مقالات

رهبری در منابع انسانی تنها به تخصص در این حوزه محدود نمی‌شود، بلکه به معنای نقش‌آفرینی به‌عنوان یک شریک استراتژیک، مشاور کسب‌وکار و تأثیرگذاری در مسیر طراحی و اجرای استراتژی‌های منابع انسانی است. رهبری به معنای توانایی هدایت افراد به‌گونه‌ای است که با میل و اشتیاق از شما پیروی کنند.

در این مقاله، به مفهوم رهبری در منابع انسانی و راهکارهایی برای تقویت این مهارت خواهیم پرداخت.

رهبری در منابع انسانی چیست؟

رهبری در منابع انسانی مجموعه‌ای از مهارت‌ها و توانایی‌ها را شامل می‌شود که مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:

۱. درک نقش منابع انسانی در کسب‌وکار

رهبران موفق منابع انسانی به‌خوبی می‌دانند که استراتژی‌ها و اهداف سازمان چگونه شکل می‌گیرند و نقش منابع انسانی در دستیابی به این اهداف چیست. آن‌ها با تیم‌های مختلف همکاری می‌کنند تا نیازها و چالش‌های موجود را درک کرده و راهکارهای مناسبی ارائه دهند.

۲. تفکر استراتژیک

رهبران منابع انسانی باید قادر باشند برای آینده برنامه‌ریزی کرده و اقدامات خود را با اهداف کلان سازمان همسو کنند. آن‌ها می‌توانند استراتژی‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت طراحی کرده و تیم‌های سازمان را در مسیر تحقق اهداف هدایت کنند.

۳. مهارت‌های حل مسئله

یکی از وظایف کلیدی رهبران منابع انسانی، شناسایی مشکلات و ارائه راه‌حل‌های مؤثر است. آن‌ها با جمع‌آوری اطلاعات، تحلیل دقیق وضعیت و استفاده از تفکر انتقادی، ریسک‌ها را پیش‌بینی کرده و بهترین اقدامات را اجرا می‌کنند.

۴. مشاوری قابل اعتماد

رهبران منابع انسانی باید بتوانند اعتماد مدیران و تیم‌ها را جلب کنند. آن‌ها با نشان دادن تأثیر تصمیمات و اقدامات منابع انسانی بر موفقیت سازمان، نقش مؤثری در تصمیم‌گیری‌های کلان دارند.

۵. حمایت از فرهنگ سازمانی

رهبری در منابع انسانی مستلزم تقویت فرهنگ مثبت سازمانی است. این شامل ترویج ارزش‌های اخلاقی، تعهد به اهداف، پذیرش تنوع و ایجاد حس تعلق در میان کارکنان می‌شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: گام‌های لازم برای موفقیت مدیر منابع انسانی در ۹۰ روز اول

۶. ابتکار عمل و نتیجه‌گرایی

رهبران موفق منابع انسانی اهداف واقع‌بینانه‌ای تعیین کرده و با تصمیم‌گیری سریع و درست، مسیر رسیدن به این اهداف را مشخص می‌کنند. آن‌ها پروژه‌ها را به‌طور فعال مدیریت کرده و برای دستیابی به نتایج مطلوب تلاش می‌کنند.

۷. رهبری با همدلی

درک نیازها و احساسات کارکنان بدون قضاوت، یکی از ویژگی‌های مهم رهبران منابع انسانی است. این رویکرد به ایجاد فضایی امن برای بیان نگرانی‌ها و نیازهای کارکنان کمک می‌کند.
رهبران منابع انسانی عاشق شغل خود هستند، اما استرس و فرسودگی شغلی آن‌ها را تحت فشار قرار داده است، و بیش از نیمی از 1,000 حرفه‌ای که مورد بررسی قرار گرفته‌اند به ترک این حرفه فکر می‌کنند.

طبق گزارش اخیر، 95 درصد از رهبران منابع انسانی و مدیران ارشد اجرایی که در یک نظرسنجی جهانی برای شرکت Sage (ارائه‌دهنده سیستم‌های یکپارچه حسابداری، حقوق و پرداخت در بریتانیا) شرکت کرده‌اند، گفته‌اند که کار منابع انسانی به‌شدت زیاد است.

نظراتی که متخصصان منابع انسانی بیان کرده‌اند:

• • • 91٪ گفته‌اند که چند سال اخیر چالش‌برانگیز بوده است.
    • 84٪ اظهار کرده‌اند که به طور منظم استرس دارند.
    • 81٪ گفته‌اند که شخصاً دچار فرسودگی شغلی شده‌اند.
    • 62٪ اعلام کرده‌اند که به ترک حرفه منابع انسانی فکر می‌کنند.

مهارت‌های کلیدی برای رهبری در منابع انسانی

برای برجسته شدن به‌عنوان یک رهبر بزرگ، متخصصان منابع انسانی نیاز به ترکیبی از مهارت‌ها و صلاحیت‌های مختلف دارند.

در اینجا یک مرور کلی از سه دسته مهارت رهبری و چند نمونه از اینکه این مهارت‌ها چگونه به‌نظر می‌رسند، آمده است:

۱. مهارت‌های رهبری سازمانی

منابع انسانی باید در تصمیم‌گیری‌های کسب‌وکار در بالاترین سطح مشارکت داشته باشد. این به این معناست که رهبران منابع انسانی باید قادر باشند در کنار سایر مدیران اجرایی قرار بگیرند و ویژگی‌های رهبری مهمی نظیر موارد زیر را داشته باشند:

تصمیم‌گیری: توانایی اتخاذ تصمیمات مؤثر بر اساس داده‌های معتبر و تحلیل‌های دقیق.

مدیریت تغییر: هدایت سازمان در مسیر تغییرات و کمک به کارکنان برای انطباق با شرایط جدید.

۲. مهارت‌های رهبری افراد

برای اینکه رهبر باشید، باید افرادی داشته باشید که بخواهند از شما پیروی کنند. افرادی که به‌درستی هدایت می‌شوند، احتمال بیشتری دارند که اهداف کسب‌وکار را به دستاورد تبدیل کنند. مهارت‌های زیر برای رهبری دیگران ضروری هستند:

مهارت‌های بین‌فردی: برقراری ارتباط مؤثر، همدلی و ارائه بازخورد سازنده.

مهارت‌های مربی‌گری: کمک به کارکنان برای رشد و توسعه فردی و حرفه‌ای.

۳. رهبری خود

اگر در رهبری خود دچار مشکل باشید، همکاران شما توانایی شما در رهبری دیگران را زیر سوال خواهند برد. یک رهبر مؤثر با نشان دادن الگو با رفتار، عادات و دانش خود اعتماد دیگران را جلب می‌کند. اصلی‌ترین مهارت‌های رهبری خود شامل موارد زیر است.

مدیریت خود: حفظ تعادل بین زندگی شخصی و کاری، سازمان‌دهی و آمادگی.

توسعه فردی: جستجوی فرصت‌های یادگیری و خروج از منطقه امن برای پیشرفت حرفه‌ای.

افرادی که خودآگاه هستند، می‌دانند که همه‌چیز را نمی‌دانند و همیشه چیزی برای بهبود و رشد خود دارند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۱۵ نشانه‌ی یک واحد منابع انسانی ضعیف و راه‌های اصلاح آن

چگونه مهارت‌های رهبری در منابع انسانی را تقویت کنیم؟

چه بخواهید یک رهبر منابع انسانی شوید و چه بخواهید در نقش فعلی خود رهبری خود را افزایش دهید، انجام برخی اقدامات می‌تواند دستاوردهایی به‌دنبال داشته باشد که به پیشرفت شما کمک کند.

برای توسعه و نمایش توانایی‌های رهبری، اقدامات زیر مفید هستند:

شناخت دقیق کسب‌وکار و نیازهای سازمان: با بخش‌های مختلف ارتباط برقرار کنید و با محصولات، خدمات و صنعت آشنا شوید.

ایجاد اعتماد و اعتبار: با رفتار صادقانه و ارتباط مؤثر، اعتماد همکاران و مدیران را جلب کنید.

رهبری با الگو بودن: با رعایت استانداردهای بالا، فرهنگ همکاری و احترام را در سازمان ترویج دهید.

مدیریت تغییرات: توانایی هدایت سازمان در شرایط تغییر را تقویت کنید.

بهره‌گیری از روش‌های نوین: از رویکردهای چابک و پروژه‌محور برای مدیریت منابع انسانی استفاده کنید.

تعیین اهداف شفاف: برای خود و تیم منابع انسانی اهداف مشخصی تعیین کنید و بر دستیابی به آن‌ها تمرکز کنید.

اخذ گواهی‌نامه‌های حرفه‌ای: با شرکت در دوره‌های تخصصی، دانش و مهارت‌های خود را ارتقا دهید.

دوره جامع مدیریت منابع انسانی آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی با کمک آموزش‌های کاربردی به شما دانش و مهارت‌های عملی برای ایفای نقش به عنوان یک متخصص منابع انسانی را می‌دهد.

92٪ از رهبران منابع انسانی اظهار کرده‌اند که حجم کار زیاد، بودجه محدود، کمبود منابع و فقدان مهارت‌های مناسب در تیم منابع انسانی، موانع موفقیت در سال پیش رو خواهند بود. علاوه بر این، 83٪ به کمبود فناوری مناسب منابع انسانی به‌عنوان یک چالش اشاره کرده‌اند.

کلام آخر

تبدیل شدن به یک رهبر عالی در حوزه منابع انسانی نیازمند زمان و تلاش است. این مسیر فقط به توسعه مهارت‌های شما محدود نمی‌شود، بلکه نیازمند ایجاد روابط و اعتماد درون و بیرون از سازمان نیز هست.

رهبری مؤثر به معنای داشتن یک شرکت موفق و کارمندانی خوشحال است. به‌عنوان یک مشاور معتمد، شما به هدایت سازمان خود در مسیر آینده‌ای نامعلوم کمک خواهید کرد.

منابع

https://www.aihr.com/blog/leadership-in-hr/

https://www.shrm.org/mena/topics-tools/news/report-hr-simply-much-work

https://www.indeed.com/hire/c/info/hr-leadership

نویسنده: سونیا جلالی

بررسی پیشینه داوطلبان در شبکه‌های اجتماعی به یکی از روش‌های رایج در فرآیند استخدام تبدیل شده است. با بررسی حضور آنلاین یک متقاضی، استخدام‌کنندگان می‌توانند شخصیت، اخلاق کاری و تطابق فرهنگی او را ارزیابی کنند.

بر اساس نظرسنجی‌ای که توسط Express Employment Professionals انجام شده است، ۶۰ درصد افراد معتقدند کارفرمایان باید پروفایل شبکه‌های اجتماعی همه متقاضیان را بررسی کنند. همچنین ۶۹ درصد باور دارند که بررسی پروفایل‌های اجتماعی متقاضیان مؤثر است.

در این مقاله می‌خوانیم بررسی شبکه‌های اجتماعی داوطلبان پیش از استخدام چیست و اجرای درست آن چه بایدها و نبایدهایی دارد.

بررسی پیشینه در شبکه‌های اجتماعی چیست؟

مدیران استخدام و کارفرمایان اکنون بررسی پیشینه داوطلبان استخدام در شبکه‌های اجتماعی (یا غربالگری شبکه‌های اجتماعی) را به عنوان بخشی از فرآیند جذب و استخدام در نظر می‌گیرند که شامل بررسی حضور آنلاین متقاضیان، پروفایل‌ها، پست‌ها، نظرات و تعاملات آنها (به طور مثال در LinkedIn ،Facebook، Instagram) می‌شود.

از طریق این فرآیند، استخدام‌کنندگان اطلاعات بیشتری درباره متقاضیان جمع‌آوری می‌کنند که فراتر از اطلاعات موجود در رزومه یا مصاحبه‌های آنها است. این بینش‌ها به منابع انسانی کمک می‌کند تا شخصیت، رفتار و تناسب کلی هر متقاضی با فرهنگ سازمانی را ارزیابی کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: داشبورد منابع انسانی چیست و چطور ساخته می‌شود+ نمونه

چرا بررسی شبکه‌های اجتماعی انجام می‌شود؟

منابع انسانی ممکن است به دلایل مختلف بررسی پیشینه داوطلبان در شبکه‌های اجتماعی را انجام دهد. یکی از دلایل این است که از تطابق اطلاعات ارائه‌شده در رزومه اطمینان حاصل کند. مثل مرور LinkedIn برای صحت‌سنجی سوابق تحصیلی یا کاری ذکرشده در رزومه یا مصاحبه.

استخدام‌کنندگان همچنین ممکن است به دنبال شواهدی از رفتار نامناسبی باشند که می‌تواند به اعتبار سازمان آسیب برساند، مانند استفاده از زبان توهین‌آمیز، اظهارات تبعیض‌آمیز یا شواهدی از فعالیت‌های غیرقانونی.

علاوه بر این، مدیران استخدام به دنبال نشانه‌هایی از همخوانی شخصیت متقاضی با ارزش‌ها و فرهنگ محیط کار شرکت هستند که می‌تواند شامل بررسی مشارکت آنها در یک هدف خاص یا علایق حرفه‌ای مرتبط برای تأیید اعتبار آنها باشد، به‌ویژه اگر انتظار می‌رود در حوزه‌ای خاص رهبر فکری یا متخصص باشند.

این بررسی همچنین به کارفرمایان فرصت می‌دهد تا شبکه حرفه‌ای متقاضی را ارزیابی کنند، که برای موقعیت‌هایی که نیازمند شبکه‌سازی برای فروش یا فرصت‌های دیگر است، مفید خواهد بود.

۷۰٪ از شرکت‌ها گزارش می‌دهند که از رسانه‌های اجتماعی برای تحقیق درباره‌ی کاندیداهای احتمالی استفاده می‌کنند.

مزایای بررسی پیشینه شبکه‌های اجتماعی برای منابع انسانی

• ارائه اطلاعات تکمیلی درباره متقاضیان: دسترسی به مهارت‌های ارتباطی، علایق و سرگرمی‌هایی که در رزومه ذکر نشده‌اند، می‌تواند به ارزیابی تناسب فرهنگی کمک کند.
• نمایش خلاقیت: پلتفرم‌هایی مانند اینستاگرام یا وبلاگ‌های شخصی می‌توانند کارهای خلاقانه و طرز تفکر متقاضیان را به نمایش بگذارند.
• ارزیابی مهارت‌های بین‌فردی: پست‌های مرتبط با فعالیت‌های گروهی یا داوطلبانه می‌توانند نشان‌دهنده توانایی کار گروهی متقاضیان باشند.
• شناسایی زودهنگام مشکلات: تشخیص اظهارات تبعیض‌آمیز یا رفتارهای غیرحرفه‌ای می‌تواند به جلوگیری از اشتباهات پرهزینه استخدام کمک کند.
• رفرنس چک غیررسمی: بررسی فعالیت‌های آنلاین متقاضیان و تطابق آن با اطلاعات رزومه می‌تواند به عنوان یک رفرنس چک غیررسمی عمل کند.

«بررسی‌های رسانه‌های اجتماعی باید به عنوان یک داده در میان سایر داده‌ها در فرآیند استخدام مورد توجه قرار گیرد و نباید تنها به‌عنوان معیاری برای انتخاب نامزدها استفاده شود. قضاوت انسانی به طور ذاتی مغرضانه است، بنابراین مهم است که فرآیندی ایجاد شود که تا حد ممکن عینیت را در تصمیم‌گیری انتخاب به ارمغان آورد.

دکتر مارنا فان در مروا، متخصص موضوع، AIHR

معایب بررسی پیشینه شبکه‌های اجتماعی

• ریسک‌های قانونی: دسترسی به اطلاعات حساس (مانند مذهب، سن، نژاد) می‌تواند منجر به ادعاهای قانونی علیه شرکت شود.
• نگرانی‌های حریم خصوصی: متقاضیان ممکن است این بررسی‌ها را تهاجمی تلقی کنند، به‌ویژه اگر منابع انسانی به محتوای خصوصی دسترسی پیدا کند.
• عدم یکنواختی: همه متقاضیان حضور فعالی در شبکه‌های اجتماعی ندارند، که می‌تواند منجر به ارزیابی نابرابر شود.
• سوءتعبیر: محتوای شبکه‌های اجتماعی ممکن است خارج از زمینه اصلی خود و به اشتباه تفسیر شود.

کارهایی که باید انجام دهید:

• کسب رضایت همه متقاضیان: همواره به متقاضیان اطلاع دهید که بررسی شبکه‌های اجتماعی بخشی از فرآیند استخدام شرکت شماست و رضایت صریح آن‌ها را بگیرید.
• فقط از اطلاعات عمومی استفاده کنید: فقط محتوای عمومی قابل دسترسی را بررسی کنید. به حریم خصوصی متقاضیان احترام بگذارید و از روش‌های غیرقانونی برای دسترسی به پروفایل‌های خصوصی استفاده نکنید. این کار نقض حریم خصوصی محسوب می‌شود.
• برای بررسی تجربه کاری و تحصیلی از LinkedIn استفاده کنید. برای مشاغل فنی، نمونه کارها بررسی کنید.
• تمرکز بر اطلاعات مرتبط با شغل: جستجوی خود را به رفتارها یا محتوایی محدود کنید که ممکن است بر عملکرد متقاضی تأثیر بگذارد، مانند شواهدی از رفتارهای غیرحرفه‌ای یا فعالیت‌های غیرقانونی.
• از یک چک‌لیست یا یک الگوی استاندارد برای ثبت نتایج استفاده کنید: تا یافته‌ها برای همه متقاضیان به‌طور یکنواخت ثبت شوند. مثلا:

• • تعیین دستورالعمل‌های روشن: معیارهای خاصی برای تعریف نقاط ضعف و نحوه استفاده از اطلاعات در تصمیم‌گیری‌های استخدام تعیین کنید تا ثبات و انسجام در فرآیند تضمین شود.
  • ثبت یافته‌های خود: پلتفرم‌های بررسی‌شده، کلمات کلیدی استفاده‌شده، و اطلاعات خاص پیدا شده را مستند کنید. این کار در صورت بروز اختلاف یا چالش قانونی از شرکت محافظت می‌کند.
  • در نظر گرفتن زمینه و زمان ارسال‌ها: به قدمت محتوا توجه کنید (یک پست جنجالی از 10 سال پیش ممکن است نگرش‌های فعلی را نشان ندهد).

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب استعداد(Talent Acquisition) چیست؟ راهنمای کامل

کارهایی که نباید انجام دهید:

• • • تمرکز بر ویژگی‌های محافظت‌شده نداشته باشید: از استفاده از اطلاعات مربوط به سن، قومیت، جنسیت، مذهب، گرایش جنسی یا سایر ویژگی‌های محافظت‌شده خودداری کنید.
    • از پروفایل‌های جعلی استفاده نکنید: هرگز پروفایل‌های جعلی ایجاد نکنید تا به محتوای خصوصی دسترسی پیدا کنید. این کار غیرحرفه‌ای است و اعتماد متقاضیان را از بین می‌برد.
    • نتیجه‌گیری سریع نکنید: براساس یک پست یا نظر نتیجه‌گیری نکنید. محتوای رسانه‌های اجتماعی ممکن است به اشتباه برداشت شود.
    • به محتوای محدود دسترسی پیدا نکنید: درخواست اتصال به پروفایل‌های خصوصی فقط برای مشاهده آن‌ها غیراخلاقی است.
    • در اتکا به شبکه‌های اجتماعی زیاده‌روی نکنید: این پروفایل‌ها ممکن است نمایشی دقیق از مهارت‌های حرفه‌ای افراد ارائه ندهند.

جمع‌بندی

بررسی پیشینه شبکه‌های اجتماعی می‌تواند اطلاعات ارزشمندی درباره شخصیت، اخلاق کاری و تناسب فرهنگی متقاضی ارائه دهد. اما ضروری است که این بررسی‌ها به‌صورت اخلاقی و قانونی انجام شود. با تمرکز بر اطلاعات مرتبط با شغل و پرهیز از اعمال تبعیض، می‌توانید تصمیمات استخدامی عادلانه‌تری بگیرید.

به یاد داشته باشید که یک پروفایل رسانه‌های اجتماعی تنها یک تصویر از زندگی فرد است. مهم است که از قضاوت‌های شتابزده پرهیز کنید. با استفاده از بررسی‌های رسانه‌های اجتماعی به‌عنوان مکمل روش‌های سنتی غربالگری، می‌توانید فرآیند استخدام را بهبود بخشید و بهترین انتخاب را داشته باشید.

اگر قصد تبدیل شدن به یک متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام را دارید دوره پرورش متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام، برای شما مفید خواهد بود.

منابع

https://www.aihr.com/blog/social-media-background-checks/

ترجمه: سونیا جلالی

مدیریت زمان به معنای این که چگونه زمان خود را سازماندهی کنیم، چیزی است که بسیاری از ما با آن مشکل داریم. مدیریت مؤثر زمان به ما این امکان را می‌دهد که بهترین استفاده را از روزمان ببریم، وظایف را سریع‌تر انجام دهیم و اولویت را به کارهایی بدهیم که بیشترین تأثیر را دارند.

در این مقاله، به معرفی 7 تکنیک کاربردی مدیریت زمان می‌پردازیم که می‌توانید به‌سادگی آن‌ها را به کار بگیرید. برای هر تکنیک، مثال‌هایی نیز ارائه خواهیم کرد.

1- تحلیل پارتو (قانون ۸۰/۲۰) Pareto Analysis

این تکنیک توسط اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، ارائه شده است. این ایده بیان می‌کند که در بسیاری از موارد، 80 درصد نتایج از 20 درصد تلاش‌ها، ورودی‌ها یا منابع حاصل می‌شود. در مدیریت زمان، قانون پارتو به شما کمک می‌کند روی وظایفی تمرکز کنید که بیشترین تأثیر را دارند. به عبارتی، 20 درصد از فعالیت‌های شما ممکن است 80 درصد نتایج مطلوبتان را به همراه داشته باشد.

مثلا اگر شما در فروش فعالیت می‌کنید، بررسی کنید کدام مشتریان یا محصولات 80 درصد از فروش شما را تشکیل می‌دهند و زمان بیشتری را به آن‌ها اختصاص دهید.

برای استفاده از قانون پارتو

1. اولویت‌بندی کنید: مشخص کنید کدام کارها ارزش بیشتری دارند یا بیشترین تأثیر را دارند.
   • مثال: آماده کردن ارائه‌ای که برای جلسه‌ی مشتری حیاتی است، به‌جای مرتب کردن ایمیل‌ها.
2. روی کارهای کلیدی تمرکز کنید: 20 درصد از کارهایی که ارزشمندتر هستند، ابتدا انجام دهید.
   • مثال: اگر برای جلسه‌ی فردا آماده شوید (20 درصد تلاش)، احتمال موفقیت در معامله (80 درصد نتیجه) بسیار بالاست.
3. کارهای کم‌اهمیت‌تر را به دیگران واگذار کنید یا به وقت دیگری موکول کنید: کارهایی که در دسته 80 درصد قرار می‌گیرند، اغلب می‌توانند کمتر مورد توجه قرار گیرند.

۲. تکنیک پومودورو Pomodoro Technique

این تکنیک توسط کارآفرین و نویسنده فرانچسکو سیریلو ایجاد شد. این روش کار را به فواصل زمانی تقسیم می‌کند که هر کدام «پومودورو» نامیده می‌شود. پومودورو شامل کار متمرکز به مدت 25 دقیقه و سپس 5 دقیقه استراحت است. بعد از هر چهار دوره، استراحت طولانی‌تری (15-30 دقیقه) در نظر بگیرید.

مثلا اگر نیاز دارید مقاله‌ای بنویسید، آن را به قسمت‌های کوچک تقسیم کنید و در بازه‌های 25 دقیقه‌ای با تمرکز کامل روی آن کار کنید.

برای استفاده از تکنیک پودومورو

1. یک وظیفه برای انجام انتخاب کنید.
2. یک تایمر (مثلاً ۲۵ دقیقه) را تنظیم کنید.
3. روی کار متمرکز شوید.
4. پس از پایان تایمر، یک علامت بر روی کاغذ بزنید.
5. استراحت کوتاهی (۳ تا ۵ دقیقه) داشته باشید.
6. این روند را تکرار کنید و پس از چهار دوره، استراحت طولانی‌تر (15 تا ۳۰ دقیقه) داشته باشید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۱۰ تکنیک کاربردی برای حل مسئله

3-ماتریس آیزنهاور Eisenhower Matrix

این ماتریس توسط دوایت آیزنهاور، رئیس‌جمهور پیشین آمریکا، ابداع شد. پیش از آنکه آیزنهاور در سال ۱۹۵۳ رئیس‌جمهور شود، به‌عنوان فرمانده نیروهای متحدین در جنگ جهانی دوم در ارتش آمریکا خدمت می‌کرد. او روزانه با تصمیمات دشواری روبرو بود که باعث شد ماتریسی را ابداع کند که اکنون به‌عنوان “ماتریس آیزنهاور” یا “ماتریس فوری-مهم” شناخته می‌شود.

این ماتریس وظایف را به چهار دسته تقسیم می‌کند:

• فوری و مهم: بلافاصله انجام دهید.
• غیرفوری و مهم: برنامه‌ریزی کنید و به‌مرور انجام دهید.
• فوری و غیرمهم: واگذار کنید.
• غیرفوری و غیرمهم: حذف کنید.

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور

لیست وظایف خود را به چهار بخش جداگانه تقسیم کنید و آن‌ها را بر اساس دو معیار مهم و غیرمهم و فوری و غیرفوری مرتب کنید.

• وظایف فوری: کارهایی که احساس می‌کنیم باید فوراً انجام شوند.
• وظایف مهم: کارهایی که به اهداف بلندمدت یا ارزش‌های شما کمک می‌کنند.

ایده‌آل این است که فقط روی وظایف موجود در دو بخش اول (مهم و فوری) کار کنید و سایر وظایف را واگذار کنید یا حذف کنید. مثلا اگر پروژه‌ای دارید که دو هفته دیگر موعد تحویل دارد (مهم اما غیر فوری)، آن را برای چند روز آینده برنامه‌ریزی کنید و از کارهای غیرضروری مثل چک کردن شبکه‌های اجتماعی بکاهید.

4-روش برنامه‌ریزی سریع (RPM)

روش برنامه‌ریزی سریع یا RPM (Rapid Planning Method) یک رویکرد خلاقانه و هدف‌محور برای مدیریت زمان و دستیابی به اهداف است که توسط آنتونی رابینز معرفی شده است. این روش به جای تمرکز بر لیست کارها، بر اهداف و نتایج دلخواه تمرکز دارد و از سه جزء اصلی تشکیل شده است:

اجزای اصلی روش RPM

1. نتیجه (Result): مشخص کنید چه چیزی می‌خواهید به دست آورید.
2. دلیل (Purpose): دلیل و انگیزه‌تان برای دستیابی به این نتیجه چیست؟
3. برنامه (Massive Action Plan): چه اقداماتی برای رسیدن به این نتیجه نیاز است؟

این سه جزء به شما کمک می‌کنند تا به جای غرق شدن در لیست‌های بلندبالای کارها، انرژی و تمرکز خود را بر نتایج مهم و تأثیرگذار بگذارید و ذهن خود را بر روی چشم‌انداز خواسته‌هایتان متمرکز کنید و آن‌ها را به واقعیت تبدیل کنید.

مثال‌های زیر نحوه بکارگیری این روش را نشان می‌دهد.

5- روش زمان‌بندی بلوکی Time Blocking Method

ایلان ماسک که به بهره‌وری بالا شهرت دارد، زمان خود را به گونه‌ای مدیریت می‌کند که می‌تواند بیش از ۸۰ ساعت در هفته کار کند و همچنان زمانی را برای خود اختصاص دهد. راز او چیست؟ زمان‌بندی بلوکی. در این روش، برای هر فعالیت یک بازه زمانی مشخص در نظر بگیرید و در آن بازه فقط روی همان کار تمرکز کنید.

مراحل زمان بندی بلوکی 

• لیست کارها را تهیه کنید: همه وظایف و کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید.
• زمان‌بندی بلوک‌ها:
  • روز خود را به بلوک‌های زمانی 15، 30، یا 60 دقیقه‌ای تقسیم کنید.
  • هر بلوک زمانی را به یک کار یا فعالیت خاص اختصاص دهید.
• اولویت‌بندی کنید: کارهای مهم‌تر را در بلوک‌های اولیه یا زمانی که انرژی بیشتری دارید، برنامه‌ریزی کنید.
• انعطاف‌پذیر باشید: در صورت تغییر شرایط، بلوک‌ها را جابه‌جا کنید، اما مراقب باشید از برنامه دور نشوید.
• زمان‌های آزاد را برنامه‌ریزی کنید: زمان‌هایی برای استراحت، ورزش، یا کارهای غیرمنتظره در نظر بگیرید.

با کمک این روش وظایف به زمان مشخص محدود می‌شوند و می‌دانید که چه زمانی باید روی چه کاری تمرکز کنید.

مثال پروژه طراحی و ارائه یک پرزنتیشن

کلید رنگ‌ها:

• 🟦 ارتباطات/برنامه‌ریزی
• 🟩 تحقیق و آماده‌سازی
• 🟪 بهبود کیفیت
• 🟧 تمرین
• 🟨 استراحت

6-کانبان Kanban

کانبان یک تکنیک مدیریت زمان بصری است که به شما کمک می‌کند پیشرفت پروژه‌های خود را دنبال کنید. در این تکنیک شما نحوه حرکت کارها را در ستون‌های مختلف با برچسب‌های متفاوت ردیابی می‌کنید.

این روش ابتدا در صنعت خودروسازی توسط تویوتا برای بهینه‌سازی فرآیندهای تولیدی و مدیریت موجودی به کار گرفته شد، اما امروزه در بسیاری از حوزه‌های دیگر از جمله توسعه نرم‌افزار، خدمات و حتی مدیریت پروژه‌های عمومی کاربرد دارد.

کانبان به معنای “تابلو” یا “کارت” است. در اصل، کانبان یک سیستم بصری برای مدیریت کارها و وظایف در جریان است. این سیستم به افراد کمک می‌کند تا دید واضح‌تری از وضعیت کارها داشته باشند و از انجام کارهای غیرضروری یا تکراری جلوگیری کنند.

کانبان چطور کار می‌کند؟

شما می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت پروژه، قلم و کاغذ، یا تخته سفید و برچسب‌ استفاده کنید.

7- قانون پارکینسون Parkinson’s Law

مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون با جمله مشهور خود شناخته می‌شود: “کارها به اندازه زمانی که برای انجام آنها اختصاص داده می‌شود، گسترش می‌یابند.”به عبارت دیگر وقتی به یک کار زمان زیادی اختصاص داده می‌شود، آن کار به طور غیرضروری طولانی‌تر می‌شود و به طور طبیعی فرآیندهای غیرمولد در آن دخیل می‌شوند.

قانون پارکینسون چگونه کار می‌کند؟

این قانون به طور مستقیم یک روش مدیریت زمان نیست، اما با درک و به‌کارگیری آن می‌توان از موثرترین ابزارها برای مدیریت زمان استفاده کرد. این قانون شما را تشویق می‌کند کارهای خود را در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر و با کارایی بیشتر انجام دهید.

فرض کنید شما باید یک گزارش مالی را آماده کنید. به جای اینکه بگویید “این گزارش را امروز انجام می‌دهم” که ممکن است باعث شود در طول روز آن را به تأخیر بیاندازید و زمان زیادی صرف آن کنید، می‌توانید بگویید “این گزارش را در 2 ساعت تمام خواهم کرد.” این محدودیت زمانی باعث می‌شود که شما تمرکز بیشتری داشته باشید و گزارش را سریع‌تر و کارآمدتر آماده کنید.

نکات کاربردی برای مدیریت زمان با این قانون

1. بدون شارژر کار کنید:
   بدون وصل کردن شارژر به لپ‌تاپ کار کنید تا مجبور شوید قبل از تمام شدن باتری، پروژه خود را به پایان برسانید.
2. زودتر کار را تمام کنید:
   به جای تعیین ضرب‌الاجل تا نیمه‌شب، هدف خود را این بگذارید که مثلاً مقاله‌تان را تا ظهر تکمیل کنید.
3. زمان مشخصی تعیین کنید:
   برای انجام یک کار، زمانی معین تعیین کنید و سپس آن زمان را نصف کنید.
4. محدود کردن زمان برای وظایف:
   مثلاً فقط ۲۰ دقیقه صبح‌ها برای پاسخ به ایمیل‌ها وقت بگذارید.

نتیجه‌گیری

مدیریت زمان به معنای کنترل بهتر وظایف و بهره‌وری بیشتر در زندگی است. با پیاده‌سازی این تکنیک‌ها، می‌توانید به اهداف خود نزدیک‌تر شوید و از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید. هرکدام از این تکنیک‌ها را متناسب با سبک زندگی و کار خود تنظیم و اجرا کنید تا نتایج بهتری بگیرید.

منابع

https://www.usa.edu/blog/time-management-techniques/

https://www.actioncoach.com/articles/time-management-techniques

https://clockify.me/time-management-techniques

تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

بزرگسالان به شیوه‌ای متفاوت از کودکان یاد می‌گیرند. درک نظریه یادگیری بزرگسالان در جامعه‌ای که به سرعت درحال توسعه است بسیار مهم است، به ویژه با ظهور فناوری‌های نوظهور مانند هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی که بازار مشاغل را تغییر می‌دهند. شیوه‌های مؤثر یادگیری بزرگسالان می‌تواند به طور قابل توجهی این انتقال را تسهیل کند و اطمینان حاصل کند که بزرگسالان به خوبی برای سازگاری با این تغییرات آماده هستند. از آنجایی که پیشرفت‌های تکنولوژی در حال تغییر صنایع هستند، توانایی یادگیری و بکارگیری مهارت‌های جدید برای توسعه شغلی و رشد شخصی کارکنان ضروری شده است. نظریه‌های یادگیری بزرگسالان بینش‌های ارزشمندی را در مورد چگونگی کسب دانش، پردازش اطلاعات و حفظ مهارت‌های جدید توسط کارکنان ارائه می‌دهد. با استفاده از این نظریه‌ها، سازمان‌ها می‌توانند تجارب یادگیری موثرتری را طراحی کنند که نیازهای منحصر به فرد یادگیرندگان بزرگسال را برآورده کند و نیروی کار توسعه یافته‌تری ایجاد کنند و در نهایت بازگشت سرمایه (ROI) خود را بهبود ببخشند.

در این مقاله اصول و چگونگی یادگیری در بزرگسالان را بررسی می‌کنیم.

اصول یادگیری بزرگسالان چیست؟

اصول یادگیری بزرگسالان که به نام آندراگوژی نیز شناخته می‌شود، مجموعه‌ای از دستورالعمل‌هایی با هدف بهینه‌سازی تجربیات یادگیری برای بزرگسالان است که توسط مالکوم نولز (معلم و محقق مشهور آمریکایی و یکی از شخصیت‌های اصلی آموزش بزرگسالان در نیمه دوم قرن بیستم) رایج شده است. نولز استدلال می‌کند که برخلاف کودکانی که هنوز از نظر شناختی در حال رشد هستند، بزرگسالان مغزشان کاملاً رشد یافته است و بنابراین به شیوه‌ای متفاوت یاد می‌گیرند. بزرگسالان بیشتر به خود هدایت می‌شوند، هدف‌گرا هستند و با نگرانی‌های عملی برانگیخته می‌شوند. آنها همچنین تجربیات بیشتری در زندگی دارند که می‌توانند از آن استفاده کنند و ارتباط بین آنچه می‌آموزند و نحوه تطابق آن با تجربیاتشان برایشان آسان‌تر می‌شود. هنگام طراحی آموزش بزرگسالان، این اصول مهم است که به خاطر داشته باشید تا اطمینان حاصل شود که محتوا جذاب و قابل اجرا در موقعیت‌های دنیای واقعی باشد و سازمان‌هایی که این اصول را با موفقیت اجرا می‌کنند، از مزایای نیروی کار توسعه یافته‌تری بهره‌مند خواهند شد.

در ادامه این اصول را مرور می‌‌کنیم.

1- نیاز به دانستن

بزرگسالان برای یادگیری به دلیل قوی نیاز دارند، مانند مشکلی که باید حل کنند و استفاده فوری از دانش جدید.اساساً، اگر آنها نتوانند کاربرد عملی مواد آموزشی خود را ببینند، بعید است که تلاش خود را صرف یادگیری کنند. این کاملاً در تضاد با کودکان است که معمولاً دستورالعمل‌های معلم خود را بدون نیاز به استدلال دنبال می‌کنند. با این حال، یادگیرندگان بزرگسال نیاز به پاسخ به این سوال اساسی دارند: چه چیزی برای من (WIIFM)؟ طبیعتاً این تفاوت اساسی نقش معلمان، مربیان و طراحان آموزش را تغییر می‌دهد. به جای اینکه صرفاً آنچه را که باید یاد بگیرید، دیکته کنید، باید بر شناسایی و برجسته کردن شکاف‌های مهارتی تمرکز کنید. با انجام این کار، به فراگیران نشان خواهید داد که «نیاز به دانستن» وجود دارد.  این «نیاز به دانستن» با شاخص انگیزه از تئوری یادگیری بزرگسالان مرتبط است و چه چیزی انگیزه‌بخش‌تر از درک مزایای ملموس و مرتبط بودن چیزی است که یاد می‌گیرید؟

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

2- یادگیری خودراهبری/خود ادراکی

یادگیری خودراهبر یک فرآیند یادگیری غیررسمی است که خارج از محیط کلاسی سنتی اتفاق می‌افتد. در این رویکرد، یادگیرنده در مورد روش، محتوا، منابع و ارزشیابی برنامه‌های یادگیری تصمیم می‌گیرد. یادگیرندگان با تعیین نیازهای خود، تعیین اهداف و جستجوی منابع، مسئولیت کامل فرآیند یادگیری را بر عهده می‌گیرند.

ناولز  سه دلیل را ذکر می‌کند که چرا یادگیرندگان بزرگسال به یادگیری خودراهبری روی می‌آورند.

اولاً، افرادی که در یادگیری ابتکار عمل دارند، می‌توانند در مقایسه با یادگیرندگانی که آموزش به آنها تحمیل شده است، چیزهای بیشتر و بهتری بیاموزند. دلیل دیگر این است که یادگیری خودراهبر یک فرآیند طبیعی است که در رشد روانی فرد اتفاق می‌افتد. در نهایت، تحولات در بخش آموزش تأکید بیشتری بر فرآیندهای یادگیری مستقل دارد.

امروزه مدیران آموزشی، طراحان آموزشی و متخصصان منابع انسانی از رویکرد یادگیری خودراهبر برای تسهیل فرهنگ یادگیری قوی و پایدار در صنایع مختلف استفاده می‌کنند. همچنین با تسلط جمعیت جوان‌تر بر نیروی کار امروزی، مفهوم یادگیری خودراهبر به طور فزاینده‌ای محبوب‌تر شده است.

کارفرمایان می‌توانند با به کارگیری سبک‌های آموزشی انعطاف‌پذیر، کارکنان را به یادگیری خودراهبر تشویق کنند. این امر را می توان با اجازه دادن به یادگیرندگان برای انتخاب آموزش حضوری، یادگیری از راه دور یا فرصت‌هایی برای یادگیری از طریق تجربه انجام داد. کارفرمایان همچنین می‌توانند گزینه آموزش غیر همزمان را به یادگیرندگان بدهند، بنابراین آنها می‌توانند آموزش را در زمان خود و با سرعت خود تکمیل کنند. به عنوان مثال، اگر کارمندان برای استفاده از یک برنامه نرم‌ افزاری جدید آموزش می‌بینند، کارفرمایان می‌توانند به آنها زمان بدهند تا به طور مستقل یا در گروه‌های کوچک با برنامه کار کنند.

نظرسنجی انجام شده توسط Censuswide (گزارش یادگیری محل کار 2019) نشان می‌دهد که Gen Z و Millennials  نسبت به همتایان Gen X و Boomer خود تمایل بیشتری نسبت به یادگیری خودراهبری و مستقل نشان می‌دهند.

3- تجربه یادگیری بزرگسالان

کارکنان دارای طیف متنوعی از تجربیات و دانش هستند که می تواند بر نحوه یادگیری آنها تأثیر بگذارد.

بزرگسالان می توانند از تجربیات زندگی خود برای درک ایده‌ها و مفاهیم جدید و یادگیری مهارت‌های جدید استفاده کنند. یادگیرندگان بزرگسال ممکن است با انتقال مهارت‌های موجود به زمینه‌های جدید یا به کارگیری دانش قبلی برای حل مسائل، تجربیات خود را بسازند. می‌توان از دانش و تجربیاتی که بزرگسالان دارند به نفع آنها استفاده کرد. آنها می‌توانند آموزش خود را ساده کنند و با استفاده از تجربیات قبلی برای استفاده در موقعیت‌های فعلی از یادگیری مجدد مفاهیم اولیه اجتناب کنند.

چگونه کارفرمایان می‌توانند از این اصل در آموزش و توسعه کارکنان استفاده کنند؟

متأسفانه، بسیاری از کارفرمایان در هنگام یادگیری و توسعه از تجربه کارکنان خود استفاده نمی‌کنند. کارفرمایان اغلب به جای ساختن بر مهارت‌ها و دانش موجود بزرگسالان، از صفر شروع می کنند و اصول اولیه را به کارمندان خود آموزش می‌دهند بدون در نظر گرفتن آنچه قبلاً می‌دانند. نادیده گرفتن مهارت‌های موجود نه تنها اتلاف وقت و منابع است، بلکه می‌تواند منجر به ناامیدی و کسالت کارمندان شود. با شروع آنچه که کارمندان قبلاً می‌دانند و بر اساس آن پایه‌گذاری شود، کارفرمایان می‌توانند تجربیات یادگیری مؤثرتر و جذاب‌تری ایجاد کنند که در نهایت به نتایج بهتری منجر شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۱۵ استراتژی برای توسعه کارکنان

4- آمادگی برای یادگیری

این اصل مبتنی بر این ایده است که اگر بزرگسالان بتوانند نحوه ارتباط آنها با زندگی خود را ببینند، بیشتر درگیر فعالیت‌های یادگیری می‌شوند. وقتی ارتباط یادگیری خود را می‌بینیم، به احتمال زیاد توجه می‌کنیم و اطلاعات را یاد می‌گیریم. به همین دلیل است که برنامه‌های آموزش بزرگسالان اغلب به شدت بر یادگیری تجربی تأکید دارند. با دادن فرصت به بزرگسالان برای یادگیری از طریق انجام، آنها به احتمال زیاد با مطالب درگیر می‌شوند و به درک عمیق‌تری دست می‌یابند.

چگونه کارفرمایان می‌توانند از این اصل در آموزش توسعه کارکنان استفاده کنند؟

کارفرمایان می‌توانند به جای آموزش مفاهیم جدید در خلأ به کارکنان، فرصت‌هایی را برای کارمندان فراهم کنند تا از طریق تجربه مستقیم بیاموزند. به عنوان مثال، کارفرمایان می‌توانند به جای سخنرانی در مورد اصول تیم سازی، فرصت‌هایی را برای کارمندان ایجاد کنند تا با یکدیگر در پروژه‌ها کار کنند و مشکلات را به صورت تیمی حل کنند و در مورد آن تجربیات فکر کنند. با استفاده از روش‌های یادگیری تجربی، کارفرمایان می‌توانند برنامه‌های توسعه حرفه‌ای جذاب‌تر و مؤثرتری ایجاد کنند که واقعاً اثربخش باشد.

5- گرایش یادگیری

یادگیرندگان بزرگسال از تمرکز بر موضوع محوری به مسئله محوری حرکت می‌کنند و در نهایت، بزرگسالان می‌خواهند مهارت‌های عملی را بیاموزند که به آنها کمک می‌کند تا مشکلاتی را که در زندگی خود با آنها روبرو می‌شوند حل کنند.

یادگیرندگان بزرگسال معمولاً بسیار هدف‌گرا هستند و معمولاً از پیامدهای انتخاب‌های خود آگاهی بیشتری دارند. اغلب آنها در هنگام یادگیری نتایج خاصی را در ذهن دارند، این تمرکز رو به جلو می‌تواند به ایجاد انگیزه در یادگیرندگان بزرگسال و حفظ آنها در مسیر کمک کند. درک ماهیت هدف‌مدار یادگیرندگان بزرگسال می‌تواند به مربیان کمک کند تا روش‌های آموزشی خود را برای برآورده کردن بهتر نیازهای یادگیرنده تنظیم کنند.

چگونه کارفرمایان می‌توانند از این اصل در آموزش توسعه کارکنان استفاده کنند؟

هنگام ایجاد محتوای آموزشی، اطمینان از ارتباط واضح بین مطالب و اهدافی که کارکنان در تلاش برای دستیابی به آن هستند، حیاتی است. در غیر این صورت، کارمندان ممکن است ارتباط یادگیری خود را نبینند و ممکن است کمتر برای تکمیل آموزش تلاش کنند. کارفرمایان باید فرصت‌هایی را برای کارمندان فراهم کنند تا از آموخته‌های خود استفاده کنند تا به آنها کمک کند تا بفهمند چگونه می‌توانند از مطالب برای دستیابی به اهداف خود استفاده کنند.

بزرگسالان زمانی بهتر یاد می‌گیرند که به آنها زمان داده شود تا در مورد اطلاعات جدید فکر کنند. به جای تمرکز بر جمع کردن اطلاعات، آموزش بزرگسالان باید دانش و رشد بلندمدت را تسهیل کند. کارفرمایان می توانند پس از هر جلسه توسعه حرفه‌ای، به کارمندان یک درخواست یا سوال ارائه دهند که از آنها بخواهد در مورد آموخته‌های خود فکر کنند.

6- انگیزه یادگیری

بزرگسالان به دلایل خود می‌خواهند یاد بگیرند، مانند پیشرفت در حرفه خود، افزایش حقوق یا افزایش عزت نفس. این محرک‌های درونی برای هر یادگیرنده متناسب با خود فرد است. به همین منظور، ضروری است که وقت خود را صرف کنید تا بفهمید چه چیزی به مخاطبان شما انگیزه می‌دهد. به هر حال، اگر فراگیران شما برای تکمیل آموزش خود انگیزه نداشته باشند، با آن درگیر نخواهند شد. به این ترتیب، شما باید این انگیزه‌ها را به عنوان بخشی از برنامه ارتباطی و برنامه آموزشی خود اجرا کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مدل بلوغ فرهنگ یادگیری چیست؟ سطوح، ارزیابی و چهارچوب عملی

چگونه می‌توانید از این اصول در آموزش کارکنان سازمان استفاده کنید؟

آموزش را در چارچوب نظریه یادگیری بزرگسالان تجزیه و تحلیل کنید. برای شروع، برنامه های L&D سازمان خود را از طریق دریچه تئوری یادگیری بزرگسالان حسابرسی کنید. روش‌های آموزشی، رویکردهای آموزشی و تئوری‌های یادگیری را در پشت ساختارهای موجود در نظر بگیرید و مواردی را که قبلاً به خوبی کار می‌کردند و مواردی که جای پیشرفت را باقی می‌گذارند، یادداشت کنید. برای حوزه‌هایی که با نظریه یادگیری بزرگسالان همسو نیستند، در نظر بگیرید که چگونه می‌توان آنها را تنظیم کرد تا با اصول آندراگوژی تطابق بیشتری داشته باشند.

اطمینان حاصل کنید که محتوای L&D شامل مثال‌های خاص و آموزش‌های واقعی باشد. این جزئیات باعث می‌شود محتوای آموزشی به خصوص مرتبط و کاربردی باشد. از طریق ابزارهای پیام‌رسان درون سازمانی و پلت‌فرم‌های دیجیتال، پشتیبانی در لحظه ارائه دهید. تصویر کلی از آموزش برای بزرگسالان مهم است.

آموزش عملی جنبه کلیدی تئوری یادگیری بزرگسالان است. فعالیت‌های عملی حضوری و مجازی را بگنجانید تا یادگیرندگان را درگیر نگه دارید و به آنها قدرت دهید تا بلافاصله پس از اتمام فعالیت‌های آموزشی، آنچه را که آموخته‌اند به برنامه‌های کاربردی واقعی منتقل کنند.

کاربرد منحنی یادگیری در یادگیری بزرگسالان

منحنی یادگیری همبستگی بین عملکرد یادگیرنده در یک کار و تعداد تلاش‌ها یا زمان لازم برای تکمیل کار است. با درک مراحل مختلف منحنی یادگیری، مربیان و طراحان آموزشی می‌توانند علاوه بر محتوای آموزشی، استراتژی‌های یادگیری مؤثرتری را تنظیم کنند تا به کارکنان کمک کنند تا سریع‌تر از ناتوانی آگاهانه به شایستگی آگاهانه حرکت کنند. همچنین به کارکنان کمک می‌کند تا به سرعت با تغییرات سازگار شوند و برای جذب اطلاعات، فناوری‌ها یا روش‌های کاری جدید مجهزتر شوند. همچنین می توانند مراحل یادگیری لازم برای دسترسی به موقعیت‌های جدید و دستیابی به اهداف خود را پیش‌بینی کنند.

نحوه استفاده از منحنی یادگیری در فرایند آموزش و توسعه کارکنان:

• • تکرار به موقع: با توجه به منحنی یادگیری، تکرار مطالب در فواصل زمانی مشخص، به تثبیت اطلاعات در حافظه بلندمدت کمک می‌کند.
  • تعیین بهترین زمان برای مرور: بهترین زمان برای مرور مطالب، قبل از آنکه به طور کامل فراموش شوند، است.
  • استفاده از تکنیک‌های یادگیری فعال: تکنیک‌هایی مانند تدریس به دیگران، حل مسئله، و بحث گروهی، به ایجاد ارتباطات قوی‌تر بین اطلاعات جدید و دانش قبلی کمک می‌کنند و در نتیجه، فراموشی را کاهش می‌دهند.
  • تنوع در روش‌های مطالعه: استفاده از روش‌های مطالعه متنوع، مانند خواندن، نوشتن، و استفاده از ابزارهای چندرسانه‌ای، به تقویت یادگیری و کاهش خستگی کمک می‌کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نقش رهبری در مدیریت منابع انسانی چیست؟

چالش‌ها و راه حل‌ها در اجرای نظریه‌های یادگیری بزرگسالان در آموزش کارکنان

کمبود زمان

بزرگسالان اغلب مجبورند بین کار، خانواده و مسئولیت های شخصی تعادل برقرار کنند و زمان محدودی برای یادگیری باقی بگذارند.

راه حل: گزینه‌های یادگیری انعطاف‌پذیر مانند یادگیری خرد، دوره‌های درخواستی، و یادگیری تلفن همراه را برای ادغام آموزش در روال روزانه کارکنان ارائه دهید.

مقاومت در برابر تغییر

کارمندان ممکن است در برابر روش‌ها یا فناوری‌های جدید یادگیری مقاومت کنند و روال‌های آشنا را ترجیح دهند.

راه حل: با برجسته کردن مزایای روش‌های آموزشی جدید و ارائه آموزش و پشتیبانی جامع، فرهنگ یادگیری مستمر را پرورش دهید.

عدم شخصی‌سازی

برنامه‌های آموزشی یکسان، ممکن است نیازهای متنوع فراگیران بزرگسال را برآورده نکند.

راه حل: از فناوری های یادگیری تطبیقی ​​برای شخصی سازی تجربیات یادگیری بر اساس نیازها و ترجیحات فردی استفاده کنید.

موانع تکنولوژی

برخی از فراگیران ممکن است با استفاده از فناوری‌های جدید یا دسترسی به آموزش آنلاین مشکل داشته باشند.

راه حل: برای تسهیل انتقال به پلتفرم های یادگیری جدید، رابط های کاربرپسند، دستورالعمل‌های واضح و پشتیبانی فنی ارائه دهید.

جمع بندی

تئوری یادگیری بزرگسالان به عنوان یک چارچوب اساسی برای متخصصان یادگیری و توسعه (L&D) عمل می‌کند و تجربیات یادگیری جدید را با دانش موجود فراگیران پیوند می‌دهد. کاربرد گسترده آن بر اثربخشی آن در شکل‌دهی برنامه‌های آموزشی سازمانی، افزایش ارتباط، و به حداکثر رساندن نتایج یادگیری با استفاده از زمینه‌های شخصی و تجربیات قبلی فراگیران تأکید می‌کند.

کارفرمایانی که می‌خواهند فرهنگ یادگیری مادام‌العمر را تقویت کنند، می‌توانند بر ایجاد محیطی تمرکز کنند که در آن کارکنان از پرسیدن سؤالات، جستجوی کمک و به اشتراک گذاشتن ایده‌ها احساس راحتی کنند. کارفرمایان می توانند این حس اجتماعی را با تشویق شبکه و همکاری در داخل و خارج از کار ارتقا دهند. آنها همچنین می توانند فرصت هایی را برای کارمندان فراهم کنند تا با مربیانی که می توانند راهنمایی و پشتیبانی کنند ارتباط برقرار کنند. با ایجاد یک محیط یادگیری حمایتی، کارفرمایان می توانند اطمینان حاصل کنند که کارکنان آنها منابع لازم را برای ادامه توسعه مهارت های خود در طول حرفه خود دارند و از آنجایی که یادگیری بزرگسالان اساساً مبتنی بر یادگیری خودگردان و مستقل است، برای دوره های آموزشی ضروری است که استقلال، همکاری، توانمندسازی و خود هدایتی را در طراحی خود لحاظ کنند.

منابع

https://studyonline.uts.edu.au/blog/principles-adult-learning-use-employee-development#:~:text=The%20principles%20of%20adult%20learning%20suggest%20that%20adults%20learn%20best,when%20they%20want%20to%20learn

https://www.valamis.com/hub/adult-learning-principles

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/elearning/adult-learning-theory/

https://ala.asn.au/adult-learning/the-principles-of-adult-learning/

https://www.valamis.com/hub/adult-learning-principles

https://otpecq.group.uq.edu.au/resources-publications/clinical-educators-resource-kit/approaches-clinical-education/adult-learning-theory

https://studyonline.uts.edu.au/blog/principles-adult-learning-use-employee-development

https://www.cdc.gov/training-development/media/pdfs/2024/04/adult-learning-principles.pdf

https://www.growthengineering.co.uk/adult-learning-theory/

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/elearning/adult-learning-theory/

https://whatfix.com/blog/adult-learning-theory/

https://disprz.ai/blog/power-of-adult-learning-theories-for-ld

https://research.com/education/adult-learning-theory

https://helloezra.com/resources/insights/adult-learning-challenges-workplace

https://www.karamooz.com/blog/ebbinghaus-forgetting-curve/

https://strategicplanning.me/what-is-learning-curve/

https://lemonlearning.com/blog/learning-curve-professional-development

https://whatfix.com/blog/learning-curve/

نویسنده: تینا خیاطان

تحلیل SWOT  یکی از قدیمی‌ترین ابزاراهای استراتژیک برای شناسایی نقاط قوت و ضعف درونی و فرصت‌ها و تهدیدهای بیرونی سازمان است. در مدیریت منابع انسانی تحلیل جامع SWOT شما را برای ایجاد استراتژی‌های مؤثر منابع انسانی آماده می‌کند.

در این مقاله نحوه به کارگیری این ابزار در مدیریت منابع انسانی تشریح شده است.

تحلیل SWOT چیست؟

تحلیل SWOT منابع انسانی ابزاری استراتژیک در مدیریت منابع انسانی است که برای تدوین نقشه‌ راه و تحقق چشم‌انداز کنونی و آینده‌ سازمان به کار می‌رود. تحلیل SWOT مخفف نقاط قوت (Strengths)، نقاط ضعف (Weaknesses)، فرصت‌ها (Opportunities)، و تهدیدها (Threats) است. نقاط قوت و ضعف همواره مربوط به محیط‌های داخلی یک سازمان هستند، در حالی که فرصت‌ها و تهدیدها عوامل خارجی به شمار می‌آیند.

نقاط قوت (Strengths)

نقاط قوت به ویژه آن چیزی هستند که شما در آن بهترین هستید و دیگران نمی‌توانند مانند شما عمل کنند. مثلاً اگر سازمان دارای تیم با استعداد و کارآمد یا برنامه‌های آموزشی مؤثری باشد، این موارد به‌عنوان نقاط قوت شناخته می‌شوند که می‌توانند در جذب و نگهداشت کارکنان تأثیرگذار باشند.

نقاط ضعف‌ (Weaknesses)

نقاط ضعف حوزه‌ای هستند که نیاز به بهبود دارد مشروط به اینکه به درستی شناخته شوند. تحلیل SWOT کمک می‌کند تا مشکلات و نقاط ضعف بخش منابع انسانی، مانند نبود سیستم‌های ارزیابی عملکرد یا کمبود فرصت‌های آموزشی، شناسایی شوند. با شناخت این ضعف‌ها، سازمان‌ها می‌توانند برنامه‌های بهبود را طراحی کنند.

فرصت‌ها (Opportunities)

فرصت‌ها به محیط‌ خارجی سازمان مربوط می‌شوند. مثل تغییرات بازار کار، فناوری‌های جدید، یا قوانین حمایتی ممکن است فرصت‌های خوبی برای سازمان فراهم کنند تا از این فرصت‌ها برای تقویت منابع انسانی بهره‌برداری کند.

تهدیدها (Threats)

تهدیدها هم عوامل بیرونی هستند که ممکن است بر سازمان شما تاثیر بگذارند. مانند رقابت بالا در جذب استعدادها، تغییرات قوانین کار یا مشکلات اقتصادی که می‌توانند تأثیر منفی بر منابع انسانی داشته باشند. تحلیل SWOT به سازمان کمک می‌کند تا این تهدیدها را پیش‌بینی و مدیریت کند.

نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی درون سازمان هستند که می‌توان آن‌ها را کنترل کرد. فرصت‌ها و تهدیدها عوامل خارجی هستند که خارج از کنترل منابع انسانی قرار دارند.

چرا منابع انسانی باید تحلیل SWOT انجام دهد؟

تحلیل SWOT برای بخش منابع انسانی این امکان را فراهم می‌کند که عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر منابع انسانی سازمان خود را شناسایی کرده و تیم را برای ایجاد استراتژی‌های بلندمدت آماده کند.

آگاهی از نقاط قوت به شما کمک می‌کند تا اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را تدوین کنید. شناسایی ضعف‌ها به شما اجازه می‌دهد کمبودها را برطرف کرده یا در برخی زمینه‌ها بهبود ایجاد کنید. فرصت‌ها، چشم‌اندازی از مسیر آینده دپارتمان شما ارائه می‌دهند. تهدیدها می‌توانند شما را از مشکلات و ریسک‌های احتمالی در آینده آگاه کنند.

تحلیل SWOT می‌تواند به دپارتمان منابع انسانی کمک کند تا تصمیم بگیرد چه بخش‌هایی قوی و در کدام‌ها ضعیف هستند، تا منابع به‌درستی تخصیص داده شوند.

توصیه می‌شود رهبران منابع انسانی هر شش ماه یک‌بار تحلیل SWOT را انجام دهند تا بررسی کنند که چگونه نیازهای نیروی کار در طول دوره تغییر کرده‌اند و چگونه به این تغییرات پاسخ دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

چگونه منابع انسانی می‌تواند تحلیل SWOT انجام دهد

1. نقاط قوت خود را شناسایی کنید

نقاط قوت به دارایی‌هایی اشاره دارد که می‌توانند سازمان را به سمت اهدافش هدایت کنند. مثلا داشتن یک برند کارفرمای شناخته‌شده نه‌تنها برای شهرت شما خوب است، بلکه به کاهش هزینه‌های استخدام نیز کمک می‌کند. یا یک بسته جبران خدمات رقابتی تأثیر قابل‌توجهی بر رضایت کارکنان دارد.

برخی از پرسش‌هایی که می‌توانید برای شناسایی نقاط قوت خود در نظر بگیرید:

• چه دستاوردهایی در بخش منابع انسانی حاصل شده است؟
•  چه چیزی منابع انسانی شما را از دپارتمان‌های منابع انسانی سایر سازمان‌ها متمایز می‌کند؟
•  چه عواملی باعث برجستگی دپارتمان منابع انسانی شما می‌شود؟ به عنوان مثال، دسترسی به ابزارهای منابع انسانی یا داشتن مهارت‌های تخصصی و منحصر به فرد.

2. ضعف‌های خود را بشناسید

ضعف‌ها عواملی داخلی هستند که به‌عنوان یک «نقص» عمل می‌کنند و می‌توانند بر سازمان تأثیر منفی بگذارند. مثلا نرخ بالای خروج کارکنان به این معنی است که شرکت در حفظ کارکنان خود برای مدت طولانی ناموفق است. یا به طور مثال بودجه محدود استخدام می‌تواند روند استخدام را طولانی کند.

برخی از پرسش‌هایی که می‌توانید برای شناسایی ضعف‌های خود در نظر بگیرید:

• در کدام بخش‌های منابع انسانی در حال حاضر عملکرد ضعیفی دارید؟
• چه عواملی داخلی، دستیابی به اهداف منابع انسانی را دشوار می‌کنند؟
• چه منابعی در دپارتمان منابع انسانی شما کمبود دارند (نیروهای انسانی، فناوری، منابع)؟

3. فرصت‌های خود را کشف کنید

فرصت‌ها عوامل خارجی هستند که می‌توانند منجر به رشد دپارتمان منابع انسانی شوند. به طور مثال سرمایه‌گذاری در فناوری منابع انسانی می‌تواند عملیات منابع انسانی را با خودکارسازی و ساده‌سازی وظایف تکراری مانند غربالگری رزومه‌ها، حقوق و دستمزد، ثبت زمان و ایجاد و نگهداری سوابق کارکنان تسریع کند.

برخی از پرسش‌هایی که باید هنگام کشف فرصت‌ها به آن‌ها توجه کنید:

•  چه منابع خارجی می‌توانید برای دستیابی به اهداف منابع انسانی خود به‌کار گیرید؟
•  کدام فناوری‌های منابع انسانی در آینده مورد تقاضا خواهند بود؟
•  چه ابزارها یا فناوری‌های منابع انسانی را می‌توان تهیه یا استفاده کرد تا منابع انسانی وظایف خود را کارآمدتر انجام دهد؟
•  سهامداران چه دیدگاهی نسبت به دپارتمان منابع انسانی دارند؟

4. تهدیدهای خود را شناسایی کنید

تهدیدهای دپارتمان منابع انسانی عوامل خارجی هستند که به‌طور منفی بر سازمان تأثیر می‌گذارند. به طور مثال اگر رقبای شما کارکنان را برای نقش‌های خاص استخدام کنند، جنگی برای جذب استعدادها در می‌گیرد. به‌ویژه در بازاری که کمبود استعدادها وجود دارد. یک گزارش از کورن‌فری نشان می‌دهد که تا سال ۲۰۳۰، بیش از ۸۵ میلیون شغل ممکن است بدون پر شدن باقی بمانند زیرا ممکن است افراد ماهر کافی برای پر کردن آن‌ها وجود نداشته باشد. اگر این مشکل حل نشود، کمبود استعداد می‌تواند منجر به حدود ۸.۵ تریلیون دلار درآمد سالانه تحقق‌نیافته تا سال ۲۰۳۰ شود.

برخی از پرسش‌هایی که باید هنگام شناسایی تهدیدها به آن‌ها فکر کنید:

•  آیا اتوماسیون وظایفی را که تیم منابع انسانی قبلاً انجام می‌داد، جایگزین می‌کند؟
•  کاندیداها هدف یا صنعت منابع انسانی چه دیدگاهی نسبت به سازمان شما دارند؟
•  آیا تیم‌های منابع انسانی سایر شرکت‌ها در مقایسه با شما برتری خاصی دارند؟

یک نمونه تحلیل SWOT

در ادامه یک نمونه جدول تحلیل SWOT برای منابع انسانی ارائه شده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

نکاتی برای انجام تحلیل SWOT

یک تحلیل SWOT مؤثر نیاز به جمع‌آوری داده‌های مناسب و استفاده از آن‌ها برای اتخاذ تصمیمات صحیح منابع انسانی دارد. در اینجا نکاتی برای انجام تحلیل SWOT در منابع انسانی آورده شده است:

1. شناسایی ذینفعان کلیدی: کارکنان، مدیریت، صنعت و جامعه همه در شناسایی و تحلیل عوامل در هر دسته (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) مشارکت دارند، بنابراین مهم است که نظرات هر بخش را دریافت کنید.
2. برگزاری یک جلسه طوفان فکری با هر ذینفع: این جلسه برای کشف نقاط قوت و ضعف که بر یکدیگر و سازمان به‌طور کلی تأثیر می‌گذارند، برگزار می‌شود. طوفان فکری دیدگاه‌ها و بینش‌های جدیدی را به ارمغان می‌آورد که احتمالاً در صورت برگزاری جلسه تنها با تیم منابع انسانی به وجود نمی‌آید. برای جمع‌آوری داده‌ها در مورد فرصت‌ها و تهدیدها تحقیق کنید. از حدس و گمان خودداری کنید و در صورت امکان، تحقیقات خود را با ارقام، نمودارها یا تصاویر پشتیبانی کنید.
3. از آنجا که تحلیل SWOT به‌عنوان مبنایی برای استراتژی‌های منابع انسانی شما تبدیل خواهد شد، تعیین و اندازه‌گیری KPIهای مهم برای پشتیبانی از یافته‌های شما ضروری است. نمونه‌هایی از KPIها شامل نرخ خروج کارکنان، زمان استخدام و غیره است.
4. تحلیل SWOT خود را ایجاد کنید. تمام عواملی را که از ذینفعان جمع‌آوری کرده‌اید، فهرست کنید و آن‌ها را به ترتیب اهمیت مرتب کنید: از مهم‌ترین تا کم‌اهمیت‌ترین. عوامل اولویت‌دار که بیشترین سود را برای کسب‌وکار شما به ارمغان می‌آورند.
5. برنامه‌های عملیاتی ایجاد کنید تا مشخص کنید که آیا:

•  می‌توانید از نقاط قوت خود برای ایجاد فرصت‌ها در بازار استفاده کنید
•  می‌توانید از نقاط قوت و فرصت‌های خود برای از بین بردن نقاط ضعف و تهدیدها استفاده کنید
• می‌توانید تهدیدها را در رابطه با نقاط ضعف کاهش دهید

6. تحلیل انجام شده را در مکانی نگهداری کنید که همه ذینفعان به آن دسترسی داشته باشند. هر از چند گاهی آن را مرور کنید تا به اولویت‌ها توجه و برنامه‌های تعریف شده عملیاتی شوند.

جمع‌بندی

تحلیل SWOT منابع انسانی به تیم منابع انسانی این امکان را می‌دهد تا دید واضحی از عوامل داخلی و خارجی داشته باشد. نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی درون سازمان هستند که می‌توان آن‌ها را کنترل کرد. فرصت‌ها و تهدیدها عوامل خارجی خارج از سازمان هستند که فراتر از کنترل منابع انسانی هستند. تحلیل دقیق نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها تیم منابع انسانی را برای ایجاد استراتژی‌های مؤثر آماده می‌کند.

منابع

https://www.aihr.com/blog/hr-swot-analysis/

https://web.hr/contents/hr-swot-analysis-eguide

تهیه کننده: مسعود شکری

ارتقای کارکنان به معنای انتقال یک فرد به سطح بالاتری در سازمان است که معمولا با افزایش حقوق، تغییر موقعیت شغلی، مسئولیت‌، جایگاه و یا مزایای بیشتر همراه است. ارتقا برای کارکنان اهمیت زیادی دارد به گونه‌ای که 33 درصد از کارمندان به دلیل نبود فرصت‌های رشد و ارتقا در شغل فعلی خود به دنبال موقعیت جدیدی هستند. همچنین ارتقای کارکنان یک راهکار مؤثر برای حفظ کارکنان و تسریع رشد کسب‌وکار است.

این مقاله یک راهنمای کامل در خصوص ارتقای کارکنان را به همراه چک لیست ارتقا در اختیار شما قرار می‌دهد.

ارتقای کارکنان چیست؟

ارتقای کارکنان (Employee Promotion) به زمانی گفته می‌شود که یک کارفرما تصمیم می‌گیرد کارمندی برجسته را به موقعیت شغلی متفاوت و اغلب بالاتر در شرکت منتقل کند.

این نوع ارتقا معمولاً با افزایش مسئولیت همراه است، به طور مثال در مورد نقش مدیر ارشد، فرد ارتقا یافته می‌بایست تیم‌ها را مدیریت کند، تصمیمات مهم بگیرد، پروژه‌های بزرگتری را نظارت کند یا هدایت اقدامات استراتژیک را بر عهده بگیرد.

ارتقا اغلب با افزایش حقوق همراه است که نشان‌دهنده ارزش افزوده‌ای است که کارمند از طریق مسئولیت‌های جدید برای شرکت به ارمغان می‌آورد. این افزایش حقوق می‌تواند با به رسمیت شناختن مهارت‌ها، عملکرد و وفاداری کارمند، انگیزه‌ای برای او باشد.

انواع ارتقا در سازمان

ارتقای عمودی (Vertical)

در ارتقای عمودی، کارمند به موقعیتی بالاتر با مسئولیت‌ها، حقوق و اختیارات بیشتر منتقل می‌شود.
به طور مثال کارفرما یک کارشناس حقوق و دستمزد را به مدیر حقوق و دستمزد ارتقا می‌دهد. وی اکنون مسئولیت‌های زیر را بر عهده دارد:

• • نظارت بر تیم حقوق و دستمزد
  • تحلیل و حسابرسی حقوق و دستمزد
  • استخدام و آموزش اعضای جدید تیم حقوق و دستمزد

ارتقای افقی (Horizontal)

در ارتقای افقی کارمند به موقعیت دیگری در همان سطح سازمانی منتقل می‌شود تا وظایف متفاوتی انجام دهد یا مسئولیت‌های گسترده‌تری بپذیرد. این ارتقا ممکن است با افزایش حقوق همراه باشد یا نباشد.

مثلا یک تحلیل‌گر نرم‌افزار نقش مهندس نرم‌افزار را بر عهده می‌گیرد در حالی که هنوز در همان سطح کارشناسی است ولی اکنون وظایف مدیریت پروژه و مسئولیت‌های راهنمایی و مشاوره را نیز بر عهده دارد.

انواع ارتقا را می‌توان از منظر سیاست‌های سازمانی در دو شکل باز و بسته هم دسته‌بندی کرد.

ارتقای باز (Open)

در ارتقای باز، بخش منابع انسانی به‌طور عمومی موقعیت شغلی باز را در سازمان اطلاع رسانی می‌کند و کارمندان واجد شرایط می‌توانند برای آن درخواست دهند. مثلا یک شرکت برای موقعیت مدیر فروش منطقه‌ای آگهی می‌دهد و از تمام کارمندان واجد شرایط و علاقه‌مند دعوت می‌کند که درخواست داده و برای ارتقا رقابت کنند.

ارتقای بسته (Closed)

در ارتقای بسته منابع انسانی و مدیریت بدون اعلام عمومی به سازمان، کارمندان واجد شرایط را برای ارتقا انتخاب می‌کنند.
مثلا تیم اجرایی به‌طور محرمانه یک مدیر مالی را برای نقش مدیر ارشد مالی (CFO) بر اساس عملکرد و پتانسیل او انتخاب می‌کند، بدون اینکه این نقش به دیگران در شرکت اعلام شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

اهمیت ارتقای کارکنان

ارتقای کارمندان نه تنها برای خود آنها، بلکه برای سازمان‌هایشان نیز سودمند است. در اینجا به برخی از مزایای اصلی ارتقا اشاره می‌کنیم:

توسعه حرفه‌ای کارمندان

کارمندانی که ارتقا می‌گیرند معمولاً با چالش‌های جدیدی مواجه می‌شوند و مهارت‌های تازه‌ای را فرا می‌گیرند که به رشد حرفه‌ای آن‌ها کمک می‌کند.

افزایش رضایت شغلی

ارتقا  معمولاً باعث می‌شود کارمندان احساس ارزشمندی کنند. این حس ارزشمندی و دیده شدن، رضایت شغلی آن‌ها را افزایش می‌دهد.

افزایش انگیزه و بهره‌وری کارمندان

مسئولیت‌های بیشتر و حقوق بالاتر که معمولاً با ارتقا همراه است، می‌تواند انگیزه کارمندان را برای عملکرد بهتر و افزایش بهره‌وری فراهم کند.

کاهش منحنی یادگیری

کارمندان ارتقا یافته به دلیل آشنایی با فرهنگ و فرآیندهای شرکت، سریع‌تر از یک کارمند جدید با وظایف جدید سازگار می‌شوند.

رشد بیشتر سازمان

ارتقای داخلی باعث ایجاد یک گروه از کارمندان با تجربه می‌شود که به‌خوبی مأموریت و اهداف سازمان را درک می‌کنند. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و مستقیماً به پیشرفت شرکت کمک کنند.

بهبود نرخ ماندگاری کارمندان

کارمندان در صورتی که فرصت‌های رشد و توسعه حرفه‌ای داشته باشند، احتمال بیشتری دارد که در شرکت بمانند.

کاهش هزینه‌های استخدام

ارتقای داخلی نیاز به برنامه‌های آموزشی گسترده برای آشنایی با شرکت را کاهش می‌دهد و هزینه‌های استخدام نیروی جدید را به حداقل می‌رساند.

مراحل ارتقای کارکنان

یک فرآیند ارتقای ساختاریافته تضمین می‌کند که سازمان شما افراد مناسب را در زمان مناسب ارتقا می‌دهد و این امر به موفقیت سازمان و رضایت کارکنان کمک می‌کند. در زیر هفت مرحله ضروری برای اطمینان از داشتن یک فرآیند مؤثر برای ارتقای کارکنان آورده شده است:

مرحله ۱: تعیین معیارهای ارتقا

اولین قدم این است که معیارهای واضح، مشخص و قابل اندازه‌گیری را برای ارتقا تعریف کنید. این کار تضمین می‌کند که تصمیمات ارتقا بر اساس داده‌های عملکردی عینی گرفته می‌شوند نه بر اساس طرفداری یا تعصب.

مهم است که معیارها را بر اساس نیازهای نقش، ارزش‌های شرکت و نیازهای تجاری تعیین و مستند کنید. این معیارها می‌توانند شامل شاخص‌های عملکرد، مهارت‌های رهبری، هماهنگی با فرهنگ سازمانی و سابقه کار باشند. همچنین باید این معیارها را به‌طور شفاف به مدیران و کارکنان ابلاغ کرده و آن‌ها را در سیاست و دستورالعمل ارتقای کارکنان لحاظ کنید.

مرحله ۲: شناسایی فرصت‌های ارتقا

در گام دوم، فرصت‌های ارتقا را در داخل شرکت شناسایی کنید. این فرصت‌ها می‌توانند شامل رشد شرکت یا تغییرات ساختاری، بازنشستگی کارکنان مسن‌تر یا پروژه‌های جدیدی باشند که نیاز به ارتقا را ایجاد می‌کنند.

با مدیران ارشد همکاری کنید تا نیازهای سازمان را ارزیابی کرده و بر اساس آن یک برنامه ارتقا ایجاد کنید. همچنین مشاغل فعلی را بررسی کنید و فرصت‌های پیشرفت را شناسایی کنید. برنامه جانشین‌پروری را طراحی کنید تا کارکنان با پتانسیل بالا برای نقش‌های رهبری آینده آماده شوند.

مرحله ۳: ارزیابی عملکرد و پتانسیل کارکنان

پس از شناسایی فرصت‌های ارتقا، عملکرد کارکنان را ارزیابی کنید تا افرادی که آماده ارتقا هستند شناسایی شوند. هنگام بررسی عملکرد شغلی، بهره‌وری، کیفیت کار و سطح رضایت مشتریان را در نظر بگیرید. مصاحبه‌های شایستگی‌محور را برای ارزیابی شایستگی رهبری و سایر شایستگی‌های مورد نیاز ارتقا انجام دهید.

همچنین می‌توانید آزمون‌های مهارتی، تست‌های شخصیتی یا شبیه‌سازی‌هایی را برای ارزیابی دانش، مهارت‌های فنی و تناسب آن‌ها با موقعیت جدید اجرا کنید. با مدیران و همکارانشان صحبت کنید تا درک بهتری از مناسب بودن آن‌ها برای ارتقا پیدا کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات پیشنهادی برای مصاحبه ارتقای شغلی

مرحله ۴: همکاری با مدیریت

بر اساس نتایج ارزیابی‌ها و مصاحبه‌ها، می‌توانید با مدیران برای تصمیم‌گیری درباره کارکنان واجد شرایط ارتقا همکاری کنید. سپس منابع انسانی و مدیر باید تأییدیه مدیریت ارشد را برای این تصمیم کسب کنند.

تأییدیه مدیریت ارشد به ویژه برای ارتقا به نقش‌های رهبری حیاتی است، زیرا باید از برنامه‌های رشد بلندمدت شرکت و اهداف آن پشتیبانی کنند. این تأییدیه همچنین باید با ساختار حقوق و دستمزد شرکت همخوانی داشته باشد.

مرحله ۵: ابلاغ تصمیم تأیید شده

پس از تأیید تمام طرف‌های مربوطه، تصمیم ارتقا باید ابتدا به کارمند ارتقا یافته و سپس به سایر کارکنان شرکت اعلام شود.

ابتدا با کارمند به‌طور خصوصی درباره ارتقا و دلایل آن صحبت کنید. به او تبریک بگویید، دستاوردهایش را به رسمیت بشناسید و درباره مسئولیت‌های جدید، اهداف و انتظارات عملکردی صحبت کنید.

سپس تیم را از ارتقای او آگاه کنید و بعد از آن به سایر اعضای سازمان اطلاع دهید. می‌توانید این اطلاع‌رسانی را از طریق ایمیل یا در جلسه عمومی شرکت انجام دهید. در این اطلاعیه باید به دلایل ارتقا، نحوه هماهنگی آن با اهداف شرکت و تأثیر آن بر نقش‌های سایر کارکنان اشاره کنید.

مرحله ۶: تنظیم حقوق و مزایا

در مرحله بعد، با بخش مالی همکاری کنید تا حقوق و مزایای جدید کارمند ارتقا یافته را تنظیم کنید. افزایش حقوق مناسب را بر اساس نرخ‌های بازار و مسئولیت‌های نقش جدید تعیین کنید.

همچنین مهم است که بسته حقوق و مزایای به‌روز شده با تمام قوانین و مقررات مربوطه مطابقت داشته باشد. پس از آن، این تغییرات حقوقی را به کارمند ارتقا یافته اطلاع دهید و از آن‌ها بخواهید که قرارداد جدید خود را مطالعه و امضا کنند.

مرحله ۷: ورود کارمند به نقش جدید

اگرچه کارمند ارتقا یافته با فرهنگ شرکت و فرآیندهای کاری آشناست، اما همچنان نیاز به آنبوردینگ دارد. برای حمایت از این امر، یک برنامه ورود شخصی‌سازی شده متناسب با نیازهای حرفه‌ای او تهیه کنید.

در طول ورود به نقش، درباره اهداف جدید، ابزارها و منابع لازم برای دستیابی به آن‌ها و ساختار تیم صحبت کنید. آموزش‌های لازم را برای آماده‌سازی آن‌ها در موقعیت جدید فراهم کنید. عملکرد آن‌ها را پس از ورود به نقش پیگیری کرده و هرگونه بازخورد و پشتیبانی لازم را به آن‌ها ارائه دهید.

چک لیست ارتقای کارکنان

در این بخش یک چک‌لیست معیارهای ارتقای کارمندان آورده شده است که به شما در ارزیابی روند ارتقای کارکنان و اطمینان از عدالت و شفافیت در طول فرآیند کمک می‌کند:

منابع

https://www.aihr.com/blog/employee-promotion/

https://www.aihr.com/blog/promotion-rate/

نویسنده: سونیا جلالی

در این نوشتار به بررسی تجربه‌هایی که به عنوان یک مشاور مدیریت در راه‌اندازی واحد منابع انسانی در سازمان‌های کوچک کسب کرده‌ام، می‌پردازم. این سازمان‌ها تا پیش از تغییرات مورد نظر، تنها دارای واحد اداری بودند که امور مربوط به قراردادها، حقوق و دستمزد و بیمه و موارد قانونی را مدیریت می‌کرد؛ جذب و استخدام و اخراج یا ارتقا نیز به صورت غیر متمرکز و توسط مدیران انجام می‌شد. یکی از ویژگی‌های مشترک بین آنها نبود بودجه کافی برای استخدام مدیر و کارشناس منابع انسانی حرفه‌ای بود.

در این مقاله، سعی دارم تجربیات و درس‌هایی را که از همکاری در این نوع پروژه‌ها به دست آورده‌ام به اشتراک بگذارم.

هدف اصلی پروژه ایجاد زیرساخت‌های لازم و توسعه واحد منابع انسانی بود، به طوری که بدون اعمال فشار هزینه‌ای زیاد و به تدریج، توانایی داخلی سازمان در مدیریت منابع انسانی تقویت شود. در ادامه توضیح خواهم داد چگونه ما به عنوان مشاور بعد از روبروشدن با این مساله و تحلیل جنبه‌های مختلف موضوع تصمیم گرفتیم در چند فاز و با رویکردهای متفاوتی وارد سازمان شده و مداخلات مورد نظر را تعریف کنیم. افراد مختلفی و با تخصص‌های متفاوت در مسیر این پروژه‌ها مشارکت داشتند که در نهایت منجر به شکل‌گیری و استقرار فرایندها در حوزه مدیریت منابع انسانی گردید. فازهای اصلی این پروژه به صورت کلی شامل این مراحل است که در ادامه با تفصیل بیشتری به آن پرداخته‌ام.

• • معرفی مدیر موقت
  • تشکیل کمیته منابع انسانی
  • استخدام فرد جونیور
  • ادامه همکاری با مشاور منابع انسانی

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

اهمیت منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و بزرگ

منابع انسانی نقشی اساسی در جذب، پرورش و نگهداشت استعدادها در سازمان دارد. در دنیای امروز، داشتن سیستم‌های کارآمد منابع انسانی نه تنها برای مدیریت مسائل اجرایی مانند حقوق و دستمزد، بلکه برای ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت و بهبود تعاملات داخلی بسیار حیاتی است. سازمان‌هایی که به طور سیستماتیک به موضوع منابع انسانی می‌پردازند، نتایجی همچون افزایش بهره‌وری کارکنان، رضایت شغلی بالا، جذب نیروی متخصص و کاهش نرخ ترک خدمت را کسب می‌کنند.

داشتن یک متولی مشخص برای منابع انسانی نیز به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرایندهای تصمیم‌گیری در این زمینه را بهبود بخشند. با وجود یک مدیر یا تیم اختصاصی در منابع انسانی، سازمان می‌تواند سیاست‌ها و ساختارهای متناسبی را پیاده‌سازی کند که به جذب و توسعه افراد کمک کرده و باعث شود که عملکرد سازمان در بازار و برند کارفرمایی بهبود یابد.

به خصوص در سازمان‌های کوچک، توجه به منابع انسانی از همان ابتدای کار می‌تواند تاثیر بزرگی بر روی فرهنگ سازمانی، افزایش تعهد کارکنان و تقویت روحیه تیمی داشته باشد. این توجه، سازمان را قادر می‌سازد که به جای حل مقطعی مسائل، رویکردی استراتژیک و بلندمدت در توسعه نیروی انسانی خود اتخاذ کند، که این امر در نهایت به رشد و پایداری بیشتر منجر می‌شود.

چالش‌های سازمان‌ کوچک، بدون واحد منابع انسانی

در بسیاری از سازمان‌های کوچک تمرکز اولیه بر عملیات و رشد کسب‌وکار است، اما زمانی که سازمان رشد می‌کند و تعداد کارکنان افزایش می‌یابد، مسائل پیچیده‌تری مانند مدیریت عملکرد، رشد و توسعه کارکنان، فرهنگ سازمانی، مدیریت تعارضات، جانشین‌پروری، تیم‌سازی و …  به وجود می‌آیند. عدم توجه حرفه‌ای به این موضوعات اغلب منجر به کاهش بهره‌وری و انگیزه در کارکنان و در نهایت کاهش موفقیت سازمان می‌گردد.

سازمان‌های کوچک معمولاً انگیزه‌ای برای پرداخت هزینه‌های بالای استخدام مدیران باتجربه ستادی (مخصوصا در حوزه منابع انسانی) را ندارند و این موضوع از نظر آنها لاکچری محسوب می‌شود، استخدام یک فرد جونیور هم ریسک‌های زیادی دارد، زیرا ممکن است به دلیل کم‌تجربگی، تصمیمات نادرستی گرفته شود که جبران آن‌ها دشوار است. در نتیجه آنها نیازمند راه‌حل‌هایی خلاقانه و منعطف برای مدیریت منابع انسانی خود هستند.

در ادامه چند راهکار تجربه شده در پاسخ به چالش های فوق را مرور می‌کنیم.

راهکار معرفی مدیر موقت

یکی از راهکارهای خلاقانه و مقرون ‌به ‌صرفه‌ای که برای سازمان‌های کوچک بدون واحد منابع انسانی پیشنهاد کردیم، معرفی مدیر موقت بود. این راهکار به سازمان اجازه می‌داد که از دانش و تجربه یک مدیر حرفه‌ای بدون نیاز به تحمل هزینه‌ها در طولانی‌مدت استفاده کند.

انتخاب مدیر موقت به سازمان این امکان را داد که در مرحله حساس شکل‌گیری واحد منابع انسانی، فردی  با قدرت اجرایی داشته باشد و او بتواند تصمیمات ضروری و اجرایی را بگیرد. بر خلاف مشاور که معمولاً دخالتی در اجرا ندارد، مدیر موقت نه تنها موظف به اجرای تصمیمات بوده، بلکه پاسخگویی نسبت به دستاوردها و نتایج نیز بر عهده او قرار گرفت. این مسئولیت‌ اجرایی باعث می‌شد که فرآیندهای منابع انسانی سریع‌تر و موثرتر پیاده‌سازی شوند و سازمان بتواند به نتایج ملموس دست یابد.

علاوه بر این، مدیر موقت توسط یک تیم مشاوره مدیریت منابع انسانی حمایت می‌شد. این موضوع به او این امکان را می‌داد از منابع و تیم پشت‌صحنه خود استفاده کند. این حمایت در مواردی که نیاز به تحلیل‌های دقیق‌تر یا دستیابی به داده‌های بازار و بنچ مارک‌ها وجود داشت، کمک می‌کرد که تصمیم‌گیری‌ها به شکل بهتری انجام شود و سازمان از بهترین راهکارها و اطلاعات به‌روز استفاده کند.

این ترکیب از قدرت اجرایی و حمایت تیمی، مدیریت موقت را به راهکاری موثر و باارزش برای سازمان‌های کوچک تبدیل می‌کرد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل ارتقای کارکنان در سازمان + دانلود چک‌لیست

تشکیل کمیته منابع انسانی

تشکیل کمیته منابع انسانی یکی از مراحل کلیدی در توسعه و پیاده‌سازی استراتژی‌های منابع انسانی در سازمان‌های کوچک بود. این کمیته به عنوان یک نهاد تصمیم‌گیرنده، مسئولیت طراحی و تأیید آیین‌نامه‌ها، سیاست‌ها و ساختارهای اولیه منابع انسانی را بر عهده داشت.

یکی از مسئولیت‌های اصلی این کمیته، جلب توجه مدیران سازمان به لزوم مداخله در مسائل منابع انسانی بود. این کمیته سعی داشت مدیران سازمان را با رویکردهای جدید و روزآمد منابع انسانی آشنا کند و آن‌ها را تشویق نماید تا نقش فعال‌تری در این حوزه ایفا کنند. هدف این بود که مدیران نه تنها درک بهتری از نقش خود در ساختار مدیریتی سازمان پیدا کنند، بلکه وظایف خود در زمینه منابع انسانی را نیز به صورت موثرتر انجام دهند.

این فرآیند موجب شد همکاری و تعامل بین مدیران و واحد منابع انسانی گسترش پیدا کند و همه در جهت یک هدف مشترک حرکت کنند. کمیته با فراهم کردن بستری برای این تعاملات، به همسوسازی استراتژی‌ها و تصمیمات منابع انسانی با اهداف کلی سازمان کمک کرد.

علاوه بر این، کمیته منابع انسانی توانایی تصمیم‌گیری سریع و انعطاف‌پذیر را داشت و با توجه به شرایط روز و نیازهای سازمان، سیاست‌های کلان را به‌روزرسانی و اجرا می‌کرد. نقش این کمیته در تقویت ارتباطات داخلی و ایجاد فرهنگ مشارکتی در سازمان نیز بسیار مهم بود. اعضای کمیته با برگزاری جلسات منظم و جمع‌آوری نظرات کارکنان، به آن‌ها این احساس را القا می‌کردند که نظرات و پیشنهاداتشان در تصمیمات کلیدی سازمان تأثیرگذار است.

به مرور زمان و با پایان دوره فعالیت کمیته، سازمان توانست پایه‌های محکمی برای واحد منابع انسانی خود بنا کند و به تدریج به سمت خودکفایی در این حوزه حرکت کند.

استخدام فرد جونیور و اهمیت منتورینگ

پس از معرفی مدیر موقت، یک مرحله کلیدی در توسعه منابع انسانی سازمان، استخدام یک فرد جونیور بود تا در کنار مدیر موقت فعالیت کند. به این ترتیب علاوه بر داشتن یک مدیر با تجربه، یک نیروی جوان و پویا نیز وجود داشت که می‌توانست با یادگیری از مدیر موقت، به تدریج توانمندی‌های خود را افزایش دهد.

استخدام فرد جونیور به عنوان یک کارشناس منابع انسانی، به سازمان کمک می‌کرد که مسئولیت‌های جاری را به شکل موثری مدیریت کند و در عین حال فرصت یادگیری و توسعه را برای خود فراهم کند. این فرد می‌توانست به عنوان دستیار مدیر موقت، در اجرای سیاست‌ها و فرایندهای جدید، برگزاری جلسات و تعاملات روزمره با کارکنان مشارکت کند.

یکی از نکات کلیدی در این فرآیند، مفهوم منتورینگ بود. مدیر موقت به عنوان یک منتور، دانش و تجربه خود را به فرد جونیور منتقل کرده و به او کمک می‌کرد تا مهارت‌های لازم برای انجام وظایفش را به دست آورد او می‌توانست در یک محیط حمایتی، تجربیات عملی کسب کند و به تدریج به یک نیروی کارآمد در حوزه منابع انسانی تبدیل شود.

این فرآیند نه تنها به رشد فرد کمک می‌کرد، بلکه باعث می‌شد سازمان از تخصص و توانمندی‌های یک نیروی جوان بهره‌برداری کند و به تدریج به ظرفیت‌هایش اضافه شود و به صورت پیوسته و موثر در مسیر توسعه و بهبود فرهنگ و فرایندهای منابع انسانی پیش برود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ساختار سازمانی چیست و چطور طراحی می‌شود؟

گذار به مسئولیت‌های جدید و ادامه همکاری با مشاور منابع انسانی

پس از حدود شش ماه از شروع فعالیت مدیر موقت و کمیته منابع انسانی، این مرحله از کار به پایان رسید و سازمان وارد مرحله جدیدی شد. در این مرحله، کارشناس جونیور منابع انسانی که در طول مدت همکاری با مدیر موقت تجربه‌های لازم را کسب کرده بود، بخشی از مسئولیت‌ها را به عهده گرفت و شروع به فعالیت مستقل کرد.

با این حال، یکی از استراتژی‌های کلیدی که سازمان دنبال کرد، ادامه همکاری با مشاور حرفه‌ای منابع انسانی بود. برخلاف مدیر موقت که نقش اجرایی و موقت داشت، مشاور به عنوان یک همراه استراتژیک در کنار سازمان باقی ماند. این مشاور به شکل منظم در جلسات کلیدی مدیریت شرکت می‌کرد و همچنان در طراحی و پیشبرد چشم‌انداز کلی منابع انسانی سازمان مشارکت داشت.

مشاور همچنین به عنوان منتور برای کارشناس منابع انسانی عمل کرد و در مواقعی که نیاز به راهنمایی یا تصمیم‌گیری پیچیده‌ای وجود داشت، حضور مشاور به کارشناس و تیم مدیریتی اطمینان می‌داد که روند کارها به درستی پیش می‌رود.

این همکاری بلندمدت با مشاور منابع انسانی نه تنها به رشد پایدار واحد منابع انسانی کمک کرد، بلکه به سازمان اجازه داد که از دانش و تجربه‌های به‌روز و پیشرفته در حوزه منابع انسانی بهره‌مند شود و در مواجهه با چالش‌های جدید، رویکردهای خلاق و بهینه را به کار گیرد.

جمع‌بندی

راه‌اندازی واحد منابع انسانی در سازمان‌های کوچک با چالش‌های خاص خود همراه است. در این تجربه، با ترکیبی از مشاوره حرفه‌ای و توسعه داخلی، توانستیم فرایندهای منابع انسانی را با کمترین هزینه و بالاترین اثرگذاری پیاده‌سازی کنیم. معرفی مدیر موقت با قدرت اجرایی و حمایت از سوی یک تیم مشاوره مدیریت، به سازمان این امکان را داد که از تخصص یک مدیر حرفه‌ای بهره‌مند شود و در عین حال به مرور زمان با منتورینگ کارشناس جونیور، ظرفیت‌های داخلی خود را نیز تقویت کند.

تشکیل کمیته منابع انسانی نقش کلیدی در هماهنگی و همسویی استراتژی‌های مدیریتی و منابع انسانی داشت و این ساختار باعث شد مدیران سازمان اهمیت و نقش خود را در موضوعات منابع انسانی بهتر درک کنند و با تیم منابع انسانی همکاری نزدیک‌تری داشته باشند.

پس از پایان کار مدیر موقت، با سپردن بخشی از مسئولیت‌ها به کارشناس منابع انسانی، سازمان به سمت خودکفایی حرکت کرد و با ادامه همکاری با مشاور حرفه‌ای منابع انسانی، همچنان از دانش و تجربه‌ای غنی در تصمیم‌گیری‌ها و توسعه واحد منابع انسانی بهره برد.

این رویکرد به سازمان‌های کوچک نشان داد که با استفاده از ابزارهای نوآورانه و راهکارهای انعطاف‌پذیر، می‌توان با موفقیت واحد منابع انسانی را راه‌اندازی کرد و همزمان هزینه‌های مربوط به جذب و نگه‌داشت نیروی انسانی متخصص را مدیریت نمود. این تجربه نه تنها باعث تقویت عملکرد منابع انسانی شد، بلکه به رشد و توسعه سازمان نیز کمک شایانی کرد.

نویسنده: سیما لبیبی

مهارت مصاحبه اصولی بر خلاف تصورات رایج، یک صفت و استعداد طبیعی انسانی نیست و تا زمانی که افراد نحوه مصاحبه با متقاضیان شغلی را نیاموزند، احتمال اینکه بتوانند چنین کاری را به درستی انجام دهند تقریبا غیر ممکن است. این در حالی است که اکثر مدیران غیرمنابع انسانی که کار ارزیابی و مصاحبه با داوطلبان استخدام را انجام می‌دهد در این زمینه، آموزشی ندیده‌اند و بیشتر در ارزیابی‌ها به قلبشان رجوع می‌کنند و بر اساس قضاوت شخصی اقدام به استخدام افراد می‌کنند.

عجیب است که بسیاری از مدیران وقت کافی برای توسعه این مهارت را ندارند اما به طور معجزه آسایی وقت و پول برای تکرار اشتباهات استخدامی را دارند.

فرایند جذب و استخدام و مصاحبه حرفه‌ای با افراد یکی از مهم‌ترین کارهایی است که هر مدیر باید انجام دهد. اما متاسفانه مدیران بسیار کمی برای انجام این کار مهم آموزش دیده‌اند.

هدف این مقاله این است که چگونگی برگزاری آموزش مؤثر مهارت‌های مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی را مرور کنیم و بر اساس آن بتوانیم مهارت‌های مصاحبه گری مدیران را افزایش دهیم.

چرا آموزش مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی مهم است

مدیر استخدام(Hiring Manager)، یک مدیر غیر منابع انسانی است که در فرآیند استخدام برای پر کردن یک موقعیت خالی در دپارتمان خود مشارکت دارد. به عبارت دیگر، او مدیر آینده کارمند جدید خواهد بود. مدیر استخدام مسئولیت موقعیت‌های باز را بر عهده دارد، مصاحبه‌ها را انجام می‌دهد و تصمیم نهایی در مورد اینکه چه کسی استخدام شود را می‌گیرد.

مدیران غیر منابع انسانی عمدتا به‌طور مشترک با تیم منابع انسانی در فرآیند استخدام کارمند جدید همکاری می‌کنند اما معمولا تصمیم‌گیرنده نهایی هستند.

بنابراین آموزش مهارت‌های مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی به منظور انجام یک مصاحبه اثربخش بسیار ضروریست. این آموزش به مدیران یاد می‌دهد که چگونه سؤالات مناسب را بپرسند، به‌طور منصفانه داوطلبان را ارزیابی کنند و مناسب‌ترین افراد را استخدام نمایند.

در نتیجه توسعه این مهارت، تجربیات مثبت‌تری برای کاندیداها اتفاق می‌افتد، کیفیت استخدام‌ها افزایش و زمان و هزینه‌های استخدام کاهش می‌یابد.

99% از مدیران غیر منابع انسانی که کار مصاحبه به منظور استخدام را انجام می‌دهند و آموزش مصاحبه دریافت کرده‌اند، می‌گویند که واقعاً به آن نیاز داشتند.

مراحل آموزش موثر مصاحبه به مدیران غیرمنابع انسانی

گام ۱: ارزیابی مهارت‌های فعلی مصاحبه و شکاف‌های مهارتی

قبل از برنامه‌ریزی یا شروع آموزش مصاحبه، سطح فعلی مهارت‌های مصاحبه مدیران را ارزیابی کنید. به این منظور می‌بایست کیفیت مصاحبه‌های فعلی را ارزیابی کرده و شکاف‌های مهارتی و نقاطی که به بهبود نیاز دارند را شناسایی کنید.

می‌توانید این ارزیابی را از طریق روش‌های مختلفی مانند نظرسنجی‌ها، خودارزیابی‌ها، بحث‌های یک‌به‌یک، یا مشاهده مصاحبه‌های زنده یا ضبط‌شده انجام دهید.

در ادامه چند روش برای ارزیابی سطح فعلی مهارت‌های مصاحبه مدیران پیشنهاد شده است:

• مشاهده مدیر استخدام در یک مصاحبه: در یک مصاحبه بین مدیر استخدام و کاندیدا حضور پیدا کنید و انواع سؤالاتی که مدیر  می‌پرسد (رفتاری، موقعیتی یا فنی) و میزان اثربخشی آن‌ها در ارزیابی تطابق کاندیدا را بررسی کنید تا بتوانید گپ‌های مهارتی را شناسایی کنید.
• جمع‌آوری بازخورد از کاندیداها: نظرات کاندیداها درباره تجربه مصاحبه‌شان را جمع‌آوری کنید تا نقاط قابل بهبود را شناسایی کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: قیف استخدام چیست و چه مراحلی دارد؟

گام ۲: تعریف اهداف برنامه آموزشی

پس از کسب تصویر واضح از مهارت‌های فعلی مصاحبه مدیر استخدام، گام بعدی تعیین اهداف آموزش است. باید مشخص کنید که می‌خواهید مدیران استخدام چه چیزهایی را یاد بگیرند و چگونه می‌توانید موفقیت برنامه آموزشی را اندازه‌گیری کنید. تعیین این جزئیات به طراحی برنامه آموزشی کمک خواهد کرد. اهداف آموزش می‌بایست SMART باشند(یعنی مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و در بازه زمانی معین)

به طور مثال یک نمونه تعریف اهداف آموزش می‌تواند شامل موارد زیر باشد.

بعد از طی کردن این دوره آموزشی مصاحبه‌گر باید

• چرایی و اهمیت مصاحبه گری حرفه‌ای را درک کرده باشد.
• شکل دهی اثر بخش به یک جلسه مصاحبه را فرا گرفته باشد.
• با انواع تکنیک‌های مصاحبه(بیوگرافی محور، موردی، موقعیتی و…)آشنا شده باشد.
• با خطاهای مصاحبه آشنا شده باشد.
• نحوه ارزیابی و نمره دهی به داوطلبان بعد از پایان مصاحبه را یاد گرفته باشد.

این مقاله را نیز مطالعه کنید: بررسی شبکه‌های اجتماعی داوطلبان پیش از استخدام: بایدها و نبایدها

گام ۳: طراحی یک برنامه آموزشی ساختاریافته

برای اساس اهداف تعریف شده، یک برنامه آموزشی ساختاریافته و شامل موارد زیر را طراحی کنید.

• تعریف محتوای آموزش: در این بخش محتوای برنامه آموزشی را بر اساس هدف‌گذاری مرحله قبل تعریف کنید. مثلا برنامه آموزش باید شامل درک شرح شغل و نقش آن در مصاحبه، شناسایی و غلبه بر خطاهای مصاحبه، پرسیدن سؤالات صحیح، درک انواع مصاحبه، زبان بدن، گوش دادن فعال و نحوه ارزیابی مصاحبه باشد.
• تعیین روش‌های ارائه محتوا: مشخص کنید محتوای تعریف شده را با کمک چه روش‌هایی آموزش خواهید داد. مثلا استفاده از ایفای نقش، سخنرانی‌، ویدیوهای آموزشی، بحث‌های گروهی و آزمون

نظرات بخش‌های مختلف و مدیران استخدام را برای تضمین هم‌افزایی و همراهی بیشتر در تعریف محتوای برنامه در نظر بگیرید.

گام ۴: برنامه‌ریزی برای اجرای آموزش

تصمیم بگیرید که آیا HR آموزش را ارائه می‌دهد یا آن را به شرکت یا فرد خارج از سازمان واگذار می‌کنید. کیفیت، زمان و هزینه هر گزینه را بسنجید و اطمینان حاصل کنید که مدرس اصلی تجربه و آموزش لازم برای انجام این نقش را دارد.

هماهنگی با مدرس و تسهیل‌گران، تعیین محل برگزاری آموزش، تعیین تاریخ‌های برگزاری آموزش و آماده کردن منابع مربوطه برای شرکت‌کنندگان در این گام اتفاق می‌افتد.

گام 5: اجرای برنامه و آموزش محتواهای برنامه‌ریزی شده

در این گام آموزش برنامه‌ریزی شده در مراحل قبلی اجرا می‌شود.

این اقدامات را در اجرای برنامه و آموزش محتوا در نظر بگیرید:

• با شرکت‌کنندگان در دوره آموزشی صحبت کنید و بفهمید که با کدام ابزارها و ساختارها آشنا هستند و اطمینان حاصل کنید که آموزش شما هرگونه شکاف مهارتی را پر می‌کند.
• برخی از انواع مصاحبه‌هایی که مدیران استخدام باید درک کنند عبارتند از: مصاحبه‌های ساختاریافته و غیرساختاریافته، مصاحبه‌های ویدیویی، مصاحبه‌های رفتاری، مصاحبه‌های پنلی، مصاحبه‌های موردی و .. انواع ساختارهای مصاحبه را به‌صورت عمیق بررسی کنید و به مدیران استخدام کمک کنید تا مزایا و معایب هر تکنیک را درک کنند و بدانند در چه مواقعی باید از آن استفاده کنند.
• در آموزش مصاحبه، بر تکنیک‌های مختلف مصاحبه تمرکز کنید تا به مدیران استخدام کمک کنید بهترین کاندیداها را شناسایی کنند. درک و استفاده از ترکیبی از سوالات رفتاری و موقعیتی به آن‌ها در این زمینه کمک خواهد کرد.
• یک بانک سوال آماده کنید: فراهم آوردن لیستی از سوالات پیش‌تعریف شده برای نقش‌ها یا شایستگی‌های خاص به مدیران استخدام کمک می‌کند تا همراستا شوند. اهمیت استفاده از یک مجموعه یکسان از سوالات برای تمام نامزدهایی که برای یک نقش مشابه درخواست می‌دهند را مورد تأکید قرار دهید تا امکان مقایسه بهتر و همچنین یک فرآیند عادلانه و سازگار فراهم شود.
• مهارت‌های نرم مانند ارتباط، هوش هیجانی، سازماندهی و حل تعارض به اندازه مهارت‌های سخت اهمیت دارند. این اهمیت را به مدیران استخدام خود یادآوری کنید و آن‌ها را برای ارزیابی مهارت‌های نرم داوطلبان آموزش دهید.
• به عنوان بخشی از آموزش مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی، یک چک لیست مصاحبه استخدامی با نکات عملی می‌تواند به شما کمک کند تا تمام زمینه‌ها و موضوعات ضروری را پوشش دهید.

این مقاله را مطالعه کنید: انواع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی(راهنمای جامع)

گام 6: دریافت بازخورد و پیگیری آموزش

بازخوردها نشان می‌دهد که آموزش گیرندگان چه چیزهایی را در برنامه آموزشی شما موثر ارزیابی کردند، چه مواردی نیاز به بهبود دارند و مهارت‌هایی که آموخته‌اند چگونه بر فرآیند مصاحبه آن‌ها تأثیر می‌گذارد.

به این منظور

• یک نظرسنجی ارزیابی سطح واکنش بر اساس مدل کرک‌پاتریک را طراحی کنید: این پرسشنامه به شما کمک می‌کند تا بازخوردها را در زمانی که هنوز تازه در ذهن شرکت‌کنندگان است، جمع‌آوری کنید و پس از چند ماه پیگیری کنید تا تأثیر واقعی آموزش را ببینید.

• یک گروه پشتیبانی آنلاین راه‌اندازی کنید: فضایی فراهم کنید که در آن مصاحبه‌کنندگان بتوانند نکات مفید و تجربیاتی را که برایشان موثر بوده به اشتراک بگذارند.

سخن پایانی

ارائه آموزش مصاحبه به مدیران غیرمنابع انسانی، کمک می‌کند که تیم استخدام شما در حین مصاحبه‌ها اعتماد به نفس و مهارت کافی را داشته باشد، افراد مناسب را استخدام کند و تجربه مثبتی را برای تمامی داوطلبان(چه موفق و چه ناموفق) فراهم آورد.

با تجهیز مدیران غیرمنابع انسانی به مهارت‌های مصاحبه حرفه‌ای، شرکت شما می‌تواند از جلب استعدادهای برتر اطمینان حاصل کرده و در عین حال تصمیمات استخدامی عادلانه‌تر و آگاهانه‌تری را اتخاذ کند که منجر به فرهنگ سازمانی قوی‌تر و برند کارفرمایی رقابتی‌تر خواهد شد.

اگر به برگزاری دوره مهارت‌های مصاحبه‌گری حرفه‌ای برای مدیران غیر منابع انسانی سازمان خود تمایل دارید با ما در ارتباط باشید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/interview-training-for-hiring-managers/

تجربیات شخصی نویسنده در برگزاری دوره‌های آموزشی مهارت‌های مصاحبه

نویسنده: سونیا جلالی

سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک راهکار نرم‌افزاری است که برای جمع‌آوری، مدیریت، ذخیره و پردازش اطلاعات کارکنان یک سازمان استفاده می‌شود. به طور اساسی، تیم‌های منابع انسانی از HRIS برای افزایش کارایی و اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده‌ها استفاده می‌کنند.

در این مقاله یاد می‌گیریم، HRIS چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟ کدام سازمان‌ها به آن نیاز دارند و چگونه می‌توان بهترین HRIS را انتخاب کرد.

HRIS چیست؟

HRIS مخفف سیستم اطلاعات منابع انسانی(Human Resources Information System) یا نرم‌افزار اطلاعات منابع انسانی است. تیم‌های منابع انسانی از HRIS برای مدیریت، ذخیره، سازمان‌دهی و پیگیری اطلاعات کارکنان و سازمان استفاده می‌کنند و به آنها کمک می‌کند تا وابستگی خود به پرونده‌های کاغذی را کاهش دهند، کارآمدتر عمل کنند و تصمیمات مبتنی بر داده‌های بیشتری اتخاذ کنند.

به عبارت دیگر HRIS یک پایگاه داده انسانی است که می‌تواند به شما کمک کند تا جزئیات مهمی درباره کارکنان را پیگیری، سازمان‌دهی و مدیریت کنید، از جمله:

– نام و اطلاعات تماس
– مشخصات دموگرافیک (مانند تاریخ تولد، جنسیت و شماره کارمندی)
– اطلاعات شغلی مانند پوزیشن، دپارتمان و وضعیت شغلی (مانند تمام‌وقت، نیمه‌وقت، پیمانکار و غیره)
– حقوق و دستمزد و مزایا
– موجودی و درخواست‌های مرخصی

قدرت سیستم‌های HRIS این است که یک منبع واحد از داده‌های دقیق درباره همه افراد در سازمان ارائه می‌دهند.

در اکثر موارد، یک سیستم اطلاعات منابع انسانی شامل ویژگی‌های اساسی لازم برای مدیریت جامع منابع انسانی است. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای اصلی منابع انسانی را مدیریت و خودکار کنند. سیستم‌های پیشرفته‌تر HRIS فراتر از پیگیری داده‌های پایه رفته و قابلیت‌های گزارش‌دهی را نیز فراهم می‌کنند.

پیش‌بینی می‌شود که بازار نرم‌افزارهای منابع انسانی تا سال ۲۰۲۸ به ۳۳.۵۷ میلیارد دلار برسد، با نرخ رشد سالانه ترکیبی بیش از ۱۰٪.

HRIS، سیستم HRIS، نرم‌افزار HRIS و نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی: تفاوت چیست؟

بسیاری از اصطلاحات برای HRIS وجود دارد از جمله سیستم HRIS، نرم‌افزار HRIS و نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی. اما در نهایت، همه این اصطلاحات مترادف هستند.

HRIS در کدام فانکشن‌های منابع انسانی کمک می‌کند؟

۱. مدیریت داده‌های کارکنان

مدیریت داده‌های کارکنان به جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی اطلاعات کارکنان اشاره دارد و می‌توان آن را به عنوان مهم‌ترین ویژگی هر سیستم اطلاعات منابع انسانی در نظر گرفت و دلیل استفاده بسیاری از سازمان‌ها از آن است.

این قابلیت به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا حجم کاغذها کاهش یابد، اطلاعات را به‌روز نگه دارند و قابلیت جستجو و دسترسی به اطلاعات را بهبود ببخشند.

متخصصان منابع انسانی می‌توانند با استفاده از HRIS و امضای الکترونیکی به جای اسناد کاغذی، تا ۲ ساعت از زمان مدیریت اداری را صرفه‌جویی کنند.

2. مدیریت زمان و حضور

این ماژول داده‌های زمان و حضور کارکنان را جمع‌آوری می‌کند. این داده‌ها به‌ویژه برای کارگران شیفتی موثر عمل می‌کند.

در گذشته (در برخی شرکت‌ها هنوز هم این روش وجود دارد) کارکنان معمولاً ساعات کاری خود را روی یک تکه کاغذ می‌نوشتند. سپس فرد مسئول داده‌ها را به صورت دستی در یک سیستم ردیابی وارد می‌کرد و بر اساس این داده‌ها، دستورات پرداخت ایجاد می‌شد.

در محیط کار دیجیتالی امروز، کارگران معمولاً با اثر انگشت یا با کارت‌هایی که با HRIS شرکت همگام‌سازی شده‌اند، وارد کار می‌شوند. این امر زمان دقیقی برای ورود و خروج افراد را ارائه می‌دهد و هر گونه مشکل در تأخیر به راحتی قابل شناسایی است.

۳. مدیریت پرداخت و مزایا

HRIS، فرآیند پرداخت به کارکنان یک سازمان را خودکار می‌کند. داده‌ها و اطلاعات مربوط به استخدام‌های جدید معمولاً در این ماژول وارد می‌شوند. گاهی اوقات با داده‌های زمان و حضور ترکیب می‌شوند و در پایان ماه، دستورات پرداخت ایجاد می‌شوند.

یکی دیگر از ویژگی‌های سیستم اطلاعات منابع انسانی، مدیریت مزایا است. مزایای کارکنان جنبه‌ای اساسی از جبران خدمات هستند و در این سیستم مدیریت می‌شوند.

این سیستم به عنوان یک پلتفرم متمرکز برای مدیریت برنامه‌های مختلف مزایا عمل می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد به راحتی به انتخاب‌های مزایای خود دسترسی پیدا کنند و آنها را تغییر دهند.

4. گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل

این ویژگی امکان ایجاد گزارش‌های خودکار منابع انسانی در موضوعات مختلفی مانند خروج کارکنان، غیبت، عملکرد و غیره را فراهم می‌کند. تجزیه و تحلیل این اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات بهتر در حوزه مدیریت منابع انسانی کمک‌کننده است.

این مقاله را مطالعه کنید: گزارش منابع انسانی چیست و چطور تهیه می‌شود؟ (+نمونه)

5. خدمات خودکار کارکنان

همان‌طور که در بالا ذکر شد، شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای بر این تمرکز دارند که کارکنان و سرپرستان مستقیم آنها، داده‌های خود را مدیریت کنند.

با HRIS، کارکنان می‌توانند موجودی مرخصی خود را بررسی کنند و نیازی به ارائه هیچ نوع کاغذ فیزیکی به مدیر خود ندارند. HRIS درخواست را به مدیر می‌فرستد و مدیر در سیستم، مرخصی را بررسی و تأیید می‌کند.

5 مزیت کلیدی HRIS

۱. بهبود نگهداری سوابق

HRIS به عنوان یک سیستم نگهداری سوابق عمل می‌کند که تغییرات مرتبط با کارکنان را پیگیری می‌کند. به همین دلیل، HRIS به عنوان منبع اصلی درباره داده‌های پرسنلی محسوب می‌شود. با یک HRIS، دیگر نیازی به جستجو در کمدهای بایگانی و صفحات گسترده نخواهید داشت و می‌توانید از ورود دستی داده‌ها در چندین سیستم صرف‌نظر کنید. تمامی داده‌های کارکنان در یک پایگاه داده ذخیره می‌شود، بنابراین هر اطلاعاتی که نیاز دارید به راحتی قابل جمع‌آوری، پیگیری، به‌روزرسانی و جستجو در چند ثانیه است.

2. زمان زیادی را صرفه‌جویی خواهید کرد

حتی وظایف زمان‌بر و دستی منابع انسانی می‌توانند با HRIS سریع و آسان شوند. به عنوان مثال، کارکنان به طور میانگین سالانه سه روز مرخصی گزارش نشده دارند. این ممکن است به نظر جزئی بیاید، اما با میانگین حقوق ۲۲.۱۲ دلار در ساعت، سه روز مرخصی گزارش نشده به سرعت به ۵۳۰.۸۸ دلار در سال برای هر کارمند می‌رسد.

3. فضای بیشتری برای استراتژیک‌تر بودن خواهید داشت.

با کاهش وظایف عملیاتی دستی، می‌توانید مهارت‌ها و زمان ارزشمند خود را بر روی اقدامات استراتژیک منابع انسانی مانند بهبود حفظ کارکنان، افزایش بهره‌وری تیم و شکل‌دهی به فرهنگ سازمانی، صرف کنید.

4. کارکنان شما تجربه بهتری خواهند داشت.

تعامل روان با HRIS شرکت شما می‌تواند تأثیر مثبتی بر تجربه دیجیتال کارکنان شما داشته باشد و به تبع آن، تجربه کارکنان را بهبود بخشد.

5. گزارش‌دهی شما تأثیر بیشتری خواهد داشت.

یک HRIS می‌تواند به شما کمک می‌کند داده‌های دقیق و به موقع از منابع انسانی سازمان گزارش دهید که به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرند.

این مقاله را مطالعه کنید: تجربه‌ی عملی در راه‌اندازی واحد منابع انسانی

چگونه یک HRIS انتخاب کنیم؟

انتخاب HRIS مناسب می‌تواند به نظر کار دشواری بیاید. در زیر یک نمای کلی از فرآیند پیاده‌سازی HRIS در ۶ مرحله آورده شده است:

۱. مسیر رشد خود را در نظر بگیرید

تعداد کارکنان شما یکی از مهم‌ترین عواملی است که باید هنگام انتخاب HRIS در نظر بگیرید. سیستم‌های مختلف HRIS برای اندازه‌های مختلف شرکت طراحی شده‌اند و مهم است که سیستمی را انتخاب کنید که بتواند نیازهای شما را در حال و آینده برآورده کند. کسب‌وکارهای کوچک ممکن است فقط به یک HRIS پایه برای مدیریت داده‌های کارکنان، درخواست‌های مرخصی و عملکردهای پایه حقوق و دستمزد نیاز داشته باشند.
اما اگر شما صدها یا هزاران کارمند دارید، به یک HRIS نیاز خواهید داشت که بتواند عملکردهای پیچیده‌تری مانند مدیریت مزایا و مدیریت عملکرد را انجام دهد. این سیستم‌های پیچیده‌تر معمولاً نیاز به سرمایه‌گذاری مالی بالاتری دارند.

2. جستجو کنید

بررسی کنید که ذینفعان مختلف، چه انتظاراتی از HRIS دارند. بر اساس این نیازها و پس از بررسی لیست الزامات HRIS، می‌توانید تامین‌کنندگان بالقوه را فهرست کنید.

سپس می‌توانید از این تامین‌کنندگان درخواست دمو کنید. ایده‌آل این است که در پایان این مرحله، یک تامین کننده مناسب HRIS را انتخاب کرده باشید.

3. برنامه‌ریزی و هماهنگی پیاده سازی را انجام دهید

در این مرحله، کمیته راهبری و تیم پیاده‌سازی را تشکیل دهید. کمیته راهبری معمولاً شامل نمایندگان ارشد از تامین کننده HRIS منتخب، مدیر منابع انسانی سازمان، مدیر پروژه داخلی و ترجیحاً یک کاربر ارشد از کسب‌وکار شماست.

۴. ارزیابی و تست کنید

سیستم جدید اطلاعات منابع انسانی خود را با تعدای کاربر تست کرده و بازخوردهای بهبود را ارائه دهید.

۵. آموزش دهید.

قبل از راه‌اندازی، باید برای کارکنان خود آموزش‌هایی را آماده کنید، همچنین صفحه سوالات متداول و سایر اسناد پشتیبانی را تهیه کنید.

۶. اجرا و نگهداری را پیش ببرید

پس از اینکه تمام فرآیندهای پشتیبانی شما در جای خود قرار گرفت، می‌توانید به‌طور رسمی HRIS خود را راه‌اندازی کنید. به یاد داشته باشید که به طور مداوم بازخورد جمع‌آوری کرده و مطالب آموزشی خود را مطابق با سیستم‌های در حال تحول به‌روزرسانی کنید. ارتباط مداوم و دقیق در این مرحله کلیدی است.

جمع‌بندی

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) یک سیستم نرم‌افزاری است که به مدیریت و سازماندهی اطلاعات مربوط به منابع انسانی در سازمان‌ها کمک می‌کند. این سیستم شامل پایگاه داده‌ای است که تمامی اطلاعات پرسنل، سوابق شغلی، دستمزدها، مزایا، حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد، و سایر داده‌های مرتبط با نیروی کار را ثبت و ذخیره می‌کند.

در این مقاله به چرایی و چگونگی این سیستم‌ها پرداختیم با استفاده از HRIS، فرآیندهای مربوط به مدیریت منابع انسانی، مانند جذب نیرو، آموزش کارکنان، مدیریت حقوق و مزایا، برنامه‌ریزی نیروی کار، و گزارش‌دهی، ساده‌تر و کارآمدتر می‌شوند.

منابع

https://www.aihr.com/blog/human-resources-information-system-hris/

https://www.bamboohr.com/blog/what-is-an-hris

نویسنده: سونیا جلالی

متخصصان منابع انسانی برای موفقیت در نقش خود به مجموعه‌ای گسترده از مهارت‌ها نیاز دارند. مهارت‌های ضروری منابع انسانی شامل مهارت‌های خاص شغل، مهارت‌های نرم، همچنین درک عمیق از کسب‌وکار و سواد دیجیتال و داده‌ها می‌شود. این مهارت‌ها به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا در مسیر شغلی خود پیشرفت کرده و به موفقیت سازمانی کمک کنند.

اما کدام مهارت‌ها و شایستگی‌ها از اهمیت بیشتری برخوردار هستند و شامل چه مواردی می‌شوند؟ در این مقاله، ما مروری بر مهارت‌های پرتقاضا در حوزه منابع انسانی (بدون ترتیب خاصی) ارائه کرده‌ایم، تأثیر این مهارت‌ها را بررسی کرده و نحوه توسعه آنها را بیان می‌کنیم.

۱. مهارت‌های ارتباطی

مهارت ارتباطی بیشترین تکرار را در آگهی‌های شغلی منابع انسانی دارد. ارتباط مؤثر در مدیریت منابع انسانی ضروری است زیرا متخصص منابع انسانی پیوندی بین کسب‌وکار و کارمند است و نماینده هر دو طرف محسوب می‌شود.

شما منبع اطلاعات برای کارمندان هستید و توانایی در مدیریت مؤثر سؤالات و شکایات آن‌ها کلید موفقیت در بسیاری از مشاغل منابع انسانی است.

ارتباط با ذینفعان، مدیرعامل، مدیران و کارمندان در سطوح مختلف از نظر قدرت و نفوذ نیازمند استفاده از زبان و لحن‌های متفاوتی است. به همین دلیل توانایی ارتباط مؤثر با انواع افراد و ایجاد تأثیری حرفه‌ای و مثبت یک مهارت ضروری برای متخصصان منابع انسانی است.

برقراری ارتباط هم به صورت رسمی و هم غیررسمی و به روش‌های مختلف (مانند کلامی و نوشتاری، حضوری و آنلاین) بسیار حیاتی است.

یکی دیگر از مهارت‌های ارتباطی که روز به روز برای تیم‌های منابع انسانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، قصه‌گویی یا داستان­‌سرایی است. با توجه به اینکه داده‌ها نقش فزاینده‌ای در تمامی جنبه‌های کسب‌وکار ایفا می‌کنند، متخصصان منابع انسانی باید قادر باشند داده‌ها را به داستان‌های واضح، جذاب و تأثیرگذار ترجمه کنند که برای گروه‌های مختلف ذینفعان مناسب باشد.

۲. تخصص در امور اداری

اگرچه شکل اداره امور با استفاده از فناوری و خودکارسازی منابع انسانی در حال تغییر است، وظایف اداری همچنان بخش عمده‌ای از نقش منابع انسانی را تشکیل می‌دهند.

این وظایف شامل مدیریت مرخصی‌ها و غیبت، ورود و خروج کارکنان، حقوق و دستمزد، مزایا و موارد دیگر می‌شود. بنابراین، متخصص بودن در امور اداری می‌تواند یک مزیت بزرگ برای هر متخصص منابع انسانی باشد.

مسئولیت‌های سنتی منابع انسانی همچنان مورد توجه قرار دارند.

گزارش ما تحت عنوان «وضعیت ارتقای مهارت‌های منابع انسانی» نشان می‌دهد که با وجود افزایش تعداد آگهی‌های شغلی منابع انسانی که نیازمند مهارت‌های داده و دیجیتال هستند، مهارت‌های ارتباطی و اداری همچنان بیش از حد در این آگهی‌ها نمایان هستند.

با این حال، برای رشد سازمانی، کسب‌وکارها نیاز دارند که متخصصان منابع انسانی در مهارت‌های رهبری، مدیریت و آموزش هم تبحر داشته باشند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چرا همه (هنوز) از منابع انسانی متنفرند؟

۳. دانش و تخصص در مدیریت منابع انسانی

تجربه کاری قبلی یا پیشینه تحصیلی در مدیریت منابع انسانی یا روانشناسی صنعتی و سازمانی بسیار مفید در نقش حرفه‌ای منابع انسانی است. دانش مدیریت منابع انسانی پایه و اساس بسیاری از دیگر مهارت‌ها و شایستگی‌های منابع انسانی را تشکیل می‌دهد. این دانش به درک رویه‌های منابع انسانی کمک می‌کند.

پیشینه تحصیلی در روانشناسی یا مدیریت منابع انسانی همچنین به شما این امکان را می‌دهد که مهارت‌های نرم را توسعه دهید که توانایی‌های ارتباطی و مربیگری شما را بهبود می‌بخشد.

۴. ایجاد و اجرای استراتژی منابع انسانی

متخصصان منابع انسانی باید طرز فکر استراتژیک داشته باشند. حتی اگر در سطحی نیستید که ایجاد استراتژی منابع انسانی جزو مسئولیت‌های شما باشد، همچنان باید بتوانید اهداف استراتژیک را درک کرده و آن را به یک برنامه اجرایی تبدیل کنید.

توانایی تفسیر و اجرای استراتژی منابع انسانی که به طور مؤثر از استراتژی کلی سازمان پشتیبانی کند، به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا تأثیر بیشتری در سازمان خود داشته باشند و نقش منابع انسانی را به عنوان یک شریک استراتژیک تقویت کنند.

«در یک چشم‌انداز کسب‌وکارِ در حال تحول، توانایی تفکر استراتژیک بسیار مهم است که شامل پیش‌بینی آینده، شناسایی فرصت‌ها و ریسک‌ها، اتخاذ تصمیمات آگاهانه و الهام‌بخشیدن به دیگران برای حرکت به سوی یک هدف مشترک است».

تارا فوریانی، سخنران اصلی و مشاور «Not the HR Lady»

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

۵. مدیریت اولویت‌ها

صرف‌نظر از ارزش یا اهمیت یک پروژه یا اقدام منابع انسانی، احتمال زیادی وجود دارد که ذینفعان شما دیدگاه‌ها، اولویت‌ها و انگیزه‌های متنوعی داشته باشند.

توانایی مدیریت ایده‌ها و اولویت‌های متضاد در گروه‌های مختلف ذینفع و هدایت این پیچیدگی به شما کمک می‌کند تا از مشکلات احتمالی پروژه جلوگیری کنید و اطلاعات و پشتیبانی لازم برای موفقیت در پروژه‌تان را به دست آورید.

۶. پیشگامی

متخصصان منابع انسانی پل ارتباطی بین کارفرما و کارمند هستند. در چنین نقشی، پیشگامی می‌تواند به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از وقوع یا تشدید شناسایی کنید. مدیریت منابع انسانی پیشگیرانه و استراتژیک به شما کمک می‌کند تا وظایف اصلی منابع انسانی را به گونه‌ای برنامه‌ریزی و هماهنگ کنید که بیشترین ارزش را برای کسب‌وکار فراهم کند.

مدیریت منابع انسانی پیشگیرانه همیشه به مدیریت منابع انسانی واکنشی ترجیح داده می‌شود.

علاوه بر این، برای اینکه به‌عنوان یک متخصص منابع انسانی پیشگام باشید، باید در مورد روندهای کنونی و نوظهور نه‌تنها در حوزه منابع انسانی بلکه در زمینه فناوری و فرهنگ کار نیز به‌روز باشید. همچنین، آموزش مداوم مهارت‌های منابع انسانی باید بخشی مستمر از توسعه شغلی شما باشد.

۷. مشاوره

یکی از مهارت‌های کلیدی منابع انسانی، بودن به عنوان مشاور معتبر و قابل اعتماد برای ذینفعان مختلف است. شما باید قادر باشید به‌طور مؤثر به کارکنان، مدیران خط و مدیران ارشد در مسائل پرسنلی مشاوره دهید.

این مسائل می‌توانند عملیاتی باشند، مانند ایجاد یک طرح بازگشت به کار کارمند یا کمک به یک مدیر ارشد برای ارائه بازخورد یا مشاوره استراتژیک که به هم‌راستایی شیوه‌های منابع انسانی با اهداف کسب‌وکار مربوط می‌شود.

نحوه مشاوره دادن شما نیز اهمیت دارد. برای اینکه خود را به‌عنوان یک مشاور قابل اعتماد معرفی کنید، باید به‌طور مداوم ارتباط برقرار کرده و تعامل کنید که اعتماد را ایجاد کند و اعتبار شما را به‌عنوان یک متخصص معتبر تقویت نماید. در اینجا مهارت‌های ارتباطی عالی به‌شدت ارزشمند می‌شوند.

۸. مربیگری

مهارت‌های مربیگری توانایی توسعه کارکنان را افزایش می‌دهند و آن‌ها را در دستیابی به پتانسیل کاملشان و هم‌راستا کردن مهارت‌هایشان با اهداف شرکت راهنمایی می‌کند.

این مهارت‌ها همچنین به متخصصان منابع انسانی در فعالیت‌ها و موقعیت‌هایی مانند آموزش و توسعه، معرفی کارکنان جدید، بازگشت به کار، حل تعارضات و کمک به مدیران خط مقدم در مسائل مرتبط با افراد کمک می‌کند.

مهارت‌های مربیگری معمولاً در محل کار یا از طریق آموزش‌های مربیگری خارجی توسعه می‌یابند و همچنین از جمله شایستگی‌های کلیدی رهبری هستند.

۹. استخدام و انتخاب

گزارشی از PWC نشان داد که ۵۸٪ از رهبران منابع انسانی بررسی‌شده معتقدند که یافتن، جذب و نگه‌داشتن استعدادها بزرگ‌ترین چالش آن‌هاست. بنابراین، یافتن کاندیداهای واجد شرایط، انتخاب بهترین‌ها و تعیین تطابق بین کاندیدا، شرکت (فرهنگ) و مدیر یکی از مهم‌ترین وظایف منابع انسانی است.

به همین دلیل، توسعه مهارت‌های استخدامی برای متخصصان منابع انسانی ضروری است.

بخش عمده‌ای از استخدام و انتخاب شامل مصاحبه با کاندیداهاست، بنابراین شنیدن فعال نیز ضروری است. علاوه بر این، شما باید اطمینان حاصل کنید که فرآیند استخدام و انتخاب عادلانه است و بر اساس سن، جنسیت، قومیت یا هر چیز دیگری تبعیض قائل نمی‌شود.

۱۰. تخصص در تجربه کارکنان

تجربه کارکنان یکی از اولویت‌های اصلی ۴۷٪ از رهبران منابع انسانی است. بیش از ۸۰٪ از کارفرمایان معتقدند که تجربه مثبت کارکنان باعث افزایش دلبستگی، رفاه، بهره‌وری و جذب و نگه‌داشتن استعدادها می‌شود.

متخصصان منابع انسانی با تخصص در تجربه کارکنان به‌خوبی به چرخه عمر کارکنان پی‌برده‌اند: کل رابطه بین کارکنان و سازمان، از استخدام تا خروج. به‌واسطه این شناخت، قادرند تجربه‌های استثنایی برای کارکنان ایجاد کنند که به جذب و نگه‌داشتن استعدادهای مورد نیاز سازمان‌ها برای موفقیت در دنیای همیشه در حال تغییر امروز کمک می‌کند.

۱۱. تسلط بر فناوری

مطالعات نشان می‌دهند که ۸۰٪ از کسب‌وکارهای کوچک در ایالات متحده یا از نرم‌افزارهای منابع انسانی استفاده می‌کنند یا در آینده نزدیک قصد استفاده از آن را دارند. علاوه بر این، ۵۴٪ از شرکت‌های با بیش از ۵۰۰ کارمند، هزینه‌های فناوری منابع انسانی را به طور متوسط ۲۴٪ افزایش می‌دهند.

فناوری‌های جدید، از جمله ChatGPT، واقعیت مجازی و افزوده، همراه با رشد اینترنت اشیاء (IoT)، مدل‌های منابع انسانی را در سطح جهانی شکل می‌دهند. به‌عنوان مثال، برنامه Vehicles for Change از واقعیت افزوده برای آموزش مکانیک‌های جدید استفاده می‌کند، تورهای مجازی برای استخدام‌های جدید در Deloitte ارائه می‌شود و نمایشگاه‌های شغلی مجازی در حال افزایش محبوبیت هستند.

بنابراین، تسلط بر فناوری برای متخصصان منابع انسانی ضروری است. در حالی که نیازی به تخصص در فناوری اطلاعات یا داده‌ها ندارید، آگاهی و مهارت در استفاده از مجموعه‌ای از ابزارها و سیستم‌های موجود به شما کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر و کارآمدتر عمل کنید. این موضوع به‌ویژه در سازمان‌های با تیم‌های بین‌المللی یا دورکاری/ترکیبی اهمیت دارد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی چیست؟ مراحل + نمونه

۱۲. تحلیل‌گری و مبتنی بر داده بودن

رهبران منابع انسانی و کسب‌وکار از تحلیل‌های مرتبط با افراد برای شناسایی کارکنان با پتانسیل بالا، تجزیه و تحلیل مزایا، دستیابی به پرداخت و مشوق‌های منصفانه و پیش‌بینی نیازهای آینده استعدادها استفاده می‌کنند. در واقع، تعجبی ندارد که داده‌ها اکنون به عنوان گران‌تر از نفت در نظر گرفته می‌شوند.

مهارت‌های مرتبط با کار مبتنی بر تحلیل داده به سرعت در پنج سال گذشته ظهور یافته است. ۹۲٪ از متخصصان منابع انسانی قصد دارند از تحلیل‌های مرتبط با افراد برای هدایت استراتژی منابع انسانی خود استفاده کنند. متخصصان منابع انسانی باید یاد بگیرند که از قدرت تحلیل داده‌ها برای اتخاذ تصمیمات بهتر و مبتنی بر شواهد بهره‌برداری کنند.

۱۳. مهارت‌های گزارش‌دهی منابع انسانی

با افزایش اهمیت تحلیل‌های مرتبط با افراد، تقاضا برای مهارت‌های گزارش‌دهی منابع انسانی نیز در حال افزایش است. این مهارت‌ها شامل توانایی ایجاد، خواندن و تفسیر گزارش‌های منابع انسانی با استفاده از داده‌های مختلف HRIS  است.

متخصصان منابع انسانی با مهارت‌های قوی در گزارش‌دهی منابع انسانی نه تنها قادر به درک و تفسیر داده‌ها هستند، بلکه می‌توانند آن‌ها را به پیام‌های جذاب تبدیل کرده و تأثیر تجاری آن را نشان دهند.

زمانی که بتوانید به‌طور مؤثر بر روی معیارهای کلیدی گزارش‌دهی کنید، قادر خواهید بود بهتر به مدیران و کارکنان مشاوره دهید، سیاست‌های منابع انسانی بهبود یافته ایجاد کنید و تصمیمات مبتنی بر شواهد بیشتری اتخاذ کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: گزارش منابع انسانی چیست و چطور تهیه می‌شود؟ (+نمونه)

۱۴. آگاهی تجاری

آگاهی تجاری توانایی درک نحوه کسب درآمد توسط کسب‌وکار است. تنها زمانی که اولویت‌های تجاری سازمان خود را درک کنید، می‌توانید با استفاده از استراتژی‌ها و تاکتیک‌های منابع انسانی متناسب، به درستی از این اولویت‌ها پشتیبانی کنید و اطمینان حاصل کنید که منابع انسانی ارزش قابل‌توجهی به سازمان می‌افزاید.

شما می‌توانید این ارزش افزوده را با استفاده از زنجیره ارزش منابع انسانی نشان دهید. این یک فرآیند سه‌مرحله‌ای است که با فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی آغاز می‌شود، سپس به نتایج منابع انسانی و اهداف سازمانی می‌رسد. این فرآیند نشان می‌دهد که چگونه فعالیت‌های منابع انسانی به اهداف سازمانی، مانند کسب سود، منجر می‌شود.

۱۵. آگاهی و حساسیت فرهنگی

این مهارت منابع انسانی بستگی به ویژگی‌های سازمان دارد. به‌ویژه در شرکت‌های بزرگ چندملیتی، آگاهی و حساسیت فرهنگی ضروری است، زیرا هنگام ارتباط با مدیران و کارکنان در کشورهای مختلف، باید از تفاوت‌های فرهنگی بین‌المللی آگاه باشید.

این تفاوت‌ها بر نحوه استخدام، نگهداری و ترفیع افراد و همچنین مدیریت روابط کارکنان تأثیر خواهد گذاشت.

برای مثال، شیوه‌های مدیریت و نگهداری افراد می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی بین فرهنگ‌ها متفاوت باشد. در هند، معمولاً ارتقا هر ساله انجام می‌شود، در حالی که در دنیای غرب، این موضوع به‌طور متوسط هر ۳-۵ سال یک بار اتفاق می‌افتد. به‌طور مشابه، برای کارگران چینی رایج است که در جشن سال نو چینی به زادگاه خود سفر کنند و هرگز به کارخانه‌ای که در سال جدید در آن کار می‌کردند، بازنگردند زیرا اکنون در جای دیگری مشغول به کار شده‌اند – بدون اینکه به شما اطلاع دهند.

تفاوت‌های ارتباطی نیز در ارزیابی افراد وجود دارد. روس‌ها و هلندی‌ها بسیار مستقیم هستند، در حالی که ژاپنی‌ها و کشورهای جنوب‌شرقی آسیا بسیار غیرمستقیم‌تر هستند. استفاده از سبک نادرست ارتباطی ممکن است باعث شود پیام شما درک نشود یا ممکن است باعث ناراحتی افراد شود.

۱۶. تبلیغ سلامت و رفاه

متخصصان منابع انسانی نقش حیاتی در اطمینان از این‌که کارکنان شاد، سالم و مولد باقی بمانند، ایفا می‌کنند.

بر اساس گزارش مک‌کنزی، استرس محل کار به طور منفی بر بهره‌وری تأثیر می‌گذارد، باعث افزایش ترک‌های داوطلبانه می‌شود و هزینه‌های مراقبت‌های بهداشتی را برای کارفرمایان آمریکایی نزدیک به ۲۰۰ میلیارد دلار در سال به همراه دارد. در همین حال، ۹۵٪ از مدیران منابع انسانی معتقدند که فرسودگی شغلی در حال تخریب نیروی کار آن‌هاست و ۷۷٪ از کارکنان ادعا می‌کنند که در شغل فعلی خود دچار فرسودگی شده‌اند.

اما از میان کسانی که در شرکت‌هایی کار می‌کنند که از اقدامات رفاهی حمایت می‌کنند، ۸۹٪ احتمالاً سازمان خود را به‌عنوان یک مکان خوب برای کار توصیه می‌کنند. با روشن‌تر شدن تأثیر رفاه کارکنان، اهمیت رفاه کارکنان برای سازمان‌ها در حال افزایش است.

۱۷. شنیدن فعال

متخصصان منابع انسانی که در شنیدن فعال ماهر هستند، قادرند به‌طور دقیق به دیگران گوش دهند بدون پیش‌داوری یا قضاوت و فضای امنی برای اشتراک‌گذاری دیگران ایجاد کنند.

شنیدن فعال با همدلی همراه است. دیان گالو، مربی توسعه رهبری و شغلی، می‌گوید: «در یک محیط کاری، همدلی به معنای توانایی دیدن موقعیت‌ها از دیدگاه تمام ذینفعان است. این شامل کارکنان داخلی، سهامداران، جوامع در حال فعالیت و حتی محیط جغرافیایی سیاسی می‌شود».

بدون مهارت‌های قوی در شنیدن فعال، پیمایش مسائل حساس مربوط به DEI&B (تنوع، برابری، گنجاندن و تعلق) دشوارتر خواهد بود و مربی­گری مؤثر کارکنان و سایر متخصصان منابع انسانی سخت‌تر خواهد شد.

۱۸. کار تیمی

به‌عنوان یک متخصص منابع انسانی، از شما انتظار می‌رود که به‌طور نزدیک با همکاران خود در بخش منابع انسانی، با مدیران و رهبران، و همچنین با کارکنان سازمان همکاری کنید.

همکاری داخلی با هماهنگی فعال فعالیت‌های منابع انسانی به نفع هر دو، سازمان و منابع انسانی است. کار تیمی همچنین منجر به افزایش همکاری، نوآوری، روحیه و رضایت در سازمان می‌شود و دیگران را تشویق می‌کند که با هم کار کنند.

توسعه مهارت‌های منابع انسانی

راه‌های زیادی برای توسعه مهارت‌های منابع انسانی، پیشرفت در حرفه و ارائه ارزش بیشتر به سازمان وجود دارد. در اینجا چند راه برای توسعه مهارت‌های منابع انسانی آورده شده است:

دریافت گواهینامه‌های حرفه‌ای

برنامه‌های گواهینامه منابع انسانی آنلاین می‌توانند به شما کمک کنند تا دانش و مهارت‌های خود را گسترش دهید تا از همتایان خود پیشی بگیرید و هنگام درخواست شغل برجسته شوید. شما تنها مهارت‌های جدیدی نخواهید آموخت، بلکه گواهینامه‌های باارزشی نیز به دست خواهید آورد.

دوره جامع مدیریت منابع انسانی آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی با کمک آموزش‌های کاربردی به شما دانش و مهارت‌های عملی برای شروع کار به عنوان یک متولی منابع انسانی را می‌دهد.

شبکه‌سازی و گروه‌های حرفه‌ای

شرکت منظم در رویدادهای صنعت منابع انسانی و پیوستن به گروه‌های منابع انسانی (مانند جامعه آکادمی منابع انسانی) می‌تواند به شما کمک کند با همتایان خود ارتباط برقرار کنید، سوالات خود را بپرسید، دانش را به اشتراک بگذارید و از تجربیات جمعی یاد بگیرید.

مشاوره و راهنمایی

یک متخصص منابع انسانی باتجربه می‌تواند به عنوان یک مربی یا مشاور عالی عمل کند که می‌تواند راهنمایی و مشاوره لازم برای کمک به شما در پیشبرد حرفه‌تان، اتخاذ تصمیمات دشوار و توسعه مهم‌ترین مهارت‌های منابع انسانی را ارائه دهد. می‌توانید یک مربی را درون سازمان خود یا از طریق شبکه‌های حرفه‌ای پیدا کنید. بسیاری از افراد خوشحال می‌شوند که دانش و تجربه خود را با حرفه‌ای‌های جوان‌تر در صنعت به اشتراک بگذارند.

یادگیری مداوم

به‌روز بودن در مورد بهترین شیوه‌ها و تغییرات سیاستی، روندهای نوظهور و ساخت مهارت‌های آینده منابع انسانی، نمونه‌های خوبی از یادگیری مداوم هستند که باید به آن‌ها توجه کنید. می‌توانید یادگیری را در کار روزمره خود گنجانده و به‌طور منظم به خواندن وبلاگ‌ها، نشریات صنعتی، مقالات تحقیقاتی و خبرنامه‌های منابع انسانی بپردازید. همچنین می‌توانید به انجمن‌های حرفه‌ای منابع انسانی بپیوندید تا دانش خود را در حوزه منابع انسانی گسترش دهید.

آموزش در محل کار

به دنبال فرصت‌هایی برای کار بر روی پروژه‌ها و وظایف منابع انسانی باشید که مهارت‌های شما را به چالش بکشد و شما را از منطقه امن خود خارج کند. با متخصصان منابع انسانی باتجربه درون سازمان خود همکاری کنید، از تخصص آن‌ها بیاموزید و به‌طور فعال در ابتکارات جدید و موجود منابع انسانی شرکت کنید.

جمع‌بندی

توسعه این مهارت‌های کلیدی منابع انسانی برای هر متخصص منابع انسانی که می‌خواهد عملکرد خود را بهبود بخشد، در حرفه خود پیشرفت کند و به یک دارایی برای رهبران و کارکنان سازمان تبدیل شود، ضروری است.

با توجه به این که صنعت منابع انسانی به سرعت مطابق با فناوری در حال تکامل است، به روز بودن با روندهای آینده و اطمینان از توسعه مهارت‌های اصلی مورد نیاز در یک محیط دیجیتال‌تر برای موفقیت شما ضروری خواهد بود.

منابع

https://www.aihr.com/blog/hr-skills/

ترجمه و تلخیص: مسعود شکری