تحلیل SWOT  یکی از قدیمی‌ترین ابزاراهای استراتژیک برای شناسایی نقاط قوت و ضعف درونی و فرصت‌ها و تهدیدهای بیرونی سازمان است. در مدیریت منابع انسانی تحلیل جامع SWOT شما را برای ایجاد استراتژی‌های مؤثر منابع انسانی آماده می‌کند.

در این مقاله نحوه به کارگیری این ابزار در مدیریت منابع انسانی تشریح شده است.

تحلیل SWOT چیست؟

تحلیل SWOT منابع انسانی ابزاری استراتژیک در مدیریت منابع انسانی است که برای تدوین نقشه‌ راه و تحقق چشم‌انداز کنونی و آینده‌ سازمان به کار می‌رود. تحلیل SWOT مخفف نقاط قوت (Strengths)، نقاط ضعف (Weaknesses)، فرصت‌ها (Opportunities)، و تهدیدها (Threats) است. نقاط قوت و ضعف همواره مربوط به محیط‌های داخلی یک سازمان هستند، در حالی که فرصت‌ها و تهدیدها عوامل خارجی به شمار می‌آیند.

نقاط قوت (Strengths)

نقاط قوت به ویژه آن چیزی هستند که شما در آن بهترین هستید و دیگران نمی‌توانند مانند شما عمل کنند. مثلاً اگر سازمان دارای تیم با استعداد و کارآمد یا برنامه‌های آموزشی مؤثری باشد، این موارد به‌عنوان نقاط قوت شناخته می‌شوند که می‌توانند در جذب و نگهداشت کارکنان تأثیرگذار باشند.

نقاط ضعف‌ (Weaknesses)

نقاط ضعف حوزه‌ای هستند که نیاز به بهبود دارد مشروط به اینکه به درستی شناخته شوند. تحلیل SWOT کمک می‌کند تا مشکلات و نقاط ضعف بخش منابع انسانی، مانند نبود سیستم‌های ارزیابی عملکرد یا کمبود فرصت‌های آموزشی، شناسایی شوند. با شناخت این ضعف‌ها، سازمان‌ها می‌توانند برنامه‌های بهبود را طراحی کنند.

فرصت‌ها (Opportunities)

فرصت‌ها به محیط‌ خارجی سازمان مربوط می‌شوند. مثل تغییرات بازار کار، فناوری‌های جدید، یا قوانین حمایتی ممکن است فرصت‌های خوبی برای سازمان فراهم کنند تا از این فرصت‌ها برای تقویت منابع انسانی بهره‌برداری کند.

تهدیدها (Threats)

تهدیدها هم عوامل بیرونی هستند که ممکن است بر سازمان شما تاثیر بگذارند. مانند رقابت بالا در جذب استعدادها، تغییرات قوانین کار یا مشکلات اقتصادی که می‌توانند تأثیر منفی بر منابع انسانی داشته باشند. تحلیل SWOT به سازمان کمک می‌کند تا این تهدیدها را پیش‌بینی و مدیریت کند.

نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی درون سازمان هستند که می‌توان آن‌ها را کنترل کرد. فرصت‌ها و تهدیدها عوامل خارجی هستند که خارج از کنترل منابع انسانی قرار دارند.

چرا منابع انسانی باید تحلیل SWOT انجام دهد؟

تحلیل SWOT برای بخش منابع انسانی این امکان را فراهم می‌کند که عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر منابع انسانی سازمان خود را شناسایی کرده و تیم را برای ایجاد استراتژی‌های بلندمدت آماده کند.

آگاهی از نقاط قوت به شما کمک می‌کند تا اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را تدوین کنید. شناسایی ضعف‌ها به شما اجازه می‌دهد کمبودها را برطرف کرده یا در برخی زمینه‌ها بهبود ایجاد کنید. فرصت‌ها، چشم‌اندازی از مسیر آینده دپارتمان شما ارائه می‌دهند. تهدیدها می‌توانند شما را از مشکلات و ریسک‌های احتمالی در آینده آگاه کنند.

تحلیل SWOT می‌تواند به دپارتمان منابع انسانی کمک کند تا تصمیم بگیرد چه بخش‌هایی قوی و در کدام‌ها ضعیف هستند، تا منابع به‌درستی تخصیص داده شوند.

توصیه می‌شود رهبران منابع انسانی هر شش ماه یک‌بار تحلیل SWOT را انجام دهند تا بررسی کنند که چگونه نیازهای نیروی کار در طول دوره تغییر کرده‌اند و چگونه به این تغییرات پاسخ دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

چگونه منابع انسانی می‌تواند تحلیل SWOT انجام دهد

1. نقاط قوت خود را شناسایی کنید

نقاط قوت به دارایی‌هایی اشاره دارد که می‌توانند سازمان را به سمت اهدافش هدایت کنند. مثلا داشتن یک برند کارفرمای شناخته‌شده نه‌تنها برای شهرت شما خوب است، بلکه به کاهش هزینه‌های استخدام نیز کمک می‌کند. یا یک بسته جبران خدمات رقابتی تأثیر قابل‌توجهی بر رضایت کارکنان دارد.

برخی از پرسش‌هایی که می‌توانید برای شناسایی نقاط قوت خود در نظر بگیرید:

• چه دستاوردهایی در بخش منابع انسانی حاصل شده است؟
•  چه چیزی منابع انسانی شما را از دپارتمان‌های منابع انسانی سایر سازمان‌ها متمایز می‌کند؟
•  چه عواملی باعث برجستگی دپارتمان منابع انسانی شما می‌شود؟ به عنوان مثال، دسترسی به ابزارهای منابع انسانی یا داشتن مهارت‌های تخصصی و منحصر به فرد.

2. ضعف‌های خود را بشناسید

ضعف‌ها عواملی داخلی هستند که به‌عنوان یک «نقص» عمل می‌کنند و می‌توانند بر سازمان تأثیر منفی بگذارند. مثلا نرخ بالای خروج کارکنان به این معنی است که شرکت در حفظ کارکنان خود برای مدت طولانی ناموفق است. یا به طور مثال بودجه محدود استخدام می‌تواند روند استخدام را طولانی کند.

برخی از پرسش‌هایی که می‌توانید برای شناسایی ضعف‌های خود در نظر بگیرید:

• در کدام بخش‌های منابع انسانی در حال حاضر عملکرد ضعیفی دارید؟
• چه عواملی داخلی، دستیابی به اهداف منابع انسانی را دشوار می‌کنند؟
• چه منابعی در دپارتمان منابع انسانی شما کمبود دارند (نیروهای انسانی، فناوری، منابع)؟

3. فرصت‌های خود را کشف کنید

فرصت‌ها عوامل خارجی هستند که می‌توانند منجر به رشد دپارتمان منابع انسانی شوند. به طور مثال سرمایه‌گذاری در فناوری منابع انسانی می‌تواند عملیات منابع انسانی را با خودکارسازی و ساده‌سازی وظایف تکراری مانند غربالگری رزومه‌ها، حقوق و دستمزد، ثبت زمان و ایجاد و نگهداری سوابق کارکنان تسریع کند.

برخی از پرسش‌هایی که باید هنگام کشف فرصت‌ها به آن‌ها توجه کنید:

•  چه منابع خارجی می‌توانید برای دستیابی به اهداف منابع انسانی خود به‌کار گیرید؟
•  کدام فناوری‌های منابع انسانی در آینده مورد تقاضا خواهند بود؟
•  چه ابزارها یا فناوری‌های منابع انسانی را می‌توان تهیه یا استفاده کرد تا منابع انسانی وظایف خود را کارآمدتر انجام دهد؟
•  سهامداران چه دیدگاهی نسبت به دپارتمان منابع انسانی دارند؟

4. تهدیدهای خود را شناسایی کنید

تهدیدهای دپارتمان منابع انسانی عوامل خارجی هستند که به‌طور منفی بر سازمان تأثیر می‌گذارند. به طور مثال اگر رقبای شما کارکنان را برای نقش‌های خاص استخدام کنند، جنگی برای جذب استعدادها در می‌گیرد. به‌ویژه در بازاری که کمبود استعدادها وجود دارد. یک گزارش از کورن‌فری نشان می‌دهد که تا سال ۲۰۳۰، بیش از ۸۵ میلیون شغل ممکن است بدون پر شدن باقی بمانند زیرا ممکن است افراد ماهر کافی برای پر کردن آن‌ها وجود نداشته باشد. اگر این مشکل حل نشود، کمبود استعداد می‌تواند منجر به حدود ۸.۵ تریلیون دلار درآمد سالانه تحقق‌نیافته تا سال ۲۰۳۰ شود.

برخی از پرسش‌هایی که باید هنگام شناسایی تهدیدها به آن‌ها فکر کنید:

•  آیا اتوماسیون وظایفی را که تیم منابع انسانی قبلاً انجام می‌داد، جایگزین می‌کند؟
•  کاندیداها هدف یا صنعت منابع انسانی چه دیدگاهی نسبت به سازمان شما دارند؟
•  آیا تیم‌های منابع انسانی سایر شرکت‌ها در مقایسه با شما برتری خاصی دارند؟

یک نمونه تحلیل SWOT

در ادامه یک نمونه جدول تحلیل SWOT برای منابع انسانی ارائه شده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

نکاتی برای انجام تحلیل SWOT

یک تحلیل SWOT مؤثر نیاز به جمع‌آوری داده‌های مناسب و استفاده از آن‌ها برای اتخاذ تصمیمات صحیح منابع انسانی دارد. در اینجا نکاتی برای انجام تحلیل SWOT در منابع انسانی آورده شده است:

1. شناسایی ذینفعان کلیدی: کارکنان، مدیریت، صنعت و جامعه همه در شناسایی و تحلیل عوامل در هر دسته (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) مشارکت دارند، بنابراین مهم است که نظرات هر بخش را دریافت کنید.
2. برگزاری یک جلسه طوفان فکری با هر ذینفع: این جلسه برای کشف نقاط قوت و ضعف که بر یکدیگر و سازمان به‌طور کلی تأثیر می‌گذارند، برگزار می‌شود. طوفان فکری دیدگاه‌ها و بینش‌های جدیدی را به ارمغان می‌آورد که احتمالاً در صورت برگزاری جلسه تنها با تیم منابع انسانی به وجود نمی‌آید. برای جمع‌آوری داده‌ها در مورد فرصت‌ها و تهدیدها تحقیق کنید. از حدس و گمان خودداری کنید و در صورت امکان، تحقیقات خود را با ارقام، نمودارها یا تصاویر پشتیبانی کنید.
3. از آنجا که تحلیل SWOT به‌عنوان مبنایی برای استراتژی‌های منابع انسانی شما تبدیل خواهد شد، تعیین و اندازه‌گیری KPIهای مهم برای پشتیبانی از یافته‌های شما ضروری است. نمونه‌هایی از KPIها شامل نرخ خروج کارکنان، زمان استخدام و غیره است.
4. تحلیل SWOT خود را ایجاد کنید. تمام عواملی را که از ذینفعان جمع‌آوری کرده‌اید، فهرست کنید و آن‌ها را به ترتیب اهمیت مرتب کنید: از مهم‌ترین تا کم‌اهمیت‌ترین. عوامل اولویت‌دار که بیشترین سود را برای کسب‌وکار شما به ارمغان می‌آورند.
5. برنامه‌های عملیاتی ایجاد کنید تا مشخص کنید که آیا:

•  می‌توانید از نقاط قوت خود برای ایجاد فرصت‌ها در بازار استفاده کنید
•  می‌توانید از نقاط قوت و فرصت‌های خود برای از بین بردن نقاط ضعف و تهدیدها استفاده کنید
• می‌توانید تهدیدها را در رابطه با نقاط ضعف کاهش دهید

6. تحلیل انجام شده را در مکانی نگهداری کنید که همه ذینفعان به آن دسترسی داشته باشند. هر از چند گاهی آن را مرور کنید تا به اولویت‌ها توجه و برنامه‌های تعریف شده عملیاتی شوند.

جمع‌بندی

تحلیل SWOT منابع انسانی به تیم منابع انسانی این امکان را می‌دهد تا دید واضحی از عوامل داخلی و خارجی داشته باشد. نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی درون سازمان هستند که می‌توان آن‌ها را کنترل کرد. فرصت‌ها و تهدیدها عوامل خارجی خارج از سازمان هستند که فراتر از کنترل منابع انسانی هستند. تحلیل دقیق نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها تیم منابع انسانی را برای ایجاد استراتژی‌های مؤثر آماده می‌کند.

منابع

https://www.aihr.com/blog/hr-swot-analysis/

https://web.hr/contents/hr-swot-analysis-eguide

تهیه کننده: مسعود شکری

ارتقای کارکنان به معنای انتقال یک فرد به سطح بالاتری در سازمان است که معمولا با افزایش حقوق، تغییر موقعیت شغلی، مسئولیت‌، جایگاه و یا مزایای بیشتر همراه است. ارتقا برای کارکنان اهمیت زیادی دارد به گونه‌ای که 33 درصد از کارمندان به دلیل نبود فرصت‌های رشد و ارتقا در شغل فعلی خود به دنبال موقعیت جدیدی هستند. همچنین ارتقای کارکنان یک راهکار مؤثر برای حفظ کارکنان و تسریع رشد کسب‌وکار است.

این مقاله یک راهنمای کامل در خصوص ارتقای کارکنان را به همراه چک لیست ارتقا در اختیار شما قرار می‌دهد.

ارتقای کارکنان چیست؟

ارتقای کارکنان (Employee Promotion) به زمانی گفته می‌شود که یک کارفرما تصمیم می‌گیرد کارمندی برجسته را به موقعیت شغلی متفاوت و اغلب بالاتر در شرکت منتقل کند.

این نوع ارتقا معمولاً با افزایش مسئولیت همراه است، به طور مثال در مورد نقش مدیر ارشد، فرد ارتقا یافته می‌بایست تیم‌ها را مدیریت کند، تصمیمات مهم بگیرد، پروژه‌های بزرگتری را نظارت کند یا هدایت اقدامات استراتژیک را بر عهده بگیرد.

ارتقا اغلب با افزایش حقوق همراه است که نشان‌دهنده ارزش افزوده‌ای است که کارمند از طریق مسئولیت‌های جدید برای شرکت به ارمغان می‌آورد. این افزایش حقوق می‌تواند با به رسمیت شناختن مهارت‌ها، عملکرد و وفاداری کارمند، انگیزه‌ای برای او باشد.

انواع ارتقا در سازمان

ارتقای عمودی (Vertical)

در ارتقای عمودی، کارمند به موقعیتی بالاتر با مسئولیت‌ها، حقوق و اختیارات بیشتر منتقل می‌شود.
به طور مثال کارفرما یک کارشناس حقوق و دستمزد را به مدیر حقوق و دستمزد ارتقا می‌دهد. وی اکنون مسئولیت‌های زیر را بر عهده دارد:

• • نظارت بر تیم حقوق و دستمزد
  • تحلیل و حسابرسی حقوق و دستمزد
  • استخدام و آموزش اعضای جدید تیم حقوق و دستمزد

ارتقای افقی (Horizontal)

در ارتقای افقی کارمند به موقعیت دیگری در همان سطح سازمانی منتقل می‌شود تا وظایف متفاوتی انجام دهد یا مسئولیت‌های گسترده‌تری بپذیرد. این ارتقا ممکن است با افزایش حقوق همراه باشد یا نباشد.

مثلا یک تحلیل‌گر نرم‌افزار نقش مهندس نرم‌افزار را بر عهده می‌گیرد در حالی که هنوز در همان سطح کارشناسی است ولی اکنون وظایف مدیریت پروژه و مسئولیت‌های راهنمایی و مشاوره را نیز بر عهده دارد.

انواع ارتقا را می‌توان از منظر سیاست‌های سازمانی در دو شکل باز و بسته هم دسته‌بندی کرد.

ارتقای باز (Open)

در ارتقای باز، بخش منابع انسانی به‌طور عمومی موقعیت شغلی باز را در سازمان اطلاع رسانی می‌کند و کارمندان واجد شرایط می‌توانند برای آن درخواست دهند. مثلا یک شرکت برای موقعیت مدیر فروش منطقه‌ای آگهی می‌دهد و از تمام کارمندان واجد شرایط و علاقه‌مند دعوت می‌کند که درخواست داده و برای ارتقا رقابت کنند.

ارتقای بسته (Closed)

در ارتقای بسته منابع انسانی و مدیریت بدون اعلام عمومی به سازمان، کارمندان واجد شرایط را برای ارتقا انتخاب می‌کنند.
مثلا تیم اجرایی به‌طور محرمانه یک مدیر مالی را برای نقش مدیر ارشد مالی (CFO) بر اساس عملکرد و پتانسیل او انتخاب می‌کند، بدون اینکه این نقش به دیگران در شرکت اعلام شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

اهمیت ارتقای کارکنان

ارتقای کارمندان نه تنها برای خود آنها، بلکه برای سازمان‌هایشان نیز سودمند است. در اینجا به برخی از مزایای اصلی ارتقا اشاره می‌کنیم:

توسعه حرفه‌ای کارمندان

کارمندانی که ارتقا می‌گیرند معمولاً با چالش‌های جدیدی مواجه می‌شوند و مهارت‌های تازه‌ای را فرا می‌گیرند که به رشد حرفه‌ای آن‌ها کمک می‌کند.

افزایش رضایت شغلی

ارتقا  معمولاً باعث می‌شود کارمندان احساس ارزشمندی کنند. این حس ارزشمندی و دیده شدن، رضایت شغلی آن‌ها را افزایش می‌دهد.

افزایش انگیزه و بهره‌وری کارمندان

مسئولیت‌های بیشتر و حقوق بالاتر که معمولاً با ارتقا همراه است، می‌تواند انگیزه کارمندان را برای عملکرد بهتر و افزایش بهره‌وری فراهم کند.

کاهش منحنی یادگیری

کارمندان ارتقا یافته به دلیل آشنایی با فرهنگ و فرآیندهای شرکت، سریع‌تر از یک کارمند جدید با وظایف جدید سازگار می‌شوند.

رشد بیشتر سازمان

ارتقای داخلی باعث ایجاد یک گروه از کارمندان با تجربه می‌شود که به‌خوبی مأموریت و اهداف سازمان را درک می‌کنند. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و مستقیماً به پیشرفت شرکت کمک کنند.

بهبود نرخ ماندگاری کارمندان

کارمندان در صورتی که فرصت‌های رشد و توسعه حرفه‌ای داشته باشند، احتمال بیشتری دارد که در شرکت بمانند.

کاهش هزینه‌های استخدام

ارتقای داخلی نیاز به برنامه‌های آموزشی گسترده برای آشنایی با شرکت را کاهش می‌دهد و هزینه‌های استخدام نیروی جدید را به حداقل می‌رساند.

مراحل ارتقای کارکنان

یک فرآیند ارتقای ساختاریافته تضمین می‌کند که سازمان شما افراد مناسب را در زمان مناسب ارتقا می‌دهد و این امر به موفقیت سازمان و رضایت کارکنان کمک می‌کند. در زیر هفت مرحله ضروری برای اطمینان از داشتن یک فرآیند مؤثر برای ارتقای کارکنان آورده شده است:

مرحله ۱: تعیین معیارهای ارتقا

اولین قدم این است که معیارهای واضح، مشخص و قابل اندازه‌گیری را برای ارتقا تعریف کنید. این کار تضمین می‌کند که تصمیمات ارتقا بر اساس داده‌های عملکردی عینی گرفته می‌شوند نه بر اساس طرفداری یا تعصب.

مهم است که معیارها را بر اساس نیازهای نقش، ارزش‌های شرکت و نیازهای تجاری تعیین و مستند کنید. این معیارها می‌توانند شامل شاخص‌های عملکرد، مهارت‌های رهبری، هماهنگی با فرهنگ سازمانی و سابقه کار باشند. همچنین باید این معیارها را به‌طور شفاف به مدیران و کارکنان ابلاغ کرده و آن‌ها را در سیاست و دستورالعمل ارتقای کارکنان لحاظ کنید.

مرحله ۲: شناسایی فرصت‌های ارتقا

در گام دوم، فرصت‌های ارتقا را در داخل شرکت شناسایی کنید. این فرصت‌ها می‌توانند شامل رشد شرکت یا تغییرات ساختاری، بازنشستگی کارکنان مسن‌تر یا پروژه‌های جدیدی باشند که نیاز به ارتقا را ایجاد می‌کنند.

با مدیران ارشد همکاری کنید تا نیازهای سازمان را ارزیابی کرده و بر اساس آن یک برنامه ارتقا ایجاد کنید. همچنین مشاغل فعلی را بررسی کنید و فرصت‌های پیشرفت را شناسایی کنید. برنامه جانشین‌پروری را طراحی کنید تا کارکنان با پتانسیل بالا برای نقش‌های رهبری آینده آماده شوند.

مرحله ۳: ارزیابی عملکرد و پتانسیل کارکنان

پس از شناسایی فرصت‌های ارتقا، عملکرد کارکنان را ارزیابی کنید تا افرادی که آماده ارتقا هستند شناسایی شوند. هنگام بررسی عملکرد شغلی، بهره‌وری، کیفیت کار و سطح رضایت مشتریان را در نظر بگیرید. مصاحبه‌های شایستگی‌محور را برای ارزیابی شایستگی رهبری و سایر شایستگی‌های مورد نیاز ارتقا انجام دهید.

همچنین می‌توانید آزمون‌های مهارتی، تست‌های شخصیتی یا شبیه‌سازی‌هایی را برای ارزیابی دانش، مهارت‌های فنی و تناسب آن‌ها با موقعیت جدید اجرا کنید. با مدیران و همکارانشان صحبت کنید تا درک بهتری از مناسب بودن آن‌ها برای ارتقا پیدا کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات پیشنهادی برای مصاحبه ارتقای شغلی

مرحله ۴: همکاری با مدیریت

بر اساس نتایج ارزیابی‌ها و مصاحبه‌ها، می‌توانید با مدیران برای تصمیم‌گیری درباره کارکنان واجد شرایط ارتقا همکاری کنید. سپس منابع انسانی و مدیر باید تأییدیه مدیریت ارشد را برای این تصمیم کسب کنند.

تأییدیه مدیریت ارشد به ویژه برای ارتقا به نقش‌های رهبری حیاتی است، زیرا باید از برنامه‌های رشد بلندمدت شرکت و اهداف آن پشتیبانی کنند. این تأییدیه همچنین باید با ساختار حقوق و دستمزد شرکت همخوانی داشته باشد.

مرحله ۵: ابلاغ تصمیم تأیید شده

پس از تأیید تمام طرف‌های مربوطه، تصمیم ارتقا باید ابتدا به کارمند ارتقا یافته و سپس به سایر کارکنان شرکت اعلام شود.

ابتدا با کارمند به‌طور خصوصی درباره ارتقا و دلایل آن صحبت کنید. به او تبریک بگویید، دستاوردهایش را به رسمیت بشناسید و درباره مسئولیت‌های جدید، اهداف و انتظارات عملکردی صحبت کنید.

سپس تیم را از ارتقای او آگاه کنید و بعد از آن به سایر اعضای سازمان اطلاع دهید. می‌توانید این اطلاع‌رسانی را از طریق ایمیل یا در جلسه عمومی شرکت انجام دهید. در این اطلاعیه باید به دلایل ارتقا، نحوه هماهنگی آن با اهداف شرکت و تأثیر آن بر نقش‌های سایر کارکنان اشاره کنید.

مرحله ۶: تنظیم حقوق و مزایا

در مرحله بعد، با بخش مالی همکاری کنید تا حقوق و مزایای جدید کارمند ارتقا یافته را تنظیم کنید. افزایش حقوق مناسب را بر اساس نرخ‌های بازار و مسئولیت‌های نقش جدید تعیین کنید.

همچنین مهم است که بسته حقوق و مزایای به‌روز شده با تمام قوانین و مقررات مربوطه مطابقت داشته باشد. پس از آن، این تغییرات حقوقی را به کارمند ارتقا یافته اطلاع دهید و از آن‌ها بخواهید که قرارداد جدید خود را مطالعه و امضا کنند.

مرحله ۷: ورود کارمند به نقش جدید

اگرچه کارمند ارتقا یافته با فرهنگ شرکت و فرآیندهای کاری آشناست، اما همچنان نیاز به آنبوردینگ دارد. برای حمایت از این امر، یک برنامه ورود شخصی‌سازی شده متناسب با نیازهای حرفه‌ای او تهیه کنید.

در طول ورود به نقش، درباره اهداف جدید، ابزارها و منابع لازم برای دستیابی به آن‌ها و ساختار تیم صحبت کنید. آموزش‌های لازم را برای آماده‌سازی آن‌ها در موقعیت جدید فراهم کنید. عملکرد آن‌ها را پس از ورود به نقش پیگیری کرده و هرگونه بازخورد و پشتیبانی لازم را به آن‌ها ارائه دهید.

چک لیست ارتقای کارکنان

در این بخش یک چک‌لیست معیارهای ارتقای کارمندان آورده شده است که به شما در ارزیابی روند ارتقای کارکنان و اطمینان از عدالت و شفافیت در طول فرآیند کمک می‌کند:

منابع

https://www.aihr.com/blog/employee-promotion/

https://www.aihr.com/blog/promotion-rate/

نویسنده: سونیا جلالی

در این نوشتار به بررسی تجربه‌هایی که به عنوان یک مشاور مدیریت در راه‌اندازی واحد منابع انسانی در سازمان‌های کوچک کسب کرده‌ام، می‌پردازم. این سازمان‌ها تا پیش از تغییرات مورد نظر، تنها دارای واحد اداری بودند که امور مربوط به قراردادها، حقوق و دستمزد و بیمه و موارد قانونی را مدیریت می‌کرد؛ جذب و استخدام و اخراج یا ارتقا نیز به صورت غیر متمرکز و توسط مدیران انجام می‌شد. یکی از ویژگی‌های مشترک بین آنها نبود بودجه کافی برای استخدام مدیر و کارشناس منابع انسانی حرفه‌ای بود.

در این مقاله، سعی دارم تجربیات و درس‌هایی را که از همکاری در این نوع پروژه‌ها به دست آورده‌ام به اشتراک بگذارم.

هدف اصلی پروژه ایجاد زیرساخت‌های لازم و توسعه واحد منابع انسانی بود، به طوری که بدون اعمال فشار هزینه‌ای زیاد و به تدریج، توانایی داخلی سازمان در مدیریت منابع انسانی تقویت شود. در ادامه توضیح خواهم داد چگونه ما به عنوان مشاور بعد از روبروشدن با این مساله و تحلیل جنبه‌های مختلف موضوع تصمیم گرفتیم در چند فاز و با رویکردهای متفاوتی وارد سازمان شده و مداخلات مورد نظر را تعریف کنیم. افراد مختلفی و با تخصص‌های متفاوت در مسیر این پروژه‌ها مشارکت داشتند که در نهایت منجر به شکل‌گیری و استقرار فرایندها در حوزه مدیریت منابع انسانی گردید. فازهای اصلی این پروژه به صورت کلی شامل این مراحل است که در ادامه با تفصیل بیشتری به آن پرداخته‌ام.

• • معرفی مدیر موقت
  • تشکیل کمیته منابع انسانی
  • استخدام فرد جونیور
  • ادامه همکاری با مشاور منابع انسانی

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

اهمیت منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و بزرگ

منابع انسانی نقشی اساسی در جذب، پرورش و نگهداشت استعدادها در سازمان دارد. در دنیای امروز، داشتن سیستم‌های کارآمد منابع انسانی نه تنها برای مدیریت مسائل اجرایی مانند حقوق و دستمزد، بلکه برای ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت و بهبود تعاملات داخلی بسیار حیاتی است. سازمان‌هایی که به طور سیستماتیک به موضوع منابع انسانی می‌پردازند، نتایجی همچون افزایش بهره‌وری کارکنان، رضایت شغلی بالا، جذب نیروی متخصص و کاهش نرخ ترک خدمت را کسب می‌کنند.

داشتن یک متولی مشخص برای منابع انسانی نیز به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرایندهای تصمیم‌گیری در این زمینه را بهبود بخشند. با وجود یک مدیر یا تیم اختصاصی در منابع انسانی، سازمان می‌تواند سیاست‌ها و ساختارهای متناسبی را پیاده‌سازی کند که به جذب و توسعه افراد کمک کرده و باعث شود که عملکرد سازمان در بازار و برند کارفرمایی بهبود یابد.

به خصوص در سازمان‌های کوچک، توجه به منابع انسانی از همان ابتدای کار می‌تواند تاثیر بزرگی بر روی فرهنگ سازمانی، افزایش تعهد کارکنان و تقویت روحیه تیمی داشته باشد. این توجه، سازمان را قادر می‌سازد که به جای حل مقطعی مسائل، رویکردی استراتژیک و بلندمدت در توسعه نیروی انسانی خود اتخاذ کند، که این امر در نهایت به رشد و پایداری بیشتر منجر می‌شود.

چالش‌های سازمان‌ کوچک، بدون واحد منابع انسانی

در بسیاری از سازمان‌های کوچک تمرکز اولیه بر عملیات و رشد کسب‌وکار است، اما زمانی که سازمان رشد می‌کند و تعداد کارکنان افزایش می‌یابد، مسائل پیچیده‌تری مانند مدیریت عملکرد، رشد و توسعه کارکنان، فرهنگ سازمانی، مدیریت تعارضات، جانشین‌پروری، تیم‌سازی و …  به وجود می‌آیند. عدم توجه حرفه‌ای به این موضوعات اغلب منجر به کاهش بهره‌وری و انگیزه در کارکنان و در نهایت کاهش موفقیت سازمان می‌گردد.

سازمان‌های کوچک معمولاً انگیزه‌ای برای پرداخت هزینه‌های بالای استخدام مدیران باتجربه ستادی (مخصوصا در حوزه منابع انسانی) را ندارند و این موضوع از نظر آنها لاکچری محسوب می‌شود، استخدام یک فرد جونیور هم ریسک‌های زیادی دارد، زیرا ممکن است به دلیل کم‌تجربگی، تصمیمات نادرستی گرفته شود که جبران آن‌ها دشوار است. در نتیجه آنها نیازمند راه‌حل‌هایی خلاقانه و منعطف برای مدیریت منابع انسانی خود هستند.

در ادامه چند راهکار تجربه شده در پاسخ به چالش های فوق را مرور می‌کنیم.

راهکار معرفی مدیر موقت

یکی از راهکارهای خلاقانه و مقرون ‌به ‌صرفه‌ای که برای سازمان‌های کوچک بدون واحد منابع انسانی پیشنهاد کردیم، معرفی مدیر موقت بود. این راهکار به سازمان اجازه می‌داد که از دانش و تجربه یک مدیر حرفه‌ای بدون نیاز به تحمل هزینه‌ها در طولانی‌مدت استفاده کند.

انتخاب مدیر موقت به سازمان این امکان را داد که در مرحله حساس شکل‌گیری واحد منابع انسانی، فردی  با قدرت اجرایی داشته باشد و او بتواند تصمیمات ضروری و اجرایی را بگیرد. بر خلاف مشاور که معمولاً دخالتی در اجرا ندارد، مدیر موقت نه تنها موظف به اجرای تصمیمات بوده، بلکه پاسخگویی نسبت به دستاوردها و نتایج نیز بر عهده او قرار گرفت. این مسئولیت‌ اجرایی باعث می‌شد که فرآیندهای منابع انسانی سریع‌تر و موثرتر پیاده‌سازی شوند و سازمان بتواند به نتایج ملموس دست یابد.

علاوه بر این، مدیر موقت توسط یک تیم مشاوره مدیریت منابع انسانی حمایت می‌شد. این موضوع به او این امکان را می‌داد از منابع و تیم پشت‌صحنه خود استفاده کند. این حمایت در مواردی که نیاز به تحلیل‌های دقیق‌تر یا دستیابی به داده‌های بازار و بنچ مارک‌ها وجود داشت، کمک می‌کرد که تصمیم‌گیری‌ها به شکل بهتری انجام شود و سازمان از بهترین راهکارها و اطلاعات به‌روز استفاده کند.

این ترکیب از قدرت اجرایی و حمایت تیمی، مدیریت موقت را به راهکاری موثر و باارزش برای سازمان‌های کوچک تبدیل می‌کرد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل ارتقای کارکنان در سازمان + دانلود چک‌لیست

تشکیل کمیته منابع انسانی

تشکیل کمیته منابع انسانی یکی از مراحل کلیدی در توسعه و پیاده‌سازی استراتژی‌های منابع انسانی در سازمان‌های کوچک بود. این کمیته به عنوان یک نهاد تصمیم‌گیرنده، مسئولیت طراحی و تأیید آیین‌نامه‌ها، سیاست‌ها و ساختارهای اولیه منابع انسانی را بر عهده داشت.

یکی از مسئولیت‌های اصلی این کمیته، جلب توجه مدیران سازمان به لزوم مداخله در مسائل منابع انسانی بود. این کمیته سعی داشت مدیران سازمان را با رویکردهای جدید و روزآمد منابع انسانی آشنا کند و آن‌ها را تشویق نماید تا نقش فعال‌تری در این حوزه ایفا کنند. هدف این بود که مدیران نه تنها درک بهتری از نقش خود در ساختار مدیریتی سازمان پیدا کنند، بلکه وظایف خود در زمینه منابع انسانی را نیز به صورت موثرتر انجام دهند.

این فرآیند موجب شد همکاری و تعامل بین مدیران و واحد منابع انسانی گسترش پیدا کند و همه در جهت یک هدف مشترک حرکت کنند. کمیته با فراهم کردن بستری برای این تعاملات، به همسوسازی استراتژی‌ها و تصمیمات منابع انسانی با اهداف کلی سازمان کمک کرد.

علاوه بر این، کمیته منابع انسانی توانایی تصمیم‌گیری سریع و انعطاف‌پذیر را داشت و با توجه به شرایط روز و نیازهای سازمان، سیاست‌های کلان را به‌روزرسانی و اجرا می‌کرد. نقش این کمیته در تقویت ارتباطات داخلی و ایجاد فرهنگ مشارکتی در سازمان نیز بسیار مهم بود. اعضای کمیته با برگزاری جلسات منظم و جمع‌آوری نظرات کارکنان، به آن‌ها این احساس را القا می‌کردند که نظرات و پیشنهاداتشان در تصمیمات کلیدی سازمان تأثیرگذار است.

به مرور زمان و با پایان دوره فعالیت کمیته، سازمان توانست پایه‌های محکمی برای واحد منابع انسانی خود بنا کند و به تدریج به سمت خودکفایی در این حوزه حرکت کند.

استخدام فرد جونیور و اهمیت منتورینگ

پس از معرفی مدیر موقت، یک مرحله کلیدی در توسعه منابع انسانی سازمان، استخدام یک فرد جونیور بود تا در کنار مدیر موقت فعالیت کند. به این ترتیب علاوه بر داشتن یک مدیر با تجربه، یک نیروی جوان و پویا نیز وجود داشت که می‌توانست با یادگیری از مدیر موقت، به تدریج توانمندی‌های خود را افزایش دهد.

استخدام فرد جونیور به عنوان یک کارشناس منابع انسانی، به سازمان کمک می‌کرد که مسئولیت‌های جاری را به شکل موثری مدیریت کند و در عین حال فرصت یادگیری و توسعه را برای خود فراهم کند. این فرد می‌توانست به عنوان دستیار مدیر موقت، در اجرای سیاست‌ها و فرایندهای جدید، برگزاری جلسات و تعاملات روزمره با کارکنان مشارکت کند.

یکی از نکات کلیدی در این فرآیند، مفهوم منتورینگ بود. مدیر موقت به عنوان یک منتور، دانش و تجربه خود را به فرد جونیور منتقل کرده و به او کمک می‌کرد تا مهارت‌های لازم برای انجام وظایفش را به دست آورد او می‌توانست در یک محیط حمایتی، تجربیات عملی کسب کند و به تدریج به یک نیروی کارآمد در حوزه منابع انسانی تبدیل شود.

این فرآیند نه تنها به رشد فرد کمک می‌کرد، بلکه باعث می‌شد سازمان از تخصص و توانمندی‌های یک نیروی جوان بهره‌برداری کند و به تدریج به ظرفیت‌هایش اضافه شود و به صورت پیوسته و موثر در مسیر توسعه و بهبود فرهنگ و فرایندهای منابع انسانی پیش برود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ساختار سازمانی چیست و چطور طراحی می‌شود؟

گذار به مسئولیت‌های جدید و ادامه همکاری با مشاور منابع انسانی

پس از حدود شش ماه از شروع فعالیت مدیر موقت و کمیته منابع انسانی، این مرحله از کار به پایان رسید و سازمان وارد مرحله جدیدی شد. در این مرحله، کارشناس جونیور منابع انسانی که در طول مدت همکاری با مدیر موقت تجربه‌های لازم را کسب کرده بود، بخشی از مسئولیت‌ها را به عهده گرفت و شروع به فعالیت مستقل کرد.

با این حال، یکی از استراتژی‌های کلیدی که سازمان دنبال کرد، ادامه همکاری با مشاور حرفه‌ای منابع انسانی بود. برخلاف مدیر موقت که نقش اجرایی و موقت داشت، مشاور به عنوان یک همراه استراتژیک در کنار سازمان باقی ماند. این مشاور به شکل منظم در جلسات کلیدی مدیریت شرکت می‌کرد و همچنان در طراحی و پیشبرد چشم‌انداز کلی منابع انسانی سازمان مشارکت داشت.

مشاور همچنین به عنوان منتور برای کارشناس منابع انسانی عمل کرد و در مواقعی که نیاز به راهنمایی یا تصمیم‌گیری پیچیده‌ای وجود داشت، حضور مشاور به کارشناس و تیم مدیریتی اطمینان می‌داد که روند کارها به درستی پیش می‌رود.

این همکاری بلندمدت با مشاور منابع انسانی نه تنها به رشد پایدار واحد منابع انسانی کمک کرد، بلکه به سازمان اجازه داد که از دانش و تجربه‌های به‌روز و پیشرفته در حوزه منابع انسانی بهره‌مند شود و در مواجهه با چالش‌های جدید، رویکردهای خلاق و بهینه را به کار گیرد.

جمع‌بندی

راه‌اندازی واحد منابع انسانی در سازمان‌های کوچک با چالش‌های خاص خود همراه است. در این تجربه، با ترکیبی از مشاوره حرفه‌ای و توسعه داخلی، توانستیم فرایندهای منابع انسانی را با کمترین هزینه و بالاترین اثرگذاری پیاده‌سازی کنیم. معرفی مدیر موقت با قدرت اجرایی و حمایت از سوی یک تیم مشاوره مدیریت، به سازمان این امکان را داد که از تخصص یک مدیر حرفه‌ای بهره‌مند شود و در عین حال به مرور زمان با منتورینگ کارشناس جونیور، ظرفیت‌های داخلی خود را نیز تقویت کند.

تشکیل کمیته منابع انسانی نقش کلیدی در هماهنگی و همسویی استراتژی‌های مدیریتی و منابع انسانی داشت و این ساختار باعث شد مدیران سازمان اهمیت و نقش خود را در موضوعات منابع انسانی بهتر درک کنند و با تیم منابع انسانی همکاری نزدیک‌تری داشته باشند.

پس از پایان کار مدیر موقت، با سپردن بخشی از مسئولیت‌ها به کارشناس منابع انسانی، سازمان به سمت خودکفایی حرکت کرد و با ادامه همکاری با مشاور حرفه‌ای منابع انسانی، همچنان از دانش و تجربه‌ای غنی در تصمیم‌گیری‌ها و توسعه واحد منابع انسانی بهره برد.

این رویکرد به سازمان‌های کوچک نشان داد که با استفاده از ابزارهای نوآورانه و راهکارهای انعطاف‌پذیر، می‌توان با موفقیت واحد منابع انسانی را راه‌اندازی کرد و همزمان هزینه‌های مربوط به جذب و نگه‌داشت نیروی انسانی متخصص را مدیریت نمود. این تجربه نه تنها باعث تقویت عملکرد منابع انسانی شد، بلکه به رشد و توسعه سازمان نیز کمک شایانی کرد.

نویسنده: سیما لبیبی

مهارت مصاحبه اصولی بر خلاف تصورات رایج، یک صفت و استعداد طبیعی انسانی نیست و تا زمانی که افراد نحوه مصاحبه با متقاضیان شغلی را نیاموزند، احتمال اینکه بتوانند چنین کاری را به درستی انجام دهند تقریبا غیر ممکن است. این در حالی است که اکثر مدیران غیرمنابع انسانی که کار ارزیابی و مصاحبه با داوطلبان استخدام را انجام می‌دهد در این زمینه، آموزشی ندیده‌اند و بیشتر در ارزیابی‌ها به قلبشان رجوع می‌کنند و بر اساس قضاوت شخصی اقدام به استخدام افراد می‌کنند.

عجیب است که بسیاری از مدیران وقت کافی برای توسعه این مهارت را ندارند اما به طور معجزه آسایی وقت و پول برای تکرار اشتباهات استخدامی را دارند.

فرایند جذب و استخدام و مصاحبه حرفه‌ای با افراد یکی از مهم‌ترین کارهایی است که هر مدیر باید انجام دهد. اما متاسفانه مدیران بسیار کمی برای انجام این کار مهم آموزش دیده‌اند.

هدف این مقاله این است که چگونگی برگزاری آموزش مؤثر مهارت‌های مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی را مرور کنیم و بر اساس آن بتوانیم مهارت‌های مصاحبه گری مدیران را افزایش دهیم.

چرا آموزش مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی مهم است

مدیر استخدام(Hiring Manager)، یک مدیر غیر منابع انسانی است که در فرآیند استخدام برای پر کردن یک موقعیت خالی در دپارتمان خود مشارکت دارد. به عبارت دیگر، او مدیر آینده کارمند جدید خواهد بود. مدیر استخدام مسئولیت موقعیت‌های باز را بر عهده دارد، مصاحبه‌ها را انجام می‌دهد و تصمیم نهایی در مورد اینکه چه کسی استخدام شود را می‌گیرد.

مدیران غیر منابع انسانی عمدتا به‌طور مشترک با تیم منابع انسانی در فرآیند استخدام کارمند جدید همکاری می‌کنند اما معمولا تصمیم‌گیرنده نهایی هستند.

بنابراین آموزش مهارت‌های مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی به منظور انجام یک مصاحبه اثربخش بسیار ضروریست. این آموزش به مدیران یاد می‌دهد که چگونه سؤالات مناسب را بپرسند، به‌طور منصفانه داوطلبان را ارزیابی کنند و مناسب‌ترین افراد را استخدام نمایند.

در نتیجه توسعه این مهارت، تجربیات مثبت‌تری برای کاندیداها اتفاق می‌افتد، کیفیت استخدام‌ها افزایش و زمان و هزینه‌های استخدام کاهش می‌یابد.

99% از مدیران غیر منابع انسانی که کار مصاحبه به منظور استخدام را انجام می‌دهند و آموزش مصاحبه دریافت کرده‌اند، می‌گویند که واقعاً به آن نیاز داشتند.

مراحل آموزش موثر مصاحبه به مدیران غیرمنابع انسانی

گام ۱: ارزیابی مهارت‌های فعلی مصاحبه و شکاف‌های مهارتی

قبل از برنامه‌ریزی یا شروع آموزش مصاحبه، سطح فعلی مهارت‌های مصاحبه مدیران را ارزیابی کنید. به این منظور می‌بایست کیفیت مصاحبه‌های فعلی را ارزیابی کرده و شکاف‌های مهارتی و نقاطی که به بهبود نیاز دارند را شناسایی کنید.

می‌توانید این ارزیابی را از طریق روش‌های مختلفی مانند نظرسنجی‌ها، خودارزیابی‌ها، بحث‌های یک‌به‌یک، یا مشاهده مصاحبه‌های زنده یا ضبط‌شده انجام دهید.

در ادامه چند روش برای ارزیابی سطح فعلی مهارت‌های مصاحبه مدیران پیشنهاد شده است:

• مشاهده مدیر استخدام در یک مصاحبه: در یک مصاحبه بین مدیر استخدام و کاندیدا حضور پیدا کنید و انواع سؤالاتی که مدیر  می‌پرسد (رفتاری، موقعیتی یا فنی) و میزان اثربخشی آن‌ها در ارزیابی تطابق کاندیدا را بررسی کنید تا بتوانید گپ‌های مهارتی را شناسایی کنید.
• جمع‌آوری بازخورد از کاندیداها: نظرات کاندیداها درباره تجربه مصاحبه‌شان را جمع‌آوری کنید تا نقاط قابل بهبود را شناسایی کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: قیف استخدام چیست و چه مراحلی دارد؟

گام ۲: تعریف اهداف برنامه آموزشی

پس از کسب تصویر واضح از مهارت‌های فعلی مصاحبه مدیر استخدام، گام بعدی تعیین اهداف آموزش است. باید مشخص کنید که می‌خواهید مدیران استخدام چه چیزهایی را یاد بگیرند و چگونه می‌توانید موفقیت برنامه آموزشی را اندازه‌گیری کنید. تعیین این جزئیات به طراحی برنامه آموزشی کمک خواهد کرد. اهداف آموزش می‌بایست SMART باشند(یعنی مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و در بازه زمانی معین)

به طور مثال یک نمونه تعریف اهداف آموزش می‌تواند شامل موارد زیر باشد.

بعد از طی کردن این دوره آموزشی مصاحبه‌گر باید

• چرایی و اهمیت مصاحبه گری حرفه‌ای را درک کرده باشد.
• شکل دهی اثر بخش به یک جلسه مصاحبه را فرا گرفته باشد.
• با انواع تکنیک‌های مصاحبه(بیوگرافی محور، موردی، موقعیتی و…)آشنا شده باشد.
• با خطاهای مصاحبه آشنا شده باشد.
• نحوه ارزیابی و نمره دهی به داوطلبان بعد از پایان مصاحبه را یاد گرفته باشد.

این مقاله را نیز مطالعه کنید: بررسی شبکه‌های اجتماعی داوطلبان پیش از استخدام: بایدها و نبایدها

گام ۳: طراحی یک برنامه آموزشی ساختاریافته

برای اساس اهداف تعریف شده، یک برنامه آموزشی ساختاریافته و شامل موارد زیر را طراحی کنید.

• تعریف محتوای آموزش: در این بخش محتوای برنامه آموزشی را بر اساس هدف‌گذاری مرحله قبل تعریف کنید. مثلا برنامه آموزش باید شامل درک شرح شغل و نقش آن در مصاحبه، شناسایی و غلبه بر خطاهای مصاحبه، پرسیدن سؤالات صحیح، درک انواع مصاحبه، زبان بدن، گوش دادن فعال و نحوه ارزیابی مصاحبه باشد.
• تعیین روش‌های ارائه محتوا: مشخص کنید محتوای تعریف شده را با کمک چه روش‌هایی آموزش خواهید داد. مثلا استفاده از ایفای نقش، سخنرانی‌، ویدیوهای آموزشی، بحث‌های گروهی و آزمون

نظرات بخش‌های مختلف و مدیران استخدام را برای تضمین هم‌افزایی و همراهی بیشتر در تعریف محتوای برنامه در نظر بگیرید.

گام ۴: برنامه‌ریزی برای اجرای آموزش

تصمیم بگیرید که آیا HR آموزش را ارائه می‌دهد یا آن را به شرکت یا فرد خارج از سازمان واگذار می‌کنید. کیفیت، زمان و هزینه هر گزینه را بسنجید و اطمینان حاصل کنید که مدرس اصلی تجربه و آموزش لازم برای انجام این نقش را دارد.

هماهنگی با مدرس و تسهیل‌گران، تعیین محل برگزاری آموزش، تعیین تاریخ‌های برگزاری آموزش و آماده کردن منابع مربوطه برای شرکت‌کنندگان در این گام اتفاق می‌افتد.

گام 5: اجرای برنامه و آموزش محتواهای برنامه‌ریزی شده

در این گام آموزش برنامه‌ریزی شده در مراحل قبلی اجرا می‌شود.

این اقدامات را در اجرای برنامه و آموزش محتوا در نظر بگیرید:

• با شرکت‌کنندگان در دوره آموزشی صحبت کنید و بفهمید که با کدام ابزارها و ساختارها آشنا هستند و اطمینان حاصل کنید که آموزش شما هرگونه شکاف مهارتی را پر می‌کند.
• برخی از انواع مصاحبه‌هایی که مدیران استخدام باید درک کنند عبارتند از: مصاحبه‌های ساختاریافته و غیرساختاریافته، مصاحبه‌های ویدیویی، مصاحبه‌های رفتاری، مصاحبه‌های پنلی، مصاحبه‌های موردی و .. انواع ساختارهای مصاحبه را به‌صورت عمیق بررسی کنید و به مدیران استخدام کمک کنید تا مزایا و معایب هر تکنیک را درک کنند و بدانند در چه مواقعی باید از آن استفاده کنند.
• در آموزش مصاحبه، بر تکنیک‌های مختلف مصاحبه تمرکز کنید تا به مدیران استخدام کمک کنید بهترین کاندیداها را شناسایی کنند. درک و استفاده از ترکیبی از سوالات رفتاری و موقعیتی به آن‌ها در این زمینه کمک خواهد کرد.
• یک بانک سوال آماده کنید: فراهم آوردن لیستی از سوالات پیش‌تعریف شده برای نقش‌ها یا شایستگی‌های خاص به مدیران استخدام کمک می‌کند تا همراستا شوند. اهمیت استفاده از یک مجموعه یکسان از سوالات برای تمام نامزدهایی که برای یک نقش مشابه درخواست می‌دهند را مورد تأکید قرار دهید تا امکان مقایسه بهتر و همچنین یک فرآیند عادلانه و سازگار فراهم شود.
• مهارت‌های نرم مانند ارتباط، هوش هیجانی، سازماندهی و حل تعارض به اندازه مهارت‌های سخت اهمیت دارند. این اهمیت را به مدیران استخدام خود یادآوری کنید و آن‌ها را برای ارزیابی مهارت‌های نرم داوطلبان آموزش دهید.
• به عنوان بخشی از آموزش مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی، یک چک لیست مصاحبه استخدامی با نکات عملی می‌تواند به شما کمک کند تا تمام زمینه‌ها و موضوعات ضروری را پوشش دهید.

این مقاله را مطالعه کنید: انواع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی(راهنمای جامع)

گام 6: دریافت بازخورد و پیگیری آموزش

بازخوردها نشان می‌دهد که آموزش گیرندگان چه چیزهایی را در برنامه آموزشی شما موثر ارزیابی کردند، چه مواردی نیاز به بهبود دارند و مهارت‌هایی که آموخته‌اند چگونه بر فرآیند مصاحبه آن‌ها تأثیر می‌گذارد.

به این منظور

• یک نظرسنجی ارزیابی سطح واکنش بر اساس مدل کرک‌پاتریک را طراحی کنید: این پرسشنامه به شما کمک می‌کند تا بازخوردها را در زمانی که هنوز تازه در ذهن شرکت‌کنندگان است، جمع‌آوری کنید و پس از چند ماه پیگیری کنید تا تأثیر واقعی آموزش را ببینید.

• یک گروه پشتیبانی آنلاین راه‌اندازی کنید: فضایی فراهم کنید که در آن مصاحبه‌کنندگان بتوانند نکات مفید و تجربیاتی را که برایشان موثر بوده به اشتراک بگذارند.

سخن پایانی

ارائه آموزش مصاحبه به مدیران غیرمنابع انسانی، کمک می‌کند که تیم استخدام شما در حین مصاحبه‌ها اعتماد به نفس و مهارت کافی را داشته باشد، افراد مناسب را استخدام کند و تجربه مثبتی را برای تمامی داوطلبان(چه موفق و چه ناموفق) فراهم آورد.

با تجهیز مدیران غیرمنابع انسانی به مهارت‌های مصاحبه حرفه‌ای، شرکت شما می‌تواند از جلب استعدادهای برتر اطمینان حاصل کرده و در عین حال تصمیمات استخدامی عادلانه‌تر و آگاهانه‌تری را اتخاذ کند که منجر به فرهنگ سازمانی قوی‌تر و برند کارفرمایی رقابتی‌تر خواهد شد.

اگر به برگزاری دوره مهارت‌های مصاحبه‌گری حرفه‌ای برای مدیران غیر منابع انسانی سازمان خود تمایل دارید با ما در ارتباط باشید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/interview-training-for-hiring-managers/

تجربیات شخصی نویسنده در برگزاری دوره‌های آموزشی مهارت‌های مصاحبه

نویسنده: سونیا جلالی

سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک راهکار نرم‌افزاری است که برای جمع‌آوری، مدیریت، ذخیره و پردازش اطلاعات کارکنان یک سازمان استفاده می‌شود. به طور اساسی، تیم‌های منابع انسانی از HRIS برای افزایش کارایی و اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده‌ها استفاده می‌کنند.

در این مقاله یاد می‌گیریم، HRIS چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟ کدام سازمان‌ها به آن نیاز دارند و چگونه می‌توان بهترین HRIS را انتخاب کرد.

HRIS چیست؟

HRIS مخفف سیستم اطلاعات منابع انسانی(Human Resources Information System) یا نرم‌افزار اطلاعات منابع انسانی است. تیم‌های منابع انسانی از HRIS برای مدیریت، ذخیره، سازمان‌دهی و پیگیری اطلاعات کارکنان و سازمان استفاده می‌کنند و به آنها کمک می‌کند تا وابستگی خود به پرونده‌های کاغذی را کاهش دهند، کارآمدتر عمل کنند و تصمیمات مبتنی بر داده‌های بیشتری اتخاذ کنند.

به عبارت دیگر HRIS یک پایگاه داده انسانی است که می‌تواند به شما کمک کند تا جزئیات مهمی درباره کارکنان را پیگیری، سازمان‌دهی و مدیریت کنید، از جمله:

– نام و اطلاعات تماس
– مشخصات دموگرافیک (مانند تاریخ تولد، جنسیت و شماره کارمندی)
– اطلاعات شغلی مانند پوزیشن، دپارتمان و وضعیت شغلی (مانند تمام‌وقت، نیمه‌وقت، پیمانکار و غیره)
– حقوق و دستمزد و مزایا
– موجودی و درخواست‌های مرخصی

قدرت سیستم‌های HRIS این است که یک منبع واحد از داده‌های دقیق درباره همه افراد در سازمان ارائه می‌دهند.

در اکثر موارد، یک سیستم اطلاعات منابع انسانی شامل ویژگی‌های اساسی لازم برای مدیریت جامع منابع انسانی است. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای اصلی منابع انسانی را مدیریت و خودکار کنند. سیستم‌های پیشرفته‌تر HRIS فراتر از پیگیری داده‌های پایه رفته و قابلیت‌های گزارش‌دهی را نیز فراهم می‌کنند.

پیش‌بینی می‌شود که بازار نرم‌افزارهای منابع انسانی تا سال ۲۰۲۸ به ۳۳.۵۷ میلیارد دلار برسد، با نرخ رشد سالانه ترکیبی بیش از ۱۰٪.

HRIS، سیستم HRIS، نرم‌افزار HRIS و نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی: تفاوت چیست؟

بسیاری از اصطلاحات برای HRIS وجود دارد از جمله سیستم HRIS، نرم‌افزار HRIS و نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی. اما در نهایت، همه این اصطلاحات مترادف هستند.

HRIS در کدام فانکشن‌های منابع انسانی کمک می‌کند؟

۱. مدیریت داده‌های کارکنان

مدیریت داده‌های کارکنان به جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی اطلاعات کارکنان اشاره دارد و می‌توان آن را به عنوان مهم‌ترین ویژگی هر سیستم اطلاعات منابع انسانی در نظر گرفت و دلیل استفاده بسیاری از سازمان‌ها از آن است.

این قابلیت به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا حجم کاغذها کاهش یابد، اطلاعات را به‌روز نگه دارند و قابلیت جستجو و دسترسی به اطلاعات را بهبود ببخشند.

متخصصان منابع انسانی می‌توانند با استفاده از HRIS و امضای الکترونیکی به جای اسناد کاغذی، تا ۲ ساعت از زمان مدیریت اداری را صرفه‌جویی کنند.

2. مدیریت زمان و حضور

این ماژول داده‌های زمان و حضور کارکنان را جمع‌آوری می‌کند. این داده‌ها به‌ویژه برای کارگران شیفتی موثر عمل می‌کند.

در گذشته (در برخی شرکت‌ها هنوز هم این روش وجود دارد) کارکنان معمولاً ساعات کاری خود را روی یک تکه کاغذ می‌نوشتند. سپس فرد مسئول داده‌ها را به صورت دستی در یک سیستم ردیابی وارد می‌کرد و بر اساس این داده‌ها، دستورات پرداخت ایجاد می‌شد.

در محیط کار دیجیتالی امروز، کارگران معمولاً با اثر انگشت یا با کارت‌هایی که با HRIS شرکت همگام‌سازی شده‌اند، وارد کار می‌شوند. این امر زمان دقیقی برای ورود و خروج افراد را ارائه می‌دهد و هر گونه مشکل در تأخیر به راحتی قابل شناسایی است.

۳. مدیریت پرداخت و مزایا

HRIS، فرآیند پرداخت به کارکنان یک سازمان را خودکار می‌کند. داده‌ها و اطلاعات مربوط به استخدام‌های جدید معمولاً در این ماژول وارد می‌شوند. گاهی اوقات با داده‌های زمان و حضور ترکیب می‌شوند و در پایان ماه، دستورات پرداخت ایجاد می‌شوند.

یکی دیگر از ویژگی‌های سیستم اطلاعات منابع انسانی، مدیریت مزایا است. مزایای کارکنان جنبه‌ای اساسی از جبران خدمات هستند و در این سیستم مدیریت می‌شوند.

این سیستم به عنوان یک پلتفرم متمرکز برای مدیریت برنامه‌های مختلف مزایا عمل می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد به راحتی به انتخاب‌های مزایای خود دسترسی پیدا کنند و آنها را تغییر دهند.

4. گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل

این ویژگی امکان ایجاد گزارش‌های خودکار منابع انسانی در موضوعات مختلفی مانند خروج کارکنان، غیبت، عملکرد و غیره را فراهم می‌کند. تجزیه و تحلیل این اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات بهتر در حوزه مدیریت منابع انسانی کمک‌کننده است.

این مقاله را مطالعه کنید: گزارش منابع انسانی چیست و چطور تهیه می‌شود؟ (+نمونه)

5. خدمات خودکار کارکنان

همان‌طور که در بالا ذکر شد، شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای بر این تمرکز دارند که کارکنان و سرپرستان مستقیم آنها، داده‌های خود را مدیریت کنند.

با HRIS، کارکنان می‌توانند موجودی مرخصی خود را بررسی کنند و نیازی به ارائه هیچ نوع کاغذ فیزیکی به مدیر خود ندارند. HRIS درخواست را به مدیر می‌فرستد و مدیر در سیستم، مرخصی را بررسی و تأیید می‌کند.

5 مزیت کلیدی HRIS

۱. بهبود نگهداری سوابق

HRIS به عنوان یک سیستم نگهداری سوابق عمل می‌کند که تغییرات مرتبط با کارکنان را پیگیری می‌کند. به همین دلیل، HRIS به عنوان منبع اصلی درباره داده‌های پرسنلی محسوب می‌شود. با یک HRIS، دیگر نیازی به جستجو در کمدهای بایگانی و صفحات گسترده نخواهید داشت و می‌توانید از ورود دستی داده‌ها در چندین سیستم صرف‌نظر کنید. تمامی داده‌های کارکنان در یک پایگاه داده ذخیره می‌شود، بنابراین هر اطلاعاتی که نیاز دارید به راحتی قابل جمع‌آوری، پیگیری، به‌روزرسانی و جستجو در چند ثانیه است.

2. زمان زیادی را صرفه‌جویی خواهید کرد

حتی وظایف زمان‌بر و دستی منابع انسانی می‌توانند با HRIS سریع و آسان شوند. به عنوان مثال، کارکنان به طور میانگین سالانه سه روز مرخصی گزارش نشده دارند. این ممکن است به نظر جزئی بیاید، اما با میانگین حقوق ۲۲.۱۲ دلار در ساعت، سه روز مرخصی گزارش نشده به سرعت به ۵۳۰.۸۸ دلار در سال برای هر کارمند می‌رسد.

3. فضای بیشتری برای استراتژیک‌تر بودن خواهید داشت.

با کاهش وظایف عملیاتی دستی، می‌توانید مهارت‌ها و زمان ارزشمند خود را بر روی اقدامات استراتژیک منابع انسانی مانند بهبود حفظ کارکنان، افزایش بهره‌وری تیم و شکل‌دهی به فرهنگ سازمانی، صرف کنید.

4. کارکنان شما تجربه بهتری خواهند داشت.

تعامل روان با HRIS شرکت شما می‌تواند تأثیر مثبتی بر تجربه دیجیتال کارکنان شما داشته باشد و به تبع آن، تجربه کارکنان را بهبود بخشد.

5. گزارش‌دهی شما تأثیر بیشتری خواهد داشت.

یک HRIS می‌تواند به شما کمک می‌کند داده‌های دقیق و به موقع از منابع انسانی سازمان گزارش دهید که به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرند.

این مقاله را مطالعه کنید: تجربه‌ی عملی در راه‌اندازی واحد منابع انسانی

چگونه یک HRIS انتخاب کنیم؟

انتخاب HRIS مناسب می‌تواند به نظر کار دشواری بیاید. در زیر یک نمای کلی از فرآیند پیاده‌سازی HRIS در ۶ مرحله آورده شده است:

۱. مسیر رشد خود را در نظر بگیرید

تعداد کارکنان شما یکی از مهم‌ترین عواملی است که باید هنگام انتخاب HRIS در نظر بگیرید. سیستم‌های مختلف HRIS برای اندازه‌های مختلف شرکت طراحی شده‌اند و مهم است که سیستمی را انتخاب کنید که بتواند نیازهای شما را در حال و آینده برآورده کند. کسب‌وکارهای کوچک ممکن است فقط به یک HRIS پایه برای مدیریت داده‌های کارکنان، درخواست‌های مرخصی و عملکردهای پایه حقوق و دستمزد نیاز داشته باشند.
اما اگر شما صدها یا هزاران کارمند دارید، به یک HRIS نیاز خواهید داشت که بتواند عملکردهای پیچیده‌تری مانند مدیریت مزایا و مدیریت عملکرد را انجام دهد. این سیستم‌های پیچیده‌تر معمولاً نیاز به سرمایه‌گذاری مالی بالاتری دارند.

2. جستجو کنید

بررسی کنید که ذینفعان مختلف، چه انتظاراتی از HRIS دارند. بر اساس این نیازها و پس از بررسی لیست الزامات HRIS، می‌توانید تامین‌کنندگان بالقوه را فهرست کنید.

سپس می‌توانید از این تامین‌کنندگان درخواست دمو کنید. ایده‌آل این است که در پایان این مرحله، یک تامین کننده مناسب HRIS را انتخاب کرده باشید.

3. برنامه‌ریزی و هماهنگی پیاده سازی را انجام دهید

در این مرحله، کمیته راهبری و تیم پیاده‌سازی را تشکیل دهید. کمیته راهبری معمولاً شامل نمایندگان ارشد از تامین کننده HRIS منتخب، مدیر منابع انسانی سازمان، مدیر پروژه داخلی و ترجیحاً یک کاربر ارشد از کسب‌وکار شماست.

۴. ارزیابی و تست کنید

سیستم جدید اطلاعات منابع انسانی خود را با تعدای کاربر تست کرده و بازخوردهای بهبود را ارائه دهید.

۵. آموزش دهید.

قبل از راه‌اندازی، باید برای کارکنان خود آموزش‌هایی را آماده کنید، همچنین صفحه سوالات متداول و سایر اسناد پشتیبانی را تهیه کنید.

۶. اجرا و نگهداری را پیش ببرید

پس از اینکه تمام فرآیندهای پشتیبانی شما در جای خود قرار گرفت، می‌توانید به‌طور رسمی HRIS خود را راه‌اندازی کنید. به یاد داشته باشید که به طور مداوم بازخورد جمع‌آوری کرده و مطالب آموزشی خود را مطابق با سیستم‌های در حال تحول به‌روزرسانی کنید. ارتباط مداوم و دقیق در این مرحله کلیدی است.

جمع‌بندی

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) یک سیستم نرم‌افزاری است که به مدیریت و سازماندهی اطلاعات مربوط به منابع انسانی در سازمان‌ها کمک می‌کند. این سیستم شامل پایگاه داده‌ای است که تمامی اطلاعات پرسنل، سوابق شغلی، دستمزدها، مزایا، حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد، و سایر داده‌های مرتبط با نیروی کار را ثبت و ذخیره می‌کند.

در این مقاله به چرایی و چگونگی این سیستم‌ها پرداختیم با استفاده از HRIS، فرآیندهای مربوط به مدیریت منابع انسانی، مانند جذب نیرو، آموزش کارکنان، مدیریت حقوق و مزایا، برنامه‌ریزی نیروی کار، و گزارش‌دهی، ساده‌تر و کارآمدتر می‌شوند.

منابع

https://www.aihr.com/blog/human-resources-information-system-hris/

https://www.bamboohr.com/blog/what-is-an-hris

نویسنده: سونیا جلالی

متخصصان منابع انسانی برای موفقیت در نقش خود به مجموعه‌ای گسترده از مهارت‌ها نیاز دارند. مهارت‌های ضروری منابع انسانی شامل مهارت‌های خاص شغل، مهارت‌های نرم، همچنین درک عمیق از کسب‌وکار و سواد دیجیتال و داده‌ها می‌شود. این مهارت‌ها به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا در مسیر شغلی خود پیشرفت کرده و به موفقیت سازمانی کمک کنند.

اما کدام مهارت‌ها و شایستگی‌ها از اهمیت بیشتری برخوردار هستند و شامل چه مواردی می‌شوند؟ در این مقاله، ما مروری بر مهارت‌های پرتقاضا در حوزه منابع انسانی (بدون ترتیب خاصی) ارائه کرده‌ایم، تأثیر این مهارت‌ها را بررسی کرده و نحوه توسعه آنها را بیان می‌کنیم.

۱. مهارت‌های ارتباطی

مهارت ارتباطی بیشترین تکرار را در آگهی‌های شغلی منابع انسانی دارد. ارتباط مؤثر در مدیریت منابع انسانی ضروری است زیرا متخصص منابع انسانی پیوندی بین کسب‌وکار و کارمند است و نماینده هر دو طرف محسوب می‌شود.

شما منبع اطلاعات برای کارمندان هستید و توانایی در مدیریت مؤثر سؤالات و شکایات آن‌ها کلید موفقیت در بسیاری از مشاغل منابع انسانی است.

ارتباط با ذینفعان، مدیرعامل، مدیران و کارمندان در سطوح مختلف از نظر قدرت و نفوذ نیازمند استفاده از زبان و لحن‌های متفاوتی است. به همین دلیل توانایی ارتباط مؤثر با انواع افراد و ایجاد تأثیری حرفه‌ای و مثبت یک مهارت ضروری برای متخصصان منابع انسانی است.

برقراری ارتباط هم به صورت رسمی و هم غیررسمی و به روش‌های مختلف (مانند کلامی و نوشتاری، حضوری و آنلاین) بسیار حیاتی است.

یکی دیگر از مهارت‌های ارتباطی که روز به روز برای تیم‌های منابع انسانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، قصه‌گویی یا داستان­‌سرایی است. با توجه به اینکه داده‌ها نقش فزاینده‌ای در تمامی جنبه‌های کسب‌وکار ایفا می‌کنند، متخصصان منابع انسانی باید قادر باشند داده‌ها را به داستان‌های واضح، جذاب و تأثیرگذار ترجمه کنند که برای گروه‌های مختلف ذینفعان مناسب باشد.

۲. تخصص در امور اداری

اگرچه شکل اداره امور با استفاده از فناوری و خودکارسازی منابع انسانی در حال تغییر است، وظایف اداری همچنان بخش عمده‌ای از نقش منابع انسانی را تشکیل می‌دهند.

این وظایف شامل مدیریت مرخصی‌ها و غیبت، ورود و خروج کارکنان، حقوق و دستمزد، مزایا و موارد دیگر می‌شود. بنابراین، متخصص بودن در امور اداری می‌تواند یک مزیت بزرگ برای هر متخصص منابع انسانی باشد.

مسئولیت‌های سنتی منابع انسانی همچنان مورد توجه قرار دارند.

گزارش ما تحت عنوان «وضعیت ارتقای مهارت‌های منابع انسانی» نشان می‌دهد که با وجود افزایش تعداد آگهی‌های شغلی منابع انسانی که نیازمند مهارت‌های داده و دیجیتال هستند، مهارت‌های ارتباطی و اداری همچنان بیش از حد در این آگهی‌ها نمایان هستند.

با این حال، برای رشد سازمانی، کسب‌وکارها نیاز دارند که متخصصان منابع انسانی در مهارت‌های رهبری، مدیریت و آموزش هم تبحر داشته باشند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چرا همه (هنوز) از منابع انسانی متنفرند؟

۳. دانش و تخصص در مدیریت منابع انسانی

تجربه کاری قبلی یا پیشینه تحصیلی در مدیریت منابع انسانی یا روانشناسی صنعتی و سازمانی بسیار مفید در نقش حرفه‌ای منابع انسانی است. دانش مدیریت منابع انسانی پایه و اساس بسیاری از دیگر مهارت‌ها و شایستگی‌های منابع انسانی را تشکیل می‌دهد. این دانش به درک رویه‌های منابع انسانی کمک می‌کند.

پیشینه تحصیلی در روانشناسی یا مدیریت منابع انسانی همچنین به شما این امکان را می‌دهد که مهارت‌های نرم را توسعه دهید که توانایی‌های ارتباطی و مربیگری شما را بهبود می‌بخشد.

۴. ایجاد و اجرای استراتژی منابع انسانی

متخصصان منابع انسانی باید طرز فکر استراتژیک داشته باشند. حتی اگر در سطحی نیستید که ایجاد استراتژی منابع انسانی جزو مسئولیت‌های شما باشد، همچنان باید بتوانید اهداف استراتژیک را درک کرده و آن را به یک برنامه اجرایی تبدیل کنید.

توانایی تفسیر و اجرای استراتژی منابع انسانی که به طور مؤثر از استراتژی کلی سازمان پشتیبانی کند، به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا تأثیر بیشتری در سازمان خود داشته باشند و نقش منابع انسانی را به عنوان یک شریک استراتژیک تقویت کنند.

«در یک چشم‌انداز کسب‌وکارِ در حال تحول، توانایی تفکر استراتژیک بسیار مهم است که شامل پیش‌بینی آینده، شناسایی فرصت‌ها و ریسک‌ها، اتخاذ تصمیمات آگاهانه و الهام‌بخشیدن به دیگران برای حرکت به سوی یک هدف مشترک است».

تارا فوریانی، سخنران اصلی و مشاور «Not the HR Lady»

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

۵. مدیریت اولویت‌ها

صرف‌نظر از ارزش یا اهمیت یک پروژه یا اقدام منابع انسانی، احتمال زیادی وجود دارد که ذینفعان شما دیدگاه‌ها، اولویت‌ها و انگیزه‌های متنوعی داشته باشند.

توانایی مدیریت ایده‌ها و اولویت‌های متضاد در گروه‌های مختلف ذینفع و هدایت این پیچیدگی به شما کمک می‌کند تا از مشکلات احتمالی پروژه جلوگیری کنید و اطلاعات و پشتیبانی لازم برای موفقیت در پروژه‌تان را به دست آورید.

۶. پیشگامی

متخصصان منابع انسانی پل ارتباطی بین کارفرما و کارمند هستند. در چنین نقشی، پیشگامی می‌تواند به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از وقوع یا تشدید شناسایی کنید. مدیریت منابع انسانی پیشگیرانه و استراتژیک به شما کمک می‌کند تا وظایف اصلی منابع انسانی را به گونه‌ای برنامه‌ریزی و هماهنگ کنید که بیشترین ارزش را برای کسب‌وکار فراهم کند.

مدیریت منابع انسانی پیشگیرانه همیشه به مدیریت منابع انسانی واکنشی ترجیح داده می‌شود.

علاوه بر این، برای اینکه به‌عنوان یک متخصص منابع انسانی پیشگام باشید، باید در مورد روندهای کنونی و نوظهور نه‌تنها در حوزه منابع انسانی بلکه در زمینه فناوری و فرهنگ کار نیز به‌روز باشید. همچنین، آموزش مداوم مهارت‌های منابع انسانی باید بخشی مستمر از توسعه شغلی شما باشد.

۷. مشاوره

یکی از مهارت‌های کلیدی منابع انسانی، بودن به عنوان مشاور معتبر و قابل اعتماد برای ذینفعان مختلف است. شما باید قادر باشید به‌طور مؤثر به کارکنان، مدیران خط و مدیران ارشد در مسائل پرسنلی مشاوره دهید.

این مسائل می‌توانند عملیاتی باشند، مانند ایجاد یک طرح بازگشت به کار کارمند یا کمک به یک مدیر ارشد برای ارائه بازخورد یا مشاوره استراتژیک که به هم‌راستایی شیوه‌های منابع انسانی با اهداف کسب‌وکار مربوط می‌شود.

نحوه مشاوره دادن شما نیز اهمیت دارد. برای اینکه خود را به‌عنوان یک مشاور قابل اعتماد معرفی کنید، باید به‌طور مداوم ارتباط برقرار کرده و تعامل کنید که اعتماد را ایجاد کند و اعتبار شما را به‌عنوان یک متخصص معتبر تقویت نماید. در اینجا مهارت‌های ارتباطی عالی به‌شدت ارزشمند می‌شوند.

۸. مربیگری

مهارت‌های مربیگری توانایی توسعه کارکنان را افزایش می‌دهند و آن‌ها را در دستیابی به پتانسیل کاملشان و هم‌راستا کردن مهارت‌هایشان با اهداف شرکت راهنمایی می‌کند.

این مهارت‌ها همچنین به متخصصان منابع انسانی در فعالیت‌ها و موقعیت‌هایی مانند آموزش و توسعه، معرفی کارکنان جدید، بازگشت به کار، حل تعارضات و کمک به مدیران خط مقدم در مسائل مرتبط با افراد کمک می‌کند.

مهارت‌های مربیگری معمولاً در محل کار یا از طریق آموزش‌های مربیگری خارجی توسعه می‌یابند و همچنین از جمله شایستگی‌های کلیدی رهبری هستند.

۹. استخدام و انتخاب

گزارشی از PWC نشان داد که ۵۸٪ از رهبران منابع انسانی بررسی‌شده معتقدند که یافتن، جذب و نگه‌داشتن استعدادها بزرگ‌ترین چالش آن‌هاست. بنابراین، یافتن کاندیداهای واجد شرایط، انتخاب بهترین‌ها و تعیین تطابق بین کاندیدا، شرکت (فرهنگ) و مدیر یکی از مهم‌ترین وظایف منابع انسانی است.

به همین دلیل، توسعه مهارت‌های استخدامی برای متخصصان منابع انسانی ضروری است.

بخش عمده‌ای از استخدام و انتخاب شامل مصاحبه با کاندیداهاست، بنابراین شنیدن فعال نیز ضروری است. علاوه بر این، شما باید اطمینان حاصل کنید که فرآیند استخدام و انتخاب عادلانه است و بر اساس سن، جنسیت، قومیت یا هر چیز دیگری تبعیض قائل نمی‌شود.

۱۰. تخصص در تجربه کارکنان

تجربه کارکنان یکی از اولویت‌های اصلی ۴۷٪ از رهبران منابع انسانی است. بیش از ۸۰٪ از کارفرمایان معتقدند که تجربه مثبت کارکنان باعث افزایش دلبستگی، رفاه، بهره‌وری و جذب و نگه‌داشتن استعدادها می‌شود.

متخصصان منابع انسانی با تخصص در تجربه کارکنان به‌خوبی به چرخه عمر کارکنان پی‌برده‌اند: کل رابطه بین کارکنان و سازمان، از استخدام تا خروج. به‌واسطه این شناخت، قادرند تجربه‌های استثنایی برای کارکنان ایجاد کنند که به جذب و نگه‌داشتن استعدادهای مورد نیاز سازمان‌ها برای موفقیت در دنیای همیشه در حال تغییر امروز کمک می‌کند.

۱۱. تسلط بر فناوری

مطالعات نشان می‌دهند که ۸۰٪ از کسب‌وکارهای کوچک در ایالات متحده یا از نرم‌افزارهای منابع انسانی استفاده می‌کنند یا در آینده نزدیک قصد استفاده از آن را دارند. علاوه بر این، ۵۴٪ از شرکت‌های با بیش از ۵۰۰ کارمند، هزینه‌های فناوری منابع انسانی را به طور متوسط ۲۴٪ افزایش می‌دهند.

فناوری‌های جدید، از جمله ChatGPT، واقعیت مجازی و افزوده، همراه با رشد اینترنت اشیاء (IoT)، مدل‌های منابع انسانی را در سطح جهانی شکل می‌دهند. به‌عنوان مثال، برنامه Vehicles for Change از واقعیت افزوده برای آموزش مکانیک‌های جدید استفاده می‌کند، تورهای مجازی برای استخدام‌های جدید در Deloitte ارائه می‌شود و نمایشگاه‌های شغلی مجازی در حال افزایش محبوبیت هستند.

بنابراین، تسلط بر فناوری برای متخصصان منابع انسانی ضروری است. در حالی که نیازی به تخصص در فناوری اطلاعات یا داده‌ها ندارید، آگاهی و مهارت در استفاده از مجموعه‌ای از ابزارها و سیستم‌های موجود به شما کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر و کارآمدتر عمل کنید. این موضوع به‌ویژه در سازمان‌های با تیم‌های بین‌المللی یا دورکاری/ترکیبی اهمیت دارد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی چیست؟ مراحل + نمونه

۱۲. تحلیل‌گری و مبتنی بر داده بودن

رهبران منابع انسانی و کسب‌وکار از تحلیل‌های مرتبط با افراد برای شناسایی کارکنان با پتانسیل بالا، تجزیه و تحلیل مزایا، دستیابی به پرداخت و مشوق‌های منصفانه و پیش‌بینی نیازهای آینده استعدادها استفاده می‌کنند. در واقع، تعجبی ندارد که داده‌ها اکنون به عنوان گران‌تر از نفت در نظر گرفته می‌شوند.

مهارت‌های مرتبط با کار مبتنی بر تحلیل داده به سرعت در پنج سال گذشته ظهور یافته است. ۹۲٪ از متخصصان منابع انسانی قصد دارند از تحلیل‌های مرتبط با افراد برای هدایت استراتژی منابع انسانی خود استفاده کنند. متخصصان منابع انسانی باید یاد بگیرند که از قدرت تحلیل داده‌ها برای اتخاذ تصمیمات بهتر و مبتنی بر شواهد بهره‌برداری کنند.

۱۳. مهارت‌های گزارش‌دهی منابع انسانی

با افزایش اهمیت تحلیل‌های مرتبط با افراد، تقاضا برای مهارت‌های گزارش‌دهی منابع انسانی نیز در حال افزایش است. این مهارت‌ها شامل توانایی ایجاد، خواندن و تفسیر گزارش‌های منابع انسانی با استفاده از داده‌های مختلف HRIS  است.

متخصصان منابع انسانی با مهارت‌های قوی در گزارش‌دهی منابع انسانی نه تنها قادر به درک و تفسیر داده‌ها هستند، بلکه می‌توانند آن‌ها را به پیام‌های جذاب تبدیل کرده و تأثیر تجاری آن را نشان دهند.

زمانی که بتوانید به‌طور مؤثر بر روی معیارهای کلیدی گزارش‌دهی کنید، قادر خواهید بود بهتر به مدیران و کارکنان مشاوره دهید، سیاست‌های منابع انسانی بهبود یافته ایجاد کنید و تصمیمات مبتنی بر شواهد بیشتری اتخاذ کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: گزارش منابع انسانی چیست و چطور تهیه می‌شود؟ (+نمونه)

۱۴. آگاهی تجاری

آگاهی تجاری توانایی درک نحوه کسب درآمد توسط کسب‌وکار است. تنها زمانی که اولویت‌های تجاری سازمان خود را درک کنید، می‌توانید با استفاده از استراتژی‌ها و تاکتیک‌های منابع انسانی متناسب، به درستی از این اولویت‌ها پشتیبانی کنید و اطمینان حاصل کنید که منابع انسانی ارزش قابل‌توجهی به سازمان می‌افزاید.

شما می‌توانید این ارزش افزوده را با استفاده از زنجیره ارزش منابع انسانی نشان دهید. این یک فرآیند سه‌مرحله‌ای است که با فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی آغاز می‌شود، سپس به نتایج منابع انسانی و اهداف سازمانی می‌رسد. این فرآیند نشان می‌دهد که چگونه فعالیت‌های منابع انسانی به اهداف سازمانی، مانند کسب سود، منجر می‌شود.

۱۵. آگاهی و حساسیت فرهنگی

این مهارت منابع انسانی بستگی به ویژگی‌های سازمان دارد. به‌ویژه در شرکت‌های بزرگ چندملیتی، آگاهی و حساسیت فرهنگی ضروری است، زیرا هنگام ارتباط با مدیران و کارکنان در کشورهای مختلف، باید از تفاوت‌های فرهنگی بین‌المللی آگاه باشید.

این تفاوت‌ها بر نحوه استخدام، نگهداری و ترفیع افراد و همچنین مدیریت روابط کارکنان تأثیر خواهد گذاشت.

برای مثال، شیوه‌های مدیریت و نگهداری افراد می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی بین فرهنگ‌ها متفاوت باشد. در هند، معمولاً ارتقا هر ساله انجام می‌شود، در حالی که در دنیای غرب، این موضوع به‌طور متوسط هر ۳-۵ سال یک بار اتفاق می‌افتد. به‌طور مشابه، برای کارگران چینی رایج است که در جشن سال نو چینی به زادگاه خود سفر کنند و هرگز به کارخانه‌ای که در سال جدید در آن کار می‌کردند، بازنگردند زیرا اکنون در جای دیگری مشغول به کار شده‌اند – بدون اینکه به شما اطلاع دهند.

تفاوت‌های ارتباطی نیز در ارزیابی افراد وجود دارد. روس‌ها و هلندی‌ها بسیار مستقیم هستند، در حالی که ژاپنی‌ها و کشورهای جنوب‌شرقی آسیا بسیار غیرمستقیم‌تر هستند. استفاده از سبک نادرست ارتباطی ممکن است باعث شود پیام شما درک نشود یا ممکن است باعث ناراحتی افراد شود.

۱۶. تبلیغ سلامت و رفاه

متخصصان منابع انسانی نقش حیاتی در اطمینان از این‌که کارکنان شاد، سالم و مولد باقی بمانند، ایفا می‌کنند.

بر اساس گزارش مک‌کنزی، استرس محل کار به طور منفی بر بهره‌وری تأثیر می‌گذارد، باعث افزایش ترک‌های داوطلبانه می‌شود و هزینه‌های مراقبت‌های بهداشتی را برای کارفرمایان آمریکایی نزدیک به ۲۰۰ میلیارد دلار در سال به همراه دارد. در همین حال، ۹۵٪ از مدیران منابع انسانی معتقدند که فرسودگی شغلی در حال تخریب نیروی کار آن‌هاست و ۷۷٪ از کارکنان ادعا می‌کنند که در شغل فعلی خود دچار فرسودگی شده‌اند.

اما از میان کسانی که در شرکت‌هایی کار می‌کنند که از اقدامات رفاهی حمایت می‌کنند، ۸۹٪ احتمالاً سازمان خود را به‌عنوان یک مکان خوب برای کار توصیه می‌کنند. با روشن‌تر شدن تأثیر رفاه کارکنان، اهمیت رفاه کارکنان برای سازمان‌ها در حال افزایش است.

۱۷. شنیدن فعال

متخصصان منابع انسانی که در شنیدن فعال ماهر هستند، قادرند به‌طور دقیق به دیگران گوش دهند بدون پیش‌داوری یا قضاوت و فضای امنی برای اشتراک‌گذاری دیگران ایجاد کنند.

شنیدن فعال با همدلی همراه است. دیان گالو، مربی توسعه رهبری و شغلی، می‌گوید: «در یک محیط کاری، همدلی به معنای توانایی دیدن موقعیت‌ها از دیدگاه تمام ذینفعان است. این شامل کارکنان داخلی، سهامداران، جوامع در حال فعالیت و حتی محیط جغرافیایی سیاسی می‌شود».

بدون مهارت‌های قوی در شنیدن فعال، پیمایش مسائل حساس مربوط به DEI&B (تنوع، برابری، گنجاندن و تعلق) دشوارتر خواهد بود و مربی­گری مؤثر کارکنان و سایر متخصصان منابع انسانی سخت‌تر خواهد شد.

۱۸. کار تیمی

به‌عنوان یک متخصص منابع انسانی، از شما انتظار می‌رود که به‌طور نزدیک با همکاران خود در بخش منابع انسانی، با مدیران و رهبران، و همچنین با کارکنان سازمان همکاری کنید.

همکاری داخلی با هماهنگی فعال فعالیت‌های منابع انسانی به نفع هر دو، سازمان و منابع انسانی است. کار تیمی همچنین منجر به افزایش همکاری، نوآوری، روحیه و رضایت در سازمان می‌شود و دیگران را تشویق می‌کند که با هم کار کنند.

توسعه مهارت‌های منابع انسانی

راه‌های زیادی برای توسعه مهارت‌های منابع انسانی، پیشرفت در حرفه و ارائه ارزش بیشتر به سازمان وجود دارد. در اینجا چند راه برای توسعه مهارت‌های منابع انسانی آورده شده است:

دریافت گواهینامه‌های حرفه‌ای

برنامه‌های گواهینامه منابع انسانی آنلاین می‌توانند به شما کمک کنند تا دانش و مهارت‌های خود را گسترش دهید تا از همتایان خود پیشی بگیرید و هنگام درخواست شغل برجسته شوید. شما تنها مهارت‌های جدیدی نخواهید آموخت، بلکه گواهینامه‌های باارزشی نیز به دست خواهید آورد.

دوره جامع مدیریت منابع انسانی آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی با کمک آموزش‌های کاربردی به شما دانش و مهارت‌های عملی برای شروع کار به عنوان یک متولی منابع انسانی را می‌دهد.

شبکه‌سازی و گروه‌های حرفه‌ای

شرکت منظم در رویدادهای صنعت منابع انسانی و پیوستن به گروه‌های منابع انسانی (مانند جامعه آکادمی منابع انسانی) می‌تواند به شما کمک کند با همتایان خود ارتباط برقرار کنید، سوالات خود را بپرسید، دانش را به اشتراک بگذارید و از تجربیات جمعی یاد بگیرید.

مشاوره و راهنمایی

یک متخصص منابع انسانی باتجربه می‌تواند به عنوان یک مربی یا مشاور عالی عمل کند که می‌تواند راهنمایی و مشاوره لازم برای کمک به شما در پیشبرد حرفه‌تان، اتخاذ تصمیمات دشوار و توسعه مهم‌ترین مهارت‌های منابع انسانی را ارائه دهد. می‌توانید یک مربی را درون سازمان خود یا از طریق شبکه‌های حرفه‌ای پیدا کنید. بسیاری از افراد خوشحال می‌شوند که دانش و تجربه خود را با حرفه‌ای‌های جوان‌تر در صنعت به اشتراک بگذارند.

یادگیری مداوم

به‌روز بودن در مورد بهترین شیوه‌ها و تغییرات سیاستی، روندهای نوظهور و ساخت مهارت‌های آینده منابع انسانی، نمونه‌های خوبی از یادگیری مداوم هستند که باید به آن‌ها توجه کنید. می‌توانید یادگیری را در کار روزمره خود گنجانده و به‌طور منظم به خواندن وبلاگ‌ها، نشریات صنعتی، مقالات تحقیقاتی و خبرنامه‌های منابع انسانی بپردازید. همچنین می‌توانید به انجمن‌های حرفه‌ای منابع انسانی بپیوندید تا دانش خود را در حوزه منابع انسانی گسترش دهید.

آموزش در محل کار

به دنبال فرصت‌هایی برای کار بر روی پروژه‌ها و وظایف منابع انسانی باشید که مهارت‌های شما را به چالش بکشد و شما را از منطقه امن خود خارج کند. با متخصصان منابع انسانی باتجربه درون سازمان خود همکاری کنید، از تخصص آن‌ها بیاموزید و به‌طور فعال در ابتکارات جدید و موجود منابع انسانی شرکت کنید.

جمع‌بندی

توسعه این مهارت‌های کلیدی منابع انسانی برای هر متخصص منابع انسانی که می‌خواهد عملکرد خود را بهبود بخشد، در حرفه خود پیشرفت کند و به یک دارایی برای رهبران و کارکنان سازمان تبدیل شود، ضروری است.

با توجه به این که صنعت منابع انسانی به سرعت مطابق با فناوری در حال تکامل است، به روز بودن با روندهای آینده و اطمینان از توسعه مهارت‌های اصلی مورد نیاز در یک محیط دیجیتال‌تر برای موفقیت شما ضروری خواهد بود.

منابع

https://www.aihr.com/blog/hr-skills/

ترجمه و تلخیص: مسعود شکری

کار از راه دور در دوران پاندمی به شدت افزایش یافت. با پایان پاندمی بسیاری از مدیران معتقدند که زمان بازگشت به دفتر فرا رسیده است: مارک زاکربرگ اعلام کرده که مهندسان در دفتر، کار بیشتری انجام می‌دهند؛ رئیس منابع انسانی گوگل به تازگی به کارکنان گفته است که حضور در دفتر در ارزیابی عملکرد تاثیر خواهد داشت. حتی مدیر ارشد Zoom نیز می‌خواهد کارکنان دو روز در هفته به طور حضوری در دفتر باشند.

از سوی دیگر محبوبیت دورکاری در بین کارکنان بیشتر شده است. شواهد نشان می‌دهد که کار از خانه به طور متوسط به اندازه یک افزایش حقوق ۸٪ برای کارکنان ارزش دارد.

در این مقاله، به بررسی چالش‌های کار از راه دور و فرصت‌های آن خواهیم پرداخت. همچنین به استراتژی‌هایی برای غلبه بر این چالش‌ها و دیدگاهی نسبت به آینده کار از راه دور اشاره خواهیم کرد.

دورکاری چیست؟

دورکاری یا کار از راه دور (Remote Work)، به تنظیمات کاری اشاره دارد که در آن کارکنان می‌توانند وظایف شغلی خود را از مکانی خارج از محیط اداری سنتی انجام دهند. این مکان می‌تواند خانه، فضاهای کاری مشترک، یا هر مکان مناسبی باشد. با پیشرفت فناوری و ارتباطات، کار از راه دور هم برای کارکنان و هم برای کارفرمایان، به‌طور فزاینده‌ای عملی و جذاب شده است.

در حالی که بسیاری از مشاغل می‌توانند به‌صورت دورکاری انجام شوند، همه نقش‌ها برای این نوع کار مناسب نیستند. مشاغلی که به حضور فیزیکی یا تجهیزات تخصصی نیاز دارند، ممکن است برای دورکاری مناسب نباشند. با این حال، پیشرفت‌های فناوری به گسترش دورکاری در صنایع مختلف کمک می‌کند.

دورکاری به روایت اعداد و ارقام

در مورد دورکاری مطالعات مختلفی انجام شده است، در ادامه برخی از آن‌ها را با هم مرور می‌کنیم.

• مطالعاتی که در سال‌های 2021 و 2022 در دانشگاه استنفورد انجام شد، نشان داد که اگر کارمندان تنها دو روز در هفته دورکار باشند، نرخ استعفا 35 درصد و میزان غیبت 12 درصد کاهش پیدا می‌کند.
• در مطالعه‌ای در سال 2020 روی بیش از 61 هزار کارمند مایکروسافت، مشخص شد که دورکاری می‌تواند باعث انزوای بیشتر افراد شود.
• بر اساس مطالعه‌ای در سال 2021 توسط مؤسسهADP شصت و چهار درصد از کارکنان گفته بودند که اگر بازگشت تمام‌وقت به محل کار الزامی شود، به دنبال شغل جدید خواهند بود.
• 65٪ از کارکنان تمایل دارند تمام مدت به صورت دورکاری کار کنند و 32٪ نیز ترجیح می‌دهند یک برنامه ترکیبی داشته باشند که ترکیبی انعطاف‌پذیر از کار از راه دور و فرصت‌های همکاری حضوری است.
• 35٪ از کارکنان دورکار احساس می‌کنند که وقتی به‌طور کامل دورکار هستند، بهره‌وری بیشتری دارند که می‌تواند به دلیل کاهش زمان رفت‌وآمد، کاهش حواس‌پرتی‌های حضوری یا ایجاد محیط کاری مناسب برای خود باشد.
• براساس نظرسنجی PwC در سال 2020، کارمندان با کمتر از پنج سال سابقه، اشتیاق بیشتری برای حضور در دفتر کار دارند و بهره‌وری خود را حین دورکاری کمتر می‌دانند.
• 71٪ از کارکنان دورکار می‌گویند که کار از راه دور به تعادل کار و زندگی‌شان کمک می‌کند.
• 69٪ از کارکنان دورکار از فرسودگی ناشی از استفاده بیش از حد از ابزارهای ارتباط دیجیتال رنج می‌برند. جریان مداوم ارتباطات دیجیتال می‌تواند منجر به خستگی ذهنی شود.
• علی‌رغم افزایش پیوسته کار از راه دور، اکثر نیروی کار (59.1 درصد) همچنان در دفاتر مشغول به کار هستند. این درصد نشان می‌دهد که در حالی که کار از راه دور در حال افزایش است، کار حضوری سنتی هنوز منسوخ نشده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

فرصت‌ها و مزایای دورکاری

کار از راه دور فرصت‌های زیادی را برای کارکنان و کارفرمایان فراهم می‌کند. بیایید به برخی از این فرصت‌ها نگاهی بیندازیم.

انعطاف‌پذیری و یکپارچه‌سازی کار و زندگی

کار از راه دور انعطاف‌پذیری بی‌نظیری را ارائه می‌دهد که به افراد اجازه می‌دهد برنامه کاری خود را متناسب با تعهدات شخصی طراحی کنند. این انعطاف‌پذیری به افراد اجازه می‌دهد زمان بیشتری را برای خانواده، سرگرمی‌ها و توسعه شخصی اختصاص دهند.

 دسترسی به نیروی کار جهانی

کار از راه دور موانع جغرافیایی را از میان برمی‌دارد و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که به نیروی کار جهانی دسترسی پیدا کنند.

کاهش هزینه‌ها برای کارکنان و کارفرمایان

کار از راه دور می‌تواند منجر به صرفه‌جویی‌های قابل‌توجهی شود. کارکنان در هزینه‌های رفت‌وآمد، لباس کار و غذا صرفه‌جویی می‌کنند، در حالی که کارفرمایان از کاهش هزینه‌های نگهداری فضاهای اداری بهره‌مند می‌شوند.

چالش‌های دورکاری

در حالی که کار از راه دور مزایای بسیاری دارد، چالش‌های خاص خود را نیز به همراه دارد. درک و رسیدگی به این چالش‌ها برای اجرای موفقیت‌آمیز دورکاری ضروری است.

حفظ بهره‌وری

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های دورکاری حفظ بهره‌وری است. وقتی کارکنان در محیط سنتی دفتر کار نمی‌کنند، تمرکز و انگیزه داشتن می‌تواند سخت باشد. علاوه بر این، کارکنان دورکار ممکن است احساس انزوا و جداافتادگی از همکارانشان کنند که این مسئله می‌تواند به احساس تنهایی و بی‌انگیزگی منجر شود.

مسائل ارتباطی و همکاری

یکی دیگر از چالش‌های دورکاری مدیریت ارتباطات است. کار از راه دور ممکن است منجر به احساس انزوا و کاهش فرصت‌های همکاری شود. ایجاد روابط و تقویت فرهنگ تیمی قوی در غیاب نزدیکی فیزیکی دشوارتر می‌شود.

زمانی که کارکنان در یک دفتر حضور فیزیکی ندارند، ممکن است احساس کنند که شنیده نمی‌شوند یا ارزشمند نیستند که این مسئله می‌تواند به احساس ناامیدی و دلخوری منجر شود.

کار از راه دور به ابزارها و پلتفرم‌های دیجیتال برای تسهیل ارتباط متکی است که ممکن است منجر به سوءتفاهم‌ شود. همکاری در پروژه‌ها به‌صورت دورکاری نیز می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، زیرا هماهنگی و اطمینان از همکاری سخت‌تر می‌شود.

53٪ از کارکنان دورکار گزارش می‌دهند که احساس می‌کنند برقراری ارتباط با همکاران‌شان دشوارتر است.

حفظ تعادل بین کار و زندگی

با وجود اینکه کار از راه دور انعطاف‌پذیری را ارائه می‌دهد، ممکن است مرزهای بین کار و زندگی شخصی را محو کند. عدم وجود جدایی مشخص بین این دو حوزه می‌تواند منجر به ساعات کاری طولانی‌تر و دشواری در قطع ارتباط با وظایف شغلی شود. دستیابی و حفظ تعادل سالم بین کار و زندگی به چالشی اساسی برای کارمندان دورکار تبدیل می‌شود.

وابستگی به فناوری

کار از راه دور به شدت به فناوری برای تسهیل ارتباط، همکاری و مدیریت وظایف وابسته است. مسائل فنی، مانند قطعی اینترنت یا خرابی نرم‌افزار، می‌تواند جریان کار را مختل کند و بهره‌وری را کاهش دهد.

مدیران درباره دورکاری چه می‌گویند؟

برکن دَرِل، مدیرعامل لاجیتک معتقد است که سازمان باید یک محیط کاری جذاب بسازد که کارکنان خود به خود تمایل به حضور در آن داشته باشند. او پیشنهاد می‌کند که سازمان باید اتاق‌های مجهز برای همکاری‌های چندنفره و فضاهایی برای جلسات فراهم کند که کارکنان بتوانند تجربه‌ای مناسب داشته باشند. همچنین، باید انعطاف‌پذیری را برای تیم‌های مختلف حفظ کند و ارتباطات شفاف داشته باشد.

کاتارینا برگ، مدیر ارشد منابع انسانی اسپاتیفای پیشنهاد می‌کند که سازمان مدل کاری توزیع‌شده‌ای را اتخاذ کند، که به کارکنان اجازه می‌دهد از هر نقطه‌ای از جهان کار کنند. او معتقد است که محل انجام وظایف اهمیتی ندارد و وظیفه اصلی هر فرد همان کارش است، نه موقعیت جغرافیایی. اسپاتیفای نیز از سال 2021 این مدل را به کار گرفته و نتایج مثبتی دیده است.

چند راه‌حل برای اثربخشی دورکاری

1. سیاستی روشن برای دورکاری تدوین کنید

این سیاست باید انتظارات شما از کارکنان دورکار را مشخص کند، مانند ساعاتی که باید کار کنند و وظایفی که باید انجام و تحویل دهند.

2. ابزارها و منابع مناسب را فراهم کنید

کارکنان دورکار به ابزارها و منابع مناسب نیاز دارند تا موفق باشند، از جمله یک لپ‌تاپ، اتصال اینترنت قابل اعتماد و دسترسی به نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس.

3. جلسات منظم برقرار کنید

مهم است که به طور منظم با کارکنان دورکار جلسات یک به یک برگزار کنید، درباره پیشرفت آن‌ها صحبت و به نگرانی‌هایشان رسیدگی کنید.

4. از فناوری برای ارتباط مداوم استفاده کنید

فناوری‌هایی وجود دارد که می‌تواند به شما در حفظ ارتباط با کارکنان دورکار کمک کند، مانند نرم‌افزارهای کنفرانس ویدئویی و پیام‌رسان‌های فوری.

5. انعطاف‌پذیر باشید

دورکاری نیازمند انعطاف‌پذیری از سوی هر دو طرف، یعنی کسب‌وکار و کارکنان است. آماده باشید تا انتظارات و شرایط کاری خود را در صورت نیاز تغییر دهید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: هوش مصنوعی در منابع انسانی چیست؟ مثال‌ها و نحوه استفاده

آینده کار از راه دور

مدل‌های کاری ترکیبی

احتمالاً مدل‌های کاری ترکیبی که ترکیبی از کار حضوری و کار از راه دور هستند، در آینده بیشتر رایج خواهند شد. شرکت‌ها ممکن است یک رویکرد منعطف را اتخاذ کنند که به کارمندان اجازه دهد چند روز در هفته به‌صورت دورکار فعالیت کنند و در عین حال فرصت‌هایی برای همکاری حضوری و تعامل رو در رو فراهم کنند. این مدل به تعادل بهتر بین نیازهای کاری و تمایل به تعامل حضوری کمک می‌کند.

پیشرفت‌های فناوری در پشتیبانی از دورکاری

پیشرفت‌های فناورانه همچنان چشم‌انداز کار از راه دور را شکل خواهند داد. نوآوری در زمینه‌هایی مانند واقعیت مجازی (VR)، واقعیت افزوده (AR)، و ابزارهای همکاری دیجیتال، تعاملات تیم‌های دورکار را بهبود می‌بخشد و آن‌ها را به تجربه‌ای غنی‌تر و واقع‌گرایانه‌تر تبدیل می‌کند. همچنین هوش مصنوعی (AI) می‌تواند کارهای تکراری را خودکار کند و زمان بیشتری را برای کارهای خلاقانه و استراتژیک فراهم آورد.

تحول فضاهای کاری و زیرساخت‌های دورکاری

کار از راه دور منجر به تغییرات در طراحی فضاهای کاری فیزیکی خواهد شد. دفاتر ممکن است بیشتر بر فعالیت‌های مشترک و جلسات تیمی متمرکز شوند و نیاز به ایستگاه‌های کاری اختصاصی کمتر شود. همچنین زیرساخت‌های دورکاری بهبود خواهد یافت و ارتباطات اینترنتی سریع‌تر و ابزارهای دیجیتال پیشرفته‌تری برای پاسخگویی به نیازهای کار از راه دور ارائه خواهند شد.

تأثیر کار از راه دور بر بازار کار

کار از راه دور فرصت‌های شغلی جدیدی را برای افرادی که به دلایل جغرافیایی محدود بوده‌اند، فراهم می‌کند. این تغییر ممکن است منجر به رقابتی‌تر شدن بازار کار شود زیرا شرکت‌ها به نیروی کار جهانی دسترسی خواهند داشت. کارفرمایان باید فرآیندهای استخدام و معرفی کارکنان را متناسب با شناسایی و جذب نیروی دورکار تطبیق دهند.

دانلود گزارش

اگر به این موضوع علاقمند هستید می‌توانید برای مطالعه بیشتر گزارش دیلویت را از لینک زیر دانلود کنید.

dttl_global_tax_remote_work_survey_FI

سخن پایانی

در آینده نزدیک، کار از راه دور افزایش خواهد یافت به این دلیل  که کارکنان آن را دوست دارند.  اما نگرانی‌ها در مورد اینکه کار از راه دور ممکن است بهره‌وری را کاهش دهد چه؟

شرکت‌ها و رهبران آنها باید به‌طور جدی مزایای کار از راه دور را بررسی و استراتژی مناسب سازمان خود را طراحی کنند.

در حالی که میزان کار از راه دور در آینده همچنان نامشخص است، احتمال کمی وجود دارد که شاهد بازگشت گسترده به دفتر باشیم. فناوری‌های دورکاری، بهتر خواهند شد و کارکنان به سمت شرکت‌هایی با سیاست‌های انعطاف‌پذیرتر جذب خواهند شد.

منابع

https://medium.com/illumination/the-future-of-remote-work-challenges-and-opportunities-e9ef6eaa129a

https://hbr.org/2023/01/case-study-should-some-employees-be-allowed-to-work-remotely-even-if-others

https://hbr.org/2023/08/survey-remote-work-isnt-going-away-and-executives-know-it

https://www.forbes.com/advisor/in/business/remote-work-statistics/

نویسنده: سونیا جلالی

بهبود وضعیت مدیریت منابع انسانی سازمان با شناخت و داشتن تصویر درست و شفاف از وضع موجود آغاز می‌شود، در حوزه مدیریت منابع انسانی مدیران و صاحبان سازمان‌ها، نیاز دارند که بدانند شرکتشان در چه سطحی است؟ و برای آینده چه باید بکنند؟

یکی از مهم‌ترین وظایف متخصصان حرفه‌ای منابع انسانی در هر سازمان، ارزیابی مداوم و دوره‌ای فرایندهای منابع انسانی است. این ارزیابی باید با استفاده از ابزارهای مناسب و جمع‌آوری داده‌ها از منابع مختلف، انجام شود تا مشکلات و نقاط ضعف این سیستم شناسایی شوند. این فرآیند  تصویری جامع از عملکرد بخش‌های مختلف منابع انسانی را ارائه می‌دهد، نقاط ضعف و زمینه‌های قابل بهبود را نیز روشن کرده و متخصصان منابع انسانی و مدیران را در اتخاذ تصمیم‌های صحیح و اولویت‌بندی اقدامات یاری می‌کند. چک‌لیستی که در اختیار دارید، بر پایه مدل‌های بلوغ مدیریت منابع انسانی تدوین شده و 10 حوزه اصلی مدیریت منابع انسانی را مورد ارزیابی و بررسی قرار می‌دهد. شما می‌توانید با الگوگیری از این چک لیست عارضه‌یابی و ارزیابی وضع موجود مدیریت منابع انسانی را در سازمانتان انجام داده و بر اساس نتایج ارزیابی وضع موجود اقدامات بهبود موثری را طراحی کنید.

چک لیست ارزیابی وضع موجود مدیریت منابع انسانی

بخش اول: اهداف و استراتژی‌های منابع انسانی

• آیا اهداف منابع انسانی با اهداف کلی سازمان همسو و مرتبط هستند؟
• آیا واحد منابع انسانی در تدوین استراتژی‌ها و اهداف سازمانی نقش دارد؟
• آیا کارکنان واحد منابع انسانی به طور کامل از اهداف و استراتژی‌های شرکت آگاهی دارند؟
• آیا استراتژی منابع انسانی تدوین شده است؟
• آیا برنامه‌های منابع انسانی به صورت منسجم و هماهنگ با استراتژی سازمان تنظیم می‌شوند و به صورت جزیره‌ای نیستند؟
• آیا برنامه‌های منابع انسانی به طور منظم بازبینی شده و برنامه‌های بهبود تدوین می‌شوند؟
• آیا شاخص‌های ارزیابی پیشبرد اهداف و استراتژی‌های منابع انسانی تعریف شده است؟

بخش دوم: تجزیه و تحلیل و طراحی مشاغل

• آیا سند تجزیه و تحلیل شغل(شرح وظایف و شرایط احراز) برای همه مشاغل به درستی و به طور کامل تدوین شده است؟
• آیا شایستگی‌های شغلی تدوین شده است؟
• سند تجزیه و تحلیل شغل در بازه‌های زمانی مشخص به‌روز آوری می‌شود؟
• آیا وظایف و مسئولیت‌های مشاغل بدون تداخل با هم هستند؟
• آیا دستورالعمل تهیه و به روزآوری تجزیه و تحلیل مشاغل موجود است؟
• آیا مشاغل موجود با اهداف، مأموریت و ساختار سازمانی شرکت مطابقت دارند؟
• آیا شرح مشاغل به کارکنان ابلاغ شده است و از آن آگاهی دارند؟

بخش سوم: برنامه‌ریزی منابع انسانی

• آیا پیش‌بینی نیروی انسانی در سازمان با اهداف استراتژیک همخوانی دارد؟
• اطلاعات نیروی انسانی موجود در سیستم اطلاعاتی ثبت می‌شود؟
• آیا برآورد نیروی انسانی مورد نیاز از لحاظ کمی و کیفی انجام می‌شود؟
• آیا کیفیت و کمیت نیروی انسانی فعلی به دقت ارزیابی و ثبت می‌شود؟
• آیا دستورالعمل برنامه‌ریزی نیروی انسانی در سازمان تدوین شده است؟

بخش چهارم: کارمندیابی، جذب و استخدام نیرو

• آیا در زمینه برند کارفرمایی و تعریف ارزش پیشنهادی کارفرما اقدامی صورت گرفته است؟
• آیا برای جذب نیرو از روش‌های مختلف کارمندیابی مانند اینترنت، معرف‌ها و آگهی استفاده می‌شود؟
• آیا معیارهای انتخاب و استخدام نیرو بر اساس شرایط احراز و شایستگی‌های لازم تنظیم شده است؟
• آیا مصاحبه‌ها ساختاریافته است و بر اساس اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل و شایستگی‌ها انجام می‌شود؟
• آیا از تست‌ها و آزمون‌های استاندارد و مشخص برای فرآیند کارمندیابی و استخدام استفاده می‌شود؟
• چه کسی غربالگری اولیه رزومه‌ها را انجام می‌دهد؟ چه کسی داوطلبان را برای مصاحبه انتخاب می‌کند؟ و آیا مصاحبه کننده‌ها آموزش دیده‌اند؟
• آیا شاخص‌های کلیدی فرایند استخدام تعریف شده و پایش می‌شوند؟
• از ATSدر سازمان استفاده می‌شود؟
• آیا فرآیند جامعه پذیری نیروهای استخدام شده با محیط سازمان به خوبی انجام می‌شود؟
• آیا دستورالعمل‌های اجرایی برای جذب و استخدام در شرکت وجود دارد و کامل است؟
• آیا پست‌های خالی سازمانی که نیازمند جذب نیرو هستند، به کارکنان داخلی اعلام می‌شود؟
• آیا مصاحبه‌های خروج از خدمت انجام و داده‌های آن تحلیل می‌شود؟

بخش پنجم: جبران خدمات (حقوق و مزایا و پاداش)

• آیا معیارهای شفاف، منصفانه و مشخصی برای جبران خدمات کارکنان وجود دارد؟
• آیا بازار جبران خدمات بنچ مارک می‌شود و سیستم جبران خدمات نسبت به سازمان‌های مشابه رقابتی است؟
• بین جبران خدمات و ارزشیابی مشاغل همخوانی وجود دارد؟
• طبقه‌بندی و ارزیابی مشاغل به درستی انجام شده است؟
• آیا فرآیند بازنگری حقوق و مزایا به شکل دوره‌های انجام می‌شود؟
• پرداخت‌ها و پاداش‌ها براساس عملکرد، تخصص، تحصیلات و تجربه انجام می‌شود؟
• بسته‌های رفاهی متناسب با نیازهای کارکنان تهیه شده‌اند؟
• کارکنان از نحوه تعیین حقوق و مزایای خود آگاه هستند؟
• آیا حقوق و مزایا به موقع پرداخت می‌شود؟
• آیا برنامه‌های غیرمادی برای تقدیر از کارکنان به خوبی طراحی و اجرا می‌شوند؟
• دستورالعمل‌های اجرایی برای حقوق و مزایا در شرکت وجود دارد و کامل است؟

بخش ششم: آموزش و توسعه منابع انسانی

• بین شرح مشاغل، وظایف و دوره‏‌های آموزشی ارتباط منطقی وجود دارد.
• آیا دوره‌های آموزشی اولیه پس از استخدام در شرکت برگزار می‌شود؟
• برای ارزیابی نیازهای آموزشی کارکنان، از روش‌های علمی و مدرن استفاده می‌شود؟
• آیا کارکنان به طور فعال در دوره‌های آموزشی شرکت می‌کنند؟
• آیا نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان، در شناسایی نیازهای آموزشی به کار گرفته می‌شود؟
• آیا روش‌های مدرن و متنوعی برای آموزش و توانمندسازی کارکنان به کار گرفته می‌شود؟
• آیا شاخص‌های کلیدی فرایند آموزش تعریف شده و پایش می‌شوند؟
• ارزیابی اثربخشی آموزش با مدل‌های علمی مورد پایش قرار می‌گیرد؟
• آیا سوابق آموزشی افراد نگهداری شده و در برنامه‌های توسعه شغلی مورد استفاده قرار می‌گیرد؟
• دستورالعمل‌های اجرایی برای فرایند آموزش کارکنان در شرکت وجود دارد و کامل است؟

بخش هفتم: مدیریت عملکرد کارکنان

• آیا دستورالعمل‌های اجرایی برای مدیریت عملکرد در شرکت وجود دارد و کامل است؟
• آیا فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان، بر اساس مدل‌های علمی انجام می‌شود؟
• آیا فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان، بر اساس شاخص‌های مشخص و عینی انجام می‌شود؟
• آیا نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان، به آن‌ها اعلام و بازخورد داده می‌شود؟
• گفتگوهای عملکردی با هدف بهبود عملکرد بین مدیران و کارکنان برگزار می‌شود؟
• آیا از نتایج ارزیابی عملکرد، برای شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه‌ای کارکنان استفاده می‌شود؟
• آیا عملکرد کارکنان در دوره‌های مشخص زمانی مورد ارزیابی قرار می‌گیرد؟
• شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان، با اهداف و استراتژی‌های سازمان همخوانی دارد؟
• از نرم‌افزار برای فرایند مدیریت عملکرد استفاده می‌شود؟

بخش هشتم: سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

• • آیا فرایندهای مدیریت منابع انسانی، الکترونیکی شده‌اند؟
  • سیستم اطلاعاتی منابع انسانی وجود دارد و داده‌های مرتبط با کارکنان ثبت و نگهداری می‌شود؟
  • آیا نظام یکپارچه سیستم‏های اطلاعاتی و ارتباطی در حوزه مدیریت منابع انسانی وجود دارد؟
  • پایش و شناسایی فناوری‏‌های نوین به منظور به کارگیری در فرایندهای مختلف مدیریت منابع انسانی وجود دارد؟
  • داده‌ها پایش شده و در تصمیم گیری‌های منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرند؟

این مقاله را مطالعه کنید: HRIS سیستم اطلاعاتی منابع انسانی چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟

بخش نهم: ایمنی و سلامت کارکنان

• • • آیا برنامه‌های مشخصی برای پایش و ارتقای سلامت و ایمنی کارکنان وجود دارد؟
    • آیا آمار حوادث کاری ثبت شده و برنامه‌های پیشگیرانه‌ای برای جلوگیری از وقوع آن‌ها تنظیم می‌شود؟
    • آیا اطلاعاتی درباره میزان ابتلای کارکنان به بیماری‌های اصلی و مهم در دسترس است؟
    • آیا ارزیابی ریسک‌ها و خطرات مربوط به گروه‌های شغلی مختلف انجام می‌شود؟
    • آیا آزمایش‌های دوره‌ای برای سنجش سلامت جسمی و روانی کارکنان انجام می‌شود؟

بخش دهم: مدیریت استعدادها و جانشین پروری

• • • آیا مشاغل کلیدی در سازمان شناسایی شده‌اند؟
    • دستورالعمل شناسایی و توسعه استعدادها و جانشین پروری در سازمان وجود دارد؟
    • از جانشينان پرورش یافته برای جانشینی در پست‌‏های کلیدی استفاده می‌‏شود؟
    • کارکنان از مسیرهای پیشرفت شغلی آگاه هستند و برای توسعه شغلی آماده می‏‌شوند؟
    • فرایند جانشین پروری با فرایندهای آموزش، جبران خدمات و ارزیابی عملکرد ارتباط دارد؟
    • برنامه‏‌های مدونی برای پرورش مدیران و نیروهای کلیدی آینده وجود دارد؟

سخن پایانی

کلید توسعه سازمان‌ها توسعه کارکنان آن است و برای توسعه کارکنان بایستی برنامه داشت و این برنامه را از طریق ایجاد سیستم‌ها و زیرسیستم‌های توسعه منابع‌انسانی اجرا نمود، لذا قبل از تدوین هر سیستم و اقدامی در حوزه مدیریت منابع انسانی لازم است شناخت صورت گرفته و سپس به دنبال تهیه و اجرای سیستم‌ها و راه حل‌ها رفت. این شناخت صحیح و به موقع، این امکان را به مدیران می‌دهد که همواره از مسایل و مشکلات جاری سازمان خود مطلع باشند و از حاد شدن آن جلوگیری نمایند. چک لیستی که در این مقاله ارائه شد می‌تواند به شما در شناخت و ارزیابی وضع موجود مدیریت منابع انسانی کمک کند.

اگر به توسعه دانش حرفه‌ای خود در حوزه مدیریت منابع انسانی علاقه‌مند هستید دوره جامع مدیریت منابع انسانی را مشاهده فرمایید.

نویسنده: سونیا جلالی

فرهنگ سازمانی داستان آنچه در محل کار شما می‌گذرد را روایت می‌کنند. از آنجایی که فرهنگ‌های سالم و مقاوم منجر به موفقیت‌های تجاری بهتر می‌شوند، هر سازمانی باید از نحوه درک و برداشت کارکنان از فرهنگ فعلی خود مطلع باشد و اندازه‌گیری فرهنگ سازمانی کلید این موضوع است.

این مقاله به بررسی استفاده از نظرسنجی‌ از کارکنان در ارزیابی فرهنگ سازمانی می‌پردازد و ۱۷ سوال نمونه برای پرسش از کارکنان و توصیه‌هایی برای اجرای مؤثر و بهره‌برداری از آن‌ را ارائه می‌دهد.

چرا باید فرهنگ سازمانی را اندازه‌گیری کرد؟

نتایج گالوپ نشان می‌دهد، سازمان‌هایی با فرهنگ قوی، عملکرد خود را در زمینه‌های کلیدی زیر بهبود می‌بخشند:

• تعلق کارکنان: افزایش ۵۰ امتیاز در سه سال
• سود خالص: افزایش ۸۵٪ در پنج سال
• رشد نیروی کار: افزایش ۲۵٪ در سه سال
• تعداد مشتریان: بهبود ۱۳۸٪ در پنج سال.

همچنین نظرسنجی گالوپ نشان داد که تنها ۲۱٪ از پاسخ‌دهندگان کاملا احساس ارتباط با فرهنگ سازمان خود دارند. با این حال، کسانی که احساس ارتباط و پیوستگی با فرهنگ را دارند:

• ۳.۷ برابر بیشتر احتمال دارد به کار خود دلبسته باشند.
• ۶۸٪ کمتر احتمال دارد که احساس خستگی مفرط کنند.
• ۵۵٪ کمتر احتمال دارد که به دنبال شغل جدید باشند.
• ۵.۲ برابر بیشتر احتمال دارد که کارفرمای خود را به دیگران توصیه کنند.

با توجه به نتایج فوق هر سازمانی باید از نحوه ارزیابی فرهنگ فعلی خود توسط کارکنان مطلع باشد و این امر با کمک اندازه‌گیری فرهنگ سازمانی تحقق می‌یابد.

۹۲٪ از ۳۰۰۰ شرکت‌کننده در نظرسنجی EY در ایالات متحده گفتند که فرهنگ سازمان یکی از عوامل اصلی در تصمیم به ماندن با یک کارفرماست.

مزایای استفاده از نظرسنجی برای ارزیابی فرهنگ سازمانی

در حالی که روش‌های دیگری نیز برای ارزیابی فرهنگ سازمانی وجود دارد، نظرسنجی می‌تواند به دریافت داده‌ها به‌طور مستقیم از کارکنان کمک کند تا تصمیمات منابع انسانی و تجاری آگاهانه‌تری اتخاذ شود. اجرای نظرسنجی‌های فرهنگ سازمانی مزایای زیادی دارد، از جمله:

• • شناسایی فرهنگ کنونی و ایجاد معیارهایی برای ارزیابی‌های آینده
  • آگاه بودن از آنچه کارکنان در مورد فرهنگ فکر می‌کنند.
  • شناسایی جنبه‌های مثبت و قابل بهبود فرهنگ سازمانی
  • ترویج شفافیت و ارتباط با کارکنان
  • نشان دادن تعهد به ارزش‌گذاری بر نظرات کارکنان
  • ایجاد تغییراتی که موجب بهبود می‌شود.

این مقاله را نیز مطالعه کنید: ۱۵ نشانه فرهنگ سازمانی ضعیف و راهکارهای رفع آن

۱۷ سوال نظرسنجی فرهنگ سازمانی

بازخورد کارکنان در ارزیابی فرهنگ سازمانی ضروری است. برای درک واقعی برداشت کارکنان از فرهنگ سازمانی شما، باید سوالاتی بپرسید که اطلاعات صحیح را استخراج کند. در ادامه ۱۷ سوال نمونه برای نظرسنجی فرهنگ سازمانی ارائه شده است، همچنین توضیحاتی در مورد چگونگی ارتباط آن‌ها با ارزیابی فرهنگ سازمان آمده است.

۱. آیا ماموریت و چشم‌انداز سازمان برای شما روشن است؟

فرهنگ سازمانی باید با آنچه شرکت ادعا می‌کند هم‌راستا باشد. اگر کارکنان در مورد ماموریت و چشم‌انداز سازمان ابهام داشته باشند، نمی‌توانند آن‌ را دنبال و محقق کنند.

۲. آیا تأثیر وظایف و مسئولیت‌هایتان را بر دستیابی به اهداف سازمانی می‌بینید؟

کارکنانی که می‌توانند ارزش مشارکت‌های خود را ببینند، با سازمان هماهنگ‌تر هستند و فرهنگ متصل‌تری شکل می‌دهند.

۳. ارتباطات کلی در سراسر سازمان چقدر مؤثر است؟

زمانی که کارکنان از آنچه در حال رخ دادن است، آگاه باشند، شفافیت بیشتری وجود دارد و نارضایتی کارکنان در محیط کار کاهش می‌یابد.

نکته منابع انسانی

نظرسنجی‌های عمیق (بیش از ۲۰ سوال) در زمینه فرهنگ سازمان باید معمولاً حداقل سالی یک بار انجام شوند. نظرسنجی‌های کوتاه‌تر می‌توانند مفید باشند و چند بار در سال انجام شوند.

۴. آیا شفافیت در نحوه اتخاذ تصمیمات سطح بالا وجود دارد؟

زمانی که کارکنان دلایل تغییرات و رویه‌های جدید را درک کنند، اطلاعات نادرست و گمانه‌زنی‌های منفی که ممکن است در محل کار پخش شود، کاهش می‌یابد.

۵. آیا سیاست‌های اخلاقی سازمان به‌طور واضح تعریف و اجرا شده است؟

ضعف اخلاق یا ناهماهنگی در اجرای آن‌ها می‌تواند منجر به بی‌اعتمادی و رفتارهای مشکل‌ساز شود.

۶. آیا سازمان محیط کاری امنی برای همه کارکنان فراهم می‌کند؟

توسعه یک فرهنگ سازمانی مثبت دشوار است اگر کارکنان احساس کنند که ناامن هستند یا باید بیش از حد محتاط باشند.

نکته منابع انسانی

به کارکنان اطلاع دهید که پاسخ‌های آن‌ها به نظرسنجی محرمانه است. شما باید تضمین کنید که امکان اشناس بودن برای کارکنان فراهم است تا آن‌ها احساس امنیت کنند و بازخورد صریحی را ارائه دهند.

۷. آیا سازمان به تنوع، برابری، شمول و تعلق احترام می‌گذارد و آن‌ها را ترویج می‌کند؟

بیانیه‌ها و سیاست‌های DEIB و پیاده‌سازی آن‌ها آسان است، اما کارکنان حس خواهند کرد که آیا این‌ها فقط به‌طور لفظی و ظاهری هستند یا خیر.

۸. آیا سازمان از رفاه و تعادل کار و زندگی کارکنان حمایت می‌کند؟

زمانی که کارکنان به عنوان انسان، نه فقط کارمند، ارزش‌گذاری می‌شوند، محیطی پرورش‌دهنده فراهم می‌شود که در آن می‌توانند رشد کنند.

۹. آیا مدیرتان شما را برای تصمیم‌گیری توانمند می‌سازد؟

احساس خودمختاری به کارکنان این امکان را می‌دهد که به کار خود افتخار کنند و درک کنند که می‌توانند تأثیرگذار باشند.

نکته منابع انسانی

از رهبران اجرایی نیز بخواهید در نظرسنجی شرکت کنند. در نظر داشته باشید که نتایج آن‌ها را جدا کنید و با نتایج کلی مقایسه کنید. این امر هرگونه اختلاف بین نحوه تفسیر فرهنگ توسط رهبری و بقیه کارکنان را نشان خواهد داد.

۱۰. آیا احساس می‌کنید که آزادید ایده‌ها و نظرات خود را در مورد مسائل کاری بیان کنید؟

زمانی که کارکنان بتوانند به‌طور آزاد صحبت کنند، احساس می‌کنند شنیده و به آن‌ها اعتماد می‌شود که راه‌حل‌های خود را ارائه دهند.

۱۱. آیا می‌توانید نگرانی‌های خود را بدون ترس از عواقب بیان کنید؟

اگر کارکنان بدانند که برای بیان مشکلات عواقبی خواهند داشت، تمایل دارند مشکلات را نادیده بگیرند یا وضعیت‌های دشوار را تحمل کنند. مشکلات کوچک به بحران‌هایی تبدیل خواهند شد که محیطی پرتنش ایجاد می‌کند و به نتایج تجاری بدتری منجر می‌شود.

۱۲. آیا احساس می‌کنید که به ایجاد و آزمایش ایده‌های خلاقانه تشویق می‌شوید؟

در یک فرهنگ سازمانی سالم، کارکنان می‌دانند که می‌توانند روش‌های جدیدی را امتحان کنند، حتی اگر همیشه موفق نشوند.

نکته منابع انسانی

موانع احتمالی که کارکنان ممکن است در تکمیل نظرسنجی با آن‌ها مواجه شوند را پیش‌بینی کنید. به عنوان مثال، آیا زمان کافی برای آن دارند؟ آیا نظرسنجی به‌خوبی بارگذاری شده و برای تکمیل ساده است؟

۱۳. آیا فرآیند onboarding در کمک به تازه‌واردان برای تطبیق با محیط کار مؤثر است؟

تازه‌واردان اولین طعم واقعی فرهنگ سازمان را در دوره آنبوردینگ تجربه می‌کنند. آن‌ها اگر به‌خوبی مورد استقبال قرار گیرند و آماده شروع نقش‌هایشان باشند، احساس ارزشمندی و قدردانی خواهند کرد.

۱۴. آیا درگیری‌ها و مسائل بین فردی به‌طور مؤثر رسیدگی و حل می‌شود؟

تنش در میان کارکنان می‌تواند توسط همه اعضای سازمان، حس و در سراسر محیط کار پخش شود. رسیدگی به این وضعیت‌ به‌موقع، از تبدیل آن‌ها به یک نُرم پذیرفته‌شده جلوگیری می‌کند.

۱۵. آیا فرصت‌های کافی برای یادگیری مداوم و کسب مهارت‌های جدید فراهم شده است؟

تعهد سازمان به سرمایه‌گذاری بلندمدت در کارکنان، فرهنگ رشد و توسعه را نشان می‌دهد.

نکته منابع انسانی

هیچ نظرسنجی نمی‌تواند همه‌چیز را پوشش دهد، بنابراین به کارکنان فرصتی برای ارائه نظرات بیشتر بدهید. بخشی را در نظر بگیرید که کارکنان بتوانند نظرات اضافی خود را به اشتراک بگذارند یا سوالات دیگری را، پیشنهاد کنند.

۱۶. بهترین جنبه فرهنگ سازمان ما از نظر شما چیست؟

شنیدن مستقیم از کارکنان در مورد نقاط قوت فرهنگی شما، آنچه را که باید تقویت کنید، آشکار خواهد کرد.

۱۷. چگونه می‌توان فرهنگ سازمانی را بهبود داد؟

هر یک از کارکنان جنبه‌های مختلفی از فرهنگ سازمانی را ارزشمند خواهد دانست. با این حال، کشف اولویت‌های مشترک به شما کمک خواهد کرد تا مشکلات در حال ظهور را شناسایی کرده و بر روی مهم‌ترین زمینه‌ها تمرکز کنید.

این مقاله را نیز مطالعه کنید: تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی چیست؟ مراحل + نمونه

چگونه نظرسنجی فرهنگ سازمانی را اجرایی کنیم؟

در اینجا شش مرحله برای راهنمایی شما در فرآیند اجرای نظرسنجی فرهنگ سازمانی آورده شده است:

✓ شناسایی اهداف: هدف نظرسنجی را تعیین کنید. به عبارت دیگر، چرا می‌خواهید این اطلاعات را از کارکنان جمع‌آوری کنید؟ آیا می‌خواهید نقاط قوت و ضعف کلی فرهنگ را تأیید کنید؟ آیا می‌خواهید بررسی کنید که فرهنگ بر تعلق کارکنان تأثیر می‌گذارد؟ شاید می‌خواهید ببینید فرهنگ تا چه اندازه با ارزش‌های اصلی شرکت هم‌خوانی دارد. وقتی هدف نهایی را مشخص کنید، قادر خواهید بود نظرسنجی را بر اساس این هدف خاص طراحی کنید.

✓ همکاری با ذینفعان: دریافت نظرات ذینفعان در مورد ساختار و موضوعات نظرسنجی، دیدگاه‌های متنوعی را ایجاد می‌کند تا نظرسنجی جامع و مرتبط با کل سازمان باشد. ذینفعان کلیدی که باید با آن‌ها همکاری کنید ممکن است شامل مدیران اجرایی، رهبران تیم، سایر اعضای تیم منابع انسانی و نمایندگان کارکنان باشند.

✓ انتخاب روش ارسال نظرسنجی: روش مناسب ارسال نظرسنجی برای دستیابی به بیشترین مشارکت و نتایج بهینه حیاتی است. یک پلتفرم آنلاین کاربرپسند فرآیند را با ارائه دسترسی آسان و ساده‌سازی جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها تسهیل می‌کند. نظرسنجی را تا حد ممکن مختصر نگه‌ دارید. تعداد سوالات را از قبل فاش کنید تا کارکنان بدانند چه انتظاری باید داشته باشند. نوار پیشرفت در طول نظرسنجی می‌تواند به پاسخ‌دهندگان کمک کند تا در مسیر باقی بمانند.

✓ انتخاب نوع سوالات: چندین فرمت سوال در نظرسنجی‌های فرهنگی به‌طور رایج استفاده می‌شود. به عنوان مثال، سوالات چندگزینه‌ای، بله/خیر، رتبه‌بندی، مقیاس نظرات، مقیاس لیکرت و پاسخ‌های کوتاه باز. استفاده از ترکیبی از انواع سوالات مختلف داده‌های متنوعی را جمع‌آوری می‌کند، یکنواختی نظرسنجی را کاهش می‌دهد و گزینه‌های بیشتری برای ابراز نظرات به پاسخ‌دهندگان ارائه می‌دهد. اطمینان حاصل کنید که هر سوال به‌طور واضح، مختصر و متمرکز بر بازخورد مربوطه مطرح شده باشد. از زبان ساده استفاده کنید و از اصطلاحات منابع انسانی یا سایر جملات تخصصی که برخی از کارکنان ممکن است با آن‌ها آشنا نباشند، اجتناب کنید.

✓ اجرای آزمایشی نظرسنجی: قبل از راه‌اندازی رسمی نظرسنجی، یک آزمایش با تعداد کمی از کارکنان از بخش‌های مختلف انجام دهید. آن‌ها می‌توانند توصیف کنند که تجربه آن‌ها از انجام نظرسنجی چگونه بوده و هرگونه مشکل با فرمت نظرسنجی، درک سوالات یا گزینه‌های پاسخ را فاش کنند.

✓ اجرای نظرسنجی: در این مرحله، نظرسنجی باید آماده انتشار باشد. در اینجا چند نکته برای اجرای موفقیت‌آمیز آن آورده شده است:

• • •  نظرسنجی را در تمام کانال‌های ارتباطی مربوطه ترویج دهید.
    •  لینک نظرسنجی را ارائه دهید و بگویید چقدر طول می‌کشد تا آن را کامل کنند.
    •  هدف از طرح سوالات کارکنان درباره فرهنگ را توضیح دهید.
    • توضیح دهید که چرا نظرات کارکنان بسیار ارزشمند است و چگونه از آن‌ها استفاده خواهد شد.
    • توضیح دهید چه نوع اقداماتی ممکن است از نتایج نظرسنجی به وجود آید و این چگونه بر کارکنان تأثیر خواهد گذاشت.

نکات مهم برای تحلیل نتایج

چگونه از نتایج نظرسنجی خود بهترین استفاده را ببرید:

۱. تحلیل پاسخ‌های نظرسنجی: از یک صفحه گسترده یا پلتفرم نظرسنجی برای سازماندهی و مرتب‌سازی داده‌ها استفاده کنید. با کمک داده‌های کمی از پاسخ‌های عددی یا مقیاس‌دار، نقاطی با کم‌ترین و بالاترین امتیاز را شناسایی کنید.

۲. ادغام اطلاعات پاسخ‌های باز: تحلیل پاسخ‌های کیفی زمان‌بر است اما می‌تواند بینش‌های مفیدی داشته باشد. مرتب‌سازی آن‌ها به دسته‌هایی مانند احساس مثبت، منفی و خنثی، مدیریت آن را آسان‌تر می‌کند. ابزارها و نرم‌افزارهای AI نیز برای ساده‌سازی این کار در دسترس هستند.

۳. شناسایی الگوها و روندها: به دنبال تم‌های مشترک در داده‌ها باشید. شناسایی کنید که کدام مناطق به‌عنوان قوی یا ضعیف برجسته هستند. توجه کنید که آیا الگوهایی در تیم‌های مختلف قابل مشاهده است؟

۴. توسعه یک برنامه اقدام: هنگامی که بر روی وضعیت فعلی فرهنگ سازمانی و عواملی که به‌عنوان مشکل برجسته هستند، تسلط پیدا کردید، مسائل با اولویت بالا را شناسایی کنید. یک برنامه عملی برای اقدامات هدفمند ایجاد کنید. اهداف مشخص، زمان‌بندی‌ها، ذینفعان کلیدی و مسئولیت‌ها را تعیین کنید.

۵. ارتباط نتایج و برنامه‌ها به کارکنان: یافته‌های نظرسنجی را با تمام کارکنان به اشتراک بگذارید. از عناصر بصری مانند نمودارها و گرافیک‌ها برای نمایش و توضیح داده‌ها به‌صورت ملموس‌تر استفاده کنید. توضیح دهید که چه اقداماتی برای بهبود فرهنگ محل کار برنامه‌ریزی شده است. به کارکنان اطلاع دهید که بازخورد آن‌ها ارزشمند است و مستقیماً بر بهبودها و اقدامات آینده تأثیر می‌گذارد.

نتیجه‌گیری

سازمان‌ها فرهنگ‌های خود را به‌طور عمدی و ناآگاهانه شکل می‌دهند. منابع انسانی می‌تواند با انجام یک نظرسنجی فرهنگ سازمانی و بررسی داده‌های آن، درک کند که کارکنان چه چیزی را خوب می‌دانند و چه چیزی را خیر و اقداماتی انجام دهد که فرهنگ را غنی‌تر کرده و از موفقیت سازمانی حمایت کند.

منبع

17 Organizational Culture Survey Questions To Include – AIHR

تهیه و ترجمه: مسعود شکری