معرفی و دانلود چک لیست خروج کارکنان از سازمان
نحوه خروج یک کارمند از کسب و کار می‌تواند به اندازه نحوه جذب و استخدام او مهم باشد. هر کسب و کاری دارای استراتژی و فرآیندی برای جذب، استخدام و آموزش کارکنان است.
اما، وقتی که زمان خروج یک کارمند فرا می‌رسد، همیشه یک فرآیند برنامه ریزی شده و مدون دنبال نمی‌شود.
بر اساس یک مطالعه که توسط(( آنبوردینگ ریسرچر)) انجام شده است 71 درصد سازمانها می‌گویند که هیچ فرآیند رسمی برای خروج کارکنان ندارند.
هدف این مقاله بررسی فرایند خروج کارکنان در قالب یک چک لیست و به صورت کاملا گام به گام و برنامه‌ریزی شده است.
با یک برنامه مدون و مناسب برای خروج کارکنان می‌توان تجربه‌ی پایان کار کارمند در سازمان را مدیریت کرد و در عین حال با حفظ یک رابطه خوب، راه را برای بازگشت آنها در آینده یا تبدیل شدن به سفیران برند سازمان باز گذاشت.
چرا چک لیست خروج کارکنان؟
در ادامه بیان می‌کنیم چرا داشتن فرآیند و چک لیست خروج کارکنان مهم است.
می‌توان دیدگاه و بینش عمیق و ارزشمندی از تجربه کارکنان در سازمان بدست آورد.
فرآیند خروج کارکنان به متخصصان منابع انسانی این فرصت را می‌دهد تا مصاحبه خروج را انجام دهند. این مصاحبه‌ها می‌تواند بینش ارزشمندی را در مورد تجربه کارکنان از کار در شرکت، چگونگی فرآیندهای آن، مدیران و ساختارهای مدیریتی و …به مدیران کسب و کار بدهد. مصاحبه‌های خروج می‌تواند به متخصصان منابع انسانی کمک کند تا نقایص فرهنگ سازمانی کسب‌وکار را شناسایی کنند، و این امکان را می‌دهد که تجربه بهتری را برای کارکنان طراحی و اجرا کنند.
بررسی مجدد و نوسازی فرهنگ سازمانی
نحوه برخورد با یک کارمند در هنگام ترک یک کسب و کار، نشانه واضحی از ارزش کلی سازمان برای کارکنان خود است. اگر با یک کارمند در حال خروج با احترام رفتار کنید، به سایر کارمندان نشان می‌دهید که در صورت ترک سازمان چگونه با آنها رفتار خواهد شد. اگر کارمندی بداند که با او خوب رفتار خواهد شد، به احتمال زیاد برای دوران کار در کسب و کار شما ارزش قائل می‌شود.
فرآیندهای خروج کارکنان، اختلال و اصطکاک را در هنگام خروج کارمند به حداقل می‌رساند. یک فرآیند درست خروج این امکان را برای کسب و کار فراهم می‌کند که دانش و تجربیات کارمند را پیش از خروج تبدیل به دانش سازمانی کند.
برجسته نمودن ارزش کارمند
در هنگام خروج یک کارمند با استعداد و ساعی اگر با احترام با او برخورد شود احتمال بازگشت مجددش به سازمان بیشتر از زمانی است که وی هنگام خروج مورد بی‌اعتنایی و بی‌احترامی قرار گیرد. کارمند در سازمان باید احساس ارزشمندی کند و مطمئن باشد که سازمان برای انتخاب‌های او ارزش قایل است و از تصمیمات شخصی و شغلیش حمایت می‌کند.
بهبود برند کارفرمایی
کارمندان حامیان برند شما در بازار هستند. پس از ترک یک کسب و کار، بسیاری از کارمندان همچنان حامیان برند و توصیه کنندگان قابل اعتماد برای مشتریان و کارمندان آینده سازمان شما خواهند بود. با این وجود، آنها می‌توانند در بازار مخالف شما باشند. بنابراین مهم است که با شرایط خوب از سازمان جدا شوند.
این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری
مراحل خروج کارکنان از سازمان
خروج افراد از سازمان ها یک گام طبیعی در تکامل هر کسب و کاری است. کارمندانی از مجموعه می‌روند و کارمندان جدید به مجوعه می‌پیوندند. متخصصان و مدیران منابع انسانی باید استعفا را به عنوان بخشی از انجام کسب و کار تلقی کنند و با یک فرآیند واضح که از آن پشتیبانی کنند.
اگر کارمندی همکاری خود را با سازمان خاتمه داده باشد، فرآیند خروج کارمند، تضمین می‌کند که تمام مراحل مربوط به خروج بدون اینکه از روی احساس یا غرض ورزی، شخصی باشد یا هیچ مرحله‌ای از قلم افتاده باشد، دنبال می‌شود. همچنین سایر کارکنان می‌توانند ببینند که یک روند منصفانه و منسجم دنبال شده است.
با وجود چک لیست خروج کارکنان، متخصصان و مدیران منابع انسانی از روی احساسات کار نمی‌کنند. درعوض، هر بار مراحل یکسانی دنبال می‌شود و به کارمندان نشان می‌دهند که وقتی سازمان را ترک می‌کنند با همه منصفانه رفتار می‌شود.
10 مرحله خروج کارکنان
با کمک چک لیست زیر گام به گام اقداماتی را که باید در فرایند خروج کارکنان انجام دهید را رصد کنید.
| 1-سامان دهی و مدیریت در مرحله استعفا |
| 2-خروج کارمند ثبت شود. |
| 3-اطلاع رسانی درون و بیرون سازمانی در مورد خروج کارمند |
| 4-برنامه ریزی برای انتقال دانش کارمند جدا شده از سازمان و ثبت آن در سازمان |
| 5-باز پس گیری تجهیزات سازمان از کارمند و بستن امکان دسترسی به سرورهای سازمان |
| 6-سازماندهی و مشخص کردن مبلغ نهایی پرداخت‌ها و مزایا |
| 7-گفتگو درمورد تعهدات قرارداد |
| 8-انجام یک مصاحبه خروج |
| 9-بررسی وضعیت با دیگر کارمندان |
| 10-حفظ روابط با کارمندان در حال خروج |
در ادامه هر یک از مراحل فوق را با جزئیات بیشتری بررسی می‌کنیم.
1- سامان دهی و مدیریت در مرحله استعفا
ضروری است که فرآیند استعفا و یا فسخ قرار داد، رسمی و مستند باشد و سازمان یک روند روشن در این زمینه داشته باشد. کارهایی که باید در این مرحله انجام شود به شرح زیر است:
- استعفا را بپذیرید و از کارمند بخواهید که فرم استاندارد شده فسخ قرار داد (خاتمه کار) را تکمیل کند.
- برنامه ریزی کنید تا در اسرع وقت استعفا را اعلام کنید و با کارمند در مورد چگونگی و زمان انجام این امر صحبت کنید. به هر حال افراد متوجه این موضوع خواهند شد و شروع به صحبت در مورد استعفا خواهند کرد. کنترل اوضاع و روایت در این شرایط بسیار مهم است تا شایعات به وجود نیاید.
- به دست اندکاران کلیدی در بخش‌های حقوق و دستمزد، فناوری اطلاعات، عملیات، حقوقی و مدیریت ارشد اطلاع دهید تا برای فرآیند خروج آماده شوند.
- با همکاری کارمند و مدیرش نحوه و زمان اطلاع به مشتریان و ذینفعان را برنامه‌ریزی کنید. اگر یک کارمند ارشد است، گفتگو کنید چه کسانی دیگری باید از استعفای وی مطلع شوند از جمله مشتریان کلیدی و حتی سهامداران و دست اندرکاران سازمان.
نکته حرفهای منابع انسانی
هدف در این مرحله اطمینان از حداقل اختلال در عملیات کسب و کار و حفظ ثبات و یکارچگی تجربه مشتری است.
این مقاله را هم مطالعه کنید: آف بوردینگ Offboarding چیست؟+راهنمای کامل + چک لیست
2-ثبت خروج کارمند
یک کارمند ممکن است به طرق مختلف استعفا دهد. گاهی اوقات به صورت شفاهی یا تلفنی است. گاهی از طریق ایمیل یا پیامک یا به صورت متن کتبی انجام می‌شود.
اما، برای رسمی کردن استعفا در راستای اهداف منابع انسانی، مهم است که از کارمند درخواست کنید که تصمیم به استعفای داوطلبانه از موقعیت خود را در قالب یک نامه رسمی بیان کند.
کارهایی که در این مرحله باید انجام شود:
از کارمند بخواهید نامه(فرم) استعفا را کامل کند و در آن موارد زیر را مشخص کند:
- اینکه استعفا داوطلبانه است.
- آخرین روز اشتغالش را بیان کند.
- مشخص کند قصد دارند تا آخرین روز کار کنند یا از روزهای تعطیل برای پر کردن زمان باقی مانده خود استفاده کند.
- مشخص کنید آیا قرار داد عدم افشا نیز باید امضا شود یا نیازی نیست.
3-اطلاع رسانی درون و بیرون سازمانی در مورد خروج کارمند
به محض تکمیل شدن کلیه مدارک(مراحل)خروج و نهایی شدن آن باید در اسرع وقت خروج کارمند اعلام شود. این امر انتشار اخبار و شایعات در مورد چگونگی یا دلیل ترک کارمند را به حداقل می‌رساند.
اگر کارمند خارج شده از رهبران یا مدیران ارشد سازمان باشد که با مشتریان نیز در ارتباط بوده است باید به این نکته توجه کرد که برای اطلاع رسانی به مشتریان و سهامداران در مورد خروج کارمند برنامه ریزی مناسب انجام شود.
کارهای زیر را انجام دهید:
یک ایمیل واضح و شامل اطلاعات مفید در مورد خروج کارمند به افراد و ذینفعان داخل سازمان (دست اندرکاران داخلی سازمان)ارسال کنید که جزییات زیر را در برگیرد:
- دلیل کارمند برای خروج و ترک سازمان را بگویید(اگر کارمند یک پست جدید و جالب و هیجان انگیز دارد این خبر را به اشتراک بگذارید و این خبر را با آنان جشن بگیرید)
- زمان آخرین روز کاری فرد را بیان کنید.
- اگر برای پست وی جایگزین مشخص شده، فرد جایگزین را معرفی کنید و زمان شروع کارش را بیان کنید.
ممکن است علاوه بر این نیاز باشد یک ایمیل دیگر به تیمی که مستقیم با کارمند خارج شده کار می‌کرده است ارسال شود و در آن جزییات زیر گفته شود:
- نحوه مدیریت گردش کار تا زمانی که نیرو جدید جایگزین شود را مشخص کنید.
- خروج وی چه معنایی برای تیم دارد(باخروج وی تیم دچار چه نقصانی می‌شود)
- چگونه تیم حمایت و پشتیبانی می‌شود.
- فرآیند واگذاری و تحویل پست شامل چه مواردی است.
در نهایت نحوه تعامل با مشتریان را نیز مشخص و برنامه ریزی کنید و به سوالات زیر پاسخ دهید.
- آیا کارمند یک ایمیل اطلاع رسانی برای مشتریان ارسال می‌کند؟
- آیا برگزاری جلسات حضوری با برخی از مشتریان مناسب است؟
- چگونه مشتریان وی در طول انتقال پشتیبانی شوند؟
نکته حرفهای منابع انسانی
استعفا را مخفی نگه ندارید! برخی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که استعفا کارمند را بازگو نکنند و آن را مسکوت نگه دارند، زیرا نمی‌خواهند کارمندان یا مشتریان نگران باشند. با این حال، ما این عمل را به دلایل زیر توصیه نمی‌کنیم.
- کارکنان در حال خروج نیاز به زمان دارند تا دانش خود را به همکاران خود منتقل کنند. اگر همکارانشان از رفتنشان اطلاع نداشته باشند این کار انجام نمی‌شود.
- کارکنان از اینکه به آنها دروغ گفته شود چه توسط همکارانشان و یا مدیریت احساس ناخوشنودی می‌کنند و سکوت درباره این موضوع باعث ایجاد نارضایتی در سازمان خواهد شد.
- وقتی اسرار پنهان میشوند، کارکنان تصور می‌کنند چیزهای بیشتری برای دانستن وجود دارد و همین سبب انتشار سریع شایعات و اطلاعات نادرست می‌شود.
این مقاله را هم مطالعه کنید: ده روش برای افزایش انگیزه در کارکنان
4-برنامه ریزی برای انتقال دانش کارمند جدا شده ازسازمان و ثبت آن در سازمان
انتقال دانش یکی از مهمترین مراحل در فرآیند خروج است. هر کارمندی مقداری دانش دارد که فقط در ذهن او وجود دارد. این یک فرصت برای سازمان شماست تا به آنها کمک کنید تا در مورد کارشان فکر کنند و جزئیات کارشان را ثبت کنند تا دانششان در سازمان باقی بماند.
کارهایی که باید انجام شوند:
- نحوه انتقال دانش را تعیین کنید.
- از کارمند بخواهید لیستی از وظایف فعلی خود را تهیه کند که لیست مسئولیت‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه را شامل شود.
- از اعضای تیم بخواهید لیست را مرور کنند و ببینند آیا چیزی از قلم افتاده است؟
- از کارمند در حال خروج بخواهید که یک دفتر ثبت وقایع در حال اجرا داشته باشد و هر گونه دانش یا بینش در مورد مشتریان، محصولات یا فرآیندهای خاص را که مستند نیستند و نتیجه تجربه هستند مستند کند.
- مشخص کنید دانش به چه کسی منتقل می‌شود.
- چه کسی مسئولیت‌های کارمند را بر عهده خواهد گرفت؟
- اگر همکار در حال خروج عضو یک تیم است، جلسات منظمی بین کارمند در حال خروج و همکارشان ترتیب دهید تا در مورد وظایف خودش صحبت کند.
- فرصت‌هایی را برای کارمندان تازه کار در کنار کارمند در حال خروج ایجاد کرده و کارکنان جدید را تشویق کنید به درک شیوه کار کردن کارمند در حال خروج و یادگیری از او.
- آموزش و مربی گری را به یکی از وظایف و مسولیتهای کارمند در حال خروج در هفته‌های آخر کارش قرار دهید البته با تاکید بر انتقال دانش ذهنی و شفاهی خود در زمینه وظیفه شغلی‌اش.
- جدول زمانی انتقال دانش را مشخص کنید و از کارمند در حال خروج بخواهید که هر روز زمانی را برای این کار اختصاص دهد. تا انتقال دانش ذهنی کارمند یک یا دو هفته قبل از خروج وی کامل انجام شود.
نکته حرفهای منابع انسانی
اگر از قبل ابزارها، فرآیندها و پلتفرم‌های مناسب برای مستندسازی و ذخیره دانش، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را در اختیار داشته باشید، فرآیند خروج کارمند بسیار آسان‌تر و مطلوب خواهد بود. اگر تاکنون سیستمی در این زمینه ندارید، شاید اکنون زمان بسیار خوبی برای ایجاد آن باشد.
5- باز پس گیری تجهیزات سازمان از کارمند و بستن امکان دسترسی به سرورهای سازمان
آیا سازمان شما تجهیزاتی را در اختیار کارمندان قرار می‌دهد؟ این تجهیزات می‌تواند شامل تجهیزات فناوری اطلاعات، مانند لپ تاپ و مانیتور، و همچنین کارت شناسایی، لباس فرم، کارت‌های اعتباری شرکت و حتی یک وسیله نقلیه شرکتی باشد. در فضاهای کاری ترکیبی امروزی، این تجهیزات تنها سخت‌افزارها و به شکل فیزیکی نیستند، بلکه حساب‌های شرکت و پلتفرم‌های مختلفی که کارمندان به آنها دسترسی دارند، از سرورها گرفته تا برنامه‌های کاربردی، را در بر می‌گیرد.
اقداماتی که در این مرحله باید انجام شود:
- چک لیستی از دارایی‌های شرکت که در اختیار کارمند است تهیه کنید.
- چک لیستی از حساب‌ها، سرورها و سایر پلتفرم‌های مرتبط با فناوری اطلاعات که کارمند به آنها دسترسی دارد تهیه کنید.
- اطمینان حاصل کنید در این فرآیند همه‌ی موارد لحاظ شده است و چیزی مورد غفلت قرار نگرفته است.
- جدول زمان بندی خروج کارمند را در اختیار بخش تکنولوژی اطلاعات قرار دهید و به آنها اطلاع دهید چه زمانی دسترسی کارمند به شبکه و فناوری‌های دیگر را غیر فعال کنند. باید توجه داشت که برای کارمندانی که توسط خود سازمان اخراج میشوند، بهترین روش این است که فوراً تمام دسترسی‌های فناوری اطلاعات را غیرفعال کنید تا از سرقت داده‌ها یا ایجاد نقض فناوری اطلاعات توسط کارکنان ناراضی جلوگیری شود.
نکته حرفهای منابع انسانی
دسترسی به فناوری را خیلی سریع قطع نکنید! بسیاری از کارمندان در آخرین روز کاری خود سازمان را دیر ترک می‌کنند تا مطمئن شوند که تمام وظایفشان تا انتها انجام شده و بسته شده‌اند. اگر دسترسی آنها به ایمیل‌ها، سرورها و سایر پلتفرم‌ها ناگهان قطع شود، تحویل کامل کار با اختلال مواجه می‌شود. می‌توانید دسترسی به سرورها را در ساعت 10 شب در روز آخر کاری کارمند به طور خودکار قطع کنید تا به آنها زمان کافی برای پایان دادن به همه کارها را بدهید.
6- سازماندهی و مشخص کردن مبلغ نهایی پرداخت‌ها و مزایا
اگر سازمان شما از نرم افزار حقوق و دستمزد و منابع انسانی استفاده می‌کند، این مرحله به سادگی انجام می‌پذیرد. تمام پرداخت‌ها و مزایا به صورت خودکار و به روز خواهند بود. اگر سیستم حقوق و دستمزد و منابع انسانی شما خودکار نیست، ممکن است لازم باشد اسناد اداری را بررسی کنید تا مطمئن شوید از هرگونه مرخصی انباشته، مزایای سررسید، مستمری و حقوق معوق آگاه هستید.
اقدامات زیر را انجام دهید.
- حقوق نهایی را طبق سیاست دستمزد سازمان خود بپردازید.
- روزهای مرخصی معوق را محاسبه کنید و در صورتحساب دستمزد نهایی آنها را جبران کنید.
- هرگونه معوقه پرداخت نشده را در حقوق و دستمزد حساب کنید.
- تمام گزارش‌های هزینه را بررسی کنید.
- کارمند را پس از ترک کسب و کار از سیستم حقوق و دستمزد حذف کنید.
نکته حرفهای منابع انسانی
این فرآیند باید کاملاً شفاف باشد که به طور کامل برای کارمند مستند و مشخص باشد چه چیزی به آنها پرداخت شده است، چرا به آنها پرداخت شده است و آیا مزایای بازنشستگی دارند که هنگام خروج به آنها پرداخت و یا منتقل می‌شود.
7-گفتگو در مورد تعهدات قرارداد
بسته به سازمان، مشتریان و نوع کاری که انجام می‌دهید، ممکن است قراردادهای تعهدآوری وجود داشته باشد که باید بررسی شوند.
کارهایی که باید انجام شود:
- همه قراردادها و قراردادهای عدم افشا را بررسی کنید تا مشخص کنید که آیا همه چیز از نظر قانونی درست است یا خیر.
- دپارتمان حقوقی را در این فرآیند مشارکت دهید.
- کارمند را در این فرآیند درگیر کنید و مطمئن شوید که او هیچ سوال یا نگرانی ندارد.
نکته حرفهای منابع انسانی
این مرحله را نادیده نگیرید. قراردادها ممکن است برقرار و امضا شده باشند، اما مطمئن شوید که بخش منابع انسانی، حقوقی، مدیران و کارمندان در حال خروج از هر قراردادی که امضا کرده‌اند یا در آن دخیل هستند، آگاه هستند، خواه این یک قرارداد عدم افشا داخلی باشد یا یک قرارداد محرمانه امضا شده بین سازمان و مشتری.
8-انجام یک مصاحبه خروج
مصاحبه‌های خروج، جلسات محرمانه‌ای بین متخصص منابع انسانی و کارمند در حال خروج است. یک فرصت ارزشمند برای مدیر منابع انسانی سازمان است برای به دست آوردن بینش و برداشت کارمند در مورد سازمان، تیم‌هایشان، روش‌های کار و محصولات سازمان. همچنین فرصتی عالی برای بررسی چک لیست خروج تهیه شده توسط شما برای آخرین بار تا مطمئن شوید که چیزی از قلم نیفتاده است.
به یاد داشته باشید، بسیاری از کارمندان تصمیم می‌گیرند تا زمانی که مشغول به کار هستند، نظر خود را بیان نکنند، به‌ویژه اگر فرآیندها یا مدیرانی وجود داشته باشند که نسبت به آنها احساس منفی دارند یا معتقدند می‌توانند به نحوی بهبود یابند. از این زمان برای به دست آوردن بینش و اطلاعاتی استفاده کنید که معمولاً کسب و کار شما دریافت نمی‌کند.
کارهایی که باید انجام شود:
یک متخصص مدیریت منابع انسانی باید این جلسه را کنترل و برگزار کند. این جلسه می‌بایست بدون حضور سرپرستان و همکاران دیگر باشد. هدف ایجاد یک محیط امن و بی‌طرف است. به کارمند اطمینان داده شود که مصاحبه کاملا محرمانه است و در نهایت دلیل مصاحبه بهبود فرآیندها، فرهنگ تیم و گردش کار است.
در اینجا چند سؤال استاندارد مصاحبه خروج را بیان می‌کنیم.
- چه عاملی تعیین کننده برای خروج از سازمان بوده است؟
- برای چه در سازمان مانده بودی؟
- آیا چیزی در مورد شرکت، فرآیندها، فرهنگ سازمان یا تیم خود وجود دارد که آن را نمی‌پسندید؟
- آیا می‌توانید جزئیاتی در مورد علت ترک بگویید یا با مثال‌های خاص به اشتراک بگذارید؟
- آیا چیزی در مورد نقش شغلی خود یا روش‌های کار وجود دارد که اگر بتوانیم در آن تغییر دهیم؟
- چگونه می‌توانیم از یک کارمند در نقش شما بهتر حمایت کنیم؟
- آیا به تمام منابع مورد نیاز خود دسترسی داشتید؟
- کار با همکارانتان سخت بود یا آسان؟
- کار با مشتریان سخت بود یا آسان؟
- آیا مطلب دیگری وجود دارد که بخواهید قبل از اتمام مصاحبه به آن اشاره کنید؟
مطالعه مطلب یک نمونه پرسشنامه خروج کارکنان هم در تکمیل این بخش مفید خواهد بود.
9- بررسی وضعیت با دیگر کارمندان
دو مرحله آخر در چک لیست خروج شما پس از خروج کارمند از سازمان انجام می‌شود. اما این از اهمیت آنها کم نمی‌کند. در واقع، حتی ممکن است حیاتی‌ترین گام‌های شما باشند. زیرا بر حفظ فرهنگ و روحیه شرکت و حفظ رابطه خوب با کارمند در حال خروج تمرکز می‌کند تا آنها تبدیل به سفیر برند شما شوند (و حتی به طور بالقوه دوباره مشتری یا کارمند آینده شما شوند).
چک کردن با کارمندان به آنها این احساس را می‌دهد که شرکت اهمیت کارمند خارج شده از سازمان را می‌داند و همچنان به حمایت مورد نیاز کارمندان ادامه خواهد داد.
کارهایی که انجام می‌شود:
- بار کارهای اضافی را مرور کنید. آیا همه با آن کنار می‌آیند یا به حمایت بیشتری نیاز دارند؟ هم بررسی تیم و هم بررسی افراد را یک به یک انجام دهید.
- هر گونه برنامه یا تغییر بلند مدت را به اشتراک بگذارید.
- اگر همچنان به دنبال جایگزین هستید، بازخورد منظم ارائه دهید.
- اگر جایگزینی کارش را شروع کرده است پیشرفتش را بررسی کنید.
نکته حرفهای منابع انسانی
فکر نکنید همه خوب هستند. در عوض گفتگوهای باز و صادقانه داشته باشید تا بتوان به هر گونه مشکلی فایق آمد. یک متخصص منابع انسانی داشته باشید که این موارد را پیگیری می‌کند تا هر مشکلی را بتوانید به سرعت بررسی کنید.
10- حفظ روابط با کارمندان در حال خروج
دلایل متعددی برای حفظ یک رابطه خوب با کارکنان در حال خروج وجود دارد. شاید سازمان شما در آینده به پیمانکاری نیاز داشته باشد که شما او را بشناسید و به او اعتماد کنید و بتواند فوراً برای شما ارزش افزوده ایجاد کند زیرا سیستم‌ها و فرآیندهای شما را می‌شناسند. شاید آنها به یک کسب و کار جدید نقل مکان کرده باشند و سازمان شما را به عنوان یک تامین کننده توصیه کنند. شاید آنها یک روز برگردند و از آنجایی که سازمان شما یک کارمند با استعداد را از دست داده است، شما بخواهید آنها را بپذیرید.
اینها تنها برخی از دلایلی است که چرا حفظ روابط خوب با کارمندان سابق همیشه ایده خوبی است.
کارهایی که باید انجام شود:
- ارتباطات لینکدین را حفظ کنید.
- گاه به گاه ایمیلی ارسال کنید تا بررسی کنید و ببینید کارمند چه پیشرفتی در شغلش کرده است. این را یک مبنا در فرهنگ شرکت خود قرار دهید که همه کارکنان سابق هنوز بخشی از خانواده شرکت هستند و همکاران را تشویق کنید حتی پس از ترک کسب و کار از یکدیگر حمایت کنند.
نکته حرفهای منابع انسانی
فرهنگ حمایت از کارمندان گذشته با متخصصان منابع انسانی آغاز می شود. همه تیم‌ها را تشویق کنید تا با همکاران سابق خود در ارتباط باشند. اگر کسب و کار طوری رفتار می‌کند که گویی کارمند سابق وجود نداشته است و یا به نوعی بی‌وفا بوده است، کارمندان شما ارتباط و دوستی عمیق با شما برقرار نخواهند کرد.
بر اساس مراحل ذکر شده در بالا چک لیست نهایی می‌تواند شبیه جدول زیر باشد.
چک لیست خروج کارکنان
| وظایف | انجام شده | قابل اجرا نیست | یادداشت |
| اطمینان حاصل کنید که اسناد فسخ قرار داد کامل است. | |||
| به دست اندرکاران کلیدی (حقوق و مزایا، فناوری اطلاعات، عملیات، حقوقی و مدیریت ارشد) اطلاع دهید تا برای فرآیند خروج آماده شوند. | |||
| اطلاع رسانی داخلی در مورد خروج کارمند | |||
| اطلاع رسانی به مشتری‌های خارج از سازمان در مورد خروج کارمند | |||
| اطمینان حاصل کنید اسناد واگذاری شغل تهیه شده است و با دست اندرکاران مربوطه به اشتراک گذاشته شده است. | |||
| باز پس گیری تجهیزات سازمان | |||
| دسترسی به نرم افزارها راببندید. | |||
| تنظیم پرداخت نهایی | |||
| مرور و بازنگری قراردادهای تعهدآور | |||
| انجام مصاحبه خروج | |||
| قدردانی از کارمند در آخرین روز کاری | |||
| گرفتن اطلاعات تماس کارمند در حال خروج و اتصال به او در لینکدین | |||
| بررسی وضعیت با سایر اعضای تیم | |||
| فرآیند استخدام جایگزین را آغاز کنید. | |||
| نمودار سازمانی را به روزرسانی کنید. |
دانلود چک لیست خروج کارکنان
شما می‌توانید فایل چک لیست بالا را از طریق لینک زیر دانلود کنید.
سخن پایانی
فرآیند خروج فرآیندی است که یک شرکت پس از استعفا یا خاتمه کار کارمند دنبال می‌کند و تضمین می‌کند همه اقدامات لازم بین زمان استعفا تا زمانی که کارمند رسماً کسب‌وکار را ترک می‌کند، انجام می‌شود.
در این مقاله فرایند خروج کارکنان از سازمان به همراه چک لیست‌های مورد نیاز به صورت کامل تشریح شد.
بدون وجود یک فرآیند خروج واضح و مستند سازمان نمی‌تواند تجربیات کارمند و دانش ضمنی وی را در سازمان نگه دارد و فرصت یادگیری سازمان از تجربیات کارمند با خروجش از بین می‌رود.
شما می‌توانید با الگوگیری از مطالب این مقاله فرایند خروج موثری را برای سازمان خود طراحی کنید و تجربه کارمندی بهتری را رقم بزنید.
منبع:
https://www.aihr.com/blog/employee-exit-checklist/
ترجمه: سمانه جوینده
