آموزش و توسعه

از آنجایی که شرکت‌ها نیاز به سرعتِ در حال رشدی را برای بازیابی و ارتقای مهارت افراد خود تجربه می‌کنند، تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی ابزاری است که به طور فزاینده‌ای اهمیت دارد.

Wiley در نظرسنجی اخیر خود به افزایش قابل توجهی در درصد متخصصان منابع انسانی و مدیران استخدامی اشاره کرد که می‌گویند با شکاف مهارتی مواجه هستند. این عدد در سال گذشته از 55 درصد به 69 درصد رسیده است.

در این مقاله، توضیح خواهیم داد که تجزیه و تحلیل شکاف مهارت چیست و چرا ابزار مفیدی است و یک رویکرد سه مرحله‌ای برای انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را به اشتراک می‌گذاریم. همچنین می‌توانید تمپلیت رایگان تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را در قالب فایل اکسل دانلود کنید.

تحلیل شکاف مهارتی(Skills Gap Analysis) چیست؟

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی، ابزاری است که برای ارزیابی شکاف بین قابلیت‌های فعلی نیروی کار و آنچه برای برآورده کردن خواسته‌های فعلی یا آتی استراتژی کسب‌وکار مورد نیاز است، استفاده می‌شود. این ابزار، مهارت‌هایی را مشخص می‌کند که کارکنان به آنها نیاز دارند.

سازمان‌ها می‌توانند شکاف‌هایی را در مهارت‌های سخت و نرم تجزیه و تحلیل کنند. نمونه‌هایی از مهارت‌های سخت مورد تقاضا شامل تجزیه و تحلیل ارتباطات دیجیتال و مدیریت پروژه است. بر اساس گزارش انجمن پرورش استعدادهای درخشان، مهارت‌های نرم که کمبود دارند عبارتند از: تفکر انتقادی و حل مسئله، مهارت‌های مدیریتی و نظارتی و مهارت‌های ارتباطی و بین فردی.

وقتی نیروی کار برای انجام مسئولیت‌های جدید مجهز نباشد، نوآوری کاهش می‌یابد، کارمندان ضعیف عمل می‌کنند یا سازمان را ترک می‌کنند و انتظارات مشتری برآورده نمی‌شود.

واحد مدیریت منابع انسانی، همراه با رهبران تیم‌ها و احتمالاً مشاوران خارجی، تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را انجام می‌دهند تا بفهمند کدام مهارت‌ها یا دانش خاص در بین کارکنان وجود ندارد. این  تجزیه و تحلیل معمولاً برای آماده‌سازی برای تغییرات آتی، مانند پروژه‌های جدید، تغییرات استراتژی و به‌روزرسانی‌های فناوری انجام می‌شود.

با در دست داشتن این اطلاعات، منابع انسانی می‌تواند شکاف مهارت‌ها را از طریق ارتقاء مهارت، مهارت‌سازی مجدد، برنامه‌ریزی جانشین‌پروری و سایر روش‌هایی که بعداً در این مقاله مورد بحث قرار می‌دهیم برطرف کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ماتریس مهارت چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟+ نمونه

چرا تجزیه و تحلیل شکاف مهارت مهم است؟

مجمع جهانی اقتصاد در گزارش آینده مشاغل خود در سال 2023 بیان می‌کند که 44 درصد از مهارت‌ها و دانش ضروری کارمندان طی پنج سال آینده به دلیل ادامه فناوری‌های اتوماسیون و هوش مصنوعی مختل خواهد شد و این برای سازمان‌ها در تمام صنایع صادق است.

این بدان معناست که مشاغل خاصی ناپدید می‌شوند در حالی که وظایف و مسئولیت‌های اصلی برخی مشاغل دیگر تغییر می‌کنند. اینجاست که طراحی مجدد شغل برای تنظیم مجدد این وظایف و مسئولیت‌ها به منظور همسویی با واقعیت در حال تغییر کار مرتبط می‌شود.

قبل از شروع طراحی مجدد مشاغل، باید بدانید که در حال حاضر چه مهارت‌ها و دانشی در نیروی کار شما وجود ندارد. باید از خود بپرسید کدام یک از آن مهارت‌ها برای عملکرد سازمان شما ضروری است؟

چند دلیل مهم که ما را به این موضوع می‌رساند که چرا انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های کارکنان مهم است.

1. به شما بینشی در مورد کل نیروی کارتان می‌دهد

شما قادر خواهید بود تشخیص دهید که کدام کارمندان بیشترین مهارت‌ها و دانش را در مورد جنبه‌های خاص کسب و کار دارند و همچنین کارکنانی که شکاف‌های مهارتی قابل توجهی دارند شناسایی می‌شوند.

به این ترتیب، بهتر می‌توانید تلاش‌های آموزشی و توسعه کارکنان را بر روی اصلی‌ترین مهارت‌های مورد نیاز متمرکز کنید. این امر منجر به استفاده بهینه از منابع برای بهبود عملکرد کلی تیم خواهد شد.

طبق تحقیقات مکنزی، تطبیق برنامه‌های آموزشی و توسعه با نیازهای مهارتی می‌تواند هزینه‌ها را تا 50 درصد کاهش دهد.

2. یادگیری و توسعه فردی را تقویت می‌کند

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی به تک تک کارکنان کمک می‌کند تا دریابند که برای کسب یا بهبود مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز برای عملکرد خوب در حال حاضر و در آینده، باید چه پیشرفت‌هایی را انجام دهند. در نظرسنجی جهانی امیدها و ترس‌های نیروی کار که توسط Pwc انجام شده است، 53 درصد از کارکنان اظهار داشتند که شغل آنها به آموزش تخصصی نیاز دارد.

همچنین مشخص می‌کند که کدام کارمندان بیشترین سهم را در موقثیت دارند و سزاوار افزایش حقوق یا ترفیع هستند و می‌تواند تأثیر مثبتی بر بهره‌وری کارکنان شما داشته باشد.

3. به برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار شما کمک می‌کند

با برنامه‌ریزی منابع انسانی، مطمئن می‌شوید که تعداد مناسبی از افراد با مهارت‌های مناسب را در مکان مناسب دارید. اگر دقیقاً ندانید که در حال حاضر از منظر مهارت در چه موقعیتی قرار دارید، شروع برنامه‌ریزی برای آینده دشوار است.

تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها به شما نشان می‌دهد که کدام موقعیت‌های کلیدی فاقد شایستگی‌های اصلی هستند. از آنجا، می‌توانید اهداف تعیین کنید و معیارهایی را برای رساندن نیروی کار به جایی که باید باشد، تعریف کنید.

4. می‌تواند تلاش‌های شما را برای استخدام بهبود بخشد

شما باید بدانید که به دنبال چه چیزی هستید تا آن را پیدا کنید. اگر بتوانید افرادی را که مهارت‌هایشان با مهارت‌های مورد نیاز برای عملکرد مؤثر در یک نقش خاص مطابقت دارد، شناسایی کنید، استخدام اثربخش‌تر خواهد بود.

همچنین می‌توانید استراتژی‌های جدید کسب استعداد را توسعه دهید که انواع افراد مورد نیاز را هدف قرار داده و جذب کند.

5. مزیت رقابتی ایجاد می‌کند

اگر همه موارد فوق را ترکیب کنید، می‌توانید مزیت رقابتی ایجاد کنید و از رقبای خود جلوتر بمانید. شما نقاط قوت و ضعف نیروی کار خود را خواهید شناخت. به این ترتیب، می‌توانید برای بهینه‌سازی عملکرد سازمان خود، یادگیری و توسعه و استخدام بهتر برنامه‌ریزی کنید.

“تحلیل شکاف مهارتی در عصر مدرن تنها به شناسایی شایستگی‌های از دست رفته نیست، بلکه در مورد ایجاد یک فرهنگ سازمانی از یادگیری مداوم، سازگاری و همکاری است.”

میریام گروم، مدیرعامل Mindful Career و Leader Human Capital در KPMG

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

نمونه‌هایی از شکاف مهارتی

سازمان‌هایی که تصمیم می‌گیرند با مشکل شکاف مهارتی مقابله کنند، می‌توانند راه‌هایی برای حل این مشکل بیابند. در اینجا نگاهی به چند نمونه از نحوه شناسایی شکاف‌های مهارتی شرکت‌ها و انجام اقداماتی برای رفع آنها می‌اندازیم.

ناسا – NASA

آژانس تحقیقات و اکتشاف فضایی دولت ایالات متحده، سازمان ملی هوانوردی و فضایی (ناسا)، برای عملیات خود به دانشمندان داده متکی است. از آنجایی که این افراد حرفه‌ای تقاضای زیادی در بازار کار دارند، آنها به طور داخلی به آنچه نیروی کار فعلی ارائه می‌کرد، نگاه کردند. کارمندان در سراسر سازمان دارای قابلیت‌هایی بودند، اما طیف وسیعی از استعدادها طبقه‌بندی نشده بودند.

ناسا توانست یک پایگاه داده نقشه‌برداری استعداد بسازد که مهارت‌های داده مورد نیاز برای پروژه‌های مختلف را شناسایی می کند. این کار، کمک می‌کند تا کارکنان با مجموعه مهارت‌های مناسب با پروژه‌هایی که به آن شایستگی‌ها نیاز دارند، تطبیق داده شوند.

وریزون – Verizon

شرکت فناوری ارتباطات وریزون قصد دارد تا سال 2030، 500000 نفر را برای مشاغل آینده آماده کند. این شرکت یک برنامه کارآموزی فناوری به نام Verizon Thrive را توسعه داده است. این برنامه 12 ماهه، افراد با پتانسیل بالا را در مهارت‌های مهمی که نقش‌های فناوری وریزون نیاز دارد، آموزش می‌دهد.

پس از اتمام دوره کارآموزی، 95٪ از کارآموزان گروه اول، پیشنهادهای استخدام تمام وقت از وریزون را پذیرفتند.

چیپوتل – Chipotle

رستوران‌های زنجیره‌ای سریع معمولی چیپوتل با چالش‌های رایج صنعت خدمات غذایی در مورد گردش مالی زیاد و کمبود کارمندان با مهارت‌های مدیریتی مواجه است. در سال 2019، شروع به ارائه برنامه مدرک دانشگاهی بدون بدهی به کارمندان کردند که 100٪ هزینه‌های شهریه را از قبل پرداخت می‌کند.

نرخ حفظ اشتغال چیپوتل در میان خدمه‌ای که در این برنامه ثبت‌نام کرده‌اند، 3.5 برابر بیشتر است. علاوه بر این، کارکنانی که از مزایا استفاده می‌کنند، 7.5 برابر بیشتر احتمال دارد که به نقش‌های مدیریتی ارتقا پیدا کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مدل بلوغ فرهنگ یادگیری چیست؟ سطوح، ارزیابی و چهارچوب عملی

استارتاپ مراقبت‌های بهداشتی مبتنی بر هوش مصنوعی

میریام گروم (Miriam Groom)، مدیر عامل Mindful Career و Leader Human Capital در KPMG، نمونه‌ای از شکاف مهارتی در یک استارتاپ مراقبت‌های بهداشتی مبتنی بر هوش مصنوعی را به اشتراک گذاشت. گروم گفت: در حالی که مهندسان آنها در توسعه الگوریتم‌های پیشرفته ماهر بودند، شکافی در درک نکات ظریف مراقبت‌های بهداشتی و طراحی بیمار محور وجود داشت.

این موضوع باعث شد که این شرکت یک برنامه همکاری متقابل TechMed را آغاز کند. مهندسان با متخصصان پزشکی برای تجارب همه جانبه همراه شدند که منجر به تلفیقی از درخشش فناوری با راه‌حل‌های همدلانه و بیمار محور شد. نه تنها کارآیی محصول آنها بهبود یافت، بلکه شرکت به دلیل این یادگیری چند رشته‌ای، رضایت کارکنان را نیز افزایش داد.

نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی

اکنون نوبت به انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی می‌رسد، این سه مرحله کاملاً بر اساس فرآیند توسعه سازمانی است که در ادامه مطرح می‌شود:

مرحله 1: دامنه و تشخیص

اولین گام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی کارکنان، تعریف دامنه آن و شناسایی مهارت‌های مورد نیاز است.

شما می‌توانید تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را در سطح فردی، تیمی یا سازمانی انجام دهید. مثلا:

• فردی – زمانی که وظایف یک موقعیت خاص در حال تغییر است یا یک کارمند زیر استانداردهای عملکردی قرار می‌گیرد.
• تیم – زمانی که یک پروژه از کارکنان انتظار دارد مجموعه متفاوتی از وظایف را انجام دهند یا از فناوری جدید استفاده کنند.
• سازمانی – زمانی که شرکت به اهداف تجاری دست نمی‌یابد یا تغییر استراتژی نیاز به قابلیت‌های گسترده‌ای دارد.

می‌توانید با پرسیدن و پاسخ دادن به سؤالات خاصی شروع کنید، مانند:

• ماموریت ما چیست؟
• اهداف کسب و کار چیست؟
• ما به عنوان یک سازمان برای کدام مهارت‌های سخت و نرم ارزش قائلیم؟
• برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف تجاری به چه مهارت‌های حیاتی نیاز است؟

معیار تعیین حیاتی یا غیرحیاتی بودن یک مهارت به شرح زیر است. اگر یک کارمند فاقد مهارت خاصی باشد اما همچنان یک کار را به طور رضایت‌بخشی انجام دهد، مهارت غیرحیاتی است. از سوی دیگر، اگر یک کارمند یک کار خاص را انجام دهد، اما با نتیجه نامطلوب، مهارت از دست رفته حیاتی است.

هنگامی که تصمیم می‌گیرید سازمان و صنعت شما در آینده به چه چیزی نیاز دارد، سوالاتی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:

• چه مشاغلی در سازمان/صنعت شما احتمالاً تحت تأثیر اتوماسیون قرار می‌گیرند؟
• چه مهارت‌هایی در حال حاضر در صنعت شما در حال افزایش است؟
• شرکت شما نیاز به افزودن یا گسترش چه نوع مشاغلی دارد؟

مرحله 2: جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها

مرحله دوم شامل جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها است. هدف این مرحله ارزیابی این است که چه وظایفی در حال حاضر انجام می‌شوند، میزان اهمیت این وظایف را ارزیابی کنید و در مورد مهارت‌های مورد نیاز برای انجام درست کار جویا شوید.

فعالیت‌های جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

توسعه پروفایل‌های شغلی و شناسایی مهارت‌های حیاتی مورد نیاز برای هر نقش شغلی:

• توضیحات موقعیت فعلی را برای نیازهای آینده مرور کنید.
• تأثیر هر گونه تغییرات نظارتی یا سایر تغییرات آتی و همچنین روندهای کاری آینده را در نظر بگیرید.
• فهرستی از شایستگی‌ها را تهیه کنید که به وضوح و دقیق ترین چیزها را برای انجام کار توصیف کند.

انجام فهرستی از مهارت‌های فعلی کارکنان خود با استفاده از:

• توضیحات موقعیت
• مشخصات کلاس شغلی
• ارزیابی‌های عملکرد
• ارزیابی‌های شایستگی
• مصاحبه / جلسات گروه متمرکز با سرپرستان، مدیران و کارمندان

شناسایی شایستگی‌ها و سطوح مهارت کارکنان خود:

• اطلاعات جمع آوری شده از ارزیابی شایستگی‌ها را در یک پایگاه داده واحد و قابل جستجو قرار دهید.
• همه کارمندان و شایستگی‌های موجود آنها را در پایگاه داده وارد کنید.
• ارجاع متقابل با شناسایی مهارت‌های حیاتی ضروری برای حال و آینده.

فناوری منابع انسانی می‌تواند در چندین بخش از این امر به شما کمک کند. به عنوان مثال، یک سیستم مدیریت استعداد می‌تواند به عنوان یک پایگاه داده قابل جستجو عمل کند که تمام اطلاعات را از ارزیابی عملکرد و ارزیابی شایستگی کارکنان شما جمع‌آوری می‌کند.

مرحله 3: طراحی استراتژی‌های پرکردن شکاف‌های مهارتی

هنگامی که متوجه شدید شکاف‌های مهارتی در سازمان شما کجاست، می توانید استراتژی‌هایی برای پر کردن آنها ایجاد کنید.

سازمان‌های مختلف با شکاف‌های مهارتی متفاوتی مواجه خواهند شد. با این حال، طبق گزارش مجمع جهانی اقتصاد که در بالا ذکر شد، تقاضا برای مهارت‌های شناختی در حال افزایش است. تفکر خلاق و تفکر تحلیلی به عنوان مهم‌ترین در رقابت تنگاتنگ قرار دارند، در حالی که سواد فناوری در رتبه سوم در میان مهارت‌های اصلی با سریع ترین رشد قرار دارد.

داده‌های یک نظرسنجی مکنزی نشان می‌دهد که حوزه‌های تجاری با بیشترین پتانسیل برای شکاف مهارتی، تجزیه و تحلیل داده‌ها است:

استراتژی‌های پرکردن شکاف‌های مهارتی

بسته به مهارت‌هایی که از دست داده‌اید و توانایی‌های نیروی کار فعلی شما، انواع مختلفی از روش‌ها وجود دارد که می‌توانید انجام دهید. بیایید گزینه‌ها را بررسی کنیم:

آموزش و توسعه کارکنان موجود

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی به شما کمک می‌کند تا نیازهای آموزشی کارکنان خود را بهتر درک کنید. نتایج تجزیه و تحلیل ممکن است به گسترش برنامه‌های یادگیری و توسعه شما منجر شود. آموزش هدفمند کارکنان شما را به مهارت‌های جدید مورد نیاز یا از دست رفته مجهز می‌کند.

طراحی مجدد شغل

سوالاتی در مورد ماموریت شرکت، اهداف تجاری و مهارت‌های لازم برای دستیابی به آن اهداف در حال حاضر و آینده می‌تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید که آیا نیاز به تنظیم مجدد وظایف و مسئولیت‌های مشاغل خاص دارید یا خیر. این همان چیزی است که ما از آن به عنوان طراحی مجدد شغل یاد می‌کنیم، که ممکن است شامل ارتقاء مهارت و مهارت مجدد کارکنان باشد.

استخدام افراد با مهارت‌های انتقادی

نتایج تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های شما احتمالاً معیارهای انتخاب را در فرآیند استخدام شما تغییر می‌دهد. حتی اگر بتوانید کارمندان فعلی خود را مجدداً مهارت دهید یا ارتقا دهید، در برخی مواقع باید افراد جدیدی را برای موقعیت‌های خالی استخدام کنید.

استخدام فردی که از قبل مهارت‌های حیاتی را دارد، در وقت شما برای آموزش او صرفه جویی می‌کند. آنها نیز زودتر عملیاتی و سازنده خواهند شد. اگر نمی‌توانید افراد را به اندازه کافی سریع پیدا کنید، می توانید از نیروی کار احتمالی استفاده کنید و فریلنسرها یا پیمانکاران را استخدام کنید تا به طور موقت شکاف مهارتی را پر کنید.

در نظرسنجی Wiley Closing the Skills Gap، سازمان ها نحوه برخورد با شکاف ‌های مهارتی خود را به شرح زیر گزارش کردند:

• ارتقاء مهارت/ مهارت مجدد کارکنان (65%)
• استخدام برای مهارت‌های مورد نیاز (48%)
• استخدام فریلنسرها و پیمانکارها (41%)

بیشتر سازمان‌ها از ترکیبی از روش‌ها برای رفع شکاف‌های مهارتی خود استفاده می‌کنند.

نمونه‌ تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها

داشتن یک قالب استاندارد برای انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی مهم است. یک فرآیند به خوبی ساختار یافته، صحیح و مفیدترین اطلاعات را تولید خواهد کرد.

شما می‌توانید یک الگوی ساده تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را در یک فایل اکسل ایجاد کنید که سطوح مهارت فعلی را با سطوح مهارت مورد نظر مقایسه می‌کند. این شامل فیلدهای زیر خواهد بود:

• نام کارمند
• مهارت اندازه گیری (اینها باید تا حد امکان خاص و مرتبط با موقعیت فعلی یا آینده باشد)
• رتبه‌بندی سطح مهارت (سیستم امتیاز)
• سطح مهارت مورد نظر (سیستم امتیاز)

مطمئن شوید که هرکسی که سطح مهارت کارکنان را ارزیابی می کند، معیارهای ثابتی دارد و می‌داند که چگونه آنها را در رتبه‌بندی خود اعمال کند.

می‌توانید صفحه‌گسترده تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های ساده را برای تیم‌ها یا اهداف مختلف، از جمله بر اساس بخش یا برای مهارت‌های نرم یا مهارت‌های سخت، سفارشی کنید.

تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های فردی می‌تواند به شکل زیر باشد:

دانلود فایل اکسل تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی

Skills Gap Analysis Template

یادداشت پایانی

در زمانی که شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای به دنبال آماده‌سازی افراد خود برای آینده هستند، مهم است که بدانید نیروی کار شما در حال حاضر چه مهارت‌ها و شایستگی‌هایی دارد و چه چیزهای دیگری مورد نیاز است. شکست در بستن شکاف‌های مهارتی می‌تواند به این معنی باشد که سازمان شما فرصت‌های نوآوری و مزیت رقابتی خود را از دست می‌دهد.

انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی به طور منظم ضروری است تا از شکاف‌های مهارتی در سازمان خود مطلع شوید.

یک دستورالعمل کلی این است که هر 12 تا 24 ماه یک بررسی جامع انجام شود. با این حال، در صنایعی که به سرعت در حال توسعه هستند، ممکن است لازم باشد شکاف مهارت‌ها را بیشتر ارزیابی کرد. کینگا گلبیوفسکا، خاطرنشان می‌کند آنچه که مهم‌تر است این است که نباید یک تمرینِ یک‌باره باشد، بلکه باید به صورت دوره‌ای انجام شود.

بررسی‌های منظم به شما امکان می‌دهد شکاف‌ها را قبل از اینکه تأثیر قابل‌توجهی بر کسب‌وکارتان داشته باشد، کشف کنید، و به طور مداوم ریسک عملکرد ضعیف و از دست دادن رقابت را کاهش دهید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/skills-gap-analysis/

ترجمه: مسعود شکری

جامعه پذیری یا اجتماعی کردن فرایندی است که کمک می‌کند افراد تازه پیوسته به سازمان به فردی خودی و یک عضو موثر سازمان تبدیل شوند. روزهای اولیه یک دوره حیاتی‌ست و مهم است کاری کنید که کارکنان جدید احساس استقبال، قدردانی و خوش آمدگویی کنند (چه قبل از شروع به کار و چه در روز اول).

تحقیقات نشان می­‌دهد که 86 درصد از کارکنان جدید تصمیم می­‌گیرند که در چند ماه اول در سازمان جدید خود بمانند یا آن را ترک کنند. کارمندانی که تجربه حضور مثبت دارند تقریباً سه برابر بیشتر احتمال دارد که در نقش خود احساس حمایت کنند، اعتماد به نفس و توانایی آنها برای اجرای خوب نقش خود افزایش می‌یابد. ایجاد احساس خوش آمدگویی به کارکنان جدید منجر به وفاداری و حفظ آنها می‌شود و در نتایج سازمان شما منعکس می‌شود.

در این مقاله 5 روش خوش آمدگویی به همکار جدید در شرکت معرفی شده است و همچنین نمونه‌هایی از متن و ایمیل خوش آمدگویی هم پیشنهاد شده است.

5 روش خوش آمدگویی به همکار جدید

استقبال از کارکنان جدید فرآیندی است که نوع روابط آنها با شرکت را تعیین می‌کند.

مراحل کلیدی که می‌توانید برای اطمینان از تجربه‌­ای خوشایند برای کارمندان جدید انجام دهید در ادامه آمده است.

1. ایمیل خوش آمدگویی به تیم بفرستید

یک ایمیل خوش آمدگویی برای نیروهای جدید استخدام شده، راهی عالی برای خوش آمدگویی به آن‌ها، اشتراک‌گذاری اطلاعات و آشنایی کارمندان جدید با فرهنگ شرکت است. به یاد داشته باشید که ایمیل خود را گرم و خوشایند کنید.

این ایمیل باید شامل اطلاعات کلیدی زیر باشد:

• نقش فرد در تیم یا بخش
• روز آغاز
• ساعات کاری
• مدارکی که باید در روز اول به همراه داشته باشند
• اطلاعات اتاق استراحت
• اطلاعات پارکینگ
• دستورالعمل­‌های ورود، مانند ملاقات در پذیرش
• برنامه روز اول
• اطلاعات مربوط به برنامه ورود
• اطلاعات تماس­‌های مهم

علاوه بر به اشتراک گذاشتن اطلاعات، ایمیل خوش آمدگویی راهی عالی برای ایجاد احساس راحتی در کارمند جدید شما است. مدیران ممکن است بخواهند از این فرصت برای معرفی کارمند به سایر اعضای تیم استفاده کنند.

در زیر نمونه‌هایی از ایمیل خوش آمدگویی به شرکت از طرف منابع انسانی آورده شده است.

نمونه متن ایمیل خوش آمدگویی کارمند جدید

مثال اول از متن رسمی خوش آمدگویی کارمند جدید

موضوع ایمیل: به [نام شرکت] خوش آمدید

[نام کارمند] عزیز،

ما خوشحالیم که ورود شما را به تیم خود در [تاریخ] خوش آمد می‌گوییم. [نام] شما را در میز پذیرش ما در [زمان] ملاقات خواهد کرد. لطفا شناسنامه و کارت ملی خود را به همراه داشته باشید.

دفتر به شما نشان داده می­‌شود و به همکاران و سایر اعضای تیمتان معرفی می‌­شوید.

همکاران شما مشتاق دیدارتان هستند و ما برای روزهای اول شما یک دورهمی ناهار در نظر گرفته­‌ایم تا بتوانید مدتی را صرف آشنایی با یکدیگر کنید.

ما برنامه‌ای کامل برای ورود شما برنامه‌ریزی کرده‌ایم تا به سرعت با سازمان آشنا شوید و احساس کنید که با فرهنگ شرکت یکپارچه شده‌اید. مهمتر از همه، ما می‌خواهیم شما احساس کنید که در خانه هستید.

 از شما می­‌خواهیم که در محیط کار جدید خود احساس راحتی و اطمینان داشته باشید، بنابراین لطفاً اگر چیز خاصی نیاز دارید، به ما اطلاع دهید.

 مشتاقانه منتظر همکاری با شما هستیم!

خالصانه،

[نام]

مثال دوم از متن رسمی خوش آمدگویی کارمند جدید

با سلام و احترام،

ورود شما به تیم [نام تیم/شرکت] را صمیمانه گرامی می‌داریم. حضور شما در [سمت شغلی] مایه افتخار و خوشحالی ماست و امیدواریم با اتکا به تجارب و تخصصتان، شاهد تعاملات سازنده و ثمربخشی در مسیر پیشرفت اهدافمان باشیم.

آرزومندیم در این مجموعه تجربیات ارزشمندی کسب کنید و در کنار یکدیگر شاهد موفقیت‌های روزافزون باشیم.

مثال سوم از متن صمیمی خوش آمدگویی کارمند جدید

سلام [نام همکار جدید]!

به جمع ما خوش آمدی! خیلی خوشحالیم که به تیم [نام تیم/شرکت] پیوستی. ما مشتاقانه منتظر همکاری با شما و تبادل ایده‌های خلاقانه‌تان هستیم.

مطمئنیم که حضور شما در تیم ما، انرژی و پویایی جدیدی به ارمغان خواهد آورد.

مثال چهارم از متن صمیمی خوش آمدگویی کارمند جدید

به [نام تیم/شرکت] خوش آمدید!

امیدواریم از سفرتان به دنیای [نام تیم/شرکت] لذت ببرید! در اینجا ما به شما [شرح مختصری از فرهنگ و ارزش‌های شرکت] را ارائه می‌دهیم.

ما مشتاقانه منتظر ایده‌های نو و خلاقانه شما برای ارتقای [نام تیم/شرکت] هستیم.

نکته حرفه­‌ای

هنگام نوشتن ایمیل­‌های خوش آمدگویی برای کارمندان جدید، جزئیات مهمی را در مورد آنچه می‌­توانند هنگام ورود انتظار داشته باشند، از جمله یادآوری تاریخ شروع، مدارک مورد نیاز، اطلاعات پارکینگ و طرح کلی از اولین روز یا هفته آنها ارائه دهید. برای اینکه آنها در مورد شغل جدیدشان احساس هیجان کنند، لحن شما باید خوشایند و مفید باشد و فرهنگ شرکت شما را منعکس کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

2. برای ورود کارمند جدید آماده شوید

به عنوان یک کارشناس منابع انسانی، یکی از مهمترین نقش‌­های شما جذب و استخدام کارمندان جدید است.

استخدام کارمند جدید را اعلام کنید و به همه، از جمله تیم مدیریت، اطلاع دهید که چه زمانی شروع به کار می­‌کنند و در چه موقعیتی هستند. اطلاعات مختصری در مورد شغل، تحصیلات و علایق قبلی را درج کنید. از دیگران بخواهید که از کارمند جدید شما استقبال و از او حمایت کنند.

قبل از اولین روز کار با کارمند جدید ارتباط برقرار کنید و یک جلسه مجازی برای ارائه یک نمای کلی از فرهنگ شرکت و به اشتراک گذاشتن هرگونه اطلاعات لازم در مورد ورود برنامه‌ریزی کنید.

با تیم کارمند جدید و سایر سهامداران کلیدی، معرفی­‌های مجازی و برنامه خوش آمدگویی را برنامه‌­ریزی کنید. ترتیبی دهید که یک ناهار معمولی به همه افراد درگیر داده شود. این به استخدام جدید شما کمک می­‌کند تا احساس ارتباط و ادغام بیشتری با فرهنگ شرکت داشته باشد.

نکته حرفه‌­ای

استقبال از کارکنان جدید یک فرآیند حیاتی است. تعیین یک مربی برای استخدام جدید شما، به آنها در انتقال به یک محیط کاری جدید کمک می‌­کند. مربی می­‌تواند به آنها کمک کند تا درک کنند که چگونه فرآیندها و رویدادها با تصویر بزرگ مطابقت دارند و چگونه وظایف را اولویت‌­بندی کنند. داشتن یک مربی برای صحبت می‌­تواند به کاهش عدم اطمینانی که کارمند جدید ممکن است هنگام پیوستن به یک تیم جدید احساس کند، کمک کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جانشین پروری چیست؟(راهنمای کامل مدیران منابع انسانی)

3. روز اول تجربه عالی برای کارمند خلق کنید

درست همانطور که شما کارکنان جدید را ارزیابی می‌­کنید، کارمندان جدید هم در مورد اینکه آیا شرکت شما مکانی است که می­‌توانند برای مدت طولانی در آن کار کنند یا خیر، تصمیم می‌­گیرند.

ایجاد اولین تصویر خوب برای کارمندان جدید مهم است. این تصویر کل تجربه آنها با شرکت را تعیین می‌کند.

نکته حرفه‌­ای

اشتیاق خود را به شرکت نشان دهید. نشان دادن اینکه نسبت به سازمان، کار و تیم علاقه­‌مند هستید، می­‌تواند مسری باشد و به کارکنان جدید کمک کند تا نسبت به محل کار جدید خود هیجان زده شوند.

4. ساختار هفته اول را برای جامعه پذیری کارمند جدید آماده کنید

مسیر حرکت را در هفته اول حفظ کنید. فرآیند ورود می‌­تواند طولانی باشد، اما نتیجه که یک عضو متعهد و سازنده تیم است آن را ارزشمند می­‌کند.

در اینجا یک دستورالعمل کلی برای ساختار هفته اول ورود کارکنان وجود دارد:

روز اول:

• یک نمای کلی از ماموریت، چشم ­انداز و ارزش­‌های شرکت ارائه دهید و توضیح دهید که استخدام جدید چگونه با ساختار سازمان تناسب دارد. استخدام جدید را به یک تور در دفتر ببرید و به آنها مکان های مهم را نشان دهید.

روز دوم و سوم:

• یک نمای کلی از نقش، مسئولیت­‌ها و اهداف استخدام شده جدید برای این موقعیت ارائه دهید.
• فرهنگ شرکت: فرهنگ، هنجارها و ارزش‌های شرکت را توضیح دهید و مثال‌هایی از نحوه عملی شدن آنها ارائه دهید.
• ارائه آموزش در مورد وظایف و ابزارهای خاص مرتبط با شغل که استخدام جدید با آنها کار خواهد کرد.
• جلساتی را با سایر اعضای تیم یا بخش‌ها ترتیب دهید تا به استخدام‌های جدید فرصتی دهید تا در مورد نقش خود و نحوه انطباق آنها با تصویر بزرگ‌تر آشنا شوند.

روز چهارم و پنجم:

• فرصت­‌هایی را برای کارکنان جدید استخدام شده فراهم کنید تا با اعضای با تجربه تیم و با مربیان ملاقات کند.

آخر هفته:

• فعالیت‌های هفته را خلاصه کنید و از کارمندان جدید استخدام شده بخواهید که درباره تجربه حضورشان به شما بازخورد بدهند.
• هرچه سؤالات خود را دقیق­تر بپرسید، پاسخ­‌های آنها مستقیم‌­تر و هدفمندتر خواهد بود و به شما کمک می‌کند تا برنامه­‌هایی را که برای چند روز آینده در نظر دارید، توسعه دهید.

اکنون بیش از هر زمان دیگری، کارکنان به دنبال ارزش و هدف شخصی در کار هستند. روابط، حس قوی و کار هدفمند برای پیشرفت ضروری است. این ارزشی است که کارمندان از کارفرمایان انتظار دارند و شما باید آن را از همان ابتدا انجام دهید.

نکته حرفه‌­ای

بیش از 70 درصد از کارمندان می­‌گویند که حس هدفشان با کارشان تعریف می‌­شود. دوست داشته باشید یا نداشته باشید، شرکت شما نقش مهمی در کمک به آنها برای یافتن هدف خود و زندگی آن ایفا می‌­کند.

بزرگترین راه برای جلوگیری از عدم دلبستگی، بهبود تجربه کارکنان از همان روز اول است، به آنها این امکان را می‌­دهد که احساس ارزشمندی و قدردانی کنند و کارشان هدفمند باشد.

هفته اول همه چیز در مورد این است که مطمئن شوید استخدام جدید، با فرهنگ سازمانی شما همسو شده است.

5. یک چک لیست 30 روزه تهیه کنید

چک لیست 30 روزه پیشرفت کارمند جدید، رضایت شغلی و سازگاری وی با سازمان را ارزیابی می­‌کند. این معمولاً توسط مدیر کارمند انجام می‌شود و هدف آن این است که فرصتی را برای کارمند جدید برای پرسیدن سؤالات، به اشتراک گذاشتن بازخورد و دریافت هرگونه حمایت لازم برای اطمینان از انتقال آرام به سازمان فراهم کند.

افراد جدید استخدام شده و مدیر آنها در مورد مسئولیت­‌های شغلی، انتظارات و اهداف کارمند بحث خواهند کرد و در مورد عملکرد کارمند تا کنون بازخورد ارائه می­‌کنند و به سوالات یا نگرانی‌­های کارمند پاسخ می­‌دهند. این مرحله به شناسایی هر گونه مشکل احتمالی که باید در مراحل اولیه رسیدگی شود، مانند نیازهای آموزشی یا درگیری با همکاران، کمک می‌کند.

به طور کلی، چک لیست 30 روزه بخش مهمی از ورود به فرایند جامعه‌­پذیری کارکنان است و کمک می­‌کند تا اطمینان حاصل شود که کارمند جدید برای موفقیت در نقش جدید خود احساس حمایت، مشارکت و تجهیز می­‌کند.

مدیران را تشویق کنید تا فعالانه با کارمندان جدید در 30 روز ارتباط برقرار کنند. همچنین، یک چک لیست 30 روزه بین واحد منابع انسانی و کارمند جدید ترتیب دهید تا درک کنید که آنها در مورد تجربه ورود تاکنون چه احساسی دارند. این یک فرصت عالی برای به دست آوردن بینش در مورد فرآیند خود و ارزیابی جایی است که امکان بهبود وجود دارد.

چک لیست بررسی 30 روزه

1. آیا شغل همان چیزی است که کارمند انتظار دارد؟
2. آیا آنها به تمام اطلاعات، ابزارها و منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف خود دسترسی دارند؟ آیا موانعی وجود داشته است؟
3. آیا آموزش بیشتری وجود دارد که بخواهند؟
4. آیا آنها از تیم جدید خود استقبال کرده­‌اند و آیا ارتباط گرفتن فرآیند ساده‌­ای است؟
5. آیا آنها تاکنون از فرهنگ شرکت خوششان آمده است؟ چه چیزی را می‌­توان بهبود بخشید؟
6. نظر آنها در مورد فرآیند ورود چیست و آیا زمینه­‌های بهبود وجود دارد؟
7. آنها دوست دارند در 30 روز آینده چه کاری انجام دهند؟

نکته حرفه­‌ای

انتخاب سوالات مناسب برای پرسیدن از کارمندان جدید برای یک بررسی موثر 30 روزه بسیار مهم است. بهترین راه برای نزدیک شدن به بررسی، پرسیدن سوالات یک به یک است. سؤالات خود را به طور خاص انتخاب کنید و از آنها برای هدایت مکالمه استفاده کنید و در عین حال به استخدام شده جدید فضای صحبت را بدهید.

نکات پایانی

استقبال از کارمندان جدید  و خوش آمدگویی به آن‌ها برای هر سازمانی یک فرآیند حیاتی در مدیریت منابع انسانی‌ است، زیرا نوع روابط کارمند با شرکت را تعیین می­‌کند. مطمئن شوید که روی یک برنامه جامع و کامل برای جامعه‌­پذیری کارکنان سرمایه­‌گذاری کرده­‌اید.

در روز اول، کارمند جدید را با فرهنگ، سیاست‌ها و رویه‌های شرکت آشنا کنید. مسئولیت­‌های شغلی، مزایا، و هر گونه اطلاعات مهم دیگر را شامل شود. فردی را تعیین کنید که بتواند به کارمند جدید در مورد هر سؤالی که دارد کمک کند.

ارتباط مستمر با فرد جدید استخدام شده را حفظ کنید تا اطمینان حاصل کنید که آنها به خوبی با نقش جدید و محل کار خود سازگار هستند.

یک برنامه 30-60-90 به خوبی طراحی شده به کارکنان جدید کمک می‌­کند تا اهداف و استراتژی سه ماه اول خود را در شغل جدید تعیین کنند. از آن برای ارائه ساختار و جهت، تعریف فرآیندها و انتظارات، و تعیین یک مسیر عملی واضح برای استخدام جدید استفاده کنید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/welcome-to-the-team/

ترجمه: مسعود شکری

همه چیز بعد از بحران کرونا در جهان تغییر کرد. نحوه خرید مردم، نحوه رفت و آمد، نحوه دید و بازدید، نحوه کار و از همه مهم‌تر نحوه آموزش و توانمندسازی افراد. دیگر کلاس‌های رسمی یا کلاس‌های طولانی مدت محبوبیت ندارد و افراد دوست دارند در کوتاه‌ترین زمان ممکن به یادگیری برسند تا محتوای خودشان را سریع پیدا کنند.

بر مبنای مطالعات انجام شده در دانشگاه کالیفرنیا-ایروین تمرکز فرد تنها 11 دقیقه است و پس از آن دچار حواس‌پرتی خواهد شد. این جا همان جای است که مفهوم میکرولرنیگ(Microlearning) یا آموزش خرد یا ریزیادگیری معنا و اهمیت پیدا می‌کند. جایی که شما در عرض چند دقیقه به محتوای خود خواهید رسید.

میکرولرنینگ چیست؟

میکرولرنینگ(Microlearning) یا آموزش خرد فرآیندی است که در آن دانش و مهارت با دوره‌های کوتاه، مطالعه یا تمرین به دست می‌آید. یک روش آموزشی جدید است که به سرعت در حال رشد می‌باشد.

میکرولرنینگ به سادگی به عنوان تمرین یادگیری از طریق محتوای کوچک تعریف می‌شود که در زمان و جایی که یادگیرنده به آن نیاز دارد ارائه می شود و در دسترس است.

اساساً، ایده میکرولرنینگ این است که مطالب آموزشی را به ماژول‌ها یا فواصل کوتاه و محتوایی قابل هضم تقسیم کند.

تابوی یادگیری خرد شکسته شده است و با ورود نسل زد به بازار کار، سرعت تغییرات مداوم و کسب مزیت رقابتی در سازمان‌ها به یک ضرورت تبدیل شده است. در واقع کارمندان می‌توانند با استفاده از فناوری و ابزارهای مدرن در هر مکان و هر زمان به محتوای مختلف دسترسی داشته باشند. در محیط کار مدرن امروزی، راه‌حل‌های مقرون‌ به ‌صرفه و کم‌هزینه‌ای وجود دارد که کارکنان بیشتر ترجیح می‌دهند، اینجاست که یادگیری خرد مطرح می‌شود.

میکرولرنینگ برای تمامی محتواها و تمامی سرفصل‌ها قابل استفاده است.

یک مطالعه گالوپ از شرکت‌های مختلف نشان می‌دهد، که 58 درصد کارمندان گفته‌اند: “اگر درس‌ها به واحدهای کوچکتر  تقسیم شود بهتر یاد خواهند گرفت”. همچنین 94 درصد افراد در سایت‌های آموزشی به دنبال دوره‌های رفته‌اند که کمتر از 10 دقیقه بوده است.

میکرولرنینگ رویکردی برای یادگیری اطلاعات جدید در تکه‌های کوچک در یک زمان است. به طور معمول، جلسات ریز یادگیری کمتر از ده دقیقه است وممکن است گاهی حتی کمتر از یک دقیقه طول بکشد.

میکرولرنینگ از کجا آمده است؟

کل مفهوم میکرولرنینگ براساس منحنی فراموشی هرمان ابینگهاوس بنا شده است. وی اولین فردی بود که در دهه 1880 رویکرد علمی و طبقه بندی شده برای حافظه ایجاد کرد و جهان را با مفاهیمی مانند منحنی یادگیری و فراموشی آشنا کرد. او عنوان می‌کند: “حافظه در طول یادگیری ثابت نمی‌ماند و می‌تواند چندین بار افزایش و کاهش یابد و دوباره برگردد.” این مورد به موضوع و نحوه ارائه آن خیلی وابسته است. طبق منحنی فراموشی ابینگهاوس افراد معمولا 80 درصد دانش آموخته شده را در عرض یک ماه از دست می‌دهند. به خاطر همین موضوع یادگیری خرد بسیار مهم است به گونه‌ای که تقسیم محتوا به قطعات کوچک‌تر و ارائه آن در بازه‌های زمانی مختلف برای بهبود در حفظ و نگهداشت دانش موثر است.

مزایای میکرولرنینگ چیست؟

• برای شلوغی کارکنان در طول روز که نمی‌توانند برنامه آموزشی داشته باشند بسیار مناسب است. (استفاده بهینه‌تر از زمان)
• بر روی یک هدف تمرکز دارد.
• اهداف روشنی دارند و در تعاملات یادگیری مختصر است.
• سریع‌تر ارائه می‌شوند.
• تعامل فراگیران را افزایش می‌دهد.
• مقرون به صرفه هستند.
• یادگیری شخصی را فعال می‌کند.
• حفظ دانش و نگهداری آن را بهبود می‌دهد. (طبق تحقیقات انجام شده یادگیری خرد حفظ اطلاعات را تا 80 درصد بهبود داده است.)
• با توجه به ساده و کوتاه بودن همیشه در دسترس است. (در تلفن‌های همراه، در ایمیل‌ها، در تابلوهای اعلانات و …)
• انعطاف پذیر و راحت‌ترند.

چالش‌های میکرولرنینگ چیست؟

• ایجاد و نگهداری موارد آموزشی همانقدر که آسان است، دشوار هم است. شما برای ریز کردن موارد آموزشی خود باید زمان بگذارید و باید اطمینان حاصل کنید که هم راستای برنامه‌های سازمان است و برای فراگیران مفید است. علاوه بر این معنادار کردن محتوا در مدت زمان کوتاه می‌تواند دشوار باشد.
• شخصی سازی محتوا برای هر فرد سخت و دشوار است. از آنجا که محتواهای سنتی به بخش کوچک تقسیم خواهد شد باید دقت کنید که هر محتوا می تواند برای چه شخصی مناسب باشد.
• مشکلات دسترسی به محتوا. شما باید مطمئن باشید که ساده‌ترین راه و بهترین راه برای ارائه محتوا به نفرات را دارید.
• کمبود زمان. همانقدر که افراد می‌توانند به راحتی محتوای خود را در طول زمان‌های مختلف در صفحات اینترنت پیدا کنند همانقدر هم باید به دنبال محتواهای ارائه شده توسط شما باشند. به این موضوع فکر کنید وقتی افراد می‌توانند محتوای خود را به راحتی پیدا کنند چرا باید به سمت محتواهای خرد شما حرکت کنند؟

رابطه میکرولرنینگ با نسل زد

مفهوم آموزش میکرولرنینگ با نسل زد بسیار نزدیک است و می‌توان گفت یکی از علت‌های گسترش یادگیری خرد ورود نسل زد به بازار کار می‌باشد. آن‌ها نمی‌خواهند زمان زیادی صرف بدست آوردن اطلاعات کنند و از آنجایی که از همان ابتدا با تکنولوژی بزرگ شده‌اند راحت می‌خواهند اطلاعات خود را پیدا کنند. از اینستاگرام، یوتیوب، توئیتر، آپارت و ….

این به معنی این نیست که یادگیری سنتی در کلاس‌های رسمی خوب نیست اما سازمان‌ها برای عقب نماندن باید ترکیبی از موارد را داشته باشند. اگر بخش عمده‌ای از همکاران شما نسل زد هستند حتما به گنجاندن یادگیری خرد در برنامه‌های آموزشی خود فکر کنید.

نمونه‌های میکرولرنینگ

یکی از بخش‌های آموزش خرد مشارکت است. بدون مشارکت نفرات یادگیری خرد هیچ معنایی ندارد. چالش واقعی ایجاد این تعاملات کوتاه و ایجاد ارزش برای یادگیرنده و کسب و کار است. نوع و طول محتوا به زمینه و اهداف یادگیری شما بستگی دارد. شما در هر حالی باید به اهداف یادگیری خود نزدیک شوید.

شما برای ارائه میکرولرنینگ می‌توانید از موارد ذیل پیروی کنید:

• میکروکپی (پیام‌ها یا نکات کوتاه و هدفمند مانند: پیام‌های خطا، توضیح در خصوص فرم‌ها و …)
• فعالیت‌ها یا تجربه‌های مرتبط به کار
• نحوه انجام کار
• دستورالعمل کار
• اینفوگرافیگ (آماری، اطلاعاتی، جدول زمانی، جغرافیای، سلسله مراتبی و …)
• ویدیوی آموزشی کوتاه مدت (توضیح دهنده، کوتاه و تعاملی، انیمیشن‌های تخته سفید، ریز سخنرانی و …)
• آزمون‌های کوتاه و چند سوالی
• استفاده از اپلیکیشن های مختلف یا ارسال لینک آن‌ها (گوگل، آپارات، یوتیوب ، تدکس و …)
• استفاده از گیمیفیکیشن Gamification (بازی‌وارسازی)

اگر نفرات شما زمان زیادی ندارند که ویدیوهای آموزشی مشاهده کنند به آن‌ها کمک کنید، بدانید در چه چیزی نیاز به بهبود دارند، سپس برایشان ویدیوهای کوتاه تهیه کنید. سخنرانی‌های کوتاه از سایت‌های مختلف پیدا کنید. شما می‌توانید از سایت‌های مختلف مثل لینکدین، یودمی، کورسرا، مکتب خونه، میتالرن، فرادرس و… استفاده کنید. برای آن‌ها اشتراک تهیه کنید تا در لحظه مشکل خود را حل کنند.

این واقعیت دارد که برخی از دوره‌های سایت‌های مختلف طولانی است اما همه‌شان توضیحات درس دارند و به راحتی می‌توانید محتوا را عقب و جلو کنید تا به هدف خود برسید. از نمایش‌های تصویری یا اینفوگرافیگ استفاده کنید، همه‌ی ما با دیدن موارد بصری ترغیب به خواندن می‌شویم پس در این مورد سلیقه به خرج دهید.

چک لیست میکرولرنینگ

میکرولرنینگ در تمامی موارد یک برنامه ایده‌آل برای آموزش و توسعه سازمان شما است به خصوص زمانی که می‌خواهید یک تحول سریع در سازمان خود ایجاد کنید و نفرات باید سریع این موارد را به کار خود اضافه کنند. برای این که ببینید یادگیری خرد چگونه می‌تواند عمل کند چک لیست زیر را دنبال کنید:

عملکرد یادگیرنده

• هدف از عملکرد افراد چیست؟
• چه مواردی را در عملکرد اشخاص می‌خواهید بهبود دهید؟
• آیا می‌توان آن را به اجزای کوچک تقسیم کرد؟
• آیا می‌توان هدف آموزشی را در یک جلسه محقق کرد؟
• موارد چگونه در کار استفاده خواهند شد؟

طراحی آموزشی

• آیا می‌توان به زبان ساده آن را طراحی کرد؟
• آیا بهترین شیوه طراحی یادگیری خرد است؟
• چگونه می‌توانید یک طراحی کامل در یادگیری خرد داشته باشید؟
• آیا می‌توان از طراحی خود در سایر موارد استفاده کرد؟ (تعمیم پذیر است)
• آیا طراحی من تعاملی است؟

نحوه ارائه (رسانه)

• آیا می‌خواهید از رسانه‌های تصویری یا صوتی استفاده کنید؟ یا از متن، تصویر، اینفوگرافیگ یا …؟
• آیا کیفیت رسانه شما با کیفیت سازمان شما همسو است؟ (بازاریابی و تبلیغات)
• آیا یادگیری شما در زمان نیاز در دسترس است؟ (مانند در دسترس بودن در گوشی موبایل)

سخن آخر

میکرولرنینگ در پاسخ به سرعت فزاینده زندگی تکامل یافته است. حتی قبل از اینکه COVID آموزش حضوری را به چالش تبدیل کند، افراد پرمشغله برای یافتن زمانی برای یادگیری تلاش می‌کردند.

در سال 2014، Deloitte این گزارش رو به اشتراک گذاشت: “کارمندان متوسط 1٪ (فقط 24 دقیقه) از هفته را صرف یادگیری می‌کنند.”

به این سوال فکر کنید: آخرین باری که یک محتوای طولانی را دیدید چه زمانی بوده است؟ یا چندبار در هفته برای دیدن یک محتوای طولانی زمان می‌گذارید؟ شما هر روز با یادگیری خرد سر و کار دارید، وقتی در صفحات اینستاگرام یک موضوع آموزشی می‌بینید، وقتی در سایت‌های مختلف یک مقاله می‌خوانید یا وقتی حتی با دوست خود در مورد یک موضوع صحبت و از تجربیات آن استفاده می‌کنید.

خواه یا ناخواه بخش زیادی از محتوای‌های آموزشی به سمت خرد شدن دارند حرکت می‌کنند. قطعا برخی از دوره‌های لینکدین را دیده‌اید، آن‌ها یک محتوای 40 دقیقه‌ای به شما به صورت یکجا نمی‌دهند، آن‌ها 40 دقیقه را به قطعات کوچکتر تقسیم خواهند کرد. برای داشتن یک سازمان پویا حتما به گنجاندن آموزش خرد در برنامه‌های آموزشی سازمان‌تان فکر کنید.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منابع: 

www.klassacademy.com

www.servicedeskinstitute.com

www.techtarget.com

www.valamis.com

www.allencomm.com

نویسنده: میثاق خوش‌خوی

مدل ADDIE یک ابزار طراحی آموزشی است که می‌تواند به متخصصان منابع انسانی و آموزش کمک کند تا برنامه‌های یادگیری و توسعه موثر را در سازمان خود ایجاد، سازماندهی و ساده کنند. اگرچه مدل آموزشی ADDIE  در دهه 1970 توسعه یافت، اما متداول‌ترین مدل مورد استفاده برای طراحی برنامه‌های آموزشی است زیرا ساده و در عین حال بسیار مؤثر است.

در این مقاله، مدل ADDIE  را با جزئیات بررسی خواهیم کرد، مزایا و معایب مدل و برخی از نمونه‌های مدل ADDIE  را بررسی خواهیم کرد تا بتوانید از همین امروز از این مدل استفاده کنید.

مدل ADDIE چیست؟

ADDIE مخفف: تجزیه و تحلیل، طراحی، توسعه، اجرا و ارزیابی است.

• Analyze
• Design
• Develop
• Implement
• Evaluate

یک مدل توسعه یادگیری پیشرو است که برای طراحی برنامه‌های آموزشی و یادگیری و توسعه در سازمان‌ها استفاده می‌شود.

5 فاز مدل ADDIE

بیایید نگاهی دقیق‌تر به پنج مرحله مدل ADDIE  طراحی آموزشی بیندازیم:

• آنالیز. شامل آنالیز فراگیران، اهداف علمی و نیازهای فرآیند آموزش
• طراحی. شامل تعیین روش‌های تدریس، مواد درسی و روش انتقال آن‌ها
• توسعه. شامل تولید محتوای آموزشی و تعیین کانال‌های انتشار آن‌ها
• اجرا. شامل اجرای فرآیند آموزشی با مدیریت آن‌ها در LMS با استانداردهایی مانند SCORM یا xAPI
• ارزیابی. برای این منظور نرم‌افزار مدیریت آموزش باید ابزارهای تحلیلی و جمع‌آوری داده، مانند نظرسنجی را در اختیار شما قرار دهد.

اینها پنج مرحله از فرآیند توسعه یادگیری هستند. مدل آموزشی ADDIE  یک چارچوب کارآمد و ساختار یافته را ارائه می‌دهد که به شما کمک می‌کند یک محصول یادگیری موثر ایجاد کنید، چه از طریق یک برنامه آموزشی آنلاین یا آفلاین، یک جلسه مربیگری، یک ارائه یا یک کتابچه اطلاعاتی.

ADDIE به شناسایی نیازهای یادگیری به روشی ساختاریافته کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که رویکردی یکپارچه برای یادگیری وجود دارد. همچنین برای اندازه‌گیری اثربخشی یادگیری راهنمایی می‌کند زیرا رفتارهای شغلی، دانش و مهارت‌ها به وضوح در چارچوب تعریف شده‌اند.

در مدل ADDIE، مراحل باید به ترتیب انجام شود و بازتاب و بازخورد در هر مرحله بهبود مستمر را تضمین می‌کند.

مرحله اول: آنالیز (Analyze)

آنالیز. شامل آنالیز فراگیران، اهداف علمی و نیازهای فرآیند آموزش

در مرحله تجزیه و تحلیل فرآیند ADDIE ، اولین کار شناسایی مشکلی است که سعی در حل آن دارید. به عنوان مثال، مشکل ممکن است فروش ضعیف، فرهنگ غیرفراگیر یا فقدان مهارت برای انتقال به یک سازمان دیجیتالی‌تر باشد. ابتدا مشکل اصلی کسب‌وکار را شناسایی کنید و تصمیم بگیرید که آیا می‌توان آن را از طریق آموزش مؤثر حل کرد یا اینکه سایر مداخلات توسعه سازمانی مؤثرتر خواهند بود. طراحان آموزشی همچنین باید نیازهای ذینفعان را تعیین و مدیریت کنند.

در این مرحله برخی از سوالات مفید برای پرسیدن عبارتند از:

•  هدف از آموزش چیست؟
• چرا باید این کار را انجام دهیم؟
• تغییر مورد نظر چیست؟
• آیا آموزش در ایجاد این تغییر موثر خواهد بود؟

در مرحله تحلیل، فرآیند نیازسنجی آموزشی (TNA) به شناسایی شکاف بین مهارت‌ها، دانش و توانایی‌های واقعی و مطلوب کمک می‌کند. با این یافته‌ها می‌توانید اهداف یادگیری را تعریف کنید و آموزش را بر این اساس قرار دهید.

همچنین در این مرحله، تعیین یک مخاطب هدف بسیار مهم است. شما می‌توانید یک یا چند “شخصیت” کارآموز ایجاد کنید که ویژگی‌های عمومی، دانش و تجربه مخاطبان هدف شما را نشان دهد. شناخت نیازها و انتظارات آنها شما را قادر می‌سازد تا به طور فعال این موارد را مدیریت کنید و آموزش خود را متناسب با مخاطبان خود تنظیم کنید.

برای اطمینان از موفقیت در استفاده از مدل ADDIE ، داشتن درک روشنی از مخاطبان هدف و تمرکز بر تعیین اهداف یادگیری واضح و قابل اندازه‌گیری، ضروری است.

آنچال دینگرا، مدیر مشاوره یادگیری در AIHR توضیح می‌دهد که این به هدایت فرآیند توسعه محتوا کمک می‌کند و تضمین می‌کند که یادگیرندگان به نتایج یادگیری مورد نظر خود دست می‌یابند.

بر اساس تمام اطلاعات جمع‌آوری شده در مرحله تجزیه و تحلیل، می‌توانید منابع مورد نیاز برای آموزش را نیز ترسیم کنید. این شامل تعداد ساعات آموزشی، مدت زمان، بودجه مورد نیاز، امکانات و اطلاعات اضافی است.

هنگامی که همه این اطلاعات را جمع آوری کردید، می‌توانید یک برنامه آموزشی کامل ایجاد کنید که شامل چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا، چرا و چگونه است.

مرحله دوم: طراحی(Design)

طراحی. شامل تعیین روش‌های تدریس، مواد درسی و روش انتقال آن‌ها

در مرحله طراحی مدل ADDIE، شما تمام اطلاعات جمع‌آوری شده در مرحله تجزیه و تحلیل را به یک طرح یادگیری تبدیل می‌کنید.

طرح کلی ایجاد می‌شود و اهداف یادگیری را برای هر کارگاه یا کلاس درس مشخص می‌کند. این شامل یک استراتژی، روش‌های اجرا (به عنوان مثال، آنلاین، آفلاین، ترکیبی)، درس‌ها، مدت زمان، ارزیابی، و بازخورد خواهد بود.

در این مرحله، شما همچنین یک روش ارزیابی مناسب را انتخاب می‌کنید. بر اساس مدل کرک پاتریک، اثربخشی را می‌توان در سطوح مختلف اندازه‌گیری کرد.

اندازه‌گیری واکنش‌ها ممکن است برای آموزش ساده‌تر کافی باشد. به عنوان یک قاعده کلی، تجزیه و تحلیل تأثیر کامل، یا محاسبه بازگشت سرمایه (ROI) آموزشی، تنها در 5 درصد از کل آموزش‌ها توجیه می‌شود، به‌ ویژه برای آموزش با سرمایه‌گذاری بالا که به یک موضوع مهم تجاری رسیدگی می‌کند.

اگر به موضوع اندازه‌گیری اثربخشی آموزش علاقه‌مند هستید مقاله  مدل فیلیپس در اندازه گیری اثربخشی آموزش را مطالعه کنید.

گام بعدی ایجاد یک استوری بورد و/یا نمونه اولیه است تا بتوانید به راحتی ارزش آموزش را به خصوص با ذینفعان در میان بگذارید. مهم است که به ذینفعان توضیح داده شود و آنها را در مورد اهداف یادگیری و انتخاب‌های طراحی یادگیری در این مرحله به روز کنید. قبل از اینکه به مرحله بعدی بروید، مطمئن شوید که با آنها هماهنگ هستید.

به این فکر کنید که چگونه می‌توانید در مورد برنامه یادگیری جدید سر و صدایی ایجاد کنید و رفتارهای مورد نظر را در کانون توجه قرار دهید. مطمئن شوید که به فراگیران اطلاع‌رسانی کافی در مورد تاریخ شروع و اتمام برنامه داده‌اید.

مرحله سوم: توسعه(Develop)

توسعه. شامل تولید محتوای آموزشی و تعیین کانال‌های انتشار آن‌هاست.

در مرحله توسعه، از استوری‌بردها ویا نمونه‌های اولیه خود به عنوان راهنمای ایجاد دوره‌های خود استفاده خواهید کرد و قبلاً در مورد اهداف اصلی یادگیری تصمیم گرفته‌اید. اکنون زمان آن رسیده است که آموزش را زنده کنید.

مرحله آخر توسعه یک استراتژی ارتباطی برای تقویت اهمیت یادگیری برای مخاطبان است. چگونه می‌توانید آنها را تشویق کنید که وقت و توجه خود را به یادگیری اختصاص دهند؟ چگونه می‌توانید به آنها کمک کنید تا در حین مدیریت مسئولیت‌های شغلی اصلی خود، این موضوع را در اولویت قرار دهند؟ ایجاد یک استراتژی ارتباطی واضح به ایجاد تأثیر بیشتر کمک می‌کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۱۵ استراتژی برای توسعه کارکنان

مرحله چهارم: اجرا و پیاده‌سازی(Implement)

اجرا و پیاده سازی.شامل اجرای فرآیند آموزشی با مدیریت آن‌ها در LMS با استانداردهایی مانند SCORM یا xAPI

نحوه ارائه آموزش را در نظر بگیرید: حضوری، آنلاین یا ترکیبی از این دو (رویکرد ترکیبی)؟ راهبردها، رسانه‌ها و روش‌های آموزشی چه خواهند بود؟

هنگامی که تصمیم گرفتید، می‌توانید به این فکر کنید که آیا می‌خواهید آموزش را درون سازمانی برگزار کنید یا برون سازمانی؟

همچنین مهم است که تصمیم بگیرید کجا میزبانی شود و به چه نرم افزار و ابزاری نیاز دارید به عنوان مثال، نرم افزار کنفرانس ویدیویی مانند زوم، یا یک سامانه و سیستم مدیریت آموزش.

آیا نیازی به برنامه‌های جانبی علاوه بر برنامه اصلی است که از مخاطبان دوره آموزشی حمایت بیشتری کنند؟ این برنامه‌ها می‌تواند شامل مربیگری یک به یک یا گروهی یا وبینارهای هفتگی برای تعمیق یادگیری و پاسخ به هر سؤالی باشد که فراگیران ممکن است داشته باشند.

آیا نیازی به ایجاد تغییرات فیزیکی در محیط کار برای برخی فعالیت‌های آموزشی وجود دارد؟ به عنوان مثال، پوسترها، لوازم جانبی یا نمادهای اضافی که پیام‌های کلیدی آموخته شده را تقویت می‌کنند.

هنگامی که مرحله توسعه را کامل کردید، زمان اجرای آن فرا می‌رسد. آموزش می‌تواند شروع شود!

هنگام استفاده از مدل ADDIE ، تعامل و مشارکت را در مواد آموزشی خود بگنجانید. این را می‌توان از طریق فعالیت‌ها، ارزیابی‌ها و شبیه‌سازی‌ها به دست آورد، که به تقویت یادگیری کمک می‌کند و تجربه یادگیری همه‌جانبه‌تری برای یادگیرندگان ایجاد می‌کند.(Anchal Dhingra، مدیر مشاوره یادگیری در AIHR)

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۲۰ روش کلیدی برای افزایش مشارکت کارکنان در فرایند آموزش

مرحله پنجم: ارزیابی(Evaluate)

ارزیابی. برای این منظور نرم‌افزار مدیریت آموزش باید ابزارهای تحلیلی و جمع‌آوری داده، مانند نظرسنجی را در اختیار شما قرار دهد.

ارزیابی بخشی جدایی ناپذیر از هر مرحله از مدل یادگیری ADDIE  است، اما مرحله خاص خود را نیز دارد. به محض ارائه اولین دوره یا کارگاه آموزشی خود، بازخورد فوری (و مستمر) می‌خواهید تا بتوانید پیشرفت‌ها را بررسی و اجرا کنید.

ارزیابی در مراحل طراحی، توسعه و تحویل و ارزیابی مستمر همه عناصر برنامه مهم است. بعد از اینکه آموزش شما برای اولین بار ارائه شد، احتمالاً بازخورد و سؤالاتی وجود دارد که قبلاً مشاهده نشده است. پرداختن سریع به این موارد بلافاصله آموزش را بهبود می‌بخشد.

در مرحله ارزیابی، می‌‌توانید برنامه یادگیری را با استفاده از پس‌ارزیابی‌ها، مشاهدات یا داده‌های بهره وری به طور رسمی ارزیابی کنید. همه این منابع آنچه را که کارکنان آموخته‌اند، نحوه به کارگیری آن و نتایج به دست آمده را برجسته می‌کنند.

بسته به انتخاب‌های انجام شده در مرحله تجزیه و تحلیل، می‌توانید از روش‌های مختلفی برای ارزیابی آموزشی استفاده کنید. که می‌تواند شامل فرم‌های ارزیابی آموزشی و ارزیابی‌های قبل و بعد از آموزش و…باشد.

ابزارهای رایج مورد استفاده عبارتند از: پرسشنامه، مصاحبه، مشاهدات، ارزیابی دانش، ارزیابی کار، بازخورد 360 درجه و داده‌های خروجی کار.

تیم طراحی آموزشی باید آنچه را که خوب پیش رفت، آنچه را که می‌توان بهبود بخشید، ارزیابی کند و به عنوان یک تیم یاد بگیرد. فهرستی از بهبودهایی که برنامه آموزشی به آن نیاز دارد تهیه کنید و آنها را قبل از آموزش بعدی اجرا کنید. اگر قرار است برنامه در قفسه باقی بماند، همچنان می‌توانید این پیشرفت‌ها را ثبت کنید تا زمانی که از همان برنامه (یا مشابه) در آینده استفاده می‌شود، این یادگیری‌ها از بین نرود.

با استفاده از ارزیابی رسمی خود، تصمیم بگیرید که آموزش اولیه شما تا چه حد به اهداف و اهداف مرحله تجزیه و تحلیل رسیده است. این نتایج را به ذینفعان خود بازگردانید و در مورد رضایت آنها از برنامه آموزشی جویا شوید، زیرا این کار ورودی عالی برای برنامه‌های آینده ارائه می‌دهد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ماتریس مهارت چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟+ نمونه

نمونه الگوی طراحی آموزشی Addie

در ادامه یک نمونه از چگونگی ساخت یک مدل آموزشی ADDIE برای استفاده توسط شرکت‌ها آورده شده است.

نمونه برنامه آموزشی ADDIE برای دوره آموزشی توسعه مدیران

تجزیه و تحلیل:
1. هدف دوره
2. بررسی محتوای موجود
3. همکاری با شرکای تجاری برای تعیین نتایج

طراحی:
1. چگونه دوره ارائه می‌شود؟ حضوری، آنلاین یا ترکیبی؟
2. کدام فرد محتوا را ارائه خواهد کرد؟
3. زمانبندی ایجاد چگونه است؟
4. چه ابزارهایی برای ایجاد استفاده می‌شود؟
5. نقشه‌ی ذهنی و جمع‌آوری منابع

توسعه:
1. جمع‌آوری منابع
2. ضبط ویدئو
3. ضبط صدا
4. ایجاد کارگاه‌ها و غیره
5. پیگیری نقشه‌ی ذهنی

اجرا:
1. بارگیری آنلاین یا ترکیبی به LMS
2. برنامه جلسات حضوری
3. اختصاص دادن دوره به دانشجویان
4. پیگیری اجرا
5. نظارت

ارزیابی:
1. بررسی موفقیت اهداف
2. ارزیابی تغییر رفتار
3. تعیین تغییرات لازم و بازنگری دوره

مزایا و معایب مدل ADDIE

اگرچه مدل ADDIE  به عنوان یک مدل توسعه یادگیری پیشرو در نظر گرفته می‌‌شود، اما مزایا و معایب متعددی برای مدل ADDIE مانند همه مدل‌ها وجود دارد.

مزایای مدل ADDIE

• سازگاری: مدل طراحی آموزشی ADDIE بسیار سازگار است و می‌تواند در صنایع، رشته‌ها و محیط‌های آموزشی استفاده شود. می‌توان آن را برای پروژه‌های در مقیاس مختلف و همچنین یادگیری فردی یا گروهی طراحی کرد؛ مدل آموزشی ADDIE  یک رویکرد ساختاریافته برای طراحی آموزشی ارائه می‌دهد که می‌تواند کارایی و ثبات در کیفیت توسعه دوره را افزایش دهد.
• فرصت‌های تکرار: ADDIE یک مدل تکراری است، به این معنی که اجازه می‌دهد تا بازخورد و تغییرات در هر مرحله از توسعه بررسی شده و اطمینان حاصل شود که محصول نهایی با اهداف یادگیری مورد نظر مطابقت دارد.
• جزء ارزیابی: یک جزء ارزیابی در مدل ADDIE وجود دارد که به کسب و کارها اجازه می‌دهد اثربخشی محتوای آموزشی را اندازه گیری کنند. این در شناسایی زمینه‌های کلیدی بهبود برای تکرارهای آینده مفید است.

معایب مدل ADDIE

• فرآیند خطی: روش ADDIE از یک فرآیند خطی پیروی می‌کند که ممکن است به اندازه کافی انعطاف‌پذیر یا خلاق نباشد تا نیازهای یادگیری پیچیده را برطرف کند.
• منابع: استفاده از مدل ADDIE برای طراحی آموزشی می‌تواند فرآیندی طولانی باشد که به منابع قابل توجهی نیز نیاز دارد. ممکن است برای سازمان‌های کوچکتر با منابع کمتری برای پیاده‌سازی چالش برانگیز باشد.
• عدم تاکید بر تجربه کاربر: در حالی که سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای بر تجربه کارمندان دیجیتال از جمله در آموزش تمرکز کرده‌اند، مدل ADDIE تمرکز زیادی بر تجربه کاربر ندارد. این می‌تواند منجر به آموزش‌های غیرقابل توجه و نتایج یادگیری ضعیف برای کارکنان شود.

در پایان می‌بایست به این نکته مهم توجه داشت.

زمانی که مدل ADDIE به درستی اعمال شود، می‌تواند در برنامه‌های یادگیری و توسعه در صنایع و رشته‌ها برای بهبود یادگیری فردی و گروهی و دستیابی به اهداف یادگیری استفاده شود.

رویکرد تکراری آن امکان بازخورد حیاتی را در هر مرحله از توسعه فراهم می‌کند که تضمین می‌کند محصول نهایی اهداف آموزشی اصلی شما را برآورده می‌کند و در عین حال به شما کمک می‌کند تا زمینه‌های کلیدی برای بهبود را شناسایی کنید.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/addie-model/

ترجمه: پیمان شمس

در عـصر تغییرات مـسـتـمر، تنــها
«یــادگیــرندگان» آیـنــده را به ارث خواهند برد.
مابـقی خود را برای زندگی در دنـیایی مجهـز
كـرده اند كه دیگر وجـود نـــــدارد.
اریك هوفر

در عصری هستیم که نیاز به یادگیری و رشد از یک انتخاب به یک ضرورت تبدیل شده است، فرآیند آموزش به عنوان یکی از اصلی‌ترین فرآیندهای مدیریت منابع انسانی هر سازمان مورد توجه است، آموزش کلیه تلاش‌ها و فعاليت‌هايی است كه موجب ارتقا سطح دانش و آگاهی و مهارت‌های حرفه‌ای، شغلی و ايجاد رفتار مطلوب در كاركنان يك سازمان شده و آنها را آماده انجام وظايف و مسئوليت‌های شغلی خود می‌نمايد.

الگوی متعارف فرآیند آموزش کارکنان از چرخه زیر پیروی می‌کند.

مشکل از جایی آغاز می‌شود که بسیاری از آموزش‌هایی که برگزار می‌شود، اثربخش نیست و در نهایت احساس می‌کنیم تغییری در رفتار کارکنان و عملکرد سازمان اتفاق نیفتاده است. یکی از دلایل ناکارآمدی برنامه‌های آموزشی که با صرف هزینه بسیار اجرا می‌شود این است که ورودی برنامه‌های آموزش به اشتباه تشخیص داده شود، قطعا یک نیازسنجی آموزشی ناکارآمد می تواند همه رشته‌های برنامه آموزش سازمان شما را پنبه کند!
بنابراین به منظور كارایی و اثربخشی، همه برنامه‌های آموزشی باید با نیازسنجی آموزشی آغاز شوند.

نیازسنجی آموزشی یک ابزار کلیدی در اندوخته علمی هر متخصص، مربی یا مشاور آموزشی  L&D(آموزش و توسعه) است.

این ابزار در تعیین حوزه‌های یادگیری و توسعه که باید روی آن‌ها تمرکز کنید مؤثر است تا بوسیله آن شکاف‌های عملکردی را که مانع دستیابی به اهداف سازمانی می‌شوند شناسایی کنید.

در این مقاله توضیح خواهیم داد که نیازسنجی آموزشی چیست و چطور انجام می‌شود و همچنین برای انجام آن، راهنمایی‌ها و مثال‌های مفیدی ارائه خواهد شد.

نیازسنجی آموزشی چیست؟

نیازسنجی آموزشی یا تحلیل نیازهای آموزشی Training needs analysis (TNA) فرآیندی برای شناسایی شکاف بین دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های واقعی و مطلوب (KSAs) در یک شغل است.

نیازسنجی آموزشی می‌بایست بتواند به دو سوال زیر پاسخ دهد:

چه كسی به آموزش نیاز دارد؟

چه آموزشی مورد نیاز است؟

مسائل و مشکلات سازمانی نیاز به این تحلیل را برای ما ایجاد می‌کنند. مسائل و مشکلاتی نظیر فروش کمتر از حد انتظار در یک فصل برای تیم فروش، تغییر فناوری که تهدیدی بر اثربخشی آموزشی اپراتورها است، یا رضایت مشتری که دائماً پایین ارزیابی می‌شود و  تیم محصول را مجبور به چابک‌تر شدن و تمرکز بر مشتری می‌کند. در تمام این موارد، مشکلات به طور بالقوه می‌توانند از طریق آموزش حل شوند.

به عبارت دیگر، زمانی که کمبود دانش، مهارت یا توانایی باعث ایجاد مشکل می‌شود، نیازسنجی آموزشی و آموزش‌های تکمیلی و بازآموزی می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد.

از طرفی، اگر مسائل سازمانی گسترده‌تری باعث ایجاد مشکلات شده باشند نیازسنجی آموزشی موثر نخواهد بود.  این به این معنی است که ممکن است پایین بودن فروش به جای کمبود دانش، مهارت یا توانایی، به دلیل عدم تطابق بین کار و پاداش برای کارکنان فروش باشد. و یا اینکه رضایت مشتری کم است زیرا استراتژی محصول از بالا به پایین با آنچه مشتریان به دنبال آن هستند همخوانی ندارد.

این مشکلات از طریق آموزش (به تنهایی) قابل حل نیست، بلکه نیازمند اقدامات گسترده سازمانی است.

انواع نیازسنجی آموزشی

برای انجام نیازسنجی آموزشی، سه سطح تحلیل نیازهای آموزشی وجود دارد.

سطح سازمان

تحلیل سازمان یکی از ورودی‌های اصلی تعیین نیازهای آموزشی است که معمولا در سازمان‌ها مغفول می‌ماند. سطح سازمان نیازهای آموزشی مرتبط با معیارهای عملکرد را تعیین می‌کند و دانش جدید کارکنان در سطح شرکت و آموزش مداوم برای بهینه سازی عملکرد شرکت و بهره وری برای رسیدن به اهداف خود را مشخص می‌کند و برای رفع مشکلات و نقاط ضعف سازمان و همچنین بهبود بیشتر شایستگی‌ها و نقاط قوت فعلی شرکت طراحی می‌شود و مهمتر از آن، عوامل دیگری مانند روندها و تغییرات در اقتصاد، سیاست، فناوری و جمعیت‌شناسی را در نظر می‌گیرد.

پاسخ به سوالات زیر به شما در شناسایی نیازهای آموزشی برگرفته از تحلیل سازمان کمک می‌کند:
استراتژی‌ها، جهت گیری‌ها و برنامه های آینده سازمان من کدامند؟
سازمان من برای رسیدن به اهداف خود به چه شایستگی‌های نیاز دارد؟
فرهنگ سازمانی و ارزش‌های کلیدی سازمان من کدامند؟ کدام رفتارها را می‌خواهم بر اساس ارزش‌ها در کارکنان تقویت کنم؟
چه چالش‌هایی پیش روی سازمانم قرار دارد؟

سطح گروه، شغل و نقش

این نوع تجزیه و تحلیل، آموزش‌های خاصی را که برای ارتقاء مهارت یک تیم، بخش یا واحد تجاری مورد نیاز است، شناسایی می‌کند. علاوه بر این، تعیین می‌کند که کدام گروه‌های شغلی شکاف یا اختلاف مهارت‌ها را تجربه می‌کنند و راه‌هایی برای از بین بردن آنها ارائه می‌نماید. از سند تجزیه و تحلیل شغل برای تحلیل نیازهای آموزشی در این سطح استفاده می‌شود.

در این سطح با کمک سند تجزیه و تحلیل شغل می‌بایست به این سوالات پاسخ دهیم:

متصدی شغل چه وظایفی را باید انجام دهد و برای انجام آن به چه دانش، مهارت و ویژگی‌هایی نیاز دارد؟
متصدی شغل برای انجام وظایف(بالاتر از حد متوسط) چه شایستگی‌هایی می‌بایست داشته باشد؟(وضع مطلوب)

سطح فردی

در این سطح، نیازسنجی آموزشی به یک فرد یا افراد در یک تیم اختصاص داده شده است. این در ارتباط با یک پروژه یا تغییراتی انجام می‌شود که می‌تواند بر هر یک از اعضای تیم تأثیر بگذارد. همچنین برای پیشرفت شخصی یک کارمند در جهت پیشرفت شغلی در آینده استفاده می‌شود.

پاسخ به سوالات زیر در این سطح کمک کننده است:
وضعیت فعلی شایستگی‌های فرد از نظر دانش، مهارت و ویژگی های شخصی در چه سطحی قرار دارد؟
گپ شایستگی‌ها (بین وضع موجود و وضع مطلوب) در هر یک از کارکنان چقدر است؟

نمونه نیازسنجی آموزشی

برای آشنایی بیشتر یک نمونه فرم نیازسنجی آموزشی بر اساس تحلیل فرد را می‌توانید از فایل زیر دانلود کنید.

Training need analysis Form

هدف از انجام نیازسنجی آموزشی چیست؟

هدف از نیازسنجی آموزشی شناسایی و پر کردن شکاف دانش و مهارت در نیروی کار برای دستیابی به عملکرد مطلوب است. تحلیل نیازهای آموزشی (TNA) همچنین علل شکاف‌ها را مشخص می‌کند و به تعیین رویکردهای مختلف برای از بین بردن این شکاف‌ها کمک می‌کند.

علاوه بر این، نیازسنجی آموزشی به موارد زیر کمک می‌کند:

همسو کردن آموزش با اهداف کسب و کار

همسویی تضمین می‌کند که شما در حال سرمایه‌گذاری در آموزش‌هایی هستید که به سازمان شما کمک می‌کند تا به اهداف تجاری خود دست یابد.

کشف سریع شکاف بین مهارت‌ها و عملکرد‌ها

به عنوان مثال، زمانی که یک کسب و کار در حال تغییر است یا فناوری‌های جدید ظهور می‌کند، شکاف‌های عملکردی رخ می‌دهد. به این ترتیب، کارکنان برای سازگاری با این تغییرات باید دائماً مهارت داشته باشند. نیازسنجی آموزشی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که این شکاف‌ها را قبل از تبدیل شدن به یک مسئله اصلی برطرف کنند.

با این حال، یک مطالعه توسط PWC نشان می‌دهد که تنها 40 درصد از کارفرمایان در حال ارتقا مهارت کارگران خود برای افزایش مهارت‌ها و جبران نقصان عملکرد هستند.

اولویت‌بندی آموزش

یک نیازسنجی آموزشی به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که کدام آموزش را با توجه به زمان و بودجه در اولویت قرار دهید.

امیلی چیپمن  Emily Chipman، مربی اجرایی و مشاور اصلی در Rushman Consulting Solutions، خاطرنشان می‌کند: تحلیل نیازهای آموزشی برای اطمینان از اینکه منابع، زمان و انرژی را هدر نمی‌دهید بسیار مهم است.

تحلیل نیازهای آموزشی وقتی به درستی انجام شود، افراد سریع‌تر یاد می‌گیرند، تأثیر بیشتری بر عملکرد شغلی می‌گذارند، و ناامیدی که برای کارمندان هنگام انجام نقش‌ها و وظایف جدید ایجاد می‌شود را کاهش می‌دهد و در نتیجه بر دلبستگی کارکنان تأثیر می‌گذارد.

برنامه‌ریزی آموزش هدفمند

به این روش شما می‌توانید برنامه‌های آموزشی ایجاد کنید که دقیقاً مهارت‌ها و دانش فراموش شده‌ای که شما شناسایی کرده‌اید را هدف قرار می‌دهند، بنابراین منابع به درستی سرمایه گذاری می‌شوند.

مشخص کردن اینکه چه کسی آموزش می‌بیند

با نیازسنجی آموزشی، می‌توانید مطمئن شوید که افراد خاصی در مورد آنچه نیاز دارند آموزش می‌بینند. سفارشی کردن برنامه آموزشی خود بر اساس نیازهای کارمندان به شما امکان می‌دهد اثربخشی  برنامه‌های آموزشی خود را به حداکثر برسانید.  نیازسنجی آموزشی نه تنها به نفع سازمان است، بلکه تأثیر مثبتی بر تجربه کارکنان دارد.

کارولینا کیجووسکا، رئیس بخش فرهنگ در استارتاپ فناوری PhotoAiD، توضیح می‌دهد که آن‌ها تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی را نه تنها در صورت بروز مشکل بلکه زمانی که کارمندان فرصت‌های رشد بیشتری را درخواست می‌کنند، هم انجام می‌دهند زیرا می‌خواهند بهترین آموزش را به آنها ارائه دهند.

برنامه‌های L&D بر اساس تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی به سازمان ما کمک کرد تا امتیازات eNPS را از 57 به 65 افزایش دهیم. این به این دلیل است که ما فرصت‌های آموزشی را برای کارمندان فراهم می‌کنیم.

این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

بهترین شیوه‌های نیازسنجی آموزشی

هنگام نیازسنجی آموزشی به سه موضوع زیر توجه کنید.

با نتیجه دلخواه شروع کنید: قبل از شناسایی فعالیت‌های آموزشی، مشخص کنید دنبال چه نتیجه‌ای هستید؟ این نتیجه می‌تواند یک هدف سازمانی، بخشی و یا فردی باشد که نیاز به بهبود دارد.

مدیریت انتظارات: آموزش و نیازسنجی آموزشی نیازمند مدیریت پیشرفته ذینفعان است. ذینفعان شامل کارمندان، کاربران خدمات (یا مشتریان)، ارائه دهندگان آموزشی که برنامه را طراحی و ارائه می کنند، و حامیان داخلی که هزینه رویداد آموزشی را پرداخت می‌‌کنند، هستند. حصول اطمینان از اینکه آموزش همه گروه‌ها را راضی می‌کند برای موفقیت آن بسیار مهم است.

به عبارت دیگر، وقتی مدیری فکر می‌کند که یک جلسه آموزشی حضوری تمام مشکلات داخلی او را حل می‌کند، باید انتظارات او را مدیریت کنید.

از یک رویکرد یکپارچه استفاده کنید:  تحقیقات نشان می‌دهد برنامه‌های آموزشی که مهارت‌های جدید را در یک چشم‌انداز شغلی یا سازمانی گسترده‌ قرار می‌دهند و آنها را با سایر فرآیندها و فعالیت‌های سازمانی ادغام می‌کنند، موفق‌تر هستند.

مراحل نیازسنجی آموزشی

هنگام انجام نیازسنجی آموزشی، پیروی از یک فرآیند استاندارد شده کمک کننده است. ما هر یک از مراحل فرآیند نیازسنجی آموزشی را با استفاده از یک مثال مرور خواهیم کرد، عناصر مختلف را توضیح می‌دهیم و آنچه را که برای حرکت به سمت مرحله بعدی لازم است تعریف می‌کنیم. در مثال، ما فرض می‌کنیم که یک راه حل آموزشی می‌تواند یک نیاز سازمانی را برآورده کند.

مراحل نیازسنجی آموزشی در جدول زیر آمده است.

گام1. اهداف سازمانی را تعریف کنید.

همانطور که قبلاً توضیح داده شد، تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی همیشه با یک علامت یا عارضه سازمانی آغاز می‌شود.

معمولاً، یک مدیریت ( ارشد) با یکی از این مشکلات و  چالش‌ها  به تیم L&D می‌آید و از آنها می‌پرسد که چگونه می‌توانند به رفع آن کمک کنند؟ این مشکلات می‌تواند شامل موارد زیر شود.

• سازمانی که رهبری نوآورانه خود را از دست می‌دهد.
• یک بخش فروش که برای رشد سریع شاخص‌ها در تلاش برای افزایش سهم بازار است.
• هیئت مدیره یک قابلیت سازمانی ارائه کرده است که هه کارکنان باید آن را توسعه دهد.

چالش‌ها اغلب به فرصت‌های جدیدی نیز مربوط می‌شود که یک سازمان می‌خواهد برای آنها آماده شود.

برخی از نمونه‌ها عبارتند از:

• معرفی فناوری یا فرآیندهای جدید که کارکنان باید در مورد آنها آموزش ببینند.
• تلاش برای سازگاری یا ایمنی در محل کار.
• تمایل به توسعه مهارت‌های نیروی کار سازمان برای آماده شدن برای فرصت‌های تجاری آینده یا حفظ مزیت رقابتی در بازار کار.

همه این چالش‌ها به اهداف سازمانی مربوط می شود. اگر اینطور نباشد، معمولا ارزش پرداختن به آن را ندارند و بعید است که مدیر برای پیدا کردن راه‌حل آموزشی به L&D  مراجعه کند.

اگر هدف سازمانی نامشخص است، برای کشف آن وقت بگذارید. چراکه بررسی آن به شما در تشخیص مشکل و نیازهای آموزشی کمک می‌کند.

هنگامی که در مورد اهداف یا نتایج سازمانی صحبت می کنیم، اندازه گیری‌هایی مانند موارد زیر در نظر می‌باشد:

عملکرد مالی

درآمد

سود

بازده حقوق صاحبان سهام

بازده سرمایه به کار گرفته شده

رشد درآمد

قیمت سهم

نتایج نرم‌تر می‌تواند شامل رضایت مشتری، وفاداری مشتری و فرهنگ سازمانی باشد.

تأثیرگذاری بر اهداف و نتایج سازمانی دشوار است زیرا عملکرد کل سازمان در آنها تاثیر دارد. همچنین آنها به غیر از رفتار کارکنان از عوامل دیگری تاثیر می‌پذیرند. بنابراین بهبود آنها تنها از طریق آموزش دشوار است.

بهترین رویکرد این است که هدف سازمانی را به یک بخش یا هدف فردی تقسیم کنید (در ادامه این مقاله این کار را انجام خواهیم داد) یا بر شایستگی‌های اصلی تمرکز کنید.

شایستگی‌های اصلی شایستگی‌هایی هستند که همه کارکنان سازمان باید از آن برخوردار باشند و  اکثر سازمان‌ها تعریف مشخصی از عملکرد خوب در مورد این شایستگی‌ها ارائه داده‌اند.

همه افراد در سازمان باید در این شایستگی‌ها از یک سطح مهارت پایه برخوردار باشند.

قبل از رفتن به مرحله بعدی، متخصص تحقیق و توسعه باید بررسی کند که آیا این هدف سازمانی تنها از طریق رفتارهای شغلی مناسب قابل دستیابی است (مرحله 2). تأثیرات غیررفتاری نیز می‌تواند بر این اهداف تأثیر بگذارد، که باید همزمان با راه‌حل یادگیری مورد توجه قرار گیرد.

فرآیند تحلیل نیازهای آموزشی برای موارد فردی بسیار مشابه است. که در آن به جای یک هدف سازمانی، یک هدف فردی یا بخشی در نظر گرفته  شده است. هدف فردی باید مستقیماً با یک هدف بخشی یا سازمانی مرتبط باشد تا حداکثر اثر بخشی را تضمین کند.

گام 2. رفتارهای شغلی مناسب را تعریف کنید.

بیایید در نظر بگیریم که ما یک متخصص L&D هستیم که برای یک شرکت مشاوره بزرگ کار می‌کنیم. در حال حاضر، گروه کوچکی از مشاوران پروژه‌های بزرگ را به مشتریان می‌فروشند. با این حال، در آینده، همه مشاوران ملزم به فروش خدمات خود به مشتریان (بالقوه) خواهند بود. به عبارت دیگر، این یک شایستگی اصلی جدید خواهد بود که همه افراد در سازمان باید آن را توسعه دهند.

گام بعدی، تعریف رفتارهای شغلی مناسبی است که این شایستگی را برای دستیابی به هدف سازمانی ایجاد می‌کند.

برای اینکه مشاوران بتوانند خدمات خود را بفروشند، باید ارتباط برقرار کنند، فرصت‌ها را شناسایی و کشف کنند، راه‌حل‌هایی ارائه دهند و معامله را به صورت رسمی امضا کنند. اگر بخواهیم این رفتارها را تعریف کنیم، به شکل زیر خواهند بود.

گام3. دانش و مهارت‌های مورد نیاز را تعریف کنید

قبل از اینکه به یک برنامه آموزشی بپردازیم، باید رابطه رفتارهای تجاری که قبلاً تعریف کردیم، مشخص شوند. هرچه بتوانیم این رفتارها را مشخص‌تر کنیم، ایجاد برنامه‌های آموزشی که این ابعاد رفتاری را بوجود می‌آورند آسان‌تر خواهد بود.

همانطور که می‌بینید، ما سه رفتار را در دو گروه رفتاری ترکیب کرده و برای هر کدام مهارت‌ها و دانش مورد نیاز را تعریف کرده‌ایم.

برای تکمیل این چارچوب، از کارمندانی که این مهارت‌ها را دارند سوال کنید. برای بررسی اینکه آیا این رفتارها، مهارت‌ها و دانش به دستیابی به اهداف سازمان کمک می‌کند یا خیر، به سرپرست مستقیم شغل مراجعه کنید. کارکنان می‌توانند بگویند که دانش و مهارت‌ها تا چه حد شایستگی‌های اصلی مورد نیاز سازمان را منعکس می‌کنند.

آخرین مرحله ارزیابی مهارت‌های فعلی در سازمان است. همه به آموزش یکسانی نیاز نخواهند داشت. به عنوان مثال، یک کارمند ارشد نیاز به  آموزش متفاوتی نسبت به یک کارمند یا یک تازه وارد دارد. تمام این جزئیات باید قبل از رفتن به مرحله بعدی در نظر گرفته شود.

گام 4. آموزش را طراحی کنید.

گام نهایی در فرآیند نیازسنجی آموزشی، طراحی آموزش است. در این مرحله، نتایج آموزش‌های مورد نیاز، که در گام 3 تعریف کرده‌اید را برای ارائه‌دهنده(های) آموزش ارسال خواهید کرد. شما همچنین بودجه‌ای را تعیین می‌کنید، زمان اجرای آموزش را در نظر می‌گیرید و تصمیم می‌گیرید که آیا از مربیان داخلی یا خارجی استفاده خواهید کرد.

جایگزین‌های غیر آموزشی که می‌تواند به توسعه دانش و مهارت‌های مورد نیاز کمک کند را هم در نظر داشته باشید. مثل تقدیر و پاداش دادن به رفتارها و شایستگی‌های اصلی که در مدیریت عملکرد تعریف شده است باشد.

در مراحل بعدی، تیم شما برنامه‌های آموزشی را طراحی، توسعه و اجرا می‌کند. در نهایت، شما کارایی آنها را ارزیابی می‌کنید. با یک نیازسنجی آموزشی کامل، انجام ادامه این مراحل بسیار آسان‌تر است.

تری ترات، مدیر عامل شرکت توسعه رهبری Entelechy، تاکید می‌کند که در هر مرحله، مهم است که روی راه‌های بهبود عملکرد متمرکز بمانیم، صرف‌نظر از اینکه آیا راه‌حل ایده‌آل در نهایت به آموزش نیاز دارد یا خیر.

سوالاتی برای نیازسنجی آموزشی

در هر مرحله از فرآیند نیازسنجی آموزشی، می‌توانید سؤالات خاصی بپرسید که به شما کمک می‌کند ارزیابی را به روشی مؤثرتر انجام دهید.

مرحله 1. اهداف سازمانی را تعریف کنید

• چه مشکلاتی در سازمان رخ می‌دهد؟
• سازمان درصدد رسیدن به چه چیزی است؟
• کدام اهداف سازمانی نیازمند بیشترین تغییر در رفتار کارکنان است؟
• کدام اهداف، عقب مانده است؟
• کدام اهداف عملکرد فردی باید بهبود یابد؟
• آیا با رفتارهای مختلف می‌توان این مشکلات را حل کرد؟

مرحله 2. رفتارهای شغلی مرتبط را تعریف کنید.

• کدام رفتارهای شغلی به اهداف تعریف شده در مرحله 1 کمک می‌کند؟
• اگر رفتارهای شغلی فهرست شده “ثابت” باشد، آیا این ما را به اهداف تعریف شده در مرحله 1 نزدیک می‌کند؟
• آیا رفتارهای شغلی فهرست شده با ارزش‌های اصلی سازمانی ما همخوانی دارد؟
• کدام نشانه‌های فرهنگی رفتار نامطلوب را تقویت می‌کند؟

مرحله 3. دانش و مهارت‌های مورد نیاز را تعریف کنید.

• چه مهارت‌هایی برای نمایش رفتارهایی که در مرحله 2 تعریف کردیم مورد نیاز است؟
• کدام مؤلفه‌های دانش برای نمایش رفتارهایی که در مرحله 2 تعریف کردیم مورد نیاز است؟
• پس از آموزش مهارت‌ها و مؤلفه‌های دانش ذکر شده، آیا رفتارهای شغلی مرتبط همیشه انجام داده می‌شود؟
•  چه چیزی مانع از انجام رفتارهای شغلی مرتبط پس از آموزش مهارت‌ها و مؤلفه‌های دانش ذکر شده می‌شود؟

مرحله 4. آموزش را طراحی کنید.

• آیا تمام اطلاعات مورد نیاز برای شروع فرآیند طراحی و توسعه آموزش وجود دارد؟
• آیا جایگزین‌های غیر آموزشی وجود دارد که بتوانیم آن‌ها را مستقر کنیم که تأثیر مشابهی داشته باشد؟

روش‌های نوین نیازسنجی آموزشی

کانون ارزیابی یک روش مبتنی بر ارزیابی رفتار است که طی آن از طریق تمرینات و آزمون‌های متعدد وضعیت شایستگی‌های افراد شرکت‌کننده ارزیابی شده و با در نظر گرفتن وضعیت مطلوب، شکاف شایستگی‌ها شناسایی می‌شود، این گپ مبنای تعریف برنامه آموزش و توسعه قرار می‌گیرد. استفاده از کانون ارزیابی جز روش‌های نوین نیازسنجی آموزشی است اما استفاده از این روش گران است و بیشتر برای مشاغل خاص و کلیدی و یا ارتقا مدیران مورد استفاده قرار می‌گیرد.

الان نوبت شماست

نیازسنجی آموزشی برای کمک به سازمان‌ها در تعیین نیازهای یادگیری خاص کارکنان حیاتی است تا آنها بتوانند در نقش‌های خود مؤثرتر و سازنده‌تر باشند. همچنین می‌تواند مهارت‌های مورد نیازی را که در حال حاضر در نیروی کار وجود ندارد، آشکار کند و به حل مشکلات سازمانی ناشی از کمبود دانش، مهارت یا توانایی کمک کند. ممکن است کار سختی باشد، اما بدون انجام TNA، ابتکارات آموزشی شما ناکام خواهد ماند و ممکن است در نهایت منابع شرکت را برای برنامه‌های یادگیری نامربوط هدر دهید.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان را مشاهده فرمایید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/training-needs-analysis/

تهیه و ترجمه: مهدی عبدیزدان

یادگیری و توسعه Learning and development (L&D) یکی از حوزه­‌های اصلی مدیریت منابع انسانی است. در این مقاله راهنمای جامعی برای توسعه کارکنان در اختیار شما قرار می‌­دهیم. به این پرسش پاسخ می‌دهیم که یادگیری و توسعه چیست؟ چگونه می‌توان مدل‌های توسعه را ایجاد کرد؟ چه روش‌هایی برای توسعه کارکنان در سازمان وجود دارد و چگونه می­‌توان اثربخشی برنامه‌های توسعه را ارزیابی کرد؟ همچنین مشاغل مختلفی را که حوزه L&D را تشکیل می‌دهند فهرست می‌کنیم.

منظور از توسعه کارکنان چیست؟

یادگیری و توسعه فرآیندی سیستماتیک برای افزایش مهارت‌ها، دانش و شایستگی یک کارمند است که منجر به عملکرد بهتر در یک محیط کاری می‌شود. به طور خاص، یادگیری به کسب دانش، مهارت‌­ها و نگرش­‎‌ها مربوط می­‌شود.

توسعه عبارت است از گسترش و تعمیق دانش در راستای اهداف توسعه.

هدف از یادگیری و توسعه، تغییر رفتار افراد یا گروه‌­ها برای بهتر شدن، به اشتراک گذاشتن دانش و بینش‌­هایی است که آن­ها را قادر می­‌سازد کار خود را بهتر انجام دهند، یا پرورش نگرش‎‌­هایی که به آنها کمک می­‌کند عملکرد بهتری داشته باشند.

یادگیری، آموزش و توسعه اغلب به جای یکدیگر استفاده می‌­شوند. با این حال، تفاوت­‌های ظریفی بین این مفاهیم وجود دارد که در زیر به آن می‌­پردازیم.

• • یادگیری: کسب دانش، مهارت یا نگرش از طریق تجربه، مطالعه یا تدریس است. توسعه و آموزش همگی شامل یادگیری است.
  • آموزش: هدف از آموزش، دانش، مهارت‌ها و نگرش‌هایی است که باید در یک شغل خاص مورد استفاده قرار گیرند. آموزش ممکن است بر ارائه عملکرد بهتر در نقش فعلی یا غلبه بر تغییرات آینده تمرکز کند.
  • توسعه: توسعه با هدف بلندمدت حول محور گسترش یا تعمیق دانش می­چرخد. که باید با اهداف توسعه شخصی فرد و اهداف (آینده) سازمان مطابقت داشته باشد. توسعه معمولاً داوطلبانه اتفاق می­افتد.
  • آموزش آکادمی: آموزش آکادمی روش رسمی‌تری برای گسترش دانش فرد است. آموزش آکادمی اغلب غیر اختصاصی و برای مدت طولانی قابل اجرا است و به ویژه زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که فرد تجربه کمی در زمینه خاصی داشته باشد.

این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

مدل‌های توسعه کارکنان در سازمان

یک مدل مفید که استراتژی توسعه را هدایت می­‌کند توسط ون گلدر و همکارانش ایجاد شده است. نام اصلی آن به “تحلیل آموزشی ‘Pedagogical Analysis’” ترجمه شده است. این مدل با موقعیت فعلی فرد در سازمان و دانش قبلی او از آن شغل شروع می­‌شود و در ادامه بر اساس آن اهداف و مقاصد توسعه برای او تعریف خواهد شد. این اطلاعات به عنوان ورودی برای موضوع، روش­‌های تدریس، روش­‌ها و فعالیت‌­های یادگیری استفاده می‌­شود. در نهایت این اطلاعات منجر به یک نتیجه مشخص می‌­شود و پس از نظارت و ارزیابی به اهداف و مقاصد به روز تبدیل می‌­شود.

بر اساس این مدل، ما چهار مرحله مورد نیاز برای ایجاد یک فرآیند توسعه موثر را شناسایی می‌کنیم.

• • • تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی
    • تعیین اهداف آموزشی
    • طراحی محتوا و روش آموزشی
    • نظارت و ارزیابی

یک استراتژی یادگیری و توسعه موثر بر فرآیندی متکی است که در آن فرد به طور مستمر در این چهار مرحله حرکت می­‌کند. بیایید یک به یک آنها را بررسی کنیم.

فاز 1. تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی

اولین گام، تجزیه و تحلیل موقعیت فعلی فرد در سازمان و دانش قبلی او از آن شغل برای شناسایی نیازهای آموزشی است. ما نمی­‌خواهیم کارمندان به خاطر یادگیری یاد بگیرند. در غیر این صورت خوشحال می­‌شویم آنها را به دوره سفال بفرستیم! در عوض، ما می‌خواهیم کارکنان دانش، مهارت‌ها و نگرش‌های جدیدی را کسب کنند که با عملکرد (آینده) آنها مرتبط است. از این طریق یادگیری راهی برای ایجاد قابلیت­‌های تجاری جدید است.

به عبارت دیگر، یادگیری وسیله‌ای برای رسیدن به هدف است. شناسایی هدف یادگیری مستلزم آن است که تجزیه و تحلیل کنید که سازمان می­‌خواهد به کجا برود و چه مهارت‌­هایی برای رسیدن به آن لازم است. این مورد در سه بخش اتفاق می‌­افتد.

• • • تحلیل سازمانی: در این مرحله اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان مورد تجزیه و تحلیل قرار می­‌گیرد. هدف، تعریف نیازهای آموزشی است که به شرکت در تحقق اهداف تجاری خود کمک می‌­کند. این اهداف باید با جو سازمانی همسو باشند تا در بلندمدت موثر باشند. برای مثال، آموزش قاطعیت در یک سازمان بسیار سلسله ­مراتبی با فرهنگی که در آن ابتکار شخصی مورد قدردانی قرار نمی­‌گیرد، ممکن است مؤثر نباشد و حتی ممکن است نتیجه معکوس داشته باشد.
    • تحلیل عملکرد: علاوه بر نیاز سازمانی شناسایی شده، توجه به یک سطح عملکرد یا وظیفه مهم است. شایستگی­‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای موفقیت در شغل چیست؟ هدف در اینجا بهره‌گیری از تجزیه و تحلیل شغل و شناسایی مهم‌ترین دانش‌ها، مهارت‌ها و نگرش‌های کارکنان برای موفقیت در شغلشان و شناسایی آسان‌ترین دانش‌ها برای یادگیری است.
    • تحلیل شخصی: در این تحلیل عملکرد شغلی ارزیابی می­‌شود. شایستگی­‌ها و دانش، عملکرد و سطوح مهارت فعلی شناسایی می‌شوند. منبع کلیدی برای این تحلیل اغلب ارزیابی عملکرد کارکنان است. نتیجه تجزیه و تحلیل به عنوان ورودی برای تعریف نیازهای آموزشی عمل می‌­کند.

با استفاده از این سه تحلیل می‌­توان اهداف آموزشی را مشخص کرد. با این حال، مهم است که اطمینان حاصل شود که حمایت و پشتیبانی در سازمان برای این اهداف وجود دارد یا نه. گاهی اوقات، به دست آوردن حمایت آسان است، به خصوص اگر نیاز سازمانی فوری برای یادگیری و توسعه وجود داشته باشد. در مواقع دیگر باید تلاش زیادی را برای مشخص کردن موارد یادگیری انجام دهید تا بودجه لازم را فراهم کنید.

اگر در موضوع نیازسنجی آموزشی به اطلاعات بیشتری نیاز دارید مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی را هم مطالعه کنید.

فاز 2. تعیین اهداف یادگیری

آموزش باید به اهداف یادگیری تبدیل شود. این اهداف به عنوان نقطه شروع برای طراحی محتوا و روش آموزش عمل می­‌کنند.

با توجه به Lievens (2011)، یک هدف آموزشی از سه عنصر تشکیل شده است:

• • • توانایی تحقق اهداف خاص: به عنوان مثال، “به عنوان یک شریک تجاری منابع انسانی، باید بتوانم نیازهای استراتژیک یک مدیر را شناسایی کنیم”.
    • شرایط لازم برای رفتار مؤثر: به عنوان مثال، “در طول 30 دقیقه مکالمه با مدیران، باید بتوانیم نیازهای افراد استراتژیک آنها را شناسایی کنیم و بررسی کنیم که آیا این نیازها را به درستی شناسایی کرده ایم یا نه”.
    • یک هدف آموزشی خاص و قابل اندازه گیری: به عنوان مثال، “بعد از هر چک‌این با یک مدیر، ۳ مورد از اولویت‌های استراتژیک این مدیر را دوباره بررسی می‌کنیم».

به این ترتیب اهداف آموزشی خاص و قابل اندازه­‌گیری می­‌شوند. این به ایجاد یک مداخله یادگیری و توسعه موثر با هدف بهبود این مهارت­‌ها کمک می­‌کند.

یک مداخله یادگیری می‌­تواند چندین هدف یادگیری داشته باشد. مثال دیگری برای این آموزش می‌­تواند این باشد که شریک تجاری منابع انسانی بتواند هر یک از اهداف استراتژیک مدیر را با سیاست‌­های منابع انسانی مرتبط کند که می‌­تواند به مدیر کمک کند. از آنجایی که این اهداف ارتباط نزدیکی با هم دارند، می‌­توانند بخشی از یک آموزش واحد باشند که شریک تجاری را در نقش خود بسیار موفق‌­تر می­‌کند.

فاز 3. طراحی محتوا و روش آموزشی

در این مرحله محتوا، روش یادگیری و روش تدریس مشخص می‌­شود. این مرحله همراه با یک مربی یا ارائه‌­دهنده آموزشی خارجی و در حالت ایده آل با مشارکت کارآموز انجام می‌­شود. آموزش می‌­تواند مربی ­محور یا کارآموز­ محور باشد. روش‌های مربی محور شامل سمینارها، ارائه‌ها، سخنرانی‌ها، سخنرانی‌های کلیدی و درس‌ها است. روش‌های کارآموز محور بیشتر تعاملی هستند و شامل مطالعات موردی، ایفای نقش، درس‌های خودراهبری، آموزش در حین کار، شبیه‌سازی، بازی‌ها و غیره می‌شوند. آموزش مؤثر معمولاً شامل ترکیبی از روش‌­ها است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۲۰ روش کلیدی برای افزایش مشارکت کارکنان در فرایند آموزش

فاز 4. نظارت و ارزیابی

آخرین مرحله فرآیند یادگیری، نظارت و ارزشیابی است. در این مرحله اهداف یادگیری ارزیابی و اثربخشی می‌­‌شود. یک مدل بسیار مفید برای ارزیابی اثربخشی یادگیری، طبقه‌بندی بلوم است که در ادامه این مقاله توضیح خواهیم داد. علاوه بر این، ارزیابی‌های کارمند جمع‌آوری و بررسی می‌شوند و بهبودهایی برای مداخلات یادگیری آتی انجام می‌شود. زمانی که آموزش موثر دیده شود، باید منجر به تغییر رفتار شود. این بدان معنی است که وضعیت شروع و دانش در سازمان برای طراحی یادگیری بعدی تغییر خواهد کرد.

مدل 70/20/10

یک رویکرد رایج برای یادگیری سازمانی مدل 70/20/10 است. این مدل توسط McCall، Lombardo و Eichinger از مرکز رهبری خلاق یک سازمان توسعه رهبری ایجاد شده است. این مدل یک دستورالعمل کلی برای سازمان­‌هایی است که به دنبال به حداکثر رساندن یادگیری سازمانی و توسعه برنامه­‌های جدید هستند. این مدل به طور گسترده‌­ای به کار گرفته شده است و اغلب در هنگام یادگیری و توسعه به آن اشاره می‌­شود.‌

این مدل پیشنهاد می‌کند که 70 درصد یادگیری از یادگیری مبتنی بر کار حاصل می‌­شود. این یادگیری غیررسمی از طریق تجربه عملی اتفاق می­‌افتد، جایی که کارمند در طول کار روزانه خود یاد می­‌گیرد. 20 درصد بعدی نشان دهنده روابط رشدی است. این شامل یادگیری کارکنان از یکدیگر، استفاده از یادگیری اجتماعی، بازخورد همسالان و مربیگری همتایان، یادگیری مشارکتی، راهنمایی همتایان و سایر تعاملات با همسالان و مربیان است. 10 درصد نهایی پیشرفت حرفه‌ای از دوره‌های سنتی و آموزش در یک محیط رسمی و آموزشی حاصل می‌­شود.

اگرچه این مدل معمولاً استفاده می‌­شود، اما در ادبیات دانشگاهی مورد انتقاد قرار گرفته است.

به‌طور قابل‌توجه، مک‌کاولی (2013) در یک پست وبلاگی خاطرنشان می‌کند که اگر آموزش رسمی «تنها 10 درصد از توسعه را تشکیل می‌دهد، چرا ما به آن نیاز داریم؟» نمونه­‌های دیگر عبارتند از:

• • • شواهد کمی برای قانون 70/20/10 در ادبیات علمی وجود دارد (کلاردی، 2018)
    • تجزیه و تحلیل در اوایل دهه 1980 نشان داد که نسبت مدیران 50/30/20 است. Zemke (1985) خاطرنشان می­‌کند که “این یافته که 20٪ از دانش یک مدیر از آموزش رسمی ناشی می‌­شود قابل توجه است زیرا یک مدیر متوسط ​​کمتر از 1٪ از زمان خود را صرف آموزش می­‌کند.”
    • اداره آمار کار نشان داد که حدود 55٪ از همه کارگران برای واجد شرایط بودن برای مشاغل فعلی خود به آموزش خاصی نیاز داشتند (این در دهه 1980 بود). حدود 29٪ از آموزش مبتنی بر مدرسه و 28٪ از آموزش رسمی و حین کار ( Loewenstein & Spletzer1998) به دست آمدند. این نشان می­‌دهد که آموزش رسمی نقش بسیار مهم­تری در توسعه مهارت ایفا می­‌کند.

Loewenstein & Spletzer (1998) که همان داده‌ها را مجدداً تحلیل کردند، به این نتیجه رسیدند که “آموزش رسمی و غیررسمی تا حدی مکمل یکدیگر هستند، اما آموزش رسمی ممکن است بازده بالاتری داشته باشد”.

نتیجه‌­گیری مطمئن این است که به عملکرد بستگی دارد. به عنوان مثال، در برخی موارد، تمام یادگیری­‌های محل کار بدون یادگیری رسمی اتفاق می­‌افتد (کلاردی، 2018). در موارد دیگر، سال­‌ها آموزش رسمی و آموزش شغلی برای پیوستن به یک حرفه تخصصی مورد نیاز است. برای این نوع مشاغل، یادگیری رسمی نقش بسیار برجسته­‌تری خواهد داشت.

به گفته کلاردی، «ما باید از تمایز رسمی/غیررسمی فراتر برویم تا بهترین راه‌ها را برای طراحی و ساختار هر نوع تجربه یادگیری در نظر بگیریم. با درک این موضوع که تقریباً تمام یادگیری در محل کار و خارج از برنامه‌های رسمی را می‌توان ساختارمند و مدیریت کرد، حرفه HRD می‌تواند گام مهمی در بازنگری نقش خود و افزایش دسترسی خود در بهبود عملکرد فردی، گروهی و سازمانی بردارد.

روش‌های توسعه کارکنان در سازمان

در زیر تعدادی از آنها را فهرست می­‌کنیم اگر چه روش‌های توسعه بیش از این هستند.

• • • سخنرانی‌ها و سمینارها: این یک محیط رسمی­‌تر است که اغلب در دانشگاه‌­ها و توسط مدرسین و دانشجویان استفاده می‌­شود.
    • گروه‌های بحث و گفتگو: تعامل با هدف اشتراک­‌گذاری دیدگاه­‌ها.
    • مناظره: محیط بسیار تعاملی با هدف متقاعد کردن دیگران از دیدگاه‌های خود.
    • مطالعه موردی و پروژه‌ها: اینها به طور فعال شرکت کننده را درگیر می­‌کنند و آنها را برای ارائه راه­‌حل‌ها و پاسخ‌­ها فعال می­‌کنند.
    • فعالیت­‌های تجربی: این شامل مشارکت فعال است و اغلب در تیم­‌سازی استفاده می­‌شود.
    • ایفای نقش: به عنوان تکنیکی برای آموزش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
    • شبیه­‌سازی: روشی محبوب و بسیار تعاملی برای یادگیری تجربی است.
    • سایه­‌کاری: کار با کارمند دیگری که تجربه متفاوتی برای یادگیری دارد. این یک راه خوب برای یادگیری و تبادل نظر است.
    • مربیگری: کوچینگ بر توسعه مهارت­‌های عملی تمرکز دارد. مربی اغلب اختصاص داده می‌­شود و نیروی محرکه است.
    • منتورینگ: منتورینگ استراتژیک‌­تر است. منتور توسط منتی انتخاب می‌­شود و فرآیند نیز توسط منتی هدایت می‌­شود. منتورینگ فراتر از مهارت است.

اگر به موضوع منتورینگ علاقمند هستید مقاله آموزش از طریق منتورینک را هم مطالعه فرمایید.

اینها برخی از رایج­ترین روش‌­های توسعه در یک سازمان هستند. با این حال، روش‌های دیگری هم وجود دارد.

اثربخشی یادگیری و توسعه

یکی از موضوعات کلیدی در مورد یادگیری و توسعه، اثربخشی یادگیری است. یک سوال کلیدی که اغلب از متخصص L&D پرسیده می­‌شود این است:

“بازده یادگیری چیست؟”

یا “برنامه‌­های یادگیری ما چقدر موثر هستند؟”

پاسخ به این سوالات سخت است.

روشی برای ارزیابی اثربخشی یادگیری طبقه‌بندی بلوم است. بنجامین بلوم تاکسونومی طبقه بندی اهداف آموزشی را ویرایش کرد که بعداً توسط پولل (2000) اقتباس شد. طبقه‌بندی، سطوح مختلفی از پردازش اطلاعات را در برمی­‌گیرد، از یادآوری دانش شروع می‌­شود، تا درک، کاربرد، تجزیه و تحلیل، ارزیابی و ایجاد (ترکیب دانش موجود برای ایجاد دانش جدید).

فرض در اینجا این است که برای تجزیه و تحلیل اطلاعات، فرد باید بتواند آن را به خاطر بسپارد، آن را درک کند و به کار گیرد. این طبقه‌بندی اغلب برای تعیین سطح پردازش اطلاعات مربوط به انجام یک کار، به عنوان مثال در توسعه و آموزش، و همچنین برای ارزیابی اثربخشی یادگیری استفاده می­‌شود. اگر کسی باید قادر به ایجاد یا ترکیب دانش باشد (مثلاً یک دانشگاهی مقاله‌ای را در مورد یک موضوع می‌­نویسد)، رویکرد تسلط بر اطلاعات مربوطه متفاوت از زمانی است که کسی فقط نیاز به درک (مثلاً به خاطر سپردن کلمات لاتین) داشته باشد یا اعمال کند.

همین امر در مورد کار نیز صادق است. ایجاد سیاست‌های جبرانی جدید و مؤثر برای منابع انسانی مستلزم سطح متفاوتی از پردازش اطلاعات نسبت به مدیریت حقوق و دستمزد است. بنابراین آموزش و تجربه مورد نیاز برای ایجاد سیاست‌های جدید در مقابل درک نسبت‌های جبران خسارت و سود نیز کاملاً متفاوت خواهد بود.

در مورد طبقه‌بندی بلوم و اثربخشی یادگیری می­توان چیزهای بیشتری گفت. برای اطلاعات بیشتر و یادگیری اینکه چگونه مدل می‌­تواند با اهداف یادگیری مرتبط باشد، مقاله‌ای را که در وب سایت دانشگاه آرکانزاس منتشر شده است، توصیه می­‌کنیم.

مشاغل یادگیری و توسعه

بیایید این راهنمای یادگیری و توسعه را با نقش­‌های شغلی مختلف که بخشی از تیم یادگیری و توسعه هستند به پایان برسانیم. لطفاً توجه داشته باشید که مسئولیت دقیق هر نقش بین سازمان‌­ها متفاوت است. مشاغل معمولی یادگیری و توسعه عبارتند از:

• • • متخصصL&D: متخصص L&D اغلب یک نقش عملیاتی را ایفا می‌­کند و بر تجزیه و تحلیل نیازهای یادگیری تمرکز و شایستگی‌های نقش را مشخص می­‌کند، توزیع بودجه L&D و ارائه مشاوره یادگیری به کارکنان از وظایف متخصص L&D است.
    • مدیرL&D: مدیر یادگیری و توسعه نقش تاکتیکی بیشتری دارد و بر تجزیه و تحلیل نیازهای یادگیری در سطح بالاتر، مشخص کردن شایستگی­‌های سازمانی، تخصیص بودجه L&D و توزیع بین بخش­‌ها و تیم‌­ها تمرکز دارد.
    • رئیس L&D: رئیسL&D نقشی استراتژیک دارد که بر تجزیه و تحلیل نیازهای سازمانی برای توسعه تمرکز می­‌‌کند، فعالیت‌های L&D را با استراتژی سازمانی همسو می­‌کند، پیش‌نویس استراتژی L&D و اطمینان از بودجه برای اجرای این استراتژی را دارد.
    • مشاورL&D: مشاور L&D تمامی موارد فوق را در قالب مشاوره انجام می­‌دهد. این فعالیت­ها بسته به نقش و ارشدیت مشاور می‌­تواند عملیاتی یا استراتژیک باشد.

سوالات متداول

یادگیری و توسعه چیست؟

یادگیری و توسعه فرآیندی سیستماتیک برای افزایش مهارت‌ها، دانش و شایستگی یک کارمند است که منجر به عملکرد بهتر در یک محیط کاری می‌شود.

تفاوت بین یادگیری و توسعه چیست؟

یادگیری به کسب دانش، مهارت­‌ها و نگرش­‌ها مربوط می‌­شود. توسعه عبارت است از گسترش و تعمیق دانش در راستای اهداف توسعه.

آموزش الکترونیکی در یادگیری و توسعه چیست؟

آموزش الکترونیکی ارائه یادگیری و آموزش از طریق منابع دیجیتال است. این مبتنی بر یادگیری رسمی است اما از طریق رایانه، تبلت، تلفن‌های هوشمند و غیره ارائه می­‌شود.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی گام به گام طراحی سیستم آموزش کارکنان را مشاهده فرمایید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/learning-and-development/

مترجم: منیره کرمی

در مقاله روش کرک پاتریک در اندازه گیری اثربخشی آموزش‌های سازمانی مدل کرک پاتریک را به عنوان یک روش پرکاربرد در ارزیابی اثربخشی دوره‌های آموزشی معرفی کردیم.

همانطور که در آن مقاله هم اشاره شد الگوی پاتریک اثربخشی برنامه‌های آموزشی سازمان را در چهار سطح واکنش، یادگیری، رفتار و نتایج مورد ارزیابی قرار می‌دهد. از آن جایی که سطح واکنش می‌بایست برای کلیه دوره‌های آموزشی در سازمان مورد سنجش قرار گیرد، در این مقاله نحوه ارزیابی در این سطح به همراه نمونه فرم ارزیابی سطح واکنش آورده شده است.

مدل چهار سطحی کرک پاتریک

ارزیابی واکنش یعنی چه؟

واکنش اصطلاحی است که کرک پاتریک برای اشاره به این که چگونه شرکت کنندگان به یک برنامه آموزش خاص علاقه نشان می‌دهند، استفاده کرده است. این سطح چنان که از نام آن نیز پیداست اساسا، این که آیا شرکت‌کنندگان به برنامه آموزش علاقه دارند یا خیر را می‌سنجد. همان طور که کرک پاتریک بیان می‌کند این سطح ارزیابی باید همیشه ضمن برنامه اجرا شود تا زمینه بهبود را فراهم آورد.

اگرچه هیچ رابطه‌ای بین واکنش کارآموز و عملکرد او وجود ندارد اما برنامه‌‌های آموزشی که واکنش‌ها نسبت به آنها نامطلوب باشد، احتمالا در ایجاد یادگیری شکست خواهد خورد.

ارزشیابی واکنش، شامل اندازه‌گیری احساسات شرکت کنندگان است و اندازه‌گیری عملکرد فرد را نشان نمی‌دهد. به عبارت دیگر ارزشیابی در این سطح این مطلب را می‌سنجد که مشارکت کنندگان چگونه به یک برنامه آموزشی واکنش نشان می‌دهند آیا آن را دوست دارند؟ آیا محتوا مربوط به کارشان بوده است؟

ارزشیابی واکنش را برگه‌های شادی (smile sheet) نیز می‌نامند. کرک پاتریک معتقد است همه برنامه‌های آموزشی باید در این سطح مورد ارزیابی قرار گیرند تا زمینه بهبود آنها فراهم آید. واکنش‌های شرکت‌کنندگان اهمیت فزاینده‌ای برای یادگیری (سطح دوم) دارد. اگرچه واکنش‌های مثبت یادگیری را تضمین نمی‌کنند اما واکنش‌های منفی تقریباً به طور قطع توانایی‌های آنها را کاهش می‌دهد.

در این سطح اگر چه می‌توان برای جمع‌آوری اطلاعات از مصاحبه استفاده کرد اما پرسش‌نامه معمولاً برای تعیین سطح رضایت‌مندی دوره استفاده می‌شود. پرسش نامه مواردی چون: تناسب آموزش با کار مشارکت‌کنندگان، درجه توافق با فعالیت‌های عملی، صلاحیت، نقش و سبک مربی و مفید بودن مواد آموزشی را مشخص می‌نماید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

نمونه فرم ارزیابی سطح واکنش

در ادامه‌‌ نمونه‌ای از فرم ارزیابی در سطح واکنش برای استفاده متولیان مدیریت منابع انسانی آورده شده است: این فرم توسط فراگیران(شرکت کنندگان) در دوره آموزشی تکمیل می‌شود.

تحلیل پرسشنامه

همانطور که مشاهده می‌کنید در پرسش نامه یک روند خاصی دنبال می‌شود به این صورت که یک قاعده 20، 60، 20 دنبال می شود. معمولا در فرم‌های ارزیابی بر اساس این قاعده، 60 درصد گویه‌های پرسش‌نامه در مورد “مدرس دوره” است زیرا کیفیت خدمات آموزشی بر مبنای کیفیتی که دریافت می‌شود مفهوم‌سازی می‌شود.

بنابراین اگر بهترین برنامه‌ها طراحی گردد اما هنگام اجرا همان طور که مورد نظر بوده است انتقال داده نشود به طور یقین اثر بخشی لازم را نخواهد داشت. همچنین 20 درصد گویه‌های پرسش نامه باید “وضعیت محتوا” را مشخص نماید. و نهایتا 20 درصد باقی مانده “وضعیت سازماندهی دوره” را مورد بررسی قرار دهد.

نکته دیگر اینکه ضریب ستون‌های خیلی خوب (100)، خوب (80)، متوسط (60)، ضعیف (40) و خیلی ضعیف (20) می‌باشد. پس از محاسبه نمره سوالات، میانگین نمره ارزیابی حیطه‌های محتوا، مدرس و سازماندهی محاسبه و در نهایت با توجه به ضرایب تعریف شده نمره ارزیابی نهایی برنامه به صورت زیر محاسبه می‌شود:

نمره محتوا  20  *  نمره مدرس  60  *  نمره سازماندهی  20  =  نمره نهایی ارزیابی واکنش

نکته: این فرم در دوره‌هایی که بالای 16 ساعت باشند یک بار در حین دوره و یک بار در پایان دوره تکمیل می‌گردد و سپس با یکدیگر مقایسه می‌شوند. در صورتی که نمره ارزیابی پایان دوره بالاتر از ارزیابی اولیه باشد، نشان دهنده پیشرفت آموزشی می‌باشد.

نکته: وزن‌دهی به شاخص‌ها می‌تواند با توجه به شرایط سازمان تغییر یابد.

دانلود پرسشنامه ارزیابی سطح واکنش در مدل کرک پاتریک

شما می‌توانید پرسشنامه فوق را از لینک زیر دانلود کنید.

The Kirkpatrick Model

پیشنهاداتی برای ارزیابی بهتر در سطح واکنش

به طور کلی آنچه در این سطح مهم و حیاتی است اخذ جواب‌های درست و معنادار از شرکت کنندگان است. بدین منظور کرک پاتریک پیشنهادهایی را ارائه می‌کند:

• تهیه و تنظیم فرمی برای سنجش واکنش شرکت‌کنندگان؛
• نوشتن یک پیام تشویق کننده برای پاسخ دهندگان؛
• اطمینان دادن به پاسخ‌دهندگان از ناشناخته ماندن آنها؛
• جدول‌بندی و تجزیه و تحلیل پاسخ‌ها؛

واکنش‌های مناسب باعث انجام دوره‌های آموزشی بعدی گردیده و کارکنان دیگر را تشویق به شرکت در این دوره‌ها می‌کند و علاوه بر نظر مدیران ارشد درباره استمرار یک دوره آموزش، نتایج ارزشیابی واکنش نیز می‌تواند در این استمرار تأثیر داشته باشد.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی گام به گام طراحی سیستم آموزش کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منابع

کتاب ارزیابی اثربخشی آموزش‌های سازمانی/ اباصلت خراسانی

نویسنده: سونیا جلالی

روز حسابرسی برای آموزش فرا رسیده است.

(جیمز پاتریک)

هر ساله، سازمان‌ها هزینه‌های زیادی را در برنامه آموزش کارکنان صرف می‌کنند.

براساس آخرین گزارش صنعت آموزش، شرکت‌های آمریکایی در سال ۲۰۲۰ بیش از ۸۲.۵ میلیارد دلار برای آموزش هزینه کرده‌اند.

در طول همه‌گیری(کرونا)، شرکت‌ها به سرمایه گذاری گسترده در یادگیری و توسعه کارمندان ادامه داده‌اند. با این سرمایه گذاری ( ۸۲.۵ میلیارد دلار )انتظار اندازه گیری تاثیر آن در یادگیری و توسعه کارمندان می‌رود، به همین دلیل ارزیابی اثربخشی آموزش بسیار مهم است.

ثابت شده است که توانایی ارزیابی اثربخشی آموزش؛ به همان اندازه آموزش مهم است. سنجش اثربخشی یعنی این که آیا یک برنامه آموزشی اهداف تعریف شده را برآورده می‌کند یا خیر؟ به عبارت دیگر آموزش‏‌های برگزار شده تا چه میزان منجر به تغییرات مورد نظر سازمان (دانش، مهارت، نگرش) شده است؟

حال سوال این است که چگونه می‌توانید مطمئن شوید که آموزش را به بهترین شکل ممکن ارزیابی می‌کنید؟

پاسخ به این سوال در قالب معرفی مدل فیلیپس در اندازه گیری اثربخشی آموزش، موضوع این مقاله است.

معرفی مدل ارزیابی اثربخشی آموزش فیلیپس

برای اثربخش آموزش مدل‌های مختلفی پیشنهاد شده است. یک روش خوب و عملی برای ارزیابی آموزش پیروی از مدل فیلیپس است که به عنوان مدل ROI فیلیپس نیز شناخته می‌شود. این مدل که توسط جک فیلیپس توسعه یافت، به طور گسترده از مدل کرک پاتریک پیروی می‌کند.

در واقع این مدل دنباله مدل چهار سطحی کرک پاتریک است که جک فیلیپس سطح پنجمی به آن اضافه کرده است و این سطح را بازگشت سرمایه نامیده است.

بنابراین، مهم است که مدل کرک پاتریک را درک کرده باشید.

اگر به مدل کرک پاتریک آشنا نیستید مطالعه مقاله روش کرک پاتریک در اندازه گیری اثربخشی آموزش‌های سازمانی مفید خواهد بود.

به طور خلاصه، مدل فیلیپس پنج سطح دارد، در مقایسه با چهار سطح ارزیابی کرک پاتریک. فیلیپس یک سطح پنجم را اضافه کرد، که بازگشت سرمایه (Return On Investment)یا به اختصار ROI است. معیاری که برای رهبران منابع انسانی بسیار ارزشمند است تا اهمیت آموزش را به تصمیم گیرندگان نشان دهند.

مدل  فیلیپس در شکل زیر نمایش داده شده است.

در ادامه سطوح مدل فیلیپس را با هم مرور می‌کنیم.

سطح ۱: واکنش

این مدل با ارزیابی تجربه شرکت کنندگان از برنامه آموزشی که گذرانده‌اند، آغاز می‌شود. به عبارت دیگر عکس العملی که فراگیران به کلیه عوامل موثر در یک دوره آموزشی از خود نشان می‌دهند. رایج‌ترین تکنیک استفاده از یک نظرسنجی پس از آموزش است. تکنیک‌های دیگر شامل نظرسنجی های پالسی (pop-ups)، فن‌آوری هوش مصنوعی برای درک واکنش‌های احساسی و مصاحبه و… است.

سطح ۲: یادگیری

این سطح برای ارزیابی این است که آیا یادگیری واقعاً انجام شده است یا خیر. به بیان دیگر، آیا دانش کارکنان در نتیجه برنامه آموزشی افزایش یافته است؟

یک راه برای انجام این کار، انجام پیش آزمون و پس آزمون است. به عنوان مثال، اگر هدف آموزشی آموزش یک زبان برنامه نویسی جدید، به عنوان مثال پایتون به گروهی از کدنویسان باشد، خوب است که فراگیران را قبل از شروع و بعد از برنامه با ارزیابی مهارت‌های پایتون‌شان آزمایش کنید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

سطح ۳: کاربرد و اجرا

سطح 3 به میزان استفاده از دانش در محیط کار اشاره دارد. آیا آموخته‌های دوره آموزشی در عمل استفاده می‌شود؟

مثلاً فرض کنید که اطلاعات جمع‌آوری‌شده در سطح ۲ تأیید می‌کند که آموزش موفق بوده است. آیا کارکنان در عمل قادر به استفاده از پایتون هستند؟

سطح 4: تاثیر

در سطح چهارم، مدل فیلیپس به تأثیر کلی آموزش بر سازمان می‌پردازد. آیا آموزش برگزار شده منجر به نتایج سازمانی مثل افزایش فروش، بهبود کیفیت، افزایش رضایت مشتریان و … شده است؟

این سطح نه تنها نتایج را به اثربخشی آموزش نسبت می‌دهد، بلکه عوامل سازمانی را نیز در نظر می‌گیرد که ممکن است مانع اجرای موفقیت آمیز مهارت‌های به دست آمده در طول آموزش شود.

به عنوان مثال، فرض کنید یک برنامه آموزشی برای نمایندگان فروش در مورد مهارت آموزش فروش درب به درب اجرا کرده‌اید  به دلیل کووید 19، نمایندگان فروش شما قادر به نزدیک شدن به مشتریان نیستند. بنابراین می‌توان حدس زد که به کارگیری مهارت‌های جدید به دست آمده در طول آموزش به دلیل عدم استفاده از آنها با مشکل مواجه می‌شود.

سطح 5: بازگشت سرمایه (ROI).

در این سطح مدل Phillips  خود را از مدل Kirkpatrick متمایز می‌کند و بازده سرمایه گذاری آموزش را اندازه گیری می‌کند.

استفاده از تجزیه و تحلیل هزینه فایده برای یک برنامه آموزشی می‌تواند تعیین کند که آیا پول سرمایه گذاری شده در آموزش تاثیری داشته است یا خیر. آیا نتایج قابل اندازه گیری وجود دارد؟

به عنوان مثال، اگر هزینه آموزش 50000 دلار برای آموزش نمایندگان فروش برای فروش محصولات یک سازمان به صورت آنلاین باشد و سود خالص حاصل از آن 500000 دلار باشد، آنگاه آموزش، سرمایه گذاری خوبی تلقی می‌شود.

فرمول محاسبه ROI را مشاهده می‌کنید.

به منظور محاسبه ROI می‌بایست کلیه هزینه‌های ملموس و غیر ملموس آموزش و همچنین کلیه منافع حاصل از آموزش محاسبه شود. همچنین می‌بایست کلیه داده‌ها به ارزش مالی تبدیل شوند. در جدول زیر نمونه‌ای از هزینه‌ها و منافع حاصل از آموزش نمایش داده شده است.

مدل ارزیابی اثربخشی آموزش فیلیپس در عمل

اکنون که تئوری پشت مدل فیلیپس  را درک کردید، بیایید نگاهی به نحوه پیاده سازی آن در عمل بیاندازیم.

تعیین سطح ارزیابی آموزشی مربوطه

به طور کلی، تمام تلاش‌های آموزشی شما در هر پنج سطح از مدل فیلیپس ارزیابی نمی‌شود. این اتلاف منابع خواهد بود. تعیین سطح برای اندازه گیری باید بر اساس بودجه و نیاز تجاری باشد. در واقع تنها حدود 5 درصد از برنامه‌های آموزشی تا سطح 5 ارزیابی می‌شوند.

به عنوان مثال، شما می‌توانید یک برنامه آموزشی دو ساله توسعه رهبری را در هر پنج سطح ارزیابی کنید. این به این دلیل است که تأثیر زیاد، پیچیدگی و ارزش بالایی دارد.

با این حال، ممکن است به عنوان مثال، یک برنامه آموزشی را که فقط به سه کارمند روش پاسخ دادن به ایمیل‌های مشتریان را آموزش می‌دهد، ارزیابی نکنید.

فیلیپس توصیه می‌کند که تمام پروژه‌های آموزشی را در سطح اول ارزیابی کنید و سپس بر اساس نیاز و اهمیت تعیین کنید که برنامه آموزشی به کدام سطوح نیاز دارد.

بر اساس تحقیقات به طور کلی میزان برنامه‌هایی که در هر سطح باید مورد ارزیابی قرار گیرند عبارتند از:

سطح 1: واکنش: 90 تا 100 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 2: یادگیری: 40 تا 60 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 3: کاربرد: 30 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 4: تاثیر: 10 تا 20 درصد دوره‌های آموزشی

سطح 5: بازگشت سرمایه: 5 تا 10 درصد دوره‌های آموزشی

سطوح ارزیابی در زمان‌های مختلف اتفاق می‌افتد، همانطور که در جدول زیر نشان داده شده است:

داده‌های جمع آوری شده را تجزیه و تحلیل کنید.

شما باید داده‌ها را از منابع مختلف ترکیب و تجزیه و تحلیل کنید که به شما کمک می‌کند به نتایج معنادار برسید و تأثیرات یک برنامه آموزشی را تعیین کنید. برای اینکه به داده‌ها معنی بدهید، باید آن را به شیوه‌ای معنادار نشان دهید. این ممکن است از طریق تهیه گزارشی شامل نمودارها و نظرات باشد. همچنین می‌تواند به معنای جمع آوری تجزیه و تحلیل ویدیویی و متن باشد.

ضروری است که هنگام جمع آوری داده‌ها، بدون هیچ گونه سوگیری در ذهن، به طور عینی تجزیه و تحلیل شوند.

یافته‌ها را گزارش کنید.

می‌توانید نتایج را به ذینفعان کلیدی (مدیریت و همچنین کارکنان) گزارش دهید. همیشه باید تلاش کنید تا یافته‌های خود را به اهداف تجاری مرتبط کنید تا نشان دهید که آموزش چه تأثیری بر عملکرد سازمان داشته است (یا نداشته است). اینجاست که سطح 5 مدل Phillips  برای نشان دادن بازگشت سرمایه (ROI) در آموزشی که روی آن سرمایه گذاری شده است بسیار مهم می‌شود.

 جمع بندی

ارزیابی آموزش برای ارزیابی اینکه آیا آموزش شما نتیجه مطلوبی دارد یا خیر حیاتی است. شناخت مدل‌ها و روش‌های مختلف ارزیابی آموزشی و بکارگیری مناسب‌ترین آنها، سازمان شما را قادر می‌سازد تا اثربخشی آموزش و در نهایت عملکرد سازمانی را بهبود بخشد.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منابع

https://www.aihr.com/blog/training-evaluation/

کتاب ارزیابی اثربخشی آموزش‌های سازمانی/ دکتر اباصلت خراسانی

ترجمه: پیمان شمس

آموزش کارکنان جدید جهت موفقیت آن‌ها در وظایف و نقشی که بعهده خواهند داشت، بسیار حائز اهمیت است. وجه مشترک کارکنان جدید و مدیران استخدامی آن‌ها، شوق آن‌ها برای پیشبرد هر چه سریع‌تر کارهاست. به همین منظور، آموزش صحیح و کارآمد کارمندان جدید به معنی آماده سازی آن‌ها برای موفقیت در آینده شغلیشان در سازمان خواهد بود.

بنابراین این سوال پیش می‌­آید که شما به چه روشی در مورد آموزش کارکنان جدید اقدام می‌کنید؟ و چگونه یک برنامه آموزشی برای استخدامی‌های جدید تهیه می‌کنید؟

سوالاتی که در این مقاله به آن می‌پردازیم.

هدف از آموزش کارکنان جدید چیست؟

فرآیند آموزش استخدامی‌های جدید بر نحوه انجام وظایف و شیوه کار با تجهیزات و نرم افزارهای سازمان متمرکز است. به عبارت دیگر، در این روند به کارکنان آموزش داده می‌شود که به طور مشخص، چگونه می‌‌­بایست مسئولیت‌هایشان را انجام دهند. به طور کلی آموزش را می‌توان بخشی از فرآیند آنبوردینگ در نظر گرفت.

هدف اصلی آموزش کارکنان جدید، اطمینان از موفقیت آنها در نقششان و نیز بازگشت هزینه‌ها و سرمایه‌هایی است که سازمان برای استخدام این افراد متحمل شده است. آموزش، نیروهای سازمان را به طور موثری برای انجام وظایفشان آماده می‌کند و این دقیقا همان چیزی است که کارمندان جدید شما نیز می‌خواهند.

76 % از افراد تازه استخدام شده، آموزش حین کار را مهمترین بُعد فعالیت خود در هفته اول کاری­شان می‌دانند.

علاوه بر این، آموزش به آن‌ها کمک می‌کند تا رشد و بهره‌­وری سریعتری داشته باشند و احتمال ادامه همکاری آن‌ها با شما افزایش پیدا خواهد کرد.

در واقع، 40 % از کارکنانی که آموزش‌های شغلی ضعیفی دریافت می‌کنند، در سال اول سازمانشان را ترک می‌کنند. این بدان معناست که سرمایه گذاری در آموزش کارکنان به شما کمک می‌کند تا از جابجایی و خروج استخدامی‌های جدید جلوگیری کرده و نرخ نگهداشت کارکنان را افزایش دهید.

علاوه بر این، برنامه آموزشی برای کارکنان جدید، با کیفیت بالا، تأثیر مثبتی بر تعلق سازمانی کارکنان دارد.

نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که کارکنانی که احساس می‌کنند به اندازه کافی آموزش دیده‌اند، 27 % بیشتر از کسانی که این احساس را تجربه نمی‌کنند، وفادارتر هستند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ماتریس مهارت چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟+ نمونه

اجزای کلیدی آموزش کارکنان جدید

مدیران از طریق یک رویکرد هدفمند می‌توانند بهتر درک کنند که شکاف‌های مهارتی بالقوه چقدر گسترده بوده و برای پر کردن آن‌ها چه برنامه‌های اجرایی لازم است.

در طول دوره‌های آموزشی، کارمند باید درک عمیق‌تری از مسئولیت‌های شغلی، شایستگی‌های اصلی، معیارهای کلیدی و شاخص‌های کلیدی عملکرد، اهداف سازمانی و فردی و در نهایت مسیر موفقیت برای نقش خود به دست آورد.

بنابراین شما به عنوان متولیان منابع انسانی می‌­بایست اطمینان حاصل کنید که بین اهداف استخدامی‌های جدید و اهداف سازمان، ارتباط درستی برقرار کرده‌اید.

انتظارات شغلی

مدیران می‌­بایست با توضیح اینکه چه کاری، چگونه (هنجارهای فرهنگی و ترجیحات مدیریتی) و چه زمانی باید انجام شود (نقاط عطف و ضرب‌الاجل‌های کلیدی) و چرا نقش کارمند در این مسیر مشخص مهم است، در راستای تشریح کارکردهای اساسی استراتژی سازمان اقدام کنند.

در مورد سطوح نظارت و سلسه مراتب بالاتر و پایین‌تر از موقعیت کارمند و مدیر آنها روشنگری کنید. یک نمودار سازمانی به آنها ارائه دهید که به آنها کمک می‌کند تا بفهمند چگونه در سازمان در جایگاه بالاتری می‌توانند قرار گیرند. بدین ترتیب آن‌ها خواهند دید که ذینفعان داخلی در کجای نمودار قرار دارند.

اهداف و مقاصد سازمانی

مدیران می‌­بایست به راحتی اهداف و مقاصد سازمان و نحوه پشتیبانی از آنها را توضیح داده و در خصوص تمرکز استراتژیک سازمانی، مستنداتی را ارائه دهند. این موضوع به استخدامی‌های جدید کمک می‌کند تا درک بهتری از اینکه چگونه آن‌ها و نقش آنها به موفقیت بخش و سازمان کمک می کند، داشته باشند و نیز باعث ایجاد حس مالکیت، هدفمندی و تعلق سازمانی در کارکنان جدید می‌شود.

فرآیندها و گردش کار

کارمندان جدید می‌­بایست بدانند که روند کلی کارها به چه صورت بوده و فرآیندها چگونه انجام می‌شوند. بنابراین، آموزش نحوه ارائه یک محصول جدید به بازار، نحوه رسیدگی به خدمات بیمه و پشتیبانی و یا نحوه تأیید زمان مرخصی در سیستم، عوامل موثری در موفقیت کارکنان جدید در نقش‌های خود شمرده می‌­شوند. کارکنان به آموزش اختصاصی در این فرآیندها و گردش کار امور سازمان و همچنین فرصت‌هایی برای تمرین و آزمون و خطا قبل از انجام کارها و به طور مستقل، نیاز دارند.

سیاست‌ها

در حالت ایده آل، کارمندان جدید باید به کتابچه راهنمای کارمند دسترسی داشته باشند. با این حال، بدیهی است که کارکنان تازه وارد در یک مدت زمان کوتاه، امکان دریافت حجم زیادی از اطلاعات و پردازش آنی آنها را ندارند. به همین جهت ، برای کمک به تمرکز بر آموزش سیاست‌ها به استخدامی‌های جدید، مدیر استخدام می­‌بایست سیاست‌های کلیدی از جمله آیین نامه رفتار سازمانی، استراتژی‌ها و سیاست‌های اجرایی مدیریت زمان و هر سیاست دیگری که بر نقش و عملکرد فرد تأثیر می‌گذارد را مشخص کرده و بر روی آن‌ها تمرکز کند.

فناوری و سیستم‌ها

سازمان‌ها از سیستم‌های مختلفی استفاده می‌کنند. استخدامی‌های جدید بسته به شرایط ممکن است نیاز به آموزش داشته و ضمن فراموشی عادات قبلی، خود را با سیستم جدید سازگار کنند.

اکثر سازمان‌ها از چندین سیستم برای بهبود عملکرد استفاده می‌کنند. بنابراین لازم است که استخدامی‌های جدید را با سیستم‌هایی که مربوط به واحد و نقش آن‌ها هستند معرفی کنیم و نحوه استفاده از آنها را نیز به آنها آموزش دهیم. به عنوان مثال برخی از این سیستم‌ها عبارتند از: سیستم های بایگانی الکترونیکی و کاغذی، سیستم‌های مدیریت زمان، سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی و یا سیستم‌های شبکه داخلی.

همچنین ممکن است سیستم‌ها یا راه‌حل‌های نرم افزاری خاصی برای مدیریت پروژه‌ها در سازمان وجود داشته باشد. آموزش نحوه استفاده موثر از این‌ها بسیار حائز اهمیت بوده و بهره وری  کارکنان را تا حد زیادی بهبود می‌بخشد.

ذینفعان کلیدی

در همان ابتدا و بدون معطلی، مشتریان و ذینفعان کلیدی را به استخدامی‌های جدید معرفی کنید. آن‌ها باید از نحوه تلاقی نقش‌هایشان و انتظارات شغلی خود با این افراد آگاه شوند. همچنین در مقام یک مدیر، پروتکل‌های ارتباط ذینفعان و کارکنان در داخل و خارج از چارچوب سلسه مراتب را به اشتراک بگذارید.

مدیریت عملکرد

استخدامی‌های جدید هیجان زیادی برای اثبات خودشان به مدیر و همتایان خود هستند. بنابراین، تهیه یک برنامه مدیریت عملکرد قبل از شروع  به کار کارمندان جدید  و همچنین معرفی و آشناسازی آن‌ها با سیستم مدیریت عملکرد سازمان، اقدامی ضروری است.

بهتر است طرح را ظرف 30 روز ( از تاریخ به شروع کار ) با کارمندان جدیدتان در میان بگذارید.

این برنامه باید در بازه‌های 90 روزه یا 180 روزه و یا 365 روزه ادامه یابد که این امر بسته به پیچیدگی نقش و سازمان متغیر خواهد بود. همچنین، این طرح، اهدافی را که باید به آنها دست یافت، نحوه اندازه گیری آن‌ها، زمان موعد آن‌ها و اینکه چه کسی آن‌ها را ارزیابی می‌کند را نیز مشخص می‌کند.

بخشی از برنامه مدیریت عملکرد نیز تدوین برنامه‌ها برای آموزش‌های مورد نیاز و ترجیحی کارکان است که به تجهیز کارمند به دانش و مهارت لازم برای انجام هرچه بهتر وظایف محوله‌اش کمک شایانی می‌‌کند.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی هم در تکمیل این موضوع مفید خواهد بود.

انواع روش‌های آموزشی

روش آموزش، تا حد زیادی به منابع سازمانی، پیچیدگی نقش و روش‌های مختلف یادگیری افراد بستگی دارد. بنابراین، برای اطمینان از کیفیت و درک اطلاعات منتقل شده باید از روش‌های مختلفی استفاده شود. هر چه سازمان و فرآیندها پیچیده‌تر باشد، آموزش و تکرار آن اهمیت فزاینده‌ای پیدا می‌کند. روش‌های آموزشی متفاوتی که می‌تواند برای کارکنان جدید مفید باشد عبارتند از:

• آموزش با راهنمایی مربی، به صورت حضوری، مجازی.
• آموزش الکترونیکی، خود پیش برنده، بر حسب نیاز.
• آموزش در حین کار ( ضمن خدمت )، یادگیری از طریق تجربه عملی.
• آموزش تقلیدی، مشاهده وظایف و نقش فردی که کارمند جدید آن‌ها را به عهده خواهد گرفت.
• منتورینگ، اصلاح روندها، نگرش‌ها و رویکردها

چگونه کارمندان جدید را به طور موثر و کارآمد آموزش دهیم؟

در اینجا چک لیست آموزش استخدامی‌های جدید را برایتان آورده‌ایم.

1.­ قبل از اولین روز کاری کارمند جدیدتان آغاز کنید.

البته منظورمان این نیست که از آن‌ها بخواهید قبل از شروع به کار برای شما یک دوره آموزشی را بگذرانند. مقصود این است که آنها را روشن کنید که چه انتظاراتی می‌توانند داشته باشند و آنها قطعا بخاطر تصویری که به آنها می‌دهید تا بدانند روند آموزش  و توسعه در سازمان شما چگونه خواهد بود، از شما قدردانی خواهند کرد.

2- یک دستورجلسه ( دستور کار ) ایجاد کنید.

یک دستور کار یا یک برنامه باید شامل جدول زمانی، اطلاعات مربیان (در صورت وجود)، مواد آموزشی، اهداف و غیره باشد.

3- آموزش را هدفمند و متناسب­ سازی کنید.

مطمئن شوید که برنامه‌های آموزشی اولیه، بر شایستگی‌ها و توانایی‌های اصلی که کارمند جدید در شغل خود به آن نیاز دارد تمرکز دارد. برنامه آموزشی با چنین ویژگی‌هایی به اعضای جدید تیم کمک می‌کند تا سریع‌تر با ماهیت کار درگیر شوند و آنها را برای موفقیت بلندمدت آماده می‌کند.

4- با کارمندان با سابقه سازمان در مورد محتوای آموزشی مشورت کنید.

آنها بینش منحصر به فردی در مورد آنچه که نیازهای واقعی و مهم استخدامی‌های جدید است، دارند.

5- از سیستم آموزش همکار به همکار کمک بگیرید.

کارمندان با تجربه‌تر شما می‌توانند در آموزش همکاران جدید خود نقش موثری ایفا کنند.

6- با منتورهای حرفه‌ای که می‌شناسید ملاقات کنید.

این افراد باتجربه می‌توانند به هدایت کارکنان در طی فرآیند آموزش و توسعه شایستگی‌های لازم در آن‌ها کمک کنند.
این مقاله را هم مطالعه کنید: منتورینگ گروهی چیست؟ ۹ مرحله پیاده‌سازی

7- نقشه راه یا مسیر آموزشی طراحی کنید.

به کارکنان جدیدتان توضیح دهید که چگونه مهارت‌های خود را در طول زمان توسعه خواهند داد.

8- روش‌های آموزشی مختلف را با هم ترکیب کنید.

مانند الگوگیری، یادگیری در حین کار، دوره‌های آنلاین، آموزش گروهی و موارد دیگر. به این ترتیب، تمام سبک‌های مختلف یادگیری را نیز آزموده‌اید.

9- بر روی تیم سازی تمرکز کنید.

با تبدیل و تشبیه آموزش استخدامی‌های جدید به یک فعالیت تیمی، مطمئن شوید که کارمندان جدید از همان ابتدا احساس می‌کنند که بخشی از سازمان هستند.

10- به طور مداوم بازخورد خود را ارائه دهید.

کارمندان جدید شما می‌خواهند بدانند که کیفیت کارشان به چه صورت است. بخشی از زمان خود را صرف ارائه بازخورد در مورد نحوه آموزش آن‌ها کنید. به همین بهانه، نظر آنها را نیز در مورد آموزش‌ها جویا شوید.

11- بر تداوم آموزش‌ها تمرکز داشته باشید.

آموزش کارمندان جدید، به محض اینکه احساس کردید کارمند شما به نقطه‌ای رسیده است که می‌تواند وظایف اولیه‌اش را انجام دهد‌، نباید متوقف شود. آموزش‌ها را تا سطوح عالی پیش ببرید. اگر کارکنان شما پتانسیل بالایی دارند، می‌توانید به آموزش سطوح حرفه‌ای و یا ایجاد یک برنامه توسعه رهبری بپردازید.

12- آموزش‌ها را هم در سطوح فردی و هم در سطوح تیمی ارائه دهید.

آموزش در سطح تیم به کارمند جدید کمک می‌کند تا مهارت‌های تیمی و کارکرد تیم را درک کند و خودش را راحت‌تر با تیم‌ها وفق دهد.

13- از فناوری‌ها و تکنولوژی‌های جدید آموزشی استفاده کنید.

سیستم‌های مدیریت آموزش برای ارائه و ارزیابی آموزش‌های استاندارد بسیار مفید هستند.

14- شرایط دسترسی آسان کارکنان به منابع آموزشی را فراهم کنید.

مطمئن شوید که کارکنان جدید می‌توانند دوره‌های آموزشی را در هر زمانی که می‌خواهد بیابند و به طور مستقل به یادگیری شخصی ادامه دهند.

15- میزان پیشرفت کارکنان را رصد کنید.

در نهایت ارزیابی کنید که آیا یادگیری و درک کارمندان از موارد آموزشی به میزان قابل قبولی بوده یا خیر. سپس عوامل دخیل در پاسخ را مجددا بررسی کنید.

در مقابل،

چنین آموزشی، به برنامه‌ریزی هدفمند و مهارت‌های سازمانی قوی نیاز دارد تا به کمک آنها بتواند در راستای ایجاد یک چارچوب ساختاریافته و بستری مناسب که در آن استخدامی‌های جدید بتوانند کارمندان مولدی باشند، موثر واقع شود. آموزش می‌­بایست تا حد زیادی، بسته به کارمند و نقش آن سفارشی‌سازی شود.

مواردی از قبیل درک ماهیت نقش، درک وضعیت فعلی کارمند (بازتابی از تجربیات، عادات و دانش گذشته)، شرایط مرتبط با وضعیت آینده آن‌ها (جایگاهی که باید در 3 تا 12 ماه آینده در آن باشند)، نقاط عطف مهم در طول این مسیر و غیره.

دقت داشته باشید، هیچ یک از موارد فوق بدون برنامه ریزی و گفتمان اصولی امکان پذیر نیست. مدیران باید به اندازه کافی روی موفقیت افراد جدید سرمایه‌گذاری کنند تا آموزش خود را از قبل برنامه ریزی کرده و منابع انسانی خود را برای حرکت در مسیر موفقیت به بهترین نحو تجهیز کنند.

مشارکت و همفکری با منابع انسانی و یادگیری و توسعه

یک برنامه آموزشی موثر برای استخدامی‌های جدید که متناسب با نقش آنها برنامه‌ریزی می‌شود، نیازمند همکاری و تصمیم‌گیری مشترک بین مدیر استخدام، منابع انسانی، و یادگیری و توسعه است.

کارکنان جدید می‌خواهند درک مشخصی از مسیر شغلی و برنامه‌های یادگیری و پیشرفت خود در سازمان داشته باشند. آنها می‌خواهند بدانند که کارکنان چگونه در سازمان پیشرفت می‌کنند و توسعه می‌یابند و تلاش می‌کنند تا از محدودیت‌ها و موانع سازمانی رهایی یابند. مدیر استخدام، با همکاری واحد منابع انسانی و آموزش و توسعه، می‌تواند به جلوگیری از اشتباهات احتمالی استخدامی‌های جدید کمک کند.

نقش واحد مدیریت منابع انسانی و آموزش و توسعه، درک مسیرهای یادگیری مرتبط با نقش، گروه شغلی و دپارتمان کسب و کار است.

از یک طرف، آموزش عمومی سازمانی وجود دارد که ممکن است نیاز به اصلاح سالانه داشته باشد. از سوی دیگر، آموزش هدفمندی نیز برای کارکنان جدید وجود دارد که ممکن است با پیوستن کارکنان جدید و ظهور نقش‌ها و تغییر اهداف سازمان، نیاز به تجدید نظر داشته باشند. بنابراین، واحد منابع انسانی و آموزش و توسعه می‌­بایست از جهت‌گیری سازمان، تأثیری که هر تغییر بر واحد تجاری می‌گذارد و اینکه چگونه این تغییرات به نقش کارمند منتهی می‌شوند آگاه بوده و نسبت به آن حساس باشند.

مسیر یادگیری طراحی شده برای استخدامی های جدید، نه تنها باید آنها را برای شش ماه آینده بلکه برای سال‌های  کاری پیش رو نیز آماده کند.

41 % از متخصصان منابع انسانی بر این باورند که آموزش در حین کار، مهم‌ترین جنبه به­ روز رسانی و بهبود توانایی های کارکنان است.

در نظر داشتن آموزش استخدامی‌های جدید به عنوان یک تلاش مشترک و مضاعف با همکاری خود کارکنان، به شما این فرصت را می‌دهد تا با بهترین استراتژی‌ها، کارکنان را برای موفقیت شغلی­شان آماده کنید.

سخن پایانی

آموزش موثر و ساختاریافته کارمندان جدید منتهی به تربیت نیروی کار مولد و متعهد خواهد شد. به بررسی و تحلیل بازخورد آنها ادامه دهید تا بتوانید با اصلاح روندهای آموزشی، کارآمدی آموزش‌ها در آینده را افزایش دهید.

آموزش استخدامی‌های جدید را به عنوان یک برنامه موخر نبینید، بلکه به عنوان اصلی­ترین بخش از فرآیند آنبوردینگ و از مهمترین اولویت‌های سازمان تلقی کنید. آنگاه اطمینان خواهید داشت که استخدامی‌های جدید نیروهایی سازنده، وفادار و متعهد بوده و در سازمان شما باقی خواهند ماند.

اگر مسیر شغلی خود را به عنوان یک کارشناس آموزش ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای تبدیل شدن به یک متخصص آموزش را می‌دهد.

منبع

https://www.aihr.com/blog/training-new-employees/

ترجمه: حسین نقدی

مصاحبه یکی از بهترین راه‌ها برای تشخیص این است که آیا متقاضی برای موقعیت شغلی موجود و سازمان مناسب است یا خیر.

اگر شما در تلاش برای اشتغال بعنوان کارشناس آموزش هستید، عملکرد شما در مصاحبه یک عامل تعیین کننده خواهد بود.

“آمادگی” کلید موفقیت در مصاحبه‌های شغلی است. برای کمک به شما در این فرآیند، منتخبی از 32 سؤال مصاحبه تخصصی کارشناس آموزش را همراه با چند پیشنهاد برای نظام مند کردن پاسخ‌ها گردآوری کرده‌ایم که در ادامه به آن می‌پردازیم.

نقش کارشناس آموزش چیست؟

قبل از اینکه به نمونه سوالات بپردازیم، بیایید توضیح دهیم که نقش یک کارشناس آموزش چیست؟

اجرا و نظارت بر برنامه‌های توسعه و بهبود عملکرد کارکنان نقش کارشناس آموزش می‌باشد.

کارشناسان آموزش ابتدا شکاف موجود در مهارت‌های کارکنان را مورد تجزیه و تحلیل قرار داده و با ذینفعان داخلی (کارکنان) برای شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه همکاری می‌کنند و سپس بر اساس آن برنامه‌های خلاقانه جدید طراحی و یا برنامه‌های موجود را در صورت نیاز اصلاح و باز بینی می‌کنند.

آنها می‌توانند خودشان آموزش دهند یا بر کارکنانی که آموزش می‌دهند نظارت کنند. کارشناسان آموزش همچنین مسئول تعیین استانداردها و معیارهای قابل استفاده برای ارزیابی برنامه‌های آموزشی هستند.

صلاحیت‌هایی که کارفرمایان در یک کارشناس آموزش مورد ارزیابی قرار می‌دهند اغلب شامل مدرک تحصیلی لیسانس در یک رشته مرتبط و تجربه قبلی در زمینه منابع انسانی، ترجیحاً در حوزه آموزشی است.

یک کارشناس آموزش باید مهارت‌های ارتباطی عالی، مدیریت پروژه و مهارت ارائه و درک کاملی از تکنیک‌های آموزشی و ابزارهای دیجیتال داشته باشد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

الزامات مصاحبه

رسیدن به مرحله مصاحبه در فرآیند استخدام یک موفقیت است، و البته آخرین فرصت شما برای ایجاد یک تأثیر متقاعد کننده می‌باشد.

هرچه آمادگی بیشتری داشته باشید، بهتر می‌توانید در مورد مهارت‌های خود گفتگو و آنها را ارائه نمایید و خود را از سایر کاندیداها متمایز کنید.

ضمن آرامش داشتن در زمان پاسخگویی به سوالات قبل از مصاحبه تخصصی، به چند نکته باید توجه داشته باشید.

*هرچه می‌توانید در مورد سازمان استخدام کننده و شیوه‌ها و فرآیندهای آن آگاهی کسب کنید. این باعث می‌شود مصاحبه کننده متقاعد شود که شما برای بدست آوردن شغل، جدی هستید و تلاش خود را صرف شناخت شرکت کرده‌اید. تحقیق آنلاین انجام دهید و با وب سایت و شبکه‌های اجتماعی آنها آشنا شوید. می‌توانید از این فرصت استفاده و  از اطلاعاتی که کسب کرده‌اید، در پاسخ‌های خود در طول مصاحبه استفاده کنید.

*نقاط قوت خود را شناخته و به نیازهای اصلی شغل مرتبط کنید. از قبل تمرین کنید که چگونه می‌توانید مهارت‌ها و تجربیات خود را با مثال‌های عینی بیان کنید. به این ترتیب، آرامش بیشتری خواهید داشت و خود را به خوبی معرفی خواهید کرد. با این حال، انعطاف‌پذیر باشید و بیش از حد طبق سناریو و برنامه از قبل تعیین شده رفتار نکنید.

*خودت باش، شما نیاز دارید که مصاحبه کننده شما را فردی توانا، دوست داشتنی و قابل اعتماد ارزیابی کند.

*سوالات خود را آماده کنید، با این روش شما راهی برای شناخت بیشتر شرکت با توجه به تحقیقاتی که انجام داده‌اید خواهید داشت و می‌توانید بینش بیشتری نسبت به شغل مورد نظر بدست آورید. وقتی سؤالات سنجیده‌ای مطرح می‌کنید، نشان می‌دهد که روی این فرصت شغلی سرمایه گذاری کرده و مصاحبه را بسیار جدی  گرفته‌اید.

سبک مصاحبه هر سازمانی متفاوت است، بنابراین تنوع زیادی در نحوه پرسیدن سوالات وجود دارد. مدیران استخدام دوست دارند از چندین نوع سوال برای جمع آوری اطلاعات به روش‌های مختلف استفاده کنند.

در این مقاله، چهار دسته از سوالات را مورد بررسی قرار می دهیم: سوالات مربوط به سوابق، نقش‌های خاص،سوالات رفتاری و موقعیتی.

سوالات مصاحبه استخدامی می‌‌تواند برای کسانی که بعنوان کارشناس آموزش استخدام می‌شوند و همچنین برای استخدام کننده‌ها مفید باشد.

سوالات مربوط به سوابق

سوالات مربوط به سوابق، اطلاعات کلی در مورد تحصیلات و سابقه کاری شما جمع آوری می‌کند. این نوع سوالات به مدیر استخدام کمک می‌کند تا میزان اعتبار رزومه شما را بررسی و تایید کند.

این سوالات همچنین چشم اندازی در مورد سوابق و تجربه‌های کاری شما ایجاد می‌کند. و به مدیر استخدام کمک می‌کند تا توانایی‌های مورد انتظار از شما را مشخص کند.

این نوع سوالات ممکن است به شکل زیر باشند.

• چه نوع تحصیلات رسمی و عمومی دارید؟ و چه آموزش‌های خاص و تخصصی دیده‌اید؟
• آشنایی شما با منابع انسانی و حوزه آموزش چگونه بود؟ و چگونه به این عرصه وارد شدید؟
• نقش تحصیلات شما در آماده شدن برای ورود به این عرصه چگونه بود؟
• به نظر شما چه مهارت‌هایی برای یک کارشناس آموزش مهم است؟
• سوابق حرفه‌ای شما چطور آنچه را که برای موفقیت به عنوان یک کارشناس آموزش لازم دارید را در اختیار شما قرار می‌دهد؟
• مهارت‌ها و تجربه‌های به دست آمده از نقش‌های قبلی را چگونه در این موقعیت به کار می‌گیرید؟
• کدام یک از ابعاد آموزش به نظر شما جذاب‌تر و چالش برانگیزتر است؟
• کدام بخش‌ها برای شما ارزشمندتر هستند؟
• در مورد راه‌هایی که مهارت‌های آموزشی شما از ابتدای کار تاکنون تکامل یافته و غنی شده است برای من توضیح دهید.

نکات

• خودتان را برای ارائه خلاصه تحصیلات، سوابق و تجربیات خود آماده کنید، تا بتوانید در چند دقیقه پاسخ‌های موثر در این زمینه ارائه نمایید.
• پاسخ‌های شما فرصتی مناسب برای توجه دادن به این موضوع است که  تجربه و سوابق شما با الزامات شغل مطابقت دارد.
• نشان دهید مهارت‌های سخت، تحصیلات، یا یادگیری و توسعه و سایر گواهی‌های مربوط به منابع انسانی،  چگونه در سهم شما در موفقیت سازمان اثر گذار است.
• دستاوردهای خود را کوچک نکنید حتی اگر به نظر شما کوچک باشند. در عوض، مشتاقانه و با افتخار در مورد تلاش‌های ساده‌ای که نتیجه داده‌اند صحبت کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مصاحبه گروهی چیست؟(+ نمونه سوالات)

سوالات مربوط به مصاحبه بر اساس نقش خاص

هدف از سؤالات مصاحبه با نقش خاص، پی بردن به عمق دانش و مهارت شما در زمینه هایی است که مورد نیاز شغل است. بطور کلی، مصاحبه‌کنندگان می‌خواهند بدانند که آیا می‌توانید این کار را انجام دهید یا خیر. آن‌ها همچنین می‌توانند از این سوالات برای پی بردن به ویژگی‌های خاص شما مانند سبک رهبری و خودآگاهی استفاده کنند. شما باید نمونه‌هایی از حالت‌ها و موقعیت‌هایی را که از مهارت‌های مرتبط با شغل استفاده کرده‌اید و نتیجه مثبتی داشته‌اید را ارائه دهید.

سوالات مصاحبه با نقش خاص ممکن است به صورت زیر بیان شود.

• نیاز سنجی آموزشی را چگونه می‌خواهید انجام دهید؟
• از تجربه خود در زمینه توسعه برنامه‌های آموزشی به من بگویید.
• یک برنامه آموزش موفق بدو استخدام چگونه است؟
• برنامه روزانه شما به عنوان یک کارشناس آموزش چیست؟
• روش آموزشی خود را توضیح دهید.
• بهترین راه برای تشویق کارکنان به شرکت در دوره‌های اختیاری چیست؟
• با چه نوع نرم افزارها و ابزارهای آموزش الکترونیکی آشنایی دارید؟
• فکر می‌کنید چه معیاری برای تعیین میزان موفقیت یک طرح آموزشی وجود دارد؟

نکات

• پاسخ‌های خود را بر نقاط قوتی که باعث شکوفایی شما شده‌اند متمرکز کنید. شما می‌خواهید ویژگی‌های مرتبطی را که باعث می‌شود از سایر کاندیداها متمایز شوید، برجسته کنید.
• در جواب به سوالاتی که از شما می‌شود به ارائه فهرستی از کارها که باید انجام شود اکتفا نکنید و توضیح دهید که چگونه روش‌های شما برای انجام کارها می‌تواند منجر به بهبود نتایج شود و به کارفرما در دستیابی به اهداف شرکت کمک کند.

• نشان دهید که علاوه بر مهارت‌های لازم برای موفقیت در نقش، طرز فکر و ذهنیت درستی نیز دارید. به آنها بگویید که می‌توانید متقاعد کننده باشید و همچنین نسبت به کار خود روش‌ها و رویکردهای مختلفی داشته باشید.

• اگر در زمینه خاصی تجربه ندارید، در مورد آن صادق باشید اما با وجود این به توانایی‌های خود اعتماد کنید. ممکن است شرکت از شما انتظار نداشته باشد که در همه زمینه‌‌ها مهارت داشته باشید و مایل باشید که به شما اجازه دهد جنبه‌های خاصی را در کار بیاموزید.

سوالات مصاحبه رفتاری

سوالات مصاحبه شایستگی محور یا رفتاری به دنبال این هستند که بفهمند شما چگونه با سناریوهای بالقوه، به ویژه سناریوهای دشوار برخورد می‌کنید. آن‌ها می‌خواهند بدانند که چگونه فعالیت‌های آموزشی را مدیریت می‌کنید و ارزیابی کنند که آیا مهارت‌های نرم لازم برای کار، مانند ارتباطات و خلاقیت را دارید یا خیر.

مصاحبه‌کنندگان تصور می‌کنند که نحوه برخورد شما با موقعیت‌های مشابه در گذشته، نشان‌دهنده چگونگی مقابله با چالش‌ها در این موقعیت است.

سوالات احتمالی عبارتند از

• از تجربه زمانی که باید تحت فشار کار می‌کردید بگویید.
• چرا می‌خواهید نسبت به شغل فعلی خود تغییری ایجاد کنید یا اینکه چه چیزی باعث شد آخرین شغل خود را ترک کنید؟
• زمانی را توصیف کنید که در آن یک آموزش هدفی را که تعریف کرده بودید به همراه نداشت، در آن شرایط چگونه عمل کردید؟
• آیا تاکنون با فردی که او را آموزش می‌دادید درگیری و مشاجره‌ای داشته‌اید؟ نحوه برخورد با آن را شرح دهید.
• آیا تا به حال برای برقراری ارتباط با همکاران یا شرکت کنندگان در آموزش دچار مشکل شده‌اید و چگونه آن را حل کردید؟
• از زمانی برایم بگویید که اشتباه کرده‌اید یا در کار شکست خورده‌اید. چگونه با آن کنار آمدید؟
• بازخوردهای انتقادی را در نقش‌های قبلی خود چگونه مدیریت کرده‌اید؟
• آیا تا به حال با یک سرپرست درگیری و مشاجره داشته‌اید و چگونه آن را حل کرده‌اید؟
• تجربه خود را در مورد اعمال تغییرات در یک برنامه آموزشی موجود را شرح دهید. پس از تغییرات به چه نتایجی رسیدید.

نکات

• از گفتن داستان‌های طولانی خودداری کنید. پاسخ‌های خود را مختصر و دقیق نگه دارید.
• هرچه نمونه‌های واقعی بیشتری ارائه دهید، متقاعد کننده‌تر خواهید بود که می‌توانید تأثیر مثبتی بر محل کار داشته باشید.
• پاسخ‌های خود را قبل از موعد با کسی تکرار و تمرین کنید اما از حفظ کلمه به کلمه آنها خودداری کنید.
• روش STAR (وضعیت، وظیفه، اقدام، نتیجه) را بخاطر داشته باشید تا به شما کمک کند تا طرح کلی نحوه پاسخگویی خود را مشخص کنید.

توضیحی در مورد روش STAR

وضعیت/: Situation شرایطی که که در آن بودید را شرح دهید و توضیح دهید چه کسی درگیر آن بود.

وظیفه/ Task: وظیفه ای را که با آن روبرو بودید تعریف کنید.

اقدام/ Action: مراحلی که انجام داده‌اید را مشخص کنید.

نتیجه/ Result: نشان دهید که چگونه اقدامات شما نتیجه لازم را به همراه داشته است.

اگر اطلاعات بیشتری در خصوص تکنیک STAR نیاز دارید فیلم نحوه بکارگیری تکنیک STAR در مصاحبه شایستگی محور را مشاهده کنید.

سوالات مصاحبه موقعیتی

سؤالات مصاحبه موقعیتی برای ارزیابی نحوه تجزیه و تحلیل و واکنش شما به موقعیت‌های خاص در کار استفاده می‌شود.

مصاحبه‌کنندگان شرایط فرضی را مطرح می‌کنند تا ببینند در تصمیم‌گیری و حل مسئله چگونه پیش می‌روید. پاسخ‌های شما سطح تجربه و مهارت‌های ارتباطی شما را نشان می‌دهد.

در زیر چند نمونه سوال آورده شده است.

• اثربخشی یک برنامه آموزشی را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
• یک دوره آموزش از راه دور را چگونه طراحی می‌کنید؟
• چطور نیازسنجی آموزشی می‌کنید؟
• به نظر شما چه زمانی برنامه توسعه کارکنان باید برون سپاری شود؟
• چگونه یک کار جدید که قبلا هرگز انجام نداده‌اید را شروع می کنید؟
• اگر دو روز قبل از یک سمینار مهم متوجه شوید که برخی از مطالب آموزشی مهم را گم کرده‌اید، چه می‌کنید؟

نکات

• اگر سؤالی را به طور کامل متوجه نشدید، بهتر است که توضیح بخواهید زیرا نباید پاسخ مبهم بدهید. اگر بتوانید تمرکز کنید و پاسخی مستقیم و مرتبط ارائه دهید، مؤثرتر خواهید بود.
• مطمئن شوید درمورد هر موقعیتی که صحبت می‌کنید حتما توضیحات کامل خود را ارائه دهید ولی آن را با زبان ساده بیان کنید.
• از گفتن در مورد زمانی که ناموفق بوده‌اید ابایی نداشته باشید. همه اشتباه می‌کنند، اما راه حل آنها مهم است.
• به گونه‌ای پاسخگویی کنید تا نشان دهید در زمانی که نیاز به غلبه بر موانع دارید از خودآگاهی لازم برای یادگیری و بهبود خود برخوردارید.

این مقاله را هم مطالعه کنید سوالات مصاحبه استخدامی مدیر منابع انسانی

نتیجه گیری

تطبیق بهترین فرد واجد شرایط با نقش کارشناس آموزش یک راه دو طرفه است. مصاحبه‌کنندگان باید سؤالات مؤثری را مطرح کنند و پاسخ‌های متقاضی باید نقاط قوت مرتبط و رویکرد منحصربه ‌فرد آن‌ها را به کار نشان دهد. با این حال، شما به عنوان یک مصاحبه شونده نیز باید از این فرصت برای ارزیابی وجود تطابق از دیدگاه خودتان استفاده کنید.

چه به عنوان متقاضی یا مدیر استخدام برای یک مصاحبه کارشناس آموزش آماده شوید، این سؤالات به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مناسبی را ارائه و دریافت کنید.

اگر مسیر شغلی خود را به عنوان یک کارشناس آموزش ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی گام به گام طراحی سیستم آموزش کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای تبدیل شدن به یک متخصص آموزش را می‌دهد.

منبع

https://www.aihr.com/blog/training-specialist-interview-questions/

ترجمه: مهدی عبدیزدان

من را در جریان همه جزئیات بذار!

عبارت بالا را زیاد از زبان مدیران می‌شنویم مدیرانی که در تک تک جزئیات سرک می‌کشند، نتایج افراد و تیم‌ها آن‌ها را راضی نمی‌کند، از تفویض اختیار و واگذاری کارها به بهانه‌های مختلف طفره می‌روند و در یک عبارت سبک مدیریت ذره بینی را در پیش گرفته‌اند.
تفویض اختیار یک ابزار ضروری در جعبه ابزار مدیران است که اگر درست انجام شود یکی از بهترین ابزارها خواهد بود.
در این مقاله یک راهنمای کامل برای تفویض اختیار را در اختیار شما قرار داده‌ایم. در مورد مفهوم تفویض اختیار و مراحل عملی آن صحبت می‌کنیم. یک ویدئو با موضوع تفویض اختیار اثربخش و غیراثربخش را ملاحظه می‌کنید و یک نمونه چک لیست تفویض اختیار اثربخش را نیز مرور خواهیم کرد.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار، واگذاری وظایف، اختیارات و مسئولیت‌ها به دیگران است. یعنی به فرد دیگری برای انجام یک کار و یا گرفتن یک تصمیم خاص اعتماد کنیم.
تفویض اختیار یکی از سخت‌ترین و در عین حال کارآمدترین وظایف مدیریتی‌ست. هنگامی که تفویض اختیار به روش صحیح انجام شود، کارمندان در نقش‌های خود توانمندتر شده و به پیشرفت حرفه‌ای آن‌ها کمک می‌کنیم، همچنین زمان ما به عنوان مدیر برای تمرکز بر اولویت‌های مهم‌تر آزاد می‌شود.

تفویض اختیار کارآمد، با درگیر کردن کامل کارکنان در وظایف و نقش‌های جدیدشان، کارکنان را به شرکای مسئولیت‌پذیر و مشتاق تبدیل می‌کند.

تفویض اختیار به شما کمک می‌کند روی اولویت‌ها متمرکز شوید و در عین حال، به اعضای تیم فرصت می‌دهد تا در وظایف جدید و جالب مشارکت کنند، نقاط قوت جدیدی را توسعه دهند و توانمندتر شوند.

توانایی تفویض اختیار مسلماً یکی از تفاوت‌های مدیران خوب و ناکارآمد است و یادگیری نحوه تفویض اختیار یک مهارت مدیریتی و رهبری بسیار مهم به شمار می‌آید.

اهمیت (مزایای تفویض اختیار)

تفویض اختیار به دو دلیل مهم است.

اول به حداکثر رساندن بهره وری شخصی خودتان به عنوان مدیر و دوم نشان دادن این‌که به تیم خود، در انجام کارهای مهم اعتماد دارید و برای رشد آن‌ها ارزش قائل هستید.

تفویض اختیار موفق همچنین به جلوگیری از فرسودگی شغلی کمک می‌کند. واگذاری موثر، بار روی شانه‌های شما را سبک می‌کند. قرار نیست که همه کارها را شما انجام دهید. در عوض، به عنوان یک مدیر، شما مسئول ساختن تصویر بزرگ هستید تا وظایف مناسب را به افراد مناسب محول کنید.

دانستن اینکه چه زمانی باید مسئولیت را به سایر اعضای تیم واگذار کنید، راهی عالی برای تبدیل شدن به یک رهبر موثرتر است.

چه عواملی مدیران را از تفویض اختیار باز می‌دارد؟

• نگران باشید که توضیح دادن نحوه انجام کار به زمان بیشتری نیاز دارد تا اینکه خودتان آن را انجام دهید.
• اولویت کار را درک نکنید.
• می‌خواهید خودتان روی پروژه‌های جالب کار کنید.
• در خصوص واگذاری کار بیشتر به افراد، احساس گناه می‌کنید.
• مطمئن نیستید چه کسی می‌تواند این کار را به خوبی انجام دهد.
• می‌خواهید در تیم خود احساس مهم بودن داشته باشید.

چه زمانی تفویض اختیار کنیم؟

تنها یک سناریوی ساده برای اینکه چه زمانی باید کار را محول کنید وجود ندارد. اما به طور کلی، با پرسیدن چند سوال از خود، می‌توانید تا حدی مشخص کنید که آیا این کار برای تفویض اختیار مناسب است یا خیر.

سوالاتی نظیر

• آیا این کار با اولویت‌های یکی دیگر از اعضای تیم هماهنگ است؟
• آیا شخص دیگری وجود دارد که اطلاعات و مهارت لازم برای انجام این کار را داشته باشد؟
• آیا این کار فرصتی برای برای رشد و توسعه مهارت‌های اعضای تیم را فراهم می‌سازد؟
• آیا وقت دارم که این کار را به طور مؤثر واگذار کنم؟ (آموزش به طرف مقابل، پاسخ دادن به سؤالات او و بررسی کارش؟)
• آیا این موضوعی‌ست است که من شخصاً باید روی آن کار کنم؟
• آیا شکست در انجام این کار، بر موفقیت نهایی پروژه تأثیر می‌گذارد؟
• آیا زمانی برای انجام مجدد کار در صورت لزوم داریم؟

برای واگذاری کار، نیازی به پاسخ «بله» به همه سؤالات فوق را ندارید. اما پرسیدن این سوالات قبل از واگذاری کار به شما کمک می‌کند تا بهترین کار را برای تفویض اختیار شناسایی کنید.

مشاهده ویدئو نحوه تفویض اختیار اثربخش و غیراثربخش

در ویدئو زیر، سناریو اول واگذاری کار به شیوه‌ای غیراثربخش و سناریو دوم واگذاری همان کار را به شیوه موثرتری نمایش می‌دهد.

10 نکته برای تفویض اختیار اثربخش

برای شروع فرآیند تفویض اختیار اثربخش، این 10 نکته را امتحان کنید.

1. شناسایی کار مناسب برای تفویض اختیار

همه چیز قابل تفویض نیست. برخی از کارها استراتژیک یا بسیار مهم هستند و نیاز به تمرکز شخصی شما دارند. قبل از شروع واگذاری کار، اهمیت و پیامدهای واگذاری آن را ارزیابی کنید.

البته این بدان معنا نیست که شما نمی‌توانید وظایف مهم را محول کنید. اگر در تیمتان تجربه یا مهارت، برای انجام مؤثر این کار وجود دارد، واگذاری آن می‌تواند گزینه خوبی باشد. اما به خاطر داشته باشید که دستیابی به یک نتیجه نهایی خوب همچنان مسئولیت شماست.

کار خوب برای تفویض اختیار ویژگی‌های زیر را داراست.

• کارهایی که در آینده تکرار خواهند شد: اگر یک کار تکراری دارید، اغلب می‌توانید که آن را به فرد دیگری که زمان و انرژی لازم برای انجام کار را دارد، بسپارید.
• کاری که با علایق اعضای تیم همسو باشد: اگر یکی از اعضای تیم علاقه خود را به توسعه یک مهارت جدید یا تقویت مهارت‌های موجود نشان داده است، بررسی کنید آیا کاری وجود دارد که بتوانید به وی واگذار کنید؟
• کاری که به اهداف اعضای تیم مرتبط می‌شود: یکی از بهترین راه‌ها برای تفویض اختیار، واگذاری کاری است که به اهداف حرفه‌ای یک عضو تیم مرتبط است.

2. اولویت‌ها را روشن کنید.

درک اولویت و دشواری و پیچیدگی کارها، تفویض اختیار را برای شما آسان‌تر می‌کند. اگر کاری اولویت بالایی دارد یا باید به فوریت انجام شود، می‌توانید تصمیم بگیرید که آن را خودتان انجام دهید یا آن را واگذار کنید. تصمیم گیری در مورد این موضوع تا حد زیادی به نوع و ماهیت کار وابسته است.

بهترین راه برای شفاف‌سازی اولویت‌ها، مشخص کردن ارتباط کار با اهداف تیم و شرکت است. وقتی شما و تیمتان در مورد چرایی اهمیت کارتان شفافیت داشته باشید، اولویت بندی موثر، آسان‌تر خواهد بود.

3. نقاط قوت هر یک از اعضای تیم را شناسایی کنید.

بخشی از تفویض اختیار موثر این است که مطمئن شوید فردی که کار را به او واگذار می‌کنید برای موفقیت آماده شده است.

برای انجام این کار، مطمئن شوید که به وضوح نقاط قوت هر یک از اعضای تیم و همچنین علایق آنها را درک کرده‌اید. در جلسات 1:1(یک به یک) خود کمی وقت بگذارید و از آنها بپرسید که در حال حاضر چه مهارت‌هایی دارند که می‌خواهند بیشتر توسعه دهند و یا چه مهارت‌هایی را می‌خواهند توسعه دهند که در حال حاضر ندارند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

4. مسیر را مشخص کنید و راهنمایی‌های لازم را ارائه دهید.

وقتی کاری را واگذار می‌کنید، مطمئن شوید فردی که این وظیفه را بر عهده می‌گیرد برای موفقیت آماده شده است. برای انجام این کار توجه به موارد زیر در حین واگذاری ضروری‌ست.

• مشخص کردن اهداف، انتظارات، خروجی‌های کار و نتیجه مطلوب
• راهنمایی در مورد نحوه انجام کار
• تعیین موعد مقرر برای انجام وظیفه واگذار شده
• در اختیار گذاشتن اسناد و جزئیات مربوط به کار
• در اختیار گذاشتن ابزار مورد نیاز برای انجام کار

به خاطر داشته باشید که انجام این کار ممکن است برای شما آسان باشد، اما برای شخصی که وظیفه‌ای را به او محول می‌کنید کاملاً جدید است. کمی وقت بگذارید و کارکنان را در انجام وظایف جدیدشان راهنمایی کنید و به سوالاتشان پاسخ دهید.

به عنوان مثال، تصور کنید یک مدیر بازاریابی هستید که بر ارسال یک کمپین ایمیلی برای گروهی از مشتریان نظارت می‌کنید. قبل از شروع کمپین، محتوای آن باید نوشته شود، گرافیک طراحی شود، و یک لیست ایمیل جمع‌آوری شود. سپس کمپین باید به نرم افزارهای بازاریابی ایمیلی مانند iContact یا Mailchimp اضافه شود.

هنگام واگذاری وظایف برای این کمپین، یک مدیر خوب باید خروجی نهایی کار را شفاف کند، دستورالعمل‌های دقیق را برای تک تک اعضای تیم ارسال کند، نقش هر کدام از افراد در پروژه را تعریف کند، راهنمایی‌های لازم را ارائه دهد و شیوه‌ای را برای نظارت و پاسخگویی طراحی نماید.

5. در آموزش سرمایه گذاری کنید.

ممکن است کاری باشد که هیچ کس در تیم، به جز شما نتواند آن را انجام دهد. برخی از مدیران فکر می‌کنند این بدان معناست که نمی‌توانند آن کار را واگذار کنند. بسته به اولویت‌هایتان، می‌توانید با آموزش به اعضای تیم کمک کنید تا بتوانند آن وظیفه را انجام دهند.

فراموش نکنید که آموزش زمان می‌برد. بنابراین بسیار وسوسه انگیز است که بجای آموزش دادن، خودتان آن را انجام دهید. به آموزش به عنوان سرمایه گذاری روی اعضای تیم و کم کردن حجم کاری خود در آینده فکر کنید.

به مرور، زمانی را که صرف آموزش کرده‌اید، جبران خواهید شد. واگذاری وظایف وقت گیر راهی عالی برای ایجاد مهارت مدیریت زمان است و در عین حال به اعضای تیم فرصت‌های جدیدی را می‌دهد. زمان صرفه جویی شده از طریق تفویض اختیار را در بلندمدت، اندازه گیری کنید.

بخشی از آموزش دیگران این است که به جای ارائه فوری راه حل، به آن‌ها فضایی برای حل مشکلات بدهید. اگر فردی که کار به او واگذار شده، به مانعی برخورد کرد، به جای ارائه راه حل، سعی کنید از خودش پیشنهاداتی بخواهید تا به او کمک کنید، مهارت‌های خود را توسعه دهد.

6. بازخورد را در اولویت قرار دهید.

واگذاری کار فرصت بسیار خوبی برای بازخورد و ارتباط دو طرفه است. اطمینان حاصل کنید شخصی که کار را به او واگذار کرده‌اید راهی برای ارتباط با شما دارد. وجود یک سری جلسات منظم مانند جلسات 1:1 کمک می‌کند، تا موارد را با جزئیات بیشتری مرور کنید.

برای هر کاری که واگذار می‌کنید، بازخورد ارائه دهید. همچنین، از افراد تیمتان بازخورد بخواهید که آیا اطلاعات کافی برای موفقیت در مسیر واگذاری را به آنها داده‌اید؟

به خاطر داشته باشید که تفویض اختیار یک مهارت طولانی مدت است. بنابراین درخواست بازخورد به شما کمک می‌کند تا برای موفقیت بلندمدت آماده شوید.

در صورتی که به توسعه مهارت بازخورد علاقمند هستید طی کردن دوره آموزشی مهارت بازخورد برای شما مفید خواهد بود.

7. روی نتایج تمرکز کنید.

وقتی کار را محول می‌کنید، هدف این نیست که اعضای تیم، کار را دقیقاً مشابه شما انجام دهند. اگر فردی به نتایج دلخواه برسد، اشکالی ندارد که با مسیری متفاوت از شما این اتفاق بیفتد.

بنابراین روی هدف نهایی و خروجی‌ها تمرکز کنید و به اعضای تیم فضایی بدهید تا فرآیند خود برای انجام کار را ارائه دهند.

8. اعتماد و حمایت کنید.

پس از واگذاری کار، سعی کنید یک قدم به عقب بردارید و به اعضای تیم فضای لازم برای انجام کار را بدهید. به طور دوره‌ای با آن‌ها تماس بگیرید تا مطمئن شوید که نیاز به حمایت بیشتری ندارند.

فراموش نکنید در نهایت، شما مسئول موفقیت کار واگذار شده هستید. اگر اولین بار است که کاری را واگذار می‌کنید، یک چرخه بازبینی یا پیگیری برای بررسی کار تفویض شده، اجرا کنید.

9. قدردانی کنید.

واگذاری مؤثر کار به اعضای تیم فرصت می‌دهد تا مهارت‌های جدید را توسعه دهند و در پروژه‌های مهم شرکت کنند. پس از اتمام کار، زمانی را برای قدردانی از اعضای تیم خود اختصاص دهید.

10. رها کردن را تمرین کنید.

تفویض اختیار به خصوص در شروع، می‌تواند برای مدیران و رهبران دشوار باشد، زیرا کار مهمی را به دست شخص دیگری می‌سپارید.

یادگیری تفویض اختیار یک مهارت حیاتی و نیازمند زمان است، نباید هر بار که تفویض اختیار می‌کنید ناراحت باشید. قبل از واگذاری پروژه‌های بزرگ‌تر، کارهای کوچکتر را واگذار کنید و صبور باشید.

4 مهارت برای تفویض اختیار موثر

هنگام تمرین تفویض اختیار، تعدادی از نقاط قوت، شایستگی‌های و مهارت‌های خود را به کار خواهید گرفت، اصلی‌ترین مهارت‌هایی که در فرایند واگذاری توسعه خواهید داد عبارتند از:

توانمندسازی: هر بار که تفویض اختیار می‌کنید، فرصتی است برای بهبود مهارت خودتان در توانمندسازی دیگران.

مربیگری: شما می‌توانید مهارت‌های مربیگری و رهبری خود را از طریق تفویض اختیار توسعه دهید. از جلسات کوچینگ برای بهبود عملکرد تیم خود استفاده می‌کنید و باعث رشد شغلی آنها می‌شوید.

همسویی: با روشن کردن نقش‌ها و وظایف، به تیم خود کمک می‌کنید تا با اهداف سازمانی بزرگ‌تر هماهنگ شوند.

ارتباطات: تفویض اختیار ذاتاً شامل روابط با دیگران است. از طریق فرآیند تفویض اختیار، همکاری و گفتگو می‌کنید، بازخورد می‌دهید و می‌گیرید و روابط کاری خوبی را ایجاد می‌کنید.

موانع تفویض اختیار

با وجود آگاهی از مزایای تفویض اختیار بیشتر مدیران موانعی جدی برای واگذاری کار به دیگران دارند.
مثل این که:
کسی به خوبی خودم از عهده کار بر نمی‌آید.
ممکن است وجهه خود را از دست بدهم و جانشین من شود.
برای واگذاری زمان زیادی باید صرف کنم.
کارکنان من به اندازه کافی توانمند نیستند که بشود کار را به آن‌ها واگذار کرد.

نتیجه چنین دیدگاهی در مورد تفویض اختیار ساعات طولانی کار کردن مدیران و تمرکز روی اولویت‌هایی است که به سادگی از عهده کارکنان هم بر می‌آید و از سوی دیگر با واگذار نکردن، فرصت بهبود مهارت‌ها، استفاده از نقاط قوت افراد و افزایش رضایت شغلی را هم از آن‌ها دریغ می‌کنیم. اگر شما کاری را با اعتقاد کامل به فردی واگذار کنید توانمندی‌ها و اعتماد به نفس او را بالا می‌برید.

مراحل عملی تفویض اختیار

یک طرح تفویض اختیار موثر می‌تواند به شرکت کمک کند تا به طور مؤثر و کارآمد عمل کند. اما برای تحقق آن، می‌بایست به چهار مرحله اساسی تفویض اختیار که در زیر آمده متعهد باشیم.

1- تعیین دقیق کار یا پروژه‌ای که قرار است واگذار شود.

به وضوح وظایف و مسئولیت‌هایی که قرار است واگذار شود را تعریف کنید. کارمند باید وظایف تفویض شده را به طور دقیق، شفاف و بدون ابهام بداند. مثلا نوشتن گزارش ارزیابی رضایت مشتریان تا پایان تیرماه

2- تعریف دقیق خروجی‌ها و نتایج مورد انتظار

شفاف بودن اهداف و انتظارات کمک می‌کند دو طرف درک کاملی از خواسته‌ها داشته باشند. زمانی که تصمیم به تفویض اختیار می‌گیرید، در جلسه‌ای با کارکنان موارد زیر را شفاف کنید.
انتظار تحقق چه خروجی را داریم؟ به چه نتایجی امیدوار هستیم؟ موفقیت چگونه سنجیده خواهد شد؟
کارمند باید دقیقا نتایج مورد انتظار را درک کند و بتواند تفاوت بین موفقیت و شکست در پروژه را بیان کند.

همچنین اگر شخصی که کار را به او محول می‌کنید برای تکمیل پروژه محول شده به آموزش، منابع یا اختیارات خاصی نیاز دارد، وظیفه شما به عنوان مدیر است که هر سه مورد را ارائه دهید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

3- تعادل بین اختیار و مسئولیت

بعضی از مدیران فقط مسئولیت را واگذار می‌کنند و اختیار تصمیم گیری را به کارمند نمی‌دهند. اگر به کارمندان اختیارات جدیدی داده شود اما مسئولیت جدیدی نداشته باشند، احتمالاً در وظایف خود بی‌تأثیر خواهند بود. به همین ترتیب، اگر مسئولیت‌های جدیدی به آنها داده شود اما اختیارات جدیدی به آنها داده نشود، انجام وظایف برای آنها دشوار خواهد بود. اختیار و مسئولیت باید در تعادل باشد تا تفویض اختیار مؤثر باشد. مثلا انتظار داریم فرد در خصوص میزان رضایت مشتریان پاسخگو باشد اما تنها مسئولیت را واگذار کردیم و اختیارات لازم را به او نمی‌دهیم.

4- تعریف شیوه دقیق کنترل نتایج

بر پیشرفت کار نظارت داشته باشید و نتایج را کنترل کنید، جلسات منظم داشته باشید. به شکل مربی گری و آموزش به افراد کمک کنید که درک کنند در مسیر درست قدم بر می‌دارند و یا به بیراهه می‌روند. از کارکنان با بازخورد دادن و قدردانی کردن حمایت کنید.

چک لیست تفویض اختیار

در مسیر تفویض اختیار، چک لیست زیر به شما کمک می‌کند که موضوعات اصلی را قبل از واگذاری کار بررسی کنید.
با فکر کردن به واگذاری از طریق این مراحل می‌توانید مطمئن شوید در مسیر واگذاری چیزی را فراموش نکردید. می‌توانید از این چک لیست به عنوان راهنما استفاده کنید تا مطمئن شوید به صورت موثر تفویض می‌کنید.

هر عبارت را بخوانید و در صورت انجام مقابل آن یک علامت مثبت بگذارید.

1- هدف تفویض اختیار را مشخص کرده‌ام.
2- تعریف کرده‌ام که چه کارهایی باید تفویض شوند و چرا
3- تصمیم گرفتم که کار به چه کسی واگذار خواهد شد.
4- با توجه به توانایی و سطح مهارت فرد تفویض کرده‌ام.
5- دلایل تفویض اختیار را به کارمند توضیح داده‌ام.
6- کار یا پروژه را به وضوح تعریف کرده‌ام.
7- با کارمند گفتگو و اهداف پروژه و نتایج مورد انتظار را توضیح داده‌ام.
8- نحوه کنترل و پایش نتایج را مشخص کرده‌ام.
9- آموزش‌ها و منابع لازم را به کارمند داده‌ام.
10- پیشرفت کار را در فواصل زمانی توافق شده بررسی کرده‌ام.
11- به سوالات و درخواست‌های کارکنان گوش داده‌ام.
12- بازخوردهای پرتکرار و به موقع داده‌ام (هم مثبت و هم توسعه‌ای)

دانلود چک لیست تفویض اختیار

شما می‌توانید چک لیست تفویض اختیار را از لینک زیر دانلود کنید.

Delegation Checklist

نبایدهای تفویض اختیار

در مسیر تفویض اختیار بخصوص برای مدیران تازه کار اشتباهات زیر رخ می‌دهد.
1- عجله کردن و صبور نبودن در مسیر واگذاری
2- فشار زیاد آوردن به کارکنان
3- سرزنش دیگران وقتی خودتان کار را به درستی واگذار نکردید.
4- باور نداشتن به توانمندی کارکنان
5- تفویض اختیار بدون آموزش و تامین منابع

تمرین معجزه می‌کند.

تفویض اختیار کار ساده‌ای نیست نیاز به دانستن و آموختن و انجام دادن دارد تا بدرستی انجام شود. اما انجام دادن کار به تنهایی و واگذار نکردن آن خیلی بیشتر از آن که فکرش را بکنید انتخاب نامناسبی است. در دنیای پرهیاهوی امروزی، واگذاری یک انتخاب نیست بلکه یک نیاز است تا شما و کارکنانتان را به سوی نتایج بهتر سوق دهد. هر چقدر سطح اعتماد و روراستی بیشتری در کار باشد احتمال موفقیت هم افزایش خواهد یافت.

سخن آخر

تفویض اختیار به توسعه فرهنگ سازمانی مبتنی بر اعتماد و توانمندسازی کمک می‌کند. در سازمان‌های با اعتماد بالا، مدیران کارمندان خود را تشویق می‌کنند تا از نظر حرفه‌ای و شخصی رشد کنند.

تفویض اختیار بخشی از سفر رهبری شما به عنوان یک مدیر است. یک راه عالی برای ایجاد و یا توسعه مهارت‌های مدیریتی و همچنین حمایت از توسعه حرفه‌ای اعضای تیم شما است.

امیدواریم این مقاله به شما در شروع یادگیری این مهارت کلیدی کمک کند.

منابع:

https://hbr.org/2017/10/to-be-a-great-leader-you-have-to-learn-how-to-delegate-well

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

در دنیای امروز، یادگیری دیگر فقط به کلاس درس و دوره‌های آموزشی محدود نمی‌شود. افراد در هر زمان و مکانی می‌توانند از طریق تجارب، تعاملات و منابع مختلف یاد بگیرند. مدل 70-20-10 چارچوبی برای یادگیری در دنیای واقعی است که به ما نشان می‌دهد چگونه می‌توانیم از این فرصت‌های مختلف برای ارتقای مهارت‌ها و دانش خود استفاده کنیم.

این مدل بیان می‌کند که افراد به طور تقریبی 70% از طریق تجربه، 20% از طریق تعاملات و 10% از طریق آموزش‌های رسمی یاد می‌گیرند. این امر نشان می‌دهد که تجارب عملی و تعاملات با دیگران نقش بسیار مهمی در یادگیری دارند.

در این مقاله، به معرفی مدل 70-20-10 و کاربردهای آن برای مدیران منابع انسانی می‌پردازیم.

روش‌های سنتی يادگيری در محيط کار ديگر کاربردی ندارد، اگرچه قبلاً هم کاربردی نداشت!

مدل 10 20 70 چیست؟

مدل یادگیری 70:20:10 اولین با توسط مورگان مک کال، رابرت ایکینگر و مایکل لومباردو در مرکز رهبری خلاق در اواسط دهه 1990 ارائه شد. آنها تقریباً 200 مدیر را در مورد فلسفه یادگیری خود بررسی کردند. نتایج بسیار شگفت آور بود و باعث تغییر چشمگیری در دنیای یادگیری و تولد مدل 70:20:10 شد.

مدل 70:20:10 یادگیری را بر اساس این فرمول بیان می‌کند:

70 درصد یادگیری از طریق تجربه کردن ناشی از انجام دادن کار اتفاق می‌افتد.
20 درصد یادگیری از طریق سایر افراد نظیر اعضای تیم، شبکه‌ها، مربیان، بازخورد و روابط با همکاران حاصل می‌شود.
10 درصد یادگیری از طریق آموزش‌های رسمی و آنلاین حاصل می‌شود.

توسعه دهندگان این مدل معتقدند که تجربه عملی (70 درصد) بیشترین سود را برای کارکنان دارد زیرا آنها را قادر می‌سازد مهارت‌های مربوط به شغل خود را کشف کنند، تصمیم بگیرند، با چالش‌ها روبرو شوند از اشتباهات خود درس بگیرند و بازخورد فوری درباره عملکرد خود دریافت کنند.
این یک استعاره کاربردی برای ماست که افراد در قرن 21 در هر زمان و مکان و بیشتر از طریق کار و دیگران در حال یادگیری هستند و اهمیت آموزش‌های رسمی روز به روز کمتر می‌شود.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی هم در تکمیل این موضوع مفید خواهد بود.

کاربردهای مدل 10 20 70

این مدل کاربردهای فراوانی در زمینه‌های مختلف دارد، از جمله:

1. آموزش و توسعه:

• سازمان‌ها می‌توانند از این مدل برای طراحی برنامه‌های آموزشی متناسب با نیازهای کارکنان خود استفاده کنند.
• تمرکز بیشتر بر روی یادگیری تجربی و تعاملی، بجای آموزش‌های صرفاً تئوری.
• استفاده از مربیان و منتورها برای ارائه راهنمایی و بازخورد به کارکنان.
• ایجاد فرصت‌هایی برای یادگیری از طریق اشتراک‌گذاری تجربیات و دانش بین کارکنان.

2. توسعه فردی:

• افراد می‌توانند از این مدل برای برنامه‌ریزی مسیر یادگیری خود استفاده کنند.
• تمرکز بر روی تجربیات چالش‌برانگیز و فرصت‌هایی برای یادگیری از طریق انجام کار.
• ایجاد شبکه‌ای از افراد همفکر برای تبادل دانش و تجربیات.
• استفاده از منابع آموزشی آنلاین و آفلاین برای تکمیل یادگیری تجربی و تعاملی.

نقش مدل 10 20 70 در منابع انسانی

سازمان‌ها سالانه با امید به داشتن کارکنانی اثربخش‌تر، سازمان‌پذیرتر و ارزش آفرین‌تر، هزینه‌های بسیاری را صرف فرایند آموزش کارکنان می‌کنند و کارکنان هم بعضا به اجبار سازمان و خوشبینانه اینکه به امید به توسعه در این دوره‌ها شرکت می‌کنند. اما نتایج در اکثر مواقع چندان امیدوار کننده نیست، یعنی بعد از بازگشت کارکنان از دوره‌های آموزشی به محل کار، انگار اتفاق جدیدی در انتظارمان نیست و تغییری در رفتار کارکنان اتفاق نیفتاده است.

با نگاهی به مدل 70:20:10 در یادگیری بهتر می‌توان دلایل عدم اثربخشی دوره‌های آموزشی رایج را توضیح داد. اغلب برنامه‌‌های آموزشی در قالب کلاس یا کارگاه‌‌های چند روزه برگزار می‌‌شود، که طی آن مفاهیم زیادی به فراگیران منتقل می‌‌شود که اتفاقا بسیاری از آن‌ها مفید و از نظر شرکت‌کنندگان هم مهم است
اما بعد از پایان کلاس تنها، مفاهیمی از کلاس در ذهن‌شان است و نمی‌‌دانند چگونه آن را به کار بگیرند. به عبارت ساده، از دوره‌‌هایی که انتظار باشیم طی آن تغییر در رفتار اتفاق بیفتد خبری نیست. با کمک این مدل بهتر می‌‌توانیم درک کنیم که 90 درصد آن چیزی که باید یاد بگیریم، در حین بکارگیری آن اتفاق می‌افتد، در حالی که این شانس برای دوره‌‌های آموزشی سنتی حدود 10 درصد است.

زمان آن رسیده که به عنوان متولیان آموزش در سازمان‌ها رویکرد جاری به برگزاری دوره‌های آموزشی را با روش‌های جدیدتر که طی فرایند آموزش امکان بکارگیری آموخته‌ها فراهم باشد جایگزین کنیم.

یکی از این روش‌ها آموزش بر مبنای شبیه سازی‌های رفتاری ست.

آموزش از طریق شبیه سازی‌های رفتاری

یکی از بهترین، جدیدترین و موثرترین رویکردها در آموزش، که آموزش از طریق تجربه کردن را ممکن می‌سازد، آموزش از طریق شبیه سازی‌های رفتاری‌ست.

در این شیوه، یادگیری چرخه‌ای است که با تجربه کردن آغاز می‌شود، شرکت‌کنندگان در محیطی امن، تمریناتی شبیه سازی شده از مسائل واقعی زندگی شخصی و شغلی را متناسب با تغییر رفتاری که انتظار داریم، تجربه می‌کنند، تسهیلگران شرکت‌کنندگان را در موقعیت‌های کاری واقعی مشاهده کرده و پیشنهادات بهبود را ارائه می‌کند. بازخورد سریع به شرکت کننده بعد از هر تمرین، به آن‌ها این امکان را می‌دهد که مسایل عملکردی کلیدی را قبل از این که دوباره در تمرینی دیگر بروز کنند، شناسایی کنند و آموخته‌ها را در تمرینات بعدی بکارگیرند. در فضایی که در آن اشتباهاتشان فرصتی برای بهبود تلقی می‌شود و به عنوان نقطه منفی در کارنامه شان ثبت نمی‌شود. این شیوه آموزش در شرکت‌هایی مثل مکنزی اجرا می‌شود.

نحوه انجام این آموزش در نمودار زیر نمایش داده شده است.

به طور مثال فرض کنید که قرار است دوره آموزشی برای ارتباط با مشتری برگزار کنیم، در این شیوه ابتدا مدرسین اصول ارتباط با مشتری را آموزش می‌دهند، سپس آن را اجرا و در مورد آن بحث می‌کنند، سپس یادگیرندگان تمرین کرده و فیلم اجرا ضبط می‌شود. فیلم ضبط شده را بررسی و مجدد نحوه انجام فرآیند بر اساس آموخته‌ها و بازخورد دریافت شده تکرار می‌شود.

جمع بندی

درست همانطور که کودکان از طریق بازی یاد می‌گیرند، بزرگسالان نیز با انجام کار بهتر می‌آموزند. طبق تحقیقی که توسط ادگار دیل انجام شد، بزرگسالان 80٪ آنچه شخصاً تجربه می‌کنند را حفظ می‌کنند. بنابراین اگر امتحان نکنید، نمی‌توانید چیزی یاد بگیرید.

تغییر پارادیمی که می‌بایست از آموزش‌های مستقیم و رسمی به سمت آموزش بر مبنای تجربیات یادگیری به خصوص در برنامه‌های توسعه مدیران اتفاق بیفتد و نقش ما به عنوان متولیان منابع انسانی در این تغییر پارادایم بسیار محوری است.

این مقاله را هم مطالعه فرمایید گام به گام طراحی برنامه توسعه مدیران بر مبنای شایستگی)

البته از این نکته هم غافل نشویم که اگر چه آموزش رسمی تنها 10٪ از مدل 70:20:10 را تشکیل می‌دهد، اما این همان نقطه شروع است که انواع دیگر یادگیری بر مبنای آن می‌تواند رشد کند. اگر بنیاد محکم باشد‌، می‌توانید مطمئن باشید که یادگیری عملی متعاقب آن موفقیت آمیز خواهد بود.

**در پایان این نکته را نیز اضافه کنم که اخیرا موسسه DDI با مطالعه مجدد روی مدل 70:20:10، تغییراتی را در سهم هر یک از آموزش‌ها با رویکرد 55:25:20 (20 درصد آموزش‌های رسمی، 25 درصد یادگیری از دیگران و 55 درصد از طریق تجربه کردن)مطرح کرده است.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی  آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منابع:

trainingindustry.com

702010institute.com

دانش و تجربیات شخصی نویسنده در طراحی و اجرای دوره‌‌های آموزشی

نویسنده: سونیا جلالی