نوشته های مسعود شکری

زیبایی داشبورد یک خودرو در سادگی آن نهفته است. این داشبورد در هر لحظه، وضعیت فعلی خودرو را به‌صورت دقیق نمایش می‌دهد و با یک چراغ هشدار کوچک، شما را از بروز مشکلات احتمالی آگاه می‌سازد تا بتوانید اقدامات لازم را انجام دهید. همین مفهوم در مورد داشبورد منابع انسانی نیز صادق است، زیرا این داشبورد، نمایی شفاف از وضعیت نیروی کار سازمان ارائه می‌دهد.

یک داشبورد منابع انسانی کارآمد به تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا به‌سادگی و در کوتاه‌ترین زمان، بینش‌های ارزشمندی درباره نرخ ترک شغل، هزینه‌های نیروی کار و سایر شاخص‌های مرتبط با نیروی انسانی به دست آورند. به همین دلیل، وجود یک داشبورد جامع و کاربردی باید بخش جدایی‌ناپذیر از مدیریت منابع انسانی در هر سازمان باشد.

در این مقاله، به بررسی ابعاد مختلف داشبورد منابع انسانی می‌پردازیم. ابتدا آن را با گزارش‌های منابع انسانی مقایسه کرده، سپس عملکردها و شاخص‌های کلیدی آن را تحلیل می‌کنیم. در ادامه، نحوه طراحی یک داشبورد مؤثر را مورد بررسی قرار داده و در نهایت، چند نمونه کاربردی از داشبوردهای منابع انسانی را به اشتراک می‌گذاریم.

داشبورد منابع انسانی چیست؟

داشبورد منابع انسانی HR Dashboard یک ابزار کاربردی است که به تیم‌های منابع انسانی امکان می‌دهد تا به‌صورت بصری و یکپارچه، مهم‌ترین معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) مرتبط با نیروی انسانی را مشاهده و تحلیل کنند. این داشبوردها داده‌های مختلف را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را در قالب‌های بصری جذاب و کاربرپسند، مانند نمودارها، جداول و نمودارهای میله‌ای، به نمایش می‌گذارند. هدف اصلی این داشبوردها ارائه یک نمای کلی و جامع از وضعیت نیروی کار در سازمان است که نقشی کلیدی در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک حوزه منابع انسانی ایفا می‌کند.

معمولاً داشبوردهای منابع انسانی شامل مجموعه‌ای از معیارهای مهم مانند روندهای استخدام، عملکرد کارکنان، نرخ ترک شغل، میزان غیبت، برنامه‌های آموزشی و توسعه، میزان تعامل کارکنان و تنوع نیروی کار هستند. در داشبوردهای پیشرفته‌تر، حتی امکان استفاده از داده‌های بلادرنگ و تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده نیز وجود دارد که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نیازهای آینده منابع انسانی را بهتر پیش‌بینی کرده و برای چالش‌های احتمالی آماده شوند.

برای طراحی و ایجاد داشبورد منابع انسانی، تیم‌های منابع انسانی می‌توانند از ابزارهای متنوعی استفاده کنند. برخی از محبوب‌ترین ابزارها در این زمینه شامل اکسل، تبلو، پاور بی‌آی و سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) شرکت‌ها هستند. داشبوردهای مدرن و تعاملی این امکان را فراهم می‌کنند که داده‌های مختلف از سیستم‌های گوناگون منابع انسانی و سایر بخش‌های کسب‌وکار جمع‌آوری و ترکیب شوند. این ویژگی باعث می‌شود که تیم‌های منابع انسانی بتوانند بدون نیاز به جابه‌جایی بین چندین ابزار، داده‌ها را به‌طور متمرکز تجزیه و تحلیل کرده و به بینش‌های دقیق‌تر و تصمیم‌گیری‌های مؤثرتر دست یابند.

مقایسه داشبورد منابع انسانی و گزارش منابع انسانی

هر دو داشبورد منابع انسانی و گزارش‌های منابع انسانی بر تحلیل داده‌ها و معیارهای کلیدی برای تصمیم‌گیری متمرکز هستند، اما از نظر قالب، هدف و نحوه عملکرد تفاوت‌های قابل توجهی با یکدیگر دارند.

داشبوردهای منابع انسانی معمولاً به‌صورت بصری طراحی می‌شوند و هدف اصلی آن‌ها ارائه یک نمای سریع و قابل درک از وضعیت نیروی کار، همراه با امکان نظارت مداوم بر معیارها و روندهای کلیدی است. این داشبوردها از نمودارها، جداول تعاملی و گراف‌های تصویری برای نمایش داده‌ها استفاده می‌کنند تا کاربران بتوانند در یک نگاه اطلاعات لازم را دریافت کنند.

در مقابل، گزارش‌های منابع انسانی معمولاً بر پایه متن و داده‌های ساختاریافته ارائه می‌شوند و شامل جداول، تحلیل‌های تفصیلی و خلاصه‌های توصیفی هستند. این گزارش‌ها برای بررسی عمیق‌تر داده‌ها، مستندسازی اطلاعات و ارائه توضیحات دقیق‌تر درباره شاخص‌های منابع انسانی به کار می‌روند.

تفاوت در کاربرد:

• داشبوردهای منابع انسانی معمولاً برای نظارت لحظه‌ای و تصمیم‌گیری روزمره استفاده می‌شوند.
• گزارش‌های منابع انسانی بیشتر به‌صورت دوره‌ای (مثلاً ماهانه یا فصلی) تهیه شده و برای بررسی‌های دقیق‌تر یا رعایت الزامات قانونی و انطباق سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

انواع رایج گزارش‌های منابع انسانی:

• گزارش‌های تعداد نیروی کار
• گزارش‌های ماهانه منابع انسانی
• گزارش‌های سالانه منابع انسانی
• گزارش‌های مربوط به ترک شغل و حفظ کارکنان
• گزارش‌های ایمنی و بهداشت

هر دو ابزار در استراتژی مدیریت منابع انسانی نقش مهمی ایفا می‌کنند، به این صورت که داشبوردها امکان نظارت سریع و سطح بالا را فراهم می‌کنند، در حالی که گزارش‌ها به بررسی دقیق و عمیق داده‌ها کمک می‌کنند.

به‌عنوان مثال، یک داشبورد منابع انسانی ممکن است با استفاده از نمودارهای تعاملی، نمایی بلادرنگ از روندهای ترک شغل کارکنان را نمایش دهد و این داده‌ها به‌طور خودکار به‌روزرسانی شوند. در مقابل، یک گزارش منابع انسانی می‌تواند تجزیه و تحلیل کاملی از داده‌های مربوط به ترک شغل در یک دوره زمانی مشخص (مثلاً سه‌ماهه گذشته) ارائه دهد و به بررسی علل و روندهای آن بپردازد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: داشبورد استخدام چیست و چطور ساخته می‌شود؟ به همراه نمونه

عملکردهای کلیدی داشبورد منابع انسانی

داشبورد منابع انسانی نقش حیاتی در توانمندسازی تیم‌های منابع انسانی برای ردیابی داده‌های مربوط به نیروی کار و گزارش‌دهی دقیق ایفا می‌کند. این ابزار با ارائه بینش‌های مبتنی بر داده، به بهبود فرآیندهای مدیریت نیروی انسانی کمک کرده و امکان تصمیم‌گیری آگاهانه را فراهم می‌آورد. برخی از مهم‌ترین عملکردهای داشبورد منابع انسانی عبارتند از:

نظارت بر منابع انسانی

داشبورد منابع انسانی امکان ردیابی مستمر معیارهای کلیدی نیروی کار را فراهم می‌کند و با گزارش‌دهی منظم، به تیم منابع انسانی کمک می‌کند تا نبض سازمان را در دست داشته باشد. این ابزار به آن‌ها اجازه می‌دهد روندها و فرصت‌های جدید را زودتر شناسایی کنند و مشکلات بالقوه را قبل از آنکه تأثیر جدی بر کسب‌وکار بگذارند، برطرف نمایند.

اطلاعات مدیریتی

یک داشبورد منابع انسانی که به‌صورت فعال نظارت و مدیریت شود، می‌تواند اطلاعات ارزشمندی را در اختیار مدیران قرار دهد و آن‌ها را در انجام بهتر وظایفشان یاری کند. گزارش‌های ساختاریافته و قابل فهمی که از داشبورد استخراج می‌شوند، مدیران را در جریان تغییرات و تحولات مربوط به تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان قرار می‌دهند.

مثال: فرض کنید بخش پشتیبانی مشتری با نرخ بالای ترک شغل و فرآیند طولانی استخدام مواجه است. در این شرایط، مدیران با آگاهی از این داده‌ها، تمرکز بیشتری بر روی حفظ کارکنان خواهند داشت و نسبت به خطرات ناشی از افزایش زمان جایگزینی نیروهای جدید، حساس‌تر خواهند شد.

ردیابی حوزه‌های مشکل‌ساز

یکی دیگر از مزایای داشبورد منابع انسانی، ایجاد شفافیت در ردیابی مشکلات سازمانی است. به‌عنوان مثال، نمایش نرخ ترک شغل در داشبورد باعث می‌شود که مدیران نسبت به حفظ کارکنان حساس‌تر باشند، چرا که این موضوع می‌تواند بر عملکرد و حتی اعتبار آن‌ها تأثیر بگذارد. با این قابلیت، تیم منابع انسانی می‌تواند حوزه‌های مشکل‌ساز را شناسایی کرده و برای بهبود آن‌ها اقدام کند.

تصمیم‌گیری استراتژیک

تحلیل داده‌های منابع انسانی در بازه‌های زمانی مختلف به تیم‌های منابع انسانی امکان می‌دهد روندهای در حال توسعه، چالش‌های نوظهور و فرصت‌های جدید را شناسایی کنند. این بینش‌های مبتنی بر داده، آن‌ها را قادر می‌سازد تا تصمیماتی استراتژیک و همسو با اهداف تجاری سازمان اتخاذ کنند و در نهایت به موفقیت کلی سازمان کمک نمایند.

ارتباطات بهتر

یک داشبورد منابع انسانی که داده‌ها را در زمان واقعی ردیابی می‌کند، حجم زیادی از اطلاعات ارزشمند را در اختیار متخصصان منابع انسانی قرار می‌دهد. گزارش‌های منابع انسانی که بر اساس داده‌های داشبورد تهیه می‌شوند، به متخصصان این حوزه کمک می‌کنند تا پیشنهادات و ابتکارات خود را با استفاده از داده‌های واقعی سازمان، به شیوه‌ای قانع‌کننده به مدیران ارشد و ذینفعان ارائه دهند. این امر باعث بهبود تعامل و ارتباط میان تیم منابع انسانی و سایر بخش‌های سازمان می‌شود.

معیارهای داشبورد منابع انسانی

یک داشبورد جامع منابع انسانی باید مجموعه‌ای از معیارهای کلیدی را برای نظارت بر جمعیت‌شناسی نیروی کار و هزینه‌های مرتبط با آن ارائه دهد. داشبوردهای تخصصی نیز ممکن است داده‌های خاص‌تری را در زمینه‌هایی مانند تنوع، استخدام و عملکرد کارکنان نمایش دهند.

در ادامه، برخی از مهم‌ترین معیارهایی که معمولاً در داشبوردهای منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرند، آورده شده است:

سنوات خدمت Tenure
مدت زمانی که کارکنان در یک سازمان مشغول به کار بوده‌اند، نشان‌دهنده میزان وفاداری و تعامل آن‌ها است. این معیار می‌تواند به برنامه‌ریزی نیروی کار و تدوین استراتژی‌های مؤثر برای حفظ کارکنان کمک کند.

جنسیت Gender
تحلیل ترکیب جنسیتی کارکنان، یکی از معیارهای مهم برای بررسی و بهبود شاخص‌های تنوع و برابری در سازمان است.

سن Age
با توجه به حضور نسل‌های مختلف در محیط کار، سن نیروی کار اهمیت زیادی پیدا کرده است. این معیار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برای آینده نیروی کار خود برنامه‌ریزی کنند، از جمله در حوزه‌هایی مانند جانشین‌پروری و نوآوری.

سطح تحصیلات Education level
این معیار زمانی مفید است که با اهداف استراتژیک سازمان مرتبط باشد. در غیر این صورت، ممکن است در گزارش‌دهی منابع انسانی به‌عنوان یک شاخص کم‌اهمیت در نظر گرفته شود.

نوع عملکرد Function type
معیاری مانند نوع عملکرد ممکن است به تمایز بین گروه‌های مختلف در شرکت کمک کند. رده‌بندی کارکنان بر اساس نقش آن‌ها در سازمان، مانند مدیریت ارشد، مدیریت میانی و کارکنان اجرایی، به تحلیل بهتر عملکرد سازمان کمک می‌کند.

FTE (معادل تمام‌وقت)
این معیار نشان‌دهنده تعداد ساعت‌هایی است که یک کارمند تمام‌وقت کار می‌کند. تعداد FTE معمولاً کمتر از تعداد کل کارکنان است، به‌ویژه در سازمان‌هایی که نیروی کار پاره‌وقت دارند. این شاخص دیدگاه دقیقی از حجم کار سازمان ارائه می‌دهد.

کارکنان فعال Employees active
این معیار تعداد کارکنانی را نشان می‌دهد که در حال حاضر در سازمان مشغول به کار هستند.

نرخ ترک شغل Turnover
این شاخص نشان‌دهنده تعداد یا درصد کارکنانی است که در یک بازه زمانی مشخص، سازمان را ترک کرده‌اند.

کارکنان جدید New hires
این معیار تعداد یا درصد کارکنانی را نشان می‌دهد که در یک بازه زمانی مشخص (مثلاً سال گذشته) به سازمان پیوسته‌اند.

نرخ غیبت Absenteeism rate
این شاخص میانگین درصد زمانی را نشان می‌دهد که کارکنان در بازه‌ای مشخص غایب بوده‌اند. همچنین می‌توان آن را به‌صورت تعداد کل روزهای غیبت به ازای هر کارمند نمایش داد.

هزینه غیبت Cost of absence
این معیار با تبدیل نرخ غیبت به مقادیر مالی، تصویری ملموس‌تر از تأثیر غیبت کارکنان بر هزینه‌های سازمان ارائه می‌دهد.

هزینه نیروی کار Cost of labor
کل هزینه‌ای که سازمان برای کارکنان خود پرداخت می‌کند، شامل حقوق، مزایا و مالیات‌های مربوطه. این هزینه به دو بخش تقسیم می‌شود:

• هزینه‌های مستقیم: شامل حقوق افرادی که مستقیماً در فرآیندهای اصلی سازمان فعالیت دارند (مانند کارگران تولیدی).
• هزینه‌های غیرمستقیم: مربوط به کارکنانی که به‌طور مستقیم در تولید یا ارائه خدمات دخیل نیستند (مانند نیروهای پشتیبانی و امنیت).

هزینه آموزش Training cost
میزان هزینه‌ای که سازمان برای آموزش و توسعه کارکنان خود اختصاص می‌دهد، از جمله هزینه‌های مربوط به برنامه‌های آموزشی داخلی و خارجی.

هزینه استخدام Recruitment cost
این معیار نشان‌دهنده مجموع هزینه‌های مربوط به فرآیند جذب و استخدام کارکنان است، از جمله هزینه‌های آژانس‌های استخدامی، تبلیغات شغلی و حتی کاهش بهره‌وری ناشی از جایگزینی نیروهای جدید. محاسبه هزینه استخدام معمولاً شامل عناصری مانند زمان صرف‌شده توسط مدیران در فرآیند انتخاب و آموزش کارکنان جدید نیز می‌شود.

زمان پر کردن پست Time to fill
مدت زمانی که بین باز شدن یک موقعیت شغلی و پذیرش آن توسط یک نامزد جدید سپری می‌شود. این مدت بسته به نوع شغل می‌تواند متفاوت باشد؛ برای مثال، استخدام توسعه‌دهندگان نرم‌افزار یا تحلیل‌گران داده‌های بزرگ معمولاً بیشتر از استخدام کارکنان بخش‌های عمومی سازمان زمان می‌برد.

به خاطر داشته باشید که این به هیچ وجه یک لیست جامع نیست. معیارهایی که شما در داشبورد منابع انسانی خود ردیابی خواهید کرد به اهداف، اولویت‌ها و چالش‌های خاص سازمان شما و همچنین مخاطب داشبورد بستگی دارد.

به عنوان مثال، مدیران ارشد ممکن است بر معیارهای سطح بالا مانند نرخ ترک شغل، روندهای تعداد نیروی کار و هزینه‌های نیروی کار اولویت قائل شوند، در حالی که مدیران منابع انسانی ممکن است بر معیارهای عملیاتی‌تر مانند زمان استخدام، نرخ تکمیل آموزش و غیبت تمرکز کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی به همراه نحوه محاسبه

نمونه‌های داشبورد منابع انسانی

داشبوردهای منابع انسانی بسته به نیاز سازمان و اهداف تجزیه‌وتحلیل داده‌های منابع انسانی، در اشکال و فرمت‌های مختلفی طراحی می‌شوند. در ادامه چند نمونه از داشبوردهای منابع انسانی که در عمل مورد استفاده قرار می‌گیرند، معرفی شده است:

داشبورد عمومی منابع انسانی

این داشبورد یک نمای کلی از داده‌های نیروی کار را ارائه می‌دهد. اطلاعاتی مانند تعداد کارکنان بر اساس رده شغلی، روندهای استخدام و جابجایی کارکنان در طول سال، معیارهای کلیدی مربوط به استعدادهای برتر، هزینه‌های استخدام و ارتقاء شغلی در این داشبورد نمایش داده می‌شود. همچنین، نرخ ترک شغل با تفکیک موارد پشیمان (ترک کارکنانی که سازمان تمایل به حفظ آن‌ها داشته است) و غیرپشیمان (ترک کارکنانی که خروج آن‌ها برای سازمان مطلوب بوده است) تجزیه و تحلیل می‌شود.

داشبورد منابع انسانی: بیماری و غیبت

این داشبورد به‌طور خاص روی اطلاعات غیبت کارکنان تمرکز دارد. در یک زبانه اختصاصی، میانگین تعداد روزهای مرخصی استعلاجی در یک دوره زمانی مشخص و هزینه‌های مرتبط با آن به‌صورت بصری نمایش داده می‌شود. چنین داشبوردی به سازمان‌ها کمک می‌کند تأثیر غیبت بر بهره‌وری و هزینه‌های عملیاتی را بهتر درک کنند و راهکارهایی برای کاهش آن ارائه دهند.

داشبورد تعداد نیروی کار در اکسل

این داشبورد که در نرم‌افزار Excel طراحی شده، ابزاری ساده اما مؤثر برای ردیابی روندهای نیروی کار است. سازمان‌ها با استفاده از این داشبورد می‌توانند الگوهای استخدام، تغییرات نیروی کار و سایر شاخص‌های کلیدی را به‌راحتی مشاهده و تحلیل کنند.

داشبورد استخدام

این داشبورد به‌طور خاص برای نظارت بر فرآیند استخدام طراحی شده است. در برخی موارد، این داشبورد بین استخدام‌های فنی و غیر فنی تفاوت قائل می‌شود و اطلاعات بلادرنگ در مورد وضعیت استخدام در سازمان ارائه می‌دهد. همچنین، منابع اصلی تأمین نیروی انسانی (مانند آژانس‌های استخدامی، ارجاع داخلی و پلتفرم‌های شغلی) را نمایش می‌دهد تا مشخص شود کدام کانال‌ها مؤثرتر هستند.

بهترین ابزارها برای ساخت داشبورد منابع انسانی

برای بهره‌گیری بهینه از یک داشبورد منابع انسانی، انتخاب ابزاری که با نیازهای سازمان و زیرساخت فناوری منابع انسانی شما سازگار باشد، اهمیت زیادی دارد. در ادامه، برخی از ابزارهای رایج داشبورد منابع انسانی را همراه با مزایا و معایب آن‌ها بررسی می‌کنیم.

اکسل

ایجاد یک داشبورد منابع انسانی پایه در اکسل نسبتاً ساده است. می‌توانید از الگوهای آماده استفاده کنید یا خودتان جداول و نمودارهای مرتبط با داده‌های منابع انسانی را طراحی نمایید.

✅ مزایا:

• بسیاری از افراد با اکسل آشنا هستند.
• دسترسی به آن آسان است.

❌ معایب:

• امکانات محدود برای تجسم داده‌ها و همکاری تیمی.
• ضعف در مدیریت داده‌های بلادرنگ.
• امنیت پایین صفحات گسترده.

Tableau

نرم‌افزار Tableau ابزارهای متنوعی برای تجسم داده‌ها ارائه می‌دهد و به تیم‌های منابع انسانی این امکان را می‌دهد تا اطلاعات خود را به شیوه‌ای جذاب نمایش دهند. این ابزار از نمودارهای حرکتی، جعبه‌ای، دایره‌ای، میله‌ای و موارد دیگر پشتیبانی می‌کند.

✅ مزایا:

• امکانات قدرتمند در زمینه بصری‌سازی داده‌ها.
• ارائه گزارش‌های دقیق و قابل فهم.

❌ معایب:

• نیاز به مهارت فنی برای استفاده بهینه.
• یادگیری آن ممکن است برای برخی کاربران چالش‌برانگیز باشد.

Power BI

Power BI، محصول مایکروسافت، امکان ایجاد داشبوردهای منابع انسانی را فراهم می‌کند و جمع‌آوری، تجزیه‌وتحلیل، و تجسم داده‌ها را ساده‌تر می‌سازد.

✅ مزایا:

• ادغام آسان با محصولات مایکروسافت مانند اکسل، SharePoint و Azure.
• سهولت استفاده و پردازش داده‌های بلادرنگ.
• امنیت بالا.

❌ معایب:

• فقط به‌صورت آنلاین در دسترس است.
• گزینه‌های سفارشی‌سازی محدود.
• دارای منحنی یادگیری نسبتاً تند برای کاربران تازه‌کار.

Asana

Asana در اصل یک پلتفرم مدیریت وظایف و پروژه است، اما قابلیت‌های داشبورد آن به تیم‌های منابع انسانی امکان می‌دهد که از الگوهای آماده یا داشبوردهای سفارشی استفاده کنند.

✅ مزایا:

• قابلیت‌های همکاری قوی برای تعامل بهتر تیم‌ها.
• امکان ویرایش مشترک داشبوردها و ثبت نظرات.

❌ معایب:

• عدم ارائه پشتیبانی تلفنی.
• هزینه نسبتاً بالا.

همچنین، می‌توانید پلتفرم‌های تخصصی مانند Visier و ChartHop را بررسی کنید. این ابزارها امکانات ویژه‌ای مانند تحلیل پیشرفته، گزارش‌دهی قابل تنظیم و ادغام با سیستم‌های منابع انسانی را ارائه می‌دهند که به سازمان‌ها کمک می‌کند تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده بهتری داشته باشند.

نحوه ایجاد یک داشبورد موثر منابع انسانی

داشبورد منابع انسانی یکی از بهترین ابزارها برای تیم‌های منابع انسانی است که به آن‌ها کمک می‌کند شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را نظارت، مدیریت، ردیابی و گزارش‌دهی کنند. برای ایجاد یک داشبورد کارآمد، باید به نکات زیر توجه کنید:

۱. انتخاب ابزار مناسب

ابزار مناسب برای هر سازمان متفاوت است و باید بر اساس نیازهای خاص انتخاب شود. برخی از عوامل مهم در این انتخاب عبارتند از:

• قابلیت‌های مورد نیاز (مانند همکاری، تجسم داده‌ها و غیره)
• کیفیت پشتیبانی فروشنده
• میزان سهولت استفاده از ابزار و نیاز به نیروی متخصص برای کار با آن
• بودجه سازمان

۲. تعیین معیارهای کلیدی داشبورد

شاخص‌های کلیدی عملکرد در داشبوردهای منابع انسانی بسته به هدف داشبورد متفاوت هستند. به عنوان مثال، معیارهای مورد استفاده در یک داشبورد استخدام با معیارهای داشبورد عملکرد کارکنان تفاوت دارد. اگر قصد ایجاد یک داشبورد عمومی را دارید، بهتر است از شاخص‌های کلیدی استاندارد منابع انسانی بهره ببرید.

۳. تأکید بر سهولت استفاده

یک داشبورد منابع انسانی باید به‌گونه‌ای طراحی شود که کاربران بتوانند به‌راحتی از آن استفاده کنند. هدف این است که اطلاعات کلیدی به‌سرعت در دسترس باشند، بدون اینکه کاربران را با داده‌های بیش‌ازحد درگیر کند یا بار اداری اضافی ایجاد شود.

۴. اولویت‌بندی دقت و صحت داده‌ها

گزارش‌دهی در منابع انسانی، مانند بهداشت در یک رستوران، اغلب بدیهی در نظر گرفته می‌شود و تنها در صورت بروز خطا مورد توجه قرار می‌گیرد. دقت در گزارش‌دهی برای حفظ اعتبار سازمان حیاتی است و باید از صحت داده‌ها اطمینان حاصل شود تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری گردد.

۵. سفارشی‌سازی برای ذینفعان

اگر افراد خارج از تیم منابع انسانی نیز به داشبوردهای خاصی نیاز دارند، مشارکت آن‌ها در فرآیند طراحی می‌تواند ارزشمند باشد. در نظر بگیرید که این افراد به چه داده‌هایی نیاز دارند و چگونه می‌خواهند با داشبورد تعامل داشته باشند.

سخن پایانی

چه در زمینه نرخ ترک شغل، ایمنی کارکنان یا سایر شاخص‌های نیروی کار، داشبوردهای منابع انسانی ابزاری قدرتمند برای تیم‌های منابع انسانی و سایر ذینفعان سازمانی هستند. این داشبوردها تصویری شفاف از وضعیت نیروی کار ارائه می‌دهند و اگرچه راه‌اندازی آن‌ها ممکن است زمان‌بر باشد، اما در بلندمدت با یکپارچه‌سازی داده‌های کلیدی در یک پلتفرم قابل دسترس، موجب صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان می‌شوند.

با ارائه تجسم‌های واضح و بینش‌های لحظه‌ای، داشبوردها به تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کنند تا روندها را شناسایی کنند، مشکلات را به‌صورت پیشگیرانه مدیریت کنند و تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند. علاوه بر این، آن‌ها نقش مهمی در افزایش شفافیت سازمانی دارند و اطمینان می‌دهند که تمام افراد سازمان، درک مشترکی از معیارهای کلیدی نیروی کار دارند.

منابع

https://www.aihr.com/blog/hr-dashboard/

تهیه و ترجمه: مسعود شکری

تحلیل SWOT  یکی از قدیمی‌ترین ابزاراهای استراتژیک برای شناسایی نقاط قوت و ضعف درونی و فرصت‌ها و تهدیدهای بیرونی سازمان است. در مدیریت منابع انسانی تحلیل جامع SWOT شما را برای ایجاد استراتژی‌های مؤثر منابع انسانی آماده می‌کند.

در این مقاله نحوه به کارگیری این ابزار در مدیریت منابع انسانی تشریح شده است.

تحلیل SWOT چیست؟

تحلیل SWOT منابع انسانی ابزاری استراتژیک در مدیریت منابع انسانی است که برای تدوین نقشه‌ راه و تحقق چشم‌انداز کنونی و آینده‌ سازمان به کار می‌رود. تحلیل SWOT مخفف نقاط قوت (Strengths)، نقاط ضعف (Weaknesses)، فرصت‌ها (Opportunities)، و تهدیدها (Threats) است. نقاط قوت و ضعف همواره مربوط به محیط‌های داخلی یک سازمان هستند، در حالی که فرصت‌ها و تهدیدها عوامل خارجی به شمار می‌آیند.

نقاط قوت (Strengths)

نقاط قوت به ویژه آن چیزی هستند که شما در آن بهترین هستید و دیگران نمی‌توانند مانند شما عمل کنند. مثلاً اگر سازمان دارای تیم با استعداد و کارآمد یا برنامه‌های آموزشی مؤثری باشد، این موارد به‌عنوان نقاط قوت شناخته می‌شوند که می‌توانند در جذب و نگهداشت کارکنان تأثیرگذار باشند.

نقاط ضعف‌ (Weaknesses)

نقاط ضعف حوزه‌ای هستند که نیاز به بهبود دارد مشروط به اینکه به درستی شناخته شوند. تحلیل SWOT کمک می‌کند تا مشکلات و نقاط ضعف بخش منابع انسانی، مانند نبود سیستم‌های ارزیابی عملکرد یا کمبود فرصت‌های آموزشی، شناسایی شوند. با شناخت این ضعف‌ها، سازمان‌ها می‌توانند برنامه‌های بهبود را طراحی کنند.

فرصت‌ها (Opportunities)

فرصت‌ها به محیط‌ خارجی سازمان مربوط می‌شوند. مثل تغییرات بازار کار، فناوری‌های جدید، یا قوانین حمایتی ممکن است فرصت‌های خوبی برای سازمان فراهم کنند تا از این فرصت‌ها برای تقویت منابع انسانی بهره‌برداری کند.

تهدیدها (Threats)

تهدیدها هم عوامل بیرونی هستند که ممکن است بر سازمان شما تاثیر بگذارند. مانند رقابت بالا در جذب استعدادها، تغییرات قوانین کار یا مشکلات اقتصادی که می‌توانند تأثیر منفی بر منابع انسانی داشته باشند. تحلیل SWOT به سازمان کمک می‌کند تا این تهدیدها را پیش‌بینی و مدیریت کند.

نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی درون سازمان هستند که می‌توان آن‌ها را کنترل کرد. فرصت‌ها و تهدیدها عوامل خارجی هستند که خارج از کنترل منابع انسانی قرار دارند.

چرا منابع انسانی باید تحلیل SWOT انجام دهد؟

تحلیل SWOT برای بخش منابع انسانی این امکان را فراهم می‌کند که عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر منابع انسانی سازمان خود را شناسایی کرده و تیم را برای ایجاد استراتژی‌های بلندمدت آماده کند.

آگاهی از نقاط قوت به شما کمک می‌کند تا اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را تدوین کنید. شناسایی ضعف‌ها به شما اجازه می‌دهد کمبودها را برطرف کرده یا در برخی زمینه‌ها بهبود ایجاد کنید. فرصت‌ها، چشم‌اندازی از مسیر آینده دپارتمان شما ارائه می‌دهند. تهدیدها می‌توانند شما را از مشکلات و ریسک‌های احتمالی در آینده آگاه کنند.

تحلیل SWOT می‌تواند به دپارتمان منابع انسانی کمک کند تا تصمیم بگیرد چه بخش‌هایی قوی و در کدام‌ها ضعیف هستند، تا منابع به‌درستی تخصیص داده شوند.

توصیه می‌شود رهبران منابع انسانی هر شش ماه یک‌بار تحلیل SWOT را انجام دهند تا بررسی کنند که چگونه نیازهای نیروی کار در طول دوره تغییر کرده‌اند و چگونه به این تغییرات پاسخ دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

چگونه منابع انسانی می‌تواند تحلیل SWOT انجام دهد

1. نقاط قوت خود را شناسایی کنید

نقاط قوت به دارایی‌هایی اشاره دارد که می‌توانند سازمان را به سمت اهدافش هدایت کنند. مثلا داشتن یک برند کارفرمای شناخته‌شده نه‌تنها برای شهرت شما خوب است، بلکه به کاهش هزینه‌های استخدام نیز کمک می‌کند. یا یک بسته جبران خدمات رقابتی تأثیر قابل‌توجهی بر رضایت کارکنان دارد.

برخی از پرسش‌هایی که می‌توانید برای شناسایی نقاط قوت خود در نظر بگیرید:

• چه دستاوردهایی در بخش منابع انسانی حاصل شده است؟
•  چه چیزی منابع انسانی شما را از دپارتمان‌های منابع انسانی سایر سازمان‌ها متمایز می‌کند؟
•  چه عواملی باعث برجستگی دپارتمان منابع انسانی شما می‌شود؟ به عنوان مثال، دسترسی به ابزارهای منابع انسانی یا داشتن مهارت‌های تخصصی و منحصر به فرد.

2. ضعف‌های خود را بشناسید

ضعف‌ها عواملی داخلی هستند که به‌عنوان یک «نقص» عمل می‌کنند و می‌توانند بر سازمان تأثیر منفی بگذارند. مثلا نرخ بالای خروج کارکنان به این معنی است که شرکت در حفظ کارکنان خود برای مدت طولانی ناموفق است. یا به طور مثال بودجه محدود استخدام می‌تواند روند استخدام را طولانی کند.

برخی از پرسش‌هایی که می‌توانید برای شناسایی ضعف‌های خود در نظر بگیرید:

• در کدام بخش‌های منابع انسانی در حال حاضر عملکرد ضعیفی دارید؟
• چه عواملی داخلی، دستیابی به اهداف منابع انسانی را دشوار می‌کنند؟
• چه منابعی در دپارتمان منابع انسانی شما کمبود دارند (نیروهای انسانی، فناوری، منابع)؟

3. فرصت‌های خود را کشف کنید

فرصت‌ها عوامل خارجی هستند که می‌توانند منجر به رشد دپارتمان منابع انسانی شوند. به طور مثال سرمایه‌گذاری در فناوری منابع انسانی می‌تواند عملیات منابع انسانی را با خودکارسازی و ساده‌سازی وظایف تکراری مانند غربالگری رزومه‌ها، حقوق و دستمزد، ثبت زمان و ایجاد و نگهداری سوابق کارکنان تسریع کند.

برخی از پرسش‌هایی که باید هنگام کشف فرصت‌ها به آن‌ها توجه کنید:

•  چه منابع خارجی می‌توانید برای دستیابی به اهداف منابع انسانی خود به‌کار گیرید؟
•  کدام فناوری‌های منابع انسانی در آینده مورد تقاضا خواهند بود؟
•  چه ابزارها یا فناوری‌های منابع انسانی را می‌توان تهیه یا استفاده کرد تا منابع انسانی وظایف خود را کارآمدتر انجام دهد؟
•  سهامداران چه دیدگاهی نسبت به دپارتمان منابع انسانی دارند؟

4. تهدیدهای خود را شناسایی کنید

تهدیدهای دپارتمان منابع انسانی عوامل خارجی هستند که به‌طور منفی بر سازمان تأثیر می‌گذارند. به طور مثال اگر رقبای شما کارکنان را برای نقش‌های خاص استخدام کنند، جنگی برای جذب استعدادها در می‌گیرد. به‌ویژه در بازاری که کمبود استعدادها وجود دارد. یک گزارش از کورن‌فری نشان می‌دهد که تا سال ۲۰۳۰، بیش از ۸۵ میلیون شغل ممکن است بدون پر شدن باقی بمانند زیرا ممکن است افراد ماهر کافی برای پر کردن آن‌ها وجود نداشته باشد. اگر این مشکل حل نشود، کمبود استعداد می‌تواند منجر به حدود ۸.۵ تریلیون دلار درآمد سالانه تحقق‌نیافته تا سال ۲۰۳۰ شود.

برخی از پرسش‌هایی که باید هنگام شناسایی تهدیدها به آن‌ها فکر کنید:

•  آیا اتوماسیون وظایفی را که تیم منابع انسانی قبلاً انجام می‌داد، جایگزین می‌کند؟
•  کاندیداها هدف یا صنعت منابع انسانی چه دیدگاهی نسبت به سازمان شما دارند؟
•  آیا تیم‌های منابع انسانی سایر شرکت‌ها در مقایسه با شما برتری خاصی دارند؟

یک نمونه تحلیل SWOT

در ادامه یک نمونه جدول تحلیل SWOT برای منابع انسانی ارائه شده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

نکاتی برای انجام تحلیل SWOT

یک تحلیل SWOT مؤثر نیاز به جمع‌آوری داده‌های مناسب و استفاده از آن‌ها برای اتخاذ تصمیمات صحیح منابع انسانی دارد. در اینجا نکاتی برای انجام تحلیل SWOT در منابع انسانی آورده شده است:

1. شناسایی ذینفعان کلیدی: کارکنان، مدیریت، صنعت و جامعه همه در شناسایی و تحلیل عوامل در هر دسته (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) مشارکت دارند، بنابراین مهم است که نظرات هر بخش را دریافت کنید.
2. برگزاری یک جلسه طوفان فکری با هر ذینفع: این جلسه برای کشف نقاط قوت و ضعف که بر یکدیگر و سازمان به‌طور کلی تأثیر می‌گذارند، برگزار می‌شود. طوفان فکری دیدگاه‌ها و بینش‌های جدیدی را به ارمغان می‌آورد که احتمالاً در صورت برگزاری جلسه تنها با تیم منابع انسانی به وجود نمی‌آید. برای جمع‌آوری داده‌ها در مورد فرصت‌ها و تهدیدها تحقیق کنید. از حدس و گمان خودداری کنید و در صورت امکان، تحقیقات خود را با ارقام، نمودارها یا تصاویر پشتیبانی کنید.
3. از آنجا که تحلیل SWOT به‌عنوان مبنایی برای استراتژی‌های منابع انسانی شما تبدیل خواهد شد، تعیین و اندازه‌گیری KPIهای مهم برای پشتیبانی از یافته‌های شما ضروری است. نمونه‌هایی از KPIها شامل نرخ خروج کارکنان، زمان استخدام و غیره است.
4. تحلیل SWOT خود را ایجاد کنید. تمام عواملی را که از ذینفعان جمع‌آوری کرده‌اید، فهرست کنید و آن‌ها را به ترتیب اهمیت مرتب کنید: از مهم‌ترین تا کم‌اهمیت‌ترین. عوامل اولویت‌دار که بیشترین سود را برای کسب‌وکار شما به ارمغان می‌آورند.
5. برنامه‌های عملیاتی ایجاد کنید تا مشخص کنید که آیا:

•  می‌توانید از نقاط قوت خود برای ایجاد فرصت‌ها در بازار استفاده کنید
•  می‌توانید از نقاط قوت و فرصت‌های خود برای از بین بردن نقاط ضعف و تهدیدها استفاده کنید
• می‌توانید تهدیدها را در رابطه با نقاط ضعف کاهش دهید

6. تحلیل انجام شده را در مکانی نگهداری کنید که همه ذینفعان به آن دسترسی داشته باشند. هر از چند گاهی آن را مرور کنید تا به اولویت‌ها توجه و برنامه‌های تعریف شده عملیاتی شوند.

جمع‌بندی

تحلیل SWOT منابع انسانی به تیم منابع انسانی این امکان را می‌دهد تا دید واضحی از عوامل داخلی و خارجی داشته باشد. نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی درون سازمان هستند که می‌توان آن‌ها را کنترل کرد. فرصت‌ها و تهدیدها عوامل خارجی خارج از سازمان هستند که فراتر از کنترل منابع انسانی هستند. تحلیل دقیق نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها تیم منابع انسانی را برای ایجاد استراتژی‌های مؤثر آماده می‌کند.

منابع

https://www.aihr.com/blog/hr-swot-analysis/

https://web.hr/contents/hr-swot-analysis-eguide

تهیه کننده: مسعود شکری

متخصصان منابع انسانی برای موفقیت در نقش خود به مجموعه‌ای گسترده از مهارت‌ها نیاز دارند. مهارت‌های ضروری منابع انسانی شامل مهارت‌های خاص شغل، مهارت‌های نرم، همچنین درک عمیق از کسب‌وکار و سواد دیجیتال و داده‌ها می‌شود. این مهارت‌ها به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا در مسیر شغلی خود پیشرفت کرده و به موفقیت سازمانی کمک کنند.

اما کدام مهارت‌ها و شایستگی‌ها از اهمیت بیشتری برخوردار هستند و شامل چه مواردی می‌شوند؟ در این مقاله، ما مروری بر مهارت‌های پرتقاضا در حوزه منابع انسانی (بدون ترتیب خاصی) ارائه کرده‌ایم، تأثیر این مهارت‌ها را بررسی کرده و نحوه توسعه آنها را بیان می‌کنیم.

۱. مهارت‌های ارتباطی

مهارت ارتباطی بیشترین تکرار را در آگهی‌های شغلی منابع انسانی دارد. ارتباط مؤثر در مدیریت منابع انسانی ضروری است زیرا متخصص منابع انسانی پیوندی بین کسب‌وکار و کارمند است و نماینده هر دو طرف محسوب می‌شود.

شما منبع اطلاعات برای کارمندان هستید و توانایی در مدیریت مؤثر سؤالات و شکایات آن‌ها کلید موفقیت در بسیاری از مشاغل منابع انسانی است.

ارتباط با ذینفعان، مدیرعامل، مدیران و کارمندان در سطوح مختلف از نظر قدرت و نفوذ نیازمند استفاده از زبان و لحن‌های متفاوتی است. به همین دلیل توانایی ارتباط مؤثر با انواع افراد و ایجاد تأثیری حرفه‌ای و مثبت یک مهارت ضروری برای متخصصان منابع انسانی است.

برقراری ارتباط هم به صورت رسمی و هم غیررسمی و به روش‌های مختلف (مانند کلامی و نوشتاری، حضوری و آنلاین) بسیار حیاتی است.

یکی دیگر از مهارت‌های ارتباطی که روز به روز برای تیم‌های منابع انسانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، قصه‌گویی یا داستان­‌سرایی است. با توجه به اینکه داده‌ها نقش فزاینده‌ای در تمامی جنبه‌های کسب‌وکار ایفا می‌کنند، متخصصان منابع انسانی باید قادر باشند داده‌ها را به داستان‌های واضح، جذاب و تأثیرگذار ترجمه کنند که برای گروه‌های مختلف ذینفعان مناسب باشد.

۲. تخصص در امور اداری

اگرچه شکل اداره امور با استفاده از فناوری و خودکارسازی منابع انسانی در حال تغییر است، وظایف اداری همچنان بخش عمده‌ای از نقش منابع انسانی را تشکیل می‌دهند.

این وظایف شامل مدیریت مرخصی‌ها و غیبت، ورود و خروج کارکنان، حقوق و دستمزد، مزایا و موارد دیگر می‌شود. بنابراین، متخصص بودن در امور اداری می‌تواند یک مزیت بزرگ برای هر متخصص منابع انسانی باشد.

مسئولیت‌های سنتی منابع انسانی همچنان مورد توجه قرار دارند.

گزارش ما تحت عنوان «وضعیت ارتقای مهارت‌های منابع انسانی» نشان می‌دهد که با وجود افزایش تعداد آگهی‌های شغلی منابع انسانی که نیازمند مهارت‌های داده و دیجیتال هستند، مهارت‌های ارتباطی و اداری همچنان بیش از حد در این آگهی‌ها نمایان هستند.

با این حال، برای رشد سازمانی، کسب‌وکارها نیاز دارند که متخصصان منابع انسانی در مهارت‌های رهبری، مدیریت و آموزش هم تبحر داشته باشند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چرا همه (هنوز) از منابع انسانی متنفرند؟

۳. دانش و تخصص در مدیریت منابع انسانی

تجربه کاری قبلی یا پیشینه تحصیلی در مدیریت منابع انسانی یا روانشناسی صنعتی و سازمانی بسیار مفید در نقش حرفه‌ای منابع انسانی است. دانش مدیریت منابع انسانی پایه و اساس بسیاری از دیگر مهارت‌ها و شایستگی‌های منابع انسانی را تشکیل می‌دهد. این دانش به درک رویه‌های منابع انسانی کمک می‌کند.

پیشینه تحصیلی در روانشناسی یا مدیریت منابع انسانی همچنین به شما این امکان را می‌دهد که مهارت‌های نرم را توسعه دهید که توانایی‌های ارتباطی و مربیگری شما را بهبود می‌بخشد.

۴. ایجاد و اجرای استراتژی منابع انسانی

متخصصان منابع انسانی باید طرز فکر استراتژیک داشته باشند. حتی اگر در سطحی نیستید که ایجاد استراتژی منابع انسانی جزو مسئولیت‌های شما باشد، همچنان باید بتوانید اهداف استراتژیک را درک کرده و آن را به یک برنامه اجرایی تبدیل کنید.

توانایی تفسیر و اجرای استراتژی منابع انسانی که به طور مؤثر از استراتژی کلی سازمان پشتیبانی کند، به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا تأثیر بیشتری در سازمان خود داشته باشند و نقش منابع انسانی را به عنوان یک شریک استراتژیک تقویت کنند.

«در یک چشم‌انداز کسب‌وکارِ در حال تحول، توانایی تفکر استراتژیک بسیار مهم است که شامل پیش‌بینی آینده، شناسایی فرصت‌ها و ریسک‌ها، اتخاذ تصمیمات آگاهانه و الهام‌بخشیدن به دیگران برای حرکت به سوی یک هدف مشترک است».

تارا فوریانی، سخنران اصلی و مشاور «Not the HR Lady»

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

۵. مدیریت اولویت‌ها

صرف‌نظر از ارزش یا اهمیت یک پروژه یا اقدام منابع انسانی، احتمال زیادی وجود دارد که ذینفعان شما دیدگاه‌ها، اولویت‌ها و انگیزه‌های متنوعی داشته باشند.

توانایی مدیریت ایده‌ها و اولویت‌های متضاد در گروه‌های مختلف ذینفع و هدایت این پیچیدگی به شما کمک می‌کند تا از مشکلات احتمالی پروژه جلوگیری کنید و اطلاعات و پشتیبانی لازم برای موفقیت در پروژه‌تان را به دست آورید.

۶. پیشگامی

متخصصان منابع انسانی پل ارتباطی بین کارفرما و کارمند هستند. در چنین نقشی، پیشگامی می‌تواند به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از وقوع یا تشدید شناسایی کنید. مدیریت منابع انسانی پیشگیرانه و استراتژیک به شما کمک می‌کند تا وظایف اصلی منابع انسانی را به گونه‌ای برنامه‌ریزی و هماهنگ کنید که بیشترین ارزش را برای کسب‌وکار فراهم کند.

مدیریت منابع انسانی پیشگیرانه همیشه به مدیریت منابع انسانی واکنشی ترجیح داده می‌شود.

علاوه بر این، برای اینکه به‌عنوان یک متخصص منابع انسانی پیشگام باشید، باید در مورد روندهای کنونی و نوظهور نه‌تنها در حوزه منابع انسانی بلکه در زمینه فناوری و فرهنگ کار نیز به‌روز باشید. همچنین، آموزش مداوم مهارت‌های منابع انسانی باید بخشی مستمر از توسعه شغلی شما باشد.

۷. مشاوره

یکی از مهارت‌های کلیدی منابع انسانی، بودن به عنوان مشاور معتبر و قابل اعتماد برای ذینفعان مختلف است. شما باید قادر باشید به‌طور مؤثر به کارکنان، مدیران خط و مدیران ارشد در مسائل پرسنلی مشاوره دهید.

این مسائل می‌توانند عملیاتی باشند، مانند ایجاد یک طرح بازگشت به کار کارمند یا کمک به یک مدیر ارشد برای ارائه بازخورد یا مشاوره استراتژیک که به هم‌راستایی شیوه‌های منابع انسانی با اهداف کسب‌وکار مربوط می‌شود.

نحوه مشاوره دادن شما نیز اهمیت دارد. برای اینکه خود را به‌عنوان یک مشاور قابل اعتماد معرفی کنید، باید به‌طور مداوم ارتباط برقرار کرده و تعامل کنید که اعتماد را ایجاد کند و اعتبار شما را به‌عنوان یک متخصص معتبر تقویت نماید. در اینجا مهارت‌های ارتباطی عالی به‌شدت ارزشمند می‌شوند.

۸. مربیگری

مهارت‌های مربیگری توانایی توسعه کارکنان را افزایش می‌دهند و آن‌ها را در دستیابی به پتانسیل کاملشان و هم‌راستا کردن مهارت‌هایشان با اهداف شرکت راهنمایی می‌کند.

این مهارت‌ها همچنین به متخصصان منابع انسانی در فعالیت‌ها و موقعیت‌هایی مانند آموزش و توسعه، معرفی کارکنان جدید، بازگشت به کار، حل تعارضات و کمک به مدیران خط مقدم در مسائل مرتبط با افراد کمک می‌کند.

مهارت‌های مربیگری معمولاً در محل کار یا از طریق آموزش‌های مربیگری خارجی توسعه می‌یابند و همچنین از جمله شایستگی‌های کلیدی رهبری هستند.

۹. استخدام و انتخاب

گزارشی از PWC نشان داد که ۵۸٪ از رهبران منابع انسانی بررسی‌شده معتقدند که یافتن، جذب و نگه‌داشتن استعدادها بزرگ‌ترین چالش آن‌هاست. بنابراین، یافتن کاندیداهای واجد شرایط، انتخاب بهترین‌ها و تعیین تطابق بین کاندیدا، شرکت (فرهنگ) و مدیر یکی از مهم‌ترین وظایف منابع انسانی است.

به همین دلیل، توسعه مهارت‌های استخدامی برای متخصصان منابع انسانی ضروری است.

بخش عمده‌ای از استخدام و انتخاب شامل مصاحبه با کاندیداهاست، بنابراین شنیدن فعال نیز ضروری است. علاوه بر این، شما باید اطمینان حاصل کنید که فرآیند استخدام و انتخاب عادلانه است و بر اساس سن، جنسیت، قومیت یا هر چیز دیگری تبعیض قائل نمی‌شود.

۱۰. تخصص در تجربه کارکنان

تجربه کارکنان یکی از اولویت‌های اصلی ۴۷٪ از رهبران منابع انسانی است. بیش از ۸۰٪ از کارفرمایان معتقدند که تجربه مثبت کارکنان باعث افزایش دلبستگی، رفاه، بهره‌وری و جذب و نگه‌داشتن استعدادها می‌شود.

متخصصان منابع انسانی با تخصص در تجربه کارکنان به‌خوبی به چرخه عمر کارکنان پی‌برده‌اند: کل رابطه بین کارکنان و سازمان، از استخدام تا خروج. به‌واسطه این شناخت، قادرند تجربه‌های استثنایی برای کارکنان ایجاد کنند که به جذب و نگه‌داشتن استعدادهای مورد نیاز سازمان‌ها برای موفقیت در دنیای همیشه در حال تغییر امروز کمک می‌کند.

۱۱. تسلط بر فناوری

مطالعات نشان می‌دهند که ۸۰٪ از کسب‌وکارهای کوچک در ایالات متحده یا از نرم‌افزارهای منابع انسانی استفاده می‌کنند یا در آینده نزدیک قصد استفاده از آن را دارند. علاوه بر این، ۵۴٪ از شرکت‌های با بیش از ۵۰۰ کارمند، هزینه‌های فناوری منابع انسانی را به طور متوسط ۲۴٪ افزایش می‌دهند.

فناوری‌های جدید، از جمله ChatGPT، واقعیت مجازی و افزوده، همراه با رشد اینترنت اشیاء (IoT)، مدل‌های منابع انسانی را در سطح جهانی شکل می‌دهند. به‌عنوان مثال، برنامه Vehicles for Change از واقعیت افزوده برای آموزش مکانیک‌های جدید استفاده می‌کند، تورهای مجازی برای استخدام‌های جدید در Deloitte ارائه می‌شود و نمایشگاه‌های شغلی مجازی در حال افزایش محبوبیت هستند.

بنابراین، تسلط بر فناوری برای متخصصان منابع انسانی ضروری است. در حالی که نیازی به تخصص در فناوری اطلاعات یا داده‌ها ندارید، آگاهی و مهارت در استفاده از مجموعه‌ای از ابزارها و سیستم‌های موجود به شما کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر و کارآمدتر عمل کنید. این موضوع به‌ویژه در سازمان‌های با تیم‌های بین‌المللی یا دورکاری/ترکیبی اهمیت دارد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی چیست؟ مراحل + نمونه

۱۲. تحلیل‌گری و مبتنی بر داده بودن

رهبران منابع انسانی و کسب‌وکار از تحلیل‌های مرتبط با افراد برای شناسایی کارکنان با پتانسیل بالا، تجزیه و تحلیل مزایا، دستیابی به پرداخت و مشوق‌های منصفانه و پیش‌بینی نیازهای آینده استعدادها استفاده می‌کنند. در واقع، تعجبی ندارد که داده‌ها اکنون به عنوان گران‌تر از نفت در نظر گرفته می‌شوند.

مهارت‌های مرتبط با کار مبتنی بر تحلیل داده به سرعت در پنج سال گذشته ظهور یافته است. ۹۲٪ از متخصصان منابع انسانی قصد دارند از تحلیل‌های مرتبط با افراد برای هدایت استراتژی منابع انسانی خود استفاده کنند. متخصصان منابع انسانی باید یاد بگیرند که از قدرت تحلیل داده‌ها برای اتخاذ تصمیمات بهتر و مبتنی بر شواهد بهره‌برداری کنند.

۱۳. مهارت‌های گزارش‌دهی منابع انسانی

با افزایش اهمیت تحلیل‌های مرتبط با افراد، تقاضا برای مهارت‌های گزارش‌دهی منابع انسانی نیز در حال افزایش است. این مهارت‌ها شامل توانایی ایجاد، خواندن و تفسیر گزارش‌های منابع انسانی با استفاده از داده‌های مختلف HRIS  است.

متخصصان منابع انسانی با مهارت‌های قوی در گزارش‌دهی منابع انسانی نه تنها قادر به درک و تفسیر داده‌ها هستند، بلکه می‌توانند آن‌ها را به پیام‌های جذاب تبدیل کرده و تأثیر تجاری آن را نشان دهند.

زمانی که بتوانید به‌طور مؤثر بر روی معیارهای کلیدی گزارش‌دهی کنید، قادر خواهید بود بهتر به مدیران و کارکنان مشاوره دهید، سیاست‌های منابع انسانی بهبود یافته ایجاد کنید و تصمیمات مبتنی بر شواهد بیشتری اتخاذ کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: گزارش منابع انسانی چیست و چطور تهیه می‌شود؟ (+نمونه)

۱۴. آگاهی تجاری

آگاهی تجاری توانایی درک نحوه کسب درآمد توسط کسب‌وکار است. تنها زمانی که اولویت‌های تجاری سازمان خود را درک کنید، می‌توانید با استفاده از استراتژی‌ها و تاکتیک‌های منابع انسانی متناسب، به درستی از این اولویت‌ها پشتیبانی کنید و اطمینان حاصل کنید که منابع انسانی ارزش قابل‌توجهی به سازمان می‌افزاید.

شما می‌توانید این ارزش افزوده را با استفاده از زنجیره ارزش منابع انسانی نشان دهید. این یک فرآیند سه‌مرحله‌ای است که با فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی آغاز می‌شود، سپس به نتایج منابع انسانی و اهداف سازمانی می‌رسد. این فرآیند نشان می‌دهد که چگونه فعالیت‌های منابع انسانی به اهداف سازمانی، مانند کسب سود، منجر می‌شود.

۱۵. آگاهی و حساسیت فرهنگی

این مهارت منابع انسانی بستگی به ویژگی‌های سازمان دارد. به‌ویژه در شرکت‌های بزرگ چندملیتی، آگاهی و حساسیت فرهنگی ضروری است، زیرا هنگام ارتباط با مدیران و کارکنان در کشورهای مختلف، باید از تفاوت‌های فرهنگی بین‌المللی آگاه باشید.

این تفاوت‌ها بر نحوه استخدام، نگهداری و ترفیع افراد و همچنین مدیریت روابط کارکنان تأثیر خواهد گذاشت.

برای مثال، شیوه‌های مدیریت و نگهداری افراد می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی بین فرهنگ‌ها متفاوت باشد. در هند، معمولاً ارتقا هر ساله انجام می‌شود، در حالی که در دنیای غرب، این موضوع به‌طور متوسط هر ۳-۵ سال یک بار اتفاق می‌افتد. به‌طور مشابه، برای کارگران چینی رایج است که در جشن سال نو چینی به زادگاه خود سفر کنند و هرگز به کارخانه‌ای که در سال جدید در آن کار می‌کردند، بازنگردند زیرا اکنون در جای دیگری مشغول به کار شده‌اند – بدون اینکه به شما اطلاع دهند.

تفاوت‌های ارتباطی نیز در ارزیابی افراد وجود دارد. روس‌ها و هلندی‌ها بسیار مستقیم هستند، در حالی که ژاپنی‌ها و کشورهای جنوب‌شرقی آسیا بسیار غیرمستقیم‌تر هستند. استفاده از سبک نادرست ارتباطی ممکن است باعث شود پیام شما درک نشود یا ممکن است باعث ناراحتی افراد شود.

۱۶. تبلیغ سلامت و رفاه

متخصصان منابع انسانی نقش حیاتی در اطمینان از این‌که کارکنان شاد، سالم و مولد باقی بمانند، ایفا می‌کنند.

بر اساس گزارش مک‌کنزی، استرس محل کار به طور منفی بر بهره‌وری تأثیر می‌گذارد، باعث افزایش ترک‌های داوطلبانه می‌شود و هزینه‌های مراقبت‌های بهداشتی را برای کارفرمایان آمریکایی نزدیک به ۲۰۰ میلیارد دلار در سال به همراه دارد. در همین حال، ۹۵٪ از مدیران منابع انسانی معتقدند که فرسودگی شغلی در حال تخریب نیروی کار آن‌هاست و ۷۷٪ از کارکنان ادعا می‌کنند که در شغل فعلی خود دچار فرسودگی شده‌اند.

اما از میان کسانی که در شرکت‌هایی کار می‌کنند که از اقدامات رفاهی حمایت می‌کنند، ۸۹٪ احتمالاً سازمان خود را به‌عنوان یک مکان خوب برای کار توصیه می‌کنند. با روشن‌تر شدن تأثیر رفاه کارکنان، اهمیت رفاه کارکنان برای سازمان‌ها در حال افزایش است.

۱۷. شنیدن فعال

متخصصان منابع انسانی که در شنیدن فعال ماهر هستند، قادرند به‌طور دقیق به دیگران گوش دهند بدون پیش‌داوری یا قضاوت و فضای امنی برای اشتراک‌گذاری دیگران ایجاد کنند.

شنیدن فعال با همدلی همراه است. دیان گالو، مربی توسعه رهبری و شغلی، می‌گوید: «در یک محیط کاری، همدلی به معنای توانایی دیدن موقعیت‌ها از دیدگاه تمام ذینفعان است. این شامل کارکنان داخلی، سهامداران، جوامع در حال فعالیت و حتی محیط جغرافیایی سیاسی می‌شود».

بدون مهارت‌های قوی در شنیدن فعال، پیمایش مسائل حساس مربوط به DEI&B (تنوع، برابری، گنجاندن و تعلق) دشوارتر خواهد بود و مربی­گری مؤثر کارکنان و سایر متخصصان منابع انسانی سخت‌تر خواهد شد.

۱۸. کار تیمی

به‌عنوان یک متخصص منابع انسانی، از شما انتظار می‌رود که به‌طور نزدیک با همکاران خود در بخش منابع انسانی، با مدیران و رهبران، و همچنین با کارکنان سازمان همکاری کنید.

همکاری داخلی با هماهنگی فعال فعالیت‌های منابع انسانی به نفع هر دو، سازمان و منابع انسانی است. کار تیمی همچنین منجر به افزایش همکاری، نوآوری، روحیه و رضایت در سازمان می‌شود و دیگران را تشویق می‌کند که با هم کار کنند.

توسعه مهارت‌های منابع انسانی

راه‌های زیادی برای توسعه مهارت‌های منابع انسانی، پیشرفت در حرفه و ارائه ارزش بیشتر به سازمان وجود دارد. در اینجا چند راه برای توسعه مهارت‌های منابع انسانی آورده شده است:

دریافت گواهینامه‌های حرفه‌ای

برنامه‌های گواهینامه منابع انسانی آنلاین می‌توانند به شما کمک کنند تا دانش و مهارت‌های خود را گسترش دهید تا از همتایان خود پیشی بگیرید و هنگام درخواست شغل برجسته شوید. شما تنها مهارت‌های جدیدی نخواهید آموخت، بلکه گواهینامه‌های باارزشی نیز به دست خواهید آورد.

دوره جامع مدیریت منابع انسانی آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی با کمک آموزش‌های کاربردی به شما دانش و مهارت‌های عملی برای شروع کار به عنوان یک متولی منابع انسانی را می‌دهد.

شبکه‌سازی و گروه‌های حرفه‌ای

شرکت منظم در رویدادهای صنعت منابع انسانی و پیوستن به گروه‌های منابع انسانی (مانند جامعه آکادمی منابع انسانی) می‌تواند به شما کمک کند با همتایان خود ارتباط برقرار کنید، سوالات خود را بپرسید، دانش را به اشتراک بگذارید و از تجربیات جمعی یاد بگیرید.

مشاوره و راهنمایی

یک متخصص منابع انسانی باتجربه می‌تواند به عنوان یک مربی یا مشاور عالی عمل کند که می‌تواند راهنمایی و مشاوره لازم برای کمک به شما در پیشبرد حرفه‌تان، اتخاذ تصمیمات دشوار و توسعه مهم‌ترین مهارت‌های منابع انسانی را ارائه دهد. می‌توانید یک مربی را درون سازمان خود یا از طریق شبکه‌های حرفه‌ای پیدا کنید. بسیاری از افراد خوشحال می‌شوند که دانش و تجربه خود را با حرفه‌ای‌های جوان‌تر در صنعت به اشتراک بگذارند.

یادگیری مداوم

به‌روز بودن در مورد بهترین شیوه‌ها و تغییرات سیاستی، روندهای نوظهور و ساخت مهارت‌های آینده منابع انسانی، نمونه‌های خوبی از یادگیری مداوم هستند که باید به آن‌ها توجه کنید. می‌توانید یادگیری را در کار روزمره خود گنجانده و به‌طور منظم به خواندن وبلاگ‌ها، نشریات صنعتی، مقالات تحقیقاتی و خبرنامه‌های منابع انسانی بپردازید. همچنین می‌توانید به انجمن‌های حرفه‌ای منابع انسانی بپیوندید تا دانش خود را در حوزه منابع انسانی گسترش دهید.

آموزش در محل کار

به دنبال فرصت‌هایی برای کار بر روی پروژه‌ها و وظایف منابع انسانی باشید که مهارت‌های شما را به چالش بکشد و شما را از منطقه امن خود خارج کند. با متخصصان منابع انسانی باتجربه درون سازمان خود همکاری کنید، از تخصص آن‌ها بیاموزید و به‌طور فعال در ابتکارات جدید و موجود منابع انسانی شرکت کنید.

جمع‌بندی

توسعه این مهارت‌های کلیدی منابع انسانی برای هر متخصص منابع انسانی که می‌خواهد عملکرد خود را بهبود بخشد، در حرفه خود پیشرفت کند و به یک دارایی برای رهبران و کارکنان سازمان تبدیل شود، ضروری است.

با توجه به این که صنعت منابع انسانی به سرعت مطابق با فناوری در حال تکامل است، به روز بودن با روندهای آینده و اطمینان از توسعه مهارت‌های اصلی مورد نیاز در یک محیط دیجیتال‌تر برای موفقیت شما ضروری خواهد بود.

منابع

https://www.aihr.com/blog/hr-skills/

ترجمه و تلخیص: مسعود شکری

فرهنگ سازمانی داستان آنچه در محل کار شما می‌گذرد را روایت می‌کنند. از آنجایی که فرهنگ‌های سالم و مقاوم منجر به موفقیت‌های تجاری بهتر می‌شوند، هر سازمانی باید از نحوه درک و برداشت کارکنان از فرهنگ فعلی خود مطلع باشد و اندازه‌گیری فرهنگ سازمانی کلید این موضوع است.

این مقاله به بررسی استفاده از نظرسنجی‌ از کارکنان در ارزیابی فرهنگ سازمانی می‌پردازد و ۱۷ سوال نمونه برای پرسش از کارکنان و توصیه‌هایی برای اجرای مؤثر و بهره‌برداری از آن‌ را ارائه می‌دهد.

چرا باید فرهنگ سازمانی را اندازه‌گیری کرد؟

نتایج گالوپ نشان می‌دهد، سازمان‌هایی با فرهنگ قوی، عملکرد خود را در زمینه‌های کلیدی زیر بهبود می‌بخشند:

• تعلق کارکنان: افزایش ۵۰ امتیاز در سه سال
• سود خالص: افزایش ۸۵٪ در پنج سال
• رشد نیروی کار: افزایش ۲۵٪ در سه سال
• تعداد مشتریان: بهبود ۱۳۸٪ در پنج سال.

همچنین نظرسنجی گالوپ نشان داد که تنها ۲۱٪ از پاسخ‌دهندگان کاملا احساس ارتباط با فرهنگ سازمان خود دارند. با این حال، کسانی که احساس ارتباط و پیوستگی با فرهنگ را دارند:

• ۳.۷ برابر بیشتر احتمال دارد به کار خود دلبسته باشند.
• ۶۸٪ کمتر احتمال دارد که احساس خستگی مفرط کنند.
• ۵۵٪ کمتر احتمال دارد که به دنبال شغل جدید باشند.
• ۵.۲ برابر بیشتر احتمال دارد که کارفرمای خود را به دیگران توصیه کنند.

با توجه به نتایج فوق هر سازمانی باید از نحوه ارزیابی فرهنگ فعلی خود توسط کارکنان مطلع باشد و این امر با کمک اندازه‌گیری فرهنگ سازمانی تحقق می‌یابد.

۹۲٪ از ۳۰۰۰ شرکت‌کننده در نظرسنجی EY در ایالات متحده گفتند که فرهنگ سازمان یکی از عوامل اصلی در تصمیم به ماندن با یک کارفرماست.

مزایای استفاده از نظرسنجی برای ارزیابی فرهنگ سازمانی

در حالی که روش‌های دیگری نیز برای ارزیابی فرهنگ سازمانی وجود دارد، نظرسنجی می‌تواند به دریافت داده‌ها به‌طور مستقیم از کارکنان کمک کند تا تصمیمات منابع انسانی و تجاری آگاهانه‌تری اتخاذ شود. اجرای نظرسنجی‌های فرهنگ سازمانی مزایای زیادی دارد، از جمله:

• شناسایی فرهنگ کنونی و ایجاد معیارهایی برای ارزیابی‌های آینده
• آگاه بودن از آنچه کارکنان در مورد فرهنگ فکر می‌کنند.
• شناسایی جنبه‌های مثبت و قابل بهبود فرهنگ سازمانی
• ترویج شفافیت و ارتباط با کارکنان
• نشان دادن تعهد به ارزش‌گذاری بر نظرات کارکنان
• ایجاد تغییراتی که موجب بهبود می‌شود.

این مقاله را نیز مطالعه کنید: چک لیست عارضه یابی و ارزیابی وضع موجود مدیریت منابع انسانی 

۱۷ سوال نظرسنجی فرهنگ سازمانی

بازخورد کارکنان در ارزیابی فرهنگ سازمانی ضروری است. برای درک واقعی برداشت کارکنان از فرهنگ سازمانی شما، باید سوالاتی بپرسید که اطلاعات صحیح را استخراج کند. در ادامه ۱۷ سوال نمونه برای نظرسنجی فرهنگ سازمانی ارائه شده است، همچنین توضیحاتی در مورد چگونگی ارتباط آن‌ها با ارزیابی فرهنگ سازمان آمده است.

۱. آیا ماموریت و چشم‌انداز سازمان برای شما روشن است؟

فرهنگ سازمانی باید با آنچه شرکت ادعا می‌کند هم‌راستا باشد. اگر کارکنان در مورد ماموریت و چشم‌انداز سازمان ابهام داشته باشند، نمی‌توانند آن‌ را دنبال و محقق کنند.

۲. آیا تأثیر وظایف و مسئولیت‌هایتان را بر دستیابی به اهداف سازمانی می‌بینید؟

کارکنانی که می‌توانند ارزش مشارکت‌های خود را ببینند، با سازمان هماهنگ‌تر هستند و فرهنگ متصل‌تری شکل می‌دهند.

۳. ارتباطات کلی در سراسر سازمان چقدر مؤثر است؟

زمانی که کارکنان از آنچه در حال رخ دادن است، آگاه باشند، شفافیت بیشتری وجود دارد و نارضایتی کارکنان در محیط کار کاهش می‌یابد.

نکته منابع انسانی

نظرسنجی‌های عمیق (بیش از ۲۰ سوال) در زمینه فرهنگ سازمان باید معمولاً حداقل سالی یک بار انجام شوند. نظرسنجی‌های کوتاه‌تر می‌توانند مفید باشند و چند بار در سال انجام شوند.

۴. آیا شفافیت در نحوه اتخاذ تصمیمات سطح بالا وجود دارد؟

زمانی که کارکنان دلایل تغییرات و رویه‌های جدید را درک کنند، اطلاعات نادرست و گمانه‌زنی‌های منفی که ممکن است در محل کار پخش شود، کاهش می‌یابد.

۵. آیا سیاست‌های اخلاقی سازمان به‌طور واضح تعریف و اجرا شده است؟

ضعف اخلاق یا ناهماهنگی در اجرای آن‌ها می‌تواند منجر به بی‌اعتمادی و رفتارهای مشکل‌ساز شود.

۶. آیا سازمان محیط کاری امنی برای همه کارکنان فراهم می‌کند؟

توسعه یک فرهنگ سازمانی مثبت دشوار است اگر کارکنان احساس کنند که ناامن هستند یا باید بیش از حد محتاط باشند.

نکته منابع انسانی

به کارکنان اطلاع دهید که پاسخ‌های آن‌ها به نظرسنجی محرمانه است. شما باید تضمین کنید که امکان اشناس بودن برای کارکنان فراهم است تا آن‌ها احساس امنیت کنند و بازخورد صریحی را ارائه دهند.

۷. آیا سازمان به تنوع، برابری، شمول و تعلق احترام می‌گذارد و آن‌ها را ترویج می‌کند؟

بیانیه‌ها و سیاست‌های DEIB و پیاده‌سازی آن‌ها آسان است، اما کارکنان حس خواهند کرد که آیا این‌ها فقط به‌طور لفظی و ظاهری هستند یا خیر.

۸. آیا سازمان از رفاه و تعادل کار و زندگی کارکنان حمایت می‌کند؟

زمانی که کارکنان به عنوان انسان، نه فقط کارمند، ارزش‌گذاری می‌شوند، محیطی پرورش‌دهنده فراهم می‌شود که در آن می‌توانند رشد کنند.

۹. آیا مدیرتان شما را برای تصمیم‌گیری توانمند می‌سازد؟

احساس خودمختاری به کارکنان این امکان را می‌دهد که به کار خود افتخار کنند و درک کنند که می‌توانند تأثیرگذار باشند.

نکته منابع انسانی

از رهبران اجرایی نیز بخواهید در نظرسنجی شرکت کنند. در نظر داشته باشید که نتایج آن‌ها را جدا کنید و با نتایج کلی مقایسه کنید. این امر هرگونه اختلاف بین نحوه تفسیر فرهنگ توسط رهبری و بقیه کارکنان را نشان خواهد داد.

۱۰. آیا احساس می‌کنید که آزادید ایده‌ها و نظرات خود را در مورد مسائل کاری بیان کنید؟

زمانی که کارکنان بتوانند به‌طور آزاد صحبت کنند، احساس می‌کنند شنیده و به آن‌ها اعتماد می‌شود که راه‌حل‌های خود را ارائه دهند.

۱۱. آیا می‌توانید نگرانی‌های خود را بدون ترس از عواقب بیان کنید؟

اگر کارکنان بدانند که برای بیان مشکلات عواقبی خواهند داشت، تمایل دارند مشکلات را نادیده بگیرند یا وضعیت‌های دشوار را تحمل کنند. مشکلات کوچک به بحران‌هایی تبدیل خواهند شد که محیطی پرتنش ایجاد می‌کند و به نتایج تجاری بدتری منجر می‌شود.

۱۲. آیا احساس می‌کنید که به ایجاد و آزمایش ایده‌های خلاقانه تشویق می‌شوید؟

در یک فرهنگ سازمانی سالم، کارکنان می‌دانند که می‌توانند روش‌های جدیدی را امتحان کنند، حتی اگر همیشه موفق نشوند.

نکته منابع انسانی

موانع احتمالی که کارکنان ممکن است در تکمیل نظرسنجی با آن‌ها مواجه شوند را پیش‌بینی کنید. به عنوان مثال، آیا زمان کافی برای آن دارند؟ آیا نظرسنجی به‌خوبی بارگذاری شده و برای تکمیل ساده است؟

۱۳. آیا فرآیند onboarding در کمک به تازه‌واردان برای تطبیق با محیط کار مؤثر است؟

تازه‌واردان اولین طعم واقعی فرهنگ سازمان را در دوره آنبوردینگ تجربه می‌کنند. آن‌ها اگر به‌خوبی مورد استقبال قرار گیرند و آماده شروع نقش‌هایشان باشند، احساس ارزشمندی و قدردانی خواهند کرد.

۱۴. آیا درگیری‌ها و مسائل بین فردی به‌طور مؤثر رسیدگی و حل می‌شود؟

تنش در میان کارکنان می‌تواند توسط همه اعضای سازمان، حس و در سراسر محیط کار پخش شود. رسیدگی به این وضعیت‌ به‌موقع، از تبدیل آن‌ها به یک نُرم پذیرفته‌شده جلوگیری می‌کند.

۱۵. آیا فرصت‌های کافی برای یادگیری مداوم و کسب مهارت‌های جدید فراهم شده است؟

تعهد سازمان به سرمایه‌گذاری بلندمدت در کارکنان، فرهنگ رشد و توسعه را نشان می‌دهد.

نکته منابع انسانی

هیچ نظرسنجی نمی‌تواند همه‌چیز را پوشش دهد، بنابراین به کارکنان فرصتی برای ارائه نظرات بیشتر بدهید. بخشی را در نظر بگیرید که کارکنان بتوانند نظرات اضافی خود را به اشتراک بگذارند یا سوالات دیگری را، پیشنهاد کنند.

۱۶. بهترین جنبه فرهنگ سازمان ما از نظر شما چیست؟

شنیدن مستقیم از کارکنان در مورد نقاط قوت فرهنگی شما، آنچه را که باید تقویت کنید، آشکار خواهد کرد.

۱۷. چگونه می‌توان فرهنگ سازمانی را بهبود داد؟

هر یک از کارکنان جنبه‌های مختلفی از فرهنگ سازمانی را ارزشمند خواهد دانست. با این حال، کشف اولویت‌های مشترک به شما کمک خواهد کرد تا مشکلات در حال ظهور را شناسایی کرده و بر روی مهم‌ترین زمینه‌ها تمرکز کنید.

این مقاله را نیز مطالعه کنید: تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی چیست؟ مراحل + نمونه

چگونه نظرسنجی فرهنگ سازمانی را اجرایی کنیم؟

در اینجا شش مرحله برای راهنمایی شما در فرآیند اجرای نظرسنجی فرهنگ سازمانی آورده شده است:

✓ شناسایی اهداف: هدف نظرسنجی را تعیین کنید. به عبارت دیگر، چرا می‌خواهید این اطلاعات را از کارکنان جمع‌آوری کنید؟ آیا می‌خواهید نقاط قوت و ضعف کلی فرهنگ را تأیید کنید؟ آیا می‌خواهید بررسی کنید که فرهنگ بر تعلق کارکنان تأثیر می‌گذارد؟ شاید می‌خواهید ببینید فرهنگ تا چه اندازه با ارزش‌های اصلی شرکت هم‌خوانی دارد. وقتی هدف نهایی را مشخص کنید، قادر خواهید بود نظرسنجی را بر اساس این هدف خاص طراحی کنید.

✓ همکاری با ذینفعان: دریافت نظرات ذینفعان در مورد ساختار و موضوعات نظرسنجی، دیدگاه‌های متنوعی را ایجاد می‌کند تا نظرسنجی جامع و مرتبط با کل سازمان باشد. ذینفعان کلیدی که باید با آن‌ها همکاری کنید ممکن است شامل مدیران اجرایی، رهبران تیم، سایر اعضای تیم منابع انسانی و نمایندگان کارکنان باشند.

✓ انتخاب روش ارسال نظرسنجی: روش مناسب ارسال نظرسنجی برای دستیابی به بیشترین مشارکت و نتایج بهینه حیاتی است. یک پلتفرم آنلاین کاربرپسند فرآیند را با ارائه دسترسی آسان و ساده‌سازی جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها تسهیل می‌کند. نظرسنجی را تا حد ممکن مختصر نگه‌ دارید. تعداد سوالات را از قبل فاش کنید تا کارکنان بدانند چه انتظاری باید داشته باشند. نوار پیشرفت در طول نظرسنجی می‌تواند به پاسخ‌دهندگان کمک کند تا در مسیر باقی بمانند.

✓ انتخاب نوع سوالات: چندین فرمت سوال در نظرسنجی‌های فرهنگی به‌طور رایج استفاده می‌شود. به عنوان مثال، سوالات چندگزینه‌ای، بله/خیر، رتبه‌بندی، مقیاس نظرات، مقیاس لیکرت و پاسخ‌های کوتاه باز. استفاده از ترکیبی از انواع سوالات مختلف داده‌های متنوعی را جمع‌آوری می‌کند، یکنواختی نظرسنجی را کاهش می‌دهد و گزینه‌های بیشتری برای ابراز نظرات به پاسخ‌دهندگان ارائه می‌دهد. اطمینان حاصل کنید که هر سوال به‌طور واضح، مختصر و متمرکز بر بازخورد مربوطه مطرح شده باشد. از زبان ساده استفاده کنید و از اصطلاحات منابع انسانی یا سایر جملات تخصصی که برخی از کارکنان ممکن است با آن‌ها آشنا نباشند، اجتناب کنید.

✓ اجرای آزمایشی نظرسنجی: قبل از راه‌اندازی رسمی نظرسنجی، یک آزمایش با تعداد کمی از کارکنان از بخش‌های مختلف انجام دهید. آن‌ها می‌توانند توصیف کنند که تجربه آن‌ها از انجام نظرسنجی چگونه بوده و هرگونه مشکل با فرمت نظرسنجی، درک سوالات یا گزینه‌های پاسخ را فاش کنند.

✓ اجرای نظرسنجی: در این مرحله، نظرسنجی باید آماده انتشار باشد. در اینجا چند نکته برای اجرای موفقیت‌آمیز آن آورده شده است:

•  نظرسنجی را در تمام کانال‌های ارتباطی مربوطه ترویج دهید.
•  لینک نظرسنجی را ارائه دهید و بگویید چقدر طول می‌کشد تا آن را کامل کنند.
•  هدف از طرح سوالات کارکنان درباره فرهنگ را توضیح دهید.
• توضیح دهید که چرا نظرات کارکنان بسیار ارزشمند است و چگونه از آن‌ها استفاده خواهد شد.
• توضیح دهید چه نوع اقداماتی ممکن است از نتایج نظرسنجی به وجود آید و این چگونه بر کارکنان تأثیر خواهد گذاشت.

نکات مهم برای تحلیل نتایج

چگونه از نتایج نظرسنجی خود بهترین استفاده را ببرید:

۱. تحلیل پاسخ‌های نظرسنجی: از یک صفحه گسترده یا پلتفرم نظرسنجی برای سازماندهی و مرتب‌سازی داده‌ها استفاده کنید. با کمک داده‌های کمی از پاسخ‌های عددی یا مقیاس‌دار، نقاطی با کم‌ترین و بالاترین امتیاز را شناسایی کنید.

۲. ادغام اطلاعات پاسخ‌های باز: تحلیل پاسخ‌های کیفی زمان‌بر است اما می‌تواند بینش‌های مفیدی داشته باشد. مرتب‌سازی آن‌ها به دسته‌هایی مانند احساس مثبت، منفی و خنثی، مدیریت آن را آسان‌تر می‌کند. ابزارها و نرم‌افزارهای AI نیز برای ساده‌سازی این کار در دسترس هستند.

۳. شناسایی الگوها و روندها: به دنبال تم‌های مشترک در داده‌ها باشید. شناسایی کنید که کدام مناطق به‌عنوان قوی یا ضعیف برجسته هستند. توجه کنید که آیا الگوهایی در تیم‌های مختلف قابل مشاهده است؟

۴. توسعه یک برنامه اقدام: هنگامی که بر روی وضعیت فعلی فرهنگ سازمانی و عواملی که به‌عنوان مشکل برجسته هستند، تسلط پیدا کردید، مسائل با اولویت بالا را شناسایی کنید. یک برنامه عملی برای اقدامات هدفمند ایجاد کنید. اهداف مشخص، زمان‌بندی‌ها، ذینفعان کلیدی و مسئولیت‌ها را تعیین کنید.

۵. ارتباط نتایج و برنامه‌ها به کارکنان: یافته‌های نظرسنجی را با تمام کارکنان به اشتراک بگذارید. از عناصر بصری مانند نمودارها و گرافیک‌ها برای نمایش و توضیح داده‌ها به‌صورت ملموس‌تر استفاده کنید. توضیح دهید که چه اقداماتی برای بهبود فرهنگ محل کار برنامه‌ریزی شده است. به کارکنان اطلاع دهید که بازخورد آن‌ها ارزشمند است و مستقیماً بر بهبودها و اقدامات آینده تأثیر می‌گذارد.

نتیجه‌گیری

سازمان‌ها فرهنگ‌های خود را به‌طور عمدی و ناآگاهانه شکل می‌دهند. منابع انسانی می‌تواند با انجام یک نظرسنجی فرهنگ سازمانی و بررسی داده‌های آن، درک کند که کارکنان چه چیزی را خوب می‌دانند و چه چیزی را خیر و اقداماتی انجام دهد که فرهنگ را غنی‌تر کرده و از موفقیت سازمانی حمایت کند.

منبع

17 Organizational Culture Survey Questions To Include – AIHR

تهیه و ترجمه: مسعود شکری

در دنیای پرشتاب امروز، یافتن شغل مناسب و کارکنان شایسته، دغدغه‌ای مشترک برای افراد و سازمان‌ها است. در این میان، کارشناس جذب و استخدام به عنوان پلی بین این دو دنیای به ظاهر متفاوت، نقشی کلیدی ایفا می‌کند. اگر به فعالیت در حوزه مدیریت منابع انسانی علاقه دارید، متخصص جذب و استخدام می‌تواند یکی از انتخاب‌های شغلی شما باشد.

در این مقاله شغل کارشناس جذب و استخدام را معرفی کرده و گام‌‍‌های تبدیل شدن به یک متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام را مرور می‌کنیم.

کارشناس جذب و استخدام کیست؟

متخصصین و کارشناسان جذب و استخدام، کاندیداها را شناسایی، ارزیابی و مصاحبه می‌کنند، با آنها در مورد مزایا و حقوق مذاکره می‌کنند و در طول فرآیند استخدام، آنها را راهنمایی می‌کنند.

نقش یک متخصص جذب و استخدام در تیم منابع انسانی بسته به اندازه یا ساختار شرکت متفاوت است.

در شرکت‌های کوچک تا سقف 50 کارمند کارشناسان استخدام چرخه کامل استخدام را از شناسایی و ارزیابی کاندیداها تا ارائه پیشنهاد شغلی مدیریت می‌کنند.

متخصصین استخدام در شرکت‌های متوسط با ۵۰ تا ۲۵۰ کارمند ممکن است وظایف خاصی داشته باشند. آنها وظایفی مانند شناسایی کاندیداها یا انجام مصاحبه‌های اولیه را انجام می‌دهند. آنها همچنین با مدیران منابع انسانی بر روی اقدامات گسترده‌تری مانند توسعه استراتژی‌های برند کارفرمایی یا شرکت در نمایشگاه‌های کار همکاری می‌کنند.

در سازمان‌های بزرگ با بیش از ۲۵۰ کارمند، استخدام شامل وظایف خاص‌تری مانند شناسایی، ارزیابی و مصاحبه با متقاضیان شغلی می‌شود. افرادی که مسئول این وظایف هستند معمولاً متخصصان جذب و استخدام هستند که با مدیران منابع انسانی همکاری می‌کنند تا روش‌های استخدام را بهینه کنند. برای مثال، اگر شما یک متخصص استخدام در یک شرکت فناوری باشید، ممکن است بر شناسایی کاندیداهایی با مهارت‌های خاص فناوری تمرکز کنید.

به عنوان یک متخصص جذب و استخدام، مسیر شغلی شما می‌تواند از سه تا ۱۵ سال طول بکشد و شامل هر یک از نقش‌های زیر باشد:

• • کارشناس جذب و استخدام: این فرد مسئولیت چرخه کامل استخدام را از شناسایی کاندیدا تا ارائه پیشنهاد شغلی بر عهده دارد.
  • متخصص جذب و استخدام ارشد یا رهبر تیم: این فرد معمولاً یک تیم از متخصصین جذب و استخدام را مدیریت می‌کند، وظایف را واگذار می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که تیم به اهداف استخدام خود می‌رسد.
  • مدیر استخدام: این نقش مدیریتی میانی شامل مدیریت بودجه استخدام، هدایت عملکرد استخدام یا انجام استخدام‌های پیچیده است.
  • مدیر یا مدیر ارشد جذب استعداد: این نقش ارشد به معاون منابع انسانی گزارش می‌دهد و مسئولیت استراتژی و جهت‌گیری کلی استخدام شرکت را بر عهده دارد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: PHRi گواهی بین‌المللی حرفه‌ای منابع انسانی چیست؟

شرح وظایف کارشناس جذب و استخدام

شغل یک کارشناس جذب و استخدام معمولاً شامل موارد زیر است:

• همکاری با مدیران استخدام برای درک شایستگی‌ها و الزامات موقعیت‌های خالی مانند مهارت‌ها، تجربه و تناسب فرهنگی
• تهیه توضیحات شغلی که به درستی منعکس کننده فرصت‌های موجود باشد
• انتشار آگهی‌های شغلی در صفحات شغلی شرکت، سایت‌های کاریابی و پلتفرم‌های اجتماعی
• کارمندیابی و شناسایی کاندیداها با جستجو در سایت‌های کاریابی و پایگاه‌های داده آنلاین، حضور در رویدادهای صنعتی، استفاده از LinkedIn و جستجوی ارجاعات کارمندان
• تماس با کاندیداهای مناسب از طریق تلفن، ایمیل یا پیام مستقیم برای سنجش علاقه آنها
• بررسی درخواست‌ها برای شناسایی کاندیداهای با صلاحیت‌های مرتبط و تجربه
• انجام مصاحبه‌های اولیه با کاندیداها برای ارزیابی مهارت‌ها و تناسب آنها و شرکت در مصاحبه‌های پنلی برای ارزیابی مهارت‌ها، تجربه‌ها و صلاحیت‌های متقاضیان
• شرکت در مذاکرات حقوق و مزایا با کاندیداهای منتخب
• کمک به فرآیند ورود به شرکت برای اطمینان از انتقال روان برای استخدام‌های جدید
• آگاهی از روندهای صنعتی کار، شاخص‌های حقوق و قوانین کار برای اتخاذ تصمیمات استخدامی آگاهانه
• مشارکت در اقدامات برند کارفرما که تصویر شرکت را در نظر متقاضیان بالقوه بهبود می‌بخشد

حقوق متخصصین جذب و استخدام

میزان درآمد یک متخصص جذب و استخدام معمولاً بر اساس تحصیلات، سال‌های تجربه، صنعت و صلاحیت‌ها تعیین می‌شود. Indeed  تخمین می‌زند که متوسط حقوق پایه یک متخصص جذب و استخدام در ایالات متحده حدود ۵۵۶۷۹ دلار در سال است، در حالی که بر اساسGlassdoor ، متوسط کل پرداخت سالانه برای یک متخصص جذب و استخدام با تجربه حدود ۱۰۳۹۱۱ دلار است.

میانگین حقوق نیز بر اساس شهر و ایالت متفاوت است. Glassdoor  بیان می‌کند که میانگین حقوق سالانه برای متخصصین جذب و استخدام در شیکاگو کمی بالاتر از ۶۳۹۵۲ دلار است، در حالی که همتایان آنها در نیویورک بیش از ۸۱۳۷۷ دلار در سال درآمد دارند.

متوسط حقوق برای یک کارشناس جذب و استخدام در ایران حدود 20 تا 30 میلیون تومان است.

چگونه به یک کارشناس جذب و استخدام تبدیل شویم

مرحله 1: آموزش ببینید و گواهینامه دریافت کنید

در حالی که نیاز به پیش زمینه تحصیلی خاصی برای کار به عنوان یک متخصص جذب و استخدام وجود ندارد، بیشتر این متخصصین دارای مدرک در رشته‌های مدیریت منابع انسانی، مدیریت کسب­ وکار، روانشناسی یا رشته‌های مرتبط هستند.

همچنین لزوماً نیازی به داشتن مدرک مرتبط نیست؛ شما می‌توانید از طریق دوره‌های آموزشی تخصصی مدیریت منابع انسانی به یک متخصص جذب و استخدام تبدیل شوید:

ما در آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی در قالب دوره پرورش متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام، به شما مهارت‌های تخصصی را یاد می‌دهیم که شما را آماده ایفای نقش متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام در سازمان‌ها می‌کند.

مرحله 2: توسعه مهارت‌های استخدامی

برای موفقیت به عنوان یک متخصص جذب و استخدام، باید مجموعه‌ای از مهارت‌ها را داشته باشید:

1. ارتباطات

– نوشتن آگهی‌های شغلی جذاب برای جذب استعدادهای برتر

– توضیح شرایط شغلی و فرهنگ شرکت به کاندیداها

– پرسیدن سوالات دقیق در مصاحبه‌ها برای ارزیابی مهارت‌های کاندیداها

– ارائه بازخورد به کاندیداها و مدیران استخدامی

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

2. شناسایی

– شناسایی بهترین استعدادها با استفاده از سایت های کاریابی، شبکه‌های حرفه‌ای، پلتفرم‌های اجتماعی یامعرفی کارمندان

– درک پرسونا، مهارت‌ها، شایستگی‌ها و انگیزه‌های کاندیدای ایده‌آل

3. ارزیابی

– بررسی رزومه‌ها برای ارزیابی مهارت‌ و تجربه کاندیداها و اینکه آیا آنها با توضیحات شغلی مطابقت دارند یا نه.

– انجام مصاحبه‌های تلفنی برای ارزیابی صلاحیت‌های کاندیداها و انتخاب بهترین متقاضیان.

– استفاده از ارزیابی‌های شخصیتی و مهارتی برای ارزیابی تناسب هر کاندیدا برای یک موقعیت خالی

– انجام بررسی‌های پیش‌زمینه و رفرنس چک 

4. مصاحبه

– پرسیدن سوالات درست از کاندیداها برای ارزیابی تناسب با شغل و سازمان و تعیین نقاط قوت و ضعف آنها

– تمرین گوش دادن فعال و دقت به پاسخ‌ها و نشانه‌های غیرکلامی آنها

– ایجاد ارتباط تا کاندیداها احساس راحتی کنند و تجربیات کاری خود را به اشتراک بگذارند و سوال بپرسند.

5. برند کارفرما

– توسعه یک پیشنهاد ارزش کارفرما قوی (EVP)

– ایجاد و نگهداری تصویر قوی در رسانه‌های اجتماعی با نمایش فرهنگ شرکت، داستان‌های کارمندان و فرصت‌های شغلی

– ایجاد تبلیغات مثبت دهان به دهان درباره شرکت به عنوان یک کارفرمای مطلوب

6. بین‌فردی

– کمک به کاندیداها تا احساس راحتی کنند و تجربیات و اهداف خود را به اشتراک بگذارند

– درک نیازهای مدیر استخدام و پیدا کردن کاندیدای مناسب بر اساس الزامات نقش

– تقویت روابط با حرفه‌ای‌های شبکه شما برای کمک به شناسایی کاندیداهای بالقوه

7. سازمانی

– مدیریت چندین موقعیت شغلی در مراحل مختلف فرآیند استخدام

– نظارت بر درخواست‌های کاندیدا، رزومه‌ها و یادداشت‌های مصاحبه

– رعایت ضرب‌الاجل‌ها و پیگیری زمانبندی‌های استخدام

– استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه برای کمک به اولویت‌بندی وظایف و به حداکثر رساندن بهره‌وری

8. مذاکره

– تأمین بسته حقوق و مزایا رقابتی برای کاندیدا

– پاسخ به سوالات و نگرانی‌های کاندیدا در مورد پیشنهاد

– تهیه پیشنهاد شغلی که رضایت هر دو طرف کارفرما و کاندیدا را جلب کند

9. فنی

– استفاده از سیستم ردیابی متقاضیان (ATS) برای مدیریت متقاضیان و زمانبندی مصاحبه‌ها

– استفاده از رسانه‌های اجتماعی برای ساخت برند کارفرما و شناسایی کاندیداها

– استفاده از ابزارهای کنفرانس ویدئویی برای انجام مصاحبه‌های از راه دور

– استفاده از پلتفرم‌های شغلی برای ارسال آگهی‌های شغلی

می‌توانید این مهارت‌ها را از طریق تجربه عملی، برنامه‌های آموزشی، کارگاه‌ها و دوره‌های آنلاین مدیریت منابع انسانی کسب کنید.

متخصصین جذب و استخدام باید دانش قوی از قوانین و مقررات استخدام مرتبط داشته باشند تا از مشکلات قانونی جلوگیری کنند.

مرحله 3: کسب تجربه مرتبط

هر تجربه حرفه‌ای در مدیریت منابع انسانی، ارتباطات، خدمات مشتری یا فروش می‌تواند به شما کمک کند تا به یک متخصص جذب و استخدام تبدیل شوید. مهارت‌های کسب‌شده در این زمینه‌ها به شما کمک می‌کند تا مهارت‌های شبکه‌سازی، ایجاد رابطه و مصاحبه را توسعه دهید.

با یک کارآموزی در منابع انسانی شروع کنید تا اصول ارسال آگهی شغلی، مصاحبه و مدیریت کارکنان را بیاموزید. همچنین می‌توانید داوطلبانه به متخصصین جذب و استخدام در شرکت خود یا یک سازمان غیرانتفاعی کمک کنید. اگر می‌توانید، به عنوان هماهنگ‌کننده استخدام یا در موقعیتی مشابه کار کنید تا فرآیند استخدام را درک کنید.

مرحله 4: شبکه خود را بسازید

شبکه‌سازی در استخدام حیاتی است. می‌تواند به شما کمک کند شبکه خود را گسترش دهید و با کاندیداها و مشتریان بالقوه ارتباط برقرار کنید. یکی از راه‌های شروع این است که به سازمان‌ها و انجمن‌های حرفه‌ای بپیوندید.

شما همچنین باید در رویدادهای صنعتی مرتبط با استخدام و کارکنان شرکت کنید و با حرفه‌ای‌های استخدام روابط برقرار کنید تا به فرصت‌های شغلی، کارفرمایان و مشتریان بیشتری دسترسی پیدا کنید. علاوه بر این، می‌توانید از پلتفرم‌های اجتماعی مانندLinkedIn  برای ارتباط با کاندیداها و سایر حرفه‌ای‌های صنعت استفاده کنید.

مرحله 5: به دنبال موقعیت متخصص جذب و استخدام باشید

پس از کسب مهارت‌ها و تجربه‌های مرتبط، می‌توانید برای موقعیت‌های استخدامی در شرکت‌ها، اقدام کنید. رزومه شما باید شامل همه مهارت‌ها، تجربه‌ها، گواهینامه‌ها و مدارک مرتبط شما باشد. توضیحات شغلی هر موقعیت را به دقت بخوانید و رزومه خود را متناسب با نیازهای کارفرما سفارشی کنید.

تمام تجربه کاری مرتبط با استخدام خود را فهرست کنید، از جمله کارآموزی یا موقعیت‌های داوطلبانه.

برای مصاحبه‌های شغلی با تحقیق در مورد جزئیات کارفرما و سوالات رایج در مصاحبه‌های متخصص جذب و استخدام آماده شوید.

مرحله 6: تخصص خود را انتخاب کنید

برخی متخصصین جذب و استخدام در یک حوزه خاص، نقش یا مجموعه مهارت خاص تخصص دارند. تخصص می‌تواند به شما کمک کند در یک حوزه خاص تخصص پیدا کنید و شما را برای مشتریان و کاندیداها در آن صنعت بازارپسندتر کند:

مثلا برخی متخصصین جذب و استخدام مهندسی در نقش‌های فنی تخصص دارند و مهندسان واجد شرایط در رشته‌های مختلف را شناسایی می‌کنند.

مرحله 7: همیشه ارتقا پیدا کنید

استخدام یک امر پویا است، بنابراین مطمئن شوید که در مورد روندهای صنعتی و فناوری‌ها به‌روز باشید. منابع آنلاین، گروه‌های شبکه‌سازی و سازمان‌های حرفه‌ای را برای بهترین روش‌ها تحقیق کنید. به طور منظم ارتقا پیدا کنید، در کارگاه‌ها ثبت نام کنید و در کنفرانس‌ها و رویدادهای شبکه‌سازی شرکت کنید تا مهارت‌های خود را به عنوان یک متخصص جذب و استخدام بهبود بخشید.

جمع‌بندی

شرکت‌ها برای جذب کارمندان با استعداد برای رسیدن به اهداف تجاری خود به متخصصین جذب و استخدام نیاز دارند. از کارمندیابی داوطلبان گرفته تا استخدام‌های جدید، متخصصین جذب و استخدام مسئول یک فرآیند استخدام موثر و کارآمد هستند.

اگر علاقه‌مند به کمک به افراد برای تحقق اهداف شغلی خود و تطبیق شرکت‌ها با افراد مناسب هستید، تبدیل شدن به یک متخصصین جذب و استخدام ممکن است حرفه مناسبی برای شما باشد. اگر نگران پیشرفت شغلی هستید، به یاد داشته باشید که متخصصین جذب و استخدام بودن می‌تواند منجر به سمت‌های بالاتری مانند مدیر استخدام یا مدیر منابع انسانی شود.

اگر قصد تبدیل شدن به یک متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام را دارید دوره پرورش متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام، برای شما مفید خواهد بود.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/how-to-become-a-recruiter/

گردآوری و ترجمه: مسعود شکری

رفرنس چک یکی از مراحل مهم در فرآیند استخدام است که به کارفرمایان کمک می‌کند تا مطمئن شوند که اطلاعاتی که کاندیداها در رزومه یا مصاحبه‌هایشان ارائه می‌دهند، صحیح و مطابق با واقعیت هستند. این فرآیند شامل بررسی پیش‌زمینه تحصیلی، تجارب کاری، مهارت‌ها و مدارک ارائه شده توسط کاندیدا می‌شود.

یکی از مزایای اصلی رفرنس چک، کشف اطلاعاتی است که ممکن است کاندیدا در رزومه یا مصاحبه ارائه ندهد، همچنین، این فرآیند به کارفرما کمک می‌کند تا از تطابق ادعاهای کاندیدا با واقعیت اطمینان حاصل کند و تصمیمات استخدامی بهتری بگیرد.

در این مقاله، به مفهوم، اهمیت و نحوه اجرای رفرنس چک در فرآیند استخدام پرداخته می‌شود، 15 سوال برای استفاده در فرایند رفرنس چک پیشنهاد می‌شود و همچنین چک لیست رفرنس چک را دریافت می‌کنید.

رفرنس چک چیست؟

رفرنس چک “Reference Check” یک فرآیند است که کارفرمایان ممکن است به عنوان بخشی از فرایند جذب و استخدام انجام دهند تا اطمینان حاصل کنند که اطلاعاتی که متقاضیان شغلی ارائه می‌دهند صحیح و قابل اعتماد است. در این فرآیند، کارفرما با شخص یا اشخاصی که متقاضی به عنوان معرف یا رفرنس ارائه کرده است تماس می‌گیرد و اطلاعاتی از قبیل تجربه کاری، عملکرد شغلی، و ویژگی‌های شخصیتی متقاضی را تأیید می‌کند.

رفرنس چک به شما به عنوان کارشناس جذب و استخدام کمک می‌کند که:

• تاریخچه کاری داوطلب را تایید کنید.
• تناسب آن‌ها برای یک نقش را ارزیابی کنید.
• تعیین کنید که آیا آن‌ها با فرهنگ شرکت شما هماهنگ هستند یا خیر

برای اجرای رفرنس چک، ابتدا کاندیدا موافقت خود را برای ارتباط با اشخاصی که به عنوان رفرنس اعلام کرده است، اعلام می کند. سپس، کارفرما یا نماینده‌ای از طرف کارفرما با این اشخاص تماس می‌گیرد و اطلاعات مربوط به کاندیدا را بررسی می‌کند.

سوالات در رفرنس چک، سوالاتی هستند که استخدام‌کنندگان از کارفرمایان قبلی، ناظران یا همکاران داوطلب جهت کسب اطلاعاتی نظیر سوابق کاری، مهارت‌ها، عملکرد و رفتار آن‌ها می‌پرسند. این سوالات بخش مهمی از فرآیند انتخاب هستند. آن‌ها به تایید صحت رزومه داوطلب، ارزیابی تناسب آن‌ها برای موقعیت شغلی و ارائه دیدگاه‌هایی که از مصاحبه‌ها به دست نمی‌آید، کمک می‌کنند.

 در یک نظرسنجی، ۷۰٪ از کارمندان اعتراف کردند که در رزومه‌های خود دروغ گفته‌اند و ۳۷٪ از این پاسخ‌دهندگان اذعان داشتند که این کار را به طور مکرر انجام داده‌اند.

۱۵ سوال خوب که در رفرنس‌چک می‌توانید بپرسید

پرسیدن سوالات دقیق به شما کمک می‌کند تا بینش بهتری در مورد تناسب داوطلب با نقش مورد نظر به دست آورید. در ادامه تعدادی نمونه سوال به منظور استفاده در فرایند رفرنس چک پیشنهاد شده است.

 سوالات بررسی سوابق شغلی کارکنان

1. آیا می‌توانید مدت زمان اشتغال و عنوان شغلی داوطلب را تایید کنید؟

دلیل: برای تایید صحت جزئیات رزومه و درخواست داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: کارفرمای قبلی باید بتوانند تاریخ‌ها و عنوان‌های شغلی را که ارائه شده‌اند، تایید کنند. تفاوت‌ها می‌توانند نشان‌دهنده عدم صداقت داوطلب باشند.

2. وظایف اصلی داوطلب چه بودند؟

دلیل: برای درک دامنه و نوع نقش‌های قبلی داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: لیستی دقیق از وظایف که با رزومه داوطلب همخوانی دارد و نشان می‌دهد که وی تجربه مرتبط دارد.

3. عملکرد کاری داوطلب را چگونه توصیف می‌کنید؟

دلیل: برای ارزیابی قابلیت اطمینان، کیفیت کار و عملکرد حرفه‌ای کلی داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌ها و موارد خاص از عملکرد برجسته یا ضعیف داوطلب.

4. آیا می‌توانید یک نمونه از یک مشارکت مهم داوطلب را ارائه دهید؟

دلیل: برای شناسایی نقاط قوت خاص و دستاوردهای کلیدی داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌های دقیق که مهارت‌ها، خلاقیت و تاثیر داوطلب بر پروژه‌ها یا سازمان را نشان می‌دهد.

5. داوطلب چطور با ضرب‌الاجل‌ها و فشارها برخورد می‌کرد؟

دلیل: برای شناسایی توانایی کار تحت فشار

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌های دقیق که مهارت‌ فرد در برخورد با چالش‌ها و فشارهای کاری را نشان می‌دهد.

6. مهارت‌های کار تیمی و همکاری داوطلب را چگونه توصیف می‌کنید؟

دلیل: برای درک توانایی داوطلب در کار کردن با دیگران در یک تیم.

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌هایی از تعاملات مثبت تیمی، پروژه‌های جمعی و نقش داوطلب در ترویج محیط مبتنی بر همکاری.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

7. زمینه‌های قابل بهبود داوطلب چیست؟

دلیل: برای به دست آوردن دیدگاهی متوازن از نقاط قوت و ضعف داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: بازخورد سازنده درباره زمینه‌هایی که داوطلب می‌تواند بیشتر توسعه یابد و نشانه‌هایی از تمایل وی به بهبود و رشد.

8.  اگر فرصت دوباره‌ای داشتید، داوطلب را مجدد  استخدام می‌کردید؟

دلیل: برای ارزیابی رضایت کلی مرجع از داوطلب و اعتماد به او.

باید به دنبال چه چیزی باشید: یک پاسخ واضح بله یا خیر و دلایل تصمیم آن‌ها. این‌ سوال بینشی در مورد تناسب کلی داوطلب ارائه می‌دهد.

سوالات بررسی سوابق شغلی برای پست‌های مدیریتی

9. داوطلب چگونه نقش رهبری خود را ایفا می‌کرد؟

دلیل: برای ارزیابی کیفیت‌ رهبری و اثربخشی داوطلب در نقش مدیریتی.

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌هایی از اقدامات رهبری، چگونگی انگیزه‌بخشی به تیم، تصمیمات استراتژیک گرفته شده و تاثیر آن‌ها بر سازمان.

10. آیا می‌توانید یک موقعیت چالش‌برانگیز را که داوطلب با آن مواجه شد توصیف کنید و اینکه چگونه آن را مدیریت کرد؟

دلیل: برای درک مهارت‌های حل مسئله و تصمیم‌گیری داوطلب تحت فشار.

باید به دنبال چه چیزی باشید: جزئیات موقعیت چالش‌برانگیز، رویکرد داوطلب برای حل آن و نتایجی که به دست آوردند.

11. داوطلب چگونه تیم خود را مدیریت می‌کرد؟

دلیل: برای ارزیابی مهارت‌های مدیریتی و توانایی داوطلب در الهام‌بخشی و هدایت تیم.

باید به دنبال چه چیزی باشید: تکنیک‌های استفاده شده توسط داوطلب برای انگیزه‌بخشی، مثال‌هایی از مدیریت تیم موثر و چگونگی تاثیر آن بر عملکرد تیم.

12. داوطلب چگونه با تعارضات درون تیم خود یا با سایر بخش‌ها برخورد می‌کرد؟

دلیل: برای ارزیابی مهارت‌های حل تعارض و اثربخشی بین‌فردی.

باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌هایی از تعارضات، چگونگی برخورد با آن‌ها و نتایج به دست آمده که نشان‌دهنده توانایی داوطلب در حفظ محیط کاری هماهنگ است.

13. داوطلب چقدر در دستیابی به اهداف استراتژیک موثر بود؟

دلیل: برای تعیین توانایی‌های برنامه‌ریزی استراتژیک و اجرای داوطلب.

باید به دنبال چه چیزی باشید: دستاوردهای آن‌ها، اینکه آیا اهداف استراتژیک را برآورده یا فراتر از آن‌ها رفتند، هر گونه ابتکاری که رهبری کردند و مشارکت‌های آن‌ها در موفقیت سازمان.

14. سبک و مهارت‌های ارتباطی داوطلب را چگونه توصیف می‌کنید؟

دلیل: برای ارزیابی مهارت‌های ارتباطی داوطلب که برای نقش‌های مدیریتی حیاتی هستند.

باید به دنبال چه چیزی باشید: وضوح، اثربخشی و مناسب بودن ارتباطات داوطلب در موقعیت‌های مختلف که شامل جلسات تیمی، ارائه‌ها و تعاملات یک به یک است.

15. داوطلب چگونه ارزیابی‌های عملکرد و بازخورد با تیم خود را مدیریت می‌کرد؟

دلیل: برای درک رویکرد داوطلب به مدیریت عملکرد و توسعه.

باید به دنبال چه چیزی باشید: روش‌های ارائه بازخورد، مدیریت مسائل عملکرد و تشویق به رشد حرفه‌ای درون تیم.

چک لیست رفرنس چک

در ادامه ۱۳ نکته برای انجام رفرنس چک در قالب یک چک لیست پیشنهاد شده است.

با منابع متعدد تماس بگیرید تا دیدگاه جامع و متعادلی از داوطلب به دست آورید. دیدگاه‌های مختلف، درک کامل‌تری از عملکرد و رفتار آن‌ها ارائه می‌دهند. در مقابل، اتکا به یک منبع می‌تواند منجر به دیدگاه ناقص از توانایی‌های داوطلب شود. با جمع‌آوری بینش‌ها از چندین منبع، می‌توانید تصمیمات استخدامی آگاهانه‌تری بگیرید.

جمع‌بندی و نکات پایانی

رفرنس چک به عنوان یک ابزار مکمل در فرایند جذب و استخدام می‌تواند نقاط قوت و قابل بهبود داوطلب را تعیین و پرچم‌های قرمز احتمالی را آشکار کند. شاید رفرنس چک بخشی وقت‌گیر و خسته‌کننده از فرآیند استخدام به نظر برسد، اما یک گام ضروری است زیرا رزومه اغلب تصویری دقیق از داوطلب ارائه نمی‌دهد.

پرسیدن سوالات هدفمند از کارفرمای قبلی داوطلب درباره سوابق کاری، مهارت‌ها، عملکرد و رفتار آن‌ها، می‌تواند دیدگاه شما را تایید یا نگرانی‌های پنهان را آشکار کند.

رفرنس چک بخش ضروری و جدایی‌ناپذیر از فرآیند استخدام است که به شما کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید و کارکنان مناسبی را برای سازمان خود استخدام کنید.

اگر قصد دارید یک متخصص حرفه‌ای در حوزه جذب و استخدام شوید دوره آموزشی پرورش متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام را بررسی فرمایید.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/reference-check-questions/

https://www.personio.com/hr-lexicon/applicant-screening/

نوشته: مسعود شکری

فرض کنید یکی از اعضای تیمتان در کارش افتضاح است و با توجه به تلاش‌های مستمر شما بهبودی در عملکردش اتفاق نیفتاده است. چطور باید اخراجش کرد؟

از نظر مستندات و داده‌ها همه چیز آماده است و با واحد منابع انسانی هماهنگ کرده‌اید. اما اکنون باید گفتگوی وحشتناکی داشته باشید. بهترین راه برای گفتن این خبر چیست؟ چه بگویید و چه نگویید و چگونه به بقیه اعضای تیم اطلاع دهید؟

نحوه اخراج آدم‌ها واقعا مهم است. هدف اصلی این مقاله این است که یک راهنمای گام به گام و عملیاتی  برای نحوه اخراج یک فرد به روش صحیح را در اختیار شما قرار دهد.

فرایند اخراج کارکنان

فرآیند اخراج یک کارمند به اندازه استخدام وی مهم است و این وظیفه‌ای است که هر مدیر مستقیم و متخصص منابع انسانی باید برای آن آماده باشد.

مدیران معمولا برای اخراج آدم‌ها بیش از حد معطل می‌کنند و احتیاط را به عجله ترجیح می‌دهند. یا خودشان را گول می‌زنند و فکر می‌کنند کار واجبی نیست. به دلیل ماهیت ظریف اخراج یک کارمند، دانستن اینکه چگونه یک کارمند را به روش صحیح اخراج کنید، یک مهارت ضروری است.

وقتی کسی را اخراج می‌کنید به او امکان می‌دهید جای دیگری پیشرفت کند. برای رسیدن به یک شغل خوب باید از شغل بد، یا شغلی که برای شما بد است دست بکشید. اما در عین حال اخراج یک کارمند هرگز کار آسانی نیست.

به گفته دیک گروت (مشاور مدیریت در دالاس تگزاس و نویسنده کتاب چگونه در ارزیابی عملکرد خوب باشیم)، «اخراج کردن سخت‌ترین کاری است که ما از رهبران می‌خواهیم انجام دهند». «حتی وقتی توجیه اقتصادی داشته باشد، شما می‌نشینید و به کارمندتان می‌گویید که دیگر از شما حقوق دریافت نمی‌کند و وقتی صبح از خواب بیدار می‌شود، جایی برای رفتن ندارد. این سخت است.”

جودی گلیکمن، نویسنده و مؤسس شرکت مشاوره ارتباطی Great on the Job، می‌گوید اخراج یک شر ضروری است. “به عنوان مدیر، باید در نظر داشته باشید که چه چیزی برای شرکت مناسب است.”

دلایل رایج برای اخراج یک کارمند

دلایل مختلفی وجود دارد که ممکن است از شما خواسته شود یک کارمند را اخراج کنید. معمولاً کارمندان به دلایل زیر اخراج می‌شوند:

• عملکرد ضعیف
• رفتار نادرست
• آزار و اذیت همکاران
• حضور ضعیف و نامنظم
• نقض ایمنی

وقتی بدی‌های یک کارمند، بیشتر از خوبی‌هاست و وقتی کارمند بیشتر از خلق ارزش، مشکلاتی را ایجاد می‌کند، وقت آن است که شرکت را ترک کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نسل زد(Z) و ویژگی‌های آن‌ها (با مروری بر سایر نسل‌ها)

راهنمای عملی اخراج کارمند

1- کارمند را با اخراج غافل‌گیر نکنید.

دقت کنید که هیچ کارمندی نباید از اخراج خود غافلگیر شود یعنی شما می‌بایست قبل از اخراج بارها و بارها برای تغییر شرایط تلاش کرده باشید.

قبل از اخراج این سوالات را از خود بپرسید:

• آیا اهداف و انتظارات را به روشنی برای او شفاف کرده بودید؟
• آیا بازخوردهای مداوم در خصوص گپ‌های عملکردی و رفتاری دادید؟
• آیا انتقادهای فروتنانه و در عین حال بی‌پرده داشته‌اید؟
• آیا گفتگوهای عملکردی منظم داشته‌اید؟
• آیا برای بهبود عملکردش راهنمایی کردید و برنامه‌ای برای بهبود عملکرد و رفع نقاط ضعف ارائه داده‌اید؟

اگر پاسخ سوالات بالا مثبت است و باز هم بهبودی حاصل نشده وقت اخراج فرا رسیده است. همچنین خوب است قبل از اخراج با شخص معتمدی در سازمان موضوع را در میان بگذارید. شنیدن یک دیدگاه بیرونی کمکتان می‌کند مطمئن شوید رفتارتان منصفانه بوده است.

2- اخراج را عقب نیندازید

اخراج شخصی که سال‌ها با او کار کرده‌اید به‌ویژه فردی که به خوبی می‌شناسید و به او احترام می‌گذارید دلهره‌آور است، اما نباید اجازه دهید عذاب وجدان باعث شود گفتگو را به تأخیر بیندازید.  البته، اخراج باید آخرین گام در یک فرآیند عادلانه و شفاف باشد که از مدت‌ها قبل آغاز شده است و باید مدارکی مثل نتایج ارزیابی عملکرد برای اثبات آن وجود داشته باشد.

گروت می‌گوید: «مدیران به ندرت از اقدام سریع برای اخراج پشیمان می‌شوند، اما از به تعویق انداختن اخراج پشیمان شده‌اند.”

اگر هنوز شجاعت کافی برای اقدام کردن را ندارید، به تیم خود فکر کنید. به هر حال، آنها کسانی هستند که ساعات بیشتری کار می‌کنند، زیرا فردی که [شما باید اخراج کنید] کار خود را به درستی انجام نمی‌دهد و این جفا در حق بقیه اعضای تیم است.

3- واحد منابع انسانی را با خود همسو کنید

قبل از اینکه مکالمه اخراج را برنامه‌ریزی کنید، برنامه‌های خود را با منابع انسانی هماهنگ کنید. اطمینان حاصل کنید که یک نماینده منابع انسانی می‌تواند در جلسه شرکت کند، زیرا از نظر قانونی مناسب‌تر است که شخص دیگری هم حضور داشته باشد. همچنین بخش منابع انسانی می‌تواند «تصویر کامل‌تری» از شرایط کارمند ارائه دهد. مثلا منابع انسانی ممکن است به شما بگوید که همسر او درمان سرطان را از بعدازظهر دوشنبه شروع می‌کند، در این صورت اخراج او در روز سه شنبه می‌تواند غیرانسانی تلقی شود.

4- جلسه اخراج را کوتاه نگه دارید

اخراج هر فرد می‌تواند برای وی و حتی خود شما بسیار احساسی و چالش‌برانگیز باشد. بنابراین بهتر است این جدایی را زیاد طول ندهید. کلماتی که برای اخراج یک کارمند استفاده می‌کنید باید ساده و دقیق باشد.

گلیکمن می‌گوید: «به جایی خصوصی بروید و سپس با با گفتن این جمله شروع کنید: «خبر بدی برای شما دارم. امروز آخرین روز کار شما در اینجاست.» سپس دلیل اخراج را در یک جمله ساده بیان کنید و شفاف باشید. مثلا “همانطور که در جلسات ارزیابی عملکرد بارها صحبت کردیم شما به اهداف عملکردی خود نرسیدید” او توصیه می‌کند تاسف خود را با شرایطی که «مسئولیت شخصی مستقیماً بر عهده خود فرد است» ابراز کنید. مثلا چیزی شبیه این بگوید: «متاسفم که وضعیت به این نقطه رسیده است».

صحبت را با اطلاع به کارمند در مورد خاتمه دادن به همکاری با او از تاریخ مشخصی شروع کنید. برای اعلام خبر شفاف و متمرکز باشید، به طوری که کارمند متوجه شود تصمیم نهایی است و قابل مذاکره نیست. گام بعدی این است که به طور خلاصه توضیح دهید که چرا کارمند را اخراج می‌کنید.

سعی کنید وارد بحث در مورد تصمیم نشوید. اگر کارمند می‌خواهد خشم خود را خالی کند یا ناراحتی خود را ابراز کند، به سادگی می‌توانید بگویید: “می‌فهمم که این احساس را دارید، اما تصمیم نهایی است.”

دقت کنید که لحن شما حرفه‌ای و مؤدبانه باشد و در عین حال از صحبت‌های غیررسمی پرهیز کنید چون این یک دیدار دوستانه نیست.

در انتهای جلسه هم طور خلاصه در مورد پرداخت حقوق و مرخصی، ادامه بیمه درمانی یا بیمه عمر و غیره صحبت کنید.

از عذرخواهی خودداری کنید. بحث نکنید و مستقیم صحبت کنید و از هرگونه بحثی که به شخصیت یا ویژگی‌های فردی مربوط می‌شود، خودداری کنید.

5- حضور داشته باشید و دلسوزی نشان دهید

رهبری نیازمند شفقت است. یک اتفاق وحشتناک در زندگی این شخص اتفاق افتاده است. فرار نکنید و منابع انسانی را مجبور نکنید که به جای شما جلسه را اداره کند. شما باید آماده باشید که در صورت لزوم صحبت کنید و به سوالات پاسخ دهید. قبل از جلسه، باید در مورد مسائل اجرایی به خوبی آگاه باشید به عنوان مثال، جزئیات قرارداد کارمند سابق و اینکه چه اتفاقی برای مزایا و مرخصی استفاده نشده او می‌افتد. البته، همیشه مسائلی وجود خواهد داشت که شما در نظر نگرفته‌اید. اگر چیزی پیش آمد، بگویید: «اجازه دهید عذرخواهی کنم، به آن فکر نکرده بودم» و سپس آن را به منابع انسانی بسپارید.

اخراج ممکن است برای شما که مدیر هستید، کار سختی باشد، اما برای فردی که اخراج می‌شود، کاملاً آسیب‌زا است؛ پس همدلی کنید. اگر واقعاً معتقدید که کارمند مورد نظر استعدادها و توانایی‌هایی دارد که می‌تواند در جای دیگری مفید باشد، به او بگویید که او را به سازمان یا بخش جدید معرفی خواهید کرد.

6- با تیم خود صحبت کنید

همکارانی را که تحت تأثیر این اخراج قرار گرفته‌اند، جمع کنید و آن‌ها را از اخراج فرد مطلع کنید البته دلایل پشت این تصمیم را فاش نکنید چون سابقه بدی را برای کارمند سابق ایجاد می‌کند.

هنگامی که به تیم خود توضیح می‌دهید که چرا کارمند سابق اخراج شده است، در انتخاب کلمات خود دقت کنید. هر چه کوتاهتر بهتر مثلا «علی دیگر اینجا کار نمی‌کند» یا «امروز آخرین روز مریم است». می‌توانید بگویید برای آینده او آرزوی موفقیت دارید، اما عملکرد گذشته او را تحسین نکنید. این کار ریاکارانه به نظر می‌سد و شما نمی‌خواهید اعتماد تیم خود را از دست بدهید.

گروت این سناریو را پیشنهاد می‌کند: «همانطور که ممکن است برخی از شما بدانید، دایان دیگر بخشی از سازمان نیست. من نمی‌توانم وارد جزئیات شوم زیرا این اطلاعات محرمانه است و می‌خواهم حریم خصوصی دایان را حفظ کنم. اگر پیشنهادی در مورد چگونگی به حداقل رساندن عدم حضور او دارید، به من بگویید.»

خاتمه دادن به همکاری با یک کارمند از نظر عاطفی کاری خسته کننده است، اما به خاطر تیم خود، نباید تسلیم شوید. اخراج احتمالاً چالش‌های کوتاه مدتی را برای تیم شما ایجاد می‌کند. بنابراین در حالی که به دنبال جایگزین هستید، یک استراتژی برای نحوه مدیریت حجم کارها هم ارائه دهید.

7- برای جلسه، از قبل آماده شوید

تقریباً همیشه اسنادی وجود دارد که در زمان اخراج، نیاز به امضا دارند، بنابراین مطمئن شوید که آن را از قبل آماده کردید.

اگر نیاز به لغو دسترسی به داده‌ها، امکانات یا تجهیزات دارید، مطمئن شوید که می‌توانید بدون تاخیر این کار را انجام دهید. این بدان معناست که از قبل به IT و مدیران اطلاع دهید که باید دسترسی‌ها را لغو کنند. انجام این کارها از قبل می‌تواند به موارد زیر کمک کند:

• کوتاه نگه داشتن تجربه خاتمه تا حد امکان
• کاهش فرصت انتقام‌جویی از سوی کارمند
• رفع ابهام و سوالات بی‌پاسخ
• حفظ ظاهر حرفه‌ای
• احترام گذاشتن به زمان و خدمات کارمند

8- ملاحظات قانونی را هنگام اخراج رعایت کنید

هر سازمانی که یک کارمند را اخراج می‌کند باید کاملاً از دلایل قانونی اخراج و قوانین کار آگاه باشد. دلایلی مانند عملکرد ضعیف، غیبت‌های غیرقابل توضیح، یا آزار همکاران، همگی دلایل قابل قبولی برای اخراج یک کارمند هستند. با این حال، به خاطر داشته باشید که هر دلیلی که ارائه شود نه تنها قابل قبول باشد، بلکه درست و قانونی نیز باشد. همچنین شرایطی وجود دارد که در آن اخراج یک کارمند، غیرقانونی یا غیرقابل توصیه است. این دستورالعمل‌های قانونی ممکن است بسته به مکان سازمان شما، صنعتی که در آن فعالیت می‌کند، نقش کارمند در سازمان شما و موارد دیگر متفاوت باشد.

ناگفته نماند که نمی‌توانید از سن، جنسیت، مذهب، جنسیت، ناتوانی یا هر وضعیت دیگری که توسط قوانین کار محافظت می‌شود، به عنوان دلیل اخراج استفاده کنید.

9- یک پایان خوب را رقم بزنید

سعی کنید این رفتارها را به عنوان راهی برای تسکین ضربه اخراج و حفظ روحیه مثبت به کار ببرید:

• پرهیز از تکرار بی‌مورد مسائل منفی
• گوش دادن، سوال پرسیدن، و قطع نکردن کارمند
• تمرکز بر مراحل بعدی و برجسته کردن هرگونه کمک یا توصیه‌ای که شرکت می‌تواند برای آینده ارائه دهد.
• ارائه یادآوری اینکه ممکن است فرصتی برای یافتن شغل بهتری که متناسب با استعداد و شخصیت وی باشد به وجود بیاید.

احترام گذاشتن به احساسات و تجربیات کارمند به صورت واقعی، نشان دادن اینکه می‌دانید خاتمه کار بی‌اهمیت نیست و تشکر واقعی می‌تواند به کارمندان کمک کند تا شرایط آسان‌تری را تجربه کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مدیران جدید به چه آموزش‌هایی نیاز دارند؟

جمع‌بندی اصولی که باید به خاطر بسپارید

این کارها را انجام دهید:

• از واحد منابع انسانی استفاده کنید تا به شما در مدیریت فرآیند اخراج کمک کند.
• نسبت به کارمند اخراج شده خود دلسوزی نشان دهید.
• اگر واقعاً معتقدید که او استعدادهایی دارد که می‌تواند در جای دیگری مفید باشد، به عنوان معرف به او کمک کنید شغل دیگری را پیدا کند.
• اخبار را شخصاً با تیم خود در میان بگذارید، اما جزئیات تصمیم را فاش نکنید.

این کارها را انجام ندهید:

• تأخیر در اخراج یک کارمند با عملکرد ضعیف.
• طولانی یا پیچیده کردن فرایند اخراج.
• از منابع انسانی انتظار داشته باشید که کارهای سخت را به جای شما انجام دهند.

اخراج یک کارمند هرگز آسان نیست، اما لازم نیست دردسرساز هم باشد. اگر شخصی کار شما را خوب انجام نمی‌دهد، دلیل نمی‌شود شغل دیگری در دنیا وجود نداشته باشد که خیلی خوب از عهده‌اش برآید.

منابع

کتاب صراحت تمام عیار نوشته کیم اسکات

https://hbr.org/2016/02/the-right-way-to-fire-someone

How to Fire an Employee the Right Way | BambooHR

نوشته: مسعود شکری

واحد مدیریت منابع انسانی باید عملکرد خوبی داشته باشد تا ارزش واقعی برای یک سازمان ایجاد کند. مدل‌های مدیریت منابع انسانی به تعریف و توضیح نقش منابع انسانی در کسب و کار کمک می‌کنند. به بیان ساده، یک مدل منابع انسانی نمایشی انتزاعی از نحوه عملکرد بخش منابع انسانی است. وقتی متخصصان منابع انسانی نحوه عملکرد مدل‌های منابع انسانی را درک می‌کنند و با فلسفه‌های برخی از چارچوب‌های پرکاربرد آشنا شوند، می‌توانند ساختار مدیریت منابع انسانی سازمان خود را راه‌اندازی کنند.

در این مقاله به معرفی مدل‌های برتر و کاربردی منابع انسانی خواهیم پرداخت.

مدل مدیریت منابع انسانی چیست؟

مدل‌ها ساده‌سازی واقعیت هستند. مدل مدیریت منابع انسانی، چارچوبی برای بیان نقش و جایگاه منابع انسانی در کسب و کار است که به عنوان راهنمای مدیریت منابع انسانی عمل می‌کند.

رهبران منابع انسانی از یک مدل مدیریت منابع انسانی در موارد زیر استفاده می‌کنند:

• عملکردها و فرآیندهای کلیدی منابع انسانی
• نقش‌ها و مسئولیت‌های منابع انسانی
• اصول، اهداف، استانداردها و پاسخگویی منابع انسانی

در طی زمان، مدل‌ها و چارچوب‌های مختلفی پدید آمده‌اند که در ادامه 8 تا از مهمترین مدل‌های مدیریت منابع انسانی را بررسی می‌کنیم.

معرفی انواع مدل‌های مدیریت منابع انسانی

1. مدل اولریش

مدل اولریش که در کتاب قهرمانان منابع انسانی دیوید اولریش در سال 1996 پیشنهاد شد،  چهار نقش کلیدی را که منابع انسانی باید بر عهده بگیرد بیان می‌کند. این نقش‌ها عبارتند از:

• متخصص اداری: با نظارت بر فرآیندها و استراتژی‌های منابع انسانی برای مدیریت افراد، عملیات داخلی را مدیریت می‌کند.
• حامی کارکنان: شایستگی‌های نیروی کار و سطوح مشارکت کارکنان را برای بهبود بهره‌وری مدیریت می‌کند. بر حفظ یک رابطه سالم کارفرما و کارمند تمرکز می‌کند.
• عامل تغییر: با مدیران و کارمندان همکاری می‌کند تا اقداماتی را راه اندازی کند که فرهنگ شرکت را تقویت کرده و کسب و کار را ارتقا دهد.
• شریک استراتژیک: استراتژی‌های منابع انسانی را با اهداف تجاری شرکت هماهنگ می‌کند.

این مدل به مدل شریک تجاری منابع انسانی اولریش نیز معروف شده است. این چهار نقش نباید عناوین شغلی خاصی باشند و متخصصان منابع انسانی می‌توانند یک یا چند نقش را در محدوده مسئولیت خود بر عهده بگیرند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+15راهکار برای افزایش بهره‌وری

2. مدل علّی استاندارد مدیریت منابع انسانی

مدل علّی استاندارد مدیریت منابع انسانی از بسیاری از مدل‌های مشابه که در دهه‌های 90 و اوایل دهه 2000 منتشر شد، مشتق شده است. بر اساس این مدل، منابع انسانی تنها زمانی مؤثر خواهد بود که استراتژی آن با استراتژی کسب و کار همسو باشد.

این مدل یک زنجیره علّی از چگونگی تأثیر فرآیندهای منابع انسانی بر سازمان را نشان می‌دهد. این زنجیره با استراتژی تجاری کلی شرکت شروع می‌شود که بر استراتژی و فرآیندهای منابع انسانی تأثیر می‌گذارد و با بهبود عملکرد تجاری به پایان می‌رسد.

به عنوان مثال، شیوه‌های استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد و پاداش می‌تواند به نتایجی مانند تعهد، خروجی با کیفیت و مشارکت منجر شود. این نتایج منجر به بهبود عملکرد داخلی می‌شود که به نوبه خود بر عملکرد مالی (به عنوان مثال، سود، گردش مالی، حاشیه بهتر و بازگشت سرمایه) تأثیر می‌گذارد.

این چارچوب منابع انسانی همچنین نشان می‌دهد که روابط در مدل همیشه یک طرفه نیستند. برخی از شیوه‌ها و اقدامات منابع انسانی می‌توانند مستقیماً به بهبود عملکرد داخلی منجر شوند. به عنوان مثال، آموزش خوب می‌تواند مستقیماً منجر به عملکرد بهتر شود بدون اینکه لزوماً بر نتایج منابع انسانی تأثیر بگذارد.

علاوه بر این، گاهی اوقات یک عملکرد مالی قوی‌تر منجر به سرمایه‌گذاری بیشتر در شیوه‌ها و اقدامات منابع انسانی شده و نتایج بهتر منابع انسانی را محقق می‌کند.

3. مدل زنجیره ارزش منابع انسانی

زنجیره ارزش منابع انسانی یکی از شناخته شده‌ترین مدل‌ها در مدیریت منابع انسانی است. این مدل نتیجه کار Paauwe و Richardson در سال 1997 است.

با توجه به زنجیره ارزش منابع انسانی، هر کاری که منابع انسانی انجام می‌دهد و اندازه گیری می‌کند را می‌توان به دو دسته تقسیم کرد:

• فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی: فعالیت‌های روزانه، از جمله استخدام، جبران خدمات، آموزش و برنامه‌ریزی جانشین پروری. این فعالیت‌ها اغلب با استفاده از شاخص‌های کلیدی مدیریت منابع انسانی اندازه گیری می‌شوند. اینها به اصطلاح معیارهای کارایی هستند. مثلا هر چه ارزان‌تر استخدام کنیم و سریع‌تر آموزش دهیم، بهتر است.
• نتایج مدیریت منابع انسانی: اهدافی که سعی می‌کنیم با فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی به آنها برسیم. ما استخدام می‌کنیم، آموزش می‌دهیم، حقوق و دستمزد می‌دهیم. تا نتایجی مانند رضایت، انگیزه، حفظ و تعلق کارکنان را محقق کنیم.

اگر فقط بر اندازه‌گیری فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی تمرکز کنیم، به‌طور خودکار حداکثر کردن کارایی را برای کاهش هزینه‌ها در اولویت قرار می‌دهیم. با این حال، این رویکرد ممکن است بهترین نتایج دراز مدت را ایجاد نکند. ما باید بر روی اندازه‌گیری نتایج مدیریت منابع انسانی هم تمرکز کنیم، زیرا این به همسویی فرآیندها با اهدافمان کمک می‌کند.

به طور مثال در هنگام استخدام. هدف باید این باشد که بهترین فرد را در موقعیت مناسب استخدام کنیم، نه اینکه دست به کار شویم و کسی را تا جایی که می‌توانیم ارزان و سریع استخدام کنیم.

هنگامی که عملکرد شرکت بالاتر باشد، فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی نیز افزایش می‌یابد. این موضوع به این دلیل است که شرکت‌های سودآورتر معمولاً روی برنامه‌های منابع انسانی، از جمله نرم‌افزار منابع انسانی و فرصت‌های تحقیق و توسعه برای افراد خود، سرمایه‌گذاری بیشتری می‌کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نسل زد(Z) و ویژگی‌های آن‌ها (با مروری بر سایر نسل‌ها)

4. مدل هاروارد

مدل هاروارد مدیریت منابع انسانی به مایکل بیر در سال 1984 و مشارکت‌های پائو و ریچاردسون در سال 1997 نسبت داده شده است. این مدل رویکرد جامع‌تری به منابع انسانی دارد و سطوح مختلفی از نتایج را در بر می‌گیرد.

این مدل شامل پنج جزء زیر است:

• از سمت چپ، با علاقه ذینفعان شروع می شود. این ذینفعان شامل سهامداران، مدیریت، گروه‌های کارکنان، دولت و غیره هستند. این ذینفعان سیاست‌های مدیریت منابع انسانی را تعریف می‌کنند.
• در عین حال، عوامل موقعیتی بر این علایق تأثیر می‌گذارد. عوامل موقعیتی شامل ویژگی‌های نیروی کار، اتحادیه‌ها و سایر عوامل است.
• عوامل موقعیتی و منافع ذینفعان بر سیاست‌های مدیریت منابع انسانی تأثیر می‌گذارند که شامل فعالیت‌های اصلی منابع انسانی، مانند استخدام، آموزش و سیستم‌های پاداش است.
• زمانی که سیاست‌های مدیریت منابع انسانی به خوبی انجام شود، منجر به نتایج مثبت مدیریت منابع انسانی نظیر حفظ کارکنان، تعهد و شایستگی می‌شود.
• نتایج مثبت مدیریت منابع انسانی منجر به پیامدهای بلندمدت می‌شود که می‌تواند فردی، سازمانی و اجتماعی باشند.

این مدل تیم‌های منابع انسانی را هدایت می‌کند تا با در نظر گرفتن منافع ذینفعان و عوامل موقعیتی، سیاست‌های مدیریت منابع انسانی را توسعه دهند که منجر به نتایج بهتر منابع انسانی و پیامدهای بلندمدت شود.

5. مدل گست

مدل گست در اواخر دهه 1980 و 1990 توسط دیوید گست، استاد دانشکده تجارت کینگ در بریتانیا توسعه یافت. این مدل نقش استراتژیک منابع انسانی را تعیین می‌کند و مدیریت منابع انسانی استراتژیک را از فعالیت‌های مدیریت پرسنل سنتی متمایز می‌کند.

مدل گست یکی از اولین مدل‌هایی بود که هر دو دیدگاه “سخت” و “نرم” مدیریت منابع انسانی را در خود جای داد. این مدل همچنین تأثیر مدیریت منابع انسانی را بر عملکرد کسب‌وکار نشان می‌دهد و بر نقش حیاتی رفتار سازمانی در دستیابی به نتایج عملکرد تأکید می‌کند.

مدل گست، منابع انسانی را در قالب شش بعد تحلیلی مرتبط با یکدیگر که با یک استراتژی تجاری خاص همسو هستند، توصیف می‌کند.

فرض بر این است که مدیریت منابع انسانی با استراتژی‌های خاصی شروع می‌شود که با اهداف تجاری همسو می‌شوند. این استراتژی‌ها به نوبه خود شیوه‌ها و سیاست‌های مدیریت منابع انسانی را مشخص می‌کند و منجر به نتایج مدیریت منابع انسانی و رفتارهای مورد نظر کارکنان مانند تعهد و انگیزه می‌شود و به طور جمعی نتایج عملکرد را هدایت می‌کند و در نهایت منجر به نتایج مالی سازمان می‌شود.

6. مدل وارویک

مدل قابل توجه دیگری در حوزه مدیریت منابع انسانی، توسط محققین هندری و پتیگرو از دانشگاه وارویک در اوایل دهه 1990 ایجاد شد. این مدل، اگر چه شبیه به مدل هاروارد است، اما دیدگاه دیگری را در راستای همسویی شیوه‌های مدیریت منابع انسانی با زمینه‌های خارجی و داخلی دارد.

مدل وارویک چارچوبی برای بررسی چگونگی تأثیرپذیری مدیریت منابع انسانی از نیروهای محیطی خارجی که بر واقعیت داخلی سازمان تأثیر می‌گذارند، ارائه می‌کند.

این مدل از عناصر زیر تشکیل شده است:

• زمینه بیرونی: عوامل کلان محیطی (سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، تکنولوژیکی، قانونی، محیطی) که بر سیاست‌های منابع انسانی تأثیر می گذارد.
• بافت درونی: عناصر داخلی مانند فرهنگ سازمانی، فناوری و رهبری که بر سیاست و عملکرد منابع انسانی تأثیر می‌گذارند و تحت تأثیر بافت بیرونی قرار خواهند گرفت.
• استراتژی کسب‌وکار: اهداف استراتژیک کسب‌وکار که تحت تأثیر بافت درونی سازمان، بر اساس زمینه بیرونی قرار می‌گیرد و به نوبه خود بر مدیریت منابع انسانی تأثیر می‌گذارد.
• محتوای مدیریت منابع انسانی: نقش، تعاریف کار و خروجی‌های منابع انسانی بر اساس استراتژی کسب و کار و تحت تأثیر زمینه مدیریت منابع انسانی
• زمینه مدیریت منابع انسانی: جریان کار منابع انسانی و جنبه‌هایی مانند سیستم‌های پاداش، روابط کارکنان و سیستم‌های کاری که تحت تاثیر استراتژی کسب و کار قرار دارند.

این مدل بر اهمیت مدیریت منابع انسانی استراتژیک تاکید دارد. به عبارت دیگر، منابع انسانی باید این عوامل را درک و پیش‌بینی کند و بتواند در پاسخ به تأثیرات آن‌ها خود را با استراتژی‌های مؤثر تجاری سازگار کند.

7. مدل شایستگی ASTD

مدل شایستگی ASTD در سال 2004 توسط انجمن توسعه استعدادها (ATD) ایجاد شد که قبلاً به عنوان انجمن آموزش و توسعه آمریکا (ASTD) شناخته می‌شد. از زمان آغاز به کار، دو بار بازنگری شده است که آخرین مورد در سال 2013 اتفاق افتاد.

مدل شایستگی ASTD معتقد است که رشد حرفه‌ای سنگ بنای موفقیت شخصی و سازمانی است. در درجه اول بر پاسخ دادن به این سؤال متمرکز است: “افراد باید چه قابلیت‎هایی داشته باشند و چه قابلیت‌هایی را تقویت کنند تا به اهداف خود دست یابند و همچنین مزیت قابل توجهی به سازمان اعطا کنند؟”

این مدل برای دست اندرکاران توسعه استعداد طراحی شده است و به عنوان نقشه راهی از شایستگی‌هایی است که یک فرد برای موفقیت در حرفه خود باید ایجاد کنند. این شایستگی‌ها در دو بخش «صلاحیت‌های بنیادی» و «حوزه‌های تخصص» (AOEs) دسته‌بندی می‌شوند.

بر اساس این مدل، متخصصان آموزش و توسعه باید هر دوی این شایستگی‌ها را در سیستم‌های منابع انسانی خود ادغام کنند تا به طور کارآمد عمل کنند و در هزینه‌های آموزشی صرفه جویی کنند.

8. مدل  5Ps

مدل 5Ps که در سال 1992 توسط Randall Schuler، رهبر مشهور منابع انسانی و استاد دانشگاه توسعه یافت، بر 5 عامل کلیدی که یک سازمان را هدایت می‌کنند، تأکید می‌کند. این پنج عامل عبارتند از:

• هدف: چشم انداز، مأموریت و اهداف کلان سازمان. ‌
• اصول: قواعد بنیادی هستند که ارزشها و فرهنگ سازمانی بر آن استوار است.
• فرآیندها: عملیات روزانه‌ای هستند که به منظور برآوردن نیازهای کسب و کار انجام می شوند. ‌
• افراد: این جنبه به نحوه مشارکت افراد در سازمان می‌پردازد. ‌
• عملکرد: شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد و سایر معیارها برای اندازه‌گیری عملکرد کارکنان، اهداف سازمانی و سایر عملکردهای تجاری است.

بر اساس این مدل، 5 P بر یکدیگر تأثیر می‌گذارند و متخصصان منابع انسانی باید برای همسوسازی آنها تلاش کنند.

این مقاله را نیز مطالعه کنید: چک لیست عارضه یابی و ارزیابی وضع موجود مدیریت منابع انسانی 

انتخاب مدل منابع انسانی

هر سازمان، نیروی کار و تیم منابع انسانی منحصر به فرد است و نیازها و اهداف متفاوتی دارد. هنگام انتخاب مدل مناسب مدیریت منابع انسانی برای کسب و کار خود، چندین فاکتور وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

• استراتژی کسب و کار: استراتژی کسب و کار شما باید نقطه شروعی باشد که در نظر بگیرید کدام مدل منابع انسانی تلاش شما را به بهترین شکل هدایت می کند.
• طراحی و ساختار سازمانی: طراحی، اندازه و ساختار سازمان شما می‌تواند تأثیر بگذارد که کدام مدل منابع انسانی مؤثرترین است.
• صنعت و رقابت: ویژگی‌های صنعتی که شما آن را اداره می‌کنید و همچنین چشم‌انداز رقابتی، نقش مهمی در طراحی موقعیت منابع انسانی در کسب‌وکار دارند.
• قابلیت‌های تیم منابع انسانی: هنگام مقایسه مدل‌های مختلف مدیریت منابع انسانی، باید قابلیت‌های تیم منابع انسانی خود را در نظر بگیرید و مطمئن شوید که آنها مهارت‌ها و منابع لازم را برای ارائه مؤثر خدمات منابع انسانی دارند.
• مقرون به صرفه بودن: کدام یک از مدل های منابع انسانی بازده سرمایه گذاری خوبی را برای سازمان شما فراهم می کند؟ شما باید نگاهی به هزینه خدمات منابع انسانی در رابطه با تأثیر آنها بر عملکرد و نتیجه سازمان بیندازید.

نکته پایانی در مورد مدل‌های منابع انسانی

آشنایی با این تئوری‌ها و مدل‌های منابع انسانی دانش شما را گسترش می‌دهد و می‌تواند به شما کمک کند تا در نقش و تیم خود مشارکت بیشتری داشته باشید. با این حال، درک این نکته مهم است که مدل‌ها ساده‌سازی واقعیت هستند و نمی‌توانند تصویر کاملی از نحوه عملکرد منابع انسانی را ترسیم کنند.

علاوه بر این، هیچ مدل منابع انسانی ایده آلی وجود ندارد. هر سازمان و نیروی کاری ترکیب و نیازهای متفاوتی دارد. هیچ رویکردی برای همه وجود ندارد. آزمایش کنید و ببینید کدام مدل برای شما کار می‌کند. قبل از اینکه بهترین مدل منابع انسانی را برای اهداف و نتایج دلخواه خود کشف کنید، ممکن است کمی زمان نیاز باشد.

 منابع:

https://www.aihr.com/blog/human-resources-models/

https://www.selectsoftwarereviews.com/blog/top-10-hr-models

تهیه و ترجمه: مسعود شکری