مدیریت عملکرد چیست؟(به همراه‌ فرم‌های مورد نیاز)

مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟

مدیریت عملکرد فرآیند شناسایی، اندازه‌گیری و توسعه‌ی عملکرد افراد و تیم‌ها و همسو کردن آن با اهداف استراتژیک سازمان است و این امر مستلزم هدف­گذاری، مشاهده‌ی عملکرد، مربی‌گری و ارائه بازخورد به طور مستمر است تا عملکرد افراد در راستای اهداف سازمان قرار بگیرد.

مدیریت عملکرد در کنار جذب و استخدام دو فرآیند اصلی مدیریت منابع انسانی هستند که بیشترین سهم و نقش را در تقویت، تحکیم، تعمیق و یا تغییر فرهنگ سازمانی دارند، چرا که معیارها و ملاک‌های ارزیابی، نشان­دهنده و منعکس کننده ارزش‌ها، اولویت‌ها، استراتژی‌ها و چالش‌های سازمان هستند و به کارکنان نشان می‌دهند که هنجارها و استانداردهای سازمان چیست و سازمان(و مدیران آن) از کارکنان چه انتظارات و توقعاتی دارند.

پس از یک انتخاب و استخدام مناسب و شایسته محور که باید اطمینان دهد که بین فرد و شغل تناسب لازم و کافی وجود دارد، مدیریت عملکرد می‌تواند از طریق ارزیابی رفتارها و عملکردها، پاداش دادن به رفتارها و عملکردهای مطلوب و آموزش‌های لازم اثرگذاری زیادی بر عملکرد کارکنان داشته باشد.

اما سیستم‌های ارزیابی عملکرد سنتی با تاکید زیاد روی پاداش‌ها و تنبیه‌های مالی آن هم به صورت سالی یکبار که رویکرد رایج بسیاری ازسازمان‌های ایرانی است، موضوعی است که سد راه بهبود عملکرد کارکنان و رشد آن­ها در آینده می‌باشد.

در حقیقت ما در بسیاری از سازمان‌ها مدیریت عملکرد را به تعدادی جدول و فرم ارزیابی تقلیل دادیم و فراموش کردیم که در پس این داده‌ها، آدم‌های واقعی قرار دارند.

فرایند مدیریت عملکرد 

مدیریت عملکرد، در مفهوم جدید خود، چرخه‌ای است که به مدیران و سرپرستان کمک می‌کند تا پس از هدف گذاری و برنامه‌ریزی در مورد رفتار و عملکرد کارکنانشان (که باید در ابتدای هر دوره زمانی ارزیابی انجام شود) به ارزیابی میزان و کیفیت اجرای برنامه‌ها و تحقق اهداف در پایان دوره بپردازند و از طریق ریشه‌یابی و تحلیل رفتارها و عملکردهای رضایت بخش و مطلوب یا غیر رضایت بخش و نامطلوب و با کمک به کارگیری مستمر این چرخه، زمینه را برای بهبود عملکرد و ارتقای رفتار کارکنان فراهم کنند.

 سیستم مدیریت عملکرد نوین بر مبنای گفت و گوهای منظم در مورد عملکرد و توسعه، کارکنان را آماده پاسخگویی به نیازهای سازمانی جهت رقابتی بودن در حال و آینده می‌نماید.

چرخه مدیریت عملکرد کارکنان

اگر چه مفهوم مديريت عملكرد، مفهوم جديدی به حساب می‌آيد، اما ارزيابی عملكرد طی چند دهه گذشته از جمله بحث انگيزترين خدمات پرسنلی و فعاليت‌های مديريتی بوده است و می‌توان گفت كه مديريت عملكرد با مطرح ساختن مجموعه‌ای از ديدگاه‌ها و برانگيختن احساسات گوناگون، يكی از پيچيده‌ترين فعاليت‌ها و فرآيندهای مديريت منابع انسانی است.

چرخه مدیریت عملکرد کارکنان در شکل زیر نمایش داده شده است.

در ادامه هر یک از مراحل چرخه مدیریت عملکرد کارکنان توضیح داده شده است.

مرحله اول: هدف گذاری و برنامه ریزی اول دوره

در این مرحله، اهداف و انتظارات، استانداردها، رفتارها و ارزش‌ها و هر چه باید توسط کارمند انجام یا رعایت شود، مورد گفتگوی اقناعی قرار می‌گیرد. اهداف و انتظاراتی که در این مرحله طرح و در مورد آنها توافق می‌شود باید از اهداف کلان سازمان ریشه گرفته باشد و به تحقق همین اهداف مربوط و مرتبط باشد.

توصیه می‌شود که این مرحله در گفتگویی چهره به چهره انجام شود. در چنین جلساتی است که مدیر می‌تواند اطمینان پیدا کند که آنچه می­‌گوید توسط کارمند شنیده، درک و پذیرفته شده است. این جلسه را باید به نحوی مدیریت کرد که کارکنان نیز این فرصت را پیدا کنند که در هدف‌گذاری مشارکت داشته باشند.

این جلسه که می‌بایست در ابتدای هر دوره ارزیابی بین مدیر و تک تک کارکنان زیر مجموعه برگزار گردد منجر به تعیین و توافق بر اهداف عملکردی و شاخص‌های ارزیابی می‌شود. در پایان این جلسه مدیر و کارمند می­‌بایست به درک مشترک در خصوص خروجی‌ها و اهداف مورد انتظار در طی یک دوره ارزیابی برسند.

در پایان این جلسه می‌بایست به این سوال پاسخ دهیم

مهمترین اهداف و اولویت‌هایی که می‌بایست در یک دوره عملکرد روی آن‌ها تمرکز کنیم کدامند؟

در حقیقت در ابتدای هر دوره مدیر و کارمند بر آن چه که در انتهای دوره می‌بایست به عنوان نتیجه کلی کار حاصل شود با هم توافق می‌کنند. خروجی و نتایج این جلسه در فرم هدف‌گذاری عملکرد شبیه فرم زیر قابل ثبت است.

فرم هدف‌گذاری عملکرد

 مرحله دوم: هدایت، حمایت و مربی گری طی دوره

در این مرحله، مدیر و سرپرست بر کم و کیف کار کارمند نظارت می‌کند، او را راهنمایی و تشویق می‌کند، او را از انحرافات یا مغایرت‌ها رفتار و عملکردش در مقایسه با اهداف و انتظارات آگاه می‌کند، به کارمند بازخوردهای پر تعداد اما به موقع می‌دهد. ابزار و امکانات لازم و همچنین آموزش‌های مورد نیاز کارمند را تأمین کرده و در اختیار او قرار می‌دهد.

 کارکنان به ویژه نسل جدید، خواهان تغییر رویه از شیوه‌های سنتی مدیریت عملکرد به سمت «توسعه عملکرد» هستند. آن‌ها فرایندی را می‌خواهند که استعداد‌های فردی را شکوفا کند و احساس هدفمندی را به واسطه توقعات روشن، پاسخگویی ایجاد کند و در نهایت، با کوچینک و بازخورد مداوم، آن‌ها را تشویق و حمایت کند.

 فراتر از یک رئیس، آن‌ها یک مربی می‌خواهند. فراتر از راهنمایی و آموزش، فرصت‌های یادگیری و بازخورد را مطالبه می‌کنند.

و آن‌ها همه این‌ها را همین الان می‌خواهند! بنابراین برای اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد کارآمد ما ما نیاز داریم تا مدیران را به مربی‌های قوی‌تری تبدیل کنیم.

مرحله سوم: ارزیابی عملکرد در پایان دوره

مدیر و سرپرست باید در پایان دوره ارزیابی، رفتار و عملکرد کارکنان را در مقایسه با آنچه توافق و در مورد آن هدف گذاری شده بود ارزیابی کند و در صورت لزوم کارکنان را از نظر عملکرد رتبه بندی کند. در ارزیابی رفتار و عملکرد باید وارد جزئیات شد و با دقت نشان داد که کدام عملکردها و رفتارها در حد انتظار و قابل قبول بوده‌اند، کارمند در کدام رفتارها و عملکردها بالای انتظار و استاندارد عمل کرده است و  بالاخره در کدام رفتارها و عملکردها ضعیف بوده و اهداف و انتظارات را تامین نکرده است.

یک نمونه فرم ارزیابی عملکرد در ادامه آمده است.

فرم ارزیابی عملکرد

 مرحله چهارم: مرور و بازنگری و بهبود عملکرد

این مرحله را شاید بتوان دشوارترین اما مهم­ترین مرحله فرایند(چرخه) مدیریت عملکرد تلقی کرد. در این مرحله نیز مدیر و کارمند در جلسه‌ای رو در رو به گفتگو در مورد کارنامه ارزیابی کارمند می‌پردازند. تدوین برنامه بهبود عملکرد از نتایج مهم این مرحله است.

بهتر است در برنامه بهبود روی حداکثر دو یا سه حوزه بهبود که اهمیت و اولویت بیشتری دارند تمرکز نمایید. خروجی این مرحله می‌بایست منجر به برنامه توسعه فردی IDP شود که اهداف یادگیری و توسعه مهارت‌ها و قابلیت‌های فرد را شناسایی می‌کند.

جمع‌بندی

مدیریت عملکرد از دشوارترین و اثرگذارترین اقدامات و تلاش‌ها است که در چارچوب فرآیندهای مدیریت منابع انسانی انجام می‌شود و از آن جایی که موفقیت هر سازمانی به عملکرد افراد آن بستگی دارد، اجرا و استقرار موفق و کامل این فرآیند می‌تواند به شدت بر موفقیت سازمان‌ها بیفزاید.

در این مطلب سعی شد نحوه طراحی سیستم مدیریت عملکرد با رویکرد جدید و با تاکید بر نگاه انسانی و با هدف بهبود عملکرد تشریح گردد. به کارگیری این رویکرد مستلزم این است که مدیران توانمند شده در خصوص مربی‌­گری و  بازخورد به کارکنان آموزش­‌های لازم را دریافت کرده باشند.

مدیریت عملکرد کارکنان با تاکید بر انجام گفتگوهای منظم طی چرخه مدیریت عملکرد کارکنان منجر به ارزیابی‌های منظم‌­تر و گفتگوهای معنادارتر می‌شود، فرصت یک سنجش کلی را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد و به کارکنان کمک می­‌کند یاد بگیرند چه قوت­‌های کلیدی دارند و تلاش برای توسعه خود را کجا متمرکز نمایند.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/what-is-performance-management/

کتاب مدیریت عملکرد کارکنان/ بهزاد ابوالعلایی
مقاله مدیریت عملکرد کارکنان مبتنی بر نقاط تماس/ سونیا جلالی، زهرا لبیبی/ ماهنامه تدبیر
تجارب شخصی نویسنده(سونیا جلالی) در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی

اگر در حال حاضر در حوزه مدیریت عملکرد مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی گام به گام طراحی سیستم مدیریت عملکرد کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص مدیریت عملکرد را می‌دهد.

اگر به موضوع مدیریت عملکرد کارکنان علاقمند هستید مقالات زیر را هم مطالعه کنید.