گاهنوشتهها
راهنمای آموزش مهارتهای مصاحبه به مدیران غیر منابع انسانی
مهارت مصاحبه اصولی بر خلاف تصورات رایج، یک صفت و استعداد طبیعی انسانی نیست و تا زمانی که افراد نحوه مصاحبه با متقاضیان شغلی را نیاموزند، احتمال اینکه بتوانند چنین کاری را به درستی انجام دهند تقریبا غیر ممکن است. این در حالی است که اکثر مدیران غیرمنابع انسانی که کار ارزیابی و مصاحبه با داوطلبان استخدام را انجام میدهد در این زمینه، آموزشی ندیدهاند و بیشتر در ارزیابیها به قلبشان رجوع میکنند و بر اساس قضاوت شخصی اقدام به استخدام افراد میکنند.
عجیب است که بسیاری از مدیران وقت کافی برای توسعه این مهارت را ندارند اما به طور معجزه آسایی وقت و پول برای تکرار اشتباهات استخدامی را دارند.
فرایند جذب و استخدام و مصاحبه حرفهای با افراد یکی از مهمترین کارهایی است که هر مدیر باید انجام دهد. اما متاسفانه مدیران بسیار کمی برای انجام این کار مهم آموزش دیدهاند.
هدف این مقاله این است که چگونگی برگزاری آموزش مؤثر مهارتهای مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی را مرور کنیم و بر اساس آن بتوانیم مهارتهای مصاحبه گری مدیران را افزایش دهیم.
چرا آموزش مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی مهم است
مدیر استخدام(Hiring Manager)، یک مدیر غیر منابع انسانی است که در فرآیند استخدام برای پر کردن یک موقعیت خالی در دپارتمان خود مشارکت دارد. به عبارت دیگر، او مدیر آینده کارمند جدید خواهد بود. مدیر استخدام مسئولیت موقعیتهای باز را بر عهده دارد، مصاحبهها را انجام میدهد و تصمیم نهایی در مورد اینکه چه کسی استخدام شود را میگیرد.
مدیران غیر منابع انسانی عمدتا بهطور مشترک با تیم منابع انسانی در فرآیند استخدام کارمند جدید همکاری میکنند اما معمولا تصمیمگیرنده نهایی هستند.
بنابراین آموزش مهارتهای مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی به منظور انجام یک مصاحبه اثربخش بسیار ضروریست. این آموزش به مدیران یاد میدهد که چگونه سؤالات مناسب را بپرسند، بهطور منصفانه داوطلبان را ارزیابی کنند و مناسبترین افراد را استخدام نمایند.
در نتیجه توسعه این مهارت، تجربیات مثبتتری برای کاندیداها اتفاق میافتد، کیفیت استخدامها افزایش و زمان و هزینههای استخدام کاهش مییابد.
99% از مدیران غیر منابع انسانی که کار مصاحبه به منظور استخدام را انجام میدهند و آموزش مصاحبه دریافت کردهاند، میگویند که واقعاً به آن نیاز داشتند.
مراحل آموزش موثر مصاحبه به مدیران غیرمنابع انسانی
گام ۱: ارزیابی مهارتهای فعلی مصاحبه و شکافهای مهارتی
قبل از برنامهریزی یا شروع آموزش مصاحبه، سطح فعلی مهارتهای مصاحبه مدیران را ارزیابی کنید. به این منظور میبایست کیفیت مصاحبههای فعلی را ارزیابی کرده و شکافهای مهارتی و نقاطی که به بهبود نیاز دارند را شناسایی کنید.
میتوانید این ارزیابی را از طریق روشهای مختلفی مانند نظرسنجیها، خودارزیابیها، بحثهای یکبهیک، یا مشاهده مصاحبههای زنده یا ضبطشده انجام دهید.
در ادامه چند روش برای ارزیابی سطح فعلی مهارتهای مصاحبه مدیران پیشنهاد شده است:
- مشاهده مدیر استخدام در یک مصاحبه: در یک مصاحبه بین مدیر استخدام و کاندیدا حضور پیدا کنید و انواع سؤالاتی که مدیر میپرسد (رفتاری، موقعیتی یا فنی) و میزان اثربخشی آنها در ارزیابی تطابق کاندیدا را بررسی کنید تا بتوانید گپهای مهارتی را شناسایی کنید.
- جمعآوری بازخورد از کاندیداها: نظرات کاندیداها درباره تجربه مصاحبهشان را جمعآوری کنید تا نقاط قابل بهبود را شناسایی کنید.
این مقاله را هم مطالعه کنید: قیف استخدام چیست و چه مراحلی دارد؟
گام ۲: تعریف اهداف برنامه آموزشی
پس از کسب تصویر واضح از مهارتهای فعلی مصاحبه مدیر استخدام، گام بعدی تعیین اهداف آموزش است. باید مشخص کنید که میخواهید مدیران استخدام چه چیزهایی را یاد بگیرند و چگونه میتوانید موفقیت برنامه آموزشی را اندازهگیری کنید. تعیین این جزئیات به طراحی برنامه آموزشی کمک خواهد کرد. اهداف آموزش میبایست SMART باشند(یعنی مشخص، قابل اندازهگیری، قابل دستیابی، واقعبینانه و در بازه زمانی معین)
به طور مثال یک نمونه تعریف اهداف آموزش میتواند شامل موارد زیر باشد.
بعد از طی کردن این دوره آموزشی مصاحبهگر باید
- چرایی و اهمیت مصاحبه گری حرفهای را درک کرده باشد.
- شکل دهی اثر بخش به یک جلسه مصاحبه را فرا گرفته باشد.
- با انواع تکنیکهای مصاحبه(بیوگرافی محور، موردی، موقعیتی و…)آشنا شده باشد.
- با خطاهای مصاحبه آشنا شده باشد.
- نحوه ارزیابی و نمره دهی به داوطلبان بعد از پایان مصاحبه را یاد گرفته باشد.
این مقاله را نیز مطالعه کنید: بررسی شبکههای اجتماعی داوطلبان پیش از استخدام: بایدها و نبایدها
گام ۳: طراحی یک برنامه آموزشی ساختاریافته
برای اساس اهداف تعریف شده، یک برنامه آموزشی ساختاریافته و شامل موارد زیر را طراحی کنید.
- تعریف محتوای آموزش: در این بخش محتوای برنامه آموزشی را بر اساس هدفگذاری مرحله قبل تعریف کنید. مثلا برنامه آموزش باید شامل درک شرح شغل و نقش آن در مصاحبه، شناسایی و غلبه بر خطاهای مصاحبه، پرسیدن سؤالات صحیح، درک انواع مصاحبه، زبان بدن، گوش دادن فعال و نحوه ارزیابی مصاحبه باشد.
- تعیین روشهای ارائه محتوا: مشخص کنید محتوای تعریف شده را با کمک چه روشهایی آموزش خواهید داد. مثلا استفاده از ایفای نقش، سخنرانی، ویدیوهای آموزشی، بحثهای گروهی و آزمون
نظرات بخشهای مختلف و مدیران استخدام را برای تضمین همافزایی و همراهی بیشتر در تعریف محتوای برنامه در نظر بگیرید.
گام ۴: برنامهریزی برای اجرای آموزش
تصمیم بگیرید که آیا HR آموزش را ارائه میدهد یا آن را به شرکت یا فرد خارج از سازمان واگذار میکنید. کیفیت، زمان و هزینه هر گزینه را بسنجید و اطمینان حاصل کنید که مدرس اصلی تجربه و آموزش لازم برای انجام این نقش را دارد.
هماهنگی با مدرس و تسهیلگران، تعیین محل برگزاری آموزش، تعیین تاریخهای برگزاری آموزش و آماده کردن منابع مربوطه برای شرکتکنندگان در این گام اتفاق میافتد.
گام 5: اجرای برنامه و آموزش محتواهای برنامهریزی شده
در این گام آموزش برنامهریزی شده در مراحل قبلی اجرا میشود.
این اقدامات را در اجرای برنامه و آموزش محتوا در نظر بگیرید:
- با شرکتکنندگان در دوره آموزشی صحبت کنید و بفهمید که با کدام ابزارها و ساختارها آشنا هستند و اطمینان حاصل کنید که آموزش شما هرگونه شکاف مهارتی را پر میکند.
- برخی از انواع مصاحبههایی که مدیران استخدام باید درک کنند عبارتند از: مصاحبههای ساختاریافته و غیرساختاریافته، مصاحبههای ویدیویی، مصاحبههای رفتاری، مصاحبههای پنلی، مصاحبههای موردی و .. انواع ساختارهای مصاحبه را بهصورت عمیق بررسی کنید و به مدیران استخدام کمک کنید تا مزایا و معایب هر تکنیک را درک کنند و بدانند در چه مواقعی باید از آن استفاده کنند.
- در آموزش مصاحبه، بر تکنیکهای مختلف مصاحبه تمرکز کنید تا به مدیران استخدام کمک کنید بهترین کاندیداها را شناسایی کنند. درک و استفاده از ترکیبی از سوالات رفتاری و موقعیتی به آنها در این زمینه کمک خواهد کرد.
- یک بانک سوال آماده کنید: فراهم آوردن لیستی از سوالات پیشتعریف شده برای نقشها یا شایستگیهای خاص به مدیران استخدام کمک میکند تا همراستا شوند. اهمیت استفاده از یک مجموعه یکسان از سوالات برای تمام نامزدهایی که برای یک نقش مشابه درخواست میدهند را مورد تأکید قرار دهید تا امکان مقایسه بهتر و همچنین یک فرآیند عادلانه و سازگار فراهم شود.
- مهارتهای نرم مانند ارتباط، هوش هیجانی، سازماندهی و حل تعارض به اندازه مهارتهای سخت اهمیت دارند. این اهمیت را به مدیران استخدام خود یادآوری کنید و آنها را برای ارزیابی مهارتهای نرم داوطلبان آموزش دهید.
- به عنوان بخشی از آموزش مصاحبه برای مدیران غیرمنابع انسانی، یک چک لیست مصاحبه استخدامی با نکات عملی میتواند به شما کمک کند تا تمام زمینهها و موضوعات ضروری را پوشش دهید.
این مقاله را مطالعه کنید: انواع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی(راهنمای جامع)
گام 6: دریافت بازخورد و پیگیری آموزش
بازخوردها نشان میدهد که آموزش گیرندگان چه چیزهایی را در برنامه آموزشی شما موثر ارزیابی کردند، چه مواردی نیاز به بهبود دارند و مهارتهایی که آموختهاند چگونه بر فرآیند مصاحبه آنها تأثیر میگذارد.
به این منظور
- یک نظرسنجی ارزیابی سطح واکنش بر اساس مدل کرکپاتریک را طراحی کنید: این پرسشنامه به شما کمک میکند تا بازخوردها را در زمانی که هنوز تازه در ذهن شرکتکنندگان است، جمعآوری کنید و پس از چند ماه پیگیری کنید تا تأثیر واقعی آموزش را ببینید.
- یک گروه پشتیبانی آنلاین راهاندازی کنید: فضایی فراهم کنید که در آن مصاحبهکنندگان بتوانند نکات مفید و تجربیاتی را که برایشان موثر بوده به اشتراک بگذارند.
سخن پایانی
ارائه آموزش مصاحبه به مدیران غیرمنابع انسانی، کمک میکند که تیم استخدام شما در حین مصاحبهها اعتماد به نفس و مهارت کافی را داشته باشد، افراد مناسب را استخدام کند و تجربه مثبتی را برای تمامی داوطلبان(چه موفق و چه ناموفق) فراهم آورد.
با تجهیز مدیران غیرمنابع انسانی به مهارتهای مصاحبه حرفهای، شرکت شما میتواند از جلب استعدادهای برتر اطمینان حاصل کرده و در عین حال تصمیمات استخدامی عادلانهتر و آگاهانهتری را اتخاذ کند که منجر به فرهنگ سازمانی قویتر و برند کارفرمایی رقابتیتر خواهد شد.
اگر به برگزاری دوره مهارتهای مصاحبهگری حرفهای برای مدیران غیر منابع انسانی سازمان خود تمایل دارید با ما در ارتباط باشید.
منابع
https://www.aihr.com/blog/interview-training-for-hiring-managers/
تجربیات شخصی نویسنده در برگزاری دورههای آموزشی مهارتهای مصاحبه
نویسنده: سونیا جلالی