مقالات

هدف گذاری شخصی یکی از مهمترین مراحل موفقیت در هر زمینه‌ای است از جمله زندگی شخصی، تحصیلی و حرفه‌ای. هدف گذاری شخصی به افراد کمک می‌کند تا بهترین تصمیمات خود را بگیرند، از فرصت‌های زندگی استفاده کنند و به دنبال یک زندگی بهتر برای خودشان بروند.

شرکت مکنزی در مقاله‌ای با عنوان Intentional learning in practice: A 3x3x3 approach یک روش بسیار ساده و کارآمد را در هدف گذاری پیشنهاد کرده است که قصد دارم به بهانه شروع سال نو، یادگیری‌هایم از این مقاله را با شما به اشتراک بگذارم و با ارائه یک چهارچوب کارآمد و قدرتمند، به شما کمک کنم برای سال جدید هدف‌گذاری کنید.

اگر تمایل دارید به فایل صوتی این مقاله گوش کنید روی لینک زیر کلیک کنید.

3x3x3-approach

چرا باید برای سال جدید هدف‌گذاری کنیم؟

با ورود به سال جدید، اغلب ما احساس می‌کنیم که باید چیزی تغییر کند و می‌خواهیم خودمان را بهتر کنیم. اما بدون هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی، بسیاری از ما احساس گیجی، ناراحتی و بی‌بهره بودن از زمان خود خواهیم داشت. معمولا هر ساله در ابتدای سال، اهداف زیادی را برای خودمان تعریف می‌کنیم اما با گذشت چند ماه یا اهداف را به دست فراموشی می‌سپاریم و یا در میان اولویت ها گم می‌شویم.

نکاتی که برای هدف گذاری در سال جدید باید بدانید

 واقع‌بین باشید

اهدافی را تعیین کنید که به لحاظ توانایی‌ها و منابع شما قابل‌دسترس باشند. از تعیین اهداف بلندپروازانه و غیرقابل‌دسترس که فقط باعث دلسردی و ناامیدی شما می‌شوند، خودداری کنید.

اهداف خود را SMART کنید

اهداف خود را خاص (Specific)، قابل‌اندازه‌گیری (Measurable)، قابل‌دسترس (Achievable)، مرتبط (Relevant) و زمان‌دار (Time-bound) تعیین کنید.

 اهداف خود را بنویسید

نوشتن اهداف، آنها را در ذهن شما تثبیت می‌کند و تعهد شما را برای رسیدن به آنها افزایش می‌دهد.

پیشرفت خود را رصد کنید

به طور منظم پیشرفت خود را در رسیدن به اهدافتان رصد کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا از مسیر خود خارج نشوید و در صورت نیاز، تغییراتی در برنامه‌ریزی خود ایجاد کنید.

یادتان باشد هدف‌گذاری برای سال جدید یک فرآیند شخصی و منحصر به فرد است. مهم‌ترین چیز این است که اهدافی را تعیین کنید که برای شما مهم و ارزشمند هستند و برای رسیدن به آنها تلاش و تعهد خود را به کار بگیرید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

معرفی رویکرد “3x3x3” در هدف‌گذاری

این رویکرد ساده”3x3x3″ نام دارد که به عنوان یک متد پایه برای طراحی اهداف شخصی و حرفه‌ای قابل استفاده است.

روش “3x3x3” شامل سه عنصر کلیدی است:

1- تعداد مشخصی از اهداف واضح و روشن

2- مدت زمان مشخص برای دستیابی به آن اهداف

3- گروهی مشخص از افرادی که می‌توانند پیشرفت شما در مسیر اهداف را پشتیبانی و نظارت کنند.

به طور ساده، 3x3x3 شما را تشویق می‌کند تا سه هدف توسعه را در یک دوره سه ماهه، با درگیری سه نفر دیگر برای پشتیبانی از خودتان تعریف کنید.

در ادامه، به هر دسته به صورت تفصیلی پرداخته می‌شود.

1- تعیین سه هدف مشخص

در مورد تعیین اهداف توسعه، ما توصیه می‌کنیم که همیشه بر روی سه هدف تمرکز کنید. تعداد بیشتر از این باعث تقسیم تمرکز، انرژی و تمرین شما در بین تعداد زیادی از اولویت‌ها می‌شود. افرادی که بیش از سه هدف را تعیین می‌کنند، اغلب با شکست در دستیابی به هر یک از آن‌ها روبه‌رو می‌شوند. به نوعی، آن‌ها پیشرفت واقعی را در هیچ یک از هدف‌هایشان ایجاد نمی‌کنند و به یاد آوردن هدف خود را نیز سخت می‌یابند. داشتن تعداد کمتری هدف، به شما اجازه می‌دهد تا عادات جدیدی بسازید و به بهبود عملکرد خود نزدیک شوید.

علاوه بر این، داشتن چندین هدف توسعه‌ای به ما امکان می‌دهد که تجربه‌های خود را بهبود بخشیم. به عنوان مثال یک مدیر میانی ممکن است بخواهد به عنوان یک مربی بهتر برای کارکنان خود عمل کند، شبکه ارتباطی خود را در صنعت خود گسترش دهد و دانش مدیریت استراتژیک خود را بهبود ببخشد. با تبدیل هدف‌هایش به یک برنامه عملی مشخص، هدف‌ها قابل دستیابی هستند و همچنین می‌توانند همدیگر را تقویت کنند.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

2- تعیین دوره زمانی سه ماهه

عدد “3” دوم به مدت زمانی اشاره دارد که برای رسیدن به اهداف توسعه به آن نیاز دارید. پیشنهاد ما تعریف دوره زمانی سه ماهه‌ست.

چندین دلیل وجود دارد که نشان می‌دهد، یک دوره سه ماهه برای دستیابی به اهداف توسعه، موثر است.

سه ماه، با فراهم کردن زمان کافی، به ما امکان پیشرفت قابل ملاحظه را در برابر هدف، از طریق چرخه‌های تمرین، بازخورد، و (جایی که لازم است) آموزش رسمی می‌دهد. در همین زمان، دوره سه ماه، ما را مجبور می‌کند تا در اهداف خود بتوانیم مشخص و واقعی باشیم. بررسیِ چند دهه‌ای، تنظیم اهداف نشان داده‌ است که برای دستیابی به هدف، مشخص و واقعی بودن بسیار حائز اهمیت است.

همچنین دوره سه ماهه با بسیاری از ریتم‌های طبیعی دنیای سازمانی هماهنگی دارد، حسابرسی‌های سه ماهه، بررسی‌های تجاری سه ماهه یا مدیریت عملکرد سه ماهه. مانند سیکل‌های طبیعی دیگر، یک ریتم سه ماهه می‌تواند با ریتم‌های دیگر در بسیاری از سازمان‌ها هماهنگ شود.

تعیین مهلت سه ماهه همچنین ما را مجبور به انجام گام‌های کوچکتر برای دستیابی به اهداف بلندمدت می‌کند، این اجازه را به ما می‌دهد تا در طول راه انرژی خود را بازتنظیم کنیم. این مهلت یک نقطه بررسی را نیز برای دستیابی به اهداف بزرگتر فراهم می‌کند. به عنوان مثال، فردی را در نظر بگیرید که به عنوان یک کارشناس جنرال منابع انسانی علاقه مند به یادگیری تجزیه و تحلیل افراد است. برای اینکار، او ممکن است یک هدف سه ماهه برای ایجاد دانش پایه‌ای در خصوص این موضوع تعریف و یک دوره مقدماتی را از بستر آنلاین انتخاب کند. در نقطه سه ماهه، ممکن است او متوجه شود که اصلا از دوره خوشش نیامده است. یا این انتخاب مناسبی برای وی نبوده است و مسیر را تغییر دهد.

3- حمایت سه نفر

عدد “۳” نهایی به افرادی اشاره دارد که به شما در دستیابی به اهداف توسعه‌ی کمک می‌کنند. درگیر کردن دیگران در فرایند یادگیری، یکی از قدرتمندترین روش‌ها برای بهبود دستیابی به اهداف است. با کمک دیگران ما از رنج و شرمندگی محافظت می‌شویم و احساس می‌کنیم که کمتر در معرض خطر قرار داریم. همراهی دیگران فشار اجتماعی سالم را ایجاد می‌کند و به افراد فرصت می‌دهد که بازخورد بگیرند و مسیر توسعه را بهبود بخشند.

درگیر کردن افراد همچنین امکانی را برای جشن گرفتن و تقویت رشد با دیگران ایجاد می‌کند.

پیشنهاد می‌شود حداقل سه نفر حامی داشته باشید. نکته مهم انتخاب کردن افرادی است که به اندازه‌ی کافی با کار و پیشرفت شما در زمینه‌های خاصی که برای خودتان هدف گذاری کرده‌اید، آشنایی دارند؛ این افراد می‌توانند همکاران، مدیران، منتور، کوچ، همسر و حتی  فرزندانتان باشند.

داشتن چندین منبع پشتیبان، با دریافت دیدگاه‌ها و بازخوردهای متفاوت به منظور یادگیری و رشد، موجب سرعت بخشیدن به مسیر یادگیری می‌شود.

جمع بندی

یادگیری به معنای استفاده بهتر از لحظات روزانه ماست. هدف‌گذاری در ابتدای سال جدید، به ما کمک می‌کند تا با افزایش اشتیاق، به دستیابی به اهدف خود نزدیک‌تر شویم.

رویکرد 3*3*3 که در این مقاله معرفی شد می‌تواند با تعریف یک چهارچوب ساده و کاربردی به شما در تعیین اهداف در سال جدید کمک کند.

همین الان قلم و کاغذ را برداشته و اهداف خود را با مدل ارائه شده در این مقاله برای سال 1402 تعریف کنید.

اگر در حال حاضر در حوزه مدیریت منابع انسانی مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره‌های آموزشی مدیریت منابع انسانی را مشاهده فرمایید.

نویسنده: سونیا جلالی

خلق محتوا و محتوای بازاریابی … اینها برای جذب مشتریان بالقوه و فروش تهیه می‌شوند درست است؟

آنها دقیقا برای همین کار هستند و تعداد سازمان‌هایی که از تولید محتوای بازاریابی استفاده می‌کنند در حال افزایش است. امروزه تخمین زده می‌شود که بیش از نیمی از سازمان‌ها – که شامل همه کسب و کارهای کوچک و متوسط و شرکت‌های بزرگ جهانی می‌شود – از بازاریابی محتوایی برای هدایت وب سایت و افزایش تعامل مشتری استفاده می‌کنند.
اما چیزی که بسیاری از آن‌ها نمی‌توانند درک کنند این است که مزایای محتوا فراتر از فروش است.
محتوا در واقع تسهیل‌کننده بسیار قدرتمندی از فرایندهای مدیریت منابع انسانی است.
در حالی که بازاریابان، از محتوا برای جذب و تبدیل بازدیدکنندگان وب سایت استفاده می‌کنند، نیروهای آینده نگر دپارتمان منابع انسانی از این محتوا مستقیما در محیط منابع انسانی استفاده کرده و از آنها برای جذب کارکنان جدید و اطمینان از مشارکت و رضایت کارکنان موجود بهره برداری می‌کنند.
از محتوا همچنین برای کاهش جابجایی و خروج بالای کارکنان و حفظ استعدادهای برتر استفاده می‌شود.

اما چگونه می‌توانید یک استراتژی بازاریابی منابع انسانی  ایجاد کنید و مهم‌تر از همه اینکه، این استراتژی چه مزایایی خواهد داشت؟

محتوا چیست؟

برای پاسخ به این سؤالات، ابتدا باید ببینیم محتوا چیست.
محتوا شامل مقالات، وبینارها، کتاب‌های الکترونیکی، اینفوگرافیک، ویدیوها و تصاویر است که همه ما با آنها آشنا هستیم. ولی، چیزی که ما نمی‌دانیم این است که محتوا در واقع بسیار بیشتر از این موضوعات است.
محتوا اساساً هرچیزی است که یک شرکت تولید می‌کند، بنابراین ما می‌توانیم شرح وظایف، ایمیل‌ها، کتابچه‌های آموزشی و طیف وسیعی از رسانه‌های دیگر را به این ترکیب اضافه کنیم.
در نهایت، محتوا، وسیله ارتباطی است و وقتی از منظر ارتباطی به آن نگاه می‌کنیم، فهم آن بسیار آسان‌تر می‌شود که ببینیم محتوا و منابع انسانی هر دو با هم و کنار هم می‌آیند و به یکدیگر تبدیل می‌شوند.

ارتباط بازاریابی محتوایی با منابع انسانی

برقرای ارتباط چه با استعدادهای جذب شده در آینده باشد، چه با نیروی کار موجود، چه با مدیران و ذینفعان جنبه کلیدی هر استراتژی موفقیت آمیز منابع انسانی است. و با این حال ارتباطات همچنین به عنوان یکی از چالش‌های اصلی است که امروزه متخصصان منابع انسانی را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
مطالعه‌ای توسط شرکت فناوری Speakap این امر را به تغییر نیروی کار نسبت می‌دهد، نسل جدید حاضر در مشاغل خواستار بهبود ارتباطات هستند و سبب بزرگ شدن دنیایی از پیامک‌ها، ایمیل‌ها و پاسخ‌های آنی شده‌اند.
با درک محتوا، تأثیر آن، و دانستن برخی از بهترین شیوه‌ها، مدیران منابع انسانی می‌توانند یک برنامه استراتژیک برای برقراری ارتباط نه تنها با نیروی کار فعلی خود، بلکه با کارکنان احتمالی آینده ایجاد کنند.

مزایای ایجاد محتوای مبتنی بر منابع انسانی

اگر به دنبال بهبود استراتژی استخدام خود هستید یا می‌خواهید افراد با استعداد خود را درگیر و شاد نگه دارید، محتوا می‌تواند ابزاری باشد که برای دستیابی به اهداف سازمان خود به آن نیاز دارید.

مزایای ایجاد محتوای مبتنی بر منابع انسانی عبارتند از:

1- بهترین‌ها را جذب و استخدام کنید.

“بهترین استخدام”… این عبارت معنای کاملا متفاوت از 10 یا حتی چند سال پیش دارد. پیش از این، بهترین استخدام، کاندیدایی بود که مهارت و استعداد لازم را برای انجام وظایف کاری با برتری نشان می‌داد. با این حال، امروزه شرایط و ویژگی های رسمی، وزن کمتری دارند.
یک تکنیک جدید وجود دارد که به آن ” استخدام برای فرهنگ، آموزش برای مهارت ” گفته می‌شود و بر اساس این ایده است که ما می‌توانیم کارمندان خود را آموزش دهیم تا در شغل خود خوب باشند، اما نمی‌توانیم شخصیت و ویژگی‌های آن‌ها را با محیط کار سازگار کنیم.
بهترین استخدام اکنون بیشتر در مورد تناسب فرهنگی است.
و همانطور که احتمالا ًمی‌توانید حدس بزنید، یافتن اطلاعات فرهنگی از رزومه بسیار دشوارتر از مدرک و گواهینامه است. دقیقا ًبه همین دلیل است که باید در ابتدای فرآیند استخدام به موضوع تناسب فرهنگی پرداخت. که محتوا می‌تواند به آن کمک کند.
انتشار محتوایی که علاوه بر موضوعات خاص به فرهنگ سازمانی هم نگاه اجمالی داشته باشد به متقاضیان آینده کمک می کند از همان ابتدا متوجه شوند که آیا روش و فرهنگ کار شرکت با ارزش‌های آنان سازگاری و مطابقت دارد یا خیر. این موضوع عامل بسیار مهمی است بطوریکه دلیل ترک کار سه چهارم افراد ضعف فرهنگی محیط است.

2- کاهش گردش مالی

امروزه ثابت شده که نرخ بالای گردش مالی یکی از بزرگترین موانع بر سر راه موفقیت کسب و کار است، به ویژه در این زمان که تعداد زیادی از صنایع در سرتاسر جهان با کمبود افراد با استعداد مواجه هستند.
تخمین زده می‌شود که یک کارگر به طور متوسط حدود 4.2 سال در نقشی که پذیرفته زمان صرف می‌کند و این موضوع نشان می‌دهد کسب و کارها باید کارهای بیشتری برای حفظ نیروهای خود انجام دهند.
اما حقیقت این است که بخش عمده کار باید قبل از استخدام انجام شود. انتخاب افراد مناسب و آماده کردن افراد قبل از استخدام برای حضور در محیط خاص سازمان‌ها بسیار موثرتر و کم هزینه تر از برطرف کردن اثرات استخدام نامناسب در سازمان است.
و اینجاست که محتوا وارد عمل می‌شود. آثار محتوا کوتاه مدت نیستند. می‌توان از آن به عنوان یک استراتژی بازاریابی منابع انسانی بلند مدت برای پرورش و تعامل با استعدادهای بالقوه و فعلی در طی مسیر شغلی استفاده کرد.
تیم‌های منابع انسانی با ایجاد و به اشتراک گذاری طیف وسیعی از محتوا، ارائه دیدگاه‌های مختلف و پاسخ به پرسش‌های مشترک از طریق هنر داستان‌سرایی می‌توانند اطمینان حاصل کنند که افرادی که در سازمان حضور دارد دیدگاه روشنی نسبت به انتظارات دارند.
از طریق محتوا، کارگران جدید باید 100% مطمئن شوند که این شرکت همان شرکتی است که می خواستند در آن کار کنند. همچنین دانش و مهارت‌های لازم برای حضور در آنجا را داشته باشند و به طور جدی وارد کار شوند.

3- پس انداز کنید.

همانطورکه بحث کردیم، اگر محتوا خوب باشد و قدرت افزایش کیفیت استخدام و کاهش گردش کارکنان را داشته باشد، طبیعتا ًپتانسیل کاهش هزینه‌ها و کنترل بودجه منابع انسانی را دارد. چگونه؟ با کاهش میانگین هزینه هر استخدام. اگرچه روش‌های مختلفی برای محاسبه هزینه به ازای هر کارمند وجود دارد، جامعه مدیریت منابع انسانی محاسبه (کل هزینه‌های خارجی + کل هزینه‌های داخلی) / تعداد کل استخدام را توصیه می‌کند.
درایالات متحده، Deloitte میانگین هزینه برای هر استخدام 4000 دلار را پیشنهاد می‌کند، در حالی که گزارش معیار سرمایه انسانی SHRM با رقم بسیار مشابه 4129 دلار ارائه شده است.
درنهایت، هنگامی که حقوق پایه، مزایا، هزینه‌های آموزشی و کلیه هزینه‌هایی که برای یکپارچه سازی با محیط کار صرف می‌شود را به صورت یکجا در نظر بگیریم، برآورد می‌شود که هزینه‌های استخدام بد کسب و کار، میانگین 14900 دلار می‌شود و در نتیجه، استفاده از محتوا هم برای غربالگری نامزدها به کار می‌رود و هم با ارائه بینشی که در مورد فرهنگ محیط کار به افراد می‌دهد، به طور قابل توجهی می‌تواند شانس ایجاد یک “استخدام بد” را کاهش دهد.
صرفه‌جویی در این نوع هزینه‌ها قطعاً یک دستاورد جانبی مفید از استراتژی بازاریابی منابع انسانی است.

4- تصویر بزرگتر را نشان دهید.

تاکنون، ما به مزایایی که مستقیما ًبه استخدام‌های جدید مربوط می‌شود، نگاه کرده‌ایم، اما آیا می‌توان از محتوا برای بهبود تجربه فعلی کارکنان نیز استفاده کرد؟
بهبود تجربه کارکنان در حال حاضر بسیار مهم است، زمانی که کارکنان در محل کار احساس می‌کنند 30 درصد ارزششان کمتر شده است.
راه‌های زیادی وجود دارد که می‌توان از محتوای مبتنی بر منابع انسانی برای تعامل با نیروی کار فعلی استفاده کرد، نگرانی‌ها را برطرف کرد. ایجاد انگیزه در کارکنان برای انجام بهترین عملکرد، در حالی که از وظایف خود لذت می‌برند و رضایت زیادی در محل کار را تجربه می‌کنند.
یکی از این راه‌ها استفاده از محتوا به عنوان ابزاری برای اشتراک گذاری و همکاری کارکنان است، تا به آنها نشان دهد فعالیت‌های فردیشان تا چه اندازه بر روی موفقیت کسب و کار اثر دارد.

چگونه می‌توان این کار را انجام داد؟
به روز رسانی پروژه مکان خوبی برای شروع است و کلید رسیدن به این نقطه ارتباط و هم‌کاری موثر بین همه دپارتمان‌ها و همه تیم‌ها است. جمع‌آوری داده‌ها از تمامی مراحل جداگانه یک پروژه به عنوان مثال : مدیریت حساب، مدیریت پروژه، طراحی، توسعه، ساخت، آزمایش، تجربه کاربر، و غیره – می‌تواند به عنوان یک نمای کلی، با کارکنان به اشتراک گذاشته شود تا تاثیر تلاشهایشان را در اتمام پروژه درک کنند.

5- تقویت اعتماد

آیا می‌دانید 70 % کارکنان به منابع انسانی اعتماد ندارند؟
به نظر می‌رسد مشکل نبود اعتماد گسترده است و این در حالی است که دلایل بالقوه زیادی برای آن وجود دارد، یکی از بزرگترین دلایل احتمالی عدم شفافیت است.
شفافیت در محل کار موضوعی است که به شدت مورد بحث است، برخی ادعا می‌کنند که شفافیت می‌تواند باعث بهبود تجربه کارکنان شود و برخی دیگر معتقدند که ارائه جزئیات می‌تواند عواقب جدی برای سازمان‌ها ایجاد کند.
اما مطمئناً حد وسطی وجود دارد تا از طریق محتوای تولید شده توسط منابع انسانی زمینه اشتراک دانش در میان بخش‌ها را فراهم کرد.
شاید یکی از مهم‌ترین مسائلی که امروزه در دنیای منابع انسانی وجود دارد، عدم یکپارچگی با دیگر بخش‌های سازمانی باشد.در بسیاری از کسب وکارها، ساختار سازمانی نشان می‌دهد که منابع انسانی بسیار مستقل است که می‌تواند منجر به قطع ارتباط بین منابع انسانی با تولید، مدیریت و دیگر حوزه‌های کسب‌وکار شود.
برای رفع این خلأ، شفافیت را افزایش دهید واعتماد را بازسازی کنید، دپارتمان‌های منابع انسانی می‌توانند محتوای خود را ایجاد کنند – به عنوان مثال خبرنامه‌هایی از دپارتمان‌ها تهیه شود و برای تهیه محتوا به صورت انفرادی با کارمندان مصاحبه کنند تا پس از بیان نقش آنها در سازمان، بینش مابقی کارکنان را افزایش دهند.

ایجاد یک استراتژی بازاریابی منابع انسانی موثر

بنابراین ما به وضوح می‌توانیم ببینیم که تولید یک استراتژی بازاریابی محتوای منابع انسانی مزایای متعددی دارد، اما این سؤال همچنان باقی است: چه مراحلی برای ایجاد یک استراتژی مؤثر وجود دارد که واقعا ًکارساز باشد؟
درحالی که هیچ پاسخ درست یا غلطی وجود ندارد و رویکردهای متفاوت برای بخش‌های منابع انسانی کار می‌کنند، چند مرحله استاندارد وجود دارد که می‌توان برای دستیابی به موفقیت انجام داد.

پیام برند خود را بیان کنید.

هنگام ایجاد هر نوع استراتژی محتوا، ارائه یک پیام سازگار نیاز کلیدی است. بنابراین ضروری است که اولین قدم شما تعریف پیام برند و اعمال این پیام به تمام محتوای آینده باشد.

با روند قیفی شکل استخدام آشنا شوید.

برای تقویت استراتژی استخدام، باید بدانیم برای هر مرحله از حالت قیفی شکل، چه محتوایی نیاز داریم و آگاهی و توجه به این موضوع کلید تعامل با افراد مناسب و در زمان مناسب است.

همکاری

حقیقت این است که تولید محتوا تنها برای منابع انسانی نیست. باید علاوه بر همکاری با واحد بازاریابی که در تولید محتوا تجربه خوبی دارند مابقی کارکنان را هم درگیر این موضوع کرد.

روش‌های بازاریابی مبتنی بر محتوا در منابع انسانی

روش‌های بازاریابی مبتنی بر محتوا در حوزه منابع انسانی (HR) می‌توانند به شکل موثری در جذب، نگهداری و توسعه‌ی نیروی انسانی یک سازمان تاثیرگذار باشند. در زیر چند روش معمول در این زمینه آورده شده است:

1. ایجاد محتوای آموزشی و آموزشی: سازمان‌ها می‌توانند محتوای آموزشی متنوعی در قالب ویدیوها، مقالات، وبینارها و غیره ارائه دهند. این محتواها می‌توانند به ارتقای مهارت‌ها، دانش و فرهنگ سازمانی کمک کنند و در نتیجه جذب و نگهداری نیروهای با توانمندی‌های مطلوب را تسهیل کنند.
2. بلاگ نویسی HR: ایجاد یک بلاگ که به موضوعات مرتبط با منابع انسانی می‌پردازد، می‌تواند به ارتقای شناخت سازمان و جذب جویندگان جدید کمک کند. همچنین، این بلاگ می‌تواند به کارمندان ارائه اطلاعات و نکات مفیدی در زمینه‌هایی مانند توسعه حرفه‌ای، مدیریت زمان و مهارت‌های موثره را فراهم کند.
3. فعالیت در شبکه‌های اجتماعی: استفاده از شبکه‌های اجتماعی برای ارتباط با جویندگان شغلی و جذب نیروی کار جدید می‌تواند موثر باشد. این شامل انتشار محتواهای جذاب و مرتبط با فرصت‌های شغلی، فعالیت در گروه‌های مرتبط، و ایجاد ارتباط مستقیم با افراد مختلف می‌شود.
4. استفاده از تصاویر و ویدیوها: ایجاد و انتشار تصاویر و ویدیوهای متنوع می‌تواند به نمایش فرهنگ سازمانی، معرفی تیم‌های کاری و فرصت‌های شغلی کمک کند. این نوع محتواها معمولاً بیانگر انگیزه و ارزش‌های سازمانی می‌باشند و می‌توانند جذب نیروی انسانی با مهارت‌ها و انگیزه مورد نظر را تسهیل کنند.
5. رویدادها و وبینارها: برگزاری رویدادها و وبینارهای مرتبط با منابع انسانی می‌تواند فرصتی برای ارتباط مستقیم با جویندگان جدید و افرادی که به دنبال تغییر شغلی هستند فراهم کند. این رویدادها می‌توانند موضوعات مختلفی از جمله راهنمایی‌های شغلی، نکات مصاحبه و توسعه شخصی را پوشش دهند.

با اینکه این روش‌ها به نظر می‌رسند تاکتیک‌های بازاریابی معمول، اما واقعیت این است که منابع انسانی نیز به عنوان یک بخش اساسی از سازمان، نیاز به استراتژی‌های بازاریابی دارند تا بتوانند جذب و حفظ نیروهای با کیفیت و متعهد را تضمین کنند.

تولید محتوا موثرتر از بازاریابی سنتی است.

محتوا مدت‌هاست که برای بازاریابی یک کسب وکار، محصول یا خدمات به مخاطبان مناسب استفاده می‌شود، اما چیزی که معمولا ًنادیده گرفته می‌شود، قدرت محتوا برای فراتر رفتن از معنای سنتی بازاریابی است.
تولید محتوا عمیق‌تر از آن چیزی است که ما فکر می‌کنیم، و زمان آن رسیده است که از پتانسیل کامل آن استفاده کنیم.

منبع:

ترجمه: معصومه تیموربخش

در مقاله روش کرک پاتریک در اندازه گیری اثربخشی آموزش‌های سازمانی مدل کرک پاتریک را به عنوان یک روش پرکاربرد در ارزیابی اثربخشی دوره‌های آموزشی معرفی کردیم.

همانطور که در آن مقاله هم اشاره شد الگوی پاتریک اثربخشی برنامه‌های آموزشی سازمان را در چهار سطح واکنش، یادگیری، رفتار و نتایج مورد ارزیابی قرار می‌دهد. از آن جایی که سطح واکنش می‌بایست برای کلیه دوره‌های آموزشی در سازمان مورد سنجش قرار گیرد، در این مقاله نحوه ارزیابی در این سطح به همراه نمونه فرم ارزیابی سطح واکنش آورده شده است.

مدل چهار سطحی کرک پاتریک

ارزیابی واکنش یعنی چه؟

واکنش اصطلاحی است که کرک پاتریک برای اشاره به این که چگونه شرکت کنندگان به یک برنامه آموزش خاص علاقه نشان می‌دهند، استفاده کرده است. این سطح چنان که از نام آن نیز پیداست اساسا، این که آیا شرکت‌کنندگان به برنامه آموزش علاقه دارند یا خیر را می‌سنجد. همان طور که کرک پاتریک بیان می‌کند این سطح ارزیابی باید همیشه ضمن برنامه اجرا شود تا زمینه بهبود را فراهم آورد.

اگرچه هیچ رابطه‌ای بین واکنش کارآموز و عملکرد او وجود ندارد اما برنامه‌‌های آموزشی که واکنش‌ها نسبت به آنها نامطلوب باشد، احتمالا در ایجاد یادگیری شکست خواهد خورد.

ارزشیابی واکنش، شامل اندازه‌گیری احساسات شرکت کنندگان است و اندازه‌گیری عملکرد فرد را نشان نمی‌دهد. به عبارت دیگر ارزشیابی در این سطح این مطلب را می‌سنجد که مشارکت کنندگان چگونه به یک برنامه آموزشی واکنش نشان می‌دهند آیا آن را دوست دارند؟ آیا محتوا مربوط به کارشان بوده است؟

ارزشیابی واکنش را برگه‌های شادی (smile sheet) نیز می‌نامند. کرک پاتریک معتقد است همه برنامه‌های آموزشی باید در این سطح مورد ارزیابی قرار گیرند تا زمینه بهبود آنها فراهم آید. واکنش‌های شرکت‌کنندگان اهمیت فزاینده‌ای برای یادگیری (سطح دوم) دارد. اگرچه واکنش‌های مثبت یادگیری را تضمین نمی‌کنند اما واکنش‌های منفی تقریباً به طور قطع توانایی‌های آنها را کاهش می‌دهد.

در این سطح اگر چه می‌توان برای جمع‌آوری اطلاعات از مصاحبه استفاده کرد اما پرسش‌نامه معمولاً برای تعیین سطح رضایت‌مندی دوره استفاده می‌شود. پرسش نامه مواردی چون: تناسب آموزش با کار مشارکت‌کنندگان، درجه توافق با فعالیت‌های عملی، صلاحیت، نقش و سبک مربی و مفید بودن مواد آموزشی را مشخص می‌نماید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

نمونه فرم ارزیابی سطح واکنش

در ادامه‌‌ نمونه‌ای از فرم ارزیابی در سطح واکنش برای استفاده متولیان مدیریت منابع انسانی آورده شده است: این فرم توسط فراگیران(شرکت کنندگان) در دوره آموزشی تکمیل می‌شود.

تحلیل پرسشنامه

همانطور که مشاهده می‌کنید در پرسش نامه یک روند خاصی دنبال می‌شود به این صورت که یک قاعده 20، 60، 20 دنبال می شود. معمولا در فرم‌های ارزیابی بر اساس این قاعده، 60 درصد گویه‌های پرسش‌نامه در مورد “مدرس دوره” است زیرا کیفیت خدمات آموزشی بر مبنای کیفیتی که دریافت می‌شود مفهوم‌سازی می‌شود.

بنابراین اگر بهترین برنامه‌ها طراحی گردد اما هنگام اجرا همان طور که مورد نظر بوده است انتقال داده نشود به طور یقین اثر بخشی لازم را نخواهد داشت. همچنین 20 درصد گویه‌های پرسش نامه باید “وضعیت محتوا” را مشخص نماید. و نهایتا 20 درصد باقی مانده “وضعیت سازماندهی دوره” را مورد بررسی قرار دهد.

نکته دیگر اینکه ضریب ستون‌های خیلی خوب (100)، خوب (80)، متوسط (60)، ضعیف (40) و خیلی ضعیف (20) می‌باشد. پس از محاسبه نمره سوالات، میانگین نمره ارزیابی حیطه‌های محتوا، مدرس و سازماندهی محاسبه و در نهایت با توجه به ضرایب تعریف شده نمره ارزیابی نهایی برنامه به صورت زیر محاسبه می‌شود:

نمره محتوا  20  *  نمره مدرس  60  *  نمره سازماندهی  20  =  نمره نهایی ارزیابی واکنش

نکته: این فرم در دوره‌هایی که بالای 16 ساعت باشند یک بار در حین دوره و یک بار در پایان دوره تکمیل می‌گردد و سپس با یکدیگر مقایسه می‌شوند. در صورتی که نمره ارزیابی پایان دوره بالاتر از ارزیابی اولیه باشد، نشان دهنده پیشرفت آموزشی می‌باشد.

نکته: وزن‌دهی به شاخص‌ها می‌تواند با توجه به شرایط سازمان تغییر یابد.

دانلود پرسشنامه ارزیابی سطح واکنش در مدل کرک پاتریک

شما می‌توانید پرسشنامه فوق را از لینک زیر دانلود کنید.

The Kirkpatrick Model

پیشنهاداتی برای ارزیابی بهتر در سطح واکنش

به طور کلی آنچه در این سطح مهم و حیاتی است اخذ جواب‌های درست و معنادار از شرکت کنندگان است. بدین منظور کرک پاتریک پیشنهادهایی را ارائه می‌کند:

• تهیه و تنظیم فرمی برای سنجش واکنش شرکت‌کنندگان؛
• نوشتن یک پیام تشویق کننده برای پاسخ دهندگان؛
• اطمینان دادن به پاسخ‌دهندگان از ناشناخته ماندن آنها؛
• جدول‌بندی و تجزیه و تحلیل پاسخ‌ها؛

واکنش‌های مناسب باعث انجام دوره‌های آموزشی بعدی گردیده و کارکنان دیگر را تشویق به شرکت در این دوره‌ها می‌کند و علاوه بر نظر مدیران ارشد درباره استمرار یک دوره آموزش، نتایج ارزشیابی واکنش نیز می‌تواند در این استمرار تأثیر داشته باشد.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی گام به گام طراحی سیستم آموزش کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منابع

کتاب ارزیابی اثربخشی آموزش‌های سازمانی/ اباصلت خراسانی

نویسنده: سونیا جلالی

آیا هیچ گاه دچار این اشتباه شده‌اید که به رزومه فردی نگاه کنید و پیش خود بگویید” عالی‌ست. نگاه کنید همه شرایط را دارد” و یا اینکه با یک متقاضی مصاحبه کنید و بعد بگویید” این همان کسی است که می‌خواهیم. تجربیات او منحصر به فرد است و چقدر هم نزدیک به نیاز ما. او در صنعت ما سابقه دارد و حتی با تولیدات ما نیز آشناست. باید او را استخدام کنیم.”

وقتی این فرد را استخدام می‌کنید، بعد از مدتی پیش خود می‌گویید: ” این از کجا آمد؟ من چگونه چنین آدمی را استخدام کردم؟ او اصلا شبیه کسی نیست که در مصاحبه دیدم یا شرح حال شغلی‌ش را مطالعه کردم؟”

خواستن یا توانستن؟ مساله این است!

اشتباه شما، هم در مطالعه رزومه و هم در مصاحبه با این شخص این بوده که با کارهایی که حالا می‌تواند انجام دهد، و نه کارهایی که در آینده خواهد کرد، اغفال شده‌اید. در واقع بین خواستن و توانستن فرق است.

اگر داوطلبی توانایی انجام کاری را داشته باشد، بدین معنا نیست که آن کار را حتما انجام می‌دهد. شما کسانی را می‌خواهید که اگر الان هم نتوانند کار را انجام دهند، با آموزش و مهارت بیشتر بتوانند آن را به انجام برسانند.

اگر داوطلبی توانایی انجام کاری را داشته باشد، بدین معنا نیست که آن کار را حتما انجام می‌دهد.

بنابراین باید به دو دسته از توانایی‌های فرد توجه کنیم: کارهایی که می‌تواند انجام دهد(توانستن) و کارهایی که می‌خواهد انجام دهد(خواستن)

دانش، تجربه، مدرک تحصیلی و مهارت، نشان می‌دهد که چه کاری را می‌تواند انجام دهد(توانستن)

انگیزش، تلاش و کوشش، وفاداری، دقت و… برای کار عواملی هستند که نشان می‌دهد فرد تا چه اندازه می‌خواهد کار را انجام دهد(خواستن).

معیارهای توانستن بیشتر عینی و کمی و معیارهای خواستن بیشتر ذهنی و کیفی هستند.

یک مثال

این موقعیت فرضی را در نظر بگیرید:

دو داوطلب مستعد پیدا کرده‌اید که برای شغل مورد نظرتان استخدام کنید. آنها ویژگی‌های کاملا مشابه‌ای دارند. نفر اول بیشتر معیارهای “توانستن” و نفر دوم بیشتر معیارهای “خواستن” را نشان داده‌اند. کدام یک را انتخاب می‌کنید؟

اغلب مدیران خواهند گفت که در شرایط مساوی، نفر دوم یعنی ویژگی‌های خواستن را انتخاب می‌کنند، چون فردی نیاز دارند که دارای علاقه، انگیزه، پشتکار و توانایی بوده و با آموزش‌های لازم بتواند کار را به نحو مطلوب انجام دهد. اما اگر فرد با ویژگی‌های “توانستن را انتخاب کنیم، چه تضمینی وجود دارد که انگیزش و علاقه و پشتکار و وفاداری را بتوانیم در او ایجاد کنیم؟

در حقیقت مهارت‌های توانستن علمی و آموزشی و تجربی هستند و می‌توان آن‌ها را آموخت، اما مهارت‌های خواستن بیشتر درونی و کیفی بوده و یاددادنی نیستند.

بسیاری از مدیران از انتخاب و استخدام‌های خود ناراضی‌اند. چون فقط به معیارهای توانستن فرد توجه کرده‌اند و معیارهای خواستن را در او بررسی نکرده‌اند. به همین دلیل گرفتار کارکنانی بی‌انگیزه، بی‌علاقه ولی متخصص شده‌اند که کار با آنان دشوار است. به طور کلی این مدیران در بدو استخدام سوالات خوبی نپرسیده‌اند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

چرا مدیران در مصاحبه سوالات خوبی نمی‌پرسند؟

دلیل این که سوالات در مورد ویژگی‌های خواستن کمتر مطرح می‌شود این است که بررسی و یا سوال درباره این معیارها دشوار است. مثلا اگر از داوطلبی بپرسید “آیا شما خلاق هستید؟” به احتمال قوی هیچ داوطلبی پاسخ منفی نخواهد داد و نمی‌گوید که “خلاقیت؟! اصلا به کار من نمی‌آید.”

سوالاتی برای سنجش انگیزه‌های متقاضی

زمانی که می‌خواهید در مورد استخدام یک یا چند متقاضی از میان متقاضیان مختلف تصمیم بگیرید، باید بخشی از مصاحبه را به میزان انگیزش و آرزوهای شغلی متقاضیان اختصاص دهید.

برای مثال، متقاضیانی که انگیزه بیشتری دارند، معمولا پژوهش بیشتری برای فهم ماهیت شغل مورد نظر به عمل آورده‌اند. متقاضیانی که برای کشف نقاط منفی و مثبت شغل مورد نظر وقت صرف کرده‌اند، به احتمال زیاد تعهد بیشتری به آن شغل احساس خواهند کرد.

به عنوان مثال دیگر، در مورد تعادل میان آرزوهای شخصی متقاضی و توان سازمان به تحقق پیشرفت شغلی او فکر کنید. فرض کنید سازمانی به دنبال استخدام متقاضیانی است، اما رشدی آهسته دارد و در نتیجه فرصت‌های زیادی برای ارتقا و پیشرفت متقاضیان شغلی فراهم نمی‌کند. در چنین وضعی، سازمان دیگری را تصور کنید که با شتاب زیاد رشد می‌کند و به کسانی نیاز دارد که علاقمند پست‌های مدیریتی باشند. در این صورت، استخدام کسانی که دوست دارند تابع باشند و علاقه و آرزویی برای رهبر شدن ندارند کار بیهوده‌ای است. برای کشف انگیزه‌ها و آرزوهای متقاضیان، از سوالاتی مثل پرسش‌های زیر استفاده کنید:

• چرا علاقمندید به این حرفه وارد شوید؟
• انگیزه شما از انتخاب این شغل چیست؟
• تصور می‌کنید کارهای روزانه‌تان چه خواهد بود؟
• درباره جنبه‌های منفی این حرفه چه می‌دانید؟
• آمال و آرزوهای شغلی آینده شما چیست؟
• هدف شما از استخدام در این سازمان چیست؟
• چرا این شغل را انتخاب کردید؟
• تصور می‌کنید این پست در مجموعه پیشرفت شغلی شما چه جایگاهی خواهد داشت؟

هیچ پاسخ صحیح یا غلطی برای این پرسش‌ها وجود ندارد. پاسخ‌های داده شده به پرسش‌های مربوط به انگیزه‌ها و آرزوهای متقاضیان، به ماهیت پست مورد نظر، زمینه‌های پیشرفت و رشد متقاضی موفق و فرهنگ سازمان شما بستگی دارد.

سخن پایانی

انتخاب متناسب‌ترین افراد فقط وابسته به توانایی آن‌ها نیست. انگیزه‌ها و آرزوهای متقاضی، تمایل و خواستن آنها نیز موضوع بسیار مهمی است که می‌بایست در مصاحبه‌های استخدامی بسنجیم و از بین داوطلبان خوب، بهترین را انتخاب کنیم.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع

کتاب استخدام بهترین‌ها، نوشته کتی فایوک، ترجمه علی مفتخر

کتاب مصاحبه گری و استخدام موفقیت آمیز، نوشته راب یئونگ ترجمه غلامحسین خانقائی

گردآوری: سونیا جلالی

نحوه خروج یک کارمند از کسب و کار می‌تواند به اندازه نحوه جذب و استخدام او مهم باشد. هر کسب و کاری دارای استراتژی و فرآیندی برای جذب، استخدام و آموزش کارکنان است.

اما، وقتی که زمان خروج یک کارمند فرا می‌رسد، همیشه یک فرآیند برنامه ریزی شده و مدون دنبال نمی‌شود.

بر اساس یک مطالعه که توسط(( آنبوردینگ ریسرچر)) انجام شده است 71 درصد سازمان‌‌ها می‌گویند که هیچ فرآیند رسمی برای خروج کارکنان ندارند.

هدف این مقاله بررسی فرایند خروج کارکنان در قالب یک چک لیست و به صورت کاملا گام به گام و برنامه‌ریزی شده است.

با یک برنامه مدون و مناسب برای خروج کارکنان می‌توان تجربه‌ی پایان کار کارمند در سازمان را مدیریت کرد و در عین حال با حفظ یک رابطه خوب، راه را برای بازگشت آنها در آینده یا تبدیل شدن به سفیران برند سازمان باز گذاشت.

چرا چک لیست خروج کارکنان؟

در ادامه بیان می‌کنیم چرا داشتن فرآیند و چک لیست خروج کارکنان مهم است.

می‌توان دیدگاه و بینش عمیق و ارزشمندی از تجربه کارکنان در سازمان بدست آورد.

فرآیند خروج کارکنان به متخصصان منابع انسانی این فرصت را می‌دهد تا مصاحبه خروج را انجام دهند. این مصاحبه‌ها می‌تواند بینش ارزشمندی را در مورد تجربه کارکنان از  کار در شرکت، چگونگی فرآیندهای آن، مدیران و ساختارهای مدیریتی و …به مدیران کسب و کار بدهد. مصاحبه‌های خروج می‌تواند به متخصصان منابع انسانی کمک کند تا نقایص فرهنگ سازمانی کسب‌وکار را شناسایی کنند، و این امکان را می‌دهد که تجربه بهتری را برای کارکنان طراحی و اجرا کنند.

بررسی مجدد و نوسازی فرهنگ سازمانی

نحوه برخورد با یک کارمند در هنگام ترک یک کسب و کار، نشانه واضحی از ارزش کلی سازمان برای کارکنان خود است. اگر با یک کارمند در حال خروج با احترام رفتار کنید، به سایر کارمندان نشان می‌دهید که در صورت ترک سازمان چگونه با آنها رفتار خواهد شد. اگر کارمندی بداند که با او خوب رفتار خواهد شد، به احتمال زیاد برای دوران کار در کسب و کار  شما ارزش قائل می‌شود.

فرآیندهای خروج کارکنان، اختلال و اصطکاک را در هنگام خروج کارمند به حداقل می‌رساند. یک فرآیند درست خروج این امکان را برای کسب و کار فراهم می‌کند که دانش و تجربیات کارمند را پیش از خروج تبدیل به دانش سازمانی کند.

برجسته نمودن ارزش کارمند

در هنگام خروج یک کارمند با استعداد و ساعی اگر با احترام  با او برخورد شود احتمال بازگشت مجددش به سازمان بیشتر از زمانی است که  وی  هنگام خروج  مورد بی‌اعتنایی و بی‌احترامی قرار گیرد. کارمند در سازمان باید احساس ارزشمندی کند و مطمئن باشد که سازمان برای انتخاب‌های او ارزش قایل است و از تصمیمات شخصی و شغلیش حمایت می‌کند.

بهبود برند کارفرمایی

کارمندان حامیان برند شما در بازار هستند. پس از ترک یک کسب و کار، بسیاری از کارمندان همچنان حامیان برند و توصیه کنندگان قابل اعتماد برای مشتریان و کارمندان آینده سازمان شما خواهند بود. با این وجود، آنها می‌توانند در بازار مخالف  شما باشند. بنابراین مهم است که با شرایط خوب از سازمان جدا شوند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری

مراحل خروج کارکنان از سازمان

خروج افراد از سازمان ها یک گام طبیعی در تکامل هر کسب و کاری است. کارمندانی از مجموعه می‌روند و کارمندان جدید به مجوعه می‌پیوندند. متخصصان و مدیران منابع انسانی باید استعفا را به عنوان بخشی از انجام کسب و کار تلقی کنند و با یک فرآیند واضح که از آن پشتیبانی کنند.

اگر کارمندی همکاری خود را با سازمان خاتمه داده باشد، فرآیند خروج کارمند، تضمین می‌کند که تمام مراحل مربوط به خروج بدون اینکه از روی احساس یا غرض ورزی، شخصی باشد یا هیچ مرحله‌ای از قلم افتاده باشد، دنبال می‌شود. همچنین سایر کارکنان می‌توانند ببینند که یک روند منصفانه و منسجم دنبال شده است.

با وجود چک لیست خروج کارکنان، متخصصان و مدیران منابع انسانی از روی احساسات کار نمی‌کنند. درعوض، هر بار مراحل یکسانی دنبال می‌شود و به کارمندان نشان می‌دهند که وقتی سازمان  را ترک می‌کنند با همه منصفانه رفتار می‌شود.

10 مرحله خروج کارکنان

با کمک چک لیست زیر گام به گام اقداماتی را که باید در فرایند خروج کارکنان انجام دهید را رصد کنید.

در ادامه هر یک از مراحل فوق را با جزئیات بیشتری بررسی می‌کنیم.

1- سامان دهی و مدیریت در مرحله استعفا

ضروری است که فرآیند استعفا و یا فسخ قرار داد، رسمی و مستند باشد و سازمان یک روند روشن در این زمینه داشته باشد. کارهایی که باید در این مرحله انجام شود به شرح زیر است:

• استعفا را بپذیرید و از کارمند بخواهید که فرم استاندارد شده فسخ قرار داد (خاتمه کار) را تکمیل کند.
• برنامه ریزی کنید تا در اسرع وقت استعفا را اعلام کنید و با کارمند در مورد چگونگی و زمان انجام این امر صحبت کنید. به هر حال افراد متوجه این موضوع خواهند شد و شروع به صحبت در مورد استعفا خواهند کرد. کنترل اوضاع و روایت در این شرایط بسیار مهم است تا شایعات به وجود نیاید.
•  به دست اندکاران کلیدی در  بخش‌های حقوق و دستمزد، فناوری اطلاعات، عملیات، حقوقی و مدیریت ارشد اطلاع دهید تا برای فرآیند خروج آماده شوند.
• با همکاری کارمند و مدیرش نحوه و زمان اطلاع  به مشتریان  و ذی‌نفعان را برنامه‌ریزی کنید. اگر یک کارمند ارشد است، گفتگو کنید چه کسانی دیگری باید از استعفای وی مطلع شوند از جمله مشتریان کلیدی و حتی سهامداران و دست اندرکاران سازمان.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

هدف در این مرحله اطمینان از حداقل اختلال در عملیات کسب و کار و حفظ ثبات و یکارچگی تجربه مشتری است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آف بوردینگ Offboarding چیست؟+راهنمای کامل + چک لیست

2-ثبت خروج کارمند

یک کارمند ممکن است به طرق مختلف استعفا دهد. گاهی اوقات به صورت شفاهی یا تلفنی است. گاهی  از طریق ایمیل یا  پیامک یا به صورت متن کتبی انجام می‌شود.

اما، برای رسمی کردن استعفا در راستای اهداف منابع انسانی، مهم است که از کارمند درخواست کنید که تصمیم به استعفای داوطلبانه از موقعیت خود را در قالب یک نامه رسمی بیان کند.

کارهایی که در این مرحله باید انجام شود:

از کارمند بخواهید نامه(فرم) استعفا را کامل کند و در آن موارد زیر را مشخص کند:

• اینکه استعفا داوطلبانه است.
• آخرین روز اشتغالش را بیان کند.
• مشخص کند قصد دارند تا آخرین روز کار کنند یا از روزهای تعطیل برای پر کردن زمان باقی مانده خود استفاده کند.
• مشخص کنید آیا قرار داد عدم افشا نیز باید امضا شود یا نیازی نیست.

3-اطلاع رسانی درون و بیرون سازمانی در مورد خروج کارمند

به محض تکمیل شدن کلیه مدارک(مراحل)خروج و نهایی شدن آن باید در اسرع وقت خروج کارمند اعلام شود. این امر انتشار اخبار و شایعات در مورد چگونگی یا دلیل ترک کارمند را به حداقل می‌رساند.

اگر کارمند خارج شده از رهبران یا مدیران ارشد سازمان باشد که با مشتریان نیز در ارتباط بوده است باید به این نکته توجه کرد که برای اطلاع رسانی به مشتریان و سهامداران در مورد خروج کارمند برنامه ریزی مناسب انجام شود.

کارهای زیر را انجام دهید:

یک ایمیل واضح و شامل اطلاعات مفید در مورد خروج کارمند به افراد و ذینفعان داخل سازمان (دست اندرکاران داخلی سازمان)ارسال کنید که جزییات  زیر را در برگیرد:

• دلیل کارمند برای خروج و ترک سازمان را بگویید(اگر کارمند یک پست جدید و جالب و هیجان انگیز دارد این خبر را به اشتراک بگذارید و  این خبر را با آنان جشن بگیرید)
• زمان آخرین روز کاری فرد را بیان کنید.
• اگر برای پست وی جایگزین مشخص شده، فرد جایگزین را معرفی کنید و زمان شروع کارش را بیان کنید.

ممکن است علاوه بر این نیاز باشد یک ایمیل دیگر به تیمی که مستقیم با کارمند خارج شده کار می‌کرده است ارسال شود و در آن جزییات زیر گفته شود:

• نحوه مدیریت گردش کار تا زمانی که نیرو جدید جایگزین شود را مشخص کنید.
• خروج وی چه معنایی برای تیم دارد(باخروج وی تیم دچار چه نقصانی می‌شود)
• چگونه تیم حمایت و پشتیبانی می‌شود.
• فرآیند واگذاری و تحویل پست شامل چه مواردی است.

در نهایت نحوه تعامل با مشتریان را نیز مشخص و برنامه ریزی کنید و به سوالات زیر پاسخ دهید.

• آیا کارمند یک ایمیل اطلاع رسانی برای مشتریان ارسال می‌کند؟
• آیا برگزاری جلسات حضوری با برخی از مشتریان مناسب است؟
• چگونه مشتریان وی در طول انتقال پشتیبانی شوند؟

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

استعفا را مخفی نگه ندارید! برخی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که استعفا کارمند را بازگو نکنند و آن را مسکوت نگه دارند، زیرا نمی‌خواهند کارمندان یا مشتریان نگران باشند. با این حال، ما این عمل را به دلایل زیر توصیه نمی‌کنیم.

• کارکنان در حال خروج نیاز به زمان دارند تا دانش خود را به همکاران خود منتقل کنند. اگر همکارانشان از رفتنشان  اطلاع نداشته باشند این کار انجام نمی‌شود.
• کارکنان از اینکه به آن‌ها دروغ گفته شود چه توسط همکارانشان و یا مدیریت احساس ناخوشنودی می‌کنند و سکوت درباره این موضوع باعث ایجاد نارضایتی در سازمان خواهد شد.
• وقتی اسرار پنهان می‌شوند، کارکنان تصور می‌کنند چیزهای بیشتری برای دانستن وجود دارد و همین سبب انتشار سریع‌ شایعات و اطلاعات نادرست می‌شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ده روش برای افزایش انگیزه در کارکنان

4-برنامه ریزی برای انتقال دانش کارمند جدا شده ازسازمان و ثبت آن در سازمان

انتقال دانش یکی از مهمترین مراحل در فرآیند خروج است. هر کارمندی مقداری دانش دارد که فقط در ذهن او وجود دارد. این یک فرصت برای سازمان شماست تا به آنها کمک کنید تا در مورد کارشان فکر کنند و جزئیات کارشان را ثبت کنند تا دانششان در سازمان باقی بماند.

کارهایی که باید انجام شوند:

• نحوه انتقال دانش را تعیین کنید.
• از کارمند بخواهید لیستی از وظایف فعلی خود را تهیه کند که لیست مسئولیت‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه را شامل شود.
• از اعضای تیم بخواهید لیست را مرور کنند و ببینند آیا چیزی از قلم افتاده است؟
• از کارمند در حال خروج بخواهید که یک دفتر ثبت وقایع در حال اجرا داشته باشد و هر گونه دانش یا بینش در مورد مشتریان، محصولات یا فرآیندهای خاص را که مستند نیستند و نتیجه تجربه هستند مستند کند.
• مشخص کنید دانش به چه کسی منتقل می‌شود.
• چه کسی مسئولیت‌های کارمند را بر عهده خواهد گرفت؟
• اگر همکار در حال خروج عضو یک تیم است، جلسات منظمی بین کارمند در حال خروج و همکارشان ترتیب دهید تا در مورد وظایف خودش صحبت کند.
• فرصت‌هایی را برای کارمندان تازه کار در کنار کارمند در حال خروج ایجاد کرده و کارکنان جدید را تشویق کنید به درک شیوه کار کردن کارمند در حال خروج و یادگیری از او.
• آموزش و مربی گری را به یکی از وظایف و مسولیت‌‎‌‎های کارمند در حال خروج در هفته‌های آخر کارش قرار دهید البته با تاکید بر انتقال دانش ذهنی و شفاهی خود در زمینه وظیفه شغلی‌اش.
• جدول زمانی انتقال دانش را مشخص کنید و از کارمند در حال خروج بخواهید که هر روز زمانی را برای این کار اختصاص دهد. تا انتقال دانش ذهنی کارمند یک یا دو هفته قبل از خروج وی کامل انجام شود.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

اگر از قبل ابزارها، فرآیندها و پلتفرم‌های مناسب برای مستندسازی و ذخیره دانش، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را در اختیار داشته باشید، فرآیند خروج کارمند بسیار آسان‌تر و مطلوب  خواهد بود. اگر تاکنون سیستمی در این زمینه ندارید، شاید اکنون زمان بسیار خوبی برای ایجاد آن باشد.

5- باز پس گیری تجهیزات سازمان از کارمند و بستن امکان دسترسی به سرورهای سازمان

آیا سازمان شما تجهیزاتی را در اختیار کارمندان قرار می‌دهد؟ این تجهیزات می‌تواند شامل تجهیزات فناوری اطلاعات، مانند لپ تاپ و مانیتور، و همچنین کارت شناسایی، لباس فرم، کارت‌های اعتباری شرکت و حتی یک وسیله نقلیه شرکتی باشد. در فضاهای کاری ترکیبی امروزی، این تجهیزات تنها سخت‌افزارها و به شکل فیزیکی نیستند، بلکه حساب‌های شرکت و پلتفرم‌های مختلفی که کارمندان به آن‌ها دسترسی دارند، از سرورها گرفته تا برنامه‌های کاربردی، را در بر می‌گیرد.

اقداماتی که در این مرحله باید انجام شود:

• چک لیستی از دارایی‌های شرکت که در اختیار کارمند است تهیه کنید.
• چک لیستی از حساب‌ها، سرورها و سایر پلتفرم‌های مرتبط با فناوری اطلاعات که کارمند به آنها دسترسی دارد تهیه کنید.
• اطمینان حاصل کنید در این فرآیند همه‌ی موارد لحاظ شده است و چیزی مورد غفلت قرار نگرفته است.
• جدول زمان بندی خروج کارمند را در اختیار بخش تکنولوژی اطلاعات قرار دهید و به آنها اطلاع دهید چه زمانی دسترسی کارمند به شبکه و فناوری‌های دیگر را غیر فعال کنند. باید توجه داشت که برای  کارمندانی که توسط خود سازمان اخراج می‌شوند، بهترین روش این است که فوراً تمام دسترسی‌های فناوری اطلاعات را غیرفعال کنید تا از سرقت داده‌ها یا ایجاد نقض فناوری اطلاعات توسط کارکنان ناراضی جلوگیری شود.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

دسترسی به فناوری را خیلی سریع قطع نکنید! بسیاری از کارمندان در آخرین روز کاری خود سازمان را دیر ترک می‌کنند تا مطمئن شوند که تمام وظایفشان تا انتها انجام شده و بسته شده‌اند. اگر دسترسی آنها به ایمیل‌ها، سرورها و سایر پلتفرم‌ها ناگهان قطع شود، تحویل کامل کار با اختلال مواجه می‌شود. می‌توانید دسترسی به سرورها را در ساعت 10 شب در روز آخر کاری کارمند به طور خودکار قطع کنید تا به آنها زمان کافی برای پایان دادن به همه کارها را بدهید.

6- سازماندهی و مشخص کردن مبلغ نهایی پرداخت‌ها و مزایا

اگر سازمان شما از نرم افزار حقوق و دستمزد و منابع انسانی استفاده می‌کند، این مرحله به سادگی انجام می‌پذیرد. تمام پرداخت‌ها و مزایا به صورت خودکار و به روز خواهند بود. اگر سیستم حقوق و دستمزد و منابع انسانی شما خودکار نیست، ممکن است لازم باشد اسناد اداری را بررسی کنید تا مطمئن شوید از هرگونه مرخصی انباشته، مزایای سررسید، مستمری و حقوق معوق آگاه هستید.

اقدامات زیر را انجام دهید.

• حقوق نهایی را طبق سیاست دستمزد سازمان خود بپردازید.
• روزهای مرخصی معوق را محاسبه کنید و در صورتحساب دستمزد نهایی آنها را جبران کنید.
• هرگونه معوقه پرداخت نشده را در حقوق و دستمزد حساب کنید.
• تمام گزارش‌های هزینه را بررسی کنید.
• کارمند را پس از ترک کسب و کار از سیستم حقوق و دستمزد حذف کنید.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

این فرآیند باید کاملاً شفاف باشد که به طور کامل برای کارمند مستند و مشخص باشد چه چیزی به آنها پرداخت شده است، چرا به آنها پرداخت شده است و آیا مزایای بازنشستگی دارند که هنگام خروج به آنها پرداخت و یا منتقل می‌شود.

7-گفتگو در مورد تعهدات قرارداد

بسته به سازمان، مشتریان و نوع کاری که انجام می‌دهید، ممکن است قراردادهای تعهدآوری وجود داشته باشد که باید بررسی شوند.

کارهایی که باید انجام شود:

• همه قراردادها و قراردادهای عدم افشا را بررسی کنید تا مشخص کنید که آیا همه چیز از نظر قانونی درست است یا خیر.
• دپارتمان حقوقی را در این فرآیند مشارکت دهید.
• کارمند را در این فرآیند درگیر کنید و مطمئن شوید که او هیچ سوال یا نگرانی ندارد.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

این مرحله را نادیده نگیرید. قراردادها ممکن است برقرار و امضا شده باشند، اما مطمئن شوید که بخش منابع انسانی، حقوقی، مدیران و کارمندان در حال خروج از هر قراردادی که امضا کرده‌اند یا در آن دخیل هستند، آگاه هستند، خواه این یک قرارداد عدم افشا داخلی باشد یا یک قرارداد محرمانه امضا شده بین سازمان و مشتری.

8-انجام یک مصاحبه خروج

مصاحبه‌های خروج، جلسات محرمانه‌ای بین متخصص منابع انسانی و کارمند در حال خروج است. یک فرصت ارزشمند برای مدیر منابع انسانی سازمان است برای به دست آوردن بینش و برداشت کارمند در مورد سازمان، تیم‌هایشان، روش‌های کار و محصولات سازمان. همچنین فرصتی عالی برای بررسی چک لیست خروج  تهیه شده توسط شما برای آخرین بار تا مطمئن شوید که چیزی از قلم نیفتاده است.

به یاد داشته باشید، بسیاری از کارمندان تصمیم می‌گیرند تا زمانی که مشغول به کار هستند، نظر خود را بیان نکنند، به‌ویژه اگر فرآیندها یا مدیرانی وجود داشته باشند که نسبت به آن‌ها احساس منفی دارند یا معتقدند می‌توانند به نحوی بهبود یابند. از این زمان برای به دست آوردن بینش و اطلاعاتی  استفاده کنید که معمولاً کسب و کار شما دریافت نمی‌کند.

کارهایی که باید انجام شود:

یک متخصص مدیریت منابع انسانی باید این جلسه را کنترل و برگزار کند. این جلسه می‎‌بایست بدون حضور سرپرستان و همکاران دیگر باشد. هدف ایجاد یک محیط امن و بی‌طرف است. به کارمند اطمینان داده شود که مصاحبه کاملا محرمانه است و در نهایت دلیل مصاحبه بهبود فرآیندها، فرهنگ تیم و گردش کار است.

در اینجا چند سؤال استاندارد مصاحبه خروج را بیان می‌کنیم.

• چه عاملی تعیین کننده برای خروج از سازمان بوده است؟
• برای چه در سازمان مانده بودی؟
• آیا چیزی در مورد شرکت، فرآیندها، فرهنگ سازمان یا تیم خود وجود دارد که آن را نمی‌پسندید؟
• آیا می‌توانید جزئیاتی در مورد علت ترک بگویید یا با مثال‌های خاص به اشتراک بگذارید؟
• آیا چیزی در مورد نقش شغلی خود یا روش‌های کار وجود دارد که اگر بتوانیم در آن تغییر دهیم؟
• چگونه می‌توانیم از یک کارمند در نقش شما بهتر حمایت کنیم؟
• آیا به تمام منابع مورد نیاز خود دسترسی داشتید؟
• کار با همکارانتان سخت بود یا آسان؟
• کار با مشتریان سخت بود یا آسان؟
• آیا مطلب دیگری وجود دارد که بخواهید قبل از اتمام مصاحبه به آن اشاره کنید؟

مطالعه مطلب یک نمونه پرسشنامه خروج کارکنان هم در تکمیل این بخش مفید خواهد بود.

9- بررسی وضعیت با دیگر کارمندان

دو مرحله آخر در چک لیست خروج شما پس از خروج کارمند از سازمان انجام می‌شود. اما این از اهمیت آنها کم نمی‌کند. در واقع، حتی ممکن است حیاتی‌ترین گام‌های شما باشند. زیرا بر حفظ فرهنگ و روحیه شرکت و حفظ رابطه خوب با کارمند در حال خروج تمرکز می‌کند تا آنها تبدیل به سفیر برند شما شوند (و حتی به طور بالقوه دوباره مشتری یا کارمند آینده شما شوند).

چک کردن با کارمندان به آنها این احساس را می‌دهد که شرکت اهمیت کارمند خارج شده از سازمان را می‌داند و همچنان به  حمایت مورد نیاز کارمندان  ادامه خواهد داد.

کارهایی که انجام می‌شود:

• بار کارهای اضافی را مرور کنید. آیا همه با آن کنار می‌آیند یا به حمایت بیشتری نیاز دارند؟ هم بررسی تیم و هم  بررسی افراد را یک به یک انجام دهید.
• هر گونه برنامه یا تغییر بلند مدت را به اشتراک بگذارید.
• اگر همچنان به دنبال جایگزین هستید، بازخورد منظم ارائه دهید.
• اگر جایگزینی کارش را شروع کرده است پیشرفتش را بررسی کنید.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

فکر نکنید همه خوب هستند. در عوض گفتگوهای باز و صادقانه داشته باشید تا بتوان به هر گونه مشکلی فایق آمد. یک متخصص منابع انسانی داشته باشید که این موارد را پیگیری می‌کند تا هر مشکلی را بتوانید به سرعت بررسی کنید.

10- حفظ روابط با کارمندان در حال خروج

دلایل متعددی برای حفظ یک رابطه خوب با کارکنان در حال خروج وجود دارد. شاید سازمان شما در آینده به پیمانکاری نیاز داشته باشد که شما او را بشناسید و به او اعتماد کنید و بتواند فوراً برای شما ارزش افزوده ایجاد کند زیرا سیستم‌ها و فرآیندهای شما را می‌شناسند. شاید آنها به یک کسب و کار جدید نقل مکان کرده باشند و سازمان شما را به عنوان یک تامین کننده توصیه کنند. شاید آنها یک روز برگردند و از آنجایی که سازمان شما یک کارمند با استعداد را از دست داده است، شما  بخواهید آن‌ها را بپذیرید.

اینها تنها برخی از دلایلی است که چرا حفظ روابط خوب با کارمندان سابق همیشه ایده خوبی است.

کارهایی که باید انجام شود:

• ارتباطات لینکدین را حفظ کنید.
• گاه به گاه ایمیلی ارسال کنید تا بررسی کنید و ببینید کارمند چه پیشرفتی در شغلش  کرده است. این را یک مبنا در فرهنگ شرکت خود قرار دهید که همه کارکنان سابق هنوز بخشی از خانواده شرکت هستند و همکاران را تشویق کنید حتی پس از ترک کسب و کار از یکدیگر حمایت کنند.

نکته حرفه‌ای منابع انسانی

فرهنگ حمایت از کارمندان گذشته با متخصصان منابع انسانی آغاز می شود. همه تیم‌ها را تشویق کنید تا با همکاران سابق خود در ارتباط باشند. اگر کسب‌ و کار طوری رفتار می‌کند که گویی کارمند سابق وجود نداشته است و یا به نوعی بی‌وفا بوده است، کارمندان شما ارتباط و دوستی عمیق با شما برقرار نخواهند کرد.

بر اساس مراحل ذکر شده در بالا چک لیست نهایی می‌تواند شبیه جدول زیر باشد.

چک لیست خروج کارکنان

دانلود چک لیست خروج کارکنان

شما می‌توانید فایل چک لیست بالا را از طریق لینک زیر دانلود کنید.

Employee Exit Checklist

سخن پایانی

فرآیند خروج فرآیندی است که یک شرکت پس از استعفا یا خاتمه کار کارمند دنبال می‌کند و تضمین می‌کند همه اقدامات لازم بین زمان استعفا تا زمانی که کارمند رسماً کسب‌وکار را ترک می‌کند، انجام می‌شود.

در این مقاله فرایند خروج کارکنان از سازمان به همراه چک لیست‌های مورد نیاز به صورت کامل تشریح شد.

بدون وجود یک فرآیند خروج واضح و مستند سازمان نمی‌تواند تجربیات کارمند و دانش ضمنی وی را در سازمان نگه دارد و فرصت یادگیری سازمان از تجربیات کارمند با خروجش از بین می‌رود.

شما می‌توانید با الگوگیری از مطالب این مقاله فرایند خروج موثری را برای سازمان خود طراحی کنید و تجربه کارمندی بهتری را رقم بزنید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/employee-exit-checklist/

ترجمه: سمانه جوینده

چرخه عمر کارکنان(Employee Life Cycle) کلیه مراحلی است که یک کارمند از لحظه استخدام تا زمانی که سازمان را ترک می‌کند، طی می‌نماید.

درک چرخه عمر کارکنان و دانستن نحوه تعامل با افراد در هر مرحله از این چرخه، به شما به عنوان متولیان منابع انسانی کمک می‌کند تا افراد مناسب را جذب کنید، تجربه کارمندان خود را بهبود داده و در نهایت بهره‌وری و عملکرد را در سازمان ارتقا دهید.

در این مقاله، شش مرحله مدل چرخه عمر کارکنان به همراه پیشنهاداتی برای بهبود تجربه کارکنان در هر مرحله توضیح داده شده است. پس تا پایان مقاله همراه ما باشید.

چرخه عمر کارکنان چیست؟

چرخه عمر کارکنان مراحل مختلفی‌ست که یک کارمند از لحظه استخدام تا زمان ترک سازمان، طی می‌نماید.

این مراحل را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.

شش مرحله در مدل چرخه عمر کارکنان عبارتند از:

• جذب Attraction
• استخدام Recruitment
• جامعه پذیری Onboarding
• نگهداشت Retention
• توسعه Development
• خروج از خدمت Offboarding

چرخه عمر کارکنان به شما کمک می‌کند تا رابطه کارمند و کارفرما را در سازمانتان، بررسی کنید. همچنین به شما کمک می‌کند تا اقداماتی انجام دهید، برای این که کارکنان را خوشحال، دلبسته و سازنده نگه دارید.

احساس کارکنان نسبت به آنچه در هر مرحله از چرخه زندگی خود با آن مواجه می‌شوند و آن را مشاهده و درک می‌کنند، تجربه کارکنان نام دارد.

اگر با موضوع تجربه کارکنان آشنا نیستید مطالعه مقاله تجربه کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

چرا چرخه عمر کارکنان مهم است؟

درک چرخه عمر کارکنان در یک سازمان برای مدیریت منابع انسانی موفق ضروری است و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نیازهای کارکنان خود را درک کنند، استراتژی‌هایی را برای برآوردن این نیازها توسعه دهند و اطمینان حاصل کنند که تمام اقدامات لازم برای بهینه سازی بهره وری و مشارکت کارکنان انجام می‌شود.

سه دلیل اهمیت چرخه عمر کارکنان در ادامه آمده است.

بهبود تجربه کارکنان

با نظارت بر مراحل مختلف چرخه عمر کارکنان می‌توانید تجربیات عالی را برای همه کارکنان رقم بزنید. به این منظور شما باید نیازهای مختلف کارکنان را در مراحل مختلف چرخه عمر برآورده کنید.

مدیریت چرخه عمر کارکنان به شما کمک می‌کند تا درک کنید که کارکنان شما در مورد شغل و سازمان چه احساسی دارند. می‌توانید شکاف‌ها را در فرآیندهای استخدام، جامعه پذیری و نگهداشت را شناسایی و برای رفع آنها اقدام کنید.

افزایش بهره وری و عملکرد سازمانی

درک مراحل مختلف چرخه عمر کارکنان به شما امکان می‌دهد تغییراتی ایجاد کنید که بهره‌وری و عملکرد سازمانی را افزایش دهد. همچنین به شما کمک می‌کند تا نحوه ایجاد انگیزه در کارکنان خود را شناسایی کنید و شرایط متناسبی برای کار کردن آن‌ها در سازمان را فراهم سازید.

سازمان‌هایی که تجربه عالی برای کارکنان خود رقم می‌زنند، می‌توانند درآمد خود را تا بیش از 50 درصد افزایش دهند. دلیل این موضوع این است که کارکنانی که احساس شادی و تعلق می‌کنند، بهره‌وری و عملکرد بهتری دارند.

حفظ کارکنان

یک مدل چرخه عمر کارکنان که به خوبی طراحی شده باشد به حفظ کارکنان کمک می‌کند. به عنوان مثال، تقویت مرحله جامعه‌پذیری در چرخه زندگی به بهبود حفظ استخدام‌های جدید تا 82٪ کمک می‌کند.

بهبود مستمر چرخه زندگی و تجربه کارکنان می‌تواند به کاهش جابجایی کارکنان کمک کند، زیرا کارکنان فعلی احساس تعهد و ارزش بیشتری می‌کنند. همچنین به منابع انسانی کمک می‌کند تا پیش‌بینی کند که چه زمانی احتمال ترک خدمت کارکنان وجود دارد، تا بتوانید قبل از ترک کار، اقدامات لازم را انجام دهید.

شش مرحله چرخه عمر کارکنان

مدل چرخه عمر کارکنان یک فرآیند شش مرحله‌ای است که با جذب یک کاندیدا شروع شده و با ترک خدمت وی پایان می‌یابد.

این شش مرحله را در ادامه به تفصیل با هم مرور می‌کنیم.

1. جذب

مرحله جذب در چرخه زندگی کارکنان جایی است که شما در تلاش برای جذب کاندیداهای علاقه‌مند به فرصت‌های شغلی، شرکت هستید. در این مرحله در صورتی که به طور فعال برند کارفرمایی خود را مدیریت کنید، از هر 4 جویای کار، 3 نفر به احتمال زیاد برای شغل مورد نظر شما درخواست می‌دهند.

برند کارفرمایی شما چیزی فراتر از ارسال یک آگهی شغلی یا ایمیل کردن آخرین فرصت‌های شغلی ست. برند کارفرمایی درباره ایجاد فرهنگی است که افراد مناسب را جذب می کند و به آنها کمک می کند تا بهترین عملکرد را داشته باشند.

بنابراین شما باید بدانید که چه نوع افرادی را می‌خواهید جذب کنید و بر اساس آن، اطلاع رسانی کنید و از کانال‌های متناسب کارمندیابی استفاده کنید.

نکات مهم در مرحله جذب

• به نحوه تعامل برند کارفرمایی‌تان با کاندیداها توجه داشته باشید.
• یک برند کارفرمایی قوی و صفحه شغلی داشته باشید که خواسته‌ها و نیازهای مخاطبان هدف شما را بیان کند.
• فرهنگی ایجاد کنید که بهترین استعدادها را جذب کند و سپس آن را در ارتباطات برندسازی کارفرمای خود نشان دهید.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله جذب

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله جذب چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• جمعیت شناسی کاندیداها: این معیار به شما کمک می‌کند بدانید که برند کارفرمایی شما چه کسانی را جذب می‌کند. آیا کاندیداهای متنوعی را جذب می‌کنید؟ آیا آنها مهارت‌ها و تجربه مناسب را دارند؟
• تجزیه و تحلیل صفحه شغلی: این معیار به شما کمک می کند بدانید که چند نفر از صفحه شغلی شما بازدید می‌کنند، از کجا آمده‌اند، چه مدت در آن می‌مانند و چه اقداماتی انجام می‌دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

2.استخدام

استخدام دومین مرحله از چرخه عمر کارکنان است.

در ادامه چند نکته در مورد آنچه که می‌توانید برای بهینه سازی این مرحله انجام دهید آورده شده است:

آگهی‌های شغلی

یکی از کلیدهای استخدام موفق این است که بدانید چه نوع کاندیداهایی را می‌خواهید، سپس آگهی‌های شغلی خود را متناسب با نیازها و ترجیحات آنها تنظیم کنید.

بسته به مخاطب، قالب و سبک تبلیغات شغلی شما ممکن است متفاوت باشد. مطمئن شوید که بر مسئولیت‌ها، فرصت‌ها و ویژگی‌های کاندیدای ایده‌آل خود بر اساس سند تجزیه و تحلیل شغل تمرکز کرده‌اید.

فرآیند درخواست

داشتن یک فرآیند درخواست واضح و مشخص ضروری است. مطمئن شوید که فرآیند درخواست شما کوتاه و مؤثر است. هرچه مراحل بیشتری مورد نیاز باشد، احتمال اینکه متقاضیان آن را تمام کنند کمتر خواهد بود.

درخواست‌های شغلی بیش از 15 دقیقه باعث می‌شود بیش از 70 درصد از متقاضیان علاقه خود را برای ثبت درخواست از دست بدهند. علاوه بر این، میانگین نرخ حذف کاندیداها 92٪ است!

روند درخواست شما می‌بایست تا حد امکان ساده باشد.

با توجه به اینکه اکنون 67 درصد از درخواست‌های شغلی در تلفن همراه تکمیل می‌شوند، دقت کنید که فرآیند درخواست شما در همه دستگاه‌ها قابل دسترسی باشد.

فرایند انتخاب

فرآیند انتخاب به معنای ارزیابی کاندیداها به روشی منصفانه و شفاف با تعیین معیارهای انتخاب روشن و عینی است.

برخی از شیوه‌های انتخاب که می‌توانید اتخاذ کنید عبارتند از:

• استفاده از یک سیستم ردیابی متقاضی(ATS) که به شما امکان می‌دهد کاندیداها را با سرعت و دقت بالاتری بررسی کنید.
• استفاده از ابزارهای ارزیابی مانند آزمون و Case Study که به شما امکان می‌دهد مهارت‌های مربوط به نقش مورد نظر را ارزیابی کنید.
• استاندارد کردن فرآیند مصاحبه شغلی برای ارزیابی کاندیداها
• ایجاد پنل‌های مصاحبه

نکات مهم در مرحله استخدام

• کاندیداهای خود را بشناسید و استراتژی استخدام خود را بر اساس آن تنظیم کنید.
• روند درخواست خود را کوتاه، ساده و واضح نگه دارید.
• از قیف استخدام خود برای پیگیری تعداد افرادی که وارد فرآیند می‌شوند، پیشرفت می‌کنند و خارج می‌شوند استفاده کنید.
• رویکرد دیجیتالی اتخاذ کنید و از فناوری برای کمک به کارآمدتر کردن عملیات استخدام خود استفاده کنید.
• اطمینان حاصل کنید که فرآیند انتخاب منصفانه است.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله استخدام

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله استخدام چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• • Candidate NPS: این شاخص رضایت کلی کاندیداها از تجربه استخدام است. نمرات نشان می‌دهد که کاندیداها چگونه فرآیند استخدام شما را درک می‌کنند و روی چه چیزی باید کار کنید.
  • نرخ پذیرش پیشنهاد: درصد داوطلبانی که پیشنهاد شغلی شما را می‌پذیرند. اگر حقوق و مزایای رقابتی ارائه می‌دهید، این نرخ باید بالا باشد. اگر نه، وقت آن رسیده است که نحوه جذب استعدادها را دوباره ارزیابی کنید.
  • زمان استخدام: مدت زمانی است که یک کاندیدا برای یک شغل درخواست می‌دهد تا زمانی که پیشنهاد شروع به کار را دریافت می‌کند. زمان طولانی می‌تواند نشان دهنده ناکارآمدی فرآیند استخدام شما باشد.
  • نرخ تکمیل درخواست: درصد داوطلبانی که تمام مراحل لازم برای درخواست شغل شما را انجام داده‌اند. اگر این تعداد کم است، روند درخواست شما باید کوتاه‌تر یا ساده‌تر باشد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: برنامه‌ریزی منابع انسانی چیست؟(به همراه یک نمونه)

3.جامعه پذیری

فرآیند آنبوردینگ یا جامعه پذیری شما باید متناسب با نیازهای هر کارمند باشد تا آنها درک کاملی از آنچه در پیش دارند، داشته باشند.

قبل از شروع به کار

از لحظه امضای قرارداد با افراد جدید خود در تماس باشید و با آنها تعامل داشته باشید. از قبل آنها را در گروه‌ها و رویدادهای تیمی اضافه کنید. اطلاعات شرکت را برای آنها ارسال کرده و آنها را به رویدادهای صنعت یا شرکت دعوت کنید.

همچنین به آن‌ها بگویید کجا می‌توانند منابعی برای یادگیری فرهنگ شرکت پیدا کنند.

روز اول کار

وقتی استخدام‌های جدید شما در اولین روز حضور پیدا می‌کنند، مطمئن شوید که تجهیزات کاری آنها، مانند لپ‌تاپ یا تلفن، مرتب است. با هدیه‌ای مانند یادداشت خوش‌آمدگویی دست‌نویس و …، احساس خوشایندی به آن‌ها بدهید.

یک جلسه توجیهی ترتیب دهید که در آن آنها بتوانند با مدیر و تیم خود ملاقات کنند.

حفظ پیوند قوی بین افراد جدید استخدام شده و شرکت بسیار مهم است. به طور منظم با آنها تماس بگیرید تا مطمئن شوید که راضی و راحت هستند. همچنین مهم است که مدیران را تشویق کنید که به طور منظم با افراد جدید در ارتباط باشند.

برای مثال، یک جلسه بازخورد پس از یک هفته، یک ماه و سه ماهه اول افراد برنامه ریزی کنید. به طور خلاصه، صرف زمان در این دوره بسیار مهم است و به شما کمک می کند تا هر مشکلی را زودتر تشخیص دهید و قبل از اینکه مهمتر شود به آن رسیدگی کنید.

از افرادی که تازه استخدام شده‌اند بپرسید که چگونه کار می‌کنند، و در مورد شغل خود و سازمان، چه فکری می‌کنند.

به هر سؤالی در مورد شغل آنها پاسخ دهید و به آنها اجازه دهید در مورد شرکت سؤال بپرسند.

مهمتر از همه، مطمئن شوید که استخدام‌های جدید احساس می‌کنند بخشی از تیم شما هستند و اگر مشکلی وجود دارد، فوراً به آن رسیدگی می‌شود.

نکات مهم در مرحله جامعه پذیری

• • • برنامه‌ای برای ورود کارکنان جدید ایجاد کنید که مختص کسب و کار شما باشد.
    • فرآیندی را ایجاد کنید که به راحتی قابل پیگیری و درک باشد.
    • کارمندان جدید خود را از لحظه امضای قرارداد حمایت کنید.
    • اطمینان حاصل کنید که با برقراری ارتباط واضح با کارمندان انتظاراتی که از آنها دارید، شفاف می‌شود.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله جامعه پذیری

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله جامعه پذیری چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• • • زمان بهره‌وری: مدت زمانی است که کارمندان جدید در شغل خود بهره‌ور می‌شوند. این معیار می‌تواند به تعیین اینکه آیا فرآیند جامعه پذیری شما مؤثر و کارآمد است کمک کند. اگر زمان زیادی طول می‌کشد تا افراد کارآمد شوند، ممکن است لازم باشد آموزش استخدام‌های جدید خود را تقویت کنید.
    • رضایت استخدام‌های جدید: میزان رضایت افراد جدید پس از ورود به سازمان را اندازه می‌گیرد و به شما این امکان را می‌دهد که مناطق بهبود را شناسایی کنید تا فرآیند جامعه پذیری را بهبود دهید.

4. نگهداشت

حفظ کارکنان یکی از طولانی‌ترین بخش‌های مدل چرخه عمر کارکنان است. شما باید به طور مداوم کارکنان خود را دلبسته کنید تا بتوانید آنها را در سازمان نگه دارید. نگهداشت به شما کمک می‌کند تا نیروی کار باثبات و مولد بسازید و در هزینه و زمان صرف شده برای استخدام کارمندان جدید نیز صرفه جویی کنید.

جیکوب مورگان، نویسنده کتاب تجربه کارکنان، می‌گوید که بهترین راه برای حفظ کارمندان این است که مطمئن شوید آنها از نقش خود در شرکت شما راضی هستند.

او سه عنصر را شناسایی می‌کند که تجربه کارمندی مثبت را ایجاد می‌کند: فناوری، فرهنگ و فضای فیزیکی.

بیایید دقیق‌تر به آنها نگاه کنیم.

فن آوری

تجربه کارمند دیجیتال مرز جدید در تعلق کارکنان و تجربه کلی کارکنان است. در زمانی که کارمندان از محیط کار فیزیکی به محیطی دیجیتالی در حال حرکت هستند.

یک مطالعه اخیر در هاروارد ریویو نشان داد افرادی که احساس می‌کنند با فناوری  در محل کار حمایت می‌شوند، 230 درصد بیشتر دلبسته هستند و 85 درصد کمتر احتمال دارد که کار را ترک کنند.

بنابراین ضروری است که شما ابزارها و اطلاعات مناسب را در زمان‌های مناسب در اختیار کارکنان قرار دهید.

فرهنگ

فرهنگ یک جزء حیاتی در تعلق و حفظ کارکنان است.

مطالعات نشان می‌دهد افرادی که احساس می‌کنند به محل کارشان تعلق دارند، نسبت به افرادی که این احساس را ندارند، بیشتر در سازمان خود باقی می‌مانند.

برای ایجاد محیطی که کارکنان شما بتوانند در آن پیشرفت کنند، ابتدا باید فرهنگ سازمانی خود را درک کنید. سپس می‌توانید برای تغییر فرهنگ به گونه‌ای کار کنید که با اهداف و مقاصد تجاری شما همسو شود.

فضای فیزیکی

سازمان‌ها باید در رویکرد خود به فضای فیزیکی و نحوه استفاده از آن انعطاف پذیر باشند، زیرا فضای فیزیکی یک شرکت می‌تواند به طور قابل توجهی بر بهره‌وری و رفاه کارکنان تأثیر بگذارد. کسب‌وکارها باید فضای کاری ایجاد کنند که برای همه کارمندان احساس راحتی ایجاد کند.

درک کارکنان

یکی از مهم‌ترین عناصر حفظ کارمندان، صرف زمان برای صحبت با آنها برای درک موضوعات مهم است. استفاده از داده‌ها و بازخورد کارکنان به شناسایی دلایل مهمی که باید به آن توجه شود، کمک می‌کند.

به عبارت دیگر، ایجاد یک استراتژی موثر برای گوش دادن به کارمندان، شما را قادر می‌سازد تا بازخوردهای کارکنان را جمع آوری کرده و بر اساس آن عمل کنید تا به مشکلات احتمالی در مراحل اولیه رسیدگی کنید.

نکات مهم در مرحله نگهداشت

• • •  اطمینان حاصل کنید که کارکنان در شغل خود احساس ارزشمندی می‌کنند.
    • درک کنید که کارکنان شما چه می‌خواهند و چه نیازهایی دارند و این نیازها را برآورده کنید.
    • محیطی ایجاد کنید که در آن کارکنان شما بتوانند بهترین کار خود را انجام دهند.
    • فرهنگی را پرورش دهید که در آن همه احساس کنند بخشی از چیزی بزرگتر از خودشان هستند.
    • بازخورد کارمندان را از چندین منبع جمع آوری کنید و بر اساس یافته‌های خود عمل کنید.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله نگهداشت

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله جامعه پذیری چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• • • نرخ حفظ کارکنان:  درصد کارکنانی است که حداقل یک سال در شرکت می‌مانند. کارمندان در مشاغل با نرخ حفظ بالا معمولاً از کار خود رضایت بیشتری دارند.
    • ترک خدمت داوطلبانه: درصدی از کارمندان که به خواست خود شرکت را ترک می‌کنند. فرض کنید یک کسب و کار دارای نرخ ترک خدمت داوطلبانه بالایی است. در این صورت، ممکن است به این معنی باشد که کارکنان از نحوه برخورد مدیریت ناراضی هستند یا ممکن است احساس کنند که فرصت زیادی برای پیشرفت وجود ندارد.
    • eNPS: درصد کارمندانی که شرکت خود را به عنوان یک محل کار عالی توصیه می‌کنند. اگر کسب‌وکاری دارای امتیاز eNPS بالایی باشد، کارمندان از شغل خود راضی هستند و احساس می‌کنند که در جهت دستیابی به اهداف شغلی خود پیشرفت می‌کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر

5. توسعه

توسعه و حفظ کارکنان به طور جدایی ناپذیری به هم مرتبط هستند.

طبق گزارش McKinsey، عدم پیشرفت شغلی  یکی از دلایل اصلی ترک شغل افراد در دوران پس از همه‌گیری کرونا است. به همین دلیل است که درک نقاط قوت کارمندان، نحوه استفاده شرکت از آنها و ارائه فرصت‌های یادگیری و توسعه فراوان بسیار مهم است.

اگر شکاف‌هایی در مجموعه مهارت‌های کارکنان وجود دارد، راه‌هایی برای پر کردن آنها پیدا کنید.

اگر حوزه‌هایی وجود دارد که کارکنان در آنها عالی هستند اما به اندازه کافی از این نقاط قوت در کارهای روزمره خود استفاده نمی‌کنند، ببینید که چگونه می‌توانید شرایط را تغییر دهید تا آنها شانس بیشتری برای انجام وظایف بر اساس نقاط قوت داشته باشند. شما می‌بایست کارکنان را درگیر و علاقه‌مند نگه دارید و در عین حال به آنها فرصت‌های رشد بدهید.

مطمئن شوید که همه استخدامی‌های جدید از برنامه‌های توسعه مطلع هستند.

همچنین بر توسعه رهبری متمرکز شوید تا افرادی که آماده پیشرفت هستند بتوانند مسئولیت بیشتری را در سازمان به عهده بگیرند.

برخی از راه‌های مقرون‌به‌صرفه برای ارائه آموزش، مربیگری با همتایان و منتورینگ با همتایان است. این ابزارها همچنین به رفاقت و تعامل در بین کارمندان شما کمک می‌کند‌.

تکنیک دیگری که می‌تواند برای انتقال دانش، مهارت و شایستگی‌ها مفید باشد، چرخش شغلی است.

نکات مهم در مرحله توسعه

• • • برنامه‌های توسعه‌ای  ایجاد کنید که با نیازهای کارکنان و کسب و کار هماهنگ باشد.
    • در مورد اهمیت توسعه رهبری برای کسب مهارت‌ها و تجربه بیشتر با کارکنان گفتگو کنید تا بتوانند نقش‌های مهم‌تری را در شرکت ایفا کنند.
    • پیشرفت برنامه‌های توسعه کارکنان خود را دنبال کنید تا بتوانید در صورت نیاز بهبودها را انجام دهید یا موفقیت‌ها را جشن بگیرید.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله توسعه

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله توسعه چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• • • ROI آموزش: این معیار بازده سرمایه گذاری حاصل از برنامه‌های آموزشی را اندازه گیری می‌کند. شما می‌توانید از آن برای تعیین اینکه آیا برنامه‌های آموزشی شرکت شما موثر بوده و ارزش هزینه را دارد یا خیر استفاده کنید.
    • عملکرد کارکنان پس از آموزش: این معیار تأثیر اقدامات آموزشی شرکت را بر عملکرد کارکنان اندازه گیری می‌کند. شما می‌توانید از آن برای ارزیابی اینکه آیا کارکنان شما می‌توانند آنچه را که آموخته‌اند در کار روزانه خود پیاده کنند یا نه استفاده کنید.

6. ترک خدمت کارکنان

وقتی کارمندی سازمان را ترک می‌کند، داشتن یک فرآیند متفکرانه و سازنده برای خروج ضروری است. هدف این است که کارمند در طول خروج از شرکت شما احساس ارزشمندی، آمادگی و حمایت کند.  همانطور که بن ویتر کارشناس تجربه کارمند می‌گوید، هدف این است که کارمندان در حال خروج شما به ترک کنندگان شاد تبدیل شوند.

همچنین شما می‌توانید از این زمان استفاده کنید تا بفهمید چه چیزی را می‌توانید در چرخه عمر کارمندان خود بهبود بخشید. برای انجام این کار، باید یک مصاحبه خروج تنظیم کنید.

مصاحبه خروج یک مکالمه ساختاریافته است که به شما کمک می‌کند در مورد تجربیات کارمندان خود در شرکت بیاموزید. می‌توانید از این اطلاعات برای بهبود مراحل چرخه زندگی کارکنان استفاده کنید تا کارمندان آینده از همان روز اول تجربه بهتری داشته باشند.

در اینجا چند نمونه از سوالاتی که باید در مصاحبه خروج بپرسید آورده شده است:

• • • چه چیزی باعث شد که به دنبال شغلی متفاوت بگردید؟
    •  چه چیزی باعث شد تصمیم به ترک سازمان بگیرید؟
    • رابطه خود را با مدیرتان چگونه توصیف می‌کنید؟
    • چه چیزی را در محیط کار خود بیشتر دوست داشتید؟ چه چیزی را کمتر دوست داشتید؟

همچنین اطمینان از روان و ساده بودن فرآیند خروج خدمت ضروری است. شما می‌خواهید که کارکنان شرکت را با یک تجربه مثبت و رابطه خوب با برند شما ترک کنند.

به عبارت دیگر، مرحله خارج شدن از چرخه عمر کارکنان را دست کم نگیرید. احساس کارکنان در هنگام ترک سازمان نه تنها بر برند کارفرمایی، بلکه بر برند تجاری شما نیز تأثیر می‌گذارد.

نکات مهم در مرحله خروج

• • • ایمیلی بفرستید و از آنها بابت حضورشان تشکر کنید و در مورد اینکه چگونه در شرکت شما تغییر ایجاد کرده‌اند، صحبت کنید. حتی می‌توانید برای آنها یک هدیه تشکر بفرستید یا یک یادداشت شخصی برای آنها بنویسید.
    • یک مصاحبه خروج با کارکنان داشته باشید تا تجربه آنها را در شرکت خود درک کنید.
    • اگر خروج بخاطر اخراج است، می‌توانید به کارکنان کمک کنید تا حرفه مناسب خود را پیدا کنند. مثل ارسال رزومه‌شان به سایر شرکت‌ها.
    • یک فرآیند رسمی برای خروج کارکنان ایجاد کنید و مطمئن شوید که همه اعضای تیم از آن آگاه هستند.
    • در تماس باشید! فراموش کردن کارمندان سابق آسان است، اما در ارتباط ماندن می‌تواند به نفع هر دو طرف باشد.

معیارهایی برای ارزیابی مرحله خروج

معیارهای زیر به شما کمک می‌کند تا مرحله خروج چرخه عمر کارکنان را رصد کنید.

• • • نرخ تکمیل مصاحبه خروج: این معیار به شما نشان می‌دهد که چند کارمند را برای مصاحبه خروج دعوت کرده‌ یا فرم نظرسنجی مصاحبه خروج را برای آن‌ها تکمیل کرده‌اید.
    • امتیاز Offboarding: امتیازی که میزان عملکرد فرآیند خروج شرکت شما را اندازه می‌گیرد. امتیاز بالای offboarding نشان می‌دهد که کارکنان شرکت را با برداشت خوبی ترک می‌کنند. در مقابل، نمره پایین می‌تواند به این معنی باشد که می‌توانید نحوه رسیدگی به خروج کارکنان را بهبود ببخشید.

سخن پایانی

چرخه عمر کارکنان، سفر هر کارمند در شرکت شما را نشان می‌دهد که با مرحله جذب و فرآیند استخدام شروع می‌شود، از طریق فرآیندهای جامعه پذیری، حفظ و توسعه ادامه می‌یابد و با مرحله خروج به پایان می‌رسد.

بهینه سازی چرخه عمر کارکنان یک جنبه حیاتی از عملکرد منابع انسانی است.

هنگامی که چرخه عمر کارکنان را درک کردید می‌توانید هر یک از مراحلی را که کارکنان شما طی می‌کنند، بهینه کنید و تجربه کارمندی بهتری ایجاد کنید. این نتایج می‌تواند منجر به بهره‌وری و نتایج کلی بهتری برای کسب و کار شما شود.

اکنون که درک خوبی از مدل چرخه عمر کارکنان دارید، می‌توانید این اطلاعات را در محل کار خود پیاده سازی کنید. مهم است که به یاد داشته باشید که چرخه عمر کارکنان سیال و دائما در حال تغییر است.

از همین امروز اجرای این استراتژی‌ها را شروع کرده و شاهد افزایش تاثیرات آن‌ در کسب و کارتان باشید.

استخدام مهمترین عامل موفقیت استارتاپ‌ها و در واقع همه شرکت‌هاست.به عنوان یک استارتاپ، ممکن است در شروع کار هم‌بنیانگذارانی شگفت‌انگیز و همینطور استعدادهای محشری داشته باشید، اما در ادامه بلد نباشید استعدادهای درجه یک را استخدام کنید.

برای بنیانگذاران استارتاپ، استخدام اولین کارمندان شما می‌تواند فوق العاده هیجان انگیز و در عین حال چالش برانگیز باشد.

با این مقاله همراه باشید تا گام به گام فرایند جذب و استخدام اثربخش در استارتاپ‌ها را مرور کنیم.

مراحل جذب و استخدام در استارتاپ‌ها

1- طرح‌ریزی استخدام

استخدام در استارتاپ‌ها با چه کسانی را می‌خواهیم شروع نمی‌شود، بلکه با چه کارهایی می‌خواهیم انجام دهیم و همچنین برای انجام این کارها به چه جور آدمی نیاز داریم، شروع می‌شود. شرح وظایف و شرایط احراز باید واضح شود وگرنه استخدام موفقی نخواهیم داشت؛ به چند دلیل؛ مهم‌ترینش این که وقتی ما مهارت‌های مورد نیاز خود را نشناسیم، نمی‌دانیم کجا دنبالشان بگردیم و در نهایت نمی‌دانیم بر چه اساسی متقاضیان را ارزیابی و انتخاب کنیم.

شغل را تعریف کنید.

درک کامل و یکپارچه‌ای از موقعیت شغلی مورد نظر ایجاد کنید، تا بتوانید تلاش‌های استخدامی خود را تا حد امکان متمرکز کنید و در نهایت این اطلاعات را در قالب یک سند تجزیه و تحلیل شغل مستند کنید.

نوشتن یک شرح شغل مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و سطح تجربه‌ای را که نامزد ایده‌آل شما باید داشته باشد مشخص می‌کند.

بفهمید دقیقا دنبال چه خصوصیاتی هستید، بعد شروع کنید.

هم شرح وظایف را لیست کنید و هم شایستگی‌ها و ویژگی‌های موردنظرتان را

هم نیازها را درست ببینید، هم میزان جذابیت حقوق و مزایای خودتان در مقایسه با رقبا را.

مشکل دیگری که ناچیز شمرده می‌شود، توافق روی معانی‌ست. مثلا خلاق یا جدی یعنی چه؟ بین استخدام‌کنندگان حاضر در جلسه عدم تفاهم موج می‌زند!

همچنین گاهی ممکن است همه شایستگی‌هایی که می‌خواهیم در یک نفر جمع نشود(مثلا هم خلاق و هم جدی همیشه ممکن نیست!) بنابراین نه تنها باید ویژگی‌های لازم برای شغل را بدانیم بلکه باید آن‌ها را اولویت‌بندی کنیم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: برنامه‌ریزی منابع انسانی چیست؟(به همراه یک نمونه)

استارتاپ‌ها به دنبال چه چیزی در کارکنان هستند؟

مسئولیت‌پذیری یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های هر کارمندی است که در یک استارتاپ کار می‌کند. به زبان ساده، مسئولیت‌پذیری تمایل به پایبندی به ضرب الاجل‌ها، اهداف و وعده‌هایی است که می‌دهید. به عنوان یک استارتاپ، شما باید تیمی از افراد داشته باشید که بتوانند کاری را که می‌گویند انجام دهند.

2- کارمندیابی

برای کارمندیابی استعدادها بد نیست پرس و جو کنید، ببینید متقاضی ایده‌آلتان در کجاها ممکن است مشغول کار باشد تا مشخص شود در چه صنعت و شرکتی باید دنبالش بگردید.

شبکه‌ها پادشاه هستند.

از هر استارتاپی بپرسید که بیشتر استخدام‌هایشان از کجا آمده‌اند یا از شرکت‌های بزرگ‌تر بپرسید بهترین افرادشان از کجا آمده‌اند، پاسخ معمولاً یکسان است: دوستان، دوستان دوستان یا همکاران سابق. افراد خوب افراد خوب را می‌شناسند. بخشی از یک مدیر عامل خوب بودن، ایجاد یک شبکه عالی، با کیفیت و در دسترس است. هرچه شبکه شما بهتر باشد، استخدام بعدی شما آسان‌تر خواهد بود.

یک برنامه معرفی رسمی در شرکت با مشوق‌هایی برای همکاران فعلی خود تنظیم کنید. حتی می‌توانید این فرآیند را از طریق گیمیفیکیشن جذاب‌تر کنید تا انگیزه بیشتری در کارکنان، برای معرفی افراد مناسب ایجاد شود.

10 کارمند اول را با دقت انتخاب کنید، زیرا آنها 100 کارمند بعدی را تعیین می کنند.

یوگنی بریکمن، Gruntwork

لینکدین جادو می‌کند!

از لینکدین استفاده کنید، جادو می‌کند! البته شبکه‌های اجتماعی دیگر و سایت‌های کاریابی و استخدام را فراموش نکنید.

3- احراز صلاحیت اولیه داوطلبان

این مرحله بعد از نقطه تماس اول(تبادل پیام کوتاه با لینکدین یا ایمیل) آغاز می‌شود تا معلوم شود طرف، مهارت‌ها و انگیزه‌های مورد نظر ما را دارد یا نه؟ می‌توانیم از او بخواهیم فرمی را پر کند و در آن از سوابق کاری، انگیزه و شخصیت خود بگوید.

تمام رزومه‌های دریافتی را بررسی کنید و کاندیداهایی را که حداقل شرایط شما را برآورده نمی‌کنند، حذف کنید. اگر تعداد زیادی رزومه باقی مانده است، معیارهای غربالگری خود را سخت‌تر کنید تا فقط بر متقاضیان برتر تمرکز کنید.

یک لیست کوتاه متمرکز بر سه تا پنج نامزد برتر ایجاد کنید. انجام مصاحبه‌های تلفنی یا ویدئویی را در نظر بگیرید تا مشخص کنید که آیا مصاحبه حضوری سرمایه گذاری خوبی برای وقت شما خواهد بود یا خیر.

دبورا از شرکت Alan  می‌گوید ” باید بدانیم چه چیزهایی ضروری‌ست و ضرورت‌ها را در نظر بگیریم و فقط با افراد بدرد بخور مصاحبه کنیم. بزرگترین اشتباه، مصاحبه با افرادی‌ست که مطمئنی به درد کارت نمی‌خورند”

4- مصاحبه و ارزیابی

یکی از بزرگترین دام‌های استارتاپ‌ها عجله است. چون رشدشان برق آساست. طبق تجربه سرعت استخدام باید خیلی بالا باشد. اما اگر فردی اشتباه استخدام شود، وقت که ذخیره نمی‌شود هیچ، بلکه کلی پول و انرژی هم هدر می‌رود. بنابراین مهم است که برای ارزیابی داوطلبان وقت بگذاریم و از شیوه‌های معتبر ارزیابی استفاده کنیم.

معتبرترین شیوه‌ها برای ارزیابی داوطلبان عبارتند از

• کار آزمایشی به متقاضی کاری مشابه شغل مورد نظر می‌سپاریم و عملکردش را ارزیابی می‌کنیم. اگر تنوع وظایف بالا یا متغیرها زیاد باشد، عمل به این شیوه بسیار دشوار خواهد بود.
• مصاحبه استخدامی ساختار یافته: منظور مجموعه‌ای از سوالات رفتاری(مثل دستاورهای گذشته) و موقعیتی(مثل سوال اگر فلان اتفاق بیفتد شما چه کار خواهید کرد) است به اضافه معیارهای کمی برای ارزیابی پاسخ‌ها. مصاحبه‌های شما برای یک نقش خاص باید فرمت یکسانی داشته باشند، به طوری که سوالات یکسانی را از هر کاندیدا بپرسید. این به شما این امکان را می‌دهد که به طور عینی کاندیداها را با هم مقایسه کنید.
• آزمون‌های عمومی هوش (General Mental Ability): در بهترین آزمون‌ها توان یادگیری و توان حل مسائل سخت با هم سنجیده می‌شود.

ترکیب این سه رویه برای استخدام اغلب متقاضیان چه تازه کار و چه با سابقه، مفید است.

چندین جلسه (به طور متوسط 1 تا 4 جلسه) باید برگزار شود و سوالات مصاحبه استخدامی با هدف بررسی توانایی، مهارت‌های نرم و تناسب فرهنگی متقاضی پرسیده شود تا تصویر بهتری از قابلیت‌های متقاضی بدست آورید.

در آخر، متقاضی باید حداقل یکی از بنیانگذاران را ملاقات کند تا منشا چشم انداز و فرهنگ سازمان را از نزدیک ببیند.

استخدام مهمترین مسئولیتی است که یک مدیر بر عهده دارد: پس برای انجام درست آن زمان صرف کنید.

ویل استوارد، Cobloom

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

نگاهی متفاوت به ارزیابی در استارتاپ‌ها

استارتاپ‌ها شاید لایه‌های دیگری به این فرایند ساده اضافه کنند: مثل تماس با معرف‌ها، تمرین‌های بین جلسات، ناهار یا شام دو نفره یا جمعی در بیرون شرکت و حتی یکی دو روز کار با تیم آینده. در این فرایند حداقل باید مدیر استعداد یا استخدام، مدیر آینده متقاضی، یک بنیانگذار و در حالتی ایده آل هم تیمی‌های آینده حضور داشته باشند.

چارلز توماس مدیر عامل Comet اصرار دارد متقاضیان را بیرون از دفتر ارزیابی کند و چه بهتر که در میان هم تیمی‌های آینده. به نظر او در این حالت، رفتارها ناخودآگاه‌تر است و به پاسخ‌های بی‌ریاتری می‌رسید و رفتار طبیعی عضو احتمالی تیم را می‌بینید.

چارلز و شش نفر دیگر سر قرار ناهار با متقاضی حاضر می‌شوند. او از همه خواسته از لحاظ شخصیتی و حرفه‌ای متقاضی را تحلیل کنند. تفاوت حکایت‌ها از شخصیت و مهارت‌های اجتماعی یک نفر از نکات بسیار جالب این ماجراست. این کار البته باعث صرفه جویی در وقت و تقویت فرهنگ شرکت می‌شود: مورد قضاوت قرار می‌گیرید و قضاوت می‌کنید و در این چرخه، علاقه به تیم و البته انرژی تیم بیشتر می‌شود.

چگونه در خاطر متقاضی می‌مانیم؟

الکس دساگازان مدیر عامل A/B Tasty، چهار قانون طلایی برای ایجاد احساسی عالی در متقاضی در حین فرایند جذب و استخدام، پیشنهاد می‌کند.

• عمق دید: قانون بازی برای متقاضی روشن باشد. مثلا مراحل مختلف و جزئیات فرایند استخدام را برای متقاضی ایمیل کنیم.
• شعاع دید: مرحله و مراحل بعدی باید کاملا مشخص باشد. متقاضیان باید بدانند در کجای فرایند هستند، قرار است چه کسی را ملاقات کنند و مرحله بعدی چیست؟
• مهربانی: افزودن بر استرس متقاضی فایده‌ای ندارد. او احتمالا استرس بسیاری داشته، ما می‌خواهیم رفتار او را در شرایط معمولی بسنجیم؛ پس وقتی شرایط یک شغل، پر استرس نیست چرا مصاحبه باید آلوده به این سوگیری باشد؟
• اعلام نتایج: شرکت‌ها معمولا استخدام را تنها با اعلام نتیجه مثبت یا منفی تمام می‌کنند. اما اگر نحوه استدلال و استنتاج شرکت به اطلاع متقاضی برسد برای او و برند کارفرمایی شرکت بسیار مفید خواهد بود.

شفاف سازی قرارداد

درباره تاریخ شروع به کار و حقوق، همان اول باید حرف بزنید: متقاضی نباید وقت خود را صرف مراحل مختلف استخدام کند بعد بفهمد حقوق یا تاریخ شروع به کار اصلا آن چیزی که می‌خواست نیست.

حتی در مورد محل کار، کارهای هر روزه یا امکان دورکاری توافق کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: در رفرنس چک چه سوالاتی بپرسیم؟ + چک‌لیست

یک تجربه ورود خوب بسازید.

با لبخندی به پهنای صورت و پر انرژی در می‌زنید، یکی در را باز می‌کند.

سلام. ببخشید! شما؟

سلام. روشا هستم، کارمند جدید

اوه! خبر نداشتم. احتمالا مدیریت رو می‌شناسی؟

بله. البته، آقای موحدیان

با او تماس می‌گیرم. بفرمایید بنشینید.

بعد از چند دقیقه: متاسفم روشا، آقای موحدیان جواب نمی‌ده. چند دقیقه دیگر دوباره با او تماس می‌گیرم و خبرت می‌کنم.

امیدوارم در روزهای اول چنین اتفاقی نیفتد.

اما روزهای اول اغلب همینطورند. درهم و برهم. کامپیوتر آماده نشده، اعضای تیم در جریان نیستند، مدیر مشغول کارهای دیگریست، لیست وظایف اولیه آماده نیست و خیلی چیزهای دیگر.

بعد از استخدام افراد می‌بایست فرایند آنبوردینگ(Onboarding) آن‌ها به درستی صورت پذیرد.

اصول آنبوردینگ موفق

1- همه چیز آماده باشد.

از قبل ترتیب همه چیز را بدهید. یک کامپیوتر با یک کامپیوتر که همه نرم‌افزارهای لازم روی آن نصب شده، خیلی فرق دارد. فرم‌های مهم و راهنمای آشناسازی را آماده کنید. برای همکار تازه وارد و خانواده‌اش کیف هدایا درست کنید.

2- همه آماده باشند.

اعضای تیم باید بدانند که همکار جدیدشان در راه است و کی می‌رسد! آن‌ها باید از نام، سوابق و نقش او آگاه باشند. از آن‌ها بخواهید به او خوش آمد بگویند. یا با او در دفتر دوری بزنید و او را معرفی کنید.

3- وقت خالی کنید.

اگر روز اول هفته تعداد جلسات زیاد است، روز دوم هفته را برای شروع به کار او انتخاب کنید و زودتر از 10:30یا 11 با او قرار نگذارید تا اگر چیزی درست کار نکرد یا تدارکات کامل نبود، فرصت رفع نقص داشته باشید.

4- روز اول نسخه‌ای سبک از روز کاری باشد.

روز اول نباید شلوغ و سخت باشد یا برعکس فقط به خواندن مقالاتی درباره شرکت بگذرد. کار همکار جدید واقعا آغاز شده، فقط نسخه‌ای سبک‌تر از آن را پیش روی او بگذارید. یادگیری و کشف خیلی چیزها ضروری‌ست ولی برای روزهای اول بیش از حد سنگین است.

پاول گیلمن، مدیرعامل و هم بنیانگذار Fertlink توصیه می‌کند: به همکار جدید ماموریتی ساده محول کنید و از او نتیجه بخواهید تا اعتماد به نفسش بیشتر شود و بقیه هم تیمی‌ها هم سریعا نتیجه همکاری او را ببینند و از استخدام وی خشنود گردند.

5- فرایند آشنا سازی را ارزیابی کنید و بهبود دهید.

آنبوردینگ چندین هفته طول می‌کشد. بعد از دو ماه، یک پرسشنامه رضایت‌سنجی برای او بفرستید با جای زیاد برای توضیح دادن ذهنیت و برداشت‌هایش از این دو ماه. با رضایت‌سنجی شاید پی به ابهاماتی ببرید و عضو جدید تیم بتواند از این طریق باعث اصلاح فرایند آشناسازی و کمک به همکار آینده شود.

سخن پایانی

بعد از تامین مالی، بزرگترین مانع برای رشد استارتاپ‌ها استخدام است. نداشتن افراد مناسب، در نقش‌های مناسب و در زمان مناسب.

همانطور که استارتاپ شما فراتر از تیم موسس رشد می‌کند، با اضافه شدن هر فرد جدید به تیم شما اساساً DNA شرکت شما تغییر می‌کند. استخدام‌های جدید همه چیز را تحت تأثیر قرار می‌دهند: توسعه محصول؛ فرهنگ شرکت؛ روحیه تیم؛ کمیت و کیفیت کار؛ قابلیت‌های تیم و…

برای کمک به انتخاب‌های استخدامی هوشمند در این مقاله به نکاتی در مورد استخدام در استارت‌آپ‌ها، پرداختم که امیدوارم مطالعه آن شما را برای شروع این مسیر پر پیچ و خم آماده کند.

اگر به موضوع مدیریت منابع انسانی در استارتاپ‌ها علاقمند هستید مقاله مدیریت منابع انسانی برای استارتاپ‌ها را هم مطالعه فرمایید.

منابع

کتاب منابع انسانی در استارتاپ‌ها نوشته ویلی براون، ترجمه آرش میرسنجری

https://www.cobloom.com/blog/startup-hiring

https://learn.marsdd.com/article/recruitment-selection-startups-key-steps-hire-best-candidate/

https://resources.workable.com/

نویسنده: سونیا جلالی

روز حسابرسی برای آموزش فرا رسیده است.

(جیمز پاتریک)

هر ساله، سازمان‌ها هزینه‌های زیادی را در برنامه آموزش کارکنان صرف می‌کنند.

براساس آخرین گزارش صنعت آموزش، شرکت‌های آمریکایی در سال ۲۰۲۰ بیش از ۸۲.۵ میلیارد دلار برای آموزش هزینه کرده‌اند.

در طول همه‌گیری(کرونا)، شرکت‌ها به سرمایه گذاری گسترده در یادگیری و توسعه کارمندان ادامه داده‌اند. با این سرمایه گذاری ( ۸۲.۵ میلیارد دلار )انتظار اندازه گیری تاثیر آن در یادگیری و توسعه کارمندان می‌رود، به همین دلیل ارزیابی اثربخشی آموزش بسیار مهم است.

ثابت شده است که توانایی ارزیابی اثربخشی آموزش؛ به همان اندازه آموزش مهم است. سنجش اثربخشی یعنی این که آیا یک برنامه آموزشی اهداف تعریف شده را برآورده می‌کند یا خیر؟ به عبارت دیگر آموزش‏‌های برگزار شده تا چه میزان منجر به تغییرات مورد نظر سازمان (دانش، مهارت، نگرش) شده است؟

حال سوال این است که چگونه می‌توانید مطمئن شوید که آموزش را به بهترین شکل ممکن ارزیابی می‌کنید؟

پاسخ به این سوال در قالب معرفی مدل فیلیپس در اندازه گیری اثربخشی آموزش، موضوع این مقاله است.

معرفی مدل ارزیابی اثربخشی آموزش فیلیپس

برای اثربخش آموزش مدل‌های مختلفی پیشنهاد شده است. یک روش خوب و عملی برای ارزیابی آموزش پیروی از مدل فیلیپس است که به عنوان مدل ROI فیلیپس نیز شناخته می‌شود. این مدل که توسط جک فیلیپس توسعه یافت، به طور گسترده از مدل کرک پاتریک پیروی می‌کند.

در واقع این مدل دنباله مدل چهار سطحی کرک پاتریک است که جک فیلیپس سطح پنجمی به آن اضافه کرده است و این سطح را بازگشت سرمایه نامیده است.

بنابراین، مهم است که مدل کرک پاتریک را درک کرده باشید.

اگر به مدل کرک پاتریک آشنا نیستید مطالعه مقاله روش کرک پاتریک در اندازه گیری اثربخشی آموزش‌های سازمانی مفید خواهد بود.

به طور خلاصه، مدل فیلیپس پنج سطح دارد، در مقایسه با چهار سطح ارزیابی کرک پاتریک. فیلیپس یک سطح پنجم را اضافه کرد، که بازگشت سرمایه (Return On Investment)یا به اختصار ROI است. معیاری که برای رهبران منابع انسانی بسیار ارزشمند است تا اهمیت آموزش را به تصمیم گیرندگان نشان دهند.

مدل  فیلیپس در شکل زیر نمایش داده شده است.

در ادامه سطوح مدل فیلیپس را با هم مرور می‌کنیم.

سطح ۱: واکنش

این مدل با ارزیابی تجربه شرکت کنندگان از برنامه آموزشی که گذرانده‌اند، آغاز می‌شود. به عبارت دیگر عکس العملی که فراگیران به کلیه عوامل موثر در یک دوره آموزشی از خود نشان می‌دهند. رایج‌ترین تکنیک استفاده از یک نظرسنجی پس از آموزش است. تکنیک‌های دیگر شامل نظرسنجی های پالسی (pop-ups)، فن‌آوری هوش مصنوعی برای درک واکنش‌های احساسی و مصاحبه و… است.

سطح ۲: یادگیری

این سطح برای ارزیابی این است که آیا یادگیری واقعاً انجام شده است یا خیر. به بیان دیگر، آیا دانش کارکنان در نتیجه برنامه آموزشی افزایش یافته است؟

یک راه برای انجام این کار، انجام پیش آزمون و پس آزمون است. به عنوان مثال، اگر هدف آموزشی آموزش یک زبان برنامه نویسی جدید، به عنوان مثال پایتون به گروهی از کدنویسان باشد، خوب است که فراگیران را قبل از شروع و بعد از برنامه با ارزیابی مهارت‌های پایتون‌شان آزمایش کنید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

سطح ۳: کاربرد و اجرا

سطح 3 به میزان استفاده از دانش در محیط کار اشاره دارد. آیا آموخته‌های دوره آموزشی در عمل استفاده می‌شود؟

مثلاً فرض کنید که اطلاعات جمع‌آوری‌شده در سطح ۲ تأیید می‌کند که آموزش موفق بوده است. آیا کارکنان در عمل قادر به استفاده از پایتون هستند؟

سطح 4: تاثیر

در سطح چهارم، مدل فیلیپس به تأثیر کلی آموزش بر سازمان می‌پردازد. آیا آموزش برگزار شده منجر به نتایج سازمانی مثل افزایش فروش، بهبود کیفیت، افزایش رضایت مشتریان و … شده است؟

این سطح نه تنها نتایج را به اثربخشی آموزش نسبت می‌دهد، بلکه عوامل سازمانی را نیز در نظر می‌گیرد که ممکن است مانع اجرای موفقیت آمیز مهارت‌های به دست آمده در طول آموزش شود.

به عنوان مثال، فرض کنید یک برنامه آموزشی برای نمایندگان فروش در مورد مهارت آموزش فروش درب به درب اجرا کرده‌اید  به دلیل کووید 19، نمایندگان فروش شما قادر به نزدیک شدن به مشتریان نیستند. بنابراین می‌توان حدس زد که به کارگیری مهارت‌های جدید به دست آمده در طول آموزش به دلیل عدم استفاده از آنها با مشکل مواجه می‌شود.

سطح 5: بازگشت سرمایه (ROI).

در این سطح مدل Phillips  خود را از مدل Kirkpatrick متمایز می‌کند و بازده سرمایه گذاری آموزش را اندازه گیری می‌کند.

استفاده از تجزیه و تحلیل هزینه فایده برای یک برنامه آموزشی می‌تواند تعیین کند که آیا پول سرمایه گذاری شده در آموزش تاثیری داشته است یا خیر. آیا نتایج قابل اندازه گیری وجود دارد؟

به عنوان مثال، اگر هزینه آموزش 50000 دلار برای آموزش نمایندگان فروش برای فروش محصولات یک سازمان به صورت آنلاین باشد و سود خالص حاصل از آن 500000 دلار باشد، آنگاه آموزش، سرمایه گذاری خوبی تلقی می‌شود.

فرمول محاسبه ROI را مشاهده می‌کنید.

به منظور محاسبه ROI می‌بایست کلیه هزینه‌های ملموس و غیر ملموس آموزش و همچنین کلیه منافع حاصل از آموزش محاسبه شود. همچنین می‌بایست کلیه داده‌ها به ارزش مالی تبدیل شوند. در جدول زیر نمونه‌ای از هزینه‌ها و منافع حاصل از آموزش نمایش داده شده است.

مدل ارزیابی اثربخشی آموزش فیلیپس در عمل

اکنون که تئوری پشت مدل فیلیپس  را درک کردید، بیایید نگاهی به نحوه پیاده سازی آن در عمل بیاندازیم.

تعیین سطح ارزیابی آموزشی مربوطه

به طور کلی، تمام تلاش‌های آموزشی شما در هر پنج سطح از مدل فیلیپس ارزیابی نمی‌شود. این اتلاف منابع خواهد بود. تعیین سطح برای اندازه گیری باید بر اساس بودجه و نیاز تجاری باشد. در واقع تنها حدود 5 درصد از برنامه‌های آموزشی تا سطح 5 ارزیابی می‌شوند.

به عنوان مثال، شما می‌توانید یک برنامه آموزشی دو ساله توسعه رهبری را در هر پنج سطح ارزیابی کنید. این به این دلیل است که تأثیر زیاد، پیچیدگی و ارزش بالایی دارد.

با این حال، ممکن است به عنوان مثال، یک برنامه آموزشی را که فقط به سه کارمند روش پاسخ دادن به ایمیل‌های مشتریان را آموزش می‌دهد، ارزیابی نکنید.

فیلیپس توصیه می‌کند که تمام پروژه‌های آموزشی را در سطح اول ارزیابی کنید و سپس بر اساس نیاز و اهمیت تعیین کنید که برنامه آموزشی به کدام سطوح نیاز دارد.

بر اساس تحقیقات به طور کلی میزان برنامه‌هایی که در هر سطح باید مورد ارزیابی قرار گیرند عبارتند از:

سطح 1: واکنش: 90 تا 100 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 2: یادگیری: 40 تا 60 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 3: کاربرد: 30 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 4: تاثیر: 10 تا 20 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 5: بازگشت سرمایه: 5 تا 10 درصد دوره‌های آموزشی

سطوح ارزیابی در زمان‌های مختلف اتفاق می‌افتد، همانطور که در جدول زیر نشان داده شده است:

داده‌های جمع آوری شده را تجزیه و تحلیل کنید.

شما باید داده‌ها را از منابع مختلف ترکیب و تجزیه و تحلیل کنید که به شما کمک می‌کند به نتایج معنادار برسید و تأثیرات یک برنامه آموزشی را تعیین کنید. برای اینکه به داده‌ها معنی بدهید، باید آن را به شیوه‌ای معنادار نشان دهید. این ممکن است از طریق تهیه گزارشی شامل نمودارها و نظرات باشد. همچنین می‌تواند به معنای جمع آوری تجزیه و تحلیل ویدیویی و متن باشد.

ضروری است که هنگام جمع آوری داده‌ها، بدون هیچ گونه سوگیری در ذهن، به طور عینی تجزیه و تحلیل شوند.

یافته‌ها را گزارش کنید.

می‌توانید نتایج را به ذینفعان کلیدی (مدیریت و همچنین کارکنان) گزارش دهید. همیشه باید تلاش کنید تا یافته‌های خود را به اهداف تجاری مرتبط کنید تا نشان دهید که آموزش چه تأثیری بر عملکرد سازمان داشته است (یا نداشته است). اینجاست که سطح 5 مدل Phillips  برای نشان دادن بازگشت سرمایه (ROI) در آموزشی که روی آن سرمایه گذاری شده است بسیار مهم می‌شود.

 جمع بندی

ارزیابی آموزش برای ارزیابی اینکه آیا آموزش شما نتیجه مطلوبی دارد یا خیر حیاتی است. شناخت مدل‌ها و روش‌های مختلف ارزیابی آموزشی و بکارگیری مناسب‌ترین آنها، سازمان شما را قادر می‌سازد تا اثربخشی آموزش و در نهایت عملکرد سازمانی را بهبود بخشد.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منابع

https://www.aihr.com/blog/training-evaluation/

کتاب ارزیابی اثربخشی آموزش‌های سازمانی/ دکتر اباصلت خراسانی

ترجمه: پیمان شمس

مدیریت منابع انسانی یکی از حرفه‌های جذاب و رو به رشد دنیاست. پیش‌بینی می‌شود که نقش‌های منابع انسانی تا سال 2030 رشد 10 درصدی را تجربه کنند.

در کشور ما هم طی چند سال اخیر نقش مدیریت منابع انسانی اهمیت بیشتری پیدا کرده است. مدیران به دنبال متخصصانی هستند که بتوانند استعدادها را شناسایی و استخدام کنند، برای توسعه و نگهداشت آن‌ها برنامه‌ریزی کنند، چالش‌های منابع انسانی در سازمان را حل و فصل کرده و افراد سازمان را در جهت اهداف و استراتژی‌های سازمان راهبری نمایند.

همچنین حقوق و دستمزد متخصصان منابع انسانی نیز نرخ رشد بالاتری نسبت به بسیاری از صنایع دیگر دارد.

در این مقاله قصد دارم مسیر شغلی و انواع شغل‌ها در حوزه مدیریت منابع انسانی را به شما معرفی کنم و گام‌هایی که شما به عنوان یک تازه کار در این حرفه، نیاز به طی کردنش دارید را توضیح دهم.

مدارک لازم برای کار در حوزه مدیریت منابع انسانی

اکثر سازمان‌ها از شما می‌خواهند که مدرک لیسانس و یا بالاتر داشته باشید. با این حال، لزوماً نباید مدرک شما در حوزه HR باشد، علاوه بر مدیریت منابع انسانی، حوزه‌هایی مانند کسب و کار، مدیریت اجرایی، اقتصاد و روانشناسی همگی مرتبط هستند و می‌توانند شانس شما را برای یافتن شغل افزایش دهند.

همچنین گواهی‌های منابع انسانی مختلفی وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا وارد حوزه مدیریت منابع انسانی شوید و ما در ادامه این مقاله در مورد این موضوع با جزییات بیشتری صحبت خواهیم کرد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: PHRi گواهی بین‌المللی حرفه‌ای منابع انسانی چیست؟

چطور مسیر شغلی منابع انسانی را شروع کنیم؟

1.  آموزش‌های مرتبط با مدیریت منابع انسانی ببینید و گواهینامه بگیرید

طی کردن دوره‌های آموزشی مدیریت منابع انسانی می‌تواند راهی عالی برای کسب دانش و مهارت‌ ارزشمند مدیریت منابع انسانی و صرفه جویی در هزینه، با دور زدن مدارک دانشگاهی گران قیمت باشد. شما مجموعه دانش و مهارت‌های خود را برای ورود به بازار کار توسعه خواهید داد و اعتباری را به دست خواهید آورد که می‌تواند به شما کمک کند در زمینه مدیریت منابع انسانی شغل پیدا کنید.

دوره جامع مدیریت منابع انسانی به شما امکان می‌دهد به دانش عمومی و روز حوزه مدیریت منابع انسانی دسترسی پیدا کنید، کاملاً از خانه و با سرعت خود یاد بگیرید. در هزینه‌های رفت و آمد صرفه جویی کنید، بارها و باها مطالب را تکرار و تمرین کنید و در صورت سوال با مدرس دوره به صورت رو در رو گفتگو کنید و در نهایت گواهینامه پایان دوره را نیز دریافت نمایید.

2. پیوستن به گروه‌های منابع انسانی و شبکه‌سازی

انجمن‌ها و گروه‌های منابع انسانی زیادی در پلتفرم‌های مختلف در سراسر وب وجود دارد که می‌توانید به صورت رایگان به آنها بپیوندید و شروع به برقراری ارتباط با سایر متخصصان منابع انسانی کنید. این به شما کمک می‌کند تا دانش و آگاهی خود را توسعه دهید، در مورد فرصت‌های شغلی جدید اطلاعات کسب کنید و شاید حتی یک منتور پیدا کنید.

3. یک منتور پیدا کنید

اگر می‌خواهید یاد بگیرید که چگونه وارد حرفه مدیریت منابع انسانی شوید، یکی از بهترین کارهایی که می‌توانید انجام دهید این است که منتوری پیدا کنید که الهام بخش شما باشد. کسی که آرزو دارید شبیه او باشید و از او الگوبرداری کنید. فردی که دهه‌ها در صنعت منابع انسانی کار کرده است، تجربیات بسیار ارزشمندی برای به اشتراک گذاشتن با شما خواهد داشت. اگر کسی را در حوزه منابع انسانی نمی‌شناسید، جوامع آنلاین و شبکه‌های منابع انسانی مانند لینکدین راهی عالی برای ملاقات با افراد مناسب هستند.

این مقاله را هم مطالعه کنید اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی

4. استفاده از منابع رایگان و اطلاع از دانش جدید

اگر می‌خواهید وارد حوزه مدیریت منابع انسانی شوید، ضروری است که در جریان دانش و روندهای فعلی و آینده این حوزه باشید. خبر خوب این است که با تعداد زیادی اطلاعات رایگان، از جمله وبلاگ‌ها، پادکست‌ها و خبرنامه‌ها به اندازه چند کلیک فاصله دارید. برخی از این منابع در ادامه معرفی شده‌اند.

• • وبلاگ آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی
  • HR Dive
  • AIHR
  • The Kazoo Blog
  • Evil HR Lady
  • TINYpulse

• • RecogNation

• Namely
• The HR Capitalist
• Workology
• Laurie Ruettimann
• EddyHR
• The Good.Co
• Fond

مطالعه در حوزه مدیریت منابع انسانی را به کار روزانه خود تبدیل کنید.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

5. رزومه خود را کامل کنید.

رزومه شما واقعا می‌تواند به شروع یک حرفه در مدیریت منابع انسانی کمک کند.

هر تجربه حرفه‌ای، تحصیلات، دوره آموزشی و اعتباری که کسب کرده‌اید را برجسته کنید. مهارت‌هایی را که در نقش‌های قبلی توسعه داده‌اید که قابل انتقال به منابع انسانی هستند را نیز عنوان کنید.

به شرح وظایف شغل‌هایی که برای آنها درخواست می‌دهید نگاه کنید تا به شما کمک کند رزومه خود را تغییر دهید. کارفرمایان به دنبال چه چیزی هستند و چگونه می‌توانید بر آن مهارت‌ها تاکید بیشتری داشته باشید؟

یک بیانیه شخصی مختصر در بالای رزومه بنویسید که فوراً علاقه شما را برای به دست آوردن نقش منابع انسانی نشان دهد.

6. یک دوره کارآموزی را بگذرانید.

دوره‌های کارآموزی راهی محکم برای بدست آوردن تجربه و مهارت‌های واقعی در حوزه مدیریت منابع انسانی، ایجاد ارتباطات، کسب اعتبار و حتی پیدا کردن یک شغل است.

سازمان‌ها در سایت‎‌های شغلی مانند LinkedIn فرصت‌های کارآموزی را ارائه می‌کنند.

دوره‌های کارآموزی به شما فرصت تجربه کردن در بخش‌های مختلف مدیریت منابع انسانی را می‌دهند. از سوی دیگر شما مهارت‌های ارتباطی و سازمانی خود را توسعه می‌دهید، روی پروژه‌های مختلف کار می‌کنید، شبکه خود را ایجاد می‌کنید و یک پایه اساسی برای حرفه خود ایجاد می‌کنید.

7. برای نقش‌های ابتدایی درخواست دهید.

نکته نهایی برای نحوه ورود به حرفه منابع انسانی این است که زمانی که احساس آمادگی کردید برای یک موقعیت ابتدایی درخواست دهید.

پس از اینکه مدتی را صرف توسعه دانش، مهارت، تجربه و رزومه خود کردید شروع به جستجوی مشاغل مناسب در حوزه منابع انسانی کنید.

اولین نقش شما در زمینه منابع انسانی ممکن است شغل رویایی شما نباشد، اما هر موقعیتی به شما کمک می‌کند تا تجربه کاری ایجاد کنید، دانش خود را عمیق‌تر کنید و مهارت‌هایی را توسعه دهید که به شما کمک می‌کند تا در نهایت به سمت نقش ایده آل خود پیش بروید و در زمینه منابع انسانی پیشرفت کنید.

سخن پایانی

طی کردن دوره های آموزشی مدیریت منابع انسانی و دریافت گواهینامه منابع انسانی، ایجاد دانش، مهارت‌ و تجربیات و ارتباط با سایر متخصصان منابع انسانی به شما کمک می‌کند تا در مورد چالش‌های رایج منابع انسانی و نحوه غلبه بر آنها بیاموزید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا رزومه و درخواست خود را برای اولین شغل خود در حوزه مدیریت منابع انسانی بسازید و موفق به دریافت آن شوید. موفق باشید!

منابع:

https://www.aihr.com/blog/how-to-get-into-hr/

https://uk.indeed.com/career-advice/finding-a-job/hr-career-path

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

حفظ کارکنان چالشی جدی است که بسیاری از شرکت‌های معتبر دنیا با آن روبرو هستند. حفظ کارکنان نقطه مقابل ترک کار است.

ترک خدمت هر گونه خروج دائمی از سازمان را شامل می‌شود که می‌تواند داوطلبانه و یا غیر داوطلبانه باشد. به طور طبیعی در هر سازمانی میزانی از ترک خدمت وجود دارد. هر چند آمار دقیقی در دست نیست ولی این نرخ به طور متوسط در حدود 15 تا 20 درصد برآورد می‌شود، بعضی از مشاغل مثل تکنولوژی اطلاعات، برنامه نویسی و مشاوره مدیریت معمولا 20 تا 25 درصد ترک شغل در سال را دارند و تعداد کمی از شرکت‌ها میزان ترک شغل تک رقمی را تجربه می‌کنند.

آیا تعدادی از کارکنان شما در فکر ترک شرکت هستند؟

با توجه به اهمیت موضوع ترک خدمت کارکنان، ارزیابی و سنجش تمایل به ترک خدمت کارکنان موضوع جدی است که می‌تواند به متولیان منابع انسانی کمک کند تا اقدامات پیشگیرانه موثری را برای جلوگیری از ترک خدمت کارکنان، طراحی کنند.

یکی از ابزارها، برای سنجش تمایل به ترک خدمت کارکنان پرسشنامه کیم و همکاران است که در ادامه معرفی شده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چطور اخراج کنیم؟راهنمای عملی و گام به گام

معرفی پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

پرسش‌نامه ترک خدمت کارکنان کیم شامل 15 سوال برای سنجش نیت، تمایل و گرایش کارکنان به ترک خدمت و ترک شغل می‌باشد. سوالات پرسشنامه بر اساس طیف پنج گزینه‌ای لیکرت کاملاً موافق(5) تا کاملاً مخالف(1) طراحی شده است.

انگیزه‌های ترک خدمت در کارکنان متفاوت است. این پرسش‌نامه عوامل تمایل به ترک سازمان را بررسی نمی‌کند. بلکه صرفا انگیزه و نگرش و تمایل آنان به ماندگاری و ماندن در شغل و کار خود را سنجش کرده و اینکه کارکنان چقدر تمایل به ماندن در شغل فعلی خود در سازمان داشته و نمی‌خواهند که کار خود را رها کرده و ترک خدمت نمایند.

در ادامه سوالات این پرسشنامه را مشاهده می‌کنید.

دانلود پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

شما می‌توانید پرسشنامه فوق را از طریق لینک زیر دانلود کنید.

Questionare

تحلیل پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان

طیف پاسخدهی به پرسشنامه به صورت لیکرت بوده که در جدول زیر مشخص شده است:

به منظور بدست آوردن امتیاز کلی پرسشنامه، مجموع امتیاز همه سوالات را با هم جمع نمایید. بدیهی است که این امتیاز دامنه‌ای از 15 تا 75 خواهد داشت و هر چه این امتیاز بالاتر باشد، بیانگر میزان تمایل بیشتر شخص پاسخ دهنده به ترک خدمت خواهد بود و برعکس.

در صورت تمایل می‌توانید این پرسشنامه را در ادامه تکمیل و امتیاز خود را مشاهده کنید.

اهمیت ترک خدمت کارکنان

بر اساس تحقیقات جدید شرکت مکنزی چهل درصد از کارکنان در سه تا شش ماه آینده قصد دارند کار خود را ترک کنند. هر کارمندی که شرکت را ترک می‌کند، شرکت در واقع دانش و توانایی‌هایی را که به سختی بدست آورده است از دست می‌دهد. حال اگر این کارکنان به شرکت رقیب بروند این خسارت دو چندان می‌شود. سه نوع هزینه‌ای که ترک خدمت کارکنان در پی دارد عبارتند از:

هزینه‌های مستقیم

شامل هزینه‌های استخدام دوباره، مصاحبه، جایگزین شدن افراد جدید، آموزش افراد جایگزین شده و…

هزینه‌های غیر مستقیم

مانند تاثیرات ترک شغل بر فشار کاری، روحیه کارکنان و رضایت مشتری

هزینه‌های فرصت

مانند دانش از دست رفته و کاری که معطل می‌ماند تا مدیران و کارکنان دیگر خلا را پر کنند و یا کارمند جدید آموزش داده شود.

سخن آخر

ترک شغل باعث هزینه‌های اضافی برای جایگزینی کارکنان می‌شود و این مساله ارتباط مستقیمی با کاهش رضایت و وفاداری مشتریان و فرصت‌های از دست رفته دارد.

نکته قابل توجه در تحقیقات مکنزی این است که وقتی از کارفرمایان پرسیده شد که چرا افراد کارشان را ترک کرده‌اند، آنها به جبران خدمات، تعادل کار و زندگی و سلامت جسمی و عاطفی اشاره کردند. این مسائل برای کارمندان مهم بود اما نه آنقدر که کارفرمایان فکر می‌کردند. در مقابل، عوامل اصلی که کارمندان به عنوان دلایل ترک کار ذکر کردند موارد زیر بود:

• از سوی سازمان خود (54 درصد) یا مدیرانشان (52 درصد) احساس ارزش نمی‌کنند.
• در محل کار احساس تعلق ندارند (51 درصد)

یادمان باشد افراد زمانی در شرکت باقی می‌مانند که شرکت را به عنوان منبعی از غرور و وابستگی ببینند، احساس عدالت و احترام کنند و کارشان را با معنی تلقی کنند.

با کمک پرسشنامه تمایل به ترک خدمت کارکنان می‌توانید وضعیت نگرش کارکنان سازمانتان نسبت به این موضوع را رصد کرده و اگر علائم هشدار دهنده را دیدید سریعا دست به کار شوید.

اگر به موضوع نگرش سنجی کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی اندازه گیری رضایت کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

Kim, T. Y., & Leung, K., (2007) “Forming and Reacting to Overall Fairness

https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/great-attrition-or-great-attraction-the-choice-is-yours

کتاب استخدام و حفظ کارکنان، ترجمه دکتر علی شیرازی

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

اگر کسی از من می‌خواست فهرستی از ارزشمندترین خصوصیاتی را تهیه کنم که یک نفر باید در خود بپرورد تا در شغل و زندگی به شکوفایی دست یابد من خصوصیت بازیکن تیمی بودن را در صدر این فهرست قرار می‌دادم

(پاتریک لنچیونی)

جلسات تیمی ناکارآمد

فرایند ساخت تیمی منسجم بسیار دشوارتر از چیزی است که باید باشد و حتی در برخی موارد این کار غیر ممکن می‌شود.

افراد در تیم‌ها زمان بسیاری را در جلسات صرف می‌کنند. یکی از اصلی‌ترین موضوعاتی که هر تیمی با آن مواجه است هدر رفت زمان در هنگام برگزاری این جلسات است.

بر اساس تحقیقات بیشتر از 70 درصد مدیران ارشد معتقدند جلسات کار تیمی آن‌ها ناکارآمد است. همچنین بیش از 80 درصد آن‌ها هرگز در مورد نحوه برگزاری یک جلسه تیمی اثر بخش آموزش ندیده‌اند.

داشتن یک ساختار سوالات قدرتمند کمک می‌کند تا جلسات کار تیمی را به موقعیتی پر بازده و اثربخش برسانیم.

20 سوال عالی برای هدایت جلسات تیم

در ادامه  20 سوال عالی که هر تیمی می‌تواند در جلسات از خودش بپرسد پیشنهاد شده است.

1- امروز چه اتفاقی می‌تواند بیفتد که ارزش وقت گذاری شما برای این جلسه را داشته باشد؟

2- در مقیاس 1 تا 10، چقدر این تیم دارد خوب عمل می‌کند؟

3- سه اولویت اصلی ما در این جلسه چیست؟

4- چه پیروزی یا پیشرفتی را در این هفته جشن بگیریم؟

5- بزرگترین مانعی که در هفته گذشته داشتیم چه بوده است؟

6- از آخرین باری که همدیگر را دیدیم چه چیز بهتر شده است؟

7- اعضای تیم دوست دارند چه چیزی را سایر افراد در موردشان بدانند و این دانسته‌ها چه اهمیتی برای تیم دارد؟

8- از امروز به بعد چه کاری را متفاوت انجام خواهید داد؟

9- چه چیزی از نظر شما بیشتر از بقیه بعنوان مشکل است؟

10- این مشکل ما را از رسیدن به چه چیز بازداشته است؟

11- برای مقابله با چه چیزی در هفته آینده بیشتر هیجان زده هستید؟

12- در مورد آخرین باری بگویید که با موفقیت یا مشکل این چنینی مواجه شده بودید؟

13- قبل از اینکه دوباره همدیگر رو ببینیم دوست دارید کجا باشیم؟

14- برای هفته آینده به چه چیزی نیاز دارید؟(حمایت، پشتیبانی، منابع و …)

15- در آینده چه اتفاقاتی رخ خواهد داد که به ما بگویند همه چیز دارد بهتر می‌شود؟

16- چگونه ترجیح می‌دهید بازخورد دریافت کنید؟

17- فکر می‌کنید چه چیزی به پیشرفت شما کمک کرده یا مانع پیشرفت شما شده است؟

18- چه چیزی می‌تواند مانع رسیدن شما به اهدافتان در این هفته شود؟

19- در جلسه بعدی در مورد چه چیزی صحبت کنیم؟

20- چه چیزی در جلسه امروز مفیدتر بود؟

جمع‌بندی

استفاده از یک دستور کار مشترک بر مبنای سوالات قدرتمند، جلسات کار تیمی را موثرتر می‌کند. همچنین به جای اینکه به تیم خود این پیام را دهید که شما صاحب دستور کار هستید، از آنها دعوت می‌کنید تا با افکار، ایده‌ها و سؤالات خود در هر جلسه حاضر شوند و با دادن فضایی به تیم خود برای مشارکت در جلسات، اطمینان حاصل می‌کنید که همه اعضا احساس می‌کنند شنیده و درک می‌شوند.

اگر می‌خواهید واقعاً نبض تیم خود را حفظ کنید، به آن‌ها کمک کنید احساس ارزشمندی، قدرت و ارتباط داشته باشند.

اگر به کسب اطلاعات بیشتر در مورد ساخت و مدیریت تیم‌های قدرتمند علاقمند هستید دوره آموزشی مهارت تیم سازی برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

https://hypercontext.com/

https://www.range.co/blog/thoughtful-checkin-questions

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

گزارش منابع انسانی راهی است برای نشان دادن ارزشی که منابع انسانی برای کسب و کار به ارمغان می‌آورد و همچنین دستاوردها و چالش‌های تجربه شده در حوزه مدیریت منابع انسانی را نیز به تصویر می‌کشد.

در این مقاله تعریف و اجزای یک گزارش منابع انسانی و نحوه تهیه آن را مرور می‌کنیم. همچنین می‌توانید نمونه قالب گزارش منابع انسانی را در متن مقاله دانلود کنید.

گزارش منابع انسانی چیست؟

هر ساله تیم مدیریتی سازمان در کنار تیم منابع انسانی باید عملکرد کسب و کار و عملکرد کارکنان را به دقت تجزیه و تحلیل کند. برای انجام این کار، یک گزارش منابع انسانی نمایی اجمالی از دستاوردها و موانع مربوط به کارکنان را ارائه می‌دهد.

این گزارش شامل اطلاعات کمی و کیفی است و به منابع انسانی اجازه می‌دهد شاخص‌های کلیدی نیروی کار و موفقیت‌ها یا شکست‌ها را اندازه گیری و پیگیری کند.

گزارش منابع انسانی نه تنها نتایج تلاش‌های منابع انسانی در سال گذشته را خلاصه می‌کند، بلکه مسیر پیش رو و اولویت هدف گذاری در سال آینده را نیز ترسیم کرده و به تعیین دقیق و واقع بینانه اهداف برای سال بعد کمک می‌کند.

هدف از تهیه گزارش منابع انسانی چیست؟

گزارش منابع انسانی یک نمای کلی از روند کارمندان و شرکت ارائه می‌دهد و تضمین می‌کند که استراتژی‌های منابع انسانی با اهداف و استراتژی‌های سازمان همسو هستند.

اگرچه متخصصان منابع انسانی معمولاً گزارش‌های هفتگی یا ماهانه ارائه می‌دهند، اما گزارش سالیانه به ذینفعان، بینش دقیقی در مورد سازمان ارائه داده و یک نمای کلی را برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و بلندمدت به تصویر می‌کشد.

انواع گزارشات منابع انسانی

در زیر چهار نوع متداول از گزارش‌های کلی منابع انسانی آورده شده است:

1. گزارش تعداد پرسنل

گزارش تعداد پرسنل یک نگاه تصویری از کل تعداد کارمندان در یک سازمان را در یک زمان خاص فراهم می‌کند. این گزارش معمولاً جزئیاتی درباره ویژگی‌های مختلف کارمندان را شامل می‌شود، مانند دپارتمان، محل خدمت، سطح شغلی و نوع استخدام (تمام وقت، پاره‌وقت یا قراردادی).

معیارهای کلیدی که در این گزارش باید مد نظر قرار گیرد، معمولا شامل تعداد کل پرسنل، تجزیه و تحلیل دپارتمانی، معیارهای تنوع (مانند جنسیت)، نرخ تغییرات نیروی کار و مقایسه برای شناسایی روندهایی مانند رشد یا کاهش نیروی کار است.

2. گزارش ماهانه منابع انسانی

گزارش ماهانه منابع انسانی یک تصویر از فعالیت‌ها، معیارها و تحولات منابع انسانی در یک ماه خاص را نشان می‌دهد.

آنچه باید در این گزارش گنجانده شود:

– خلاصه اجرایی: یک مرور کوتاه از مهمترین نکات از فعالیت‌های منابع انسانی ماه.
– معیارها و KPIها: بررسی داده‌های مهم منابع انسانی مانند زمان استخدام، امتیازهای تعلق کارمندان و فعالیت‌های آموزش و توسعه.
– فعالیت‌های قابل توجه منابع انسانی: خلاصه‌ای از اقدامات، پروژه‌ها و رویدادهای مهم منابع انسانی که در طول ماه انجام شده‌اند، مانند استخدام‌های جدید، ارتقا یا برنامه‌های آموزش و جانشین‌پروری
– چالش‌ها و ریسک‌ها: شناسایی هر چالش یا ریسکی که دپارتمان منابع انسانی با آن روبه‌رو شده است و اقدامات انجام شده یا برنامه‌ریزی شده برای حل آنها.

3. گزارش سالانه منابع انسانی

گزارش سالانه منابع انسانی یک مرور جامع از فعالیت‌ها و مدیریت منابع انسانی در طول یک سال را فراهم می‌کند، که برنامه‌ریزی استراتژیک و تعیین اهداف برای سال آینده را تسهیل می‌کند.

یک گزارش دقیق سالانه منابع انسانی شامل خلاصه اجرایی از دستاوردها، چالش‌ها و نتایج منابع انسانی در طول سال است.

همچنین باید اهداف استراتژیک منابع انسانی برای سال آینده را شرح دهد. با تجمیع داده‌ها و بینش‌ها در یک سند واحد، این گزارش منبع معتبری برای تصمیم‌گیری را فراهم می‌کند.

4. گزارش هیئت مدیره منابع انسانی

گزارش هیئت مدیره منابع انسانی یک خلاصه جامع از داده‌ها و اقدامات حیاتی منابع انسانی است که برای ارائه به هیئت مدیره یا مدیریت ارشد درباره وضعیت منابع انسانی در سازمان تهیه می‌شود.

این گزارش نشان می‌دهد چگونه استراتژی‌ها و فعالیت‌های منابع انسانی به اهداف و چشم‌انداز کلان شرکت کمک می‌کنند و شفافیت را درباره اقدامات منابع انسانی ارائه می‌دهد و نقش منابع انسانی در تحقق اهداف تجاری را مشخص می‌کند.

شاخص‌هایی که باید در گزارش منابع انسانی گنجانده شود.

بخش مهمی از تهیه گزارش منابع انسانی شامل انتخاب و ارائه شاخص‌های مناسب برای تعیین چگونگی تاثیر منابع انسانی بر اهداف استراتژیک و عملکرد سازمانی است.

در این مقاله تعدادی شاخص کلیدی و پرکاربرد در فرایندهای استخدام، نگهداشت، آموزش، توسعه و تعلق کارکنان را پیشنهاد دادیم. ذکر این موضوع ضروری است که شاخص‌ها بر اساس نیاز ذی‌نفعان و تصمیم گیرندگان سازمان می‌تواند متفاوت باشد.

شاخص‌های جذب و استخدام

مدیر عامل سابق جنرال الکتریک (Lawrence Bossidy)، زمانی گفت: “هیچ کاری مهمتر از استخدام و توسعه افراد نیست. در پایان روز، شما روی افراد شرط بندی می کنید، نه بر روی استراتژی‌ها”.

شاخص‌های استخدام برای اندازه‌گیری موفقیت فرآیند استخدام شما و بهینه سازی فرآیند استخدام استفاده می‌شوند و داده‌های لازم برای بهبود فرآیند استخدام را ارائه می‌دهند که مستقیماً بر روی نتایج کسب و کار نیز تأثیر می‌گذارد.

شاخص‌های استخدام زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.

هزینه به ازای هر استخدام

این شاخصی از کارایی و مقرون به صرفه بودن کل فرآیند استخدام شما است و از تقسیم میزان کل هزینه صرف شده بر تعداد استخدام‌های انجام شده بدست می‌آید. این شاخص بینشی در مورد هزینه‌های استخدام و اینکه چگونه می‌توانید پول خرج شده در مراحل مختلف استخدام را بهینه کنید، ارائه می‌دهد.

زمان رسیدن به بهره‌وری/عملکرد

این شاخص زمانی را که طول می‌کشد تا کارکنان استخدام‌ شده جدید بهره‌ور شوند را اندازه گیری می‌کند و از اندازه گیری زمان بین اولین روز استخدام و زمانی که کارکنان به طور کامل برای سازمان اثربخش می‌شوند، بدست می‌آید.

نسبت مصاحبه به استخدام

این شاخص نشان دهنده تعداد مصاحبه‌هایی است که یک مدیر استخدام قبل از انتخاب نهایی انجام می‌دهد.

نشان می‌دهد که چند ساعت برای مصاحبه صرف شده است و همچنین آیا از روش‌های صحیح کارمندیابی در استخدام استفاده می‌شود یا نه؟

نرخ خروج کارکنان جدید

این شاخص درصدی از کارکنان جدید است که شرکت شما را در یک دوره معین، معمولاً در سال اول ترک می‌کنند. برای محاسبه این شاخص تعداد استخدام‌های جدیدی که سازمان را ترک کرده‌اند را بر تعداد کل کارکنانی که در همان دوره استخدام شده‌اند تقسیم کنید. این شاخص نشان‌دهنده سالم بودن فرهنگ سازمانی شماست، و اگر  افراد زیادی در سال اول سازمان را ترک کنند، حتما مشکلی وجود دارد.

این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

شاخص‌های آموزش و توسعه

گزارش سالیانه منابع انسانی شما باید شامل شاخص‌های آموزش و توسعه باشد. توانایی کارکنان برای ارتقا مهارت و یادگیری طی دو سال گذشته اهمیت بیشتری پیدا کرده است.  بنابراین هر چه بیشتر بتوانید نشان دهید که چقدر برای آموزش کارکنان هزینه شده و نتیجه آن چه بوده است، بهتر است.

شاخص‌های آموزش و توسعه زیر را در گزارش سالیانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.

هزینه آموزش به ازای هر کارمند

این یک شاخص ساده است که از تقسیم هزینه کل آموزش بر تعداد کارمندان بدست می‌‌آید. این شاخص می‌تواند برای یک برنامه خاص یا مجموع تمام آموزش‌های انجام شده در یک سال محاسبه شود. می‌توانید هزینه آموزش هر کارمند را با استانداردهای صنعت و یا سال‌های قبل مقایسه کنید.

نرخ بازگشت سرمایه (ROI) آموزش

این شاخص مالی میزان سود یک شرکت از سرمایه‌گذاری در آموزش را اندازه می‌گیرد و بر مزایا و نتایج تجاری حاصل از آموزش تاکید می‌کند.

شاخص‌های تعلق کارکنان

یک کارمند دلبسته بهره وری بیشتری دارد و در سطح بالاتری مشارکت می‌کند.

معیارهای تعلق (Engagement)زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود لحاظ کنید.

شاخص رضایت کارکنان (ESI)

ESI مجموعه‌ای از سوالات است که میزان رضایت کارکنان از شغل خود را اندازه می‌گیرد.  برای گزارش سالانه منابع انسانی، نمودارهایی را بر اساس نتایج  بخش‌ها، جمعیت شناسی، مقایسه سال به سال و … آماده کنید.

اگر به موضوع اندازه گیری رضایت کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی گام به گام اندازه گیری رضایت کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

شاخص وفاداری کارکنان(eNPS)

احتمالاً یکی از محبوب‌ترین معیارهای HR، امتیاز شاخص وفاداری کارکنان (eNPS) است. این شاخص با این سوال اندازه گیری می‌شود: “در مقیاس 1-10، چقدر احتمال دارد که این سازمان را به عنوان مکانی برای کار کردن توصیه کنید؟” یا “بر اساس تجربه خود، چقدر احتمال دارد که سازمان ما را به یک دوست یا همکار توصیه کنید؟”
بیشتر سازمان‌ها این سوال را می‌پرسند، بنابراین مقایسه آن با میانگین‌ صنعت ایده خوبی است.

شاخص‌های حفظ کارکنان

استخدام افراد مناسب برای سازمان شما مهم است اما حفظ آنها از اهمیت بیشتری برخوردار است. به همین دلیل است که شاخص‌های حفظ کارکنان، بخش مهمی از گزارش سالیانه منابع انسانی است. سنجه‌های حفظ، نمای کلی از چرایی ماندن کارکنان را ارائه می‌دهد و می‌تواند برای نظارت بر کارکنان در معرض خطر و طراحی اقدامات پیشگیرانه استفاده شوند.

شاخص‌های حفظ زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.

تعداد نیروی کار و اطلاعات جمعیت شناختی

در گزارش خود تعداد کارکنانی که در دوره زمانی مشخص در شرکت شما کار می‌کنند را ارائه دهید. این اطلاعات شامل کارکنان تمام وقت، کارکنان قراردادی، تعداد کارمندان شما در هر گروه جمعیتی و غیره می‌شود. برای اینکه گزارش سالانه قابل درک باشد، نموداری را اضافه کنید که تعداد کارکنان را در مقاطع مختلف سال نشان می‌دهد، یا اگر تغییرات قابل توجهی در آن دوره زمانی وجود داشت، آن را مشخص کنید.

نرخ خروج

برای محاسبه این شاخص تعداد کارمندانی را که سازمان شما را ترک کرده‌اند بر میانگین تعداد کارمندان در همان دوره تقسیم کرده و آن را به صورت درصد بیان کنید. یک دیدگاه سالانه از نرخ خروج نشان می‌دهد که شرکت شما چقدر در حفظ استعدادها خوب یا بد عمل می‌کند.

تحلیل مصاحبه‌های خروج

پس از یک سال کار، جالب است بدانید که چه چیزی باعث می‌شود افراد سازمان را ترک کنند. آیا به دلیل حقوق است؟ فرصت‌های شغلی؟ مدیریت ضعیف؟ محرک‌های خروج روشی موثر برای تعیین اولویت‌ها و استراتژی‌های منابع انسانی سال آینده هستند. این اطلاعات را بر اساس آنچه کارکنان در نظرسنجی‌های خروج خود به عنوان دلیل ترک نشان می‌دهند جمع آوری و ارائه کنید.

شاخص‌های بهره وری و عملکرد

در نهایت، مهم است که در مورد شاخص‌های بهره وری و عملکرد کارکنان گزارش داده دهید که نشان دهنده میزان اثربخشی کارکنان در انجام وظایف شغلی ست.

شاخص‌های بهره وری و عملکرد زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:

میانگین نمره ارزیابی عملکرد کارکنان

این شاخص از تقسیم مجموع امتیاز ارزیابی عملکرد کارکنان بر تعداد ارزیابی شوندگان بدست می‌آید و می‌تواند سطح عملکرد کارکنان سازمان را مشخص کند.

نرخ بازگشت سرمایه سرمایه انسانی (HCROI)

این یک معیار استراتژیک HR است که ارزشی را که نیروی کار در نتیجه پول صرف شده برای آنها (به عنوان مثال، آموزش و توسعه، پاداش، مدیریت استعداد، استخدام و غیره)ایجاد می‌کند، را از لحاظ مالی نشان می‌دهد و بازتابی واقعی از ارزش سرمایه انسانی در یک سازمان است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر

قالب گزارش منابع انسانی

یک نمونه قالب پاورپوینت برای تهیه گزارش منابع انسانی را می‌توانید از لینک زیر دانلود کنید.

HR_Board_Report_Template

نمونه گزارش‌های منابع انسانی

شرکت‌های بزرگ نظیر دیجی کالا نمونه گزارشات منابع انسانی خود را منتشر می‌کنند که در ادامه می‌توانید مشاهده کنید.

نمونه گزارش منابع انسانی دیجی کالا

DigikalaHRReport1401

نحوه تهیه گزارش منابع انسانی

یک گزارش منابع انسانی غیر تاثیرگذار صرفا آماری است که در یک فایل پاور پوینت یا اکسل گردآوری شده است، بدون اینکه تحلیل دیگری به آن اضافه شود. سعی کنید داده‌ها را با داستان‌ها و دیدگاه‌ها ترکیب کرده و گزارش سالانه منابع انسانی خود را تأثیرگذار کنید.

هنگام تهیه گزارش سالانه منابع انسانی، عناصر زیر را در نظر بگیرید.

1.با OKR‌ها و KPI‌های منابع انسانی شروع کنید.

با تحلیل OKRها و یا KPIها و اهداف تعیین شده توسط منابع انسانی و سازمان در ابتدای سال شروع کنید و یک خلاصه اجرایی از پیشرفت انجام شده در هر هدف را ارائه دهید.

2. ذینفعان خود را در نظر داشته باشید.

در نظر بگیرید که گزارش سالانه منابع انسانی را به چه کسی ارائه خواهید کرد و اطلاعات را مطابق با نیازها و علایق آنها تنظیم کنید. به طور مثال یک مدیر عامل نیاز به حلاصه گزارشی از اصلی‌ترین شاخص‌های کلیدی و دستاوردهای منابع انسانی و همچنین اولویت‌های بهبود دارد.

3. با داده‌ها داستان بگویید.

هنگام گزارش دادن از تصاویر بصری استفاده کنید. به عنوان مثال، به‌جای گزارش eNPS به ازای هر کشور در جدول، می‌توانید امتیازات eNPS همه کشورها را روی نقشه ترسیم کنید و از سایه‌های مختلف برای نمایش کشورهای با عملکرد بالا یا پایین استفاده کنید.
احتمالا مدیریت و کارکنان از گزارش‌های سنتی و آمارهای پیچیده خسته شده‌اند. سعی کنید از داستان‌ها کمک بگیرید. مثلا:
به جای ارائه آماری در مورد چگونگی افزایش بهره وری کارکنان، داستان کارمندی را تعریف کنید که از دورکاری استفاده کرده و بهره وری را X% افزایش داده است.
اطمینان حاصل کنید که داستان‌ها، گزارش‌ها و آمار شما شفاف بوده و برای همه ذینفعان به راحتی قابل درک است.

4. اهداف سال آینده را مشخص کنید.

در پایان گزارش، اهداف تجاری سال بعد را پیشنهاد کنید و تفکر خود را در مورد چگونگی تعیین اهداف منابع انسانی برجسته کنید.
مشخص کنید که چه شاخص‌هایی را در مسیر تحقق اهداف، اندازه گیری خواهید کرد. قبل از تعیین اهداف برای منابع انسانی، با سایر ذینفعان سازمان هم هماهنگ شوید.

5. یک نمای کلی داشبورد ارائه دهید.

به ذینفعان کمک کنید تا با کمک داشبورد منابع انسانی شفاف در گزارش خود، داده‌ها را تجزیه و تحلیل، تجسم و تصمیم‌گیری کنند.

نتیجه‌گیری

گزارش منابع انسانی فرصتی را برای برجسته کردن دستاوردها و ریسک‌هایی که کسب‌وکار ممکن است در منابع انسانی خود با آن مواجه باشد، فراهم می‌کند.

در این مقاله تعدادی شاخص برای ارائه در گزارش منابع انسانی پیشنهاد شد. روشن است که گزارش سالیانه به این شاخص‌ها محدود نمی‌شود و شما بر اساس شرایط کسب و کار و نیز دی نفعان سازمان می‌بایست تاثیرگذارترین شاخص‌ها را برای گزارش سالانه خود در نظر بگیرید و با کمک آن مشخص کنید که منابع انسانی چه ارزشی برای اهداف استراتژیک و رشد شرکت به ارمغان آورده است.

منابع

https://www.aihr.com/blog/the-annual-hr-report/

https://www.datapine.com/

تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی