هدایای خوش‌آمدگویی(Welcome Gifts) برای کارمندان جدید به سازمان شما کمک می‌کند تا تاثیر اولیه خوبی به عنوان یک کارفرما داشته باشید. همچنین باعث ایجاد یک تجربه مثبت در اولین روزهای کاری کارکنان شده و به توسعه فرهنگ شرکت هم کمک می‌کند.

علاوه بر این، تصاویر این هدایا محتوای بسیار خوبی برای حمایت از برند کارفرمایی شما ایجاد می‌کند و زمانی که  کارمندان نظرات خود را در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک می‌گذارند می‌تواند بخشی از توصیف تجربه آنها باشد.

بودجه شما هر چه که باشد، چیزهای زیادی وجود دارد که می‌توانید در بسته خوش آمدگویی کارمندان جدید خود بگنجانید. بیایید در این مقاله چند ایده بعنوان هدایای خوش آمدگویی برای کارمندان جدید را بررسی کنیم.

1. متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید

یادداشت خوش آمدگویی دست‌نویس تاثیر اولیه بسیار مطلوبی دارد. لازم نیست یک نوشته طولانی باشد. یک پیام کوتاه برای ابراز هیجان و خوشحالی از حضور کارمند جدید کافی است. همچنین می‌توانید از یک کارت پستال با تصویر اعضای تیم به همراه پیام‌های خوش آمدگویی آن‌ها هم استفاده کنید. یا ممکن است یادداشتی جمعی از طرف اعضای تیم را روی وایت بورد دفتر کار بنویسید.

مورد استقبال قرار گرفتن از طرف مدیر و اعضای تیم به ایجاد اولین تصویر عالی از شرکت کمک می‌کند و برای حفظ استخدام‌های جدید مهم است. به گفته شرکت Clear، سازمان‌هایی که فرآیند جامعه‌پذیری (Onboarding) عالی دارند، نرخ حفظ استخدام‌های جدید را تا ۵۲ درصد افزایش داده‌اند.

متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید به راحتی ایجاد می‌شوند، هزینه بسیار کمی دارند، تأثیر مثبتی بر تجربه کارمندان جدید شما می‌گذارند و جزء عالی‌ترین هدایای خوش آمدگویی هستند.

نمونه متن خوش آمدگویی برای کارکنان جدید

سلام [نام کارمند جدید],

به تیم خوش آمدید. خوشحالیم که به تیم ما پیوسته‌اید.

تیم ما با افتخار و خوشحالی شما را در خانواده‌ی خود می‌پذیرد و اعتقاد داریم که توانمندی‌ها و تجربیات شما می‌تواند طرح‌ها و اهداف ما را ارتقا بخشد.

از این به بعد، روزهای پر از چالش و پیشرفت را پیش رو داریم و به عنوان یک تیم تلاش می‌کنیم تا محیطی دوستانه و پشتیبانی‌کننده فراهم کنیم تا هرکس احساس کند که جزء یک تیم موفق و هماهنگ است. باور داریم که با همکاری و تلاش مشترک، می‌توانیم به اهداف بزرگتری دست پیدا کنیم.

اگر هر گونه سوال یا نیازی دارید، لطفاً احساس راحتی کنید که با هر کدام از ما تماس بگیرید. ما اینجا هستیم تا شما را، همراهی کنیم.

با امید به همکاری موفق و ممتاز با شما،

[نام و امضای همکاران]

2. هدفون

اگر بودجه کافی دارید، یک هدفون مناسب، هدیه عالی برای کارمندان جدیدتان است که به آنها کمک می‌کند در محل کار تمرکز کنند و از سر و صدای همکاران پرحرف یا همسایه‌های پر سر و صدا جلوگیری می‌کند.

هدفون‌ها باید به اندازه کافی راحت و در طول روز قابل استفاده باشند. به سرعت قابل شارژ باشند تا با شارژ کردن آن در نیمه روز، وقفه‌ها به حداقل برسد. همچنین باید به دنبال هدفونی باشید که کمترین نشتی صدا را داشته باشد تا کارکنان بتوانند بدون ایجاد مزاحمت برای همکاران خود، به موسیقی گوش دهند.

3. لوازم اداری و تجهیزات مورد نیاز

لوازم اداری ابتدایی‌ترین اما ضروری‌ترین بخش پکیج خوش آمدگویی است، چه از راه دور کار کنند و چه در دفتر.

به کارمندان جدید خود لوازم اداری و تجهیراتی هدیه دهید تا تجربه کاری روزانه آنها آسان‌تر شود، مانند:

• لپ تاپ، فلش، موس
• عینک نور آبی
• پاوربانک
• نوت بوک و دفترچه یادداشت
• خودکار، نشانگر، هایلایتر
• پوشه، پاکت نامه و کارت ویزیت
• منگنه، گیره کاغذ و قیچی

و…

بر روی لوازمی تمرکز کنید که کارمندان شما واقعاً به آنها نیاز دارند تا از شلوغی غیرضروری میز خود جلوگیری کنند.

4. هدایایی با برند شرکت

اقلامی با برند شرکت‌ها، هدایای خوش آمدگویی بسیار محبوبی هستند. این هدایا از همان ابتدای سفر یک کارمند به به تقویت حس ارتباط، غرور و تعلق کمک می‌کنند.

این هدایا می‌تواند شامل بطری آب، پیراهن، گرمکن، هودی شرکتی، خودکار، پد موس، دفترچه یادداشت، کوله پشتی، لپ تاپ، ظرف ناهار، پلاک با نام کارکنان، ماگ، فنجان قهوه و … باشد.

می‌توانید هدایای خوش آمدگویی را با درج نام کارمندان خاص‌تر کنید. همچنین به جلوگیری از شنیدن مکرر این جمله که “این بطری آب کیست؟” کمک می‌کند.

5. تنقلات سالم و با کیفیت

بر سلامتی کارکنان تمرکز کنید و روی تنقلات سالم و باکیفیت مانند میوه‌ها، آجیل، کوکی، سبزیجات و… سرمایه‌گذاری کنید.  نوشیدنی‌هایی مانند قهوه، چای، یا آبمیوه‌ها را فراموش نکنید.

اگر می‌توانید، جعبه‌های خوراکی خود را از کسب‌وکارهای محلی سفارش دهید تا در حین تهیه بسته‌های خوشامدگویی از کسب و کارهای کوچک هم حمایت کنید.

6. پوشه اطلاعات و کتابچه راهنمای شرکت

پوشه اطلاعات کارکنان جدید راهی است برای انتقال آنچه که آنها باید در بدو استخدام بدانند. دادن پوشه اطلاعات به کارکنان جدید به تنظیم و مدیریت انتظارات کمک می‌کند.

این پوشه می‌تواند شامل موارد زیر باشد.

• نامه خوش آمدگویی مدیر عامل
• ماموریت، چشم انداز و ارزش‌های شرکت
• فرم‌ها و ابزارها
• ساختار سازمانی
• کاربرگ اطلاعات شخصی
• بیمه و بازنشستگی
• اطلاعات تماس منابع انسانی و سایر بخش‌ها
• نظرسنجی قبل از ورود
• نحوه حضور و استراحت
• شرایط کار و ساعات کاری قابل اجرا برای کارکنان در دفتر / از راه دور / هیبریدی
• سیاست‌ها و رویه‌های شرکت
• و…

همچنین گنجاندن اطلاعاتی در مورد فرهنگ شرکت نیز مفید است مانند:

• نحوه ارتباط کارکنان با یکدیگر
• چگونی جشن گرفتن دستاوردها و نقاط عطف
• چگونگی مدیریت عملکرد کارکنان و اهدای پاداش

کارمندان جدید از دسترسی فوری به اطلاعات شرکتی که به تازگی به آن ملحق شده‌اند قدردانی خواهند کرد.

7. کتاب

دادن کتاب به کارکنان جدید نشان می‌دهد که روی رشد و توسعه آنها سرمایه گذاری کرده‌اید.

کتاب‌های مرتبط با شغل فرد، کسب و کار یا صنعت خود را تهیه کنید. موضوعاتی که به آنها کمک کند در نقش خود برتر باشند یا تخصص خود را توسعه دهند.

8. کارت هدیه و کوپن

کارت‌های هدیه به خصوص زمانی عالی هستند که هنوز نمی‌دانید کارکنان جدیدتان به چه چیزی علاقه دارند یا به چه چیزی نیاز دارند. با اهدا کارت هدیه این امکان را به آن‌ها می‌دهید که چیزهایی را که واقعاً نیاز دارند انتخاب کنند.

می‌توانید کارت‌های هدیه را برای یک کافی شاپ، رستوران یا فروشگاه‌های آنلاین شارژ کنید.

مشابه کارت‌های هدیه، کوپن‌ها نیز هدیه‌ای مقرون به صرفه و دوست داشتنی برای کارکنان جدید هستند. مانند کوپن برای اقامت در یک هتل، سفرهای آخر هفته، اشتراک غذا، شام در رستوران و…

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

نکاتی برای انتخاب بهتر هدایای خوش آمد گویی

نیازهای کارکنان را در نظر بگیرید.

وقتی در مورد هدایای خوش آمدگویی برای کارمندان جدید تصمیم می‌گیرید به این موضوع کنید، که چه چیزی باعث می‌شود زمان آنها در شرکت شما خوشایندتر شود؟ یا چه چیزی می‌تواند به آنها کمک کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشند؟

به عنوان مثال، هدفون ممکن است بهترین هدیه برای یک مسئول پذیرش نباشد.

از دادن هدایای صرفاً تزئینی که احتمال نادیده گرفتن یا دور انداختن آنها وجود دارد، خودداری کنید.

هدایا را شخصی کنید.

دریافت هدایای شخصی به فرد احساس خاص بودن می‌دهد. بنابراین اگر می‌توانید، آنها را به ازای هر فرد، تیم یا واحد، شخصی سازی کنید.

هر جا که می‌توانید ترجیحات کارکنان را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر یک کارمند سرگرمی خاصی دارد، می‌توانید چیزهای مرتبط را به او بدهید. مثلا اگر دوست دارند فیلم ببینند، می‌توانید به آنها بلیط سینما بدهید.

ارزش های اصلی شرکت را القا کنید.

ارزش‌های اصلی خود را در انتخاب هدیه در نظر بگیرید و مواردی را انتخاب کنید که به توسعه ارزش‌های شما کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر یکی از ارزش‌های شرکت شما استقلال است و شما اجازه کار از راه دور را می‌دهید، پاوربانک، کیف لپ تاپ، هدفون، بلوتوث و … اقلامی ایده آل برای هدیه هستند.

بسته بندی هدیه خوش آمدگویی خود را جذاب کنید.

بسته بندی جذاب، هدیه خوش آمدگویی را جذاب‌تر می کند. بهتر است از برند شرکت روی کاغذ بسته بندی، کیسه یا جعبه خود استفاده کنید یا هدایای خود را در یک کیف مارک‌دار قرار دهید.

بازخورد کارمندان را دریافت کنید.

می‌توانید چند سؤال در مورد هدایا در نظرسنجی رضایتمندی استخدام شدگان جدید خود بگنجانید، مانند:

• آیا هدایا را مفید می‌دانستند؟
• چه چیزی اضافه می‌کنند؟
• چه چیزی را تغییر خواهند داد؟

بازخوردها را تجزیه و تحلیل کنید و ببینید چه چیزی را می‌توانید بهبود بخشید.

نکته آخر این که برای استقبال به یاد ماندنی از کارمندان جدید خود به بودجه زیادی نیاز ندارید. صرف کمی زمان با چاشنی خلاقیت می‌تواند تجربه به یادماندنی را برای کارکنان تازه وارد شما رقم بزند.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/welcome-gifts-for-new-employees/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

نرخ خروج کارکنان (Employee Turnover Rate) نسبت تعداد کارکنانی که در یک دوره زمانی خاص از سازمان خارج شده‌اند به کل تعداد کارکنان در آن دوره را نشان می‌دهد. این نرخ به صورت درصدی بیان می‌شود و نمایانگر ماندگاری کارکنان در سازمان است.

نرخ خروج کارکنان می‌تواند نشان‌دهنده میزان رضایت و تعلق کارکنان باشد. اگر نرخ خروج بالا باشد، ممکن است مشکلاتی مانند عدم رضایت، کاهش عملکرد یا مشکلات مدیریتی وجود داشته باشد. بنابراین می‌بایست به عنوان یک شاخص کلیدی مهم مدیریت منابع انسانی سنجیده شود.

در این مقاله مراحل و فرمول محاسبه نرخ خروج کارکنان به صورت گام به گام و عملیاتی توضیح داده شده است و یک نمونه مطالعه موردی در خصوص افزایش نرخ خروج کارکنان در سازمان نیز با شما به اشتراک گذاشته شده است.

منظور از نرخ خروج کارکنان چیست؟

نرخ خروج کارکنان(Employee Turnover Rate) به درصدی از کارکنان یک سازمان اشاره دارد که در یک دوره زمانی مشخص (معمولاً یک سال) از سازمان خارج شده‌اند.

فرمول نرخ خروج کارکنان

فرمول محاسبه نرخ خروج کارکنان به صورت زیر است:

مراحل محاسبه نرخ خروج

برای محاسبه نرخ خروج کارکنان مراحل زیر را طی کنید:

واقعیت را به من بگو و من یاد خواهم گرفت. حقیقت را به من بگو و من باور خواهم کرد.

اما برای من یک داستان بگو تا برای همیشه در قلب من زنده بماند.

(ضرب المثل هندی)

همه ما عاشق یک داستان خوب هستیم افراد همیشه مجذوب داستان‌ها بوده‌اند. برای هزاران سال، داستان نویسان از این ابزار برای تأثیرگذاری، آموزش و الهام بخشیدن به ما استفاده کرده‌اند. یکی از دلایلی که داستان‌ها بسیار قدرتمند هستند این است که اطلاعات را به احساسات تبدیل می‌کنند.

به همین دلیل است که وقتی اطلاعات از طریق یک داستان منتقل می‌شود، آن‌ها را بهتر به خاطر می‌آوریم و برای اقدام کردن انگیزه پیدا می‌کنیم.

وقتی نوبت به جذب و استخدام استعدادها می‌رسد، داستان سرایی راهی برای ارتباط با کاندیداهای بالقوه مطلوب است که به آگهی‌های شغلی ما نگاه هم نمی‌کنند. قصه گفتن پیام شما را ساده‌تر، الهام بخش‌تر و جذاب‌تر می‌کند.

به خواندن این مقاله ادامه دهید تا بیاموزید که چگونه هنر داستان سرایی می‌تواند به شما کمک کند داوطلبان بهتری جذب کنید و برند کارفرمای خود را بهبود بخشید.

چرا از داستان سرایی در استخدام استفاده کنیم؟

همه متقاضیان استخدام فعال نیستند. مطالعات نشان می‌دهد که حدود 70٪ از جویندگان کار منفعل هستند، به این معنی که آنها فعالانه به دنبال فرصت‌های شغلی جدید نیستند. آگهی‌های شغلی سنتی شما به آنها نمی‌رسد، اما داستان‌های هیجان انگیز شما به دست آنها می‌رسد.

شما شرح شغل خود را طراحی کرده‌اید، صفحه شغلی را در وب سایت خود آماده کردید و همه چیز آماده به نظر می‌رسد. اما، چه چیزی شما را از صدها شرکت دیگر که برای نامزدهای برتر رقابت می‌کنند متمایز می‌کند؟

پاسخ به طرز شگفت آوری ساده است: داستان خود را بگویید.

پیام‌هایی که به‌صورت داستان ارسال می‌شوند می‌توانند تا ۲۲ برابر بیشتر از واقعیت‌ها به یاد ماندنی باشند. انسان‌ها 65 درصد از داستان‌هایی را که می‌شنوند به خاطر می‌آورند. در حالی که این میزان در مورد حقایق تنها 5 درصد است.

داستان سرایی در استخدام، راهی برای جلب علاقه و افزایش آگاهی متقاضیان کار، از سازمان شما به عنوان یک کارفرما است. داستان سرایی به شما کمک می‌کند تا تجربه کارکنان خود را بسازید و برند کارفرمای خود را تقویت کنید.

چه داستانی بگوییم؟

داستانی که می‌گوییم باید بتواند به این سوالات داوطلبان پاسخ دهد:

• این چه نوع سازمانی است؟
• کار کردن در اینجا چگونه است؟
• این شرکت در آینده به کجا می‌رود؟
• آیا از کار کردن در اینجا خوشحال خواهم شد؟

شما داستان‌هایی می‌خواهید که بتواند به این سؤالات پاسخ دهد و اطلاعاتی را که متقاضی برای تصمیم گیری در مورد شما نیاز دارد ارائه دهد.

در ادامه چند نمونه از داستان‌هایی که می‌توانید روایت کنید به اشتراک گذاشته شده است.

داستان تاسیس شرکت

اولین داستانی که می‌توانید برای متقاضیان استخدام بگویید، داستان تاسیس شرکت شماست.

افراد نمی‌خواهند فقط کار کنند و دستمزد بگیرند آن‌ها می‌خواهند بخشی از یک داستان بزرگتر و جالب‌تر باشند و بتوانند شور و اشتیاق بنیانگذار شرکت شما را درک کنند.

شرکت شما هم حتما داستان تاسیس جالبی دارد. اگر بنیانگذار یا افراد آگاه دیگر در دسترس هستند با آن‌ها مصاحبه کرده و داستان تاسیس شرکت را پیدا کرده و منتشرش کنید.

داستان‌های کارکنان

دسته دوم داستان‌هایی است که مشخص می‌کند چرا کارکنان، سازمان شما را برای کار کردن انتخاب کرده‌اند و یا چرا سازمان شما را ترک نمی‌کنند؟ چه کاری در سازمان شما انجام می‌دهند و چه تجربه‌ای از کارکردن در سازمان شما دارند.

شغلشان برایشان چه معنایی دارد و چرا آن را ادامه می‌دهند؟

کارمندان خود به عنوان قهرمانان اصلی داستان‌های شرکت خود انتخاب کنید. داستان‌های افراد واقعی، یک شرکت را معتبرتر و باورپذیرتر می‌کند.

یک نمونه از داستان‌های کارکنان (با تمرکز بر معنای کار) را می‌توانید در ویدئو زیر مشاهده کنید.

داستان‌هایی درباره مزایای شرکت

شکل دیگری از داستان گویی برای جذب استعدادها، گفتن داستان درباره مزایایی است که شرکت به کارکنان ارائه می‌دهد مثل دور کاری، امکان رشد، ایجاد تغییرات مثبت و…

کارکنان بیشتر از پول می‌خواهند روی چیزهای مهم کار کنند و تغییری پایدار و مثبت در دنیا ایجاد کنند. اگر چنین باشد احتمالا به استخدام در سازمان شما علاقمند می‌شوند.

از کارکنان بخواهید ویدئوهای شخصی خود را در مورد تجربه استفاده از مزایای شرکت منتشر کنند.

داستان‌هایی درباره فرهنگ و ارزش‌های شرکت

فرهنگ یک شرکت باید از بالا پایین بیاید. بسیاری از رهبران داستان جالبی پشت آنچه که آن‌ها را به موفقیت سوق داده است، دارند.

از این شکل داستان گویی برای نشان دادن نوع تجربه، فرهنگ سازمانی و روایتی که داوطلبان بالقوه در صورت پیوستن به شرکت شما تجربه می‌کنند، استفاده کنید.

همچنین می‌توانید ارزش‌های خود را لیست کنید و این سوالات را از خود بپرسید.

چه زمانی کسی نمونه‌ای از این ارزش‌ها را مشاهده کرد؟

چه زمانی دیدید که کسی دقیقا بر خلاف ارزش رفتار کند؟

این وقایع را مستند کنید و داستان‌هایی پیرامون آن بسازید.

چگونه از داستان سرایی در استراتژی استخدام خود استفاده کنید؟

برای انجام این کار چهار گام زیر را دنبال کنید.

1- مشخص کنید پیام شما چیست؟

قبل از شروع به نوشتن داستان خود، یک لحظه وقت بگذارید و پیامی که می‌خواهید با کمک آن ارسال کنید را مشخص کنید.

پاسخ به این سوال که می‌خواهید به متقاضیان کار چه چیزی را منتقل کنید؟

2- از کارکنان خود استفاده کنید.

چگونه به داستان سازمان خود جان می‌دهید؟ درست است، با درگیر کردن کارمندان در داستان، حس انسانی را به داستان خود اضافه می‌کنید.

فراموش نکنید که هر داستان را برای نقشی که برای آن استخدام می‌کنید شخصی سازی کنید. اگر می‌خواهید یک متخصص مالی استخدام کنید، از داستان شخصی که در امور مالی کار می‌کند استفاده کنید. مخاطب شما باید با داستانی که گفته می‌شود ارتباط برقرار کند و با آن درگیر شود.

3- داستان سرایی تصویری، بهترین شیوه داستان سرایی است.

پیام خود را با تصاویر (عکس و به خصوص ویدیو) ارسال کنید. این روش سریعتر توجه افراد را به خود جلب می‌کند و همچنین برای مدت طولانی‌تری با آنها خواهد ماند. به جای اینکه بنویسید یک متقاضی چه نوع محیط کاری را می‌تواند انتظار داشته باشد، چرا او را به سفری ویدئویی در دفاتر، رویدادهای تیمی و تجربه کارکنان نبرید؟

4- رسانه‌های اجتماعی کلیدی هستند.

داستان خود را از طریق رسانه‌های مختلف سازمان و همچنین شبکه‌های اجتماعی کارکنان پخش کنید تا مخاطبان زیادی را جذب کنید.

داستان سرایی قدرتمند است

قصه گویی ذاتا برای انسان‌ها فریبنده است. علاقه بیشتر و ارتباطات عمیق‌تری ایجاد می‌کند و بسیار متقاعدکننده است.

داستان سرایی به ابزار جدیدی در استخدام تبدیل شده است زیرا فرهنگ، ارزش‌ها و سنت‌های شرکت را برای افراد خارجی ملموس می‌کند. رهبران بزرگ امروزی قدرت داستان سرایی را درک می‌کنند و می‌دانند که چگونه می‌تواند بر استخدام افراد تأثیر بگذارد.

به عنوان یک استخدام کننده، متخصص منابع انسانی یا مدیر استخدام از این رویکرد استفاده کنید و استراتژی‌های استخدام خود را بهبود بخشید.

منابع

https://www.seenit.io/blog/how-and-why-to-use-storytelling-in-recruitment-marketing

https://www.greenhouse.io/blog/how-you-can-use-storytelling-to-up-your-recruiting-game

https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2019/10/08/successful-recruitment-its-all-about-storytelling/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

استخدام مدیر منابع انسانی کار ساده‌ای نیست. مدیران به دنبال سکاندارانی شایسته هستند که سکان کشتی مدیریت منابع انسانی سازمانشان را به آن‌ها بسپارند.

اما چالش اصلی در انتخاب مدیر منابع انسانی این است که از کجا متوجه شویم فرد داوطلب می‌تواند گزینه‌ی مناسبی برای ما باشد؟

در پاسخ به این چالش ممکن است تصمیم بگیرید مصاحبه کنید، از آزمون‌های سنجش دانش و مهارت استفاده کنید، از تست‌های روانشناختی و روانسنجی(مثل تست‌های شخصیت، هوش هیجانی و…) بهره بگیرید و یا از سایر ابزارهای ارزیابی نظیر کانون‌های ارزیابی و توسعه کمک بگیرید.

هر یک از این روش‌ها می‌تواند در صورت استفاده درست، کارآمد و اثربخش باشد و در مورد میزان اثربخشی آن‌ها می‌توان جداگانه صحبت کرد.

اما چون مصاحبه رایج‌ترین و پرکاربردترین روش ارزیابی ماست، در این مقاله می‌خواهم روی مصاحبه استخدامی متمرکز شوم و نمونه‌ای از سوالات مصاحبه استخدامی مدیر منابع انسانی را با شما به اشتراک بگذارم.

واضح است که سوالات مصاحبه شما بسته به شرح شغلی که برای مدیر منابع انسانی در نظر گرفتید،  هدفی که از استخدام برای این موقعیت شغلی دارید و ویژگی‌های کسب و کارتان می‌تواند متفاوت باشد.

بنابراین اگر به دنبال جذب و استخدام یک مدیر منابع انسانی توانمند هستید، سوالات پیشنهادی ما را می‌توانید به عنوان یک نقطه‌ی شروع برای ایده گرفتن در نظر بگیرید.

در استخدام مدیر منابع انسانی دنبال چه هستیم؟

در استخدام مدیر منابع انسانی در پی این هستیم که به این سوالات پاسخ دهیم.

آیا او دانش، مهارت، تخصص و اشتیاق لازم برای ایفای نقش به عنوان مدیر منابع انسانی را دارد؟

آیا با تیم، فرهنگ و ارزش‌های سازمان ما متناسب هست؟

سوالاتی که در مصاحبه استخدامی مدیر منابع انسانی می‌پرسیم باید ما را به پاسخ دو سوال فوق نزدیک کند و بتواند بیشترین اطلاعات فردی، شخصیتی و مهارتی را در مورد متقاضی شغل در اختیارمان قرار دهد.

سوالات پیشنهادی برای مصاحبه با مدیر منابع انسانی

در ادامه تعدادی از این سوالات را در چهار دسته سوالات بیوگرافی محور، سوالات سنجش انگیزه، ترجیحات و آرزوهای متقاضی، سوالات سنجش دانش و تخصص و سوالات شایستگی محور، با هم مرور می‌کنیم.

بخش اول: سوالات بیوگرافی محور

دسته اول سوالات برای استخدام مدیر منابع انسانی، سوالات بیوگرافی محور است. سوالات این مصاحبه مربوط به سوابق و تجارب کاری فرد است و وضعیت متقاضی را از طریق رزومه وی مورد بررسی قرار می‌دهیم و پرسش‌هایی درباره مشاغل مختلف، دلایل تغییر این مشاغل، موضوعات لذت بخش یا نارحت کننده برای او و مانند آن را مطرح می‌کنیم.

سوالاتی نظیر

• کمی درباره خودتان صحبت کنید؟
• چه موقعیت‌های شغلی را تجربه کردید؟
• به عنوان مدیر منابع انسانی در تجربه قبلی چه مسئولیت‌هایی بر عهده شما بود؟
• به عنوان یک مدیر منابع انسانی چه ویژگی‌هایی دارید که به عملکرد موفقتان کمک می‌کند؟
• همکاران قبلی شما را چطور توصیف می‌کنند؟
• اعتبار و تجربه گذشته‌تان، چگونه به شما کمک می‌کند تا در این موقعیت عالی باشید؟
• چه تجربه‌ای به عنوان رهبری تیم منابع انسانی دارید؟
• کدام بخش‌های حرفه مدیر منابع انسانی برای شما جذابیت بیشتر و کدام بخش‌ها جذابیت کمتری دارد؟
• در شغل‌های قبلی در زمینه‌ی مدیریت منابع انسانی چه دستاوردهایی داشتید؟

مهم‌ترین ویژگی این سوالات آن است که ساده‌ست، گارد دفاعی ابتدای مصاحبه را شکسته و به صحبت کردن داوطلب کمک می‌کند. همچنین اطلاعاتی را در خصوص تجربیات و دستاوردهای فرد و همچنین اثربخشی وی در مشاغل قبلی به ما می‌دهد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چک لیست مصاحبه استخدامی+ دانلود رایگان

بخش دوم: سوالاتی برای سنجش انگیزه‌ها، آرزوها و ترجیحات متقاضی

بخشی از مصاحبه با مدیر منابع انسانی را به سنجش انگیزش و آرزوهای وی اختصاص دهید. با کمک این سوالات می‌توانید در مورد تعادل میان آرزوها و انگیزه‌های شخصی متقاضی و توان سازمان برای تحقق آن فکر کنید.

تعدادی از این سوالات در ادامه پیشنهاد شده است.

• چرا شغل مدیر منابع انسانی را انتخاب کردید؟
• بخش مورد علاقه شما برای کار در حوزه منابع انسانی کدام بخش است؟
• چه هدف‌های بلندمدتی برای شغلت در نظر گرفته‌ای؟
• تصور می‌کنید کارهای روزانه‌تان چه خواهد بود؟
• درباره جنبه‌های منفی این حرفه چه می‌دانید؟
• چه جنبه‌هایی از کار کردن در یک سازمان برای شما مهم است؟
• چه جنبه‌هایی از کار کردن با یک مدیر برایتان مهم است؟

دقت کنید که هیچ پاسخ صحیح یا غلطی برای این پرسش‌ها وجود ندارد. ارزیابی پاسخ‌های داده شده به پرسش‌های مربوط به انگیزه‌ها و آرزوهای متقاضیان، به ماهیت پست مورد نظر، زمینه‌های پیشرفت و رشد متقاضی و فرهنگ سازمان شما بستگی دارد.

بخش سوم: سوالاتی برای سنجش دانش و تخصص متقاضی

شغل مدیر منابع انسانی به مجموعه‌ای از دانش، مهارت و تخصص نیاز دارد. با پرسیدن سؤالات دانش محور به دنبال این هستیم که ببینیم آیا توانایی‌های متقاضی با مجموعه دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام کار مطابقت دارد یا خیر.
مبنای ما برای طرح این سوالات، شرح وظایف تدوین شده در سند تجزیه و تحلیل شغل مدیر منابع انسانی‌ست.

در اینجا چند نمونه آورده شده است.

• چطور استراتژی منابع انسانی را طراحی می‌کنید؟
• برای یافتن بهترین استعدادها چه استراتژی‌هایی در حوزه استخدام استفاده می‌کنید؟
• فرایند مدیریت عملکرد موثر در سازمان چه مراحلی دارد؟ و آخرین چالشی که در حوزه مدیریت عملکرد حل و فصل کردید؟
• اصلی‌ترین روندهای منابع انسانی در سال پیش رو کدامند؟
• چه تجربه‌ای از کار با نرم افزاهای منابع انسانی و تحلیل داده‌ها دارید؟
• عملکرد واحد منابع انسانی با چه شاخص‌هایی سنجیده می‌شود؟
• توسعه برند کارفرمایی در شرکت را چطور پیش می‌برید؟
• موثرترین اقدامی که در جهت بهبود انگیزه کارکنان در سازمان‌های قبلی انجام دادید؟

مدیریت مسائل مهمی چون استخدام، جامعه‌پذیری، آموزش کارمندان، استعدیابی، جانشین پروری، ارتقا، فرهنگ سازمانی و… می‌تواند مبنای شما برای طراحی سوالات دانش محور باشد.

بخش چهارم: سوالات شایستگی محور

شغل مدیر منابع انسانی طیف وسیعی از شایستگی‌ها نظیر حل مساله، ارتباطات، رهبری، مربی‌گری، تیم سازی، تصمیم گیری و … را طلب می‌کند. بنابراین بخشی از سوالات مصاحبه ما حتما می‌بایست اختصاص به مصاحبه شایستگی محور یابد.

در مصاحبه شایستگی محور به دنبال این هستیم که شایستگی‌های فرد را از طریق موقعیت‌های واقعی و عملی و تجربیات وی مورد پرسش قرار دهیم.

اگر با مصاحبه شایستگی محور آشنا نیستید مقاله سوالات پیشنهادی برای مصاحبه شایستگی محور را مطالعه کنید.

نمونه‌ای از این سوالات در ادامه آمده است.

• سخت‌ترین چالشی که در حوزه مدیریت منابع انسانی در یکسال گذشته حل و فصل کردید؟ (حل مساله)
• درباره سخت‌ترین همکاری که موفق به کار کردن با وی نشدید صحبت کنید. (کار تیمی)
• درباره آخرین اقدامی که در حوزه مدیریت منابع انسانی برای رشد خود انجام دادید صحبت کنید؟ (یادگیرندگی)
• آخرین تعارضی که در تیم کاری موفق به حل آن نشدید؟ (ارتباطات)
• در مورد زمانی صحبت کنید که فرد دیگری با کمک شما رشد کرد؟ (مربی گری)
• درباره اثربخش‌ترین تصمیمی که در حوزه مدیریت منابع انسانی گرفتید صحبت کنید؟ (تصمیم گیری)

سوالات این بخش را می‌بایست بر اساس مدل شایستگی که برای مدیر منابع انسانی در سازمانتان تعریف کردید طراحی کنید.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی جذب و استخدام و  مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

سخن پایانی

در این مقاله تعدادی سوال را مطرح کردم که به تجربه در مصاحبه‌های استخدامی مدیر منابع انسانی برایم موثر عمل کرده است. شما می‌توانید از این سوالات ایده بگیرید و سوالات مناسب خودتان را طراحی کنید.

چه تجربه‌های دیگری علاوه بر سوالات مطرح شده در این که مقاله دارید که می‌تواند به دوستان آکادمی در جلسه‌ی مصاحبه (چه به عنوان مصاحبه‌کننده و چه به عنوان مصاحبه‌شونده) کمک کند؟ در بخش نظرات با ما به اشتراک گذارید.

منبع: دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

یک پرستار با بالاترین معدل از برترین دانشگاه کشور و داشتن دانش تخصصی حرفه خود، اگر همدلی، مهربانی، تعهد و مسئولیت پذیری نداشته باشد آیا دارای عملکرد متمایز و برجسته در شغل خود است؟

برجسته ترین همکار یا مدیری که تا الان داشته‌اید چه ویژگی‌هایی داشته است؟

چرا بسیاری از کارکنان با وجود داشتن دانش و تخصص کافی در سازمان، همواره یک فرد متوسط باقی مانده‌اند؟

پاسخ به سوالات بالا تا حد زیادی شما را به درک مفهوم شایستگی نزدیک می‌کند.

شایستگی ترکیبی از دانش، مهارت و خصوصیاتی است که یک فرد برای ایفای نقش موثر و برجسته در یک سازمان به آن نیازمند است.

اگر یک متخصص منابع انسانی هستید، مدل‌های شایستگی در جعبه ابزار شما بسیار مهم هستند. این مقاله به شما کمک می‌کند مفهوم شایستگی و نحوه طراحی مدل‌های شایستگی در سازمان را یاد بگیرید.

تعریف شایستگی

اولین معیار شایستگی در عصر کشاورزی و انقلاب صنعتی، قدرت جسمانی و سنجه آن، قطر بازوی کارگران بود. با ورود به قرن بیستم، هوش به معیار اصلی شایستگی و آزمون‌های هوش به روش متداول استخدام افراد در مشاغل مختلف تبدیل شد تا در اوایل دهه 1970 پروفسور مک کللند روانشناس دانشگاه هاروارد، در مقاله‌ای با عنوان آزمونی برای ترجیح شایستگی بر هوش، نشان داد آزمون هوش پیش بینی کننده ضعیفی برای پیش‌بینی اثربخشی فرد در بسیاری از مشاغل است. او شایستگی‌ها را به عنوان ملاک معتبر گزینش معرفی کرد.

در یک تعریف ساده

شایستگی آن دسته از ویژگی‌های کارکنان است که زیربنای رفتارهای شغلی موفق آن‌ها را تشکیل می‌دهد. مثل کار تیمی، برنامه‌ریزی، مهارت ارتباطی، حل مساله و …

این مقاله را هم مطالعه کنید: جانشین پروری چیست؟(راهنمای کامل مدیران منابع انسانی)

دسته بندی شایستگی‌ها

عمده‌ترین و اصلی‌ترین طبقه‌بندی شایستگی‌ها، تقسیم آن به دو نوع شایستگی‌های فنی و شایستگی‌های رفتاری‌ست.

شایستگی‌های رفتاری

مجموعه‌ای از رفتارهای قابل مشاهده و قابل اندازه گیری هستند که فرد را در کارش اثربخش می‌سازند مثل کار تیمی، مذاکره، تفکر تحلیلی و…

شایستگی‌های فنی

دانش و مهارت‌های اساسی که برای ایفای نقش تخصصی در سازمان مورد نیاز است، مثل مهارت اکسل و برای هر واحد شغلی در شرکت منحصر به فرد می‌باشند مثلا شایستگی فنی کارشناس مالی با شایستگی فنی کارشناس فروش متفاوت است.

یک فرد برای ایفای نقش موثر و برجسته در یک شغل به هر دو دسته شایستگی‌های فنی و رفتاری نیازمند است.

مدل شایستگی چیست؟

مدل شایستگی به فهرستی از دانش، مهارت و توانایی‌های لازم برای ایفای نقش موثر در يك شغل خاص اشاره دارد كه بطور معمول در مجموع 7 تا 9 عدد می‌شود.

در شکل زیر یک نمونه مدل شایستگی را مشاهده می‌کنید.

یک مدل شایستگی هسته مرکزی فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی‌ست و کمک می‌کند که یک زبان مشترک و دقیق در مورد دانش، مهارت و ویژگی‌های مورد انتظار از مشاغل مشخص شود.

به عبارت دیگر با تعریف مجموعه‌ای از شایستگی‌ها برای هر نقش در کسب‌وکارتان، می‌توانید مشخص کنید که سازمان برای رسیدن به اهدافش به چه رفتارهایی اهمیت می‌دهد.

کاربرد مدل‌های شایستگی‌

اصلی‌ترین کاربرد شایستگی‌ها در ایجاد یک چهارچوب و زبان مشترک در فرایندهای مدیریت منابع انسانی‌ست.

این چهارچوب کمک می‌کند که

*در استخدام: با قرار دادن شایستگی‌ها به عنوان مبنایی برای فرایند جذب و استخدام، کارکنان جدید را با دقت بالاتری انتخاب و استخدام کنید و از انتخاب‌های حسی و مبتنی بر قضاوت‌های فردی فاصله بگیرید.

*در آموزش: با قرار دادن مدل شایستگی در قلب فرایند آموزش کارکنان و سنجش شایستگی‌های کارکنان برنامه‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای مناسب‌تر را ارائه دهید.

*در ارزیابی عملکرد: مدل شایستگی چهارچوبی برای ارزیابی نقاط قوت و ضعف رفتارهای فرد ارائه می‌دهد و در واقع استانداردی ارائه می‌دهد که می‌توان ارزیابی عملکرد را با دقت و سرعت بیشتری انجام داد.

*در پرداخت و پاداش: مدل شایستگی کمک می‌کند که پرداخت‌ها با شایستگی‌ها پیوند بخورد و بر این اساس پرداخت بیشتر به کارکنانی صورت می‌گیرد که شایستگی بیشتری از خود نشان می‌دهند.

بر اساس تحقیقات انجمن جبران خدمت آمریکا(ACA) سازمان‌ها به دلایل زیر از شایستگی‌ها  استفاده می‌کنند.

1- انتقال رفتارهای ارزشمند و فرهنگ سازمانی(75%)

2- عملکرد موثر برای همه کارکنان(59%)

3- تاکید بر ظرفیت‌های افراد(42%)

4- تقویت رفتار تیمی و متقابل(34%)

این مقاله را هم مطالعه کنید: ارزیابی شایستگی چیست و چه روش‌هایی دارد؟

روش‌های طراحی مدل شایستگی در سازمان

به منظور استخراج شایستگی‌ها و تدوین مدل شایستگی روش‌های مختلفی وجود دارد. ازجمله این روش‌ها می‌توان به مصاحبه با افراد موفق و برجسته سازمان، مطالعه شرح شغل‌ها، مطالعه برنامه استراتژیک سازمان و مطالعات الگوبرداری اشاره کرد. در ادامه این روش‌ها معرفی شده‌اند.

مصاحبه با افراد موفق و برجسته سازمان

مصاحبه با افرادی که در شغل مورد نظر ما عملکردی عالی دارند یکی از بهترین و سریع ترین روش‌های استخراج شایستگی‌هاست. این مرحله به منظور شناسایی دانش، مهارت و توانایی‌هایی می‌باشد که آن افراد دارا هستند و موجب برجسته شدن آن‌ها و تمایزشان نسبت به بقیه می‌شود. با کمک مصاحبه با افراد شاخص، می‌توان به فهرستی از شایستگی‌ها دست پیدا کرد.

مطالعه برنامه استراتژیک سازمان

کارمندیابی، انتخاب، ارزیابی و توسعه کارکنان می‌بایست بر اساس استراتژی سازمان باشد. بنابراین یکی از منابع مهم در تدوین شایستگی‌ها، مطالعه برنامه استراتژیک سازمان است. به عنوان مثال وقتی استراتژی کلی سازمان جذب رضایت مشتری‌ست بر شایستگی مشتری مداری تاکید می‌شود. یا اگر استراتژی سازمان، ایجاد کیفیت از طریق کار تیمی‌ست، شایستگی کار تیمی می‌بایست در طراحی شایستگی‌ها مورد نظر قرار گیرد.

تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل مشخص می‌کند که شاغل در این شغل با چه وظایف و مسئولیت‌هایی روبروست و برای انجام آن چه دانش، مهارت و توانایی‌های نیاز دارد. هر چقدر شرح شغل بهتر تشریح و تحلیل گردد، بهتر می‌توان به شایستگی‌های آن شغل دست یافت مثلا برای فردی که وظیفه نوشتن گزارشات تحلیلی را بر عهده دارد شایستگی تحلیل گری یک شایستگی کلیدی‌ست.

مطالعات الگو برداری

در زمینه توسعه شایستگی‌ها پژوهش‌های زیادی صورت گرفته است.

مدل‌های شایستگی عمومی، پایه‌ای مشترک برای شرکت‌ها برای توسعه و ایجاد مدل‌های شایستگی خاص سازمان را فراهم می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند شایستگی‌های خاصی را از مدل‌های عمومی شایستگی الگو گرفته و از آن به عنوان یک نقطه شروع برای توسعه مدل شایستگی خاص شرکت استفاده کنند. بعضی از منابع خوب برای مطالعات الگو برداری، دیکشنری هاروارد و دیکشنری یونیدو هستند که برای آشنایی بیشتر می‌توانید آن‌ها را از لینک‌های زیر دانلود کنید.

دانلود دیکشنری شایستگی‌ها

Harvard University Competency Dictionary FY14 – final

UNIDO

جمع بندی و پیشنهاد مطالعه بیشتر

با تعریف شایستگی‌های شغلی برای هر نقش، می‌توانید به سازمان خود کمک کنید کارکنان شایسته‌تری را جذب کند، مسیر شغلی آن‌ها را ترسیم کند، برای چالش‌های آینده آماده شود، ارزیابی‌های دقیق‌تری انجام دهد و از کارکنان خود در مسیر رشد و توسعه حمایت کند.

امیدوارم با مطالعه این مطلب به اصول طراحی مدل شایستگی پی برده باشید. اگر به توسعه دانش و مهارت در زمینه طراحی مدل‌های شایستگی علاقمند هستید دوره آموزشی گام به گام طراحی مدل شایستگی برای شما مفید خواهد بود.

منابع

کتاب توسعه مدیریت بر مبنای شایستگی/دکتر مرتضی کرمی، دکتر مسلم صالحی

کتاب از مصاحبه تا استخدام/ دکتر جوشقانی

کتاب حرفه‌ای مصاحبه کنید/ دکتر عیدی، عماد فراهانی، صفورا فخر آذری

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

بعضی از مصاحبه گران در شرکت‌های بزرگ دنیا، سوالاتی عجیب و متفاوت در جلسه مصاحبه می‌پرسند و با کمک این سوالات قصد به چالش کشیدن داوطلب استخدام را دارند.

سوزان رول، یکی از مدیران شرکت OI Global Partners می‌گوید: «سوالات عجیب و غریب اصولاً برای فریب دادن یک فرد پرسیده نمی‌شوند، بلکه برای کشف ویژگی‌های یک نامزد هستند که نمی‌توان آن‌ها را با رزومه یا تمرین دو دقیقه‌ای مشخص کرد.
در این مطلب برخی از سوالات عجیب سازمان‌های بزرگ و مطرح در مصاحبه‌های استخدامی بیان شده است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

نمونه‌ای از سوالات عجیب و متفاوت مصاحبه‌های استخدامی

Google

اگر امکان استفاده از تبلیغات یوتیوب نباشد، چه راهی را برای کسب درآمد از سایت پیشنهاد می‌کنید؟

ما از شما می‌خواهیم گوگلی شوید این برای شما چه معنایی دارد؟

یکی از شوخی‌هایی که بعد از استخدام با مدیرتان خواهید کرد را بگویید؟

مفهوم بانک اطلاعاتی را برای یک کودک هفت ساله توضیح دهید.

تخمین بزنید سالیانه چند نفر در آمریکا موی خود را کوتاه می‌کنند؟

فرض کنید سوزنی در یک انبار کاه گم شده است چه راه‌هایی برای پیدا کردن آن پیشنهاد می‌کنید؟

فرض کنید ما هشت توپ داریم که یکی از آن‌ها از بقیه سبک‌تر است. اگر تنها دو بار امکان وزن کشی و استفاده از ترازوی کفه‌ای را داشتید چگونه می‌توانستید توپ سبک‌تر را پیدا کنید؟

یکی از شوخی‌هایی که بعد از استخدام با مدیرتان خواهید کرد را بگویید.

Apple

ترجیح می‌دهید با چه کسی قهوه بخورید و چرا؟

کدام زمان از زندگی‌تان می‌تواند شما را به خوبی تعریف کند؟

نام رهبر مورد علاقه شما چیست؟

شما برای مشتریان ناراضی که اپل را دوست ندارند چه پاسخی دارید؟

پیشنهاد شما برای معلق نگه داشتن یک آیفون در هوا چیست؟

از زمانی بگویید که چیزی دریافت کردید یا پستی را گرفتید که به نظر لایق آن نبودید؟

فرض کنید شغل شما پیک پیتزا فروشی است. به نظر شما در این کار از یک قیچی چه استفاده‌های مفیدی می‌توان داشت؟

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات مصاحبه استخدامی : ۲۱ سوال رایج به همراه پاسخ آنها

Gallup

آخرین باری که به فردی هدیه دادی چه زمانی بود؟ چه هدیه‌ای دادی؟

American Heart Association

به نظر شما رنگ پول و عشق چه رنگی ست؟

Dell

ترجیح می‌دهید تا با کشاورزی محصول برداشت کنید یا به شکار بروید؟

Goldman Sachs

تخمین بزنید هر سال در شهر واشنگتن چند متر مربع پیتزا خورده می‌شود؟

Applebee

با مزه‌ترین اتفاقی که اخیرا برای شما افتاده است، چیست؟

Urban outfitters

در یک بسته مداد رنگی ترجیح می‌دهید بجای کدام مداد(چه رنگی) باشید؟ چرا؟

Hootsuite

ابر قدرت درون و یا حیوان درون‌تان چیست؟

سوالات عجیب مفید یا مضر؟

طرفدارن این سوالات معتقدند این سوالات اطلاعاتی در مورد نحوه عملکرد فرد تحت استرس، خلاقیت و واکنش وی به چالش‌های غیر منتظره و دشوار را می‌دهد.

بسیاری از این مصاحبه کنندگان معتقدند پاسخ درست برای این سوالات اهمیتی ندارد. آن چه مهم است منطق افراد برای رسیدن به پاسخ است.

اما این شکل مصاحبه‌گری برای بسیاری از مصاحبه شوندگان بی‌معنی‌ست و آن‌ها را غافلگیر می‌کند. همچنین قضاوت کردن افراد بر اساس این گونه سوالات چندان معتبر نخواهد بود و در عین حال این سوالات نمی‌تواند به ما ارزیابی درستی در مورد تناسب شایستگی‌های فرد با جایگاه مورد نظر بدهد.

یادمان باشد دلیل اصلی اینکه یک سازمان، مصاحبه برگزار می‌کند این است که دریابد آیا فرد مورد نظر می‌تواند در کار آینده‌ش موفق باشد یا خیر و در این موفقیت سنجش دانش و مهارت تخصصی و شایستگی‌های لازم برای شغل نقش اصلی را بازی می‌کند.

شما چه نظر یا تجربه‌ای دارید؟ در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع

کتاب از مصاحبه تا استخدام/ دکتر جوشقانی

https://www.glassdoor.com/

نویسنده: سونیا جلالی

من را در جریان همه جزئیات بذار!

عبارت بالا را زیاد از زبان مدیران می‌شنویم مدیرانی که در تک تک جزئیات سرک می‌کشند، نتایج افراد و تیم‌ها آن‌ها را راضی نمی‌کند، از تفویض اختیار و واگذاری کارها به بهانه‌های مختلف طفره می‌روند و در یک عبارت سبک مدیریت ذره بینی را در پیش گرفته‌اند.
تفویض اختیار یک ابزار ضروری در جعبه ابزار مدیران است که اگر درست انجام شود یکی از بهترین ابزارها خواهد بود.
در این مقاله یک راهنمای کامل برای تفویض اختیار را در اختیار شما قرار داده‌ایم. در مورد مفهوم تفویض اختیار و مراحل عملی آن صحبت می‌کنیم. یک ویدئو با موضوع تفویض اختیار اثربخش و غیراثربخش را ملاحظه می‌کنید و یک نمونه چک لیست تفویض اختیار اثربخش را نیز مرور خواهیم کرد.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار، واگذاری وظایف، اختیارات و مسئولیت‌ها به دیگران است. یعنی به فرد دیگری برای انجام یک کار و یا گرفتن یک تصمیم خاص اعتماد کنیم.
تفویض اختیار یکی از سخت‌ترین و در عین حال کارآمدترین وظایف مدیریتی‌ست. هنگامی که تفویض اختیار به روش صحیح انجام شود، کارمندان در نقش‌های خود توانمندتر شده و به پیشرفت حرفه‌ای آن‌ها کمک می‌کنیم، همچنین زمان ما به عنوان مدیر برای تمرکز بر اولویت‌های مهم‌تر آزاد می‌شود.

تفویض اختیار کارآمد، با درگیر کردن کامل کارکنان در وظایف و نقش‌های جدیدشان، کارکنان را به شرکای مسئولیت‌پذیر و مشتاق تبدیل می‌کند.

تفویض اختیار به شما کمک می‌کند روی اولویت‌ها متمرکز شوید و در عین حال، به اعضای تیم فرصت می‌دهد تا در وظایف جدید و جالب مشارکت کنند، نقاط قوت جدیدی را توسعه دهند و توانمندتر شوند.

توانایی تفویض اختیار مسلماً یکی از تفاوت‌های مدیران خوب و ناکارآمد است و یادگیری نحوه تفویض اختیار یک مهارت مدیریتی و رهبری بسیار مهم به شمار می‌آید.

اهمیت (مزایای تفویض اختیار)

تفویض اختیار به دو دلیل مهم است.

اول به حداکثر رساندن بهره وری شخصی خودتان به عنوان مدیر و دوم نشان دادن این‌که به تیم خود، در انجام کارهای مهم اعتماد دارید و برای رشد آن‌ها ارزش قائل هستید.

تفویض اختیار موفق همچنین به جلوگیری از فرسودگی شغلی کمک می‌کند. واگذاری موثر، بار روی شانه‌های شما را سبک می‌کند. قرار نیست که همه کارها را شما انجام دهید. در عوض، به عنوان یک مدیر، شما مسئول ساختن تصویر بزرگ هستید تا وظایف مناسب را به افراد مناسب محول کنید.

دانستن اینکه چه زمانی باید مسئولیت را به سایر اعضای تیم واگذار کنید، راهی عالی برای تبدیل شدن به یک رهبر موثرتر است.

چه عواملی مدیران را از تفویض اختیار باز می‌دارد؟

• نگران باشید که توضیح دادن نحوه انجام کار به زمان بیشتری نیاز دارد تا اینکه خودتان آن را انجام دهید.
• اولویت کار را درک نکنید.
• می‌خواهید خودتان روی پروژه‌های جالب کار کنید.
• در خصوص واگذاری کار بیشتر به افراد، احساس گناه می‌کنید.
• مطمئن نیستید چه کسی می‌تواند این کار را به خوبی انجام دهد.
• می‌خواهید در تیم خود احساس مهم بودن داشته باشید.

چه زمانی تفویض اختیار کنیم؟

تنها یک سناریوی ساده برای اینکه چه زمانی باید کار را محول کنید وجود ندارد. اما به طور کلی، با پرسیدن چند سوال از خود، می‌توانید تا حدی مشخص کنید که آیا این کار برای تفویض اختیار مناسب است یا خیر.

سوالاتی نظیر

• آیا این کار با اولویت‌های یکی دیگر از اعضای تیم هماهنگ است؟
• آیا شخص دیگری وجود دارد که اطلاعات و مهارت لازم برای انجام این کار را داشته باشد؟
• آیا این کار فرصتی برای برای رشد و توسعه مهارت‌های اعضای تیم را فراهم می‌سازد؟
• آیا وقت دارم که این کار را به طور مؤثر واگذار کنم؟ (آموزش به طرف مقابل، پاسخ دادن به سؤالات او و بررسی کارش؟)
• آیا این موضوعی‌ست است که من شخصاً باید روی آن کار کنم؟
• آیا شکست در انجام این کار، بر موفقیت نهایی پروژه تأثیر می‌گذارد؟
• آیا زمانی برای انجام مجدد کار در صورت لزوم داریم؟

برای واگذاری کار، نیازی به پاسخ «بله» به همه سؤالات فوق را ندارید. اما پرسیدن این سوالات قبل از واگذاری کار به شما کمک می‌کند تا بهترین کار را برای تفویض اختیار شناسایی کنید.

مشاهده ویدئو نحوه تفویض اختیار اثربخش و غیراثربخش

در ویدئو زیر، سناریو اول واگذاری کار به شیوه‌ای غیراثربخش و سناریو دوم واگذاری همان کار را به شیوه موثرتری نمایش می‌دهد.

10 نکته برای تفویض اختیار اثربخش

برای شروع فرآیند تفویض اختیار اثربخش، این 10 نکته را امتحان کنید.

1. شناسایی کار مناسب برای تفویض اختیار

همه چیز قابل تفویض نیست. برخی از کارها استراتژیک یا بسیار مهم هستند و نیاز به تمرکز شخصی شما دارند. قبل از شروع واگذاری کار، اهمیت و پیامدهای واگذاری آن را ارزیابی کنید.

البته این بدان معنا نیست که شما نمی‌توانید وظایف مهم را محول کنید. اگر در تیمتان تجربه یا مهارت، برای انجام مؤثر این کار وجود دارد، واگذاری آن می‌تواند گزینه خوبی باشد. اما به خاطر داشته باشید که دستیابی به یک نتیجه نهایی خوب همچنان مسئولیت شماست.

کار خوب برای تفویض اختیار ویژگی‌های زیر را داراست.

• کارهایی که در آینده تکرار خواهند شد: اگر یک کار تکراری دارید، اغلب می‌توانید که آن را به فرد دیگری که زمان و انرژی لازم برای انجام کار را دارد، بسپارید.
• کاری که با علایق اعضای تیم همسو باشد: اگر یکی از اعضای تیم علاقه خود را به توسعه یک مهارت جدید یا تقویت مهارت‌های موجود نشان داده است، بررسی کنید آیا کاری وجود دارد که بتوانید به وی واگذار کنید؟
• کاری که به اهداف اعضای تیم مرتبط می‌شود: یکی از بهترین راه‌ها برای تفویض اختیار، واگذاری کاری است که به اهداف حرفه‌ای یک عضو تیم مرتبط است.

2. اولویت‌ها را روشن کنید.

درک اولویت و دشواری و پیچیدگی کارها، تفویض اختیار را برای شما آسان‌تر می‌کند. اگر کاری اولویت بالایی دارد یا باید به فوریت انجام شود، می‌توانید تصمیم بگیرید که آن را خودتان انجام دهید یا آن را واگذار کنید. تصمیم گیری در مورد این موضوع تا حد زیادی به نوع و ماهیت کار وابسته است.

بهترین راه برای شفاف‌سازی اولویت‌ها، مشخص کردن ارتباط کار با اهداف تیم و شرکت است. وقتی شما و تیمتان در مورد چرایی اهمیت کارتان شفافیت داشته باشید، اولویت بندی موثر، آسان‌تر خواهد بود.

3. نقاط قوت هر یک از اعضای تیم را شناسایی کنید.

بخشی از تفویض اختیار موثر این است که مطمئن شوید فردی که کار را به او واگذار می‌کنید برای موفقیت آماده شده است.

برای انجام این کار، مطمئن شوید که به وضوح نقاط قوت هر یک از اعضای تیم و همچنین علایق آنها را درک کرده‌اید. در جلسات 1:1(یک به یک) خود کمی وقت بگذارید و از آنها بپرسید که در حال حاضر چه مهارت‌هایی دارند که می‌خواهند بیشتر توسعه دهند و یا چه مهارت‌هایی را می‌خواهند توسعه دهند که در حال حاضر ندارند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

4. مسیر را مشخص کنید و راهنمایی‌های لازم را ارائه دهید.

وقتی کاری را واگذار می‌کنید، مطمئن شوید فردی که این وظیفه را بر عهده می‌گیرد برای موفقیت آماده شده است. برای انجام این کار توجه به موارد زیر در حین واگذاری ضروری‌ست.

• مشخص کردن اهداف، انتظارات، خروجی‌های کار و نتیجه مطلوب
• راهنمایی در مورد نحوه انجام کار
• تعیین موعد مقرر برای انجام وظیفه واگذار شده
• در اختیار گذاشتن اسناد و جزئیات مربوط به کار
• در اختیار گذاشتن ابزار مورد نیاز برای انجام کار

به خاطر داشته باشید که انجام این کار ممکن است برای شما آسان باشد، اما برای شخصی که وظیفه‌ای را به او محول می‌کنید کاملاً جدید است. کمی وقت بگذارید و کارکنان را در انجام وظایف جدیدشان راهنمایی کنید و به سوالاتشان پاسخ دهید.

به عنوان مثال، تصور کنید یک مدیر بازاریابی هستید که بر ارسال یک کمپین ایمیلی برای گروهی از مشتریان نظارت می‌کنید. قبل از شروع کمپین، محتوای آن باید نوشته شود، گرافیک طراحی شود، و یک لیست ایمیل جمع‌آوری شود. سپس کمپین باید به نرم افزارهای بازاریابی ایمیلی مانند iContact یا Mailchimp اضافه شود.

هنگام واگذاری وظایف برای این کمپین، یک مدیر خوب باید خروجی نهایی کار را شفاف کند، دستورالعمل‌های دقیق را برای تک تک اعضای تیم ارسال کند، نقش هر کدام از افراد در پروژه را تعریف کند، راهنمایی‌های لازم را ارائه دهد و شیوه‌ای را برای نظارت و پاسخگویی طراحی نماید.

5. در آموزش سرمایه گذاری کنید.

ممکن است کاری باشد که هیچ کس در تیم، به جز شما نتواند آن را انجام دهد. برخی از مدیران فکر می‌کنند این بدان معناست که نمی‌توانند آن کار را واگذار کنند. بسته به اولویت‌هایتان، می‌توانید با آموزش به اعضای تیم کمک کنید تا بتوانند آن وظیفه را انجام دهند.

فراموش نکنید که آموزش زمان می‌برد. بنابراین بسیار وسوسه انگیز است که بجای آموزش دادن، خودتان آن را انجام دهید. به آموزش به عنوان سرمایه گذاری روی اعضای تیم و کم کردن حجم کاری خود در آینده فکر کنید.

به مرور، زمانی را که صرف آموزش کرده‌اید، جبران خواهید شد. واگذاری وظایف وقت گیر راهی عالی برای ایجاد مهارت مدیریت زمان است و در عین حال به اعضای تیم فرصت‌های جدیدی را می‌دهد. زمان صرفه جویی شده از طریق تفویض اختیار را در بلندمدت، اندازه گیری کنید.

بخشی از آموزش دیگران این است که به جای ارائه فوری راه حل، به آن‌ها فضایی برای حل مشکلات بدهید. اگر فردی که کار به او واگذار شده، به مانعی برخورد کرد، به جای ارائه راه حل، سعی کنید از خودش پیشنهاداتی بخواهید تا به او کمک کنید، مهارت‌های خود را توسعه دهد.

6. بازخورد را در اولویت قرار دهید.

واگذاری کار فرصت بسیار خوبی برای بازخورد و ارتباط دو طرفه است. اطمینان حاصل کنید شخصی که کار را به او واگذار کرده‌اید راهی برای ارتباط با شما دارد. وجود یک سری جلسات منظم مانند جلسات 1:1 کمک می‌کند، تا موارد را با جزئیات بیشتری مرور کنید.

برای هر کاری که واگذار می‌کنید، بازخورد ارائه دهید. همچنین، از افراد تیمتان بازخورد بخواهید که آیا اطلاعات کافی برای موفقیت در مسیر واگذاری را به آنها داده‌اید؟

به خاطر داشته باشید که تفویض اختیار یک مهارت طولانی مدت است. بنابراین درخواست بازخورد به شما کمک می‌کند تا برای موفقیت بلندمدت آماده شوید.

در صورتی که به توسعه مهارت بازخورد علاقمند هستید طی کردن دوره آموزشی مهارت بازخورد برای شما مفید خواهد بود.

7. روی نتایج تمرکز کنید.

وقتی کار را محول می‌کنید، هدف این نیست که اعضای تیم، کار را دقیقاً مشابه شما انجام دهند. اگر فردی به نتایج دلخواه برسد، اشکالی ندارد که با مسیری متفاوت از شما این اتفاق بیفتد.

بنابراین روی هدف نهایی و خروجی‌ها تمرکز کنید و به اعضای تیم فضایی بدهید تا فرآیند خود برای انجام کار را ارائه دهند.

8. اعتماد و حمایت کنید.

پس از واگذاری کار، سعی کنید یک قدم به عقب بردارید و به اعضای تیم فضای لازم برای انجام کار را بدهید. به طور دوره‌ای با آن‌ها تماس بگیرید تا مطمئن شوید که نیاز به حمایت بیشتری ندارند.

فراموش نکنید در نهایت، شما مسئول موفقیت کار واگذار شده هستید. اگر اولین بار است که کاری را واگذار می‌کنید، یک چرخه بازبینی یا پیگیری برای بررسی کار تفویض شده، اجرا کنید.

9. قدردانی کنید.

واگذاری مؤثر کار به اعضای تیم فرصت می‌دهد تا مهارت‌های جدید را توسعه دهند و در پروژه‌های مهم شرکت کنند. پس از اتمام کار، زمانی را برای قدردانی از اعضای تیم خود اختصاص دهید.

10. رها کردن را تمرین کنید.

تفویض اختیار به خصوص در شروع، می‌تواند برای مدیران و رهبران دشوار باشد، زیرا کار مهمی را به دست شخص دیگری می‌سپارید.

یادگیری تفویض اختیار یک مهارت حیاتی و نیازمند زمان است، نباید هر بار که تفویض اختیار می‌کنید ناراحت باشید. قبل از واگذاری پروژه‌های بزرگ‌تر، کارهای کوچکتر را واگذار کنید و صبور باشید.

4 مهارت برای تفویض اختیار موثر

هنگام تمرین تفویض اختیار، تعدادی از نقاط قوت، شایستگی‌های و مهارت‌های خود را به کار خواهید گرفت، اصلی‌ترین مهارت‌هایی که در فرایند واگذاری توسعه خواهید داد عبارتند از:

توانمندسازی: هر بار که تفویض اختیار می‌کنید، فرصتی است برای بهبود مهارت خودتان در توانمندسازی دیگران.

مربیگری: شما می‌توانید مهارت‌های مربیگری و رهبری خود را از طریق تفویض اختیار توسعه دهید. از جلسات کوچینگ برای بهبود عملکرد تیم خود استفاده می‌کنید و باعث رشد شغلی آنها می‌شوید.

همسویی: با روشن کردن نقش‌ها و وظایف، به تیم خود کمک می‌کنید تا با اهداف سازمانی بزرگ‌تر هماهنگ شوند.

ارتباطات: تفویض اختیار ذاتاً شامل روابط با دیگران است. از طریق فرآیند تفویض اختیار، همکاری و گفتگو می‌کنید، بازخورد می‌دهید و می‌گیرید و روابط کاری خوبی را ایجاد می‌کنید.

موانع تفویض اختیار

با وجود آگاهی از مزایای تفویض اختیار بیشتر مدیران موانعی جدی برای واگذاری کار به دیگران دارند.
مثل این که:
کسی به خوبی خودم از عهده کار بر نمی‌آید.
ممکن است وجهه خود را از دست بدهم و جانشین من شود.
برای واگذاری زمان زیادی باید صرف کنم.
کارکنان من به اندازه کافی توانمند نیستند که بشود کار را به آن‌ها واگذار کرد.

نتیجه چنین دیدگاهی در مورد تفویض اختیار ساعات طولانی کار کردن مدیران و تمرکز روی اولویت‌هایی است که به سادگی از عهده کارکنان هم بر می‌آید و از سوی دیگر با واگذار نکردن، فرصت بهبود مهارت‌ها، استفاده از نقاط قوت افراد و افزایش رضایت شغلی را هم از آن‌ها دریغ می‌کنیم. اگر شما کاری را با اعتقاد کامل به فردی واگذار کنید توانمندی‌ها و اعتماد به نفس او را بالا می‌برید.

مراحل عملی تفویض اختیار

یک طرح تفویض اختیار موثر می‌تواند به شرکت کمک کند تا به طور مؤثر و کارآمد عمل کند. اما برای تحقق آن، می‌بایست به چهار مرحله اساسی تفویض اختیار که در زیر آمده متعهد باشیم.

1- تعیین دقیق کار یا پروژه‌ای که قرار است واگذار شود.

به وضوح وظایف و مسئولیت‌هایی که قرار است واگذار شود را تعریف کنید. کارمند باید وظایف تفویض شده را به طور دقیق، شفاف و بدون ابهام بداند. مثلا نوشتن گزارش ارزیابی رضایت مشتریان تا پایان تیرماه

2- تعریف دقیق خروجی‌ها و نتایج مورد انتظار

شفاف بودن اهداف و انتظارات کمک می‌کند دو طرف درک کاملی از خواسته‌ها داشته باشند. زمانی که تصمیم به تفویض اختیار می‌گیرید، در جلسه‌ای با کارکنان موارد زیر را شفاف کنید.
انتظار تحقق چه خروجی را داریم؟ به چه نتایجی امیدوار هستیم؟ موفقیت چگونه سنجیده خواهد شد؟
کارمند باید دقیقا نتایج مورد انتظار را درک کند و بتواند تفاوت بین موفقیت و شکست در پروژه را بیان کند.

همچنین اگر شخصی که کار را به او محول می‌کنید برای تکمیل پروژه محول شده به آموزش، منابع یا اختیارات خاصی نیاز دارد، وظیفه شما به عنوان مدیر است که هر سه مورد را ارائه دهید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

3- تعادل بین اختیار و مسئولیت

بعضی از مدیران فقط مسئولیت را واگذار می‌کنند و اختیار تصمیم گیری را به کارمند نمی‌دهند. اگر به کارمندان اختیارات جدیدی داده شود اما مسئولیت جدیدی نداشته باشند، احتمالاً در وظایف خود بی‌تأثیر خواهند بود. به همین ترتیب، اگر مسئولیت‌های جدیدی به آنها داده شود اما اختیارات جدیدی به آنها داده نشود، انجام وظایف برای آنها دشوار خواهد بود. اختیار و مسئولیت باید در تعادل باشد تا تفویض اختیار مؤثر باشد. مثلا انتظار داریم فرد در خصوص میزان رضایت مشتریان پاسخگو باشد اما تنها مسئولیت را واگذار کردیم و اختیارات لازم را به او نمی‌دهیم.

4- تعریف شیوه دقیق کنترل نتایج

بر پیشرفت کار نظارت داشته باشید و نتایج را کنترل کنید، جلسات منظم داشته باشید. به شکل مربی گری و آموزش به افراد کمک کنید که درک کنند در مسیر درست قدم بر می‌دارند و یا به بیراهه می‌روند. از کارکنان با بازخورد دادن و قدردانی کردن حمایت کنید.

چک لیست تفویض اختیار

در مسیر تفویض اختیار، چک لیست زیر به شما کمک می‌کند که موضوعات اصلی را قبل از واگذاری کار بررسی کنید.
با فکر کردن به واگذاری از طریق این مراحل می‌توانید مطمئن شوید در مسیر واگذاری چیزی را فراموش نکردید. می‌توانید از این چک لیست به عنوان راهنما استفاده کنید تا مطمئن شوید به صورت موثر تفویض می‌کنید.

هر عبارت را بخوانید و در صورت انجام مقابل آن یک علامت مثبت بگذارید.

1- هدف تفویض اختیار را مشخص کرده‌ام.
2- تعریف کرده‌ام که چه کارهایی باید تفویض شوند و چرا
3- تصمیم گرفتم که کار به چه کسی واگذار خواهد شد.
4- با توجه به توانایی و سطح مهارت فرد تفویض کرده‌ام.
5- دلایل تفویض اختیار را به کارمند توضیح داده‌ام.
6- کار یا پروژه را به وضوح تعریف کرده‌ام.
7- با کارمند گفتگو و اهداف پروژه و نتایج مورد انتظار را توضیح داده‌ام.
8- نحوه کنترل و پایش نتایج را مشخص کرده‌ام.
9- آموزش‌ها و منابع لازم را به کارمند داده‌ام.
10- پیشرفت کار را در فواصل زمانی توافق شده بررسی کرده‌ام.
11- به سوالات و درخواست‌های کارکنان گوش داده‌ام.
12- بازخوردهای پرتکرار و به موقع داده‌ام (هم مثبت و هم توسعه‌ای)

دانلود چک لیست تفویض اختیار

شما می‌توانید چک لیست تفویض اختیار را از لینک زیر دانلود کنید.

Delegation Checklist

نبایدهای تفویض اختیار

در مسیر تفویض اختیار بخصوص برای مدیران تازه کار اشتباهات زیر رخ می‌دهد.
1- عجله کردن و صبور نبودن در مسیر واگذاری
2- فشار زیاد آوردن به کارکنان
3- سرزنش دیگران وقتی خودتان کار را به درستی واگذار نکردید.
4- باور نداشتن به توانمندی کارکنان
5- تفویض اختیار بدون آموزش و تامین منابع

تمرین معجزه می‌کند.

تفویض اختیار کار ساده‌ای نیست نیاز به دانستن و آموختن و انجام دادن دارد تا بدرستی انجام شود. اما انجام دادن کار به تنهایی و واگذار نکردن آن خیلی بیشتر از آن که فکرش را بکنید انتخاب نامناسبی است. در دنیای پرهیاهوی امروزی، واگذاری یک انتخاب نیست بلکه یک نیاز است تا شما و کارکنانتان را به سوی نتایج بهتر سوق دهد. هر چقدر سطح اعتماد و روراستی بیشتری در کار باشد احتمال موفقیت هم افزایش خواهد یافت.

سخن آخر

تفویض اختیار به توسعه فرهنگ سازمانی مبتنی بر اعتماد و توانمندسازی کمک می‌کند. در سازمان‌های با اعتماد بالا، مدیران کارمندان خود را تشویق می‌کنند تا از نظر حرفه‌ای و شخصی رشد کنند.

تفویض اختیار بخشی از سفر رهبری شما به عنوان یک مدیر است. یک راه عالی برای ایجاد و یا توسعه مهارت‌های مدیریتی و همچنین حمایت از توسعه حرفه‌ای اعضای تیم شما است.

امیدواریم این مقاله به شما در شروع یادگیری این مهارت کلیدی کمک کند.

منابع:

https://hbr.org/2017/10/to-be-a-great-leader-you-have-to-learn-how-to-delegate-well

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

تازه‌ترین مطالعه که توسط موسسه گالوپ منتشر شده، بیان می‌دارد که تنها نیمی از کارکنان به طور واضح نسبت به آنچه که از آن‌ها در محل کار انتظار می‌رود انجام دهند، آگاهی دارند. همچنین مشخص شده است که فقط 20 درصد از کارکنان اعتقاد دارند که عملکردشان به نوعی مدیریت می‌شود که آن‌ها را به انجام کارهای برجسته ترغیب می‌کند.

72 درصد سازمان‌ها گزارش کرده‌اند که فرایندهای مدیریت عملکرد آن‌ها در برخی موارد «تا حدی مؤثر» و یا «اصلاً مؤثر» نیستند.

این آمارها خیلی هم تعجب‌آور نیستند و احتمالاً خیلی هم شوکه نشدیم! در این مقاله انتظار داریم به اثبات علمی مقوله‌ای بپردازیم که مدت‌هاست مدیران به آن مشکوک هستند و آن این است:

مدیریت عملکرد سنتی چیست؟

با ظهور مفهوم منابع انسانی در سال‌های 1980، بسیاری از سازمان‌ها به وسیله مجموعه‌‌ای از فرایندهای عملی که معرفی شدند، از بین رفتند. ما بررسی‌های عملکردی را به کار گرفتیم؛ زیرا همه این کار را انجام می‌دادند. بیشتر شرکت‌ها، نمونه‌ای جدید از همان مفهوم یکسان را معرفی کردند:

«بررسی عملکرد سالیانه توسط یک سیستم رتبه‌بندی».

بیشتر شرکت‌ها هنوز هم عملکرد کارکنان شرکت خود را به همین روش ارزیابی می‌کنند. مطالعه اخیر موسسه گالوپ حاکی از آن است که 74 درصد کارکنان حداقل سالی یک بار، یک گزارش عملکرد دریافت می‌کنند.

ایرادات مدیریت عملکرد سنتی

گزارش‌های سالیانه خیلی زود اعتبار خود را از دست دادند. ما به منظور دستیابی مدیریت عملکرد فشار زیادی به مدیران اعمال کردیم. در بسیاری از مواقع آن‌ها را وادار کردیم عملکرد کارکنان را بر اساس چیزی فراتر از نظرات خود ارزیابی کنند و به آن‌ها فرم‌ها و جداول استاندارد شده‌ای دادیم تا آن‌ها را با رتبه‌بندی بر اساس طرز فکر شخصی خود تکمیل کنند.

بر این اساس، کارکنان نیز از حق رأی محروم شدند. بیشتر اوقات آن‌ها اولین بار در جلسات سالانه با مدیرانشان، از دستاوردها و شکست‌های خود آگاه می‌شدند. بعضی اوقات کارکنان حتی نمی‌دانستند که در کارشان چه چیزی از آن‌ها مطالبه می‌شود تا زمانی که مدیرشان به آن‌ها توصیه می‌کرد که انتظارات را برآورده نمی‌کنند.

همچنین تلاش برای رتبه‌بندی کارکنان در مقیاس‌های عددی یا توصیفی برای بسیاری از مدیران به امری ناخوشایند و غیردقیق تبدیل شدند. رتبه‌بندی‌های مدیریتی، در غیاب معیارهای کاملاً واضح و مقیاس‌های اصولی، در معرض مجموعه‌ای از برداشت‌ها، جهت‌گیری‌ها و ترجیحات شخصی قرار گرفتند که نتایج را تحت تأثیر قرار می‌دادند.

ما در این فرایندها گم شده‌ایم و در واقع همان کارها را برای بیشتر از 30 سال انجام داده‌ایم؛ بدون اینکه لحظه‌ای در خصوص ارزش افزوده این کار تفکر کنیم.

عملکرد را به تعدادی جدول تقلیل دادیم و فراموش کردیم که در پس این داده‌ها، مهارت‌ها، دانش، توانایی‌ها، اهداف، انگیزه‌ها و تجربیات آدم‌های واقعی زیادی قرار دارند.

تعجبی ندارد که چرا هم مدیران و هم کارکنان از فرایندهای مدیریت عملکرد بیزارند.

محیط کاری در حال تغییر است، پس مدیریت عملکرد نیز نیاز به تغییر دارد.

نمی‌توان گفت که مدیریت عملکرد به روش سنتی کاملاً فاجعه‌بار بوده است. زمانی که برای اولین بار این موضوع مطرح شد، موجب انگیزه افراد، تقویت بهره‌وری، و کارایی بالا در آن‌ها شد. اما همه این‌ها مربوط به گذشته است؛ شیوه سنتی مدیریت عملکرد با چالش دنیای امروز سازگار نیست.

نیاز به چابکی

فناوری ارتباطات، اتوماسیون و اینترنت، فرصت‌هایی را برای شرکت‌ها به منظور توسعه کسب ‌و کارشان در سراسر جهان گشوده است. به طور فزاینده‌ای، جهانی‌شدن موجب کار کردن کارکنان در خارج از مرزها شده و این خود مستلزم یادگیری زبان‌ها و فرهنگ‌های جدید است.

همچنین در سال‌های اخیر، شاهد جایگزینی بازارهای سنتی با رقبای آنلاین شده‌ایم. کلیه صنایع دریافته‌اند که در مقابل این تمایلات جدید یا باید به این جریان بپیوندید و یا اینکه از این بازار خارج شوند. این امر برای کارکنان به منزله از دست دادن شغل یا تغییرات فاحش در چگونگی کار کردن نسبت به گذشته است. به گزارش کمیسیون بهره‌وری در سال 2016، در 10 تا 15 سال آینده نزدیک به 40 درصد از مشاغل در خطر از بین رفتن، به دلیل اتوماسیون هستند.

نیازهای نیروهای کاری جدید

ترکیب نسبی کارکنان در نیروهای کاری امروزی در حال تغییر است. در زمانی که بیبی‌بومرها “Baby Boomers”(کودکان نسل انفجار جمعیت پس از جنگ جهانی دوم) بازنشسته شدند، نسل هزاره (نسل Y) به سرعت جمعیت بزرگی از کارکنان را تشکیل می‌دهند و اکثریت استخدام‌های جدید را نسل Z تشکیل می‌دهند که تازه از راه رسیده‌اند.

نسل‌های Y و Z با درجه بالایی از ساختارمندی در زندگی خود رشد کرده‌اند. آن‌ها محیط‌های حمایتی را ترجیح می‌دهند و به وسیله بازخوردهای مثبت و مرتبط نسبت به بازخوردهای کاملاً عملکردی انگیزه می‌گیرند.

آن‌ها اگر احساس کنند که نیازهای‌شان برآورده نمی‌شود، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست می‌دهند و شروع به جستجوی فرصت‌های تازه می‌کنند. در واقع 60 درصد از نیروی کار نسل هزاره در ایالات متحده در حال حاضر به دنبال شغلی جدید هستند.

مطالعه بیشتر: مدیریت منابع انسانی چیست؟

تغییر به سمت توسعه عملکرد

همانطور که نیروی کار تکامل پیدا می‌کند، نحوه مدیریت ما نیز باید از همین امر پیروی کند. کارکنان به ویژه نسل هزاره، خواهان تغییر رویه از شیوه‌های سنتی مدیریت عملکرد به سمت «توسعه عملکرد» هستند. آن‌ها فرایندی را می‌خواهند که استعداد‌های فردی، نیازهای عملکردی و احساس هدفمندی به واسطه توقعات روشن، پاسخگویی و در نهایت، بازخورد و مربی‌گری (کوچینگ) مداوم، آن‌ها را تشویق و حمایت کند.

فراتر از یک رئیس، آن‌ها یک مربی می‌خواهند. فراتر از راهنمایی و آموزش، آن‌ها توقعاتی روشن و واضح، پاسخگویی، فرصت‌های یادگیری و بازخورد را مطالبه می‌کنند.

و آن‌ها همه این‌ها را همین الان می‌خواهند!

حال زمانی است که باید با این واقعیت مواجه ‌شویم که مدیریت عملکرد سنتی تمام شده و کار خود را انجام داده است و دیگر برای شرایط کنونی کاملاً شکست خورده است. اکنون زمان آن است که تمرکز خود را تغییر دهیم.

مدیریت عملکرد چابک – راه پیش رو

جاش برسین محقق حوزه کسب و کار تخمین زده که حدود ۷۰ درصد شرکت‌های چندملیتی در حال حرکت به سوی مدلی از مدیریت عملکرد چابک هستند.

ما بسیاری از پیشروهای صنعت مانند اکسنچر، جنرال الکتریک، گوگل، مایکروسافت و نتفلیکس را می‌بینیم که مدیریت عملکرد را به مجموعه‌های کوچکتر ولی با بازخوردهای رسمی و غیررسمیِ منظم‌تر، هدف‌گذاری شده، توأم با مربیگری (کوچینگ) و بحث‌های بازخوردی که از عملکرد پشتیبانی می‌کند، تکامل می‌دهند.

برخلاف روش سنتی که شامل جلساتی سالی یک بار و پر کردن فرم‌ها بودند، مدیریت عملکرد نسل جدید، به یک گفتگوی پیوسته آینده‌نگر در خصوص پیشرفت فرد تبدیل شده است.

ویژگی‌های مدیریت عملکرد چابک

تأمل و ارزیابی

مدیریت عملکرد چابک با تعامل شخصی تحت راهنمایی یک سرپرست، مربی یا منتور شروع می‌شود. ما همگی از طریق تجربیات و اشتباهات درس می‌گیریم. تا زمانی‌که ادراکات خود را زیر سؤال نبریم و نقاط ضعف و قدرت‌مان را نپذیریم، نمی‌توانیم تغییری ایجاد کنیم. به همین دلیل است که زمانی را برای تأمل در مورد عملکرد اختصاص می‌دهیم.

تعیین انتظارات عملکردی

برای عملکرد خوب کارکنان باید بدانند:

• چرا شغلی وجود دارد؟
• در کجای سازمان شما جای می‌گیرد؟
• چگونه با اهداف کلی سازمان شما کمک می‌کند؟
• چه چیزی از عملکرد فرد انتظار می‌رود؟
• چگونه عملکرد گذشته آن‌ها ‌اندازه‌گیری می‌شود؟

تأمل بر عملکرد گذشته

قسمت خوب مدیریت عملکرد، کارکنان را کمک می‌کند که یک قدم عقب برگردند و از خودشان بپرسند که آن‌ها دقیقا چه کاری انجام می‌دهند و به چه ‌اندازه خوب آن وظیفه را انجام می‌دهند.

• چه نتایجی را من به دست آوردم؟
• کار من چه تأثیری بر روی افراد خدمت‌گیرنده گذاشته است؟
• من با کارفرما‌ها، همکاران و مدیران چگونه برخورد کرده‌ام؟
• من چگونه ارزش‌های سازمانی را نشان داده‌ام؟
• آیا من از فرایندها و رویه‌ها پیروی کرده‌ام؟

چارچوب‌های توانمندی

عملکرد شغلی شامل نتایج (خروجی و اهدافی که باید حاصل شوند) و رفتارها (اقدامات و چگونگی انجام کار کارکنان شما).

اغلب رفتار به عنوان یکی از اهرم‌های کلیدی عملکرد نادیده گرفته می‌شود. اما در عصری که شهرت تجاری شما در عرض چند دقیقه در شبکه‌های اجتماعی می‌تواند به طرز جبران‌ناپذیری آسیب ببیند، باید مطمئن شوید که کارکنان‌ِتان نحوه رفتار خود را درک کرده و نماینده برند شما هستند. شما می‌خواهید مطمئن شوید که آن‌ها ارزش‌های سازمان شما را از هر جهت تجلی می‌دهند.

زمانی که شما و کارکنانِ‌تان بر روی اینکه چه چیزی باید کسب شود (نتایج) و چگونگی کسب آن‌ها (اقدامات و رفتارها) توافق کردید، آنگاه شما به فرمول موفقیت دست یافته‌اید.

تمرکز بر توسعه

ما از تجربیات گذشته می‌دانیم که ‌اندازه‌گیری عملکرد به تنهایی می‌تواند تهدیدکننده و منحرف‌کننده باشد. نگاه به عملکرد گذشته همیشه باید با تمرکز بر آینده انجام شود. چگونه می‌توانیم عملکرد خود را برای موفقیت بیشتر در آینده تقویت کنیم. برای انجام این کار، باید بین طرح‌های توسعه و روش‌های گوناگون یادگیری، پیوندهای قوی وجود داشته باشد.

روش‌های گوناگون یادگیری

سرمایه‌گذاری در آموزش و توسعه به این معنا نیست که شما باید مبالغ هنگفتی را صرف آموزش رسمی یا آموزش عالی کنید.

کارگاه‌های آموزشی به روش سنتی جایگاه ویژه‌ای برای خود دارند، اما همیشه پاسخگوی همه مشکلات نیستند. در واقع، آموزش محض به ندرت در رفتار یا اعمال تغییری ایجاد می‌کند.

فعالیت‌های توسعه حرفه‌ای زمانی موفق‌تر می‌شوند که کارکنان این فرصت را داشته باشند تا با استفاده از ترکیب رویکردهای تعاملی، اطلاعات جدید را فرا بگیرند. این روش کمی شبیه مدل ۷۰ : ۲۰ : ۱۰ برای یادگیری و توسعه است که اولین بار در دهه ۱۹۸۰ مطرح شد. این روش، بر این باور است که افراد تا ۷۰ درصد از دانش خود را از طریق تجربیات شغل‌های مرتبط، ۲۰ درصد از طریق تعامل با دیگران و ۱۰ درصد را از طریق رویداد‌های آموزشی رسمی به دست می‌آورند.

علاوه بر روش‌های آموزش سنتی، باید سایر گزینه‌های توسعه حرفه‌ای را در نظر بگیرید؛ مانند:

• پروژه‌های تحقیقاتی – به کارکنان یک وظیفه داده می‌شود و از آن‌ها خواسته می‌شود که به طور مستقل در مورد آن‌ها اطلاعات کسب کنند و سپس آن را بر روی شغل‌ِشان اعمال کنند.
• همکاری و بحث‌های همکاران – گروه‌های کارکنان در خصوص یک بحث به دور هم آورده می‌شوند تا در مورد موضوعات صحبت کنند و برای مواجهه با آن‌ها استراتژی‌هایی را ارتقا دهند.
• مشاهدات میدانی – با یک متخصص در یک حوزه خاص همراه می‌شوند تا نشان دهد، چگونه دانش جدید می‌تواند به طور مؤثر بر روی شغل اعمال شود.
• مربیگری (کوچینگ) – زمانی اتفاق می‌افتد که یک مدیر یا همکاری با تجربه، راهنمایی و بازخورد عملکرد درخصوص آن شغل را ارائه می‌دهد.
• منتورینگ – یک فرد با دقت انتخاب شده و مجرب، توصیه‌ها و نصیحت‌هایی را در جهت کمک به دستیابی به اهداف یک کارمند ارائه می‌دهد.
• یادگیری در هر زمان – یادگیری تحتِ وب این امکان را فراهم می‌کند که در صورت نیاز و در هر زمان، یادگیرنده به آن دسترسی پیدا کند.

تعیین منعطف هدف

اشراف به تصویری واقع‌بینانه‌تر از عملکرد خود و آنچه می‌خواهند روی آن کار کنند، کارمندان را در موضعی قدرتمند جهت تمرکز بر پیاده‌سازی هدف قرار می‌دهد.

احتمال تعهد کارکنان با مدیری که آن‌ها را در تعیین اهداف مشارکت می‌دهد، 4 برابر بیشتر است. زمانی که کارکنان بخشی از فرایند می‌شوند و قدرت تصمیم‌گیری در انتخاب اهدافشان را پیدا می‌کنند، به طور ذاتی آن‌ها را به خروجی‌های موفقی سوق می‌دهد.

در واقع کارکنانی که خود اهداف‌شان را تعیین می‌کنند، تقریباً ۴۰ درصد بهتر از آن‌هایی که اهداف برایشان تعیین شده، عمل می‌کنند. همچنین مشخص شده است، تعیین اهداف مبتنی بر همکاری، انگیزه بیشتری در پی دارد و اطمینان می‌دهد انتظارات منصفانه، مرتبط و چالش‌برانگیز هستند.

در حال حاضر، هنوز تنها حدود ۳۰ درصد کارکنان فرصت این را دارند تا اهداف خودشان را تعیین کنند.

مدیریت عملکرد چابک کاری، یک بار در سال نیست. شما باید به طور منظم و به صورت رسمی و غیررسمی در حال پیگیری باشید تا مطمئن شوید که تمرکز مناسب حفظ شده است.

بازخورد مکرر و بررسی‌های منظم

شواهد نشان می‌دهند کارمندانی که روزانه مورد دریافت بازخورد و تشویق و یا به رسمیت شناخته شدن از جانب مدیر خود هستند، نسبت به کارکنانی که تنها سالی یک بار بازخورد دریافت می‌کنند، ۳ برابر بیشتر احتمال دارد که تعلق داشته باشند و ۳.۶ بیشتر احساس می‌کنند که برای انجام کارهای شاخص انگیزه دارند.

حال توصیه نمی‌شود که مدیران به صورت روزانه، اقدام به ارائه بازخورد عملکرد کنند، اما این آمار به ما می‌گوید که علاوه بر بررسی‌های رسمی ماهانه یا فصلی، ترکیبی خوب از ارتباطات غیررسمیِ سریع در خصوص فشارهای کاری یا پیشرفت و پیشبرد وظایف تعیین شده، تعامل را افزایش می‌دهد. میزان این بازخوردها و تعاملات می‌تواند با توجه به نوع کار و البته نیاز افراد متفاوت باشد.

ارائه بازخوردها همیشه مستلزم تشکیل جلسات به صورت نشسته نیست، برخی از بهترین بازخورد‌ها در لحظه و به صورت آنی در هنگام کار کردن رخ می‌دهد؛ اینکه کجا و چطور اتفاق می‌افتد اهمیتی ندارد، تا مادامی که به صورت احترام‌آمیز صورت پذیرد. نکته مهم آن است که بازخورد باید مشخص، به موقع و معنا‌دار باشد. این امر به کارکنان این فرصت را می‌دهد که درس‌های آموخته شده را فوراً به کار گیرند.

به طور میانگین ۳ نفر از ۱۰ کارمند اعتقاد دارند، یک نفر در محیط کار وجود دارد که پیشرفت‌های‌ِشان را مورد تشویق قرار می‌دهد. وقتی این تعداد به ۶ نفر از 10 کارمند می‌رسد، میزان سودآوری تا ۱۱ درصد، حفظ و ماندگاری مشتری تا ۲۸ درصد و رضایت مشتریان تا ۶ درصد افزایش می‌یابد. این امر به رسمیت شناختن نقاط قوت، تعامل و انگیزه را نیز افزایش می‌دهد. محتوای مکالمات بازخورددهی و مربیگری به وضوح ارزش قابل‌ توجهی دارند.

نقش مدیران

سرمایه‌گذاری بر روی مدیران جهت دستیابی به مدیریت عملکرد چابک ضروری است.

کارکنان نسل جوان‌تر تمایل دارند با رهبرانشان ارتباطات عمیق‌تری داشته باشند. کیفیت رابطه مدیر – کارمندی به‌ شدت در چگونگی پذیرش کارکنان نسبت به بازخورد عملکرد بستگی دارد.

ما نیاز داریم تا مدیران را برای ایجاد انگیزه ارتباطات مهیا سازیم و آن‌ها را به مربی‌های قوی‌تری تبدیل کنیم. ما باید آن‌ها را فراتر از عملکرد‌های سنتی مدیریت ‌محور در برنامه‌ریزی، سازماندهی، نیروی انسانی، هماهنگی و کنترل قرار دهیم و به آن‌ها کمک کنیم تا بر هنر ظریف تمرکز، مواجه با چالش‌ها، تأثیرگذاری، تشویق و توسعه کارکنان خود مسلط شوند.

ایجاد یک محیط امن

یکی از دلایل خرد کردن مدیریت عملکرد به تکه‌های کوچکتر به جای گفتگوهای رسمی یک بار در سال، به این منظور است تا عواقب، کمتر تهدید‌آمیز شوند. کارکنان باید احساس امنیت کنند؛ در صورتی که اگر در مورد مشکلات خود صحبت کنند، تنبیه و مجازات نمی‌شوند یا در عملکرد سالانه خود تحت شاخص ضعیف شناخته نمی‌شوند.

زمانی که کارکنان به مدیران خود اطمینان پیدا کنند و احساس شود که دورنمایی برای‌شان متصور هستند، آن‌ها نیز نسبت به بازخورد‌های عملکردی پذیراتر خواهند بود. آن‌ها انتقادات و توصیه‌ها را می‌پذیرند، زیرا می‌دانند مدیران‌ِشان بهترین منافع را برای آن‌ها در سر دارند.

مقایسه سریع مدیریت عملکرد سنتی و چابک در جدول زیر آمده است.

استفاده از فناوری برای مدیریت عملکرد چابک

نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد چابک به راستی می‌توانند این فرایند را تسهیل کنند. یک سیستم عالی، مدیران آن را از طریق بازتاب عملکرد (اهداف و رفتارها) راهنمایی می‌کند و به کارکنان کمک می‌کند تا اهداف توسعه‌ای خود را ساختارمند کنند. سیستمی بدون کاغذ، آسان و سازگار با تلفن همراه تضمین می‌کند که سوابق بازخوردها و فعالیت‌های توسعه‌ای مانند سوابق آموزشی و مربیگری حتی از منابع متعدد، همیشه در یک مکان نگهداری شوند. معرفی فناوری مدیریت عملکرد به کارکنان می‌گوید «ما در این زمینه سرمایه‌گذاری کرده‌ایم، زیرا شما مهم هستید». این امر موجب ایجاد اعتماد می‌شود و انتظارات نسل هزاره را برآورده می‌کند.

سخن آخر این که

با پیاده‌سازی مدیریت عملکرد چابک، منافع مالی قابل توجهی از طریق موارد زیر حاصل می‌شوند:

• افزایش بهره‌وری – تیم‌هایی که فرایندهای بازخورد عملکرد مؤثرتری را اجرا کرده‌اند، بهبود بهره‌وری ۱۲.۵ درصدی را تجربه کرده‌اند.
• کاهش نرخ جابه‌جایی کارکنان – یک مطالعه نشان داده است زمانی که کارکنان جهت درک و ارتقاء توانمندی‌های خود بازخورد دریافت می‌کنند، نرخ جابه‌جایی کارکنان تا ۱۴.۹ درصد کاهش می‌یابد.
• کاهش هزینه‌های آموزشی – هزینه‌های آموزشی را می‌توان با ترکیب مؤثرتری از روش‌های یادگیری تا ۵۰ درصد کاهش داد.

شاید زمان آن رسیده که یک بازنگری جدی در شیوه‌های سنتی ارزیابی عملکرد داشته باشیم.

متن اصلی این مطلب را می‌توانید از لینک زیر دانلود کنید.

The-Business-Case-for-an-Agile-Performance-Management-System

منبع:

Welcome to Cognology – People Management Software

ترجمه محمد پویا تجدد

در کانون‌های ارزیابی و توسعه از تمرین‌ها و ابزارهای مختلف شبیه سازی شده برای شناخت میزان یک شایستگی در وجود یک فرد استفاده می‌شود. این تمرینات عبارتند از: کارگروهی، بحث گروهی، کارتابل، مطالعه موردی، تمرین نوشتاری، جستجوی اطلاعات و تصمیم گیری، ارائه مطلب و ایفای نقش.
در این مقاله تمرین ایفای نقش در کانون ارزیابی را معرفی می‌کنم و یک نمونه از این تمرین را نیز با هم مرور خواهیم کرد.

مفهوم کانون ارزیابی

کانون ارزیابی رخدادی است که در آن تعدادی داوطلب در مجموعه تمرین‌ها یا آزمون‌ها شرکت می‌کنند و توسط ارزیابان آموزش‌دیده، از نظر شایستگی‌ها، ارزیابی می‌شوند و نتایج در قالب گزارشات بازخورد در اختیار فرد و سازمان قرار می‏‌گیرد.

به بیان دیگر کانون‌ ارزیابی یک رویكرد یا فرآیند شناخت است که بر شناخت شایستگی‌های گروهی از افراد توسط تیمی از ارزیابان حرفه‌ای تأکید دارد؛ به گونه‌ای که در آن هر یک از شایستگی‌های افراد، توسط ارزیابان و با استفاده از تمرین‌ها و آزمون‌های گوناگونی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

پژوهش‏‌ها نشان داده است که مجموعه‌‏ای از تکنیک‏‌ها و ابزارها برای ارزیابی و انتخاب، کاراتر از آن است که تنها به یک روش اکتفا شود و کانون‌های ارزیابی به دلیل استفاده از شبیه سازی‏‌ها و تمرین‏‌های چندگانه دارای قابلیت اعتبار و پیش بینی بالایی در فرایندهای استخدام، ارتقا و جانشین‌پروی هستند.

اگر با کانون‌های ارزیابی آشنا نیستید مطلب تجربه یک روز حضور در کانون ارزیابی از زبان یک مدیر فروش را مطالعه کنید.

اساس کار کانون‌های ارزیابی بهره گیری از ابزارها و تمرینات شبیه‌سازیست که طی آن داوطلب رفتارهای مرتبط با شغل را بروز می‌دهد و ارزیابان، داوطلبین را مشاهده می‌کنند و بر اساس اصول ارزیابی به شایستگی‌های آن‌ها امتیاز می‌دهند.

انواع تمرین‌ها در کانون ارزیابی

تمرین‌ها در کانون ارزیابی به سه دسته تمرین‌های انفرادی، تمرینات تعاملی دو نفره و تمرینات گروهی تقسیم بندی می‌شوند.

تمرین‌های انفرادی:

شامل کارتابل، مطالعه موردی، تمرین نوشتاری

تمرین‌های تعاملی دو نفره:

شامل ایفای نقش، ارائه مطلب، جستجوی اطلاعات و تصمیم گیری

تمرینات گروهی:

بحث گروهی و کار گروهی

با کمک ماتریس شایستگی/ ابزار در کانون‌های ارزیابی مشخص می‌کنیم که از کدامیک از ابزارها و تمرین‌ها برای سنجش شایستگی‌های داوطلبین استفاده خواهیم کرد.

در این مقاله تمرین ایفای نقش را معرفی می‌کنم و در مقالات آتی به معرفی سایر تمرین‌ها خواهیم پرداخت.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جانشین پروری چیست؟(راهنمای کامل مدیران منابع انسانی)

معرفی تمرین ایفای نقش

تمرین ایفای نقش(Role Play) یکی از تمرینات شبیه‌سازی شده تعاملی و بسیار قوی‌ در کانون‌های ارزیابی است.
ایفای نقش یک گفتگوی شبیه‌سازی شده است كه در آن ارزیابی شونده با فرد دیگری كه نقش کارمند، مشتری و… را ایفا می‌كند، به گفتگو می‌پردازد و طی این گفتگو از نظر شایستگی‌ها ارزیابی می‌شود. بنابراین برای اجرای این تمرین ما به سه نفر نیاز داریم، ارزیاب، ارزیابی شونده و ایفاگر نقش

ارزیابی شونده

فردی که تمرین را اجرا می‌کند و قرار است شایستگی‌هایش طی تمرین مورد مشاهده و ارزیابی قرار گیرد. در این تمرین باید از شرکت کننده بخواهیم خودش باشد و رفتار واقعی خود را بروز دهد.

ارزیاب

فردی که رفتار و شایستگی‌های ارزیابی شونده را طی تمرین، مشاهده، ثبت و ارزیابی می‌کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ارزیابان در طول یک کانون ارزیابی چه می‌کنند؟

ایفاگر نقش

نقش مقابل ارزیابی شونده را ایفا می‌کند که می‌بایست با اعتماد به نفس بوده و برای این تمرین آموزش دیده باشد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: انواع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی(راهنمای جامع)

نحوه اجرای تمرین ایفای نقش

در این تمرین سناریویی در اختیار شرکت کننده(ارزیابی شونده) قرار می‌گیرد و به وی اطلاعاتی در خصوص موقعیت مورد نظر و فردی که قرار است ملاقات کند داده می‌شود، فرصتی برای مرور اطلاعات سناریو و آمادگی به فرد داده و وی برای ایفای نقش آماده می‌شود. زمان اختصاص یافته به ایفای نقش بین 20 تا 60 دقیقه متغیر است.

موفقیت این تمرین تا حد زیادی به کیفیت عملکرد ایفاگران نقش بستگی دارد. رفتار و گفته‌های آن‌ها باید معتبر و منسجم باشد به همین دلیل معمولا سناریویی از چگونگی ایفای نقش در اختیار ایفاگران نقش هم قرار می گیرد و به آن‌ها اطلاعات کلیدی داده می‌شود تا در مراحل کلیدی تعامل و به خصوص در مواجه با چالش‌ها واکنش مناسب نشان دهند.

با کمک تمرین ایفای نقش در کانون ارزیابی می‌توان شایستگی‌هایی نظیر مربی‌گری، مهارت‌های ارتباطی، مشتری مداری، همدلی، مذاکره و متقاعد سازی، حل مساله و تصمیم گیری، مهارت ارائه بازخورد، توانایی توسعه دیگران و… را مورد ارزیابی قرار داد.

نمونه سناریو ایفای نقش

شما مدیر فروش یک شرکت تولید کننده مواد غذایی هستید. یکی از اعضای تیم‌تان درخواست کرده است که در جلسه‌ای با وی ملاقات کنید. این فرد حدود 7 سال است که در بخش فروش شرکت شما مشغول به کار است و تاکنون دوبار برای اخذ سمت سرپرستی اقدام کرده اما در ارزیابی‌ها موفق عمل نکرده و نتوانسته به سمت سرپرستی ارتقا پیدا کند.

ارزیابی وی توسط کانون ارزیابی خارج از سازمان برگزار شده و شما در فرایند ارزیابی وی دخالت نداشته‌اید. عملکرد وی در 7 ساله گذشته در تیم شما همواره در سطح قابل قبول بوده است. البته شما احساس می‌کنید وی در برخی مهارت‌ها مثل کار تیمی نیاز به توسعه دارد.
شما 20 دقیقه برای ایفای نقش مدیر فروش در این جلسه فرصت دارید.

این تمرین قابلیت سنجش شایستگی مربی‌گری، تاثیرگذاری و مهارت‌های ارتباطی را دارد.

سخن آخر

تمرین‌های شبیه سازی شده بنیان کانون ارزیابی هستند که می‌بایست توسط تیم خبره طراحی کانون، آماده شود. در این مقاله تمرین ایفای نقش در کانون ارزیابی را به عنوان یکی از قوی‌ترین و اثربخش‌ترین تمرینات، معرفی کردم و نمونه‌ای از آن را با شما به اشتراک گذاشتم.

در صورت علاقمندی به این موضوع می‌توانید نمونه‌ای از سایر تمرین‌های مورد استفاده در کانون ارزیابی را در این لینک مشاهده نمایید.

منبع: دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی

در دنیای امروز همه چیز در حال تغییر است و جهان پیرامون ما هر روز هوشمندتر می‌شود. در عصر حاضر بیشتر فعالیت‌هایی که ما در محیط کارمان انجام می‌دهیم از فعالیت‌های روزمره کارکنان، میزان تمرکز بر کار، نشاط و رفاه کارکنان تا فعالیت‌های کلان‌تری که شرکت‌ها درگیر آن هستند قابل اندازه‌گیری شده‌اند. این حجم کلان از داده‌ها(انفجار داده) سبب شده تا داده‌های بیشتری در اختیار تیم‌های منابع انسانی قرار بگیرد و به صورت بالقوه قابلیت بینش افزایی بیشتری در مقایسه با گذشته داشته باشد.

در این مقاله قصد دارم در خصوص مفهوم منابع انسانی داده محور (Data-Driven HR) توضیحاتی دهم و مثال‌هایی از آن را در فرایندهای مدیریت منابع انسانی، با شما به اشتراک گذارم.

مفهوم منابع انسانی داده محور چیست؟

همه فعالیت‌هایی که در حوزه کسب و کار در حال انجام است از ارسال یک ایمیل توسط کارکنان گرفته تا حسگرهای موجود در خط تولید، همگی در حال تولید داده هستند. داده‌های مربوط به فرایند جذب، آموزش، حضور و غیاب، بهره وری، ارزیابی توسعه فردی، پروفایل شایستگی و رضایت شغلی کارکنان به عنوان نمونه‌هایی از داده‌های بی‌شماری  هستند که در واحد منابع انسانی وجود دارد.

منابع انسانی داده محور یا منابع انسانی هوشمند عبارت است از بهره مندی از حجم عظیم داده‌ها به روش‌های هوشمندانه برای استخراج بینش‌هایی که نه تنها عملکرد افراد را در سازمان‌ها ارتقا می‌دهد بلکه به تیم‌های منابع انسانی در تصمیم‌گیری‌های بهتر یاری می‌رساند.

اکنون به یاری داده‌های کلان و تحلیل آن‌ها شرکت‌ها قادرند پیش بینی کنند که چه زمانی کارکنان شرکت را ترک خواهند کرد، از کجا افراد شایسته‌ای را برای جذب شناسایی کرده و به چه نحوی افراد شایسته را شناسایی کنند و در ادامه چطور این افراد را پس از استخدام با نشاط نگه دارند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) چیست و چطور انجام می‌شود؟

اهمیت و کاربرد داده‌ها در حوزه منابع انسانی

تیم‌های منابع انسانی با بهره گیری از داده به روش هوشمندانه و همچنین با بکارگیری ابزارهای تحلیلی مناسب برای تبدیل این داده‌ها به بینش‌های اصلی مورد نیاز برای کسب و کار خود دست یافته و فواید چشمگیری را نصیب سازمان‌ها خواهند کرد.

با ذکر چند مثال در فرایندهای منابع انسانی، اهمیت و کاربرد داده‌ها در حوزه منابع انسانی را شفاف‌تر ببینیم.

 جذب و استخدام داده محور

برای نمونه در فرایند جذب متقاضیان استخدام، یادگیری ماشینی به عنوان یک ابزار یاری رسان به تیم‌های منابع انسانی، در ردیابی مراحل بررسی پرونده متقاضیان جذب و همچنین تسریع در فرایند ارائه بازخورد و ارزیابی آن‌ها استفاده می‌شود.

به طور مثال پلتفرم Peoplise یک بستر دیجیتالی در حوزه جذب و استخدام است که بر اساس غربالگری دیجیتالی درخواست‌های جذب و استخدام و همچنین، نتایج مصاحبه‌های انجام شده، متقاضیان جذب را اولویت بندی می‌کند و از این راه به متخصصان و مدیران منابع انسانی در فرایند تصمیم گیری در خصوص شایسته‌ترین افراد کمک می‌کند.

در یک نمونه دیگر یک بانک با هدف کاهش هزینه‌های کارکنان و همچنین استخدام افراد با مهارت‌ها و توانمندی‌های مناسب‌تر، داده‌های عملکری کارکنان خود را بر اساس نوع دانشگاه‌هایی که دانش آموخته آنجا بودند، تحلیل کرد. بر خلاف آن چه از گذشته در فرایند جذب بانک مورد توجه بود و ذهنیت این بود که افراد دانش آموخته از دانشگاه‌های برتر کارکنانی با عملکرد عالی هستند، نتایج تحلیل داده‌ها نشان داد که اتفاقا افرادی که در دانشگاه‌های با رتبه بندی پایین‌تری تحصیل کرده‌اند، در مقایسه با دانش آموختگان دانشگاه‌های برتر عملکرد بهتری دارند.

 آموزش داده محور

با کاربرد هوش مصنوعی در آموزش‌های مجازی این امکان فراهم شده است تا هر گونه اقدام و فعالیت فراگیران رصد شده و پاسخ‌ها به راحتی ارزیابی شود. زیرا افراد ردپای دیجیتالی از هر فعالیتی که انجام می‌دهند به جای می‌گذارند. این سوابق دیجیتال سرعت یادگیری، مکث در میان تماشای ویدئوهای آموزشی، مطالبی که مجدد بررسی کرده‌اند و… را شامل می‌شود.

برای مثال زمان بیشتر صرف شده فرد در یک درس خاص در مقایسه با دروس قبلی‌ش می‌تواند بیانگر این باشد که این فرد اطلاعات بیشتری در این درس خاص نیاز دارد. یا اگر دانش پذیری به سرعت از محتوای ارائه شده در درسی خاص عبور کند شاید به معنای این باشد که این سطح درس برای وی کافی نبوده است.

این داده‌ها به متولیان آموزش را برای تهیه دوره‌های جذاب و متناسب یاری می‌رساند.

مدیریت عملکرد داده محور

شرکت استارت آپی Zugata پلتفرمی توسعه داده است که بازخورد در لحظه، ناشناس و هم سطح در رده کارکنان در کنار توصیه‌های پایش شده و منتورینگ ارائه می‌دهد تا به بهبود عملکرد کارکنان کمک کند.

این سیستم شناسایی می‌کند که چه کسانی با هم تعامل داشتند و بازخوردهای ناشناس را در هر هفته از افراد درخواست می‌کند.

ابزارهایی از این دست به اعضای تیم کمک می‌کند تا ارتباطات باز و منظمی با یکدیگر داشته باشند و نقاط ضعف و فرصت‌های رشد و بهبود را نیز کشف کنند. برای تیم‌های منابع انسانی و مدیران، پلتفرم Zugata اطلاعاتی فراهم می‌کند تا مهارت‌ها، نقاط قوت و قابل بهبود را درک کرده تا برنامه‌های اثربخش آموزش و توسعه را طراحی کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

خروج از خدمت داده محور

دستیابی به روند نرخ خروج کارکنان از طریق تحلیل داده‌ها امکان پذیر خواهد بود. در همین زمینه می‌توان به پلتفرم تحلیل واتسن Watson Analytics شرکت آی بی ام اشاره کرد که نمونه‌ای از کاربرد تحلیل خروج افراد در دنیای واقعی‌ست. این پلتفرم با بررسی داده‌های کارکنان گذشته (که از مصاحبه‌های خروج به دست آمده بودند) و مقایسه آن با داده‌های کنونی یک شرکت، شاخص‌های مرتبط به فرسایش نیروی انسانی را شناسایی کرد.

اضافه کاری، سطح شغل، تعداد سال‌های کار کردن با مدیر فعلی و سن کارکنان، همگی از جمله محرک‌های معناداری بودند که این پلتفرم در خصوص خروج کارکنان به آن دست یافته بود، به طور مثال نتایج این تحلیل نشان داد کارکنانی که بیش از پانزده ساعت اضافه کاری در هفته داشتند احتمال بیشتری بود که سازمان را ترک کنند. که می‌تواند متولیان منابع انسانی را در تصمیم گیری بر اساس داده یاری نماید.

 رضایت شغلی داده محور

برای ارزیابی رضایت شغلی در عصر شکلک‌ها(!) یا ایموجی سازمان‌ها دستگاه‌هایی را در محل‌های شلوغ سازمان نظیر سالن جلسات و یا بوفه می‌گذارند. این دستگاه‌ها از کارکنان سوال‌های ساده را با پاسخ در قالب چهار ایموجی با چهره خندان تا ناراحت می‌پرسد که نظر کارکنان نسبت به سوال را نشان می‌دهد. سپس تیم منابع انسانی سازمان می‌تواند از داده‌های گردآوری شده برای درک تصویر مشخصی از واکنش‌های کارکنان نسبت به ایده‌های جدید، سیاست‌های شرکت، امکانات و بسیاری موارد دیگر استفاده کند.

موضوع قابل توجه در تمامی مثال‌های فوق این است که به دنبال تاکید بر نقش‌های در حال تغییر واحدهای منابع انسانی در دوران معاصر هستیم.

این مقاله را هم مطالعه کنید: داشبورد منابع انسانی چیست و چطور ساخته می‌شود+ نمونه

منابع انسانی در آینده

نتایج یک نظرسنجی سالانه که توسط شرکت کاریابی Harvey Nesh انجام شده است نشان می‌دهد، در طی 5 سال آینده، حوزه منابع انسانی به شکل چشمگیری تحت تاثیر فناوری‌های هوش مصنوعی و خودکارسازی دستخوش تغییر و تحول خواهد شد.

بر اساس باور رهبران منابع انسانی در حال حاضر تنها 15 درصد از فعالیت‌های حوزه منابع انسانی تحت تاثیر این فناوری‌ها قرار گرفته‌اند در حالی که طی دو تا پنج سال آینده میزان این تاثیرات به 40 درصد افزایش خواهد یافت.

نتایج مطالعه‌ای دیگر که در دانشگاه آکسفورد انجام شده است حاکی از آن است که طی 20 سال آینده حدود 720 شغل به شدت تحت تاثیر خودکارسازی قرار خواهند گرفت و در سال 2035 میلادی مشاغل اداری حوزه منابع انسانی با احتمال 90 درصد خودکار می‌شوند. این در حالی‌ست که مشاغل کارشناسان و مدیران منابع انسانی اقبال کمتری برای جایگزینی با روبات‌ها خواهند داشت.

سخن آخر

منابع انسانی داده محور به معنای آن است که نه تنها از فواید استفاده از این داده‌ها در خلق بینش در بهبود عملکرد منابع انسانی سازمان باید بهره برد؛ بلکه باید برای موفقیت کلی شرکت نیز استفاده کرد. ایده اصلی منابع انسانی داده محور، هوشمند سازی واحد منابع انسانی از هر راه ممکن و همچنین، تصمیم گیری‌های هوشمندانه در این واحد سازمانی است. داده‌ها علاوه بر این که به متخصصان واحد منابع انسانی در تصمیم گیری‌های بهتر در فرایندهایی نظیر استخدام و ارزیابی عملکرد یاری می‌رساند به شکل گیری گزارشات بخش‌های دیگر شرکت هم کمک می‌کند و در حالت کلی به حمایت و پشتیبانی از تصمیمات شرکت منجر می‌شود.

منابع:

کتاب مدیریت منابع انسانی داده محور، تالیف برنارد مر، ترجمه دکتر علی پیران نژاد و وحید فرجی جبه دار

https://www.aihr.com