داخلی در کجای نمودار قرار دارند.

اهداف و مقاصد سازمانی

مدیران می‌­بایست به راحتی اهداف و مقاصد سازمان و نحوه پشتیبانی از آنها را توضیح داده و در خصوص تمرکز استراتژیک سازمانی، مستنداتی را ارائه دهند. این موضوع به استخدامی‌های جدید کمک می‌کند تا درک بهتری از اینکه چگونه آن‌ها و نقش آنها به موفقیت بخش و سازمان کمک می کند، داشته باشند و نیز باعث ایجاد حس مالکیت، هدفمندی و تعلق سازمانی در کارکنان جدید می‌شود.

فرآیندها و گردش کار

کارمندان جدید می‌­بایست بدانند که روند کلی کارها به چه صورت بوده و فرآیندها چگونه انجام می‌شوند. بنابراین، آموزش نحوه ارائه یک محصول جدید به بازار، نحوه رسیدگی به خدمات بیمه و پشتیبانی و یا نحوه تأیید زمان مرخصی در سیستم، عوامل موثری در موفقیت کارکنان جدید در نقش‌های خود شمرده می‌­شوند. کارکنان به آموزش اختصاصی در این فرآیندها و گردش کار امور سازمان و همچنین فرصت‌هایی برای تمرین و آزمون و خطا قبل از انجام کارها و به طور مستقل، نیاز دارند.

سیاست‌ها

در حالت ایده آل، کارمندان جدید باید به کتابچه راهنمای کارمند دسترسی داشته باشند. با این حال، بدیهی است که کارکنان تازه وارد در یک مدت زمان کوتاه، امکان دریافت حجم زیادی از اطلاعات و پردازش آنی آنها را ندارند. به همین جهت ، برای کمک به تمرکز بر آموزش سیاست‌ها به استخدامی‌های جدید، مدیر استخدام می­‌بایست سیاست‌های کلیدی از جمله آیین نامه رفتار سازمانی، استراتژی‌ها و سیاست‌های اجرایی مدیریت زمان و هر سیاست دیگری که بر نقش و عملکرد فرد تأثیر می‌گذارد را مشخص کرده و بر روی آن‌ها تمرکز کند.

فناوری و سیستم‌ها

سازمان‌ها از سیستم‌های مختلفی استفاده می‌کنند. استخدامی‌های جدید بسته به شرایط ممکن است نیاز به آموزش داشته و ضمن فراموشی عادات قبلی، خود را با سیستم جدید سازگار کنند.

اکثر سازمان‌ها از چندین سیستم برای بهبود عملکرد استفاده می‌کنند. بنابراین لازم است که استخدامی‌های جدید را با سیستم‌هایی که مربوط به واحد و نقش آن‌ها هستند معرفی کنیم و نحوه استفاده از آنها را نیز به آنها آموزش دهیم. به عنوان مثال برخی از این سیستم‌ها عبارتند از: سیستم های بایگانی الکترونیکی و کاغذی، سیستم‌های مدیریت زمان، سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی و یا سیستم‌های شبکه داخلی.

همچنین ممکن است سیستم‌ها یا راه‌حل‌های نرم افزاری خاصی برای مدیریت پروژه‌ها در سازمان وجود داشته باشد. آموزش نحوه استفاده موثر از این‌ها بسیار حائز اهمیت بوده و بهره وری  کارکنان را تا حد زیادی بهبود می‌بخشد.

ذینفعان کلیدی

در همان ابتدا و بدون معطلی، مشتریان و ذینفعان کلیدی را به استخدامی‌های جدید معرفی کنید. آن‌ها باید از نحوه تلاقی نقش‌هایشان و انتظارات شغلی خود با این افراد آگاه شوند. همچنین در مقام یک مدیر، پروتکل‌های ارتباط ذینفعان و کارکنان در داخل و خارج از چارچوب سلسه مراتب را به اشتراک بگذارید.

مدیریت عملکرد

استخدامی‌های جدید هیجان زیادی برای اثبات خودشان به مدیر و همتایان خود هستند. بنابراین، تهیه یک برنامه مدیریت عملکرد قبل از شروع  به کار کارمندان جدید  و همچنین معرفی و آشناسازی آن‌ها با سیستم مدیریت عملکرد سازمان، اقدامی ضروری است.

بهتر است طرح را ظرف 30 روز ( از تاریخ به شروع کار ) با کارمندان جدیدتان در میان بگذارید.

این برنامه باید در بازه‌های 90 روزه یا 180 روزه و یا 365 روزه ادامه یابد که این امر بسته به پیچیدگی نقش و سازمان متغیر خواهد بود. همچنین، این طرح، اهدافی را که باید به آنها دست یافت، نحوه اندازه گیری آن‌ها، زمان موعد آن‌ها و اینکه چه کسی آن‌ها را ارزیابی می‌کند را نیز مشخص می‌کند.

بخشی از برنامه مدیریت عملکرد نیز تدوین برنامه‌ها برای آموزش‌های مورد نیاز و ترجیحی کارکان است که به تجهیز کارمند به دانش و مهارت لازم برای انجام هرچه بهتر وظایف محوله‌اش کمک شایانی می‌‌کند.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی هم در تکمیل این موضوع مفید خواهد بود.

انواع روش‌های آموزشی

روش آموزش، تا حد زیادی به منابع سازمانی، پیچیدگی نقش و روش‌های مختلف یادگیری افراد بستگی دارد. بنابراین، برای اطمینان از کیفیت و درک اطلاعات منتقل شده باید از روش‌های مختلفی استفاده شود. هر چه سازمان و فرآیندها پیچیده‌تر باشد، آموزش و تکرار آن اهمیت فزاینده‌ای پیدا می‌کند. روش‌های آموزشی متفاوتی که می‌تواند برای کارکنان جدید مفید باشد عبارتند از:

• آموزش با راهنمایی مربی، به صورت حضوری، مجازی.
• آموزش الکترونیکی، خود پیش برنده، بر حسب نیاز.
• آموزش در حین کار ( ضمن خدمت )، یادگیری از طریق تجربه عملی.
• آموزش تقلیدی، مشاهده وظایف و نقش فردی که کارمند جدید آن‌ها را به عهده خواهد گرفت.
• منتورینگ، اصلاح روندها، نگرش‌ها و رویکردها

چگونه کارمندان جدید را به طور موثر و کارآمد آموزش دهیم؟

در اینجا چک لیست آموزش استخدامی‌های جدید را برایتان آورده‌ایم.

1.­ قبل از اولین روز کاری کارمند جدیدتان آغاز کنید.

البته منظورمان این نیست که از آن‌ها بخواهید قبل از شروع به کار برای شما یک دوره آموزشی را بگذرانند. مقصود این است که آنها را روشن کنید که چه انتظاراتی می‌توانند داشته باشند و آنها قطعا بخاطر تصویری که به آنها می‌دهید تا بدانند روند آموزش  و توسعه در سازمان شما چگونه خواهد بود، از شما قدردانی خواهند کرد.

2- یک دستورجلسه ( دستور کار ) ایجاد کنید.

یک دستور کار یا یک برنامه باید شامل جدول زمانی، اطلاعات مربیان (در صورت وجود)، مواد آموزشی، اهداف و غیره باشد.

3- آموزش را هدفمند و متناسب­ سازی کنید.

مطمئن شوید که برنامه‌های آموزشی اولیه، بر شایستگی‌ها و توانایی‌های اصلی که کارمند جدید در شغل خود به آن نیاز دارد تمرکز دارد. برنامه آموزشی با چنین ویژگی‌هایی به اعضای جدید تیم کمک می‌کند تا سریع‌تر با ماهیت کار درگیر شوند و آنها را برای موفقیت بلندمدت آماده می‌کند.

4- با کارمندان با سابقه سازمان در مورد محتوای آموزشی مشورت کنید.

آنها بینش منحصر به فردی در مورد آنچه که نیازهای واقعی و مهم استخدامی‌های جدید است، دارند.

5- از سیستم آموزش همکار به همکار کمک بگیرید.

کارمندان با تجربه‌تر شما می‌توانند در آموزش همکاران جدید خود نقش موثری ایفا کنند.

6- با منتورهای حرفه‌ای که می‌شناسید ملاقات کنید.

این افراد باتجربه می‌توانند به هدایت کارکنان در طی فرآیند آموزش و توسعه شایستگی‌های لازم در آن‌ها کمک کنند.
این مقاله را هم مطالعه کنید: منتورینگ گروهی چیست؟ ۹ مرحله پیاده‌سازی

7- نقشه راه یا مسیر آموزشی طراحی کنید.

به کارکنان جدیدتان توضیح دهید که چگونه مهارت‌های خود را در طول زمان توسعه خواهند داد.

8- روش‌های آموزشی مختلف را با هم ترکیب کنید.

مانند الگوگیری، یادگیری در حین کار، دوره‌های آنلاین، آموزش گروهی و موارد دیگر. به این ترتیب، تمام سبک‌های مختلف یادگیری را نیز آزموده‌اید.

9- بر روی تیم سازی تمرکز کنید.

با تبدیل و تشبیه آموزش استخدامی‌های جدید به یک فعالیت تیمی، مطمئن شوید که کارمندان جدید از همان ابتدا احساس می‌کنند که بخشی از سازمان هستند.

10- به طور مداوم بازخورد خود را ارائه دهید.

کارمندان جدید شما می‌خواهند بدانند که کیفیت کارشان به چه صورت است. بخشی از زمان خود را صرف ارائه بازخورد در مورد نحوه آموزش آن‌ها کنید. به همین بهانه، نظر آنها را نیز در مورد آموزش‌ها جویا شوید.

11- بر تداوم آموزش‌ها تمرکز داشته باشید.

آموزش کارمندان جدید، به محض اینکه احساس کردید کارمند شما به نقطه‌ای رسیده است که می‌تواند وظایف اولیه‌اش را انجام دهد‌، نباید متوقف شود. آموزش‌ها را تا سطوح عالی پیش ببرید. اگر کارکنان شما پتانسیل بالایی دارند، می‌توانید به آموزش سطوح حرفه‌ای و یا ایجاد یک برنامه توسعه رهبری بپردازید.

12- آموزش‌ها را هم در سطوح فردی و هم در سطوح تیمی ارائه دهید.

آموزش در سطح تیم به کارمند جدید کمک می‌کند تا مهارت‌های تیمی و کارکرد تیم را درک کند و خودش را راحت‌تر با تیم‌ها وفق دهد.

13- از فناوری‌ها و تکنولوژی‌های جدید آموزشی استفاده کنید.

سیستم‌های مدیریت آموزش برای ارائه و ارزیابی آموزش‌های استاندارد بسیار مفید هستند.

14- شرایط دسترسی آسان کارکنان به منابع آموزشی را فراهم کنید.

مطمئن شوید که کارکنان جدید می‌توانند دوره‌های آموزشی را در هر زمانی که می‌خواهد بیابند و به طور مستقل به یادگیری شخصی ادامه دهند.

15- میزان پیشرفت کارکنان را رصد کنید.

در نهایت ارزیابی کنید که آیا یادگیری و درک کارمندان از موارد آموزشی به میزان قابل قبولی بوده یا خیر. سپس عوامل دخیل در پاسخ را مجددا بررسی کنید.

در مقابل،

چنین آموزشی، به برنامه‌ریزی هدفمند و مهارت‌های سازمانی قوی نیاز دارد تا به کمک آنها بتواند در راستای ایجاد یک چارچوب ساختاریافته و بستری مناسب که در آن استخدامی‌های جدید بتوانند کارمندان مولدی باشند، موثر واقع شود. آموزش می‌­بایست تا حد زیادی، بسته به کارمند و نقش آن سفارشی‌سازی شود.

مواردی از قبیل درک ماهیت نقش، درک وضعیت فعلی کارمند (بازتابی از تجربیات، عادات و دانش گذشته)، شرایط مرتبط با وضعیت آینده آن‌ها (جایگاهی که باید در 3 تا 12 ماه آینده در آن باشند)، نقاط عطف مهم در طول این مسیر و غیره.

دقت داشته باشید، هیچ یک از موارد فوق بدون برنامه ریزی و گفتمان اصولی امکان پذیر نیست. مدیران باید به اندازه کافی روی موفقیت افراد جدید سرمایه‌گذاری کنند تا آموزش خود را از قبل برنامه ریزی کرده و منابع انسانی خود را برای حرکت در مسیر موفقیت به بهترین نحو تجهیز کنند.

مشارکت و همفکری با منابع انسانی و یادگیری و توسعه

یک برنامه آموزشی موثر برای استخدامی‌های جدید که متناسب با نقش آنها برنامه‌ریزی می‌شود، نیازمند همکاری و تصمیم‌گیری مشترک بین مدیر استخدام، منابع انسانی، و یادگیری و توسعه است.

کارکنان جدید می‌خواهند درک مشخصی از مسیر شغلی و برنامه‌های یادگیری و پیشرفت خود در سازمان داشته باشند. آنها می‌خواهند بدانند که کارکنان چگونه در سازمان پیشرفت می‌کنند و توسعه می‌یابند و تلاش می‌کنند تا از محدودیت‌ها و موانع سازمانی رهایی یابند. مدیر استخدام، با همکاری واحد منابع انسانی و آموزش و توسعه، می‌تواند به جلوگیری از اشتباهات احتمالی استخدامی‌های جدید کمک کند.

نقش واحد مدیریت منابع انسانی و آموزش و توسعه، درک مسیرهای یادگیری مرتبط با نقش، گروه شغلی و دپارتمان کسب و کار است.

از یک طرف، آموزش عمومی سازمانی وجود دارد که ممکن است نیاز به اصلاح سالانه داشته باشد. از سوی دیگر، آموزش هدفمندی نیز برای کارکنان جدید وجود دارد که ممکن است با پیوستن کارکنان جدید و ظهور نقش‌ها و تغییر اهداف سازمان، نیاز به تجدید نظر داشته باشند. بنابراین، واحد منابع انسانی و آموزش و توسعه می‌­بایست از جهت‌گیری سازمان، تأثیری که هر تغییر بر واحد تجاری می‌گذارد و اینکه چگونه این تغییرات به نقش کارمند منتهی می‌شوند آگاه بوده و نسبت به آن حساس باشند.

مسیر یادگیری طراحی شده برای استخدامی های جدید، نه تنها باید آنها را برای شش ماه آینده بلکه برای سال‌های  کاری پیش رو نیز آماده کند.

41 % از متخصصان منابع انسانی بر این باورند که آموزش در حین کار، مهم‌ترین جنبه به­ روز رسانی و بهبود توانایی های کارکنان است.

در نظر داشتن آموزش استخدامی‌های جدید به عنوان یک تلاش مشترک و مضاعف با همکاری خود کارکنان، به شما این فرصت را می‌دهد تا با بهترین استراتژی‌ها، کارکنان را برای موفقیت شغلی­شان آماده کنید.

سخن پایانی

آموزش موثر و ساختاریافته کارمندان جدید منتهی به تربیت نیروی کار مولد و متعهد خواهد شد. به بررسی و تحلیل بازخورد آنها ادامه دهید تا بتوانید با اصلاح روندهای آموزشی، کارآمدی آموزش‌ها در آینده را افزایش دهید.

آموزش استخدامی‌های جدید را به عنوان یک برنامه موخر نبینید، بلکه به عنوان اصلی­ترین بخش از فرآیند آنبوردینگ و از مهمترین اولویت‌های سازمان تلقی کنید. آنگاه اطمینان خواهید داشت که استخدامی‌های جدید نیروهایی سازنده، وفادار و متعهد بوده و در سازمان شما باقی خواهند ماند.

اگر مسیر شغلی خود را به عنوان یک کارشناس آموزش ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای تبدیل شدن به یک متخصص آموزش را می‌دهد.

منبع

https://www.aihr.com/blog/training-new-employees/

ترجمه: حسین نقدی