گاهنوشتهها
راهنمای جامعه پذیری کارکنان (مراحل و دستورالعمل ها)
اولین روزهایی که به یک سازمان جدید پیوستید را به خاطر بیاورید؟ چه احساسی داشتید؟ چه طور رفتار میکردید؟ رفتار و برنامههای سازمان در قبال شما چطور بود؟
وقتی فرد جدیدی به سازمان ما اضافه میشود، در روزها و ماههای اول احساس ناراحتی و محدودیت میکند، با گذشت زمان و آب شدن یخها، این تنشها هم کاهش مییابد و کارکنان جدید با آشنایی بیشتر با هنجارها و فرهنگ سازمان به عنوان عضو جدید پذیرفته میشوند.
داشتن فرایند جامعه پذیری(اجتماعی شدن) به سازمانها کمک میکند که این دوره حساس را مدیریت کرده و به آن سرعت ببخشند و به کیفیت عضو جدید در سازمان بیفزایند.
در این مقاله با درک مفهوم جامعه پذیری کارکنان، مراحل یک جامعه پذیری اثربخش را نیز با هم مرور میکنیم.
تعریف جامعه پذیری
جامعه پذیری یا اجتماعی کردن فرایندی است که کمک میکند افراد تازه پیوسته به سازمان به فردی خودی و یک عضو موثر سازمان تبدیل شوند. جامعه پذیری افراد غریبه را با سازمان آشنا کرده و رفتار آنها را با آن چه سازمان انتظار دارد تطبیق میدهد.
اهمیت این فرایند به قدری است که تقریبا همه سازمانهای خوب و موفق جهان بلافاصله بعد از جذب و استخدام کارمند جدید فعالیتهایی را برای این کار شروع میکنند.
این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)
اهمیت جامعه پذیری کارکنان
جامعه پذیری موفق میتواند نرخ ماندگاری کارکنان را تا ۸۲ درصد افزایش دهد.
همچنین یافتههای bamboohr نشان میدهد که کارمندانی که تجربه جامعه پذیری مثبتی دارند، ۱۸ برابر بیشتر نسبت به کارفرمای خود متعهد هستند.
اینفوگرافیک زیر تاثیرات یک جامعه پذیری مناسب را بر اساس تحقیقاتbamboohr به روشنی نشان میدهد.
مراحل جامعه پذیری کارکنان
وقتی همکار جدید را استخدام کردید به منظور فرایند جامعه پذیری باید سه مرحله اساسی زیر را طی کنید.
اول: معارفه کارکنان جدید به تیم و سازمان
وقتی کارکنان تازه استخدام طی برنامهای خوشایند و خاطره انگیز به سایر همکاران معرفی میشوند و از همان ساعات اولیه کار، ابزار و امکانات مورد نیاز را در اختیار دارند و خود را با یک برنامه جالب، جذاب، کامل و آموزشهای مفید بدو خدمت روبرو میبینند، از سازمان جدیدشان تصویری مثبت میسازند که تا مدت زیادی به آنها انگیزه و انرژی میدهد. برنامه معارفه ممکن است به صورت رسمی و یا غیر رسمی برگزار شود.
مطالعه بیشتر: مدیریت منابع انسانی چیست؟
دوم: ارائه اطلاعات و آموزشهای مورد نیاز کارمند جدید
محتوای برنامه آموزشی بدو استخدام میتواند متنوع و متفاوت باشد اما حداقل باید شامل آشنایی با سازمان، مدیران ارشد، همکاران، ساختار سازمانی، واحدها و بخشهای مختلف و بازدید از آنها، آیین نامهها و قوانین و مقررات، خدمات رفاهی، شرح وظایف و عوامل کلیدی موفقیت در شغل باشد.
یکی از بهترین روشها برای آموزشهای بدو خدمت منتورینگ است که در سازمانهای برتر جهان هم طی هفتهها و ماههای اول استخدام کارکنان جدید برای افزایش احتمال موفقیت این کارکنان به کار گرفته میشود.
منتور فردی است موفق، مجرب وفادار و مورد اعتماد سازمان که از سوی سازمان ماموریت مییابد تا کارکنان جدید را هدایت و حمایت کند، به آنها آموزش دهد، از نظر رفتار و عملکرد الگوی آنها باشد و آنها را به فردی شایسته مثل خودش تبدیل کند.
به این منظور میبایست برای هر یک از افراد جدید پیوسته به سازمان یک منتور تعریف شود و بین منتور و منتی یک قرارداد منتورینگ تنظیم شود، نمونه این قرارداد را که میتوانید در ابتدای دوره جامعه پذیری کارکنان تنظیم نمایید در ادامه مشاهده میفرمایید.
در این قرارداد بین آن چه که منتی میبایست طی فرایند منتورینگ کسب نماید بین منتور و منتی توافق میشود، منتور اطلاعات لازم را در اختیار او قرار میدهد، نگرانیهای او را درک میکند و در مسیر توسعه و بدست آوردن مهارتهای جدید او را حمایت میکند.
منتورینگ یکی از شیوههای بسیار موثر برای طی کردن موفق فرایند جامعه پذیری کارکنان است که به صورت یک فرایند جدی و موثر در شرکتهای موفق جهان استفاده میشود، در این سازمانها منتورها از میان کارکنان شایستهای که دارای ویژگیهایی خاص(مثل علاقمند به یادگیری و یاددادن، صادق و قابل اعتماد، ارتباطات قوی، مهارتهای آموزش دادن و…) هستند انتخاب و بعد از آموزشهای لازم آنها را به کارکنان جدید معرفی میکنند و همینطور بابت حسن عملکرد به آنها پاداش میدهند.
برای اطلاع بیشتر در خصوص منتورینگ این مقاله را هم مطالعه فرمایید: آموزش از طریق منتورینگ
سوم: ارزیابی فرایند جامعه پذیری کارکنان
آیا دوره جامعه پذیری نیاز به ارزیابی نهایی دارد یا خیر؟ منتور یکی از منابعی است که میتواند در پایان دوره جدید به ارزیابی عملکرد و رفتار کارمند جدید “بر اساس آن چه که در قرارداد منتورینک مورد توافق قرار گرفته بود”، پرداخته و به طرفین کمک کند تصمیم درستی در مورد کم و کیف ادامه همکاری با یکدیگر بگیرند.
طراحی یک فرایند جامعه پذیری اثربخش باعث میشود کارمند جدید زودتر و عمیقتر به سازمان پیوسته، از سطح اضطراب و ناراحتیش کاسته شود، اهداف، فرهنگ، ارزشها و هنجارهای سازمان را پذیرفته و با سازمان همدلتر و همنواتر شود.
دستورالعمل جامعهپذیری کارکنان
در ادامه، یک دستورالعمل نمونه برای جامعهپذیری کارکنان (employee onboarding) ارائه شده است.
مرحله ۱: آمادهسازی فرایند جامعهپذیری
- تشکیل تیم جامعهپذیری و انتخاب مسئول برگزاری جلسات جامعهپذیری.
- آموزش مدیران در خصوص جامعهپذیری
- تعیین برنامه زمانبندی و آمادهسازی محتوای برنامه جامعهپذیری مثل آموزشهای روز اول
- تهیه فرمها و مستندات مرتبط با اطلاعات مورد نیاز کارمند جدید و مسائل مرتبط با استخدام مثل قراردادهای کاری و…
مرحله ۲: پیش از ورود کارمند جدید
- ارسال یک پیام خوشآمدگویی به کارکنان جدید از طریق ایمیل
- ارسال ایمیل اطلاعات مورد نیاز در مورد سازمان مثل ساعت کاری، جای پارک و …
- اطمینان از آمادهسازی محل کار کارمند جدید، ابزارها و فضاهای مورد نیاز.
مرحله ۳: ورود کارمند جدید
- برگزاری جلسه خوشآمدگویی به کارمند جدید
- معرفی مدیران ارشد و همکاران مهم به کارمند جدید
- توضیح درباره فرهنگ سازمانی و ارزشهای آن.
- ارائه آموزشهای مورد نیاز برای اجرای وظایف.
- آشنایی با سیستمها و نرمافزارهای مورد استفاده.
- سخنرانی مدیرعامل در مورد رویکردها، اهداف و انتظارات از کارکنان.
مرحله ۴: فرآیند انتقال دانش
- برگزاری جلسات گروهی برای آشنایی با اعضای تیم و همکاریهای گروهی.
- برگزاری جلسات آموزشی تخصصی برای افزایش دانش فنی.
مرحله ۵: مدیریت عملکرد همکار جدید
- ایجاد یک سیستم پشتیبانی برای پاسخ به سوالات و مشکلات کارکنان جدید.
- برگزاری جلسه ارزیابی عملکرد برای بررسی عملکرد کارمند جدید در طول سه ماهه اول.
- ارائه بازخورد به کارمند جدید در مورد عملکرد و پیشرفتهایش و ارائه پیشنهادات برای بهبود عملکرد در آینده.
- تنظیم هدف و اولویتهای جدید برای دوره زمانی بعدی.
مرحله ۶: ارزیابی و بهبود
- انجام نظرسنجی از کارکنان جدید برای ارزیابی تجربهی جامعهپذیری.
- تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی و اقدام به بهبودهای لازم در فرآیند جامعهپذیری.
این دستورالعمل به عنوان یک راهنمای کلی برای سازمانها در اجرای فرآیند جامعهپذیری مطرح شده است. برای تنظیم و تطابق این دستورالعمل با نیازهای خاص سازمان، ممکن است نیاز به تعدیل و تغییرات متناسب با شرایط موجود باشد.
اگر به توسعه دانش حرفهای خود در این حوزه علاقهمند هستید دوره آموزشی جامعهپذیری کارکنان برای شما مفید خواهد بود.
منابع:
53 اصل مدیریت انسانها، نوشته رابینز، ترجمه محمدرضا شعبانعلی و آرش قبایی
شرکتهای موفق جهان چگونه استخدام میکنند؟، دکتر ابوالعلایی
https://www.bamboohr.com/blog/effective-onboarding-infographic/
دانش و تجربیات شخصی نویسنده
نویسنده: سونیا جلالی