چه بازخورد مدیریتی بدهیم که مورد پذیرش باشد؟

یک ضرب المثل انگلیسی می‌گوید بازخورد صبحانه قهرمانان است با این وجود بازخورد دادن و بازخورد گرفتن چندان هم آسان نیست. اگر چه بازخورد صادقانه یک مسیر عالی برای خودآگاهی فراهم می‌کند، اما تعجب آور است که اکثر مردم آن را رد می‌کنند.

کارمندان از بازخورد می‌ترسند و نمی‌دانند که این یک هدیه واقعی و پایدار برای کمک به آن‌ها برای بهبود عملکرد است. از قضا هر چه شما به سطوح بالاتر سازمان‌ها بروید، رهبران و مدیران ارشد کمتری را پیدا خواهید کرد که پذیرای بازخورد باشند و یا با خوشحالی بازخورد مدیریتی را ارائه و دریافت کنند.
به خصوص زمانی که ترس، متهم شدن و سرزنش شدن در فرهنگ سازمان رسوب می‌کند و حالت تدافعی و فقدان تعامل حاکم می‌شود دادن و گرفتن بازخورد دشوارتر می‌شود.

در این مقاله می‌خوانیم منظور از بازخورد مدیریتی چیست؟ چرا مهم است؟ چه انواعی دارد؟ و راهکارهای کلیدی را برای تاثیرگذاری بیشتر بازخوردهای مدیریتی بررسی می‌کنیم.

منظور از بازخورد مدیریتی چیست؟

بازخورد مدیریتی اطلاعاتی است که افراد با توجه به عملکردشان دریافت می‏‌کنند. در حقیقت ما بعد از انجام یک کار نتیجه آن را بررسی می‏‌کنیم تا ببینیم چقدر آن چه را که می‏‌خواستیم محقق شده است؟

به عبارت دیگر بازخورد اطلاعاتی است که کارکنان این امکان را می‌دهد که بدانند در مسیر درست هستند یا به بیراهه می‌روند.

چرا مدیران باید به کارکنان خود بازخورد دهند؟

تحقیقات 50 سال گالوپ از 20 هزار مصاحبه مدیریتی و ده هزار مصاحبه شونده را برای بررسی آن چه رهبران کارآمد به خوبی انجام می‌دهند را جمع‌آوری کرد. کلیفتون دریافت بیشتر مدیران کارآمد به طور منظم و مکرر و با هدف به حداکثر رساندن نقاط قوت به افراد بازخورد می‌دهند.

بازخورد دادن چه زمانی که کارها خوب پیش می‌روند و چه زمانی که پیشروی کندی دارند، یکی از مهم‌ترین ابعاد کار مدیریت است. کارکنان با دریافت بازخورد مدیریتی اثربخش درک می‌کنند که هدف چیست؟ عملکردشان چگونه است و چه مسیری برای رشد و توسعه را می‌بایست طی کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چطور اخراج کنیم؟راهنمای عملی و گام به گام

انواع بازخورد در مدیریت

بازخورد مبتنی بر وظیفه

این نوع بازخورد مربوط به بعد از انجام کار و وظیفه مشخص از سوی کارمند است. برای مثال وقتی کارمندتان تحلیل خود را ارائه کرد، به او بگویید که فکر می‌کنید چه بخشی را خوب انجام داده و کجا نیاز به بهبود دارد. تا جایی که می‌توانید دقیق و با جزئیات صحبت کنید.

مثال: در ارائه‌ت بدون این که بگویی چطور به نتیجه رسیدی مستقیم به سراغ پیشنهادات رفتی و همین باعث شد که به سختی بتوان کار را ارزیابی کرد.

بازخورد رفتاری

منظور از بازخورد رفتاری، ارائه بازخورد در جنبه‌هایی مربوط به رفتار فرد است مثلا او سریع تصمیم می‌گیرد یا کند؟ به حرف سایر اعضای تیم گوش می‌کند؟ از به نتیجه رساندن کارها خشنود می‌شود؟ بازخورد رفتاری به کارکنان کمک می‌کند تا بفهمند افراد دیگر چه دیدی درباره آن‌ها دارند. این نوع بازخورد به دلیل شخصی بودن دشوارتر است.

مثال: وقتی دیگران درباره کارت می‌پرسند، حالت دفاعی به خودت می‌گیری. برای مثال وقتی سالی درباره کد برنامه نظری داد در پاسخ گفتی به من اعتماد کنید و همین مساله باعث بازخورد منفی او درباره‌ت شد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد کارکنان+ ۶۰ نمونه

چه کنیم که بازخوردهای مدیریتی بیشتر پذیرفته و منجر به بهبود شوند؟

در ادامه چند راهکار را برای اثربخشی و پذیرش بیشتر بازخوردهای مدیریتی با هم مرور می‌کنیم.

1. در مورد اشخاص و خصوصیات شخصیتی آنها بازخورد ندهید، بلکه به مواردی از رفتار کارمندان اشاره کنید که قابل تغییر و بهبود باشد.

2. ارزش و نفع بازخورد و کمکی که می‌تواند به بهبود رفتار، اصلاح و عملکرد و افزایش موفقیت کارمند بکند را روشن کنید و این فضا و احساس را ایجاد کنید که او برای دریافت بازخورد مشتاق و مایل باشد.

3. به کارمند بگویید، یا با رفتارتان به او نشان دهید که از اینکه یک رفتار یا اقدام نامناسب و غیر منتظره را از او مشاهده کرده‌اید متعجب، نگران و ناراحت شده‌اید.

4. در مورد آنچه اتفاق افتاده است (چه، چگونه، کجا، چه وقت) بازخورد دهید نه در مورد چرای آن زیرا در مورد چرایی یک رفتار یا اقدام باید به حدس و گمان خود اتکا کنید.

5. بازخوردها را توصیفی ارائه کنید نه قضاوتی، چرا که قضاوت ممکن است تحت تاثیر اطلاعات ناکافی، پیش داوری‌ها و احساسات قرار گیرد و معتبر نباشد یا معتبر تلقی نشود.

6. بازخوردها را نه به صورت کلی و مبهم بلکه به صورت مشخص، معین و دقیق ارائه کنید و آن را به یک اقدام، زمان و مکان خاص نسبت دهید مثال بزنید و به رفتارها و اقدامات اخیر فرد استناد کنید.

در این خصوص مقاله معرفی مدل SBI در ارائه بازخورد به کارکنان را هم مطالعه فرمایید.

7. مطمئن شوید که دریافت کننده بازخورد، همه پیام‌ها و مفاهیم مورد نظر شما را یه صورت کامل و درست شنیده و فهمیده باشد. از شیوه ارتباط دو سویه استفاده کنید، از او در مورد آنچه شنیده و فهمیده سوال کنید و اجازه طرح سوال به او بدهید تا اطمینان پیدا کنید که سوء تفاهم ارتباطی ایجاد نشده باشد.

8. بازخورد را در جلسه رو در رو به کارمند بدهید، جلسه را حتی الامکان غیر رسمی و در فضای حمایتی و محرمانه برگزار کنید، در ابتدای جلسه، هدف از تشکیل جلسه و ضرورت و اهمیت موضوع را برای کارمند روشن کنید، تمرکز اصلی این جلسه، ضمن مرور و تحلیل گذشته، باید بر اصلاح آینده باشد چرا که به هر حال راهی برای جلوگیری از آنچه اتفاق افتاده وجود ندارد.

9. از کارمند بخواهید خودش هم آنچه را انجام داده و ارزیابی خود را از کم و کیف کار بیان کند. از اطلاعاتی که از او می‌گیرید برای تکمیل و تصحیح اطلاعات و ارزیابی خودتان استفاده کنید.

10. در هر جلسه بازخورد روی دو یا سه نقطه ضعف(پتانسیل بهبود) تاکید کنید، افراد حداکثر در هر دوره زمانی می‌توانند روی دو یا سه حوزه برای بهبود رفتار و اصلاح عملکرد خود متمرکز شوند.

11. بازخورد وقتی موثر واقع می‌شود که صادقانه و مبتنی بر اعتماد متقابل باشد. بازخور دهنده (مدیر) باید با رفتارهای مناسب، اثبات حسن نیت و نشان دادن اشراف و احاطه تخصصی خود به کار و کارمند، اعتماد او را جلب کند.

12. بازخورد باید به موقع باشد. هر چه فاصله بین بازخورد با اقدام یا رفتار مورد نظر کمتر باشد اثر بیشتری دارد و برای کارمند ملموس‌تر است.

13. در ارائه بازخورد افراط نکنید. از واژه‌هایی مثل همیشه، هیچ وقت، غیر ممکن، هرگز و … استفاده نکنید.

سخن آخر

سخن آخر این که بازخورد یک سیستم پشتیبانی از زندگی یک سازمان است و هیچ فرد، تیم و سازمانی نمی‌تواند بدون آن به صورت موثر پیشرفت کند اما باید به این نکته هم توجه کنیم که روح بازخورد باید به بهبود، انگیزه و ایجاد امید منجر شود نه این که آسیب رسان، دلسرد کننده و یا بی‌انگیزه کننده باشد.

منابع:

شکوفایی توانایی‌های نهفته با هفت مهارت کوچینگ، مایکل سیمپسون، ترجمه دکتر بهرام برزگر

مدیریت عملکرد کارکنان، نوشته دکتر بهزاد ابوالعلایی

https://www.coreaxisonline.com/

نویسنده: سونیا جلالی