تکنیک گروه اسمی (NGT) برای حل چالش‌ها در تیم

همواره در تیم‌های کاری مسائل و چالش‌های زیادی وجود دارد که می‌بایست حل و فصل شود، روش گروه اسمی یک روش جالب و سرگرم کننده برای حل مسائل در یک تیم است.

افراد با کمک این تکنیک می‌توانند ایده‌هایشان را به اشتراک بگذارند، اولویت‌بندی کنند و مشکلات را حل کنند. در این مقاله روش گروه اسمی Nominal Group Technique معرفی شده و گام به گام به کارگیری آن توضیح داده شده است.

منظور از گروه اسمی چیست؟

تکنیک گروه اسمی یا “Nominal Group Technique (NGT)” یک روش گروهی است که به منظور جمع‌آوری و ارائه ایده‌ها و نظرات گروهی در موضوعات خاص و حل مسائل به کار می‌رود. این تکنیک به طور خاص در فرآیندهای تصمیم‌گیری گروهی و حل مسائل گروهی مؤثر است.

مراحل گروه اسمی

مراحل کلی این تکنیک عبارتند از:

1.پیش‌تهیه

ابتدا، مسئله یا موضوعی که نیاز به حل دارد، مشخص می‌شود.

2. تولید ایده‌ها

اعضای گروه به صورت فردی ایده‌ها و پیشنهادات خود را نوشته و آورده و این ایده‌ها به صورت محرمانه جمع‌آوری می‌شوند.

3. توضیح ایده‌ها

هر عضو به ترتیب یکی از ایده‌های خود را توضیح مختصر می‌دهد تا دیگر اعضا بهتر بفهمند.

4. گروه‌بندی و رتبه‌بندی

ایده‌ها توسط گروه گردآوری شده و میزان اهمیت و اثربخشی هر ایده توسط اعضا رتبه‌بندی می‌شود.

5. بحث و تصمیم گیری

گروه به بررسی ایده‌ها، بحث و تبادل نظر می‌پردازد تا به تصمیم نهایی برسد.

این تکنیک به عنوان یک ابزار موثر در بهبود فرآیندهای تصمیم‌گیری گروهی و افزایش مشارکت اعضا شناخته می‌شود.

هدف از استفاده از روش گروه اسمی

استفاده از تکنیک گروه اسمی (Nominal Group Technique – NGT) با هدف‌های متنوعی انجام می‌شود که از جمله آنها می‌تواند باشد:

1. تعیین اولویت‌ها و رتبه‌بندی: این تکنیک به گروه این امکان را می‌دهد که ایده‌ها یا پیشنهادات را بر اساس اهمیت و یا اثربخشی، رتبه‌بندی کند. این امر به تصمیم‌گیری هوشمندانه و مدیریت بهینه منابع کمک می‌کند.
2. تولید ایده‌های جدید: از طریق این تکنیک، اعضای گروه می‌توانند ایده‌های جدیدی را ارائه دهند و به تفکر خلاقانه‌تر دست یابند.
3. افزایش مشارکت اعضا: NGT به اعضای گروه فرصت می‌دهد تا نظرات و ایده‌های خود را به صورت منظم و سازمان‌یافته ارائه دهند، که می‌تواند به افزایش مشارکت و ارتباط گروهی منجر شود.
4. جلب توجه به مسائل مهم: با ترتیب رتبه‌ها و ایده‌ها، مسائل اساسی و مهم به خوبی شناسایی می‌شوند و توجه به آنها افزایش می‌یابد.
5. حل مسائل به صورت همکارانه: این تکنیک به گروه این امکان را می‌دهد که با همکاری و تعامل مستقیم، به حل مسائل بپردازند و تصمیماتی اثربخشتر بگیرند.
6. مدیریت جلسات به بهترین شکل: NGT به مدیران و فراگیران کمک می‌کند تا جلسات را به بهترین شکل مدیریت کرده و به سرعت به تصمیمات مناسب برسند.

گام به گام تکنیک گروه اسمی

1- سه عدد استیکر رنگی به هر فرد در تیم بدهید و از آن‌ها بخواهید سه مسئله یا مشکلی را که مایلند بر آن‌ها تمرکز کنند یا در موردشان بحث کنند روی آن‌ها بنویسند.

2- به افراد 15 دقیقه زمان بدهید و از آن‌ها بخواهید تا این کار را در سکوت انجام دهند.

3- به آن‌ها بگویید که اطلاعات محرمانه می‌مانند و آن‌ها می‌توانند هر چه می‌خواهند بنویسند(البته محرمانگی احتمالا فقط در تیم‌های بزرگ حفظ می‌شود! در تیم‌های کوچک احتمالا افراد دستخط هم را تشخیص می‌دهند!)

4- وقتی یادداشت‌هایشان تکمیل شد از آن‌ها بخواهید تا استیکرها را به صورت تصادفی روی دیوار و یا filipchart بچسبانند.

5- حال از یک نفر بخواهید تا یادداشت‌ها را بر اساس موضوع به گروه‌های مشخصی دسته بندی کند.

6- وقتی 4 یا 5 دسته داشتید، به دسته‌ای نگاه کنید که بیشترین تعداد استیکر را دارد. این اولین حوزه بحث است.

7- تیم را به گروه‌های کوچکتر (4 تا 6 نفره) تقسیم کنید و بخواهید روی موضوع اول تمرکز کرده و راه‌حل‌های خود را ارائه دهند.

8- راه حل‌ها را اولویت بندی کرده و آن‌ها را تبدیل به اقدام کرده و برای هر اقدام مهلت، خروجی و مجری تعریف نمایید(از افراد بخواهید برای انجام اقدامات داوطلب شوند.)

9- نتیجه نهایی جلسه را روی تابلو نوشته و با همه افراد تیم به اشتراک گذارید.

هدف از این تکنیک این است که اعضای تیم به صورت فعالانه در آن چه در حال رخ دادن است درگیر شوند، آغازگر باشند، مشارکت کنند، سوال کنند، به چالش بکشند و در نهایت مسئولیت فرایند را بر عهده بگیرند.

منابع:

کتاب تیم سازی/ محمد سعید قوت دین

دانش و تجربیات شخصی نویسنده در طراحی و اجرای کارگاه‌های آموزشی

نویسنده: سونیا جلالی