مقالات

مصاحبه نگهداشت (Stay Interview) چیست؟

مصاحبه نگهداشت ابزاری است برای ارزیابی اینکه چرا کارکنان با عملکرد بالا در سازمان می‌مانند؟ و چه عواملی ممکن است باعث ترک آن‌ها شود؟

این مصاحبه، یک مکالمه نسبتاً غیر رسمی بین مدیر و کارمند است که در آن مجموعه‌ای از سوالات از پیش تعیین شده پرسیده می‌شود.

هدف این مصاحبه جمع آوری بازخوردهای ارزشمند کارکنان شما و بهبود مستمر رضایت و دلبستگی آن‌هاست.

مصاحبه نگهداشت چه تفاوتی با مصاحبه خروج دارد؟

مصاحبه‌های نگهداشت از جهات مختلفی با مصاحبه‌های خروج(Exit Interview) متفاوت است. واضح‌ترین تفاوت در زمان مصاحبه نهفته است. مصاحبه خروج پس از استعفای یک کارمند انجام می‌شود، در حالی که مصاحبه نگهداشت با کارمندان فعلی انجام می‌شود.

مصاحبه خروج بخشی از مرحله نهایی چرخه زندگی کارمند، در سازمان شماست زمانی که فرد فرآیند خارج شدن از کشتی سازمان شما را تجربه می‌کند.

به این ترتیب، هدف آن شکل‌دهی آخرین برداشت‌های کارکنان از شرکت و همچنین تصویری است که آن‌ها پس از ترک سازمان برای سایر افراد می‌سازند.

مصاحبه نگهداشت این فرصت را به شما می‌دهد که از مشکلات تکراری جلوگیری کنید. در حالی که مصاحبه‌های خروج فرصتی برای درس گرفتن از اشتباهات شما را فراهم می‌کند.

بعضی از این تفاوت‌ها در شکل زیر نمایش داده شده است.

در صورت علاقه‌مندی به اطلاعات بیشتر در خصوص مصاحبه‌های خروج مقاله در مصاحبه خروج چه بپرسیم را هم مطالعه کنید.

چرا باید مصاحبه‌های نگهداشت را انجام دهید؟

به طور خلاصه به برخی از مزایایی که با انجام منظم مصاحبه‌های نگهداشت به دست می‌آید، اشاره می‌کنیم.

بهبود حفظ کارکنان

یک مصاحبه نگهداشت درست می‌تواند بینش فوق العاده‌ای در مورد نقاط قوت و ضعف کار کردن در سازمان شما را آشکار سازد.

برای مثال، فرض کنید که از هر 10 مصاحبه شونده، 7 نفر احساس می‌کنند که به اندازه کافی از آن‌ها قدردانی نمی‌شود. اجرای یک برنامه ساده قدردانی می‌تواند دلبستگی کارکنان را تقویت کرده و در نتیجه، نرخ حفظ کارمندان شما را بهبود بخشد.

در زمانی که 40 درصد از نیروی کار جهانی در نظر دارند کارفرمای خود را در سال جاری ترک کنند، این اقدامات هستند که می‌توانند تفاوت را ایجاد کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل حفظ کارکنان در سازمان

دریافت بازخورد ارزشمند کارکنان

به عنوان واحد مدیریت منابع انسانی ممکن است فکر کنید که دقیقاً می‌دانید چرا کارکنان دوست دارند برای شرکت شما کار کنند. همکاران عالی، پروژه‌های چالش برانگیز، فرهنگ عالی، یا شاید حتی همه موارد فوق.

اما در واقعیت، کارکنان شما به دلیل انعطاف پذیری، استقلال در تصمیم‌گیری و فرصت‌هایی که شرکت برای پیشرفت حرفه‌ای به آنها می‌دهد، می‌خواهند بمانند.

واقعیت این است که تا زمانی که از آنها نپرسید نمی‌دانید. بنابراین قبل از اینکه شروع به دو برابر کردن چیزی کنید که فکر می‌کنید کارکنان می‌خواهند، بهتر است بازخورد آنها را در طول یک مصاحبه نگهداشت جمع‌آوری کنید.

افزایش رضایت و دلبستگی کارکنان

مصاحبه نگهداشت می‌تواند یک استراتژی ارتباطی مفید باشد. و به شما این امکان را می‌دهد که نقاط درد( pain points) و مناطق بهبود را قبل از اینکه بحرانی شوند، شناسایی کنید.

با این حال، دو شرط برای کارایی «استراتژی ارتباطی در مصاحبه نگهداشت» وجود دارد:

1- باید یک رابطه مبنی بر اعتماد و صداقت وجود داشته باشد.
2- بر اساس بازخوردی که در طول مصاحبه‌های نگهداشت جمع آوری می‌کنید عمل کنید و اوضاع را تغییر دهید.

نحوه انجام مصاحبه‌های نگهداشت

بیایید نگاهی به برخی از جنبه‌های عملی انجام مصاحبه‌های نگهداشت بیندازیم. چه کسی باید آن را انجام دهد؟ چقدر طول می‌کشد؟ بهترین زمان برای مصاحبه چه زمانی است؟

معمولا ابتکار راه اندازی یک برنامه مصاحبه نگهداشت با منابع انسانی است، اما اجرای آن می‌تواند توسط منابع انسانی یا مدیر فرد صورت پذیرد.

از کوچک شروع کنید.

شما مجبور نیستید با تک تک کارمندان مصاحبه‌های نگهداشت انجام دهید. برای شروع روی کارکنان با عملکرد بالا و پتانسیل‌ها تمرکز کنید.

مصاحبه‌های نگهداشت را به یک فعالیت عادی تبدیل کنید.

سعی کنید حداقل سالی یک بار مصاحبه نگهداشت را داشته باشید.

زمان انجام مصاحبه را مشخص کنید.

در اینجا باید چند نکته را در نظر داشت.

برای شروع، انجام مصاحبه نگهداشت با کارمندی که به تازگی شروع به کار کرده است، چندان منطقی نیست.  همچنین، مصاحبه نگهداشت را به جلسات بررسی عملکرد افراد اضافه نکنید، بلکه آن را به عنوان یک فعالیت جداگانه در نظر بگیرید. در نهایت، سعی کنید تمام مصاحبه‌های نگهداشت را در مدت زمان نسبتاً کوتاهی برنامه‌ریزی کنید به گونه‌ای که تمام بازخوردها را جمع آوری و در صورت لزوم بر اساس آن عمل کنید.

تصمیم بگیرید که چه کسی مصاحبه نگهداشت را رهبری می‌کند.

انجام این مصاحبه‌ها توسط مدیران منطقی است زیرا آنها احتمالاً رابطه قوی‌تر و قابل اعتمادتری با افراد تیم خود دارند. با این حال، به خاطر داشته باشید که ممکن است نیاز به آموزش کوتاهی در مورد نحوه برگزاری مصاحبه نگهداشت داشته باشند.

زمان کافی را برنامه‌ریزی کنید.

به طور معمول، یک مصاحبه نگهداشت بین 30 دقیقه تا 1 ساعت طول می‌کشد.
یک ساختار مصاحبه نگهداشت ایجاد کنید تا هر مدیر از ساختار یکسانی پیروی کند و از هر کارمند سؤالات یکسانی پرسیده شود.

سوالات مرتبط بپرسید.

پرسیدن سوالات درست، هسته اصلی یک مصاحبه نگهداشت موثر نیز می‌باشد. در ادامه چند نمونه سوال را با هم بررسی خواهیم کرد.

همه پاسخ‌ها را در یک مکان جمع آوری کنید.

اگر می‌خواهید اقدامی انجام دهید، اطلاعات جمع‌آوری‌شده در طول مصاحبه‌های نگهداشت باید تجزیه و تحلیل شود. اگر اطلاعات به‌طور مرکزی ذخیره شوند و به‌ راحتی در دسترس باشند، این کار بسیار آسان‌تر خواهد بود.

خلاصه کنید.

قبل از پایان مصاحبه، مدیران باید دلایل کلیدی کارمند برای ماندن یا رفتن را خلاصه کنند تا از سوء تفاهم جلوگیری شود (می‌توانید این را به الگوی مصاحبه نگهداشت خود اضافه کنید تا فراموش نکنید).

به دنبال الگوها و روندها باشید.

آیا دلایلی برای ماندن یا ترک کارمندان پیدا می‌کنید؟ آنها را شناسایی کنید. این به شما کمک می‌کند تا راه‌هایی برای تقویت عوامل مثبت و کاهش عوامل منفی پیدا کنید.

اقدام کنید.

مصاحبه‌های نگهداشت می‌تواند در راضی نگه داشتن کارکنان شما، افزایش وفاداری و تعهد سازمانی موثر باشند. اما، تنها در صورتی که بازخورد آنها را جدی بگیرید و در صورت لزوم اقدام کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر

سوالات پیشنهادی مصاحبه نگهداشت

ممکن است از خود بپرسید که سؤالات مصاحبه نگهداشت چگونه هستند. در ادامه 21 مورد از آنها را با هم مرور خواهیم کرد. این سوالات در 5 دسته کارمند، شغل، فرهنگ سازمان، محیط کار و تکنولوژی پیشنهاد شده‌اند.

سوالاتی در مورد کارمند

1. وقتی هر روز سر کار می‌آیید بیشتر منتظر چه چیزی هستید؟

پاسخ‌ها در اینجا می‌توانند بسیار متفاوت باشند. برای برخی، بخش مورد علاقه آنها ممکن است کار در کنار همکارانشان باشد، در حالی که برای برخی دیگر، مربوط به پروژه‌هایی است که روی آنها کار می‌کنند.

با گذشت زمان و  جمع آوری داده‌های بیشتر، ممکن است بتوانید برخی از روندها را تشخیص دهید.

به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که برای اکثر کارمندان، فرهنگ شرکت شما مطلوب است، می‌توانید از آن برای برندسازی کارفرمایی خود استفاده کنید.

2. از چه چیزی هر روز در سر کار می‌ترسید؟

این سوال برعکس سوال بالاست و هنگامی که یک روند را در اینجا مشاهده کردید، احتمالاً زمان آن رسیده است که اقدام کنید.

3. آخرین باری که به ترک شرکت فکر کردید کی بود؟

کارمندی که دیروز به ترک شرکت فکر می‌کرده است، ممکن است نسبت به کسی که آخرین بار یک سال پیش به رفتن به جای دیگری فکر کرده بود، به توجه فوری بیشتری نیاز داشته باشد.

4. چه موضوعی باعث شد که به فکر رفتن باشید؟

برخی از افراد ممکن است به ترک فکر کنند زیرا دیگر شغل خود را چالش برانگیز نمی‌دانند. دیگران این کار را انجام می‌دهند زیرا احساس می‌کنند به اندازه کافی درآمد ندارند یا به این دلیل که احساس ارزشمندی نمی‌کنند.

دانستن اینکه چه چیزی باعث می‌شود کارکنان به ترک سازمان فکر کند، می‌تواند به شما کمک کند تجربه رضایت‌بخش‌تری را برای کارمندان ایجاد کنید.

5. آیا شرکت ما را به دوستان جویای کار توصیه می‌کنید؟ اگر نه چرا؟

این یک سوال مهم برای برند کارفرمای شما است. جویندگان کار، کارمندان را به عنوان یک منبع قابل اعتماد می‌بینند، زیرا آنها از نزدیک نحوه کار با شرکت شما را تجربه می‌کنند.

6. چه چیزی شما را وسوسه می‌کند که شرکت را ترک کنید؟

این سوال ممکن است شبیه به سوال شماره 4 باشد اما تفاوت واضحی بین این دو وجود دارد.

موضوعی که باعث می‌شود کسی به ترک سازمان فکر کند، اغلب چیزی است که از درون شرکت می‌آید مثل فرهنگ شرکت و… اما وسوسه ترک اغلب از خارج از شرکت می‌آید مثل فرصتی برای راه اندازی کسب و کار خود و غیره.

سوالاتی در مورد شغل

7. بهترین بخش شغل شما چیست؟

افراد جنبه‌های مختلف شغل خود را دوست خواهند داشت. با این حال، در اینجا نیز پاسخ‌های خاصی را خواهید دید که به مرور زمان تبدیل به روند می‌شوند.

می‌توانید از این داده‌ها برای برای بهبود رضایت و دلبستگی آنها استفاده کنید، و همینطور بر جنبه‌های جالب کار برای جویندگان کار تأکید کنید.

8. اگر می‌توانستید فوراً چه بخشی از شغل خود را حذف می‌کردید؟

با جمع آوری داده‌های بیشتر، می‌توانید روندهای مهم را تشخیص دهید. این به شما کمک می‌کند تا قسمت‌های نه چندان عالی کار را برای کارمندان فعلی خود به حداقل برسانید.

9. از کدام یک از استعدادهای خود در نقش فعلی استفاده نمی‌کنید؟

این سوال به شما اطلاعاتی در مورد اینکه یک کارمند ممکن است در شغل بعدی خود به کدام سمت برود، می‌دهد.

10. چه چیزی شغل شما را رضایت بخش‌تر می‌کند؟

این سوال می‌تواند به شما کمک کند تا دریابید که از کجا شروع کنید، به خصوص زمانی که پاسخ‌های مشابه بیشتری را مشاهده کردید.

11. آیا اهداف و مقاصد روشنی را دریافت می‌کنید؟

این به شما اطلاعاتی در مورد نحوه مدیریت افراد می‌دهد. اگر کارمندان به طور مداوم به این پاسخ «بله» می‌دهند، می‌توانید مدیران خود را تحسین کنید.

در غیر این صورت، باید به این موضوع رسیدگی شود، زیرا داشتن اهداف و مقاصد مشخص به کارکنان کمک می‌کند تا نقشی را که در دستیابی به اهداف شرکت ایفا می‌کنند، درک کنند.

12. من به عنوان مدیر شما، کم و بیش چه کارهایی را می‌توانم انجام دهم؟

مدیران تاثیر قابل توجهی بر تجربه کار کارکنان دارند. بنابراین، اطلاعات حاصل از این سوال می‌تواند در بهینه سازی تجربه کارمند بسیار ارزشمند باشد.

با این حال، برای پاسخ صادقانه، کارمندان باید واقعاً به مدیر خود اعتماد کنند و مدیران باید به اندازه کافی متواضع باشند تا هر بازخوردی که ممکن است دریافت کنند را بشنوند.

13. در مورد فرصت‌های آموزش و یادگیری که در دسترس شماست چه فکر می‌کنید؟

اگر می‌خواهید کارکنان طولانی مدت با شما بمانند، ضروری است که به آنها فرصت‌هایی برای رشد حرفه‌ای و شغلی بدهید. برای اطمینان از شناسایی نیازهایشان، مهم است که این سؤال را بپرسید.

سوالاتی در مورد فرهنگ شرکت

14. آیا در شرکت احساس ارزشمندی و تقدیر می‌کنید؟

اگر شرکت شما در ایجاد احساس ارزشمندی در افراد و به رسمیت شناختن شایستگی آن‌ها خوب باشد، این امر تأثیر مثبتی بر دلبستگی و بهره‌وری افراد خواهد داشت.

از سوی دیگر، فقدان قدردانی می‌تواند افراد را وادار کند که به جای دیگری نقل مکان کنند.

15. دوست دارید چگونه برای کاری که انجام می‌دهید تقدیر شوید؟

حتی اگر برنامه‌ای عالی برای قدردانی از کارمندان دارید، ممکن است راه‌هایی وجود داشته باشد که آن را بهتر یا شخصی‌تر کنید.

16. ما در حال حاضر به عنوان یک شرکت چه کارهایی را انجام نمی‌دهیم که به نظر شما باید انجام دهیم؟

پاسخ‌های مکرر به این سوال در تبدیل شرکت شما به مکان بهتری برای کار کردن بسیار مفید خواهد بود (هم برای کارمندان فعلی و هم برای کارمندان آینده).

سوالاتی در مورد محیط کار

17. به نظر شما چه چیزی را باید حتماً در دفاتر خود تغییر دهیم یا به آن اضافه کنیم؟

همانطور که به آرامی از بیماری کرونا خارج می‌شویم، باورهای سنتی در مورد نقش دفتر در محیط کار هم، به طور چشمگیری در حال تغییر است.

از کارمند خود بپرسید که در این مورد چه احساسی دارد.

18. آیا از سیاست فعلی کار از راه دور ما راضی هستید؟ اگر نه، به نظر شما چه چیزی را باید تغییر دهیم؟

در همین راستا، از کارکنان بپرسید که در مورد سیاست کار از راه دور شما در دنیای پس از همه گیری چه فکر می‌کنند؟

سوالاتی در مورد فن آوری

19. آیا ابزار و منابع کافی برای انجام درست کار خود دارید؟ اگر نه، چه چیزی کم است؟

این که افراد احساس کنند که برای انجام کارشان کاملاً مجهز هستند یا نه، مستقیماً بر تجربه و عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد.

بنابراین، پاسخ‌هایی که می‌گیرید، در بهینه‌سازی فناوری مورد استفاده کارکنانتان سازنده است.

20. از ابزارهایی که برای برقراری ارتباط با همکاران خود هنگام کار از راه دور استفاده می‌کنید، چقدر رضایت دارید؟ (تماس‌های تصویری، سیستم‌های چت، اسناد مشترک و غیره)

به خصوص از آنجایی که کار از راه دور بخشی از «عادی‌های جدید» است، ابزارهایی که کارمندان شما برای حفظ ارتباط با یکدیگر (و با مشتریانتان) در اختیار دارند، باید به درستی کار کنند.

21. استفاده از چه نرم افزار/ابزاری را فوراً متوقف کنیم؟

همه ما سیستم یا ابزاری را داریم که ترجیح می‌دهیم اصلاً از آن استفاده نکنیم  اگر این ابزاری است که کارمندان فقط یک یا دو بار در سال از آن استفاده می‌کنند، می‌توانید آن را نادیده بگیرید.

با این حال، اگر سیستمی است که افراد شما باید به صورت روزانه از آن استفاده کنند، مطمئناً تأثیر منفی بر تجربه کاری آنها خواهد داشت و شما باید به طور جدی گزینه‌های دیگر را در نظر بگیرید.

کلام پایانی

در زمانی که بخش قابل توجهی از نیروی کار جهانی به ترک شرکت خود فکر می‌کنند، نگاهی دقیق به دلبستگی و رضایت کارکنان باید در اولویت باشد.
مصاحبه نگهداشت می‌تواند ابزار بسیار مفیدی برای ارزیابی دلایل ماندن کارکنان شما و شناسایی نقاط قابل بهبود باشد.

پس پیشنهاد می‌کنیم در اسرع وقت با یک طراحی درست، شروع به استفاده از آن کنید.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/stay-interview-questions/

https://www.shrm.org/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

هدایای خوش‌آمدگویی(Welcome Gifts) برای کارمندان جدید به سازمان شما کمک می‌کند تا تاثیر اولیه خوبی به عنوان یک کارفرما داشته باشید. همچنین باعث ایجاد یک تجربه مثبت در اولین روزهای کاری کارکنان شده و به توسعه فرهنگ شرکت هم کمک می‌کند.

علاوه بر این، تصاویر این هدایا محتوای بسیار خوبی برای حمایت از برند کارفرمایی شما ایجاد می‌کند و زمانی که  کارمندان نظرات خود را در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک می‌گذارند می‌تواند بخشی از توصیف تجربه آنها باشد.

بودجه شما هر چه که باشد، چیزهای زیادی وجود دارد که می‌توانید در بسته خوش آمدگویی کارمندان جدید خود بگنجانید. بیایید در این مقاله چند ایده بعنوان هدایای خوش آمدگویی برای کارمندان جدید را بررسی کنیم.

1. متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید

یادداشت خوش آمدگویی دست‌نویس تاثیر اولیه بسیار مطلوبی دارد. لازم نیست یک نوشته طولانی باشد. یک پیام کوتاه برای ابراز هیجان و خوشحالی از حضور کارمند جدید کافی است. همچنین می‌توانید از یک کارت پستال با تصویر اعضای تیم به همراه پیام‌های خوش آمدگویی آن‌ها هم استفاده کنید. یا ممکن است یادداشتی جمعی از طرف اعضای تیم را روی وایت بورد دفتر کار بنویسید.

مورد استقبال قرار گرفتن از طرف مدیر و اعضای تیم به ایجاد اولین تصویر عالی از شرکت کمک می‌کند و برای حفظ استخدام‌های جدید مهم است. به گفته شرکت Clear، سازمان‌هایی که فرآیند جامعه‌پذیری (Onboarding) عالی دارند، نرخ حفظ استخدام‌های جدید را تا ۵۲ درصد افزایش داده‌اند.

متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید به راحتی ایجاد می‌شوند، هزینه بسیار کمی دارند، تأثیر مثبتی بر تجربه کارمندان جدید شما می‌گذارند و جزء عالی‌ترین هدایای خوش آمدگویی هستند.

نمونه متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید

سلام [نام کارمند جدید],

به تیم خوش آمدید. خوشحالیم که به تیم ما پیوسته‌اید.

تیم ما با افتخار و خوشحالی شما را در خانواده‌ی خود می‌پذیرد و اعتقاد داریم که توانمندی‌ها و تجربیات شما می‌تواند طرح‌ها و اهداف ما را ارتقا بخشد.

از این به بعد، روزهای پر از چالش و پیشرفت را پیش رو داریم و به عنوان یک تیم تلاش می‌کنیم تا محیطی دوستانه و پشتیبانی‌کننده فراهم کنیم تا هرکس احساس کند که جزء یک تیم موفق و هماهنگ است. باور داریم که با همکاری و تلاش مشترک، می‌توانیم به اهداف بزرگتری دست پیدا کنیم.

اگر هر گونه سوال یا نیازی دارید، لطفاً احساس راحتی کنید که با هر کدام از ما تماس بگیرید. ما اینجا هستیم تا شما را، همراهی کنیم.

با امید به همکاری موفق و ممتاز با شما،

[نام و امضای همکاران]

2. هدفون

اگر بودجه کافی دارید، یک هدفون مناسب، هدیه عالی برای کارمندان جدیدتان است که به آنها کمک می‌کند در محل کار تمرکز کنند و از سر و صدای همکاران پرحرف یا همسایه‌های پر سر و صدا جلوگیری می‌کند.

هدفون‌ها باید به اندازه کافی راحت و در طول روز قابل استفاده باشند. به سرعت قابل شارژ باشند تا با شارژ کردن آن در نیمه روز، وقفه‌ها به حداقل برسد. همچنین باید به دنبال هدفونی باشید که کمترین نشتی صدا را داشته باشد تا کارکنان بتوانند بدون ایجاد مزاحمت برای همکاران خود، به موسیقی گوش دهند.

3. لوازم اداری و تجهیزات مورد نیاز

لوازم اداری ابتدایی‌ترین اما ضروری‌ترین بخش پکیج خوش آمدگویی است، چه از راه دور کار کنند و چه در دفتر.

به کارمندان جدید خود لوازم اداری و تجهیراتی هدیه دهید تا تجربه کاری روزانه آنها آسان‌تر شود، مانند:

• لپ تاپ، فلش، موس
• عینک نور آبی
• پاوربانک
• نوت بوک و دفترچه یادداشت
• خودکار، نشانگر، هایلایتر
• پوشه، پاکت نامه و کارت ویزیت
• منگنه، گیره کاغذ و قیچی

و…

بر روی لوازمی تمرکز کنید که کارمندان شما واقعاً به آنها نیاز دارند تا از شلوغی غیرضروری میز خود جلوگیری کنند.

4. هدایایی با برند شرکت

اقلامی با برند شرکت‌ها، هدایای خوش آمدگویی بسیار محبوبی هستند. این هدایا از همان ابتدای سفر یک کارمند به به تقویت حس ارتباط، غرور و تعلق کمک می‌کنند.

این هدایا می‌تواند شامل بطری آب، پیراهن، گرمکن، هودی شرکتی، خودکار، پد موس، دفترچه یادداشت، کوله پشتی، لپ تاپ، ظرف ناهار، پلاک با نام کارکنان، ماگ، فنجان قهوه و … باشد.

می‌توانید هدایای خوش آمدگویی را با درج نام کارمندان خاص‌تر کنید. همچنین به جلوگیری از شنیدن مکرر این جمله که “این بطری آب کیست؟” کمک می‌کند.

5. تنقلات سالم و با کیفیت

بر سلامتی کارکنان تمرکز کنید و روی تنقلات سالم و باکیفیت مانند میوه‌ها، آجیل، کوکی، سبزیجات و… سرمایه‌گذاری کنید.  نوشیدنی‌هایی مانند قهوه، چای، یا آبمیوه‌ها را فراموش نکنید.

اگر می‌توانید، جعبه‌های خوراکی خود را از کسب‌وکارهای محلی سفارش دهید تا در حین تهیه بسته‌های خوشامدگویی از کسب و کارهای کوچک هم حمایت کنید.

6. پوشه اطلاعات و کتابچه راهنمای شرکت

پوشه اطلاعات کارکنان جدید راهی است برای انتقال آنچه که آنها باید در بدو استخدام بدانند. دادن پوشه اطلاعات به کارکنان جدید به تنظیم و مدیریت انتظارات کمک می‌کند.

این پوشه می‌تواند شامل موارد زیر باشد.

• نامه خوش آمدگویی مدیر عامل
• ماموریت، چشم انداز و ارزش‌های شرکت
• فرم‌ها و ابزارها
• ساختار سازمانی
• کاربرگ اطلاعات شخصی
• بیمه و بازنشستگی
• اطلاعات تماس منابع انسانی و سایر بخش‌ها
• نظرسنجی قبل از ورود
• نحوه حضور و استراحت
• شرایط کار و ساعات کاری قابل اجرا برای کارکنان در دفتر / از راه دور / هیبریدی
• سیاست‌ها و رویه‌های شرکت
• و…

همچنین گنجاندن اطلاعاتی در مورد فرهنگ شرکت نیز مفید است مانند:

• نحوه ارتباط کارکنان با یکدیگر
• چگونی جشن گرفتن دستاوردها و نقاط عطف
• چگونگی مدیریت عملکرد کارکنان و اهدای پاداش

کارمندان جدید از دسترسی فوری به اطلاعات شرکتی که به تازگی به آن ملحق شده‌اند قدردانی خواهند کرد.

7. کتاب

دادن کتاب به کارکنان جدید نشان می‌دهد که روی رشد و توسعه آنها سرمایه گذاری کرده‌اید.

کتاب‌های مرتبط با شغل فرد، کسب و کار یا صنعت خود را تهیه کنید. موضوعاتی که به آنها کمک کند در نقش خود برتر باشند یا تخصص خود را توسعه دهند.

8. کارت هدیه و کوپن

کارت‌های هدیه به خصوص زمانی عالی هستند که هنوز نمی‌دانید کارکنان جدیدتان به چه چیزی علاقه دارند یا به چه چیزی نیاز دارند. با اهدا کارت هدیه این امکان را به آن‌ها می‌دهید که چیزهایی را که واقعاً نیاز دارند انتخاب کنند.

می‌توانید کارت‌های هدیه را برای یک کافی شاپ، رستوران یا فروشگاه‌های آنلاین شارژ کنید.

مشابه کارت‌های هدیه، کوپن‌ها نیز هدیه‌ای مقرون به صرفه و دوست داشتنی برای کارکنان جدید هستند. مانند کوپن برای اقامت در یک هتل، سفرهای آخر هفته، اشتراک غذا، شام در رستوران و…

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

نکاتی برای انتخاب بهتر هدایای خوش آمد گویی

نیازهای کارکنان را در نظر بگیرید.

وقتی در مورد هدایای خوش آمدگویی برای کارمندان جدید تصمیم می‌گیرید به این موضوع کنید، که چه چیزی باعث می‌شود زمان آنها در شرکت شما خوشایندتر شود؟ یا چه چیزی می‌تواند به آنها کمک کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشند؟

به عنوان مثال، هدفون ممکن است بهترین هدیه برای یک مسئول پذیرش نباشد.

از دادن هدایای صرفاً تزئینی که احتمال نادیده گرفتن یا دور انداختن آنها وجود دارد، خودداری کنید.

هدایا را شخصی کنید.

دریافت هدایای شخصی به فرد احساس خاص بودن می‌دهد. بنابراین اگر می‌توانید، آنها را به ازای هر فرد، تیم یا واحد، شخصی سازی کنید.

هر جا که می‌توانید ترجیحات کارکنان را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر یک کارمند سرگرمی خاصی دارد، می‌توانید چیزهای مرتبط را به او بدهید. مثلا اگر دوست دارند فیلم ببینند، می‌توانید به آنها بلیط سینما بدهید.

ارزش های اصلی شرکت را القا کنید.

ارزش‌های اصلی خود را در انتخاب هدیه در نظر بگیرید و مواردی را انتخاب کنید که به توسعه ارزش‌های شما کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر یکی از ارزش‌های شرکت شما استقلال است و شما اجازه کار از راه دور را می‌دهید، پاوربانک، کیف لپ تاپ، هدفون، بلوتوث و … اقلامی ایده آل برای هدیه هستند.

بسته بندی هدیه خوش آمدگویی خود را جذاب کنید.

بسته بندی جذاب، هدیه خوش آمدگویی را جذاب‌تر می کند. بهتر است از برند شرکت روی کاغذ بسته بندی، کیسه یا جعبه خود استفاده کنید یا هدایای خود را در یک کیف مارک‌دار قرار دهید.

بازخورد کارمندان را دریافت کنید.

می‌توانید چند سؤال در مورد هدایا در نظرسنجی رضایتمندی استخدام شدگان جدید خود بگنجانید، مانند:

• آیا هدایا را مفید می‌دانستند؟
• چه چیزی اضافه می‌کنند؟
• چه چیزی را تغییر خواهند داد؟

بازخوردها را تجزیه و تحلیل کنید و ببینید چه چیزی را می‌توانید بهبود بخشید.

نکته آخر این که برای استقبال به یاد ماندنی از کارمندان جدید خود به بودجه زیادی نیاز ندارید. صرف کمی زمان با چاشنی خلاقیت می‌تواند تجربه به یادماندنی را برای کارکنان تازه وارد شما رقم بزند.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/welcome-gifts-for-new-employees/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

اگر علاقمندید به دیگران کمک کنید تا به اهداف شغلی خود دست یابند، ممکن است از داشتن شغلی در حوزه جذب استعدادها لذت ببرید. در یک مصاحبه با متخصص استعداد یابی، مجموعه‌ای از سوالات خاص برای این نقش پرسیده می‌شود و داشتن ایده‌های خوب از جانب شما برای چگونگی طی کردن مسیر، کمک خواهد کرد تا تاثیر زیادی بگذارید. در این مقاله تعدادی از سوالات مصاحبه و چگونگی پاسخ دادن به آن‌ها را برای نشان دادن مهارت‌، تخصص و اشتیاق شما، بررسی می‌کنیم.

متخصص استعدادیابی(Talent Acquisition Specialist)کیست؟

یک متخصص استعدادیابی به سازمان خود کمک می‌کند تا با ایجاد استراتژی‌های کوتاه مدت و بلندمدت برای جذب و استخدام افراد، نیازهای استعدادیابی سازمان خود را برآورده کند.
آنها داده‌ها را جمع آوری، تجزیه و تحلیل می‌کنند تا بتوانند قرار ملاقات‌های افراد با استعداد را با شرکت تنظیم کرده و در طول روند استخدام، سازمان و افراد مستعد به خواسته‌هایشان برسند.
علاوه بر ایجاد استراتژی جذب استعداد مبتی بر داده، متخصصان استعداد یابی به مهارت‌های اصلی مانند مدیریت کانال‌های کارمند یابی، انتخاب، مدیریت ذی‌نفعان و تمرکز بر مشتری نیز نیاز دارند.
کارفرمایان در یک مصاحبه متخصص استعدادیابی، طیف وسیعی از سوالات رفتاری و موقعیتی از شما می‌پرسند تا پس از آشنایی با مهارت‌ها، تجربیات و نگرش‌هایتان بتوانند میزان شایستگی و تناسب شما با شغل را بسنجند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

سوالات مصاحبه بر اساس نقش خاص متخصص استعدادیابی

سوالات خاص به شما کمک می‌کنند مهارت‌ها و دانش خود را در مورد جذب استعداد و فعالیت‌های عمومی منابع انسانی نمایش دهید و میزان شایستگی شما برای این نقش را تعیین می‌کند.
در اینجا برخی از سوالات مصاحبه با متخصص استعدادیابی، همراه با نکاتی برای پاسخ دادن به آن‌ها آورده شده‌ است.

1. در مورد برخی از منابع مورد علاقه خود برای کشف استعدادهای برتر به من بگویید؟

چرا این مهم است؟

یکی از مسئولیت‌های اولیه یک متخصص استعدادیابی، رسیدن به بهترین کاندیداها برای پر کردن مشاغل خالی سطوح بالای سازمان است. پاسخ به این سوال به داوطلب کمک خواهد کرد تا مشخص کند که چقدر در انجام این کار ماهر و مدبر است.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

تجربه خود را با ابزارهای مختلف کارمندیابی، شبکه سازی، توسعه و نحوه استفاده از روش‌های مختلف برای موفقیت نشان دهید.

2. چه تجربه‌ای در فرآیند جامعه پذیری(onboarding) برای استخدام‌های جدید دارید؟

چرا این مهم است؟

متخصصان استعدادیابی اغلب در روند کارمندیابی استخدام‌های جدید حضور خواهند داشت، بنابراین منطقی است که آن‌ها بخشی از فرآیند onboarding باشند. این امر به سازمان‌ها کمک خواهد کرد تا تعیین کنند که کاندیدا چقدر در استقبال از استخدام‌های جدید موثر است و چگونه می‌تواند سفر افراد تازه استخدام‌ شده را تا جایی که ممکن است یکپارچه ‌کند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

نشان دهید چقدر تمایل دارید استخدام شدگان جدید در سازمان احساس خوشایندی و راحتی کنند. می‌توانید میزان مهارت‌های بین فردی و سازمانی که برای انجام این کار دارید را نیز بیان کنید.

3. فکر می‌کنید چگونه می‌توانید با استخدام بهترین کاندیداها به کسب و کار ما کمک کنید؟

چرا این مهم است؟

پاسخ به این سوال مهارت‌ها و دانش شما را نسبت به شرکت و صنعت مورد نظر و چشم انداز بلند مدت آنها نشان می‌دهد.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

با اطمینان، مهارت‌ها و موفقیت‌های گذشته خود را برای استخدام کاندیداهای عالی در جهت کمک به کسب و کارها بیان کنید. از قبل درباره شرکت تحقیق کنید تا درک کاملی از فعالیت آنها داشته باشید و مطمئن شوید که چطور می‌توانید به آن‌ها کمک کنید.

4. چرا کار در زمینه استعدادیابی را انتخاب کرده‌اید؟

چرا این مهم است؟

این نشان می‌دهد که چگونه مسیر شغلی خود را طی کرده‌اید و چه چیزهایی شما را روزانه به حرکت وا می‌دارد.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

اشتیاق خود را به نقش و آنچه شما را برمی‌انگیزد و اینکه چگونه احساس هدف و معنی از کار خود به دست می‌آورید را بیان کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات مصاحبه استخدامی : ۲۱ سوال رایج به همراه پاسخ آنها

5. در یک کاندیدا به دنبال چه چیزی هستید؟

چرا این مهم است؟

سازمان‌ها می‌خواهند بدانند که شما به تمام جنبه‌های یک کاندیدا، از جمله مهارت، تجربه، رفتارها، ارزش‌ها و تناسب فرهنگ دقت می‌کنید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

روشن کنید که هنگام ارزیابی کاندیداها برای اطمینان از اینکه آن‌ها مهارت‌های لازم برای کار را دارند، رویکردی جامع دارید و در عین حال مطمئن می‌شوید برای آن شغل مناسب هستند و احتمالا ماندگاری بالایی در شرکت خواهند داشت.

6. بزرگترین دستاورد شما تاکنون به عنوان یک متخصص استعدادیابی چیست؟

چرا این مهم است؟

این کار به سازمان کمک می‌کند بفهمند که در گذشته چه دستاوردهایی داشتید و چه موفقیت‌هایی بیشترین اهمیت را برای شما دارد.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

صادق باشید و درباره دستاوردی صحبت کنید که واقعا برای شما ارزش زیادی دارد، اما آن دستاورد مرتبط با نقش باشد.

7. از چه سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS ) در کار خود استفاده کرده‌اید؟

چرا این مهم است؟

کارفرمایان می‌خواهند بدانند که آیا تجربه استفاده از آخرین فناوری و نرم افزار برای جذب استعدادها را دارید یا خیر

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

سیستم‌هایی را که استفاده کرده‌اید و اینکه چگونه به شما در استخدام عالی کمک کرده‌اند نام ببرید.

8. روش آماده شدن شما برای مصاحبه با کاندیداها چگونه است؟

چرا این مهم است؟

مصاحبه‌ها بخش کلیدی فرآیند استخدام هستند و آماده سازی موفقیت آمیز قبل از آن به شما کمک می‌کنند تصویر روشنی از کاندیدا بدست آورید و از اینکه آن‌ها برای این نقش مناسب هستند یا خیر اطمینان کسب کنید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

به طور مختصر گام‌هایی که برداشتید را بگویید. این شامل آماده‌سازی سوالات اندیشمندانه مرتبط با نقش، بررسی مجدد رزومه، صحبت با مدیران قسمت‌های مربوطه و همچنین آماده کردن اتاق و یا کسب اطمینان از صحت عملکرد ویدئو کنفرانس و تلفن.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مصاحبه گروهی چیست؟(+ نمونه سوالات)

9. چگونه با کاندیداها ارتباط برقرار می‌کنید؟

چرا این مهم است؟

برقراری ارتباط شفاف در طول سفر استخدام برای اطمینان از این که کاندیداها احساس اولیه خوبی از شرکت دارند، می‌دانند در چه جایگاهی قرار دارند و به پیشنهاد دیگری پاسخ نمی‌دهند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

ذکر کنید که دوست ندارید کاندیداها منتظر بمانند و همیشه با سرعت پیگیری می‌کنید تا آنها در حلقه بمانند. همچنین روش‌های تماس دلخواه خود را نیز بیان کنید.

10. شما با کدام فرآیندهای غربالگری آشنایی دارید؟

چرا این مهم است؟

به هنگام حرکت رو به جلو، غربالگری بخش مهمی از فیلتر کردن کاندیداهای نامناسب با کسانی است که بهترین گزینه برای شرکت هستند. بسته به نقش و شرکت مورد نظر، بسیاری از فرآیندهای مختلف را می‌توان برای ارزیابی کاندیداها و تعیین این موضوع مورد استفاده قرار داد.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

انواع غربالگری داوطلب را که با آنها آشنا هستید (آزمون مهارت، غربالگری شبکه‌های اجتماعی، غربالگری رزومه، مصاحبه‌های ویدئویی، پروژه‌های آزمایشی) را نام برده و مثال‌هایی بزنید که نشان دهد چه مواقعی از این فرآیندهای متفاوت استفاده کرده‌اید و آنها چگونه به شما جهت استخدام بهترین نامزدها کمک کردند.

11. برخی از روش های جاری که در استعدادیابی می‌بینید چیست؟

چرا این مهم است؟

مطلع بودن از روش‌های نوظهور و چشم انداز آینده برای کارهایی که همواره دچار تغییرات هستند، ضروری و حیاتی است. سازمان‌ها می‌خواهند بدانند که آیا توان خود برانگیختگی را دارید یا خیر.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

دقت کنید که پیش از مصاحبه در مورد روندهای استعدادیابی تحقیق کنید و به طور خلاصه چند مورد از آن‌ها را بررسی کنید و بدانید چه تاثیری بر نقش شما ایفا خواهند کرد. همچنین می‌توانید درباره منابعی صحبت کنید که از آن‌ها برای کسب اطلاعات استفاده می‌کنید (مجلات ،وبلاگ‌ها، مقالات آنلاین، مقالات تحقیقاتی و غیره)

12. به نظر شما تفاوت‌های اصلی در استعدادیابی و جذب چیست؟

چرا این مهم است؟

تفاوتی بین این دو وجود دارد و کارفرمایان می‌خواهند بدانند که شما این تمایز را می‌دانید و جایگاهی که نقش شما در این میان قرار دارد را می‌شناسید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

بطور خلاصه هر نقش، جایی که با نقش‌های دیگر همپوشانی دارند و در جایی که با آن‌ها متفاوت هستند را توضیح می‌دهد.
استخدام کنندگان بر استخدام سمت‌های خالی تمرکز می‌کنند، در حالی که استعداد‌یاب بر فرآیند نهایی جذب، پرورش، و استخدام استعدادها تمرکز دارد.

این مطلب را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل تست‌های شخصیت‌شناسی در استخدام+معرفی۴ تست رایج

13. عناصر کلیدی که بر برند کارفرمای یک شرکت تأثیر می‌گذارد چیست؟

چرا این مهم است؟

فرآیند کارمندیابی نقش حیاتی در برند کارفرمایی سازمان ایفا می‌کند. ارائه یک برداشت مثبت و تجربه برند برای همه کاندیداها در طول سفر بسیار مهم است – حتی برای کسانی که استخدام نمی‌شوند – بنابراین یک استراتژی برند سازی موثر که برای کاندیدها قابل‌مشاهده باشد، مورد نیاز است.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

استراتژی برندسازی کارفرما قابل مشاهده برای کاندیداها که شامل موراد زیر است را بیان کنید:
• داشتن صفحه مشاغل و جستجوی آسان در آن
• فعال در ارسال مطالب مرتبط در رسانه‌های اجتماعی
• شرح وظایف دقیق
• سهولت درخواست برای مشاغل
• برقراری ارتباط موثر در طول سفر استخدام
• زمان پاسخگویی سریع

همچنین می‌توانید نقش‌های قبلی خود را برای تقویت برند کارفرما و نحوه کمک به بهبود این عناصر را نیز بیان کنید.

14. در مورد آخرین باری که از داده‌ها برای کمک به جذب نیرو استفاده کردید به من بگویید؟

چرا این مهم است؟

داده‌ها به سرعت در حال تبدیل شدن به بخشی ضروری از استخدام هستند، زیرا استخدام کنندگان و مدیران استخدام را قادر می‌سازد بدانند چه کسانی باید استخدام شوند و داوطلبان برتر می‌توانند به راحتی نمونه‌هایی از داده‌هایی که برای استخدام استفاده می‌کردند را به اشتراک بگذارند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

دو نمونه از داده‌ها و ابزارهای داده‌ای را که برای کمک به نیروهای استخدامی خود استفاده کرده‌اید، ذکر کنید و اینکه چگونه داده‌ها تصمیمات شما را مشخص می‌کند.

15. میانگین نرخ گردش مالی برای استخدام‌های جدید در سازمان فعلی یا قبلی شما چقدر است؟

چرا این مهم است؟

سازمان‌ها می‌خواهند استعدادیاب‌ها و متخصصانی را استخدام کنند که می‌توانند افرادی را پیدا کنند که می‌خواهند برای مدت طولانی در یک سازمان بمانند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

صادق باشید. برخی صنایع دارای نرخ گردش مالی بالاتری نسبت به دیگران هستند که می‌توانید به عنوان بخشی از پاسخ خود به آن اشاره کنید. یک نرخ کم گردش کار جدید، نشان می‌دهد که شما در بررسی کاندیداها، تنظیم انتظارات واضح، و پیدا کردن تطابق مناسب برای انواع مختلف نقش‌ها مهارت دارید.

سوالات مصاحبه رفتاری

سوالات مصاحبه رفتاری یا شایستگی محور مربوط به نحوه رفتار شما در یک موقعیت خاص و در محل کار گذشته شما اشاره دارد برای مثال، رد کردن کاندیداها یا مجبور شدن به پایان دادن قرارداد یک فرد. سوالات پیشنهادی برای مصاحبه شایستگی‌محور می‌تواند شبیه سوالات زیر باشد.

16. از زمانی برای ما بگویید که مجبور به انتخاب سخت بین دو نامزد با شرایط و تجربه مشابه بوده‌اید. چگونه تصمیم گرفتید چه کسی را استخدام کنید؟

چرا این مهم است؟

برای متخصصان استعدادیابی متداول است که با یک مجموعه استعداد بزرگ سر و کار داشته باشند و اغلب باید کاندیداها را در حوزه‌های مختلف مورد ارزیابی قرار دهند تا تصمیم درست بگیرند. این موارد شامل مهارت، تجربه، پتانسیل، اشتیاق و تناسب فرهنگ می‌شود.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

توضیح دهید که چگونه عوامل مختلف دخیل را سنجیدید و چه مواردی را مشخص می‌کنید چیزهایی که برای نشان دادن یک استخدام خوب به دنبال آن هستید. شما همچنین می‌توانید در اسرع وقت و بدون عجله به اهمیت گرفتن این تصمیم اشاره کنید.

17. آیا تا به حال در نقش‌های گذشته خود یک کاندیدای شگفت انگیز را از دست داده‌اید؟ به ما بگویید چه کاری می‌توانستید انجام دهید تا نتیجه را تغییر دهید.

چرا این مهم است؟

متداول است که در استعدادیابی اشتباه کنید چون هیچ‌کس بی‌عیب و نقص نیست و شما با بخش‌های ناپایدار زیادی درگیر هستید که شامل افراد دیگر نیز می‌شوند. چیزی که مهم است این است که شما مسئولیت پذیری را فهمیدید و از اشتباهات خود درس گرفتید و توانایی بهبود و رشد را نشان دادید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

به مصاحبه‌کننده نشان دهید که شما از اشتباه خود آگاه هستید، مسئولیت آن را برعهده گرفته‌اید و در مورد این که چطور همه چیز اشتباه پیش رفت و کاری که شما اکنون انجام می‌دهید، صحبت کنید.

18. آیا تا به حال انتخاب کرده‌اید که فردی را از درون سازمان به جای خارج از سازمان استخدام کنید و چرا؟

چرا این مهم است؟

استخدام، ارتقا و انتقال کارمندان از درون می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بهترین افراد خود را حفظ کنند، و اغلب این ایده خوبی است که به دنبال کاندیداهای بالقوه مناسب در درون خود بگردید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

ذکر کنید که شما دارای تجربه کارمندیابی به صورت خارجی و داخلی هستید و به طور خلاصه مزایا و معایب هر دو گزینه را بیان کنید. و بگویید در نهایت، نامزدی که بهترین تناسب را دارد باید این شغل را به دست آورد، بنابراین قضاوت صحیح بر روی این موضوع حیاتی است.

19. در مورد مدیر استخدامی سختی که با او کار کرده‌اید و چگونه بر آن غلبه کرده‌اید، بگویید؟

چرا این مهم است؟

به عنوان یک متخصص کسب استعداد موفق، ایجاد و حفظ روابط محکم با مدیران استخدام ضروری است. این سوال به سازمان کمک می‌کند درک کند که چگونه این روابط را- به خصوص آن‌هایی که چالش برانگیزتر هستند- کنترل می‌کنید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

یک فلسفه روشن و قوی را در مورد مدیریت روابط با مدیران استخدام، گرفتن کنترل و هدایت آن‌ها به جلو نشان دهید. نشان دادن دیپلماسی و تاکتیک‌های مقابله برای زمانی که درگیری‌ها بوجود می‌آیند. همچنین می‌توانید یک مثال از نحوه حل مساله در یک روش صلح‌ آمیز و سازنده ارائه دهید.

20. آیا تا به حال مشکلی در برخورد با آژانس کاریابی داشته‌اید؟ چطور آن را حل کردید؟

چرا این مهم است؟

رسیدگی به آژانس‌های استخدام بخشی از کار در استخدام و استعدادیابی است. مهم است که بدانید چگونه با شخصیت‌های مختلف برخورد کنید، به سرعت مشکلات را حل کنید، و اطمینان حاصل کنید که هیچ چیز مانع از توانایی شما برای کارمندیابی و استخدام افراد مناسب نمی‌شود.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

توانایی خود برای عمل به آرامی، منطقی و سریع تحت هر شرایطی را نشان دهید و هدف نهایی که استخدام نامزدهای مناسب برای سازمان است را در تمام زمان‌ها بیان کنید.

21. با کاندیداهایی که استخدام نمی‌شوند چطور برخورد می‌کنید؟

چرا این مهم است؟

متخصصان استعدادیابی اغلب بر استخدام کاندیداهای مناسب متمرکز هستند و آنها اغلب در ارائه یک تجربه مثبت برای کسانی که آنها را رد می‌کنند شکست می‌خورند. ولی این به برند کارفرما آسیب می‌زند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

صریح باشید که شما یک تجربه مثبت برای هر کاندیدا دارید، مهم نیست که آنها تا چه اندازه در طول فرآیند استخدام پیش می‌روند. مثال‌هایی مانند پاسخ به هر درخواست دریافت‌ شده و یا تماس شخصی با افرادی که در مرحله استخدام رد شده‌اند را بگویید. سازمان‌ها می‌خواهند بدانند شما متعهد هستید که به موقع لیست کاندیداها را به روز رسانی می کنید و اطمینان داشته باشید از اینکه هر کسی تجربه مثبتی با شرکت داشته باشد.

22. از زمانی برای ما بگویید که شخصی را استخدام کردید که معلوم شد برای این نقش مناسب نیست. فکر می‌کنید چه اشتباهی رخ داد و چه چیزی از این تجربه برداشت کردید؟

چرا این مهم است؟

استخدام‌های نامناسب گاه به گاه بخشی عادی از جذب استعداد است، اما هزینه‌بر است. مصاحبه‌کننده به دنبال این توانایی است که شما اشتباهاتتان را تایید کرده و با آن‌ها رشد می‌کنید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

مسئولیت اشتباهی که مرتکب شدید و منجر به استخدام بد شده است را بپذیرید. توضیح دهید چه چیزی یاد گرفتید و چگونه این را در تصمیمات استخدامی آینده به کار گرفته‌اید.

این مقاله را هم مطالعه کنید سوالات مصاحبه استخدامی مدیر منابع انسانی

سوالات مصاحبه موقعیتی

سوالات مصاحبه‌های موقعیتی بر کارهایی که یک فرد در موقعیت‌های خاص فرضی انجام می‌دهد تاکید دارد. هدف از آن ارزیابی نحوه رفتار شما با چالشی است که ممکن است در آینده رخ دهد و یا می‌تواند در نقش آینده شما ایجاد شود.

23. فرض کنید امتیاز خالص تبلیغات کاندیداهای شما (NPS) پایین است و می‌خواهید آن را بهبود ببخشید. چگونه شروع می کنید؟

چرا این مهم است؟

این (NPS) نشان می‌دهد که آیا کاندیداها تجربه خوبی در روند استخدام شما داشته‌اند یا خیر. آن‌ها چه احساسی داشتند؟ آن‌ها درباره کل تجربه چه چیزی به دیگران خواهند گفت؟ بازار کار کوچک است و شکایت‌ها برای همه پخش می‌شوند تا آنلاین ببینند. بنابراین بیش از پیش اهمیت دارد.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

توضیح دهید که ابتدا باید بدانید چرا نمره شما پایین است؟ چرا کسی شما را توصیه نمی‌کند؟ آیا به دلیل فرآیند درخواست است، یا چیزی که در طول یک مصاحبه رخ داد، سرعت یا عدم ارتباط، یا موضوع دیگری؟ ارسال یک نظرسنجی به تمام کاندیداها به شما کمک می‌کند اطلاعات برخی از داده‌ها را به دست آورید و سپس اقدام کنید.

24. اگر بخواهید شغل چالش برانگیز را استخدام کنید و بعد از چند ماه یک فرد مناسب را پیدا نکردید، چه کار باید بکنید؟

چرا این مهم است؟

متخصصان استعدادیابی  اغلب برای پر کردن پست‌های سطح بالا کار می‌کنند که نیاز به مهارت پیچیده دارند، که به این معنی است که زمان می‌برد تا کاندیدای مناسب را پیدا کنند. پر کردن نقش موثر، مهم است، اما به همان اندازه مهم است که آن‌ را با افراد اشتباه پر نکنید و سازمان‌ها می‌خواهند بدانند شما چگونه این کار را انجام می‌دهید.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

پیشنهاداتی مانند جستجو و نگاه به منابع مختلف، از جمله پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی و دیگر آژانس‌های استخدام را پیشنهاد دهید. با مدیران استخدام نشست داشته باشید برای اینکه آن‌ها را به روز نگه دارید و روشن کنید که چرا در تلاش برای پر کردن این نقش هستید. یک چشم‌انداز مثبت را ایجاد کنید و به جستجو برای کاندیدای مناسب ادامه دهید.

25. اگر کاندیدا دیر در مصاحبه حاضر شود یا اصلا حاضر نشود چه می‌کنید؟

چرا این مهم است؟

همیشه زمان‌هایی وجود خواهد داشت که برخی از کاندیداها دیر به یک مصاحبه می‌رسند یا موفق به حضور نمی‌شوند و برخورد حرفه‌ای با این موضوع ضروری است.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

توضيح دهيد كه در طول مصاحبه، صرف نظر از اینکه آنها دیر کرده‌اند یا نه، با كانديدا مانند هر نامزد ديگری رفتار می‌كنيد. ارزیابی چرایی تاخیر نیز مهم است. شرایط خاصی وجود دارد که قابل درک و قابل توجیه است. این را منتقل کنید. به خاطر داشته باشید که در اینجا از اختیار و قضاوت خود استفاده خواهید کرد. اگر فکر می‌کنید که شایستگی دادن یک شانس دیگر را دارند و برنامه شما نیز اجازه می‌دهد، مصاحبه را برای زمان دیگری تکرار کنید.

26. اگر تقاضای ما برای استخدام‌های جدید دو برابر شود، چگونه کیفیت منابع و استخدام را حفظ می‌کنید؟

چرا این مهم است؟

این یک احتمال است و سازمان‌ها می‌خواهند به توانایی شما برای حفظ آرامش و ارائه نتایج تحت فشار اعتماد کنند.

چگونه به آن پاسخ دهیم؟

در مورد استفاده از ابزارها و نرم افزارها صحبت کنید فرآیندی برای کاهش درگیری کار دستی و زمان بر استخدام پیشنهاد دهید. انجام دادن مصاحبه‌های ویدیویی به جای مصاحبه‌های حضوری نیز می‌تواند در زمان صرفه جویی کند  روشن کنید که کیفیت استخدام را به خطر نمی‌اندازید، حتی زمانی که تحت فشار هستید.

تمرین کامل می‌کند!

اگرچه غیر ممکن است که دقیقاً بدانیم چه اتفاقی در طی یک مصاحبه رخ می‌دهد ولی کارهای زیادی وجود دارد که می‌توانید انجام دهید و خود را آماده کنید. یک ایده خوب از آنچه انتظار دارید و نحوه رسیدن به آن داشته باشید. تا زمانی که نیاز دارید سوالات مصاحبه را مرور کنید تا بتوانید یک شغل پر درآمد را به عنوان یک متخصص استعدادیابی شروع کنید و زمان زیادی را برای این کار در نظر بگیرید.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منبع

https://www.aihr.com/blog/talent-acquisition-specialist-interview-questions/

ترجمه: معصومه تیموربخش

نرخ خروج کارکنان (Employee Turnover Rate) نسبت تعداد کارکنانی که در یک دوره زمانی خاص از سازمان خارج شده‌اند به کل تعداد کارکنان در آن دوره را نشان می‌دهد. این نرخ به صورت درصدی بیان می‌شود و نمایانگر ماندگاری کارکنان در سازمان است.

نرخ خروج کارکنان می‌تواند نشان‌دهنده میزان رضایت و تعلق کارکنان باشد. اگر نرخ خروج بالا باشد، ممکن است مشکلاتی مانند عدم رضایت، کاهش عملکرد یا مشکلات مدیریتی وجود داشته باشد. بنابراین می‌بایست به عنوان یک شاخص کلیدی مهم مدیریت منابع انسانی سنجیده شود.

در این مقاله مراحل و فرمول محاسبه نرخ خروج کارکنان به صورت گام به گام و عملیاتی توضیح داده شده است و یک نمونه مطالعه موردی در خصوص افزایش نرخ خروج کارکنان در سازمان نیز با شما به اشتراک گذاشته شده است.

منظور از نرخ خروج کارکنان چیست؟

نرخ خروج کارکنان(Employee Turnover Rate) به درصدی از کارکنان یک سازمان اشاره دارد که در یک دوره زمانی مشخص (معمولاً یک سال) از سازمان خارج شده‌اند.

فرمول نرخ خروج کارکنان

فرمول محاسبه نرخ خروج کارکنان به صورت زیر است:

مراحل محاسبه نرخ خروج

برای محاسبه نرخ خروج کارکنان مراحل زیر را طی کنید:

مثال از نحوه محاسبه نرخ خروج

فرض کنید در ابتدای دوره 200 نفر و در انتهای دوره 220 نفر در یک سازمان کار می‌کردند و 15 نفر کار خود را ترک کردند. نرخ خروج به صورت زیر محاسبه می‌شود.

210=2/(200+220)=میانگین تعداد کارکنان

%7.14=100*(15/210)= نرخ خروج

بنابراین، نرخ خروج کارکنان در این مثال حدوداً 7.14 درصد است.

نرخ خروج استاندارد

آمار دقیقی از نرخ طبیعی ترک خدمت در ایران در دسترس نیست ولی این نرخ در حدود 15 درصد(10 تا 20) برآورد می‌شود.

صنایع و کشورهای مختلف نرخ ترک کار مورد انتظار متفاوتی دارند. به عنوان مثال، در بریتانیا، گروه شغلی با بالاترین نرخ ترک کار امروزه بخش فروش و بازاریابی با ۳۱ درصد است. میران ترک خدمت در بریتانیا را به تفکیک بخش‌های مختلف در جدول زیر مشاهده می‌کنید.

یک راه بسیار آسان برای فهمیدن عملکرد سازمان شما، صرفاً بررسی آمار است؛ اگر عدد شما (به طور قابل توجهی) بالاتر از حد متوسط باشد، به احتمال زیاد با نرخ بالای ترک کار روبرو هستید.

دلایل افزایش نرخ خروج کارکنان

افزایش نرخ خروج کارکنان ممکن است به علت چندین عامل باشد. در زیر تعدادی از دلایل رایج برای افزایش نرخ خروج کارکنان آورده شده است:

عدم رضایت از محیط کار

اگر کارکنان احساس کنند که محیط کار نامناسب یا استرس‌زاست، احتمال ترک کار آن‌ها افزایش می‌یابد.

کمبود فرصت‌های حرفه‌ای

افراد ممکن است به دنبال فرصت‌های حرفه‌ای بیشتر یا رشد شغلی باشند. اگر یک سازمان نتواند این فرصت‌ها را فراهم کند، کارکنان ممکن است تصمیم به ترک شغل بگیرند.

حقوق و مزایا

حقوق و مزایای کمتر نسبت به بازار کار ممکن است باعث افزایش نرخ خروج شود. کارکنان به دنبال حقوق و شرایط اجتماعی مناسب هستند.

مسائل مدیریتی

مدیریت ناسازگار یا مشکلات در ارتباط با مدیران می‌تواند به عدم رضایت و افزایش نرخ خروج کارکنان منجر شود.

نامناسب بودن فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی ناسازگار با ارزش‌ها و اهداف کارکنان می‌تواند باعث ترک شغل شود. اگر کارکنان احساس کنند که فرهنگ سازمانی با انتظارات و ارزش‌های شخصی‌شان هماهنگ نیست، احتمال ترک شغل افزایش می‌یابد.

عدم توازن کار-زندگی

افراد ممکن است به دنبال توازن مناسب بین کار و زندگی شخصی خود باشند. اگر سازمان نتواند این توازن را فراهم کند، کارکنان ممکن است به دنبال شرایط بهتری باشند.

انجام مصاحبه خروج می‌تواند به شناسایی دلایل خروج کارکنان از سازمان شما کمک کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

مطالعه موردی افزایش نرخ خروج کارکنان

در ادامه این مطلب یک معضل شبیه سازی شده از یکی از سازمان‌های ایرانی در قالب یک مطالعه موردی با شما به اشتراک گذاشته شده است.

مطلب را مطالعه کنید و سعی کنید آن را از نگاه یک کارشناس منابع انسانی تحلیل کرده و به سوالات پایانی پاسخ دهید.

بهره‌گیری از مطالعات موردی به عنوان یک شیوه آموزش، به شما کمک می‌کند مهارت‌های تحلیلی و قدرت حل مساله خود را به عنوان یک متولی منابع انسانی افزایش دهید.

سناریو مطالعه موردی

من مهندس محبی هستم. مدیر عامل یک شرکت فعال در زمینه ارتباطات و شبکه‌های مخابراتی که در حدود پنج سال در کشور مشغول به فعالیت است.

شرکت ما پس از فعالیت اپراتورهای متعدد تلفن همراه در کشور، به دلیل داشتن نیروی انسانی خبره، انجام کار با کیفیت و ارائه خدمات با هزینه‌ای مناسب، به سرعت در میان رقبا از جایگاه مناسبی برخوردار شد.

شما بهتر از من می‌دانید که معروف شدن علاوه بر مزایا، معایبی نیز دارد. به عنوان مثال درست است که در بین اپراتورهای تلفن همراه، از شرکت ما به نیکی یاد می‌شود و حجم زیادی از درخواست‌هایشان را به سمت سازمان ما روانه می‌کنند و به لطف خدا بر اساس پیش بینی‌های به عمل آمده از بابت جذب مشتری حتی تا چند سال آینده مشکلی نداریم.

ولی از سوی دیگر همین محبوبیت سبب شده تا نیروی انسانی توانمند ما انتظارات متفاوتی در مقایسه با کارمندان شرکت‌های رقیب، از سازمان داشته باشند و چون اعضای هیئت مدیره و گروه مدیران ارشد شرکت، اغلب در پی تعالی بخشی هر چه بیشتر شرکت هستند و به افق‌های دوردست چشم دارند، به وضعیت فعلی کمتر توجه می‌کنند و حفظ و نگهداری پرسنل از اولویت‌های اصلی شرکت به حساب نمی‌آید.

بر همین اساس نرخ ترک خدمت کارکنان در شرکت حدود 43.5 درصد است که با بررسی که در میان سایر سازمان‌ها انجام دادم این نرخ ترک خدمت عدد بزرگی‌ست و من را به عنوان مسئول شرکت دچار نگرانی کرده است.

از یک طرف باید به هیئت مدیره در جهت تحقق اهداف عالی ترسیم شده پاسخگو باشم و از سوی دیگر وضع فعلی را به نحوه مطلوبی مدیریت کنم تا در خصوص نیروی انسانی که یکی از مزیت‌های رقابتی ما در مقایسه با رقباست دچار مشکل نشویم.

البته این را هم اشاره کنم که ما در جذب نیروی انسانی هیچ مشکلی نداریم. برند شرکت، سابقه شرکت، موفقیت‌های چند سال اخیر و… همگی سبب شده است که سیل نیروی انسانی جویای کار با یک اشاره کوچک و کم هزینه مثل سایت‌های کاریابی، روانه سازمان شوند.

همیشه هم در این چند سال گذشته و به ویژه سالیان اخیر انتخاب‌های هوشمندانه‌ای از بین افراد متقاضی داشتیم، ولی نمی‌دانم چرا این افراد بعد از مدتی کوتاه در حدود کمتر از یکسال که با ویژگی‌های سازمان ما آشنا شده و در این سازمان کسب تجربه می‌کنند، قرارداد خود را برای سال بعد تمدید نمی‌کنند و در شرکت‌های رقیب مشغول به کار می‌‌شوند.

با خودم فکر می‌کردم ما که سردمدار این عرصه‌ایم؛ پس چرا حاضرند با شرکت‌های دیگر همکاری داشته باشند و پس از یک سال سازمان ما را ترک کنند؟

از یکی از ایشان موقع خداحافظی سوال کردم که آقای مهندس شما که از اینجا دارید تشریف می‌برید و دیگر هیچ سلسله مراتبی بین من و شما نیست، لطفا صادقانه بفرمایید که چرا این سازمان را ترک می‌کنید و حاضرید در شرکتی پایین‌تر از شرکت ما مشغول به فعالیت شوید؟ در پاسخ مطلب جالبی را مطرح کرد که چند روزیست فکرم را مشغول کرده است و آن این که:

“آقای مهندس محبی شرکت شما دانشگاه خوبی برای من بود. ولی سازمان خوبی برای فعالیت مستمر من نیست. از بابت تمام آموزش‌هایی که به من دادید متشکرم، ولی قصد دارم به سازمان دیگری بروم که قدرم را بهتر بدانند، از توانمندی‌های من بیشتر استفاده کنند و به من به عنوان یک انسان نگاه کنند و نه ماشین.”

آیا واقعا شرکت من به یک دانشگاه تبدیل شده است. این قدر هزینه استخدام، آموزش و … برای کارکنان انجام می‌دهم که در نهایت در حدود 50 درصد آن‌ها در ظرف کمتر از یکسال به سازمان رقیب بروند!

چه باید بکنم؟ از کجا باید شروع کنم؟ چطور باید نظر کارکنان را در خصوص شرایط کار جویا شوم؟ چطور باید علت ترک خدمت ایشان را بررسی کنم؟

یک راه ساده به ذهنم رسید که با تک تک کارکنان مصاحبه فردی انجام دهم تا جویای شرایط کاری و موارد اشاره شده شوم. با چند نفر اول که مصاحبه کردم هر کدام از مصاحبه‌ها حدود یک ساعت و نیم طول کشید و کلی از زمان جلسه هم به تعارف و تملق سپری شد. در نهایت بعد از مصاحبه با شش نفر به این نتیجه رسیدم که آنقدر مطالبات آن‌ها با یکدیگر متفاوت است که نمی‌شود در نهایت یک راهکار برای معضل ترک خدمت کارکنان تهیه کرد.

در ضمن شرکت حدود 226 نفر کارمند دارد که اگر برای هر یک از آن‌ها به طور میانگین حدود نیم ساعت وقت مصاحبه در نظر بگیرم باید در حدود 113 ساعت از وقت ارزشمندم را که می‌توانستم طی آن، کارهای مهم‌تری انجام دهم، برای شنیدن حرف‌های ایشان که بخش عمده‌ای از آن به تعارفات و تملق اختصاص می‌یابد، صرف کنم.

به همین دلایل از این تصمیم منصرف شدم و در پی راه حلی مناسب‌تر گشتم.

یکی از دوستانم که مدیر شرکتی موفق در کشور است توصیه کرد رویکرد آن‌ها را اجرا کنم، یعنی استخدام یک مشاور منابع انسانی، تا با کمک او بر معضلات سازمانی چیره شوم. در حال حاضر به دنبال فرد توانمندی هستم تا از تجربیاتش برای رفع این معضلات بهره‌مند شوم و این در حالی‌ست که احساس می‌کنم تا پیدا کردن مشاوری امین، در حال از دست دادن زمان ارزشمندی هستم که ممکن است اتفاقاتی ناگوار در شرکت رخ دهد که دیگر امکان درمان آن برایم فراهم نباشد.

چرا نرخ خروج کارکنان بالا می‌رود؟

1- به آقای محبی توصیه می‌کنید چه اقداماتی را برای شناسایی معضلات سازمانی انجام دهد؟ آیا با رویکرد مصاحبه تک به تک با تمامی پرسنل موافقید؟ دلایل موافقت و یا مخالفت خود را توضیح دهید.

2- به عنوان یک مشاور منابع انسانی برای کمک به آقای محبی چه اقداماتی انجام می‌دادید؟

3- به نظر شما آقای محبی چه اقدامات پیشگیرانه‌ای برای عدم بروز این مشکل می‌توانست انجام دهد؟

تحلیل‌های خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک گذارید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/how-to-calculate-employee-turnover-rate/

https://www.aihr.com/blog/high-turnover-meaning-rates/

کتاب مورد کاوی‌های مدیریت رفتار سازمانی، تالیف دکتر علی پیران نژاد

تهیه کننده: سونیا جلالی

آموزش کارکنان جدید جهت موفقیت آن‌ها در وظایف و نقشی که بعهده خواهند داشت، بسیار حائز اهمیت است. وجه مشترک کارکنان جدید و مدیران استخدامی آن‌ها، شوق آن‌ها برای پیشبرد هر چه سریع‌تر کارهاست. به همین منظور، آموزش صحیح و کارآمد کارمندان جدید به معنی آماده سازی آن‌ها برای موفقیت در آینده شغلیشان در سازمان خواهد بود.

بنابراین این سوال پیش می‌­آید که شما به چه روشی در مورد آموزش کارکنان جدید اقدام می‌کنید؟ و چگونه یک برنامه آموزشی برای استخدامی‌های جدید تهیه می‌کنید؟

سوالاتی که در این مقاله به آن می‌پردازیم.

هدف از آموزش کارکنان جدید چیست؟

فرآیند آموزش استخدامی‌های جدید بر نحوه انجام وظایف و شیوه کار با تجهیزات و نرم افزارهای سازمان متمرکز است. به عبارت دیگر، در این روند به کارکنان آموزش داده می‌شود که به طور مشخص، چگونه می‌‌­بایست مسئولیت‌هایشان را انجام دهند. به طور کلی آموزش را می‌توان بخشی از فرآیند آنبوردینگ در نظر گرفت.

هدف اصلی آموزش کارکنان جدید، اطمینان از موفقیت آنها در نقششان و نیز بازگشت هزینه‌ها و سرمایه‌هایی است که سازمان برای استخدام این افراد متحمل شده است. آموزش، نیروهای سازمان را به طور موثری برای انجام وظایفشان آماده می‌کند و این دقیقا همان چیزی است که کارمندان جدید شما نیز می‌خواهند.

76 % از افراد تازه استخدام شده، آموزش حین کار را مهمترین بُعد فعالیت خود در هفته اول کاری­شان می‌دانند.

علاوه بر این، آموزش به آن‌ها کمک می‌کند تا رشد و بهره‌­وری سریعتری داشته باشند و احتمال ادامه همکاری آن‌ها با شما افزایش پیدا خواهد کرد.

در واقع، 40 % از کارکنانی که آموزش‌های شغلی ضعیفی دریافت می‌کنند، در سال اول سازمانشان را ترک می‌کنند. این بدان معناست که سرمایه گذاری در آموزش کارکنان به شما کمک می‌کند تا از جابجایی و خروج استخدامی‌های جدید جلوگیری کرده و نرخ نگهداشت کارکنان را افزایش دهید.

علاوه بر این، برنامه آموزشی برای کارکنان جدید، با کیفیت بالا، تأثیر مثبتی بر تعلق سازمانی کارکنان دارد.

نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که کارکنانی که احساس می‌کنند به اندازه کافی آموزش دیده‌اند، 27 % بیشتر از کسانی که این احساس را تجربه نمی‌کنند، وفادارتر هستند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ماتریس مهارت چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟+ نمونه

اجزای کلیدی آموزش کارکنان جدید

مدیران از طریق یک رویکرد هدفمند می‌توانند بهتر درک کنند که شکاف‌های مهارتی بالقوه چقدر گسترده بوده و برای پر کردن آن‌ها چه برنامه‌های اجرایی لازم است.

در طول دوره‌های آموزشی، کارمند باید درک عمیق‌تری از مسئولیت‌های شغلی، شایستگی‌های اصلی، معیارهای کلیدی و شاخص‌های کلیدی عملکرد، اهداف سازمانی و فردی و در نهایت مسیر موفقیت برای نقش خود به دست آورد.

بنابراین شما به عنوان متولیان منابع انسانی می‌­بایست اطمینان حاصل کنید که بین اهداف استخدامی‌های جدید و اهداف سازمان، ارتباط درستی برقرار کرده‌اید.

انتظارات شغلی

مدیران می‌­بایست با توضیح اینکه چه کاری، چگونه (هنجارهای فرهنگی و ترجیحات مدیریتی) و چه زمانی باید انجام شود (نقاط عطف و ضرب‌الاجل‌های کلیدی) و چرا نقش کارمند در این مسیر مشخص مهم است، در راستای تشریح کارکردهای اساسی استراتژی سازمان اقدام کنند.

در مورد سطوح نظارت و سلسه مراتب بالاتر و پایین‌تر از موقعیت کارمند و مدیر آنها روشنگری کنید. یک نمودار سازمانی به آنها ارائه دهید که به آنها کمک می‌کند تا بفهمند چگونه در سازمان در جایگاه بالاتری می‌توانند قرار گیرند. بدین ترتیب آن‌ها خواهند دید که ذینفعان داخلی در کجای نمودار قرار دارند.

اهداف و مقاصد سازمانی

مدیران می‌­بایست به راحتی اهداف و مقاصد سازمان و نحوه پشتیبانی از آنها را توضیح داده و در خصوص تمرکز استراتژیک سازمانی، مستنداتی را ارائه دهند. این موضوع به استخدامی‌های جدید کمک می‌کند تا درک بهتری از اینکه چگونه آن‌ها و نقش آنها به موفقیت بخش و سازمان کمک می کند، داشته باشند و نیز باعث ایجاد حس مالکیت، هدفمندی و تعلق سازمانی در کارکنان جدید می‌شود.

فرآیندها و گردش کار

کارمندان جدید می‌­بایست بدانند که روند کلی کارها به چه صورت بوده و فرآیندها چگونه انجام می‌شوند. بنابراین، آموزش نحوه ارائه یک محصول جدید به بازار، نحوه رسیدگی به خدمات بیمه و پشتیبانی و یا نحوه تأیید زمان مرخصی در سیستم، عوامل موثری در موفقیت کارکنان جدید در نقش‌های خود شمرده می‌­شوند. کارکنان به آموزش اختصاصی در این فرآیندها و گردش کار امور سازمان و همچنین فرصت‌هایی برای تمرین و آزمون و خطا قبل از انجام کارها و به طور مستقل، نیاز دارند.

سیاست‌ها

در حالت ایده آل، کارمندان جدید باید به کتابچه راهنمای کارمند دسترسی داشته باشند. با این حال، بدیهی است که کارکنان تازه وارد در یک مدت زمان کوتاه، امکان دریافت حجم زیادی از اطلاعات و پردازش آنی آنها را ندارند. به همین جهت ، برای کمک به تمرکز بر آموزش سیاست‌ها به استخدامی‌های جدید، مدیر استخدام می­‌بایست سیاست‌های کلیدی از جمله آیین نامه رفتار سازمانی، استراتژی‌ها و سیاست‌های اجرایی مدیریت زمان و هر سیاست دیگری که بر نقش و عملکرد فرد تأثیر می‌گذارد را مشخص کرده و بر روی آن‌ها تمرکز کند.

فناوری و سیستم‌ها

سازمان‌ها از سیستم‌های مختلفی استفاده می‌کنند. استخدامی‌های جدید بسته به شرایط ممکن است نیاز به آموزش داشته و ضمن فراموشی عادات قبلی، خود را با سیستم جدید سازگار کنند.

اکثر سازمان‌ها از چندین سیستم برای بهبود عملکرد استفاده می‌کنند. بنابراین لازم است که استخدامی‌های جدید را با سیستم‌هایی که مربوط به واحد و نقش آن‌ها هستند معرفی کنیم و نحوه استفاده از آنها را نیز به آنها آموزش دهیم. به عنوان مثال برخی از این سیستم‌ها عبارتند از: سیستم های بایگانی الکترونیکی و کاغذی، سیستم‌های مدیریت زمان، سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی و یا سیستم‌های شبکه داخلی.

همچنین ممکن است سیستم‌ها یا راه‌حل‌های نرم افزاری خاصی برای مدیریت پروژه‌ها در سازمان وجود داشته باشد. آموزش نحوه استفاده موثر از این‌ها بسیار حائز اهمیت بوده و بهره وری  کارکنان را تا حد زیادی بهبود می‌بخشد.

ذینفعان کلیدی

در همان ابتدا و بدون معطلی، مشتریان و ذینفعان کلیدی را به استخدامی‌های جدید معرفی کنید. آن‌ها باید از نحوه تلاقی نقش‌هایشان و انتظارات شغلی خود با این افراد آگاه شوند. همچنین در مقام یک مدیر، پروتکل‌های ارتباط ذینفعان و کارکنان در داخل و خارج از چارچوب سلسه مراتب را به اشتراک بگذارید.

مدیریت عملکرد

استخدامی‌های جدید هیجان زیادی برای اثبات خودشان به مدیر و همتایان خود هستند. بنابراین، تهیه یک برنامه مدیریت عملکرد قبل از شروع  به کار کارمندان جدید  و همچنین معرفی و آشناسازی آن‌ها با سیستم مدیریت عملکرد سازمان، اقدامی ضروری است.

بهتر است طرح را ظرف 30 روز ( از تاریخ به شروع کار ) با کارمندان جدیدتان در میان بگذارید.

این برنامه باید در بازه‌های 90 روزه یا 180 روزه و یا 365 روزه ادامه یابد که این امر بسته به پیچیدگی نقش و سازمان متغیر خواهد بود. همچنین، این طرح، اهدافی را که باید به آنها دست یافت، نحوه اندازه گیری آن‌ها، زمان موعد آن‌ها و اینکه چه کسی آن‌ها را ارزیابی می‌کند را نیز مشخص می‌کند.

بخشی از برنامه مدیریت عملکرد نیز تدوین برنامه‌ها برای آموزش‌های مورد نیاز و ترجیحی کارکان است که به تجهیز کارمند به دانش و مهارت لازم برای انجام هرچه بهتر وظایف محوله‌اش کمک شایانی می‌‌کند.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی هم در تکمیل این موضوع مفید خواهد بود.

انواع روش‌های آموزشی

روش آموزش، تا حد زیادی به منابع سازمانی، پیچیدگی نقش و روش‌های مختلف یادگیری افراد بستگی دارد. بنابراین، برای اطمینان از کیفیت و درک اطلاعات منتقل شده باید از روش‌های مختلفی استفاده شود. هر چه سازمان و فرآیندها پیچیده‌تر باشد، آموزش و تکرار آن اهمیت فزاینده‌ای پیدا می‌کند. روش‌های آموزشی متفاوتی که می‌تواند برای کارکنان جدید مفید باشد عبارتند از:

• آموزش با راهنمایی مربی، به صورت حضوری، مجازی.
• آموزش الکترونیکی، خود پیش برنده، بر حسب نیاز.
• آموزش در حین کار ( ضمن خدمت )، یادگیری از طریق تجربه عملی.
• آموزش تقلیدی، مشاهده وظایف و نقش فردی که کارمند جدید آن‌ها را به عهده خواهد گرفت.
• منتورینگ، اصلاح روندها، نگرش‌ها و رویکردها

چگونه کارمندان جدید را به طور موثر و کارآمد آموزش دهیم؟

در اینجا چک لیست آموزش استخدامی‌های جدید را برایتان آورده‌ایم.

1.­ قبل از اولین روز کاری کارمند جدیدتان آغاز کنید.

البته منظورمان این نیست که از آن‌ها بخواهید قبل از شروع به کار برای شما یک دوره آموزشی را بگذرانند. مقصود این است که آنها را روشن کنید که چه انتظاراتی می‌توانند داشته باشند و آنها قطعا بخاطر تصویری که به آنها می‌دهید تا بدانند روند آموزش  و توسعه در سازمان شما چگونه خواهد بود، از شما قدردانی خواهند کرد.

2- یک دستورجلسه ( دستور کار ) ایجاد کنید.

یک دستور کار یا یک برنامه باید شامل جدول زمانی، اطلاعات مربیان (در صورت وجود)، مواد آموزشی، اهداف و غیره باشد.

3- آموزش را هدفمند و متناسب­ سازی کنید.

مطمئن شوید که برنامه‌های آموزشی اولیه، بر شایستگی‌ها و توانایی‌های اصلی که کارمند جدید در شغل خود به آن نیاز دارد تمرکز دارد. برنامه آموزشی با چنین ویژگی‌هایی به اعضای جدید تیم کمک می‌کند تا سریع‌تر با ماهیت کار درگیر شوند و آنها را برای موفقیت بلندمدت آماده می‌کند.

4- با کارمندان با سابقه سازمان در مورد محتوای آموزشی مشورت کنید.

آنها بینش منحصر به فردی در مورد آنچه که نیازهای واقعی و مهم استخدامی‌های جدید است، دارند.

5- از سیستم آموزش همکار به همکار کمک بگیرید.

کارمندان با تجربه‌تر شما می‌توانند در آموزش همکاران جدید خود نقش موثری ایفا کنند.

6- با منتورهای حرفه‌ای که می‌شناسید ملاقات کنید.

این افراد باتجربه می‌توانند به هدایت کارکنان در طی فرآیند آموزش و توسعه شایستگی‌های لازم در آن‌ها کمک کنند.
این مقاله را هم مطالعه کنید: منتورینگ گروهی چیست؟ ۹ مرحله پیاده‌سازی

7- نقشه راه یا مسیر آموزشی طراحی کنید.

به کارکنان جدیدتان توضیح دهید که چگونه مهارت‌های خود را در طول زمان توسعه خواهند داد.

8- روش‌های آموزشی مختلف را با هم ترکیب کنید.

مانند الگوگیری، یادگیری در حین کار، دوره‌های آنلاین، آموزش گروهی و موارد دیگر. به این ترتیب، تمام سبک‌های مختلف یادگیری را نیز آزموده‌اید.

9- بر روی تیم سازی تمرکز کنید.

با تبدیل و تشبیه آموزش استخدامی‌های جدید به یک فعالیت تیمی، مطمئن شوید که کارمندان جدید از همان ابتدا احساس می‌کنند که بخشی از سازمان هستند.

10- به طور مداوم بازخورد خود را ارائه دهید.

کارمندان جدید شما می‌خواهند بدانند که کیفیت کارشان به چه صورت است. بخشی از زمان خود را صرف ارائه بازخورد در مورد نحوه آموزش آن‌ها کنید. به همین بهانه، نظر آنها را نیز در مورد آموزش‌ها جویا شوید.

11- بر تداوم آموزش‌ها تمرکز داشته باشید.

آموزش کارمندان جدید، به محض اینکه احساس کردید کارمند شما به نقطه‌ای رسیده است که می‌تواند وظایف اولیه‌اش را انجام دهد‌، نباید متوقف شود. آموزش‌ها را تا سطوح عالی پیش ببرید. اگر کارکنان شما پتانسیل بالایی دارند، می‌توانید به آموزش سطوح حرفه‌ای و یا ایجاد یک برنامه توسعه رهبری بپردازید.

12- آموزش‌ها را هم در سطوح فردی و هم در سطوح تیمی ارائه دهید.

آموزش در سطح تیم به کارمند جدید کمک می‌کند تا مهارت‌های تیمی و کارکرد تیم را درک کند و خودش را راحت‌تر با تیم‌ها وفق دهد.

13- از فناوری‌ها و تکنولوژی‌های جدید آموزشی استفاده کنید.

سیستم‌های مدیریت آموزش برای ارائه و ارزیابی آموزش‌های استاندارد بسیار مفید هستند.

14- شرایط دسترسی آسان کارکنان به منابع آموزشی را فراهم کنید.

مطمئن شوید که کارکنان جدید می‌توانند دوره‌های آموزشی را در هر زمانی که می‌خواهد بیابند و به طور مستقل به یادگیری شخصی ادامه دهند.

15- میزان پیشرفت کارکنان را رصد کنید.

در نهایت ارزیابی کنید که آیا یادگیری و درک کارمندان از موارد آموزشی به میزان قابل قبولی بوده یا خیر. سپس عوامل دخیل در پاسخ را مجددا بررسی کنید.

در مقابل،

چنین آموزشی، به برنامه‌ریزی هدفمند و مهارت‌های سازمانی قوی نیاز دارد تا به کمک آنها بتواند در راستای ایجاد یک چارچوب ساختاریافته و بستری مناسب که در آن استخدامی‌های جدید بتوانند کارمندان مولدی باشند، موثر واقع شود. آموزش می‌­بایست تا حد زیادی، بسته به کارمند و نقش آن سفارشی‌سازی شود.

مواردی از قبیل درک ماهیت نقش، درک وضعیت فعلی کارمند (بازتابی از تجربیات، عادات و دانش گذشته)، شرایط مرتبط با وضعیت آینده آن‌ها (جایگاهی که باید در 3 تا 12 ماه آینده در آن باشند)، نقاط عطف مهم در طول این مسیر و غیره.

دقت داشته باشید، هیچ یک از موارد فوق بدون برنامه ریزی و گفتمان اصولی امکان پذیر نیست. مدیران باید به اندازه کافی روی موفقیت افراد جدید سرمایه‌گذاری کنند تا آموزش خود را از قبل برنامه ریزی کرده و منابع انسانی خود را برای حرکت در مسیر موفقیت به بهترین نحو تجهیز کنند.

مشارکت و همفکری با منابع انسانی و یادگیری و توسعه

یک برنامه آموزشی موثر برای استخدامی‌های جدید که متناسب با نقش آنها برنامه‌ریزی می‌شود، نیازمند همکاری و تصمیم‌گیری مشترک بین مدیر استخدام، منابع انسانی، و یادگیری و توسعه است.

کارکنان جدید می‌خواهند درک مشخصی از مسیر شغلی و برنامه‌های یادگیری و پیشرفت خود در سازمان داشته باشند. آنها می‌خواهند بدانند که کارکنان چگونه در سازمان پیشرفت می‌کنند و توسعه می‌یابند و تلاش می‌کنند تا از محدودیت‌ها و موانع سازمانی رهایی یابند. مدیر استخدام، با همکاری واحد منابع انسانی و آموزش و توسعه، می‌تواند به جلوگیری از اشتباهات احتمالی استخدامی‌های جدید کمک کند.

نقش واحد مدیریت منابع انسانی و آموزش و توسعه، درک مسیرهای یادگیری مرتبط با نقش، گروه شغلی و دپارتمان کسب و کار است.

از یک طرف، آموزش عمومی سازمانی وجود دارد که ممکن است نیاز به اصلاح سالانه داشته باشد. از سوی دیگر، آموزش هدفمندی نیز برای کارکنان جدید وجود دارد که ممکن است با پیوستن کارکنان جدید و ظهور نقش‌ها و تغییر اهداف سازمان، نیاز به تجدید نظر داشته باشند. بنابراین، واحد منابع انسانی و آموزش و توسعه می‌­بایست از جهت‌گیری سازمان، تأثیری که هر تغییر بر واحد تجاری می‌گذارد و اینکه چگونه این تغییرات به نقش کارمند منتهی می‌شوند آگاه بوده و نسبت به آن حساس باشند.

مسیر یادگیری طراحی شده برای استخدامی های جدید، نه تنها باید آنها را برای شش ماه آینده بلکه برای سال‌های  کاری پیش رو نیز آماده کند.

41 % از متخصصان منابع انسانی بر این باورند که آموزش در حین کار، مهم‌ترین جنبه به­ روز رسانی و بهبود توانایی های کارکنان است.

در نظر داشتن آموزش استخدامی‌های جدید به عنوان یک تلاش مشترک و مضاعف با همکاری خود کارکنان، به شما این فرصت را می‌دهد تا با بهترین استراتژی‌ها، کارکنان را برای موفقیت شغلی­شان آماده کنید.

سخن پایانی

آموزش موثر و ساختاریافته کارمندان جدید منتهی به تربیت نیروی کار مولد و متعهد خواهد شد. به بررسی و تحلیل بازخورد آنها ادامه دهید تا بتوانید با اصلاح روندهای آموزشی، کارآمدی آموزش‌ها در آینده را افزایش دهید.

آموزش استخدامی‌های جدید را به عنوان یک برنامه موخر نبینید، بلکه به عنوان اصلی­ترین بخش از فرآیند آنبوردینگ و از مهمترین اولویت‌های سازمان تلقی کنید. آنگاه اطمینان خواهید داشت که استخدامی‌های جدید نیروهایی سازنده، وفادار و متعهد بوده و در سازمان شما باقی خواهند ماند.

اگر مسیر شغلی خود را به عنوان یک کارشناس آموزش ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای تبدیل شدن به یک متخصص آموزش را می‌دهد.

منبع

https://www.aihr.com/blog/training-new-employees/

ترجمه: حسین نقدی

مصاحبه یکی از بهترین راه‌ها برای تشخیص این است که آیا متقاضی برای موقعیت شغلی موجود و سازمان مناسب است یا خیر.

اگر شما در تلاش برای اشتغال بعنوان کارشناس آموزش هستید، عملکرد شما در مصاحبه یک عامل تعیین کننده خواهد بود.

“آمادگی” کلید موفقیت در مصاحبه‌های شغلی است. برای کمک به شما در این فرآیند، منتخبی از 32 سؤال مصاحبه تخصصی کارشناس آموزش را همراه با چند پیشنهاد برای نظام مند کردن پاسخ‌ها گردآوری کرده‌ایم که در ادامه به آن می‌پردازیم.

نقش کارشناس آموزش چیست؟

قبل از اینکه به نمونه سوالات بپردازیم، بیایید توضیح دهیم که نقش یک کارشناس آموزش چیست؟

اجرا و نظارت بر برنامه‌های توسعه و بهبود عملکرد کارکنان نقش کارشناس آموزش می‌باشد.

کارشناسان آموزش ابتدا شکاف موجود در مهارت‌های کارکنان را مورد تجزیه و تحلیل قرار داده و با ذینفعان داخلی (کارکنان) برای شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه همکاری می‌کنند و سپس بر اساس آن برنامه‌های خلاقانه جدید طراحی و یا برنامه‌های موجود را در صورت نیاز اصلاح و باز بینی می‌کنند.

آنها می‌توانند خودشان آموزش دهند یا بر کارکنانی که آموزش می‌دهند نظارت کنند. کارشناسان آموزش همچنین مسئول تعیین استانداردها و معیارهای قابل استفاده برای ارزیابی برنامه‌های آموزشی هستند.

صلاحیت‌هایی که کارفرمایان در یک کارشناس آموزش مورد ارزیابی قرار می‌دهند اغلب شامل مدرک تحصیلی لیسانس در یک رشته مرتبط و تجربه قبلی در زمینه منابع انسانی، ترجیحاً در حوزه آموزشی است.

یک کارشناس آموزش باید مهارت‌های ارتباطی عالی، مدیریت پروژه و مهارت ارائه و درک کاملی از تکنیک‌های آموزشی و ابزارهای دیجیتال داشته باشد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

الزامات مصاحبه

رسیدن به مرحله مصاحبه در فرآیند استخدام یک موفقیت است، و البته آخرین فرصت شما برای ایجاد یک تأثیر متقاعد کننده می‌باشد.

هرچه آمادگی بیشتری داشته باشید، بهتر می‌توانید در مورد مهارت‌های خود گفتگو و آنها را ارائه نمایید و خود را از سایر کاندیداها متمایز کنید.

ضمن آرامش داشتن در زمان پاسخگویی به سوالات قبل از مصاحبه تخصصی، به چند نکته باید توجه داشته باشید.

*هرچه می‌توانید در مورد سازمان استخدام کننده و شیوه‌ها و فرآیندهای آن آگاهی کسب کنید. این باعث می‌شود مصاحبه کننده متقاعد شود که شما برای بدست آوردن شغل، جدی هستید و تلاش خود را صرف شناخت شرکت کرده‌اید. تحقیق آنلاین انجام دهید و با وب سایت و شبکه‌های اجتماعی آنها آشنا شوید. می‌توانید از این فرصت استفاده و  از اطلاعاتی که کسب کرده‌اید، در پاسخ‌های خود در طول مصاحبه استفاده کنید.

*نقاط قوت خود را شناخته و به نیازهای اصلی شغل مرتبط کنید. از قبل تمرین کنید که چگونه می‌توانید مهارت‌ها و تجربیات خود را با مثال‌های عینی بیان کنید. به این ترتیب، آرامش بیشتری خواهید داشت و خود را به خوبی معرفی خواهید کرد. با این حال، انعطاف‌پذیر باشید و بیش از حد طبق سناریو و برنامه از قبل تعیین شده رفتار نکنید.

*خودت باش، شما نیاز دارید که مصاحبه کننده شما را فردی توانا، دوست داشتنی و قابل اعتماد ارزیابی کند.

*سوالات خود را آماده کنید، با این روش شما راهی برای شناخت بیشتر شرکت با توجه به تحقیقاتی که انجام داده‌اید خواهید داشت و می‌توانید بینش بیشتری نسبت به شغل مورد نظر بدست آورید. وقتی سؤالات سنجیده‌ای مطرح می‌کنید، نشان می‌دهد که روی این فرصت شغلی سرمایه گذاری کرده و مصاحبه را بسیار جدی  گرفته‌اید.

سبک مصاحبه هر سازمانی متفاوت است، بنابراین تنوع زیادی در نحوه پرسیدن سوالات وجود دارد. مدیران استخدام دوست دارند از چندین نوع سوال برای جمع آوری اطلاعات به روش‌های مختلف استفاده کنند.

در این مقاله، چهار دسته از سوالات را مورد بررسی قرار می دهیم: سوالات مربوط به سوابق، نقش‌های خاص،سوالات رفتاری و موقعیتی.

سوالات مصاحبه استخدامی می‌‌تواند برای کسانی که بعنوان کارشناس آموزش استخدام می‌شوند و همچنین برای استخدام کننده‌ها مفید باشد.

سوالات مربوط به سوابق

سوالات مربوط به سوابق، اطلاعات کلی در مورد تحصیلات و سابقه کاری شما جمع آوری می‌کند. این نوع سوالات به مدیر استخدام کمک می‌کند تا میزان اعتبار رزومه شما را بررسی و تایید کند.

این سوالات همچنین چشم اندازی در مورد سوابق و تجربه‌های کاری شما ایجاد می‌کند. و به مدیر استخدام کمک می‌کند تا توانایی‌های مورد انتظار از شما را مشخص کند.

این نوع سوالات ممکن است به شکل زیر باشند.

• چه نوع تحصیلات رسمی و عمومی دارید؟ و چه آموزش‌های خاص و تخصصی دیده‌اید؟
• آشنایی شما با منابع انسانی و حوزه آموزش چگونه بود؟ و چگونه به این عرصه وارد شدید؟
• نقش تحصیلات شما در آماده شدن برای ورود به این عرصه چگونه بود؟
• به نظر شما چه مهارت‌هایی برای یک کارشناس آموزش مهم است؟
• سوابق حرفه‌ای شما چطور آنچه را که برای موفقیت به عنوان یک کارشناس آموزش لازم دارید را در اختیار شما قرار می‌دهد؟
• مهارت‌ها و تجربه‌های به دست آمده از نقش‌های قبلی را چگونه در این موقعیت به کار می‌گیرید؟
• کدام یک از ابعاد آموزش به نظر شما جذاب‌تر و چالش برانگیزتر است؟
• کدام بخش‌ها برای شما ارزشمندتر هستند؟
• در مورد راه‌هایی که مهارت‌های آموزشی شما از ابتدای کار تاکنون تکامل یافته و غنی شده است برای من توضیح دهید.

نکات

• خودتان را برای ارائه خلاصه تحصیلات، سوابق و تجربیات خود آماده کنید، تا بتوانید در چند دقیقه پاسخ‌های موثر در این زمینه ارائه نمایید.
• پاسخ‌های شما فرصتی مناسب برای توجه دادن به این موضوع است که  تجربه و سوابق شما با الزامات شغل مطابقت دارد.
• نشان دهید مهارت‌های سخت، تحصیلات، یا یادگیری و توسعه و سایر گواهی‌های مربوط به منابع انسانی،  چگونه در سهم شما در موفقیت سازمان اثر گذار است.
• دستاوردهای خود را کوچک نکنید حتی اگر به نظر شما کوچک باشند. در عوض، مشتاقانه و با افتخار در مورد تلاش‌های ساده‌ای که نتیجه داده‌اند صحبت کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مصاحبه گروهی چیست؟(+ نمونه سوالات)

سوالات مربوط به مصاحبه بر اساس نقش خاص

هدف از سؤالات مصاحبه با نقش خاص، پی بردن به عمق دانش و مهارت شما در زمینه هایی است که مورد نیاز شغل است. بطور کلی، مصاحبه‌کنندگان می‌خواهند بدانند که آیا می‌توانید این کار را انجام دهید یا خیر. آن‌ها همچنین می‌توانند از این سوالات برای پی بردن به ویژگی‌های خاص شما مانند سبک رهبری و خودآگاهی استفاده کنند. شما باید نمونه‌هایی از حالت‌ها و موقعیت‌هایی را که از مهارت‌های مرتبط با شغل استفاده کرده‌اید و نتیجه مثبتی داشته‌اید را ارائه دهید.

سوالات مصاحبه با نقش خاص ممکن است به صورت زیر بیان شود.

• نیاز سنجی آموزشی را چگونه می‌خواهید انجام دهید؟
• از تجربه خود در زمینه توسعه برنامه‌های آموزشی به من بگویید.
• یک برنامه آموزش موفق بدو استخدام چگونه است؟
• برنامه روزانه شما به عنوان یک کارشناس آموزش چیست؟
• روش آموزشی خود را توضیح دهید.
• بهترین راه برای تشویق کارکنان به شرکت در دوره‌های اختیاری چیست؟
• با چه نوع نرم افزارها و ابزارهای آموزش الکترونیکی آشنایی دارید؟
• فکر می‌کنید چه معیاری برای تعیین میزان موفقیت یک طرح آموزشی وجود دارد؟

نکات

• پاسخ‌های خود را بر نقاط قوتی که باعث شکوفایی شما شده‌اند متمرکز کنید. شما می‌خواهید ویژگی‌های مرتبطی را که باعث می‌شود از سایر کاندیداها متمایز شوید، برجسته کنید.
• در جواب به سوالاتی که از شما می‌شود به ارائه فهرستی از کارها که باید انجام شود اکتفا نکنید و توضیح دهید که چگونه روش‌های شما برای انجام کارها می‌تواند منجر به بهبود نتایج شود و به کارفرما در دستیابی به اهداف شرکت کمک کند.

• نشان دهید که علاوه بر مهارت‌های لازم برای موفقیت در نقش، طرز فکر و ذهنیت درستی نیز دارید. به آنها بگویید که می‌توانید متقاعد کننده باشید و همچنین نسبت به کار خود روش‌ها و رویکردهای مختلفی داشته باشید.

• اگر در زمینه خاصی تجربه ندارید، در مورد آن صادق باشید اما با وجود این به توانایی‌های خود اعتماد کنید. ممکن است شرکت از شما انتظار نداشته باشد که در همه زمینه‌‌ها مهارت داشته باشید و مایل باشید که به شما اجازه دهد جنبه‌های خاصی را در کار بیاموزید.

سوالات مصاحبه رفتاری

سوالات مصاحبه شایستگی محور یا رفتاری به دنبال این هستند که بفهمند شما چگونه با سناریوهای بالقوه، به ویژه سناریوهای دشوار برخورد می‌کنید. آن‌ها می‌خواهند بدانند که چگونه فعالیت‌های آموزشی را مدیریت می‌کنید و ارزیابی کنند که آیا مهارت‌های نرم لازم برای کار، مانند ارتباطات و خلاقیت را دارید یا خیر.

مصاحبه‌کنندگان تصور می‌کنند که نحوه برخورد شما با موقعیت‌های مشابه در گذشته، نشان‌دهنده چگونگی مقابله با چالش‌ها در این موقعیت است.

سوالات احتمالی عبارتند از

• از تجربه زمانی که باید تحت فشار کار می‌کردید بگویید.
• چرا می‌خواهید نسبت به شغل فعلی خود تغییری ایجاد کنید یا اینکه چه چیزی باعث شد آخرین شغل خود را ترک کنید؟
• زمانی را توصیف کنید که در آن یک آموزش هدفی را که تعریف کرده بودید به همراه نداشت، در آن شرایط چگونه عمل کردید؟
• آیا تاکنون با فردی که او را آموزش می‌دادید درگیری و مشاجره‌ای داشته‌اید؟ نحوه برخورد با آن را شرح دهید.
• آیا تا به حال برای برقراری ارتباط با همکاران یا شرکت کنندگان در آموزش دچار مشکل شده‌اید و چگونه آن را حل کردید؟
• از زمانی برایم بگویید که اشتباه کرده‌اید یا در کار شکست خورده‌اید. چگونه با آن کنار آمدید؟
• بازخوردهای انتقادی را در نقش‌های قبلی خود چگونه مدیریت کرده‌اید؟
• آیا تا به حال با یک سرپرست درگیری و مشاجره داشته‌اید و چگونه آن را حل کرده‌اید؟
• تجربه خود را در مورد اعمال تغییرات در یک برنامه آموزشی موجود را شرح دهید. پس از تغییرات به چه نتایجی رسیدید.

نکات

• از گفتن داستان‌های طولانی خودداری کنید. پاسخ‌های خود را مختصر و دقیق نگه دارید.
• هرچه نمونه‌های واقعی بیشتری ارائه دهید، متقاعد کننده‌تر خواهید بود که می‌توانید تأثیر مثبتی بر محل کار داشته باشید.
• پاسخ‌های خود را قبل از موعد با کسی تکرار و تمرین کنید اما از حفظ کلمه به کلمه آنها خودداری کنید.
• روش STAR (وضعیت، وظیفه، اقدام، نتیجه) را بخاطر داشته باشید تا به شما کمک کند تا طرح کلی نحوه پاسخگویی خود را مشخص کنید.

توضیحی در مورد روش STAR

وضعیت/: Situation شرایطی که که در آن بودید را شرح دهید و توضیح دهید چه کسی درگیر آن بود.

وظیفه/ Task: وظیفه ای را که با آن روبرو بودید تعریف کنید.

اقدام/ Action: مراحلی که انجام داده‌اید را مشخص کنید.

نتیجه/ Result: نشان دهید که چگونه اقدامات شما نتیجه لازم را به همراه داشته است.

اگر اطلاعات بیشتری در خصوص تکنیک STAR نیاز دارید فیلم نحوه بکارگیری تکنیک STAR در مصاحبه شایستگی محور را مشاهده کنید.

سوالات مصاحبه موقعیتی

سؤالات مصاحبه موقعیتی برای ارزیابی نحوه تجزیه و تحلیل و واکنش شما به موقعیت‌های خاص در کار استفاده می‌شود.

مصاحبه‌کنندگان شرایط فرضی را مطرح می‌کنند تا ببینند در تصمیم‌گیری و حل مسئله چگونه پیش می‌روید. پاسخ‌های شما سطح تجربه و مهارت‌های ارتباطی شما را نشان می‌دهد.

در زیر چند نمونه سوال آورده شده است.

• اثربخشی یک برنامه آموزشی را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
• یک دوره آموزش از راه دور را چگونه طراحی می‌کنید؟
• چطور نیازسنجی آموزشی می‌کنید؟
• به نظر شما چه زمانی برنامه توسعه کارکنان باید برون سپاری شود؟
• چگونه یک کار جدید که قبلا هرگز انجام نداده‌اید را شروع می کنید؟
• اگر دو روز قبل از یک سمینار مهم متوجه شوید که برخی از مطالب آموزشی مهم را گم کرده‌اید، چه می‌کنید؟

نکات

• اگر سؤالی را به طور کامل متوجه نشدید، بهتر است که توضیح بخواهید زیرا نباید پاسخ مبهم بدهید. اگر بتوانید تمرکز کنید و پاسخی مستقیم و مرتبط ارائه دهید، مؤثرتر خواهید بود.
• مطمئن شوید درمورد هر موقعیتی که صحبت می‌کنید حتما توضیحات کامل خود را ارائه دهید ولی آن را با زبان ساده بیان کنید.
• از گفتن در مورد زمانی که ناموفق بوده‌اید ابایی نداشته باشید. همه اشتباه می‌کنند، اما راه حل آنها مهم است.
• به گونه‌ای پاسخگویی کنید تا نشان دهید در زمانی که نیاز به غلبه بر موانع دارید از خودآگاهی لازم برای یادگیری و بهبود خود برخوردارید.

این مقاله را هم مطالعه کنید سوالات مصاحبه استخدامی مدیر منابع انسانی

نتیجه گیری

تطبیق بهترین فرد واجد شرایط با نقش کارشناس آموزش یک راه دو طرفه است. مصاحبه‌کنندگان باید سؤالات مؤثری را مطرح کنند و پاسخ‌های متقاضی باید نقاط قوت مرتبط و رویکرد منحصربه ‌فرد آن‌ها را به کار نشان دهد. با این حال، شما به عنوان یک مصاحبه شونده نیز باید از این فرصت برای ارزیابی وجود تطابق از دیدگاه خودتان استفاده کنید.

چه به عنوان متقاضی یا مدیر استخدام برای یک مصاحبه کارشناس آموزش آماده شوید، این سؤالات به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مناسبی را ارائه و دریافت کنید.

اگر مسیر شغلی خود را به عنوان یک کارشناس آموزش ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی گام به گام طراحی سیستم آموزش کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای تبدیل شدن به یک متخصص آموزش را می‌دهد.

منبع

https://www.aihr.com/blog/training-specialist-interview-questions/

ترجمه: مهدی عبدیزدان

شرح شغل کارشناس منابع انسانی (HR Generalist) بسته به سطح ارشدیت، اندازه سازمان و مدل عملیاتی منابع انسانی، از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است.  با این حال، برخی از مسئولیت‌ها، شایستگی‌ها و صلاحیت‌های نقش یک کارشناس منابع انسانی در همه شرکت‌ها و صنایع مشترک است.

در این مقاله، برخی از وظایف و مهارت‌های کارشناس منابع انسانی را به همراه یک نمونه شرح شغل آن مورد بحث قرار خواهیم داد تا به شما در درک بهتر این نقش کمک کند.

اگر فرصت مطالعه این مقاله را ندارید، میتوانید وویس زیر را از سرکار خانم سونیا جلالی بشنوید (مدت زمان 6:47)

نمونه شرح شغل کارشناس منابع انسانی (HR Generalist)

بررسی اجمالی شغل

یک کارشناس منابع انسانی روی وظایف و فعالیت‌های مرتبط با افراد در یک سازمان کار می‌کند. همانطور که از نام آن پیداست، HR Generalist‌ها از منظر منابع انسانی از کسب و کار حمایت می‌کنند و فعالیت‌های داخلی و خارجی مرتبط را مدیریت می‌کنند.

HR Generalist‎ها چرخه عمر کارکنان، از جمله برنامه‌ریزی منابع انسانی، تجزیه و تحلیل شغل، استخدام، مدیریت عملکرد، جانشین پروی، و سایر وظایف منابع انسانی را با همکاری متخصصان منابع انسانی، مدیریت می‌کنند. در سازمان‌هایی که متخصصان منابع انسانی استخدام نمی‌کنند، HR Generalist‌ها ممکن است مالک این فرآیندها و مسئول مدیریت کامل آنها باشند.

کارشناسان منابع انسانی هنگام کار با تمام سطوح کارمندان، چندین نقش ایفا می‌کنند. یک روز، آن‌ها می‌توانند با مدیریت ارشد کار کنند و در مورد استراتژی تعامل با کارکنان مشاوره دهند. روز بعد، بسته به نیاز کسب و کار، می‌توانند به جامعه پذیری کارمندان جدید سازمان کمک کنند.

در سازمان‌هایی که HRBP ندارند، مالکیت و مسئولیت HR Generalist‌ها ممکن است در سطح بالاتری باشد. در چنین مواردی، آنها مستقیماً با رهبران کسب و کار کار می‌کنند.

اگر با نقش HRBP آشنا نیستید این مقاله را مطالعه کنید: شرح شغل شریک تجاری منابع انسانی(HRBP)

شرح وظایف کارشناس منابع انسانی

طراحی، پیاده‌سازی و پشتیبانی فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی

طراحی و اجرای فرایندهای منابع انسانی مهمترین وظیفه کارشناس منابع انسانی‌ست. مانند طراحی و پیاده‌سازی فرایند تجزیه و تحلیل شغل، برنامه‌ریزی منابع انسانی، استخدام، مدیریت عملکرد، جامعه‌پذیری، پاداش و مزایا، برنامه‌ریزی جانشین پروری، یادگیری و توسعه روابط کارکنان و غیره. در سازمان‌هایی که متخصصان منابع انسانی (Human Resources Specialist) در آنها استخدام می‌شوند، HR Generalist‌ها نقش پشتیبانی فرآیندهای فوق را ایفا می‌کنند.

حمایت و همراهی با مدیریت ارشد در تصمیم گیری‌های مرتبط با مدیریت کارکنان

حمایت و همراهی کارشناس منابع انسانی با مدیریت ارشد در تصمیم گیری‌های مرتبط با مدیریت کارکنان دارای اهمیت بسیار زیادی است. این موضوع می‌تواند شامل به کارگیری بهترین شیوه‌های منابع انسانی و ابداع استراتژی‌هایی در راستای اهداف و مقاصد شرکت، تضمین رشد شرکت و همچنین رفاه کارکنان باشد. به طور مثال کارشناس منابع انسانی باید با همکاری با مدیریت ارشد برنامه‌های توسعه و آموزش را برای کارکنان به گونه‌ای تدوین کند که با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ شود.

مدیریت روابط کارکنان

از جمله شکایات و امور انضباطی کارکنان. علاوه بر این، ارائه مشاوره در مورد قوانین استخدامی و به روز نگه داشتن قوانین استخدام در عین حفظ روابط صمیمانه با ذینفعان داخلی و خارجی.

استفاده از تکنیک‌های تجزیه و تحلیل کارکنان و گزارش‌دهی

استفاده از داده‌ها برای درک شاخص‌های مدیریت منابع انسانی و ارائه پیشنهادات و راه حل‌هایی با استفاده از تحلیل داده‌ها برای حل مشکلات پیچیده کارکنان.

تهیه گزارش‌های دوره‌ای و سالیانه از عملکرد و وضعیت منابع انسانی برای مدیران ارشد سازمان

این گزارشات به مدیران ارشد امکان می‌دهند تا بر اساس اطلاعات دقیق و جامع از عملکرد کارکنان و مسائل مهم منابع انسانی بهتر تصمیم‌گیری کنند.

مشارکت در توسعه یا بهبود پروژه‌های مرتبط با فناوری منابع انسانی

کارشناس منابع انسانی باید راهکارهای مناسب برای بهبود فرآیندها و استفاده از فناوری در حوزه مدیریت منابع انسانی را ارائه دهد که ممکن است شامل معرفی نرم‌افزارهای جدید منابع انسانی، ایجاد اپلیکیشن‌های موبایل، یا انجام تغییرات در سیستم‌های موجود باشد.

مهارت‌ها، شایستگی‌ها و شرایط احراز

برای اینکه یک کارشناس منابع انسانی باشید به چه چیزهایی نیاز دارید؟ البته، شایستگی‌ها، مهارت‌ها و صلاحیت‌های خاصی وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا در شغل خود موفق شوید. بیایید نگاهی بیندازیم!

شایستگی‌ها و مهارت‌ها

1- هوش تجاری

هوش تجاری یک شایستگی اساسی HR Generalist است. به معنی توانایی توسعه سیاست‌ها و رویه‌های منابع انسانی در راستای اهداف سازمان که هدف آن اطمینان از کارایی و اثربخشی فرآیندهای تجاری و در عین حال تضمین رفاه کارکنان است.

کارشناسان منابع انسانی ملزم به شناسایی و تفسیر بهترین روندها و شیوه‌های تجاری خارجی هستند و آن‌ها را در عملیات روزانه خود به کار می‌گیرند. به عنوان مثال، همگامی با مقررات و روندهای استخدامی کلیدی تا همه امور بطور مطلوب انجام شود.

علاوه بر این، در نظر گرفتن مشتریان داخلی و خارجی در حین طراحی استراتژی برای کسب و کار، برای افزایش رضایت مشتری و در عین حال شخصی سازی تجربه آن‌ها مهم است.

2- سواد داده

تجزیه و تحلیل محوری از نقش‌های یک کارشناس منابع انسانی است. توانایی آنها در استفاده از شاخص‌های منابع انسانی، KPI، کارت امتیازی و داشبورد برای تصمیم‌گیری آگاهانه برای ایجاد یک استراتژی منابع انسانی موثر بسیار مهم است.

آن‌ها ممکن است لزوماً روی جمع آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل آن کار نکنند. در عوض، بر ایجاد ارزش تجاری با استفاده مؤثر از این داده‌ها در شکل مناسب متمرکز هستند.

3- حمایت کارکنان

پشتیبان بودن در فرهنگ و محل کار با ایجاد احساس در خانه بودن کارکنان، هسته اصلی این نقش منابع انسانی است که شامل ارائه راهنمایی و حمایت از آن‌ها و در عین حال کمک برای حل مسائل مختلف است. هدف حمایت کارکنان، ایجاد یک فرهنگ سازمانی فراگیر است که با ارزش‌ها و اخلاقیات کارکنان همسو باشد.

4- مدیریت ریسک

مدیریت ریسک عبارت است از ارزیابی ریسک‌های بالقوه و تلاش برای مدیریت و حذف آن‌ها.  برای یک کارشناس منابع انسانی، این در درجه اول شامل خطرات مربوط به مدیریت نامناسب کارکنان، شیوه‌های ناکارآمد استخدام و رفتار غیرقانونی با کارکنان است. مدیریت ریسک‌های مرتبط با منابع انسانی برای کاهش هزینه‌های عملیاتی و ارتقای برند کارفرما مهم است.

5- مدیریت روابط کار

توانایی مدیریت روابط کار یکی از شایستگی‌های مهم مورد تقاضای کارفرمایان است. این امر مستلزم آن است که کاندیداها درک فنی قوی از قوانین استخدامی و مقررات کار  و در عین حال روابط صمیمانه‌ای با ارگان‌های کارمندی مانند اتحادیه‌ها داشته باشند.  علاوه بر این، این امر مستلزم حفظ سیاست‌ها، رویه‌ها و برنامه‌های کاری شرکت و تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد آنها است.

6- بهینه سازی محل کار

محیط کار به میزان قابل توجهی به بهره وری و عملکرد یک کارمند کمک می‌کند. بنابراین، برای یک کارشناس منابع انسانی، درک چگونگی بهبود اثربخشی بسیار مهم است. آن‌ها نیازهای کارکنان را در محل کار شناسایی و درک، تجربه دیجیتالی قوی ایجاد و نیازهای کارکنان را تجزیه و تحلیل می‌کنند.

در نتیجه، HR Generalist‌ها به ساخت محل‌های کاری کمک می‌کنند که با بهینه‌سازی هزینه‌ها، کارایی و بهره‌وری را افزایش می‌دهند.

7- مهارت‌های نرم

در حالی که مهارت‌های فنی برای یک کارشناس منابع انسانی مهم هستند، مهارت‌های نرم موفقیت را در هر نقشی تضمین می‌کنند. ارتباطات، مهارت‌های بین فردی، مدیریت تعارض، کار تیمی، مهارت‌های خوب گوش دادن، اعتماد به نفس و انعطاف پذیری در این نقش کلیدی هستند.

چنین مهارت‌هایی به متخصصان منابع انسانی اجازه می‌دهد تا مهارت‌های فنی خود را بهینه کنند و از آنها نهایت استفاده را ببرند. این مهارت‌ها نه تنها بهره وری شما را به عنوان یک متخصص منابع انسانی افزایش می‌دهد، بلکه تأثیر مثبتی بر سایر کارمندان می گذارد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۱۸ مهارتی که هر متخصص منابع انسانی به آن نیاز دارد

شرایط احراز

اکثر سازمان‌ها از متقاضیان حداقل مدرک لیسانس در منابع انسانی یا موضوعات مرتبط انتظار دارند.  بسیاری از کارفرمایان نیز درخواست مدرک کارشناسی ارشد می‌کنند، در حالی که برخی دیگر ممکن است آن را امتیاز محسوب کنند.

HR Generalist یک نقش ابتدایی نیست بنابراین، داوطلبان ملزم به داشتن تجربه مرتبط هستند که بسته به سابقه و اندازه شرکت، می‌تواند بین 2 تا 5 سال یا بیشتر باشد.

در حالی که گواهینامه منابع انسانی مورد نیاز نیست، می‌تواند به شما کمک کند در فرآیند انتخاب از بقیه متمایز شوید.  علاوه بر این، یک منبع عالی برای صیقل دادن دانش موجود شما و به روز رسانی شما در مورد روندهای این صنعت است.

دوره جامع مدیریت منابع انسانی آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی به شما کمک می‌کند به دانش مورد نیاز یک کارشناس منابع انسانی تسلط پیدا کنید.

چگونه کارشناس منابع انسانی شویم؟

1- دوره‌های آموزشی مرتبط با مدیریت منابع انسانی را بگذرانید.

با شرکت در دوره‌های آموزشی مرتبط با مدیریت منابع انسانی شروع کنید. این دوره‌ها می‌بایست شامل اصلی‌ترین فرایندهای مدیریت منابع انسانی مانند تجزیه و تحلیل شغل، استخدام، مصاحبه، جامعه‌پذیری، مدیریت عملکرد، حقوق و دستمزد و سایر فرایندهای مرتبط با مدیریت منابع انسانی باشند. دوره جامع مدیریت منابع انسانی آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی به شما کمک می‌کند به دانش عملیاتی مورد نیاز یک کارشناس منابع انسانی تسلط پیدا کنید.

2- یک منتور پیدا کنید.

ارتباط با یک منتور که در زمینه منابع انسانی دانش و تجربه غنی دارد، می‌تواند به شما کمک کند تا از تجارب او بهره‌مند شوید و مسیر حرفه‌ای خود را سرعت بخشید و از راهنمایی‌های یک فرد با تجربه در این زمینه بهره‌مند شوید.

3- با کارآموزی شروع کنید.

اگر تجربه کاری شما در حوزه مدیریت منابع انسانی صفر است، حضور به عنوان کارآموز در بخش منابع انسانی یک سازمان، فرصتی عالی برای درک عمیق‌تر از فرآیندها و وظایف این حوزه است. این تجربه به شما این امکان را می‌دهد تا دانش آموخته شده طی دوره‌های آموزشی را در عمل تجربه کنید و با چالش‌ها و وظایف واقعی مواجه شوید.

4- شبکه‌سازی کنید.

برقراری ارتباط با سایر افراد در حوزه منابع انسانی، از جمله کارشناسان، مدیران، و دیگر فعالان این صنعت، می‌تواند به توسعه شبکه حرفه‌ای شما کمک کند. شرکت در کنفرانس‌ها، سمینارها و گردهمایی‌ها نیز می‌تواند فرصت‌های شبکه‌سازی را افزایش دهد.

5- منابع مرتبط را دنبال کنید.

مطالعه مداوم در زمینه منابع انسانی و دنبال کردن منابع معتبر مثل کتب، مقالات، و وب‌سایت‌های مرتبط، به شما کمک خواهد کرد تا به روز با تغییرات و تحولات این حوزه بمانید.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

درآمد کارشناس منابع انسانی

بر اساس Payscale.com، حقوق یک HR Generalist از 43 هزار دلار تا 73 هزار دلار متغیر است و متوسط حقوق آن در ایالات متحده 53 هزار دلار است. کارشناسان با 1-4 سال تجربه معمولاً 49 تا 54 هزار درآمد دارند. متخصصان ارشد با 5 تا 10 سال تجربه به طور متوسط 59 هزار دلار درآمد دارند، و به طور معمول کارمندان با تجربه‌تر از درآمد سطح بالاتری برخوردارند.

بر اساس داده‌هایSalary.com  کارشناسان منابع انسانی بین 53 تا 67 هزار دلار درآمد کسب می‌کنند که ممکن است بر اساس تحصیلات، تجربه و موقعیت مکانی متفاوت باشد.

طبق گفته Glassdoor، یک کارشناس منابع انسانی به طور متوسط 77 هزار دلار در سال در نیویورک درآمد دارد در حالی که حدود 71 هزار دلار در سال در واشنگتن دی سی درآمد دارد.

در ایران بر اساس گزارشات مختلف این عدد به صورت متوسط برای کارشناس منابع انسانی بین 10 تا 35 میلیون تومان ماهیانه تخمین زده می‌شود.

یک روز از زندگی یک HR Generalist

اکنون، بیایید ببینیم که یک روز در زندگی یک کارشناس منابع انسانی معمولاً چگونه است. با این حال، به یاد داشته باشید که این ممکن است بسته به صنعت، مکان و موقعیت فصلی شما متفاوت باشد.

روز خود را با یک فنجان نوشیدنی شگفت انگیز به انتخاب خود شروع کنید. روز کاری را با مرور ایمیل‌ها، فهرست کارها و تقویم آغاز می‌کنید. شما جلسات روز را یادداشت می‌کنید و برای تمام آماده سازی‌هایی که باید انجام دهید برنامه‌ریزی می‌کنید.

شما اخیراً شخصی را استخدام کرده‌اید.  اکنون زمان آن رسیده است که او را به طور رسمی وارد شرکت کنید. بنابراین، شما با تیم خود بر روی تأیید اسناد و اطمینان حاصل کردن از تکمیل بودن اطلاعات و منابع برای انجام مرحله بعدی کار می‌کنید.

در مرحله بعد، شما باید ایده خود را در مورد ابتکارات تعامل کارکنان به مدیر خود ارائه دهید.  می‌دانید مشارکت کارکنان برای بهره وری و عملکرد ضروری است.  هفته گذشته با همکاران خود به بحث و بررسی و شناسایی مسائل مربوط به کارمندان فعلی نشستید.  امروز، باید ایده‌های حل مسئله خود را برای آن مسائل ارائه دهید.

سپس، زمان استراحت ناهار شماست. ممکن است بخواهید برای ناهار با همکاران خود بنشینید یا در حین صرف غذا مدتی را تنها بگذرانید. حتی می‌توانید بعد از ناهار به پیاده روی بروید تا کمی هوای تازه بخورید.

بعد از ناهار، به لیست کارهای خود نگاه می‌کنید و شروع به کار روی کارهای دارای اولویت می‌کنید.  در مرحله بعد، با مدیر خود ملاقات می‌کنید تا در مورد برنامه ریزی جانشین پروری و چگونگی شناسایی استعدادهای برتر صحبت کنید. در نهایت، شما در جلسه تیم منابع انسانی شرکت می‌کنید تا از پیشرفت همه مطلع شوید و در مورد کارهای آینده صحبت کنید.

در نهایت، پس از یک روز طولانی و پربار، وقت آن است که به خانه برگردید و استراحت کنید، به باشگاه بروید یا برای شام مواد غذایی بخرید.

نوبت شما

نقش یک متخصص منابع انسانی متنوع و سخت است. درک کامل شرح شغل HR Generalist به شما این امکان را می‌دهد که برای مصاحبه‌ها به طور موثر آماده شوید و نقش رویایی خود را با کارفرمای مورد نظر بدست آورید.

سوالات متداول

برای اینکه یک کارشناس منابع انسانی باشید به چه چیزهایی نیاز دارید؟

برای تبدیل شدن به یک کارشناس منابع انسانی، معمولاً به حداقل سه سال تجربه در یک نقش مشابه با مدرک لیسانس یا کارشناسی ارشد در یک رشته مرتبط با منابع انسانی، بسته به کارفرمای هدف، نیاز دارید. علاوه بر این، شما باید دانش قوی از فرآیندها و سیاست‌های منابع انسانی، مقررات استخدامی و مدیریت کارکنان را نشان دهید.

فعالیت‌های HR Generalist چیست؟

مسئولیت اصلی HR Generalist ارائه پشتیبانی منابع انسانی به گروه مشتری است که ممکن است بر اساس عملکرد یا جغرافیا متفاوت باشد. آن‌ها با رهبران کسب‌وکار شریک می‌شوند تا چرخه عمر کارمندان را از ابتدا تا انتها به سرانجام برسانند.

این شامل یادگیری و توسعه، تمرینات مشارکت کارکنان، استخدام و مدیریت استعداد و قانون گذاری برای کارمندان است. اگر سازمانی دارای شرکای تجاری منابع انسانی یا متخصصان منابع انسانی باشد، کارشناسان منابع انسانی در فرآیندهای فوق با آنها همکاری می‌کنند.

آیا کارشناس منابع انسانی یک مدیر است؟

HR Generalist‌ها ممکن است بسته به ارشدیت نقش و نیازهای شرکت مدیر باشند.  اگر آنها یک مشارکت کننده فردی باشند، بر جنبه‌های فنی کار تمرکز می کنند و یک تیم را رهبری نمی‌کنند.  از سوی دیگر، اگر آنها مدیر هستند، تیمی از متخصصان منابع انسانی جوان دارند.

یک کارشناس منابع انسانی به چه کسی گزارش می‌دهد؟

در کسب و کارهای کوچکتر، کارشناس منابع انسانی مستقیماً به مدیر عامل یا مدیر عملیاتی گزارش می‌دهد. در سازمان‌های بزرگ‌تر با چندین کارمند منابع انسانی، کارشناس منابع انسانی به مدیر منابع انسانی، HRBP یا رئیس منابع انسانی گزارش می‌دهد.

منبع: https://www.aihr.com/blog/hr-generalist-job-description/

تهیه و ترجمه: بهار همتی

در جهانی که کار در آن توسط بی‌ثباتی، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام تعیین می‌گردد، نیاز برای وفق دادن سریع الزامی‌ست. منابع انسانی این دسته مشکلات را از طریق نوسازی و دیجیتالی نمودن عملکرد، سریع‌تر حل می‌کند.

به عبارت دیگر، منابع انسانی نیاز دارد هر چه سریع‌تر رویکردی چابک جهت دگرگون ساختن جهان حرفه‌ها، اتخاذ کند.

منابع انسانی چابک چیست و کدام یک از تکنیک‌های آن را می‌توانید در واحد خود به کار ببرید؟

در حال حاضر، رویکرد‌های چابک گاه و بیگاه در فرآیند‌های مختلف مدیریت منابع انسانی مانند جذب استعداد یا مدیریت عملکرد، پدیدار می‌شوند. با این حال، این رویکرد‌ها به مرور در دیگر حوزه‌ها نیز در حال پدید آمدن هستند.

منابع چابک در شروع می‌تواند مبحثی پیچیده بنظر بیاید. اما ما تمام عناصر کلیدی موجود در آن را تجزیه کردیم تا مراحلی کاربردی برای اعمال در محل کار بدست بیاوریم.

منابع انسانی چابک چیست؟

چابک

در ابتدا، بیایید به چیستی  چابک بپردازیم و سپس ببینیم چگونه می‌توان چابکی را در منابع انسانی بکار برد.

”چابک رویکردی تکرارپذیر برای مدیریت پروژه و توسعه‌ی نرم‌افزار است که در تحویل سریع‌تر و با دردسر کمتر پروژه‌ به مشتریان و به تیم‌ها کمک می‌کند.

به جای ریسک کردن همه‌چیز روی یک عرضه نمایی بزرگ همچون ”بیگ بنگ“، یک تیم کاری چابک، کار را در بخش‌های کوچک اما مصرف شدنی تحویل می‌دهد.

مقتضیات، برنامه‌ها و نتایج پیوسته سنجیده می‌شوند، تا تیم‌ها سازوکار طبیعی برای پاسخ دادن به تغییرات سریع را داشته باشند.“

این تعریفی‌ست که به اختصار  چابک را مفهوم‌سازی می‌کند. چابک در اصل رویکردی برای توسعه‌ی نرم‌افزار و پروژه است.

چابک مبنی بر دوازده اصل است:

• مشتری را از طریق تحویل پیش از موعد و پیوسته راضی نگه دارید.
• از مقتضیات متغیر استقبال کنید، حتی در مراحل نهایی توسعه.
• نرم‌افزار کاربردی را مرتباً تحویل دهید.
• مشتریان و توسعه‌دهندگان روزانه با یکدیگر کار می‌کنند.
• پروژه‌ها را حول افراد با انگیزه تولید کنید.
• اطلاعات را طی مکالمه‌های حضوری ابلاغ کنید.
• نرم‌افزار کاربردی، معیار اصلی پیشرفت است.
• یک سرعت پیشرفت دائمی را حفظ کنید.
• به طور پیوسته، به مرغوبیت فنی توجه داشته باشید.
• به اختصار: میزان کار انجام نشده را بیشینه کنید.
• خود سازماندهی تیم‌ها.
• بازنگری و لحن رفتار تیم‌ها.

چابک هنگامی رونق گرفت که توسعه‌دهندگان نرم‌افزار شروع به کار کردن روی برنامه‌های اینترنتی کردند. نیاز برای عرضه‌ی توانایی‌های جدید به بازار با سرعتی بیشتر، بی‌سابقه بود. در نتیجه، تیم‌ها، ابزارها و بسترها تغییر کردند تا با این سبک تحویل جدید وقف پیدا کنند و از این رو، روش‌ چابک، هستی یافت. پدید آمدن این روش، به معنی به وجود آمدن تمرکزی عظیم‌تر روی تکرار، همکاری، خود سازمان‌دهی و نوآوری بود.

چابک در تولید نرم‌افزار آغاز شد و از آن زمان  تا به حال شروع به گسترش در دیگر زمینه‌ها مانند ساخت و ساز، کشاورزی، تحقیقات، زمینه‌ی پزشکی و . . . نیز کرده است در واقع این روش‌ نیست که به دیگر صنایع گسترش داشته، بلکه طرز فکر چابک بوده که از اصول آن نشأت می‌گیرد. منابع انسانی نیز به صورت فعالانه در حال اتخاذ روش‌ چابک است.

تشکیلاتی که اتخاذ یک رویکرد چابک در منابع انسانی را در اولویت قرار می‌دهند، به احتمال زیاد در مقایسه با دیگران خیلی بهتر با تغییرات کنار می‌آیند.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

منابع انسانی چابک

چگونگی اعمال چابکی در منابع انسانی ممکن است مستیقاً واضح نباشد. در واقع،  این طرز فکر چابک است که باید در منابع انسانی اتخاذ کرد و از آن آموخت. الزامیست تا با یک محل کار که همواره در حال تغییر و پیوسته نیازمند راه‌حل‌های سریع است، سروکار داشته باشیم. از این رو، منابع انسانی چابک اینگونه تعریف می‌شود :

* چابک سازی نیروی انسانی برای پاسخ‌دهی سریع‌تر و وفق دادن بهتر خود به موقعیت‌ها با سرعت و انعطاف بیشتر

* داشتن رویکردی انعطاف پذیر نسبت به منابع انسانی که همراه با تغییر قدرت کار قالب می‌گیرد.

* یک تابع منابع انسانی که از سازمان‌دهی با پاسخگویی بهتر به مشتریان، پشتیبانی می‌کند.

اصول چابک در منابع انسانی

چابکی در منابع انسانی که بیش از تنها یک رویکرد برای فرآیند‌های گوناگون منابع می‌باشد، متخصصان منابع انسانی را مجبور می‌کند بیشتر از یک طرز فکر را اتخاذ کنند:

تغییر طرز فکر ۱- از خوشه‌ها تا همکاری

اکثر اوقات منابع انسانی در قالب حوزه‌ها ( برای مثال، استخدام، مدیر اچ آر، مدیریت استعداد و …) بدون هرگونه‌ای تلاشی جهت همکاری، فعالیت کرده است. همچنین منابع انسانی اغلب از کسب و کار حذف شده است.

چابک سازی نیروی انسانی، تیم‌ها را ناگزیر می‌سازد تا چند تخصصی باشند. بعنوان یک مثال برای این گفته، یک متخصص اچ آر می‌توانند در اتاقی کنار یک مدیر کسب و کار، یک سرمایه گذار بانکی و یک متصدی بازار‌یابی بنشیند تا بر روی مدیریت نیاز‌های افراد کار کند.

تیمی را در نظر بگیرید که از این اشخاص تشکیل شده تا بر روی یک مسئله با اینچنین  فرهنگ سازمانی کار بکنند. نتایج این روش، بسیار مؤثر‌تر و فرا‌گیر‌تر از رویکرد سنتی‌ست که در آن فقط متخصصان منابع انسانی باید روی این مسئله کار بکنند. این رویکرد، هم آفرینی که نشان داده می‌تواند راه حل‌هایی خلاقانه‌تر از رویکرد خوشه‌ای ارائه دهد، را تشویق می‌کند.

تغییر طرز فکر ۲- از ثابت تا شکست

یکی از جلوه‌های قدرتمند چابکی در منابع انسانی، سرعتی‌ست که در فرآیند توسعه میسر می‌سازد. این یعنی افزایش در پتانسیل شکست، که در واقع چیز بدی نیست. بلکه فقط دلالت می‌کند که فرآیند‌ها سریع‌تر اجرا شده و راه حلی برای مسئله‌ی در دست با اثربخشی بیشتری توسعه می‌یابد. رویکرد سنتی منابع انسانی، رویکردی ثابت دارد که در آن از تغییر استقبال نمی‌شود و یک سامانه قبل از اجرا شدن باید با اثربخشی ۱۱۰٪ تعیین شود.

تغییر طرز فکر همچنین نمونه‌سازی اولیه را تشویق کرده – یعنی متخصصان منابع انسانی بهترین روش‌های تحویل را آزمایش، برنامه‌ریزی و تحقیق می‌کنند.

مثالی ساده برای این تغییر، تیمی‌ست که متشکل از متخصصان فناوری اطلاعات، یک مدیر منابع انسانی، استخدام، بازاریابی و . . . است. این تیم در عرض دو هفته یک برنامه‌ی مدیریتی می‌سازد و آن را به بیست نفر عرضه می‌کند. یعنی برنامه را روی گروه کوچکی آزمایش کرده و از این رو، عواقب شکست ناچیز می‌گردد.

تغییر طرز فکر ۳- از هر سال به هر روز

اچ آر در خیلی از تشکیلات اغلب از یک چرخه‌ی سالانه پیروی می‌کند که فرآیند‌های مختلف را به دوره‌های گوناگون روی تقویم منصوب می‌کند. پاداش دهی، مدیریت عملکرد، مدیریت استعداد و دیگر فرآیند‌‌های اچ آر معمولا در این وهله به صورت سالانه مرور می‌شوند.

با اینحال، رویکردی چابک در قبال اچ آر به شکل روزانه شرایط را می‌سنجد و سپس با استفاده از روش‌های مناسب، در لحظه‌ برایشان راه حل توسعه می‌دهد. این روش به اچ آر اجازه می‌دهد تا اطلاعات را از محیط اطراف دریافت و بر اساس آن عمل کند.

مزایای رویکرد چابک در منابع انسانی

* همکاری تیمی ارتقا یافته: ما بین کارمندان قسمت‌های متخلف یک تشکیلات، ارتباط و همکاری بهتری وجود دارد. همچنین منابع انسانی چابک بر شفافیت اصرار دارد و از این رو، به مرور زمان به اعضای تیم اعتماد تزریق می‌کند.

* بازخورد پیوسته: بازخورد منظم و پیوسته دریافت می‌شود. این به منابع انسانی اجازه می‌دهد تا راه حل‌ها را زمانی که مؤثر و بجا هستند، توسعه دهد.

* وفق‌پذیری بهتر: همه‌گیری ویروس، نیاز تیم‌ها برای وفق دادن خود به شرایط در حال تغییر را برجسته ساخته است. هدف روش‌شناسی چابک این است ”آزمایش، آموزش و بهینه‌سازی“ داشته باشد تا به تیم‌ها اجازه‌ی تغییر سریع در صورت نیاز، داده شود.

* سنجش بزرگتر خروجی: چابک بر نتایج تاکید می‌کند، چیزی که در صفحه‌نمایش و تصویرسازی‌های آن واضح است. از این رو، تشکیلات اچ آر می‌تواند نتایج مستقیم مربوط به زمان، هزینه و عملکرد نوآوری را نشان دهد.

چگونه چابک را روی منابع انسانی اعمال کنیم؟

لازم نیست تیم‌ شما به طور کامل رویکرد چابک را اتخاذ کند تا اثربخشی داشته باشد. بلکه می‌تواند خصوصیت‌های ویژه‌ای را بر پایه نیازتان انتخاب کنید.

در پائین، مراحل کلی که می‌توانید هنگام اعمال روش‌شناسی چابک روی اچ آر، از میان‌شان انتخاب و اتخاذ کنید را آورده‌ایم. ما از ”معارفه‌ی برای تازه واردان“ جهت نمایش روش‌ چابک در عمل استفاده می‌کنیم.

۱- مسئله را مشخص کنید

پیش از آنکه از روشی برای ارتقای فرآیند منابع انسانی بهره ببرید، ابتدا لازم است مسئله‌ای که قصد بهبودش را دارید، مشخص کنید. بهترین روش برای انجام این کار، مشاوره با تمام سهام‌داران دست اندرکار است.

مثال: در حال حاضر بیشتر از ده روز برای یک تازه وارد زمان می‌برد تا کارهای اداری معارفه را تکمیل کند. منابع انسانی می‌خواهد این زمان به سه روز کاهش یابد.

۲- بر اساس منابعتان تصمیم بگیرید، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص کنید

همین که مسئله را مشخص کردید، مرحله‌ی بعدی جمع کردن یک تیم برای حل آن است. تیم‌های چابک معمولا کوچک و دارای مهارت‌های مکمل هستند.

این تیم از یکی از روش‌های چابک برای طراحی و انجام راه حل مورد نظر استفاده خواهد کرد. ممکن است بخواهید از اسکرام، کانبان، استارت آپ‌های کارآمد، تجربه، توسعه و عملیات و تحویل پیوسته که همگی از روش‌های چابک هستند، بهره ببرید.

به عبارت ساده‌تر، کار از طریق دوره‌های فشرده پیش می‌رود – دوره‌ زمانی دو تا چهار هفته‌ای که در انتهای آن، تیم نسخه‌ای ابتدایی از پروژه را تحویل می‌دهد. در دوره‌های بعدی، تیم روی پروژه قبلی کار می‌کند.

هر رویکردی که برای استفاده انتخاب کنید، لازم است در ابتدا منابع انسانی و همچنین منابع فیزیکی ( مانند تصویرسازی‌ها، صفحه نمایش‌ها و . . .) مورد نیازتان را به حساب بیاورد.

مثال: جهت کاستن از زمان لازم برای پر کردن کار اداری معارفه، باید سامانه‌ای طراحی کنید که تمام اسناد مربوطه الزامی را تسهیل و اطلاعات تکراری حذف کند. تیمی متشکل از منابع انسانی، استخدام‌گران و پرسنل فناوری اطلاعات جهت توسعه‌ی صفحه نمایش تشکیل دهید.

اکنون نیاز دارید هر عضو گروهتان را در گروه‌هایی کوچک‌تر قرار دهید تا نتایج درجه یک حاصل شود. هر تیم مسئول فراهم آوردن بازخورد به تیم اصلی در جلسات سرپایی‌ست.  به طور ایده‌آل، شما یک مسئول اسکرام نیز انتخاب می‌کنید که مسئولیتش هدایت کامل پروژه و تیم است. در مثال ما، این فرد می‌تواند یک منابع انسانی باشد.

 ۳- هدف‌هایتان را توسعه دهید

در رویکرد چابک، هدف‌ها آن چیز هستند که باید در هر دوره‌ تحویل داده شوند. می‌توان اینها را به فعالیت‌هایی تجزیه کرد. تا بتوانید تصمیم بگیرید که باید آن را انجام دهید و چقدر زمان انجامش صرف می‌کند. تمام اعضای تیم باید در این فرآیند شرکت داشته باشند. پس از آن، فعالیت‌ها اولویت‌بندی شده و به اعضای مختلف تیم داده می‌شوند. در هنگام جلسات سرپایی، اعضای تیم باید همدیگر را نسبت به پیشرفتی که داشته‌اند به روز‌رسانی کنند.

مثال: همه‌ی اسناد معارفه را جمع‌آوری کرده و به طور خودکار تا دو هفته درون پایگاه داده‌های الکترونیکی قرار دهید.

این یک هدف بزرگتر خواهد بود و پس‌افت شما آن را به وظایف کوچکتر تجزیه خواهد کرد. مثال:

* فرم ثبت‌نام، درخواست کمک‌هزینه‌های پزشکی و فرم حقوقی کارمندان را جمع کرده و در یک پوشه‌ی مشترک قرار دهید.

* تعیین کنید چه کسی، چه چیز را در چه وقت امضا کرده است.

* دو راه حل الکترونیکی را بازبینی کنید.

۴- با اولین دوره، کار خود را شروع کنید

همانطور که قبلا ذکر کردیم، دوره مدت زمانی معمولا کوتاه و مشخص است که در طی آن یک تیم تلاش می‌کند بخش قابل توجهی از کار را انجام دهد. این به تیم شما کمک می‌کند سریع‌تر کارها را به انجام رساند. بیشینة زمانی برای یک دوره معمولا دو هفته ‌است.

در حین جلسات سرپایی منظم ( روزانه یا هفتگی )، اعضای تیم باید پیشرفت‌شان در این دوره را بحث کنند. بخش‌هایی که تیم‌ در دوره مشغول همکاری سر آن هستند نیز باید در جلسات ذکر شود.

مثال: آیا همه‌دان اچ آر پوشه را با تمامی فرم‌ها آماده کرده است؟ اگر نه، مشکل از چیست و کی‌ می‌تواند در آن به او کمک کند؟

5- بازخورد را یادداشت کنید

پس از کامل نمودن دوره، زمان بازبینی دوره فرا می‌رسد.

در اینجا لازم است به بازخورد بیاندیشید، هم از سوی تیم و هم از سوی مشتریان و مصرف‌کنندگان. دریابید که چه مشکلاتی از کجا سربرآورده، همچنین موانع موفقیت و نقاط درماندگی را مشخص کنید. تحلیل کنید که بار کاری مناسب بوده و همکاری صورت گرفته باشد. اگر از نخستین دوره موفقیت چشمگیری بدست آورده‌اید، حتماً آن را جشن بگیرید. این به تیم کمک می‌کند تا برای دوره‌های بعدی پرانگیزه باشد.

مثال: پس از آزمایش کردن فرآیند جدید، تیم متوجه شد پروژه همچنان شش روز برای پایان یافتن نیاز دارد. کارمند جدید فراموش کرد یک فرم را یادداشت کند. تیم تصمیم می‌گیرد فرآیند را دوباره تکرار و همچنین یک ایمیل یادآوری برای کارمند جهت نوشتن فرم‌ها در روز دوم و سوم ارسال کند.

باید بخش‌هایی از فرآیند که برایتان جواب می‌دهد را انتخاب کنید. ممکن است لازم باشد چند دوره تا پایان کامل محصول انجام دهید. هیچگونه رویکرد یک‌ بار تلاشی وجود ندارد.

نمونه‌های عملکرد منابع انسانی چابک

خروجی فرآیند بالا به معنی این است که منابع انسانی سریع‌تر کار می‌کند و راه‌ حل‌هایی نسبت به گذشته پویاتر تولید می‌کند. در ادامه مثال‌هایی از مزایای چابک کار کردن بر روی فرآیندهای منابع انسانی آورده شده است.

استخدام

یکی از گران‌ترین هزینه‌ها برای هر تشکیلات، زمانی‌ست که صرف استخدام استعداد‌ها می‌کنند. تقاضا‌یی دائم برای پر شدن جاهای خالی و همچنین روش‌ استخدام چابک وجود دارد.

فرآیند استخدام سنتی شامل غربالگری، مصاحبه، مصاحبه‌ی ثانویه، ارزیابی، شاید یک مصاحبه‌ی برای بار آخر و در نهایت پیشنهاد استخدام است. گرچه این روش مخالف روش‌ چابک است. روش‌ چابک به هر کاندید، شفافیت و درک درستی از تشکیلات و همچنین اطلاعاتی در مورد وظایف کاندید و کارمند برای سریع‌تر شدن انتخاب می‌دهد.

برای مثال، اوبر عنصر گیمیفیکیشن را با یک برنامه به اسم اوبردرایو به فرآیند استخدام افزود. این بازی، متقاضیان را به سان فرانسیسکو می‌برد و در ازای اتخاذ کوتاه‌ترین مسیرها و داشتن اطلاعات در مورد چگونگی پیشنهاد دادن نصیحت شهری به مشتریان، به راننده‌ها امتیاز می‌دهد.

برنامه با کاندیدها دیدگاهی شفاف از کاری که به آن مشغول خواهند شد، چه میزان درآمد خواهند داشت و نحوه‌ی کار برای کمپانی، ارائه می‌کند.  این باعث افزایش فرآیند انتخاب برای همة افراد درگیر می‌شود و همچنین راه حلی بهینه و سریع‌تر نسبت به استخدام سنتی فراهم می‌آورد.

مطالعه این مقاله هم مفید خواهد بود: جذب و استخدام با رویکرد چابک

معارفه

واحدهای منابع انسانی پیوسته در حال تلاش برای بهبود بخشیدن به تجربه‌ی تازه واردان هستند، چرا که آن دوره از لحظه‌های بحرانی برای یک تجربه‌ی شغلی خوب است. معارفه موازی یک روش‌شناسی چابک برای معارفه‌ی کارمندان است که هدف ان پویا و موجه کردن تجربه‌ی کار برای تازه واردان است.

تجربه‌ی معارفه باید شامل موارد پایه، یعنی معرفی فرد جدید تیم به تشکیلات کلی، نقش‌ها، وظایف، ارزش‌ها، هدف‌ها، ماموریت و . . . روش‌شناسی چابک با  هم‌آفرینی تجربه‌ی کار برای فرد جدید، به ثمر می‌رسد. این تجربه‌ها باید در طی دوره‌ها انجام شوند ( به طور مثال سه یا چهار هفته ).

مدیریت عملکرد

یکی از حوزه‌های منابع انسانی که در سال‌های گذشته مورد توجه همگان در آمده، مدیریت عملکرد است.  همیشه به طور پیوسته در رابطه با سودمندی عملکر سالانه و مناسب بودن رویکرد برای سنجیدن عملکرد کارمند، همواره شاهد بازخورد بوده‌ایم.

رویکردی چابک در قبال مدیریت عملکرد، گفتگوهای پی در پی و بحث‌های منظم درباره‌ی عملکرد را به جای بحث‌های سالانه و نیم‌سالانه تشویق می‌کند. این گونه بازخورد منظم به کارمندان و مدیران اجازه می‌دهد اغلب و سریع‌تر تغییر ایجاد کنند و فرآیندهای کاری را پیمایش کنند.

بعنوان مثالی در این باره، گیت‌ لب تمرکز رویکرد مدیریت عملکرد خود را به روی تیم‌های مدیریت خودکار تغییر داد. انها پیمایش را به همه چیز اعمال و شفافیت کامل را در دستور کار قرار دادند. در کتاب راهنمایشان، به طور ویژه روی ”اندازه‌گیری کار بر اساس نتیجه و نه ساعت“ تمرکز کردند.

این تغییر مخصوصا بعنوان پاسخی به همه‌گیری کووید-۱۹ تمرکز کرد، و همچنین رویکرد چابک به آنها در این تغییر کمک کرد. پس از آن، آنها تمرکز خود را روی عملکرد و سودمندی بعنوان منطق اصلی نحوه‌ی محاسبه‌ی عملکرد کارمندان‌شان به جای ساعت‌های کاری نهادند. برای پشتیبانی از این نظر، گیت لب یک ماتریکس عملکرد تولید که آن را نیز پیمایش کردند. محصول این فرآیند فرآهم آوردند فرصتی برای کارمندان جهت دریافت بازخورد پیوسته برای توسعه‌شان بود.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/agile-hr/

ترجمه: امیر مهدی مزینانی

واقعیت را به من بگو و من یاد خواهم گرفت. حقیقت را به من بگو و من باور خواهم کرد.

اما برای من یک داستان بگو تا برای همیشه در قلب من زنده بماند.

(ضرب المثل هندی)

همه ما عاشق یک داستان خوب هستیم افراد همیشه مجذوب داستان‌ها بوده‌اند. برای هزاران سال، داستان نویسان از این ابزار برای تأثیرگذاری، آموزش و الهام بخشیدن به ما استفاده کرده‌اند. یکی از دلایلی که داستان‌ها بسیار قدرتمند هستند این است که اطلاعات را به احساسات تبدیل می‌کنند.

به همین دلیل است که وقتی اطلاعات از طریق یک داستان منتقل می‌شود، آن‌ها را بهتر به خاطر می‌آوریم و برای اقدام کردن انگیزه پیدا می‌کنیم.

وقتی نوبت به جذب و استخدام استعدادها می‌رسد، داستان سرایی راهی برای ارتباط با کاندیداهای بالقوه مطلوب است که به آگهی‌های شغلی ما نگاه هم نمی‌کنند. قصه گفتن پیام شما را ساده‌تر، الهام بخش‌تر و جذاب‌تر می‌کند.

به خواندن این مقاله ادامه دهید تا بیاموزید که چگونه هنر داستان سرایی می‌تواند به شما کمک کند داوطلبان بهتری جذب کنید و برند کارفرمای خود را بهبود بخشید.

چرا از داستان سرایی در استخدام استفاده کنیم؟

همه متقاضیان استخدام فعال نیستند. مطالعات نشان می‌دهد که حدود 70٪ از جویندگان کار منفعل هستند، به این معنی که آنها فعالانه به دنبال فرصت‌های شغلی جدید نیستند. آگهی‌های شغلی سنتی شما به آنها نمی‌رسد، اما داستان‌های هیجان انگیز شما به دست آنها می‌رسد.

شما شرح شغل خود را طراحی کرده‌اید، صفحه شغلی را در وب سایت خود آماده کردید و همه چیز آماده به نظر می‌رسد. اما، چه چیزی شما را از صدها شرکت دیگر که برای نامزدهای برتر رقابت می‌کنند متمایز می‌کند؟

پاسخ به طرز شگفت آوری ساده است: داستان خود را بگویید.

پیام‌هایی که به‌صورت داستان ارسال می‌شوند می‌توانند تا ۲۲ برابر بیشتر از واقعیت‌ها به یاد ماندنی باشند. انسان‌ها 65 درصد از داستان‌هایی را که می‌شنوند به خاطر می‌آورند. در حالی که این میزان در مورد حقایق تنها 5 درصد است.

داستان سرایی در استخدام، راهی برای جلب علاقه و افزایش آگاهی متقاضیان کار، از سازمان شما به عنوان یک کارفرما است. داستان سرایی به شما کمک می‌کند تا تجربه کارکنان خود را بسازید و برند کارفرمای خود را تقویت کنید.

چه داستانی بگوییم؟

داستانی که می‌گوییم باید بتواند به این سوالات داوطلبان پاسخ دهد:

• این چه نوع سازمانی است؟
• کار کردن در اینجا چگونه است؟
• این شرکت در آینده به کجا می‌رود؟
• آیا از کار کردن در اینجا خوشحال خواهم شد؟

شما داستان‌هایی می‌خواهید که بتواند به این سؤالات پاسخ دهد و اطلاعاتی را که متقاضی برای تصمیم گیری در مورد شما نیاز دارد ارائه دهد.

در ادامه چند نمونه از داستان‌هایی که می‌توانید روایت کنید به اشتراک گذاشته شده است.

داستان تاسیس شرکت

اولین داستانی که می‌توانید برای متقاضیان استخدام بگویید، داستان تاسیس شرکت شماست.

افراد نمی‌خواهند فقط کار کنند و دستمزد بگیرند آن‌ها می‌خواهند بخشی از یک داستان بزرگتر و جالب‌تر باشند و بتوانند شور و اشتیاق بنیانگذار شرکت شما را درک کنند.

شرکت شما هم حتما داستان تاسیس جالبی دارد. اگر بنیانگذار یا افراد آگاه دیگر در دسترس هستند با آن‌ها مصاحبه کرده و داستان تاسیس شرکت را پیدا کرده و منتشرش کنید.

داستان‌های کارکنان

دسته دوم داستان‌هایی است که مشخص می‌کند چرا کارکنان، سازمان شما را برای کار کردن انتخاب کرده‌اند و یا چرا سازمان شما را ترک نمی‌کنند؟ چه کاری در سازمان شما انجام می‌دهند و چه تجربه‌ای از کارکردن در سازمان شما دارند.

شغلشان برایشان چه معنایی دارد و چرا آن را ادامه می‌دهند؟

کارمندان خود به عنوان قهرمانان اصلی داستان‌های شرکت خود انتخاب کنید. داستان‌های افراد واقعی، یک شرکت را معتبرتر و باورپذیرتر می‌کند.

یک نمونه از داستان‌های کارکنان (با تمرکز بر معنای کار) را می‌توانید در ویدئو زیر مشاهده کنید.

داستان‌هایی درباره مزایای شرکت

شکل دیگری از داستان گویی برای جذب استعدادها، گفتن داستان درباره مزایایی است که شرکت به کارکنان ارائه می‌دهد مثل دور کاری، امکان رشد، ایجاد تغییرات مثبت و…

کارکنان بیشتر از پول می‌خواهند روی چیزهای مهم کار کنند و تغییری پایدار و مثبت در دنیا ایجاد کنند. اگر چنین باشد احتمالا به استخدام در سازمان شما علاقمند می‌شوند.

از کارکنان بخواهید ویدئوهای شخصی خود را در مورد تجربه استفاده از مزایای شرکت منتشر کنند.

داستان‌هایی درباره فرهنگ و ارزش‌های شرکت

فرهنگ یک شرکت باید از بالا پایین بیاید. بسیاری از رهبران داستان جالبی پشت آنچه که آن‌ها را به موفقیت سوق داده است، دارند.

از این شکل داستان گویی برای نشان دادن نوع تجربه، فرهنگ سازمانی و روایتی که داوطلبان بالقوه در صورت پیوستن به شرکت شما تجربه می‌کنند، استفاده کنید.

همچنین می‌توانید ارزش‌های خود را لیست کنید و این سوالات را از خود بپرسید.

چه زمانی کسی نمونه‌ای از این ارزش‌ها را مشاهده کرد؟

چه زمانی دیدید که کسی دقیقا بر خلاف ارزش رفتار کند؟

این وقایع را مستند کنید و داستان‌هایی پیرامون آن بسازید.

چگونه از داستان سرایی در استراتژی استخدام خود استفاده کنید؟

برای انجام این کار چهار گام زیر را دنبال کنید.

1- مشخص کنید پیام شما چیست؟

قبل از شروع به نوشتن داستان خود، یک لحظه وقت بگذارید و پیامی که می‌خواهید با کمک آن ارسال کنید را مشخص کنید.

پاسخ به این سوال که می‌خواهید به متقاضیان کار چه چیزی را منتقل کنید؟

2- از کارکنان خود استفاده کنید.

چگونه به داستان سازمان خود جان می‌دهید؟ درست است، با درگیر کردن کارمندان در داستان، حس انسانی را به داستان خود اضافه می‌کنید.

فراموش نکنید که هر داستان را برای نقشی که برای آن استخدام می‌کنید شخصی سازی کنید. اگر می‌خواهید یک متخصص مالی استخدام کنید، از داستان شخصی که در امور مالی کار می‌کند استفاده کنید. مخاطب شما باید با داستانی که گفته می‌شود ارتباط برقرار کند و با آن درگیر شود.

3- داستان سرایی تصویری، بهترین شیوه داستان سرایی است.

پیام خود را با تصاویر (عکس و به خصوص ویدیو) ارسال کنید. این روش سریعتر توجه افراد را به خود جلب می‌کند و همچنین برای مدت طولانی‌تری با آنها خواهد ماند. به جای اینکه بنویسید یک متقاضی چه نوع محیط کاری را می‌تواند انتظار داشته باشد، چرا او را به سفری ویدئویی در دفاتر، رویدادهای تیمی و تجربه کارکنان نبرید؟

4- رسانه‌های اجتماعی کلیدی هستند.

داستان خود را از طریق رسانه‌های مختلف سازمان و همچنین شبکه‌های اجتماعی کارکنان پخش کنید تا مخاطبان زیادی را جذب کنید.

داستان سرایی قدرتمند است

قصه گویی ذاتا برای انسان‌ها فریبنده است. علاقه بیشتر و ارتباطات عمیق‌تری ایجاد می‌کند و بسیار متقاعدکننده است.

داستان سرایی به ابزار جدیدی در استخدام تبدیل شده است زیرا فرهنگ، ارزش‌ها و سنت‌های شرکت را برای افراد خارجی ملموس می‌کند. رهبران بزرگ امروزی قدرت داستان سرایی را درک می‌کنند و می‌دانند که چگونه می‌تواند بر استخدام افراد تأثیر بگذارد.

به عنوان یک استخدام کننده، متخصص منابع انسانی یا مدیر استخدام از این رویکرد استفاده کنید و استراتژی‌های استخدام خود را بهبود بخشید.

منابع

https://www.seenit.io/blog/how-and-why-to-use-storytelling-in-recruitment-marketing

https://www.greenhouse.io/blog/how-you-can-use-storytelling-to-up-your-recruiting-game

https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2019/10/08/successful-recruitment-its-all-about-storytelling/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

در مقاله OKR چیست و چه کاربردی دارد؟ در خصوص مفهوم OKR و نحوه استفاده از آن به عنوان یک سیستم قدرتمند هدفگذاری صحبت کردیم.

در این مقاله‌ نحوه بکارگیری OKR برای مدیران و رهبران منابع انسانی تشریح شده و همچنین مثال‌هایی از OKR‌ها در حوزه‌های مختلف مدیریت منابع انسانی آورده شده است.

در انتهای این مقاله نیز شما می‌توانید فایل اکسل تکمیل شده هدفگذاری به روش OKR در مدیریت منابع انسانی را دانلود کنید و با کمک آن اهداف و نتایج کلیدی فرایندهای مختلف منابع انسانی سازمان خود را طراحی کنید.

اهداف و نتایج کلیدی (OKR) چیست؟

OKR مخفف عبارت Objectives and key results به معنی اهداف و نتایج کلیدی است.

منظور از اهداف چیزهایی است که می‏‌خواهیم در حوزه مدیریت منابع انسانی به آن برسیم و نتایج کلیدی مشخص می‏‌کند تا چه میزان به اهدافمان نزدیک شده‌ایم؟

ویژگی‌های اهداف و نتایج کلیدی در جدول زیر نمایش داده شده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری

مثال‌هایی از اهداف و نتایج کلیدی در حوزه مدیریت منابع انسانی

جدول زیر شامل اطلاعات واضح و مثال‌هایی به تفکیک حوزه‌های مختلف منابع انسانی ست است که به شما کمک می‌کند مفهوم OKR در مدیریت منابع انسانی را درک کرده و بتوانید OKR‌های سازمان خود را طراحی کنید.

دانلود فایل اکسل OKR تکمیل شده

شما می‌توانید یک نمونه فایل اکسل OKR منابع انسانی تکمیل شده را از لینک زیر دانلود کنید.

OKR Template

برای استفاده از این الگو، اهداف منابع انسانی و نتایج کلیدی مربوطه را وارد کنید. برای هر نتیجه کلیدی، هدف و مالک (مسئول) را وارد کنید.
نتایج کلیدی خود را هر ماه به روز کنید.

فایل اکسل، پیشرفت شما را در هر نتیجه کلیدی و برای کل هدف محاسبه می‌کند.

چرا از OKR استفاده کنیم؟

تغییر و حرکت منابع انسانی از بخش اداری به شریک استراتژیک شتاب گرفته است. این بدان معنی است که بیش از هر زمان دیگری مهم است که رهبری منابع انسانی، تیم خود را بر روی اقدامات مهم متمرکز نگه دارد.

الگوی اهداف و نتایج کلیدی منابع انسانی برای رهبران منابع انسانی طراحی شده است تا اهداف استراتژیک منابع انسانی را به وضوح بیان کنند و پیشرفت به سمت اهداف را دنبال کنند.

توسعه اهداف و نتایج کلیدی منابع انسانی (HR OKR) به شما کمک می‌کند تا اقداماتی را که با استراتژی سازمانی  همسو هستند، اولویت‌بندی کنید و برای ارزیابی نتایج خود رویکردی مبتنی بر داده را در پیش بگیرید. با کمک این الگو:

• بر روی مهمترین اهداف خود متمرکز بمانید.
• اقدامات را به اولویت‌های استراتژیک متصل کنید.
• در یک نگاه از عملکرد و پیشرفت اطلاع حاصل کنید.

رسیدن به اهداف خود را به شانس واگذار نکنید. با کمک OKR و این الگوی آماده یک نمای کلی واضح از اهداف، اولویت‌ها و عملکرد خود ایجاد کنید.

منبع

https://www.aihr.com/blog/hr-okr-tracker-template/

ترجمه: آرزو رضایی عادل