در مصاحبه خروج چه بپرسیم؟
احتمالا شما هم مانند بسیاری از مدیران از این که یکی از کارکنان ارزشمند خود را از دست بدهید بیزارید، و زمانی که یکی از کارکنان کلیدی شما، تصمیم به ترک شرکت می‌گیرد از خود می‌پرسید:” آیا من می‌توانستم کاری کنم که جلوی رفتن این فرد از شرکت را بگیرم؟”
اما یکی از واقعیت‌های حفظ کارکنان مبتنی بر بازار خرد محور این است که شما هرگز نمی‌توانید همه کارکنانتان را حفظ کنید، به ویژه مستعدترین آنها که بالاترین میزان جابجایی را دارند.
وقتی کارکنان تصمیم قطعی به ترک سازمان ما گرفته‌اند و همه تلاش ما برای منصرف کردن آنها بی‌نتیجه مانده است، مصاحبه خروج از خدمت می‌تواند ابزاری دیر هنگام اما مفید برای کسب اطلاع، هوشیار کردن مدیران و پیشگیری از وقوع تصمیمات مشابه باشد.
در این مقاله قصد دارم در مورد چرایی و چگونگی و انواع سوالات مصاحبه خروج مطالبی را با شما به اشتراک گذارم.
مصاحبه خروج چیست؟
کارکنان سازمان شما را ترک می‌کنند بر اثر نارضایتی، پیدا کردن موقعیت شغلی بهتر، ربوده شدن توسط رقبا، بازنشستگی و حتی مرگ! اما فارغ از آنکه این جدایی به چه شکلی است، بیشترین امیدی که میتوانید داشته باشید این است که بر اینکه چه کسی و در چه زمانی شرکت را ترک می‌کند قدری نفوذ داشته باشید، بدین منظور باید سازوکاری را فراهم کنید که با آگاهی از دلایل ترک خدمت کارکنان نرخ ترک‌خدمت‌هایی که برای سازمان زیان‌آور است را به حداقل برسانید.
مصاحبه خروج مصاحبه ایست که با کارکنانی که در حال ترک سازمان هستند انجام می‌شود.
هدف از این مصاحبه این است که به یک بازخور در مورد شرکت، عملکردش، دلایل اصلی ترک کار و عملکرد مدیران، از افرادی که هم اکنون دلایل کمتری برای طفره رفتن و پنهان کردن عقایدشان دارند برسیم.
این مقاله را هم مطالعه کنید: نرخ خروج چیست و چطور محاسبه می‌شود؟(+مثال)
اهمیت مصاحبه خروج
تحقیقات منتشر شده در Harvard Business Review نشان داده است که از هر 4 شرکت، 1 شرکت مصاحبه خروج انجام نمی‌دهد. سایر سازمان‌ها این کار را انجام می‌دهند، اما داده‌هایی را که جمع آوری می‌کنند تجزیه و تحلیل نمی‌کنند یا آنها را با رهبران برای ایجاد تغییر به اشتراک نمی‌گذارند. کارکنان شما بزرگترین دارایی شما هستند، بنابراین دانستن اینکه چرا آنها سازمان را ترک می‌کنند، می‌تواند اطلاعات ارزشمندی در مورد نحوه تغییر سازمان، بهبود تعامل و نرخ نگهداری ارائه دهد و به کارمندان شما نشان دهد که نظرات آنها مهم است.
این مقاله را هم مطالعه کنید:۸ دلیل اصلی خروج کارکنان از سازمان
سوالات مصاحبه خروج
یک مصاحبه خروج می‌بایست دنبال پاسخ پرسش‌هایی از این دست باشد:
*چه چیزی در ابتدای کار شما را به سمت این شرکت جلب کرد؟
*با چه انتظاراتی به شرکت ما وارد شدید که در طی همکاری پاسخ داده نشد؟
*اصلی‌ترین دلیلی که باعث شده تصمیم به ترک سازمان بگیرید چیست؟
*اگر چه چیزی در شرکت اصلاح می‌شد، می‌ماندید؟
*اگر جای مدیر ارشد سازمان بودید، سه تغییر اصلی که در سازمان ایجاد می‌کردید چه بود؟
*از چه زمانی تصمیم به ترک سازمان گرفتید؟
*تیم مدیریتی سازمان و مدیر مستقیم خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟(میتوانید از 1 تا 5 امتیاز دهید)
*آیا ممکن است در آینده به شغلی دیگر در اینجا فکر کنید؟
*مزایای شغل جدید(یا سازمان جدیدی) که انتخاب کردید نسبت به وضعیت فعلی چیست؟
*چگونه می‌توانیم اینجا را مکان بهتری برای کار کردن بسازیم؟
در ادامه مهمترین سوال مصاحبه خروج به تفکیک شرکت، شغل، فرهنگ، محیط و تکنولوژی را با هم مرور می‌کنیم.
سوالات مصاحبه خروج در مورد شرکت
- چرا به دنبال شغل دیگری بودید؟
- چه چیزی باعث شد تصمیم به ترک بگیرید؟
- رابطه شما با مدیرتان چگونه بود؟
- چه تغییرات یا پیشرفت‌های را دوست داشتید در شرکت/تیم ببینید؟
- چه بازخوردی می‌خواهید در مورد شرکت ارائه دهید که بتواند به ما در بهبود تجربه کارکنان کمک کند؟
- آیا شرکت ما را به دوستان و شبکه حرفهای خود معرفی می‌کنید؟ چرا (و چرا نه)؟
- چه شرایطی باید تغییر کند تا شما برگردید؟
- اگر مدیرعامل بودید، چه تغییراتی برای بهبود محیط کار ایجاد می‌کردید؟
سوالات مصاحبه خروج در مورد شغل
- آیا شغل مطابق انتظارات شما بود؟ اگر نه، چرا؟
- آیا از زمان استخدام احساس می‌کنید شرح شغل شما تغییر کرده است؟ اگر چنین است، چگونه؟
- از میزان حجم کاری خود در مقایسه با اهداف و آرزوهای شغلی خود چقدر راضی بودید؟
- کدام بخش از شغل را بیشتر دوست داشتید؟
- کدام بخش از شغل را کمتر دوست داشتید؟
- با توجه به نقش شما در شرکت ما، می‌توانستیم چه کار دیگری انجام دهیم تا شما را برای ماندن ترغیب کنیم؟
- از نقش خود در سازمان چقدر راضی بودید؟
سوالات مصاحبه خروج در مورد فرهنگ شرکت
- فرهنگ شرکت ما را چگونه توصیف می‌کنید؟
- از کدام بخش فرهنگ شرکت ما بیشتر لذت می‌برید؟
- به نظر شما کدام جنبه از فرهنگ شرکت ما باید تغییر یا بهبود یابد؟
- چه کاری را انجام نمی‌دهیم که باید برای ایجاد فرهنگ سازمانی بهتر انجام دهیم؟
- میتوانید موقعیتی را شرح دهید که در نقش خود احساس عدم حمایت یا عدم ارزش داشتید؟
سوالات مصاحبه خروج در مورد محیط سازمان
- محیط کار را چگونه توصیف می‌کنید؟
- چه چیزی را در مورد محیط کار/منطقه کاری خود بیشتر دوست دارید؟
- چه چیزی را در مورد محیط کار/منطقه کاری خود کمتر دوست دارید؟
- به نظر شما برای بهبود محیط کار/منطقه کاری شما باید حتماً چه چیزی را تغییر دهیم یا اضافه کنیم؟
- چقدر از خط مشی دورکاری ما راضی بودید؟
- آیا مسائل خاصی در محیط کار وجود داشت که به تصمیم شما برای ترک کمک کرد؟
- آیا احساس کردید که ابزار و منابع کافی برای انجام درست کار خود دارید؟ اگر نه، چه چیزی کم بود؟
سوالات مصاحبه خروج در مورد تکنولوژی
- از ابزارهایی که برای برقراری ارتباط با همکاران و/یا مشتریان خود هنگام کار از راه دور استفاده می‌کردید چقدر رضایت داشتید؟
- استفاده از چه نرم افزار/ابزاری را فوراً متوقف کنیم؟
- چقدر از سطح پشتیبانی فناوری اطلاعاتی که در حین کار از راه دور دریافت کرده‌اید راضی هستید؟
- زمانی که برای اولین بار برای ما شروع به کار کردید، استفاده از سیستم‌ها و برنامه‌های مختلف چقدر آسان بود؟
سوالاتی برای جمع‌بندی و پایان مصاحبه خروج
- آیا مورد دیگری وجود دارد که بخواهید در حین خروج از سازمان در مورد آن صحبت کنید که به آن پرداخته نشده است؟
- اگر به جای من با بنیانگذاران/صاحبان صحبت می‌کردید، چه توصیه‌ای به آنها می‌کردید؟
- چه توصیه‌ای در مورد بهبود فرآیند خروج به ما می‌دهید؟
این مطلب را هم ببیند: نمونه فرم مصاحبه خروج کارکنان
انواع مصاحبه خروج
مصاحبه‌های خروج ساختار یافته، خروج نیمه ساختار یافته، و خروج با کمک پرسشنامه انواع مختلف مصاحبه‌های خروج هستند که در هرکدام از آنها از روش‌ها و استراتژی‌های خاصی برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده می‌شود. در زیر توضیحاتی درباره هرکدام آمده است:
1.مصاحبه خروج ساختار یافته
در این نوع مصاحبه، مصاحبه‌گر یک ساختار دقیق را دنبال می‌کند. این به این معناست که تعداد و نوع سوالات به دقت مشخص شده‌اند و به ترتیب مشخصی از اطلاعات خروجی استفاده می‌شود.
2. مصاحبه خروج نیمه ساختار یافته
در این نوع مصاحبه، بخشی از سوالات و ساختار مصاحبه به دقت تعیین شده‌اند، اما در عین حال، فرصت برای گفتگو با مصاحبه‌شونده وجود دارد. این نوع مصاحبه اجازه می‌دهد تا به پرسش‌های جدید نیز پرداخته شود و تا حدودی از انعطاف در جریان مصاحبه بهره برده شود.
مصاحبه خروج با کمک پرسشنامه
در این نوع مصاحبه، پرسشنامه به عنوان یک راهنما یا قالب استفاده می‌شود. مصاحبه‌کننده از پرسش‌های پیش تعیین شده در پرسشنامه برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده می‌کند. این نوع مصاحبه به مصاحبه‌گر اجازه می‌دهد تا از دقت و یکنواختی در جمع‌آوری اطلاعات بهره‌مند شود.
بهتر است، مصاحبه نیمه ساختار یافته طراحی شود و بر اساس پاسخ سوالات مصاحبه شونده، سوالات پیگیرانه را طراحی کنیم.
این مقاله را هم مطالعه کنید: انواع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی(راهنمای جامع)
تحلیل مصاحبه خروج
گام بعدی بعد از انجام مصاحبه خروج، این است که مطمئن شوید داده‌هایی که جمع آوری می‌کنید تجزیه و تحلیل شده و هدر نمی‌روند. بازخوردهای جمع‌آوری شده را مرور کنید تا بتوانید الگوها، مضامین تکرار شونده و زمینه‌های بهبود در سازمان را کشف کنید.
زمانی که پاسخ‌ها از تعداد زیادی از مصاحبه‌های خروج جمع آوری شود می‌تواند به شما برای شناسایی علل اصلی ترک شغل و طراحی یک استراتژی منسجم برای حفظ کارکنان کمک کند. از این دیدگاه اطلاعات جمع آوری شده از مصاحبه‌های خروجی یکی از عوامل مهم در بهبود مداوم محل کار است.
چه کسی مصاحبه خروج را انجام می‌دهد؟
مصاحبه خروج معمولا توسط مدیر و یا مشاوران منابع انسانی سازمان انجام می‌شود، برای انجام آن حتما فضای راحت و دوستانه و زمان کافی(حداقل یک ساعت) در نظر بگیرید. همچنین این مصاحبه را بعد از تسویه حساب مالی کارکنان و قطع کامل رابطه فی مابین انجام دهید که هم اطلاعات درست‌تری تولید کند و هم اعتبار بیشتری داشته باشد.
دکتر ابوالعلایی در کتاب کارکنان چرا می‌آیند، چرا می‌مانند، چرا می‌روند، جملات کارکنان را که از مصاحبه‌های خروج از خدمت در کشورمان حاصل شده منعکس کردند که تصویر خوبی از عوامل موثر بر ترک خدمت کارکنان ایرانی را مشخص می‌نماید، بعضی از این جملات در ادامه آمده است:
* این اواخر در زندگی و کار به یکنواختی رسیده بودم و همه چیز برایم روتین بود.
* احساس می کردم از تمام ظرفیت و پتانسیل من استفاده نمی‌شود.
* تمایل داشتم در محیط کم استرس تری کار کنم.
* احساس می‌کردم در حال درجا زدن هستم.
* ساعت کاری زیاد و نوع کار کارمندی اجازه نمی‌دهد که به برنامه شخصی خودم برسم.
* من شرکت را دوست داشتم اما زندگی خرج دارد.
* مشخص ترین دلیل خروجم درآمد است و بعد فشار کاری
* مدیر به آدم‌ها به چشم ابزار نگاه می‌کند.
* احساسم این بود که بیش از انتظار سازمان کار می کردم اما دیده نمی‌شدم.
* کیفیت کار و تلاش ما در پادش دیده نمی‌شود.
* یک سری پست‌ها قفل شده و فقط در اختیار افراد خاص است.
* انتظار داشتم پیشنهادهای فنی که می دادم مورد پذیرش و اجرا قرار گیرد؛ اما دلایل قانع کننده‌ای نمی‌شنیدم و ایده‌هایم در نطفه خفه می‌شد.
* این اواخر احساس تنهایی می‌کردم، انتظار درک و حمایت و ارتقا داشتم. نیاز به دلخوشی و تشویق داشتم که تامین نشد.
نکاتی برای انجام مصاحبه خروج
- مصاحبه را در یک محیط خصوصی و آرام انجام دهید.
- به کارمند اطمینان دهید که پاسخ‌های او محرمانه خواهد ماند.
- به طور فعال به پاسخ‌های کارمند گوش دهید و با دقت یادداشت‌برداری کنید.
- از پرسیدن سوالات جهت‌دار خودداری کنید.
- به کارمند فرصت دهید تا هرگونه سوال یا نگرانی خود را بیان کند.
- از کارمند برای وقت و بازخوردش تشکر کنید.
سخن پایانی
سخن آخر این که در بازار رقابتی امروز، به هر حال روزی کارکنان ما را ترک خواهند کرد و مصاحبه خروج می‌تواند اطلاعات ارزشمندی را به منظور حفظ کارکنان کلیدی در اختیار ما قرار دهد اگر شرکت شما این کار را انجام نمی‌دهد یا آن را به صورت جدی و نظام‌مند انجام نمی‌دهد بر ایجاد تغییر در این رویه پافشاری کنید.
منابع:
https://www.aihr.com/blog/exit-interview-questions/
کتاب استخدام و حفظ بهترین کارکنان/ علی شیرازی
کتاب کارکنان چرا می‌آیند، چرا می‌مانند، چرا می‌روند/ دکتر بهزاد ابوالعلایی
تجربیات شخصی نویسنده در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی
نویسنده: سونیا جلالی
