مقالات

به گفته پیتر دراکر “شما نمی‌توانید آنچه را که اندازه‌گیری نمی‌کنید مدیریت کنید.” این نقل قول اهمیت اندازه‌گیری و کمی کردن همه متغیرهایی را که بر شرکت از جمله افراد آن تأثیر می‌گذارند، یادآوری می‌کند. بنابراین ما باید شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد واضح و دقیقی را تنظیم کنیم. شاخص‌های کلیدی عملکرد معیارهایی هستند که به ما کمک می‌کنند تا کیفیت کاری را که کارکنان شرکت انجام می‌دهند، کمی و ارزیابی کنیم.

در این مقاله در مورد مفهوم و اهمیت شاخص‌های کلیدی عملکرد صحبت می‌کنیم همچنین 60 نمونه از شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد کارکنان را به تفکیک بخش‌های مختلف سازمان مرور می‌کنیم.

شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) معیارهایی هستند که به ما کمک می‌کنند تا کیفیت کاری را که کارکنان شرکت انجام می‌دهند، کمی و ارزیابی کنیم. هدف تجزیه و تحلیل کارایی و تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های عینی است که به بهبود مدیریت کسب و کار کمک می‌کند. بنابراین، شاخص‌هایی که نشان می‌دهد کارمندان یک شرکت چقدر کارآمد هستند، در میان مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد ظاهر می‌شوند.

اگرچه اصطلاحات “KPI” و “هدف” اغلب به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما واقعاً یکسان نیستند. اهداف یک شرکت، نتایجی را که می‌خواهد به آن دست یابد، را به شکل قابل اندازه‌گیری تعریف می‌کند. از سوی دیگر، شاخص‌های کلیدی عملکرد، شاخص‌هایی از عملکرد هستند که نشان می‌دهد آیا شرکت در مسیر دستیابی به آن اهداف است یا خیر.

عناصر مهم یک KPI

1- اندازه‌گیری: هر KPI باید قابل اندازه‌گیری باشد.

2-هدف: هر KPI باید هدفی داشته باشد که با معیار شما و دوره هدف شما مطابقت داشته باشد.

3-منبع داده: منبع داده هر KPI باید به وضوح مشخص باشد بطوریکه هیچ ابهامی در اندازه‌گیری و ردیابی آن وجود نداشته باشد.

4-گزارش‌دهی: اقدامات مختلف نیازهای گزارش‌دهی متفاوتی دارند اما اصل مهم این است که بازه زمانی ارائه گزارش مشخص و تعیین گردد.

5- مسئول: چه کسی مراقب ردیابی، گزارش‌دهی و اصلاح KPIها می‌باشد؟ برای برنامه سازمانی، بهتر است که مسئول ردیابی این امر مشخص گردد.

چرا انتخاب KPI مناسب بسیار مهم است؟

در ساده‌ترین شکل، KPI  نوعی سنجش عملکرد است که به شما کمک می‌کند درک کنید که سازمان یا بخش شما چگونه عمل می‌کند. اگر به درستی استفاده شود، باید به عنوان قطب‌نما عمل کند که نشان دهد آیا مسیر درستی را به سمت اهداف استراتژیک خود در پیش گرفته‌اید یا خیر.

مشکل اینجاست که هزاران KPI برای انتخاب وجود دارد. اگر موردی را اشتباهی انتخاب کنید، در این صورت چیزی را می‌سنجید که با اهداف شما همخوانی ندارد. انتخاب نادرست KPI می‌تواند منجر به عواقب ناخواسته‌ای مانند رفتارهای غیرمولد و از دست دادن اهداف استراتژیک شود.

فرض کنید شما یک تجارت معمولی غذا را مدیریت می‌کنید. یکی از اهداف شما صرفه‌جویی در غذا است بنابراین یک KPI مربوط به وعده‌های کوچکتر را انتخاب می‌کنید. پیامد ناخواسته این اقدام می‌تواند مشتریان عصبانی باشد که ترجیح می‌دهند در جای دیگری غذا بخورند. با وجود اینکه از نظر فنی به هدف خود رسیده‌اید، نتیجه نشان می‌دهد که KPI اشتباهی را دنبال کرده‌اید. یک مورد بهتر برای اندازه‌گیری ممکن است این باشد که فرآیند سفارش غذای تازه شما چقدر بهینه است (با KPI “میزان ضایعات غذا”)، بنابراین باید مقدار کمتری را دور بریزید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل ارزیابی عملکرد کارکنان+ دانلود فرم ارزیابی

نمونه شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد کارکنان

نمونه KPI بازاریابی

این گروه از شاخص‌ها برای آگاهی از برند، جذب مشتری،  ROI و نرخ تبدیل و پیشرفت می‌باشد.

• تعداد مشتریان جدید
• رتبه جستجو (بازاریابی دیجیتال)
• بازدیدکنندگان وب سایت
• بازگشت هزینه تبلیغات
• خالص ترویج کنندگانNPS
• لیدهای واجد شرایط بازاریابی

نمونه KPI فروش

این گروه از شاخص‌ها برای بهینه‌سازی عملکرد و دستیابی به موفقیت در فروش، درآمد و حفظ مشتری می‌باشد.

• رشد فروش
• فروش به ازای هر فروشنده
• نسبت ریزش مشتری
• وفاداری مشتری
• دفعات خرید مشتری
• درصد درآمد فروش آنلاین
• زمان چرخه فروش
• درصد فروش جانبی
• فراوانی معاملات فروش
• هزینه جذب مشتری
• ارزش طول عمر مشتری
• زمان پاسخ‌دهی سرنخ Lead

نمونه KPI خدمات مشتری

این دسته از شاخص‌های ارزیابی عملکرد برای اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت به منظور بهینه‌سازی عملکرد و ارائه خدمات عالی به مشتریان است و بیشتر بر زمان پاسخگویی، رضایت مشتریان و هزینه تمرکز دارد.

• میزان رضایت مشتری
• میانگین زمان رسیدگی (AHT)
• تعداد شکایات
• درصد پاسخگویی
• میانگین زمان پاسخ

نمونه KPI مدیریت پروژه

• واریانس زمان‌بندی شده
• تخمین تکمیل پروژه
• تاثیر ریسک
• تطابق با برنامه
• هزینه مدیریت پروژه
• بازگشت سرمایه

نمونه KPI تحقیق و توسعه

• نرخ موفقیت پروپوزال
• انحراف از برنامه
• کل هزینه‌های تحقیق و توسعه
• بازگشت سرمایه

نمونه KPI مالی

این گروه از شاخص‌ها روی درآمد و سودآوری‌ها، هزینه و مخارج، نقدینگی و مدیریت حساب‌ها متمرکز شده و پیشرفت آن را رصد می‌کند.

• درآمد خالص
• سود ناخالص
• حاشیه سود ناخالص
• حاشیه سود خالص
• حاشیه سود عملیاتی
• بازگشت سرمایه
• نسبت جاری (نقدینگی)
• هزینه‌های واقعی
• هزینه‌های بودجه‌بندی شده
• هزینه‌های مستقیم
• گردش موجودی
• واریانس بودجه

نمونه KPI منابع انسانی

این گروه از شاخص‌ها از استخدام و حفظ کارکنان گرفته تا آموزش و توسعه، پیشرفت خود را برای دستیابی به موفقیت سازمانی و بهبود تجربه کارکنان پیگیری و اندازه‌گیری می‌کند.

• نرخ غیبت
• ساعت اضافه کاری
• زمان استخدام
• کیفیت استخدام
• نرخ خروج کارکنان
• کارایی کانال‌های جذب
• هزینه‌های آموزش
• رضایت از آموزش
• درصد حضور در آموزش
• اثر بخشی آموزش
• نسبت آموزش درون سازمانی به برون سازمانی

این مقاله را هم مطالعه کنید: معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی به همراه نحوه محاسبه

نمونه KPI فناوری اطلاعات

از زمان به‌روزرسانی و امنیت گرفته تا رضایت و بهره‌وری کاربر را ردیابی و اندازه‌گیری می‌کند.

• مجموع تیکت‌های پشتیبانی
• تیکت‌های پشتیبانی باز
• میانگین زمان پاسخگویی
• رضایت کارکنان
• شاخص مربوط به مدیریت شبکه
• شاخص مربوط به مدیریت سرور

اشتباهات رایج در انتخاب KPI

دو گام اشتباه رایج در طول فرآیند انتخاب KPI وجود دارد.

1-  انتخاب KPIهایی که همیشه اندازه‌گیری کرده‌اید، ممکن است تغییراتی را در رفتار مشتری که می‌تواند به رشد شرکت شما کمک کند، در نظر نگیرد. برای مثال، بیایید به مثال رستوران برگردیم. اگر فقط تعداد افرادی که به صورت حضوری سفارش می‌دهند اندازه‌گیری می‌کنید، به این دلیل که این همان چیزی است که همیشه اندازه‌گیری کرده‌اید، ممکن است فرصتی را برای رشد از دست بدهید که می‌تواند با انجام کاری جدید، مانند ادغام یک سیستم سفارش آنلاین ایجاد شود.

2- انتخاب KPIهایی که اندازه‌گیری آن ساده هستند. در بیشتر موارد، انتخاب بر اساس سادگی به جای استراتژی، به شما کمک نمی‌کند. هر KPI را بر اساس ارتباط آن با اهداف کلی سازمان خود ارزیابی کنید.

برای انتخاب KPIهای مناسب (شاخص‌های کلیدی عملکرد) می‌توانید از رویکرد SMART استفاده کنید.

منظور از SMART بودن KPI‌ها، این است که معیارهای انتخابی شما مشخص (Specific)، قابل اندازه گیری (Measurable)، دست یافتنی (Achievable)، مرتبط (Relevant) و زمان‌مند (Time-bound) باشند. برای سنجش چنین ویژگی‌هایی لازم است تا این سوالات را در مورد هر KPI بپرسید:

• آیا تعریف و درک آن ساده و مشخص است؟ (Specific)
• آیا به راحتی قابل اندازه‌گیری است؟ (Measurable)
• آیا استفاده از این KPI می‌تواند امکان سنجش عملکرد را فراهم کند؟ (Achievable)
• آیا این KPI با هدف و همچنین استراتژی کلی ما مرتبط است؟ (Relevant)
• آیا اندازه‌گیری آن در یک بازه زمانی معین امکان‌پذیر است؟ (Time-bound)

جمع‌بندی

برای شرکت‌هایی که در مورد اجرای استراتژی جدی هستند، توانایی پیوند KPI‌ها به اهداف، مهم است زیرا همه کارکنان می‌توانند ببینند که چگونه کار آنها بر پیشرفت به سمت اهداف سازمانی تأثیر می‌گذارد. این شفافیت انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهد. همچنین ارزیابی اینکه آیا از KPI‌های مناسب استفاده می‌کنید یا نه را آسان‌تر می‌کند.

اگر می‌بینید که یک KPI در حال بهبود است، اما هدف مرتبط بدون تغییر باقی می‌ماند، شاید KPI آن تاثیری که فکر می‌کردید را نداشته باشد و زمان آن رسیده است که مجدد اهداف و شاخص‌ها را بررسی کنید.

توجه داشته باشید که KPIهای مناسب برای سازمان دیگری ممکن است برای سازمان شما مناسب نباشد. اطمینان حاصل کنید تا آنجا که می‌توانید شاخص های کلیدی عملکرد را بررسی کرده‌اید تا مشخص کنید کدام یک برای صنعت شما مناسب هستند. همچنین مشخص کنید که کدام اهداف KPI به شما کمک می‌کند تا اهداف خود را بیشتر درک کنید و به آنها دست یابید. KPI باید با استراتژی شما مطابقت داشته باشد، نه فقط با صنعت شما

منابع:

https://www.investopedia.com/terms/k/kpi.asp

https://blog.kenjo.io/key-performance-assessment-indicators

https://onstrategyhq.com/resources/27-examples-of-key-performance-indicators/

https://www.clearpointstrategy.com/blog/18-key-performance-indicators

https://www.stemexe.com/pages/blog/details/the-importance-of-kpis-for-your-organization-six-key-reasons-772498bcfc2554db

https://www.tableau.com/learn/articles/smart-goals-criteria

KPI Examples by Industry and Department | Spider Strategies

https://www.linkedin.com/pulse/91-kpis-key-performance-indicators-project-manager-anshuman-kumar

https://www.someka.net/blog/research-development-kpis/

نویسنده: تینا خیاطان

رفرنس چک یکی از مراحل مهم در فرآیند استخدام است که به کارفرمایان کمک می‌کند تا مطمئن شوند که اطلاعاتی که کاندیداها در رزومه یا مصاحبه‌هایشان ارائه می‌دهند، صحیح و مطابق با واقعیت هستند. این فرآیند شامل بررسی پیش‌زمینه تحصیلی، تجارب کاری، مهارت‌ها و مدارک ارائه شده توسط کاندیدا می‌شود.

یکی از مزایای اصلی رفرنس چک، کشف اطلاعاتی است که ممکن است کاندیدا در رزومه یا مصاحبه ارائه ندهد، همچنین، این فرآیند به کارفرما کمک می‌کند تا از تطابق ادعاهای کاندیدا با واقعیت اطمینان حاصل کند و تصمیمات استخدامی بهتری بگیرد.

در این مقاله، به مفهوم، اهمیت و نحوه اجرای رفرنس چک در فرآیند استخدام پرداخته می‌شود، 15 سوال برای استفاده در فرایند رفرنس چک پیشنهاد می‌شود و همچنین چک لیست رفرنس چک را دریافت می‌کنید.

رفرنس چک چیست؟

رفرنس چک “Reference Check” یک فرآیند است که کارفرمایان ممکن است به عنوان بخشی از فرایند جذب و استخدام انجام دهند تا اطمینان حاصل کنند که اطلاعاتی که متقاضیان شغلی ارائه می‌دهند صحیح و قابل اعتماد است. در این فرآیند، کارفرما با شخص یا اشخاصی که متقاضی به عنوان معرف یا رفرنس ارائه کرده است تماس می‌گیرد و اطلاعاتی از قبیل تجربه کاری، عملکرد شغلی، و ویژگی‌های شخصیتی متقاضی را تأیید می‌کند.

رفرنس چک به شما به عنوان کارشناس جذب و استخدام کمک می‌کند که:

• تاریخچه کاری داوطلب را تایید کنید.
• تناسب آن‌ها برای یک نقش را ارزیابی کنید.
• تعیین کنید که آیا آن‌ها با فرهنگ شرکت شما هماهنگ هستند یا خیر

برای اجرای رفرنس چک، ابتدا کاندیدا موافقت خود را برای ارتباط با اشخاصی که به عنوان رفرنس اعلام کرده است، اعلام می کند. سپس، کارفرما یا نماینده‌ای از طرف کارفرما با این اشخاص تماس می‌گیرد و اطلاعات مربوط به کاندیدا را بررسی می‌کند.

سوالات در رفرنس چک، سوالاتی هستند که استخدام‌کنندگان از کارفرمایان قبلی، ناظران یا همکاران داوطلب جهت کسب اطلاعاتی نظیر سوابق کاری، مهارت‌ها، عملکرد و رفتار آن‌ها می‌پرسند. این سوالات بخش مهمی از فرآیند انتخاب هستند. آن‌ها به تایید صحت رزومه داوطلب، ارزیابی تناسب آن‌ها برای موقعیت شغلی و ارائه دیدگاه‌هایی که از مصاحبه‌ها به دست نمی‌آید، کمک می‌کنند.

 در یک نظرسنجی، ۷۰٪ از کارمندان اعتراف کردند که در رزومه‌های خود دروغ گفته‌اند و ۳۷٪ از این پاسخ‌دهندگان اذعان داشتند که این کار را به طور مکرر انجام داده‌اند.

۱۵ سوال خوب که در رفرنس‌چک می‌توانید بپرسید

پرسیدن سوالات دقیق به شما کمک می‌کند تا بینش بهتری در مورد تناسب داوطلب با نقش مورد نظر به دست آورید. در ادامه تعدادی نمونه سوال به منظور استفاده در فرایند رفرنس چک پیشنهاد شده است.

 سوالات بررسی سوابق شغلی کارکنان

1. آیا می‌توانید مدت زمان اشتغال و عنوان شغلی داوطلب را تایید کنید؟

دلیل: برای تایید صحت جزئیات رزومه و درخواست داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: کارفرمای قبلی باید بتوانند تاریخ‌ها و عنوان‌های شغلی را که ارائه شده‌اند، تایید کنند. تفاوت‌ها می‌توانند نشان‌دهنده عدم صداقت داوطلب باشند.

2. وظایف اصلی داوطلب چه بودند؟

دلیل: برای درک دامنه و نوع نقش‌های قبلی داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: لیستی دقیق از وظایف که با رزومه داوطلب همخوانی دارد و نشان می‌دهد که وی تجربه مرتبط دارد.

3. عملکرد کاری داوطلب را چگونه توصیف می‌کنید؟

دلیل: برای ارزیابی قابلیت اطمینان، کیفیت کار و عملکرد حرفه‌ای کلی داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌ها و موارد خاص از عملکرد برجسته یا ضعیف داوطلب.

4. آیا می‌توانید یک نمونه از یک مشارکت مهم داوطلب را ارائه دهید؟

دلیل: برای شناسایی نقاط قوت خاص و دستاوردهای کلیدی داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌های دقیق که مهارت‌ها، خلاقیت و تاثیر داوطلب بر پروژه‌ها یا سازمان را نشان می‌دهد.

5. داوطلب چطور با ضرب‌الاجل‌ها و فشارها برخورد می‌کرد؟

دلیل: برای شناسایی توانایی کار تحت فشار

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌های دقیق که مهارت‌ فرد در برخورد با چالش‌ها و فشارهای کاری را نشان می‌دهد.

6. مهارت‌های کار تیمی و همکاری داوطلب را چگونه توصیف می‌کنید؟

دلیل: برای درک توانایی داوطلب در کار کردن با دیگران در یک تیم.

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌هایی از تعاملات مثبت تیمی، پروژه‌های جمعی و نقش داوطلب در ترویج محیط مبتنی بر همکاری.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

7. زمینه‌های قابل بهبود داوطلب چیست؟

دلیل: برای به دست آوردن دیدگاهی متوازن از نقاط قوت و ضعف داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: بازخورد سازنده درباره زمینه‌هایی که داوطلب می‌تواند بیشتر توسعه یابد و نشانه‌هایی از تمایل وی به بهبود و رشد.

8.  اگر فرصت دوباره‌ای داشتید، داوطلب را مجدد  استخدام می‌کردید؟

دلیل: برای ارزیابی رضایت کلی مرجع از داوطلب و اعتماد به او.

باید به دنبال چه چیزی باشید: یک پاسخ واضح بله یا خیر و دلایل تصمیم آن‌ها. این‌ سوال بینشی در مورد تناسب کلی داوطلب ارائه می‌دهد.

سوالات بررسی سوابق شغلی برای پست‌های مدیریتی

9. داوطلب چگونه نقش رهبری خود را ایفا می‌کرد؟

دلیل: برای ارزیابی کیفیت‌ رهبری و اثربخشی داوطلب در نقش مدیریتی.

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌هایی از اقدامات رهبری، چگونگی انگیزه‌بخشی به تیم، تصمیمات استراتژیک گرفته شده و تاثیر آن‌ها بر سازمان.

10. آیا می‌توانید یک موقعیت چالش‌برانگیز را که داوطلب با آن مواجه شد توصیف کنید و اینکه چگونه آن را مدیریت کرد؟

دلیل: برای درک مهارت‌های حل مسئله و تصمیم‌گیری داوطلب تحت فشار.

باید به دنبال چه چیزی باشید: جزئیات موقعیت چالش‌برانگیز، رویکرد داوطلب برای حل آن و نتایجی که به دست آوردند.

11. داوطلب چگونه تیم خود را مدیریت می‌کرد؟

دلیل: برای ارزیابی مهارت‌های مدیریتی و توانایی داوطلب در الهام‌بخشی و هدایت تیم.

باید به دنبال چه چیزی باشید: تکنیک‌های استفاده شده توسط داوطلب برای انگیزه‌بخشی، مثال‌هایی از مدیریت تیم موثر و چگونگی تاثیر آن بر عملکرد تیم.

12. داوطلب چگونه با تعارضات درون تیم خود یا با سایر بخش‌ها برخورد می‌کرد؟

دلیل: برای ارزیابی مهارت‌های حل تعارض و اثربخشی بین‌فردی.

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌هایی از تعارضات، چگونگی برخورد با آن‌ها و نتایج به دست آمده که نشان‌دهنده توانایی داوطلب در حفظ محیط کاری هماهنگ است.

13. داوطلب چقدر در دستیابی به اهداف استراتژیک موثر بود؟

دلیل: برای تعیین توانایی‌های برنامه‌ریزی استراتژیک و اجرای داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: دستاوردهای آن‌ها، اینکه آیا اهداف استراتژیک را برآورده یا فراتر از آن‌ها رفتند، هر گونه ابتکاری که رهبری کردند و مشارکت‌های آن‌ها در موفقیت سازمان.

14. سبک و مهارت‌های ارتباطی داوطلب را چگونه توصیف می‌کنید؟

دلیل: برای ارزیابی مهارت‌های ارتباطی داوطلب که برای نقش‌های مدیریتی حیاتی هستند.

باید به دنبال چه چیزی باشید: وضوح، اثربخشی و مناسب بودن ارتباطات داوطلب در موقعیت‌های مختلف که شامل جلسات تیمی، ارائه‌ها و تعاملات یک به یک است.

15. داوطلب چگونه ارزیابی‌های عملکرد و بازخورد با تیم خود را مدیریت می‌کرد؟

دلیل: برای درک رویکرد داوطلب به مدیریت عملکرد و توسعه.

باید به دنبال چه چیزی باشید: روش‌های ارائه بازخورد، مدیریت مسائل عملکرد و تشویق به رشد حرفه‌ای درون تیم.

چک لیست رفرنس چک

در ادامه ۱۳ نکته برای انجام رفرنس چک در قالب یک چک لیست پیشنهاد شده است.

با منابع متعدد تماس بگیرید تا دیدگاه جامع و متعادلی از داوطلب به دست آورید. دیدگاه‌های مختلف، درک کامل‌تری از عملکرد و رفتار آن‌ها ارائه می‌دهند. در مقابل، اتکا به یک منبع می‌تواند منجر به دیدگاه ناقص از توانایی‌های داوطلب شود. با جمع‌آوری بینش‌ها از چندین منبع، می‌توانید تصمیمات استخدامی آگاهانه‌تری بگیرید.

جمع‌بندی و نکات پایانی

رفرنس چک به عنوان یک ابزار مکمل در فرایند جذب و استخدام می‌تواند نقاط قوت و قابل بهبود داوطلب را تعیین و پرچم‌های قرمز احتمالی را آشکار کند. شاید رفرنس چک بخشی وقت‌گیر و خسته‌کننده از فرآیند استخدام به نظر برسد، اما یک گام ضروری است زیرا رزومه اغلب تصویری دقیق از داوطلب ارائه نمی‌دهد.

پرسیدن سوالات هدفمند از کارفرمای قبلی داوطلب درباره سوابق کاری، مهارت‌ها، عملکرد و رفتار آن‌ها، می‌تواند دیدگاه شما را تایید یا نگرانی‌های پنهان را آشکار کند.

رفرنس چک بخش ضروری و جدایی‌ناپذیر از فرآیند استخدام است که به شما کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید و کارکنان مناسبی را برای سازمان خود استخدام کنید.

اگر قصد دارید یک متخصص حرفه‌ای در حوزه جذب و استخدام شوید دوره آموزشی پرورش متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام را بررسی فرمایید.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/reference-check-questions/

https://www.personio.com/hr-lexicon/applicant-screening/

نوشته: مسعود شکری

فرض کنید یکی از اعضای تیمتان در کارش افتضاح است و با توجه به تلاش‌های مستمر شما بهبودی در عملکردش اتفاق نیفتاده است. چطور باید اخراجش کرد؟

از نظر مستندات و داده‌ها همه چیز آماده است و با واحد منابع انسانی هماهنگ کرده‌اید. اما اکنون باید گفتگوی وحشتناکی داشته باشید. بهترین راه برای گفتن این خبر چیست؟ چه بگویید و چه نگویید و چگونه به بقیه اعضای تیم اطلاع دهید؟

نحوه اخراج آدم‌ها واقعا مهم است. هدف اصلی این مقاله این است که یک راهنمای گام به گام و عملیاتی  برای نحوه اخراج یک فرد به روش صحیح را در اختیار شما قرار دهد.

فرایند اخراج کارکنان

فرآیند اخراج یک کارمند به اندازه استخدام وی مهم است و این وظیفه‌ای است که هر مدیر مستقیم و متخصص منابع انسانی باید برای آن آماده باشد.

مدیران معمولا برای اخراج آدم‌ها بیش از حد معطل می‌کنند و احتیاط را به عجله ترجیح می‌دهند. یا خودشان را گول می‌زنند و فکر می‌کنند کار واجبی نیست. به دلیل ماهیت ظریف اخراج یک کارمند، دانستن اینکه چگونه یک کارمند را به روش صحیح اخراج کنید، یک مهارت ضروری است.

وقتی کسی را اخراج می‌کنید به او امکان می‌دهید جای دیگری پیشرفت کند. برای رسیدن به یک شغل خوب باید از شغل بد، یا شغلی که برای شما بد است دست بکشید. اما در عین حال اخراج یک کارمند هرگز کار آسانی نیست.

به گفته دیک گروت (مشاور مدیریت در دالاس تگزاس و نویسنده کتاب چگونه در ارزیابی عملکرد خوب باشیم)، «اخراج کردن سخت‌ترین کاری است که ما از رهبران می‌خواهیم انجام دهند». «حتی وقتی توجیه اقتصادی داشته باشد، شما می‌نشینید و به کارمندتان می‌گویید که دیگر از شما حقوق دریافت نمی‌کند و وقتی صبح از خواب بیدار می‌شود، جایی برای رفتن ندارد. این سخت است.”

جودی گلیکمن، نویسنده و مؤسس شرکت مشاوره ارتباطی Great on the Job، می‌گوید اخراج یک شر ضروری است. “به عنوان مدیر، باید در نظر داشته باشید که چه چیزی برای شرکت مناسب است.”

دلایل رایج برای اخراج یک کارمند

دلایل مختلفی وجود دارد که ممکن است از شما خواسته شود یک کارمند را اخراج کنید. معمولاً کارمندان به دلایل زیر اخراج می‌شوند:

• عملکرد ضعیف
• رفتار نادرست
• آزار و اذیت همکاران
• حضور ضعیف و نامنظم
• نقض ایمنی

وقتی بدی‌های یک کارمند، بیشتر از خوبی‌هاست و وقتی کارمند بیشتر از خلق ارزش، مشکلاتی را ایجاد می‌کند، وقت آن است که شرکت را ترک کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نسل زد(Z) و ویژگی‌های آن‌ها (با مروری بر سایر نسل‌ها)

راهنمای عملی اخراج کارمند

1- کارمند را با اخراج غافل‌گیر نکنید.

دقت کنید که هیچ کارمندی نباید از اخراج خود غافلگیر شود یعنی شما می‌بایست قبل از اخراج بارها و بارها برای تغییر شرایط تلاش کرده باشید.

قبل از اخراج این سوالات را از خود بپرسید:

• آیا اهداف و انتظارات را به روشنی برای او شفاف کرده بودید؟
• آیا بازخوردهای مداوم در خصوص گپ‌های عملکردی و رفتاری دادید؟
• آیا انتقادهای فروتنانه و در عین حال بی‌پرده داشته‌اید؟
• آیا گفتگوهای عملکردی منظم داشته‌اید؟
• آیا برای بهبود عملکردش راهنمایی کردید و برنامه‌ای برای بهبود عملکرد و رفع نقاط ضعف ارائه داده‌اید؟

اگر پاسخ سوالات بالا مثبت است و باز هم بهبودی حاصل نشده وقت اخراج فرا رسیده است. همچنین خوب است قبل از اخراج با شخص معتمدی در سازمان موضوع را در میان بگذارید. شنیدن یک دیدگاه بیرونی کمکتان می‌کند مطمئن شوید رفتارتان منصفانه بوده است.

2- اخراج را عقب نیندازید

اخراج شخصی که سال‌ها با او کار کرده‌اید به‌ویژه فردی که به خوبی می‌شناسید و به او احترام می‌گذارید دلهره‌آور است، اما نباید اجازه دهید عذاب وجدان باعث شود گفتگو را به تأخیر بیندازید.  البته، اخراج باید آخرین گام در یک فرآیند عادلانه و شفاف باشد که از مدت‌ها قبل آغاز شده است و باید مدارکی مثل نتایج ارزیابی عملکرد برای اثبات آن وجود داشته باشد.

گروت می‌گوید: «مدیران به ندرت از اقدام سریع برای اخراج پشیمان می‌شوند، اما از به تعویق انداختن اخراج پشیمان شده‌اند.”

اگر هنوز شجاعت کافی برای اقدام کردن را ندارید، به تیم خود فکر کنید. به هر حال، آنها کسانی هستند که ساعات بیشتری کار می‌کنند، زیرا فردی که [شما باید اخراج کنید] کار خود را به درستی انجام نمی‌دهد و این جفا در حق بقیه اعضای تیم است.

3- واحد منابع انسانی را با خود همسو کنید

قبل از اینکه مکالمه اخراج را برنامه‌ریزی کنید، برنامه‌های خود را با منابع انسانی هماهنگ کنید. اطمینان حاصل کنید که یک نماینده منابع انسانی می‌تواند در جلسه شرکت کند، زیرا از نظر قانونی مناسب‌تر است که شخص دیگری هم حضور داشته باشد. همچنین بخش منابع انسانی می‌تواند «تصویر کامل‌تری» از شرایط کارمند ارائه دهد. مثلا منابع انسانی ممکن است به شما بگوید که همسر او درمان سرطان را از بعدازظهر دوشنبه شروع می‌کند، در این صورت اخراج او در روز سه شنبه می‌تواند غیرانسانی تلقی شود.

4- جلسه اخراج را کوتاه نگه دارید

اخراج هر فرد می‌تواند برای وی و حتی خود شما بسیار احساسی و چالش‌برانگیز باشد. بنابراین بهتر است این جدایی را زیاد طول ندهید. کلماتی که برای اخراج یک کارمند استفاده می‌کنید باید ساده و دقیق باشد.

گلیکمن می‌گوید: «به جایی خصوصی بروید و سپس با با گفتن این جمله شروع کنید: «خبر بدی برای شما دارم. امروز آخرین روز کار شما در اینجاست.» سپس دلیل اخراج را در یک جمله ساده بیان کنید و شفاف باشید. مثلا “همانطور که در جلسات ارزیابی عملکرد بارها صحبت کردیم شما به اهداف عملکردی خود نرسیدید” او توصیه می‌کند تاسف خود را با شرایطی که «مسئولیت شخصی مستقیماً بر عهده خود فرد است» ابراز کنید. مثلا چیزی شبیه این بگوید: «متاسفم که وضعیت به این نقطه رسیده است».

صحبت را با اطلاع به کارمند در مورد خاتمه دادن به همکاری با او از تاریخ مشخصی شروع کنید. برای اعلام خبر شفاف و متمرکز باشید، به طوری که کارمند متوجه شود تصمیم نهایی است و قابل مذاکره نیست. گام بعدی این است که به طور خلاصه توضیح دهید که چرا کارمند را اخراج می‌کنید.

سعی کنید وارد بحث در مورد تصمیم نشوید. اگر کارمند می‌خواهد خشم خود را خالی کند یا ناراحتی خود را ابراز کند، به سادگی می‌توانید بگویید: “می‌فهمم که این احساس را دارید، اما تصمیم نهایی است.”

دقت کنید که لحن شما حرفه‌ای و مؤدبانه باشد و در عین حال از صحبت‌های غیررسمی پرهیز کنید چون این یک دیدار دوستانه نیست.

در انتهای جلسه هم طور خلاصه در مورد پرداخت حقوق و مرخصی، ادامه بیمه درمانی یا بیمه عمر و غیره صحبت کنید.

از عذرخواهی خودداری کنید. بحث نکنید و مستقیم صحبت کنید و از هرگونه بحثی که به شخصیت یا ویژگی‌های فردی مربوط می‌شود، خودداری کنید.

5- حضور داشته باشید و دلسوزی نشان دهید

رهبری نیازمند شفقت است. یک اتفاق وحشتناک در زندگی این شخص اتفاق افتاده است. فرار نکنید و منابع انسانی را مجبور نکنید که به جای شما جلسه را اداره کند. شما باید آماده باشید که در صورت لزوم صحبت کنید و به سوالات پاسخ دهید. قبل از جلسه، باید در مورد مسائل اجرایی به خوبی آگاه باشید به عنوان مثال، جزئیات قرارداد کارمند سابق و اینکه چه اتفاقی برای مزایا و مرخصی استفاده نشده او می‌افتد. البته، همیشه مسائلی وجود خواهد داشت که شما در نظر نگرفته‌اید. اگر چیزی پیش آمد، بگویید: «اجازه دهید عذرخواهی کنم، به آن فکر نکرده بودم» و سپس آن را به منابع انسانی بسپارید.

اخراج ممکن است برای شما که مدیر هستید، کار سختی باشد، اما برای فردی که اخراج می‌شود، کاملاً آسیب‌زا است؛ پس همدلی کنید. اگر واقعاً معتقدید که کارمند مورد نظر استعدادها و توانایی‌هایی دارد که می‌تواند در جای دیگری مفید باشد، به او بگویید که او را به سازمان یا بخش جدید معرفی خواهید کرد.

6- با تیم خود صحبت کنید

همکارانی را که تحت تأثیر این اخراج قرار گرفته‌اند، جمع کنید و آن‌ها را از اخراج فرد مطلع کنید البته دلایل پشت این تصمیم را فاش نکنید چون سابقه بدی را برای کارمند سابق ایجاد می‌کند.

هنگامی که به تیم خود توضیح می‌دهید که چرا کارمند سابق اخراج شده است، در انتخاب کلمات خود دقت کنید. هر چه کوتاهتر بهتر مثلا «علی دیگر اینجا کار نمی‌کند» یا «امروز آخرین روز مریم است». می‌توانید بگویید برای آینده او آرزوی موفقیت دارید، اما عملکرد گذشته او را تحسین نکنید. این کار ریاکارانه به نظر می‌سد و شما نمی‌خواهید اعتماد تیم خود را از دست بدهید.

گروت این سناریو را پیشنهاد می‌کند: «همانطور که ممکن است برخی از شما بدانید، دایان دیگر بخشی از سازمان نیست. من نمی‌توانم وارد جزئیات شوم زیرا این اطلاعات محرمانه است و می‌خواهم حریم خصوصی دایان را حفظ کنم. اگر پیشنهادی در مورد چگونگی به حداقل رساندن عدم حضور او دارید، به من بگویید.»

خاتمه دادن به همکاری با یک کارمند از نظر عاطفی کاری خسته کننده است، اما به خاطر تیم خود، نباید تسلیم شوید. اخراج احتمالاً چالش‌های کوتاه مدتی را برای تیم شما ایجاد می‌کند. بنابراین در حالی که به دنبال جایگزین هستید، یک استراتژی برای نحوه مدیریت حجم کارها هم ارائه دهید.

7- برای جلسه، از قبل آماده شوید

تقریباً همیشه اسنادی وجود دارد که در زمان اخراج، نیاز به امضا دارند، بنابراین مطمئن شوید که آن را از قبل آماده کردید.

اگر نیاز به لغو دسترسی به داده‌ها، امکانات یا تجهیزات دارید، مطمئن شوید که می‌توانید بدون تاخیر این کار را انجام دهید. این بدان معناست که از قبل به IT و مدیران اطلاع دهید که باید دسترسی‌ها را لغو کنند. انجام این کارها از قبل می‌تواند به موارد زیر کمک کند:

• کوتاه نگه داشتن تجربه خاتمه تا حد امکان
• کاهش فرصت انتقام‌جویی از سوی کارمند
• رفع ابهام و سوالات بی‌پاسخ
• حفظ ظاهر حرفه‌ای
• احترام گذاشتن به زمان و خدمات کارمند

8- ملاحظات قانونی را هنگام اخراج رعایت کنید

هر سازمانی که یک کارمند را اخراج می‌کند باید کاملاً از دلایل قانونی اخراج و قوانین کار آگاه باشد. دلایلی مانند عملکرد ضعیف، غیبت‌های غیرقابل توضیح، یا آزار همکاران، همگی دلایل قابل قبولی برای اخراج یک کارمند هستند. با این حال، به خاطر داشته باشید که هر دلیلی که ارائه شود نه تنها قابل قبول باشد، بلکه درست و قانونی نیز باشد. همچنین شرایطی وجود دارد که در آن اخراج یک کارمند، غیرقانونی یا غیرقابل توصیه است. این دستورالعمل‌های قانونی ممکن است بسته به مکان سازمان شما، صنعتی که در آن فعالیت می‌کند، نقش کارمند در سازمان شما و موارد دیگر متفاوت باشد.

ناگفته نماند که نمی‌توانید از سن، جنسیت، مذهب، جنسیت، ناتوانی یا هر وضعیت دیگری که توسط قوانین کار محافظت می‌شود، به عنوان دلیل اخراج استفاده کنید.

9- یک پایان خوب را رقم بزنید

سعی کنید این رفتارها را به عنوان راهی برای تسکین ضربه اخراج و حفظ روحیه مثبت به کار ببرید:

• پرهیز از تکرار بی‌مورد مسائل منفی
• گوش دادن، سوال پرسیدن، و قطع نکردن کارمند
• تمرکز بر مراحل بعدی و برجسته کردن هرگونه کمک یا توصیه‌ای که شرکت می‌تواند برای آینده ارائه دهد.
• ارائه یادآوری اینکه ممکن است فرصتی برای یافتن شغل بهتری که متناسب با استعداد و شخصیت وی باشد به وجود بیاید.

احترام گذاشتن به احساسات و تجربیات کارمند به صورت واقعی، نشان دادن اینکه می‌دانید خاتمه کار بی‌اهمیت نیست و تشکر واقعی می‌تواند به کارمندان کمک کند تا شرایط آسان‌تری را تجربه کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مدیران جدید به چه آموزش‌هایی نیاز دارند؟

جمع‌بندی اصولی که باید به خاطر بسپارید

این کارها را انجام دهید:

• از واحد منابع انسانی استفاده کنید تا به شما در مدیریت فرآیند اخراج کمک کند.
• نسبت به کارمند اخراج شده خود دلسوزی نشان دهید.
• اگر واقعاً معتقدید که او استعدادهایی دارد که می‌تواند در جای دیگری مفید باشد، به عنوان معرف به او کمک کنید شغل دیگری را پیدا کند.
• اخبار را شخصاً با تیم خود در میان بگذارید، اما جزئیات تصمیم را فاش نکنید.

این کارها را انجام ندهید:

• تأخیر در اخراج یک کارمند با عملکرد ضعیف.
• طولانی یا پیچیده کردن فرایند اخراج.
• از منابع انسانی انتظار داشته باشید که کارهای سخت را به جای شما انجام دهند.

اخراج یک کارمند هرگز آسان نیست، اما لازم نیست دردسرساز هم باشد. اگر شخصی کار شما را خوب انجام نمی‌دهد، دلیل نمی‌شود شغل دیگری در دنیا وجود نداشته باشد که خیلی خوب از عهده‌اش برآید.

منابع

کتاب صراحت تمام عیار نوشته کیم اسکات

https://hbr.org/2016/02/the-right-way-to-fire-someone

How to Fire an Employee the Right Way | BambooHR

نوشته: مسعود شکری

وقتی ‌صحبت از رهبری ‌می‌شود همه به رتبه‌های ‌بالای ‌چارت سازمانی ‌نگاه می‌کنند، یا همه به افرادی ‌مانند: گاندی، استیو جابز، ماندلا، فرگوسن و … فکر می‌کنند. رهبری ویژگی‌ست که همه می‌توانند داشته باشند و این ربطی ‌به سمت و سلسله مراتب سازمانی ‌ندارد. رهبری یک مهارت قابل توسعه است که در طول زمان می‌تواند بهبود پیدا کند. فقط کافی ‌است به افرادی ‌که به آن‌ها اعتماد می‌کنید و در دل کوهستان و یا کویر به دنبال آن‌ها راه می‌روید فکر کنید. بله آن‌ها هم رهبر هستند، شما به آن‌ها اعتماد دارید، به آن‌ها گوش می‌دهید، آن‌ها مسیر و اهداف سفر را می‌دانند و آن‌ها به شما در طول مسیر یاد می‌دهند. این رهبران سبک‌های رهبری متفاوتی دارند سبک‌های ‌رهبری ‌به رویکرد رفتاری‌ اطلاق می‌شود که رهبران برای‌ تاثیر‌گذاری، ایجاد انگیزه و هدایت پیروان از آن استفاده می‌کنند. در این مقاله با انواع سبک‌های رهبری آشنا می‌شویم و می‌توانیم سبک رهبری خودمان را پیدا کنیم.

رهبری ‌چیست؟

رهبری ‌توانایی ‌یک فرد برای‌ تاثیر‌گذاری ‌و هدایت پیروان و یا اعضای ‌یک سازمان یا تیم است. رهبری‌ در بیشتر جنبه‌های‌ زندگی ‌نمود دارد. در سیاست، در سازمان، در مذهب، در تجارت و …. رهبران افرادی ‌هستند که چشم انداز دارند، آن‌ها تصمیم‌های‌ دشوار می‌گیرند، آن‌ها اهداف قابل دستیابی‌ را عنوان خواهند کرد و ابزار و دانش کافی ‌را در اختیار افراد برای‌ دستیابی‌ به اهداف خواهند داد. در تجارت و سازمان افرادی‌که رهبری ‌را برعهده دارند عموما به سمت‌های‌ بالای ‌سازمان دست پیدا خواهند کرد، این افراد در حرفه خود بهترین هستند و شما این نام‌ها را بارها و بارها شنیده‌اید. استیو جابز، بیل گیتس، جف بزوس، ایلان ماسک، وارن بافت و …

چرا رهبری‌ مهم است؟

رهبری ‌نقش اساسی‌ در موفقیت و جهت‌دهی ‌یک کسب و کار دارد. سازمان‌ها برای ‌ارتباط گرفتن با ماموریت، چشم انداز، اهداف، متحد کردن افراد در راستای‌ رسیدن به اهداف به رهبران موفق نیاز دارند. این ویژگی‌ در زمان‌های‌ بحران بیشتر حائز اهمیت می‌شود، زیرا رهبران می‌توانند در مواقع حساس تصمیم‌های ‌سخت را بگیرند. این سطح از اعتماد و داشتن هوش هیجانی‌ بالا برای‌ موفقیت، ایجاد یک محیط کاری‌ مثبت و سازنده، کار تیمی، رفاه و فرهنگ مثبت مورد نیاز است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مدیران جدید به چه آموزش‌هایی نیاز دارند؟

سبک‌ رهبری چیست؟

سبک‌های ‌رهبری ‌به رویکرد رفتاری‌ اطلاق می‌شود که رهبران برای‌ تاثیر‌گذاری، ایجاد انگیزه و هدایت پیروان از آن استفاده می‌کنند. این سبک‌ها تعیین می‌کنند که رهبران چگونه برنامه‌ها و استراتژی‌هایی‌ را برای‌ دستیابی‌ به موفقیت اتخاذ می‌کنند. سبک‌های رهبری‌ در مجامع مختلف مورد مطالعه قرار گرفته‌اند تا موثرترین سبک انتخاب گردد. مطالعات ثابت کرده است هرچه افراد به رهبر اعتماد داشته باشند میزان موفقیت تیم و سازمان بیشتر است و افراد بیشتر از رهبر و سازمان پیروی‌ خواهند کرد. آن‌ها به اهداف دست پیدا خواهند کرد، می‌توانند آزادانه صحبت کنند و نظرات و ایده‌های ‌خود را عنوان کنند.

چرا سبک‌های‌ رهبری‌ مهم است؟

سبک رهبری‌که توسط هر رهبر اتخاذ می‌شود معمولا ترکیبی‌ از شخصیت، تجربیات، هوش هیجانی، خانواده، طرز تفکر، فرهنگ و … آن رهبر است. بنابراین رهبران سبک رهبری ‌خود را در رابطه با ویژگی‌های ‌بالا درک خواهند کرد و تعیین می‌کنند. رهبری ‌موثر بیشتر با سبک رهبری ‌ارتباط دارد. بنابراین توانایی ‌یک رهبر برای ‌برعهده گرفتن مسئولیت و دانستن این که آیا یک موقعیت نیاز به تصمیم اجرایی ‌یا تصمیم مشورتی ‌دارد، حیاتی ‌است. از طرفی ‌رهبر باید بداند چه سبک رهبری ‌برای ‌سازمان مفید است تا آن را اتخاذ کند. درک سبک رهبری ‌و انجام آن به موارد ذیل ختم خواهد شد:.

• • بهبود در ارتباطات و همکاری‌بین افراد.
  • مشخص شدن مالکیت، مسئولیت‌ها، اندازه و دامنه وظایف رهبر
  • افزایش مشارکت کارکنان و اعضای‌تیم.
  • تقویت اثربخشی‌و بهره وری‌عملکرد اعضای‌تیم.
  • افزایش اثربخشی‌مدیران و توسعه آن‌ها.

شاید یکی ‌از بهترین تعاریف را دوایت دی.آیزنهاور (رئیس جمهور سابق آمریکا) بیان می‌کند: رهبری ‌هنر وادار کردن شخص دیگری ‌به انجام کاری ‌است که شما می‌خواهید، زیرا او می‌خواهد آن کار را انجام دهد.

انواع سبک‌های‌ رهبری

حال که درک کردیم سبک‌های ‌رهبری‌ چه چیزی ‌است و چرا مهم است در ادامه برخی ‌از این سبک‌ها را با تاکید بر مهم‌ترین آن‌ها مرور خواهیم کرد:

1. رهبری ‌دموکراتیک Democratic Leadership

سبکی ‌است که رهبر بر مبنای ‌ورودی‌ها از تیم تصمیم‌ها را می‌گیرد. این سبک رهبری ‌مشورتی‌ و مشارکتی ‌است که هر کدام از اعضای ‌تیم فرصت مشارکت در پروژه‌ها را دارند. با این حال رهبر مسئول نهایی ‌تصمیم‌گیری ‌است. این سبک یکی ‌از موثرترین و محبوب‌ترین سبک‌های ‌رهبری ‌است، زیرا توانایی ‌اصلی‌ آن شنیده شدن صدای ‌تمامی ‌افراد است حتی ‌آن فردی ‌که در رده‌های ‌پایین سازمان است و این به آن‌ها احساس مهم بودن را خواهد داد. این سبک شامل تفویض اختیار به سایر اعضای ‌تیم است که وظایف کاری‌ را به آن‌ها ارائه خواهد داد و از تجربیات و مهارت‌های‌ آن‌ها برای ‌رسیدن به موفقیت استفاده خواهد کرد. این سبک رهبری مشارکت و خلاقیت را تشویق خواهد کرد و باعث افزایش رضایت شغلی ‌می‌شود. از طرفی ‌ایجاد اجماع بین اعضای ‌تیم می‌تواند زمان‌بر و پر‌هزینه باشد به ویژه در مواردی‌ که باید تصمیم به سرعت اتخاذ شود.

این مقاله را مطالعه کنید: راهنمای کامل تفویض اختیار + فیلم+ دانلود چک لیست (PDF)

2. رهبری‌استبدادی/خودکامه Autocratic Leadership

نقطه مقابل رهبری‌ دموکراتیک است. این سبکی ‌است که رهبر تمام تصمیمات را بدون در نظر گرفتن اعضای ‌تیم خواهد گرفت. رهبر تمام مسئولیت‌ها و اختیارات را برعهده خواهد گرفت، قدرت مطلق دارد و وظایف را دیکته خواهد کرد. هیچ مشورتی ‌وجود ندارد و پس از تصمیم‌گیری ‌افراد باید بدون هیچ نظری ‌آن را اجرا کنند. این سبکی ‌است که سطحی ‌از ترس بین اعضا از رهبر وجود دارد. این سبک باعث نارضایتی ‌می‌شود زیرا بیشتر تصمیم‌ها به نفع کارکنان نیست، از طرفی ‌این سبک اگر با دانش و مهارت رهبر و آشنایی ‌وی ‌با محیط باشد می‌تواند در تصمیم‌گیری‌های ‌سریع موثر واقع شود.

3. رهبری‌ به سبک عدم مداخله Laissez-Faire Leadership

یک رویکرد منفعل است. رهبران منابع، ابزار و موارد مختلف را در اختیار اعضای ‌تیم قرار می‌دهند و خود را کنار می‌کشند. این سبک رهبری‌ به این مفهوم است که ((بگذار آن‌ها کار خود را بکنند)). این روشی ‌است بدون برنامه‌ریزی، تصمیم گیری، رسیدگی‌ به مشکلات، و تکمیل پروژه از سمت رهبر. این رویکرد برای‌ کارکنان که خود انگیزگی ‌دارند، خلاق هستند و آزادی ‌عمل می‌خواهند بسیار مناسب است. سطح آزادی‌ و استقلالی‌ که به تیم داده می‌شود بسیار نشاط‌آور و سازنده است. از طرفی ‌در صورت این که رهبر خود را به صورت کامل کنار بکشد باعث هرج و مرج و سردرگمی ‌اعضای‌تیم خواهد شد و تعارض را بالا خواهد برد و شاید مسیر و هدف اصلی ‌در میانه راه گم شود. طبق تحقیقات این سبک رهبری‌ کمترین رضایت و کمترین اثربخشی‌ را دارد.

4. رهبری‌ تحول‌آفرین Transformational Leadership

این سبک رهبری‌ در مورد دگرگونی ‌است. دگرگونی‌کسب و کار، الهام بخشیدن به اعضای‌ تیم و افزایش سطح خودآگاهی، دستیابی ‌به هر آن چیزی‌که فکر نمی‌کردید می‌توانید بدست بیاورید. این رهبران از تیم خود انتظار بهترین‌ها را دارند و به طور مداوم تا بهترین شدن آن‌ها را تحت فشار قرار می‌دهند. این سبک در مورد تغییر در سازمان و افراد است. این سبک رهبری ‌در مورد انگیزه دادن به افراد است تا از منطقه امن خود خارج شوند و به حداکثر توانایی ‌خود برسند. رهبران این سبک باید از سطح بالایی ‌از هوش هیجانی، صداقت، چشم انداز، همدلی ‌و مهارت‌های‌ ارتباطی ‌برخوردار باشند. این سبک بیشتر مناسب سازمان‌های ‌نوپا و نوگرا است که می‌خواهند موارد را تغییر دهند. این رهبران به افراد چالش‌های ‌مختلف سخت با ضرب الاجل‌های ‌معین ارائه می‌دهند. رهبران با فشار بیش از اندازه به اعضا و عدم شناسایی ‌و درک توانایی ‌آن‌ها ممکن است افراد را از دست بدهند. در هر صورت این رهبران می‌توانند با ایجاد چشم انداز، اعتماد مشترک بین رهبر و کارکنان به بهره وری ‌و مشارکت بالا برسند.

5. رهبری ‌معامله‌گری/تعاملی‌Transactional Leadership

کوتاه مدت است و به نوعی ‌((معامله دادن و گرفتن)) است. افراد توافق می‌کنند در همه جنبه‌ها از رهبر پیروی‌ کنند و در ازای ‌آن پاداش دریافت کنند. اگر به اهداف دست پیدا کنند برمبنای ‌توافق انجام شده پاداش دریافت خواهند کرد. این نوع سبک در سازمان‌های ‌فروش‌محور و بازاریابی ‌مفید می‌باشد. این نوع سبک رهبری‌ نقش‌ها و وظایف را تعیین خواهد کرد و برنامه‌ریزی ‌می‌کند تا افراد به اهداف برسند. علاوه بر مشوق‌ها، مجازاتی ‌هم وجود دارد و بنا بر معامله‌ای که شده است افراد در صورت نرسیدن مجازت خواهند شد. این یک روش مستقیم‌تر است برای ‌ارتباط گرفتن با اعضای ‌تیم‌، سردرگمی‌ها را از بین خواهد برد و وظایف به وضوح به نفرات ابلاغ خواهد شد. به دلیل اهداف سفت و سخت و مستقیم امکان از بین رفتن خلاقیت و نوآوری ‌نیز وجود دارد. همچنین می‌تواند باعث کاهش رضایت شغلی ‌و خروج ‌بالای‌کارکنان شود.

6. رهبری‌ بوروکراسی/بوروکراتیک Bureaucratic Leadership

این یک نوع رهبری‌ کتابی ‌است. قوانین و مقررات طبق خط مشی ‌و دستورالعمل بدون هیج انعطافی ‌انجام می‌گیرد. قوانین توسط رهبران تدوین خواهد شد و رهبران مطمئن خواهند شد تا قوانین با دقت اجرا می‌گردد. رهبران ورودی ‌و موارد کاری ‌نفرات را بررسی‌ خواهند کرد و اگر با قوانین تببین شده مطابقت نداشته باشد رد خواهد شد. این نوع سبک رهبری ‌در سلسله مراتب سازمانی ‌نمود بیشتری ‌دارد و مواردی ‌قانونی ‌است که از بالا به پائین ابلاغ می‌شود. در این نوع سبک رهبری‌ خط قرمزهای ‌زیادی ‌وجود دارد و افراد نمی‌توانند به راحتی ‌موارد کاری‌ را تغییر دهند. این نوع سبک رهبری‌ بیشتر مربوط به سازمان‌های ‌قدیمی ‌و صد‌ساله است که در آن موفقیت از طریق رویه‌های ‌مشخص شده به دست می‌آید. از این رو پیشنهادهای ‌مختلف رد خواهد شد و یا با مقاومت روبرو می‌گردد. این نوع سبک رهبری ‌نوآوری ‌و خلاقیت را از بین خواهد برد و به مراتب نیز انگیزه از بین می‌رود، برای‌ همین برای ‌افراد جوان و پرانرژی ‌مناسب نخواهد بود. این نوع سبک رهبری ‌برای‌ مشاغل خطرناک که نیاز به ایمنی ‌زیادی‌ دارند و برای‌ کارکنانی ‌که صرفا یک کار معمولی ‌(اپراتوری) را انجام می‌دهند مفید است.

7. رهبری‌ خدمتگزار Servant Leadership

رهبر قبل از این که رهبر باشد خدمتگزار تیم است. رهبر تلاش می‌کند تا نیازهای ‌تیم را برآورده کند و به افراد بیش از اندازه اهمیت خواهد داد. رهبران خدمتگذار سعی‌ می‌کنند راههای ‌را برای‌ توسعه افراد، ارتقا و الهام بخشیدن به آن‌ها پیدا کنند تا افراد به بهترین نتیجه دست پیدا کنند. این نوع سبک به صداقت و بزرگواری ‌زیادی ‌نیاز دارد و باعث ایجاد فرهنگ سازمانی ‌مثبت و روحیه بالا در اعضای‌ تیم می‌گردد. همچنین یک محیط اخلاقی ‌ایجاد می‌کند که با ارزش‌ها و آرمان‌های قوی ‌همسوی ‌دارد. برخی ‌از افراد اعتقاد دارند که این سبک رهبری ‌در محیط رقابتی ‌که سایر سبک‌ها در رقابت با رهبری‌ خدمتگزار هستند می‌تواند مناسب نباشد، این رهبران به راحتی ‌از سایر رهبران عقب می‌افتند زیرا چابکی ‌در رسیدن به اهداف را مانند سایر سبک‌ها ندارند و در محیط یا سازمان‌های ‌چابک از ضرب الاجل‌ها عقب خواهند افتاد.

8. رهبری ‌به سبک مربی‌Coach-style Leadership

رهبری ‌به سبک مربی‌ شامل شناسایی ‌و پرورش نقاط قوت فردی ‌و تدوین استراتژی‌هایی‌ برای‌تیم می‌شود تا به خوبی‌ با یکدیگر، منسجم و موفقیت آمیز کار کنند.

9. رهبری‌ کاریزماتیک Charismatic Leadership

رهبری‌ کاریزماتیک از کاریزما برای ‌ایجاد انگیزه و الهام بخشیدن به پیروان استفاده می‌کند. رهبران از مهارت‌های ‌ارتباطی ‌شیوا برای ‌متحد کردن یک تیم به سمت یک چشم انداز مشترک استفاده می‌کنند. با این حال، به دلیل اعتماد زیاد رهبران کاریزماتیک به خود، آنها می‌توانند خود را بزرگتر از تیم ببینند و مسیر وظایف مهم را از دست بدهند.

10. رهبری‌ استراتژیک Strategic Leadership

رهبری ‌استراتژیک عملیات اصلی‌ شرکت را رهبری ‌می‌کند و فرصت‌های ‌رشد آن را هماهنگ می‌کند. رهبر می‌تواند چندین لایه کارمند را به طور همزمان پشتیبانی‌ کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نسل زد(Z) و ویژگی‌های آن‌ها (با مروری بر سایر نسل‌ها)

کدام سبک رهبری ‌بهتر است؟

هیچ راه درستی‌ برای ‌رهبری ‌وجود ندارد و ممکن است بنا به شرایط و وضعیت سبک رهبری‌ شما نیز تغییر کند. بنابراین مهم است که سبک‌های ‌رهبری، مزایا و معایب آن‌ها را بشناسید و در زمان مورد نیاز از آن‌ها استفاده کنید. برای ‌داشتن یک رویکرد صحیح در رهبری‌ می‌توانید از موارد ذیل کمک بگیرید:

• نوع سازمان، سازمان شما یک سازمان بالغ است یا هنوز مراحل رشد خود را سپری ‌می‌کند؟
• نوع کار، این یک کار روتین و معمولی ‌است یا یک کار خلاقانه؟
• تجربه و مهارت تیم در چه مرحله ای ‌است؟ آیا آن‌ها افراد کم سابقه هستند یا از تجربه زیادی ‌برخوردارند؟
• شخصیت رهبری ‌شما چگونه است؟ با شناختی‌که از خود دارید برای ‌هدایت تیم با کدام سبک راحت‌تر هستید؟

چگونه سبک رهبری خود را پیدا کنیم؟

انتخاب سبک رهبری ‌به شما کمک می‌کند تا رهبر موثرتری‌ باشید و دید بهتری ‌نسبت به موارد و مسائل پیدا کنید. در اینجا چند نکته وجود دارد که کمک می‌کند سبک رهبری‌ خود را انتخاب کنید:

• در مرحله اول، شفاف بودن در مورد اهداف خود و آنچه می‌خواهید به آن برسید ضروری ‌است. هنگامی‌که یک چشم انداز روشن دارید، انتقال ایده‌های‌ خود به تیم خود و تشویق آنها برای‌ پیروی ‌از راه شما آسان‌تر خواهد بود.
• دوم، آزمایش کنید! سبک‌های ‌رهبری ‌مختلفی ‌وجود دارد، و بهترین راه برای‌ یافتن سبک‌های ‌خود این است که رویکردهای ‌مختلف را آزمایش کنید و ببینید چه چیزی ‌برای ‌شما و تیمتان بهتر است.
• در نهایت، به یاد داشته باشید که رهبری ‌به معنای‌کامل بودن نیست. وقتی ‌از جایی ‌با اشتیاق و هدف هدایت می‌شوید، طبیعتاً دیگران به سمت شما و پیام شما کشیده می‌شوند. به یاد داشته باشید، به عنوان یک رهبر، بسیار مهم است که برای مایل به دریافت و ارائه بازخورد باشید و به سخنان افراد گوش دهید.

این را به خاطر داشته باشیم اصل اصلی ‌سبک‌های رهبری، ‌میزان اعتماد پیروان به رهبر است.

پرسشنامه ارزیابی سبک رهبری

برای تعیین سبک رهبری خودتان می‌توانید پرسشنامه سبک رهبری را از لینک زیر دانلود کنید. این پرسشنامه چهار سبک رهبری زیر را مشخص می‌کند.

Authoritative: اقتدارگرا 

Democratic: دموکراتیک 

Facilitative: تسهیل کننده 

Situational: موقعیتی 

Leadership Style Assessment Questionnaire

سخن پایانی

مطالعاتی‌ که دانیل کلمن بر روی‌ 3000 مدیر انجام داد نشان می‌دهد که سبک رهبری ‌و شخص رهبر تا 30 درصد بر سودآوری ‌سازمان و موفقیت سازمان تاثیر‌گذار است. این نشان می‌دهد که این موضوع تا چه اندازه می‌تواند مهم باشد و یک رهبر چگونه می‌توان موفقیت تیم و سازمان را رقم بزند. رهبران صداقت دارند، اعتماد به نفس دارند، حل مسئله و تصمیم گیری ‌بلد هستند، آن‌ها شنوایی ‌موثر دارند، کمتر سخن می‌گویند و بیشتر گوش می‌دهند. آن‌ها همدلی‌ و همراهی ‌دارند و به نفرات تیم خود اهمیت می‌دهند. این‌ها افرادی‌ هستند که هر فرد دوست دارد برای ‌آن‌ها کار کند و از آن‌ها پیروی‌کند این افراد چشم‌اندازی ‌روشنی ‌از موفقیت دارند و به افراد کمک می‌کنند تا در مسیر شغلی‌خود پیشرفت کنند. افرادی زیادی هستند که می‌خواهند برای رهبران بزرگ کار کنند، هر چقدر سخت و طاقت‌فرسا هم باشد همه‌مان دوست داریم که بخشی از یک موفقیت بزرگ باشیم.

منابع:

• https://www.techtarget.com/searchcio/definition/leadership#:~:text=Leadership%20is%20the%20ability%20of,or%20ranking%20in%20a%20hierarchy.
• https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/leadership-styles/
• https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/leadership-traits-list/
• https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/leadership-theories/
• https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/adaptive-leadership/
• https://www.imd.org/reflections/leadership-styles/
• https://www.imd.org/reflections/servant-leadership/
• https://www.imd.org/reflections/participative-leadership/
• https://www.imd.org/reflections/transactional-leadership/
• https://www.imd.org/reflections/authoritative-leadership/
• https://www.imd.org/reflections/delegative-leadership/
• https://www.imd.org/reflections/transformational-leadership/

نویسنده: میثاق خوش‌خوی

استخدام و نگهداشت کارکنان دو روی یک سکه‌اند، این دو یکدیگر را کامل می‌کنند به خصوص در محیط کار امروز که 75 درصد از کارفرمایان گزارش داده‌اند که در پر کردن موقعیت‌های شغلی کسب و کار خود با مشکل مواجه هستند.

نگهداشت کارکنان چالشی جدی است که بیشتر شرکت‌های معتبر دنیا با آن رو به رو هستند. نگهداشت کارکنان نقطه مقابل ترک کار است.

اکنون بیش از هر زمان دیگری، سازمان‌ها باید تمام تلاش خود را برای محافظت از ارزشمندترین دارایی خود، که همان کارکنان هستند، انجام دهند.

در این مقاله بررسی می‌کنیم که چرا نگهداشت کارکنان اهمیت داشته و 10 استراتژی برتر نگهداشت کارکنان را پیشنهاد می‌دهیم.

چرا نگهداشت کارکنان اهمیت دارد

از دست دادن کارکنان بسیار هزینه‌بر است که البته این هزینه صرفا هزینه‌های مالی نیست! به این دلیل است که سرمایه‌گذاری کردن در مجموعه‌ای از سیاست‌ها، استراتژی‌ها و روش‌هایی اثبات شده، به منظور نگهداشت بهترین‌ کارکنان در سازمان و کاهش نرخ خروج ایشان از اهمیت بالایی برخوردار است.

بیایید با جزئیات بیشتر به بررسی اینکه چرا نگهداشت کارکنان با اهمیت است بپردازیم.

صرفه‌جویی و مدیریت هزینه‌ها

جایگزینی یک کارمند می‌تواند بین یک سوم تا دو برابر حقوق سالانه آن‌ها هزینه داشته باشد که شامل هزینه‌های متنوعی اعم از فرایند استخدام و آموزش فرد جدید می‌شود.

روحیه بهتر در فعالیت‌های تیمی

زمانیکه یکی از کارکنان سازمان را ترک می‌‌کند، عموما تا پیدا کردن جایگزین دقیق و مناسب برای وی چند ماه طول می‌کشد و در این فاصله بقیه اعضای تیم مجبور به تحمل حجم کاری برجای مانده از وی خواهند بود که این موضوع می‌تواند علاوه بر افزایش فشار کاری و استرس، تأثیر منفی بر عملکرد و روحیه سایر اعضای تیم داشته و حتی ممکن است منجر به استعفای بیشتری در تیم شود.

افزایش رقابت‌پذیری

فراهم آوردن فرصت‌هایی برای توسعه و رشد کارکنان یک استراتژی موثر برای نگهداشت کارکنان است که اغلب به شایستگی‌های بزرگتر منجر و می‌تواند به شرکت مزیت رقابتی بخشد.

رشد پایدار و مستمر کسب و کار

برخورداری از نرخ بالای آمار نگهداشت کارکنان به این معنی است که شما کمتر به استخدام کارمندان جدید برای پر کردن جای خالی نیازمند و متکی خواهید بود و می‌تواند منجر به کسب و کار پایدارتر و رشد بلندمدت شود.

همکاری بهینه

هر چه مدت ماندگاری کارکنان در سازمان بیشتر باشد، منجر به آشنا شدن بیشتر آنها با خط مشی‌ها و شیوه‌های کاری سازمان می‌شود و این امر باعث بهبود روند همکاری بین کارکنان و کمک به آنها برای دست یافتن به اهداف مشترک می‌شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ده روش برای افزایش انگیزه در کارکنان

بهترین استراتژی‌های نگهداشت کارکنان چیست؟

استراتژی‌های زیادی برای نگهداشت کارمندان وجود دارد که در ادامه بررسی می‌کنیم.

1- از جذب و استخدام شروع کنید

نگهداشت کارکنان از فرایند جذب و استخدام آغاز می‌شود. پس لازم است اطمینان حاصل کنید که از برند کارفرمایی قوی برخوردارید که منجر به جذب کاندیداهای مناسب به سازمان شما می‌شود. همچنین لازم است تا از یک قیف استراتژیک استخدامی مناسب برخوردار باشید و مطمئن شوید افرادی را استخدام می‌کنید که از مهارت‌ها، ویژگی‌ها و ارزش‌های همگونی با سازمان شما برخوردارند. به همان اندازه مهم است که در مرحله استخدام در مورد فرهنگ کاری سازمان و نقش خاص مورد نظر شفاف باشید. (پرهیز از دروغ‌گویی یا عدم شفافیت و مبالغه نسبت به آنچه در واقع در سازمان در حال رویدادن است.)

2- مرحله آنبوردینگ کارکنان خود را تقویت نمایید

تحقیقات انجام شده توسط گروه براندون هال نشان داده که حضور قوی و آنبوردینگ مناسب کارکنان می‌تواند نگهداشت کارکنان را تا 82 درصد افزایش دهد. همچنین شرکت‌های بزرگ تا 16 درصد از کارکنان جدید خود را در شش ماه اول از دست می‌دهند. بنابراین برخورداری از یک فرآیند آنبوردینگ مناسب و ساختارمند، گامی کلیدی برای به حداقل رساندن ریزش استخدام‌های جدید و حفظ استعدادهای برتری است که  بر روی جذب آنها سرمایه‌گذاری زیادی کرده‌اید.

فرآیند آنبوردینگ سازمانی به محض اینکه کارمند شما نامه پیشنهاد شغلی خود را امضا نمود، آغاز می‌شود و تنها زمانی پایان می‌یابد که بتواند به طور مستقل نقش خود را انجام دهد. بنابراین ضروری است که تمام مراحل کلیدی فرآیند آنبوردینگ را در نظر بگیرید. گام‌هایی چون پیش بینی‌های لازم قبل از آغاز آنبوردینگ، روز اول، هفته اول، 90 روز آغازین و پایان سال اول.

3- پیشنهاد برنامه‌ی همکاری منعطف

بعد از همه‌گیری کرونا، کارکنان شروع به تعریف مجدد اولویت‌های خود نمودند و بسیاری از کارکنان اکنون روش‌های کار از راه دور یا انعطاف‌پذیر را ارزشمندتر قلمداد می‌نمایند.

یک نظرسنجی ADP در سال 2022 نشان داد که 64 درصد از آمریکایی‌های مورد بررسی قرار گرفته اگر مجبور به بازگشت تمام وقت به دفتر و محل کار خود شوند، ترجیح می‌دهند تا به دنبال شغل جدیدی باشند.

بهره‌مندی از سایر روش‌های کاری مانند دورکاری، کار ترکیبی، پاره وقت، کار اشتراکی و گزینه‌ی هفته کاری فشرده، همگی می‌توانند رضایت کارکنان را بدون آسیب رساندن به عملکرد، تا حد زیادی افزایش دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: دورکاری: فرصت‌ها و چالش‌ها + دانلود گزارش

4- ارائه و پیشنهاد ارزش پبشنهادی قانع کننده

 ارزش پیشنهادی کارفرما (EVP)، پیشنهاد منحصر به فردیست که از جانب کسب و کار به کارکنان ارائه می‌شود. یک EVP قانع کننده از عناصر مهمی از جمله مزایا، فرصت‌های رشد، تعادل بین کار و زندگی و فرهنگ سازمانی بالغ برخورداراست. پس مهم است که با ارائه و خلق یک پیشنهاد جذاب برای کارکنان، موفق به متمایز شدن از سایر رقبای خود در این زمینه شوید.

EVP پاسخ به این سوال کلیدی است  “چرا یک کارمند باید با ما و در کسب و کارمان بماند؟”

EVP می‌تواند شامل یک پیشنهاد کار کاملاً از راه دور برای کارمندان، یا برخورداری از روزهای تعطیل نامحدود، یک برنامه بازنشستگی جذاب، مزایای خاص، یا امکان و زمان کار منعطف و شناور باشد.

در این گزینه‌های پیشنهادی، توجه کنید که چه مواردی با ارزش‌های شما همخوانی داشته و همراستاست و سپس برای ارائه آن در عمل اقدام مناسب داشته باشید.

5- تمرکز بر توسعه و مسیر شغلی کارکنان

به گفته McKinsey & Company، مهمترین دلیلی که کارمندان، شغل خود را ترک کردند، فقدان توسعه حرفه‌ای و فرصت‌های پیشرفت بوده است. همچنین گزارشی توسط LinkedIn بیان می‌کند که 94 درصد از کارمندان مایلند در صورت سرمایه‌گذاری سازمان در زمینه توسعه شغلی و سازمانی ایشان، مدت بیشتری در سازمان بمانند.

به طور طبیعی، تنها زمانی باید روی آموزش سرمایه‌گذاری کنید که به شما در دستیابی به یک هدف سازمانی کمک کند، البته آموزش باعث بهبود و افزایش بهره‌وری، عملکرد، میزان تعلق، نرخ رضایت و همچنین نرخ نگهداشت نیز می‌شود. فراهم کردن فرصت‌هایی برای رشد و توسعه بیشتر به کارکنان کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی کنند و آینده را در کنار شما ببینند.

برای مثال، هیلتون (هتل‌های زنجیره‌ای) تلاش داشت که از طریق آموزش‌هایی در زمینه مهارت‌های نرم به نام پاسپورت موفقیت، با کمبود مهارت‌های کارکنان جدید خود مقابله کند. هدف از این آموزش‌ها کمک به کارکنان در مدیریت مشکلات مهمانان با همدلی بیشتر و در عین حال حرفه‌ای بودن در کار بود. یک نظرسنجی اخیر از سرپرستان نشان داد که 96٪ از اعضایی از تیم هیلتون که آموزش مذکور را سپری کرده بودند، پس از شش ماه در سازمان باقی ماندند و 40٪ از ایشان نیز ارتقا یافتند.

6- در اولویت قراردادن رفاه کلی کارکنان

موضوع تعادل بین کار و زندگی در حال حاضر موضوع پرمخاطب و معتبری در حوزه منابع انسانی است و به دنبال همه‌گیری کرونا، کارکنان اهمیت بیشتری برای رفاه کلی خود قائل هستند و برای تعادل سالم‌تر در همه زمینه‌های زندگی خود تلاش می‌کنند. بسیاری از کارکنان در تلاش برای دست‌یابی به نقش‌های پاره وقت هستند یا ترجیح می‌دهند برای سازمان‌هایی کار کنند که رفاه آنها را در اولویت قرار می‌دهند و به دنبال کار در محیط کاری که حجم کاری سنگین است و ضرب الاجل‌های غیرممکن باید به هر قیمتی رعایت شود، نیستند.

در حالی که گزینه‌هایی مثل دورکاری می‌تواند به ایجاد تعادل بهتر بین کار و زندگی کمک کنند، همچنان دستیابی به این مفهوم (تعادل بین کار و زندگی) مادامیکه کارکنان کار زیادی داشته و ساعات کافی در روز برای تکمیل و انجام آن نداشته باشند و یا فعالانه تشویق شوند که به تماس‌های تلفنی یا ارتباطات ایمیلی خارج از زمان اداری یا حتی در تعطیلات خود پاسخگو باشند، موضوع دشواری خواهد بود.

مدیران باید تلاش کنند که به طور منظم و مستمر تیم خود را بررسی کنند و مطمئن شوند که می‌توانند حجم کاری خود را مدیریت کنند. جلسات غیرضروری و فرایندهای دفتری و پیش پا افتاده نیز باید حذف شوند تا کارمندان بتوانند تمرکز خود را بر روی مهم‌ترین وظایف خود بگذارند که به پیشبرد کسب و کار کمک می‌کند. مهم است که توجه داشته باشیم که رفاه کامل فقط به سلامت جسمانی مربوط نمی‌شود، بلکه به رفاه روانی، اجتماعی، مالی و شغلی کارکنان نیز مربوط می‌شود.

SAS دریافته است که سرمایه‌گذاری‌هایی که در سلامت و رفاه کارکنان انجام داده‌اند به نرخ ریزش و خروج بسیار پایین کارکنان منجر شده است (حدود 4٪) در حالی که میانگین آن در صنعت 15٪ است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: دانلود پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی

7- پکیج جبران خدمات و مزایای منصفانه ارائه دهید

در حالی که کارمندان مختلف برای چیزهای مختلف در یک شغل و محل کار ارزش قائل هستند، جبران خدمات و حقوق و مزایای کارکنان جزء ضروری استراتژی نگهداشت در هر سازمان است. حتی اگر کارمندی در محل کار خود احساس ارزشمندی زیادی داشته باشد، اگر معتقد باشد که برای کاری که انجام می‌دهد به طور منصفانه پاداش دریافت نمی‌کند، احتمالاً به دنبال فرصت دیگری خواهد بود. بنابراین مهم است که ساختار پرداخت خود را شفاف کنید و یک سیاست پرداخت ساده برای جذب و نگهداشت بهترین افراد ایجاد کنید. ارزیابی منظم استانداردهای جبران خدمات و حقوق کارکنان در صنعت و برخورداری از یک استراتژی مناسب برای پاداش دادن به بهترین کارکنان، از اهمیت بالایی برخوردار است. مزایا نیز نقش مهمی دارند.

فوربس گزارش می‎‌دهد که تقریباً از هر 10 کارمند، 6 نفر بسته مزایا و جبران خدمات یک شرکت را در هنگام بررسی شغل در نظر می‌گیرند و مزایایی مانند حق بیمه کمتر، مراقبت‌های بهداشتی، ساعات کاری انعطاف‌پذیر و مرخصی بیشتر برای والدین اغلب می‌تواند در تصمیم‌گیری کارکنان برای ماندن در شرکت و یا جستجوی یک شغل جدید تفاوت ایجاد کند.

8- برقراری و بنیانگذاری یک سیستم مدیریت عملکرد موثر

مادامیکه که مدیریت عملکرد به درستی انجام شود، به کارکنان کمک می‌کند تا درک مناسبی از انتظارات داشته باشند و بتوانند برای بهبود و پیشرفت در حرفه خود تلاش کنند.

مدیریت عملکرد موثر فرصت‌های یادگیری و توسعه را برای کارکنان فراهم می‌آورد. دستیابی به درک والاتری از نقشی که در دستیابی به اهداف سازمان ایفا می‌کنند و به آنها کمک می‌کند تا پیشرفت خود را در محل کار ببینند و بدانند که برای ارتقاء شغلی باید چه کاری انجام دهند. همچنین به آن‌ها کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی کنند، که به نوبه خود باعث افزایش تعامل می‌شود و گشودگی و پذیرش آنها را برای دریافت بازخورد سازنده بالا می‌برد. وقتی یک کارمند بتواند مسیر شغلی خود در سازمان را به وضوح  دیده و درک کند که چگونه پیشرفت می‌کند، احتمال ماندن او بسیار بیشتر است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل ارزیابی عملکرد کارکنان+ دانلود فرم ارزیابی

9- مشارکت کارکنان را به نحو احسن به رسمیت بشناسید

در یک نظرسنجی Gallup/Work human نشان داده شده که وقتی کارکنان احساس می‌کنند برای کارشان قدردانی شده و با ارزش هستند، 56 درصد کمتر به دنبال شغل جدید می‌گردند، با این حال تنها 18 درصد از کارکنان معتقدند سازمانشان فرهنگ مناسب قدردانی دارد.

سازمان‌ها باید به طور فعال مدیران را تشویق کنند تا از کار اعضای تیم خود قدردانی کرده و حس ارزشمندی را خصوصا برای کسانی که در عملکرد فراتر از انتظارات هستند ایجاد نمایند.

Zappos به عنوان شرکتی معروف و مشهور شده است که همواره کارکنان خود را در اولویت قرار می‌دهد و این بخش مهمی از استراتژی حفظ کارمندان آن است. آنها در شناسایی کارمندان با عملکرد برتر فعال هستند و این یکی از بسیار استراتژی‌ است که منجر به نرخ ماندگاری 85٪ در این شرکت شده است.

10- پرورش و توسعه رهبری و مدیریت قوی درسازمان

در یک نظرسنجی صورت گرفته توسط گودهایر مشخص شد که 82 درصد از افراد مورد بررسی به طور بالقوه شغل خود را به دلیل یک مدیر بد ترک می‌کنند!

سازمان‌ها چه کاری می‌توانند برای بهبود رهبری انجام دهند؟ در این رابطه لازم است که اطمینان حاصل کنیم که بررسی عملکرد مهارت‌های مدیریتی را  موشکافانه در نظر می‌گیریم و آموزش‌ها و کوچینگ منظم را برای مدیران در همه سطوح ارائه و لحاظ می‌نماییم، خصوصا بیشتر برای کسانی که در مدیریت تازه کار هستند و اولین تجربه مدیریتی خود را سپری می‌کنند.

Covenant Healthcare به دنبال ارتقا و بهبود هوش هیجانی بیش از 200 رهبر با استفاده از راه حل‌های مبتنی بر مهارت‌های نرم بود. نتیجه این بود که رهبران شروع به استفاده از مهارت‌های هوش هیجانی خود برای توسعه و مشارکت کارکنان کردند که باعث بهبود بهره‌وری و اتحاد تیم شد.

جمع‌بندی و نکات پایانی

نگهداشت کارکنان مهم است زیرا می‌تواند در هزینه شما صرفه جویی کند، روحیه تیم و بقا و ماندگاری دانش در سازمان را تقویت کند، سطح رقابت‌پذیری شما را افزایش دهد، رشد کسب و کار را بهبود بخشد و منجر به همکاری بهتر شود.

جمع‌آوری بازخورد منظم از کارکنانی که می‌مانند و می‍روند، رصد کردن نرخ خروج کارکنان و سنجه‌ها و معیارهای کلیدی در سازمان و طراحی و حفظ یک خط گفتمان باز بین کارکنان و مدیران برای تشویق به ایجاد فرهنگ اعتماد از مهمترین شیوه‌های عملی در راستای نگهداشت کارکنان است .

به صورت دائم مصاحبه‌ نگهداشت برای کارکنان انجام دهید تا اطلاع یابید که کارکنان شما کار در سازمان شما را به چه دلیلی دوست دارند و زمینه‌های کلیدی نیازمند بهبود را شناسایی کنید و تغییرات لازم را برای بهبود نرخ نگهداشت کارکنان خود انجام دهید.

دانستن اینکه چه کسی در سازمان شما می‌ماند و چه کسی می‌رود، به شما در طراحی و برخورداری از استراتژی‌های حفظ قدرتمندتر کارکنان کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که عمدتاً زنان هستند که پس از یک سال شرکت شما را ترک می‌کنند (در حالی که مردان می‌مانند)، آنگاه بر اساس این شاخص می‌توانید نگاه عمیق‌تری به نرخ ترفیع کارکنان خود در سازمان، داده‌های حقوق و مزایای کارکنان و سایر دلایل بالقوه‌ داشته باشید.

بهترین استراتژی‌های نگهداشت کارکنان بر تمامی مراحل چرخه عمر کارکنان تمرکز دارد. برداشتن گام‌های ساده مانند ارائه پکیج جبران خدمات و پاداش و مزایا منصفانه، فرصت همکاری با ساعات انعطاف‌پذیر، مدیریت عملکرد، شرایط درک مناسب کارکنان و فضای رفاه کامل می‌تواند به شما در زمینه نگهداشت و بقای استعدادهای برتر خود کمک کند.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/employee-retention-strategies/

ترجمه: علیرضا خردمندان

واحد مدیریت منابع انسانی باید عملکرد خوبی داشته باشد تا ارزش واقعی برای یک سازمان ایجاد کند. مدل‌های مدیریت منابع انسانی به تعریف و توضیح نقش منابع انسانی در کسب و کار کمک می‌کنند. به بیان ساده، یک مدل منابع انسانی نمایشی انتزاعی از نحوه عملکرد بخش منابع انسانی است. وقتی متخصصان منابع انسانی نحوه عملکرد مدل‌های منابع انسانی را درک می‌کنند و با فلسفه‌های برخی از چارچوب‌های پرکاربرد آشنا شوند، می‌توانند ساختار مدیریت منابع انسانی سازمان خود را راه‌اندازی کنند.

در این مقاله به معرفی مدل‌های برتر و کاربردی منابع انسانی خواهیم پرداخت.

مدل مدیریت منابع انسانی چیست؟

مدل‌ها ساده‌سازی واقعیت هستند. مدل مدیریت منابع انسانی، چارچوبی برای بیان نقش و جایگاه منابع انسانی در کسب و کار است که به عنوان راهنمای مدیریت منابع انسانی عمل می‌کند.

رهبران منابع انسانی از یک مدل مدیریت منابع انسانی در موارد زیر استفاده می‌کنند:

• عملکردها و فرآیندهای کلیدی منابع انسانی
• نقش‌ها و مسئولیت‌های منابع انسانی
• اصول، اهداف، استانداردها و پاسخگویی منابع انسانی

در طی زمان، مدل‌ها و چارچوب‌های مختلفی پدید آمده‌اند که در ادامه 8 تا از مهمترین مدل‌های مدیریت منابع انسانی را بررسی می‌کنیم.

معرفی انواع مدل‌های مدیریت منابع انسانی

1. مدل اولریش

مدل اولریش که در کتاب قهرمانان منابع انسانی دیوید اولریش در سال 1996 پیشنهاد شد،  چهار نقش کلیدی را که منابع انسانی باید بر عهده بگیرد بیان می‌کند. این نقش‌ها عبارتند از:

• متخصص اداری: با نظارت بر فرآیندها و استراتژی‌های منابع انسانی برای مدیریت افراد، عملیات داخلی را مدیریت می‌کند.
• حامی کارکنان: شایستگی‌های نیروی کار و سطوح مشارکت کارکنان را برای بهبود بهره‌وری مدیریت می‌کند. بر حفظ یک رابطه سالم کارفرما و کارمند تمرکز می‌کند.
• عامل تغییر: با مدیران و کارمندان همکاری می‌کند تا اقداماتی را راه اندازی کند که فرهنگ شرکت را تقویت کرده و کسب و کار را ارتقا دهد.
• شریک استراتژیک: استراتژی‌های منابع انسانی را با اهداف تجاری شرکت هماهنگ می‌کند.

این مدل به مدل شریک تجاری منابع انسانی اولریش نیز معروف شده است. این چهار نقش نباید عناوین شغلی خاصی باشند و متخصصان منابع انسانی می‌توانند یک یا چند نقش را در محدوده مسئولیت خود بر عهده بگیرند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+15راهکار برای افزایش بهره‌وری

2. مدل علّی استاندارد مدیریت منابع انسانی

مدل علّی استاندارد مدیریت منابع انسانی از بسیاری از مدل‌های مشابه که در دهه‌های 90 و اوایل دهه 2000 منتشر شد، مشتق شده است. بر اساس این مدل، منابع انسانی تنها زمانی مؤثر خواهد بود که استراتژی آن با استراتژی کسب و کار همسو باشد.

این مدل یک زنجیره علّی از چگونگی تأثیر فرآیندهای منابع انسانی بر سازمان را نشان می‌دهد. این زنجیره با استراتژی تجاری کلی شرکت شروع می‌شود که بر استراتژی و فرآیندهای منابع انسانی تأثیر می‌گذارد و با بهبود عملکرد تجاری به پایان می‌رسد.

به عنوان مثال، شیوه‌های استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد و پاداش می‌تواند به نتایجی مانند تعهد، خروجی با کیفیت و مشارکت منجر شود. این نتایج منجر به بهبود عملکرد داخلی می‌شود که به نوبه خود بر عملکرد مالی (به عنوان مثال، سود، گردش مالی، حاشیه بهتر و بازگشت سرمایه) تأثیر می‌گذارد.

این چارچوب منابع انسانی همچنین نشان می‌دهد که روابط در مدل همیشه یک طرفه نیستند. برخی از شیوه‌ها و اقدامات منابع انسانی می‌توانند مستقیماً به بهبود عملکرد داخلی منجر شوند. به عنوان مثال، آموزش خوب می‌تواند مستقیماً منجر به عملکرد بهتر شود بدون اینکه لزوماً بر نتایج منابع انسانی تأثیر بگذارد.

علاوه بر این، گاهی اوقات یک عملکرد مالی قوی‌تر منجر به سرمایه‌گذاری بیشتر در شیوه‌ها و اقدامات منابع انسانی شده و نتایج بهتر منابع انسانی را محقق می‌کند.

3. مدل زنجیره ارزش منابع انسانی

زنجیره ارزش منابع انسانی یکی از شناخته شده‌ترین مدل‌ها در مدیریت منابع انسانی است. این مدل نتیجه کار Paauwe و Richardson در سال 1997 است.

با توجه به زنجیره ارزش منابع انسانی، هر کاری که منابع انسانی انجام می‌دهد و اندازه گیری می‌کند را می‌توان به دو دسته تقسیم کرد:

• فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی: فعالیت‌های روزانه، از جمله استخدام، جبران خدمات، آموزش و برنامه‌ریزی جانشین پروری. این فعالیت‌ها اغلب با استفاده از شاخص‌های کلیدی مدیریت منابع انسانی اندازه گیری می‌شوند. اینها به اصطلاح معیارهای کارایی هستند. مثلا هر چه ارزان‌تر استخدام کنیم و سریع‌تر آموزش دهیم، بهتر است.
• نتایج مدیریت منابع انسانی: اهدافی که سعی می‌کنیم با فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی به آنها برسیم. ما استخدام می‌کنیم، آموزش می‌دهیم، حقوق و دستمزد می‌دهیم. تا نتایجی مانند رضایت، انگیزه، حفظ و تعلق کارکنان را محقق کنیم.

اگر فقط بر اندازه‌گیری فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی تمرکز کنیم، به‌طور خودکار حداکثر کردن کارایی را برای کاهش هزینه‌ها در اولویت قرار می‌دهیم. با این حال، این رویکرد ممکن است بهترین نتایج دراز مدت را ایجاد نکند. ما باید بر روی اندازه‌گیری نتایج مدیریت منابع انسانی هم تمرکز کنیم، زیرا این به همسویی فرآیندها با اهدافمان کمک می‌کند.

به طور مثال در هنگام استخدام. هدف باید این باشد که بهترین فرد را در موقعیت مناسب استخدام کنیم، نه اینکه دست به کار شویم و کسی را تا جایی که می‌توانیم ارزان و سریع استخدام کنیم.

هنگامی که عملکرد شرکت بالاتر باشد، فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی نیز افزایش می‌یابد. این موضوع به این دلیل است که شرکت‌های سودآورتر معمولاً روی برنامه‌های منابع انسانی، از جمله نرم‌افزار منابع انسانی و فرصت‌های تحقیق و توسعه برای افراد خود، سرمایه‌گذاری بیشتری می‌کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نسل زد(Z) و ویژگی‌های آن‌ها (با مروری بر سایر نسل‌ها)

4. مدل هاروارد

مدل هاروارد مدیریت منابع انسانی به مایکل بیر در سال 1984 و مشارکت‌های پائو و ریچاردسون در سال 1997 نسبت داده شده است. این مدل رویکرد جامع‌تری به منابع انسانی دارد و سطوح مختلفی از نتایج را در بر می‌گیرد.

این مدل شامل پنج جزء زیر است:

• از سمت چپ، با علاقه ذینفعان شروع می شود. این ذینفعان شامل سهامداران، مدیریت، گروه‌های کارکنان، دولت و غیره هستند. این ذینفعان سیاست‌های مدیریت منابع انسانی را تعریف می‌کنند.
• در عین حال، عوامل موقعیتی بر این علایق تأثیر می‌گذارد. عوامل موقعیتی شامل ویژگی‌های نیروی کار، اتحادیه‌ها و سایر عوامل است.
• عوامل موقعیتی و منافع ذینفعان بر سیاست‌های مدیریت منابع انسانی تأثیر می‌گذارند که شامل فعالیت‌های اصلی منابع انسانی، مانند استخدام، آموزش و سیستم‌های پاداش است.
• زمانی که سیاست‌های مدیریت منابع انسانی به خوبی انجام شود، منجر به نتایج مثبت مدیریت منابع انسانی نظیر حفظ کارکنان، تعهد و شایستگی می‌شود.
• نتایج مثبت مدیریت منابع انسانی منجر به پیامدهای بلندمدت می‌شود که می‌تواند فردی، سازمانی و اجتماعی باشند.

این مدل تیم‌های منابع انسانی را هدایت می‌کند تا با در نظر گرفتن منافع ذینفعان و عوامل موقعیتی، سیاست‌های مدیریت منابع انسانی را توسعه دهند که منجر به نتایج بهتر منابع انسانی و پیامدهای بلندمدت شود.

5. مدل گست

مدل گست در اواخر دهه 1980 و 1990 توسط دیوید گست، استاد دانشکده تجارت کینگ در بریتانیا توسعه یافت. این مدل نقش استراتژیک منابع انسانی را تعیین می‌کند و مدیریت منابع انسانی استراتژیک را از فعالیت‌های مدیریت پرسنل سنتی متمایز می‌کند.

مدل گست یکی از اولین مدل‌هایی بود که هر دو دیدگاه “سخت” و “نرم” مدیریت منابع انسانی را در خود جای داد. این مدل همچنین تأثیر مدیریت منابع انسانی را بر عملکرد کسب‌وکار نشان می‌دهد و بر نقش حیاتی رفتار سازمانی در دستیابی به نتایج عملکرد تأکید می‌کند.

مدل گست، منابع انسانی را در قالب شش بعد تحلیلی مرتبط با یکدیگر که با یک استراتژی تجاری خاص همسو هستند، توصیف می‌کند.

فرض بر این است که مدیریت منابع انسانی با استراتژی‌های خاصی شروع می‌شود که با اهداف تجاری همسو می‌شوند. این استراتژی‌ها به نوبه خود شیوه‌ها و سیاست‌های مدیریت منابع انسانی را مشخص می‌کند و منجر به نتایج مدیریت منابع انسانی و رفتارهای مورد نظر کارکنان مانند تعهد و انگیزه می‌شود و به طور جمعی نتایج عملکرد را هدایت می‌کند و در نهایت منجر به نتایج مالی سازمان می‌شود.

6. مدل وارویک

مدل قابل توجه دیگری در حوزه مدیریت منابع انسانی، توسط محققین هندری و پتیگرو از دانشگاه وارویک در اوایل دهه 1990 ایجاد شد. این مدل، اگر چه شبیه به مدل هاروارد است، اما دیدگاه دیگری را در راستای همسویی شیوه‌های مدیریت منابع انسانی با زمینه‌های خارجی و داخلی دارد.

مدل وارویک چارچوبی برای بررسی چگونگی تأثیرپذیری مدیریت منابع انسانی از نیروهای محیطی خارجی که بر واقعیت داخلی سازمان تأثیر می‌گذارند، ارائه می‌کند.

این مدل از عناصر زیر تشکیل شده است:

• زمینه بیرونی: عوامل کلان محیطی (سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، تکنولوژیکی، قانونی، محیطی) که بر سیاست‌های منابع انسانی تأثیر می گذارد.
• بافت درونی: عناصر داخلی مانند فرهنگ سازمانی، فناوری و رهبری که بر سیاست و عملکرد منابع انسانی تأثیر می‌گذارند و تحت تأثیر بافت بیرونی قرار خواهند گرفت.
• استراتژی کسب‌وکار: اهداف استراتژیک کسب‌وکار که تحت تأثیر بافت درونی سازمان، بر اساس زمینه بیرونی قرار می‌گیرد و به نوبه خود بر مدیریت منابع انسانی تأثیر می‌گذارد.
• محتوای مدیریت منابع انسانی: نقش، تعاریف کار و خروجی‌های منابع انسانی بر اساس استراتژی کسب و کار و تحت تأثیر زمینه مدیریت منابع انسانی
• زمینه مدیریت منابع انسانی: جریان کار منابع انسانی و جنبه‌هایی مانند سیستم‌های پاداش، روابط کارکنان و سیستم‌های کاری که تحت تاثیر استراتژی کسب و کار قرار دارند.

این مدل بر اهمیت مدیریت منابع انسانی استراتژیک تاکید دارد. به عبارت دیگر، منابع انسانی باید این عوامل را درک و پیش‌بینی کند و بتواند در پاسخ به تأثیرات آن‌ها خود را با استراتژی‌های مؤثر تجاری سازگار کند.

7. مدل شایستگی ASTD

مدل شایستگی ASTD در سال 2004 توسط انجمن توسعه استعدادها (ATD) ایجاد شد که قبلاً به عنوان انجمن آموزش و توسعه آمریکا (ASTD) شناخته می‌شد. از زمان آغاز به کار، دو بار بازنگری شده است که آخرین مورد در سال 2013 اتفاق افتاد.

مدل شایستگی ASTD معتقد است که رشد حرفه‌ای سنگ بنای موفقیت شخصی و سازمانی است. در درجه اول بر پاسخ دادن به این سؤال متمرکز است: “افراد باید چه قابلیت‎هایی داشته باشند و چه قابلیت‌هایی را تقویت کنند تا به اهداف خود دست یابند و همچنین مزیت قابل توجهی به سازمان اعطا کنند؟”

این مدل برای دست اندرکاران توسعه استعداد طراحی شده است و به عنوان نقشه راهی از شایستگی‌هایی است که یک فرد برای موفقیت در حرفه خود باید ایجاد کنند. این شایستگی‌ها در دو بخش «صلاحیت‌های بنیادی» و «حوزه‌های تخصص» (AOEs) دسته‌بندی می‌شوند.

بر اساس این مدل، متخصصان آموزش و توسعه باید هر دوی این شایستگی‌ها را در سیستم‌های منابع انسانی خود ادغام کنند تا به طور کارآمد عمل کنند و در هزینه‌های آموزشی صرفه جویی کنند.

8. مدل  5Ps

مدل 5Ps که در سال 1992 توسط Randall Schuler، رهبر مشهور منابع انسانی و استاد دانشگاه توسعه یافت، بر 5 عامل کلیدی که یک سازمان را هدایت می‌کنند، تأکید می‌کند. این پنج عامل عبارتند از:

• هدف: چشم انداز، مأموریت و اهداف کلان سازمان. ‌
• اصول: قواعد بنیادی هستند که ارزشها و فرهنگ سازمانی بر آن استوار است.
• فرآیندها: عملیات روزانه‌ای هستند که به منظور برآوردن نیازهای کسب و کار انجام می شوند. ‌
• افراد: این جنبه به نحوه مشارکت افراد در سازمان می‌پردازد. ‌
• عملکرد: شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد و سایر معیارها برای اندازه‌گیری عملکرد کارکنان، اهداف سازمانی و سایر عملکردهای تجاری است.

بر اساس این مدل، 5 P بر یکدیگر تأثیر می‌گذارند و متخصصان منابع انسانی باید برای همسوسازی آنها تلاش کنند.

این مقاله را نیز مطالعه کنید: چک لیست عارضه یابی و ارزیابی وضع موجود مدیریت منابع انسانی 

انتخاب مدل منابع انسانی

هر سازمان، نیروی کار و تیم منابع انسانی منحصر به فرد است و نیازها و اهداف متفاوتی دارد. هنگام انتخاب مدل مناسب مدیریت منابع انسانی برای کسب و کار خود، چندین فاکتور وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

• استراتژی کسب و کار: استراتژی کسب و کار شما باید نقطه شروعی باشد که در نظر بگیرید کدام مدل منابع انسانی تلاش شما را به بهترین شکل هدایت می کند.
• طراحی و ساختار سازمانی: طراحی، اندازه و ساختار سازمان شما می‌تواند تأثیر بگذارد که کدام مدل منابع انسانی مؤثرترین است.
• صنعت و رقابت: ویژگی‌های صنعتی که شما آن را اداره می‌کنید و همچنین چشم‌انداز رقابتی، نقش مهمی در طراحی موقعیت منابع انسانی در کسب‌وکار دارند.
• قابلیت‌های تیم منابع انسانی: هنگام مقایسه مدل‌های مختلف مدیریت منابع انسانی، باید قابلیت‌های تیم منابع انسانی خود را در نظر بگیرید و مطمئن شوید که آنها مهارت‌ها و منابع لازم را برای ارائه مؤثر خدمات منابع انسانی دارند.
• مقرون به صرفه بودن: کدام یک از مدل های منابع انسانی بازده سرمایه گذاری خوبی را برای سازمان شما فراهم می کند؟ شما باید نگاهی به هزینه خدمات منابع انسانی در رابطه با تأثیر آنها بر عملکرد و نتیجه سازمان بیندازید.

نکته پایانی در مورد مدل‌های منابع انسانی

آشنایی با این تئوری‌ها و مدل‌های منابع انسانی دانش شما را گسترش می‌دهد و می‌تواند به شما کمک کند تا در نقش و تیم خود مشارکت بیشتری داشته باشید. با این حال، درک این نکته مهم است که مدل‌ها ساده‌سازی واقعیت هستند و نمی‌توانند تصویر کاملی از نحوه عملکرد منابع انسانی را ترسیم کنند.

علاوه بر این، هیچ مدل منابع انسانی ایده آلی وجود ندارد. هر سازمان و نیروی کاری ترکیب و نیازهای متفاوتی دارد. هیچ رویکردی برای همه وجود ندارد. آزمایش کنید و ببینید کدام مدل برای شما کار می‌کند. قبل از اینکه بهترین مدل منابع انسانی را برای اهداف و نتایج دلخواه خود کشف کنید، ممکن است کمی زمان نیاز باشد.

 منابع:

https://www.aihr.com/blog/human-resources-models/

https://www.selectsoftwarereviews.com/blog/top-10-hr-models

تهیه و ترجمه: مسعود شکری

احتمالا فیلم Cast Away یا دور افتاده با بازی تام هنکس را دیده‌اید. تام هنکس بر اثر سقوط هواپیما در وسط اقیانوس در یک جزیره دور افتاده گیر می‌افتد و تمام تلاش خود را می‌کند تا در آن شرایط زنده بماند، او شروع می‌کند با کم‌ترین تجهیزات، نمادهای بصری برای نجات خود بسازد. این که وی تلاش می‌کند از کمترین منابع و وسایل موجود در جزیره زنده بماند و نجات پیدا کند بهره‌وری است.

در حال حاضر افزایش بهره‌وری در محل کار یکی از اصلی‌ترین چالش‌های سازمان‌ها است، سازمان‌ها در تلاش هستند تا از راه‌های مختلف بهره‌وری را در محل کار افزایش دهند تا افراد 100 درصد توان خود را بگذارند. بر کسی پوشیده ‌نیست که ‌هرچه ‌نیروی کار کارآمدتر باشد شرکت موفق‌تر خواهد بود. کارمندان مولد بر روی موارد درست در زمان درست تاثیر خواهند گذاشت و زمان کمی‌ را برای رسیدن به‌ اهداف سازمانی و فردی هدر خواهند داد.

در این مقاله به صورت کامل درباره مفهوم بهره‌وری کارکنان صحبت خواهیم کرد. بعد از مطالعه این مقاله برای شما شفاف می‌شود مفهوم بهره‌وری چیست و خواهید دانست چگونه بهره‌وری کارکنان را محاسبه کنید. همچنین 15 راهکار عملیاتی برای افزایش بهره‌وری کارکنان را خواهید آموخت.

بهره‌وری کارکنان چیست؟

بهره‌وری کارکنان را توانایی ورودی یک کارمند (دستورالعمل، اهداف، وظایف، مسئولیت‌ها، اطلاعات و …) و تبدیل آن به‌ خروجی می‌دانند. معیاری است که ‌چگونه‌ کارمندان در یک بازه‌ زمانی معین برای سازمان ارزش خلق می‌کنند و خروجی تولید خواهند کرد.

به عبارت دیگر بهره‌وری در محل کار ارزشی است که هر تیم برای موفقیت کسب و کار کلی به ارمغان می‌آورد. خروجی افراد یا تیم‌ها را اندازه‌گیری می‌کند تا بهتر بفهمد چگونه یک سازمان می‌تواند گردش کار خود را بهینه کند.

برای درک بهتر مفهوم بهره‌وری کارکنان به مثال‌های زیر توجه کنید.

سازمانی را در نظر بگیرید که با ورودی کم سرمایه یا مواد اولیه توانسته است محصول با کیفیت و بیشتر از اندازه تولید کند. این گونه بهره‌وری به وجود آمده است. بهره‌وری به همین منوال عمل می‌کند. یعنی سازمان یا افراد، نسبت به زمان محصول یا خدمات بیشتری را تولید کنند.

بیاید یک مثال را در خصوص اسنپ بررسی کنیم. راننده شماره یک در سه ساعت 8 مسافر را در حاشیه شهر سوار کرده است و در انتهای سه ساعت 500 هزار تومان درآمده داشته است و راننده شماره دو در همان بازه زمانی 5 مسافر در مسیرهای مرکز شهر سوار کرده است و توانسته است 400 هزار تومان درآمده داشته است. بهره وری به همین سادگی است راننده شماره یک در بازه زمانی مشابه با راننده شماره دو درآمد بیشتری کسب کرده است و استهلاک کمتری داشته است.

کارمندی را در نظر بگیرید که فرمول‌های اکسل را بلد است و تمامی موارد محاسباتی و داده‌های عددی خود را برمبنای اکسل انجام می‌هد، قطعا این کارمند بهره‌ورتر از کارمندی است که تمامی محاسبات را برمبنای ماشین حساب انجام می‌دهد.

همین الان در زندگی روزمره به جست و جوهای همیشگی ما در گوگل توجه کنید. این جست و جو و سریع به جواب رسیدن بهره‌وری ما در زندگی روزمره‌مان را بیشتر کرده است. حتی تکنولوژی پا را فراتر گذاشته است و با کمک Chat GPT بهره‌وری افراد را بیشتر کرده است.

به چند سوال زیر فکر کنید و وقتی پاسخ این سوالات را بدانید ایده ‌اولیه‌ در مورد بهره‌وری را بدست خواهید آورد.

• چه ‌مدت طول می‌کشد تا یک نفر کار را انجام دهد؟
• آیا کار و موارد کاری را درست درک کرده‌‎اند؟
• آیا اغلب در طول فرآیند نیاز به ‌مداخله شخص دیگری ‌یا مشاوره ‌دارند؟
• آیا منابع (مالی، تجهیزات، نیروی انسانی، اطلاعاتی و…) را برای رسیدن به ‌بهره‌وری در اختیار دارند؟
• آیا فرآیندهای سازمانی درست است و افراد دوباره‌ کاری ندارند؟
• آیا مشاهده شده است که کارمندان به صورت عمدی برخی از کارها را انجام ندهند؟

افزایش بهره‌وری نیروی کار به‌معنای انجام کارهای بیشتر با همان تعداد اعضای تیم است.

چرا بهره‌وری کارکنان مهم است؟

کارکنان بخش جدایی ناپذیر از کسب و کار شما هستند و هر کدام از آن‌ها در نقش‌های خود باید ارزش خلق کنند. بهره‌وری ترکیبی از تلاش‌های تیم‌های مختلف است تا اطمینان حاصل شود که سازمان می‌تواند به ‌اهداف خود دست پیدا کند.

تحقیقات Opus Energy نشان داد که ‌86 درصد از شرکت‌های کوچک و متوسط بریتانیا (SMEs) معتقدند که‌ بهره‌وری یک مسئله‌ جدی است.

• بهره‌وری باعث رشد اقتصاد و بالاتر رفتن کیفیت خواهد شد. با رشد بهره‌وری کالای بیشتری تولید خواهد شد و خدمات بیشتری عرصه می‌گردد و این به مرور زمان در یک اقتصاد با ثبات قیمت‌ها را کاهش خواهد داد و کیفیت را افزایش‌ می‌دهد.
• رشد بهره‌وری نیروی کار، مستقیماً به سرمایه ‌فیزیکی، فناوری جدید و سرمایه ‌انسانی نسبت داده ‌می‌شود. اگر بهره‌وری نیروی کار در حال رشد باشد، معمولاً می‌توان آن را به ‌رشد در یکی از سه ‌حوزه‌های بالا مشاهده کرد. سرمایه‌ فیزیکی ابزارها، تجهیزات و امکاناتی است که‌ کارگران برای تولید کالا در دسترس دارند. فن‌آوری های جدید روش‌های جدیدی برای ترکیب ورودی برای تولید خروجی بیشتر هستند، مانند خطوط مونتاژ یا اتوماسیون. سرمایه ‌انسانی نشان دهنده ‌افزایش آموزش و تخصص نیروی کار است.
• بهره‌وری نیروی کار همچنین می‌تواند نشان‌ دهنده ‌تغییرات کوتاه ‌مدت در اقتصاد باشد. اگر بازدهی افزایش یابد در حالی که‌ ساعات کار ثابت بماند، نشان دهنده ‌این است که ‌نیروی کار مولدتر شده‌ است. علاوه ‌بر سه ‌عامل اصلی که ‌در بالا ذکر شد، این امر در دوران رکود اقتصادی نیز دیده ‌می‌شود، زیرا کارگران تلاش خود را در هنگام افزایش بیکاری و خطر اخراج افزایش می‌دهند.
• از دست دادن بهره‌وری کارکنان می‌تواند عواقب مختلفی داشته ‌باشد، مانند ناتوانی در ارسال تعداد مورد نیاز قطعات به ‌مشتریان یا عدم ارائه ‌به‌ موقع گزارش‌ها. به ‌این ترتیب، به ‌حداکثر رساندن بهره‌وری کارکنان مسئولیت همه ‌است، از کارکنان گرفته ‌تا مدیران سطح C.

بهره‌وری رابطه نزدیکی با زمان دارد. برایان تریسی می‌گوید اگر شما فقط روی 15 دقیقه کتاب مطالعه کنید در انتهای سال 15 کتاب مطالعه کرده‌اید و در طولانی‌مدت باسوادتر شده‌اید و این رابطه مستقیم با بهره‌وری شما خواهد داشت زیرا می‌دانید که چه کاری را چگونه انجام بدهید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چطور اخراج کنیم؟راهنمای عملی و گام به گام

چه عواملی بر بهره‌وری کارکنان تاثیر می‌گذارد؟

عوامل زیادی بر بهره‌وری کارکنان تاثیر دارد در ادامه مهمترین این عوامل را مشاهده می‌کنید.

تعلق کارکنان: کارکنانی که ‌دلبسته هستند سریعتر و کارآمدتر کار خواهند کرد.

باید به‌طور مداوم بر روی تعلق کارکنان کار کنید. تحقیقات نشان می‌دهد که‌ کارمندان با تعلق بالاتر تا 17 درصد بیشتر از همتایان خود بهره‌وری دارند.

محیط کار: یک محیط کاری مثبت و الهام بخش منجر به ‌بهره‌وری بالاتر می‌شود.

فرصت‌های آموزشی و توسعه ‌شغلی: کارکنانی که ‌فرصت‌های آموزشی و پیشرفت شغلی بیشتری دارند، احتمالاً کارآمدتر و درگیر کار هستند و بنابراین بهره‌وری بیشتری خواهند داشت.

سیستم‌ها و فرآیندها: سیستم‌ها و فرآیندهای مناسب منجر به‌ کارآمدتر شدن کارکنان و اتلاف زمان کمتر می‌شود.

فرهنگ سازمانی: فرهنگ سازمانی یک شرکت (باورها، ارزش‌ها و نگرش‌های آن) بر رفتار کارکنان تأثیر می‌گذارد.

ساختار پرداخت: یک ساختار حقوقی شفاف، منصفانه‌ و برابر منجر به‌ کارکنان شادتر می‌شود که‌ احساس می‌کنند سازمان‌شان به ‌خوبی با آنها رفتار می‌کند و احتمال بیشتری دارد که ‌در کار مشارکت داشته ‌باشند.

تندرستی کارکنان: کارکنانی که ‌احساس می‌کنند سازمانشان سلامت و تندرستی آنها را در اولویت قرار می‌دهد، احتمالاً در محل کار شادتر و سالم‌تر خواهند بود که ‌منجر به ‌نرخ بهره‌وری بالاتر می‌شود.

تنوع: سازمان متنوع که ‌سیاست‌های متنوعی را برای اطمینان از رفتار عادلانه‌ و برابر با همه‌ کارکنان و همچنین عدم تبعیض و سوگیری در طول فرآیند استخدام دارد، منجر به ‌افزایش روحیه، مشارکت و بهره‌وری می‌شود.

فناوری و عوامل تولید: کارکنانی که ‌به ‌بهترین فناوری دسترسی دارند (و می‌دانند چگونه ‌از آن استفاده‌ کنند) احتمالاً در کار بهره‌وری بیشتری خواهند داشت. استفاده از فناوری‌های رباتیک و این دست می‌تواند بر روحیه و محیط کار افراد تاثیر بگذارد.

ابزارهای مناسب در دسترس: کارکنانی که ‌ابزار لازم را برای تکمیل کارآمد و مؤثر کار خود دارند، بهره‌وری بیشتری خواهند داشت.

ارگونومی ‌محل کار: طراحی ضعیف محل کار منجر به ‌خستگی، ناامیدی و آسیب احتمالی کارمندان می‌شود.

شیوه‌های مدیریت افراد: مدیران و رهبرانی که ‌می‌دانند چگونه ‌به ‌طور حرفه‌ای و شخصی با تیم خود درگیر شوند و افراد را راهنمایی کنند باعث به وجود آمدن کارکنان بهتری خواهند شد.

حجم کار: بهره‌وری ممکن است به‌ خاطر حجم کار کم باشد. زیرا کاری که‌ به ‌افراد می‌دهید یا بسیار زیاد است یا بسیار کم. حجم کار زیاد بر سلامت روان کارمندان تاثیر خواهد گذاشت. تحقیقات نشان می‌دهد 33 درصد افراد گفته‌اند روشن بودن انتظارات و حدود مسئولیت‌ها باعث خواهد شد استرس کم‌تری را تجربه‌ و عملکرد بهتری داشته باشند.

مدیریت تعارض: بیاید قبول کنیم که ‌همیشه ‌تعارض و اختلاف نظر در کار وجود دارد و این همیشه ‌بد نیست، اما اگر بیش از اندازه‌ باشد چه ‌اتفاقی رخ خواهد داد. این جا زمانی است که ‌منابع انسانی و مدیر باید وارد عمل شوند. تعارض زیاد بر روحیه ‌افراد تاثیر خواهد گذاشت و کارها را عقب می‌اندازد. در صورتی که ‌تعارض زیاد در محل کار مشاهده ‌کردید سریع نسبت به ‌حل آن اقدام کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: انواع سبک‌های رهبری به همراه دانلود پرسشنامه تعیین سبک رهبری

15 روش برای افزایش بهره‌وری کارکنان

1- آنبوردینگ کارکنان را جدی بگیرید

کارفرمایان 17 درصد از استخدام‌های جدید خود را در 90 روز اول به ‌دلیل یک استراتژی ناکارآمد ورود از دست می‌دهند. در حالی که‌ یک برنامه‌ آنبوردینگ خوب، حفظ را تا 50 درصد افزایش می‌دهد. عناصر اساسی ورود موثر شامل: بسته خوش آمدگویی، آموزش، تعین اهداف، جلسه با مدیر و منابع انسانی، برنامه ورود 90.60.30، بررسی و پشتیبانی عملی و… است. علاوه ‌بر این مهم است که‌ کارمند تازه ‌وارد سریع با همکاران خود رابطه ‌صمیمی ‌بگیرد. با طرح ریزی یک برنامه‌ جامعه‌پذیری در همان ابتدا بهره‌وری را افزایش دهید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

2- مدیریت ذره‌بینی را انجام ندهید

بسیاری از رهبران فکر می‌کنند که ‌مدیریت ذره‌بینی کلید افزایش بهره‌وری است. توانمندسازی کارکنان جایی است که ‌یک کسب و کار به‌ کارکنان خود اعتماد می‌کند تا وظایف و فعالیت‌های روزانه‌ خود را کنترل کنند. اگر کارکنان امور کارها را خود در دست بگیرند 23 درصد بیشتر احتمال دارد که ‌ایده‌ها و راه‌حل هایی را به ‌تیم خود ارائه ‌دهند.

3- زمان استراحت و گزینه‌های کار ترکیبی ارائه ‌دهید

به‌ کارکنان انعطاف پذیری در زمان، مکان و نحوه‌کار را دهید. این کار باعث می‌شود تعادل بیشتری در کار و زندگی داشته ‌باشند. یک محل کار ترکیبی به ‌تیم شما قدرت می‌دهد تا مالکیت پروژه‌ها را در دست بگیرد، زمان خود را مدیریت کند و بر اساس نقاط قوت خود کار کند. گزارش دانشگاه‌ کاردیف و ساوتهمپتون نشان می‌دهد که ‌اکثر افرادی که ‌از خانه‌ کار می‌کنند، کارآمد هستند. تشویق کارمندان به‌ مرخصی گرفتن، در نهایت بهره‌وری کلی نیروی کار شما را افزایش می‌دهد. اگر افراد شما ساعت‌ها را صرف پایان کار کنند و به‌ خود استراحت ندهند، ظرفیت تمرکز و کیفیت کار آنها تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.

اغلب سازمان‌ها معیار بهره‌وری را ساعات کاری می‌دانند و این اشتباه ‌است. باید معیارهای تاثیر گذار بر تیم و سازمان رو اندازه‌گیری نمائید. این دلیل خوبی نیست که‌ هر چقدر کارمند بیشتر در محل کار بماند بهره‌ورتر است.

4- افراد را استخدام کنید، نه‌ رزومه‌ را

استخدام برای یک فرهنگ مناسب در مورد آوردن کارکنانی به ‌شرکت است که ‌باورها، رفتار و ارزش‌های آنها با سازمان شما همسو باشد. برقراری ارتباط با فرهنگ شرکت شما از همان ابتدا به‌ یک کاندیدا کمک می‌کند تا بفهمد چه ‌انتظاراتی را باید برآورده کند، بنابراین آنها می‌توانند تصمیم آگاهانه‌ای در مورد پذیرش پیشنهاد شغلی بگیرند. اگر این موضوع مورد بحث قرار نگیرد و تناسب فرهنگ بخشی از استراتژی استخدام شما نباشد، احتمال بیشتری وجود دارد که ‌کارمندان شرکت را ترک کنند یا کاملاً غیرمولد باشند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

5- همکاری تیمی ‌را تشویق کنید

سطوح بالای نوآوری منجر به ‌افزایش بهره‌وری و رشد کسب و کار می‌شود. در نتیجه، اجرای یک محل کار مشارکتی برای هر شرکتی که ‌به ‌دنبال همکاری کامل با نیروی کار خود است، حیاتی است. داشتن یک گروه‌ کاری کمک می‌کند اطلاعات به سرعت به ‌اشتراک گذاشته‌ شود و همه ‌از اخبار با خبر باشند. جدا از این تیم خود را به‌ همکاری تیمی ‌تشویق کنید، بگذارید درک کنند که‌ هر موفقیتی با تیم رخ می‌دهد.

6- ارتباطات را به ‌یک فرهنگ تبدیل کنید

همه ‌رهبران می‌دانند که ‌ارتباط شفاف کلید موفقیت است. مقاله‌ای توسط Smarep نشان داد که ‌72 درصد از کارمندان استراتژی شرکت خود را به ‌طور کامل درک نمی‌کنند و این باعث می‌شود که ‌احساس کنند از حلقه‌ اطلاعات مهم شرکت خارج شده‌ و ارتباطشان با سازمان قطع شده ‌است.

7- بر آموزش و توسعه ‌کارکنان تمرکز کنید

آموزش کارمند شما نقش مهمی‌ در آمادگی برای کار دارد. هرچه ‌آمادگی بیشتری داشته ‌باشند، احتمالاً بهره‌وری بیشتری خواهند داشت. گزارش گالوپ بیان می‌کند که ‌88 درصد از کارمندان فکر می‌کنند که ‌کارفرمای آن‌ها در فرآیند استخدام و فرایند آموزش کارکنان ضعیف عمل کرده است. عدم تمرکز کافی بر آموزش منجر به‌ افزایش جابجایی کارکنان و کاهش بهره‌وری می‌شود.

8- بازخورد بدهید و بازخورد بخواهید

بازخورد برای بهبود استراتژی ارتباطات داخلی و موارد دیگر حیاتی است. بنابراین داشتن نظرسنجی بسیار مهم است. رهبر می‌تواند بازخورد مورد نیاز خود را به‌ صورت مختصر و مشارکتی دریافت کند. رهبر و مدیر در بازه‌های زمانی کوتاه باید بازخورد ارائه دهند تا افراد متوجه موارد مهم کاری شوند.

9- قدرشناس باشید

قدردانی کردن یک انگیزه‌ کلیدی برای کارکنان است و به‌ آنها احساس موفقیت می‌دهد و باعث می‌شود که ‌برای سخت کوشی و تلاش خود احساس ارزشمندی کنند. قدردانی نه ‌تنها باعث می‌شود کارمندان نسبت به ‌خود اعتماد بیشتری داشته ‌باشند، بلکه ‌بهره‌وری را در محل کار نیز بهبود می‌بخشد. وقتی کارمندی به‌ خاطر کار خوب تحسین می‌شود، رفتار او را تقویت می‌گردد و احتمال ادامه ‌آن رفتار را افزایش می‌دهد.

72 درصد از کارمندان گفته‌اند که ‌اگر از آنها قدردانی شود، سخت‌تر کار خواهند کرد.

10- در مورد ارزش های سازمان و اهداف واضح باشید

به ‌عنوان یک رهبر، مهم است که ‌هنگام تفویض وظایف با کارمندان خود واضح و روشن باشید. اگر پروژه ‌بزرگی دارید، مطمئن شوید که ‌اهداف را برای کارمندان خود مشخص کرده‌اید. به ‌این ترتیب آنها متوجه ‌خواهند شد که ‌این وظیفه ‌شامل چه‌ چیزی است، از آنها چه ‌انتظاری می‌رود و چگونه ‌می‌توانند موفقیت خود را بسنجند.

11- دستاوردها و نتایج موفقیت آمیز تیم را به ‌اشتراک بگذارید

ارسال یک ایمیل با لیست دستاوردها برای اعضای تیم شما همیشه‌ باید انجام شود. این می‌تواند زمانی انجام شود که ‌کار بزرگ یا مهمی ‌انجام داده‌اند، مانند تکمیل یک پروژه‌ مهم یا حتی زمانی که‌ یک کار کوچک انجام شده‌ است. این مهم است. از این طریق شما کار انجام شده ‌توسط افراد را تصدیق می‌کنید که نه ‌تنها به‌ کارمند احساس خوبی می‌دهد، بلکه ‌به ‌آنها انگیزه ‌و الهام می‌بخشد تا بهتر عمل کنند.

12- از گل، گیاه و نمادهای الهام‌بخش ‌در محل کار استفاده‌ کنید

افزودن گیاهان و نمادها در دفتر یک راه ‌ساده ‌برای افزایش کارایی کارمندان است. زندگی گیاهی می‌تواند با تامین اکسیژن بیشتر در هوا و ایجاد محیط طبیعی‌تری در دفتر، بهره‌وری کارمندان شما را افزایش دهد. از دیدن گیاهان تأثیراتی که‌ در اطراف میز کارمندان و در سرتاسر ساختمان نگهداری می‌شوند، شگفت زده ‌خواهید شد. از طرفی نمادها به افراد نشان می‌دهد که برای چه چیزی هر روز صبح به سرکار می‌آیند و چگونه باید به آن اهداف دست پیدا کنند.

13- حواس پرتی‌های محل کار را کاهش دهید

حواس‌پرتی‌ها اشکال مختلفی دارند و قطعاً می‌توانند بهره‌وری هر کسی را مختل کنند. در صورت از بین رفتن تمرکزتان، 23 دقیقه ‌طول می‌کشد تا دوباره ‌تمرکز خود را بدست آورید. حواس‌پرتی‌های خاصی وجود دارند که ‌به ‌راحتی قابل کنترل هستند، مانند سایلنت کردن گوشی موبایل، اختصاص دادن محیطی آرام برای افراد، تعمیر و اصلاح محیط کار فیزیکی (صدای صندلی‌ها، نور مناسب و …). به خاطر داشته باشید باید در مورد این وقفه‌ها و انواع آن ‌به ‌کارکنان آموزش دهید.

14- حقوق و مزایای رقابتی

اگر دستمزدها و سایر اشکال پرداخت کمتر از استانداردهای صنعتی باشد یا ارزش و تلاش یک کارمند را منعکس نکند، ممکن است بهره‌وری کاهش یابد. اطمینان حاصل کنید که ‌به ‌اعضای تیم خود دستمزد منصفانه‌ای پرداخت می‌کنید و به‌ آنها مزایای خوبی می‌دهید.

15- به ‌افراد کمک کنید تا درک کنند چرا کارشان اهمیت دارد

به ‌این مثال از ناسا دقت کنید. جان اف. کندی در بازدید از ناسا به ‌یک نظافتچی گفت که ‌شما اینجا چه کاری انجام می‌دهید؟ و او پاسخ داد: کمک می‌کنیم که ‌یک انسان به ‌ماه ‌سفر کند. اهداف‌تان این گونه باید در تمام سازمان جاری شود.

61 درصد از کارمندان در شغل فعلی خود احساس فرسودگی می‌کنند. در واقع، فرسودگی شغلی عامل بزرگی است که‌بر سطح بهره‌وری کارکنان تأثیر می‌گذارد و مطمئناً می‌توان با آن مقابله‌کرد.

چگونه‌ بهره‌وری کارکنان را اندازه‌گیری کنید؟

پیگیری بهره‌وری کارمندان به ‌شما امکان می‌دهد تصویر بزرگ را ببینید و تعیین کنید که ‌جریان کار و سیاست‌های فعلی‌تان کجا بر بهره‌وری تأثیر می‌گذارد. با بررسی دقیق معیارها و ردیابی آنها در طول زمان، شرکت‌ها می‌توانند تصمیماتی اتخاذ کنند که ‌بهره‌وری نیروی کار را افزایش دهد.

اندازه‌گیری بهره‌وری نیروی کار با ایجاد معیارهای عملکرد فردی یا دپارتمان شروع می‌شود و آن‌قدرها هم که به نظر می‌رسد دشوار نیست. برای اندازه‌گیری بهره‌وری می‌توانید از روش‌های ذیل استفاده نمائید:

نرخ بهره‌وری کارکنان (EPR) Employee productivity rate

نرخ بهره‌وری کارکنان به ‌شما کمک می‌کند تا متوجه‌ شوید که ‌کارکنان چقدر برای کار خود وقت می‌گذارند و معیار خوبی برای مدیران است تا ببینند و درک کنند که‌ آیا برای رسیدن به ‌اهداف خود نیاز به ‌استخدام بیشتر یا تعدیل کارمند دارند یا خیر. همچنین می‌تواند به ‌عنوان معیاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده ‌شود. برای محاسبه  EPR، کل ساعات کار در یک هفته‌ را بر تعداد کارمندان در یک دوره ‌تعیین شده ‌تقسیم کنید.

نرخ تکمیل وظایف توسط کارمندان (ETCR) Employee task completion rate

به ‌درصد کاری گفته ‌می‌شود که ‌کارمند در یک دوره‌ معین انجام داده‌ است. کمک می‌کند تا بدانید افراد تا چه‌ اندازه ‌در نقش‌های خود موفق بوده‌اند و تا چه ‌اندازه ‌به ‌اهداف خود رسیده‌اند.

نرخ فرسودگی کارکنان Employee attrition rate

نرخ فرسایش به ‌عنوان نرخ خروج نیز شناخته‌ می‌شود. این معیاری است که ‌نشان می‌دهد چند کارمند در یک دوره ‌معین سازمان را ترک کرده‌اند که شامل خروج داوطلبانه ‌و غیرارادی هم می‌شود. نرخ فرسایش معیار مهمی ‌است، زیرا به سازمان کمک می‌کند درک کند تا چه تعداد افراد سازمان شما را ترک و چرا ترک کرده‌اند. در حالی که ‌از دست دادن تعداد معینی از افراد طبیعی است، نرخ فرسایش بالا نشان دهنده ‌استراتژی و فرهنگ ضعیف است. از دست دادن بیش از حد افراد خوب می‌تواند منجر به ‌از دست دادن بهره‌وری و روحیه ‌تیم شود. بعلاوه، جایگزینی کارمندان جدید گران است. برای محاسبه ‌نرخ فرسایش، تعداد افرادی را که ‌در یک دوره ‌معین ترک کرده‌اند، بر میانگین تعداد کارمندان در همان دوره‌ تقسیم و سپس آن را در 100 ضرب کنید.

میزان غیبت کارکنان (EAR) Employee absenteeism rate

به‌ درصدی از کارمندانی که ‌به ‌دلیل نامشخص یا دلایل شخصی غیبت می‌کنند، اطلاق می‌شود. این می‌تواند برای یک کارمند، یک تیم یا کل سازمان اندازه‌گیری شود. درصد مشخصی از غیبت طبیعی است زیرا افراد درگیر موارد مختلف می‌شوند و نمی‌توانند اطلاع دهند. بالا بودن این عدد نشان می‌دهد که‌ کارمندان احساس راحتی نمی‌کنند و دوست ندارند موضوعات خود را اطلاع دهند و این موضوع نگران کننده ‌است. EAR مورد قبول حدود 1.5 درصد است و بالای 4 درصد نگران کننده می‌باشد. تعداد روزهای غیبت را در نظر بگیرید و آنها را بر تعداد روزهای کاری موجود در یک دوره ‌تعیین شده‌ تقسیم و سپس آن را در 100 ضرب کنید.

دو عامل مهم در هنگام محاسبه ‌بهره‌وری که ‌باید به‌ آن توجه ‌کنید.

• • عوامل صنعت. در نظر بگیرید که‌ معیارهای بهره‌وری در صنایع مختلف متفاوت است. در محیط‌هایی مانند تولید یا فروش، که ‌به‌ راحتی می‌توان بهره‌وری را به ‌صورت عددی نشان داد، اندازه‌گیری بهره‌وری آسان‌تر است. برخی از صنایع، با این که ‌بهره‌وری را اندازه‌گیری کرده‌اند اما اعداد آن ها با واقعیت‌های صنعت یا سازمان مغایرت دارد. اینجاست که ‌استفاده ‌از مدیریت براساس اهداف یا بازخورد 360 درجه‌ مفید واقع می‌گردد.
  • اهداف و معیارهای سازمانی. امکان استفاده ‌از معیارهای خارجی برای اندازه‌گیری بهره‌وری نیروی کار وجود دارد. این ممکن است به‌ عنوان مثال، میانگین تعداد فروش انجام شده ‌در ساعت در یک صنعت خاص یا نرخ افت برای تماس های فروش نشان داده ‌شود.

برای مثال سازمان IFC نشان می‌دهد که ‌معیار جهانی برای پاسخ به ‌تماس مشتری در مرکز تماس حداقل در 80٪ مواقع در 20 ثانیه ‌است.

سخن پایانی

بهره‌وری در حال حاضر بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد، ناکارآمدی محصول یا خدمات تأثیر زیادی بر موفقیت یک سازمان دارد و می‌تواند به‌ معنای تفاوت بین کسب‌وکاری که‌ شکوفا و سودآور است و کسب‌وکاری که ‌در حال فروپاشی است باشد. بسیار مهم است که برمبنای یک رویکرد داده‌محور پیش بروید و گزارش ارائه دهید. در نظر بگیرید که عوامل متعددی در بهره‌وری سازمان تاثیر گذار خواهد بود که در این مقاله در مورد آن صحبت شد، بنابراین طرح کلی و اهداف خود را یادداشت کنید، شرایط سازمان خود را بسنجید، مشخص کنید که از چه طریقی می‌خواهید بهره‌وری را اندازه‌گیری نماید و در نهایت طرح اصلاحی خود را ارائه دهید. به خاطر داشته باشید بدون اقدام اجرایی بهره‌وری سازمان تغییری نخواهد کرد.

منابع:

• https://www.aihr.com/blog/how-to-calculate-productivity/
• https://www.aihr.com/blog/productivity-analysis/
• https://www.personio.com/hr-lexicon/workplace-employee-productivity/
• https://www.techtarget.com/whatis/definition/employee-productivity
• https://hubstaff.com/workforce-productivity
• https://www.investopedia.com/terms/l/labor-productivity.asp
• https://www.oak.com/blog/improve-employee-productivity/
• https://elearningindustry.com/ways-to-improve-employee-productivity-in-the-workplace
• تجربیات نویسنده

نویسنده: میثاق خوش خوی

ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از سخت‌ترین و چالشی‌ترین حوزه‌های مدیریت منابع انسانی است.

تحقیقات مرسر نشان می‌دهد که هر مدیر به طور متوسط 200 ساعت در سال را صرف ارزیابی عملکرد می‌نماید. اما با این وجود نتایج چندان جالب نیست و کارکنان از جلسات ارزیابی عملکرد متنفرند. در عین حال ارزیابی عملکرد کارکنان در صورت استفاده کامل، مزایای بی‌شماری را نظیر افزایش بهره‌وری و تعلق کارکنان به همراه دارد.

در این مقاله یک راهنمای کامل در خصوص ارزیابی عملکرد کارکنان ارئه دادیم. این راهنما دانش مورد نیاز برای انجام ارزیابی‌های دقیق عملکرد به همراه نمونه فرم‌های ارزیابی عملکرد را در اختیار شما قرار می‌دهد. پس بیایید شروع کنیم!

ارزیابی عملکرد چیست؟

ارزیابی عملکرد (Performance Appraisals) یک فرآیند رسمی و منظم است که عملکرد کلی یک کارمند و سهم وی را در عملکرد شرکت ارزیابی می‌کند. به عبارت دیگر ارزیابی عملکرد، عملکرد موفق یا ناموفق کارکنان را در مقایسه با معیارهای از پیش تعریف شده نشان می‌دهد.

ارزیابی عملکرد را می توان این گونه تعریف کرد: ارزیابی عملکرد کنونی یا گذشته فرد با توجه به معیارهای تعریف شده

ارزیابی‌ عملکرد معمولاً یک یا دو بار در سال و در ابتدا و حدود نیمه سال انجام می‌گیرد. جلسات ارزیابی عملکرد، رسمی هستند که در آنها مدیر مستقیم یا سرپرست، عملکرد کارمند را در وظایف اصلی و مسئولیت‌های او ارزیابی می‌کند.

ارزیابی عملکرد اختصاص زمان مشخصی برای ارزیابی عملکرد شغلی، بستری برای ارائه بازخورد، شناسایی فرصت‌های رشد و توسعه و کمک به تعریف افزایش حقوق و پاداش کارکنان است.

بخش منابع انسانی (HR) معمولاً مسئولیت تدوین فرآیند ارزیابی عملکرد را بر عهده دارد و مدیران آن را اجرا می‌کنند. مشارکت فعال کارکنان و مدیران به منظور تحقق نتایج اثربخش ضروری است.

تفاوت بین مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد شامل تمام تعاملات بین کارمندان و سرپرستان است که به بهبود عملکرد کمک می‌کند. در مقابل، ارزیابی عملکرد تنها بخشی از چرخه مدیریت عملکرد است. (گام سوم شکل زیر: ارزیابی عملکرد و ارائه بازخورد)

چرا ارزیابی عملکرد کارکنان مهم است؟

 اهمیت ارزیابی عملکرد را می‌توان در تأثیری که بر نتایج سازمان می‌گذارد مشاهده کرد، از جمله:

تسهیل رشد و پیشرفت کارکنان

ارزیابی عملکرد به کارکنان این امکان را می‌دهد تا فرصت‌های پیشرفت شغلی و مسیرهای ارتقا را شناسایی کنند.

تقویت تعهد و نگهداشت کارکنان

دریافت بازخورد سازنده و مشاهده فرصت‌های رشد در درون سازمان به حفظ کارکنان کمک و آنها را به ماندن طولانی‌تر در سازمان ترغیب می‌کند.

کاهش شکاف مهارتی و تقویت عملکرد سازمان

سازمان‌ها با شناسایی فرصت‌های بهبود از طریق ارزیابی عملکرد کارکنان، می‌توانند شکاف‌های مهارتی را برطرف کنند، برای آینده آماده شوند و به مزیت رقابتی دست یابند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها چیست؟(به همراه دانلود نمونه)

بهبود ارتباطات

جلسات ارزیابی عملکرد فرصتی برای بحث منظم در مورد عملکرد، اهداف و انتظارات فراهم می‌آورد که به بهبود ارتباط بین مدیران و کارکنان کمک می‌کند.

پاسخگویی

تعیین انتظارات روشن برای کارکنان در یک فرایند رسمی ارزیابی، آنها را پاسخگو نگه می‌دارد.

تصمیم گیری عادلانه و شفاف

فرآیند ارزیابی عملکرد با ساختار خوب، رویکردی استاندارد و منسجم برای ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه می‌دهد که می‌تواند عدالت را برقرار کرده و سوگیری را کاهش دهد.

روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان

روش‌های مختلفی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد که شما می‌توانید بر اساس آن‌ها به ارزیابی کارمندان خود بپردازید. بهترین روش برای شرکت شما به اندازه سازمان، اهداف و فرهنگ سازمانی شما بستگی دارد. بیایید به ۶ مورد از رایج‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد نگاهی بیندازیم.

۱. مدیریت بر اساس هدف (MBO)

در روش مدیریت بر مبنای هدف، مدیران و کارکنان با هم برای تعیین اهداف و انتظارات همکاری می‌کنند. آن‌ها به طور دوره‌ای درباره اهداف بحث کرده و زمینه‌هایی را که کارمند نیاز به بهبود دارد شناسایی می‌کنند.

مزایا: کارکنان بخشی از فرآیند تعریف اهداف هستند، اهداف واقع‌بینانه‌تر است زیرا همکاری بین مدیران و کارکنان صورت می‌گیرد و اندازه‌گیری داده‌های کمی و کیفی آسان‌تر است.

معایب: تمرکز قوی روی اهداف ممکن است منجر به نادیده گرفتن سایر بخش‌های کار مانند رفتار کارکنان و فرهنگ سازمانی شود. همچنین اجرا و پیاده‌سازی آن زمان‌بر است.

۲. ارزیابی ۳۶۰ درجه

ارزیابی ۳۶۰ درجه شامل دریافت ارزیابی عملکرد و بازخورد از خود کارمند، همکاران، مدیران و حتی مشتریان است. سپس مدیران از این اطلاعات برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌کنند.

مزایا: به بهبود ارتباطات و عملکرد کمک می‌کند و یک ابزار عالی برای توسعه رهبری است.

معایب: دریافت بازخورد درست ممکن است دشوار باشد. اغلب اوقات پیگیری کافی بعد از ارزیابی وجود ندارد و همراستا با استراتژی شرکت نیست.

۳. ارزیابی همتا Peer review

روش ارزیابی همتا بر بازخورد همکاران برای سنجش عملکرد متکی است. معمولاً اعضای تیمی که با کارمند همکاری نزدیک دارند و نقاط ضعف و قوت او را می‌شناسند، بازخورد را ارائه می‌دهند.

مزایا: همکاران بهترین درک را از نقاط ضعف و قوت یک کارمند دارند.

معایب: احساسات شخصی ممکن است با بازخورد عینی تداخل پیدا کند.

۴. ارزیابی با مقیاس رتبه‌بندی رفتاری (BARS)

روش مقیاس رتبه‌بندی رفتاری Behaviorally Anchored Rating Scale، از مجموعه‌ای از پیش تعریف‌شده از استانداردهای عملکرد با رفتارهای خاص برای توصیف هر سطح عملکرد استفاده می‌کند. سپس عملکرد کارمند با استانداردها مقایسه و رتبه‌بندی می‌شود.

مزایا: استانداردهای شفاف، منسجم، بی‌طرفانه و پس از اجرا آسان برای استفاده.

معایب: پرهزینه، زمان‌بر و توسعه و اجرای آن پیچیده است.

یک نمونه BARS را برای شایستگی مهارت ارتباطی در زیر مشاهده می‌کنید.

۵. روش رتبه‌بندی ترسیمی

روش مقیاس رتبه‌بندی ترسیمی از فهرستی از رفتارهای مطلوب برای هر نقش استفاده می‌کند و کارکنان را در هر ویژگی ارزیابی می‌کند.

مزایا: آسان برای استفاده، قابل اندازه‌گیری و به صرفه.

معایب: ذهنی، وزن‌دهی به اینکه کدام ویژگی‌ها باارزش‌تر هستند دشوار است.

بک نمونه فرم ارزیابی به روش رتبه‌بندی ترسیمی را در زیر مشاهده می‌کنید.

۶. روش ثبت وقایع حساس

این روش بر مستندسازی دستاوردهای کلیدی کارمند در طول دوره‌ی زمانی ارزیابی تمرکز دارد. این دستاوردها می‌توانند شامل پروژه‌های تکمیل‌شده، فروش انجام‌شده و یا ایده‌های جدید باشند.

مزایا: روشی ساده و سرراست برای مستندسازی عملکرد کارکنان.

معایب: ممکن است دستاوردهای کلیدی مهم نادیده گرفته شوند و تمرکز بیش از حد بر کمیت موجب نادیده گرفتن کیفیت شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری

مراحل ارزیابی عملکرد کارکنان

۱. تعیین اهداف و انتظارات شفاف

اولین قدم در ارزیابی عملکرد کارکنان تعریف اهداف و انتظارات شفاف است . انتظارات و اهداف آتی خود را به صورت دقیق مطرح کنید و اجازه دهید کارمند هم انتظاراتش را طرح کند. این اهداف باید: خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان باشند.

مثل هدف افزایش فروش سه ماهه به میزان 10 درصد برای یک کارشناس فروش

2. تعریف شاخص‌های ارزیابی عملکرد

قدم دوم تعریف شاخص‌های کلیدی است که برای ما میزان تحقق اهداف مرحله قبل را آشکار می‌کند و به ما امکان ارزیابی کار کارکنان  را می‌دهد، مثلا اگر هدف ما افزایش فروش است، میزان فروش برای یک فروشنده یک شاخص کلیدی عملکرد است. تعداد مشتریان جدید، تعداد خطاها، نرخ خروج کارکنان، امتیاز رضایت مشتریان، میزان آموزش‌های اثربخش نمونه‌هایی از شاخص‌های کلیدی عملکرد برای مشاغل مختلف هستند.

3. برگزاری جلسه ارزیابی عملکرد و ارائه بازخورد

عملکرد فرد را قبل از جلسه ارزیابی کنید و با فرد در مورد هدف جلسه و خروجی آن صحبت کنید و نگرانی‌های وی را برطرف نمایید. محیطی غیر رسمی که در آن تبادل نظر کامل، صریح اما دوستانه اتفاق بیفتد فراهم کنید. همه مدارک مربوط به جنبه‌های مثبت و منفی عملکرد فرد را جمع آوری کرده و برای آن شواهد و مصداق‌های روشن داشته باشید. برای ارائه بازخورد به شکل اثر بخش در جنبه‌های مثبت و منفی عملکرد، چهارچوب و مدل داشته باشید.

برای آگاهی از نحوه ارائه بازخورد اثربخش، مقاله معرفی مدل IDEA در ارائه بازخورد به کارکنان را مطالعه کنید.

از فرد بخواهید خود ارزیابی از عملکرد خود، طی دوره گذشته ارائه دهد و طی جلسه فرصتی را برای بحث آزاد در خصوص عملکرد فرد و نیازهای توسعه‌ای او فراهم کنید.

4. نتیجه گیری جلسه و تعیین اهداف بعدی

آخرین گام و مهمترین آن، تعیین اهداف جدید برای کارمند و مشخص کردن اقدامات بهبود است. تعریف کنید که آیا کارکنان برای دستیابی به اهداف جدید نیاز به آموزش دارند یا خیر؟ یک نقشه راه شفاف طراحی کنید که هر دو طرف با آن موافق باشند. همه مواردی که در جلسه مورد بحث قرار گرفته را به همراه مراحل بعدی مکتوب کرده و برای کارمند و منابع انسانی ارسال کنید.

فرم ارزیابی عملکرد

طراحی یک فرم ارزیابی عملکرد مناسب، بستر لازم برای جمع‌آوری اطلاعات ارزشمند را فراهم می‌کند. یک فرم ارزیابی عملکرد شغلی جامع شامل چندین عنصر است.

• نام کارمند
• عنوان شغلی
• تاریخ ارزیابی
• نام مدیر
• دوره ارزیابی

در بخش نقش و انتظارات در مورد اهداف و انتظارات عملکری در ابتدای دوره ارزیابی توافق می‌شود.

در بخش شاخص‌های کلیدی عملکرد، شاخص‌های ارزیابی عملکرد فرد تعریف می‌شود مثلا تعداد مشتریان جدید و همچنین وزن شاخص و هدف آن نیز مشخص می‌شود.

در نهایت در پایان دوره ارزیابی عملکرد واقعی فرد در فرم درج می‌شود و میزان تحقق هر هدف در ستون درصد امتیاز کسب شده ثبت می‌شود و بر روی اقدامات بهبود عملکرد نیز توافق می‌شود.

یک نمونه فرم ارزیابی عملکرد را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.

یک نمونه فرم ارزیابی عملکرد از فایل زیر قابل دانلود است.

Performance Management Forms

نمونه‌های ارزیابی عملکرد

بیایید چند نمونه مثبت و منفی از ارزیابی عملکرد را بررسی کنیم.

وقت‌شناسی

مثبت: کارمند به طور مداوم سر وقت به محل کار می‌رسد، تمام پروژه‌ها را قبل از موعد یا سر موعد تحویل می‌دهد و در تمام جلسات الزامی به موقع شرکت می‌کند.

منفی: کارمند اغلب با تأخیر به سر کار می‌رسد و اغلب پروژه‌ها را بعد از مهلت تعیین‌شده تحویل می‌دهد.

مسئولیت‌پذیری

مثبت: صرف نظر از اینکه نتیجه خوب باشد یا بد، کارمند همیشه پیشقدم می‌شود و مسئولیت سهم خود را در پروژه می‌پذیرد.

منفی: کارمند از پذیرش مسئولیت اعمال خود کوتاهی می‌کند. تمایل دارد که تقصیر را به گردن دیگران بیندازد.

ارتباطات

مثبت: کارمند دارای مهارت‌های ارتباطی عالی است. همیشه قبل از پایان مکالمه اطمینان حاصل می‌کند که درک یکسان از گفتگو اتفاق افتاده است.

منفی: کارمند دارای مهارت‌های ارتباطی ضعیفی است. همکاران و مشتریان اغلب در درک پیام مورد نظر مشکل دارند و سردرگمی ایجاد می‌شود.

جوانا کمپر مربی توسعه رهبری می‌گوید که مدیران هنگام ارائه بازخورد، باید اطمینان حاصل کنند که بازخورد بر اساس نمونه‌های خاص و الگوی رفتاری مداوم باشد. کمپر در پایان نتیجه می‌گیرد: «در نهایت، ارزیابی‌های عملکرد نباید منجر به شگفتی باشد و همه این‌ها باید حاصل یک گفتگوی مداوم در طول سال باشد.»

جمع‌بندی

ارزیابی عملکرد کارکنان فراتر از یک کار تشریفاتی است. این ارزیابی‌ها اطلاعات ارزشمندی در مورد عملکرد کارکنان ارائه می‌دهند که به تصمیم‌گیرندگان اجازه می‌دهد تا نحوه تخصیص منابع، پاداش، افزایش حقوق و ارتقاء شغلی را تعیین کنند. این اطلاعات همچنین برای درک زمینه‌هایی که به خوبی کار می‌کنند و زمینه‌هایی که نیاز به بهبود دارند، بسیار مهم است.

واحد منابع انسانی باید فرآیندهای ارزیابی عملکرد جامع را ایجاد و طراحی کنند که به شرکت‌ها امکان دهد از اطلاعات به دست آمده بهترین استفاده را ببرند. به این ترتیب، آن‌ها به شرکت‌ برای تسهیل رشد کارکنان، تصمیم‌گیری بهتر و در نهایت، ارتقای عملکرد سازمان کمک می‌کنند.

اگر در حال حاضر در حوزه مدیریت عملکرد مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی مدیریت عملکرد کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص مدیریت عملکرد را می‌دهد.

منابع

https://www.aihr.com/blog/performance-appraisal/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

حتماً فکر می‌کنید که چقدر خوب می‌شد اگر می‌دانستید در مصاحبه استخدامی بعدی‌تان چه سوالاتی از شما می‌پرسند؟

متاسفانه ما نمی‌توانیم ذهن مصاحبه‌کنندگان را بخوانیم و هر مصاحبه‌کننده‌ای سوالات و روش خاص خود را دارد. با این حال، برخی از سوالات در مصاحبه‌ها پر تکرار هستند و فرمت ثابتی دارند.

در این مقاله، ما لیستی از این سوالات رایج به همراه نکات و توصیه‌هایی برای پاسخ به آن‌ها آماده کرده‌ایم.

اگرچه توصیه نمی‌کنیم برای هر سوال مصاحبه پاسخی از پیش آماده داشته باشید، اما پیشنهاد می‌کنیم زمانی را به مرور سوالاتی که ممکن است از شما پرسیده شود و آمادگی برای پاسخ به آن‌ها اختصاص دهید.

این لیست را به عنوان راهنمایی برای سوالات مصاحبه استخدامی و پاسخ‌های خود در نظر بگیرید.

در ادامه، ۲۱ سوال رایج مصاحبه استخدامی که در این مقاله به آن پرداخته‌ایم را مشاهده می‌کنید.

1. درباره خودتان بگویید.
2. رزومه خود را برایم شرح دهید.
3. چطور از این موقعیت شغلی مطلع شدید؟
4. چرا می‌خواهید در این شرکت کار کنید؟
5. چرا باید شما را استخدام کنیم؟
6. بزرگترین نقاط قوت شما چیست؟
7. چه چیزی نقطه ضعف شما محسوب می‌شود؟
8. بزرگترین دستاورد حرفه‌ای شما چیست؟
9. درباره زمانی که اشتباه کردید، بگویید.
10. چرا شغل فعلی خود را ترک می‌کنید؟
11. چه نوع محیط کاری را ترجیح می‌دهید؟
12. رئیس و همکارانتان شما را چگونه توصیف می‌کنند؟
13. با موقعیت‌های استرس‌زا و فشار چگونه برخورد می‌کنید؟
14. چه چیزی به شما انگیزه می‌دهد؟
15. چگونه کار خود را اولویت‌بندی می‌کنید؟
16. دوست دارید چگونه مدیریت شوید؟
17. خود را در پنج سال آینده کجا می‌بینید؟
18. چه چیزی شما را منحصر به فرد می‌کند؟
19. انتظارات حقوقی شما چیست؟
20.  از چه زمانی می‌توانید شروع کنید؟
21. آیا سوالی از ما دارید؟

در ادامه هر کدام از سوالات فوق و نحوه پاسخ به آن‌ها را با عمق بیشتری بررسی می‌کنیم.

نمونه سوالات مصاحبه استخدامی به همراه پاسخ

درباره خودتان بگویید

این سوال، ساده به نظر می‌رسد، اما سوال بسیار مهمی است و بسیاری از افراد برای پاسخ به آن آماده نیستند. نکته کلیدی این است که کل سابقه کاری خود را تعریف نکنید. در عوض، یک معرفی کوتاه، قانع کننده و مرتبط با شغل ارائه دهید.

لیلی ژانگ، نویسنده و مشاور شغلی موسسه فناوری ماساچوست، توصیه می‌کند از فرمول حال، گذشته و آینده استفاده کنید. کمی در مورد نقش فعلی خود صحبت کنید (از جمله دامنه مسئولیت‌ها و شاید یک دستاورد بزرگ)، سپس توضیح دهید که چگونه به این جایگاه رسیده‌اید و تجربیات مرتبط خود را بیان کنید. در نهایت، به این موضوع بپردازید که چرا این شغل را می‌خواهید و چرا برای آن فرد مناسبی هستید.

نمونه پاسخ به سوال “درباره خودتان بگویید“:

“خب، من در حال حاضر مدیر حسابداری در شرکت … هستم. قبل از آن، در شرکت … به عنوان کارشناس ارشد حسابداری فعالیت می‌کردم و در آن شرکت توانستم فرآیندهای حسابداری را با کمک نرم‌افزارها با سرعت و دقت بیشتری پایه‌گذاری کنم. در حالی که از کاری که انجام می‌دادم واقعاً لذت می‌بردم، دوست داشتم فرصتی داشته باشم تا در یک شرکت بزرگ‌تر به عنوان مدیر حسابداری کار کنم. به همین دلیل است که از این فرصت در شرکت شما بسیار هیجان‌زده هستم.”

رزومه خود را برایم شرح دهید

همانطور که سوال “درباره خودتان بگویید” رایج است، سوال “رزومه خود را برایم شرح دهید” نیز یکی از سوالات متداول در ابتدای مصاحبه است. پاسخ شما باید صلاحیت‌هایتان را بر اساس مشاغل قبلی نشان دهد و داستان شغلی شما را روایت کند. همانطور که در مورد سوال “درباره خودتان بگویید” اشاره کردیم، می‌توانید با شغل فعلی خود شروع کنید و سپس در مورد اینکه چه چیزی شما را به اینجا رسانده و به کجا می‌روید صحبت کنید. با این حال، زمانی که در مورد “گذشته” و “حال” خود صحبت می‌کنید، باید مرتبط‌ترین تجربیات و دستاوردهای خود را برای این شغل برجسته کنید و در نهایت با صحبت در مورد آینده جمع‌بندی کنید. به عبارت دیگر، گذشته و حال خود را به هم وصل کنید تا نشان دهید چرا این شغل باید شغل بعدی باشد که به رزومه شما اضافه می‌شود.

نمونه پاسخ به سوال “رزومه خود را برایم شرح دهید“

“خب، همانطور که از رزومه من پیداست، مسیر پیچ در پیچی را طی کردم تا به جایی که امروز هستم برسم. در دانشگاه، در دو رشته شیمی و ارتباطات به صورت همزمان تحصیل کردم. خیلی زود متوجه شدم که کار تمام وقت در آزمایشگاه مناسب من نیست و در مقطعی متوجه شدم که بیش از هر چیزی به کلاس آزمایشگاهی که در آن دستیار آموزشی بودم علاقه‌مند هستم.

بنابراین، زمانی که فارغ التحصیل شدم، شغلی در بخش فروش یک شرکت محصولات بهداشتی مصرفی پیدا کردم، جایی که از تجربه تدریس خود استفاده کردم و بیشتر در مورد آموزش به افرادی که سابقه علمی ندارند، یاد گرفتم. سپس مدیر فروش شرکت… شدم که در آنجا مسئولیت آموزش اصول فروش به فروشندگان جدید را بر عهده داشتم. به طور میانگین، کارآموزان من در اولین سه ماه خود نسبت به کارآموزان سایر مربیان، قراردادهای بیشتری را بستند. به علاوه، از آموزش هر کارمند جدید و دیدن پیشرفت و موفقیت آنها بسیار رضایت کسب می‌کردم. آن موقع بود که در کلاس‌های شبانه برای دریافت گواهینامه تدریس شیمی شرکت کردم.

سال گذشته شغل تمام وقت خود را ترک کردم تا دوره کارآموزی تدریس خود را در دبستان راه دانش به پایان برسانم و در طول تابستان در یک کمپ علمی کار کردم و به بچه های 10 تا 12 ساله مفاهیم اولیه شیمی و بهترین روش‌ها برای آزمایش‌های ایمن را آموزش دادم. حالا، من مشتاق هستم که اولین شغل تمام وقت تدریس خود را پیدا کنم، و مدرسه شما انتخاب اول من است. نسبت پایین دانش آموز به معلم به من این امکان را می‌دهد که برای آموزش هر دانش آموز به بهترین شکل ممکن زمان بگذارم که این مورد علاقه من در این شغل است.”

چطور از این موقعیت شغلی مطلع شدید؟

این سوال هم به نظر ساده می‌آید، اما در واقع فرصت فوق العاده‌ای برای برجسته شدن و نشان دادن علاقه و ارتباط شما با شرکت است. به عنوان مثال، اگر از طریق یک دوست یا ارتباط حرفه‌ای از این موقعیت مطلع شده‌اید، نام آن فرد را ذکر کنید و سپس به اشتراک بگذارید که چرا این شغل برای شما جالب است. اگر از طریق یک رویداد یا مقاله با شرکت آشنا شده‌اید، آن را به اشتراک بگذارید. حتی اگر این موقعیت را از طریق یک سایت کاریابی معمولی پیدا کردید، به طور خاص به اشتراک بگذارید که چه چیزی در مورد این شغل توجه شما را جلب کرد.

نمونه پاسخ به سوال “چطور از این موقعیت شغلی مطلع شدید؟“

“من از طریق دوستی از دوستانم به نام حمید از این موقعیت شغلی در تیم محصول شما مطلع شدم و از آنجایی که طرفدار برند شما هستم و مدتی است که شرکت شما را دنبال می‌کنم، تصمیم گرفتم برای این شغل درخواست بدهم.”

چرا می‌خواهید در این شرکت کار کنید؟

از پاسخ‌های کلیشه‌ای پرهیز کنید! اگر حرفی که می‌زنید در مورد تعداد زیادی از شرکت‌های دیگر هم صدق کند، یا اگر پاسخ شما باعث شود شبیه سایر متقاضیان به نظر برسید، فرصتی برای متمایز شدن را از دست داده‌اید.

ژانگ یکی از این چهار استراتژی را توصیه می‌کند:

1. تحقیقات خود را انجام دهید و به چیزی اشاره کنید که این شرکت را منحصر به فرد می‌کند و واقعاً برای شما جذاب است.
2. در مورد اینکه از زمانی که برای اولین بار در مورد این شرکت شنیدید، چگونه شاهد رشد و تغییر آن بوده‌اید، صحبت کنید.
3. روی فرصت‌های رشد آتی سازمان و اینکه چگونه می‌توانید در آن مشارکت داشته باشید تمرکز کنید.
4. اینکه چه چیزی از تعاملاتتان با کارمندان شرکت تا به حال شما را هیجان زده کرده است را به اشتراک بگذارید.

هر مسیری را که انتخاب می‌کنید، مطمئن شوید که پاسخ شما خاص و دقیق باشد.

نمونه پاسخ به سوال “چرا می‌خواهید در این شرکت کار کنید؟“

“در وبسایت شما دیدم که شما برای شرکت جدید خود، موقعیت‌های شغلی جدیدی را استخدام می‌کنید. من در مورد مرکز داده جدیدی که در آنجا در حال ساخت هستید، کمی بیشتر مطالعه کردم و این فرصت برای من جالب است، زیرا می‌توانم در این فرصت شغلی علاوه بر انتقال تجربیات خودم از هم تیمی‌ها هم بیشتر یاد بگیرم. همچنین از طریق مقاله‌ای متوجه شدم که شما در خارج از ایران نیز در حال گسترش هستید. من به طور روان به زبان انگلیسی صحبت می‌کنم و می‌توانم در هر زمان که لازم باشد به برقراری ارتباط میان طرفین هم کمک کنم.”

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

چرا باید شما را استخدام کنیم؟

این سوال مصاحبه، مستقیم (و همچنین ترسناک!) به نظر می‌رسد، اما اگر از شما پرسیده شود، خوش شانس هستید: هیچ فرصت بهتری برای فروش خود و مهارت‌هایتان به مصاحبه‌گر وجود ندارد. کار شما در اینجا این است که پاسخی تهیه کنید که سه مورد زیر را پوشش دهد:

1. شما نه تنها می‌توانید کار را انجام دهید، بلکه نتایج عالی نیز به دست آوردید؛

2.  با تیم و فرهنگ شرکت سازگار خواهید بود؛

3.  استخدام شما نسبت به سایر کاندیداها بهتر خواهد بود.

نمونه پاسخ به سوال “چرا باید شما را استخدام کنیم؟”

“می‌دانم که شما در شرکت رشد زیادی داشته‌اید و چندین استارت آپ را تاسیس کردید. بر اساس تجربه‌ام می‌دانم که فروش محصولات جدید، می‌تواند برای تیم فروش چالش‌برانگیز باشد. فروش محصولی که می‌شناسید همیشه آسان‌تر است. من بیش از یک دهه تجربه به عنوان مربی فروش دارم، اما مهمتر از آن، بیشتر این سال‌ها با تیم‌های فروش کار می‌کردم که دقیقاً در شرایط مشابهی قرار داشتند و مطمئن هستم که می‌توانم با اجرای یک برنامه آموزشی موثر، اطمینان حاصل کنم که تیم فروش شما نسبت به فروش محصولات جدید اعتماد به نفس و اشتیاق کافی را داشته باشند.”

بزرگترین نقاط قوت شما چیست؟

این فرصتی است تا در مورد چیزی صحبت کنید که شما را عالی و مناسب این نقش می‌کند. هنگام پاسخ به این سوال، به کیفیت فکر کنید، نه کمیت. به عبارت دیگر، لیستی از صفات را ردیف نکنید. در عوض، یک یا چند ویژگی خاص را انتخاب کنید که به این موقعیت مرتبط است و آنها را با مثال‌هایی توضیح دهید.

داستان‌ها همیشه به یاد ماندنی‌تر از کلی گویی‌ها هستند.

نمونه پاسخ به سوال “بزرگترین نقاط قوت شما چیست؟“

“یکی از بزرگترین نقاط قوت من توانایی ایجاد نظم در محیط‌های پرهرج و مرج و اجرای فرآیندهایی برای آسان‌تر کردن کارهاست. در نقش فعلی خود به عنوان دستیار اجرایی مدیرعامل، فرآیندهای جدیدی را طراحی کردم، مثل زمان‌بندی جلسات و برنامه‌ریزی دستور کارهای ماهانه مدیرعامل و فرایند حضور در رویدادها. همه در شرکت می‌دانستند که کارها چگونه انجام می‌شود و این ساختارها به کاهش استرس و تعیین انتظارات در همه طرف‌ها کمک کرد. من مشتاق هستم که از همین رویکرد در شغل جدیدم به عنوان مدیر اجرایی در استارت آپ استفاده کنم. چون در استارت آپ همه چیز جدید و دائماً در حال رشد است و مقدار مناسب ساختار می‌تواند به روان نگه داشتن کارها کمک کند.”

چه چیزی نقطه ضعف شما محسوب می‌شود؟

مصاحبه‌کننده با این سوال در واقع سعی در سنجش خودآگاهی و صداقت شما دارد. بنابراین “هیچ چیز! من کامل هستم!” پاسخ مناسبی نیست. ویژگی را مطرح کنید که با آن مشکل دارید اما برای بهبود آن تلاش می‌کنید. به عنوان مثال، شاید هرگز در سخنرانی در جمع قوی نبوده‌اید، اما اخیرا داوطلب شده‌اید جلساتی را اداره کنید تا در هنگام صحبت در جمع راحت‌تر شوید.

نمونه پاسخ به سوال “به نظر شما چه چیزی نقطه ضعف شما محسوب می‌شود؟“

“برای من به عنوان یک مدیر سخت است که تشخیص دهم افرادی که با آنها کار می‌کنم تحت فشار کاری زیاد هستند؟ یا از حجم کاری خود ناراضی هستند. البته اخیرا برای رفع این مشکل جلسات بررسی هفتگی برگزار می‌کنم و از اعضای تیمم سوالاتی را می‌پرسم مثل این که آیا احساس می‌کنند بر حجم کار خود مسلط هستند، یا چگونه می‌توانم از آنها بهتر حمایت کنم و آیا از کاری که انجام می‌دهند، راضی هستند. حتی اگر پاسخ آنها «همه چیز خوب است» باشد، این جلسات واقعاً برای من موثر بوده و زمینه ساز یک رابطه خوب و مبتنی بر اعتماد است.”

بزرگترین دستاورد حرفه‌ای شما چیست؟

هیچ چیز بهتر از سابقه دستیابی به نتایج شگفت انگیز در مشاغل گذشته، نشان دهنده مناسب بودن شما برای استخدام نیست، بنابراین هنگام پاسخ به این سوال مصاحبه خجالت نکشید! یک راه عالی برای انجام این کار استفاده از تکنیک STAR است: موقعیت، وظیفه، اقدام، نتایج. موقعیت و وظیفه را شرح دهید  (به عنوان مثال، “در آخرین شغل من به عنوان یک تحلیلگر، وظیفه من مدیریت فرآیند صدور صورت حساب بود” ). سپس آنچه انجام دادید (اقدام) و آنچه به دست آوردید (نتیجه) را شرح دهید: «در عرض یک ماه، فرآیند را ساده‌سازی کردم که باعث صرفه‌جویی 10 نفر ساعت در ماه برای گروه من شد و خطاهای صورت‌حساب‌ها را 25 درصد کاهش داد».

نمونه پاسخ به سوال “بزرگترین دستاورد حرفه‌ای شما چیست؟“

“بزرگترین دستاورد من زمانی بود که با شرکتی در زمینه روشنایی کار می‌کردم. من در آن شرکت یک مشتری بزرگ را برای تبدیل روشنایی‌های قدیمی به لامپ‌های LED کم مصرف متقاعد کردم. نقش من تبلیغ و فروش لامپ‌های کم مصرف و در عین حال ترویج مزیت بلندمدت کاهش هزینه‌های انرژی بود. مجبور شدم راهی برای آموزش مسئولان روشنایی شهر در مورد ارزش لامپ‌های کم مصرفمان ایجاد کنم که چالش برانگیز بود زیرا محصولات ما در مقایسه با گزینه‌های دیگر، هزینه اولیه بالایی داشتند. من یک بسته اطلاعاتی ایجاد کردم و رویدادی را برای مقامات شهر برگزار کردم. در آنجا توانستم محصول شرکت را به نمایش بگذارم، به سؤالات پاسخ دهم و ارزش لامپ‌های LED را در بلندمدت ترویج کنم. جلب رضایت مردم از اهمیت بالایی برخوردار بود و من توانستم با این رویدادها به طیف وسیعی از اعضای جامعه برسم. من نه تنها به هدف فروش سال اول خود به مبلغ10 میلیارد تومان رسیدم، بلکه توانستم قرارداد دیگری را در یک شهر همسایه منعقد کنیم و افتخار می‌کنم که بگویم ظرف یک سال به عنوان نماینده فروش ارشد ارتقا پیدا کردم.”

درباره زمانی که اشتباه کردید، بگویید.

احتمالاً زمانی که می‌خواهید مصاحبه کننده را تحت تأثیر قرار دهید و شغلی به دست آورید، تمایل زیادی به بیان اشتباهات گذشته ندارید. اما موی می‌گوید که صحبت کردن در مورد اشتباه و جلب نظر کسی، یکدیگر را نقض نمی‌کنند. در واقع، اگر این کار را درست انجام دهید، می‌تواند به شما کمک کند. این موضوع کلید صداقت است.

بدون اینکه دیگران را مقصر بدانید، اشتباه را بیان کرده و توضیح دهید که از اشتباه خود چه چیزی یاد گرفته‌اید و چه اقداماتی انجام داده‌اید تا مطمئن شوید دوباره اتفاق نمی‌افتد. کارفرمایان به دنبال افرادی هستند که خودآگاه باشند، بتوانند بازخورد را بپذیرند و برای بهتر شدن تلاش کنند.

نمونه پاسخ به سوال “درباره زمانی که اشتباه کردید، بگویید.”

“در اوایل کارم، ضرب الاجلی را فراموش کردم که در نهایت منجر به از دست دادن یک پروژه برای ما شد. عوامل زیادی در این امر دخیل بودند، اما در نهایت، من کسی بودم که اشتباه کردم. از آن تجربه، به عقب برگشتم و واقعاً به این فکر کردم که چه چیزی را می‌توانستم کنترل کنم و چه چیزی را باید تغییر می‌دادم. معلوم شد که به اندازه‌ای که فکر می‌کردم مدیریت زمان نداشتم. با رئیسم نشستم، در مورد چگونگی بهبود مهارت‌های مدیریت زمان خود پیشنهاداتی خواستم و چند ماه بعد توانستم یک پروژه بزرگتر برای بخش بدست آورم.”

چرا شغل فعلی خود را ترک می‌کنید؟

این یک سوال دشوار است، اما مطمئن باشید که از شما پرسیده خواهد شد. پاسخ خود را حتما مثبت نگه دارید. با منفی بافی در مورد کارفرمای فعلی خود چیزی به دست نمی‌آورید. در عوض، مسائل را به گونه‌ای مطرح کنید که نشان دهد شما، مشتاق به پذیرش فرصت‌های جدید هستید و نقشی که برای آن مصاحبه می‌کنید، تناسب بیشتری با شما دارد.

به عنوان مثال، “من واقعاً دوست دارم از ابتدا تا انتها، بخشی از توسعه محصول باشم و می‌دانم که در اینجا این فرصت را خواهم داشت.”

نمونه پاسخ به سوال “چرا شغل فعلی خود را ترک می‌کنید؟“

“من برای چالش بعدی در حرفه‌ام آماده هستم. افرادی که با آنها کار می‌کردم و پروژه‌هایی که روی آنها کار می‌کردم را دوست داشتم، اما بعد از سه سال کار متوجه شدم که کارها روتین شده و به اندازه گذشته به چالش کشیده نمی‌شوم. به جای اینکه اجازه دهم بیش از حد راحت باشم، تصمیم گرفتم به دنبال موقعیتی باشم که در آن بتوانم به رشد خود ادامه دهم.”

چه نوع محیط کاری را ترجیح می‌دهید؟

به طور ایده آل، محیطی شبیه به محیط شرکتی که برای آن درخواست می‌دهید را توصیف کنید.

نمونه پاسخ به سوال “چه نوع محیط کاری را ترجیح می‌دهید؟“

“من واقعاً از محیط کار فعلی‌ام خوشم می‌آید. مدیر من یک فرد حامی است و همیشه وقتی با مشکلی روبرو می‌شوم حاضر به کمک است و به من اعتماد دارد، بنابراین آزادی زیادی در نحوه برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی دارم که برای من بسیار مهم است. ما همه ما با هم ناهار می‌خوریم و تیم ما جلسات بررسی زیادی دارد و به طور مکرر ارتباط برقرار می‌کند، بنابراین همچنان فرصت‌های زیادی برای تبادل ایده با یکدیگر داریم. من محیط کاری مبتنی بر همکاری را دوست دارم.”

رئیس و همکارانتان شما را چگونه توصیف می‌کنند؟

اول، صادق باشید و به یاد داشته باشید، اگر به مرحله نهایی برسید، مدیر استخدام با رئیس و همکاران سابق شما تماس خواهد گرفت. سپس سعی کنید نقاط قوت و ویژگی‌هایی را که در بخش‌های دیگر مصاحبه در مورد آنها صحبت نکرده‌اید، مانند اخلاق کاری قوی یا تمایل به مشارکت در پروژه‌های دیگر را بیان کنید.

نمونه پاسخ به سوال “رئیس و همکارانتان شما را چگونه توصیف می‌کنند؟“

«در واقع، در آخرین بررسی عملکردم در ماه آذر، سرپرست مستقیم من، مرا فردی باانگیزه و کسی که از مشکلات سخت دوری نمی‌کند، توصیف کرد. نقش من شامل چالش زیادی در محل است و وقتی اوضاع خراب می‌شود، معمولاً من باید آن را برطرف کنم من هم به جای اینکه مشکل را به تیم برگردانم، همیشه سعی می‌کنم اول خودم هر کاری از دستم بر می‌آید انجام دهم. فکر می‌کنم مدیرم هم مرا این گونه توصیف می‌کند.”

با موقعیت‌های استرس‌زا و فشار چگونه برخورد می‌کنید؟

این شاید سوال دیگری باشد که تمایل داشته باشید از آن طفره بروید. اما مهم است که این سوال را رد نکنید و نگویید، “من فقط سرم را پایین می‌اندازم و آن را تحمل می‌کنم”، یا “استرس نمی‌گیرم”. در عوض، در مورد استراتژی‌های خود برای مقابله با استرس صحبت کنید (مثلا اینکه هر روز 10 دقیقه مدیتیشن می‌کنید یا می‌دوید یا یک چک لیست برنامه‌ریزی روزانه دارید). اگر می‌توانید یک مثال واقعی از یک موقعیت استرس‌زا ارائه دهید.

نمونه پاسخ به سوال “با موقعیت‌های استرس‌زا و فشار چگونه برخورد می‌کنید؟“

“با فکر کردن به نتیجه نهایی انگیزه خود را حفظ می‌کنم. به تجربه دریافته‌ام که حتی در بحبوحه یک موقعیت چالش‌برانگیز، یادآوری اهدافم و دیدن خروجی نهایی به من کمک می‌کند یک قدم به عقب بردارم و مثبت بمانم”.

چگونه کار خود را اولویت‌بندی می‌کنید؟

مصاحبه‌کنندگان می‌خواهند بدانند که شما می‌توانید زمان خود را مدیریت کنید. با صحبت در مورد هر سیستمی که برای برنامه‌ریزی دارید شروع کنید و روی یک مثال واقعی تمرکز کنید.

نمونه پاسخ به سوال “چگونه کار خود را اولویت‌بندی می‌کنید؟“

“بدون لیست کارهای روزانه‌‌­ام گم می‌شوم! در ابتدای هر روز کاری، کارهایی را که باید انجام دهم یادداشت می‌­کنم و آنها را از بالاترین اولویت به پایین‌ترین اولویت لیست می‌کنم. البته که اولویت‌ها به طور غیرمنتظره‌ای تغییر می‌کنند. مثلا هفته گذشته، قصد داشتم بیشتر وقتم را صرف تماس تلفنی با آژانس‌های تبلیغاتی برای گرفتن قیمت برای برگزاری یک کمپین کنم. وقتی با مدیرم یک چک سریع انجام دادم او گفت که به کمک فوری برای تهیه یک ارائه مهم برای یک مشتری بالقوه نیاز دارد. کار انعطاف‌پذیرتر را به پایان هفته منتقل کردم و چند ساعت بعد را صرف آماده‌سازی ارائه مشتری کردم. من تلاش می‌کنم تا ارتباطم را با مدیر و همکارانم باز نگه دارم. مثلا اگر روی کاری تمرکز می‌کنم که انجام آن زمان زیادی طول می‌کشد، سعی می‌کنم در اسرع وقت به تیمم اطلاع دهم. یا اگر حجم کاری من غیرقابل مدیریت شود، با رئیس خود در مورد اینکه کدام موارد می‌توانند به انتهای لیست اولویت‌ها منتقل شوند، صحبت می‌کنم و سعی می‌کنم انتظارات مربوط به ضرب الاجل‌های مختلف را تشخیص دهم”.

چه چیزی به شما انگیزه می‌دهد؟

مصاحبه کننده در این سوال می‌خواهد مطمئن شود که شما در مورد این نقش در این شرکت هیجان زده هستید و در صورت انتخاب شدن، انگیزه موفقیت خواهید داشت. بنابراین به عقب برگردید و به آنچه در نقش‌های قبلی به شما انرژی داده است فکر کنید. یک مورد را انتخاب کنید. اگر صادق باشید، که باید باشید، اشتیاق شما مشهود خواهد بود.

نمونه پاسخ به سوال “چه چیزی به شما انگیزه می‌دهد؟”

“من علاقه زیادی برای یادگیری چیزهای جدید و بر عهده گرفتن مسئولیت‌های جدید دارم تا به طور مداوم به عنوان یک کارمند رشد کنم و سهم بیشتری در موفقیت تیم و سازمان خود داشته باشم. در شرکت قبلی به طور داوطلبانه برای کمک به تدارکات وارد عمل شدم و نحوه انجام کارهای حمل و نقل را به طور کارآمد یاد گرفتم. همین تجربه به من کمک زیادی کرد تا سال گذشته به عنوان مدیر عملیات ارتقا پیدا کنم و به عهده گرفتن این نقش مدیریتی انگیزه‌های مرا چند برابر کرد.”

این مقاله را هم مطالعه کنید: در مصاحبه استخدامی انگیزه‌های متقاضی را بسنجید.

دوست دارید چگونه مدیریت شوید؟

این سوال دیگری است که به ارزیابی تناسب شما با سازمان مرتبط است. به عقب برگردید و به آنچه در گذشته برای شما خوب عمل کرده یا نکرده است، فکر کنید. مدیرهای قبلی چه کارهایی را برای موفقیت و رشد انگیزه شما انجام دادند؟ روی یک یا دو مورد تمرکز کنید و همیشه آنها را با یک چارچوب مثبت بیان کنید. اگر بتوانید یک مثال مثبت از یک مدیر عالی ارائه دهید، پاسخ شما قوی‌تر می‌شود.

نمونه پاسخ به سوال “دوست دارید چگونه مدیریت شوید؟“

“من از اینکه دستم در پروژه‌های مختلف باز باشد لذت می‌برم، بنابراین دوست دارم با مدیرانی کار کنم که به کارمندان خود اجازه دهند آزمایش کنند، مستقل باشند و به صورت متقابل با تیم‌های دیگر کار کنند. در عین حال، من واقعاً استقبال می‌کنم که مدیرم از من حمایت کند و رویکرد مربی‌گری داشته باشد.

خود را در پنج سال آینده کجا می‌بینید؟

اگر از شما این سوال پرسیده شد، در مورد اهداف آینده خود صادق و خاص باشید، اما این را در نظر بگیرید: یک مدیر استخدام می‌خواهد بداند که:

1. آیا انتظارات واقع بینانه‌ای را برای حرفه خود تعیین کرده‌اید؟
2.  آیا جاه طلبی دارید (یعنی این مصاحبه اولین باری نیست که به این سوال فکر می‌کنید)
3. آیا این موقعیت با اهداف رشد شما مطابقت دارد؟

بهترین کار این است که واقع بینانه در مورد اینکه این موقعیت می‌تواند شما را به کجا ببرد فکر کنید و در همین راستا پاسخ دهید. اشکالی ندارد که بگویید کاملاً مطمئن نیستید که آینده چه چیزی برای شما رقم خواهد زد، اما می‌بینید این تجربه نقش مهمی در کمک به شما برای تصمیم‌گیری دارد.

نمونه پاسخ به سوال “خود را در پنج سال آینده کجا می‌بینید؟”

“در پنج سال آینده، دوست دارم در موقعیتی باشم که به عنوان یک طراح برجسته کار کنم. تجربه کار برای یک آژانس طراحی را به دست آورده‌ام و در کل در مورد این صنعت بیشتر می‌دانم. مهارت‌های فنی خود را افزایش داده‌ام و یاد گرفته‌ام که چگونه بازخورد مشتریان را دریافت کنم و آن را در کار خود بگنجانم.

با توجه به این موقعیت شغلی در شرکت شما، فرصتی برای طراحی انواع مختلفی از محصولات نهایی از جمله وب‌سایت‌ها، برندسازی و کمپین‌های تبلیغاتی برای انواع مختلف مشتریان را به دست خواهم آورد تا قبل از تمرکز بر روی یک مورد خاص، ببینم واقعاً در کجا توانمندتر هستم.”

چه چیزی شما را منحصر به فرد می‌کند؟

«آنها واقعاً می‌خواهند پاسخ را بدانند». دلیلی به آنها بدهید تا شما را از سایر کاندیداهای مشابه انتخاب کنند. کلید این است که پاسخ خود را با شغل مورد نظر، مرتبط نگه دارید. بنابراین این که شما می‌توانید دور پارک را در شش دقیقه بدوید یا یک چالش اطلاعات عمومی را پشت سر بگذارید، ممکن است به شما در گرفتن شغل کمک نکند (اما خب، به شغل بستگی دارد!). از این فرصت استفاده کنید تا چیزی به آنها بگویید که به شما نسبت به رقبایتان برتری بدهد. روی یک یا دو مورد تمرکز کنید و فراموش نکنید هر آنچه می‌گویید را با مدرک تأیید کنید.

نمونه پاسخ به سوال “چه چیزی شما را منحصر به فرد می‌کند؟”

“من انیمیشن را از پایه به خودم یاد دادم. در دانشگاه به آن علاقه‌مند شدم و با منابع محدودی که در اختیار داشتم، تصمیم گرفتم خودم دست به کار شوم و از طریق منابع مختلف اینترنتی آن را آموختم. این رویکردی است که در تمام جنبه‌های کارم به عنوان یک ویرایشگر ویدیو در پیش می‌گیرم. من فقط منتظر اتفاقات نمی‌نشینم و همیشه مشتاق هستم وارد عمل شوم و پروژه‌های جدید را بر عهده بگیرم، مهارت‌های جدیدی یاد بگیرم یا ایده‌های جدید را به اشتراک بگذارم”.

انتظارات حقوقی شما چیست؟

قانون شماره یک پاسخ به این سوال این است که از قبل الزامات حقوقی خود را تعیین کنید، در مورد حقوق مشاغل مشابه تحقیق کنید. حتماً تجربه، تحصیلات، مهارت‌ها و نیازهای شخصی خود را نیز در نظر بگیرید!

مربی حرفه‌ای Muse، جنیفر فینک، پیشنهاد می‌کند یکی از سه استراتژی را انتخاب کنید:

• یک محدوده حقوقی ارائه دهید: اما فینک می‌گوید، پایین محدوده اعلام شده خود را به سمت میانه تا بالای آن چیزی که واقعاً برای آن امیدوار هستید، نگه دارید.
• سوال را برگردانید: فینک می‌گوید، چیزی شبیه به “این سوال خوبی است:  می‌شود بازه حقوقی این نقش را به اشتراک بگذارید؟”
• پاسخ را به تعویق بیندازید: به مصاحبه کننده خود بگویید که قبل از بحث در مورد حقوق، دوست دارید در مورد نقش یا سایر اجزای بسته جبران خدمت بیشتر بدانید.

نمونه پاسخ به سوال “انتظارات حقوقی شما چیست؟“

“با در نظر گرفتن تجربه و گواهینامه‌های من، که قبلاً گفتید برای تیم بسیار مفید خواهد بود، من برای این نقش به دنبال چیزی بین 800 تا 900 میلیون در سال هستم. اما برای من، مزایا نیز قطعا مهم هستند. سالن ورزشی رایگان داخل محل، مزایای رفت و آمد و سایر مزایا قطعا به من امکان می‌دهد تا از نظر حقوق کمی انعطاف‌پذیر باشم”.

 از چه زمانی می‌توانید شروع کنید؟

هدف شما در اینجا باید تعیین انتظارات واقع بینانه باشد که هم برای شما و هم برای شرکت مفید باشد. اگر برای شروع فوری آماده هستید می‌توانید پیشنهاد دهید که ظرف یک هفته شروع به کار می‌کنید. اما اگر نیاز به اطلاع‌رسانی به کارفرمای فعلی خود دارید، از گفتن آن نترسید. کارفرماها این را درک می‌کنند و به این موضوع احترام می‌گذارند که شما قصد دارید کارها را به درستی تمام کنید. همچنین قابل قبول است که بخواهید بین شغل‌ها استراحت کنید.

نمونه پاسخ به سوال “از چه زمانی می‌توانید شروع کنید؟“

“من از فرصت پیوستن به تیم شما هیجان زده هستم. من دو پروژه را باید در نقش فعلی خود در شرکت… تحویل دهم و برای انتقال کار به همکارانم به دو هفته زمان نیاز دارم و خوشحال می‌شوم که پس از آن با تیم شما همراه شوم.

آیا سوالی از ما دارید؟

حتما می‌دانید که مصاحبه فقط فرصتی برای مدیر استخدام برای ارزیابی شما نیست، بلکه فرصتی است تا شما هم بررسی کنید که آیا شغل مورد نظر مناسب است یا خیر.

در مورد موقعیت شغلی چه می‌خواهید بدانید؟  چند سوال خوب آماده کنید مثل:

• بهترین بخش کار در اینجا چیست؟
• در مورد محصولات جدید یا برنامه‌های رشد خود چه می‌توانید به من بگویید؟
• با چه تیمی کار خواهم کرد؟
• چه دوره‌های آموزشی را خواهم داشت؟

اگر برای یک نقش دورکاری مصاحبه می‌کنید، سوالات خاصی وجود دارد که ممکن است بخواهید بپرسید.

اگر در حال حاضر در حرفه مدیریت منابع انسانی مشغول به کار هستید یا قصد ورود به این حرفه را دارید دوره جامع مدیریت منابع انسانی آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی به شما کمک می‌کند به دانش حرفه‌ای مورد نیاز یک متخصص منابع انسانی تسلط پیدا کنید.

منبع:

https://www.themuse.com/advice/interview-questions-and-answers

تهیه و ترجمه: مسعود شکری

آنبوردینگ فرآیندی است که طی آن کارمند جدید با شرکت و فرهنگ آن آشنا می‌شود و همچنین ابزار و اطلاعات لازم برای تبدیل شدن به عضوی مؤثر در تیم را به دست می‌آورد.

کارشناسان منابع انسانی بر این باورند که آنبوردینگ کارکنان جدید در یک سازمان باید یک فرآیند راهبردی باشد که حداقل به مدت یک سال به طول انجامد. چرا که نحوه‌ی برخورد کارفرما با کارمند جدید در اولین روزها و ماه‌های کاری او، برای اطمینان از نگه‌داشت بالای کارکنان، بسیار حیاتی است.

 در این مقاله، ما یک راهنمای کامل در خصوص آنبوردینگ و مراحل آن را ارائه می‌دهیم. همچنین در انتهای مقاله چک لیست آنبوردینگ به صورت رایگان قابل دانلود است.

آنبوردینگ چیست؟

آنبوردینگ (Onboarding) که در فارسی به جامعه‌پذیری و یا اجتماعی شدن ترجمه می‌شود فرآیندی است که در آن کارمندان جدید با سازمان، همکاران، شغل، فرهنگ و فرآیندهای کاری آشنا می‌شوند و ماموریت و ارزش‌های شرکت را درک می‌کنند. در پایان دوره آنبوردینگ، کارمندان جدید باید بتوانند به طور مستقل و موثر در سازمان ایفای نقش کنند. آنبوردینگ یک مرحله کلیدی در چرخه عمر کارکنان به شمار می‌رود.

پس از یک آنبوردینگ موفق، کارمند جدید:

• نسبت به نقش و شرکت خود هیجان‌زده است.
• با همکاران خود آشنا شده است.
• با مدیر مستقیم خود ارتباط برقرار کرده است.
• به تمام منابع لازم برای انجام خوب کار خود دسترسی دارد.
• آموزش‌های لازم را دریافت کرده است.
• نقش و کار خود را درک کرده و برای موفقیت احساس آمادگی می‌کند.
• در سازمان احساس راحتی می‌کند.
• ارتباطات معنادار برقرار کرده است.
• اهداف مشخصی برای کار دارد و به آنها دست یافته است.
• به طور واضح معیارهای ارزیابی خود را درک می‌کند.

در ۸۹ درصد از سازمان‌ها، فرایند آنبوردینگ کوتاه بوده و کمتر از ۳ ماه طول می‌کشد. با این حال، آنبوردینگ واقعاً موثر یک فرآیند مداوم است که می‌تواند تا یک سال طول بکشد تا یک کارمند به حداکثر توان عملکردی خود برسد.

چرا آنبوردینگ مهم است؟

تحقیقات گروه برندون هال نشان می‌دهد که آنبوردینگ موفق می‌تواند نرخ نگهداشت کارکنان را تا ۸۲ درصد بهبود بخشد.

همچنین یافته‌های بامبو اچ آر نشان می‌دهد که کارمندانی که تجربه آنبوردینگ مثبتی دارند، ۱۸ برابر بیشتر نسبت به کارفرمای خود متعهدتر هستند.

 آنبوردینگ همچنین زمان رسیدن به بهره‌وری را تسریع می‌کند. منظور از زمان رسیدن به بهره‌وری، مدت زمانی است که طول می‌کشد تا یک کارمند جدید شروع به مشارکت کامل در سازمان کند. میانگین زمان رسیدن به بهره‌وری ۲۸ هفته است.

برای شرکت‌هایی که سعی در جذب و حفظ استعدادهای برتر دارند، فرآیند آنبوردینگ یک ضرورت است، نه یک امر لوکس.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نسل زد(Z) و ویژگی‌های آن‌ها (با مروری بر سایر نسل‌ها)

مراحل آنبوردینگ

مراحل آنبوردینگ در شکل زیر نمایش داده شده است.

• قبل از اولین روز
• اولین روز
• هفته اول
• ۹۰ روز اول
• پایان سال اول

بیایید هر مرحله را با جزئیات بیشتر بررسی کنیم.

۱. قبل از اولین روز

هنگامی که کارمند جدید شما نامه پذیرش شغل خود را امضا می‌کند، مرحله پیش آنبوردینگ آغاز می‌شود. در ادامه اقدامات کلیدی که قبل از اولین روز باید انجام دهید، آورده شده است.

ارسال ایمیل خوش آمدگویی

در این ایمیل ورود فرد جدید به سازمان را خوش‌آمد گفته و وی را در مورد اولین روز کاریش توجیه کرده و به سوالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهید:

• چه ساعتی باید شروع کنم؟
• کجا باید بروم؟ / از کجا وارد سیستم شوم؟
• آیا باید ناهار را به محل کار بیاورم؟
• در صورت داشتن سوال با چه کسی تماس بگیرم؟

همچنین می‌توانید یک ویدیو از بنیانگذاران شرکت یا مدیر تیم را برای خوش آمدگویی ایمیل کنید که باعث می‌شود تجربه کارمندی بسیار شخصی‌تر شود.

راه اندازی آدرس ایمیل و دسترسی به شبکه

فرآیند این کار برای هر سازمان متفاوت است. اگر یک بخش فناوری اطلاعات مستقل وجود داشته باشد، این اقدام ممکن است یک جریان کاری جداگانه باشد. با این حال، مهم است که این موضوع قبل از شروع کار کارمند، تنظیم و آماده شود.

آماده سازی محیط کار و تجهیزات

اطمینان حاصل کنید که محیط کاری کارمند جدید خالی و تمیز است. سخت افزار را قبل از پیوستن کارمند جدید آماده کنید، به عنوان مثال، لپ تاپ، ماوس، صفحه کلید و تلفن همراه. لپ تاپ را راه اندازی کنید و هر گونه به روز رسانی سیستم را یک روز قبل از پیوستن همکار جدید انجام دهید.

آماده سازی بسته خوش آمدگویی

بسته خوش‌آمدگویی در هر  شرکت متفاوت خواهد بود. برخی از هدایای خوش آمدگویی معمولی شامل یک دفترچه یادداشت، خودکار، بطری آب، ماگ، کیف دستی، تنقلات و هر چیز دیگری است که می‌خواهید به کارمندان جدید خود هدیه دهید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۸ نوع هدیه خوش‌آمدگویی به کارمند جدید (+متن)

2- روز اول

روز اول باید خلق یک تجربه به یاد ماندنی و مثبت باشد. در ادامه اقدامات کلیدی روز اول، آورده شده است.

خوش آمدگویی

مطمئن شوید یکی از کارکنان تیم منابع انسانی و یا یکی از همکاران کارمند جدید برای استقبال از وی آماده است، او را راهنمایی و با یک خوش آمدگویی گرم از او استقبال می‌کند.

داشتن برنامه روز اول

برای روز اول خود یک دستور کار واضح و شفاف داشته باشید. ایده خوبی است که این دستور کار را قبل از روز اول تهیه و تایپ کرده و آن را برای کارمند جدید ایمیل کنید. در روز اول کارمند جدید و مدیر او و یا مسئول منابع انسانی می‌توانند بنشینند و آن را مرور کنند.

تور بازدید از محل کار

اگر کارمند جدید به صورت حضوری می‌آید، برای او تور بازدید از محل کار برگزار کنید و بخش‌های ضروری را به وی نشان دهید، مثل محل استقرار تیم‌های مختلف، آشپزخانه مشترک، نحوه کار دستگاه‌های چای و قهوه، محل قرارگیری چاپگرها و نحوه استفاده از آنها و محل استقرار بخش‌های مختلف.

معرفی به همکاران و تیم

بخش قابل توجهی از آنبوردینگ کارکنان جدید، معرفی کارمندان جدید به همکارانشان است. معرفی کارمند جدید به همه افراد در سازمان‌های بزرگ امکان پذیر نخواهد بود، اما مطمئن شوید که آنها با همه افراد تیم خود ملاقات می‌کنند.

برای کارمند جدید یک دوست تعیین کنید

انتخاب یک دوست برای کارمندان جدید به آنها یک سیستم حمایتی ارائه می‌دهد و به آنها کمک می‌کند تا با محیط کار، فرآیندها، فرهنگ، مزایا و موارد دیگر آشنا شوند.

آموزش

 کارمندان جدید را در مورد نرم افزاری که در کار روزانه خود استفاده خواهند کرد، آموزش دهید. آموزش اولیه ایمیل را ارائه دهید، مثل نحوه تنظیم امضای حرفه‌ای و سیاست‌های پاسخ به ایمیل‌ها

این مقاله را هم مطالعه کنید: آموزش موثر و کارآمد کارکنان جدید الورود

با انجام این اقدامات که 4 تا 6 ساعت طول می‌کشد روز اول را به پایان می‌رساند. اگر زمان اضافی باقی ماند، کارمند می‌تواند با سیستم‌ها آشنا شود، همراه یک همکار کار کند یا با وظایف خود بیشتر آشنا شود.

۳. هفته اول

در هفته اول، کارمند جدید همچنان به آشنایی با تیم، شرکت و نقش خود ادامه می‌دهد.

جلسات یک به یک با مدیر مستقیم

در طول هفته اول، مدیر مستقیم باید به طور روزانه با کارمند جدید ملاقات کند. هدف از این جلسات بررسی هفته اول، ارزیابی موارد خوب و بد و برنامه ریزی برای آینده است. جلسات یک به یک ماهانه را در تقویم برای ارزیابی پیشرفت کارمند جدید در برنامه ۹۰-۶۰-۳۰ روزه برنامه‌ریزی کنید.

جلسات انفرادی با همکاران مستقیم

در حالی که کارمند جدید به احتمال زیاد با همکاران خود ملاقات کرده است، جلسات انفرادی نیز با آنها برگزار می‌کند تا در مورد کارهایی که انجام می‌دهند و نحوه همکاری با آنها بیشتر بیاموزد.

یادگیری عمیق‌تر ابزار و سیستم‌ها

بسته به ماهیت و پیچیدگی ابزار و سیستم‌هایی که کارمند جدید باید از آنها استفاده کند، ممکن است آشنایی با آنها بیش از یک روز طول بکشد.

در Zapier، کارمندان کل هفته اول را صرف یادگیری ابزار و سیستم‌های مورد نیاز برای موفقیت می‌کنند. آنها تا هفته دوم کار روی وظایف را شروع نمی‌کنند و به آنها فضایی برای جا افتادن کامل در نقش خود می‌دهند.

پروفایل کارمند را به وب سایت اضافه کنید

اگر در وب سایت شرکت صفحه “درباره ما” دارید، می‌توانید عکس پروفایل کارمند جدید را به همراه نام، نقش و یک بیوگرافی کوتاه اضافه کنید. قبل از انتشار عمومی این اطلاعات، مطمئن شوید که کارمند جدید برای به اشتراک گذاشتن این اطلاعات رضایت دارد.

معرفی همکار جدید در لینکدین

به اشتراک گذاشتن خبر ورود همکاران جدیدتان در صفحه لینکدین شرکت هم اقدام جالبی‌ست. این اقدام به هم تیمی‌های جدید کمک می‌کند تا احساس خوشایندی داشته باشند و ارتباط نزدیک‌تری با مشتریان و کارفرمایان برقرار کنند.

۴. ۹۰ روز اول

۹۰ روز اول برای هر کارمند جدید، بنیادی کلیدی برای بقیه مدت حضور او در سازمان ایجاد می‌کند.

هنگامی که افراد به شرکت شما می‌پیوندند، ممکن است متخصصان برجسته‌ای در سطح جهانی باشند، اما در سازمان شما تازه کار هستند. این بدان معنی است که آنها نیاز به راهنمایی در مورد اهداف و انتظارات عملکردی دارند. یکی از بهترین اقدامات برای شفاف‌سازی اهداف، تهیه برنامه 30-60-90 روزه است.

برنامه 30-60-90 روزه شامل تدوین اهداف واضح در اولویت‌های کوتاه و بلندمدت 30، 60 و 90 روزه و تعیین معیارهای موفقیت، بررسی عملکرد و بازخورد می‌باشد.

مدیر مستقیم کارمند جدید و یک متخصص منابع انسانی باید برای تعیین اهداف هوشمندانه ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روزه که با اهداف بلندمدت سازمان و همچنین اهداف توسعه حرفه‌ای کارمند همسو باشد، با هم همکاری کنند. به عنوان مثال، یک هدف هوشمندانه برای یک بازاریاب دیجیتال می‌تواند افزایش ترافیک وب سایت به میزان 5٪ در 6۰ روز اول باشد.

۵. پایان سال اول

جلسه نهایی آنبوردینگ را در پایان سال اول، با کارمند خود برگزار کنید. می‌توانید این جلسه را با اولین بررسی عملکرد سالانه آنها ترکیب کنید. در اینجا چند نکته مهم است.

جنبه های عملی: با کارمندان جلسه بگذارید و ببینید سال اول آنها چگونه بوده است.

عملکرد: عملکرد کارمندان جدید شما چگونه است و آیا به اهداف بلندمدت خود رسیده‌اند؟

آینده: در مورد برنامه یادگیری و توسعه آتی صحبت کنید و از آنها در مورد ترجیحات و جاه طلبی‌های شغلیشان سوال کنید.

جمع آوری بازخورد نیز مهم است. گوگل برای همه کارمندان جدید فرم بازخورد ناشناس ارسال می‌کند تا آنها بتوانند بدون نگرانی از آزرده کردن کسی، پیشنهادات و انتقادات سازنده در مورد فرآیند ارائه دهند. این به شما امکان می‌دهد تا فرآیند آنبوردینگ خود را بهبود بخشید و همچنین می‌تواند به افزایش نرخ نگهداشت کارکنان کمک کند زیرا کارکنان احساس می‌کنند که حرفشان شنیده و به آنها ارزش داده می‌شود.

دانلود چک لیست آنبوردینگ

شما می‌توانید یک نمونه چک لیست آنبوردینگ را از فایل زیر دانلود کنید.

Employee Onboarding Checklist

نتیجه‌گیری

طراحی فرآیند آنبوردینگ با ساختار خوب برای موفقیت هر سازمانی ضروری است. این فرآیند می‌تواند به شما در جذب بهترین استعدادها، کاهش نرخ خروج کارکنان جدید، افزایش تعلق کارکنان و کاهش هزینه‌های استخدام کمک کند.

 از لحظه پذیرش پیشنهاد شما، با کارمندان جدید خود ارتباط برقرار کنید، انتظارات را به طور واضح تعیین کنید، آنها را با فرهنگ و ارزش‌های شرکت خود آشنا کنید و به آنها کمک کنید تا با همکاران خود ارتباط برقرار کرده و در تیم ادغام شوند.

اگر به توسعه دانش حرفه‌ای خود در این حوزه علاقه‌مند هستید دوره آموزشی جامعه‌پذیری کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding/

دانش و تجربیات نویسنده

Deloitte یک هلدینگ بسیار بزرگ و غول پیکر و به عنوان نمادی برجسته و قهرمان نوآوری و تغییر در مدیریت سرمایه‌های انسانی و کارکنان خود محسوب می‌شود. داستان Deloitte صرفا راجع به ارقام یا اهداف نیست! داستانی است برگرفته از رشد، پرورش استعداد و پتانسیل‌ها و پذیرش ریسک تغییر است.

Deloitte که به عنوان یکی از 20 شرکت برتر برای کار در سال 2023 رتبه بندی شده است. این شرکت در سال 2015 یک بازنگری اساسی در رویکرد مدیریت عملکرد خود انجام داد و تعامل بهینه و تمرکز بر دستیابی به نتایج رشد محور بیشتری را برای کارکنان خود ارائه داد.

در این مورد کاوی به نحوه مدیریت عملکرد سیستم Deloitte و دلیل متمایز بودن آن خواهیم پرداخت.

 سیستم مدیریت عملکرد دیلویت چیست؟

ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان کار آسانی نیست. سازمان‌ها و کسب و کارها ناگزیر به متعادل سازی نیازهای تجاری خود با نیازهای افراد خود هستند. یک فرآیند مدیریت عملکرد مؤثر، ابعاد مختلفی را در بر می‌گیرد و این به معنای پرورش و ترویج یک فرهنگ با عملکرد بالا است که در عین حال عملکرد کارکنان را به روشی معنادار و آموزنده ارزیابی می‌کند.

رویکرد مدیریت عملکرد Deloitte دستخوش توسعه مجدد بزرگی شد تا در عین پوشش دهی به دغدغه‌ها و  اهداف خود به عنوان یک ابزار توسعه جامع در اجرا و عمل تبدیل شود.

رهبران Deloitte همچنین تمرکز مدیریت عملکرد را بر آنچه که رهبران با اعضای تیم خود در آینده انجام خواهند داد، به جای رتبه بندی صرف کارکنان بر اساس عملکرد گذشته، تغییر داده و جایگزین نمودند.

هدف مدیریت عملکرد در Deloitte چیست؟

سوالی است که رهبران دیلویت به دقت آنرا درنظر گرفتند.

اریکا بانک، رهبر استراتژی و نوآوری نیروی کار بخش ایالات متحده در دیلویت توضیح می‌دهد که چگونه رهبران Deloitte به دقت به آن توجه کرده‌اند.

ما فوکس گروپ‌های متعددی را در سراسر شرکت برگزار کردیم و نهایتا سه هدف اصلی را برای مدیریت عملکرد متبلور ساختیم.

رهبران دیلویت بر اساس یک دوره درون نگری عمیق و دریافت بازخوردها از افراد خود، سه هدف متبلور یافته از این تحقیقات را برای سبک و مدل مدیریت عملکرد جدید خود برگزیدند.

1. شناخت و درک صحیح عملکرد
2. تشخیص و دیده شدن صحیح عملکرد بدرستی
3. سوخت و نیروی محرکه عملکردی

نهایتا دیلویت با بهره‌مندی از هفت موضوع و تم ضروری در راستای آن سه هدف ویژه اقدام نمود.

شناخت و درک صحیح عملکرد

سیستم Deloitte در جستجو و به دنبال سیستم جبران خدمات معقول و ارتقای شایستگی محور برای کارکنان، موفق شد تا به شناسایی نقاط قوت افراد و همچنین شناسایی افراد با عملکرد پایین بپردازد.

1. تغییر رویکرد از بازخورد دهی‌های سالانه به بازخورد معمولی

Deloitte از بررسی عملکرد سالانه به بررسی‌های مکرر عملکردی به ماننند عکس گرفتن‌های فریم به فریم لحظه ای از عملکرد روی آورده و از خروجی‌های آن در برنامه‌ریزی‌های جانشین پروری، استراتژی‌های توسعه، تجزیه و تحلیل های عملکردی و سایر موارد بهره گرفت. این بررسی‌های لحظه‌ای عملکردی که همچون تصاویر لحظه به لحظه از عملکرد کارکنان بود به کمک نظرسنجی‌ها، بررسی استعدادها و سایر فرآیندهایی که برای اندازه‌گیری، پاداش و بهبود عملکرد طراحی شده‌اند، انجام و تقویت می‌شدند. بر اساس تغییر رویکرد دیلویت به بازخوردهای مستمر و غنی شده، دیلویت توانست گام موثری در ارتقا و درک غنی‌تر و مناسب‌تر از نقاط قوت و قابلیت‌های هر یک از کارکنان خود بردارد.

” به نقل از مدیر ارشد مالی دیلویت ”

مارکوس باکینگهام و اشلی گودال (باکینگهام و گودال به ترتیب کارشناسان خبره مدیریت عملکرد و مدیران سابق آموزش Deloitte ) در مقاله‌ای در هاروارد بیزینس ریویو توضیح می‌دهند: «اگر می خواهید کارکنان در مورد چگونگی انجام بهترین توان خود حین انجام کار در آینده نزدیک صحبت کنند، لازم است درنظر بگیرید که آنها باید همیشه و اغلب صحبت کنند و در حال صحبت باشند و تاکنون، ما در آزمایش‌های خود به یک ارتباط مستقیم و قابل اندازه‌گیری بین فراوانی گفتگوها و مکالمات و تعلق اعضای تیم پی برده‌ایم.

2. ساده‌سازی فرآیند بررسی

سیستم جدید پیچیدگی بررسی عملکرد گذشته را کاهش داد و یک نظرسنجی کوتاه چهار سوالی را برای مدیران پس از هر پروژه یا نهایتا هر سه ماه یکبار در اختیار قرار داد. این نظرسنجی از مدیران بر اساس اطلاعاتی که در مورد پرفورمنس و عملکرد هر یک از اعضای تیم خود برخوردارند  می‌خواهد که به سؤالات زیر راجع به ایشان پاسخ دهند.

• اگر پول و بودجه‌ی کنونی، مربوط به شخص خودم بود، آیا افزایش حداکثری برای جبران خدمات و پاداش ممکن را به این فرد می‌دادم؟
• آیا من همیشه حضور افراد کنونی تیم خودم را در تیمم خواستارم؟
• آیا در تیم کنونی فردی که در معرض ریسک عملکرد پایین باشد حضور دارد؟
• آیا افراد کنونی تیم در حال حاضر در بلوغ ارائه توانمندی های لازم برای مرحله بعدی خود بسر می‌برند؟

باکینگهام و گودال اضافه می‌کنند که :” ما از رهبران می‌پرسیم که با اعضای تیم خود چه می‌کنند، نه اینکه درباره آنها چه فکری می‌کنند. ” !

به این ترتیب رهبران Deloitte از این سؤالات بازخورد دقیق‌تری در مورد افراد خود دریافت و پاسخ‌ها به هدایت گفتگوهای بعدی در مورد ارتقا و پیشرفت‌ها در آینده منجر می‌شود.

3. دیگر از رتبه بندی اجباری خبری نیست

دیلویت سیستم سنتی رتبه‌بندی bell curve کارکنان را کنار گذاشت. رهبران Deloitte به دنبال درک چند بعدی از استعدادها، علایق، مشارکت‌ها و پتانسیل کارکنان خود رفتند. دیلویت از شناسایی و پرورش نقاط قوت فردی حمایت می‌کند، چیزی که ممکن است همیشه با استفاده از یک سیستم رتبه بندی ساده قابل اندازه‌گیری نباشد.

تشخیص و دیده شدن صحیح عملکرد بدرستی

رهبران Deloitte اطلاعاتی را که به آنها دیدگاهی نسبت به عملکرد سازمان بدهد و با کمک آن بتوان در رمزگشایی کمک کند، نیاز داشتند. اینکه بتوان درک کنند و بدانند که

• چگونه روند عملکرد کارکنان در بخش‌های مختلف سازمان با یکدیدگر متفاوت است.
• چه کسانی نیاز به توسعه و ارتقاء دارند.
• رهبران تیم‌ها در کسب و کار برای تاثیر بر خروجی نتایج عملکردی اعضای تیم چه کاری می‌توانند انجام دهند.

4. استفاده از تکنولوژی

سیستم Deloitte به افراد خود اجازه می‌دهد تا نقاط قوت خود را از طریق یک ابزار خودارزیابی درک کرده و کشف کنند، همچنین به ایشان این امکان را می‌دهد تا درباره عملکرد خود اطلاعات بیشتری کسب کنند و نقاط قوت خود را با همکاران، رهبران و سایرین به اشتراک بگذارند. این فناوری جدید برای اولین بار و صرفا مختص کارکنان Deloitte بود، بنابراین تعامل را به گونه‌ی قابل توجهی افزایش داد. این فناوری برای برجسته کردن نقاط قوت کارمندان طراحی شد.  Deloitte یک اپلیکیشن بر روی تلفن همراه را برای تکمیل پلتفرمی فناوری خود معرفی کرد که بررسی منظم و بازخورد بلادرنگ را بین رهبران تیم و اعضای آن تسهیل و چابکی هرچه بیشتر فرآیند بازخورد و همزمان کاربر پسندتر بودن آن شد.

5. رتبه بندی داوران

یکی از ویژگی‌های نوآورانه بررسی‌های فریم به فریم و لحظه‌ای عملکرد دیلویت این است که از کاربران و بازدید کنندگان می‌خواهند که اقدامات خود را به جایگزینی از ارزیابی کیفی و ویژگی‌های رفتاری اعضای تیم خود ارزیابی کنند. این رویکرد منحصر به‌ فرد در مدیریت استعدادها، موضع فعال‌تری را در شکل‌گیری ارزیابی‌های کارکنان ترویج داد. این فرآیند قضاوت ذهنی ارزیاب‌ها را اولویت بندی نمود، برای نمونه سرگروه‌های تیمی را که بعنوان نزدیکترین افراد در کنار اعضای تیم هستند و بهترین موقعیت را برای شکل گیری ارزیابی شکل می‌دهند و به منظور سادگی هر چه بیشتر فرایند، سایر مدیران یا همتایان (کارکردی) را از ارزیابی عملکرد مستثنی می‌کند.

سوخت و نیروی محرکه عملکردی

سیستم Deloitte نه تنها عملکرد کنونی کارکنان را مشاهده، شناسایی و نظارت می‌کند، بلکه عملکرد آینده ایشان را نیز هدایت می‌کند.

6. تمرکز بر توسعه در آینده

این سیستم گفتگوهای آینده نگر را اولویت بندی می‌نماید، مانند مکالماتی که توسط چهار سؤال طراحی شده در پرسش نامه‌ها و نظرسنجی‌هایی که از رهبران راجع به کارکنان و اعضای تیم خود پرسیده می‌شد. همچنین به جای تمرکز بر عملکرد گذشته، به بررسی و بحث در مورد چگونگی توسعه و رشد کارکنان در آینده، از جمله توسعه رهبری تأکید می‌نماید.

باکینگهام و گودال می‌افزایند:  “ما از تمرکز دسته جمعی بر گذشته به تمرکز مداوم بر آینده تغییر یافتیم.” همزمان که ما هر یک از عناصر این طراحی را با گروه‌های بزرگتر در سراسر Deloitte می‌آزمودیم، متوجه شدیم که این تغییر خود می‌تواند در طول زمان یک تحول باشد.

7. تاکید بر عملکرد تیم

این سیستم مدیریتی از مزایای همکاری و مشارکت کارکنان در Deloitte بهره می‌برد لذا تاکید بیشتری بر عملکرد تیمی به جایگزین از دستاوردهای فردی دارد.

الک باشینسکی، شریک سابق دیلویت، درباره اطلاعات جمع‌آوری‌شده از طریق سیستم عملکرد می‌گوید: « زیبایی داده‌ها این است که در سطح تیم قرار می‌گیرند. “طرز بیان و طراحی و ساختار سوالات، به نحویست که من می‌توانم نبض تیمم را بسنجم، اینکه آنها چه اندازه موثر کار می‌کنند و حس تعلق خاطر داشته و درگیر هستند. این داده‌ها هم اکنون ما را قادر می‌سازد تا در حوزه‌ی اثربخشی تیم تمرکز نماییم و این یک دستاورد بزرگ برای ما بود.”

خلاصه ای از رویکرد Deloitte برای مدیریت عملکرد آمده است:

علل موفقیت سیستم مدیریت عملکرد در دیلویت

هفت ویژگی رویکرد مدیریت عملکرد Deloitte که این سیستم را از اکثر سازمان‌های دیگر متمایز می‌کند.

1. برررسی های مکرر و غیررسمی

برخلاف بررسی‌های سالانه یا نیمه‌سالانه بسیاری از سازمان‌ها، سیستم جدید مدیریت عملکرد  Deloitte از بررسی‌های مکرر و غیررسمی استفاده می‌‌کند که به معیارهای پاداش یا ارزیابی رسمی مرتبط نبوده و کارکنان دیلویت را تشویق می‌کند که در مقایسه با چارچوب‌های ارزیابی مورد استفاده در سایر سازمان‌ها صادق‌تر و سازنده‌تر باشند.

2. بررسی‌های لحظه به لحظه و فریم به فریم عملکردی

بهره مندی از سبک بررسی لحظه به لحظه و فریم به فریم عملکرد یکی از ویژگی‌های منحصر به فرد سیستم Deloitte است. برخلاف فرآیند مرسوم بررسی طولانی و رایج در بسیاری از سازمان‌های دیگر، این مدل ارزیابی بر اساس نظرسنجی‌ها و مطالعات فصلی و مختصر بنا شده‌اند و صرفا جویای بازخورد رهبران Deloitte درباره اعضای تیم خود هستند. این ساختار جدید تفاوت قابل توجهی در مقایسه با حجم فرم‌ها و چک لیست‌هایی دارد که بخشی از سیستم قدیمی Deloitte بودند یا همچنان نمونه از قالب سیستم‌های امروزی هستند. پاسخ‌های این روش ارزیابی جدید تماما محرمانه هستند و داده‌ها برای ارائه دشبوردهای لازم و به موقع و برآمده از واقعیت فعالیت و عملکرد تیم‌ها جمع‌آوری می‌شوند.

باشینسکی می‌افزاید: “ما تصمیم گرفتیم چارچوبی را توسعه دهیم که ساده، محلی و بر داده‌های زمان واقعی و نقاط قوت افراد متمرکز باشد.” 

3. بازخوردهای آینده محور

اکثر سیستم‌ها در سایر سازمان‌ها برای مبنای ارزیابی عملکرد گذشته محور تنظیم شده‌اند. اما این روال در سیستم Deloitte عمدتابر مبنای سؤالات نظرسنجی و برای سنجش پتانسیل آینده طراحی شده‌اند. در کل هدف این سیستم به جای تمرکز بر عملکرد گذشته‌نگر، هدایتگری بر اساس عملکرد آینده محور است.

4. سیستم طبقه بندی آسان و سهل

سیستم دیلویت برخوردار از مبنایی چهار سوالی و ابزار مقیاس و سنجش پنج درجه‌ای است. این روش بسیار ساده‌تر از سیستم‌های پیچیده‌ای است که در سایر سازمان‌های دیگر یافت می‌شوند و به کاهش قابل توجه خطاهای ششناختی و سوگیری‌هایی که در آن سیستم‌ها وجود دارند کمک می‌کند.

5. تاکید بر نقاط قوت

دیلویت سیستم خود را به شدت مبتنی بر نقاط قوت طراحی نمود، سیستمی با تمرکز بر کارهایی که کارکنان آنها را به خوبی انجام می‌دهند و می‌توانند از نقاط قوت خود برای بهترین عملکرد و خروجی ممکن در آن زمینه استفاده کنند. چیزیکه عملا در تضاد با سیستم‌های عملکردی بسیاری از شرکت‌های دیگر که بر نقاط ضعف متمرکز هستند طراحی شده است.

6. یکپارچگی فرهنگی

سیستم Deloitte با دقت و ظرافت منعکس کننده چابکی، یادگیری مستمر و طرز تفکر رشد محور است.. این الزاما فراتر از تغییرات فرآیندی بوده و اساسا یک فلسفه در زمین‌ی رشد کارکنان و ترویج موفقیت سازمانی است.

7. رویکرد پژوهش محور با استفاده از بینش‌های مبتنی بر فناوری

این رویکرد وابسته به داده از طریق ابزارهای فناوری که به طور مداوم داده‌های عملکرد را جمع آوری و تجزیه و تحلیل می‌کند، فعالیت می‌کند. استفاده از فناوری در این مدل، به تجزیه و تحلیل بلادرنگ و در لحظه کمک می‌کند و این بازخوردهایی به مراتب به موقع و شفاف‌تر به نسبت جمع‌آوری داده‌های عملکرد در دوره های زمانی سالانه یا دوسالانه در اکثر سازمان‌ها ارائه و در اختیار قرار می‌دهد.

منبع:

https://www.zavvy.io/hr-examples/employee-performance-reviews-at-deloitte

تهیه و ترجمه: علیرضا خردمندان