مصاحبه و انتخاب

زمانی را به یاد آورید که برای استخدام در شرکتی که هم اکنون مشغول کار هستید، پشت میز مصاحبه قرار گرفتید. مصاحبه کننده در آن روز بعد از پرسش‌های متداول، آن شرکت را چگونه برایتان توصیف کرد؟ واقعیت حال حاضر کار شما چقدر با توصیفات آن روز در یک راستاست؟
بسیاری از مدیران در زمان مصاحبه با متقاضیان، صرفا به جنبه‌های مثبت شرکت توجه کرده و در خصوص فرصت‌های فراوان برای پیشرفت، مزایای خوب، ماموریت‌های جذاب و… صحبت می‌کنند. اگر چه مدیران بر نقاط ضعف شرکت هم آگاه هستند اما در زمان مصاحبه چیزی از آن را به زبان نمی‌آورند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: انواع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی(راهنمای جامع)

چطور مصاحبه خوب خراب می‌شود؟

واقعیت این است که مدیرانی که در حین مصاحبه، تنها درباره موارد مثبت شرکت صحبت می‌کنند، اشتباه بزرگی را مرتکب می‌شوند. مدیران با این سبک مصاحبه، خود را در معرض مواجه با استعفای زود هنگام کارکنان، قرار می‌دهند. هنگامی که تنها چند هفته یا چند ماه بعد، کارمند تازه استخدام شده از ادامه همکاری منصرف می‌شود، تمام آن ساعاتی که صرف انجام مصاحبه و انتخاب گزینه مناسب شده است، به هدر خواهد رفت.

کافی است چهره واقعی شرکت را نشان دهید.

هیچ شرکتی کامل نیست و حتما در کنار مزایا، معایبی هم دارد. نشان دادن آنچه واقعا در شرکت می‌گذرد، متقاضی را با مزایا و معایب شرکت، قبل از قبول همکاری آشنا می‌کند و از ایجاد انتظارات واهی جلوگیری می‌کند. اگر در حین مصاحبه، متقاضی کار اطلاعات اغراق آمیز و نادرستی دریافت کند، چند پی‌آمد نامناسب به وجود خواهد آمد:

اول: یک متقاضی نامناسب به کار علاقه‌مند شده و مشغول به کار می‌شود. در واقع با این کار، احتمال استخدام نیروی انسانی مناسب کاهش می‌یابد، شرایطی که در آینده نزدیک، دلسردی و عدم کارایی همکار جدید را در پی خواهد داشت.

دوم: عدم ارائه اطلاعات کامل و اشاره نکردن به معایب در کنار مزایا، اطلاعات نادرستی را در ذهن متقاضی ایجاد می‌کند. اگر چنین فردی استخدام شود، به احتمال زیاد در نهایت دلسرد و مایوس خواهد شد. این امر باعث کاهش رضایت شغلی و استعفای زود هنگام او می‌شود.

سوم: کارمندان جدید هنگام مواجهه غیر منتظره با نکات منفی شرکت، خلاقیت و مسئولیت پذیری خود را از دست می‌دهند. هیچ کس دوست ندارد حس کند که فریب خورده و در زمان مصاحبه گمراه شده است.

ذکر مزایا و معایب در کنار هم

در یک مصاحبه کامل، باید در کنار مزایای شرکت، از معایب شرکت نیز صحبت شود، به عنوان مثال، پس از بیان نکات مثبت در مورد کارخانه می‌توان به این موضوع نیز اشاره کرد که فرد برای 10 ساعت کار روزانه آماده باشد، البته ممکن است این امر باعث شود برخی فرار را بر قرار ترجیح دهند، ولی آن‌هایی که می‌مانند نسبت به مقتضیات کاری متعهد و مسئول خواهند بود.

شواهد نشان می‌دهد افرادی که در زمان مصاحبه، اطلاعاتی کامل اعم از مزایا و معایب شرکت را دریافت کرده‌اند، انتظارات کمتر و واقع بینانه‌تری دارند و در شرایط مختلف با کار خود و مشکلات آن بهتر کنار می‌آیند. طبیعی است که استعفای زود هنگام در این شرکت‌ها کمتر دیده می‌شود. حالت معکوس، زمانی است که متقاضیان در زمان مصاحبه، فقط با روی مثبت سکه آشنا می‌شوند. این متقاضیان با اشتیاق زیادی کار را شروع می‌کنند. اما در ادامه و با آشکار شدن واقعیات به سرعت ناراضی و دلسرد می‌شوند.

شفاف سازی انتظارات و ساخت تجربه بهتر

اگر آمدن و رفتن کارکنان به سازمان و از سازمان را به ازدواج و طلاق تشبیه کنیم، می‌توانیم از ازدواج‌های موفق و از دلایل بروز طلاق‌ها هم برای تحلیل این موضوع استفاده کنیم. همانطور که روشن بودن و یا روشن کردن انتظارات طرفین ازدواج از یکدیگر و تصمیم گیری بر اساس اطلاعات دقیق و کافی، می‌تواند شانس تداوم ازدواج را افزایش دهد، در رابطه فرد و سازمان هم شفاف سازی انتظارات در زمان مصاحبه استخدامی تجربه بهتری را برای کارکنان رقم خواهد زد.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع
53 اصل مدیریت انسان‌ها، نوشته رابینز، ترجمه محمدرضا شعبانعلی و آرش قبایی
کارکنان چرا می‌آیند، چرا می‌مانند، چرا می‌روند، بهزاد ابوالعلایی

نویسنده: سونیا جلالی

هر کسی را بهر کاری ساختند                                              میل آن را در دلش انداختند

مصاحبه استخدام، رایج‌ترین ابزاری است که در ارزیابی‌هایی که برای انتخاب و استخدام افراد انجام می‌شود بکار می‌رود. معتبرترین مصاحبه‌ای که امروزه در فرایند استخدام مورد استفاده قرار می‌گیرد، مصاحبه شایستگی‌محور است. سوالات مصاحبه شایستگی‌محور برای کسب اطلاع از شایستگی‌های مصاحبه شونده طراحی می‌شود. این مصاحبه بر این فرض استوار است که رفتارهای گذشته اخیر فرد بهترین پیش بینی‌کننده رفتار و عملکرد او در آینده، به ویژه آینده نزدیک است. برای انجام مصاحبه شایستگی‌محور از تکنیک‌های مختلفی استفاده می‌شود که معروفترین آن تکنیک استار STAR است که در ادامه این مقاله معرفی و مثال‌هایی از آن به اشتراک گذاشته شده است. همراه ما باشید.

تکنیک STAR چیست؟

روش استار یک تکنیک مفید و ساختار یافته برای انجام مصاحبه شایستگی محور است، که به شما کمک می‌کند مصاحبه را به صورت گام به گام هدایت کنید. STAR مخفف Situation (وضعیت)، Task (وظیفه)، Action (عمل) و Result (نتیجه) است. در این تکنیک طی 4 گام سوالاتی را از متقاضی استخدامی می‌پرسیم که در ادامه مرور می‌کنیم.

مراحل تکنیک STAR در مصاحبه

Situation: فرد در چه شرایط و موقعیتی قرار داشته است؟
Task:در موقعیت مذکور چه سهم، نقش و وظیفه ای داشته است؟
Action: چه کرده است؟
Results: چه نتایجی به بار آمده است؟

به مثال زیر توجه کنید: فرض کنید که می‌خواهید شایستگی برنامه‌ریزی و سازماندهی را با کمک تکنیک STAR مورد پرسش قرار دهید:

Situation: موقعیتی را بیان کنید که یک پروژه دشوار را برنامه ریزی و سازماندهی کرده‌اید؟
Task: دقیقا سعی می‌کردید به چه چیزی دست یابید؟/ نقش شما چه بود؟
Action: برای انجام این کار چه اقداماتی انجام دادید؟/مساله را چگونه حل و فصل کردید؟(مسائل بعدی را چگونه؟)
Results: نتیجه همه این اقدامات چه بود؟

دقت کنید در مصاحبه‌گری شایستگی محور تنها در جست و جوی شواهد دال بر انجام رفتارهای مورد نظر توسط متقاضی نیستید. بلکه باید به دنبال کشف مواردی نیز باشید که متقاضی رفتار مورد نظر را از خود نشان نداده است. برای مثال، چنانچه شغل مورد نظر نیازمند مهارت‌های خدمت به مشتری است، به طور طبیعی از مواردی سوال می‌کنید که در آن‌ها متقاضی موفق به کسب رضایت مشتری شده است. با وجود این، با طرح پرسش از موارد مخالف، می‌توانید اطلاعات بیشتری از رفتار او به دست آورید.

 این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

تکنیک STAR در عمل

برای استفاده از تکنیک استار به عنوان مصاحبه کننده، مهم است که به سوالاتی که از مصاحبه‌شوندگان می‌پرسیدید یک ساختار خاص بدهید و از آنها بخواهید تجربیات و مهارت‌های خود را با چارچوب Situation، Task، Action، Result (اختصاراً استار) شرح دهند. در زیر چند نکته برای استفاده از روش استار آورده شده است:

1. توضیح سوال با استفاده از چارچوب استار: برای هر سوال مصاحبه، از چارچوب استار استفاده کنید. به عنوان مثال، به جای پرسیدن “تجربیات کاری شما در مدیریت پروژه چیست؟”، می‌توانید بپرسید “لطفاً یک موقعیت را توضیح دهید (Situation) که نیاز به مدیریت پروژه داشته‌اید؟”
2. ترغیب به توضیح جزئیات: به مصاحبه‌شوندگان بگویید که جزئیات بیشتری از تجربیات و وظایف خود را توضیح دهند. این اطلاعات اضافی به شما کمک می‌کند تا تجربیات آنها را بهتر درک کنید.
3. بررسی عملکرد و نتایج: از مصاحبه‌شوندگان بپرسید که چه اقداماتی انجام دادند (Action) و نتایج این اقدامات چی بوده‌اند (Result). این بخش از تکنیک استار به شما اطلاعاتی در مورد عملکرد عملیاتی و تأثیر تصمیمات آنها را می‌دهد.
4. سوالات توضیحی: اگر جواب مصاحبه‌شوندگان کمی عمیق‌تر یا کامل نبود، سوالات توضیحی بپرسید تا اطمینان حاصل کنید که تمام جنبه‌های Situation، Task، Action، Result پوشش داده شده‌اند.
5. بررسی مهارات عملی: مطمئن شوید که سوالات به گونه‌ای هستند که به مصاحبه‌شوندگان این امکان را بدهد تا مهارت‌های عملی خود را به خوبی نشان دهند. این مهارت‌ها می‌توانند شامل حل مسائل، مدیریت زمان، هماهنگی تیم، و مهارت‌های فنی مرتبط با شغل باشند.

نمونه سوال و جواب‌ها در متد مصاحبه STAR

به نمونه‌ای از پرسش و پاسخ‌های محتمل مصاحبه شونده در روش استار توجه کنید.

مثال اول: هدف سنجش شایستگی نتیجه‌گرایی

سوال: در مورد موقعیتی صحبت کنید که هدفی را محقق کردید؟

پاسخ‌های مصاحبه شونده

موقعیتSituation: زمانی که کارشناس فروش شرکت X بودم، هدف سه ماهه‌ای برای من تعریف شد که 30 درصد از اهداف فروش دوره‌های قبل بالاتر بود.

وظیفهTask: قرار شد برای تحقق این هدف روی شناسایی و توسعه مشتریان جدید کار کنم.

اقدام Action: هدفم را به اهداف هفتگی کوچکتر تقسیم کردم و استراتژی فروش خود را از تمرکز بر فروش تلفنی به بازدیدهای حضوری تغییر دادم. من از فروش مبتنی بر شبکه‌های اجتماعی هم برای یافتن مشتریان جدید و توسعه روابط با آنها استفاده کردم.

نتیجهResult: با این استراتژی جدید، من از هدف فروش خود 10٪ فراتر رفتم.

مثال دوم: هدف سنجش شایستگی حل مساله

سوال: لطفاً یک وضعیت را توضیح دهید که نشان دهنده مهارت‌ها و توانایی‌های شما در حل مسائل است.

پاسخ‌های مصاحبه شونده

موقعیتSituation: در پروژه‌ای که در شرکت X شرکت کردم، با یک اختلال عملیاتی ناگهانی روبرو شدیم. سرور اصلی که برای ذخیره داده‌های حساس استفاده می‌شد، به دلیل یک حمله ناشناخته دچار مشکل شده بود.

وظیفهTask: وظیفه من به عنوان مسئول امنیت اطلاعات بود بررسی و رفع این اختلال به سرعت و با دقت.

اقدام Action: اولین کار من بود تا آسیب‌ها و نقاط ضعف موجود را تحلیل کنم. سپس، یک تیم اضطراری تشکیل دادم و برنامه‌ای برای بهبود امنیت سرورها طراحی کردیم. همچنین، اقدامات فوری برای جلوگیری از گسترش حمله را اعمال کردیم.

نتیجهResult: با اقدامات گسترده در عرض 48 ساعت، ما موفق به رفع اختلال شدیم و اطمینان حاصل کردیم که داده‌های حساس کاربران امنیت دارند. این تجربه نشان داد که توانایی من در مدیریت بحران، تشخیص سریع مشکلات و اجرای اقدامات مؤثر را دارم.

فیلم شبیه‌سازی شده بکارگیری تکنیک استار در مصاحبه شایستگی محور را در ادامه مشاهده کنید.

کارمندیابی به عنوان یکی از مهمترین مراحل جذب و استخدام فرایند شناسایی و جذب متقاضیان توان‌مند است که با جست‌و‌جوی متقاضیان در کانال‌های کارمندیابی مختلف آغاز می‌شود. در متن این مقاله می‌خوانید کارمندیابی چیست، با کمک چه روش‌هایی انجام می‌شود و عوامل موثر در کارمندیابی کدامند.

کارمندیابی چیست؟

کارمندیابی، فرایندی است که به وسیله آن مجموعه افرادی که به نظر می‌‌رسد توانایی بالقوه‌ای برای عضویت در سازمان و بر عهده گرفتن شغل مورد نظر ما را دارند از طریق منابع مختلف شناسایی می‏‌شوند.

یعنی طی این فرایند کسانی که جویای کارند و کسانی که خواهان نیروی کارند برای نخستین بار با یکدیگر روبرو می‌شوند. هر چه در این مرحله مخزن غنی‌‌تری از داوطلبان بالقوه داشته باشیم، شانس یافتن متناسب‌ترین همکار را افزایش داده‌‌ایم.

انواع روش‌های کارمندیابی(کانال‌ها)

برای کارمندیابی روش‌ها و کانال‌های مختلفی وجود دارد که در شکل زیر نمایش داده شده است و در ادامه هر کدام از آن‌ها را با هم مرور می‌کنیم.

1- تبلیغات مبتنی بر اینترنت

تا چند سال پیش منبع اصلی پیدا کردن کارکنان، روزنامه‌ها بودند و واسطه‌ای بودند بین کارجو و کارفرما، امروزه اینترنت به کارجوها و کارفرماها کمک کرده که بدون واسطه با هم در ارتباط باشند. استفاده صحیح از فضای اینترنت و به کارگیری‌های آگهی‌های مناسب می‌تواند تاثیر زیادی در جذب افراد داشته باشد، افراد توانمند، با وسواس خاصی آگهی‌های آنلاین را بررسی می‌کنند. بنابراین این آگهی‌ها باید به گونه‌ای باشد که تمایز شما را با سایر سازمان‌ها به خوبی نشان دهد.

بعد از طراحی آگهی مناسب می‌توان آن را در فضاهای مجازی مثل لینکدین، تلگرام، اینستاگرام و یا سایت‌های کاریابی مثل ایران تلنت، جاب ویژن، حامی کار، ای استخدام، جابینجا و… منتشر کرد.

در صورت استفاده صحیح از این فضا، تا 30 درصد موقعیت‌های شغلی سازمان را می‌توان از این طریق با افراد توانمند پوشش داد.

2- معرفی از طریق کارکنان

کارکنان کنونی می‌‏توانند در مورد داوطلبان شایسته اطلاعات دقیقی به شرکت بدهند بخصوص این که آن‏‌ها بدین وسیله آبروی خود را در گرو کسی می‏‌گذارند که به شرکت معرفی می‏‌نمایند. داوطلب جدید هم می‏‌تواند تصویر واقعی‏‌تری از شرایط کار بدست آورد زیرا با کسانی که در سازمان مزبور مشغول به کارند صحبت می‏‌کند.

این کانال یکی از اثربخش‌ترین روش‌های کارمندیابی است.

برای آگاهی بیشتر در خصوص این روش مقاله استخدام از طریق معرفی کارکنان فعلی را هم مطالعه فرمایید

3- دانشگاه‌ها و مراکز آموزشی

بسیاری از سازمان‌‏هایی که به دنبال نیروهای تازه نفس با اطلاعات به روز هستند، به سراغ مراکز آموزشی می‌‏روند و از میان آن‌‏ها به دنبال متصدی موقعیت شغلی می‏‌گردند. این شیوه با مشکلاتی پیش رو است که از جمله آن‏‌ها می‏‌توان به هزینه‌بردار و وقت‌‏گیر بودن این شیوه اشاره کرد. و اما یکی دیگر از معایب این روش، بی‌‏تجربگی این افراد است.

همچنین جذب از طریق دانشگاه یک فرایند کوتاه مدت نیست و به برنامه ریزی، شناسایی و حفظ ارتباط مستمر با دانشگاه‌ها نیاز دارد.

4- نمایشگاه‌های کار

نمایشگاه کار یک رویداد استخدام است که بازدیدکنندگان و بنگاه‌های حرفه‌‏ای شرکت کننده را در یک محیط پویا تشویق به ایجاد ارتباط حرفه‏‌ای جدید می‌کند، طی این رویداد گروهی از شرکت‌ها، فرصت‌های شغلی خود را به متقاضیان معرفی می‌کنند.

شرکت در این نمایشگاه‌ها برای استخدام نیروهای مستعد و بدون سابقه و یا فارغ التحصیل معمولا مفید است. در کشور ما هم چند سالی است که این رویداد برگزار می‌شود(برای اطلاعات بیشتر این وب سایت را ببینید)

5- هد هانتینگ

سازمان‏‌های تامین کننده مدیران اجرایی و یا مشاغل خاص و تخصصی که آن‏‌ها را شکارچی مغزها می‌نامند، سازمان‌های کاریابی ویژهای هستند که کارفرمایان جهت تامین مدیران ارشد و یا مشاغل خاص به آن‏ها مراجعه می‌کنند. در واقع این سازمان‏‌ها با تعداد زیادی از افراد و نیروهای متخصص در تماس هستند. به خصوص با داوطلبان واجد شرایط که در حال حاضر در استخدام سازمان‏‌ها هستند و می‌توانند مناسب ترین افراد را به سازمان‏‌ها معرفی کنند.

این سازمان‏‌ها کارمزد خود را از کارفرما دریافت می‌کنند. شکارچی‌های مغزها در دنیا بیش از یک میلیارد دلار در سال درآمد دارند. در کشور ما هنوز به عنوان یک شیوه کارمندیابی مرسوم نیست، هر چند که طی سال‌های اخیر افراد و شرکت‌هایی در این حوزه مشغول فعالیت شده‌اند.

6- کارمندیابی از درون

در بسیاری از شرکت‌ها، داوطلبان داخلی می‌نامند به عنوان بهترین منبع تامین نیروی انسانی به شمار آیند.
برای انجام این کار می‌توان از بانک‌های اطلاعاتی شرکت استفاده نمود یا شغل مورد نظر را به صورت داخلی اعلان کرد. بررسی‌ها نشان می‌دهد که 20 درصد سمت‌های سازمانی از این طریق قابل تکمیل شدن هستند، هرگز به کارمندیابی از درون سازمان بی‌توجه نباشید.

البته هنگام استخدام از درون می‌بایست همان رویه‌های دقیق ارزیابی از خارج سازمان را اجرا کنید.

7- بانک رزومه‌ها

رزومه‌هایی که از راه های مختلف به دستتان می‌رسد را به ترتیب دسته بندی کرده و نگهداری کنید، رزومه‌هایی  که در سایت ثبت می‌شوند نیز در همین دسته قرار می‌گیرند. از این رزومه‌های دسته بندی شده در مواردی که نیاز به همکار دارید می‌توانید استفاده کنید.

مشکل اصلی درباره این منبع این است که بعد از مدتی رزومه‌ها قدیمی می‌شود و بانک حالتی راکد پیدا می‌کند. به علاوه به احتمال زیاد فردی که جویای کار بوده، شغل خود را یافته است. بنابراین این بانک اطلاعاتی می‌بایست در فواصل زمانی مشخص به روز رسانی شود.

به طور معمول، فقط 10 درصد سمت‌های شغلی از طریق این شیوه پر می‌شوند.

8- کلاس‌های آموزشی و کنفرانس‌ها

اگر اهمیت کارمندیابی را در سازمان خود به خوبی به همگان شناسانده باشید، می‌توانید از حضور نیروهای خود در کلاس‌های آموزشی و کنفرانس‌ها به عنوان یک فرصت استفاده کنید و از طریق آن‌ها با نیروهای توانمند دیگر مرتبط شوید.

کدام روش کارمندیابی بهترین است؟

واقعیت این است که این سوال پاسخ مشخصی ندارد، شما می‌بایست با توجه به نوع صنعت، ماهیت مشاغل، فرهنگ سازمان و … از کانال‌های کارمندیابی مختلف استفاده کرده و سپس اثربخشی آن را با کمک شاخص‌هایی نظیر

• تعداد رزومه‌های دریافتی
• تعداد مصاحبه‌های انجام شده به تعداد رزومه‌ها
• تعداد اشخاص مناسب به تعداد افراد استخدام شده

ارزیابی کنید تا برایتان شفاف شود کدام کانال‌های کارمندیابی برای شما و سازمانتان موثرتر کار می‌کند و سپس آن‌ها را از نظر کیفیت خروجی، زمان و هزینه اولویت‌بندی نموده و استراتژی کارمندیابی خود را تعیین کنید.

عوامل موثر بر کارمندیابی

مهمترین عوامل موثر بر کارمندیابی عبارتند از:

1. نیازهای سازمانی

نیازهای شغلی و سازمانی، از جمله تعداد و نوع پست‌های مورد نیاز، مهارت‌های مورد نیاز برای این پست‌ها، و ویژگی‌های شخصیتی و فنی که سازمان به دنبال آنهاست، از جمله عوامل اساسی در کارمندیابی هستند.

2. بازار کار

شرایط بازار کار، اقتصاد، و شرایط اجتماعی می‌توانند تأثیر زیادی بر فرآیند کارمندیابی داشته باشند. به عنوان مثال، در بازار کار رقابتی، یافتن و جذب کارکنان ماهر ممکن است دشوارتر باشد.

3. استراتژی استخدام

رویکردهای مختلفی برای استخدام کارکنان وجود دارد، از جمله استخدام محلی و بین‌المللی، استخدام مستقیم و یا از طریق شرکت‌های منابع انسانی خارجی، استفاده از روش‌های مختلف تبلیغات و جذب، و غیره که هرکدام می‌توانند بر کارمندیابی تأثیرگذار باشند.

4. رقابت با سایر سازمان‌ها

سازمان‌ها در رقابت برای جذب بهترین استعدادها هستند، بنابراین قدرت رقابتی سازمان‌ها و استراتژی‌های آنها در کسب و جذب کارکنان می‌تواند تأثیرگذار باشد.

مراحل کارمندیابی

1. برنامه‌ریزی منابع انسانی

در این مرحله، سازمان با توجه به نیازها و استراتژی‌های خود، تعداد و نوع نیروی مورد نیاز را در سطوح و تخصص‌های مختلف مشخص می‌کند.

2. تجزیه و تحلیل شغل

وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربیات مورد نیاز برای هر شغل به طور دقیق مشخص می‌شود.

3. شناسایی منابع و مراکز کارمندیابی

سازمان برای یافتن افراد مناسب، از منابع و مراکز مختلفی که در این مقاله اشاره شد، مانند آگهی‌های استخدام، موسسات کاریابی، شبکه‌های اجتماعی، معرفی کارکنان فعلی و … استفاده می‌کند.

4. انتخاب روش کارمندیابی

با توجه به نوع شغل، شرایط بازار کار و …، سازمان مناسب‌ترین روش کارمندیابی را انتخاب می‌کند.

چالش‌های کارمندیابی در ایران

در ایران، همانند دیگر کشورها، فرآیند کارمندیابی با چالش‌های خاصی روبرو است. برخی از این چالش‌ها عبارتند از:

1. رقابت شدید در بازار کار

با توجه به تعداد زیادی از جوانان فارغ‌التحصیل هر سال و کاهش فرصت‌های شغلی، رقابت برای استخدام کارکنان ماهر و با تجربه در بازار کار ایران بسیار شدید است.

2. مشکلات اقتصادی و تورم

نوسانات اقتصادی و تورم می‌توانند به ایجاد عدم استقرار در بازار کار و تغییرات در نیازمندی‌های سازمانی منجر شوند. این امر می‌تواند فرآیند کارمندیابی را متأثر کرده و سازمان را در رقابت با سایر سازمان‌ها دچار مشکل سازد.

3. تطابق مهارت‌ها و نیازهای بازار کار

در برخی مواقع، مهارت‌ها و تخصص‌های فراهم شده توسط متقاضیان شغلی ممکن است با نیازهای واقعی بازار کار مطابقت نداشته باشند، که این موضوع می‌تواند فرآیند کارمندیابی را دچار چالش کند.

4. مشکلات مرتبط با مدیریت منابع انسانی

اغلب سازمان‌ها در ایران با مشکلات مرتبط با مدیریت منابع انسانی مواجه هستند، از جمله کمبود توانایی‌ها و دانش فنی در زمینه کارمندیابی، ناتوانی در جذب و نگهداشت استعدادهای متمایز، و مشکلات مالی مرتبط با پرداخت حقوق و مزایای کارکنان.

به طور کلی، هرچند که کارمندیابی در ایران با چالش‌هایی روبرو است، اما استفاده از روش‌های مناسب، توانمندی‌های فنی و مهارتی، و توجه به نیازهای بازار کار می‌تواند به ایجاد فرآیندی مؤثر و موفق در جذب و استخدام کارکنان منجر شود.

منابع:

کتاب حرفه‌ای مصاحبه کنید/ اکبر عیدی، عماد فراهانی، صفورا فخر آذری

کتاب مدیریت منابع انسانی/ گری دسلر

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

کرونا ویروس زندگی ما را در بسیاری از ابعاد زندگی کاری و شخصی تغییر داده است، مصاحبه استخدامی نیز دستخوش تغییرات زیادی شده و مصاحبه‌های از راه دور به اولویت یک مصاحبه کنندگان و کارفرمایان تبدیل شده است.

مصاحبه‌های آنلاین

مصاحبه از راه دور بسیار متفاوت از مصاحبه چهره به چهره است، زیرا برقراری ارتباط با توجه به عدم وجود یک تجربه حضوری چالش برانگیزتر است، در ادامه نکاتی را بر اساس تجربیات اخیرم از مصاحبه‌های آنلاین با شما به اشتراک می‌گذارم که به اثربخش‌تر شدن این شکل جدید از مصاحبه کمک خواهد کرد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

1- توجه و گوش دادن عمیق

با توجه به فقدان ارتباط حضوری، گوش دادن به مطالب و صدای مخاطب از اهمیت بیشتری برخوردار می‌شود. در طول مدت مصاحبه می‌بایست چهارچوب فکری خود را کنار گذاشته و به صورت جدی بر آن چه که داوطلب می‌گوید تمرکز کنید. باید مطمئن شویم آنچه منظور گوینده بوده با درکی که برای ما اتفاق افتاده یکی است؟ به این منظور می‌توانید صحبت‌ها و ایده‌های گوینده را تکرار کنید مثلا: اگر خوب فهمیده باشم “نظر شما این است که…”، “شما گفتید که…”
می‌توانید در صورت تایید مخاطب، مصاحبه را ضبط کنید، این امر به شما اجازه می‌دهد از یادداشت برداری خودداری كرده و ضمن برقراری ارتباط چشمی مناسب، توجه بی‌طرفانه خود را به داوطلب اختصاص دهید.

2- مکان مناسب و ظاهر و رفتار حرفه‌ای

ظاهر حرفه‌ای و سازمان یافته بسیار مهم است. ظاهر و رفتار ما به عنوان مصاحبه‌گر منعکس کننده بخشی از فرهنگ سازمانی ماست، انتخاب نوع پوشش، میزان رسمیت، نحوه شروع مصاحبه، معارفه، میزان صمیمیت، نحوه ارتباط برقرار کردن و… منعکس کننده فرهنگ، ارزش‌ها و برند کارفرمایی سازمان ماست که می‌بایست به صورت جدی در هنگام مصاحبه از راه دور نیز مورد توجه قرار گیرد.
همچنین اتاق آرام و بدون سرو صدا، روشن، مرتب و با پس زمینه خنثی(برای جلوگیری از پرت شدن حواس مخاطب) را برای مصاحبه انتخاب کنید.

3- بستر نرم افزاری مناسب

شرکت‌های مختلف از نرم‌افزارهای متفاوتی برای ارتباط تصویری در مصاحبه‌های از راه دور بهره می‌گیرند، به طور مثال گوگل از Google Hangouts و لینکدین از BlueJeans
توصیه من استفاده از نرم افزاری است که امکان تماس تصویری با داوطلب را داشته باشید. در کشور ما ظاهرا Skype، Zoom و WhatsApp اقبال بیشتری داشته‌اند، از هر نرم افزاری که استفاده می کنید، حداقل یکبار قبل از اولین مصاحبه به مدت طولانی آن را امتحان کرده و کیفیت دوربین و وضوح صدای خود را بررسی کنید و چند دقیقه قبل از شروع جلسه نیز دوربین و میکروفون را تست کنید. مهم است که مطمئن شوید داوطلبان نیز قادرند به سهولت از نرم افزار مورد نظر شما استفاده کنند و بررسی‌های لازم را از نظر کیفیت صدا و تصویر و اتصال قبل از ورود به جلسه مصاحبه انجام داده‌اند.

4- ساختار و چهارچوب مصاحبه

مصاحبه حضوری و غیرحضوری هر دو از یک ساختار و قاعده پیروی می‌کنند یعنی مشخص بودن برنامه مصاحبه، تعیین میزان ساخت یافتگی، مشخص بودن نوع مصاحبه(شایستگی محور، بیوگرافی محور، موردی و…) و سوالات، نحوه ارزیابی و امتیازدهی به داوطلبین در مصاحبه غیرحضوری دقیقا مشابه مصاحبه حضوری می‌باشد.

به نظر می‌رسد بعد از پایان بحران کرونا و در دنیای استخدام، مصاحبه از راه دور به یک روش معمول تبدیل ‌شود، از این رو می‌توانید از این فرصت استفاده کنید تا موثرترین روش برای انجام مصاحبه‌ آنلاین و بهره‌گیری از این تجربه در آینده را به همراه داشته باشد.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

تجربیات شخصی نویسنده در مصاحبه‌های استخدامی

نویسنده: سونیا جلالی

مصاحبه استخدامی یکی از ابزارهای ارزشمند و بسیار رایج ما در انتخاب کارکنان است به گونه‌ای که بیش از 98% شرکت‌ها در دنیا از آن استفاده می کنند. در کنار این مزایا چندین اشتباه متداول وجود دارد که همه ما کما بیش به آن دچار می‌شویم و می‌تواند اثربخشی مصاحبه‌های استخدامی ما را به شدت کاهش داده و یا از بین ببرد، در این مقاله قصد دارم 4 تا از رایج‌ترین خطاهای مصاحبه استخدامی را با شما به اشتراک گذارم و راهکارهایی برای پرهیز از آن را ارائه دهم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

خطاهای شناختی در مصاحبه

در شکل زیر مهمترین خطاهای رایج در مصاحبه را مشاهده می‌کنید. خطاهای شناختی، هنگام ارزیابی در مصاحبه ما را به دام خود گرفتار می‌کنند و باعث می‌شوند که ما نتوانیم شرایط موجود را به درستی ارزیابی کرده و بهترین گزینه‌ی پیش رو را انتخاب کنیم. بیایید این خطاهای مصاحبه را بیشتر بشناسیم.

خطای اول: رهاورد(قضاوت)‌های فوری

به جلسات مصاحبه‌ای که تا الان برگزار کردید فکر کنید، در چند درصد مواقع در 10 دقیقه اول در مورد داوطلب استخدام به تصمیم نهایی رسیدید؟ و احتمالا بقیه زمان مصاحبه را به دنبال شواهدی گشتید که قضاوت اولیه شما را تایید کند؟!
یکی از خطاهای رایج در مصاحبه‌های استخدامی قضاوت(ره آورد)‌های فوری است، یعنی در چند دقیقه آغاز مصاحبه، درباره داوطلب به نتیجه قطعی می‌رسیم و ادامه مصاحبه نمی‌تواند چیزی بر این دیدگاه بیفزاید و یا موجب تغییر دیدگاه ما شود. اگر از کسی خوشمان بیاید دنبال شواهدی می‌گردیم که این ارزیابی اولیه ما را تایید کند و بالعکس.
در حقیقت زمانی که در اولین دقایق مصاحبه دست به قضاوت می‌زنیم توان گوش دادن موثر به بقیه صحبت‌های داوطلب استخدام را از دست می‌دهیم.

یک تحقیق که روی 780 مصاحبه کننده در 6 کشور اروپایی انجام شد نشان داده است که به طور متوسط 20 درصد آن‏ها در 10 دقیقه اول و 40 درصد آن‏ها در 20 دقیقه اول مصاحبه تصمیم می‌گیرند و قضاوت می‌کنند و بقیه جریان مصاحبه و توضیحات مصاحبه شنونده تاثیری در ارزیابی و تصمیم آن‏ها ندارد.

خطای قضاوت‌های فوری

چه باید کرد؟

تعلیق قضاوت توانایی مهمی است که به مصاحبه کنندگان اجازه و فرصت می‌دهد که صحبت‌های مصاحبه شونده را بدون پیش داوری و بدون گرفتار شدن در دام قضاوت‌ها و برداشت‌ها زودرس و نادرست گوش کنند. «تعلیق قضاوت» مستلزم داشتن صبر برای دستیابی به تمام واقعیت‌های موجود در مورد داوطلب، قبل از هرگونه تصمیم‌گیری است.

تعلیق قضاوت مهارتی است که از طریق توجه، تکرار و تمرین تقویت می‌شود در طول جلسه مصاحبه به خودتان هشدار دهید که در دام قضاوت‌‏های زودهنگام گرفتار نشوید. به خودتان مرتب یادآوری کنید که هنوز دقایقی از وقت مانده و شما می‏توانید ابعاد و زوایای جدیدی از مصاحبه شونده را کشف کنید.
برای شخص من بسیار اتفاق افتاده که در جریان یک مصاحبه و بعد از دریافت اطلاعات جدید، نظرم به صورت کامل درباره مصاحبه شونده و مهارت‌ها و شایستگی‌های او تغییر کرده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چک لیست مصاحبه استخدامی+ دانلود رایگان

خطای دوم: شباهت و یا عدم شباهت

همه ما خودمان را دوست داریم، خودمان را قبول داریم، تا حدودی از خود راضی و خودپسند هستیم! این ویژگی در مصاحبه استخدامی باعث می‌شود متقاضی استخدامی که شبیه ماست را بیشتر می‌پسندیم. برعکس چندان مجذوب یک متقاضی استخدام که به هر دلیل شبیه ما نیست نشویم حتی از آن فراتر نقاط ضعف کسی که شبیه ماست را نبینیم یا حتی اگر آن را می‌بینیم آن را ضعف جدی یا مهمی تلقی نکنیم مثلا اگر من فرد منظمی هستم ممکن است به دلیل این که یک فرد 10 دقیقه دیر به جلسه مصاحبه رسیده است، آن را ضعف جدی تلقی کنم و از ابتدا برچسب رد را به سینه متقاضی آویزان کنم!

چه باید کرد؟
ملاک ارزیابی در استخدام ما نیستیم، برای استخدام می‌بایست معیارهای دقیق و روشن و توافق شده داشته باشیم بهترین حالت وجود یک مدل شایستگی و ارزیابی داوطلبان بر اساس مدل شایستگی است، به جای این که افکار و سلایق مصاحبه‌کنندگان مبنای رد و یا پذیرش داوطلبان باشد.

خطای سوم: خطای هاله‌ای

تا به حال پیش آمده که به خاطر یک ویژگی داوطلب استخدام، مثل سطح بالای زبان انگلیسی سایر ویژگی‌های او را مطلوب ارزیابی کنید؟ یا بالعکس داوطلبی که مثلا 10 دقیقه دیر به جلسه مصاحبه رسیده را نامنظم ارزیابی کرده و سایر ویژگی‌های وی را نیز نامطلوب ارزیابی کنید؟ اگر پاسخ بله است دچار خطای هاله‌ای شدید.

خطای هاله‌ای یکی از خطاهای رایج در مصاحبه است. یعنی من یکی از ویژگی‌های شما را می‌بینم و بر اساس آن ویژگی در مورد سایر ویژگی‌های شما پیش‌داوری می‌کنم.
یک مثال بارز برای خطای هاله‌ای این است که ما یک متقاضی را به علت ظاهر آراسته و یا کلام دلنشین بسیار مطلوب ارزیابی می‌کنیم فارغ از این که آیا این ویژگی‌ها بر عملکرد داوطلب در شغل مورد نظر ما موثر است و یا خیر؟

چه باید کرد؟
رفتارها و ویژگی‌های مختلف متقاضی استخدام را به صورت مستقل از هم و بر اساس تجزیه و تحلیل شغل و یا مدل شایستگی ارزیابی کنید و اجازه ندهید یک ویژگی و یا رفتار مثبت و یا منفی، بقیه رفتارها، قابیلت‌ها، قوت‌ها و ضعف‌های ارزیابی شونده را تحت تاثیر قرار دهد.

خطای چهارم: خطای تعمیم

همه فارغ التحصیلان دانشگاه … بی‌سواد هستند!
خانم‌ها برای مشاغل مهندسی مناسب نیستند!
دهه هفتادی‌ها مدیریت پذیر نیستند!

جملات بالا مصداق‌های روشنی از خطای تعمیم هستند. خطای تعمیم که خطای ارزیابی کلیشه‌ای نیز نامیده می‌شود یعنی ما قبل از کسب اطلاعات کافی و بر اساس پیشداوری‌هایی که در مورد یک گروه خاصی از افراد(مردم یک کشور، شهروندان یک شهر، فارغ التحصیلان یک دانشگاه و…) داریم اقدام به ارزیابی عجولانه درباره آن‌ها بکنیم. رواج این خطا به قدری است که برخی مصاحبه کنندگان قبل از برخورد حضوری با فرد و بر اساس رزومه گرفتار آن می‌شوند.

چه باید کرد؟

هر چقدر تعامل ما با یک فرد بیشتر شود، اثر کلیشه‌ها در شناخت و درک وی کمتر می‌شود پس طراحی یک مصاحبه ساختارمند بر مبنای شایستگی‌ها آثار مخرب خطای تعمیم را کاهش می‌دهد.

جمع بندی

جمع بندی این که خطاهای مصاحبه استخدامی اجتناب ناپذیر هستند حتی افرادی که ادعای مصاحبه‌گری حرفه‌ای را نیز دارند در دام این خطاها گرفتار می‌شوند. شناخت و آگاهی نسبت به این خطاها، طراحی یک ساختار برای مصاحبه، نظیر مصاحبه شایستگی محور استفاده از معیارهای و شاخص‌های دقیق برای ارزیابی و همچنین بهره گیری از ارزیابی تیمی می‌تواند تا حدود زیادی این خطاها را کاهش داده و شانس ما را برای ارزیابی درست و انتخاب شایسته ترین‌ها افزایش دهد. پس لطفا در مصاحبه استخدامی به خطاها آگاه باشید و به حس درونی خود اعتماد نکنید!

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

شرکت های موفق جهان چگونه استخدام می کنند؟/ دکتر بهزاد ابوالعلایی

مدیریت منابع انسانی/ گری دسلر

اسرار کار در گوگل/ لزلوباک، ترجمه منصور شیرزاد، محمدحسین میرمجیدی

تجربیات شخصی نویسنده در مصاحبه‌های استخدامی

نویسنده: سونیا جلالی

مصاحبه استخدامی از آن دسته مهارت‌‏هایی است که تک تک ما و به خصوص مدیران سازمان‏ ها در مورد آن ادعا داریم.
“پس از یک دقیقه می‌توانم بگویم متقاضی خاصی مناسب شغل هست یا خیر!”
“با توجه به مدت زیادی که مشغول این کار بوده‌ام با دیدن یک متقاضی می‌فهمم که خوب و مناسب است یا خیر!”.

بیشتر مدیران از روش” در زمان مصاحبه،  مصاحبه شونده را با حس خود خواهم شناخت” پیروی می‌کنند. در حقیقت بیشتر مدیران روش‌های مصاحبه‌گری خود را با تلفیق غریزه و فنونی که از زمان مصاحبه خود فرا گرفته‌اند توسعه دادند، و روش‌های نامناسب مصاحبه‌گری از یک نسل مدیران به نسل‌های بعدی آنها منتقل می‌شود.
جذب و استخدام فرد نامناسب می‌تواند پیامد‌های پرهزینه و رنج‌آوری داشته باشد ممکن است کارمند استخدام شده توسط شما به قدری بد و نامناسب باشد که موجب ناراحتی مشتریان شود، اشتباهات زیادی مرتکب شود، روحیه سایر اعضای تیم و سازمان را کاهش و پول سازمان را هدر دهد.

در این مقاله تکنیک‌های مصاحبه استخدامی را با هم مرور می‏‌کنیم که به ما در جهت افزایش اعتبار مصاحبه‌های استخدامی کمک می‌‏کند.

تکنیک‌های مصاحبه استخدامی

یک مصاحبه خوب باید سه هدف را تعقیب کند:

• ارزیابی دقیق و منصفانه متقاضیان، به منظور تشخیص متقاضیانی که بیشترین ارزش را به شغل مورد نظر اضافه می‌کنند.
• برخورد با متقاضیان به گونه‌ای حرفه‌ای و محترمانه، تا این که آن‌ها به کار در سازمان شما مشتاق و علاقمند شوند.
• کمک به متقاضیان جهت شناخت ماهیت شغل مورد نظر، تا بتوانند در مورد کار کردن برای سازمان شما تصمیم صحیحی اتخاذ کنند.

در ادامه 20 تکنیک مصاحبه استخدامی اثربخش ارائه شده است که به شما کمک می‌کند مصاحبه استخدامی کارآمدتری داشته باشید.

1- از یک روش و رویکرد دارای ساختار برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده کنید. برای انجام این کار می‌توانید از یک چک لیست مصاحبه استخدامی استفاده کنید. بدون هدف و بی‌برنامه مصاحبه نکنید، مصاحبه را بر اساس شایستگی‏‌ها، ویژگی‌ها و مهارت‌هایی که قبلا تعریف کرده‌اید انجام دهید مصاحبه مبتنی بر شایستگی یا مصاحبه‌های رفتارمحور قابلیت پیش بینی بالاتر عملکرد آتی متقاضی شغل را نسبت به مصاحبه‌های رایج داراست.

اگر با مصاحبه شایستگی محور آشنا نیستید مقاله سوالات پیشنهادی برای مصاحبه شایستگی محور را مطالعه کنید.

2- اجازه ندهید جاذبه ‏های ظاهری(شیک پوشی، خوب صحبت کردن و…) بیش از حد بر شما تاثیر بگذارد، مراقب خطاهای ادراکی و خطاهای ارزیابی باشید. مثل این که متقاضیان جذاب و دارای مهارت‌های بین فردی (ارتباط با دیگران) در امور دیگر نیز خوب و مناسبند. اما حقیقت این است که جذاب بودن شخص در مصاحبه و اثر مثبت او در این کار به معنای مهارت در سایر موارد نظیر کار در تیم یا خدمت به مشتریان نیست.

3- مراقب خطای شباهت باشید. مصاحبه کننده‌ها معمولا متقاضیان مورد علاقه خود را بیش از حد خوب ارزیابی می‌کنند و افرادی را که دارای پیش‌زمینه، مختصات شخصی یا علائق شخصی مشابه خود هستند را دوست دارند و به آنها امتیاز بیشتری می‌دهند و بدون آنکه خود متوجه باشند از متقاضیانی که دوست دارند یا مشابه خودشان هستند سوالات آسانتری می‌پرسند.

4- مراقب خطای تعمیم باشید. اجازه ندهید بعضی جنبه‌های منفی کوچک مصاحبه‌شونده بر آنها تأثیر کرده و نظرشان را نسبت به آن مصاحبه شونده خاص عوض کند، ‌برای مثال، متقاضی شغلی که به علت ترافیک دیر رسیده و نفس‌نفس می‌زند را ممکن است با وجود مهارت‌های زیاد و تجربه مفید به طور نامناسب به عنوان کسی که تاخیرمی‌کند نامناسب ارزیابی کنیم.

5- در سوالات خود از تعابیر کمترین، بیشترین، بهترین، تلخ‏ترین، شیرین‌ترین، سخت‌ترین، بزرگترین، مهمترین استفاده کنید. این تعابیر کمک می‌کند تا مصاحبه شونده روی نقاط عطف و رفتارش تاکید کند و از آن‌ها برای شما مثال و نمونه ذکر کند.
بزرگترین دستاورد شما در شغل قبلی چه بوده است؟
سخت ترین چالشی که با آن در زندگی حرفه‌ای خود مواجه شدید را توضیح دهید.

6- قبل از کسب اطلاعات کافی، به سوالات بعدی نپردازید، مصاحبه کننده است که باید تصمیم بگیرد آیا اطلاعات کافی از پاسخ به سوال قبلی شنیده است یا نه و اوست که باید تصمیم بگیرد که سوال بعدی را چه وقت طرح کند؟

7- به رفتارهای غیرکلامی مصاحبه شونده(حرکات دست و پا، حالت چهره و چشم ها و..) توجه کنید.

این مطلب را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل تست‌های شخصیت‌شناسی در استخدام+معرفی۴ تست رایج

8- قبل از آغاز مصاحبه، اطلاعات شناسنامه‌ای و زندگینامه‌ای مصاحبه شونده را به دقت مطالعه کنید. این اطلاعات می‌تواند منبع خوبی برای طرح بعضی سوالات مصاحبه استخدامی و به خصوص شناخت حفره‌های موجود در رزومه باشد. برای مثال شناخت دلیل بیکاری داوطلبی که مدتی بیکار بوده است و یا تغییر در مسیر شغلی یک داوطلب و وجود هر گونه اغراق گویی

9- تا پایان سوالات خود، اجازه ندهید مصاحبه شونده سوال طرح کند. اگر او در میان جلسه سوالی مطرح کرد، محترمانه پاسخ آن را به پایان جلسه مصاحبه ارجاع دهید.

10- به شکل محترمانه از پرحرفی مصاحبه شونده، بویژه وقتی به جای مطالب اصلی وارد حاشیه می‌شود یا از پاسخ‌های صریح و روشن طفره می‌رود جلوگیری کنید و او را به جریان اصلی مصاحبه برگردانید.

11- از طرح پرسش‌های روانشناسی عامیانه خودداری کنید، بعضی مصاحبه کنندگان گمان می‌کنند با پرسش‌هایی به ظاهر فلسفی می توانند به عمق روح متقاضیان نفوذ کنند! این پرسش‌ها هیچ ارزشی برای شما ایجاد نمی‌کنند.
اگر می‌توانستید شش نفر از شخصیت‌های تاریخی را به مهمانی شام دعوت کنید، از چه کسانی دعوت می‌کردید و چرا؟!

12- از طرح پرسش‌های تنش زا و آزار دهنده جلوگیری کنید این پرسش‌ها به ندرت می‌تواند واکنش متقاضیان را در شرایط فشار ارزیابی کند.
اگر بگویم شما بدترین متقاضی هستی که تا به حال دیده‌ام چه می‌گویی؟

13- از طرح پرسش‌های خودارزیابی کننده خودداری کنید:
نقاط قوت و ضعف شما کدامند؟
این پرسش‌ها ارزش زیادی ندارند زیرا پاسخ متقاضیان برای آن‌ها کاملا روشن است و پاسخ‌هایی است که مصاحبه شونده بر حسب عادت یاد گرفته است مثل این که کمال گرا هستم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای آموزش مهارت‌های مصاحبه به مدیران غیر منابع انسانی

14- از طرح پرسش‌های راهنمایی کننده خودداری کنید، این پرسش‌ها پاسخ صحیح را القا می کند و متقاضیان پاسخی را می‌دهند که شما دوست دارید بشنوید مثل
آیا حاضرید اضافه کار کنید؟
مدیریت زمان در این پروژه خیلی اهمیت دارد آیا در زمینه مدیریت زمان مهارت دارید؟

15- با مصاحبه شونده مخالفت نکنید، با او وارد جدل‌های لفظی نشوید و نسبت به پاسخ‌های او عکس العمل‌های فوری و شدید نداشته باشید. تنها استثنا در این موارد موقعی است که بخواهید پایداری و مقاومت(استقلال فکر و رای) او را بسنجید.

16- اجازه ندهید مشابهت‌های شخصی و شخصیتی(مثل علایق مشابه، تحصیلات مشابه، سوابق کاری مشابه و…) روی تصمیم شما برای استخدام تاثیر بگذارد. این گونه مشابهت‌ها برای انتخاب دوست مناسبند اما برای انتخاب‌های استخدامی موضوعیت ندارند.

17- افرادی با دانش، مهارت‌ها و قابلیت‌های بیش از نیاز شغل استخدام نکنید، چنین افرادی معمولا و دیر یا زود با شغل خود مشکل پیدا می‌کنند.

18- اجازه ندهید تعداد کم داوطلبان استخدام یا فشار زمان روی تصمیم شما برای استخدام اثر بگذارد و استانداردهای شما را پایین آورد.

19- وقتی شغل یا نقش مورد نظر شما با مشاغل قبلی داوطلب استخدام(مصاحبه شونده) متفاوت است، بیش از حد روی عملکرد او در مشاغل قبلی تاکید نکنید، به یاد داشته باشید که هر کارشناس خوبی لزوما مدیر خوبی نخواهد بود.

20- حسن ختام مصاحبه هم بسیار مهم است و آثار زیادی روی مصاحبه شونده دارد. با حوصله به سوالات مصاحبه شونده پاسخ دهید و مودبانه و محترمانه مصاحبه را تمام کنید.

تکنیک‌های مصاحبه استخدامی که در این مقاله ذکر شده به شما کمک می‌کند خطاهای مصاحبه را کاهش دهید. شما چه تجربه‌ای دارید و چه نکاتی را به نکات طرح شده در این مقاله اضافه می‌کنید؟ با ما در بخش نظرات به اشتراک بگذارید.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع

شرکت های موفق جهان چگونه استخدام می کنند/ دکتر بهزاد ابوالعلایی

مصاحبه گری و استخدام موفقیت آمیز/ راب یئونگ، ترجمه غلامحسین خاقانی

تجربیات شخصی نویسنده در مصاحبه‌های استخدامی

نویسنده: سونیا جلالی

مصاحبه استخدامی یک هدف عمده دارد و آن فراهم کردن فرصت برای مصاحبه‌گر و متقاضی شغل برای به دست آوردن اطلاعاتی که جهت اخذ بهترین تصمیم به آن نیاز دارند.
مصاحبه بر اساس هدف، به شکل‌های مختلف قابل انجام است، به طور مثال مصاحبه بیوگرافی محور، مصاحبه شایستگی محور، مصاحبه موقعیتی و …
اما برخی شرکت‌ها پا را فراتر گذاشته و با استخدام از طریق مورد کاوی در مصاحبه که مصاحبه موردی هم نامیده می‌شود برای مشاغل استراتژیک، درک عمیق‌تری از متقاضی و این که چگونه با مسائل مواجه می‌شود به دست می‌آورند. در این مقاله موردکاوی در مصاحبه را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

مورد کاوی در مصاحبه چیست؟

مورد کاوی در مصاحبه یا مصاحبه موردی (Case Interview) روشی است که متقاضی را در معرض یک سناریو و مشکل کسب و کار، مشابه مواردی که در شغل با آن‌ها روبرو می‌شود قرار می‌دهیم. این سناریو اغلب شامل وضعیتی از کسب و کار است و فرد باید پیشنهادات و نظراتی در رابطه با شرایط حاضر بدهد. به طور معمول در این روش چند دقیقه‌ای زمان در اختیار فرد قرار می‌گیرد تا اطلاعات داده شده را تحلیل و سپس پاسخ را ارائه نماید. از متقاضی انتظار می‌رود که حداقل یک راه حل مناسب برای حل مشکل ارائه دهد؛ و مصاحبه‌گران می‌توانند ببینند که یک متقاضی چگونه با یک مشکل مواجه می‌شود؟

به طور مثال فرض کنیم که هدف استخدام مدیر بازاریابی است، مصاحبه‌گر ویژگی‌های عمومی یک صنعت و مشتریان آن را برای متقاضی شرح می‌دهد و بعد به طور مثال از متقاضی می‌پرسد که از چه روشی برای عرضه یک محصول جدید به بازار استفاده خواهد کرد؟ نوع توضیحات متقاضی توان وی را در تحلیل مساله و تشخیص راه حل‌های ممکن نشان می‌دهد.

سه ویژگی استفاده از مورد کاوی در مصاحبه

این مصاحبه سه ویژگی عمده دارد:
1- تا حد امکان به شرایط واقعی نزدیک می‌شود و فرصتی است که می‌توان توانایی ذهنی فردی با آمادگی کم یا بدون آمادگی را سنجید.
2- به متقاضیان کمک می‌دهد که درک بهتری از شغل به دست آورند.
3- شایستگی‌های نظیر تفکر استراتژیک، توانایی تجزیه و تحلیل و قضاوت، حل مساله و تصمیم گیری، تفکر منطقی، گوش دادن فعال، پرسش گری و…را مورد ارزیابی قرار می‌دهد.

برخی از موضوعاتی که می‌تواند برای نوشتن یک سناریو مورد کاوی کاربردی باشد عبارتند از: راه اندازی یک خط تولید جدید، انتخاب یک تامین کننده مناسب، بهبود برند یک سازمان، نحوه پاسخ به یک تهدید رقابتی و…

این مطلب را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل تست‌های شخصیت‌شناسی در استخدام+معرفی۴ تست رایج

اهداف و اهمیت مورد کاوری در مصاحبه

مورد کاوی در مصاحبه بیشتر در مورد متقاضیان پست‌های مهم مورد استفاده قرار می‌گیرد به طور مثال زمانی که قرار است یک مدیر کارخانه و یا یک مشاور را استخدام کنید.

مورد کاوی در مصاحبه به دلایل متعددی اهمیت دارد:

1. ارزیابی مهارت‌های علمی و تحلیلی

این نوع مصاحبه‌ها به ارزیابی مهارت‌های تحلیلی و علمی شما در حل مسائل مرتبط با صنعت یا شغل مورد نظر می‌پردازد. اینکه چگونه با یک مسئله پیچیده روبرو می‌شوید و چگونه از منطق و تفکر تحلیلی برای رسیدن به راه‌حل استفاده می‌کنید، از اهمیت بالایی برخوردار است.

2. بررسی مهارت‌های ارتباطی

موردکاوی در مصاحبه نشان‌دهنده میزان توانایی شما در ارتباط با دیگران و توضیح روش تفکر و ایده‌های خود است.

3. تفکر استراتژیک و تصمیم‌گیری

این نوع مصاحبه‌ها به شما فرصت می‌دهند تا نشان دهید چگونه تصمیم‌های استراتژیک برای حل مسائل و چالش‌های تجاری را اتخاذ می‌کنید. این موضوع به ارزیابی قابلیت شما در تصمیم‌گیری در شرایط نامعلوم و پیچیده می‌پردازد.

در کل، مورد کاوی در مصاحبه یک ابزار ارزشمند برای کسب‌وکارها و شرکت‌های مشاوره است تا توانمندی‌های کارجویان را به صورت مستقیم و عملی ارزیابی کنند و از این طریق بهترین انتخاب‌ها را برای استخدام انجام دهند.

شرکت‌های مشاور مدیریت نظیر Bain، Deloitte، Bcg و McKinsey که به طور مداوم اعضای جدید می‌پذیرند(نرخ ترک شغل در این صنعت حدود 22 درصد است)، سال‌هاست از روش مصاحبه موردی استفاده کرده‌اند. آن‌ها به افرادی نیاز دارند که بتوانند دیدگاه‌های استراتژیک را توسعه دهند، و موردکاوی در مصاحبه کمک می‌کند که از ابتدا مشخص شود یک متقاضی چطور یک سوال استراتژیک را تحلیل و راه حل‌های ممکن را ارائه می‌دهد. دیگر شرکت‌های مطرح نیز مثل مایکروسافت، دل، استیپلز و… نیز از این تکنیک استفاده کرده‌اند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

نمونه مورد کاوی در شرکت مکنزی

به طور مثال یکی از سوالات مصاحبه موردی در شرکت مکنزی در ادامه آمده است:
مشتری شما پیست اسکی است. گرم شدن کره زمین باعث شده است که میزان بارش برف طبیعی 50٪ کاهش یابد و این به شدت باعث نگرانی مشتری شما شده است. چه پیشنهادی برای آن ها دارید و چرا؟

جمع‌بندی و نکات پایانی

مورد کاوی در مصاحبه به خصوص برای مشاغلی که هیچ پیش زمینه درست یا متقاضی نمونه برای آن وجود ندارد و مستلزم داشتن مدرک و تجربه خاصی هم نیست، به شما این امکان را می‌دهد که همه افراد را به یک چشم ببینید، اما این روش در سنجش شایستگی‌هایی نظیر انگیزش، رهبری و یا توانایی کار با دیگران کاربرد ندارد.
بدیهی است فردی که این مصاحبه را انجام می‌دهد می‌بایست به سناریو مورد نظر و شایستگی‌های مورد ارزیابی تسلط کامل داشته باشد که بر اساس پاسخ‌های متقاضی، وی را مورد ارزیابی قرار دهد.

سخن پایانی این که به کارگیری مورد کاوی در مصاحبه در کنار سایر روش‌های مصاحبه به ما کمک می‌کند تا با ریسک کمتری در خصوص متقاضیان استخدام به خصوص برای مشاغل کلیدی تصمیم گیری کنیم.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی جذب و استخدام و مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

https://www.caseinterview.com/

استخدام و حفظ بهترین کارکنان/ترجمه دکتر علی شیرازی

تجربیات شخصی نویسنده در مصاحبه های استخدامی

نویسنده: سونیا جلالی

مصاحبه استخدامی یک هدف عمده دارد: فراهم آوردن فرصت برای مصاحبه‌گر و متقاضی برای به دست آوردن اطلاعاتی که جهت اخذ بهترین تصمیم به آن نیاز دارند. چون زمانی که برای هر متقاضی صرف می‌شود محدود است، وجود یک رویکرد سازمان یافته به شما کمک می‌کند تا حداکثر بهره را از زمان برده و اطلاعات بیشتر و بهتری را به دست آورید.

مصاحبه تلفنی یکی از انواع شیوه‌های مصاحبه‌گریست که به ما کمک می‌کند غربال‌گری متقاضیان را قبل از ورود به مصاحبه حضوری انجام دهیم و این موجب صرف زمان کمتر و راه یافتن متقاضیان با کیفیت‌تر به فرایند مصاحبه نهایی ما خواهد شد.

در این مقاله ضمن معرفی مصاحبه تلفنی، سوالات مصاحبه تلفنی را هم مرور کرده و همچنین در ویدئویی کوتاه بایدها و نبایدهای مصاحبه تلفنی را بررسی می‌کنیم.

مصاحبه تلفنی چیست؟

مصاحبه تلفنی روش ساده و موثری است که در سازمان‌های خوب دنیا رایج است و می‏‌توان قبل از مصاحبه نهایی از آن استفاده کرد.

به طور مثال در شرکت مایکروسافت بعد از ارزیابی رزومه‌های داوطلبان کارشناس استخدام از طریق یک مصاحبه تلفنی، اطلاعات لازم را بیش از آنچه که در رزومه آمده است در مورد کاندیدای استخدام جمع آوری می‌کند. موضوعات مورد علاقه کارشناسان استخدام در این شرکت که از طریق مصاحبه تلفنی درصدد کشف آن هستند عبارتند از:
سوابق کاری فرد و عملکرد او در کارهای قبلی
خلاقیت و ابتکارات کاری فرد
شخصیت و نگرش فرد
بعد از این مصاحبه اولیه است که بعضی کاندیداها مورد پذیرش مقدماتی قرار می‌گیرند.

مصاحبه تلفنی روش مقرون به‌صرفه‌ای برای کوتاه کردن فهرست کارجویان برای یک موقعیت شغلی به خصوص زمانی که تعداد متقاضیان اولیه زیاد است می‌باشد. و کمک می‌کند که متقاضیانی که با معیارهای شغل و یا سازمان همخوانی ندارند از ابتدا حذف شوند. کوتاه شدن فهرست داوطلبان این امکان را به سازمان می‌دهد که فرایند ارزیابی و انتخاب را دقیق‌تر و کامل‌تر برای افرادی کم تعدادتر طراحی و اجرا کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات مصاحبه استخدامی : ۲۱ سوال رایج به همراه پاسخ آنها

چه سوالاتی را در مصاحبه تلفنی بپرسیم؟

سوالات مصاحبه تلفنی را می‌توان در سه بخش شروع مصاحبه، بدنه مصاحبه و پایان مصاحبه دسته‌بندی کرد:

شروع مصاحبه

با معرفی خود، سازمان و نحوه دریافت رزومه متقاضی شروع کنید و مناسب بودن زمان فعلی و همچنین طول مدت مصاحبه را با متقاضی چک کنید.

سوالاتی برای شروع مصاحبه تلفنی

لطفاً خودتان را معرفی کنید.

ابتدای هر مصاحبه برای اطلاعات اولیه و برقراری ارتباط اولیه.

چه چیزی شما را به این موقعیت کاری جلب کرده است؟

برای درک تطابق مهارت‌ها و انتظارات فرد با نیازهای شغل.

سوالات مصاحبه تلفنی در بدنه مصاحبه

در این بخش سوالات اصلی پرسیده می‌شود. نمونه سوالات مناسب برای یک مصاحبه تلفنی در ادامه آمده است.

از چه طریق با شغل و سازمان ما آشنا شدید؟

برای اطمینان از اینکه فرد اطلاعات اساسی دربارهٔ شغل و سازمان دارد و علاقهٔ واقعی به موقعیت شغلی دارد.

در مورد این شغل چه می‌دانید؟

برای ارزیابی استعداد فرد در تحقیق و جذب اطلاعات مرتبط با شغل مورد نظر.

چرا می‌خواهید تغییر کار دهید؟

برای درک انگیزه و اهداف شخصی در تغییر شغل و ارتباط آن با موقعیت فعلی.

از چه زمانی قادر به شروع به کار هستید؟

برای بررسی تطابق زمانی فرد با نیازهای فوری استخدام.

حقوق و دستمزد فعلی/ حقوق و دستمزد مورد نظر؟

برای درک توقعات مالی فرد و اطمینان از تطابق حقوق مورد نظر با سیاست‌های سازمان

و همچنین پرسیدن سوالاتی که جنبه غربالگری را در مشاغل مورد نظر ما دارد. مثل داشتن گواهینامه خاص، یا امکان سفر به شهرستان و یا ارزیابی سطح زبان انگلیسی

مثلا

این شغل نیازمند 3 روز سفر به کارخانه در شهر قزوین است این موضوع را چطور می‌بینید؟

برای اطمینان از آگاهی فرد از جزئیات شغل و شرایط کاری، این سوال می‌تواند روشن کننده باشد که آیا فرد اطلاعات کافی در مورد شغل دارد یا نه، و آیا او آمادگی برای سفر به کارخانه را دارد یا خیر.

این شغل نیازمند داشتن گواهینامه موتور سیکلت است. گواهینامه دارید؟

پاسخ این سوال بله یا خیر است و به غربال‌گری داوطلبان بر اساس نیازهای سازمان کمک می‌کند.

سوالات مصاحبه تلفنی در پایان مصاحبه

در انتها اجازه دهید متقاضی شغل نیز یکی دو سوال کلیدی مد نظر خود را بپرسد، و زمان اطلاع رسانی و یا مصاحبه‌های بعدی را تعیین نمایید.

چه سوالاتی دارید یا چه اطلاعاتی را می‌خواهید دریافت کنید؟

برای ایجاد فرصت برای فرد درخواست‌کننده برای بحث در مورد نیازهای خود

نکات مهم در طراحی مصاحبه تلفنی(بایدها و نبایدها)

1- میزان ساخت یافتگی مصاحبه تلفنی نباید از مصاحبه رودررو کمتر باشد. به عبارت دیگر پرسش‌های مصاحبه تلفنی دقیقاً مانند سوالات مصاحبه حضوری از پیش تعیین شده هستند.

2-از همه کارجویان سوالات یکسان پرسیده شود و پاسخ‌ها یادداشت شود تا امکان ارزیابی و مقایسه(با معیارها و استانداردهای شغل و سازمان) وجود داشته باشد.

3-سوالات مطرح شده در مصاحبه تلفنی بایستی کوتاه و دقیق باشد. هدف انجام مصاحبه شغلی نیست، هدف چک کردن موارد مهم قبل از مصاحبه است. زمان این مصاحبه به طور میانگین حدود 15دقیقه می‌‏باشد.

4-مصاحبه تلفنی قرار نیست جایگزین مصاحبه اصلی و رو در روی ما با متقاضیان استخدام و حذف این مرحله مهم از فرآیند استخدام شود.

5-در این مصاحبه قضاوت تنها بر اساس شنیده‌های مصاحبه کننده انجام می‌شود و معمولا منجر به ارزیابی ضعیف‌تر متقاضیان توسط مصاحبه کنندگان می‌شود، بنابراین جایی که در خصوص حذف متقاضی تردید وجود دارد بهتر است فرصت حضور در مصاحبه حضوری را از وی دریغ نکنیم.

6- پیش از تماس تلفنی یک محیط راحت ایجاد کنید. به خصوص اگر تجربه زیادی با مصاحبه‌های تلفنی ندارید، حواس پرتی‌ها را متوقف و سر و صدای پس زمینه را از بین ببرید.

7- مصاحبه تلفنی باید کوتاه باشد. اختصاص زمان 15 تا 20 دقیقه برای انجام این مصاحبه کافی به نظر می‌رسد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

.

سخن آخر

سخن آخر این که مصاحبه تلفنی همانقدر که فرصت مناسبی برای دستیابی به برخی برداشت‌های اولیه از متقاضی است و به ما در غربال‌گری اولیه کمک می‌کند نمی‌تواند جایگزین مصاحبه حضوری و چهره به چهره شود، بنابراین هدف اصلی از انجام این مصاحبه باید رساندن ما به تعدادی افراد باشد که برای مصاحبه رودررو به سازمان دعوت خواهند شد.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

کتاب استخدام و حفظ بهترین کارکنان/ دکتر علی شیرازی

کتاب شرکت‌های موفق جهان چگونه استخدام می کنند؟/ دکتر بهزاد ابوالعلایی

تجربیات شخصی نویسنده در طراحی و اجرای مصاحبه‌های استخدامی

نویسنده: سونیا جلالی

هرب کلهر نقل معروفی دارد که می‌گوید:” افراد را به خاطر مهارت‌شان استخدام نکنید. به خاطر طرز نگرش‌شان استخدام کنید. همیشه می‌توان مهارت‌ها را یاد داد”. به عبارت دیگر شخصیت را استخدام کنید مهارت را آموزش دهید.

یک شرکت یک فرهنگ است، گروهی از افراد که به خاطر مجموعه‌ای از باورها و ارزش‌های مشترک دور هم جمع شده‌اند. این محصول یا خدمات یک شرکت نیست که افراد را کنار یکدیگر نگه می‌دارد. اندازه و قدرت یک شرکت آن را قدرتمند نمی‌کند، فرهنگ شرکت است که چنین کاری می‌کند، همان احساس قدرتمندی که از باورها و ارزش‌هایی به وجود می‌آید که همه، از مدیرعامل گرفته تا منشی شرکت، در آن مشترکند. پس منطقی است اگر فکر کنیم هدف این نیست که افرادی را استخدام کنیم که مجموعه‌ای از توانایی‌های مورد نیاز ما را داشته باشند، هدف این است که افرادی را استخدام کنیم که به باورهای ما باور داشته باشند.

ما معمولا فهرستی از توانایی‌های مورد نیاز برای شغل مورد نظر را تهیه می‌کنیم و انتظار داریم بهترین کاندید برای این شغل کسی باشد که چنین توانایی‌هایی داشته باشد.

برای مثال متن آگهی به این شکل است:

این آگهی ممکن است باعث درخواست‌های زیادی شود، اما از کجا بدانیم کدام فرد انتخاب درست است؟

توانایی مشترک تمام رهبران عالی توانایی‌شان در پیدا کردن افراد مناسبی است که با سازمانشان مطابقت داشته باشند، افرادی که به باورهای او باور دارند.
خط هوایی ساوت وست مثالی عالی از شرکتی است که استعداد استخدام کردن افراد مناسب را دارد. توانایی این شرکت برای پیدا کردن افرادی که نمادی از هدف این شرکت هستند و ارائه خدمات عالی توسط این شرکت را بسیار آسان‌تر می‌کند.
این که فقط افرادی با رزومه قابل قبول یا اخلاق کاری عالی استخدام کنید، ضامن موفقیت شما نیست. برای مثال، بهترین مهندس اپل اگر در مایکروسافت کار می‌کرد، می‌توانست افتضاح باشد. همچنین که بهترین مهندس مایکروسافت نیز در اپل عالی نمی‌شد. هر دوی این افراد متخصصان ماهری‌اند و سخت کار می‌کنند. اما هر مهندسی با فرهنگ شرکت شما همخوانی ندارد.
هدف این است که افرادی را استخدام کنید که مشتاق به چرایی شما، هدف‌تان و باورتان هستند و رفتاری دارند که با فرهنگ شرکت شما همخوانی دارد. فقط وقتی چنین شرایطی وجود داشت، باید سراغ تجربه و دیگر مهارت‌هایشان بروید و حتی اگر مهارت‌ها کافی نبود می‌توانید آن را آموزش دهید. پس ابتدا شخصیت را استخدام کنید سپس مهارت را آموزش دهید

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

داستان این دو سنگ تراش را در نظر بگیرید.

به سمت اولین سنگ تراش می‌روید و از او می‌پرسید شغلتو دوست داری؟ سرش را بالا می‌آورد، به شما نگاه می‌کند و می‌گوید “از زمانی که یادم می‌آید، دارم این دیوار رو می‌سازم. کار یکنواختیه. کل روز زیر گرمای سوزان خورشید کار می‌کنم. سنگ‌ها سنگین و بلند کردن هر روزه شون کمرم رو می‌شکنه. حتی مطمئن نیستم عمرم کفاف بده پایان این پروژه را ببینم. اما از بیکاری که بهتره خرج زندگیمو میده.
تقریبا صد متر آن طرف‌تر به سمت سنگ تراش دیگری می‌روید. همان سوال را از او نیز می‌پرسید. سرش را بالا می‌آورد و جواب می‌دهد: “عاشق کارمم. دارم کلیسای جامع رو می‌سازم. البته از زمانی که یادم میاد این دیوار رو می‌سازم. خب آره، این کار یه وقت‌هایی یکنواخته. کل روز زیر گرمای سوزان خورشید کار می‌کنم. سنگ‌ها سنگین و بلند کردن هر روزه‌شون کمرم رو می‌شکنه. حتی مطمئن نیستم عمرم کفاف بده بتونم پایان این پروژه رو ببینم. اما دارم کلیسای جامع رو می‌سازم.

این که این دو سنگ تراش در حال انجام چه کاری هستند کاملا یکسان است. تفاوت این است که یکی از آن‌ها وجود هدفی را احساس می‌کند. احساس می‌کند به چیزی بزرگ‌تر از این کار تعلق دارد.
سنگ تراش اول به خاطر دستمزد بیشتر این کار را ترک خواهد کرد، اما سنگ تراش با انگیزه‌مان ساعت‌های بیشتری را کار می‌کند و پیشنهاد کاری آسان‌تر و با دستمزد بیشتر را به خاطر این که می‌خواهد بخشی از این هدف بزرگ باشد رد می‌کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

شرکت‌های عالی دنبال این نیستند که افراد ماهر را استخدام کنند و بعد به آن‌ها انگیزه دهند، بلکه از ابتدا افراد باانگیزه را استخدام می‌کنند و به آن‌ها الهام می‌دهند. تا زمانی که به افراد باانگیزه چیزی ندهید که به آن باور داشته باشند، چیزی بزرگتر از شغل‌شان که به سمت آن حرکت کنند، به خودشان انگیزه خواهند داد تا کار جدیدی پیدا کنند و به این ترتیب، همان‌هایی نصیب‌تان می‌شوند که باقی مانده‌اند.
در استخدام بجای تمرکز روی تحصیلات و سابقه افراد، به دنبال این بگردیم که کاندیداهای مشاغل مورد نظر ما چه شخصیت، ارزش‌ها و نگرش‌هایی دارند و این ارزش‌ها چقدر با چرایی سازمان ما در یک راستا قرار می‌گیرد چرا که با گروهی از کسانی که باور مشترکی دارند و پیرامون یک هدف، دلیل یا باور مشترک جمع شده‌اند اتفاقات فوق العاده‌ای رخ می‌دهد.

برگرفته از کتاب با چرا شروع کنید/نوشته سایمون سینک، ترجمه علیرضا خاکساران

نویسنده: سونیا جلالی

در مقالات سه اصل کلیدی در طراحی مصاحبه شایستگی محور و معرفی تکنیک STAR در مصاحبه شایستگی‌محور گفتیم که یکی از انواع مصاحبه‌های ساختار یافته مصاحبه مبتنی بر شایستگی یا مصاحبه‌های رفتارمحور است، که قابلیت پیش بینی بالاتر عملکرد آتی متقاضی شغل را نسبت به مصاحبه‌های رایج داراست به گونه‌ای که برخی منابع این قابلیت پیش بینی را بین 40 تا 60 درصد گزارش کرده‌اند.(اگر هنوز این مقالات را مطالعه نکردید ابتدا آن‌ها را مطالعه فرمایید)

مصاحبه شایستگی محور کاملا با مصاحبه مبتنی بر بیوگرافی که در گذشته کاملا مشهور و متداول بوده، تفاوت دارد. در مصاحبه بیوگرافی محور، مصاحبه کننده وضعیت متقاضی را از طریق رزومه وی مورد بررسی قرار می‌دهد و پرسش‌هایی درباره مشاغل مختلف، دلایل تغییر این مشاغل، موضوعات لذت بخش یا نارحت کننده برای او و مانند آن مطرح می‌کند، به هر حال، پژوهش‌ها نشان می‌دهد که طرح چنین پرسش‌هایی به ندرت به مصاحبه کننده اجازه می‌دهد که متقاضیان قوی و ضعیف را از یکدیگر تشخیص دهد.
به بیان دیگر مصاحبه بیوگرافی محور بر پایه گفته‌های متقاضی در رزومه خود ساخته می‌شود. در حالی که مصاحبه شایستگی محور، برعکس، بر پایه پرسش‌هایی ساخته می‌شود که شما به عنوان مصاحبه کننده تصمیم می‌گیرید از متقاضی بپرسید و در نتیجه این مصاحبه ابزار بسیار قدرتمندتر و مفیدتری جهت شناخت متقاضی مناسب در اختیار شما قرار می‌دهد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

ده فرمان مصاحبه‌گری شایستگی محور

ده فرمان و قاعده اساسی و کلیدی زیر به شما کمک می‌دهد حداکثر بهره برداری از فرآیند مصاحبه شایستگی محور ساخت یافته، را داشته باشید.

1- قبل از شروع مصاحبه، در مورد شایستگی‌های مورد نیاز برای شغل های مورد نظر که می‌خواهید در زمان مصاحبه مورد آزمون قرار دهید، تصمیم بگیرید. شما نباید پرسش‌های طرح شده برای استخدام یک جراح قلب را برای استخدام یک دانشمند موشک به کار برید! همان طور که نمی‌توانید از پرسش‌های مربوط به مسئول خدمت به مشتری برای یک مدیر فناوری اطلاعات استفاده کنید. از کلیه کارشناسان حاضر در سازمان که با نیازهای شغل مورد نظر آشنایی دارند بخواهید تا در مورد شایستگی‌هایی که متقاضی موفق باید داشته باشد(و رفتارهایی که باید از خود بروز دهد) اظهار نظر کنند.

2- فهرستی از پرسش‌های باز و کلی که می‌خواهید از متقاضیان بپرسید تهیه کنید. مطلوب‌ترین روش این است که، راهنمای مصاحبه‌گری ویژه ای تهیه کنید که برای مصاحبه کنندگان تازه کار نیز به آسانی قابل استفاده باشد. به خاطر داشته باشید که 70 تا 80 درصد وقت مصاحبه را باید صرف طرح سوالات شایستگی محور کنید.

اگر با مصاحبه شایستگی محور آشنا نیستید مقاله سوالات پیشنهادی برای مصاحبه شایستگی محور را مطالعه کنید.

3- دست کم ده دقیقه از وقت مصاحبه را برای هر شایستگی اختصاص دهید و در صورت امکان آن را به حد مطلوب 15 دقیقه افزایش دهید.

4- اطمینان حاصل کنید که پرسش‌هایتان در مورد رویدادها و مثال‌های واقعی رفتارهای گذشته متقاضی خواهد بود. به خاطر داشته باشید که اصل پایه و اساس مصاحبه شایستگی محور این است که رفتار گذشته متقاضی بهترین پیش بینی کننده موفقیت او در شغل آینده است.

5- کوشش کنید که با طرح پرسش‌های زیادی که با عبارت‌های زمان گذشته ساخته می‌شوند، جزئیات رفتارها و اقدامات واقعی متقاضی را مورد کنکاش قرار دهید. چنانچه متقاضان با جملات و عبارت‌های کلی و مبهم صحبت می‌کنند، با آن‌ها چالش کنید.

6- پرسش‌های خود را به موفقیت‌های متقاضیان محدود نکنید، بلکه از مواردی که با مشکلات و چالش روبرو شده‌اند یا حتی شکست خورده‌اند نیز پرسش کنید، تا به این وسیله نه تنها به نقاط قوت آن‌ها، بلکه به نقاط ضعفشان نیز آگاه شوید.

7- از مصاحبه فقط برای به دست آوردن شواهد و مدارک استفاده کنید، قضاوت در مورد شواهد و ارزیابی آن‌ها را به بعد از مصاحبه موکول کنید.

8- یادداشت بردارید و از اتکا به حافظه خود خودداری کنید!

9- چارچوب نشانه گذاری ساده‌ای را برای نمره دهی به متقاضیان بر مبنای تعدادی از شایستگی‌ها به گونه‌ای عینی، در اختیار مصاحبه‌کنندگان قرار دهید. از آن ها بخواهید قبل از این که متقاضیان را با هم مقایسه کنند، نمرات شایستگی هر یک از آن‌ها را تعیین کنند.

دانلود یک نمونه فرم ارزیابی مصاحبه

10- از همکاران مصاحبه‌گر خود بخواهید تا فقط بر پایه شواهد جمع آوری شده در خلال مصاحبه تصمیم گیری کنند، نه بر مبنای دریافت‌های کلی، حس درونی و یا غرایز خود.

سخن آخر این که بیشتر مدیران فکر می‌کنند که توانایی زیادی در شناخت دیگران دارند و می‌توانند تنها با یک گفتگوی غیر‌رسمی با افراد و پرسیدن چند سوال ساده در مورد خوبی یا بدی آنها قضاوت کنند اما حقیقت این است که بیشتر آنها توانایی خود در مصاحبه با دیگران را زیاد ارزیابی می‌کنند! طرح پرسش‌های صحیح و مناسب برای تشخیص اینکه چه کسی را استخدام کنیم، یک صفت و استعداد طبیعی انسانی نیست و تا زمانی که افراد نحوه مصاحبه با متقاضیان شغلی را نیاموزند، احتمال اینکه بتوانند چنین کاری را به درستی انجام دهند غیر ممکن است.

منابع:

کتاب مصاحبه گری و استخدام موفقیت آمیز/ راب یئونگ

تجربیات شخصی نویسنده در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی

نویسنده: سونیا جلالی

مصاحبه یک ارتباط انسانی و نوعی تماس چهره به چهره است که با هدف دریافت و درک صحیح اطلاعات انجام می‌شود. مصاحبه استخدامی یکی از اصلی‌ترین مهارت‌های مدیریتی ست. عجیب است که بسیاری از مدیران وقت کافی برای یادگیری یک مصاحبه اثربخش را ندارند اما به طور معجزه آسایی وقت و پول کافی برای تکرار مجدد اشتباهات استخدامی را دارند!

در این مقاله به دنبال پاسخ این سوال هستیم که چگونه مصاحبه کنیم به گونه‌ای که قادر باشیم ویژگی‌ها و تواناییهای مصاحبه شونده را از ابعاد مختلف مشاهده و بررسی کنیم. تا پایان مقاله همراه ما باشید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

چگونه مصاحبه را شروع کنیم؟

آغاز مصاحبه بسیار مهم است، چون بهترین روش برای پیدا کردن متقاضیان مناسب برای شغل مورد نظر این است که شرایطی را فراهم کنیم که همه متقاضیان احساس آرامش کنند و بتوانند بدون تنش و با راحتی کامل درباره تجربیات و رفتار گذشته خود صحبت کنند.

چگونگی ایجاد این محیط از طرف شما، به ترجیح شخصی‌تان بستگی دارد. در این مقاله اقداماتی که به صورت کلی به یک آغاز مناسب کمک می‌کند را با هم مرور می‌کنیم.

حتما در معرفی مصاحبه سه اقدام زیر را انجام دهید:

1. خودتان را معرفی کنید و مشخصات مصاحبه را اعلام نمایید(مانند طول مصاحبه، تعداد مصاحبه کنندگان)
2. روش انجام مصاحبه را بیان کنید(نظیر روش مصاحبه شایستگی محور)
3. پیش از انجام کار، مطمئن شوید که متقاضی به طور کامل متوجه گفته‌های شما شده باشد.

همیشه مصاحبه را دست‌کم با خوشامدگویی گرم به متقاضیان و معرفی خود شروع کنید. بعد از گفتن نامتان می‌توانید اطلاعات بیشتری راجع به خودتان و نقشتان در اختیار متقاضی قرار دهید در صورتی که قرار است مصاحبه‌کنندگان دیگری نیز در طول روز در مصاحبه حضور داشته باشند این موضوع را نیز هم اکنون اعلام کنید.
بالخره ادب و نزاکت ایجاب می‌کند که طول مدت مصاحبه را به متقاضی اعلام کرده و به او یادآور شوید که در صورتی که او هم از شما پرسش‌هایی داشته باشد وقت لازم را به او خواهید داد.

به مثال زیر توجه کنید.

“نام من سونیا جلالی است و مدیر منابع انسانی سازمان هستم، امروز شما قرار است دو ساعت از وقت خود را با ما بگذرانید که ساعت اول آن با من خواهد بود، شغل من به عنوان مدیر منابع انسانی ایجاب می‌کند تا پرسش‌های کلی‌تری را درباره مهارت‌های عمومی شما مطرح کنم بعد از این که کار من تمام شد همکار من آقای مرادی که مدیر توسعه کسب و کار شرکت است، اداره مصاحبه را بر عهده خواهد گرفت و تعدادی پرسش‌های مشخص و فنی‌تر از شما درباره این شغل خواهد کرد، اگر شما موفق به گرفتن این پست شوید مستقیم با ایشان کار می‌کنید، آقای مرادی در انتهای مصاحبه به شما وقت کافی می‌دهد که پرسش‌های شما را در مورد این موقعیت شغلی و سازمان ما پاسخ دهد.”

بعد از این معارفه روش انجام مصاحبه را بیان کنید.

“قرار است ما یک مصاحبه شایستگی محور داشته باشیم. آیا در گذشته مصاحبه شایستگی محور داشته‌اید؟ منظور از شایستگی‌ها، مهارت‌ها و رفتارهایی است که برای انجام این شغل لازم است. برای کشف مهارت‌های شما من علاقمندم تا نحوه برخورد شما را با بعضی از موقعیت‌های گذشته‌تان بررسی کنم. بنابراین خواهش می‌کنم از موقعیت‌های مشخصی صحبت کنید که شخصا با آن برخورد داشته و در آن‌ها شرکت کرده‌اید.
چنانچه بتوانید از چنین ‌موقعیت‌هایی در شش ماه گذشته صحبت کنید که چه بهتر. همه نمونه‌ها لازم نیست مربوط به محل کارتان باشد. برای مثال می‌توانید در مورد پروژه بزرگی صحبت کنید که در خارج از محیط کارتان اتفاق افتاده و شما هم در آن دخیل بودید.
ممکن است گاهی مجبور شوم صحبت شما را قطع و موضوع بحث را عوض کنم. لطفا از این کار من نارحت نشوید، قطع کردن صحبت شما فقط به معنای این است که در آن مورد خاص به اندازه کافی اطلاعات به دست آورده‌ام.”

بعد از معارفه مطمئن شوید که متقاضی صحبت‌های شما را کاملا درک کرده و راحت است، سپس وارد سوالات اصلی مصاحبه شوید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای آموزش مهارت‌های مصاحبه به مدیران غیر منابع انسانی

نکاتی که برای مصاحبه حرفه‌ای باید توجه داشته باشید

علاوه بر این معارفه، نکات کلیدی دیگری نیز وجود دارد که می‌بایست در آغاز مصاحبه به آن توجه کنید که در ادامه با هم مرور می‌کنیم.

نام متقاضیان را درست تلفظ کنید.

انسان‌ها از تلفظ غلط نام خود متنفرند. چندین بار تلفظ غلط نام متقاضی در طول مصاحبه، به طور قطع کاسه صبر او را لبریز می‌کند. در صورتی که در مورد تلفظ نام کوچک یک متقاضی کوچکترین شکی دارید در همان آغاز مصاحبه از خود او تلفظ صحیح نامش را بپرسید.

رابطه دوستانه برقرار کنید.

به منظور ایجاد رابطه دوستانه با متقاضی بهتر است چند دقیقه را صرف گفتگوی دوستانه و خودمانی با او کنید در مورد موضوعات خنثی و خاکستری نظیر مسافرت متقاضی، وضع هوا، نظر او در مورد دفتر و ساختمان شما و مانند آن سوالاتی از او بکنید.
روش دیگری برای برقراری رابطه با متقاضی این است که زمینه مشترکی برای گفتگو با او پیدا کنید تا به این وسیله یخ‌ها را بشکنید و فضا را آرامش‌بخش کنید. برای مثال ممکن است در رزومه متقاضی به نکاتی برخورد کنید که به شما اجازه می‌دهد پرسش‌هایی مثل پرسش‌های زیر را مطرح کنید:

“متوجه شدم شما ویلون می‌زنید من هم زمانی که مدرسه می‌رفتم ویولون می‌زدم آیا هنوزم به این کار می‌پردازید؟”
“دانشگاه تهران درس خوندید؟ منم فوق لیسانس دانشگاه تهران بودم.”

تنها یکی تا دو تا از این پرسش‌ها برای باز کردن دهان متقاضی کافی است. بنابراین از کاربرد تعداد زیادی از این سوالات خودداری کنید، زیرا موجب می شود متقاضی آن را به عنوان روش مصاحبه تلقی کند و فرصت را برای صحبت طولانی در مورد موضوعاتی که ربطی به کار و استفاده‌ای برای شما ندارند، غنیمت شمارد و مصاحبه از مسیر صحیح خود خارج شود.

چارچوب ذهنی خود را کنترل کنید.

به علت طبیعت خاص انسانی در برخورد با افراد و رویدادهای مختلف، نوعی تاثیر و برداشت فوری و ناگهانی در ما ایجاد می‌شود. و همه ما بدون استثنا این طور هستیم. اما به عنوان مصاحبه‌کننده، شما باید مواظب باشید تا از قضاوت درباره متقاضیان به علت خصوصیاتی که ربطی به توانایی‌شان ندارد خودداری کنید.
برای مثال، ممکن است مصاحبه‌کننده‌ای از مردانی که موی بلند دارند خوشش نیاید. مصاحبه‌کننده دیگری ممکن است در مورد فارغ التحصیلان یک دانشگاه خاص تصور مثبت تری داشته باشد. در صورتی که ما به عنوان مصاحبه کننده مواظب رفتار خود نباشیم، ممکن است از متقاضیان فارغ‌التحصیل دانشگاه اول پرسش‌های ساده‌تری بپرسیم و از متقاضیان فارغ التحصیل دانشگاه دوم سوالاتی مشکل‌تر. بنابراین صرف نظر از تاثیر اولیه‌ای که از متقاضیان در ذهنتان شکل می‌گیرد، سعی کنید حتما نسبت به همه متقاضیان رفتاری پیوسته و هماهنگ داشته داشته باشید و به هیچ‌وجه میان آن‌ها فرق نگذارید.

به لحن صدای خود توجه کنید.

در مورد نحوه بیان خود فکر کنید، تاثیر سوال “مسافرتتان چگونه بود؟” با لحنی تند و چهره‌ای ترشروی و در حالی که بازوهایتان را سفت محکم روی سینه خود گره کرده‌اید، کاملا با زمانی که این سوال را با لحنی آرام و چهره‌ای خندان می‌پرسید متفاوت خواهد بود.
در صورتی که آگاهانه به رفتار و لحن صدای خود فکر نکنیم، همه ما در معرض این هستیم که گاهی به طور ناخودآگاه و بدون توجه دچار رفتارهای نامناسب شویم.

بهترین سوالاتی که می‌توان در مصاحبه کاری از کارجو پرسید

در یک مصاحبه استخدامی سوالات مختلفی را با توجه به نوع شغل و سازمان می‌توان مطرح کرد در ادامه برخی از بهترین سوالات برای مصاحبه را با هم مرور می‌کنیم.

دسته اول سوالات بیوگرافی محور

دسته اول سوالاتی که می‌توان در مصاحبه کاری از کارجو پرسید سوالات بیوگرافی محور است. سوالات این مصاحبه مربوط به سوابق و تجارب کاری فرد است و وضعیت متقاضی را از طریق رزومه وی مورد بررسی قرار می‌دهیم.

سوالاتی نظیر

• • کمی درباره خودتان صحبت کنید؟
  • چه موقعیت‌های شغلی را تجربه کردید؟
  • چه مسئولیت‌هایی در مشاغل قبلی بر عهده شما بود؟
  • چه ویژگی‌های برجسته‌ای دارید که به عملکرد موفقتان کمک می‌کند؟
  • همکاران قبلی شما را چطور توصیف می‌کنند؟
  • تجربه گذشته‌تان، چگونه به شما کمک می‌کند تا در این موقعیت عالی باشید؟
  • کدام بخش‌های این شغل برای شما جذابیت بیشتر و کدام بخش‌ها جذابیت کمتری دارد؟
  • در شغل‌های قبلی چه دستاوردها و موفقیت‌هایی داشتید؟

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات مصاحبه استخدامی : ۲۱ سوال رایج به همراه پاسخ آنها

دسته دوم سوالاتی برای سنجش دانش و مهارت متقاضی

با پرسیدن سؤالات دانش محور به دنبال این هستیم که ببینیم آیا توانایی‌های متقاضی با مجموعه دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام شغل مورد نظر مطابقت دارد یا خیر.
مبنای ما برای طرح این سوالات، شرح وظایف تدوین شده در سند تجزیه و تحلیل شغل است و این سوالات معمولا توسط مدیر مستقیم فرد یا آگاه‌ترین فرد نسبت به شغل پرسیده می‌شود.

دسته سوم سوالات شایستگی محور

انجام موفقیت آمیز هر شغلی طیف وسیعی از شایستگی‌ها نظیر ارتباطات، کار تیمی، یادگیرندگی، مسئولیت‌پذیری و… را طلب می‌کند. بنابراین بخشی از سوالات مصاحبه ما حتما می‌بایست اختصاص به مصاحبه شایستگی محور یابد.

در مصاحبه شایستگی محور به دنبال این هستیم که شایستگی‌های فرد را از طریق تجربیات وی مورد پرسش قرار دهیم.

اگر با مصاحبه شایستگی محور آشنا نیستید مقاله سوالات پیشنهادی برای مصاحبه شایستگی محور را مطالعه کنید.

نمونه‌ای از این سوالات در ادامه آمده است.

• • • سخت‌ترین مساله‌ای در یکسال گذشته حل و فصل کردید؟ (حل مساله)
    • درباره یک تجربه کار تیمی موفق صحبت کنید. (کار تیمی)
    • درباره آخرین اقدامی که برای رشد خود انجام دادید صحبت کنید؟ (یادگیرندگی)
    • آخرین تعارضی که در تیم کاری موفق به حل آن شدید چه بود؟ (ارتباطات)
    • درباره اثربخش‌ترین تصمیمی که در حوزه کاری خود گرفتید صحبت کنید؟ (تصمیم‌گیری)

سوالات این بخش را می‌بایست بر اساس شایستگی‌هایی که در سازمانتان تعریف کردید طراحی کنید.

به عنوان یک قاعده کلی و ساده در پاسخ به سوال چگونه حرفه‌ای مصاحبه کنیم سعی کنید که حدود 70 تا 80 درصد وقت شما در خلال مصاحبه صرف پرسیدن سوالات اصلی مصاحبه شود.

نمونه ویدئو مصاحبه استخدامی

حال که آموختید چطور حرفه‌ای مصاحبه کنید ویدئو زیر را مشاهده کنید. در این ویدئو یک جلسه مصاحبه استخدامی پر اشتباه را مشاهده می‌کنید. فیلم را با دقت دیده و سعی کنید مهارت‌های مصاحبه گری خود را محک زده و اشتباهات مصاحبه استخدامی را پیدا کنید.

جمع‌بندی

چگونه مصاحبه کنیم که منجر به ارزیابی و انتخاب بهترین داوطلبان برای سازمان شود سوالی است که هر یک از مصاحبه‌گران در سطوح مختلف سازمان باید بتوانند به آن پاسخ دهند. نکاتی که در این مقاله به آن پرداختیم باعث می‌شود با آرامش بخشیدن به مصاحبه شونده در آغاز کار، امکان کسب اطلاعات کامل‌تر از وی و در نتیجه انتخاب متقاضی شایسته‌تر را افزایش دهیم.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه‌گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی جذب و استخدام و مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

مصاحبه‌گری و استخدام موفقیت آمیز/ راب یئونگ

تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

احتمالا شما هم مانند بسیاری از مدیران از این که یکی از کارکنان ارزشمند خود را از دست بدهید بیزارید، و زمانی که یکی از کارکنان کلیدی شما، تصمیم به ترک شرکت می‌گیرد از خود می‌پرسید:” آیا من می‌توانستم کاری کنم که جلوی رفتن این فرد از شرکت را بگیرم؟”

اما یکی از واقعیت‌های حفظ کارکنان مبتنی بر بازار خرد محور این است که شما هرگز نمی‌توانید همه کارکنانتان را حفظ کنید، به ویژه مستعدترین آن‌ها که بالاترین میزان جابجایی را دارند.

وقتی کارکنان تصمیم قطعی به ترک سازمان ما گرفته‌اند و همه تلاش ما برای منصرف کردن آن‌ها بی‌نتیجه مانده است، مصاحبه خروج از خدمت می‌تواند ابزاری دیر هنگام اما مفید برای کسب اطلاع، هوشیار کردن مدیران و پیشگیری از وقوع تصمیمات مشابه باشد.

در این مقاله قصد دارم در مورد چرایی و چگونگی و انواع سوالات مصاحبه خروج مطالبی را با شما به اشتراک گذارم.

مصاحبه خروج چیست؟

کارکنان سازمان شما را ترک می‌کنند بر اثر نارضایتی، پیدا کردن موقعیت شغلی بهتر،‌ ربوده شدن توسط رقبا، بازنشستگی و حتی مرگ! اما فارغ از آنکه این جدایی به چه شکلی است، بیشترین امیدی که می‌توانید داشته باشید این است که بر اینکه چه کسی و در چه زمانی شرکت را ترک می‌کند قدری نفوذ داشته باشید، بدین منظور باید سازوکاری را فراهم کنید که با آگاهی از دلایل ترک خدمت کارکنان نرخ ترک‌خدمت‌هایی که برای سازمان زیان‌آور است را به حداقل برسانید.

مصاحبه خروج مصاحبه ایست که با کارکنانی که در حال ترک سازمان هستند انجام می‌شود.

هدف از این مصاحبه این است که به یک بازخور در مورد شرکت، عملکردش، دلایل اصلی ترک کار و عملکرد مدیران، از افرادی که هم اکنون دلایل کمتری برای طفره رفتن و پنهان کردن عقایدشان دارند برسیم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نرخ خروج چیست و چطور محاسبه می‌شود؟(+مثال)

اهمیت مصاحبه خروج

تحقیقات منتشر شده در Harvard Business Review نشان داده است که از هر 4 شرکت، 1 شرکت مصاحبه خروج انجام نمی‌دهد. سایر سازمان‌ها این کار را انجام می‌دهند، اما داده‌هایی را که جمع آوری می‌کنند تجزیه و تحلیل نمی‌کنند یا آنها را با رهبران برای ایجاد تغییر به اشتراک نمی‌گذارند. کارکنان شما بزرگترین دارایی شما هستند، بنابراین دانستن اینکه چرا آنها سازمان را ترک می‌کنند، می‌تواند اطلاعات ارزشمندی در مورد نحوه تغییر سازمان، بهبود تعامل و نرخ نگهداری ارائه دهد و به کارمندان شما نشان دهد که نظرات آنها مهم است.

این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان

سوالات مصاحبه خروج

یک مصاحبه خروج می‌بایست دنبال پاسخ پرسش‌هایی از این دست باشد:

*چه چیزی در ابتدای کار شما را به سمت این شرکت جلب کرد؟
*با چه انتظاراتی به شرکت ما وارد شدید که در طی همکاری پاسخ داده نشد؟
*اصلی‌ترین دلیلی که باعث شده تصمیم به ترک سازمان بگیرید چیست؟
*اگر چه چیزی در شرکت اصلاح می‌شد، می‌ماندید؟
*اگر جای مدیر ارشد سازمان بودید، سه تغییر اصلی که در سازمان ایجاد می‌کردید چه بود؟
*از چه زمانی تصمیم به ترک سازمان گرفتید؟
*تیم مدیریتی سازمان و مدیر مستقیم خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟(می‌توانید از 1 تا 5 امتیاز دهید)
*آیا ممکن است در آینده به شغلی دیگر در اینجا فکر کنید؟
*مزایای شغل جدید(یا سازمان جدیدی) که انتخاب کردید نسبت به وضعیت فعلی چیست؟
*چگونه می‌توانیم اینجا را مکان بهتری برای کار کردن بسازیم؟

در ادامه مهمترین سوال مصاحبه خروج به تفکیک شرکت، شغل، فرهنگ، محیط و تکنولوژی را با هم مرور می‌کنیم.

سوالات مصاحبه خروج در مورد فرهنگ شرکت

1.  فرهنگ شرکت ما را چگونه توصیف می‌کنید؟
2. از کدام بخش فرهنگ شرکت ما بیشتر لذت می‌برید؟
3. به نظر شما کدام جنبه از فرهنگ شرکت ما باید تغییر یا بهبود یابد؟
4. چه کاری را انجام نمی‌دهیم که باید برای ایجاد فرهنگ سازمانی بهتر انجام دهیم؟
5. می‌‌توانید موقعیتی را شرح دهید که در نقش خود احساس عدم حمایت یا عدم ارزش داشتید؟ 

سوالات مصاحبه خروج در مورد محیط سازمان

1. محیط کار را چگونه توصیف می‌کنید؟
2. چه چیزی را در مورد محیط کار/منطقه کاری خود بیشتر دوست دارید؟
3. چه چیزی را در مورد محیط کار/منطقه کاری خود کمتر دوست دارید؟
4. به نظر شما برای بهبود محیط کار/منطقه کاری شما باید حتماً چه چیزی را تغییر دهیم یا اضافه کنیم؟
5. چقدر از خط مشی دورکاری ما راضی بودید؟
6. آیا مسائل خاصی در محیط کار وجود داشت که به تصمیم شما برای ترک کمک کرد؟
7. آیا احساس کردید که ابزار و منابع کافی برای انجام درست کار خود دارید؟ اگر نه، چه چیزی کم بود؟

سوالات مصاحبه خروج در مورد تکنولوژی

1. از ابزارهایی که برای برقراری ارتباط با همکاران و/یا مشتریان خود هنگام کار از راه دور استفاده می‌کردید چقدر رضایت داشتید؟
2. استفاده از چه نرم افزار/ابزاری را فوراً متوقف کنیم؟
3. چقدر از سطح پشتیبانی فناوری اطلاعاتی که در حین کار از راه دور دریافت کرده‌اید راضی هستید؟
4. زمانی که برای اولین بار برای ما شروع به کار کردید، استفاده از سیستم‌ها و برنامه‌های مختلف چقدر آسان بود؟

سوالاتی برای جمع‌بندی و پایان مصاحبه خروج

1. آیا مورد دیگری وجود دارد که بخواهید در حین خروج از سازمان در مورد آن صحبت کنید که به آن پرداخته نشده است؟
2. اگر به جای من با بنیانگذاران/صاحبان صحبت می‌کردید، چه توصیه‌ای به آنها می‌کردید؟
3. چه توصیه‌ای در مورد بهبود فرآیند خروج به ما می‌دهید؟

این مطلب را هم ببیند: نمونه فرم مصاحبه خروج کارکنان

انواع مصاحبه خروج

مصاحبه‌های خروج ساختار یافته، خروج نیمه ساختار یافته، و خروج با کمک پرسشنامه انواع مختلف مصاحبه‌های خروج هستند که در هرکدام از آنها از روش‌ها و استراتژی‌های خاصی برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده می‌شود. در زیر توضیحاتی درباره هرکدام آمده است:

1.مصاحبه خروج ساختار یافته

در این نوع مصاحبه، مصاحبه‌گر یک ساختار دقیق را دنبال می‌کند. این به این معناست که تعداد و نوع سوالات به دقت مشخص شده‌اند و به ترتیب مشخصی از اطلاعات خروجی استفاده می‌شود.

2. مصاحبه خروج نیمه ساختار یافته

در این نوع مصاحبه، بخشی از سوالات و ساختار مصاحبه به دقت تعیین شده‌اند، اما در عین حال، فرصت برای گفتگو با مصاحبه‌شونده وجود دارد. این نوع مصاحبه اجازه می‌دهد تا به پرسش‌های جدید نیز پرداخته شود و تا حدودی از انعطاف در جریان مصاحبه بهره برده شود.

مصاحبه خروج با کمک پرسشنامه

در این نوع مصاحبه، پرسشنامه به عنوان یک راهنما یا قالب استفاده می‌شود. مصاحبه‌کننده از پرسش‌های پیش تعیین شده در پرسشنامه برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده می‌کند. این نوع مصاحبه به مصاحبه‌گر اجازه می‌دهد تا از دقت و یکنواختی در جمع‌آوری اطلاعات بهره‌مند شود.

بهتر است، مصاحبه نیمه ساختار یافته طراحی شود و بر اساس پاسخ سوالات مصاحبه شونده، سوالات پیگیرانه را طراحی کنیم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: انواع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی(راهنمای جامع)

تحلیل مصاحبه خروج

گام بعدی بعد از انجام مصاحبه خروج، این است که مطمئن شوید داده‌هایی که جمع آوری می‌کنید تجزیه و تحلیل شده و هدر نمی‌روند. بازخوردهای جمع‌آوری شده را مرور کنید تا بتوانید الگوها، مضامین تکرار شونده و زمینه‌های بهبود در سازمان را کشف کنید.

زمانی که پاسخ‌ها از تعداد زیادی از مصاحبه‌های خروج جمع آوری شود می‌تواند به شما برای شناسایی علل اصلی ترک شغل و طراحی یک استراتژی منسجم برای حفظ کارکنان کمک کند. از این دیدگاه اطلاعات جمع آوری شده از مصاحبه‌های خروجی یکی از عوامل مهم در بهبود مداوم محل کار است.

چه کسی مصاحبه خروج را انجام می‌دهد؟

مصاحبه خروج معمولا توسط مدیر و یا مشاوران منابع انسانی سازمان انجام می‌شود، برای انجام آن حتما فضای راحت و دوستانه و زمان کافی(حداقل یک ساعت) در نظر بگیرید. همچنین این مصاحبه را بعد از تسویه حساب مالی کارکنان و قطع کامل رابطه فی مابین انجام دهید که هم اطلاعات درست‌تری تولید کند و هم اعتبار بیشتری داشته باشد.

دکتر ابوالعلایی در کتاب کارکنان چرا می‌آیند، چرا می‌مانند، چرا می‌روند، جملات کارکنان را که از مصاحبه‌های خروج از خدمت در کشورمان حاصل شده منعکس کردند که تصویر خوبی از عوامل موثر بر ترک خدمت کارکنان ایرانی را مشخص می‌نماید، بعضی از این جملات در ادامه آمده است:

* این اواخر در زندگی و کار به یکنواختی رسیده بودم و همه چیز برایم روتین بود.

* احساس می کردم از تمام ظرفیت و پتانسیل من استفاده نمی‌شود.

* تمایل داشتم در محیط کم استرس تری کار کنم.

* احساس می‌کردم در حال درجا زدن هستم.

* ساعت کاری زیاد و نوع کار کارمندی اجازه نمی‌دهد که به برنامه شخصی خودم برسم.

* من شرکت را دوست داشتم اما زندگی خرج دارد.

* مشخص ترین دلیل خروجم درآمد است و بعد فشار کاری

* مدیر به آدم‌ها به چشم ابزار نگاه می‌کند.

* احساسم این بود که بیش از انتظار سازمان کار می کردم اما دیده نمی‌شدم.

* کیفیت کار و تلاش ما در پادش دیده نمی‌شود.

* یک سری پست‌ها قفل شده و فقط در اختیار افراد خاص است.

* انتظار داشتم پیشنهادهای فنی که می دادم مورد پذیرش و اجرا قرار گیرد؛ اما دلایل قانع کننده‌ای نمی‌شنیدم و ایده‌هایم در نطفه خفه می‌شد.

* این اواخر احساس تنهایی می‌کردم، انتظار درک و حمایت و ارتقا داشتم. نیاز به دلخوشی و تشویق داشتم که تامین نشد.

نکاتی برای انجام مصاحبه خروج

• مصاحبه را در یک محیط خصوصی و آرام انجام دهید.
• به کارمند اطمینان دهید که پاسخ‌های او محرمانه خواهد ماند.
• به طور فعال به پاسخ‌های کارمند گوش دهید و با دقت یادداشت‌برداری کنید.
• از پرسیدن سوالات جهت‌دار خودداری کنید.
• به کارمند فرصت دهید تا هرگونه سوال یا نگرانی خود را بیان کند.
• از کارمند برای وقت و بازخوردش تشکر کنید.

سخن پایانی

سخن آخر این که در بازار رقابتی امروز، به هر حال روزی کارکنان ما را ترک خواهند کرد و مصاحبه خروج می‌تواند اطلاعات ارزشمندی را به منظور حفظ کارکنان کلیدی در اختیار ما قرار دهد اگر شرکت شما این کار را انجام نمی‌دهد یا آن را به صورت جدی و نظام‌مند انجام نمی‌دهد بر ایجاد تغییر در این رویه پافشاری کنید.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/exit-interview-questions/

کتاب استخدام و حفظ بهترین کارکنان/ علی شیرازی

کتاب کارکنان چرا می‌آیند، چرا می‌مانند، چرا می‌روند/ دکتر بهزاد ابوالعلایی

تجربیات شخصی نویسنده در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی

نویسنده: سونیا جلالی