آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

آنبوردینگ فرآیندی است که طی آن کارمند جدید با شرکت و فرهنگ آن آشنا می‌شود و همچنین ابزار و اطلاعات لازم برای تبدیل شدن به عضوی مؤثر در تیم را به دست می‌آورد.

کارشناسان منابع انسانی بر این باورند که آنبوردینگ کارکنان جدید در یک سازمان باید یک فرآیند راهبردی باشد که حداقل به مدت یک سال به طول انجامد. چرا که نحوه‌ی برخورد کارفرما با کارمند جدید در اولین روزها و ماه‌های کاری او، برای اطمینان از نگه‌داشت بالای کارکنان، بسیار حیاتی است.

 در این مقاله، ما یک راهنمای کامل در خصوص آنبوردینگ و مراحل آن را ارائه می‌دهیم. همچنین در انتهای مقاله چک لیست آنبوردینگ به صورت رایگان قابل دانلود است.

آنبوردینگ چیست؟

آنبوردینگ (Onboarding) که در فارسی به جامعه‌پذیری و یا اجتماعی شدن ترجمه می‌شود فرآیندی است که در آن کارمندان جدید با سازمان، همکاران، شغل، فرهنگ و فرآیندهای کاری آشنا می‌شوند و ماموریت و ارزش‌های شرکت را درک می‌کنند. در پایان دوره آنبوردینگ، کارمندان جدید باید بتوانند به طور مستقل و موثر در سازمان ایفای نقش کنند. آنبوردینگ یک مرحله کلیدی در چرخه عمر کارکنان به شمار می‌رود.

پس از یک آنبوردینگ موفق، کارمند جدید:

• نسبت به نقش و شرکت خود هیجان‌زده است.
• با همکاران خود آشنا شده است.
• با مدیر مستقیم خود ارتباط برقرار کرده است.
• به تمام منابع لازم برای انجام خوب کار خود دسترسی دارد.
• آموزش‌های لازم را دریافت کرده است.
• نقش و کار خود را درک کرده و برای موفقیت احساس آمادگی می‌کند.
• در سازمان احساس راحتی می‌کند.
• ارتباطات معنادار برقرار کرده است.
• اهداف مشخصی برای کار دارد و به آنها دست یافته است.
• به طور واضح معیارهای ارزیابی خود را درک می‌کند.

در ۸۹ درصد از سازمان‌ها، فرایند آنبوردینگ کوتاه بوده و کمتر از ۳ ماه طول می‌کشد. با این حال، آنبوردینگ واقعاً موثر یک فرآیند مداوم است که می‌تواند تا یک سال طول بکشد تا یک کارمند به حداکثر توان عملکردی خود برسد.

چرا آنبوردینگ مهم است؟

تحقیقات گروه برندون هال نشان می‌دهد که آنبوردینگ موفق می‌تواند نرخ نگهداشت کارکنان را تا ۸۲ درصد بهبود بخشد.

همچنین یافته‌های بامبو اچ آر نشان می‌دهد که کارمندانی که تجربه آنبوردینگ مثبتی دارند، ۱۸ برابر بیشتر نسبت به کارفرمای خود متعهدتر هستند.

 آنبوردینگ همچنین زمان رسیدن به بهره‌وری را تسریع می‌کند. منظور از زمان رسیدن به بهره‌وری، مدت زمانی است که طول می‌کشد تا یک کارمند جدید شروع به مشارکت کامل در سازمان کند. میانگین زمان رسیدن به بهره‌وری ۲۸ هفته است.

برای شرکت‌هایی که سعی در جذب و حفظ استعدادهای برتر دارند، فرآیند آنبوردینگ یک ضرورت است، نه یک امر لوکس.

این مقاله را هم مطالعه کنید: نسل زد(Z) و ویژگی‌های آن‌ها (با مروری بر سایر نسل‌ها)

مراحل آنبوردینگ

مراحل آنبوردینگ در شکل زیر نمایش داده شده است.

• قبل از اولین روز
• اولین روز
• هفته اول
• ۹۰ روز اول
• پایان سال اول

بیایید هر مرحله را با جزئیات بیشتر بررسی کنیم.

۱. قبل از اولین روز

هنگامی که کارمند جدید شما نامه پذیرش شغل خود را امضا می‌کند، مرحله پیش آنبوردینگ آغاز می‌شود. در ادامه اقدامات کلیدی که قبل از اولین روز باید انجام دهید، آورده شده است.

ارسال ایمیل خوش آمدگویی

در این ایمیل ورود فرد جدید به سازمان را خوش‌آمد گفته و وی را در مورد اولین روز کاریش توجیه کرده و به سوالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهید:

• چه ساعتی باید شروع کنم؟
• کجا باید بروم؟ / از کجا وارد سیستم شوم؟
• آیا باید ناهار را به محل کار بیاورم؟
• در صورت داشتن سوال با چه کسی تماس بگیرم؟

همچنین می‌توانید یک ویدیو از بنیانگذاران شرکت یا مدیر تیم را برای خوش آمدگویی ایمیل کنید که باعث می‌شود تجربه کارمندی بسیار شخصی‌تر شود.

راه اندازی آدرس ایمیل و دسترسی به شبکه

فرآیند این کار برای هر سازمان متفاوت است. اگر یک بخش فناوری اطلاعات مستقل وجود داشته باشد، این اقدام ممکن است یک جریان کاری جداگانه باشد. با این حال، مهم است که این موضوع قبل از شروع کار کارمند، تنظیم و آماده شود.

آماده سازی محیط کار و تجهیزات

اطمینان حاصل کنید که محیط کاری کارمند جدید خالی و تمیز است. سخت افزار را قبل از پیوستن کارمند جدید آماده کنید، به عنوان مثال، لپ تاپ، ماوس، صفحه کلید و تلفن همراه. لپ تاپ را راه اندازی کنید و هر گونه به روز رسانی سیستم را یک روز قبل از پیوستن همکار جدید انجام دهید.

آماده سازی بسته خوش آمدگویی

بسته خوش‌آمدگویی در هر  شرکت متفاوت خواهد بود. برخی از هدایای خوش آمدگویی معمولی شامل یک دفترچه یادداشت، خودکار، بطری آب، ماگ، کیف دستی، تنقلات و هر چیز دیگری است که می‌خواهید به کارمندان جدید خود هدیه دهید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ۸ نوع هدیه خوش‌آمدگویی به کارمند جدید (+متن)

2- روز اول

روز اول باید خلق یک تجربه به یاد ماندنی و مثبت باشد. در ادامه اقدامات کلیدی روز اول، آورده شده است.

خوش آمدگویی

مطمئن شوید یکی از کارکنان تیم منابع انسانی و یا یکی از همکاران کارمند جدید برای استقبال از وی آماده است، او را راهنمایی و با یک خوش آمدگویی گرم از او استقبال می‌کند.

داشتن برنامه روز اول

برای روز اول خود یک دستور کار واضح و شفاف داشته باشید. ایده خوبی است که این دستور کار را قبل از روز اول تهیه و تایپ کرده و آن را برای کارمند جدید ایمیل کنید. در روز اول کارمند جدید و مدیر او و یا مسئول منابع انسانی می‌توانند بنشینند و آن را مرور کنند.

تور بازدید از محل کار

اگر کارمند جدید به صورت حضوری می‌آید، برای او تور بازدید از محل کار برگزار کنید و بخش‌های ضروری را به وی نشان دهید، مثل محل استقرار تیم‌های مختلف، آشپزخانه مشترک، نحوه کار دستگاه‌های چای و قهوه، محل قرارگیری چاپگرها و نحوه استفاده از آنها و محل استقرار بخش‌های مختلف.

معرفی به همکاران و تیم

بخش قابل توجهی از آنبوردینگ کارکنان جدید، معرفی کارمندان جدید به همکارانشان است. معرفی کارمند جدید به همه افراد در سازمان‌های بزرگ امکان پذیر نخواهد بود، اما مطمئن شوید که آنها با همه افراد تیم خود ملاقات می‌کنند.

برای کارمند جدید یک دوست تعیین کنید

انتخاب یک دوست برای کارمندان جدید به آنها یک سیستم حمایتی ارائه می‌دهد و به آنها کمک می‌کند تا با محیط کار، فرآیندها، فرهنگ، مزایا و موارد دیگر آشنا شوند.

آموزش

 کارمندان جدید را در مورد نرم افزاری که در کار روزانه خود استفاده خواهند کرد، آموزش دهید. آموزش اولیه ایمیل را ارائه دهید، مثل نحوه تنظیم امضای حرفه‌ای و سیاست‌های پاسخ به ایمیل‌ها

این مقاله را هم مطالعه کنید: آموزش موثر و کارآمد کارکنان جدید الورود

با انجام این اقدامات که 4 تا 6 ساعت طول می‌کشد روز اول را به پایان می‌رساند. اگر زمان اضافی باقی ماند، کارمند می‌تواند با سیستم‌ها آشنا شود، همراه یک همکار کار کند یا با وظایف خود بیشتر آشنا شود.

۳. هفته اول

در هفته اول، کارمند جدید همچنان به آشنایی با تیم، شرکت و نقش خود ادامه می‌دهد.

جلسات یک به یک با مدیر مستقیم

در طول هفته اول، مدیر مستقیم باید به طور روزانه با کارمند جدید ملاقات کند. هدف از این جلسات بررسی هفته اول، ارزیابی موارد خوب و بد و برنامه ریزی برای آینده است. جلسات یک به یک ماهانه را در تقویم برای ارزیابی پیشرفت کارمند جدید در برنامه ۹۰-۶۰-۳۰ روزه برنامه‌ریزی کنید.

جلسات انفرادی با همکاران مستقیم

در حالی که کارمند جدید به احتمال زیاد با همکاران خود ملاقات کرده است، جلسات انفرادی نیز با آنها برگزار می‌کند تا در مورد کارهایی که انجام می‌دهند و نحوه همکاری با آنها بیشتر بیاموزد.

یادگیری عمیق‌تر ابزار و سیستم‌ها

بسته به ماهیت و پیچیدگی ابزار و سیستم‌هایی که کارمند جدید باید از آنها استفاده کند، ممکن است آشنایی با آنها بیش از یک روز طول بکشد.

در Zapier، کارمندان کل هفته اول را صرف یادگیری ابزار و سیستم‌های مورد نیاز برای موفقیت می‌کنند. آنها تا هفته دوم کار روی وظایف را شروع نمی‌کنند و به آنها فضایی برای جا افتادن کامل در نقش خود می‌دهند.

پروفایل کارمند را به وب سایت اضافه کنید

اگر در وب سایت شرکت صفحه “درباره ما” دارید، می‌توانید عکس پروفایل کارمند جدید را به همراه نام، نقش و یک بیوگرافی کوتاه اضافه کنید. قبل از انتشار عمومی این اطلاعات، مطمئن شوید که کارمند جدید برای به اشتراک گذاشتن این اطلاعات رضایت دارد.

معرفی همکار جدید در لینکدین

به اشتراک گذاشتن خبر ورود همکاران جدیدتان در صفحه لینکدین شرکت هم اقدام جالبی‌ست. این اقدام به هم تیمی‌های جدید کمک می‌کند تا احساس خوشایندی داشته باشند و ارتباط نزدیک‌تری با مشتریان و کارفرمایان برقرار کنند.

۴. ۹۰ روز اول

۹۰ روز اول برای هر کارمند جدید، بنیادی کلیدی برای بقیه مدت حضور او در سازمان ایجاد می‌کند.

هنگامی که افراد به شرکت شما می‌پیوندند، ممکن است متخصصان برجسته‌ای در سطح جهانی باشند، اما در سازمان شما تازه کار هستند. این بدان معنی است که آنها نیاز به راهنمایی در مورد اهداف و انتظارات عملکردی دارند. یکی از بهترین اقدامات برای شفاف‌سازی اهداف، تهیه برنامه 30-60-90 روزه است.

برنامه 30-60-90 روزه شامل تدوین اهداف واضح در اولویت‌های کوتاه و بلندمدت 30، 60 و 90 روزه و تعیین معیارهای موفقیت، بررسی عملکرد و بازخورد می‌باشد.

مدیر مستقیم کارمند جدید و یک متخصص منابع انسانی باید برای تعیین اهداف هوشمندانه ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روزه که با اهداف بلندمدت سازمان و همچنین اهداف توسعه حرفه‌ای کارمند همسو باشد، با هم همکاری کنند. به عنوان مثال، یک هدف هوشمندانه برای یک بازاریاب دیجیتال می‌تواند افزایش ترافیک وب سایت به میزان 5٪ در 6۰ روز اول باشد.

۵. پایان سال اول

جلسه نهایی آنبوردینگ را در پایان سال اول، با کارمند خود برگزار کنید. می‌توانید این جلسه را با اولین بررسی عملکرد سالانه آنها ترکیب کنید. در اینجا چند نکته مهم است.

جنبه های عملی: با کارمندان جلسه بگذارید و ببینید سال اول آنها چگونه بوده است.

عملکرد: عملکرد کارمندان جدید شما چگونه است و آیا به اهداف بلندمدت خود رسیده‌اند؟

آینده: در مورد برنامه یادگیری و توسعه آتی صحبت کنید و از آنها در مورد ترجیحات و جاه طلبی‌های شغلیشان سوال کنید.

جمع آوری بازخورد نیز مهم است. گوگل برای همه کارمندان جدید فرم بازخورد ناشناس ارسال می‌کند تا آنها بتوانند بدون نگرانی از آزرده کردن کسی، پیشنهادات و انتقادات سازنده در مورد فرآیند ارائه دهند. این به شما امکان می‌دهد تا فرآیند آنبوردینگ خود را بهبود بخشید و همچنین می‌تواند به افزایش نرخ نگهداشت کارکنان کمک کند زیرا کارکنان احساس می‌کنند که حرفشان شنیده و به آنها ارزش داده می‌شود.

دانلود چک لیست آنبوردینگ

شما می‌توانید یک نمونه چک لیست آنبوردینگ را از فایل زیر دانلود کنید.

Employee Onboarding Checklist

نتیجه‌گیری

طراحی فرآیند آنبوردینگ با ساختار خوب برای موفقیت هر سازمانی ضروری است. این فرآیند می‌تواند به شما در جذب بهترین استعدادها، کاهش نرخ خروج کارکنان جدید، افزایش تعلق کارکنان و کاهش هزینه‌های استخدام کمک کند.

 از لحظه پذیرش پیشنهاد شما، با کارمندان جدید خود ارتباط برقرار کنید، انتظارات را به طور واضح تعیین کنید، آنها را با فرهنگ و ارزش‌های شرکت خود آشنا کنید و به آنها کمک کنید تا با همکاران خود ارتباط برقرار کرده و در تیم ادغام شوند.

اگر به توسعه دانش حرفه‌ای خود در این حوزه علاقه‌مند هستید دوره آموزشی جامعه‌پذیری کارکنان برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding/

دانش و تجربیات نویسنده