‌طبق آخرین گزارش گالوپ، اکثریت بزرگی از کارمندان، بی سر و صدا در حال ترک سازمان هستند، که نشان‌دهنده کاهش تعلق و روحیه کارکنان است. تخمین زده می‌شود که این تأثیر به سازمان‌ها 8.8 تریلیون دلار در تولید ناخالص داخلی جهانی زیان وارد کند.

به‌عنوان متخصص منابع انسانی، احتمالاً می‌دانید که تقویت روحیه کارکنان می‌تواند تأثیر مثبتی بر کارمندان، همکارانشان و کل کسب و کار داشته باشد.

در این مقاله، ما بررسی خواهیم کرد که روحیه کارکنان چیست، شاخص‌های روحیه پایین را شناسایی کرده و 15 روش موثر برای تقویت روحیه کارکنان ارائه می‌کنیم.

تعریف روحیه کارکنان

روحیه کارکنان شامل وضعیت عاطفی، رضایت شغلی و نگرش کلی افراد در یک سازمان است که نشان‌دهنده احساسات، نگرش‌ها و سطوح رضایت جمعی است که کارکنان نسبت به کار، همکاران، محل کار و سازمان به عنوان یک کل دارند.

روحیه پایین کارکنان

کارکنان در محیط کاری با روحیه ضعیف نسبت به کار خود و سازمان احساس بدی دارند. در نتیجه، بی‌تفاوت هستند، بهره‌وری کمتری دارند و احتمال ترک کار آن‌ها بیشتر است. در واقع، کارمندان غیرمتعهد 18 درصد نرخ بهره وری کمتر و 37 درصد افزایش احتمال مرخصی دارند.

در اینجا چند نمونه از علائم روحیه ضعیف کارکنان، آورده شده است:

• نگرش منفی: این می‌تواند نشانه‌ای از روحیه پایین باشد، به خصوص اگر از طرف کارمندی باشد که قبلا مثبت بوده است.
• عدم حضور: اگر کارمندی سر کار حاضر نشود یا مرخصی استعلاجی بیشتر از معمول بگیرد، می‌تواند نشان دهنده روحیه پایین باشد.
• بهره‌وری پایین یا کاهش یافته: شخصی که علاقه خود را نسبت به کار خود از دست داده است یا کار برایش دیگر معنادار نیست، اغلب انجام وظایف معمولی خود را متوقف می‌کند یا نتایجی پایین‌تر از حد متوسط به دست می‌آورد.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

روحیه بالای کارکنان

روحیه بالا با نگرش مثبت، انگیزه، اشتیاق و احساس خوب مشخص می‌شود.

از علائم روحیه بالای کارکنان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• رضایت شغلی بالا: کارکنان از نقش‌ها، وظایف و مسئولیت‌های خود ابراز رضایت می‌کنند و کار خود را معنادار و رضایت بخش می‌دانند.
• کار تیمی و همکاری قوی: کارمندان به خوبی با هم کار می‌کنند و یکدیگر را حمایت می‌کنند.
• بهره وری و عملکرد بالا: کارکنان به طور مداوم مولد هستند و اهداف عملکردی را برآورده می‌کنند یا از آنها فراتر می‌روند، به کار خود افتخار می‌کنند و برای برتری تلاش می‌کنند.
• غیبت و خروج کم: تعداد کمی از کارمندان به دلیل بیماری یا دلایل شخصی از کار غیبت می‌کنند. نرخ خروج کارکنان حداقل است، زیرا کارکنان از سازمان راضی و متعهد هستند.

سنجش سطح روحیه کارکنان

تیم‌های منابع انسانی می‌توانند روحیه کارکنان را از طریق نظرسنجی اندازه‌گیری کنند. انجام این کار به آنها کمک می‌کند تا نگرش تک تک کارکنان و تیم‌ها را درک کنند و آنها را قادر می‌سازد تا زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند.

سؤالات نظرسنجی می‌تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، اما در اینجا چند موضوع آورده شده است:

• رضایت شغلی
• قدردانی
• تعادل زندگی و کار
• ارتباطات و شفافیت
• فرهنگ شرکت

هنگامی که نتایج نظرسنجی مشخص شد، تجزیه و تحلیل آنها برای ایجاد تغییرات و بهبودهای موثر مثبت در سازمان، مهم است.

در بخش بعدی، در مورد اینکه چگونه منابع انسانی می‌تواند روحیه کارکنان را در محل کار تقویت کند بحث خواهیم کرد و 15 روش مختلف برای تقویت روحیه کارکنان را به اشتراک می‌گذاریم.

روش‌های موثر تقویت روحیه در محل کار

1. برنامه‌های قدردانی

همه دوست دارند بشنوند که دارند کار فوق العاده‌ای انجام می‌دهند! قدردانی و دیده شدن تلاش‌های افراد احساس فوق العاده‌ای در آن‌ها به وجود می‌آورد. اجرای یک برنامه قدردانی کارکنان می‌تواند به ایجاد فرهنگی کمک کند که در آن قدردانی عادت همیشگی همه کارکنان شود.

نکته منابع انسانی:

• ابتدا تصمیم بگیرید که با کدام نوع قدردانی می‌خواهید شروع کنید، مانند قدردانی همتا به همتا، مدیر به کارمند، تشویق تیم و غیره.
• در مقیاس کوچک شروع کنید. قبل از اجرای طرح در سطح شرکت، یک دوره آزمایشی را در یک یا دو تیم و تیم منابع انسانی خود اجرا کنید.

2. مشارکت کارکنان در تصمیم گیری

قدردانی تنها آغاز راه است. افراد دوست دارند بدانند که نظراتشان شنیده و در نظر گرفته می‌شود. یکی از موثرترین راه‌ها برای دستیابی به این هدف، مشارکت فعال کارکنان در فرآیندهای تصمیم‌گیری سازمان است.

نکته منابع انسانی:

• با یک نظرسنجی شروع کنید تا از کارمندان بپرسید که دوست دارند بیشتر در چه موضوعی مشارکت کنند (برای مثال تعیین اهداف عملکردی خودشان، روزهای طوفان فکری، کمیته‌های رهبری و غیره).
• یک کار ساده ایجاد یک صندوق پیشنهادات در دفتر یا به صورت آنلاین است.
• از مدیران بخواهید که با تیم خود صحبت کنند تا بشنوند که در سطح تیم چه کاری می‌توان انجام داد.

3. اطمینان حاصل کنید که کارکنان می‌دانند در چه چیزی و چگونه مشارکت می‌کنند

تقویت روحیه کارکنان نه تنها با ارائه درک روشنی از نقش آنها در تصویر بزرگتر، بلکه با نشان دادن اینکه چگونه مشارکت آنها مستقیماً بر اهداف شرکت تأثیر می‌گذارد نیز به دست می‌آید.

با همسو کردن فعالیت‌های روزانه کارکنان با استراتژی سازمان، احساس هدفمندی و تکامل به آنها دست می‌دهد، به خصوص زمانی که از صمیم قلب حامی ماموریت شرکت باشند.

نکته منابع انسانی:

• با مشارکت فعال کارکنان در درک اینکه چگونه فعالیت‌ها و اهداف آنها مستقیماً به استراتژی و اهداف سازمان کمک می‌کند، شروع کنید.
• به‌روزرسانی‌های منظم، مانند گردهمایی‌های ماهانه سازمانی در مورد پیشرفت در دستیابی به اهداف، به کارمندان ارائه دهید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نسل زد(Z) و ویژگی‌های آن‌ها (با مروری بر سایر نسل‌ها)

4. انجام کاری که دوست دارند

همانطور که استیو جابز در سخنرانی معروف خود در سال 2005 در فارغ التحصیلی استنفورد گفت: “تنها راه برای انجام کار بزرگ این است که عاشق کاری باشید که انجام می‌دهید.” افرادی که از شغل خود لذت می‌برند به احتمال زیاد خوش بین و با انگیزه هستند، سریع‌تر یاد می‌گیرند، کمتر اشتباه می‌کنند و تصمیمات تجاری بهتری می‌گیرند.

فراموش نکنیم که کارمندان بیشتر وقت خود را در محل کار می‌گذرانند. بنابراین، اگر کار آنها شامل چیزی باشد که واقعاً از آن لذت می‌برند به طور قابل توجهی بر روحیه آنها تأثیر می‌گذارد.

نکته منابع انسانی:

• هنگام انجام نظرسنجی‌های تعلق سازمانی، از کارمندان در مورد رضایت شغلی و دلایل آن سوال کنید
• بررسی کنید که چه جنبه‌هایی از شغل به آنها انرژی می‌دهد و چه عناصری نه
• مصاحبه‌های نگهداشت را به عنوان یک رویکرد شخصی‌تر برای جمع‌آوری بینش در مورد آنچه که کارکنان در مورد نقش‌ها و زمینه‌های قابل بهبود ارزشمند می‌دانند، اجرا کنید.

5. جبران خدمت عادلانه

به گزارش SHRM، تحقیقات PayScale نشان می‌دهد که یک فرآیند پرداخت منصفانه و شفاف، مشارکت و روحیه کارکنان را بیشتر از پاداش موردی افزایش می‌دهد.

همان گزارش نشان داد که رضایت کارکنان عمدتاً ناشی از احساس منصفانه بودن دستمزد است، نه بر اساس میزان حقوق دریافتی.

نکته منابع انسانی:

• خط مشی جبران خدمات خود را منتشر کنید تا برای همه کارمندان و متقاضیان استخدام در دسترس باشد.
• اطمینان حاصل کنید که افراد می‌دانند خط‌ مشی جبران خدمات سازمان چگونه کار می‌کند و سؤالات خود را چطور باید بپرسند.

6. رابطه خوب کارمند و مدیر

بر کسی پوشیده نیست که مدیران عالی می‌توانند به طور قابل توجهی بر روحیه کارکنان، مشارکت و حفظ آنها تأثیر بگذارند.

برای مثال، گزارشی از سوی شرکت مدیریت سرمایه انسانی Ultimate Software نشان می‌دهد که 56 درصد از پاسخ‌دهندگان حاضر به رد 10 درصد افزایش حقوق برای ماندن در کنار یک مدیر عالی بودند. البته برعکس آن نیز صادق است. یک نظرسنجی توسط GoodHire نشان داد که 82٪ از کارمندان شغل خود را به خاطر یک مدیر بد ترک می‌کنند.

نکته منابع انسانی:

• در طول مصاحبه‌ نگهداشت و مصاحبه خروج از کارمندان در مورد رابطه آنها با مدیرشان بپرسید.
• از مدیران و کارمندان برای خودآگاهی بیشتر حمایت کنید. خودآگاهی توانایی‌های حل مسئله و روابط آنها را افزایش می‌دهد.

7. دستاوردها را جشن بگیرید

تجلیل از دستاوردها، در سطح یک تیم یا در سطح شرکت نیز می‌تواند به تقویت روحیه کارکنان کمک کند.

نکته منابع انسانی:

• کارکنان را در جشن دستاوردها مشارکت دهید و از آنها در مورد ایده‌هایشان برای جشن‌ها بپرسید.
• برای مثال، با اشتراک آخرین جشن‌ها در «خبرنامه داخلی» هفتگی به افزایش روحیه کارکنان کمک کنید.

8. اطمینان حاصل کنید که کارکنان از سیستم رشد مسیر شغلی شرکت اطلاع دارند

طبیعی است که کارمندان بخواهند در حرفه خود پیشرفت کنند. در حالی که شیوه و راه پیشرفت شغلی برای هر کس متفاوت است – برخی ممکن است بخواهند از نردبان شرکت بالا بروند در حالی که دیگران ممکن است نوع دیگری از پیشرفت شغلی را ترجیح دهند – سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که سیستم رشد مسیر شغلی برای همه کارکنانشان واضح است.

نکته منابع انسانی:

• به صفحه خط مشی جبران خدمات (که در دسترس عموم باشد) بخشی درباره پاداش‌ها، افزایش حقوق و ارتقا اضافه کنید.
• به اضافه کردن یک ماژول به برنامه جامعه‌پذیری درباره سیستم پیشرفت شغلی شرکت فکر کنید، جایی که کارکنان جدید بتوانند اطلاعات کسب کنند و سؤالات خود را بپرسند.

9. روز دورهمی فصلی تیمی

اگرچه تیم‌ها روزانه با هم کار می‌کنند و تمایل دارند جلسات روزانه داشته باشند، اما همیشه فضایی برای گفت‌وگوها حول موضوعات غیر کاری یا آشنایی با همکاران فراتر از «شخصیت حرفه‌ای» آنها، وجود ندارد.

به همین دلیل است که سازماندهی فعالیت‌های تیم سازی مانند روز دورهمی فصلی تیمی ضروری است. تیم‌سازی برای بسیاری از عملکردهای یک تیم حیاتی است مثل: ارتباطات، همکاری، روحیه و بهره وری و شاید مهمتر از همه، سرگرمی!

نکته منابع انسانی:

• مدیران را تشویق کنید تا دورهمی فصلی تیمی را برای تیم‌های خود ترتیب دهند. اگر نمی‌دانند چگونه این کار را انجام دهند، به آنها کمک کنید.
• اگر بودجه‌ای برای این نوع چیزها وجود ندارد (هنوز)، رهبری را در مورد اهمیت فعالیت‌های تیم‌سازی و بودجه متقاعد کنید.
• در «خبرنامه داخلی» هفتگی، تصاویر یا ویدیوهای دورهمی‌های فصلی تیم‌ها را به اشتراک بگذارید.

10. فرصت‌های یادگیری و توسعه مورد علاقه کارکنان را فراهم کنید

همانطور که قبلا ذکر شد، طبیعی است که کارمندان بخواهند در حرفه خود پیشرفت کنند و به رشد حرفه‌ای و شخصی ادامه دهند.

سلایق افراد متفاوت است. برخی ممکن است ترجیح دهند وارد یک یا چند برنامه مربیگری شوند و برخی دیگر ممکن است چرخش شغلی، آموزش آنلاین یا یک دورهمی نبمه رسمی آموزشی را انتخاب کنند. صرف نظر از قالب، دادن حق انتخاب به کارمندان برای پیشرفت برای روحیه‌شان خوب است.

نکته منابع انسانی:

• در صورت کمبود بودجه، یک برنامه منتورینگ همتایان می‌تواند شروع خوبی باشد.
• اطمینان حاصل کنید که همه کارمندان گزینه‌های مختلف یادگیری و توسعه را می‌دانند و به سؤالات آنها جواب دهید.

11. تقویت استقلال در کار

شرکت‌هایی که استقلال را در محل کار تشویق می‌کنند، انگیزه و مشارکت کارمندان بالاتری دارند و در نتیجه، روحیه کارکنان را افزایش می‌دهند.

به زبان ساده، استقلال در محل کار یعنی به کارمندان اجازه داده شود به مناسب‌ترین روش خودشان کار کنند. برای مثال:

• ترتیبی که وظایف خود را انجام می‌دهند.
• توانایی تصمیم گیری مستقل
• توانایی حل مسئله مستقل.

نکته منابع انسانی:

• با تعریف استقلال در سازمانتان، شروع کنید.
• مدیران را آموزش دهید تا با ارائه استقلال و فضا به کارمندان اعتماد کنند و در عین حال در صورت نیاز برای مشاوره و راهنمایی در دسترس باشند.

12. از تناسب فرهنگ اطمینان حاصل کنید

تناسب فرهنگ در مورد کارکنانی است که در سازمان عقاید، ارزش‌ها و رفتارهای مشابهی با کارفرما و همکارانشان دارند. در قبول یا رد استخدام متناسب با فرهنگ چیزهای زیادی می‌توان گفت، اما نکته اینجاست که اگر فردی احساس کند در شرکتی که برای آن کار می کند “غریب” است، این روی روحیه او تأثیر می‌گذارد.

نکته منابع انسانی:

• با پرسیدن سؤالات خاص در طول فرآیند استخدام می‌توان از بسیاری از «ناسازگاری‌های فرهنگی» جلوگیری کرد. از متقاضیان استخدام بپرسید که یا چه سازمان‌هایی قادر به کار کردن نیستند یا فرهنگ کاری مطلوب خود را توصیف کنند.
• در صفحه مشاغل خود، ویدیوهایی درباره فرهنگ شرکت اضافه کنید.

13. بر اساس بازخورد کارکنان عمل کنید

تنها در این مقاله، چند بار از نظرسنجی‌ها به عنوان ابزاری برای جمع‌آوری بازخورد کارکنان یاد کرده‌ایم. هدف از انجام نظرسنجی کارمندان این است که بر اساس یافته‌های نظرسنجی عمل کنیم. نادیده گرفتن بازخورد کارکنان از نظرسنجی‌ها می‌تواند منجر به از دست دادن اعتماد، افزایش نرخ خروج کارکنان و آسیب به بهره‌وری و روحیه کارکنان شود.

>نکته منابع انسانی:

• به روشی موثر برای انتقال نتایج نظرسنجی به کارمندان فکر کنید.
• اگر شرکت نمی‌تواند (در حال حاضر) بر اساس بازخورد خاصی عمل کند، در این مورد شفاف باشید و به کارکنان اطلاع دهید.
• به‌روزرسانی‌های منظم در مورد پیشرفت‌ کارهایی که در حال انجام است ارائه دهید.

14. بررسی منظم مدیر

در حالی که رابطه منظم باید به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از رابطه خوب کارمند و مدیر در نظر گرفته شود که قبلاً به آن اشاره کردیم، بررسی‌های منظم و مکالمه مداوم به طور جداگانه قابل ذکر است زیرا می‌تواند روحیه را تا حد زیادی افزایش دهند.

در حالت ایده آل، مدیران یک گفتگوی مداوم و معنادار با اعضای تیم خود دارند که بازخورد صادقانه، تشویق و تعامل را تقویت می‌کند. این جلسات انفرادی هفتگی همچنین فرصتی عالی برای مدیران فراهم می‌کند تا روحیه کارکنان را بسنجند و مسائل بالقوه را زودتر شناسایی کنند.

نکته منابع انسانی:

• مدیران را تشویق کنید که جلسات یک به یک هفتگی با اعضای تیم خود داشته باشند و این جلسات را در اولویت قرار دهند.
• اطمینان حاصل کنید که راه آسانی برای مستندسازی و پیگیری مکالمات بین مدیران و کارمندان وجود دارد.

15. یک برنامه کمک به کارکنان (EAP) طراحی کنید

برنامه کمک به کارکنان (Employee Assistance Program) نوعی مزایای کاری است که برای ارائه کمک‌های محرمانه و حرفه‌ای به کارکنانی که به شکلی با مشکلات شخصی یا کاری که می‌تواند بر رفاه و عملکرد شغلی آنها تأثیر بگذارد، مواجه هستند، طراحی شده است.

EAP ها به کاهش انگ در مورد سلامت روان کمک می‌کند و محیطی را ایجاد می‌کند که در آن کارکنان احساس راحتی کنند و در صورت نیاز کمک بطلبند. اجرای EAP تعهد به رفاه کارکنان را نشان می‌دهد و بر روحیه کارکنان تأثیر مثبت می‌گذارد.

نکته منابع انسانی:

• اگر یک EAP را اجرا می‌کنید، یک استراتژی ارتباطی قوی برای اطلاع‌رسانی به کارکنان در مورد آن، مزایا و نحوه دسترسی به خدمات ایجاد کنید.
• آموزش‌هایی را برای مدیران و سرپرستان ارائه دهید تا به آنها کمک کند EAP را درک کنند، علائم پریشانی را در کارکنان تشخیص دهند و در صورت نیاز کارمندان را به طور مؤثر به استفاده از برنامه سوق دهند.

نکات تکمیلی برای تقویت فوری روحیه کارکنان

1. سالگردهای کاری کارمندان را در خبرنامه داخلی هفتگی شرکت بگنجانید.
2. اگر بودجه وجود دارد، یک هدیه کوچک قدردانی برای سالگرد کاری کارکنان ارسال کنید.
3. اگر خبرنامه داخلی هفتگی ندارید، ایجاد کنید، زیرا این یک راه عالی برای قدردانی مستمر از کارکنان است.
4. مدیران را تشویق کنید تا به طور منظم از تیم خود به خاطر زحماتشان تشکر کنند.
5. ترفیع های کاری را در خبرنامه داخلی هفتگی یا جلسات سازمانی اعلام کنید.
6. در صورت امکان، کالای کمک معیشتی تهیه کنید و در اختیار کارکنان قرار دهید.
7. حداقل یک بار در سال یک «جشن تابستانی» یا «مهمانی تعطیلات آخر سال» ترتیب دهید.
8. کارکنان را تشویق کنید تا همتایان خود را بشناسند.
9. حتما یک صندوق پیشنهاد و انتقاد ایجاد کنید (هم آنلاین و هم آفلاین).

سخن پایانی

روحیه کارکنان بر تک تک همکاران آنها و کسب و کار تأثیر می‌گذارد.  اگر سازمان شما از روحیه پایین رنج می‌برد، این 15 روش، شروعی عالی برای تغییر اوضاع است.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/employee-morale-examples/

تهیه کننده: بهار همتی

امروزه بازار کار مانند یک میدان جنگ تمام عیار است. روش کار، محل کار، شرایط اقتصادی هر روزه در حال تغییر است بنابراین کارفرمایان در میدان جنگ حفظ کارکنان هستند. کارفرمایان می‌خواهند استعدادهای خود را حفظ کنند و عدم حفظ آن‌ها باعث اختلال در محل کار خواهد شد. حفظ کارکنان پس از مواردی همچون استعفای بزرگ، همه گیری کرونا، ترکیب نسل‌های کاری در محل کار و مهاجرت افراد اهمیت زیادی پیدا کرده است.

در این مقاله یک راهنمای جامع و عملی برای درک اهمیت، چگونگی سنجش و راهکارهای حفظ کارکنان ارائه می‌دهیم.

حفظ کارکنان چیست؟

حفظ کارکنان (Employee Retention) زمانی است که یک کسب و کار بتواند کارکنان با استعداد خود را حفظ کند و گردش مالی را کاهش دهد. این تلاشی از روش‌ها، شیوه‌ها، سیاست‌ها و استراتژی‌های کارفرما برای حفظ کارکنان است. حفظ کارکنان یکی از شاخص‌های مهم برای سلامت کسب و کار و فرهنگ سازمان است. حفظ کارکنان میزان وفاداری و ماندگاری افراد در سازمان را نیز نشان می‌دهد.

درک میزان حفظ کارکنان کمک می‌کند تا تعیین کنید چه چیزی کسب و کار شما را به مکان عالی برای کار تبدیل می‌کند.

چرا حفظ کارکنان مهم است؟

بیایید نگاهی به اهمیت و مزایای حفظ کارکنان در سازمان داشته باشیم.

کاهش هزینه‌های شرکت

استخدام و آموزش می‌تواند سالانه مبالغ قابل توجهی برای سازمان‌ها هزینه داشته باشد. حفظ کارکنان بهترین راه برای کاهش این هزینه‌ها است. مطالعات نشان می‌دهد جایگزینی یک کارمند به طور متوسط، معادل 6 تا 9 ماه حقوق است. بنابراین حفظ کارکنان هزینه‌های اضافی را کاهش می‌دهد.

افزایش بهره‌وری

بر کسی پوشیده نیست که هر چقدر فرد در یک سازمان بماند بهره‌وری بیشتری خواهد داشت. کارکنان باتجربه اغلب در انجام سریع و کارآمد وظایف خود مهارت دارند. آن‌ها می‌دانند چگونه کارها را به سرعت انجام دهند، با فرآیندها آشنا هستند و ارتباطات خود را دارند. برعکس، استخدام جایگزین‌های جدید به طور معمول باعث ایجاد تأخیر و اشتباهات طولانی مدت و پرهزینه در گردش کار می‌شود. بنابراین نرخ جابجایی بالا باعث اختلال در تداوم و نتایج نهایی سازمان خواهد شد.

تجربه بهتر مشتری

مشتریان تمایل دارند به سازمان‌هایی که در طول زمان با چهره‌های دوستانه و آشنا روبرو می‌شوند و با یک یا چند کارمند ارتباط برقرار می‌کنند، بیشتر علاقه نشان دهند. نرخ پایین جابجایی کارکنان می‌تواند درک و تجربه مثبت مشتری را افزایش دهد.

بهبود تعلق کارکنان

کارمندانی که احساس تعلق به سازمان داشته باشند، به احتمال زیاد روحیه بالاتری دارند، به کار خود افتخار می‌کنند و در نتیجه عملکرد بهتری خواهند داشت. درک حفظ کارکنان باعث می‌شود بر جنبه‌های مهم برای تعلق کارکنان تمرکز کنید. مانند ایجاد و بهبود فرهنگ سازمانی، بهبود کار تیمی، بهبود آموزش و توسعه و ….

افزایش درآمد و بازگشت سرمایه (ROI)

چندین مطالعه نشان دهنده ارتباط مستقیم بین افزایش درآمد، کاهش جابجایی کارکنان، روحیه بالاتر کارکنان و بهبود تجربه کارکنان است.

چه عواملی باعث حفظ کارکنان می‌شود؟

به طور معمول پیدا کردن کارکنان با استعداد و حفظ آن‌ها سخت است. این کارکنان اغلب به عنوان کارکنان با پتانسیل شناخته خواهند شد و برای هر سازمانی از نظر فنی، مهارتی و رهبری مهم هستند. بنابراین مهم‌ترین مورد این است که شما عوامل مهم و حیاتی ماندن یا ترک کارکنان را شناسایی کنید.

داشتن چنین داده‌های به سازمان کمک می‌کند در راستای حفظ کارکنان تلاش کنید. به عنوان مثال شاید در پیشرفت‌های شغلی به صورت عمودی سازمان نتوانید اقدامی کنید اما می‌توانید با راه حلی‌های خلاقانه مانند حرکت‌های افقی در شغل، غنی‌سازی شغلی، مربی گری، آموزش و توسعه، دادن پروژه‌های چالشی به افراد، در حفظ آن‌ها بهبود ایجاد کنید.

بیاید نگاهی بیندازیم به گزارش Delottie تا متوجه شویم چه مواردی برای حفظ کارکنان اهمیت دارد.

همانطور که مشاهده می‌کنید پاداش اضافی، ترفیع یا ارتقای کارکنان و مزایای غیرنقدی و رفاهی مهمترین دلایل ماندگاری و حفظ کارکنان در سازمان است.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

نرخ حفظ کارکنان را چگونه محاسبه کنیم؟

برای محاسبه نرخ حفظ کارکنان به موارد ذیل توجه کنید:

1. بازه زمانی خود را مشخص کنید. 
2. تعداد کارمندان را در اولین روز بازه زمانی خود مشخص کنید.
3. تعداد کارمندان را در آخرین روز دوره زمانی خود محاسبه کنید.
4. در نهایت از فرمول ذیل استفاده کنید.

چند مثال از نحوه محاسبه نرخ حفظ کارکنان

• مثال 1: برای نمونه شرکتی در ابتدای سال (ابتدای بازه زمانی مورد محاسبه) 300 پرسنل داشته است و در انتهای سال (انتهای بازه زمانی مورد محاسبه) 15 نفر از پرسنل شرکت را ترک کرده اند نرخ میزان حفظ شرکت این گونه محاسبه خواهد شد:

((300-15)/300) *100=95% میزان حفظ این سازمان 95 درصد است.

• مثال 2: شرکتی در ابتدای کرونا 5000 نیرو داشته است و در انتهای کرونا این تعداد به 3000 نیرو رسیده است (در یک بازه زمانی 21 ماهه) نرخ حفظ کارکنان به این صورت است

((5000-2000)/5000) *100=60% میزان حفظ این سازمان 60 درصد است.

• مثال 3: شرکتی را تصور کنید که به علت نبود مواد اولیه یکی از خط های تولید خود را تعطیل و 700 نفر از پرسنل خود را تعدیل می‌نماید، تعداد این افراد در ابتدای شروع به کار خط تولید 1200 بوده است. شما در کامنت‌ها بگویید میزان حفظ نیرو چقدر می‌باشد؟

5. میزان نگهداشت خود را با دوره قبلی یا با صنعت خود مقایسه کنید. از جدول ذیل پیروی کنید:

• میزان نگهداشت در بازه 1 فروردین 1401 تا 1 فروردین 1402 با توجه به فرمول بالا 92 درصد بوده است.
• میزان نگهداشت در بازه 1 فروردین 1402 تا 1 فروردین 1403 با توجه به فرمول بالا 94 درصد بوده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نرخ خروج چیست و چطور محاسبه می‌شود؟(+مثال)

استاندارد نرخ حفظ کارکنان چقدر است؟

نرخ نگهداری بالا مثل 99 درصد اغلب موارد خوب نیست. مقداری گردش کارکنان، برای ایجاد فرصت‌های جدید و استخدام خارجی برای سازمان مفید است. همچنین شاید بخواهید با استعفاها یا عدم تمدید قرارداد از دست کارکنان با عملکرد پایین راحت شوید. به طور کلی سازمان شما باید نرخ و حفظ معقول را در پیش گیرد.

میانگین نرخ نگهداشت در آمریکا 90 درصد است با این حال این نرخ با توجه به صنعت و بخش‌های مختلف، متفاوت است. لینکدین گزارش می‌دهد طراحان تجربه کاربری نسبت به سایر موقعیت‌ها نرخ ترک خدمت بالاتری دارند تقریبا 23 درصد. بنابراین واحد و یا شغل هم می‌تواند این موارد را دست خوش تغییر نماید.

راهکارهایی برای حفظ کارکنان

در هنگام استخدام به حفظ و نگهداری توجه کنید.

این موضوع به خصوص در صنایعی با گردش بالای نیرو اهمیت دارد. (خرده فروشی، مراکز تماس و…) باید انتظارات را روشن کنید، در مصاحبه واقعیت‌ها را عنوان کنید، افرادی را استخدام کنید تا با ارزش‌های شما همسو باشند، از کارفرمایان قبلی استعلام دریافت کنید. این موضوعات کمک می‌کند تا رضایت شغلی بالاتری داشته باشید و ریسک خروج افراد در سال اول را کاهش بدهید.

فرآیند جامعه پذیری را به درستی طراحی کنید

شرکت‌هایی که بر حفظ کارکنان تمرکز دارند، معمولاً با فرآیند استخدام و جامعه‌پذیری شروع می‌کنند، آموزش کارکنان جدید را جدی می‌گیرند و به کارکنان جدید آموزش کافی در مورد فرهنگ شرکت ارائه می‌دهند. آنها همچنین به کارکنان جدید فرصتی می‌دهند تا در مورد کار خود سؤال بپرسند و با سرپرستان خود گفتگو کنند. به کارکنان اغلب برنامه‌های کاری منعطف یا ترکیبی پیشنهاد می‌شود یا حداقل در مورد آن نظرخواهی می‌شود تا تعادل بهتر کار و زندگی را تضمین کند و تجربه کلی کارکنان را بهبود بخشد.

مزایای رفاهی متنوعی ارائه دهید

کارفرمایان به دنبال متمایز کردن خود در عرصه استخدام با ارائه مجموعه‌ای از مزایای متنوع، هستند. انواع جدیدتر مزایا شامل: برنامه‌های بیمه درمانی با حق بیمه پایین‌تر و فرانشیز بالاتر، برنامه‌های بازپرداخت بدهی‌های تحصیلی و مشاوره حقوقی است. کارفرمایان به طور فزاینده‌ای امکانات رفاهی مثل وعده‌های غذایی، نوشیدنی‌های رایگان، مهدکودک، مراقبت از سالمندان و فضاهای آرامش با بازی‌هایی مانند پینگ‌پنگ و بیلیارد را ارائه می‌دهند.

همچنین برای ترویج تعادل کار و زندگی، شرکت‌ها برنامه‌های کاری منعطف، مرخصی و هفته‌های کاری کوتاه‌تر؛ دورکاری از طریق برنامه‌های کار از خانه؛ و فرصت‌های دورکاری برای اقامت طولانی‌مدت در تعطیلات را ارائه می‌دهند. آنها همچنین مدیران را برای تشویق کارکنان به استفاده از تعطیلات آموزش می‌دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: دورکاری: فرصت‌ها و چالش‌ها + دانلود گزارش

به بازخورد افراد گوش بدهید

این بازخوردها را می‌توانید از تعامل کارکنان، تمرکز کارکنان بر موارد مختلف و مصاحبه‌های خروج بدست بیاورید. اجرای مصاحبه نگهداشت نیز بسیار کمک کننده است. شما باید بر مبنای بازخورد افراد بر موارد مهم تمرکز کنید تا نگهداشت را افزایش دهید. توجه کنید که عدم اقدام به بازخورد، خشم و نارضایتی به بار خواهد آورد و در راستای آن افراد سازمان را ترک خواهند کرد. از نتابج این بازخوردها در سطح سازمان مثلا بر روی بهبود یک فرآیند یا در سطح فردی مثلا فرستادن نفرات به یک دوره خاص تمرکز کنید.

ارزیابی عملکرد و بازخورد مستمر را ترویج کنید

برای ارتقای ارتباط خوب و شفافیت، به ویژه با ظهور نیروی کار دورکار و ترکیبی، بسیاری از شرکت‌ها برای ارزیابی عملکرد کارمند خود منتظر ارزیابی سالانه نمی‌مانند. در عوض، مدیران جلسات تک به تک مکرری با کارکنان برگزار می‌کنند تا بازخورد سازنده ارائه دهند، به‌طور دوره‌ای درباره علایق و اهداف حرفه‌ای آنها بحث کنند و ایده‌های جدید را تشویق کنند.

بر افزایش تعلق کارکنان تمرکز کنید

کارکنان متعلق بیشتر در سازمان می‌مانند. به همین علت باید یک طرح ایجاد تعلق قوی ایجاد کنید. کارهایی را انجام دهید که رضایت و تعلق کارکنان را در برگیرد. مانند: فرصت یادگیری و رشد، رویه‌های ترفیع شفاف، سیاست مرخصی مختلف، توسعه رهبران و مدیران، تنوع بخشی به پاداش، ارائه کار معنادار، تعادل کار و زندگی.

سخن آخر

حفظ کارکنان همان موردی است که سازمان شما باید به سمت آن حرکت کند. حضور کارکنان به شما کمک می‌کند در بازار رقابتی تداوم داشته باشید و بهره وری بیشتری را بدست آورید. این تنها یک آمار خوب داشتن نیست بلکه یک امر ضروری برای حفظ کسب و کار شماست.

شما می‌توانید بر مبنای موارد ارائه شده در این راهنما برنامه‌ریزی حفظ کارکنان خود را انجام دهید.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/employee-retention-rate/

https://www.techtarget.com/searchhrsoftware/definition/employee-retention

نویسنده: میثاق خوش خوی

همه ما اشتباه می‌کنیم. اگر مدیر منابع انسانی هستید حتما اشتباهاتی را که طی دوران شغلی خود انجام داده‌اید، به یاد می‌آورید. اگر چه اشتباه کردن سخت و دردناک است اما ما از اشتباهات خود بسیار یاد می‌گیریم و این اشتباهات نه چندان دوست‌داشتنی، نقش مهمی در توسعه شغلی ما دارند. اشتباهات به ما یاد می‌دهند که چه اقداماتی را انجام ندهیم و در نتیجه مسیر موفقیت را به ما نشان خواهد داد. در این مقاله، بر اساس سال‌ها تجربه کار با مدیران منابع انسانی، به 12 اشتباه رایج مدیران منابع انسانی و راه‌حل‌های مواجهه با آن‌ها پرداخته‌م. پس تا انتهای مقاله همراه من باشید.

اشتباهات مدیران منابع انسانی

مدیران منابع انسانی نقش بسیار حیاتی در موفقیت یک سازمان ایفا می‌کنند. با این حال، مانند هر حوزه‌ دیگری، این حوزه نیز با اشتباهات رایجی روبه‌رو است که می‌تواند تأثیرات منفی بر عملکرد سازمان داشته باشد. در ادامه تعدادی از مهمترین و پرتکرارترین اشتباهات مدیران منابع انسانی و نحوه مواجه با آن را با هم مرور می‌کنیم.

1- عدم هماهنگی با استراتژی کلان سازمان

یکی از اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی، عدم هماهنگی با استراتژی‌های کلان سازمان در طراحی فرایندهای منابع انسانی است. این اشتباه می‌تواند منجر به تمرکز واحد منابع انسانی بر اهداف و اولویت‌های اشتباه شده و زمان و هزینه سازمان را هدر دهد.

به طور مثال سازمانی که استراتژی کلان مدیریت هزینه و حفظ وضع موجود را دارد، نمی‌تواند بودجه زیادی را به آموزش‌های خارج از سازمانی اختصاص دهد و استراتژی آموزش این شرکت می‌بایست شامل روش‌های کم هزینه‌تر مثل یادگیری در گروه، آموزش‌های داخلی و غیره شود. حال مدیر منابع انسانی را تصور کنید که بدون توجه به استراتژی‌ها و نیازهای سازمان در سطح کلان، استراتژی آموزش را با تاکید بر اختصاص بودجه زیاد به آموزش‌های خارج سازمانی طراحی می‌کند که نتیجه آن هدررفت منابع است.

بنابراین مدیران منابع انسانی باید به صورت مستمر با مدیران ارشد تعامل داشته باشند و به دقت استراتژی‌های کلان سازمان را بررسی کنند و برنامه‌های منابع انسانی را متناسب با آن تنظیم کنند.

2- عدم تعادل بین حمایت از کارکنان و سازمان

یک مدیر منابع انسانی باید در مرز بین حمایت از کارمندان و اهداف شرکت حرکت کند. یکی از بزرگترین اشتباهات مدیران منابع انسانی بیش از اندازه مشتاق بودن برای راضی کردن مدیریت و یا بالعکس بیش از اندازه حامی کارکنان بودن بدون درنظر گرفتن منافع سازمان است. مدیران منابع انسانی مسئول توجه به نیازها و خواسته‌های کارکنان و حمایت از آن‌ها هستند، اما توجه به اهداف شرکت هم باید در اولویت قرار بگیرد.

مدیر منابع انسانی باید بتواند بین دو نقش شریک استراتژیک و حامی کارکنان تعادل برقرار کرده و به گونه‌ای عمل کند که منافع سازمان و کارکنان همزمان محقق شود.

3- ترکیب نادرست تیم منابع انسانی

یک ترکیب نادرست تیم منابع انسانی می‌تواند تأثیرات جدی بر روی اجرای استراتژی‌های سازمانی بگذارد. مدیران باید توجه داشته باشند که تیم منابع انسانی سازمان، به‌طور متعادلی از افراد با تجربه و تازه‌کار تشکیل شده باشد. اعضای تیم، دانش تخصصی منابع انسانی را دارا بوده و همچنین حتما به شایستگی‌های کلیدی متولیان منابع انسانی مثل ارتباطات، نتیجه گرایی، مسئولیت‌پذیری و یادگیرندگی مجهز باشند.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

4- عدم آموزش مناسب مدیران در خصوص مدیریت منابع انسانی

یکی از اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی در سازمان‌ها این است که نقش مدیریت منابع انسانی را فقط در قالب تیم منابع انسانی سازمان می‌بینند. در حالی که در واقعیت همه مدیران سازمان مدیر منابع انسانی هستند و لازم است هر یک از مدیران ما این توانایی را داشته باشند تا در کنار نقش تخصصی خود، جنبه‌های مختلفی از نقش‌های مدیر منابع انسانی نظیر، ارزیابی و استخدام، آموزش و توسعه، مدیریت عملکرد، ایجاد انگیزه و … را ایفا نمایند.

بدون ایفای نقش مدیریت منابع انسانی سایر مدیران سازمان، واحد منابع انسانی در انجام رسالت خود موفق نخواهد بود و این موضوع آموزش مدیران سازمان در حوزه مدیریت منابع انسانی را به یک ضرورت تبدیل می‌کند.

5- اجرای فرآیندهای منابع انسانی بدون اندازه‌گیری و ارزیابی

طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها بدون ارزیابی مداوم می‌تواند منجر به اتلاف زمان و انرژی شود. به طور مثال مدیر منابع انسانی که فرایند استخدام را مستقر کرده اما نمی‌تواند ارزیابی کند که آیا این فرایند درست و اثربخش کار می‌کند یا خیر؟ کدام کانال‌های کارمندیابی موثرتر عمل می‌کنند؟ زمان استخدام چقدر است؟ هزینه هر استخدام چقدر است؟ وضعیت کیفیت استخدام چقدر انتظارات را محقق کرده است؟

مدیران منابع انسانی باید به‌طور دقیق و با تعیین مهمترین شاخص‌های کلیدی مدیریت منابع انسانی فرآیندها را ارزیابی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کنند.

6- باور به همه چیز دادن بودن

یکی دیگر از بزرگترین اشتباهات مدیران منابع انسانی تصور همه‌چیزدان بودن و ایفای نقش دانای کل در سازمان است. لازم نیست شما برای هر مساله‌ای فورا جواب داشته باشید. زمان گذاشتن برای یادگیری بهتر از آن است که با توصیه‌ اشتباهتان شرکت را در وضعیتی قرار دهید که دچار مشکل شود. به عنوان یک مدیر منابع انسانی باید در مقابل یادگیری فروتن بوده بر روی یادگیری و بهبود مداوم خود وقت بگذارید.

اگر به توسعه دانش حرفه‌ای خود در حوزه مدیریت منابع انسانی علاقه‌مند هستید دوره جامع مدیریت منابع انسانی را مشاهده فرمایید.

7- کپی کاری رویه‌های منابع انسانی از سایر سازمان‌ها

کپی کاری رویه‌های منابع انسانی از سایر سازمان‌ها یک اشتباه متداول مدیران منابع انسانی است که ممکن است به دلیل تجربیات موفق سازمان‌های دیگر یا مد و فراگیر بودن یک مدل، جذاب به نظر بیاید. اما رویه‌های منابع انسانی باید با توجه به نیازها و خصوصیات خاص شرکت و با توجه به فرهنگ، ساختار و هدف‌های سازمانی تنظیم شوند. به طور مثال بسیاری از مدیران منابع انسانی دستورالعمل مدیریت عملکرد از یک شرکت دیگر را کپی و بدون اعمال تغییرات آن در سازمان خود اجرا می‌کنند.

کپی کاری بدون تنظیم مجدد و سازش با محیط سازمان به عدم موفقیت و عدم تأثیرگذاری این رویه‌ها منجر می‌شود. بهتر است هر سازمان در ایجاد رویه‌های منابع انسانی از الگوهای موجود الهام بگیرد اما آن‌ها را به گونه‌ای سفارشی و به‌صورت اختصاصی برای نیازهای خود اصلاح کند.

8- نادیده گرفتن فرهنگ سازمانی

چیزهای کمی در یک سازمان وجود دارند که به اندازه فرهنگ اهمیت دارند. فرهنگ یک شرکت به مثابه چسبی تمام اجزاء یک سازمان را به هم متصل می‌کند و نقش مهمی در تعاملات و هماهنگی داخل سازمان دارد. نادیده گرفتن این فرهنگ در طراحی اقدامات منابع انسانی، می‌تواند به اختلالات جدی منجر شود.

به طور مثال سازمانی را در نظر بگیرید که فرهنگ رسمی و جدی دارد، افراد در کار خود استقلال و آزادی عمل زیادی ندارند. به آن‌ها گفته می‌شود که چنانچه با هر مساله تازه‌ای رو به رو شدند آن را با سرپرست خود در میان بگذارند تا او راه حل آن را ارائه کند. اما مدیر منابع انسانی به اشتباه در شبکه‌های اجتماعی، برند کارفرمایی سازمان خود را با فرهنگ غیررسمی، جالب و پرتحرک، مبتنی بر آزادی عمل و خلاقیت معرفی می‌کند و این موضوع باعث جلب داوطلبانی متفاوت با فرهنگ سازمانی به شرکت می‌شود که در نهایت هم به دلیل همین عدم تناسب فرهنگی سازمان را ترک می‌کنند.

مدیران منابع انسانی باید به فرهنگ سازمانی توجه و در تصمیم‌گیری‌ها و پیاده‌سازی فرایندها با این فرهنگ هماهنگی داشته باشند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: معرفی مدل‌های مدیریت منابع انسانی

9- عدم ارتباط انسانی کافی با کارکنان

یکی دیگر از اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی این است که تمرکز زیادی روی علم منابع انسانی و طراحی علمی رویه‌ها و فرایندها دارند و در این میان ارتباطات انسانی با کارکنان را نادیده می‌گیرند. مدیران منابع انسانی باید به نیازها، نگرانی‌ها و انتظارات کارکنان گوش فرا دهند. فقدان ارتباط و یا ارتباط غیراثربخش ناسازگار می‌تواند به سوءتفاهم، کاهش انگیزه و بدبینی کارکنان نسبت به واحد منابع انسانی منجر شود.

مدیران منابع انسانی می‌بایست به نظرات کارکنان گوش دهند، جلسات باز و دوره‌های آموزشی در زمینه ارتباطات برگزار کنند و یک فضای باز برای ابراز نظرات و ایده‌های کارکنان ایجاد کنند.

10- به اشتراک‌گذاری اطلاعات محرمانه

یکی دیگر از اشتباهات بزرگ مدیران منابع انسانی، به اشتراک‌گذاری اطلاعات محرمانه است. این‌که هر فردی باید تا چه حدی به اطلاعات دسترسی داشته باشد و چگونه اطلاعات کارکنان محافظت می‌شود، از وظایف مهم منابع انسانی است. مدیران منابع انسانی باید حریم شخصی کارکنان را حفظ کرده و از اطلاعات شخصی به‌صورت مسئولانه استفاده کنند. هر گونه سوءاستفاده می‌تواند علاوه بر از دست رفتن اعتماد نسبت به واحد مدیریت منابع انسانی، به مشکلات حقوقی و شکایات از سوی کارکنان منجر شود.

11- عدم انعطاف‌پذیری در مواجه با تغییرات

عدم انعطاف‌پذیری نسبت به رویکردها و ابزارهای جدید ممکن است باعث شود که تیم منابع انسانی نسبت به تغییرات سازمانی ناکارآمد شود و توانایی سازمان در تطبیق با محیط تغییرپذیر را کاهش دهد. فرض کنید یک مدیر منابع انسانی فقط ارزیابی 360 درجه را در ارزیابی عملکرد می‌شناسد و به محض ورود به هر سازمانی، همین روش را پیاده کرده و در مقابل روش‌های دیگر هم موضع سرسختانه‌ای را اتخاذ می‌کند! قفل نشدن روی یک سیستم یا یک ابزار و ارائه فرصت برای یادگیری و کسب تجربه در مواجه با تغییرات نقش بسیار موثری در موفقیت واحد منابع انسانی ایفا می‌کند.

12- عدم آگاهی یا عدم بروز رسانی قوانین و مقررات

کسی انتظار ندارد که مدیر منابع انسانی همه چیز را بداند، اما اگر شما به عنوان مدیر منابع انسانی اطلاع کافی از قوانین منابع انسانی نداشته باشید، کسب و کار خود و خودتان را در معرض خطر قرار می‌دهید. همچنین تغییرات در قوانین و مقررات منابع انسانی امری طبیعی است و عدم به‌روزرسانی می‌تواند به تداخلات حقوقی و مالی منجر شود. مدیران منابع انسانی باید به‌روزرسانی‌های متداول در حوزه قوانین کاری را دنبال کرده و سیاست‌ها و فرآیندهای منابع انسانی را به‌روز نگه دارند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

از اشتباهات خود یاد بگیرید

در کل، مدیریت منابع انسانی چالش‌برانگیز است! لیست اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی که در این مقاله ارائه شد ممکن است نگران‌کننده به نظر بیاید، اما آگاهی نسبت به اشتباهات رایج و اصلاح کردن اشتباهات منابع انسانی قبل از اینکه به مشکلات جدی تبدیل شوند، می‌تواند شما را از سردرد‌های بی‌شمار نجات دهد و کسب و کار شما را محافظت کند. در پایان به یاد داشته باشید اگر نتوانید درباره اشتباهاتتان حرف بزنید هیچ چیز یاد نخواهید گرفت. این باعث می‌شود گمان کنید بی‌نقص هستید، گمانی که بسیار خطرناک است. به خصوص در جایگاه مدیر اگر بتوانید اشتباهاتتان را گردن بگیرید، دیگران هم خواهند توانست و به این ترتیب است که کل سازمان فرایند یادگیری را طی می‌کند.

نویسنده: سونیا جلالی

شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی (HR KPIs) معیارهایی هستند که برای اندازه‌گیری عملکرد یک سازمان در زمینه مدیریت منابع انسانی استفاده می‌شوند. این شاخص‌ها کمک می‌کنند تا سازمان‌ها بتوانند هدف‌های خود را در زمینه منابع انسانی بهبود دهند. در این مقاله می‌خوانید شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست و فهرستی از مهم‌ترین شاخص‌های منابع انسانی به همراه نحوه محاسبه آن‌ها را ارائه می‌دهیم.

شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد (KPI)، یک معیار مهم و مشخص است که برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد یک سازمان، تیم یا فرد استفاده می‌شود. شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی به عنوان یک ابزار اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد موفقیت‌آمیز سازمانی از دیدگاه منابع انسانی استفاده می‌شود. این شاخص‌ها به عنوان نقاط مرجع برای اندازه‌گیری دستاوردها، پیشرفت‌ها، و موفقیت‌های تعیین شده در راستای اهداف استراتژیک سازمان عمل می‌کنند. هدف اصلی از استفاده از KPIها، فراهم کردن یک نگرش کمی و قابل اندازه‌گیری به منابع انسانی سازمان است.

مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

در ادامه مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در جذب و استخدام، یادگیری و توسعه، حفظ و نگهداری و حضور و غیاب کارکنان معرفی شده‌اند.

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در جذب و استخدام

زمان استخدام Time-to-Hire

زمان استخدام به مدت روزهایی اشاره دارد که از زمان ورود یک کاندید به فرآیند استخدام شروع شده و تا زمانی که ایشان پیشنهاد استخدام سازمان را قبول می‌کنند، ادامه دارد. به عبارت دیگر این شاخص نشان‌دهنده مدت زمانی است که از زمان اعلام یک شغل تا زمان استخدام نهایی یک فرد جدید طول می‌کشد.

زمان استخدام را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

زمان استخدام = تاریخ استخدام نهایی−تاریخ شروع فرآیند استخدام

زمان طولانی‌تر به معنای فرآیند استخدام کندتر و ممکن است به عدم کارآیی یا دشواری در جذب نیروهای مهارتی اشاره داشته باشد. این شاخص به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا کارایی فرآیند استخدام را ارزیابی کنند و اقدامات بهبودی را اعمال کنند، به نحوی که فرآیند استخدام به سرعت و به شکل کارآمدتری انجام شود.

کیفیت استخدام Quality of hire

شاخص کیفیت استخدام نشان‌دهنده میزان موفقیت و تطابق فرد استخدام شده با نیازها و اهداف سازمان است. این شاخص بر جنبه‌های مختلفی از عملکرد فرد متمرکز است، از جمله توانمندی‌ها، مهارت‌ها، سازگاری فرد با فرهنگ سازمانی، و تأثیر مثبت یا منفی او بر افزایش بهره‌وری.

کیفیت استخدام را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

کیفیت استخدام = (نمره ارزیابی عملکرد + نمرات تیم و همکاران + تحلیل سازگاری با فرهنگ + ارزیابی مهارت‌ها و توانمندی‌ها) / تعداد معیارهای ارزیابی

نرخ خروج سال اول First-year turnover rate

محاسبه نرخ خروج در سال اول یک KPI (شاخص عملکرد کلیدی) موثر است چرا که نشان می‌دهد چند نفر از کارکنان قبل از پایان یک سال کامل، سازمان خود را ترک کرده‌اند. اگر این اعداد بالا باشند، حیاتی است که وقت بگذارید تا فرآیند کامل استخدام و ورود به سازمان و همچنین فرهنگ شرکت خود را بازبینی کنید. شما باید بازخورد از کارکنان فعلی و سابق جمع‌آوری کنید و اقداماتی را انجام دهید تا نرخ ترک کار را کاهش دهید.

هر چقدر نرخ خروج شما بالاتر باشد، شرکت شما بیشتر در فرآیند استخدام هزینه خواهد کرد. نرخ خروج نشان‌دهنده‌ی این است که کارکنان احتمالاً در نقش‌های خود خوشحال نیستند، با فرهنگ شرکت هماهنگ نیستند، یا در جایی دیگر شغل بهتری پیدا کرده‌اند.

نرخ پذیرش پیشنهاد Offer Acceptance Rate

نرخ پذیرش پیشنهاد مشخص می‌کند که که چه تعداد پیشنهاد نهایی شغل پذیرفته شده‌‌ است. ​ما امیدواریم زمانی که به داوطلبان در مرحله نهایی پیشنهاد شروع همکاری می‌دهیم، قبول کنند.اما گاهی داوطلب شغلی را که ما پیشنهاد می‌دهیم، در مرحله نهایی نمی‌پذیرد. اگر بیش‌تر داوطلبان موقعیت شغلی پیشنهادی ما را نپذیرند، نشانه‌ی هشدار است و می‌بایست فرایند استخدام و ارزش پیشنهادی به داوطلبان مورد بازنگری قرار گیرد.

فرمول محاسبه نرخ پذیرش پیشنهاد به صورت زیر است:

نرخ پذیرش پیشنهاد = (تعداد پیشنهادات شغلی پذیرفته شده/تعداد کل پیشنهادها)×100

کیفیت منابع استخدام Source quality

شاخص کیفیت منابع استخدام یک معیار است که به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که هر منبع استخدام (مانند وب‌سایت‌های استخدام، معرف، لینکدین) چه اندازه موثر بوده و چه تعداد و چه کیفیت از کاندیداها را به سازمان شما معرفی کرده است. این شاخص اطلاعاتی ارائه می‌دهد که به شما کمک می‌کند تا استراتژی استخدامی خود را بهینه‌سازی کرده و بر منابع موثرتر تمرکز کنید.

کیفیت منابع استخدام را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

کیفیت منابع استخدام = تعداد رزومه‌های دریافتی از هر کانال جذب/ کل رزومه‌های دریافتی

به غیر از تعداد رزومه‌های دریافتی می‌توانید ارزیابی کنید که کدام منابع به شما کاندیداهای با تجربه، مهارت‌های مورد نیاز و متناسب با فرهنگ سازمانی شما ارائه می‌دهند و یا مقایسه کنید که هر منبع چه مقدار هزینه ایجاد می‌کند و با چه نسبتی بهره‌وری دارد.

اندازه‌گیری کیفیت منایع استخدام به شما کمک می‌کند تا ببینید کجا پول خود را صرف می‌کنید و تعداد و کیفیت افرادی که از طریق منابع مختلف جلب می‌شوند چگونه است.

این مقاله را هم مطالعه کنید اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در یادگیری و توسعه

شاخص رضایت از آموزش Training Satisfaction Index

این شاخص نشان‌دهنده میزان رضایت کارکنان از برنامه‌ها و فرآیندهای آموزشی در یک سازمان است. ارزیابی رضایت کارکنان از آموزش به عنوان یک شاخص مهم، اطلاعات ارزشمندی ارائه می‌دهد که مدیران را قادر می‌سازد تا کیفیت و اثربخشی برنامه‌های آموزشی را بهبود بخشند. برای محاسبه این شاخص معمولا از ارزیابی سطح واکنش در مدل کرک پاتریک استفاده می‌شود که برای آشنایی بیشتر با این موضوع می‌توانید مطلب دانلود فرم ارزیابی سطح واکنش در مدل کرک پاتریک را مطالعه کنید.

هزینه‌های آموزشی به ازای هر کارمند Training expenses per employee

یک معیار رایج در این حوزه، هزینه‌های آموزشی برای هر کارمند است. این شاخص نشان‌دهنده میزان هزینه‌هایی است که برای آموزش هر کارمند صرف می‌شود. این شاخص اطلاعات مفیدی در خصوص بهره‌وری و بهینه‌سازی هزینه‌های آموزش در سازمان فراهم می‌کند.

هزینه‌های آموزشی به ازای هر کارمند را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

هزینه‌های آموزشی به ازای هر کارمند = مجموع هزینه‌های آموزشی/ تعداد کل کارمندان 

این شاخص برای ردیابی هزینه‌های توسعه مفید است. همچنین به منابع انسانی کمک می‌کند تا سرمایه‌گذاری‌های هوشمندانه‌تری در توسعه پرسنل انجام دهد.

شاخص اثربخشی آموزش Training effectiveness index

برای اندازه‌گیری اثربخشی آموزش، باید آنچه را که افراد آموخته‌اند، اندازه‌گیری کنید.

هنگام ارزیابی اثربخشی آموزش، بهتر است اهداف آموزشی را تعیین کنید و بررسی کنید که آیا کارکنان پس از پایان آموزش به آن اهداف رسیده‌اند یا خیر. شرکت‌ها همچنین می‌توانند بهره‌وری پایه را دنبال کنند و تأثیر آموزش را در مدت زمان طولانی‌تری بررسی کنند. انتظار می‌رود آموزش مؤثر به کارمند کمک کند تا در شغل خود بهتر شود و در نتیجه سطح متوسط عملکرد او را بالا ببرد. به عبارت دیگر: پس از آموزش موثر، انتظار دارید که شاخص بهره‌وری کارکنان افزایش یابد.

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در حفظ و نگهداری

شادی کارکنان Employee happiness

شادی کارکنان (همچنین به عنوان رضایت کارکنان اندازه گیری می‌شود) اغلب به عنوان یک شاخص با ارزش منابع انسانی شناخته می‌شود. کارکنان شاد، کارمندان مولد هستند. آنها متعهد به سازمان هستند و در مواقع لزوم فراتر از وظیفه کار می‌کنند. شادی کارکنان با تعهد به سازمان و تعهد به شغل مرتبط است. شادی پایین کارکنان در بخش‌های خاصی از سازمان می‌تواند نشانگر تعارض یا استرس کاری باشد. برای آگاهی از رضایت، شادی و یا تعهد کارکنان، باید از آنها نظرسنجی شود. برای انجام این نظرسنجی، باید پرسشنامه‌ای را تنظیم کنید. برای اندازه‌گیری این شاخص معمولا از پرسشنامه‌ سنجش رضایت شغلی و یا پرسشنامه اندازه‌گیری تعهد سازمانی استفاده می‌شود.

نرخ خروج داوطلبانه Voluntary turnover rate

نرخ خروج داوطلبانه نشان‌دهنده تعداد کارکنانی است که به طور داوطلبانه از سازمان خارج شده‌اند، به علت تصمیم فردی و مستقل آنها بر اساس نیازها یا اهداف شخصی. برای بسیاری از شرکت‌ها، نرخ خروج داوطلبانه یک معیار کلیدی HR است.

نرخ خروج داوطلبانه = تعداد کارکنان داوطلبانه خارج شده در یک دوره زمانی خاص/ تعداد کل کارکنان در آغاز همان دوره زمانی/ ​×100

فراموش نکنید که کارکنان اغلب مدیران خود را ترک می‌کنند، نه شغل خود را. با در نظر گرفتن این موضوع، خروج داوطلبانه کارکنان معیاری است که به شما کمک می‌کند تا حوزه‌های مشکل بالقوه در سازمان را شناسایی کنید.

نرخ خروج استعدادها Talent turnover rate

این شاخص نرخ ترک کار استعدادها و افراد با مهارت‌ها و توانمندی‌های بالا در یک سازمان را اندازه‌گیری می‌کند. این معیار نشان می‌دهد که چقدر استعدادها و منابع ارزشمند در یک سازمان باقی‌مانده و چه میزان از آنها تصمیم به ترک سازمان گرفته‌اند.

شاخص نرخ خروج استعدادها = تعداد استعدادهای خارج شده در دوره زمانی خاص/تعداد کل استعدادها در آغاز دوره زمانی خاص×100

نرخ خروج نیروهایی با پتانسیل‌های بالای شما باید کم باشد. یکی از دلایل مهم برای گردش بالا در میان کارکنان با پتانسیل‌های بالا، فقدان فرصت و رشد شغلی در شرکت است.

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در حضور و غیاب کارکنان

میزان غیبت Absence rate

غیبت کارکنان هزینه‌های هنگفتی برای سازمان دارد. نرخ غیبت برنامه‌ریزی نشده که از تقسیم روزهای غیبت/کل روزها به دست می‌آید،  یک شاخص کلیدی HR برای اندازه‌گیری غیبت است و درصد کارکنانی که در یک دوره معین غیبت می‌کنند را ردیابی می‎‌کند. افزایش نرخ غیبت می‌تواند نشان‌دهنده بدتر شدن جوّ کار، افزایش استرس در محل کار یا اپیدمی آنفولانزا باشد. میزان غیبت حدود 1 تا 2 درصد طبیعی است (زیرا تقریباً همه چند روز در سال بیمار هستند).

هزینه اضافه کاری Overtime expense

این شاخص نرخ هزینه‌های مرتبط با اضافه کار کارکنان را اندازه‌گیری می‌کند. هزینه اضافه کاری شامل پرداخت به کارکنان برای ساعات کاری اضافه به مقدار معمول (مثلاً بیشتر از ساعت کاری روزانه) می‌شود.

شاخص هزینه اضافه کاری = هزینه اضافه کاری در دوره زمانی خاص/ هزینه حقوق کل در همان دوره زمانی×100

شاخص هزینه اضافه کاری به سازمان امکان می‌دهد که میزان هزینه‌های مرتبط با اضافه کار را نسبت به کل هزینه‌های حقوقی ارزیابی کرده و در صورت لزوم اقداماتی برای کاهش این هزینه‌ها یا بهبود مدیریت زمان کاری انجام دهد.

شاخص بهره‌وری کارکنان Employee Productivity Index

به طور سنتی، کارمندان از 5 تا 9  ساعت کار می‌کنند، اما در دنیای امروز تعداد بیشتری از افراد از خانه کار می‌کنند. شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای ذهنیت سنتی را کنار می‌گذارند. این بدان معناست که دیگر نمی‌توان عملکرد را با نگاه کردن به اینکه چه کسی در شرکت حضور دارد، سنجید.

امروزه، واقعاً مهم نیست که چند ساعت در روز کار کرده‌اید. آنچه مهم است این است که در واقع چه چیزی به دست آورده‌اید. شاخص بهره‌وری کارکنان نشان‌دهنده‌ی توانایی کارکنان در تحقق اهداف و افزایش بهره‌وری در سازمان است و می‌تواند با فرمولی شبیه زیر محاسبه شود.

شاخص بهره‌وری کارکنان = خروجی مطلوب (مانند تولید یا فروش)/ هزینه حقوق و مزایای کارکنان

سخن پایانی

در مقاله حاضر، به بررسی و توضیح شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی پرداخته شد. شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی ابزارهای حیاتی برای ارزیابی و بهبود مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها محسوب می‌شوند که به کمک داده‌های کمی قابل اندازه‌گیری هستند و مسیری برای بهبود عملکرد سازمان‌ها فراهم می‌کنند. این شاخص‌ها از جمله زمان استخدام، اثربخشی آموزش، نرخ خروج داوطلبانه و… به سازمان‌ها کمک می‌کند به شناسایی نقاط قوت و ضعف در سیاست‌ها و فرآیندهای منابع انسانی خود بپردازند و تصمیمات بهینه‌تری اخذ کنند.

اگر به توسعه دانش حرفه‌ای خود در حوزه مدیریت منابع انسانی علاقه‌مند هستید دوره جامع مدیریت منابع انسانی را مشاهده فرمایید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/11-key-hr-metrics/

https://www.aihr.com/blog/recruitment-kpis/

نویسنده: مسعود شکری

تعادل کار و زندگی چیست؟

تعادل کار و زندگی به معنای توازن مناسب بین وظایف حرفه‌ای یا شغلی و زندگی شخصی است. این اصطلاح به تلاش برای تعادل بین زمان و انرژیی که به کار اختصاص می‌دهید و زمان و انرژیی که به زندگی خصوصی و خانوادگی‌تان می‌افزایید، اشاره دارد.

در دنیای امروز با تنش‌های حاصل از رقابت شغلی، فشارهای مالی، فناوری و اطلاعات، بسیاری از افراد با چالش تعادل کار و زندگی مواجه هستند. تلاش برای داشتن تعادل مناسب میان این دو زمینه می‌تواند به بهبود کیفیت زندگی و رضایت شغلی کمک کند.

تعادل کار و زندگی در بهره‌وری بلندمدت منابع انسانی نیز بسیار مهم است. مدیریت منابع انسانی موثر باید از تضاد بین کار و زندگی پیشگیری کند. تضاد کار و زندگی، شکلی از تضاد بین نقشی است، که فشارهای نقشی از حوزه های کاری با وظایف زندگی ناسازگارند. برای مثال افرادی که اکثر ساعات خود را صرف کار می‌کنند، کارشان با زندگی خانوادگی آن ها تداخل پیدا می کند.

موضوع تعادل کار- خانواده به ویژه برای نسل جدید که کیفیت زندگی شخصی برایشان مهم است اهمیت بیشتری دارد. بنابراین آگاهی و ارزیابی وضعیت تعادل کار و زندگی در سازمان با کمک یک پرسشنامه، برای مدیران سازمان اهمیت زیادی دارد.

پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی

پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی توسط وانگ و کو (2009) در 7 مولفه و 26 گویه ساخته شده است. سوالات پرسشنامه بر اساس طیف پنج گزینه‌ای لیکرت کاملاً موافق(5) تا کاملاً مخالف(1) طراحی شده است.

این مولفه‌ها شامل موارد زیر است:

• زمان کافی فراغت از کار داشتن
• وفاداری به کار
• حمایت محل کار از تعادل کار ـ زندگی
• انعطاف پذیری در برنامه کاری
• جهت‌گیری زندگی
• نگهداری کار و حرفه
• کاهش داوطلبانه ساعات کاری برای رفع نیازهای شخصی

نکته:

گویه‌های معکوس این پرسشنامه در تحلیل عبارتند از: 6 و 20 و 21 (یعنی به ” کاملاً موافقم” نمره 1 و به” کاملاً مخالفم”  نمره 5 داده می‌شود).

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری

سوالات پرسشنامه

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

دانلود پرسشنامه

شما می‌توانید پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی را از لینک زیر دانلود کنید.

HRQuestionare

تحلیل نتایج پرسشنامه

برای تحلیل نمره سوالات شماره 6 و 20 و 21 را معکوس نمایید. یعنی یعنی به ” کاملاً موافق” نمره ۱ و به” کاملاً مخالف”  نمره ۵ داده می‌شود. سپس میانگین داده‌های حاصل از پرسشنامه را محاسبه کرده و درصد تعادل کار- زندگی را بدست آورید.

جامعه‌پذیری(Onboarding) فرایندی است که به وسیله آن فرد تازه وارد با سازمان آشنا شده و دانش، مهارت لازم را کسب می‌کند و به عضوی موفق و موثر برای سازمان تبدیل می‌شود. در این مقاله تجربه جامعه‌پذیری کارکنان در شرکت Spotify با شما به اشتراک گذاشته شده است. Spotify یک پلتفرم پخش موسیقی، پادکست و ویدئو است که توسط شرکت سوئدی با همین نام توسعه یافته و مرکز مدیریت آن در شهر استکهلم واقع است.

چگونه Spotify برنامه Onboarding خود را اجرا می‌کند؟

جامعه‌پذیری(Onboarding) کارمندان در Spotify یک فرایند دقیق از بسیاری از اقدامات کوچک است که یک تجربه مفید را در اسپاتیفای گردهم می‌آورد.

هفت بخش اصلی فرآیند ورود و آنبردینگ کارکنان عبارتست از :

1- استفاده از بادی (buddy) در فرایند ورود کارکنان  

شخص منتخبی که جدید وارد سازمان می‌شود، به تنهایی رها نشده و برای کشف مسیر اولیه تنها نمی‌مانند. درعوض، مدیر قبل از پیوستن وی به شرکت و قبل از ورود به شرکت، یک دوست و همراه که اصطلاحا بادی نامیده می‌شود را برای توجیه و روشن شدن مسیر به وی اختصاص می‌دهد. بادی مانند اولین دوست یا مربی برای استخدام‌شدگان جدید است که به آنها کمک می‌کند تا در نقش جدید خود جا بیفتند.

مواردی‌که از حضور بادی در سازمان استفاده می‌شود:

• توضیح انتظارات از نقش و شغل مورد نظر
• همراهی با فرد جدیدالاستخدام و کمک به آنها برای همگون شدن در فرهنگ شرکت.
• برقراری ارتباط و پیوندهای اجتماعی فرد جدید با بقیه اعضای تیم.
• پاسخگویی و پرداختن به سوالات فرد جدید و مواردی از این قبیل

2- معرفی در تیم

برای فردی‌ که بعنوان همکار جدید شروع به کار می‌نماید، زمانی اختصاصی برای معرفی در تیم‌ها و بین تیم‌ها وجود دارد. این معرفی‌ها در جلساتی گاها کند و یا یک جلسه سریع روی می‌دهد، جلساتی که در آن هر یک از اعضای تیم کمی درباره خود می‌گویند. بهره‌مندی از این نوع جلسات باعث سازگاری و همگونی سریعتر با اتمسفر سازمانی می‌شود.

“من از همان ابتدا و روز اول به کمک آنچه برای معرفی و آشنایی من با همراهی بادی طراحی شده بود احساس برخورداری کامل از حمایت و فرصت آشنایی با تیم را داشتم.”

Nicole A. Michaelis، نویسنده ارشد UX در Spotify.

3- جلسات شروع به کار حضوری

Spotify باید اطمینان حاصل کند که فرد جدید الاستخدام، فرهنگ شرکت را بدرستی درک می‌کند و برای شروع به کار از کلیه جزئیات مورد نیاز برخوردار است.  بنابراین، در کنار آموزش‌های مرتبط با نقش و شغل تخصصی، جلساتی در مورد سیاست‌های شرکت، فرهنگ، منافع و مزایای سازمانی نیز برای فرد جدید برگزار می‌شود.

4- خانه سبز (Greenhouse): پلتفرم یادگیری Spotify

یادگیری صرفا به جلسات حضوری محدود نمی‌شود. یک پورتال یادگیری داخلی توسط تیم L&D شرکت با عنوان خانه سبز توسعه داده شده است که در آن افراد جدید می‌توانند:

• دوره‌های آموزشی را کاوش، جستجو و مشاهده کنند.
• منتورها و مربیان مورد نیاز در سازمان را بیابند.
• خود نیز بتدریج در یادگیری همتایان شرکت کنند.

“یکی از اصول بنیادین و ارزش‌های Spotify رشد است، و این انتظار وجود دارد که تک تک ما در قبال توسعه مستمر فردی خود متعهد و پاسخگو باشیم. تعداد قابل توجهی از فرصت‌ها در پلتفرمی با عنوان خانه سبز به این منظور در دسترس قرار می‌گیرند .”

 الیزابت نیتو، رئیس سهام و تاثیرات آن در Spotify 

5- جلسات یک به یک

مدیران به طور مرتب با افراد جدید به منظور پاسخگویی به سؤالات ایشان در ارتباط هستند تا نگرانی‌ها را برطرف کنند و روندها را بهبود بخشند. (در واقع، آنها این کار را با همه اعضای تیم انجام می‌دهند.) علاوه بر ارتباط با مدیر، افراد جدید الاستخدام همچنین می‌توانند با سایر اعضای تیم ارتباط برقرار کنند و جلسات فردی را تشکیل دهند.

6- جلسات بازخورد 360

در Spotify، کارمندان قادر خواهند بود تا هر چند وقت یک بار درخواست بازخورد کنند و بیشتر کارکنان اعلام می‌کنند که حدودا هر سه ماه یک بار یا هر هفته دریافت کننده‌ی بازخورد هستند. استخدام‌شدگان جدید از یک ابزار داخلی برای دعوت از تمامی کسانی که در فرایند کاری با ایشان در ارتباط هستند بهره‌برداری می‌نمایند.(اعم از مدیران، همتایان یا افرادیکه به ایشان گزارش‌های مستقیم ارائه می‌کنند.)

7- روزهای معرفی آغازین 

این یکی از بخش‌های برجسته فرایند onboarding در اسپاتیفای است. یک رویداد شبکه‌ای سه روزه برای استخدام‌‌شدگان جدید که در آن  بیانیه‌های مأموریت، ارزش‌ها و فرهنگ شرکت را فراگرفته و همکاران خود را نیز ملاقات می‌کنند. این یک انتخاب و روش فوق‌العاده برای ایجاد حس تعلق اجتماعی است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل حفظ کارکنان در سازمان

5 دلیل موفقیت فرایند آنبردینگ و شروع به کار در  Spotify 

طبق مطالعه و گزارش گالوپ، فرایند جامعه‌پذیری و شروع به کار کارکنان جدید یک گام مهم برای بهبود تجربه کارمندان و حفظ و نگهداشت آنها است. اما آنبردینگ در Spotify فقط یک آنبردینگ ساده و قابل مقایسه با سایرین نیست.

پس بنگریم که این استراتژی سنجیده و بدرستی معماری شده‌ی جامعه‌پذیری چه مزایای ویژه‌ای را به همراه دارد.

1- بهره‌مندی از بادی در آنبردینگ منجر به شروع صحیح کار می‌شود.

برخورداری از یک دوست و همراه  بصورت فوری برای استخدام شدگان جدید کمک شایانی را فراهم می‌کند، بادی به تسهیل دوره گذار و هموار شدن آن کمک می‌کند. وی دانش لازم را به اشتراک می‌گذارد و به افراد جدید در استقرار بهینه در سازمان و واحد کاری خود کمک می‌کند.

مهمتر از همه، اینکه بادی بعنوان اولین دوست برای تازه کارها محسوب می‌شود.

Job Sage اخیراً تأثیر برخورداری از دوست در محل کار را بررسی نموده است که طی این بررسی 92٪ از پاسخ دهندگان گزارش نموده‌اند که داشتن دوستان مناسب در محیط جدید بر تمایل آنها برای ادامه کار در شرکت تأثیر به سزایی می‌گذارد.

2- شبکه‌سازی مناسب منجر به افزایش نرخ نگهداشت کارکنان می‌شود.

یک مطالعه نشان می‌دهد که شبکه‌های داخلی (در یک شرکت) احتمال نرخ خروج داوطلبانه کارکنان را کاهش می‌دهد. کارمندانی که بیشتر با هم رده‌های خود مشارکت می‌کنند و فعالیت دارند، به احتمال زیاد سریعتر در سازمان و واحد کاری خود استقرار می‌یابند و می‌مانند.  Spotify اولویت شبکه‌سازی و جذب افراد جدید را با حضور مکرر در روزهای معارفه و برنامه‌ریزی‌شده سرلوحه‌ی برنامه‌های خود قرار می‌دهد.

3- بهره‌مندی از آنبردینگ بر مبنای فرهنگ، منجر به یک شروع خوب می‌شود.

از اکتبر 2023 و بر اساس رتبه‌بندی صورت گرفته،  Spotify دارای رتبه فرهنگ و ارزشی 4.2 در Glassdoor با برخورداری از نظرات مثبت متعدد در مورد فرهنگ طبقه‌بندی شده است. Spotify اطمینان حاصل می‌کند که استخدام‌‌شدگان جدید بدرستی با فرهنگ سازگار می‌شوند و ارزیابی‌های لازم را در بررسی‌های دوره‌ای مربوط به ایشان انجام می‌دهد.

4- شفافیت باعث افزایش رضایت می‌شود.

بر اساس یافته های Future Forum Pulse، تنها 58 درصد از کارمندان موافق هستند که رهبری شرکت آنها از شفافیت کافی برخوردار است و از سوی دیگر شفافیت به طور مستقیم بر رضایت کارکنان تأثیر می‌گذارد. بر این اساس افرادی که معتقد بودند رهبرانشان شفاف هستند، از رضایت شش برابری در محیط کار خود برخوردار بودند.

5- فرصت یادگیری‌های متنوع، افق‌های جدیدی را می‌گشاید.

طبق گزارش LinkedIn Workplace Learning در سال 2022، «امکان بهره مندی از فرصت‌های یادگیری و رشد» یکی از عوامل ممتاز و عمده‌ی فرهنگ کاری عالی بوده است.

بهره‌برداری از پلت‌فرم خانه سبز در اسپاتیفیای فرصت مناسبی را برای استخدام‌شدگان جدید در جهت یادگیری و کشف فرصت‌ها فراهم می‌کند. این نوع پورتال داخلی فرهنگ یادگیری را تقویت و عملکرد کارکنان را بهبود می‌بخشد. همچنین، نمایانگر اینست که شرکت آماده سرمایه‌گذاری روی کارمندان خود و مسیر پیشرفت شغلی آنها است.

درس‌هایی از این تجربه

1- Spotify با بهره‌برداری از جلسات حضوری یک به یک، بازخوردهای 360 درجه، معرفی‌های تیمی، جلسات و دوره‌های آموزشی، تلاش می‌کند تا از زمان شروع به کار همکاران جدید هماهنگی بین کارمندان را ایجاد کند و به این ترتیب سطح استقلال و ابتکار عمل را بالا نگه دارد و در عین حال مدیریت‌های جزئی نگرانه را کاهش دهد.

2- Spotify، فرایند آنبوردینگ خود را بر مبنای شفافیت بنا می‌نهد و به این منظور از طریق جلسات مختلف، در همان مراحل ابتدایی، افراد جدید را با مفهوم و ماهیت استراتژی کلان و تصویر بزرگ کمپانی آشنا و آگاه می‌‌سازند.

3- Spotify بر پیوند تیمی و سهولت همکاری تمرکز دارد. همچنین بر جلسات یک به یک فردی و تیمی تأکید دارد. در عین حال فضایی با محوریت بازی و سرگرم کننده در پروسه آنبردینگ خود ایجاد کرده و روزهایی را بعنوان روزهای معارفه اطلاع‌رسانی می‌نماید. به این ترتیب اسپاتیفایی‌ها نه تنها در اقدام برای انجام پروژه‌ها با هم متحد می‌شوند، بلکه حتی در فضایی مشترک در عین پخش موزیک و بداهه‌نوازی کنار یکدیگر قرار می‌گیرند.

تجربه جامعه‌پذیری کارکنان در شرکت اسپاتیفای چطور بود؟

شما هم می‌توانید با الگوگیری از این تجربه فرایند جامعه‌پذیری سازمان خود را اثربخش‌تر طراحی کنید.

اگر به کسب دانش عمیق‌تر و عملیاتی درباره جامعه‌پذیری کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی جامعه‌پذیری کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

برگرفته از مطلب

https://www.zavvy.io/hr-examples/employee-onboarding-at-spotify

تهیه و ترجمه: علیرضا خردمندان

یک آگهی شغلی اغلب اولین چیزی است که متقاضیان استخدام از سازمان شما می‌بینند. به این ترتیب، می‌تواند عامل موفقیت یا شکست در تصمیم آنها برای درخواست استخدام باشد. افراد با عملکرد بالا با آگهی‌های به سبک قدیمی جذب سازمان شما نخواهند شد. در این مقاله ضمن به اشتراک‌گذاری تمپلیت آگهی استخدام اثربخش چند نمونه آگهی شغلی از صنایع مختلف را هم گردآوری و تحلیل کرده‌ایم.

یک آگهی شغلی کارآمد چه بخش‌هایی دارد؟

در مورد اینکه چه چیزی باعث برجسته شدن آگهی‌های شغلی موفق می‌شود، بحث‌هایی وجود دارد، اما یک آگهی شغلی موثر باید حداقل شامل عناصر زیر باشد:

• عنوان شغلی واضح و تاریخ شروع همکاری: از اصطلاحات یا عناوین داخلی شرکت خود مانند «سوپراستار» یا «نینجا» اجتناب کنید. آگهی‌های شغلی که از عناوین استاندارد صنعتی استفاده می‌کنند، بیشتر توسط کاندیداها دیده می‌شوند.
• توضیح در مورد شرکت: مأموریت و چشم انداز شرکت را درج کنید تا کاندیداها بتوانند فوراً تشخیص دهند که آیا این شرکت با آنها همخوانی دارد یا خیر.
• شرح شغل: توضیحی در مورد شغل مورد نظر و تجربه و مهارت‌های مورد نیاز.
• حقوق و مزایا: اشاره به حقوق منجر به افزایش متوسط 42 درصدی در درخواست‌های شغلی می‌شود. حتماً مهمترین مزایا را نیز ذکر کنید.
• مشخصات محل کار: آیا این نقش به صورت دورکاری انجام می شود یا حتما حضوری است؟ آیا مراجعه افراد به محل کار الزامی است و اگر چنین است، چند روز در هفته؟ اگر شرکت شما چند شعبه دارد، آیا افراد می‌توانند انتخاب کنند که در کدام یک از آنها می‌خواهند کار کنند؟ این مشخصات را در آگهی شغلی خود درج کنید.
• مروری بر روند درخواست: توضیح دهید که مراحل مختلف فرآیند درخواست چگونه به نظر می‌رسد و جدول زمانی چگونه است تا داوطلبان بدانند که چه انتظاراتی داشته باشند؟
• فراخوان برای اقدام: شامل یک فراخوان واضح برای اقدام است. افراد کجا و چگونه می‌توانند درخواست دهند؟ در صورت داشتن سوال با چه کسی می‌توانند تماس بگیرند؟

این مقاله را هم مطالعه کنید: چک لیست مصاحبه استخدامی+ دانلود رایگان

دانلود قالب آگهی استخدام

قالب آگهی استخدام می‌تواند به شما کمک کند تا یک آگهی شغلی جذاب برای استخدام بعدی خود ایجاد کنید. می‌توانید یک نمونه قالب آگهی استخدام را دانلود کنید و سپس آن را برای سازمان خود منحصر به فرد کنید.

Job Advertisement Free Template

چند نمونه آگهی استخدام

در این بخش نگاهی به چند نمونه آگهی شغلی مختلف می‌اندازیم و در مورد نکات مهم آن، بحث خواهیم کرد.

1. آگهی استخدام AIHR: کارشناس ارشد استعدادیابی

آگهی زیر، موقعیت خالی یک شغل از شرکت را بدون تکیه بر عناوین پرمدعا را به نمایش می‌گذارد. همچنین به طور یکپارچه با نکاتی که قبلاً در این مقاله مورد بحث قرار گرفت، هماهنگ است.

کارشناس ارشد استعدادیابی

در AIHR ما به دنبال یک متخصص استعدادیابی هستیم تا به تیم ما بپیوندد.

تمام وقت، روتردام، هلند

درباره شغل:

آیا مشتاق یافتن افراد عالی و تطبیق آنها با شغل رویایی بعدی آنها هستید؟

آیا دوست دارید به مدیران استخدام کمک کنید تا تیم خود را در یک شرکت بین المللی که به سرعت در حال حرکت است، رشد دهند؟

آیا با کشف معنای واقعی “جستجوی یک چالش جدید” برای هر کاندیدایی که با آنها صحبت می‌کنید، هیجان‌زده می‌شوید؟

تیم ما در حال رشد است و برای یافتن افرادی که این کار را انجام می‌دهند، به کمک شما نیاز دارد. به همین دلیل ما به دنبال یک متخصص استعدادیابی هستیم! به ما بپیوندید و با تطبیق دادن آنها با شغل رویایی‌شان، سعی کنید تا افراد مستعد را خوشحال کنید.

2. آگهی شغلی Spotify: معاون مدیر استراتژی و توسعه کسب و کار

این آگهی استخدام با شرح مختصری از کارهایی که تیم انجام می‌دهد و چرا به دنبال یک مدیر توسعه استراتژی و کسب‌وکار هستند، شروع می‌شود.

چه چیزی این آگهی شغلی را متمایز می‌کند؟

اول، یک ربات چت وجود دارد که به سوالات کاندیداها در مورد شرکت، فرهنگ، تیم و موارد دیگر پاسخ می‌دهد. این یک راه عالی برای فعال کردن کاندیداها برای پرسیدن سؤالات و ارائه پاسخ به صورت فوری می‌باشد.

یکی دیگر از ویژگی‌های قابل ذکر، «کلیک‌های سریع» مختلف است که افراد می‌توانند از آن برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد کار، استفاده کنند.

به این ایده‌ها فکر کنید.

• یک چت بات در آگهی‌های شغلی خود برای پاسخگویی به سؤالات (اصلی) داوطلبان 24 ساعته در نظر بگیرید.
• در مورد بهترین راه برای سازمانتان فکر کنید تا اطلاعات بیشتری در مورد موضوعاتی مانند محیط کار، فرآیند درخواست و غیره با کلیک‌های سریع به افراد بدهد.

3. آگهی استخدام KLM: باربری فرودگاه

KLM یک شرکت هواپیمایی هلندی است،که در آگهی استخدام باربری فرودگاهی، وقت خود را تلف نمی‌کنند و مستقیماً سر اصل مطلب می‌روند.

چه چیزی این آگهی شغلی را متمایز می‌کند؟

در یک نگاه، کاندیداها می‌توانند مزایای فریبنده پیوستن به KLM را ببینند: یک قرارداد پنج ساله قابل توجه و انعطاف‌پذیری برای انتخاب بین 80٪، 90٪ یا 100٪.

این شرکت همچنین سه مزیت کلیدی را که با این نقش همراه است، به نمایش می‌گذارد، مانند تخفیف‌های قابل توجه در بلیط هواپیما و تخصیص سخاوتمندانه 25 تعطیلات به اضافه 5 روز استراحت اضافی.

به عنوان یک گزینه اضافی، آنها کارمندی را به نام رابرت، به عنوان استخدام کننده اختصاصی معرفی می‌کنند، که به راحتی برای هر گونه سوال در دسترس است. این  تجربه جدیدی را برای کاندیداها ایجاد می‌کند.

به این ایده‌ها فکر کنید.

• • نام و اطلاعات تماس را وارد کنید تا داوطلبان بتوانند برای هر گونه سوال بیشتری که به آن اشاره نکردید، با شما تماس بگیرند.
  • مزایای اصلی و متمایز شرکت را با کاندیداها به اشتراک بگذارید.

این مطلب را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل تست‌های شخصیت‌شناسی در استخدام+معرفی۴ تست رایج

4. آگهی استخدام آزمایشگاه Alva: مهندس ارشد Frontend

آزمایشگاه‌های Alva شرکتی است که مأموریت دارد به سازمان‌ها کمک کند تا تصمیمات استخدامی بهتر و مبتنی بر داده‌ها را بگیرند. آگهی‌های شغلی آن‌ها این مأموریت را نشان می‌دهد.

چه چیزی این آگهی شغلی را متمایز می‌کند؟

Alva رویکرد منحصر به فردی را در پیش گرفته است که آن را از سایر آگهی‌های استخدام متمایز می‌کند. آنها دستاوردهای مورد انتظار را در یک ماه، سه ماه و شش ماه بیان می‌کنند. این نه تنها برای کاندیداها مسیر یادگیری را روشن می‌کند، بلکه نشان می‌دهد که چگونه در ماموریت شرکت مشارکت خواهند داشت.

به این ایده‌ها فکر کنید.

• • • اگر تقویت رشد شخصی، ارزش اصلی شرکت شما است، چرا فرصت‌های توسعه‌ای را که کاندیداها می‌توانند منتظر آن باشند، برجسته نکنید؟

5. آگهی استخدام فیگورز: CEO Founder Associate Intern

چه چیزی این آگهی شغلی را متمایز می‌کند؟

فیگورز روش خاصی برای نوشتن آگهی‌های شغلی خود دارد.

آنها به جای توصیف ماموریت و محصول شرکت، ویدیویی را قرار داده‌اند که در آن مدیر عامل فیگورز شخصاً این موضوع را توضیح می‌دهد. این به کاندیدها اولین تصور عالی از شرکت را ارائه می‌دهد.

در نهایت، فیگورز سیاست جبران خدمات خود را برای دیدن همه منتشر کرده است و به کاندیداها نشان می‌دهد که صحبت‌های خود را عملی می‌کند.

به این ایده‌ها فکر کنید.

• • • استفاده از ویدیو را در تبلیغات شغلی خود در نظر بگیرید چرا که باعث جلب توجه و نمایش فرصت‌های فریبنده‌ای که شرکت شما ارائه می‌دهد، می‌شود.

سخن پایانی

آگهی شغلی جذاب نقش بسیار مهمی در جذب نیروهای متخصص به یک سازمان دارد. ایجاد یک آگهی شغلی جذاب به سازمان کمک می‌کند تا در میان هزاران آگهی مشابه، تفاوت خود را نشان دهد و افراد متمایز را به خود جلب کند. این آگهی‌ها نه تنها وسیله ارتباطی بین سازمان و متقاضیان جذب و استخدام هستند بلکه نمایانگر هویت و فرهنگ کاری آن سازمان نیز محسوب می‌شوند. در این مقاله ضمن ارائه عناصر یک آگهی استخدام اثربخش و قالب آن نمونه‌هایی از آگهی استخدام سازمان‌ها نیز با شما به اشتراک گذاشته شد که می‌توانید با الگوگیری از آن آگهی‌های جذابی برای سازمانتان طراحی کنید.

محال است بتوان یک امپراتوری میلیارد دلاری را بدون تیمی با عملکرد بالا ساخت و برقرار کرد.
فیس‌بوک به این که مردم را در سراسر جهان به هم متصل می‌کند معروف است و اساساً “شبکه اجتماعی” را همانطور که امروز می‌شناسیم اختراع کرد.
فیس‌بوک در طول مسیر خود، غول‌هایی مانند اینستاگرام و واتس‌اپ را به دست آورده و ماهیت رسانه‌های اجتماعی سنتی را تغییر داده و با سازگار نمودن خود با زبان‌های منطقه‌ای موفق شده ردپای جغرافیایی خود را گسترش دهد. هیچ یک از این رشدها بدون تیمی از افراد تحت هدایت و بدون استقرار یک سیستم مدیریت عملکرد دقیق ممکن نبود، سیستمی که: ساختار یافته، بی‌طرفانه و متناسب با منافع فردی و شرکتی باشد.

از آنجایی که بسیاری از فناوری‌های اختصاصی فیس‌بوک بر اساس سبک و الگوریتم رتبه‌بندی معماری شده است (که در آن لایک‌ها و برداشت‌های مخاطبان تعیین می‌کنند که چه کسی مورد توجه قرار گیرد!)، پس شایسته است که انتظار داشته باشیم فیس‌بوک بر اساس یک ساختار ارزیابی عملکرد قوی، مبتنی بر داده‌ها و بر اساس رتبه‌بندی طراحی و بنا شده باشد.

“کارکنان و پرسنل ما تا کنون بزرگترین دارایی ما در فیس‌بوک محسوب می‌شوند و ما بارها دیده‌ایم که متعهد بودن به کارکنانمان باعث شده تا ایشان به فیس‌بوک متعهدتر باشند. ”
شریل سندبرگ، مدیر سابق فیس بوک.

اما فیس‌بوک چگونه این حقیقت و اتفاق را رقم زده است؟ و چگونه می‌توان به سرعت بر اساس آموزه‌های کلیدی از این کمپانی آنها را بومی و پیاده‌سازی نماییم؟

فیس بوک چگونه ارزیابی عملکرد را در کمپانی خود اجرا می‌نماید؟

برای فیس‌بوک، چرخه‌های ارزیابی عملکرد روشی برای سنجش ارزش کارکنان برای سازمان و ایجاد فرصت و بستری برای تصمیم‌گیری در مورد ترفیع و افزایش حقوق آنها است. این ارزیابی عملکرد، بسیار ساختار یافته و مبتنی بر تجزیه و تحلیل داده‌های بسیار شفاف و غنی و بصورت کمی شده است. لوری گولر هنوز معتقد به پشت سر گذاشتن و کنار گذاشتن ارزیابی‌های عملکردی برخلاف بسیاری از شرکت‌های فورچون 500 نیست.
در یک مجادله و بحث علمی در هاروارد بیزینس ریویو، لوری فاش می‌کند که حتی آنها نظرسنجی‌های گروهی متمرکز را نیز برای درک موضع کارمندان خود در زمینه‌ی ارزیابی و بررسی عملکرد رسمی انجام داده‌اند و قابل توجه اینکه حدود 87 درصد از کارکنان می‌خواستند سیستم ارزیابی عملکرد برقرار بماند!

“نکته حائز اهمیت اینست که ارزیابی و بررسی عملکرد فرآیندی است که برای شناسایی، تایید و قدردانی از افراد طراحی شده است، تقدیر و قدردانی از کارکنانی که واقعاً کار عالی انجام داده‌اند و این سازوکار برای اطمینان از دریافت بازخورد از همه افرادی که پرسنل به طور منظم با آنها کار می‌کنند، طراحی شده است. ”

لوری گولر، رئیس تجربه کارکنان در فیس‌بوک.

این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

ارزیابی‌ها و بررسی‌های 360 درجه فیس‌بوک

مدت زمان و چرخه ارزیابی عملکرد یک فرآیند دو هفته‌ای است که همزمان فرآیند بررسی را هم برای مدیران و هم برای کارکنان آغاز می‌کند. کارمندان ابتدا تشویق می‌شوند تا یک ارزیابی کامل از خود بصورت خوداظهاری ارسال کنند. سؤالات حیاتی زیر روایتی اساسی از پرسش‌های عمیق این ارزیابی‌هاست.

•  سهم شما در مشارکت‌ها در سال جاری چقدر بود؟
• چگونه می‌توانید این سهم را افزایش دهید؟

تمام سؤالات بعدی زیرمجموعه‌ی موضوعات کلی بالا قرار دارند.

پس از خودارزیابی، همه کارکنان باید حداکثر پنج نفر از همتایان خود را برای ارزیابی عملکرد راجع به خود معرفی کنند و این همتایان باید افرادی باشند که از نزدیک با آنها در آخرین چرخه ارزیابی عملکرد و پروژه‌های کمپانی همکاری داشته‌اند.

این مقاله را هم مطالعه کنید ارزیابی 360 درجه (فرایند، طراحی و یک نمونه پرسشنامه PDF)

اگر بخواهیم بیشتر راجع به این موضوع بدانیم:
علاوه بر ارزیابی‌های همتایان، بازخوردهای همکاران بالادستی نیز وجود دارد. بعلاوه از کسانی‌ که در چارت سازمانی موظف به گزارش‌دهی مستقیم به مدیرانشان هستند خواسته می‌شود تا در مورد عملکرد رئیس خود بازخورد ارائه کنند. زمانیکه ارزیابی‌های همتایان و مدیران بالادستی گردآوری می‌شود، مدیران و رهبران تیمی برای تعیین رتبه‌بندی هر یک از کارمندان در مدت شش ماه ارزیابی عملکرد گردهم می‌آیند و این رتبه‌بندی‌ها همزمان برای ارتقای کارکنان و در عین حال اخراج آنان صورت می‌پذیرد.
جالب اینجاست که اطلاعات ارسالی برای کارکنان پس از اتمام چرخه عملکرد نباید متعجب‌کننده باشد و اگر چیزی در این میان منجر به تعجب شود لوری گولر تاکید می‌کند که حتما باید ” اتفاق نادری آن هم بصورت کاملا اشتباه روی داده باشد ! ”
بنابراین مدیران الزاما تا زمان شروع رسمی چرخه بررسی و ارزیابی عملکرد، عملکردهای ضعیف را تحمل نمی‌کنند.

👀گام اول : نظرات همتایان: Peer Reviews

“در فیس‌بوک، برای کاهش تعصب و انجام کارها به‌طور سیستماتیک، با بررسی و ثبت ارزیابی‌ها از جانب همتایان شروع می‌کنیم و نتایج بدست آمده را نه تنها با مدیران، بلکه در بیشتر موارد با یکدیگر نیز ( بعنوان پایبندی به انعکاس ارزش‌های اصلی شرکت درزمینه گشودگی و شفافیت) به اشتراک می‌گذاریم.”
آدام گرانت، روانشناس سازمانی در HBR.

نکته مهم اینکه برای پرهیز از از اضافه‌کاری، فیس بوک به کارمندان اجازه ارزیابی و نظردهی برای بیش از پنج تن از همتایان خود را نمی‌دهد. همتایان در فیس‌بوک بر اساس چهار عامل یکدیگر را ارزیابی و مورد قضاوت قرار می‌دهند.

1) قضاوت و تصمیم‌گیری
2) اجرایی نمودن مسئولیت‌ها و وظایف
3) مدیریت ریسک
4) یادگیری و توسعه

🌟گام دوم: ارزیابی و کالیبره نمودن عملکرد

اقدام برای کالیبره نمودن، خود فرایندی دو هفته‌ای محسوب می‌شود.
در مدت زمان کالیبره نمودن فرایندها و استانداردسازی آنها، مدیران تیم‌هایی که با یکدیگر فعالیت و همکاری می‌نمایند، ارزیابی‌های گردآوری شده‌ی همتایان و خودارزیابی‌های ایشان را به بحث می‌گذارند، آنها با هدف اعتبارسنجی اطلاعات گردآوری شده در طول چرخه ارزیابی عملکرد و تعیین سطح و جایگاه یکایک افراد شرکت کننده این اقدامات را انجام می‌دهند.

“مدیران دور هم گردآمده و یکایک گزارش‌های خود را رو در رو مطرح کرده، دفاع، بحث و مشورت می‌کنند و بازخورد همتایان را مد نظر قرار می‌دهند. در اینجا هدف به حداقل رساندن «اثر ارزیاب خاص» است که به نوعی همان اعمال نظر شخصی نیز قلمداد می‌شود!”
لوری گولر، رئیس تجربه کارکنان در فیس بوک

در پایان کالیبراسیون، کارکنان نمره ارزیابی خود را بر مبنای طیف ارزیابی هفت‌سطحی دریافت می‌کنند. این طبقه‌بندی طیفی به تمایز بازیکنان ستاره سازمانی تا بازیکنان با عملکرد متوسط در سازمان کمک می‌نماید. این سطوح و طبقه‌بندی‌ها از بالاترین تا پایین‌ترین شامل:

افرادیکه منجر به باز تعریف نقش‌ها می‌شوند.

همانطور که از نام آن پیداست، کارمندانی که در این دسته قرار می‌گیرند، نه تنها فراتر از نقش خود می‌روند، بلکه با انجام کارهایی فراتر از حیطه وظایف خود، منجر به بازتعریف سطح انتظارات از نقش می‌شوند.
در سازمان‌ها کمتر از 5 درصد افراد در این طبقه‌بندی قرار می‌گیرند!

کاملا فراتر از حد انتظار

حدود 10 درصد از کارمندان با سابقه درخشان این رتبه را دریافت می‌کنند.

 فراتر از حد انتظار

اینها کارکنانی هستند که در گروه 35 درصدی برتر قرار می‌گیرند.

برآورده کننده انتظارات

شامل کارکنانی است که در طبقه‌ی 35 تا 40 درصد برتر قرار می‌گیرند.

بیشتر انتظارات را برآورده می‌کند

این سطح، رتبه‌بندی پایینی محسوب می‌شود و آینده فرد را در فیس‌بوک با مخاطره مواجه می‌نماید. برآورده کردن قالب انتظارات، اما نه همه آنها، نشان از این است که کارکنان باید عملکرد خود را در ماه‌های آتی بازنگری و حتما بررسی نموده و بهبود بخشند.

برخی از انتظارات را برآورده می‌کنند

اگرچه این نمرات کمیاب هستند اما آنها نشانه‌ای قوی از کارکنانی هستند که در آستانه اخراج به سر می‌برند.

هیچکدام از انتظارات را برآورده نکرده‌اند

این سطح پایین‌ترین سطح و نادر و کمیاب است! زیرا کارکنان قبل از رسیدن به این نقطه حتما اخراج شده‌اند یا از آنها خواسته شده تا پیشرفت زیادی داشته باشند.
این سیستم رتبه‌بندی به طور موثر یک فرهنگ عملکردگرای بالا ایجاد می‌کند، به‌نحوی که همه کارکنان مایلند بخشی از 5 درصد برتر و بالایی باشند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل ارزیابی عملکرد کارکنان+ دانلود فرم ارزیابی

💸 گام سوم جبران خدمات

ارزیابی عملکرد و رتبه‌بندی‌های ناشی از آن در مراحل فوق مستقیماً بر روی میزان پرداخت پایه، پاداش‌ها و ارتقاهای کارکنان تأثیر می‌گذارد. پاداش کارکنان با استفاده از یک فرمول از پیش تعیین شده با رتبه آنها مطابقت داده می‌شود.

مدیران هیچ اختیاری در تصمیم‌گیری‌های جبران خدمات ندارند و البته این منصفانه است: اگر شما عضوی از برترها باشید، ضریب پاداش شما بر اساس یک معادله از پیش تعیین شده افزایش می‌یابد، نه بر اساس سلیقه شخصی مدیران و این امر مدیران را بر انجام دقیق ارزیابی‌هایی که تاثیرگذار بر محاسبات قید شده است متمرکز می‌کند و به شرکت اجازه می‌دهد تا با استفاده از تکنیک جبران خدمات، مبالغ و میزان پرداخت را مدیریت کند.”

“فرایند محاسبات ارزیابی عملکرد، منجر به صرفه‌جویی زیادی در زمان سازمان می‌گردد، درصورتیکه سایر شرکت‌هایی که این اقدام را حذف می‌نمایند همچنان ساعات زیادی را درباره‌ی تصمیم‌گیری‌های موضوع جبران خدمات کارکنان صرف و هزینه می‌کنند.
لذا برای مایی که این فرایند را اجرایی می‌کنیم زمانیکه در ارزیابی عملکرد صرف می‌نماییم، در حکم زمانیست که برای محاسبات جبران خدمات کارکنان سرمایه‌گذاری گردیده است.
لوری گولر، رئیس تجربه کارکنان در فیس بوک

سپس مدیران ارزیابی‌‎های انجام داده را در جلسات یک به یک (1:1 ) با کارمندان به اشتراک می‌گذارند و در نهایت، کارکنان یک کارنامه‌ی جبران خدمات با تمام جزئیات، از جمله حقوق و پاداش اصلاح یا تغییر یافته دریافت می‌کنند.

این روش ساختار یافته و کالبیبره شده برای انجام بازبینی‌ها و ارائه رتبه‌بندی دقیق، واضح و شفاف منجر به حصول اطمینان می‌گردد. به این ترتیب پاداش‌ها ناشی از بررسی دقیق اعطا می‌شود و بنابراین هیچ نکته‌ی مبهمی که اصطلاحا «منطقه خاکستری» نامیده می‌شود، وجود ندارد.
فرایند ارزیابی عملکرد حدود 6 هفته به طول می‌انجامد، شاهکاری ستودنی برای بیش از 50000 نفر از پرسنل و کارکنان سازمان در اقصا نقاط مختلف جغرافیایی.

🕝 گام چهارم: تکرار بررسی عملکرد

فیس‌بوک بررسی عملکرد را هر سال دو بار انجام می‌دهد: یکی در ابتدای سال و دیگری در اواسط
درماه‌های ژانویه و جولای سال میلادی این پروسه اتفاق می‌افتد.
فیس‌بوک چرخه دومرحله‌ای سالانه ارزیابی عملکرد خود را حفظ کرده است تا اطمینان حاصل کند که کارمندان به‌روزرسانی‌های دائمی مناسبی درباره مشارکت‌هایشان دریافت نموده و شفافیت لازم برای تمامی آنها بدرستی پیاده‌سازی و اعمال می‌گردد.

«ما این کار را دو بار در سال انجام می‌دهیم زیرا دامنه و چرخه‌ی کسب و کار و بیزنس بسیار سریع پیش می‌رود و محصول ما نیز بسیار سریع رشد و حرکت می‌کند و اگر یک سال کامل را صبر کنید، خیلی چیزها تغییر کرده است.»
لوری گولر، رئیس تجربه کارکنان در فیس بوک

 4 اصل زیربنای سیستم ارزیابی عملکرد فیس‌بوک

در حالی که سیستم ارزیابی عملکرد فیس‌بوک ساختاریافته و مبتنی بر داده‌ها است، اما همچنان ریشه در اصول محکمی دارد که ستون فقرات فرهنگ آن شرکت را تشکیل می‌دهند. چهار اصل و شاکله‌ی سیستم ارزیابی عملکرد فیس‌بوک عبارتند از:
1. شفافیت
2. سرمایه‌گذاری روی کارمندان
3. قدردانی از کارکنان
4. گوش دادن به کارمندان

1. شفافیت

شفافیت منجر به ساخت یک محیط سالم در شرکت می‌گردد و به کارکنان کمک می‌کند به یکدیگر اعتماد کنند. شما سیاست و سمیت را ریشه کن می‌کنید و فرهنگی را که انتقاد سازنده را اجر می‌نهد تشویق نموده و بنا می‌کنید. سیستم بررسی عملکرد 360 درجه به شما این امکان را می‌دهد که از بلوغ مناسب در درک همتایان از یکدیگر برخوردار باشید.

2. سرمایه‌گذاری روی کارمندان

کارمندان ستون فقرات شرکت را تشکیل می‌دهند پس ضروری است که کارکنان خود را راضی و با انگیزه نگه دارید. شما با جبران خدمات مناسب برای کارمندان خود و مشارکت دادن آنها در اهداف بلندمدت شرکت، در واقع در حال سرمایه‌گذاری بر روی کارمندان خود هستید.

3. قدردانی از کارکنان

شرکت‌ها باید از کارمندان به خاطر مشارکتشان قدردانی کنند. قدردانی از بلند پروازی‌ها، یک اثر موجی و یک فرهنگ با عملکرد بالا و ایده آل در شرکت ایجاد می‌کند. رفتار و مهارت‌های درست باید مورد تقدیر و پاداش قرار گیرند، و یک فرآیند بررسی عملکرد ساختاریافته این کار را به طور موثر انجام می‌دهد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: 7 روش قدردانی از کارکنان در سازمان

4. گوش دادن به کارمندان

فیس‌بوک فوکس گروپ‌ها و نظرسنجی‌های زیادی را بین کارمندان انجام می‌دهد، مشابه با DNA خود که بر اساس یک شبکه اجتماعی استوار است. اطلاع از بینش کارکنان به مدیریت کمک می‌کند تا نبض نیازها و احساسات ایشان را بررسی کند، به ویژه در زمینه تحولات دوران گذار. آنها با نیروی کار خود مشورت می‌کنند تا باور ایشان را نسبت به روند رتبه‌بندی درک کنند. به علاوه اینکه ، اخیراً، آنها بررسی دومرتبه‌ای در سال را در نتیجه بازخوردهای دریافت کرده از کارمندان کاهش دادند.

سخن پایانی

سبک ارزیابی عملکرد در فیس بوک در طول سالیان دراز تغییر و با چالش‌های اجتماعی-اقتصادی جهان  بصورت تدریجی متحول و سازگار شده است. علیرغم توقف استفاده سایر بیزنس‌ها در جهان از روش‌های مذکور، آنها همچنان از بازخورد 360 درجه بهره‌مند هستند که مراحل انجام آن در این مقاله با شما به اشتراک گذاشته شد.

شما به عنوان یک متولی مدیریت منابع انسانی چقدر این سیستم ارزیابی عملکرد را مفید می‌دانید؟ نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید.

اگر در حال حاضر در حوزه مدیریت عملکرد مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی مدیریت عملکرد کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص مدیریت عملکرد را می‌دهد.

منبع:

https://www.zavvy.io/hr-examples/employee-performance-reviews-at-zappos

(با خلاصه و ساده‌سازی)

ترجمه: علیرضا خردمندان

مصاحبه‌هایی که به منظور تصمیم‌گیری برای ارتقای کارکنان داخلی شرکت برای احراز پست‌های مدیریتی انجام می‌شود، با مصاحبه‌هایی که برای جذب و استخدام افرادی از خارج از شرکت اجرا می‌شوند، تفاوت دارند. اگر چه در هر دو نوع مصاحبه از مهارت‌ها و تجربیات متقاضیان سوال می‌شود، اما لازم است مدیران منابع انسانی در مصاحبه با کارمندان فعلی از رویکرد متفاوت‌تری استفاده کنند.

در سوالات مصاحبه ارتقا شغلی، تمرکز از ارزیابی صلاحیت‌های پایه‌ای و تطابق فرهنگی به ارزیابی عملکرد متقاضی در سازمان و پتانسیل رشد او منتقل می‌شود.

در این مقاله تعدادی سوال خوب برای مصاحبه‌های ارتقا شغلی پیشنهاد داده‌ام که می‌توانید از آنها برای درک اینکه آیا کارمند فعلی شما مناسب ارتقا به مشاغل مدیریتی است یا خیر، استفاده کنید.

بخش اول: سوالاتی برای ارزیابی دستاوردهای متقاضی

سوالات مربوط به دستاوردها، درک متقاضی از اهداف شرکت و توانایی هماهنگ‌سازی عملکرد وی با استراتژی کلان سازمان را ارزیابی می‌کند. همچنین این سوالات نشان‌دهنده اراده فرد برای موفقیت شرکت است.