ماتریس مهارت چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟+ نمونه

دانستن اینکه چه مهارت‌ها و شایستگی‌هایی برای موفقیت سازمان شما لازم است و اینکه آیا کارکنان شما آن‌ها را دارند یا خیر، به شما کمک می‌کند تا تصمیم‌های بهتری در حوزه مدیریت منابع انسانی بگیرید. ماتریس مهارت­ کلید ردیابی این داده‌­هاست. این مقاله به این موضوع می‌پردازد که ماتریس مهارت چیست، چرا مفید است و چگونه می‌توانید آن را ایجاد کنید. همچنین به منظور درک بهتر موضوع نمونه‌هایی از ماتریس مهارت و امکان دانلود رایگان قالب آن، نیز با شما به اشتراک گذاشته شده است.

ماتریس مهارت چیست؟

ماتریس مهارت (­Skills Matrix) که به آن ماتریس شایستگی یا ماتریس توانایی نیز گفته می‌­شود، شامل مهارت‌های کلیدی، سخت و نرم، مورد نیاز برای انجام یک پروژه، نقش یا تیم می‌شود.  ماتریس مهارت، مهارت‌های مورد نیاز یک تیم یا پروژه را می‌سنجد و ارزیابی می‌کند که کدام یک از این مهارت‌ها در مجموعه استعدادهای فعلی موجود است.

با نظارت بر مجموعه مهارت‌های موجود و شناسایی شکاف‌های مهارتی، رهبران می‌توانند به طور موثر وظایف را به افراد مناسب اختصاص دهند و برای کسب مهارت‌های مورد نیاز برنامه‌ریزی کنند.

یک ماتریس مهارت چه بخش‌هایی دارد؟

ماتریس مهارت شبکه‌ای است شامل اجزای زیر که برای هر یک از کارکنان در یک تیم تکمیل می‌شود.

مهارت / شایستگی / قابلیت: مهارت‌ها و شایستگی‌هایی که برای انجام پروژه مورد نیاز است.

سطح مهارت: یک مقدار عددی(معمولا بین 1 تا 5) که سطح مهارت هر کارمند را نمایش می‌دهد.

علاقه: یک مقدار عددی برای اینکه هر کارمند چقدر انگیزه دارد تا مهارت‌های مورد نیاز را توسعه داده و بکار گیرد.

بیایید نگاهی به یک نمونه ماتریس مهارت در یک تیم مدیریت محصول بیندازیم:

در این ماتریس به سطح مهارت هر یک از اعضای تیم مدیریت محصول در توانایی‌های مورد انتظار یک مقدار عددی(از 1 تا 5) اختصاص داده شده است. همچنین میزان علاقه فرد به یادگیری نیز با 0 به معنای عدم علاقمندی و یا 1 به معنای علاقه‌مند به یادگیری نمایش داده شده است.

چرا از ماتریس مهارت استفاده کنیم؟

چند هدف کلی برای استفاده از ماتریس مهارت وجود دارد:

1. تعریف مهارت‌های مورد نیاز برای یک پروژه یا تیم

یک ماتریس مهارت یک نمای کلی از مهارت‌هایی که برای تکمیل موفقیت آمیز یک کار یا پروژه مورد نیاز است، ایجاد می‌کند که به تعریف فعالیت‌های کلیدی تیم و مهارت‌ها یا شایستگی‌های مربوطه کمک می‌کند.

2. به دست آوردن بینش در مورد مهارت‌های موجود در یک تیم

یک ماتریس مهارت برای کارکنان، مجموعه مهارت‌های موجود در تیم را قبل از شروع پروژه ارزیابی می‌کند تا به اطمینان از نتیجه بهتر کمک کند. به عنوان مثال، اگر یک پروژه تجزیه و تحلیل منابع انسانی به هوش تجاری، مهارت‌ فناوری اطلاعات، قابلیت‌ تجزیه و تحلیل داده‌ها و قابلیت تهیه  گزارش نیاز دارد، باید دریابید که کدام افراد در تیم چه مهارت‌هایی را دارند.

اگر مهارت خاصی وجود ندارد، می‌توانید کارمندی را با مهارت‌های مربوطه استخدام کنید و به تیم اضافه کنید. انجام این کار قبل از شروع پروژه به اطمینان از نتیجه بهتر کمک می‌کند.

1. تعریف فرصت‌های یادگیری و توسعه

یک ماتریس مهارت، شکاف مهارتی کارکنان را مشخص کرده و با مشخص کردن اینکه کدام شایستگی‌ها باید پرورش یابند، رهبران و مدیران L&D  می‌توانند بر برنامه‌های آموزشی کاربردی برای توسعه حرفه‌ای کارکنان تمرکز کنند. همچنین این ماتریس در طراحی برنامه‌های جانشین پروری نیز کمک کننده است.

مراحل تشکیل ماتریس مهارت

مراحل زیر به شما در تدوین ماتریس مهارت کمک می‌کند:

1.مهارت‌های مربوطه را تعریف کنید

برای تعیین مهارت‌ها و شایستگی‌های اصلی مورد نیاز برای تشکیل یک تیم یا تکمیل پروژه، با ذی نفعان کلیدی شروع کنید و با کمک آن‌ها مهارت‌ها، شایستگی‌ها و توانایی‌های لازم را شناسایی کنید.

برای ساده‌سازی ماتریس مهارت‌ها، روی الزامات اولیه متمرکز بمانید.

برای کسب بهترین نتایج در بهبود عملکرد تیم، مدیران و تیم منابع انسانی در ایجاد ماتریس مهارت‌ها با یکدیگر همکاری می‌کنند.

2.اعضای تیم را در سطح مهارت فعلی آنها ارزیابی کنید

مرحله دوم ارزیابی اعضای تیم در سطح مهارت فعلی آنهاست. می‌توانید روش‌های ارزیابی مختلف را با هم ترکیب کنید، مانند:

• تست شایستگی
• خود ارزیابی
• داده‌های بررسی عملکرد
• ابزار ارزیابی 180 درجه، که ورودی افراد، همتایان و مدیر مستقیم آنها را جمع آوری می‌کند.
• ابزار ارزیابی 360 درجه که شامل بازخورد طرف‌‌های دیگر مانند مشتریان یا گزارش‌های مستقیم نیز می‌شود.

این مطلب را هم مطالعه کنید: ارزیابی 360 درجه (فرایند، طراحی و یک نمونه پرسشنامه PDF)

برای هر مهارت، سطح مهارت یک فرد را رتبه‌بندی کنید. در اینجا نمونه‌ای از مقیاس پنج تایی آورده شده است:

• 0 = بدون تجربه یا دانش
• 1 = تجربه یا دانش محدود
• 2 = تجربه یا دانش معقول
• 3 = تجربه یا دانش قابل توجه
• 4 = تجربه یا دانش تخصصی

شما همچنین می‌توانید از مقیاس دیگری استفاده کنید.

3.  علاقه یک فرد را برای کار روی وظایف پیشنهادی مشخص کنید

کشف اینکه چه کسی شایستگی‌های مناسب را دارد، تنها نیمی از کار است. کارمندان باید جاه طلبی داشته باشند تا از مهارت‌های مورد نیاز برای تعلق به کار خود استفاده کنند و مهارت‌های خود را توسعه دهند.

برای هر مهارت، از کارکنان بخواهید میزان علاقه خود را به آن نشان دهند که می‌تواند از طریق یک سیستم رتبه‌بندی بسیار ساده مشخص شود.

• 0 = عدم علاقه به استفاده از این مهارت یا دانش
• 1 = علاقه مند به استفاده از این مهارت یا دانش

4) تمام اطلاعات را در ماتریس مهارت‌ بگنجانید

می‌توانید از داده‌های ماتریس شایستگی خود برای درک اینکه کدام مهارت‌ها را در تیم دارید و کمبودها کجا هستند، استفاده کنید. ماهیت بصری ماتریس مهارت به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و فرصت‌های بهبود را سریع و واضح ببینید.

بر اساس نتایج ماتریس مهارت اقدامات مورد نیاز را تعریف کنید که می‌تواند شامل ایجاد برنامه‌ای برای آموزش مهارت‌ها یا استخدام کارمندان جدید برای پر کردن شکاف مهارتی باشد.

5) ماتریس مهارت‌ را به روز نگه دارید

برای اینکه داده‌های مرتبط را در اختیار داشته باشید، باید ماتریس مهارت‌ را با داده‌های به‌روز نگه دارید. بازنگری مستمر آنها همچنین راهی برای پیگیری و نظارت بر پیشرفت و تأثیر سرمایه گذاری‌های یادگیری و توسعه و آمادگی برای نیازهای آینده است.

نمونه‌هایی از ماتریس مهارت

در اینجا به چند نمونه از ماتریس مهارت برای سه موقعیت شغلی مختلف نگاهی می‌اندازیم:

ماتریس مهارت مدیر محصول

ماتریس مهارت اعضای هیئت مدیره

ماتریس مهارت فناوری اطلاعات

دانلود قالب ماتریس مهارت

قالب رایگان ماتریس مهارت را در قالب فایل اکسل دانلود کنید و همین امروز شروع به ایجاد ماتریس مهارت کارکنان خود کنید!

Skills Matrix

نکاتی برای اجرای بهتر ماتریس مهارت

تعادل بین مهارت‌های نرم و سخت

به راحتی می توان تمرکز اصلی را روی مهارت‌های فنی قرار داد، اما ضروری است که مهارت‌های نرم را نیز در ماتریس مهارت‌ها لحاظ کنیم. وقتی نوبت به انجام کار می‌رسد، پشتکار، ارتباط قوی و توانایی‌های حل مسئله اغلب می‌تواند تجربه فنی کمتری را جبران کند. هر دو نوع مهارت سخت و نرم برای عملکرد و رقابت سازمان حیاتی هستند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مهارت‌های نرم مهم‌ترند یا مهارت‌های سخت؟ (+لیست مهارتها)

درگیر کردن ذینفعان

هدف و مزایای ماتریس مهارت را به مدیران، رهبران تیم و کارمندان منتقل کنید. وقتی افراد بفهمند که چگونه از ماتریس به نفع خود استفاده کنند، در مورد اختصاص زمان و ارائه بهترین ورودی خود مشتاق‌تر خواهند شد.

ماتریس مهارت‌ها را با مسیرهای شغلی هماهنگ کنید

نشان دادن جایگاه کارکنان در مورد مهارت‌های مورد نیاز برای مرحله بعدی در سفر حرفه‌ای‌شان، به آنها تصویر واضحی از حوزه‌هایی که باید توسعه دهند، می‌دهد. وقتی آنها بتوانند دقیقاً آنچه را که باید انجام دهند، ببینند، پیشرفت به سمت اهداف شغلی آنها ملموس‌تر به نظر می‌رسد، که به حفظ انگیزه آنها کمک می‌کند.

نتیجه‌گیری

جوّ کسب و کار در حال تحول سازمان‌ها را وادار می‌کند تا به داده‌های مرتبط و به روز دسترسی داشته باشند تا تصمیمات و تغییرات سریع بگیرند. ماتریس مهارت‌ ترکیب مجموعه مهارت‌های نیروی کار شما را نشان می‌دهد و جزئیاتی را جمع آوری می‌کند که داده‌های جامعی را در مورد مهارت‌های موجود در سطوح فردی، تیمی و سازمانی ارائه می‌دهد. همچنین می‌تواند به شما کمک کند کارکنان ارزشمندی را که دارای طیف وسیعی از قابلیت‌ها هستند، شناسایی کنید. با این دانش می‌توانید استعدادهای موجود را به حداکثر برسانید و زمینه‌هایی را که برای پیشبرد اهداف سازمانی نیاز به توجه دارند توسعه دهید.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منبع: https://www.aihr.com/blog/create-skills-matrix-competency-matrix/

تهیه و ترجمه: مسعود شکری