مقالات

استخدام مدیر منابع انسانی کار ساده‌ای نیست. مدیران به دنبال سکاندارانی شایسته هستند که سکان کشتی مدیریت منابع انسانی سازمانشان را به آن‌ها بسپارند.

اما چالش اصلی در انتخاب مدیر منابع انسانی این است که از کجا متوجه شویم فرد داوطلب می‌تواند گزینه‌ی مناسبی برای ما باشد؟

در پاسخ به این چالش ممکن است تصمیم بگیرید مصاحبه کنید، از آزمون‌های سنجش دانش و مهارت استفاده کنید، از تست‌های روانشناختی و روانسنجی(مثل تست‌های شخصیت، هوش هیجانی و…) بهره بگیرید و یا از سایر ابزارهای ارزیابی نظیر کانون‌های ارزیابی و توسعه کمک بگیرید.

هر یک از این روش‌ها می‌تواند در صورت استفاده درست، کارآمد و اثربخش باشد و در مورد میزان اثربخشی آن‌ها می‌توان جداگانه صحبت کرد.

اما چون مصاحبه رایج‌ترین و پرکاربردترین روش ارزیابی ماست، در این مقاله می‌خواهم روی مصاحبه استخدامی متمرکز شوم و نمونه‌ای از سوالات مصاحبه استخدامی مدیر منابع انسانی را با شما به اشتراک بگذارم.

واضح است که سوالات مصاحبه شما بسته به شرح شغلی که برای مدیر منابع انسانی در نظر گرفتید،  هدفی که از استخدام برای این موقعیت شغلی دارید و ویژگی‌های کسب و کارتان می‌تواند متفاوت باشد.

بنابراین اگر به دنبال جذب و استخدام یک مدیر منابع انسانی توانمند هستید، سوالات پیشنهادی ما را می‌توانید به عنوان یک نقطه‌ی شروع برای ایده گرفتن در نظر بگیرید.

در استخدام مدیر منابع انسانی دنبال چه هستیم؟

در استخدام مدیر منابع انسانی در پی این هستیم که به این سوالات پاسخ دهیم.

آیا او دانش، مهارت، تخصص و اشتیاق لازم برای ایفای نقش به عنوان مدیر منابع انسانی را دارد؟

آیا با تیم، فرهنگ و ارزش‌های سازمان ما متناسب هست؟

سوالاتی که در مصاحبه استخدامی مدیر منابع انسانی می‌پرسیم باید ما را به پاسخ دو سوال فوق نزدیک کند و بتواند بیشترین اطلاعات فردی، شخصیتی و مهارتی را در مورد متقاضی شغل در اختیارمان قرار دهد.

سوالات پیشنهادی برای مصاحبه با مدیر منابع انسانی

در ادامه تعدادی از این سوالات را در چهار دسته سوالات بیوگرافی محور، سوالات سنجش انگیزه، ترجیحات و آرزوهای متقاضی، سوالات سنجش دانش و تخصص و سوالات شایستگی محور، با هم مرور می‌کنیم.

بخش اول: سوالات بیوگرافی محور

دسته اول سوالات برای استخدام مدیر منابع انسانی، سوالات بیوگرافی محور است. سوالات این مصاحبه مربوط به سوابق و تجارب کاری فرد است و وضعیت متقاضی را از طریق رزومه وی مورد بررسی قرار می‌دهیم و پرسش‌هایی درباره مشاغل مختلف، دلایل تغییر این مشاغل، موضوعات لذت بخش یا نارحت کننده برای او و مانند آن را مطرح می‌کنیم.

سوالاتی نظیر

• کمی درباره خودتان صحبت کنید؟
• چه موقعیت‌های شغلی را تجربه کردید؟
• به عنوان مدیر منابع انسانی در تجربه قبلی چه مسئولیت‌هایی بر عهده شما بود؟
• به عنوان یک مدیر منابع انسانی چه ویژگی‌هایی دارید که به عملکرد موفقتان کمک می‌کند؟
• همکاران قبلی شما را چطور توصیف می‌کنند؟
• اعتبار و تجربه گذشته‌تان، چگونه به شما کمک می‌کند تا در این موقعیت عالی باشید؟
• چه تجربه‌ای به عنوان رهبری تیم منابع انسانی دارید؟
• کدام بخش‌های حرفه مدیر منابع انسانی برای شما جذابیت بیشتر و کدام بخش‌ها جذابیت کمتری دارد؟
• در شغل‌های قبلی در زمینه‌ی مدیریت منابع انسانی چه دستاوردهایی داشتید؟

مهم‌ترین ویژگی این سوالات آن است که ساده‌ست، گارد دفاعی ابتدای مصاحبه را شکسته و به صحبت کردن داوطلب کمک می‌کند. همچنین اطلاعاتی را در خصوص تجربیات و دستاوردهای فرد و همچنین اثربخشی وی در مشاغل قبلی به ما می‌دهد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چک لیست مصاحبه استخدامی+ دانلود رایگان

بخش دوم: سوالاتی برای سنجش انگیزه‌ها، آرزوها و ترجیحات متقاضی

بخشی از مصاحبه با مدیر منابع انسانی را به سنجش انگیزش و آرزوهای وی اختصاص دهید. با کمک این سوالات می‌توانید در مورد تعادل میان آرزوها و انگیزه‌های شخصی متقاضی و توان سازمان برای تحقق آن فکر کنید.

تعدادی از این سوالات در ادامه پیشنهاد شده است.

• چرا شغل مدیر منابع انسانی را انتخاب کردید؟
• بخش مورد علاقه شما برای کار در حوزه منابع انسانی کدام بخش است؟
• چه هدف‌های بلندمدتی برای شغلت در نظر گرفته‌ای؟
• تصور می‌کنید کارهای روزانه‌تان چه خواهد بود؟
• درباره جنبه‌های منفی این حرفه چه می‌دانید؟
• چه جنبه‌هایی از کار کردن در یک سازمان برای شما مهم است؟
• چه جنبه‌هایی از کار کردن با یک مدیر برایتان مهم است؟

دقت کنید که هیچ پاسخ صحیح یا غلطی برای این پرسش‌ها وجود ندارد. ارزیابی پاسخ‌های داده شده به پرسش‌های مربوط به انگیزه‌ها و آرزوهای متقاضیان، به ماهیت پست مورد نظر، زمینه‌های پیشرفت و رشد متقاضی و فرهنگ سازمان شما بستگی دارد.

بخش سوم: سوالاتی برای سنجش دانش و تخصص متقاضی

شغل مدیر منابع انسانی به مجموعه‌ای از دانش، مهارت و تخصص نیاز دارد. با پرسیدن سؤالات دانش محور به دنبال این هستیم که ببینیم آیا توانایی‌های متقاضی با مجموعه دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام کار مطابقت دارد یا خیر.
مبنای ما برای طرح این سوالات، شرح وظایف تدوین شده در سند تجزیه و تحلیل شغل مدیر منابع انسانی‌ست.

در اینجا چند نمونه آورده شده است.

• چطور استراتژی منابع انسانی را طراحی می‌کنید؟
• برای یافتن بهترین استعدادها چه استراتژی‌هایی در حوزه استخدام استفاده می‌کنید؟
• فرایند مدیریت عملکرد موثر در سازمان چه مراحلی دارد؟ و آخرین چالشی که در حوزه مدیریت عملکرد حل و فصل کردید؟
• اصلی‌ترین روندهای منابع انسانی در سال پیش رو کدامند؟
• چه تجربه‌ای از کار با نرم افزاهای منابع انسانی و تحلیل داده‌ها دارید؟
• عملکرد واحد منابع انسانی با چه شاخص‌هایی سنجیده می‌شود؟
• توسعه برند کارفرمایی در شرکت را چطور پیش می‌برید؟
• موثرترین اقدامی که در جهت بهبود انگیزه کارکنان در سازمان‌های قبلی انجام دادید؟

مدیریت مسائل مهمی چون استخدام، جامعه‌پذیری، آموزش کارمندان، استعدیابی، جانشین پروری، ارتقا، فرهنگ سازمانی و… می‌تواند مبنای شما برای طراحی سوالات دانش محور باشد.

بخش چهارم: سوالات شایستگی محور

شغل مدیر منابع انسانی طیف وسیعی از شایستگی‌ها نظیر حل مساله، ارتباطات، رهبری، مربی‌گری، تیم سازی، تصمیم گیری و … را طلب می‌کند. بنابراین بخشی از سوالات مصاحبه ما حتما می‌بایست اختصاص به مصاحبه شایستگی محور یابد.

در مصاحبه شایستگی محور به دنبال این هستیم که شایستگی‌های فرد را از طریق موقعیت‌های واقعی و عملی و تجربیات وی مورد پرسش قرار دهیم.

اگر با مصاحبه شایستگی محور آشنا نیستید مقاله سوالات پیشنهادی برای مصاحبه شایستگی محور را مطالعه کنید.

نمونه‌ای از این سوالات در ادامه آمده است.

• سخت‌ترین چالشی که در حوزه مدیریت منابع انسانی در یکسال گذشته حل و فصل کردید؟ (حل مساله)
• درباره سخت‌ترین همکاری که موفق به کار کردن با وی نشدید صحبت کنید. (کار تیمی)
• درباره آخرین اقدامی که در حوزه مدیریت منابع انسانی برای رشد خود انجام دادید صحبت کنید؟ (یادگیرندگی)
• آخرین تعارضی که در تیم کاری موفق به حل آن نشدید؟ (ارتباطات)
• در مورد زمانی صحبت کنید که فرد دیگری با کمک شما رشد کرد؟ (مربی گری)
• درباره اثربخش‌ترین تصمیمی که در حوزه مدیریت منابع انسانی گرفتید صحبت کنید؟ (تصمیم گیری)

سوالات این بخش را می‌بایست بر اساس مدل شایستگی که برای مدیر منابع انسانی در سازمانتان تعریف کردید طراحی کنید.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی جذب و استخدام و  مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

سخن پایانی

در این مقاله تعدادی سوال را مطرح کردم که به تجربه در مصاحبه‌های استخدامی مدیر منابع انسانی برایم موثر عمل کرده است. شما می‌توانید از این سوالات ایده بگیرید و سوالات مناسب خودتان را طراحی کنید.

چه تجربه‌های دیگری علاوه بر سوالات مطرح شده در این که مقاله دارید که می‌تواند به دوستان آکادمی در جلسه‌ی مصاحبه (چه به عنوان مصاحبه‌کننده و چه به عنوان مصاحبه‌شونده) کمک کند؟ در بخش نظرات با ما به اشتراک گذارید.

منبع: دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

شریک تجاری منابع انسانی(HR Business Partner) یا یه اختصار (HRBP) یکی از نقش‌های حوزه مدیریت منابع انسانی‌ست که این روزها بسیار می‌شنویم و برداشت‌های متفاوتی از آن داریم.

شریک تجاری منابع انسانی یک رابط استراتژیک بین منابع انسانی و کسب و کار است. یعنی در عین حال که این متخصصان منابع انسانی درک عمیقی از کسب و کار دارند از فرایندهای مدیریت منابع انسانی هم پشتیبانی می‌کنند.

در این مقاله که ترجمه‌ای از  مقالهhr-business-partner-job-description است، شرح وظایف، شرایط احراز، درآمد و یک روز از زندگی کاری شریک تجاری منابع انسانی(HRBP) به طور کامل معرفی شده است. اگر به این موضوع علاقمند هستید تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

اگر با مفهوم شرح شغل آشنا نیستید این مقاله را مطالعه کنید: تجزیه و تحلیل شغل چیست؟(به همراه یک نمونه)

بررسی شغل شریک تجاری منابع انسانی

شرکای تجاری منابع انسانی یا به اختصار (HRBP) به همسو سازی استراتژی منابع انسانی با استراتژی تجاری سازمان کمک می‌کنند. آن‌ها علاوه بر ایفای نقش به عنوان کارشناسان اجرایی و پشتیبانی سازمان، نمایندگان اعمال تغییرات  لازم در سازمان و شریک استراتژیک کسب و کارها هستند.

شریک تجاری منابع انسانی با همکاری و همراهی مدیران سازمان در راستای تعیین اولویت‌ها، خلق ارزش و ارائه نتایج بدست آمده فعالیت دارند. با توجه به اندازه سازمان‌ها، یک شریک تجاری منابع انسانی ممکن است مسئول صدها و یا حتی هزاران کارمند باشد. به طور کلی شرکای تجاری منابع انسانی بخشی از واحد مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها هستند.

تعهدات شریک تجاری منابع انسانی

مسئولیت‌های دقیق شریک تجاری منابع انسانی می‌تواند با توجه به صنعت، اندازه سازمان، اهداف استراتژیک، بلوغ سازمانی منابع انسانی و سایر عوامل تاثیرگذار متفاوت باشد. با این حال، وظایف عمومی تعریف شده برای تمامی شرکای تجاری منابع انسانی یکسان و شامل موارد زیر خواهد بود.

1- برنامه‌ریزی استراتژیک

یک شریک تجاری منابع انسانی کارآمد، توانایی این را خواهد داشت تا با تمرکز بر نیروی کار موجود، به سازمان خود کمک کند تا برای آینده آماده شود. زمینه‌های فعالیت شرکای تجاری منابع انسانی در این مورد عبارتند از:

* تجدید و توسعه مهارت: نیازسنجی آموزشی و کمک به عملکرد یادگیری و توسعه در همسوسازی برنامه‌های آموزشی با اهداف تجاری

* برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار: حصول اطمینان از اندازه، شکل، هزینه و چابکی مناسب نیروی کار سازمان برای آینده
* برنامه‌ریزی جانشین پروری: انتخاب و پرورش استعدادهای کلیدی جهت اطمینان از وجود سرمایه انسانی متخصص برای پر کردن نقش‌های حیاتی

2- مربی‌گری، مشاوره و رهبری منابع انسانی

یک شریک تجاری منابع انسانی کارآمد باید درک روشنی از تاثیر چالش‌های فعلی و آینده بر افراد سازمان خود داشته باشد. به همین خاطر شرکای تجاری منابع انسانی می‌توانند مشاوره و مربی‌گری مثبت و کارآمدی را به ذینفعان کلیدی ارائه دهند.
با این حال، شریک تجاری منابع انسانی تنها باید یک مشاور باشد، نه کسی که مراقب تمامی مسائل سازمان است. وظیفه اصلی او تقویت رهبری برای رسیدگی به امور افراد در سازمان است.
در اینجا به برخی از مسئولیت‌هایی که ممکن است در شرح شغل شریک تجاری منابع انسانی با آنها روبرو شوید می‌پردازیم:
* جلسات هفتگی یا دو هفتگی با رهبران کسب و کار و در صورت نیاز ارائه مشاوره منابع انسانی به آن‌ها
* به روز رسانی دانش فردی در مورد قوانین و مقررات استخدامی و همچنین سایر الزامات قانونی در مورد مدیریت نیروی کار جهت راهنمایی و کمک بهینه به رهبران سازمان در این موارد
* ارائه راهنمایی‌ها و پیشنهادات لازم جهت ایجاد و اجرای فرآیندها و سیاست‌های منابع انسانی

3- ایجاد یک سازمان رقابتی

شریک تجاری منابع انسانی به سازمان خود کمک می‌کند تا مشتریان را جذب کرده و ضمن پیدا کردن بهترین استعدادها، آنها را حفظ کند. بنابراین، برای کمک به سازمان خود برای ماندن در صدر بازار، کار آنها دو وجهی خواهد بود.
شرکای تجاری منابع انسانی نقش مهمی در اطمینان از انطباق استراتژی‌ها و آموزش‌ها با مسیر توسعه محصول را ایفا می‌کنند. مسئولیت‌های موجود در شرح شغل شریک تجاری منابع انسانی در این مورد می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

* رهنمودهای لازم جهت مدیریت عملکرد روزانه به مدیران و سرپرستان (به طور مثال مشاوره، برنامه ریزی شغلی، مربی‌گری و …. )
* کمک به مدیران خط در برخورد با مسائل سازمان، کارکنان و اعمال تغییرات مرتبط
* بهینه سازی طراحی سازمانی جهت افزایش بهره وری و بهبود عملکرد کسب و کار

این متخصصان منابع انسانی همچنین در حصول اطمینان از اینکه سازمان پتانسیل جذب و حفظ بهترین استعدادها را دارد نیز بسیار مهم هستند. به همین ترتیب می‌توانند فعالیت‌های مرتبطی از قبیل موارد زیر را نیز عهده دار باشند:
* همکاری با سایر اعضای واحد منابع انسانی در اجرای استراتژی‌های استخدام نوآورانه و فراگیر
* توسعه و یا کمک به توسعه استراتژی جبران خدمات و مزایا در آینده
* اجرای مدل‌های پاداش و قدردانی جهت افزایش تعلق کارکنان

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

4- پشتیبانی فرهنگ سازمانی و تجربه کارکنان

کمک به ایجاد و حفظ یک فرهنگ سازمانی قوی، و همچنین بهبود مستمر تجربه کارکنان سازمان، یکی از اصلی‌ترین مسئولیت‌های یک شریک تجاری منابع انسانی آینده نگر است. شرکت‌ها اغلب از شریک تجاری منابع انسانی خود موارد زیر را انتظار دارند:
* ارائه مشاوره و پیشنهادات موثر جهت نوآوری‌های مرتبط با فرهنگ سازمانی، مانند تحول فرهنگی سازمان
* همیاری مدیریت منابع انسانی در زمینه سلامت کارکنان، تنوع و شمولیت، و مدیریت استعداد
* همکاری با مدیریت و کارکنان جهت حل تعارضات و کمک به تسهیل روابط مثبت کارکنان، حفظ محیط کاری سالم ، ایجاد روحیه و کاهش جابجایی های ناخواسته

فراموش نکنید که مسئولیت‌های شرکای تجاری منابع انسانی به ندرت شبیه به هم بوده و با توجه به سطوح مختلف آن‌ها متفاوت خواهد بود.

شریک تجاری ارشد منابع انسانی (که می‌تواند معاون منابع انسانی یا مدیر ارشد منابع انسانی باشد) به طور معمول نقش استراتژیک بالاتری نسبت به سایر سطوح دارد و کسی است که گفتگوهای تجاری را هدایت می‌کند. بنابراین، عمده تمرکز او بر برنامه ریزی استراتژیک، مربیگری و مشاوره رهبری مسائل منابع انسانی معطوف خواهد بود.

به همین ترتیب، شرکای تجاری سطح متوسط منابع انسانی ​​(که به آنها مدیران جوان منابع انسانی نیز گفته می‌شود) افرادی هستند که در گفتگوها و تصمیم گیری‌ها نقش مشارکتی دارند. بنابراین می‌توان گفت که بخش زیادی از مسئولیت‌های آن‌ها متمرکز بر کمک به شریک تجاری ارشد منابع انسانی در فرآبندهای مربیگری، کمک به مدیران در برخورد با مسائل مربوط به کارکنان، یا مشارکت در فرآیند توسعه استراتژی منابع انسانی سازمان خواهد بود.

مهارت‌ها و شرایط احراز شریک تجاری منابع انسانی

اگر چه شرح شغل شریک تجاری منابع انسانی در سازمان‌ها متفاوت است. با این حال، برخی شایستگی‌ها، مسئولیت‌ها و شرایط احراز عمومی وجود دارد که شناخت آن‌ها شما را در راستای درک بهتر نقش شریک تجاری منابع انسانی یاری می‌کند.

1- مهارت‌های شریک تجاری منابع انسانی

مهارت‌های زیادی وجود دارد که هر شریک تجاری منابع انسانی برای موفقیت به آن‌ها نیاز دارد. در اینجا به بررسی مهارت‌هایی می‌پردازیم که در شرح وظایف این نقش نیز قابل مشاهده است.

علم داده (Data literacy)

لزومی به دانش تخصصی داده برای شریک تجاری منابع انسانی وجود ندارد. با این حال، اکثر سازمان‌ها به شریک تجاری منابع انسانی که توانایی جمع آوری، ایجاد، درک و تفسیر داده‌ها را داشته باشد نیاز بیشتری دارند. در اینجا برخی از مهارت‌های مربوط به علم داده را که در شرح شغل شریک تجاری منابع انسانی نیز ممکن است مشاهده کنید آورده‌ایم:

– توانایی خواندن و تفسیر داشبوردها و گزارش‌های حاوی داده‌های پیچیده
– آشنایی با تکنیک‌های تحلیل داده محور منابع انسانی
– آشنایی با روش‌های جمع آوری داده‌ها اعم از کمی و کیفی
– امکان تدوین، تنظیم  و سنجش  معیارها و  KPIهای مرتبط و استفاده از آن‌ها برای هدایت نتایج

هوش تجاری(Business acumen)

این مهارت مربوط به درک اصول مالی، ریسک، پاداش و نتایج کسب و کار است. یک شریک تجاری منابع انسانی کارآمد فردی است که نه تنها دارای مهارت‌های منابع انسانی قوی است، بلکه درک عمیقی از صنعت حوزه سازمان کاری خود دارد. برخی از سازمان‌ها نامزدهایی را ترجیح می‌دهند که سابقه و تجربه کار به عنوان شریک تجاری منابع انسانی در صنعت خاص خود را داشته باشند، در حالی که برخی دیگر به دنبال نامزدهایی هستند که توانایی درک کامل از سازمان و صنعت آن‌ها را در آینده داشته باشند.

تخصص دیجیتال(Digital proficiency)

شرکای تجاری منابع انسانی باید بتوانند از فناوری روز جهت افزایش کارایی و هدایت نتایج استفاده کنند.
یک شریک تجاری منابع انسانی موفق باید تجربه استفاده از فناوری‌های روز منابع انسانی مانند سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی ( HRIS ) را برای تدوین و پیاده سازی استراتژی کارآمد منابع انسانی، اعمال شیوه‌های مدیریت منابع انسانی و نیز پیگیری و مدیریت هزینه‌ها داشته باشد. این فهرست می‌تواند شامل فناوری‌های خاص منابع انسانی مانند سیستم اطلاعات منابع انسانی یا سایر فناوری‌ها مانند هوش تجاری، ابزارهای تجسم داده‌ و یا ابزارهای ارتباط آنلاین باشد. همچنین، تسلط بر Microsoft Office Suite و یا Google Suite  نیز یک مهارت عمومی در این حرفه به حساب می‌آید.

وکیل مدافع(People advocacy)

شرکای تجاری منابع انسانی باید بتوانند از کارکنان و حقوق آنها دفاع کرده و البته در صورت نیاز مقابله و یا عقب نشینی کنند. همچنین برای حمایت از نیروی کار دانش حقوقی قوی یکی از مهارت‌های مهمی است که باید در آنها احراز شود. به طورکلی شرح شغل این بخش شامل مهارت‌های زیر می‌شود:
– دانش و یا تجربه با قوانین کار ملی و منطقه‌ای و مقررات مالیاتی و تامین اجتماعی
– درک درست و عمیق از تکنیک‌های مدیریت منابع انسانی و مهارت‌های عالی مدیریت کارکنان
– مهارت‌های منتورینگ و برقراری ارتباط موثر
– مهارت همدلی و حمایتگری

سایر مهارت‌ها

برای موفقیت در این مسیر، یک شریک تجاری منابع انسانی کارآمد، علاوه بر چهار شایستگی ذکر شده در بالا به مهارت‌ها و توانایی‌های دیگری هم نیاز دارد. اکثر آگهی‌های شغلی در این زمینه، به دنبال چندین مهارت دیگر نیز در افراد هستند که نمونه‌های آن را در زیر آورده‌ایم.

– مهارت‌های ارتباطی قوی و ارائه عالی
– مهارت حل مسئله فوق العاده و قوی
– درک عمیق و درست در بسیاری از فرآیندها از جمله تنوع و شمولیت، مدیریت عملکرد، پاداش و مزایا، مدیریت استعداد، روابط کارکنان و اتحادیه‌ها و غیره…
– مدیریت عالی منافع ذینفعان و ایجاد روابط کاری مستحکم و تعاملی در سراسر سازمان
– مدیریت تغییرات مثبت و نیز توانایی مدیریت پروژه

2- شرایط احراز شریک تجاری منابع انسانی

اکثر سازمان‌ها از متقاضیان شغل شریک تجاری منابع انسانی مدرک کارشناسی یا کارشناسی ارشد در رشته‌های مرتبط با مدیریت منابع انسانی، مطالعات سازمانی، مدیریت دولتی و یا مدیریت بازرگانی را می‌خواهند. همچنین با توجه به موقعیت سازمان، نیروی کار و نیز مشتری‌ها، ممکن است نیاز به مدرکی مبنی بر تایید مهارت در زبان انگلیسی و یا حتی سایر زبان‌ها داشته باشید.

در حالی که گواهینامه معتبر و تخصصی شریک تجاری منابع انسانی اجباری نیست، اما می‌تواند مزیت و برتری بیشتری را در طول فرآیند جذب برای شما ایجاد کند. این روزها گواهینامه‌های مختلفی برای حرفه شریک تجاری منابع انسانی ارائه می‌شود که بسیاری از آن‌ها بصورت آنلاین و آزاد ارائه می‌شوند.

دوره جامع مدیریت منابع انسانی آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی به شما کمک می‌کند به فرایندهای اصلی مدیریت منابع انسانی یک شریک تجاری منابع انسانی تسلط پیدا کنید.

درآمد شریک تجاری منابع انسانی

به طور کلی تحصیلات، گواهینامه‌ها، مهارت‌ها، سوابق کاری و حوزه‌ی کاری سازمان از جمله عوامل تأثیرگذار بر درآمد شریک تجاری منابع انسانی به شمار می‌آیند.
بر اساس آمارهای salary.com، متوسط ​​حقوق شریک تجاری منابع انسانی در ایالات متحده معمولاً حدود 56.023 تا 70.868دلار است. در نقش یک مشاور سازمانی، شریک تجاری منابع انسانی می‌تواند بین 84.200 تا 106.700 دلار درآمد کسب کند.

موقعیت شما نیز تاثیر بسزایی بر درآمد شما خواهد گذاشت. طبق گزارش Payscale، یک شریک تجاری منابع انسانی جوان و تازه کار، با یک تا چهار سال سابقه کار، اگر در نیویورک مستقر باشد می‌تواند 77000 دلار درآمد داشته باشد، در حالی که در هیوستون این رقم به 69000 دلار کاهش می‌یابد. طبق گزارش Glassdoor، متوسط ​​حقوق یک شریک تجاری منابع انسانی در بریتانیا به 56.841 پوند می‌رسد.

یک روز از زندگی کاری یک شریک تجاری منابع انسانی

در این قسمت نگاهی اجمالی به یک روز کاری معمول برای یک شریک تجاری منابع انسانی خواهیم داشت. لطفاً توجه داشته باشید که وظایف و مسئولیت‌های روزانه شما در جایگاه شریک تجاری منابع انسانی ممکن است با توجه به بازه‌های زمانی در سال، دسترسی و حوزه اختیارات شما و همچنین نوع کسب و کار سازمان متفاوت باشد.

* روز خود را با مقداری قهوه، چای یا آب شروع می‌کنید. سرحالی یک نیاز ضروری برای شریک تجاری منابع انسانی و البته هر شغل دیگری است. کار خود را با مرور ایمیل‌ها و فهرست برنامه های کاری خود و همچنین چک کردن تقویم جهت آماده شدن برای جلسات پیش رو آغاز می‌کنید. اگر تیم شما دارای استندآپ است، این اولین جلسه‌ای است که در آن شرکت می‌کنید.

* پس از آن، باید به صورت حضوری یا آنلاین، با سهامداران یا مشتریان مهم‌تر نشست داشته باشید. بر اساس داده‌های که تجزیه و تحلیل کرده‌اید، راه حلی برای بهبود عملکرد ارائه می‌دهید. متوجه شده‌اید که استخدام‌های جدید سازمان شما، از فرآیند پذیرش سازمانی کارکنان جدیدالورود راضی نبوده، و همین امر منجر به ترک زودهنگام آن‌ها می‌شود. بنابراین پیشنهاد برگزاری جلسات متعدد و موثرتری بین استخدامی‌های جدید و مدیران و همکاران آن‌ها جهت شفاف سازی انتظارات، ایجاد روابط و ارائه بازخورد را مطرح می‌کنید.

* وقت ناهار است و شاید کمی پیاده روی در اطراف ساختمان محل کار البته اگر شرایط آب و هوایی مساعد باشد. بعد از ظهر، شما فرصت مناسب برای کارکردن رو برخی از برنامه‌های کلان خود را دارید. پس از آن، جلسه‌ای با مدیر ارشد منابع انسانی به جهت همسوسازی خط مشی جدید منابع انسانی در مورد مرخصی با حقوق که نیاز به به روز رسانی با توجه به شرایط پاندمی جدید دارد را خواهید داشت. بلافاصله بعد از آن نشست پیگیری پروژه دیگری را برگزار کنید و سپس بقیه زمان کاری را صرف ارزیابی و تحلیل گردش کار کنید.

* وقتی تمامی برنامه‌های کاری روزتان را با موفقیت به اتمام رساندید، وقت آن است که به خانه بروید و یا شاید به باشگاه. یک خواب راحت و آسوده شبانه همان چیزی است که بعد از یک روز سخت کاری نیاز دارید.

اگر به اطلاعات بیشتر در مورد شغل شریک تجاری منابع انسانی علاقمند هستید مقاله 7 نمونه از شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی برای شما مفید خواهد بود.

سخن پایانی

نقش یک شریک تجاری منابع انسانی متنوع و چالش برانگیز است. درک درست شرح شغل و وظایف شریک تجاری منابع انسانی به شما کمک می‌کند تا برای مصاحبه آماده شوید و شغل رویایی خود را بدست آورید.

منبع

https://www.aihr.com/blog/hr-business-partner-job-description/

ترجمه: حسین نقدی(با اندکی ساده سازی)

شرکت‌های بزرگ معمولاً چندین متخصص منابع انسانی برای مدیریت منابع انسانی خود دارند. اما استارتاپ‌ها متفاوت هستند. به طور معمول، آنها با بودجه محدود کار می‌کنند، تمرکز لیزری بر رشد درآمد خود دارند و نمی‌خواهند با کار و سیاست‌های اضافی بوروکراتیک محدود شوند.

اما استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک هم برای موفقیت، به استراتژی‌های منابع انسانی نیاز دارند.

بیایید بررسی کنیم که مدیریت منابع انسانی در استارتاپ‌ها در عمل چرا و چگونه به نظر می‌رسد!

آیا یک استارتاپ به منابع انسانی نیاز دارد؟

پاسخ کوتاه بله است؛ استارتاپ‌ها به منابع انسانی نیاز دارند. بنیانگذاران در استارتاپ‌ها اغلب کلاه‌های متعددی را به صورت همزمان بر سر می‌گذارند. آنها با وجود آموزش ندیدن در حوزه منابع انسانی، چندین شغل و وظیفه از جمله منابع انسانی را بر عهده می‌گیرند. ساعات طولانی و استرس مواقعی که آن‌ها در تلاش برای راه‌اندازی و ارتقا کسب‌وکار خود هستند رایج است. در حالیکه استخدام و فرایند آشناسازی کارکنان جدید، شادی کارکنان و فرهنگ شرکت در انتهای لیست اولویت‌ها قرار دارند.

مشکل این است که این امر منجر به ناهماهنگی بزرگی در تیم می‌شود که نقش مهمی در شکست استارتاپ‌ها دارد.

23 درصد از کسب و کارها به دلیل نداشتن تیم مناسب شکست می‌خورند. به همین دلیل است که از همان ابتدا یک کارمند اختصاصی منابع انسانی ضروری است. اختصاص منابع به توسعه منابع انسانی، استارتاپ شما را برای موفقیت بلندمدت در جذب و حفظ استعدادهای برتر آماده می‌کند و این امر در نهایت منجر به رشد کسب و کار خواهد شد.

منابع انسانی در استارتاپ چه می‌کند؟

مدیریت منابع انسانی در استارتاپ‌ها اغلب توسط یک یا چند کارمند انجام می‌شود که مسئولیت اصلی آن‌ها نیست. وقتی استارتاپ‌ها یک کارمند اختصاصی منابع انسانی را استخدام می‌کنند، معمولاً به عنوان یک واحد منابع انسانی شروع به کار می‌کنند. اما آن‌ها دقیقا چه کار می‌کنند؟

اصول اولیه خط‌مشی‌ها و فرایندهای منابع انسانی را تنظیم کنید.

عملکردهای منابع انسانی در یک استارتاپ شامل ترسیم خط‌مشی‌ها و رویه‌های بنیادین برای ارائه راهنمایی و ساختار روشن به کارکنان برای محیط کار است. این خط‌مشی‌ها و فرایندها به کارکنان یک نقطه مرجع برای رفتار استاندارد کسب و کار می‌دهد. سیاست‌ها ممکن است شامل حقوق و مزایای کارکنان، مرخصی با حقوق و بدون حقوق، تاخیر، نظم و انضباط، اینترنت و داده‌ها، کدهای رفتاری، مدیریت عملکرد، یادگیری و توسعه و موارد دیگر باشد.

سوابق کارمندان را سازماندهی کنید.

یک واحد منابع انسانی تضمین می‌کند که سوابق و اسناد مهم از جمله اسناد تجاری، رزومه‌ها، ارزیابی‌های عملکرد، مرخصی، تصادفات، اطلاعات حساس و موارد دیگر به طور مرتب نگهداری می‌شوند.

تیم را رشد دهید.

برای بنیانگذاران استارتاپ‌ها عادی است که از درون شبکه خود استخدام کنند. این اغلب منجر به شیوه‌های استخدام غیررسمی و کم یا بدون استراتژی برای حضور در فرایند آشناسازی کارکنان جدید می‌شود. هرچه یک کسب و کار بیشتر رشد کند و اعضای تیم بیشتری را جذب کند، غیرحرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسد و هرج و مرج بیشتر می‌شود.

منابع انسانی نقشی حیاتی در جذب و فرایند آشناسازی کارکنان جدید ایفا و ساختاری را در کل سفر استعداد ایجاد می‌کند.

از رعایت قوانین و مقررات اطمینان پیدا کنید.

مستندسازی خط‌مشی‌ها و فرایندها و اطمینان از اینکه استارتاپ شما با قوانین، مطابقت دارد، برای جلوگیری از شکایت (طرح دعوی در دادگاه) احتمالی ضروری است. این امر به ویژه هنگامی که اندازه شرکت به بیش از 50 کارمند افزایش می‌یابد، بسیار مهم است.

رفاه کارکنان را بهبود دهید.

مدیریت منابع انسانی در استارتاپ‌ها همچنین نقش مهمی در مراقبت از کارمندان و بهبود رفاه آنها، اعم از ذهنی، فیزیکی یا مالی ایفا می‌کند.
آنها اطمینان حاصل می‌کنند که به استخدام‌شدگان جدید قراردادهای کاری مناسب داده می‌شود، در تیم خود مورد استقبال قرار می‌گیرند، آموزش می‌ببینند و توسعه مورد نیازشان را دریافت می‌کنند، نقطه تماسی برای هر گونه نگرانی دارند و دسترسی آنها به دستمزد برابر و محل کار امن را فراهم می‌شود.

به ایجاد یک محیط کاری فراگیر کمک کنید.

یک نظرسنجی مک کنزی نشان داد که 39 درصد از شرکت‌کنندگان تصمیم گرفتند شغلی را انتخاب نکنند زیرا معتقد بودند سازمان به اندازه کافی فراگیر نیست. این نشان می‌دهد که بسیاری از مردم تمایل دارند در جایی کار کنند که خود و همکارانشان در آن با هم هماهنگ هستند و با یکدیگر سازگاری دارند و احساس خوشایندی داشته باشند.
منابع انسانی به پرورش یک محیط کاری فراگیر کمک می‌کند که منجر به کارکنان شادتر، نوآوری بیشتر و تمایل قوی‌تر برای ماندن در شرکت می‌شود که همه اینها نتیجه نهایی را بهبود می‌بخشد. این محیط را در اوایل مرحله استارتاپ ایجاد کنید، و با رشد شرکت، حفظ آن بسیار آسان‌تر است.

شرکت را برای رشد آماده کنید.

در نهایت، منابع انسانی به استارتاپ ها کمک می‌کند تا برای رشد آماده شوند. آنها برنامه‌های استخدامی ایجاد می‌کنند، نظرسنجی انجام می‌دهند، فرهنگ سازمانی را توسعه می‌دهند و فرآیندهای قابل اندازه‌گیری (مانند استخدام و فرایند آشناسازی کارکنان جدید) ایجاد می‌کنند. علاوه بر این، با گسترش شرکت، تیم منابع انسانی نیز رشد می‌کند.

چگونه یک بخش منابع انسانی در یک استارتاپ ایجاد کنید؟

اکنون که نقش مدیریت منابع انسانی در استارتاپ‌ها را درک کرده‌اید، در اینجا نحوه ایجاد یک واحد منابع انسانی در هر کسب و کار کوچک از ابتدا آورده شده است.

1. اهداف، اولویت‌ها و دغدغه‌های شرکت را تعیین کنید.

اولین قدم در راه اندازی یک واحد منابع انسانی، صرف زمان برای گوش دادن به بنیانگذاران، تیم رهبری و کارمندان برای درک کسب و کار است. این به شما امکان می‌دهد با محصول یا خدمات قابل ارائه، مخاطبان هدف، صنعت و استراتژی کلان آشنا شوید.

وضعیت فعلی منابع انسانی در استارتاپ چگونه است؟

بزرگترین زمینه‌های نگرانی یا موانع در عملیات کدامند؟

چه سیستم‌ها و ابزارهایی وجود دارد؟

آیا مقیاس‌پذیر هستند یا نیاز به تعویض و جایگزینی دارند؟

برای دستیابی به چشم‌انداز و اهداف آتی شرکت چه چیزی باید توسعه یابد؟

چه سیاست‌هایی وجود دارد و آیا حداقل استانداردهای کاری را رعایت می‌کنند؟

شما می‌توانید اولویت‌ها را از اینجا تعیین کنید، که به شما یک محدوده واضح برای شروع ساخت واحد منابع انسانی‌تان می‌دهد.

بسیاری از کارکنان و رهبران اطلاعات کمی در مورد کارهایی که واحد منابع انسانی انجام می‌دهد یا قوانین مربوط به کارمندان و مشاغل خواهند داشت. برای آموزش همه در مورد عملکرد منابع انسانی و انتظارات از واحد منابع انسانی وقت بگذارید.

2. ابتدا روی مبانی منابع انسانی تمرکز کنید.

هنگام تشکیل یک واحد منابع انسانی در یک استارتاپ، ابتدا باید روی چیزهایی که باید داشته باشید تمرکز کنید که شامل سیاست‌ها و اسناد و مدارک به شرح زیر است:
• مدارک استخدامی
• قراردادهای کارکنان
• ساعات کار و اضافه کاری
• سیاست مرخصی کارکنان
• کدهای رفتاری
• سیاست ضد آزار و اذیت و عدم تبعیض
• رویه حقوق و دستمزد
• سوابق عملکرد کارکنان
• تکمیل سوابق آموزشی
• رویه انضباطی
• سوابق فسخ (خاتمه)
• آشکارسازی صاحبان کسب و کار
• سیاست ایمنی و بهداشت محیط کار
• سیاست رسانه‌های اجتماعی
• سیاست مواد مخدر و الکل
لازم نیست همه این خط مشی‌ها را از ابتدا ایجاد کنید. شما می‌توانید قالب‌های زیادی را به صورت آنلاین پیدا کنید، که می‌توانید از آن‌ها استفاده و در صورت نیاز برای استارتاپ ویرایش کنید. برخی از سیاست‌ها را می‌توان تحت یک خط‌مشی گروه‌بندی کرد. برخی از این اسناد ممکن است در حال حاضر به صورت غیررسمی یا سازماندهی نشده وجود داشته باشند.
با آنچه دارید کار کنید و اصول منابع انسانی خود را از اینجا بسازید. پس از تدوین خط مشی، اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان از آن آگاه هستند و می‌توانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشد.
هر کارمند باید یک پرونده پرسنلی با اطلاعات و مدارک مرتبط داشته باشد. می‌توانید با مدیران صحبت کنید تا اطلاعات مورد نیاز برای ایجاد این فایل‌ها را جمع‌آوری کنند و با فناوری اطلاعات کار کنید تا مطمئن شوید که سوابق الکترونیکی خصوصی با امنیت کامل ذخیره می‌شوند.

3. یک فرآیند استخدام و عضویت را ایجاد کنید.

فرآیند استخدام بخش اصلی منابع انسانی در استارتاپ‌هاست. درحالیکه که رشد می‌کنید، داشتن یک فرآیند استخدام و پذیرش بدون نقص که نیازهای استخدام‌کنندگان و متقاضیان را برآورده می‌کند، ضروری است. این به شما امکان می‌دهد افراد مناسب را برای شرکت خود استخدام کنید.
با تعیین اینکه می‌خواهید فرآیند استخدام از درخواست اولیه تا اولین روز کارمند در استارتاپ تا سال اول به چه صورت باشد، شروع کنید.
• مراحل مربوط چیست؟
• از چه ارزیابی‌هایی استفاده خواهید کرد؟
• چگونه مصاحبه‌ها را ساختار خواهید داد؟
• چه اسناد و مدارکی باید ارسال و دریافت شود؟
• کدام گروه از کارکنان درگیر هستند و تصمیم‌گیری خواهند کرد؟
• وقتی یک کارمند جدید به شرکت می‌پیوندد چه اتفاقی می‌افتد؟
• چگونه مطمئن شویم که کارکنان همه چیزهایی را که برای پیشرفت در نقش خود نیازمند آن هستند دارند، چگونه آنها را در مورد برند هیجان‌زده کنیم؟
• و غیره.

بسیاری از شرکت‌های استارتاپی (نوپا) در ارائه توافقات کاری رسمی و شفاف به کارمندان جدید شکست می‌خورند، اما این قانون و گامی کلیدی برای اطمینان از خوشحالی کارمندان در کار و آرامش خاطر است. به علاوه، این به محافظت از مالکیت معنوی کسب‌ و کار کمک می کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: در رفرنس چک چه سوالاتی بپرسیم؟ + چک‌لیست

4. حقوق و دستمزد را ساده کنید.

ابتدا، الزامات قانونی و سیاستی را که بر فرآیند حقوق و دستمزد شما تأثیر می‌گذارد، درک کنید، تجزیه و تحلیل هزینه فایده انجام دهید و سپس تصمیم بگیرید که آیا آن را منبع‌دهی داخلی، مشارکت یا برون‌سپاری کنید. بسیاری از استارتاپ‌ها حقوق و دستمزد را برون‌سپاری می‌کنند.
منابع انسانی باید ارزیابی کند که در حال حاضر چه چیزی برای جبران خدمت و مزایا وجود دارد. این شامل حقوق سالانه یا دستمزد ساعتی، پس‌انداز بازنشستگی، مرخصی با حقوق و مزایایی مانند بیمه درمانی است. مهم است که اطمینان حاصل شود که این ساختارها رسمی شده و به کارکنان ابلاغ می‌شود. گام بعدی، جبران خدمت و مزایای پیشرفته است که شامل جوایز، تقسیم سود و گزینه‌های سهام می‌شود.
همچنین ممکن است بخواهید یک بسته پاداش ایجاد کنید که شامل مشوق‌های غیر پولی مانند چیدمان کاری انعطاف پذیر، استراحت داوطلبانه و برنامه‌های شناسایی باشد. فقط زمانی شروع به ارائه مزایایی مانند میز اسنوکر در اتاق استراحت یا پشتیبانی سلامتی کنید که اصول اولیه را در اختیار داشته باشید.

5. شروع به ایجاد زیرساخت فناوری منابع انسانی خود کنید.

اکثر استارتاپ‌ها با بودجه محدود راه اندازی می‌شوند، بنابراین شروع با ابزارهای رایگان و کم هزینه بهترین رویکرد است. استارتاپ‌ها با تعداد انگشت‌شمار و معدودی از افراد معمولاً همه چیز را با صفحات گسترده دنبال (ردیابی) می‌کنند. اما با رشد تیم، این روش به سرعت غیرقابل مدیریت می‌شود.
ابزارها و نرم‌افزارهای زیادی وجود دارد که در وقت شما صرفه‌جویی می‌کنند، به شما کمک می‌کنند سازماندهی شده و سازگار باشید، و هزینه زیادی هم ندارند. برای تحقیق در مورد گزینه‌های خود وقت بگذارید و بهترین ها را برای کسب‌ و کار انتخاب کنید. این در آینده نتیجه خواهد داد.
ابزارهای فعلی را که در اختیار دارید و اینکه آیا آنها مفید و ضروری هستند یا نیاز به جایگزینی دارند را ارزیابی کنید. بودجه دقیقی را که باید با آن کار کنید مشخص کنید و سپس بر اساس فهرست اولویت‌هایتان شروع به تخصیص آن کنید. اطمینان حاصل کنید که همه نرم افزارها و ابزارهایی که انتخاب می‌کنید با یکدیگر ادغام و یکپارچه می‌شوند و کار اضافی ایجاد نمی‌کنند.
برخی از سیستم‌های اصلی که در نهایت باید داشته باشید عبارتند از:
• حقوق و دستمزد (اگر این کار را در درون شرکت انجام می‌دهید)
• سیستم مدیریت نیروی کار
• HRIS: سیستم اطلاعات منابع انسانی که پرکاربردترین نرم افزار در حوزه منابع انسانی است.
• سیستم ردیابی متقاضی
• سیستم یادگیری و توسعه
• سیستم مدیریت عملکرد

6. کارمند محور باشید.

خطر زمانی که در کسب و کار استارتاپی هستید، تمرکز تمام توجه بر محصول و مشتریان بالقوه است. اگرچه این امر ضروری است، اما توجه به کارکنانی که محصول شما را می‌سازند و به دستیابی به چشم‌انداز شما کمک می‌کنند به همان اندازه مهم است.
منابع انسانی برای استارتاپ‌ها همه چیز در مورد یادگیری نیازها و تمایلات کارمند شما و درک چگونگی شکل‌دهی به سیاست‌ها و آینده شرکت برای اطمینان از برآورده شدن آنها و حفظ استراتژی و اهداف کلان کسب‌وکار است.
برای این کار، جلسات فردی و گروهی را با کارکنان، مدیران و رهبران (در گروه‌های جداگانه) برنامه‌ریزی کنید و فضای امنی برای بحث آزاد ایجاد کنید. همچنین می‌توانید نظرسنجی‌های ناشناس ارسال کنید، اما در شرکت‌هایی که کارکنان کمی دارند، ممکن است نگرانی‌هایی در مورد حفظ حریم خصوصی داشته باشند. به همین دلیل مهم است که ارتباط محرمانه برقرار کنید.

به کارکنان نشان دهید که صدای (نظرات) آنها اهمیت دارد. به آن‌ها گوش دهید، آن‌ها را بهتر بشناسید و سؤالات بعدی را بپرسید. دریابید که چه چیزی به آنها انگیزه می‌دهد – این برای هر کسی متفاوت است – حرفه‌ای و متعهد باشید. این به ایجاد موقعیت شما به عنوان یک متخصص منابع انسانی کمک می‌کند.

با رسیدگی فوری به نگرانی‌های مبرم و بروز رسانی کارکنان در مورد اقدامات انجام شده برای انجام این کار، شروع کنید. عدم رعایت این امر منجر به کمبود اعتماد در بین رتبه‌ها خواهد شد. در مرحله بعد، یک برنامه یادگیری و توسعه ایجاد کنید تا کارمندان بتوانند مهارت‌های جدیدی را کسب کنند و در حرفه خود در شرکت پیشرفت کنند. هر کارمند باید برنامه توسعه شخصی خود را داشته باشد.
موفق‌ترین استارتاپ‌ها فرهنگ‌های کارمند محور را ایجاد می کنند و رشد و توسعه را به بخشی جدایی‌ناپذیر از فرهنگ شرکت خود تبدیل می‌کنند. استعدادهای برتر انتظار دارند که در نقش‌های خود راهنمایی شوند و توسعه پیدا کنند، که کلید جذب و حفظ بهترین کارکنان است. به علاوه، کارکنان شما افرادی هستند که کسب و کار شما را به جلو می‌برند، بنابراین منطقی است که به آنها کمک کنید تا در بالاترین سطح خود عمل کنند.

7. عملکرد منابع انسانی خود را با در نظر گرفتن DEIB بسازید.

هنگام کار بر روی منابع انسانی برای استارتاپ‌ها، داشتن تنوع، برابری، شمول و تعلق (DEIB) در هنگام ایجاد خط‌مشی‌ها و فرایندها و در طول سفر استخدام ضروری است. این به ایجاد تنوع در استارتاپ از همان ابتدا کمک می‌کند و سابقه‌ای را برای محیطی ایجاد می‌کند که در آن همه کارکنان فارغ از جنسیت، مذهب، قومیت یا گرایش جنسی احساس پذیرش، حمایت، امنیت و احترام می‌کنند. این منجر به داشتن کارکنان شادتر و با عملکرد بهتر می‌شود. همانطور که استارتاپ خود را مقیاس‌بندی می‌کنید، این کار جذب متقاضیان متنوع را آسان‌تر می‌کند.
یک جای خوب برای شروع، انجام یک نظرسنجی از کارکنان درباره تنوع و شمول و اقدام بر اساس یافته‌ها است. سیاست‌های فعلی را مرور کنید و آنها را بر اساس نتایج نظرسنجی به روز رسانی انجام دهید. شمول را به بخشی از سفر آشناسازی کارکنان جدید خود تبدیل کنید. KPIها (شاخص‌های ارزیابی عملکرد) را برای اندازه‌گیری پیشرفت تنظیم کنید.
یک نظرسنجی هاروارد بیزینس ریویو (HBR) نشان داد که 75 درصد از افراد مورد بررسی تأثیر سیاست‌های تنوع را احساس نمی‌کنند مگر اینکه رهبری متعهد به ایجاد تغییر باشد. به همین دلیل است که سیاست عدم تبعیض کافی نیست؛ شمول باید به عنوان یک ارزش اصلی شرکت و جدایی ناپذیر از مأموریت آن ترویج داده شود. مدیران باید به کارکنان خود گوش دهند، همدلی را تمرین کنند و از آنها دفاع کنند.

جمع بندی

ایجاد هر چه سریعتر مدیریت منابع انسانی در استارتاپ‌ها  کمک می‌کند تیم‌های خود را رشد دهند و در عین سازگاری با یکدیگر، یک محیط کاری دلپذیر و فراگیر ایجاد کنند. این برای استارتاپ‌هایی کلیدی است که امیدوارند موفقیت‌آمیز بزرگ شوند و تیم منسجمی بسازند که می‌خواهد با شرکت رشد کند.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/hr-for-startups/

ترجمه: آرزو رضایی عادل با اندکی ساده سازی و تلخیص

سازمان‌هایی با شرکای تجاری منابع انسانی(HR Business Partner)کارآمد، توانسته‌اند عملکرد کارکنان، درآمد و سود خود را به ترتیب 22%، 7% و 9% افزایش بدهند. شرکای منابع انسانی قادرند بر عملکرد سازمانی و دستیابی به اهداف کلی کسب و کار تأثیر بسزایی بگذارند.

اگر با شغل شریک تجاری منابع انسانی(HRBP) آشنا نیستید ابتدا مقاله شرح شغل شریک تجاری منابع انسانی(HRBP) را مطالعه فرمایید.

بنابراین، ارزیابی شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی جهت حصول اطمینان از موثر بودن آن‌ها برای سازمان شما ضروری خواهد بود. همچنین با ارزیابی این شاخص‌ها این امکان را خواهید داشت که حوزه‌های قابل بهبود را جهت کمک به کارمندان و سازمان خود برای دستیابی به عملکرد بهتر کشف و درک کنید.

با هم به شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی می‌پردازیم.

تعریف شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی

شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی جهت ارزیابی، مقایسه و ثبت عملکرد یا بهره‌وری شرکای تجاری منابع انسانی در یک سازمان استفاده می‌شوند. به بیانی دیگر، این شاخص‌ها به سازمان‌ها و نیز شرکای تجاری منابع انسانی کمک می‌کنند تا عملکرد شریک تجاری منابع انسانی را را ارزیابی کرده، با اهداف و استراتژی‌های سازمان مقایسه کنند و در صورت لزوم، توسعه‌ها و بهبودهایی را پیشنهاد دهند.

نقش یک شریک تجاری منابع انسانی تضمین عملکرد صحیح و روان کسب و کار از دیدگاه منابع انسانی می‌باشد.

آن‌ها با همسو کردن اهداف افراد با اهداف سازمانی، از رهبران ارشد کسب و کار حمایت می‌کنند و در عین حال به تدوین استراتژی کلی سازمان‌ها کمک می‌کنند. آن‌ها به عنوان یک مربی و مشاور از رویکرد داده محور منابع انسانی مبتنی بر شواهد، برای پیاده سازی تصمیمات استفاده می‌کنند و نقش کلیدی در ارتقای فرهنگ سازمان و عملکرد کارکنان ایفا می‌کنند.

شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی به کارفرمایان و نیز شرکای تجاری منابع انسانی این امکان را می‌دهند تا کیفیت عملیات فوق را تعیین و تأثیر آن را جهت ارزیابی عملکرد شریک تجاری منابع انسانی مشخص کنند.

ضرورت ارزیابی شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی

همانطور که در بالا گفتیم، شرکای تجاری منابع انسانی مسئول فرآیندهای مختلف منابع انسانی هستند. شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی به پیگیری اثربخشی فعالیت‌های آن‌ها کمک می‌کنند و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا حوزه‌های بهبود خود را شناسایی کنند. این رویکرد مبتنی بر داده باعث صرفه جویی در زمان، کمک به تصمیم گیری صحیح و کاهش هزینه و انرژی می‌شود.

هدف کلی ارزیابی شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی را می‌توان در 3 مورد زیر خلاصه کرد:

1 – چه میزان از اهداف به انجام رسیده

2 – اهداف چقدر خوب انجام شده

3 – چه بخش‌هایی نیازمند تغییر هستند.

اگر با شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی آشنایی ندارید این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

نمونه شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی

با تمام موارد فوق، تعیین میزان نقش شریک تجاری منابع انسانی کار ساده‌ای نیست. شریک تجاری منابع انسانی با همکاری چندین ذینفع کار می‌کند و تعیین دقیق تأثیر آن‌ها و ضمیمه کردن یک شاخص قابل اندازه‌گیری به آن‌، دشوار خواهد بود.

همچنین، علیرغم اینکه برخی از معیارهای منابع انسانی مرتبط با فعالیت شرکای تجاری منابع انسانی، بطور مثال هزینه استخدام، ممکن است به راحتی قابل ردیابی باشند، اندازه گیری بسیاری از عوامل روانی و ذهنی مانند رفاه و شادی کارکنان ممکن است چالش برانگیزتر باشد.

در این بخش، نگاهی به چند نمونه از شاخص‌های شریک تجاری منابع انسانی می‌اندازیم و چگونگی تعیین اهداف برای خود یا اعضای تیممان، به عنوان شرکای تجاری منابع انسانی را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

1 – شاخص تعلق کارکنان (Employee engagement)

تعلق کارکنان به ارتباط کارکنان با فرهنگ سازمان، شغل، همکاران و اهداف سازمانی اشاره دارد. مشارکت و تعلق قوی کارکنان تأثیر مثبتی بر عملکرد یک سازمان دارد، در حالی که تعلق پایین ممکن است منجر به بهره وری پایین‌تر و ایجاد یک محیط کاری سمی شود. این شاخص به کارفرمایان این امکان را می‌دهد تا رابطه بین یک کارمند و محل کارش را، که به طور قابل توجهی بر عملکرد کلی سازمان تأثیر می گذارد، شناسایی و درک کنند.

از آنجایی که شرکای تجاری منابع انسانی نقش کلیدی در تدوین استراتژی منابع انسانی ایفا می‌کنند و این نقش مستقیماً بر کارکنان و عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد، این شاخص، یعنی تعلق کارکنان، یک معیار ارزشمند برای ردیابی عملکرد آنها محسوب می‌شود.

یکی از راه‌های اندازه‌گیری تعلق کارکنان، محاسبه شاخص وفاداری کارکنان(eNPS) است. یک معیار شناخته شده در دنیای منابع انسانی که شامل پاسخگویی به سوالات 1 تا 10 امتیازی طی یک نظرسنجی می‌باشد. این سوالات عمدتاً برای درک این موضوع هستند که آیا کارمندان، سازمان و شغل خود را به شخص دیگری توصیه می‌کنند یا خیر.

بر اساس این امتیازبندی، کارکنان را می‌توان به صورت زیر طبقه بندی کرد:

مروجین یا مبلغین ( که عمدتاً در همه سوالات امتیاز 9 و 10 کسب کرده‌اند)

منفعلان یا غیر فعالان (کسب نمره 7 و 8 در اکثر سوالات)

مخالفان یا بدگویان (امتیازات بین 0 تا 6 در همه سوالات)

مروج‌ها راضی‌ترین کارمندان هستند، منفعل ها به اندازه کافی خوشحال هستند اما اشتیاق خاصی نسبت به کار خود ندارند و بالاخره مخالفان یا به تعبیری بدگویان، کارمندان ناراضی هستند که سازمان را به دیگران توصیه نمی‌کنند.

شما می‌توانید eNPS را مطابق فرمول زیر محاسبه کنید:

نمره بین 10 تا 30 در نتیجه‌ی بالا، معمولا نمره‌ی خوبی بحساب می‌آید، در حالی که نمره بالای 30 نمره‌ای عالیست. همچنین می‌توانید سایرشاخص‌های تعلق کارکنان مانند ROI را در میزان مشارکت کارکنان و همچنین رتبه‌بندی سایت Glassdoor.com دنبال کنید.

نمونه‌ای از هدف گذاری تعلق کارکنان

افزایش 8 درصدی تعلق کارکنان تا پایان سال آینده

• برای شناسایی الزامات کارکنان جهت بهبود همکاری بین بخشی، نظرسنجی انجام دهید.
• یک استراتژی جدید را بر اساس نتایج نظرسنجی اجرا کنید.

2- شاخص‌های سلامت و رفاه(Wellbeing metrics)

رضایت و رفاه کارکنان مفهومی است که به سختی می‌توان آن را سنجید. سنجش این معیار بر مبنای سلامت  و عملکرد صحیح کارمندان از نظر جسمی، روانی، مالی و جنبه‌های دیگر می‌باشد. به این مفهوم که کارکنان از تمامی ابعاد کارشان راضی هستند. از آنجایی که رفاه کارکنان به طور مستقیم بر عملکرد و بهره وری آنها تأثیر می‌گذارد، شرکای تجاری منابع انسانی اغلب در حصول اطمینان از اجرای کارآمد برنامه‌های رفاهی مناسب نقش بسزایی دارند. این معیار یکی دیگر از معیارهای کلیدی برای ارزیابی عملکرد آنها است. در حالی که روش‌های زیادی برای سنجش سلامت کارکنان وجود دارد، یکی از رایج‌ترین آنها جمع آوری اطلاعات از طریق نظرسنجی است. یک نظرسنجی جامع، شامل سوالاتی در مورد رفاه شخصی، رضایت از شغل و کار تیمی می‌تواند روشی مناسب برای دریافت بازخورد و جمع آوری داده‌ها در مورد نظرات و دیدگاه‌های کارکنان باشد. سایر راه‌های کارآمد برای اندازه‌گیری رفاه و رضایت کارکنان می‌تواند شامل بررسی روزهای مرخصی استعلاجی، غیبت، و هزینه‌های مراقبت‌های بهداشتی و اختصاصی کارکنان باشد.

نمونه‌ای از هدف گذاری رفاه کارکنان

آغاز یک برنامه سلامت، که تمام کارکنان تمام وقت، پاره وقت و قراردادی را در سه ماهه اول سال پوشش می‌دهد.

• روش خلاقانه‌ای برای کمک به 3 % از کارمندان سیگاری جهت کاهش یا ترک سیگار ارائه دهید.
• هر 2 ماه یک بار کارگاه‌های آموزشی در مورد مراقب و خودآگاهی ذهنی و بهزیستی برگزار کنید.

3- نرخ‌ نگهداشت(Retention rates)

نرخ حفظ و نگهداشت کارکنان به درصد کارکنانی که در یک دوره معین در سازمان ماندند اشاره دارد. سازمان‌ها معمولاً این نرخ را بر مبنای یک دوره طولانی، مثلا یکساله، اندازه گیری می‌کنند. این معیار ارزشمند به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا مدت حضور کارمند در کنار آن‌ها و مقطع زمانی که کارمند، شغل خود را ترک می‌کند را مورد بررسی قرار دهند. از آنجایی که شرکای تجاری منابع انسانی در فرآیندهایی نقش دارند که به طور فعال بر کارکنان در طول چرخه عمرشان تأثیر می گذارد، فعالیت آن‌ها تأثیر مستقیمی بر نرخ‌های حفظ  و نگهداشت کارکنان در یک سازمان می‌گذارد. اگر نرخ نگهداشت بالا باشد، به این معنی است که تلاش آنها تأثیر مثبتی بر سازمان داشته است. با این حال، اگر این نرخ پایین‌تر از میزانی که باید باشد‌، نیاز به تغییر و اصلاح استراتژی وجود خواهد داشت. بنابراین، نرخ‌های نگهداشت می‌توانند راهی عالی برای ارزیابی عملکرد شرکای تجاری منابع انسانی باشد.

شما می‌توانید نرخ نگهداشت را به روش زیر محاسبه کنید:

نرخ نگهداشت حدود 90 % عدد خوبیست. اما دقت کنید که اگرچه نرخ نگهداشت 100 % ممکن است مطلوب به نظر برسد، اما لزوما این اجازه را به شما نمی‌دهد که کارمندان بیشتری را بسته به نیازهای سازمان استخدام کنید.

به این ترتیب، می‌توان گفت نرخ نگهداشت حدود 90٪ ممکن است برای سازمان شما ایده آل باشد اما این نرخ تا حد زیادی به صنعت شما بستگی دارد. بنابراین ممکن است نیاز باشد شاخص حفظ  کارکنان صنعت را نیز بررسی کنید.

نمونه‌ای از هدف گذاری نرخ نگهداشت کارکنان

افزایش 6 درصدی نرخ نگهداشت سالیانه‌ی کارکنان

• مطمئن شوید که مدیران با 75 % از کارکنان سال آینده در گفتگوی مسیر توسعه شخصی،  در مورد حقوق و دستمزد به توافق می‌رسند.
• برای شناسایی و درک دلایل رایج ترک سازمان، برای 100% کارکنان مصاحبه خروج از سازمان را اجرا کنید.

4 – نرخ غیبت(Absenteeism rate)

همانطور که از عنوان این شاخص مشخص است، نرخ غیبت، درصد کارکنانی را که مرخصی‌های برنامه‌ریزی نشده، مانند مرخصی استعلاجی و یا حتی غیبت‌‌های غیر موجه را در سوابقشان دارند، تعریف می‌کند. تعطیلات یا هر مرخصی برنامه ریزی شده دیگری شامل غیبت نمی‌شود. نرخ بالای غیبت نشان دهنده فقدان اقدامات رفاهی و سلامت در سازمان است و این تصور کلی را که کارکنان از نظر ذهنی یا جسمی وضعیت خوبی ندارند را به وجود می‌آورد.

اگر نرخ غیبت بالا باشد‌، شرکای تجاری منابع انسانی باید اقداماتی را در جهت رضایت بخشی و جذابیت بیشتر محیط و شغل  برای کارکنان انجام دهند. همچنین نرخ بالای غیبت کارکنان می تواند بر عملکرد کلی سازمان و نیز سود و درآمد آن تأثیر منفی بگذارد. به همین دلیل، میزان یا نرخ غیبت معیار دیگری برای بررسی عملکرد شریک تجاری منابع انسانی محسوب می‌شود.

نحوه محاسبه نرخ غیبت را در محاسبات زیر مشاهده می‌کنید.

نمونه‌ای از هدف گذاری غیبت

کاهش 2 درصدی نرخ غیبت از 5% به 3% در سال

• امکان دورکاری به مدت 2 تا 3 روز در هفته را برای تمامی پست‌ها و سمت‌هایی که این قابلیت را دارند، ایجاد کنید.
• نوعی نظرسنجی در مورد این شیوه مدیریتی‌تان را بین کارکنان اجرا کنید.

5 – هزینه‌های منابع انسانی به ازای هر کارمند(Cost of HR per employee)

هزینه‌های منابع انسانی به کل هزینه‌هایی اشاره دارد که یک سازمان طی فرآیندهای مختلف منابع انسانی متحمل می‌شود.

این هزینه‌ها شامل هزینه جذب و استخدام، توسعه و نگهداشت، راهنمایی و مربیگری، مدیریت ارتباطات کارکنان و سایر موارد می‌شود. این شاخص به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های خود را شناسایی کنند و این امکان را می‌دهد که بررسی کنند در کدام بخش ها مخارج اضافی وجود داشته و در کدام فرآیندها امکان کاهش هزینه‌ها عملی خواهد بود.

شرکای تجاری منابع انسانی به طور مستقیم مسئول مدیریت بهینه هزینه‌های منابع انسانی به ازای هر کارمند در فرآیندهای مختلف هستند. کاهش هزینه‌های منابع انسانی می‌تواند گواهی بر کارایی و موفقیت شرکای تجاری منابع انسانی در برنامه‌هایشان باشد. به طور کلی، سازمان‌های کوچکتر به دلیل تعداد کارکنان کمتر، هزینه‌های منابع انسانی بیشتری را به ازای هر کارمند متحمل می‌شوند و به همین ترتیب سازمان‌های متوسط ​​و بزرگ هزینه‌های به نسبت کمتری را در فرآیندهای منابع انسانی خود دارند. علاوه بر این، این معیار، شاخص خوبی برای بازگشت سرمایه است.

هزینه منابع انسانی را می‌توان به روش زیر محاسبه کرد:

نمونه‌ای از هدف گذاری در هزینه‌های منابع انسانی به ازای هر کارمند

کاهش 5 درصدی هزینه‌های منابع انسانی به ازای هر کارمند در هر سه ماهه سال

• برآورد هزینه فناوری منابع انسانی را انجام داده و اشتراک‌های غیرضروری ابزارهای منابع انسانی را متوقف و یا لغو کنید.
• زمان صرف شده جهت امور اداری را تا 55% در سال کاهش دهید.

6- کیفیت استخدام(Quality of hire)

اگر شریک تجاری منابع انسانی شما مستقیماً در فرآیند استخدام سازمان دخالت دارد، کیفیت استخدام در سازمان شما شاخص اصلی دیگری جهت ارزیابی عملکرد آن خواهد بود.

کیفیت استخدام سازمان به ارزشی اشاره دارد که بواسطه یک استخدام جدید به سازمان اضافه می‌شود. این ارزش معمولاً شامل معیارهای عملکردی مانند دستیابی به اهداف فروش، دستیابی به رضایت مشتری و یا ارائه محصولات و خدمات با کیفیت‌تر در مهلت مقرر می‌باشد. برخی از شاخص‌های رایج جهت تعیین کیفیت استخدام در یک سازمان عبارتند از:

امتیاز ارزیابی عملکرد کارکنان جدید، نرخ نگهداشت، امتیاز بازخورد 360 درجه، پاداش‌ها، جوایز، سهم سود و امتیاز رضایت مشتری و غیره.

هنگامی که در مورد شاخص‌ها تصمیم گرفتید، می‌توانید کیفیت استخدام را به روش زیر محاسبه کنید:

محاسبه کیفیت استخدام برای سازمان‌ها و کسب و کارها امری ضروری است. زیرا این محاسبات درک درست‌تری از اثربخشی و موفقیت فرآیند استخدام را به کارفرما می‌دهد. استخدام فرآیندی طولانی و هزینه‌بر است. از این رو، اطمینان از بهره وری کیفیت بالای آن و شناخت نقاط قابل بهبود جهت دستیابی به نتایج بهتر ضروری است.

نمونه‌ای از هدف گذاری در کیفیت استخدام

بهبود 4 درصدی کیفیت استخدام در هر سه ماهه سال

• نظرسنجی‌های فصلی را جهت ارزیابی رضایت مدیران استخدامی، از هر مدیر استخدامی به طور جداگانه، انجام دهید.
• تخصیص بودجه و سرمایه‌گذاری در کانال کارمندیابی را با هدف رسیدن به بالاترین کیفیت استخدام، تا 15% افزایش دهید.

7- شاخص‌های تنوع، برابری، شمولیت و تعلق

(Diversity, Equity, Inclusion, and Belonging metrics (DEIB))

شاخص‌های فوق (DEIB) روش دیگری برای سنجش اثربخشی شریک تجاری منابع انسانی در سازمان شما می‌باشند.

این شاخص‌ها به شما درک و سنجش درستی از انصاف و برابری در محل کار می‌دهند و همچنین به کارفرمایان کمک می‌کنند تا با شناسایی شکاف‌ها و نقاط کور سازمان، به راهکارها و استراتژی‌های متنوع‌تر و دربرگیرنده‌تری فکر کنند. در اکثر موارد، شرکای تجاری منابع انسانی به طور مستقیم در برنامه ریزی استراتژیک DEIB  نقش دارند.

برنامه ریزی موثر می‌تواند تأثیر مثبتی بر برند کارفرمایی شما داشته باشد و حس تعلق بیشتری را در بین کارکنان ایجاد کند. هنگام تعیین وضعیت DEIB در یک سازمان‌، ویژگی‌های جمعیت شناختی و نیز برابری حقوقی، برخی از عواملی هستند که باید در نظر گرفته شوند.

برای ویژگی‌های جمعیت شناختی، باید نسبت زنان، و کارمندان دارای معلولیت شاغل در سازمان را در نظر بگیرید.

برای بدست آوردن درصد در این شاخص می‌توانید از فرمول زیر استفاده کنید:

همچنین برای محاسبه اختلاف دستمزد مردان و زنان می توانید از محاسبات زیر استفاده کنید:

ویژگی‌های جمعیت شناختی متنوع و نیز نرخ اختلاف دستمزد پایین، شاخص‌های مثبتی هستند که نشان می‌دهند معیارهای DEIB سازمان قابل توجه بوده و قادر به ارزش افزایی هستند.

نمونه‌ای از هدف گذاری DEIB

افزایش 10 درصدی سهم زنان در سازمان در سه سال آینده

• اختلاف دستمزد جنسیتی را تا 15% کاهش دهید.

سخن پایانی

به دلیل ماهیت این فعالیت، اجرای شاخص‌های شرکای تجاری منابع انسانی اقدامی چالش برانگیز خواهد بود. با این حال، در عمل، آن‌ها قادرند تأثیر زیادی بر عملکرد بخش منابع انسانی و سازمان شما داشته باشند. یکی از بهترین راه‌ها برای ردیابی عملکرد یک شریک تجاری منابع انسانی، تعیین اهداف مشخص و مرتبط با اهداف منابع انسانی و سازمانی شما برای آن‌ها و پیگیری مسیر پیشرفت آن‌هاست.

این راهکار به شما کمک کند تا کارکرد شریک تجاری منابع انسانی خود را بهتر درک کرده و  حمایت‌های مورد نیازش را برای دستیابی به اهداف مشترکتان را انجام دهید.

مطالعه مقاله شرح شغل کارشناس منابع انسانی(HR Generalist) هم پیشنهاد می‌شود.

منبع

https://www.aihr.com/blog/hr-business-partner-metrics/

ترجمه: حسین نقدی

همیشه اولین برخوردها، از اهمیت و جایگاه ویژه‌ای برخوردار بوده خصوصا زمانی که این احتمال وجود دارد اولین برخورد زمینه ساز یک همکاری طولانی مدت باشد و حتی اگر اینگونه نباشد، تصویر سازی ذهنی برای فرد مهمان ایجاد می‌کند.

اولین برخورد در سازمان‌ها، بیشتر در جریان فرآیند جذب و استخدام صورت می‌گیرد، زمانی که یک سازمان با انتشار آگهی استخدام خود از طریق کانال‌ها و منابع مختلف این فرصت را ایجاد می‌کند تا افراد متعددی با تخصص مرتبط با آن اگهی شغلی، اولین ارتباط را برقرار کنند.

در این مقاله سعی بر این هست تا با ارایه نکاتی، کیفیت جلسات مصاحبه استخدامی که ارتقا دهید و از این فرصت برای رشد و ارتقا جایگاه برند کارفرمایی سازمان خود استفاده کنید. توجه داشته باشید که توجه به زمان و سرمایه خود و فرد مصاحبه شونده بسیار مهم بوده و این نگاه باعث شکل گیری نگرش اهمیت به سرمایه‌های انسانی در سازمان شما می‌باشد.

بنابراین توصیه می‌شود برای جلسه مصاحبه وقت صرف کنید، چون هزینه نیست بلکه اندوخته سرمایه انسانی و سازمانی شماست.

آداب میزبانی جلسات مصاحبه حضوری

گاهی اوقات توجه به ساده‌ترین نکات، بیشترین ارزش افزوده را برای شما به ارمغان می‌آورد. به عنوان مثال وقتی جلسه مصاحبه تنظیم می‌کنید:

1. قبل از حضور مصاحبه شونده، مکان مصاحبه را مشخص کنید.
2. به زمان خود و فرد مقابل احترام گذاشته و دو، سه روز قبل از تاریخ مدنظر، با فرد مصاحبه شونده تاریخ جلسه را نهایی کنید.
3. اجازه دهید رایحه خوشی در فضای مصاحبه جریان داشته باشد.
4. مکان مصاحبه به دور از سر و صدا و شلوغی باشد.
5. قرار نیست فقط صحبت کنید، شاید یک لیوان چای کنار هم نوشیدن به شما و طرف مقابل آرامش خاطر بدهد، لوازم پذیرایی اندکی در محل مصاحبه قرار بدهید.
6. صحبت‌های زیادی قرار هست رد و بدل شود، تعدادی کاغذ یادداشت و خودکار در نظر بگیرید تا شما و مصاحبه شونده امکان یادداشت برداری داشته باشید.
7. شاید نیاز داشته باشید که فرم مشخصات فرد مصاحبه شونده را برای آرشیو سازمان، در اختیار داشته باشید، سعی کنید قبل از برگزاری جلسه با استفاده از رزومه وی، قسمت‌های ممکن را تکمیل کرده تا فرد مصاحبه شونده فقط قسمت‌هایی که در رزومه وجود ندارد را تکمیل کند.
8. در این روزهای پرمشغله، نیاز به یادآوری، بیشتر از قبل احساس می‌شود؛ چند ساعت قبل از زمان جلسه تماس گرفته و از مصاحبه شونده مجددا دعوت کنید تا در جلسه حاضر شود تا متوجه این موضوع شود که مشتاق حضور و دیدار وی هستید.
9. در بدو ورود مصاحبه شونده، از وی استقبال گرمی داشته باشید و به اتاق مصاحبه راهنمایی‌اش کنید.
10. در ابتدای مصاحبه، برنامه پیش رو و زمان در نظر گرفته شده را با هم چک کنید تا با آرامش خاطر و تمرکز به موضوع جلسه بپردازید.
11. در جلسه مصاحبه سعی کنید شناخت خوبی از یکدیگر در ابعاد شخصیتی، رفتاری، کاری و تخصصی داشته باشید؛ دنبال مچ گیری و تحقیر نباشید.
12. در انتهای جلسه مصاحبه با یک نامه حاوی محتوای قدردانی (در صورت امکان همراه با یک هدیه کوچک) از حضور وی تشکر و بدرقه‌اش کنید.
13. چند ساعت بعد از اتمام جلسه مصاحبه، با ارسال یک ایمیل از حضور وی مجدد تشکر کنید و بیان کنید که تا چه زمانی باید منتظر پاسخ شما باشد.

میزبانی خوب از مهمان علاوه بر انتقال حس خوب و آرامش خاطر، به شما اعتبار و جایگاه می‌دهد.

میزبان خوبی باشیم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات مصاحبه استخدامی : ۲۱ سوال رایج به همراه پاسخ آنها

آداب میزبانی جلسات مصاحبه آنلاین

1. قبل از برگزاری جلسه مصاحبه، لینک جلسه و یک راه ارتباطی مطمئن و پاسخگو برای شرایط خاص را برای مصاحبه شونده بفرستید و مطمئن شوید که دریافت کرده‌اند.
2. یک فایل راهنما برای حضور مصاحبه شونده در جلسه آماده کنید و با هم یک سری اصول حضور در جلسه آنلاین از لحاظ فنی و رفتاری رو مرور نمایید.
3. 15 دقیقه قبل از شروع جلسه آنلاین باشید و اگر فرد مصاحبه شونده زودتر از زمان جلسه آنلاین شد، با پخش یک موزیک لایت زمان انتظار برای شروع جلسه را لذت بخش کنید.
4. در جلسه مصاحبه به صورت ویدئویی حضور داشته باشید و مطمئن شوید که پشت زمینه مناسبی انتخاب کردید.
5. ابتدای جلسه کیفیت صدا و تصویر را چک کنید.
6. اگر اینترنت مصاحبه شونده کیفیت خوبی نداشت، ابتدا دقایقی را به صورت تصویری در جلسه حضور داشته باشید تا ارتباط خوبی شکل بگیرد و ادامه جلسه را صوتی پیش ببرید.
7. اگر زمان جلسه مصاحبه به درازا کشید، زمان استراحت در نظر گرفته تا هم شما و هم مصاحبه شونده زمان برای تنفس کوتاهی داشته باشید.

کرونا و چالش مصاحبه‌های آنلاین

به واسط شیوع بیماری کرونا و پس از آن نیز، فرهنگ استفاده از تجهیزات و فناوری‌های دیجیتال رونق بسیار گرفت و باعث این شد تا برخی از تعاملات و ارتباطات نیز به صورت آنلاین صورت پذیرد. حضور در جلسات آنلاین نیز همانند جلسات حضوری آداب و رفتاری دارد که بایستی در نظر گرفته شود.
جلسات آنلاین، استرس کمتری نسبت به جلسات حضوری ندارد، درست است که نیازی به درنظر گرفتن زمان رفت و آمد نیست ولی باید از برقرار بودن ارتباط مطئمن بود، همین شاید مهم‌ترین دغدغه در جلسات آنلاین باشد.
علاوه بر نکاتی که بالاتر برای جلسات حضوری گفته شد (که برخی از آنها برای جلسات آنلاین هم کاربرد دارد) موارد زیر برای ارتقای کیفیت جلسات آنلاین،کمک کننده هست.

سخن آخر

میزبانی خوب علاوه بر اینکه جزئی از فرهنگ و سنت ایرانی‌ها بوده، برای مهمان نیز تجربه خوب و لذت بخشی را به همراه دارد. در جلسه مصاحبه که بخشی از فرآیند جذب و استخدام سازمان شما می‌باشد، رعایت این نکات در کنار دیگر رفتار‌های حرفه‌ای می‌تواند تجربه لذت بخشی از اولین دیدار برای فرد مصاحبه شونده ایجاد کند.

این امر، علاوه بر انتقال حس خوب و فراهم کردن شرایط مناسب برای شناخت بهتر یکدیگر، به ارتقا برند کارفرمایی سازمان شما نیز منجر خواهد شد.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

نویسنده: علیرضا صفار

منبع: دانش و تجربیات شخصی نویسنده

یک پرستار با بالاترین معدل از برترین دانشگاه کشور و داشتن دانش تخصصی حرفه خود، اگر همدلی، مهربانی، تعهد و مسئولیت پذیری نداشته باشد آیا دارای عملکرد متمایز و برجسته در شغل خود است؟

برجسته ترین همکار یا مدیری که تا الان داشته‌اید چه ویژگی‌هایی داشته است؟

چرا بسیاری از کارکنان با وجود داشتن دانش و تخصص کافی در سازمان، همواره یک فرد متوسط باقی مانده‌اند؟

پاسخ به سوالات بالا تا حد زیادی شما را به درک مفهوم شایستگی نزدیک می‌کند.

شایستگی ترکیبی از دانش، مهارت و خصوصیاتی است که یک فرد برای ایفای نقش موثر و برجسته در یک سازمان به آن نیازمند است.

اگر یک متخصص منابع انسانی هستید، مدل‌های شایستگی در جعبه ابزار شما بسیار مهم هستند. این مقاله به شما کمک می‌کند مفهوم شایستگی و نحوه طراحی مدل‌های شایستگی در سازمان را یاد بگیرید.

تعریف شایستگی

اولین معیار شایستگی در عصر کشاورزی و انقلاب صنعتی، قدرت جسمانی و سنجه آن، قطر بازوی کارگران بود. با ورود به قرن بیستم، هوش به معیار اصلی شایستگی و آزمون‌های هوش به روش متداول استخدام افراد در مشاغل مختلف تبدیل شد تا در اوایل دهه 1970 پروفسور مک کللند روانشناس دانشگاه هاروارد، در مقاله‌ای با عنوان آزمونی برای ترجیح شایستگی بر هوش، نشان داد آزمون هوش پیش بینی کننده ضعیفی برای پیش‌بینی اثربخشی فرد در بسیاری از مشاغل است. او شایستگی‌ها را به عنوان ملاک معتبر گزینش معرفی کرد.

در یک تعریف ساده

شایستگی آن دسته از ویژگی‌های کارکنان است که زیربنای رفتارهای شغلی موفق آن‌ها را تشکیل می‌دهد. مثل کار تیمی، برنامه‌ریزی، مهارت ارتباطی، حل مساله و …

این مقاله را هم مطالعه کنید: جانشین پروری چیست؟(راهنمای کامل مدیران منابع انسانی)

دسته بندی شایستگی‌ها

عمده‌ترین و اصلی‌ترین طبقه‌بندی شایستگی‌ها، تقسیم آن به دو نوع شایستگی‌های فنی و شایستگی‌های رفتاری‌ست.

شایستگی‌های رفتاری

مجموعه‌ای از رفتارهای قابل مشاهده و قابل اندازه گیری هستند که فرد را در کارش اثربخش می‌سازند مثل کار تیمی، مذاکره، تفکر تحلیلی و…

شایستگی‌های فنی

دانش و مهارت‌های اساسی که برای ایفای نقش تخصصی در سازمان مورد نیاز است، مثل مهارت اکسل و برای هر واحد شغلی در شرکت منحصر به فرد می‌باشند مثلا شایستگی فنی کارشناس مالی با شایستگی فنی کارشناس فروش متفاوت است.

یک فرد برای ایفای نقش موثر و برجسته در یک شغل به هر دو دسته شایستگی‌های فنی و رفتاری نیازمند است.

مدل شایستگی چیست؟

مدل شایستگی به فهرستی از دانش، مهارت و توانایی‌های لازم برای ایفای نقش موثر در يك شغل خاص اشاره دارد كه بطور معمول در مجموع 7 تا 9 عدد می‌شود.

در شکل زیر یک نمونه مدل شایستگی را مشاهده می‌کنید.

یک مدل شایستگی هسته مرکزی فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی‌ست و کمک می‌کند که یک زبان مشترک و دقیق در مورد دانش، مهارت و ویژگی‌های مورد انتظار از مشاغل مشخص شود.

به عبارت دیگر با تعریف مجموعه‌ای از شایستگی‌ها برای هر نقش در کسب‌وکارتان، می‌توانید مشخص کنید که سازمان برای رسیدن به اهدافش به چه رفتارهایی اهمیت می‌دهد.

کاربرد مدل‌های شایستگی‌

اصلی‌ترین کاربرد شایستگی‌ها در ایجاد یک چهارچوب و زبان مشترک در فرایندهای مدیریت منابع انسانی‌ست.

این چهارچوب کمک می‌کند که

*در استخدام: با قرار دادن شایستگی‌ها به عنوان مبنایی برای فرایند جذب و استخدام، کارکنان جدید را با دقت بالاتری انتخاب و استخدام کنید و از انتخاب‌های حسی و مبتنی بر قضاوت‌های فردی فاصله بگیرید.

*در آموزش: با قرار دادن مدل شایستگی در قلب فرایند آموزش کارکنان و سنجش شایستگی‌های کارکنان برنامه‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای مناسب‌تر را ارائه دهید.

*در ارزیابی عملکرد: مدل شایستگی چهارچوبی برای ارزیابی نقاط قوت و ضعف رفتارهای فرد ارائه می‌دهد و در واقع استانداردی ارائه می‌دهد که می‌توان ارزیابی عملکرد را با دقت و سرعت بیشتری انجام داد.

*در پرداخت و پاداش: مدل شایستگی کمک می‌کند که پرداخت‌ها با شایستگی‌ها پیوند بخورد و بر این اساس پرداخت بیشتر به کارکنانی صورت می‌گیرد که شایستگی بیشتری از خود نشان می‌دهند.

بر اساس تحقیقات انجمن جبران خدمت آمریکا(ACA) سازمان‌ها به دلایل زیر از شایستگی‌ها  استفاده می‌کنند.

1- انتقال رفتارهای ارزشمند و فرهنگ سازمانی(75%)

2- عملکرد موثر برای همه کارکنان(59%)

3- تاکید بر ظرفیت‌های افراد(42%)

4- تقویت رفتار تیمی و متقابل(34%)

این مقاله را هم مطالعه کنید: ارزیابی شایستگی چیست و چه روش‌هایی دارد؟

روش‌های طراحی مدل شایستگی در سازمان

به منظور استخراج شایستگی‌ها و تدوین مدل شایستگی روش‌های مختلفی وجود دارد. ازجمله این روش‌ها می‌توان به مصاحبه با افراد موفق و برجسته سازمان، مطالعه شرح شغل‌ها، مطالعه برنامه استراتژیک سازمان و مطالعات الگوبرداری اشاره کرد. در ادامه این روش‌ها معرفی شده‌اند.

مصاحبه با افراد موفق و برجسته سازمان

مصاحبه با افرادی که در شغل مورد نظر ما عملکردی عالی دارند یکی از بهترین و سریع ترین روش‌های استخراج شایستگی‌هاست. این مرحله به منظور شناسایی دانش، مهارت و توانایی‌هایی می‌باشد که آن افراد دارا هستند و موجب برجسته شدن آن‌ها و تمایزشان نسبت به بقیه می‌شود. با کمک مصاحبه با افراد شاخص، می‌توان به فهرستی از شایستگی‌ها دست پیدا کرد.

مطالعه برنامه استراتژیک سازمان

کارمندیابی، انتخاب، ارزیابی و توسعه کارکنان می‌بایست بر اساس استراتژی سازمان باشد. بنابراین یکی از منابع مهم در تدوین شایستگی‌ها، مطالعه برنامه استراتژیک سازمان است. به عنوان مثال وقتی استراتژی کلی سازمان جذب رضایت مشتری‌ست بر شایستگی مشتری مداری تاکید می‌شود. یا اگر استراتژی سازمان، ایجاد کیفیت از طریق کار تیمی‌ست، شایستگی کار تیمی می‌بایست در طراحی شایستگی‌ها مورد نظر قرار گیرد.

تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل مشخص می‌کند که شاغل در این شغل با چه وظایف و مسئولیت‌هایی روبروست و برای انجام آن چه دانش، مهارت و توانایی‌های نیاز دارد. هر چقدر شرح شغل بهتر تشریح و تحلیل گردد، بهتر می‌توان به شایستگی‌های آن شغل دست یافت مثلا برای فردی که وظیفه نوشتن گزارشات تحلیلی را بر عهده دارد شایستگی تحلیل گری یک شایستگی کلیدی‌ست.

مطالعات الگو برداری

در زمینه توسعه شایستگی‌ها پژوهش‌های زیادی صورت گرفته است.

مدل‌های شایستگی عمومی، پایه‌ای مشترک برای شرکت‌ها برای توسعه و ایجاد مدل‌های شایستگی خاص سازمان را فراهم می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند شایستگی‌های خاصی را از مدل‌های عمومی شایستگی الگو گرفته و از آن به عنوان یک نقطه شروع برای توسعه مدل شایستگی خاص شرکت استفاده کنند. بعضی از منابع خوب برای مطالعات الگو برداری، دیکشنری هاروارد و دیکشنری یونیدو هستند که برای آشنایی بیشتر می‌توانید آن‌ها را از لینک‌های زیر دانلود کنید.

دانلود دیکشنری شایستگی‌ها

Harvard University Competency Dictionary FY14 – final

UNIDO

جمع بندی و پیشنهاد مطالعه بیشتر

با تعریف شایستگی‌های شغلی برای هر نقش، می‌توانید به سازمان خود کمک کنید کارکنان شایسته‌تری را جذب کند، مسیر شغلی آن‌ها را ترسیم کند، برای چالش‌های آینده آماده شود، ارزیابی‌های دقیق‌تری انجام دهد و از کارکنان خود در مسیر رشد و توسعه حمایت کند.

امیدوارم با مطالعه این مطلب به اصول طراحی مدل شایستگی پی برده باشید. اگر به توسعه دانش و مهارت در زمینه طراحی مدل‌های شایستگی علاقمند هستید دوره آموزشی گام به گام طراحی مدل شایستگی برای شما مفید خواهد بود.

منابع

کتاب توسعه مدیریت بر مبنای شایستگی/دکتر مرتضی کرمی، دکتر مسلم صالحی

کتاب از مصاحبه تا استخدام/ دکتر جوشقانی

کتاب حرفه‌ای مصاحبه کنید/ دکتر عیدی، عماد فراهانی، صفورا فخر آذری

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

بعضی از مصاحبه گران در شرکت‌های بزرگ دنیا، سوالاتی عجیب و متفاوت در جلسه مصاحبه می‌پرسند و با کمک این سوالات قصد به چالش کشیدن داوطلب استخدام را دارند.

سوزان رول، یکی از مدیران شرکت OI Global Partners می‌گوید: «سوالات عجیب و غریب اصولاً برای فریب دادن یک فرد پرسیده نمی‌شوند، بلکه برای کشف ویژگی‌های یک نامزد هستند که نمی‌توان آن‌ها را با رزومه یا تمرین دو دقیقه‌ای مشخص کرد.
در این مطلب برخی از سوالات عجیب سازمان‌های بزرگ و مطرح در مصاحبه‌های استخدامی بیان شده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

نمونه‌ای از سوالات عجیب و متفاوت مصاحبه‌های استخدامی

Google

اگر امکان استفاده از تبلیغات یوتیوب نباشد، چه راهی را برای کسب درآمد از سایت پیشنهاد می‌کنید؟

ما از شما می‌خواهیم گوگلی شوید این برای شما چه معنایی دارد؟

یکی از شوخی‌هایی که بعد از استخدام با مدیرتان خواهید کرد را بگویید؟

مفهوم بانک اطلاعاتی را برای یک کودک هفت ساله توضیح دهید.

تخمین بزنید سالیانه چند نفر در آمریکا موی خود را کوتاه می‌کنند؟

فرض کنید سوزنی در یک انبار کاه گم شده است چه راه‌هایی برای پیدا کردن آن پیشنهاد می‌کنید؟

فرض کنید ما هشت توپ داریم که یکی از آن‌ها از بقیه سبک‌تر است. اگر تنها دو بار امکان وزن کشی و استفاده از ترازوی کفه‌ای را داشتید چگونه می‌توانستید توپ سبک‌تر را پیدا کنید؟

یکی از شوخی‌هایی که بعد از استخدام با مدیرتان خواهید کرد را بگویید.

Apple

ترجیح می‌دهید با چه کسی قهوه بخورید و چرا؟

کدام زمان از زندگی‌تان می‌تواند شما را به خوبی تعریف کند؟

نام رهبر مورد علاقه شما چیست؟

شما برای مشتریان ناراضی که اپل را دوست ندارند چه پاسخی دارید؟

پیشنهاد شما برای معلق نگه داشتن یک آیفون در هوا چیست؟

از زمانی بگویید که چیزی دریافت کردید یا پستی را گرفتید که به نظر لایق آن نبودید؟

فرض کنید شغل شما پیک پیتزا فروشی است. به نظر شما در این کار از یک قیچی چه استفاده‌های مفیدی می‌توان داشت؟

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات مصاحبه استخدامی : ۲۱ سوال رایج به همراه پاسخ آنها

Gallup

آخرین باری که به فردی هدیه دادی چه زمانی بود؟ چه هدیه‌ای دادی؟

American Heart Association

به نظر شما رنگ پول و عشق چه رنگی ست؟

Dell

ترجیح می‌دهید تا با کشاورزی محصول برداشت کنید یا به شکار بروید؟

Goldman Sachs

تخمین بزنید هر سال در شهر واشنگتن چند متر مربع پیتزا خورده می‌شود؟

Applebee

با مزه‌ترین اتفاقی که اخیرا برای شما افتاده است، چیست؟

Urban outfitters

در یک بسته مداد رنگی ترجیح می‌دهید بجای کدام مداد(چه رنگی) باشید؟ چرا؟

Hootsuite

ابر قدرت درون و یا حیوان درون‌تان چیست؟

سوالات عجیب مفید یا مضر؟

طرفدارن این سوالات معتقدند این سوالات اطلاعاتی در مورد نحوه عملکرد فرد تحت استرس، خلاقیت و واکنش وی به چالش‌های غیر منتظره و دشوار را می‌دهد.

بسیاری از این مصاحبه کنندگان معتقدند پاسخ درست برای این سوالات اهمیتی ندارد. آن چه مهم است منطق افراد برای رسیدن به پاسخ است.

اما این شکل مصاحبه‌گری برای بسیاری از مصاحبه شوندگان بی‌معنی‌ست و آن‌ها را غافلگیر می‌کند. همچنین قضاوت کردن افراد بر اساس این گونه سوالات چندان معتبر نخواهد بود و در عین حال این سوالات نمی‌تواند به ما ارزیابی درستی در مورد تناسب شایستگی‌های فرد با جایگاه مورد نظر بدهد.

یادمان باشد دلیل اصلی اینکه یک سازمان، مصاحبه برگزار می‌کند این است که دریابد آیا فرد مورد نظر می‌تواند در کار آینده‌ش موفق باشد یا خیر و در این موفقیت سنجش دانش و مهارت تخصصی و شایستگی‌های لازم برای شغل نقش اصلی را بازی می‌کند.

شما چه نظر یا تجربه‌ای دارید؟ در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع

کتاب از مصاحبه تا استخدام/ دکتر جوشقانی

https://www.glassdoor.com/

نویسنده: سونیا جلالی

من را در جریان همه جزئیات بذار!

عبارت بالا را زیاد از زبان مدیران می‌شنویم مدیرانی که در تک تک جزئیات سرک می‌کشند، نتایج افراد و تیم‌ها آن‌ها را راضی نمی‌کند، از تفویض اختیار و واگذاری کارها به بهانه‌های مختلف طفره می‌روند و در یک عبارت سبک مدیریت ذره بینی را در پیش گرفته‌اند.
تفویض اختیار یک ابزار ضروری در جعبه ابزار مدیران است که اگر درست انجام شود یکی از بهترین ابزارها خواهد بود.
در این مقاله یک راهنمای کامل برای تفویض اختیار را در اختیار شما قرار داده‌ایم. در مورد مفهوم تفویض اختیار و مراحل عملی آن صحبت می‌کنیم. یک ویدئو با موضوع تفویض اختیار اثربخش و غیراثربخش را ملاحظه می‌کنید و یک نمونه چک لیست تفویض اختیار اثربخش را نیز مرور خواهیم کرد.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار، واگذاری وظایف، اختیارات و مسئولیت‌ها به دیگران است. یعنی به فرد دیگری برای انجام یک کار و یا گرفتن یک تصمیم خاص اعتماد کنیم.
تفویض اختیار یکی از سخت‌ترین و در عین حال کارآمدترین وظایف مدیریتی‌ست. هنگامی که تفویض اختیار به روش صحیح انجام شود، کارمندان در نقش‌های خود توانمندتر شده و به پیشرفت حرفه‌ای آن‌ها کمک می‌کنیم، همچنین زمان ما به عنوان مدیر برای تمرکز بر اولویت‌های مهم‌تر آزاد می‌شود.

تفویض اختیار کارآمد، با درگیر کردن کامل کارکنان در وظایف و نقش‌های جدیدشان، کارکنان را به شرکای مسئولیت‌پذیر و مشتاق تبدیل می‌کند.

تفویض اختیار به شما کمک می‌کند روی اولویت‌ها متمرکز شوید و در عین حال، به اعضای تیم فرصت می‌دهد تا در وظایف جدید و جالب مشارکت کنند، نقاط قوت جدیدی را توسعه دهند و توانمندتر شوند.

توانایی تفویض اختیار مسلماً یکی از تفاوت‌های مدیران خوب و ناکارآمد است و یادگیری نحوه تفویض اختیار یک مهارت مدیریتی و رهبری بسیار مهم به شمار می‌آید.

اهمیت (مزایای تفویض اختیار)

تفویض اختیار به دو دلیل مهم است.

اول به حداکثر رساندن بهره وری شخصی خودتان به عنوان مدیر و دوم نشان دادن این‌که به تیم خود، در انجام کارهای مهم اعتماد دارید و برای رشد آن‌ها ارزش قائل هستید.

تفویض اختیار موفق همچنین به جلوگیری از فرسودگی شغلی کمک می‌کند. واگذاری موثر، بار روی شانه‌های شما را سبک می‌کند. قرار نیست که همه کارها را شما انجام دهید. در عوض، به عنوان یک مدیر، شما مسئول ساختن تصویر بزرگ هستید تا وظایف مناسب را به افراد مناسب محول کنید.

دانستن اینکه چه زمانی باید مسئولیت را به سایر اعضای تیم واگذار کنید، راهی عالی برای تبدیل شدن به یک رهبر موثرتر است.

چه عواملی مدیران را از تفویض اختیار باز می‌دارد؟

• نگران باشید که توضیح دادن نحوه انجام کار به زمان بیشتری نیاز دارد تا اینکه خودتان آن را انجام دهید.
• اولویت کار را درک نکنید.
• می‌خواهید خودتان روی پروژه‌های جالب کار کنید.
• در خصوص واگذاری کار بیشتر به افراد، احساس گناه می‌کنید.
• مطمئن نیستید چه کسی می‌تواند این کار را به خوبی انجام دهد.
• می‌خواهید در تیم خود احساس مهم بودن داشته باشید.

چه زمانی تفویض اختیار کنیم؟

تنها یک سناریوی ساده برای اینکه چه زمانی باید کار را محول کنید وجود ندارد. اما به طور کلی، با پرسیدن چند سوال از خود، می‌توانید تا حدی مشخص کنید که آیا این کار برای تفویض اختیار مناسب است یا خیر.

سوالاتی نظیر

• آیا این کار با اولویت‌های یکی دیگر از اعضای تیم هماهنگ است؟
• آیا شخص دیگری وجود دارد که اطلاعات و مهارت لازم برای انجام این کار را داشته باشد؟
• آیا این کار فرصتی برای برای رشد و توسعه مهارت‌های اعضای تیم را فراهم می‌سازد؟
• آیا وقت دارم که این کار را به طور مؤثر واگذار کنم؟ (آموزش به طرف مقابل، پاسخ دادن به سؤالات او و بررسی کارش؟)
• آیا این موضوعی‌ست است که من شخصاً باید روی آن کار کنم؟
• آیا شکست در انجام این کار، بر موفقیت نهایی پروژه تأثیر می‌گذارد؟
• آیا زمانی برای انجام مجدد کار در صورت لزوم داریم؟

برای واگذاری کار، نیازی به پاسخ «بله» به همه سؤالات فوق را ندارید. اما پرسیدن این سوالات قبل از واگذاری کار به شما کمک می‌کند تا بهترین کار را برای تفویض اختیار شناسایی کنید.

مشاهده ویدئو نحوه تفویض اختیار اثربخش و غیراثربخش

در ویدئو زیر، سناریو اول واگذاری کار به شیوه‌ای غیراثربخش و سناریو دوم واگذاری همان کار را به شیوه موثرتری نمایش می‌دهد.

10 نکته برای تفویض اختیار اثربخش

برای شروع فرآیند تفویض اختیار اثربخش، این 10 نکته را امتحان کنید.

1. شناسایی کار مناسب برای تفویض اختیار

همه چیز قابل تفویض نیست. برخی از کارها استراتژیک یا بسیار مهم هستند و نیاز به تمرکز شخصی شما دارند. قبل از شروع واگذاری کار، اهمیت و پیامدهای واگذاری آن را ارزیابی کنید.

البته این بدان معنا نیست که شما نمی‌توانید وظایف مهم را محول کنید. اگر در تیمتان تجربه یا مهارت، برای انجام مؤثر این کار وجود دارد، واگذاری آن می‌تواند گزینه خوبی باشد. اما به خاطر داشته باشید که دستیابی به یک نتیجه نهایی خوب همچنان مسئولیت شماست.

کار خوب برای تفویض اختیار ویژگی‌های زیر را داراست.

• کارهایی که در آینده تکرار خواهند شد: اگر یک کار تکراری دارید، اغلب می‌توانید که آن را به فرد دیگری که زمان و انرژی لازم برای انجام کار را دارد، بسپارید.
• کاری که با علایق اعضای تیم همسو باشد: اگر یکی از اعضای تیم علاقه خود را به توسعه یک مهارت جدید یا تقویت مهارت‌های موجود نشان داده است، بررسی کنید آیا کاری وجود دارد که بتوانید به وی واگذار کنید؟
• کاری که به اهداف اعضای تیم مرتبط می‌شود: یکی از بهترین راه‌ها برای تفویض اختیار، واگذاری کاری است که به اهداف حرفه‌ای یک عضو تیم مرتبط است.

2. اولویت‌ها را روشن کنید.

درک اولویت و دشواری و پیچیدگی کارها، تفویض اختیار را برای شما آسان‌تر می‌کند. اگر کاری اولویت بالایی دارد یا باید به فوریت انجام شود، می‌توانید تصمیم بگیرید که آن را خودتان انجام دهید یا آن را واگذار کنید. تصمیم گیری در مورد این موضوع تا حد زیادی به نوع و ماهیت کار وابسته است.

بهترین راه برای شفاف‌سازی اولویت‌ها، مشخص کردن ارتباط کار با اهداف تیم و شرکت است. وقتی شما و تیمتان در مورد چرایی اهمیت کارتان شفافیت داشته باشید، اولویت بندی موثر، آسان‌تر خواهد بود.

3. نقاط قوت هر یک از اعضای تیم را شناسایی کنید.

بخشی از تفویض اختیار موثر این است که مطمئن شوید فردی که کار را به او واگذار می‌کنید برای موفقیت آماده شده است.

برای انجام این کار، مطمئن شوید که به وضوح نقاط قوت هر یک از اعضای تیم و همچنین علایق آنها را درک کرده‌اید. در جلسات 1:1(یک به یک) خود کمی وقت بگذارید و از آنها بپرسید که در حال حاضر چه مهارت‌هایی دارند که می‌خواهند بیشتر توسعه دهند و یا چه مهارت‌هایی را می‌خواهند توسعه دهند که در حال حاضر ندارند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

4. مسیر را مشخص کنید و راهنمایی‌های لازم را ارائه دهید.

وقتی کاری را واگذار می‌کنید، مطمئن شوید فردی که این وظیفه را بر عهده می‌گیرد برای موفقیت آماده شده است. برای انجام این کار توجه به موارد زیر در حین واگذاری ضروری‌ست.

• مشخص کردن اهداف، انتظارات، خروجی‌های کار و نتیجه مطلوب
• راهنمایی در مورد نحوه انجام کار
• تعیین موعد مقرر برای انجام وظیفه واگذار شده
• در اختیار گذاشتن اسناد و جزئیات مربوط به کار
• در اختیار گذاشتن ابزار مورد نیاز برای انجام کار

به خاطر داشته باشید که انجام این کار ممکن است برای شما آسان باشد، اما برای شخصی که وظیفه‌ای را به او محول می‌کنید کاملاً جدید است. کمی وقت بگذارید و کارکنان را در انجام وظایف جدیدشان راهنمایی کنید و به سوالاتشان پاسخ دهید.

به عنوان مثال، تصور کنید یک مدیر بازاریابی هستید که بر ارسال یک کمپین ایمیلی برای گروهی از مشتریان نظارت می‌کنید. قبل از شروع کمپین، محتوای آن باید نوشته شود، گرافیک طراحی شود، و یک لیست ایمیل جمع‌آوری شود. سپس کمپین باید به نرم افزارهای بازاریابی ایمیلی مانند iContact یا Mailchimp اضافه شود.

هنگام واگذاری وظایف برای این کمپین، یک مدیر خوب باید خروجی نهایی کار را شفاف کند، دستورالعمل‌های دقیق را برای تک تک اعضای تیم ارسال کند، نقش هر کدام از افراد در پروژه را تعریف کند، راهنمایی‌های لازم را ارائه دهد و شیوه‌ای را برای نظارت و پاسخگویی طراحی نماید.

5. در آموزش سرمایه گذاری کنید.

ممکن است کاری باشد که هیچ کس در تیم، به جز شما نتواند آن را انجام دهد. برخی از مدیران فکر می‌کنند این بدان معناست که نمی‌توانند آن کار را واگذار کنند. بسته به اولویت‌هایتان، می‌توانید با آموزش به اعضای تیم کمک کنید تا بتوانند آن وظیفه را انجام دهند.

فراموش نکنید که آموزش زمان می‌برد. بنابراین بسیار وسوسه انگیز است که بجای آموزش دادن، خودتان آن را انجام دهید. به آموزش به عنوان سرمایه گذاری روی اعضای تیم و کم کردن حجم کاری خود در آینده فکر کنید.

به مرور، زمانی را که صرف آموزش کرده‌اید، جبران خواهید شد. واگذاری وظایف وقت گیر راهی عالی برای ایجاد مهارت مدیریت زمان است و در عین حال به اعضای تیم فرصت‌های جدیدی را می‌دهد. زمان صرفه جویی شده از طریق تفویض اختیار را در بلندمدت، اندازه گیری کنید.

بخشی از آموزش دیگران این است که به جای ارائه فوری راه حل، به آن‌ها فضایی برای حل مشکلات بدهید. اگر فردی که کار به او واگذار شده، به مانعی برخورد کرد، به جای ارائه راه حل، سعی کنید از خودش پیشنهاداتی بخواهید تا به او کمک کنید، مهارت‌های خود را توسعه دهد.

6. بازخورد را در اولویت قرار دهید.

واگذاری کار فرصت بسیار خوبی برای بازخورد و ارتباط دو طرفه است. اطمینان حاصل کنید شخصی که کار را به او واگذار کرده‌اید راهی برای ارتباط با شما دارد. وجود یک سری جلسات منظم مانند جلسات 1:1 کمک می‌کند، تا موارد را با جزئیات بیشتری مرور کنید.

برای هر کاری که واگذار می‌کنید، بازخورد ارائه دهید. همچنین، از افراد تیمتان بازخورد بخواهید که آیا اطلاعات کافی برای موفقیت در مسیر واگذاری را به آنها داده‌اید؟

به خاطر داشته باشید که تفویض اختیار یک مهارت طولانی مدت است. بنابراین درخواست بازخورد به شما کمک می‌کند تا برای موفقیت بلندمدت آماده شوید.

در صورتی که به توسعه مهارت بازخورد علاقمند هستید طی کردن دوره آموزشی مهارت بازخورد برای شما مفید خواهد بود.

7. روی نتایج تمرکز کنید.

وقتی کار را محول می‌کنید، هدف این نیست که اعضای تیم، کار را دقیقاً مشابه شما انجام دهند. اگر فردی به نتایج دلخواه برسد، اشکالی ندارد که با مسیری متفاوت از شما این اتفاق بیفتد.

بنابراین روی هدف نهایی و خروجی‌ها تمرکز کنید و به اعضای تیم فضایی بدهید تا فرآیند خود برای انجام کار را ارائه دهند.

8. اعتماد و حمایت کنید.

پس از واگذاری کار، سعی کنید یک قدم به عقب بردارید و به اعضای تیم فضای لازم برای انجام کار را بدهید. به طور دوره‌ای با آن‌ها تماس بگیرید تا مطمئن شوید که نیاز به حمایت بیشتری ندارند.

فراموش نکنید در نهایت، شما مسئول موفقیت کار واگذار شده هستید. اگر اولین بار است که کاری را واگذار می‌کنید، یک چرخه بازبینی یا پیگیری برای بررسی کار تفویض شده، اجرا کنید.

9. قدردانی کنید.

واگذاری مؤثر کار به اعضای تیم فرصت می‌دهد تا مهارت‌های جدید را توسعه دهند و در پروژه‌های مهم شرکت کنند. پس از اتمام کار، زمانی را برای قدردانی از اعضای تیم خود اختصاص دهید.

10. رها کردن را تمرین کنید.

تفویض اختیار به خصوص در شروع، می‌تواند برای مدیران و رهبران دشوار باشد، زیرا کار مهمی را به دست شخص دیگری می‌سپارید.

یادگیری تفویض اختیار یک مهارت حیاتی و نیازمند زمان است، نباید هر بار که تفویض اختیار می‌کنید ناراحت باشید. قبل از واگذاری پروژه‌های بزرگ‌تر، کارهای کوچکتر را واگذار کنید و صبور باشید.

4 مهارت برای تفویض اختیار موثر

هنگام تمرین تفویض اختیار، تعدادی از نقاط قوت، شایستگی‌های و مهارت‌های خود را به کار خواهید گرفت، اصلی‌ترین مهارت‌هایی که در فرایند واگذاری توسعه خواهید داد عبارتند از:

توانمندسازی: هر بار که تفویض اختیار می‌کنید، فرصتی است برای بهبود مهارت خودتان در توانمندسازی دیگران.

مربیگری: شما می‌توانید مهارت‌های مربیگری و رهبری خود را از طریق تفویض اختیار توسعه دهید. از جلسات کوچینگ برای بهبود عملکرد تیم خود استفاده می‌کنید و باعث رشد شغلی آنها می‌شوید.

همسویی: با روشن کردن نقش‌ها و وظایف، به تیم خود کمک می‌کنید تا با اهداف سازمانی بزرگ‌تر هماهنگ شوند.

ارتباطات: تفویض اختیار ذاتاً شامل روابط با دیگران است. از طریق فرآیند تفویض اختیار، همکاری و گفتگو می‌کنید، بازخورد می‌دهید و می‌گیرید و روابط کاری خوبی را ایجاد می‌کنید.

موانع تفویض اختیار

با وجود آگاهی از مزایای تفویض اختیار بیشتر مدیران موانعی جدی برای واگذاری کار به دیگران دارند.
مثل این که:
کسی به خوبی خودم از عهده کار بر نمی‌آید.
ممکن است وجهه خود را از دست بدهم و جانشین من شود.
برای واگذاری زمان زیادی باید صرف کنم.
کارکنان من به اندازه کافی توانمند نیستند که بشود کار را به آن‌ها واگذار کرد.

نتیجه چنین دیدگاهی در مورد تفویض اختیار ساعات طولانی کار کردن مدیران و تمرکز روی اولویت‌هایی است که به سادگی از عهده کارکنان هم بر می‌آید و از سوی دیگر با واگذار نکردن، فرصت بهبود مهارت‌ها، استفاده از نقاط قوت افراد و افزایش رضایت شغلی را هم از آن‌ها دریغ می‌کنیم. اگر شما کاری را با اعتقاد کامل به فردی واگذار کنید توانمندی‌ها و اعتماد به نفس او را بالا می‌برید.

مراحل عملی تفویض اختیار

یک طرح تفویض اختیار موثر می‌تواند به شرکت کمک کند تا به طور مؤثر و کارآمد عمل کند. اما برای تحقق آن، می‌بایست به چهار مرحله اساسی تفویض اختیار که در زیر آمده متعهد باشیم.

1- تعیین دقیق کار یا پروژه‌ای که قرار است واگذار شود.

به وضوح وظایف و مسئولیت‌هایی که قرار است واگذار شود را تعریف کنید. کارمند باید وظایف تفویض شده را به طور دقیق، شفاف و بدون ابهام بداند. مثلا نوشتن گزارش ارزیابی رضایت مشتریان تا پایان تیرماه

2- تعریف دقیق خروجی‌ها و نتایج مورد انتظار

شفاف بودن اهداف و انتظارات کمک می‌کند دو طرف درک کاملی از خواسته‌ها داشته باشند. زمانی که تصمیم به تفویض اختیار می‌گیرید، در جلسه‌ای با کارکنان موارد زیر را شفاف کنید.
انتظار تحقق چه خروجی را داریم؟ به چه نتایجی امیدوار هستیم؟ موفقیت چگونه سنجیده خواهد شد؟
کارمند باید دقیقا نتایج مورد انتظار را درک کند و بتواند تفاوت بین موفقیت و شکست در پروژه را بیان کند.

همچنین اگر شخصی که کار را به او محول می‌کنید برای تکمیل پروژه محول شده به آموزش، منابع یا اختیارات خاصی نیاز دارد، وظیفه شما به عنوان مدیر است که هر سه مورد را ارائه دهید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

3- تعادل بین اختیار و مسئولیت

بعضی از مدیران فقط مسئولیت را واگذار می‌کنند و اختیار تصمیم گیری را به کارمند نمی‌دهند. اگر به کارمندان اختیارات جدیدی داده شود اما مسئولیت جدیدی نداشته باشند، احتمالاً در وظایف خود بی‌تأثیر خواهند بود. به همین ترتیب، اگر مسئولیت‌های جدیدی به آنها داده شود اما اختیارات جدیدی به آنها داده نشود، انجام وظایف برای آنها دشوار خواهد بود. اختیار و مسئولیت باید در تعادل باشد تا تفویض اختیار مؤثر باشد. مثلا انتظار داریم فرد در خصوص میزان رضایت مشتریان پاسخگو باشد اما تنها مسئولیت را واگذار کردیم و اختیارات لازم را به او نمی‌دهیم.

4- تعریف شیوه دقیق کنترل نتایج

بر پیشرفت کار نظارت داشته باشید و نتایج را کنترل کنید، جلسات منظم داشته باشید. به شکل مربی گری و آموزش به افراد کمک کنید که درک کنند در مسیر درست قدم بر می‌دارند و یا به بیراهه می‌روند. از کارکنان با بازخورد دادن و قدردانی کردن حمایت کنید.

چک لیست تفویض اختیار

در مسیر تفویض اختیار، چک لیست زیر به شما کمک می‌کند که موضوعات اصلی را قبل از واگذاری کار بررسی کنید.
با فکر کردن به واگذاری از طریق این مراحل می‌توانید مطمئن شوید در مسیر واگذاری چیزی را فراموش نکردید. می‌توانید از این چک لیست به عنوان راهنما استفاده کنید تا مطمئن شوید به صورت موثر تفویض می‌کنید.

هر عبارت را بخوانید و در صورت انجام مقابل آن یک علامت مثبت بگذارید.

1- هدف تفویض اختیار را مشخص کرده‌ام.
2- تعریف کرده‌ام که چه کارهایی باید تفویض شوند و چرا
3- تصمیم گرفتم که کار به چه کسی واگذار خواهد شد.
4- با توجه به توانایی و سطح مهارت فرد تفویض کرده‌ام.
5- دلایل تفویض اختیار را به کارمند توضیح داده‌ام.
6- کار یا پروژه را به وضوح تعریف کرده‌ام.
7- با کارمند گفتگو و اهداف پروژه و نتایج مورد انتظار را توضیح داده‌ام.
8- نحوه کنترل و پایش نتایج را مشخص کرده‌ام.
9- آموزش‌ها و منابع لازم را به کارمند داده‌ام.
10- پیشرفت کار را در فواصل زمانی توافق شده بررسی کرده‌ام.
11- به سوالات و درخواست‌های کارکنان گوش داده‌ام.
12- بازخوردهای پرتکرار و به موقع داده‌ام (هم مثبت و هم توسعه‌ای)

دانلود چک لیست تفویض اختیار

شما می‌توانید چک لیست تفویض اختیار را از لینک زیر دانلود کنید.

Delegation Checklist

نبایدهای تفویض اختیار

در مسیر تفویض اختیار بخصوص برای مدیران تازه کار اشتباهات زیر رخ می‌دهد.
1- عجله کردن و صبور نبودن در مسیر واگذاری
2- فشار زیاد آوردن به کارکنان
3- سرزنش دیگران وقتی خودتان کار را به درستی واگذار نکردید.
4- باور نداشتن به توانمندی کارکنان
5- تفویض اختیار بدون آموزش و تامین منابع

تمرین معجزه می‌کند.

تفویض اختیار کار ساده‌ای نیست نیاز به دانستن و آموختن و انجام دادن دارد تا بدرستی انجام شود. اما انجام دادن کار به تنهایی و واگذار نکردن آن خیلی بیشتر از آن که فکرش را بکنید انتخاب نامناسبی است. در دنیای پرهیاهوی امروزی، واگذاری یک انتخاب نیست بلکه یک نیاز است تا شما و کارکنانتان را به سوی نتایج بهتر سوق دهد. هر چقدر سطح اعتماد و روراستی بیشتری در کار باشد احتمال موفقیت هم افزایش خواهد یافت.

سخن آخر

تفویض اختیار به توسعه فرهنگ سازمانی مبتنی بر اعتماد و توانمندسازی کمک می‌کند. در سازمان‌های با اعتماد بالا، مدیران کارمندان خود را تشویق می‌کنند تا از نظر حرفه‌ای و شخصی رشد کنند.

تفویض اختیار بخشی از سفر رهبری شما به عنوان یک مدیر است. یک راه عالی برای ایجاد و یا توسعه مهارت‌های مدیریتی و همچنین حمایت از توسعه حرفه‌ای اعضای تیم شما است.

امیدواریم این مقاله به شما در شروع یادگیری این مهارت کلیدی کمک کند.

منابع:

https://hbr.org/2017/10/to-be-a-great-leader-you-have-to-learn-how-to-delegate-well

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

تازه‌ترین مطالعه که توسط موسسه گالوپ منتشر شده، بیان می‌دارد که تنها نیمی از کارکنان به طور واضح نسبت به آنچه که از آن‌ها در محل کار انتظار می‌رود انجام دهند، آگاهی دارند. همچنین مشخص شده است که فقط 20 درصد از کارکنان اعتقاد دارند که عملکردشان به نوعی مدیریت می‌شود که آن‌ها را به انجام کارهای برجسته ترغیب می‌کند.

72 درصد سازمان‌ها گزارش کرده‌اند که فرایندهای مدیریت عملکرد آن‌ها در برخی موارد «تا حدی مؤثر» و یا «اصلاً مؤثر» نیستند.

این آمارها خیلی هم تعجب‌آور نیستند و احتمالاً خیلی هم شوکه نشدیم! در این مقاله انتظار داریم به اثبات علمی مقوله‌ای بپردازیم که مدت‌هاست مدیران به آن مشکوک هستند و آن این است:

مدیریت عملکرد سنتی چیست؟

با ظهور مفهوم منابع انسانی در سال‌های 1980، بسیاری از سازمان‌ها به وسیله مجموعه‌‌ای از فرایندهای عملی که معرفی شدند، از بین رفتند. ما بررسی‌های عملکردی را به کار گرفتیم؛ زیرا همه این کار را انجام می‌دادند. بیشتر شرکت‌ها، نمونه‌ای جدید از همان مفهوم یکسان را معرفی کردند:

«بررسی عملکرد سالیانه توسط یک سیستم رتبه‌بندی».

بیشتر شرکت‌ها هنوز هم عملکرد کارکنان شرکت خود را به همین روش ارزیابی می‌کنند. مطالعه اخیر موسسه گالوپ حاکی از آن است که 74 درصد کارکنان حداقل سالی یک بار، یک گزارش عملکرد دریافت می‌کنند.

ایرادات مدیریت عملکرد سنتی

گزارش‌های سالیانه خیلی زود اعتبار خود را از دست دادند. ما به منظور دستیابی مدیریت عملکرد فشار زیادی به مدیران اعمال کردیم. در بسیاری از مواقع آن‌ها را وادار کردیم عملکرد کارکنان را بر اساس چیزی فراتر از نظرات خود ارزیابی کنند و به آن‌ها فرم‌ها و جداول استاندارد شده‌ای دادیم تا آن‌ها را با رتبه‌بندی بر اساس طرز فکر شخصی خود تکمیل کنند.

بر این اساس، کارکنان نیز از حق رأی محروم شدند. بیشتر اوقات آن‌ها اولین بار در جلسات سالانه با مدیرانشان، از دستاوردها و شکست‌های خود آگاه می‌شدند. بعضی اوقات کارکنان حتی نمی‌دانستند که در کارشان چه چیزی از آن‌ها مطالبه می‌شود تا زمانی که مدیرشان به آن‌ها توصیه می‌کرد که انتظارات را برآورده نمی‌کنند.

همچنین تلاش برای رتبه‌بندی کارکنان در مقیاس‌های عددی یا توصیفی برای بسیاری از مدیران به امری ناخوشایند و غیردقیق تبدیل شدند. رتبه‌بندی‌های مدیریتی، در غیاب معیارهای کاملاً واضح و مقیاس‌های اصولی، در معرض مجموعه‌ای از برداشت‌ها، جهت‌گیری‌ها و ترجیحات شخصی قرار گرفتند که نتایج را تحت تأثیر قرار می‌دادند.

ما در این فرایندها گم شده‌ایم و در واقع همان کارها را برای بیشتر از 30 سال انجام داده‌ایم؛ بدون اینکه لحظه‌ای در خصوص ارزش افزوده این کار تفکر کنیم.

عملکرد را به تعدادی جدول تقلیل دادیم و فراموش کردیم که در پس این داده‌ها، مهارت‌ها، دانش، توانایی‌ها، اهداف، انگیزه‌ها و تجربیات آدم‌های واقعی زیادی قرار دارند.

تعجبی ندارد که چرا هم مدیران و هم کارکنان از فرایندهای مدیریت عملکرد بیزارند.

محیط کاری در حال تغییر است، پس مدیریت عملکرد نیز نیاز به تغییر دارد.

نمی‌توان گفت که مدیریت عملکرد به روش سنتی کاملاً فاجعه‌بار بوده است. زمانی که برای اولین بار این موضوع مطرح شد، موجب انگیزه افراد، تقویت بهره‌وری، و کارایی بالا در آن‌ها شد. اما همه این‌ها مربوط به گذشته است؛ شیوه سنتی مدیریت عملکرد با چالش دنیای امروز سازگار نیست.

نیاز به چابکی

فناوری ارتباطات، اتوماسیون و اینترنت، فرصت‌هایی را برای شرکت‌ها به منظور توسعه کسب ‌و کارشان در سراسر جهان گشوده است. به طور فزاینده‌ای، جهانی‌شدن موجب کار کردن کارکنان در خارج از مرزها شده و این خود مستلزم یادگیری زبان‌ها و فرهنگ‌های جدید است.

همچنین در سال‌های اخیر، شاهد جایگزینی بازارهای سنتی با رقبای آنلاین شده‌ایم. کلیه صنایع دریافته‌اند که در مقابل این تمایلات جدید یا باید به این جریان بپیوندید و یا اینکه از این بازار خارج شوند. این امر برای کارکنان به منزله از دست دادن شغل یا تغییرات فاحش در چگونگی کار کردن نسبت به گذشته است. به گزارش کمیسیون بهره‌وری در سال 2016، در 10 تا 15 سال آینده نزدیک به 40 درصد از مشاغل در خطر از بین رفتن، به دلیل اتوماسیون هستند.

نیازهای نیروهای کاری جدید

ترکیب نسبی کارکنان در نیروهای کاری امروزی در حال تغییر است. در زمانی که بیبی‌بومرها “Baby Boomers”(کودکان نسل انفجار جمعیت پس از جنگ جهانی دوم) بازنشسته شدند، نسل هزاره (نسل Y) به سرعت جمعیت بزرگی از کارکنان را تشکیل می‌دهند و اکثریت استخدام‌های جدید را نسل Z تشکیل می‌دهند که تازه از راه رسیده‌اند.

نسل‌های Y و Z با درجه بالایی از ساختارمندی در زندگی خود رشد کرده‌اند. آن‌ها محیط‌های حمایتی را ترجیح می‌دهند و به وسیله بازخوردهای مثبت و مرتبط نسبت به بازخوردهای کاملاً عملکردی انگیزه می‌گیرند.

آن‌ها اگر احساس کنند که نیازهای‌شان برآورده نمی‌شود، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست می‌دهند و شروع به جستجوی فرصت‌های تازه می‌کنند. در واقع 60 درصد از نیروی کار نسل هزاره در ایالات متحده در حال حاضر به دنبال شغلی جدید هستند.

مطالعه بیشتر: مدیریت منابع انسانی چیست؟

تغییر به سمت توسعه عملکرد

همانطور که نیروی کار تکامل پیدا می‌کند، نحوه مدیریت ما نیز باید از همین امر پیروی کند. کارکنان به ویژه نسل هزاره، خواهان تغییر رویه از شیوه‌های سنتی مدیریت عملکرد به سمت «توسعه عملکرد» هستند. آن‌ها فرایندی را می‌خواهند که استعداد‌های فردی، نیازهای عملکردی و احساس هدفمندی به واسطه توقعات روشن، پاسخگویی و در نهایت، بازخورد و مربی‌گری (کوچینگ) مداوم، آن‌ها را تشویق و حمایت کند.

فراتر از یک رئیس، آن‌ها یک مربی می‌خواهند. فراتر از راهنمایی و آموزش، آن‌ها توقعاتی روشن و واضح، پاسخگویی، فرصت‌های یادگیری و بازخورد را مطالبه می‌کنند.

و آن‌ها همه این‌ها را همین الان می‌خواهند!

حال زمانی است که باید با این واقعیت مواجه ‌شویم که مدیریت عملکرد سنتی تمام شده و کار خود را انجام داده است و دیگر برای شرایط کنونی کاملاً شکست خورده است. اکنون زمان آن است که تمرکز خود را تغییر دهیم.

مدیریت عملکرد چابک – راه پیش رو

جاش برسین محقق حوزه کسب و کار تخمین زده که حدود ۷۰ درصد شرکت‌های چندملیتی در حال حرکت به سوی مدلی از مدیریت عملکرد چابک هستند.

ما بسیاری از پیشروهای صنعت مانند اکسنچر، جنرال الکتریک، گوگل، مایکروسافت و نتفلیکس را می‌بینیم که مدیریت عملکرد را به مجموعه‌های کوچکتر ولی با بازخوردهای رسمی و غیررسمیِ منظم‌تر، هدف‌گذاری شده، توأم با مربیگری (کوچینگ) و بحث‌های بازخوردی که از عملکرد پشتیبانی می‌کند، تکامل می‌دهند.

برخلاف روش سنتی که شامل جلساتی سالی یک بار و پر کردن فرم‌ها بودند، مدیریت عملکرد نسل جدید، به یک گفتگوی پیوسته آینده‌نگر در خصوص پیشرفت فرد تبدیل شده است.

ویژگی‌های مدیریت عملکرد چابک

تأمل و ارزیابی

مدیریت عملکرد چابک با تعامل شخصی تحت راهنمایی یک سرپرست، مربی یا منتور شروع می‌شود. ما همگی از طریق تجربیات و اشتباهات درس می‌گیریم. تا زمانی‌که ادراکات خود را زیر سؤال نبریم و نقاط ضعف و قدرت‌مان را نپذیریم، نمی‌توانیم تغییری ایجاد کنیم. به همین دلیل است که زمانی را برای تأمل در مورد عملکرد اختصاص می‌دهیم.

تعیین انتظارات عملکردی

برای عملکرد خوب کارکنان باید بدانند:

• چرا شغلی وجود دارد؟
• در کجای سازمان شما جای می‌گیرد؟
• چگونه با اهداف کلی سازمان شما کمک می‌کند؟
• چه چیزی از عملکرد فرد انتظار می‌رود؟
• چگونه عملکرد گذشته آن‌ها ‌اندازه‌گیری می‌شود؟

تأمل بر عملکرد گذشته

قسمت خوب مدیریت عملکرد، کارکنان را کمک می‌کند که یک قدم عقب برگردند و از خودشان بپرسند که آن‌ها دقیقا چه کاری انجام می‌دهند و به چه ‌اندازه خوب آن وظیفه را انجام می‌دهند.

• چه نتایجی را من به دست آوردم؟
• کار من چه تأثیری بر روی افراد خدمت‌گیرنده گذاشته است؟
• من با کارفرما‌ها، همکاران و مدیران چگونه برخورد کرده‌ام؟
• من چگونه ارزش‌های سازمانی را نشان داده‌ام؟
• آیا من از فرایندها و رویه‌ها پیروی کرده‌ام؟

چارچوب‌های توانمندی

عملکرد شغلی شامل نتایج (خروجی و اهدافی که باید حاصل شوند) و رفتارها (اقدامات و چگونگی انجام کار کارکنان شما).

اغلب رفتار به عنوان یکی از اهرم‌های کلیدی عملکرد نادیده گرفته می‌شود. اما در عصری که شهرت تجاری شما در عرض چند دقیقه در شبکه‌های اجتماعی می‌تواند به طرز جبران‌ناپذیری آسیب ببیند، باید مطمئن شوید که کارکنان‌ِتان نحوه رفتار خود را درک کرده و نماینده برند شما هستند. شما می‌خواهید مطمئن شوید که آن‌ها ارزش‌های سازمان شما را از هر جهت تجلی می‌دهند.

زمانی که شما و کارکنانِ‌تان بر روی اینکه چه چیزی باید کسب شود (نتایج) و چگونگی کسب آن‌ها (اقدامات و رفتارها) توافق کردید، آنگاه شما به فرمول موفقیت دست یافته‌اید.

تمرکز بر توسعه

ما از تجربیات گذشته می‌دانیم که ‌اندازه‌گیری عملکرد به تنهایی می‌تواند تهدیدکننده و منحرف‌کننده باشد. نگاه به عملکرد گذشته همیشه باید با تمرکز بر آینده انجام شود. چگونه می‌توانیم عملکرد خود را برای موفقیت بیشتر در آینده تقویت کنیم. برای انجام این کار، باید بین طرح‌های توسعه و روش‌های گوناگون یادگیری، پیوندهای قوی وجود داشته باشد.

روش‌های گوناگون یادگیری

سرمایه‌گذاری در آموزش و توسعه به این معنا نیست که شما باید مبالغ هنگفتی را صرف آموزش رسمی یا آموزش عالی کنید.

کارگاه‌های آموزشی به روش سنتی جایگاه ویژه‌ای برای خود دارند، اما همیشه پاسخگوی همه مشکلات نیستند. در واقع، آموزش محض به ندرت در رفتار یا اعمال تغییری ایجاد می‌کند.

فعالیت‌های توسعه حرفه‌ای زمانی موفق‌تر می‌شوند که کارکنان این فرصت را داشته باشند تا با استفاده از ترکیب رویکردهای تعاملی، اطلاعات جدید را فرا بگیرند. این روش کمی شبیه مدل ۷۰ : ۲۰ : ۱۰ برای یادگیری و توسعه است که اولین بار در دهه ۱۹۸۰ مطرح شد. این روش، بر این باور است که افراد تا ۷۰ درصد از دانش خود را از طریق تجربیات شغل‌های مرتبط، ۲۰ درصد از طریق تعامل با دیگران و ۱۰ درصد را از طریق رویداد‌های آموزشی رسمی به دست می‌آورند.

علاوه بر روش‌های آموزش سنتی، باید سایر گزینه‌های توسعه حرفه‌ای را در نظر بگیرید؛ مانند:

• پروژه‌های تحقیقاتی – به کارکنان یک وظیفه داده می‌شود و از آن‌ها خواسته می‌شود که به طور مستقل در مورد آن‌ها اطلاعات کسب کنند و سپس آن را بر روی شغل‌ِشان اعمال کنند.
• همکاری و بحث‌های همکاران – گروه‌های کارکنان در خصوص یک بحث به دور هم آورده می‌شوند تا در مورد موضوعات صحبت کنند و برای مواجهه با آن‌ها استراتژی‌هایی را ارتقا دهند.
• مشاهدات میدانی – با یک متخصص در یک حوزه خاص همراه می‌شوند تا نشان دهد، چگونه دانش جدید می‌تواند به طور مؤثر بر روی شغل اعمال شود.
• مربیگری (کوچینگ) – زمانی اتفاق می‌افتد که یک مدیر یا همکاری با تجربه، راهنمایی و بازخورد عملکرد درخصوص آن شغل را ارائه می‌دهد.
• منتورینگ – یک فرد با دقت انتخاب شده و مجرب، توصیه‌ها و نصیحت‌هایی را در جهت کمک به دستیابی به اهداف یک کارمند ارائه می‌دهد.
• یادگیری در هر زمان – یادگیری تحتِ وب این امکان را فراهم می‌کند که در صورت نیاز و در هر زمان، یادگیرنده به آن دسترسی پیدا کند.

تعیین منعطف هدف

اشراف به تصویری واقع‌بینانه‌تر از عملکرد خود و آنچه می‌خواهند روی آن کار کنند، کارمندان را در موضعی قدرتمند جهت تمرکز بر پیاده‌سازی هدف قرار می‌دهد.

احتمال تعهد کارکنان با مدیری که آن‌ها را در تعیین اهداف مشارکت می‌دهد، 4 برابر بیشتر است. زمانی که کارکنان بخشی از فرایند می‌شوند و قدرت تصمیم‌گیری در انتخاب اهدافشان را پیدا می‌کنند، به طور ذاتی آن‌ها را به خروجی‌های موفقی سوق می‌دهد.

در واقع کارکنانی که خود اهداف‌شان را تعیین می‌کنند، تقریباً ۴۰ درصد بهتر از آن‌هایی که اهداف برایشان تعیین شده، عمل می‌کنند. همچنین مشخص شده است، تعیین اهداف مبتنی بر همکاری، انگیزه بیشتری در پی دارد و اطمینان می‌دهد انتظارات منصفانه، مرتبط و چالش‌برانگیز هستند.

در حال حاضر، هنوز تنها حدود ۳۰ درصد کارکنان فرصت این را دارند تا اهداف خودشان را تعیین کنند.

مدیریت عملکرد چابک کاری، یک بار در سال نیست. شما باید به طور منظم و به صورت رسمی و غیررسمی در حال پیگیری باشید تا مطمئن شوید که تمرکز مناسب حفظ شده است.

بازخورد مکرر و بررسی‌های منظم

شواهد نشان می‌دهند کارمندانی که روزانه مورد دریافت بازخورد و تشویق و یا به رسمیت شناخته شدن از جانب مدیر خود هستند، نسبت به کارکنانی که تنها سالی یک بار بازخورد دریافت می‌کنند، ۳ برابر بیشتر احتمال دارد که تعلق داشته باشند و ۳.۶ بیشتر احساس می‌کنند که برای انجام کارهای شاخص انگیزه دارند.

حال توصیه نمی‌شود که مدیران به صورت روزانه، اقدام به ارائه بازخورد عملکرد کنند، اما این آمار به ما می‌گوید که علاوه بر بررسی‌های رسمی ماهانه یا فصلی، ترکیبی خوب از ارتباطات غیررسمیِ سریع در خصوص فشارهای کاری یا پیشرفت و پیشبرد وظایف تعیین شده، تعامل را افزایش می‌دهد. میزان این بازخوردها و تعاملات می‌تواند با توجه به نوع کار و البته نیاز افراد متفاوت باشد.

ارائه بازخوردها همیشه مستلزم تشکیل جلسات به صورت نشسته نیست، برخی از بهترین بازخورد‌ها در لحظه و به صورت آنی در هنگام کار کردن رخ می‌دهد؛ اینکه کجا و چطور اتفاق می‌افتد اهمیتی ندارد، تا مادامی که به صورت احترام‌آمیز صورت پذیرد. نکته مهم آن است که بازخورد باید مشخص، به موقع و معنا‌دار باشد. این امر به کارکنان این فرصت را می‌دهد که درس‌های آموخته شده را فوراً به کار گیرند.

به طور میانگین ۳ نفر از ۱۰ کارمند اعتقاد دارند، یک نفر در محیط کار وجود دارد که پیشرفت‌های‌ِشان را مورد تشویق قرار می‌دهد. وقتی این تعداد به ۶ نفر از 10 کارمند می‌رسد، میزان سودآوری تا ۱۱ درصد، حفظ و ماندگاری مشتری تا ۲۸ درصد و رضایت مشتریان تا ۶ درصد افزایش می‌یابد. این امر به رسمیت شناختن نقاط قوت، تعامل و انگیزه را نیز افزایش می‌دهد. محتوای مکالمات بازخورددهی و مربیگری به وضوح ارزش قابل‌ توجهی دارند.

نقش مدیران

سرمایه‌گذاری بر روی مدیران جهت دستیابی به مدیریت عملکرد چابک ضروری است.

کارکنان نسل جوان‌تر تمایل دارند با رهبرانشان ارتباطات عمیق‌تری داشته باشند. کیفیت رابطه مدیر – کارمندی به‌ شدت در چگونگی پذیرش کارکنان نسبت به بازخورد عملکرد بستگی دارد.

ما نیاز داریم تا مدیران را برای ایجاد انگیزه ارتباطات مهیا سازیم و آن‌ها را به مربی‌های قوی‌تری تبدیل کنیم. ما باید آن‌ها را فراتر از عملکرد‌های سنتی مدیریت ‌محور در برنامه‌ریزی، سازماندهی، نیروی انسانی، هماهنگی و کنترل قرار دهیم و به آن‌ها کمک کنیم تا بر هنر ظریف تمرکز، مواجه با چالش‌ها، تأثیرگذاری، تشویق و توسعه کارکنان خود مسلط شوند.

ایجاد یک محیط امن

یکی از دلایل خرد کردن مدیریت عملکرد به تکه‌های کوچکتر به جای گفتگوهای رسمی یک بار در سال، به این منظور است تا عواقب، کمتر تهدید‌آمیز شوند. کارکنان باید احساس امنیت کنند؛ در صورتی که اگر در مورد مشکلات خود صحبت کنند، تنبیه و مجازات نمی‌شوند یا در عملکرد سالانه خود تحت شاخص ضعیف شناخته نمی‌شوند.

زمانی که کارکنان به مدیران خود اطمینان پیدا کنند و احساس شود که دورنمایی برای‌شان متصور هستند، آن‌ها نیز نسبت به بازخورد‌های عملکردی پذیراتر خواهند بود. آن‌ها انتقادات و توصیه‌ها را می‌پذیرند، زیرا می‌دانند مدیران‌ِشان بهترین منافع را برای آن‌ها در سر دارند.

مقایسه سریع مدیریت عملکرد سنتی و چابک در جدول زیر آمده است.

استفاده از فناوری برای مدیریت عملکرد چابک

نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد چابک به راستی می‌توانند این فرایند را تسهیل کنند. یک سیستم عالی، مدیران آن را از طریق بازتاب عملکرد (اهداف و رفتارها) راهنمایی می‌کند و به کارکنان کمک می‌کند تا اهداف توسعه‌ای خود را ساختارمند کنند. سیستمی بدون کاغذ، آسان و سازگار با تلفن همراه تضمین می‌کند که سوابق بازخوردها و فعالیت‌های توسعه‌ای مانند سوابق آموزشی و مربیگری حتی از منابع متعدد، همیشه در یک مکان نگهداری شوند. معرفی فناوری مدیریت عملکرد به کارکنان می‌گوید «ما در این زمینه سرمایه‌گذاری کرده‌ایم، زیرا شما مهم هستید». این امر موجب ایجاد اعتماد می‌شود و انتظارات نسل هزاره را برآورده می‌کند.

سخن آخر این که

با پیاده‌سازی مدیریت عملکرد چابک، منافع مالی قابل توجهی از طریق موارد زیر حاصل می‌شوند:

• افزایش بهره‌وری – تیم‌هایی که فرایندهای بازخورد عملکرد مؤثرتری را اجرا کرده‌اند، بهبود بهره‌وری ۱۲.۵ درصدی را تجربه کرده‌اند.
• کاهش نرخ جابه‌جایی کارکنان – یک مطالعه نشان داده است زمانی که کارکنان جهت درک و ارتقاء توانمندی‌های خود بازخورد دریافت می‌کنند، نرخ جابه‌جایی کارکنان تا ۱۴.۹ درصد کاهش می‌یابد.
• کاهش هزینه‌های آموزشی – هزینه‌های آموزشی را می‌توان با ترکیب مؤثرتری از روش‌های یادگیری تا ۵۰ درصد کاهش داد.

شاید زمان آن رسیده که یک بازنگری جدی در شیوه‌های سنتی ارزیابی عملکرد داشته باشیم.

متن اصلی این مطلب را می‌توانید از لینک زیر دانلود کنید.

The-Business-Case-for-an-Agile-Performance-Management-System

منبع:

Welcome to Cognology – People Management Software

ترجمه محمد پویا تجدد

در کانون‌های ارزیابی و توسعه از تمرین‌ها و ابزارهای مختلف شبیه سازی شده برای شناخت میزان یک شایستگی در وجود یک فرد استفاده می‌شود. این تمرینات عبارتند از: کارگروهی، بحث گروهی، کارتابل، مطالعه موردی، تمرین نوشتاری، جستجوی اطلاعات و تصمیم گیری، ارائه مطلب و ایفای نقش.
در این مقاله تمرین ایفای نقش در کانون ارزیابی را معرفی می‌کنم و یک نمونه از این تمرین را نیز با هم مرور خواهیم کرد.

مفهوم کانون ارزیابی

کانون ارزیابی رخدادی است که در آن تعدادی داوطلب در مجموعه تمرین‌ها یا آزمون‌ها شرکت می‌کنند و توسط ارزیابان آموزش‌دیده، از نظر شایستگی‌ها، ارزیابی می‌شوند و نتایج در قالب گزارشات بازخورد در اختیار فرد و سازمان قرار می‏‌گیرد.

به بیان دیگر کانون‌ ارزیابی یک رویكرد یا فرآیند شناخت است که بر شناخت شایستگی‌های گروهی از افراد توسط تیمی از ارزیابان حرفه‌ای تأکید دارد؛ به گونه‌ای که در آن هر یک از شایستگی‌های افراد، توسط ارزیابان و با استفاده از تمرین‌ها و آزمون‌های گوناگونی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

پژوهش‏‌ها نشان داده است که مجموعه‌‏ای از تکنیک‏‌ها و ابزارها برای ارزیابی و انتخاب، کاراتر از آن است که تنها به یک روش اکتفا شود و کانون‌های ارزیابی به دلیل استفاده از شبیه سازی‏‌ها و تمرین‏‌های چندگانه دارای قابلیت اعتبار و پیش بینی بالایی در فرایندهای استخدام، ارتقا و جانشین‌پروی هستند.

اگر با کانون‌های ارزیابی آشنا نیستید مطلب تجربه یک روز حضور در کانون ارزیابی از زبان یک مدیر فروش را مطالعه کنید.

اساس کار کانون‌های ارزیابی بهره گیری از ابزارها و تمرینات شبیه‌سازیست که طی آن داوطلب رفتارهای مرتبط با شغل را بروز می‌دهد و ارزیابان، داوطلبین را مشاهده می‌کنند و بر اساس اصول ارزیابی به شایستگی‌های آن‌ها امتیاز می‌دهند.

انواع تمرین‌ها در کانون ارزیابی

تمرین‌ها در کانون ارزیابی به سه دسته تمرین‌های انفرادی، تمرینات تعاملی دو نفره و تمرینات گروهی تقسیم بندی می‌شوند.

تمرین‌های انفرادی:

شامل کارتابل، مطالعه موردی، تمرین نوشتاری

تمرین‌های تعاملی دو نفره:

شامل ایفای نقش، ارائه مطلب، جستجوی اطلاعات و تصمیم گیری

تمرینات گروهی:

بحث گروهی و کار گروهی

با کمک ماتریس شایستگی/ ابزار در کانون‌های ارزیابی مشخص می‌کنیم که از کدامیک از ابزارها و تمرین‌ها برای سنجش شایستگی‌های داوطلبین استفاده خواهیم کرد.

در این مقاله تمرین ایفای نقش را معرفی می‌کنم و در مقالات آتی به معرفی سایر تمرین‌ها خواهیم پرداخت.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جانشین پروری چیست؟(راهنمای کامل مدیران منابع انسانی)

معرفی تمرین ایفای نقش

تمرین ایفای نقش(Role Play) یکی از تمرینات شبیه‌سازی شده تعاملی و بسیار قوی‌ در کانون‌های ارزیابی است.
ایفای نقش یک گفتگوی شبیه‌سازی شده است كه در آن ارزیابی شونده با فرد دیگری كه نقش کارمند، مشتری و… را ایفا می‌كند، به گفتگو می‌پردازد و طی این گفتگو از نظر شایستگی‌ها ارزیابی می‌شود. بنابراین برای اجرای این تمرین ما به سه نفر نیاز داریم، ارزیاب، ارزیابی شونده و ایفاگر نقش

ارزیابی شونده

فردی که تمرین را اجرا می‌کند و قرار است شایستگی‌هایش طی تمرین مورد مشاهده و ارزیابی قرار گیرد. در این تمرین باید از شرکت کننده بخواهیم خودش باشد و رفتار واقعی خود را بروز دهد.

ارزیاب

فردی که رفتار و شایستگی‌های ارزیابی شونده را طی تمرین، مشاهده، ثبت و ارزیابی می‌کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ارزیابان در طول یک کانون ارزیابی چه می‌کنند؟

ایفاگر نقش

نقش مقابل ارزیابی شونده را ایفا می‌کند که می‌بایست با اعتماد به نفس بوده و برای این تمرین آموزش دیده باشد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: انواع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی(راهنمای جامع)

نحوه اجرای تمرین ایفای نقش

در این تمرین سناریویی در اختیار شرکت کننده(ارزیابی شونده) قرار می‌گیرد و به وی اطلاعاتی در خصوص موقعیت مورد نظر و فردی که قرار است ملاقات کند داده می‌شود، فرصتی برای مرور اطلاعات سناریو و آمادگی به فرد داده و وی برای ایفای نقش آماده می‌شود. زمان اختصاص یافته به ایفای نقش بین 20 تا 60 دقیقه متغیر است.

موفقیت این تمرین تا حد زیادی به کیفیت عملکرد ایفاگران نقش بستگی دارد. رفتار و گفته‌های آن‌ها باید معتبر و منسجم باشد به همین دلیل معمولا سناریویی از چگونگی ایفای نقش در اختیار ایفاگران نقش هم قرار می گیرد و به آن‌ها اطلاعات کلیدی داده می‌شود تا در مراحل کلیدی تعامل و به خصوص در مواجه با چالش‌ها واکنش مناسب نشان دهند.

با کمک تمرین ایفای نقش در کانون ارزیابی می‌توان شایستگی‌هایی نظیر مربی‌گری، مهارت‌های ارتباطی، مشتری مداری، همدلی، مذاکره و متقاعد سازی، حل مساله و تصمیم گیری، مهارت ارائه بازخورد، توانایی توسعه دیگران و… را مورد ارزیابی قرار داد.

نمونه سناریو ایفای نقش

شما مدیر فروش یک شرکت تولید کننده مواد غذایی هستید. یکی از اعضای تیم‌تان درخواست کرده است که در جلسه‌ای با وی ملاقات کنید. این فرد حدود 7 سال است که در بخش فروش شرکت شما مشغول به کار است و تاکنون دوبار برای اخذ سمت سرپرستی اقدام کرده اما در ارزیابی‌ها موفق عمل نکرده و نتوانسته به سمت سرپرستی ارتقا پیدا کند.

ارزیابی وی توسط کانون ارزیابی خارج از سازمان برگزار شده و شما در فرایند ارزیابی وی دخالت نداشته‌اید. عملکرد وی در 7 ساله گذشته در تیم شما همواره در سطح قابل قبول بوده است. البته شما احساس می‌کنید وی در برخی مهارت‌ها مثل کار تیمی نیاز به توسعه دارد.
شما 20 دقیقه برای ایفای نقش مدیر فروش در این جلسه فرصت دارید.

این تمرین قابلیت سنجش شایستگی مربی‌گری، تاثیرگذاری و مهارت‌های ارتباطی را دارد.

سخن آخر

تمرین‌های شبیه سازی شده بنیان کانون ارزیابی هستند که می‌بایست توسط تیم خبره طراحی کانون، آماده شود. در این مقاله تمرین ایفای نقش در کانون ارزیابی را به عنوان یکی از قوی‌ترین و اثربخش‌ترین تمرینات، معرفی کردم و نمونه‌ای از آن را با شما به اشتراک گذاشتم.

در صورت علاقمندی به این موضوع می‌توانید نمونه‌ای از سایر تمرین‌های مورد استفاده در کانون ارزیابی را در این لینک مشاهده نمایید.

منبع: دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

در دنیای امروز همه چیز در حال تغییر است و جهان پیرامون ما هر روز هوشمندتر می‌شود. در عصر حاضر بیشتر فعالیت‌هایی که ما در محیط کارمان انجام می‌دهیم از فعالیت‌های روزمره کارکنان، میزان تمرکز بر کار، نشاط و رفاه کارکنان تا فعالیت‌های کلان‌تری که شرکت‌ها درگیر آن هستند قابل اندازه‌گیری شده‌اند. این حجم کلان از داده‌ها(انفجار داده) سبب شده تا داده‌های بیشتری در اختیار تیم‌های منابع انسانی قرار بگیرد و به صورت بالقوه قابلیت بینش افزایی بیشتری در مقایسه با گذشته داشته باشد.

در این مقاله قصد دارم در خصوص مفهوم منابع انسانی داده محور (Data-Driven HR) توضیحاتی دهم و مثال‌هایی از آن را در فرایندهای مدیریت منابع انسانی، با شما به اشتراک گذارم.

مفهوم منابع انسانی داده محور چیست؟

همه فعالیت‌هایی که در حوزه کسب و کار در حال انجام است از ارسال یک ایمیل توسط کارکنان گرفته تا حسگرهای موجود در خط تولید، همگی در حال تولید داده هستند. داده‌های مربوط به فرایند جذب، آموزش، حضور و غیاب، بهره وری، ارزیابی توسعه فردی، پروفایل شایستگی و رضایت شغلی کارکنان به عنوان نمونه‌هایی از داده‌های بی‌شماری  هستند که در واحد منابع انسانی وجود دارد.

منابع انسانی داده محور یا منابع انسانی هوشمند عبارت است از بهره مندی از حجم عظیم داده‌ها به روش‌های هوشمندانه برای استخراج بینش‌هایی که نه تنها عملکرد افراد را در سازمان‌ها ارتقا می‌دهد بلکه به تیم‌های منابع انسانی در تصمیم‌گیری‌های بهتر یاری می‌رساند.

اکنون به یاری داده‌های کلان و تحلیل آن‌ها شرکت‌ها قادرند پیش بینی کنند که چه زمانی کارکنان شرکت را ترک خواهند کرد، از کجا افراد شایسته‌ای را برای جذب شناسایی کرده و به چه نحوی افراد شایسته را شناسایی کنند و در ادامه چطور این افراد را پس از استخدام با نشاط نگه دارند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) چیست و چطور انجام می‌شود؟

اهمیت و کاربرد داده‌ها در حوزه منابع انسانی

تیم‌های منابع انسانی با بهره گیری از داده به روش هوشمندانه و همچنین با بکارگیری ابزارهای تحلیلی مناسب برای تبدیل این داده‌ها به بینش‌های اصلی مورد نیاز برای کسب و کار خود دست یافته و فواید چشمگیری را نصیب سازمان‌ها خواهند کرد.

با ذکر چند مثال در فرایندهای منابع انسانی، اهمیت و کاربرد داده‌ها در حوزه منابع انسانی را شفاف‌تر ببینیم.

 جذب و استخدام داده محور

برای نمونه در فرایند جذب متقاضیان استخدام، یادگیری ماشینی به عنوان یک ابزار یاری رسان به تیم‌های منابع انسانی، در ردیابی مراحل بررسی پرونده متقاضیان جذب و همچنین تسریع در فرایند ارائه بازخورد و ارزیابی آن‌ها استفاده می‌شود.

به طور مثال پلتفرم Peoplise یک بستر دیجیتالی در حوزه جذب و استخدام است که بر اساس غربالگری دیجیتالی درخواست‌های جذب و استخدام و همچنین، نتایج مصاحبه‌های انجام شده، متقاضیان جذب را اولویت بندی می‌کند و از این راه به متخصصان و مدیران منابع انسانی در فرایند تصمیم گیری در خصوص شایسته‌ترین افراد کمک می‌کند.

در یک نمونه دیگر یک بانک با هدف کاهش هزینه‌های کارکنان و همچنین استخدام افراد با مهارت‌ها و توانمندی‌های مناسب‌تر، داده‌های عملکری کارکنان خود را بر اساس نوع دانشگاه‌هایی که دانش آموخته آنجا بودند، تحلیل کرد. بر خلاف آن چه از گذشته در فرایند جذب بانک مورد توجه بود و ذهنیت این بود که افراد دانش آموخته از دانشگاه‌های برتر کارکنانی با عملکرد عالی هستند، نتایج تحلیل داده‌ها نشان داد که اتفاقا افرادی که در دانشگاه‌های با رتبه بندی پایین‌تری تحصیل کرده‌اند، در مقایسه با دانش آموختگان دانشگاه‌های برتر عملکرد بهتری دارند.

 آموزش داده محور

با کاربرد هوش مصنوعی در آموزش‌های مجازی این امکان فراهم شده است تا هر گونه اقدام و فعالیت فراگیران رصد شده و پاسخ‌ها به راحتی ارزیابی شود. زیرا افراد ردپای دیجیتالی از هر فعالیتی که انجام می‌دهند به جای می‌گذارند. این سوابق دیجیتال سرعت یادگیری، مکث در میان تماشای ویدئوهای آموزشی، مطالبی که مجدد بررسی کرده‌اند و… را شامل می‌شود.

برای مثال زمان بیشتر صرف شده فرد در یک درس خاص در مقایسه با دروس قبلی‌ش می‌تواند بیانگر این باشد که این فرد اطلاعات بیشتری در این درس خاص نیاز دارد. یا اگر دانش پذیری به سرعت از محتوای ارائه شده در درسی خاص عبور کند شاید به معنای این باشد که این سطح درس برای وی کافی نبوده است.

این داده‌ها به متولیان آموزش را برای تهیه دوره‌های جذاب و متناسب یاری می‌رساند.

مدیریت عملکرد داده محور

شرکت استارت آپی Zugata پلتفرمی توسعه داده است که بازخورد در لحظه، ناشناس و هم سطح در رده کارکنان در کنار توصیه‌های پایش شده و منتورینگ ارائه می‌دهد تا به بهبود عملکرد کارکنان کمک کند.

این سیستم شناسایی می‌کند که چه کسانی با هم تعامل داشتند و بازخوردهای ناشناس را در هر هفته از افراد درخواست می‌کند.

ابزارهایی از این دست به اعضای تیم کمک می‌کند تا ارتباطات باز و منظمی با یکدیگر داشته باشند و نقاط ضعف و فرصت‌های رشد و بهبود را نیز کشف کنند. برای تیم‌های منابع انسانی و مدیران، پلتفرم Zugata اطلاعاتی فراهم می‌کند تا مهارت‌ها، نقاط قوت و قابل بهبود را درک کرده تا برنامه‌های اثربخش آموزش و توسعه را طراحی کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

خروج از خدمت داده محور

دستیابی به روند نرخ خروج کارکنان از طریق تحلیل داده‌ها امکان پذیر خواهد بود. در همین زمینه می‌توان به پلتفرم تحلیل واتسن Watson Analytics شرکت آی بی ام اشاره کرد که نمونه‌ای از کاربرد تحلیل خروج افراد در دنیای واقعی‌ست. این پلتفرم با بررسی داده‌های کارکنان گذشته (که از مصاحبه‌های خروج به دست آمده بودند) و مقایسه آن با داده‌های کنونی یک شرکت، شاخص‌های مرتبط به فرسایش نیروی انسانی را شناسایی کرد.

اضافه کاری، سطح شغل، تعداد سال‌های کار کردن با مدیر فعلی و سن کارکنان، همگی از جمله محرک‌های معناداری بودند که این پلتفرم در خصوص خروج کارکنان به آن دست یافته بود، به طور مثال نتایج این تحلیل نشان داد کارکنانی که بیش از پانزده ساعت اضافه کاری در هفته داشتند احتمال بیشتری بود که سازمان را ترک کنند. که می‌تواند متولیان منابع انسانی را در تصمیم گیری بر اساس داده یاری نماید.

 رضایت شغلی داده محور

برای ارزیابی رضایت شغلی در عصر شکلک‌ها(!) یا ایموجی سازمان‌ها دستگاه‌هایی را در محل‌های شلوغ سازمان نظیر سالن جلسات و یا بوفه می‌گذارند. این دستگاه‌ها از کارکنان سوال‌های ساده را با پاسخ در قالب چهار ایموجی با چهره خندان تا ناراحت می‌پرسد که نظر کارکنان نسبت به سوال را نشان می‌دهد. سپس تیم منابع انسانی سازمان می‌تواند از داده‌های گردآوری شده برای درک تصویر مشخصی از واکنش‌های کارکنان نسبت به ایده‌های جدید، سیاست‌های شرکت، امکانات و بسیاری موارد دیگر استفاده کند.

موضوع قابل توجه در تمامی مثال‌های فوق این است که به دنبال تاکید بر نقش‌های در حال تغییر واحدهای منابع انسانی در دوران معاصر هستیم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: داشبورد منابع انسانی چیست و چطور ساخته می‌شود+ نمونه

منابع انسانی در آینده

نتایج یک نظرسنجی سالانه که توسط شرکت کاریابی Harvey Nesh انجام شده است نشان می‌دهد، در طی 5 سال آینده، حوزه منابع انسانی به شکل چشمگیری تحت تاثیر فناوری‌های هوش مصنوعی و خودکارسازی دستخوش تغییر و تحول خواهد شد.

بر اساس باور رهبران منابع انسانی در حال حاضر تنها 15 درصد از فعالیت‌های حوزه منابع انسانی تحت تاثیر این فناوری‌ها قرار گرفته‌اند در حالی که طی دو تا پنج سال آینده میزان این تاثیرات به 40 درصد افزایش خواهد یافت.

نتایج مطالعه‌ای دیگر که در دانشگاه آکسفورد انجام شده است حاکی از آن است که طی 20 سال آینده حدود 720 شغل به شدت تحت تاثیر خودکارسازی قرار خواهند گرفت و در سال 2035 میلادی مشاغل اداری حوزه منابع انسانی با احتمال 90 درصد خودکار می‌شوند. این در حالی‌ست که مشاغل کارشناسان و مدیران منابع انسانی اقبال کمتری برای جایگزینی با روبات‌ها خواهند داشت.

سخن آخر

منابع انسانی داده محور به معنای آن است که نه تنها از فواید استفاده از این داده‌ها در خلق بینش در بهبود عملکرد منابع انسانی سازمان باید بهره برد؛ بلکه باید برای موفقیت کلی شرکت نیز استفاده کرد. ایده اصلی منابع انسانی داده محور، هوشمند سازی واحد منابع انسانی از هر راه ممکن و همچنین، تصمیم گیری‌های هوشمندانه در این واحد سازمانی است. داده‌ها علاوه بر این که به متخصصان واحد منابع انسانی در تصمیم گیری‌های بهتر در فرایندهایی نظیر استخدام و ارزیابی عملکرد یاری می‌رساند به شکل گیری گزارشات بخش‌های دیگر شرکت هم کمک می‌کند و در حالت کلی به حمایت و پشتیبانی از تصمیمات شرکت منجر می‌شود.

منابع:

کتاب مدیریت منابع انسانی داده محور، تالیف برنارد مر، ترجمه دکتر علی پیران نژاد و وحید فرجی جبه دار

https://www.aihr.com