تجربه جامعه‌پذیری کارکنان در شرکت Spotify

جامعه‌پذیری(Onboarding) فرایندی است که به وسیله آن فرد تازه وارد با سازمان آشنا شده و دانش، مهارت لازم را کسب می‌کند و به عضوی موفق و موثر برای سازمان تبدیل می‌شود. در این مقاله تجربه جامعه‌پذیری کارکنان در شرکت Spotify با شما به اشتراک گذاشته شده است. Spotify یک پلتفرم پخش موسیقی، پادکست و ویدئو است که توسط شرکت سوئدی با همین نام توسعه یافته و مرکز مدیریت آن در شهر استکهلم واقع است.

چگونه Spotify برنامه Onboarding خود را اجرا می‌کند؟

جامعه‌پذیری(Onboarding) کارمندان در Spotify یک فرایند دقیق از بسیاری از اقدامات کوچک است که یک تجربه مفید را در اسپاتیفای گردهم می‌آورد.

هفت بخش اصلی فرآیند ورود و آنبردینگ کارکنان عبارتست از :

1- استفاده از بادی (buddy) در فرایند ورود کارکنان  

شخص منتخبی که جدید وارد سازمان می‌شود، به تنهایی رها نشده و برای کشف مسیر اولیه تنها نمی‌مانند. درعوض، مدیر قبل از پیوستن وی به شرکت و قبل از ورود به شرکت، یک دوست و همراه که اصطلاحا بادی نامیده می‌شود را برای توجیه و روشن شدن مسیر به وی اختصاص می‌دهد. بادی مانند اولین دوست یا مربی برای استخدام‌شدگان جدید است که به آنها کمک می‌کند تا در نقش جدید خود جا بیفتند.

مواردی‌که از حضور بادی در سازمان استفاده می‌شود:

• توضیح انتظارات از نقش و شغل مورد نظر
• همراهی با فرد جدیدالاستخدام و کمک به آنها برای همگون شدن در فرهنگ شرکت.
• برقراری ارتباط و پیوندهای اجتماعی فرد جدید با بقیه اعضای تیم.
• پاسخگویی و پرداختن به سوالات فرد جدید و مواردی از این قبیل

2- معرفی در تیم

برای فردی‌ که بعنوان همکار جدید شروع به کار می‌نماید، زمانی اختصاصی برای معرفی در تیم‌ها و بین تیم‌ها وجود دارد. این معرفی‌ها در جلساتی گاها کند و یا یک جلسه سریع روی می‌دهد، جلساتی که در آن هر یک از اعضای تیم کمی درباره خود می‌گویند. بهره‌مندی از این نوع جلسات باعث سازگاری و همگونی سریعتر با اتمسفر سازمانی می‌شود.

“من از همان ابتدا و روز اول به کمک آنچه برای معرفی و آشنایی من با همراهی بادی طراحی شده بود احساس برخورداری کامل از حمایت و فرصت آشنایی با تیم را داشتم.”

Nicole A. Michaelis، نویسنده ارشد UX در Spotify.

3- جلسات شروع به کار حضوری

Spotify باید اطمینان حاصل کند که فرد جدید الاستخدام، فرهنگ شرکت را بدرستی درک می‌کند و برای شروع به کار از کلیه جزئیات مورد نیاز برخوردار است.  بنابراین، در کنار آموزش‌های مرتبط با نقش و شغل تخصصی، جلساتی در مورد سیاست‌های شرکت، فرهنگ، منافع و مزایای سازمانی نیز برای فرد جدید برگزار می‌شود.

4- خانه سبز (Greenhouse): پلتفرم یادگیری Spotify

یادگیری صرفا به جلسات حضوری محدود نمی‌شود. یک پورتال یادگیری داخلی توسط تیم L&D شرکت با عنوان خانه سبز توسعه داده شده است که در آن افراد جدید می‌توانند:

• دوره‌های آموزشی را کاوش، جستجو و مشاهده کنند.
• منتورها و مربیان مورد نیاز در سازمان را بیابند.
• خود نیز بتدریج در یادگیری همتایان شرکت کنند.

“یکی از اصول بنیادین و ارزش‌های Spotify رشد است، و این انتظار وجود دارد که تک تک ما در قبال توسعه مستمر فردی خود متعهد و پاسخگو باشیم. تعداد قابل توجهی از فرصت‌ها در پلتفرمی با عنوان خانه سبز به این منظور در دسترس قرار می‌گیرند .”

 الیزابت نیتو، رئیس سهام و تاثیرات آن در Spotify 

5- جلسات یک به یک

مدیران به طور مرتب با افراد جدید به منظور پاسخگویی به سؤالات ایشان در ارتباط هستند تا نگرانی‌ها را برطرف کنند و روندها را بهبود بخشند. (در واقع، آنها این کار را با همه اعضای تیم انجام می‌دهند.) علاوه بر ارتباط با مدیر، افراد جدید الاستخدام همچنین می‌توانند با سایر اعضای تیم ارتباط برقرار کنند و جلسات فردی را تشکیل دهند.

6- جلسات بازخورد 360

در Spotify، کارمندان قادر خواهند بود تا هر چند وقت یک بار درخواست بازخورد کنند و بیشتر کارکنان اعلام می‌کنند که حدودا هر سه ماه یک بار یا هر هفته دریافت کننده‌ی بازخورد هستند. استخدام‌شدگان جدید از یک ابزار داخلی برای دعوت از تمامی کسانی که در فرایند کاری با ایشان در ارتباط هستند بهره‌برداری می‌نمایند.(اعم از مدیران، همتایان یا افرادیکه به ایشان گزارش‌های مستقیم ارائه می‌کنند.)

7- روزهای معرفی آغازین 

این یکی از بخش‌های برجسته فرایند onboarding در اسپاتیفای است. یک رویداد شبکه‌ای سه روزه برای استخدام‌‌شدگان جدید که در آن  بیانیه‌های مأموریت، ارزش‌ها و فرهنگ شرکت را فراگرفته و همکاران خود را نیز ملاقات می‌کنند. این یک انتخاب و روش فوق‌العاده برای ایجاد حس تعلق اجتماعی است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل حفظ کارکنان در سازمان

5 دلیل موفقیت فرایند آنبردینگ و شروع به کار در  Spotify 

طبق مطالعه و گزارش گالوپ، فرایند جامعه‌پذیری و شروع به کار کارکنان جدید یک گام مهم برای بهبود تجربه کارمندان و حفظ و نگهداشت آنها است. اما آنبردینگ در Spotify فقط یک آنبردینگ ساده و قابل مقایسه با سایرین نیست.

پس بنگریم که این استراتژی سنجیده و بدرستی معماری شده‌ی جامعه‌پذیری چه مزایای ویژه‌ای را به همراه دارد.

1- بهره‌مندی از بادی در آنبردینگ منجر به شروع صحیح کار می‌شود.

برخورداری از یک دوست و همراه  بصورت فوری برای استخدام شدگان جدید کمک شایانی را فراهم می‌کند، بادی به تسهیل دوره گذار و هموار شدن آن کمک می‌کند. وی دانش لازم را به اشتراک می‌گذارد و به افراد جدید در استقرار بهینه در سازمان و واحد کاری خود کمک می‌کند.

مهمتر از همه، اینکه بادی بعنوان اولین دوست برای تازه کارها محسوب می‌شود.

Job Sage اخیراً تأثیر برخورداری از دوست در محل کار را بررسی نموده است که طی این بررسی 92٪ از پاسخ دهندگان گزارش نموده‌اند که داشتن دوستان مناسب در محیط جدید بر تمایل آنها برای ادامه کار در شرکت تأثیر به سزایی می‌گذارد.

2- شبکه‌سازی مناسب منجر به افزایش نرخ نگهداشت کارکنان می‌شود.

یک مطالعه نشان می‌دهد که شبکه‌های داخلی (در یک شرکت) احتمال نرخ خروج داوطلبانه کارکنان را کاهش می‌دهد. کارمندانی که بیشتر با هم رده‌های خود مشارکت می‌کنند و فعالیت دارند، به احتمال زیاد سریعتر در سازمان و واحد کاری خود استقرار می‌یابند و می‌مانند.  Spotify اولویت شبکه‌سازی و جذب افراد جدید را با حضور مکرر در روزهای معارفه و برنامه‌ریزی‌شده سرلوحه‌ی برنامه‌های خود قرار می‌دهد.

3- بهره‌مندی از آنبردینگ بر مبنای فرهنگ، منجر به یک شروع خوب می‌شود.

از اکتبر 2023 و بر اساس رتبه‌بندی صورت گرفته،  Spotify دارای رتبه فرهنگ و ارزشی 4.2 در Glassdoor با برخورداری از نظرات مثبت متعدد در مورد فرهنگ طبقه‌بندی شده است. Spotify اطمینان حاصل می‌کند که استخدام‌‌شدگان جدید بدرستی با فرهنگ سازگار می‌شوند و ارزیابی‌های لازم را در بررسی‌های دوره‌ای مربوط به ایشان انجام می‌دهد.

4- شفافیت باعث افزایش رضایت می‌شود.

بر اساس یافته های Future Forum Pulse، تنها 58 درصد از کارمندان موافق هستند که رهبری شرکت آنها از شفافیت کافی برخوردار است و از سوی دیگر شفافیت به طور مستقیم بر رضایت کارکنان تأثیر می‌گذارد. بر این اساس افرادی که معتقد بودند رهبرانشان شفاف هستند، از رضایت شش برابری در محیط کار خود برخوردار بودند.

5- فرصت یادگیری‌های متنوع، افق‌های جدیدی را می‌گشاید.

طبق گزارش LinkedIn Workplace Learning در سال 2022، «امکان بهره مندی از فرصت‌های یادگیری و رشد» یکی از عوامل ممتاز و عمده‌ی فرهنگ کاری عالی بوده است.

بهره‌برداری از پلت‌فرم خانه سبز در اسپاتیفیای فرصت مناسبی را برای استخدام‌شدگان جدید در جهت یادگیری و کشف فرصت‌ها فراهم می‌کند. این نوع پورتال داخلی فرهنگ یادگیری را تقویت و عملکرد کارکنان را بهبود می‌بخشد. همچنین، نمایانگر اینست که شرکت آماده سرمایه‌گذاری روی کارمندان خود و مسیر پیشرفت شغلی آنها است.

درس‌هایی از این تجربه

1- Spotify با بهره‌برداری از جلسات حضوری یک به یک، بازخوردهای 360 درجه، معرفی‌های تیمی، جلسات و دوره‌های آموزشی، تلاش می‌کند تا از زمان شروع به کار همکاران جدید هماهنگی بین کارمندان را ایجاد کند و به این ترتیب سطح استقلال و ابتکار عمل را بالا نگه دارد و در عین حال مدیریت‌های جزئی نگرانه را کاهش دهد.

2- Spotify، فرایند آنبوردینگ خود را بر مبنای شفافیت بنا می‌نهد و به این منظور از طریق جلسات مختلف، در همان مراحل ابتدایی، افراد جدید را با مفهوم و ماهیت استراتژی کلان و تصویر بزرگ کمپانی آشنا و آگاه می‌‌سازند.

3- Spotify بر پیوند تیمی و سهولت همکاری تمرکز دارد. همچنین بر جلسات یک به یک فردی و تیمی تأکید دارد. در عین حال فضایی با محوریت بازی و سرگرم کننده در پروسه آنبردینگ خود ایجاد کرده و روزهایی را بعنوان روزهای معارفه اطلاع‌رسانی می‌نماید. به این ترتیب اسپاتیفایی‌ها نه تنها در اقدام برای انجام پروژه‌ها با هم متحد می‌شوند، بلکه حتی در فضایی مشترک در عین پخش موزیک و بداهه‌نوازی کنار یکدیگر قرار می‌گیرند.

تجربه جامعه‌پذیری کارکنان در شرکت اسپاتیفای چطور بود؟

شما هم می‌توانید با الگوگیری از این تجربه فرایند جامعه‌پذیری سازمان خود را اثربخش‌تر طراحی کنید.

اگر به کسب دانش عمیق‌تر و عملیاتی درباره جامعه‌پذیری کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی جامعه‌پذیری کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

برگرفته از مطلب

https://www.zavvy.io/hr-examples/employee-onboarding-at-spotify

تهیه و ترجمه: علیرضا خردمندان