نوشته های مسعود شکری

حتماً فکر می‌کنید که چقدر خوب می‌شد اگر می‌دانستید در مصاحبه استخدامی بعدی‌تان چه سوالاتی از شما می‌پرسند؟

متاسفانه ما نمی‌توانیم ذهن مصاحبه‌کنندگان را بخوانیم و هر مصاحبه‌کننده‌ای سوالات و روش خاص خود را دارد. با این حال، برخی از سوالات در مصاحبه‌ها پر تکرار هستند و فرمت ثابتی دارند.

در این مقاله، ما لیستی از این سوالات رایج به همراه نکات و توصیه‌هایی برای پاسخ به آن‌ها آماده کرده‌ایم.

اگرچه توصیه نمی‌کنیم برای هر سوال مصاحبه پاسخی از پیش آماده داشته باشید، اما پیشنهاد می‌کنیم زمانی را به مرور سوالاتی که ممکن است از شما پرسیده شود و آمادگی برای پاسخ به آن‌ها اختصاص دهید.

این لیست را به عنوان راهنمایی برای سوالات مصاحبه استخدامی و پاسخ‌های خود در نظر بگیرید.

در ادامه، ۲۱ سوال رایج مصاحبه استخدامی که در این مقاله به آن پرداخته‌ایم را مشاهده می‌کنید.

1. درباره خودتان بگویید.
2. رزومه خود را برایم شرح دهید.
3. چطور از این موقعیت شغلی مطلع شدید؟
4. چرا می‌خواهید در این شرکت کار کنید؟
5. چرا باید شما را استخدام کنیم؟
6. بزرگترین نقاط قوت شما چیست؟
7. چه چیزی نقطه ضعف شما محسوب می‌شود؟
8. بزرگترین دستاورد حرفه‌ای شما چیست؟
9. درباره زمانی که اشتباه کردید، بگویید.
10. چرا شغل فعلی خود را ترک می‌کنید؟
11. چه نوع محیط کاری را ترجیح می‌دهید؟
12. رئیس و همکارانتان شما را چگونه توصیف می‌کنند؟
13. با موقعیت‌های استرس‌زا و فشار چگونه برخورد می‌کنید؟
14. چه چیزی به شما انگیزه می‌دهد؟
15. چگونه کار خود را اولویت‌بندی می‌کنید؟
16. دوست دارید چگونه مدیریت شوید؟
17. خود را در پنج سال آینده کجا می‌بینید؟
18. چه چیزی شما را منحصر به فرد می‌کند؟
19. انتظارات حقوقی شما چیست؟
20.  از چه زمانی می‌توانید شروع کنید؟
21. آیا سوالی از ما دارید؟

در ادامه هر کدام از سوالات فوق و نحوه پاسخ به آن‌ها را با عمق بیشتری بررسی می‌کنیم.

نمونه سوالات مصاحبه استخدامی به همراه پاسخ

درباره خودتان بگویید

این سوال، ساده به نظر می‌رسد، اما سوال بسیار مهمی است و بسیاری از افراد برای پاسخ به آن آماده نیستند. نکته کلیدی این است که کل سابقه کاری خود را تعریف نکنید. در عوض، یک معرفی کوتاه، قانع کننده و مرتبط با شغل ارائه دهید.

لیلی ژانگ، نویسنده و مشاور شغلی موسسه فناوری ماساچوست، توصیه می‌کند از فرمول حال، گذشته و آینده استفاده کنید. کمی در مورد نقش فعلی خود صحبت کنید (از جمله دامنه مسئولیت‌ها و شاید یک دستاورد بزرگ)، سپس توضیح دهید که چگونه به این جایگاه رسیده‌اید و تجربیات مرتبط خود را بیان کنید. در نهایت، به این موضوع بپردازید که چرا این شغل را می‌خواهید و چرا برای آن فرد مناسبی هستید.

نمونه پاسخ به سوال “درباره خودتان بگویید“:

“خب، من در حال حاضر مدیر حسابداری در شرکت … هستم. قبل از آن، در شرکت … به عنوان کارشناس ارشد حسابداری فعالیت می‌کردم و در آن شرکت توانستم فرآیندهای حسابداری را با کمک نرم‌افزارها با سرعت و دقت بیشتری پایه‌گذاری کنم. در حالی که از کاری که انجام می‌دادم واقعاً لذت می‌بردم، دوست داشتم فرصتی داشته باشم تا در یک شرکت بزرگ‌تر به عنوان مدیر حسابداری کار کنم. به همین دلیل است که از این فرصت در شرکت شما بسیار هیجان‌زده هستم.”

رزومه خود را برایم شرح دهید

همانطور که سوال “درباره خودتان بگویید” رایج است، سوال “رزومه خود را برایم شرح دهید” نیز یکی از سوالات متداول در ابتدای مصاحبه است. پاسخ شما باید صلاحیت‌هایتان را بر اساس مشاغل قبلی نشان دهد و داستان شغلی شما را روایت کند. همانطور که در مورد سوال “درباره خودتان بگویید” اشاره کردیم، می‌توانید با شغل فعلی خود شروع کنید و سپس در مورد اینکه چه چیزی شما را به اینجا رسانده و به کجا می‌روید صحبت کنید. با این حال، زمانی که در مورد “گذشته” و “حال” خود صحبت می‌کنید، باید مرتبط‌ترین تجربیات و دستاوردهای خود را برای این شغل برجسته کنید و در نهایت با صحبت در مورد آینده جمع‌بندی کنید. به عبارت دیگر، گذشته و حال خود را به هم وصل کنید تا نشان دهید چرا این شغل باید شغل بعدی باشد که به رزومه شما اضافه می‌شود.

نمونه پاسخ به سوال “رزومه خود را برایم شرح دهید“

“خب، همانطور که از رزومه من پیداست، مسیر پیچ در پیچی را طی کردم تا به جایی که امروز هستم برسم. در دانشگاه، در دو رشته شیمی و ارتباطات به صورت همزمان تحصیل کردم. خیلی زود متوجه شدم که کار تمام وقت در آزمایشگاه مناسب من نیست و در مقطعی متوجه شدم که بیش از هر چیزی به کلاس آزمایشگاهی که در آن دستیار آموزشی بودم علاقه‌مند هستم.

بنابراین، زمانی که فارغ التحصیل شدم، شغلی در بخش فروش یک شرکت محصولات بهداشتی مصرفی پیدا کردم، جایی که از تجربه تدریس خود استفاده کردم و بیشتر در مورد آموزش به افرادی که سابقه علمی ندارند، یاد گرفتم. سپس مدیر فروش شرکت… شدم که در آنجا مسئولیت آموزش اصول فروش به فروشندگان جدید را بر عهده داشتم. به طور میانگین، کارآموزان من در اولین سه ماه خود نسبت به کارآموزان سایر مربیان، قراردادهای بیشتری را بستند. به علاوه، از آموزش هر کارمند جدید و دیدن پیشرفت و موفقیت آنها بسیار رضایت کسب می‌کردم. آن موقع بود که در کلاس‌های شبانه برای دریافت گواهینامه تدریس شیمی شرکت کردم.

سال گذشته شغل تمام وقت خود را ترک کردم تا دوره کارآموزی تدریس خود را در دبستان راه دانش به پایان برسانم و در طول تابستان در یک کمپ علمی کار کردم و به بچه های 10 تا 12 ساله مفاهیم اولیه شیمی و بهترین روش‌ها برای آزمایش‌های ایمن را آموزش دادم. حالا، من مشتاق هستم که اولین شغل تمام وقت تدریس خود را پیدا کنم، و مدرسه شما انتخاب اول من است. نسبت پایین دانش آموز به معلم به من این امکان را می‌دهد که برای آموزش هر دانش آموز به بهترین شکل ممکن زمان بگذارم که این مورد علاقه من در این شغل است.”

چطور از این موقعیت شغلی مطلع شدید؟

این سوال هم به نظر ساده می‌آید، اما در واقع فرصت فوق العاده‌ای برای برجسته شدن و نشان دادن علاقه و ارتباط شما با شرکت است. به عنوان مثال، اگر از طریق یک دوست یا ارتباط حرفه‌ای از این موقعیت مطلع شده‌اید، نام آن فرد را ذکر کنید و سپس به اشتراک بگذارید که چرا این شغل برای شما جالب است. اگر از طریق یک رویداد یا مقاله با شرکت آشنا شده‌اید، آن را به اشتراک بگذارید. حتی اگر این موقعیت را از طریق یک سایت کاریابی معمولی پیدا کردید، به طور خاص به اشتراک بگذارید که چه چیزی در مورد این شغل توجه شما را جلب کرد.

نمونه پاسخ به سوال “چطور از این موقعیت شغلی مطلع شدید؟“

“من از طریق دوستی از دوستانم به نام حمید از این موقعیت شغلی در تیم محصول شما مطلع شدم و از آنجایی که طرفدار برند شما هستم و مدتی است که شرکت شما را دنبال می‌کنم، تصمیم گرفتم برای این شغل درخواست بدهم.”

چرا می‌خواهید در این شرکت کار کنید؟

از پاسخ‌های کلیشه‌ای پرهیز کنید! اگر حرفی که می‌زنید در مورد تعداد زیادی از شرکت‌های دیگر هم صدق کند، یا اگر پاسخ شما باعث شود شبیه سایر متقاضیان به نظر برسید، فرصتی برای متمایز شدن را از دست داده‌اید.

ژانگ یکی از این چهار استراتژی را توصیه می‌کند:

1. تحقیقات خود را انجام دهید و به چیزی اشاره کنید که این شرکت را منحصر به فرد می‌کند و واقعاً برای شما جذاب است.
2. در مورد اینکه از زمانی که برای اولین بار در مورد این شرکت شنیدید، چگونه شاهد رشد و تغییر آن بوده‌اید، صحبت کنید.
3. روی فرصت‌های رشد آتی سازمان و اینکه چگونه می‌توانید در آن مشارکت داشته باشید تمرکز کنید.
4. اینکه چه چیزی از تعاملاتتان با کارمندان شرکت تا به حال شما را هیجان زده کرده است را به اشتراک بگذارید.

هر مسیری را که انتخاب می‌کنید، مطمئن شوید که پاسخ شما خاص و دقیق باشد.

نمونه پاسخ به سوال “چرا می‌خواهید در این شرکت کار کنید؟“

“در وبسایت شما دیدم که شما برای شرکت جدید خود، موقعیت‌های شغلی جدیدی را استخدام می‌کنید. من در مورد مرکز داده جدیدی که در آنجا در حال ساخت هستید، کمی بیشتر مطالعه کردم و این فرصت برای من جالب است، زیرا می‌توانم در این فرصت شغلی علاوه بر انتقال تجربیات خودم از هم تیمی‌ها هم بیشتر یاد بگیرم. همچنین از طریق مقاله‌ای متوجه شدم که شما در خارج از ایران نیز در حال گسترش هستید. من به طور روان به زبان انگلیسی صحبت می‌کنم و می‌توانم در هر زمان که لازم باشد به برقراری ارتباط میان طرفین هم کمک کنم.”

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

چرا باید شما را استخدام کنیم؟

این سوال مصاحبه، مستقیم (و همچنین ترسناک!) به نظر می‌رسد، اما اگر از شما پرسیده شود، خوش شانس هستید: هیچ فرصت بهتری برای فروش خود و مهارت‌هایتان به مصاحبه‌گر وجود ندارد. کار شما در اینجا این است که پاسخی تهیه کنید که سه مورد زیر را پوشش دهد:

1. شما نه تنها می‌توانید کار را انجام دهید، بلکه نتایج عالی نیز به دست آوردید؛

2.  با تیم و فرهنگ شرکت سازگار خواهید بود؛

3.  استخدام شما نسبت به سایر کاندیداها بهتر خواهد بود.

نمونه پاسخ به سوال “چرا باید شما را استخدام کنیم؟”

“می‌دانم که شما در شرکت رشد زیادی داشته‌اید و چندین استارت آپ را تاسیس کردید. بر اساس تجربه‌ام می‌دانم که فروش محصولات جدید، می‌تواند برای تیم فروش چالش‌برانگیز باشد. فروش محصولی که می‌شناسید همیشه آسان‌تر است. من بیش از یک دهه تجربه به عنوان مربی فروش دارم، اما مهمتر از آن، بیشتر این سال‌ها با تیم‌های فروش کار می‌کردم که دقیقاً در شرایط مشابهی قرار داشتند و مطمئن هستم که می‌توانم با اجرای یک برنامه آموزشی موثر، اطمینان حاصل کنم که تیم فروش شما نسبت به فروش محصولات جدید اعتماد به نفس و اشتیاق کافی را داشته باشند.”

بزرگترین نقاط قوت شما چیست؟

این فرصتی است تا در مورد چیزی صحبت کنید که شما را عالی و مناسب این نقش می‌کند. هنگام پاسخ به این سوال، به کیفیت فکر کنید، نه کمیت. به عبارت دیگر، لیستی از صفات را ردیف نکنید. در عوض، یک یا چند ویژگی خاص را انتخاب کنید که به این موقعیت مرتبط است و آنها را با مثال‌هایی توضیح دهید.

داستان‌ها همیشه به یاد ماندنی‌تر از کلی گویی‌ها هستند.

نمونه پاسخ به سوال “بزرگترین نقاط قوت شما چیست؟“

“یکی از بزرگترین نقاط قوت من توانایی ایجاد نظم در محیط‌های پرهرج و مرج و اجرای فرآیندهایی برای آسان‌تر کردن کارهاست. در نقش فعلی خود به عنوان دستیار اجرایی مدیرعامل، فرآیندهای جدیدی را طراحی کردم، مثل زمان‌بندی جلسات و برنامه‌ریزی دستور کارهای ماهانه مدیرعامل و فرایند حضور در رویدادها. همه در شرکت می‌دانستند که کارها چگونه انجام می‌شود و این ساختارها به کاهش استرس و تعیین انتظارات در همه طرف‌ها کمک کرد. من مشتاق هستم که از همین رویکرد در شغل جدیدم به عنوان مدیر اجرایی در استارت آپ استفاده کنم. چون در استارت آپ همه چیز جدید و دائماً در حال رشد است و مقدار مناسب ساختار می‌تواند به روان نگه داشتن کارها کمک کند.”

چه چیزی نقطه ضعف شما محسوب می‌شود؟

مصاحبه‌کننده با این سوال در واقع سعی در سنجش خودآگاهی و صداقت شما دارد. بنابراین “هیچ چیز! من کامل هستم!” پاسخ مناسبی نیست. ویژگی را مطرح کنید که با آن مشکل دارید اما برای بهبود آن تلاش می‌کنید. به عنوان مثال، شاید هرگز در سخنرانی در جمع قوی نبوده‌اید، اما اخیرا داوطلب شده‌اید جلساتی را اداره کنید تا در هنگام صحبت در جمع راحت‌تر شوید.

نمونه پاسخ به سوال “به نظر شما چه چیزی نقطه ضعف شما محسوب می‌شود؟“

“برای من به عنوان یک مدیر سخت است که تشخیص دهم افرادی که با آنها کار می‌کنم تحت فشار کاری زیاد هستند؟ یا از حجم کاری خود ناراضی هستند. البته اخیرا برای رفع این مشکل جلسات بررسی هفتگی برگزار می‌کنم و از اعضای تیمم سوالاتی را می‌پرسم مثل این که آیا احساس می‌کنند بر حجم کار خود مسلط هستند، یا چگونه می‌توانم از آنها بهتر حمایت کنم و آیا از کاری که انجام می‌دهند، راضی هستند. حتی اگر پاسخ آنها «همه چیز خوب است» باشد، این جلسات واقعاً برای من موثر بوده و زمینه ساز یک رابطه خوب و مبتنی بر اعتماد است.”

بزرگترین دستاورد حرفه‌ای شما چیست؟

هیچ چیز بهتر از سابقه دستیابی به نتایج شگفت انگیز در مشاغل گذشته، نشان دهنده مناسب بودن شما برای استخدام نیست، بنابراین هنگام پاسخ به این سوال مصاحبه خجالت نکشید! یک راه عالی برای انجام این کار استفاده از تکنیک STAR است: موقعیت، وظیفه، اقدام، نتایج. موقعیت و وظیفه را شرح دهید  (به عنوان مثال، “در آخرین شغل من به عنوان یک تحلیلگر، وظیفه من مدیریت فرآیند صدور صورت حساب بود” ). سپس آنچه انجام دادید (اقدام) و آنچه به دست آوردید (نتیجه) را شرح دهید: «در عرض یک ماه، فرآیند را ساده‌سازی کردم که باعث صرفه‌جویی 10 نفر ساعت در ماه برای گروه من شد و خطاهای صورت‌حساب‌ها را 25 درصد کاهش داد».

نمونه پاسخ به سوال “بزرگترین دستاورد حرفه‌ای شما چیست؟“

“بزرگترین دستاورد من زمانی بود که با شرکتی در زمینه روشنایی کار می‌کردم. من در آن شرکت یک مشتری بزرگ را برای تبدیل روشنایی‌های قدیمی به لامپ‌های LED کم مصرف متقاعد کردم. نقش من تبلیغ و فروش لامپ‌های کم مصرف و در عین حال ترویج مزیت بلندمدت کاهش هزینه‌های انرژی بود. مجبور شدم راهی برای آموزش مسئولان روشنایی شهر در مورد ارزش لامپ‌های کم مصرفمان ایجاد کنم که چالش برانگیز بود زیرا محصولات ما در مقایسه با گزینه‌های دیگر، هزینه اولیه بالایی داشتند. من یک بسته اطلاعاتی ایجاد کردم و رویدادی را برای مقامات شهر برگزار کردم. در آنجا توانستم محصول شرکت را به نمایش بگذارم، به سؤالات پاسخ دهم و ارزش لامپ‌های LED را در بلندمدت ترویج کنم. جلب رضایت مردم از اهمیت بالایی برخوردار بود و من توانستم با این رویدادها به طیف وسیعی از اعضای جامعه برسم. من نه تنها به هدف فروش سال اول خود به مبلغ10 میلیارد تومان رسیدم، بلکه توانستم قرارداد دیگری را در یک شهر همسایه منعقد کنیم و افتخار می‌کنم که بگویم ظرف یک سال به عنوان نماینده فروش ارشد ارتقا پیدا کردم.”

درباره زمانی که اشتباه کردید، بگویید.

احتمالاً زمانی که می‌خواهید مصاحبه کننده را تحت تأثیر قرار دهید و شغلی به دست آورید، تمایل زیادی به بیان اشتباهات گذشته ندارید. اما موی می‌گوید که صحبت کردن در مورد اشتباه و جلب نظر کسی، یکدیگر را نقض نمی‌کنند. در واقع، اگر این کار را درست انجام دهید، می‌تواند به شما کمک کند. این موضوع کلید صداقت است.

بدون اینکه دیگران را مقصر بدانید، اشتباه را بیان کرده و توضیح دهید که از اشتباه خود چه چیزی یاد گرفته‌اید و چه اقداماتی انجام داده‌اید تا مطمئن شوید دوباره اتفاق نمی‌افتد. کارفرمایان به دنبال افرادی هستند که خودآگاه باشند، بتوانند بازخورد را بپذیرند و برای بهتر شدن تلاش کنند.

نمونه پاسخ به سوال “درباره زمانی که اشتباه کردید، بگویید.”

“در اوایل کارم، ضرب الاجلی را فراموش کردم که در نهایت منجر به از دست دادن یک پروژه برای ما شد. عوامل زیادی در این امر دخیل بودند، اما در نهایت، من کسی بودم که اشتباه کردم. از آن تجربه، به عقب برگشتم و واقعاً به این فکر کردم که چه چیزی را می‌توانستم کنترل کنم و چه چیزی را باید تغییر می‌دادم. معلوم شد که به اندازه‌ای که فکر می‌کردم مدیریت زمان نداشتم. با رئیسم نشستم، در مورد چگونگی بهبود مهارت‌های مدیریت زمان خود پیشنهاداتی خواستم و چند ماه بعد توانستم یک پروژه بزرگتر برای بخش بدست آورم.”

چرا شغل فعلی خود را ترک می‌کنید؟

این یک سوال دشوار است، اما مطمئن باشید که از شما پرسیده خواهد شد. پاسخ خود را حتما مثبت نگه دارید. با منفی بافی در مورد کارفرمای فعلی خود چیزی به دست نمی‌آورید. در عوض، مسائل را به گونه‌ای مطرح کنید که نشان دهد شما، مشتاق به پذیرش فرصت‌های جدید هستید و نقشی که برای آن مصاحبه می‌کنید، تناسب بیشتری با شما دارد.

به عنوان مثال، “من واقعاً دوست دارم از ابتدا تا انتها، بخشی از توسعه محصول باشم و می‌دانم که در اینجا این فرصت را خواهم داشت.”

نمونه پاسخ به سوال “چرا شغل فعلی خود را ترک می‌کنید؟“

“من برای چالش بعدی در حرفه‌ام آماده هستم. افرادی که با آنها کار می‌کردم و پروژه‌هایی که روی آنها کار می‌کردم را دوست داشتم، اما بعد از سه سال کار متوجه شدم که کارها روتین شده و به اندازه گذشته به چالش کشیده نمی‌شوم. به جای اینکه اجازه دهم بیش از حد راحت باشم، تصمیم گرفتم به دنبال موقعیتی باشم که در آن بتوانم به رشد خود ادامه دهم.”

چه نوع محیط کاری را ترجیح می‌دهید؟

به طور ایده آل، محیطی شبیه به محیط شرکتی که برای آن درخواست می‌دهید را توصیف کنید.

نمونه پاسخ به سوال “چه نوع محیط کاری را ترجیح می‌دهید؟“

“من واقعاً از محیط کار فعلی‌ام خوشم می‌آید. مدیر من یک فرد حامی است و همیشه وقتی با مشکلی روبرو می‌شوم حاضر به کمک است و به من اعتماد دارد، بنابراین آزادی زیادی در نحوه برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی دارم که برای من بسیار مهم است. ما همه ما با هم ناهار می‌خوریم و تیم ما جلسات بررسی زیادی دارد و به طور مکرر ارتباط برقرار می‌کند، بنابراین همچنان فرصت‌های زیادی برای تبادل ایده با یکدیگر داریم. من محیط کاری مبتنی بر همکاری را دوست دارم.”

رئیس و همکارانتان شما را چگونه توصیف می‌کنند؟

اول، صادق باشید و به یاد داشته باشید، اگر به مرحله نهایی برسید، مدیر استخدام با رئیس و همکاران سابق شما تماس خواهد گرفت. سپس سعی کنید نقاط قوت و ویژگی‌هایی را که در بخش‌های دیگر مصاحبه در مورد آنها صحبت نکرده‌اید، مانند اخلاق کاری قوی یا تمایل به مشارکت در پروژه‌های دیگر را بیان کنید.

نمونه پاسخ به سوال “رئیس و همکارانتان شما را چگونه توصیف می‌کنند؟“

«در واقع، در آخرین بررسی عملکردم در ماه آذر، سرپرست مستقیم من، مرا فردی باانگیزه و کسی که از مشکلات سخت دوری نمی‌کند، توصیف کرد. نقش من شامل چالش زیادی در محل است و وقتی اوضاع خراب می‌شود، معمولاً من باید آن را برطرف کنم من هم به جای اینکه مشکل را به تیم برگردانم، همیشه سعی می‌کنم اول خودم هر کاری از دستم بر می‌آید انجام دهم. فکر می‌کنم مدیرم هم مرا این گونه توصیف می‌کند.”

با موقعیت‌های استرس‌زا و فشار چگونه برخورد می‌کنید؟

این شاید سوال دیگری باشد که تمایل داشته باشید از آن طفره بروید. اما مهم است که این سوال را رد نکنید و نگویید، “من فقط سرم را پایین می‌اندازم و آن را تحمل می‌کنم”، یا “استرس نمی‌گیرم”. در عوض، در مورد استراتژی‌های خود برای مقابله با استرس صحبت کنید (مثلا اینکه هر روز 10 دقیقه مدیتیشن می‌کنید یا می‌دوید یا یک چک لیست برنامه‌ریزی روزانه دارید). اگر می‌توانید یک مثال واقعی از یک موقعیت استرس‌زا ارائه دهید.

نمونه پاسخ به سوال “با موقعیت‌های استرس‌زا و فشار چگونه برخورد می‌کنید؟“

“با فکر کردن به نتیجه نهایی انگیزه خود را حفظ می‌کنم. به تجربه دریافته‌ام که حتی در بحبوحه یک موقعیت چالش‌برانگیز، یادآوری اهدافم و دیدن خروجی نهایی به من کمک می‌کند یک قدم به عقب بردارم و مثبت بمانم”.

چگونه کار خود را اولویت‌بندی می‌کنید؟

مصاحبه‌کنندگان می‌خواهند بدانند که شما می‌توانید زمان خود را مدیریت کنید. با صحبت در مورد هر سیستمی که برای برنامه‌ریزی دارید شروع کنید و روی یک مثال واقعی تمرکز کنید.

نمونه پاسخ به سوال “چگونه کار خود را اولویت‌بندی می‌کنید؟“

“بدون لیست کارهای روزانه‌‌­ام گم می‌شوم! در ابتدای هر روز کاری، کارهایی را که باید انجام دهم یادداشت می‌­کنم و آنها را از بالاترین اولویت به پایین‌ترین اولویت لیست می‌کنم. البته که اولویت‌ها به طور غیرمنتظره‌ای تغییر می‌کنند. مثلا هفته گذشته، قصد داشتم بیشتر وقتم را صرف تماس تلفنی با آژانس‌های تبلیغاتی برای گرفتن قیمت برای برگزاری یک کمپین کنم. وقتی با مدیرم یک چک سریع انجام دادم او گفت که به کمک فوری برای تهیه یک ارائه مهم برای یک مشتری بالقوه نیاز دارد. کار انعطاف‌پذیرتر را به پایان هفته منتقل کردم و چند ساعت بعد را صرف آماده‌سازی ارائه مشتری کردم. من تلاش می‌کنم تا ارتباطم را با مدیر و همکارانم باز نگه دارم. مثلا اگر روی کاری تمرکز می‌کنم که انجام آن زمان زیادی طول می‌کشد، سعی می‌کنم در اسرع وقت به تیمم اطلاع دهم. یا اگر حجم کاری من غیرقابل مدیریت شود، با رئیس خود در مورد اینکه کدام موارد می‌توانند به انتهای لیست اولویت‌ها منتقل شوند، صحبت می‌کنم و سعی می‌کنم انتظارات مربوط به ضرب الاجل‌های مختلف را تشخیص دهم”.

چه چیزی به شما انگیزه می‌دهد؟

مصاحبه کننده در این سوال می‌خواهد مطمئن شود که شما در مورد این نقش در این شرکت هیجان زده هستید و در صورت انتخاب شدن، انگیزه موفقیت خواهید داشت. بنابراین به عقب برگردید و به آنچه در نقش‌های قبلی به شما انرژی داده است فکر کنید. یک مورد را انتخاب کنید. اگر صادق باشید، که باید باشید، اشتیاق شما مشهود خواهد بود.

نمونه پاسخ به سوال “چه چیزی به شما انگیزه می‌دهد؟”

“من علاقه زیادی برای یادگیری چیزهای جدید و بر عهده گرفتن مسئولیت‌های جدید دارم تا به طور مداوم به عنوان یک کارمند رشد کنم و سهم بیشتری در موفقیت تیم و سازمان خود داشته باشم. در شرکت قبلی به طور داوطلبانه برای کمک به تدارکات وارد عمل شدم و نحوه انجام کارهای حمل و نقل را به طور کارآمد یاد گرفتم. همین تجربه به من کمک زیادی کرد تا سال گذشته به عنوان مدیر عملیات ارتقا پیدا کنم و به عهده گرفتن این نقش مدیریتی انگیزه‌های مرا چند برابر کرد.”

این مقاله را هم مطالعه کنید: در مصاحبه استخدامی انگیزه‌های متقاضی را بسنجید.

دوست دارید چگونه مدیریت شوید؟

این سوال دیگری است که به ارزیابی تناسب شما با سازمان مرتبط است. به عقب برگردید و به آنچه در گذشته برای شما خوب عمل کرده یا نکرده است، فکر کنید. مدیرهای قبلی چه کارهایی را برای موفقیت و رشد انگیزه شما انجام دادند؟ روی یک یا دو مورد تمرکز کنید و همیشه آنها را با یک چارچوب مثبت بیان کنید. اگر بتوانید یک مثال مثبت از یک مدیر عالی ارائه دهید، پاسخ شما قوی‌تر می‌شود.

نمونه پاسخ به سوال “دوست دارید چگونه مدیریت شوید؟“

“من از اینکه دستم در پروژه‌های مختلف باز باشد لذت می‌برم، بنابراین دوست دارم با مدیرانی کار کنم که به کارمندان خود اجازه دهند آزمایش کنند، مستقل باشند و به صورت متقابل با تیم‌های دیگر کار کنند. در عین حال، من واقعاً استقبال می‌کنم که مدیرم از من حمایت کند و رویکرد مربی‌گری داشته باشد.

خود را در پنج سال آینده کجا می‌بینید؟

اگر از شما این سوال پرسیده شد، در مورد اهداف آینده خود صادق و خاص باشید، اما این را در نظر بگیرید: یک مدیر استخدام می‌خواهد بداند که:

1. آیا انتظارات واقع بینانه‌ای را برای حرفه خود تعیین کرده‌اید؟
2.  آیا جاه طلبی دارید (یعنی این مصاحبه اولین باری نیست که به این سوال فکر می‌کنید)
3. آیا این موقعیت با اهداف رشد شما مطابقت دارد؟

بهترین کار این است که واقع بینانه در مورد اینکه این موقعیت می‌تواند شما را به کجا ببرد فکر کنید و در همین راستا پاسخ دهید. اشکالی ندارد که بگویید کاملاً مطمئن نیستید که آینده چه چیزی برای شما رقم خواهد زد، اما می‌بینید این تجربه نقش مهمی در کمک به شما برای تصمیم‌گیری دارد.

نمونه پاسخ به سوال “خود را در پنج سال آینده کجا می‌بینید؟”

“در پنج سال آینده، دوست دارم در موقعیتی باشم که به عنوان یک طراح برجسته کار کنم. تجربه کار برای یک آژانس طراحی را به دست آورده‌ام و در کل در مورد این صنعت بیشتر می‌دانم. مهارت‌های فنی خود را افزایش داده‌ام و یاد گرفته‌ام که چگونه بازخورد مشتریان را دریافت کنم و آن را در کار خود بگنجانم.

با توجه به این موقعیت شغلی در شرکت شما، فرصتی برای طراحی انواع مختلفی از محصولات نهایی از جمله وب‌سایت‌ها، برندسازی و کمپین‌های تبلیغاتی برای انواع مختلف مشتریان را به دست خواهم آورد تا قبل از تمرکز بر روی یک مورد خاص، ببینم واقعاً در کجا توانمندتر هستم.”

چه چیزی شما را منحصر به فرد می‌کند؟

«آنها واقعاً می‌خواهند پاسخ را بدانند». دلیلی به آنها بدهید تا شما را از سایر کاندیداهای مشابه انتخاب کنند. کلید این است که پاسخ خود را با شغل مورد نظر، مرتبط نگه دارید. بنابراین این که شما می‌توانید دور پارک را در شش دقیقه بدوید یا یک چالش اطلاعات عمومی را پشت سر بگذارید، ممکن است به شما در گرفتن شغل کمک نکند (اما خب، به شغل بستگی دارد!). از این فرصت استفاده کنید تا چیزی به آنها بگویید که به شما نسبت به رقبایتان برتری بدهد. روی یک یا دو مورد تمرکز کنید و فراموش نکنید هر آنچه می‌گویید را با مدرک تأیید کنید.

نمونه پاسخ به سوال “چه چیزی شما را منحصر به فرد می‌کند؟”

“من انیمیشن را از پایه به خودم یاد دادم. در دانشگاه به آن علاقه‌مند شدم و با منابع محدودی که در اختیار داشتم، تصمیم گرفتم خودم دست به کار شوم و از طریق منابع مختلف اینترنتی آن را آموختم. این رویکردی است که در تمام جنبه‌های کارم به عنوان یک ویرایشگر ویدیو در پیش می‌گیرم. من فقط منتظر اتفاقات نمی‌نشینم و همیشه مشتاق هستم وارد عمل شوم و پروژه‌های جدید را بر عهده بگیرم، مهارت‌های جدیدی یاد بگیرم یا ایده‌های جدید را به اشتراک بگذارم”.

انتظارات حقوقی شما چیست؟

قانون شماره یک پاسخ به این سوال این است که از قبل الزامات حقوقی خود را تعیین کنید، در مورد حقوق مشاغل مشابه تحقیق کنید. حتماً تجربه، تحصیلات، مهارت‌ها و نیازهای شخصی خود را نیز در نظر بگیرید!

مربی حرفه‌ای Muse، جنیفر فینک، پیشنهاد می‌کند یکی از سه استراتژی را انتخاب کنید:

• یک محدوده حقوقی ارائه دهید: اما فینک می‌گوید، پایین محدوده اعلام شده خود را به سمت میانه تا بالای آن چیزی که واقعاً برای آن امیدوار هستید، نگه دارید.
• سوال را برگردانید: فینک می‌گوید، چیزی شبیه به “این سوال خوبی است:  می‌شود بازه حقوقی این نقش را به اشتراک بگذارید؟”
• پاسخ را به تعویق بیندازید: به مصاحبه کننده خود بگویید که قبل از بحث در مورد حقوق، دوست دارید در مورد نقش یا سایر اجزای بسته جبران خدمت بیشتر بدانید.

نمونه پاسخ به سوال “انتظارات حقوقی شما چیست؟“

“با در نظر گرفتن تجربه و گواهینامه‌های من، که قبلاً گفتید برای تیم بسیار مفید خواهد بود، من برای این نقش به دنبال چیزی بین 800 تا 900 میلیون در سال هستم. اما برای من، مزایا نیز قطعا مهم هستند. سالن ورزشی رایگان داخل محل، مزایای رفت و آمد و سایر مزایا قطعا به من امکان می‌دهد تا از نظر حقوق کمی انعطاف‌پذیر باشم”.

 از چه زمانی می‌توانید شروع کنید؟

هدف شما در اینجا باید تعیین انتظارات واقع بینانه باشد که هم برای شما و هم برای شرکت مفید باشد. اگر برای شروع فوری آماده هستید می‌توانید پیشنهاد دهید که ظرف یک هفته شروع به کار می‌کنید. اما اگر نیاز به اطلاع‌رسانی به کارفرمای فعلی خود دارید، از گفتن آن نترسید. کارفرماها این را درک می‌کنند و به این موضوع احترام می‌گذارند که شما قصد دارید کارها را به درستی تمام کنید. همچنین قابل قبول است که بخواهید بین شغل‌ها استراحت کنید.

نمونه پاسخ به سوال “از چه زمانی می‌توانید شروع کنید؟“

“من از فرصت پیوستن به تیم شما هیجان زده هستم. من دو پروژه را باید در نقش فعلی خود در شرکت… تحویل دهم و برای انتقال کار به همکارانم به دو هفته زمان نیاز دارم و خوشحال می‌شوم که پس از آن با تیم شما همراه شوم.

آیا سوالی از ما دارید؟

حتما می‌دانید که مصاحبه فقط فرصتی برای مدیر استخدام برای ارزیابی شما نیست، بلکه فرصتی است تا شما هم بررسی کنید که آیا شغل مورد نظر مناسب است یا خیر.

در مورد موقعیت شغلی چه می‌خواهید بدانید؟  چند سوال خوب آماده کنید مثل:

• بهترین بخش کار در اینجا چیست؟
• در مورد محصولات جدید یا برنامه‌های رشد خود چه می‌توانید به من بگویید؟
• با چه تیمی کار خواهم کرد؟
• چه دوره‌های آموزشی را خواهم داشت؟

اگر برای یک نقش دورکاری مصاحبه می‌کنید، سوالات خاصی وجود دارد که ممکن است بخواهید بپرسید.

اگر در حال حاضر در حرفه مدیریت منابع انسانی مشغول به کار هستید یا قصد ورود به این حرفه را دارید دوره جامع مدیریت منابع انسانی آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی به شما کمک می‌کند به دانش حرفه‌ای مورد نیاز یک متخصص منابع انسانی تسلط پیدا کنید.

منبع:

https://www.themuse.com/advice/interview-questions-and-answers

تهیه و ترجمه: مسعود شکری

دانستن اینکه چه مهارت‌ها و شایستگی‌هایی برای موفقیت سازمان شما لازم است و اینکه آیا کارکنان شما آن‌ها را دارند یا خیر، به شما کمک می‌کند تا تصمیم‌های بهتری در حوزه مدیریت منابع انسانی بگیرید. ماتریس مهارت­ کلید ردیابی این داده‌­هاست. این مقاله به این موضوع می‌پردازد که ماتریس مهارت چیست، چرا مفید است و چگونه می‌توانید آن را ایجاد کنید. همچنین به منظور درک بهتر موضوع نمونه‌هایی از ماتریس مهارت و امکان دانلود رایگان قالب آن، نیز با شما به اشتراک گذاشته شده است.

ماتریس مهارت چیست؟

ماتریس مهارت (­Skills Matrix) که به آن ماتریس شایستگی یا ماتریس توانایی نیز گفته می‌­شود، شامل مهارت‌های کلیدی، سخت و نرم، مورد نیاز برای انجام یک پروژه، نقش یا تیم می‌شود.  ماتریس مهارت، مهارت‌های مورد نیاز یک تیم یا پروژه را می‌سنجد و ارزیابی می‌کند که کدام یک از این مهارت‌ها در مجموعه استعدادهای فعلی موجود است.

با نظارت بر مجموعه مهارت‌های موجود و شناسایی شکاف‌های مهارتی، رهبران می‌توانند به طور موثر وظایف را به افراد مناسب اختصاص دهند و برای کسب مهارت‌های مورد نیاز برنامه‌ریزی کنند.

یک ماتریس مهارت چه بخش‌هایی دارد؟

ماتریس مهارت شبکه‌ای است شامل اجزای زیر که برای هر یک از کارکنان در یک تیم تکمیل می‌شود.

مهارت / شایستگی / قابلیت: مهارت‌ها و شایستگی‌هایی که برای انجام پروژه مورد نیاز است.

سطح مهارت: یک مقدار عددی(معمولا بین 1 تا 5) که سطح مهارت هر کارمند را نمایش می‌دهد.

علاقه: یک مقدار عددی برای اینکه هر کارمند چقدر انگیزه دارد تا مهارت‌های مورد نیاز را توسعه داده و بکار گیرد.

بیایید نگاهی به یک نمونه ماتریس مهارت در یک تیم مدیریت محصول بیندازیم:

در این ماتریس به سطح مهارت هر یک از اعضای تیم مدیریت محصول در توانایی‌های مورد انتظار یک مقدار عددی(از 1 تا 5) اختصاص داده شده است. همچنین میزان علاقه فرد به یادگیری نیز با 0 به معنای عدم علاقمندی و یا 1 به معنای علاقه‌مند به یادگیری نمایش داده شده است.

چرا از ماتریس مهارت استفاده کنیم؟

چند هدف کلی برای استفاده از ماتریس مهارت وجود دارد:

1. تعریف مهارت‌های مورد نیاز برای یک پروژه یا تیم

یک ماتریس مهارت یک نمای کلی از مهارت‌هایی که برای تکمیل موفقیت آمیز یک کار یا پروژه مورد نیاز است، ایجاد می‌کند که به تعریف فعالیت‌های کلیدی تیم و مهارت‌ها یا شایستگی‌های مربوطه کمک می‌کند.

2. به دست آوردن بینش در مورد مهارت‌های موجود در یک تیم

یک ماتریس مهارت برای کارکنان، مجموعه مهارت‌های موجود در تیم را قبل از شروع پروژه ارزیابی می‌کند تا به اطمینان از نتیجه بهتر کمک کند. به عنوان مثال، اگر یک پروژه تجزیه و تحلیل منابع انسانی به هوش تجاری، مهارت‌ فناوری اطلاعات، قابلیت‌ تجزیه و تحلیل داده‌ها و قابلیت تهیه  گزارش نیاز دارد، باید دریابید که کدام افراد در تیم چه مهارت‌هایی را دارند.

اگر مهارت خاصی وجود ندارد، می‌توانید کارمندی را با مهارت‌های مربوطه استخدام کنید و به تیم اضافه کنید. انجام این کار قبل از شروع پروژه به اطمینان از نتیجه بهتر کمک می‌کند.

1. تعریف فرصت‌های یادگیری و توسعه

یک ماتریس مهارت، شکاف مهارتی کارکنان را مشخص کرده و با مشخص کردن اینکه کدام شایستگی‌ها باید پرورش یابند، رهبران و مدیران L&D  می‌توانند بر برنامه‌های آموزشی کاربردی برای توسعه حرفه‌ای کارکنان تمرکز کنند. همچنین این ماتریس در طراحی برنامه‌های جانشین پروری نیز کمک کننده است.

مراحل تشکیل ماتریس مهارت

مراحل زیر به شما در تدوین ماتریس مهارت کمک می‌کند:

1.مهارت‌های مربوطه را تعریف کنید

برای تعیین مهارت‌ها و شایستگی‌های اصلی مورد نیاز برای تشکیل یک تیم یا تکمیل پروژه، با ذی نفعان کلیدی شروع کنید و با کمک آن‌ها مهارت‌ها، شایستگی‌ها و توانایی‌های لازم را شناسایی کنید.

برای ساده‌سازی ماتریس مهارت‌ها، روی الزامات اولیه متمرکز بمانید.

برای کسب بهترین نتایج در بهبود عملکرد تیم، مدیران و تیم منابع انسانی در ایجاد ماتریس مهارت‌ها با یکدیگر همکاری می‌کنند.

2.اعضای تیم را در سطح مهارت فعلی آنها ارزیابی کنید

مرحله دوم ارزیابی اعضای تیم در سطح مهارت فعلی آنهاست. می‌توانید روش‌های ارزیابی مختلف را با هم ترکیب کنید، مانند:

• تست شایستگی
• خود ارزیابی
• داده‌های بررسی عملکرد
• ابزار ارزیابی 180 درجه، که ورودی افراد، همتایان و مدیر مستقیم آنها را جمع آوری می‌کند.
• ابزار ارزیابی 360 درجه که شامل بازخورد طرف‌‌های دیگر مانند مشتریان یا گزارش‌های مستقیم نیز می‌شود.

این مطلب را هم مطالعه کنید: ارزیابی 360 درجه (فرایند، طراحی و یک نمونه پرسشنامه PDF)

برای هر مهارت، سطح مهارت یک فرد را رتبه‌بندی کنید. در اینجا نمونه‌ای از مقیاس پنج تایی آورده شده است:

• 0 = بدون تجربه یا دانش
• 1 = تجربه یا دانش محدود
• 2 = تجربه یا دانش معقول
• 3 = تجربه یا دانش قابل توجه
• 4 = تجربه یا دانش تخصصی

شما همچنین می‌توانید از مقیاس دیگری استفاده کنید.

3.  علاقه یک فرد را برای کار روی وظایف پیشنهادی مشخص کنید

کشف اینکه چه کسی شایستگی‌های مناسب را دارد، تنها نیمی از کار است. کارمندان باید جاه طلبی داشته باشند تا از مهارت‌های مورد نیاز برای تعلق به کار خود استفاده کنند و مهارت‌های خود را توسعه دهند.

برای هر مهارت، از کارکنان بخواهید میزان علاقه خود را به آن نشان دهند که می‌تواند از طریق یک سیستم رتبه‌بندی بسیار ساده مشخص شود.

• 0 = عدم علاقه به استفاده از این مهارت یا دانش
• 1 = علاقه مند به استفاده از این مهارت یا دانش

4) تمام اطلاعات را در ماتریس مهارت‌ بگنجانید

می‌توانید از داده‌های ماتریس شایستگی خود برای درک اینکه کدام مهارت‌ها را در تیم دارید و کمبودها کجا هستند، استفاده کنید. ماهیت بصری ماتریس مهارت به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و فرصت‌های بهبود را سریع و واضح ببینید.

بر اساس نتایج ماتریس مهارت اقدامات مورد نیاز را تعریف کنید که می‌تواند شامل ایجاد برنامه‌ای برای آموزش مهارت‌ها یا استخدام کارمندان جدید برای پر کردن شکاف مهارتی باشد.

5) ماتریس مهارت‌ را به روز نگه دارید

برای اینکه داده‌های مرتبط را در اختیار داشته باشید، باید ماتریس مهارت‌ را با داده‌های به‌روز نگه دارید. بازنگری مستمر آنها همچنین راهی برای پیگیری و نظارت بر پیشرفت و تأثیر سرمایه گذاری‌های یادگیری و توسعه و آمادگی برای نیازهای آینده است.

نمونه‌هایی از ماتریس مهارت

در اینجا به چند نمونه از ماتریس مهارت برای سه موقعیت شغلی مختلف نگاهی می‌اندازیم:

ماتریس مهارت مدیر محصول

ماتریس مهارت اعضای هیئت مدیره

ماتریس مهارت فناوری اطلاعات

دانلود قالب ماتریس مهارت

قالب رایگان ماتریس مهارت را در قالب فایل اکسل دانلود کنید و همین امروز شروع به ایجاد ماتریس مهارت کارکنان خود کنید!

Skills Matrix

نکاتی برای اجرای بهتر ماتریس مهارت

تعادل بین مهارت‌های نرم و سخت

به راحتی می توان تمرکز اصلی را روی مهارت‌های فنی قرار داد، اما ضروری است که مهارت‌های نرم را نیز در ماتریس مهارت‌ها لحاظ کنیم. وقتی نوبت به انجام کار می‌رسد، پشتکار، ارتباط قوی و توانایی‌های حل مسئله اغلب می‌تواند تجربه فنی کمتری را جبران کند. هر دو نوع مهارت سخت و نرم برای عملکرد و رقابت سازمان حیاتی هستند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مهارت‌های نرم مهم‌ترند یا مهارت‌های سخت؟ (+لیست مهارتها)

درگیر کردن ذینفعان

هدف و مزایای ماتریس مهارت را به مدیران، رهبران تیم و کارمندان منتقل کنید. وقتی افراد بفهمند که چگونه از ماتریس به نفع خود استفاده کنند، در مورد اختصاص زمان و ارائه بهترین ورودی خود مشتاق‌تر خواهند شد.

ماتریس مهارت‌ها را با مسیرهای شغلی هماهنگ کنید

نشان دادن جایگاه کارکنان در مورد مهارت‌های مورد نیاز برای مرحله بعدی در سفر حرفه‌ای‌شان، به آنها تصویر واضحی از حوزه‌هایی که باید توسعه دهند، می‌دهد. وقتی آنها بتوانند دقیقاً آنچه را که باید انجام دهند، ببینند، پیشرفت به سمت اهداف شغلی آنها ملموس‌تر به نظر می‌رسد، که به حفظ انگیزه آنها کمک می‌کند.

نتیجه‌گیری

جوّ کسب و کار در حال تحول سازمان‌ها را وادار می‌کند تا به داده‌های مرتبط و به روز دسترسی داشته باشند تا تصمیمات و تغییرات سریع بگیرند. ماتریس مهارت‌ ترکیب مجموعه مهارت‌های نیروی کار شما را نشان می‌دهد و جزئیاتی را جمع آوری می‌کند که داده‌های جامعی را در مورد مهارت‌های موجود در سطوح فردی، تیمی و سازمانی ارائه می‌دهد. همچنین می‌تواند به شما کمک کند کارکنان ارزشمندی را که دارای طیف وسیعی از قابلیت‌ها هستند، شناسایی کنید. با این دانش می‌توانید استعدادهای موجود را به حداکثر برسانید و زمینه‌هایی را که برای پیشبرد اهداف سازمانی نیاز به توجه دارند توسعه دهید.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی آموزش و توانمندسازی کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص آموزش را می‌دهد.

منبع: https://www.aihr.com/blog/create-skills-matrix-competency-matrix/

تهیه و ترجمه: مسعود شکری

شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی (HR KPIs) معیارهایی هستند که برای اندازه‌گیری عملکرد یک سازمان در زمینه مدیریت منابع انسانی استفاده می‌شوند. این شاخص‌ها کمک می‌کنند تا سازمان‌ها بتوانند هدف‌های خود را در زمینه منابع انسانی بهبود دهند. در این مقاله می‌خوانید شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست و فهرستی از مهم‌ترین شاخص‌های منابع انسانی به همراه نحوه محاسبه آن‌ها را ارائه می‌دهیم.

شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد (KPI)، یک معیار مهم و مشخص است که برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد یک سازمان، تیم یا فرد استفاده می‌شود. شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی به عنوان یک ابزار اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد موفقیت‌آمیز سازمانی از دیدگاه منابع انسانی استفاده می‌شود. این شاخص‌ها به عنوان نقاط مرجع برای اندازه‌گیری دستاوردها، پیشرفت‌ها، و موفقیت‌های تعیین شده در راستای اهداف استراتژیک سازمان عمل می‌کنند. هدف اصلی از استفاده از KPIها، فراهم کردن یک نگرش کمی و قابل اندازه‌گیری به منابع انسانی سازمان است.

مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

در ادامه مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در جذب و استخدام، یادگیری و توسعه، حفظ و نگهداری و حضور و غیاب کارکنان معرفی شده‌اند.

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در جذب و استخدام

زمان استخدام Time-to-Hire

زمان استخدام به مدت روزهایی اشاره دارد که از زمان ورود یک کاندید به فرآیند استخدام شروع شده و تا زمانی که ایشان پیشنهاد استخدام سازمان را قبول می‌کنند، ادامه دارد. به عبارت دیگر این شاخص نشان‌دهنده مدت زمانی است که از زمان اعلام یک شغل تا زمان استخدام نهایی یک فرد جدید طول می‌کشد.

زمان استخدام را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

زمان استخدام = تاریخ استخدام نهایی−تاریخ شروع فرآیند استخدام

زمان طولانی‌تر به معنای فرآیند استخدام کندتر و ممکن است به عدم کارآیی یا دشواری در جذب نیروهای مهارتی اشاره داشته باشد. این شاخص به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا کارایی فرآیند استخدام را ارزیابی کنند و اقدامات بهبودی را اعمال کنند، به نحوی که فرآیند استخدام به سرعت و به شکل کارآمدتری انجام شود.

کیفیت استخدام Quality of hire

شاخص کیفیت استخدام نشان‌دهنده میزان موفقیت و تطابق فرد استخدام شده با نیازها و اهداف سازمان است. این شاخص بر جنبه‌های مختلفی از عملکرد فرد متمرکز است، از جمله توانمندی‌ها، مهارت‌ها، سازگاری فرد با فرهنگ سازمانی، و تأثیر مثبت یا منفی او بر افزایش بهره‌وری.

کیفیت استخدام را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

کیفیت استخدام = (نمره ارزیابی عملکرد + نمرات تیم و همکاران + تحلیل سازگاری با فرهنگ + ارزیابی مهارت‌ها و توانمندی‌ها) / تعداد معیارهای ارزیابی

نرخ خروج سال اول First-year turnover rate

محاسبه نرخ خروج در سال اول یک KPI (شاخص عملکرد کلیدی) موثر است چرا که نشان می‌دهد چند نفر از کارکنان قبل از پایان یک سال کامل، سازمان خود را ترک کرده‌اند. اگر این اعداد بالا باشند، حیاتی است که وقت بگذارید تا فرآیند کامل استخدام و ورود به سازمان و همچنین فرهنگ شرکت خود را بازبینی کنید. شما باید بازخورد از کارکنان فعلی و سابق جمع‌آوری کنید و اقداماتی را انجام دهید تا نرخ ترک کار را کاهش دهید.

هر چقدر نرخ خروج شما بالاتر باشد، شرکت شما بیشتر در فرآیند استخدام هزینه خواهد کرد. نرخ خروج نشان‌دهنده‌ی این است که کارکنان احتمالاً در نقش‌های خود خوشحال نیستند، با فرهنگ شرکت هماهنگ نیستند، یا در جایی دیگر شغل بهتری پیدا کرده‌اند.

نرخ پذیرش پیشنهاد Offer Acceptance Rate

نرخ پذیرش پیشنهاد مشخص می‌کند که که چه تعداد پیشنهاد نهایی شغل پذیرفته شده‌‌ است. ​ما امیدواریم زمانی که به داوطلبان در مرحله نهایی پیشنهاد شروع همکاری می‌دهیم، قبول کنند.اما گاهی داوطلب شغلی را که ما پیشنهاد می‌دهیم، در مرحله نهایی نمی‌پذیرد. اگر بیش‌تر داوطلبان موقعیت شغلی پیشنهادی ما را نپذیرند، نشانه‌ی هشدار است و می‌بایست فرایند استخدام و ارزش پیشنهادی به داوطلبان مورد بازنگری قرار گیرد.

فرمول محاسبه نرخ پذیرش پیشنهاد به صورت زیر است:

نرخ پذیرش پیشنهاد = (تعداد پیشنهادات شغلی پذیرفته شده/تعداد کل پیشنهادها)×100

کیفیت منابع استخدام Source quality

شاخص کیفیت منابع استخدام یک معیار است که به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که هر منبع استخدام (مانند وب‌سایت‌های استخدام، معرف، لینکدین) چه اندازه موثر بوده و چه تعداد و چه کیفیت از کاندیداها را به سازمان شما معرفی کرده است. این شاخص اطلاعاتی ارائه می‌دهد که به شما کمک می‌کند تا استراتژی استخدامی خود را بهینه‌سازی کرده و بر منابع موثرتر تمرکز کنید.

کیفیت منابع استخدام را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

کیفیت منابع استخدام = تعداد رزومه‌های دریافتی از هر کانال جذب/ کل رزومه‌های دریافتی

به غیر از تعداد رزومه‌های دریافتی می‌توانید ارزیابی کنید که کدام منابع به شما کاندیداهای با تجربه، مهارت‌های مورد نیاز و متناسب با فرهنگ سازمانی شما ارائه می‌دهند و یا مقایسه کنید که هر منبع چه مقدار هزینه ایجاد می‌کند و با چه نسبتی بهره‌وری دارد.

اندازه‌گیری کیفیت منایع استخدام به شما کمک می‌کند تا ببینید کجا پول خود را صرف می‌کنید و تعداد و کیفیت افرادی که از طریق منابع مختلف جلب می‌شوند چگونه است.

این مقاله را هم مطالعه کنید اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در یادگیری و توسعه

شاخص رضایت از آموزش Training Satisfaction Index

این شاخص نشان‌دهنده میزان رضایت کارکنان از برنامه‌ها و فرآیندهای آموزشی در یک سازمان است. ارزیابی رضایت کارکنان از آموزش به عنوان یک شاخص مهم، اطلاعات ارزشمندی ارائه می‌دهد که مدیران را قادر می‌سازد تا کیفیت و اثربخشی برنامه‌های آموزشی را بهبود بخشند. برای محاسبه این شاخص معمولا از ارزیابی سطح واکنش در مدل کرک پاتریک استفاده می‌شود که برای آشنایی بیشتر با این موضوع می‌توانید مطلب دانلود فرم ارزیابی سطح واکنش در مدل کرک پاتریک را مطالعه کنید.

هزینه‌های آموزشی به ازای هر کارمند Training expenses per employee

یک معیار رایج در این حوزه، هزینه‌های آموزشی برای هر کارمند است. این شاخص نشان‌دهنده میزان هزینه‌هایی است که برای آموزش هر کارمند صرف می‌شود. این شاخص اطلاعات مفیدی در خصوص بهره‌وری و بهینه‌سازی هزینه‌های آموزش در سازمان فراهم می‌کند.

هزینه‌های آموزشی به ازای هر کارمند را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

هزینه‌های آموزشی به ازای هر کارمند = مجموع هزینه‌های آموزشی/ تعداد کل کارمندان 

این شاخص برای ردیابی هزینه‌های توسعه مفید است. همچنین به منابع انسانی کمک می‌کند تا سرمایه‌گذاری‌های هوشمندانه‌تری در توسعه پرسنل انجام دهد.

شاخص اثربخشی آموزش Training effectiveness index

برای اندازه‌گیری اثربخشی آموزش، باید آنچه را که افراد آموخته‌اند، اندازه‌گیری کنید.

هنگام ارزیابی اثربخشی آموزش، بهتر است اهداف آموزشی را تعیین کنید و بررسی کنید که آیا کارکنان پس از پایان آموزش به آن اهداف رسیده‌اند یا خیر. شرکت‌ها همچنین می‌توانند بهره‌وری پایه را دنبال کنند و تأثیر آموزش را در مدت زمان طولانی‌تری بررسی کنند. انتظار می‌رود آموزش مؤثر به کارمند کمک کند تا در شغل خود بهتر شود و در نتیجه سطح متوسط عملکرد او را بالا ببرد. به عبارت دیگر: پس از آموزش موثر، انتظار دارید که شاخص بهره‌وری کارکنان افزایش یابد.

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در حفظ و نگهداری

شادی کارکنان Employee happiness

شادی کارکنان (همچنین به عنوان رضایت کارکنان اندازه گیری می‌شود) اغلب به عنوان یک شاخص با ارزش منابع انسانی شناخته می‌شود. کارکنان شاد، کارمندان مولد هستند. آنها متعهد به سازمان هستند و در مواقع لزوم فراتر از وظیفه کار می‌کنند. شادی کارکنان با تعهد به سازمان و تعهد به شغل مرتبط است. شادی پایین کارکنان در بخش‌های خاصی از سازمان می‌تواند نشانگر تعارض یا استرس کاری باشد. برای آگاهی از رضایت، شادی و یا تعهد کارکنان، باید از آنها نظرسنجی شود. برای انجام این نظرسنجی، باید پرسشنامه‌ای را تنظیم کنید. برای اندازه‌گیری این شاخص معمولا از پرسشنامه‌ سنجش رضایت شغلی و یا پرسشنامه اندازه‌گیری تعهد سازمانی استفاده می‌شود.

نرخ خروج داوطلبانه Voluntary turnover rate

نرخ خروج داوطلبانه نشان‌دهنده تعداد کارکنانی است که به طور داوطلبانه از سازمان خارج شده‌اند، به علت تصمیم فردی و مستقل آنها بر اساس نیازها یا اهداف شخصی. برای بسیاری از شرکت‌ها، نرخ خروج داوطلبانه یک معیار کلیدی HR است.

نرخ خروج داوطلبانه = تعداد کارکنان داوطلبانه خارج شده در یک دوره زمانی خاص/ تعداد کل کارکنان در آغاز همان دوره زمانی/ ​×100

فراموش نکنید که کارکنان اغلب مدیران خود را ترک می‌کنند، نه شغل خود را. با در نظر گرفتن این موضوع، خروج داوطلبانه کارکنان معیاری است که به شما کمک می‌کند تا حوزه‌های مشکل بالقوه در سازمان را شناسایی کنید.

نرخ خروج استعدادها Talent turnover rate

این شاخص نرخ ترک کار استعدادها و افراد با مهارت‌ها و توانمندی‌های بالا در یک سازمان را اندازه‌گیری می‌کند. این معیار نشان می‌دهد که چقدر استعدادها و منابع ارزشمند در یک سازمان باقی‌مانده و چه میزان از آنها تصمیم به ترک سازمان گرفته‌اند.

شاخص نرخ خروج استعدادها = تعداد استعدادهای خارج شده در دوره زمانی خاص/تعداد کل استعدادها در آغاز دوره زمانی خاص×100

نرخ خروج نیروهایی با پتانسیل‌های بالای شما باید کم باشد. یکی از دلایل مهم برای گردش بالا در میان کارکنان با پتانسیل‌های بالا، فقدان فرصت و رشد شغلی در شرکت است.

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در حضور و غیاب کارکنان

میزان غیبت Absence rate

غیبت کارکنان هزینه‌های هنگفتی برای سازمان دارد. نرخ غیبت برنامه‌ریزی نشده که از تقسیم روزهای غیبت/کل روزها به دست می‌آید،  یک شاخص کلیدی HR برای اندازه‌گیری غیبت است و درصد کارکنانی که در یک دوره معین غیبت می‌کنند را ردیابی می‎‌کند. افزایش نرخ غیبت می‌تواند نشان‌دهنده بدتر شدن جوّ کار، افزایش استرس در محل کار یا اپیدمی آنفولانزا باشد. میزان غیبت حدود 1 تا 2 درصد طبیعی است (زیرا تقریباً همه چند روز در سال بیمار هستند).

هزینه اضافه کاری Overtime expense

این شاخص نرخ هزینه‌های مرتبط با اضافه کار کارکنان را اندازه‌گیری می‌کند. هزینه اضافه کاری شامل پرداخت به کارکنان برای ساعات کاری اضافه به مقدار معمول (مثلاً بیشتر از ساعت کاری روزانه) می‌شود.

شاخص هزینه اضافه کاری = هزینه اضافه کاری در دوره زمانی خاص/ هزینه حقوق کل در همان دوره زمانی×100

شاخص هزینه اضافه کاری به سازمان امکان می‌دهد که میزان هزینه‌های مرتبط با اضافه کار را نسبت به کل هزینه‌های حقوقی ارزیابی کرده و در صورت لزوم اقداماتی برای کاهش این هزینه‌ها یا بهبود مدیریت زمان کاری انجام دهد.

شاخص بهره‌وری کارکنان Employee Productivity Index

به طور سنتی، کارمندان از 5 تا 9  ساعت کار می‌کنند، اما در دنیای امروز تعداد بیشتری از افراد از خانه کار می‌کنند. شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای ذهنیت سنتی را کنار می‌گذارند. این بدان معناست که دیگر نمی‌توان عملکرد را با نگاه کردن به اینکه چه کسی در شرکت حضور دارد، سنجید.

امروزه، واقعاً مهم نیست که چند ساعت در روز کار کرده‌اید. آنچه مهم است این است که در واقع چه چیزی به دست آورده‌اید. شاخص بهره‌وری کارکنان نشان‌دهنده‌ی توانایی کارکنان در تحقق اهداف و افزایش بهره‌وری در سازمان است و می‌تواند با فرمولی شبیه زیر محاسبه شود.

شاخص بهره‌وری کارکنان = خروجی مطلوب (مانند تولید یا فروش)/ هزینه حقوق و مزایای کارکنان

سخن پایانی

در مقاله حاضر، به بررسی و توضیح شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی پرداخته شد. شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی ابزارهای حیاتی برای ارزیابی و بهبود مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها محسوب می‌شوند که به کمک داده‌های کمی قابل اندازه‌گیری هستند و مسیری برای بهبود عملکرد سازمان‌ها فراهم می‌کنند. این شاخص‌ها از جمله زمان استخدام، اثربخشی آموزش، نرخ خروج داوطلبانه و… به سازمان‌ها کمک می‌کند به شناسایی نقاط قوت و ضعف در سیاست‌ها و فرآیندهای منابع انسانی خود بپردازند و تصمیمات بهینه‌تری اخذ کنند.

اگر به توسعه دانش حرفه‌ای خود در حوزه مدیریت منابع انسانی علاقه‌مند هستید دوره جامع مدیریت منابع انسانی را مشاهده فرمایید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/11-key-hr-metrics/

https://www.aihr.com/blog/recruitment-kpis/

نویسنده: مسعود شکری

یک آگهی شغلی اغلب اولین چیزی است که متقاضیان استخدام از سازمان شما می‌بینند. به این ترتیب، می‌تواند عامل موفقیت یا شکست در تصمیم آنها برای درخواست استخدام باشد. افراد با عملکرد بالا با آگهی‌های به سبک قدیمی جذب سازمان شما نخواهند شد. در این مقاله ضمن به اشتراک‌گذاری تمپلیت آگهی استخدام اثربخش چند نمونه آگهی شغلی از صنایع مختلف را هم گردآوری و تحلیل کرده‌ایم.

یک آگهی شغلی کارآمد چه بخش‌هایی دارد؟

در مورد اینکه چه چیزی باعث برجسته شدن آگهی‌های شغلی موفق می‌شود، بحث‌هایی وجود دارد، اما یک آگهی شغلی موثر باید حداقل شامل عناصر زیر باشد:

• عنوان شغلی واضح و تاریخ شروع همکاری: از اصطلاحات یا عناوین داخلی شرکت خود مانند «سوپراستار» یا «نینجا» اجتناب کنید. آگهی‌های شغلی که از عناوین استاندارد صنعتی استفاده می‌کنند، بیشتر توسط کاندیداها دیده می‌شوند.
• توضیح در مورد شرکت: مأموریت و چشم انداز شرکت را درج کنید تا کاندیداها بتوانند فوراً تشخیص دهند که آیا این شرکت با آنها همخوانی دارد یا خیر.
• شرح شغل: توضیحی در مورد شغل مورد نظر و تجربه و مهارت‌های مورد نیاز.
• حقوق و مزایا: اشاره به حقوق منجر به افزایش متوسط 42 درصدی در درخواست‌های شغلی می‌شود. حتماً مهمترین مزایا را نیز ذکر کنید.
• مشخصات محل کار: آیا این نقش به صورت دورکاری انجام می شود یا حتما حضوری است؟ آیا مراجعه افراد به محل کار الزامی است و اگر چنین است، چند روز در هفته؟ اگر شرکت شما چند شعبه دارد، آیا افراد می‌توانند انتخاب کنند که در کدام یک از آنها می‌خواهند کار کنند؟ این مشخصات را در آگهی شغلی خود درج کنید.
• مروری بر روند درخواست: توضیح دهید که مراحل مختلف فرآیند درخواست چگونه به نظر می‌رسد و جدول زمانی چگونه است تا داوطلبان بدانند که چه انتظاراتی داشته باشند؟
• فراخوان برای اقدام: شامل یک فراخوان واضح برای اقدام است. افراد کجا و چگونه می‌توانند درخواست دهند؟ در صورت داشتن سوال با چه کسی می‌توانند تماس بگیرند؟

این مقاله را هم مطالعه کنید: چک لیست مصاحبه استخدامی+ دانلود رایگان

دانلود قالب آگهی استخدام

قالب آگهی استخدام می‌تواند به شما کمک کند تا یک آگهی شغلی جذاب برای استخدام بعدی خود ایجاد کنید. می‌توانید یک نمونه قالب آگهی استخدام را دانلود کنید و سپس آن را برای سازمان خود منحصر به فرد کنید.

Job Advertisement Free Template

چند نمونه آگهی استخدام

در این بخش نگاهی به چند نمونه آگهی شغلی مختلف می‌اندازیم و در مورد نکات مهم آن، بحث خواهیم کرد.

1. آگهی استخدام AIHR: کارشناس ارشد استعدادیابی

آگهی زیر، موقعیت خالی یک شغل از شرکت را بدون تکیه بر عناوین پرمدعا را به نمایش می‌گذارد. همچنین به طور یکپارچه با نکاتی که قبلاً در این مقاله مورد بحث قرار گرفت، هماهنگ است.

کارشناس ارشد استعدادیابی

در AIHR ما به دنبال یک متخصص استعدادیابی هستیم تا به تیم ما بپیوندد.

تمام وقت، روتردام، هلند

درباره شغل:

آیا مشتاق یافتن افراد عالی و تطبیق آنها با شغل رویایی بعدی آنها هستید؟

آیا دوست دارید به مدیران استخدام کمک کنید تا تیم خود را در یک شرکت بین المللی که به سرعت در حال حرکت است، رشد دهند؟

آیا با کشف معنای واقعی “جستجوی یک چالش جدید” برای هر کاندیدایی که با آنها صحبت می‌کنید، هیجان‌زده می‌شوید؟

تیم ما در حال رشد است و برای یافتن افرادی که این کار را انجام می‌دهند، به کمک شما نیاز دارد. به همین دلیل ما به دنبال یک متخصص استعدادیابی هستیم! به ما بپیوندید و با تطبیق دادن آنها با شغل رویایی‌شان، سعی کنید تا افراد مستعد را خوشحال کنید.

2. آگهی شغلی Spotify: معاون مدیر استراتژی و توسعه کسب و کار

این آگهی استخدام با شرح مختصری از کارهایی که تیم انجام می‌دهد و چرا به دنبال یک مدیر توسعه استراتژی و کسب‌وکار هستند، شروع می‌شود.

چه چیزی این آگهی شغلی را متمایز می‌کند؟

اول، یک ربات چت وجود دارد که به سوالات کاندیداها در مورد شرکت، فرهنگ، تیم و موارد دیگر پاسخ می‌دهد. این یک راه عالی برای فعال کردن کاندیداها برای پرسیدن سؤالات و ارائه پاسخ به صورت فوری می‌باشد.

یکی دیگر از ویژگی‌های قابل ذکر، «کلیک‌های سریع» مختلف است که افراد می‌توانند از آن برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد کار، استفاده کنند.

به این ایده‌ها فکر کنید.

• یک چت بات در آگهی‌های شغلی خود برای پاسخگویی به سؤالات (اصلی) داوطلبان 24 ساعته در نظر بگیرید.
• در مورد بهترین راه برای سازمانتان فکر کنید تا اطلاعات بیشتری در مورد موضوعاتی مانند محیط کار، فرآیند درخواست و غیره با کلیک‌های سریع به افراد بدهد.

3. آگهی استخدام KLM: باربری فرودگاه

KLM یک شرکت هواپیمایی هلندی است،که در آگهی استخدام باربری فرودگاهی، وقت خود را تلف نمی‌کنند و مستقیماً سر اصل مطلب می‌روند.

چه چیزی این آگهی شغلی را متمایز می‌کند؟

در یک نگاه، کاندیداها می‌توانند مزایای فریبنده پیوستن به KLM را ببینند: یک قرارداد پنج ساله قابل توجه و انعطاف‌پذیری برای انتخاب بین 80٪، 90٪ یا 100٪.

این شرکت همچنین سه مزیت کلیدی را که با این نقش همراه است، به نمایش می‌گذارد، مانند تخفیف‌های قابل توجه در بلیط هواپیما و تخصیص سخاوتمندانه 25 تعطیلات به اضافه 5 روز استراحت اضافی.

به عنوان یک گزینه اضافی، آنها کارمندی را به نام رابرت، به عنوان استخدام کننده اختصاصی معرفی می‌کنند، که به راحتی برای هر گونه سوال در دسترس است. این  تجربه جدیدی را برای کاندیداها ایجاد می‌کند.

به این ایده‌ها فکر کنید.

• • نام و اطلاعات تماس را وارد کنید تا داوطلبان بتوانند برای هر گونه سوال بیشتری که به آن اشاره نکردید، با شما تماس بگیرند.
  • مزایای اصلی و متمایز شرکت را با کاندیداها به اشتراک بگذارید.

این مطلب را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل تست‌های شخصیت‌شناسی در استخدام+معرفی۴ تست رایج

4. آگهی استخدام آزمایشگاه Alva: مهندس ارشد Frontend

آزمایشگاه‌های Alva شرکتی است که مأموریت دارد به سازمان‌ها کمک کند تا تصمیمات استخدامی بهتر و مبتنی بر داده‌ها را بگیرند. آگهی‌های شغلی آن‌ها این مأموریت را نشان می‌دهد.

چه چیزی این آگهی شغلی را متمایز می‌کند؟

Alva رویکرد منحصر به فردی را در پیش گرفته است که آن را از سایر آگهی‌های استخدام متمایز می‌کند. آنها دستاوردهای مورد انتظار را در یک ماه، سه ماه و شش ماه بیان می‌کنند. این نه تنها برای کاندیداها مسیر یادگیری را روشن می‌کند، بلکه نشان می‌دهد که چگونه در ماموریت شرکت مشارکت خواهند داشت.

به این ایده‌ها فکر کنید.

• • • اگر تقویت رشد شخصی، ارزش اصلی شرکت شما است، چرا فرصت‌های توسعه‌ای را که کاندیداها می‌توانند منتظر آن باشند، برجسته نکنید؟

5. آگهی استخدام فیگورز: CEO Founder Associate Intern

چه چیزی این آگهی شغلی را متمایز می‌کند؟

فیگورز روش خاصی برای نوشتن آگهی‌های شغلی خود دارد.

آنها به جای توصیف ماموریت و محصول شرکت، ویدیویی را قرار داده‌اند که در آن مدیر عامل فیگورز شخصاً این موضوع را توضیح می‌دهد. این به کاندیدها اولین تصور عالی از شرکت را ارائه می‌دهد.

در نهایت، فیگورز سیاست جبران خدمات خود را برای دیدن همه منتشر کرده است و به کاندیداها نشان می‌دهد که صحبت‌های خود را عملی می‌کند.

به این ایده‌ها فکر کنید.

• • • استفاده از ویدیو را در تبلیغات شغلی خود در نظر بگیرید چرا که باعث جلب توجه و نمایش فرصت‌های فریبنده‌ای که شرکت شما ارائه می‌دهد، می‌شود.

سخن پایانی

آگهی شغلی جذاب نقش بسیار مهمی در جذب نیروهای متخصص به یک سازمان دارد. ایجاد یک آگهی شغلی جذاب به سازمان کمک می‌کند تا در میان هزاران آگهی مشابه، تفاوت خود را نشان دهد و افراد متمایز را به خود جلب کند. این آگهی‌ها نه تنها وسیله ارتباطی بین سازمان و متقاضیان جذب و استخدام هستند بلکه نمایانگر هویت و فرهنگ کاری آن سازمان نیز محسوب می‌شوند. در این مقاله ضمن ارائه عناصر یک آگهی استخدام اثربخش و قالب آن نمونه‌هایی از آگهی استخدام سازمان‌ها نیز با شما به اشتراک گذاشته شد که می‌توانید با الگوگیری از آن آگهی‌های جذابی برای سازمانتان طراحی کنید.

سازمان‌های موفق و هماهنگ بر اساس مجموعه‌ای از قوانین مشخص به نام کدهای رفتاری عمل می‌کنند. آیین‌نامه رفتار کارکنان یک چارچوب روشن است که نشان می‌دهد چه رفتارهایی از کارمندان در موقعیت‌های خاص انتظار می‌رود و اقداماتی را که در صورت شکست آنها در رفتار مناسب انجام می‌شود، نشان می‌دهد. این می‌تواند دلهره‌آور به نظر برسد، اما در واقع راهی عالی برای ارائه دستورالعمل‌های واضح به کارکنان است که از کارمندان، مشتریان و حتی جوامع در کل محافظت می‌کند.

برای کمک به شما برای شروع توسعه آیین‌نامه کدهای رفتاری سازمان خود، ما الگویی را ارائه کرده‌ایم که می‌تواند به عنوان پایه‌ای برای تهیه کدهای رفتاری سازمان شما استفاده شود.

کدهای رفتاری(Code of Conduct) چیست؟

کدهای رفتاری مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و قوانین است که برای تعیین رفتارهای قابل قبول برای اعضای یک گروه، سازمان یا حرفه خاص طراحی شده است. این چارچوب به هدایت اقدامات و تصمیمات کارکنان در سازمان یا حرفه کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که آنها اخلاقی، مسئولانه و مطابق با ارزش‌ها و اهداف سازمان عمل می‌کنند.

چرا منابع انسانی نیاز به ایجاد کدهای رفتاری در محل کار دارد؟

متخصصان مدیریت منابع انسانی نقشی اساسی در ایجاد و اجرای کدهای رفتاری در محل کار دارند.

کدهای رفتاری برای سازمان‌ها بسیار مهم است زیرا:

• استانداردهای رفتاری و اخلاقی مورد انتظار از کارکنان را به وضوح ترسیم می‌کند و یک نقطه مرجع برای رفتار قابل قبول ارائه می‌دهد.
• به ترویج فرهنگ احترام، صداقت و حرفه‌‌ای‌گری و ایجاد یک فضای کار مثبت و فراگیر کمک می‌کند.
• از انطباق با الزامات قانونی و نظارتی پشتیبانی می‌کند و خطر مسائل حقوقی را که می‌تواند ناشی از سوء رفتار کارکنان باشد، کاهش می‌دهد.
• با حصول اطمینان از اینکه کارکنان به گونه‌ای عمل می‌کنند که با ارزش‌ها و اهداف اعلام شده همسو باشد، اعتبار سازمان را حفظ می‌کند.
• چارچوبی برای حل تعارضات و رسیدگی به مسائل رفتاری فراهم می‌کند و به حفظ روابط کارکنان کمک می‌کند.
• به کارمندان اجازه می‌دهد بفهمند از آنها چه انتظاری می‌رود و احساس کنند که بخشی از یک سازمان اخلاقی هستند، که در نهایت منجر به کار متعهدانه‌تر می‌شود.

درست همانطور که پیاده‌سازی کدهای رفتاری مزایای کلیدی دارد، نداشتن این چارچوب می‌تواند سازمان را در معرض خطرات و پیامدهای متعددی قرار دهد:

• • عدم رعایت الزامات قانونی و مقرراتی می‌تواند منجر به جریمه، اقدامات قانونی و آسیب به اعتبار سازمان شود.
  • فقدان دستورالعمل‌های واضح می‌تواند منجر به فرهنگ کاری سمی شود، جایی که رفتار غیراخلاقی، آزار و اذیت یا تبعیض ممکن است مورد توجه قرار نگیرد.
  • هنگامی که کارکنان شاهد رفتار غیراخلاقی یا تجربه آن هستند، می‌تواند منجر به کاهش روحیه، دلبستگی و بهره‌وری شود.
  • در مواردی که رفتار نادرست کارکنان علنی می‌شود، می‌تواند وجهه سازمان را مخدوش کند و بر روابط آن با مشتریان، شرکا و جامعه تأثیر بگذارد.
  • یک محیط کاری منفی می‌تواند کارمندان ماهر را از خود دور کند و در نتیجه استعدادهای ارزشمند خود را از دست بدهد.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

چند نمونه آیین‌نامه رفتاری

اهمیت انتخاب نوع صحیح آیین‌نامه رفتاری مثل کدهای رفتار در محل کار، کدهای رسانه‌های اجتماعی یا کدهای خدمات مشتری، در همسویی آن با اهداف خاص سازمان نهفته است. برخی از سازمان‌ها همه چیز را در یک کد رفتاری گنجانده‌اند، برخی دیگر کدهای متفاوتی برای حوزه‌های تمرکز متفاوت دارند.

در اینجا چند نمونه از کدهای رفتاری آورده شده است:

کدهای رفتاری در محل کار

یک آیین‌نامه رفتاری در محل کار، دستورالعمل‌هایی را برای رفتار اخلاقی، رفتار حرفه‌ای و انطباق با قوانین و مقررات ارائه می‌دهد و اغلب شامل مقرراتی در مورد صداقت، تضاد منافع، محرمانه بودن و روابط در محل کار است.

مثال: کدهای اخلاقی نتفلیکس

سرگرمی با اخلاق و صداقت
در نتفلیکس، ما آرزوی سرگرم کردن جهان و انجام این کار را با اخلاق، پایدار و مسئولانه داریم. پرورش فرهنگی که در آن از همه کارکنان انتظار می‌رود که اخلاقی و با صداقت عمل کنند، برای موفقیت بلندمدت ما مهم است. منشور اخلاقی نتفلیکس (که شما در حال خواندن آن هستید و گاهی اوقات به آن “کد” می‌گویند) از این هدف پشتیبانی می‌کند و همه ما نقش اصلی را بازی می‌کنیم.”

نتفلیکس به کد رفتاری محل کار خود به عنوان کد اخلاقی نتفلیکس اشاره می‌کند. تمرکز آن بر پرورش فرهنگ اخلاقی در سراسر سازمان است، جایی که کارکنان با صداقت عمل می‌کنند. این کد رفتاری تاکید می‌کند که:

• • • اخلاقی و صادقانه عمل کنید
    • اجتناب از تضاد منافع (اعم از واقعی یا ظاهری)
    • ارائه افشای عمومی کامل، منصفانه، دقیق، به موقع و قابل فهم، طبق قانون، مطابق قانون
    • رعایت قوانین، قوانین و مقررات قابل اجرا
    • حفاظت از اطلاعات محرمانه شرکت
    • اطمینان از مسئولیت پذیری برای تصمیم گیری مطابق با این کد
    • ترویج یک محیط کاری اخلاقی، فراگیر و محترمانه
    • صحبت کردن و گزارش هر گونه اقدام و/یا رفتار مغایر با کد
    • هر یک از این رفتارها در داخل کد توضیح داده شده است تا اطمینان حاصل شود که همه کارکنان رفتارهای مورد نظر را درک می‌کنند.

کد رفتاری رسانه‌های اجتماعی

یک کد رفتاری رسانه‌های اجتماعی، دستورالعمل‌هایی را برای کارکنان در مورد نحوه نمایندگی سازمان و رفتار خود در پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی ارائه می‌دهد. اغلب شامل مقرراتی در مورد رازداری، حرفه‌ای بودن و احترام می‌شود.

مثال: کد رفتاری رسانه‌های اجتماعی IBM

راهنمای رسانه‌های اجتماعی IBM: خلاصه اجرایی

1. «دستورالعمل‌های رفتار تجاری IBM را بدانید و دنبال کنید.
2. IBMers شخصاً مسئول محتوایی است که در وبلاگ‌ها، ویکی‌ها یا هر شکل دیگری از رسانه‌های تولید شده توسط کاربر منتشر می‌کند. توجه داشته باشید که آنچه منتشر می‌کنید برای مدت طولانی عمومی خواهد بود—از حریم خصوصی خود محافظت کنید.
3. زمانی که درباره IBM یا مسائل مربوط به IBM صحبت می‌کنید، خودتان را شناسایی کنید – نام و در صورت لزوم نقش در IBM و اول شخص بنویسید. شما باید روشن کنید که از طرف خودتان صحبت می‌کنید و نه از طرف IBM.
4. اگر محتوایی را در وب‌سایتی خارج از IBM منتشر می‌کنید و به کاری که انجام می‌دهید یا موضوعات مرتبط با IBM مربوط می‌شود، از یک سلب مسئولیت مانند این استفاده کنید: «پست‌ها در این سایت متعلق به من هستند و لزوماً بیانگر مواضع، استراتژی­ها یا نظرات IBM نیستند.»
5. آئین نامه رفتار رسانه‌های اجتماعی IBM انتظارات شرکت را از کارمندان در هنگام استفاده از رسانه‌های اجتماعی، چه شخصی و چه حرفه‌ای، ترسیم می‌کند. این خط‌مشی بر اهمیت حفاظت از اطلاعات محرمانه، محترمانه و حرفه‌ای بودن و پایبندی به ارزش‌ها و اصول شرکت تأکید می‌کند.»

آئین‌نامه رفتار رسانه‌های اجتماعی IBM انتظارات شرکت را از کارمندان هنگام استفاده از رسانه‌های اجتماعی، چه شخصی و چه حرفه‌ای، ترسیم می‌کند. این سیاست تاکید می‌کند:

• • • اهمیت حفاظت از اطلاعات محرمانه
    • محترمانه و حرفه‌ای بودن
    • پایبندی به ارزش‌ها و اصول شرکت.

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری

کد رفتاری خدمات مشتری

یک آیین‌نامه رفتاری خدمات مشتری دستورالعمل‌هایی را برای کارمندان در مورد نحوه تعامل با مشتریان ارائه می‌دهد و تضمین می‌کند که با آنها با احترام، حرفه‌ای و مودب رفتار می‌شود.

مثال: کد رفتاری خدمات مشتری ماریوت (Marriott)

حفاظت و احترام به مشتریان و همکاران

ماریوت به‌عنوان یک شرکت مهمان‌نوازی با علایق در سراسر جهان، تلاش می‌کند تا یک محل کار امن، منصفانه و بدون آزار و اذیت برای همکاران خود و یک محیط امن و مهمان‌نواز برای مشتریان خود ایجاد کند. «روحیه خدمت به مشتریان، همکاران و جوامع ما بخش مهمی از فرهنگ ما است و بر اساس احترام و مراقبت از افراد و اعتقاد به حقوق اولیه بشر است.»

آئین‌نامه رفتاری خدمات مشتری ماریوت تعهد این شرکت را به ارائه خدمات استثنایی به مهمانان خود بیان می‌کند. سیاست شامل:

• • • رهنمودهایی در مورد حرفه‌ای بودن، ادب و احترام
    • مقررات رسیدگی به شکایات مشتریان
    • تضمین رضایت مشتری.

آیین‌نامه رفتاری بهداشت و ایمنی

یک آیین‌نامه رفتاری بهداشتی و ایمنی دستورالعمل‌هایی را برای حفظ یک محیط کار ایمن و سالم ارائه می‌دهد. اغلب شامل مقررات مربوط به رعایت قوانین و مقررات ایمنی، گزارش خطرات و ترویج فرهنگ ایمنی است.

مثال: کد رفتاری ایمنی و سلامت ExxonMobil

ایمنی، بهداشت و محیط زیست

“ایمنی اولویت شماره یک شرکت ما است. ما به ایمنی کارمندان و مشتریان خود اهمیت می‌دهیم. ما از افرادی که محصولات ما را مدیریت و استفاده می‌کنند، از جوامعی که در نزدیکی تاسیساتی که این محصولات در آنجا استفاده می‌شوند و از محیط زیست خود مراقبت می‌کنیم. رویکرد بسیار سختگیرانه مدیریت ریسک که ما برای حفظ استانداردهای ایمنی در بالاترین سطح خود دنبال می‌کنیم، بر اساس این اصل است که ریسک برابر با زمان قرار گرفتن در معرض خطر است. این نشان می‌دهد که افزایش سطح ایمنی را می‌توان با محدود کردن قرار گرفتن در معرض مواد خطرناک و با استفاده از مواد ایمن‌تر به دست آورد.

آئین‌نامه رفتار ایمنی و سلامت اکسون موبیل تعهد این شرکت را برای حفاظت از سلامت و ایمنی کارکنان، پیمانکاران و جوامعی که در آن فعالیت می کند، مشخص می‌کند که سیاست شامل:

• • • دستورالعمل‌های مربوط به رعایت قوانین و مقررات ایمنی
    • گزارش خطرات و حوادث
    • ترویج فرهنگ ایمنی
    • ExxonMobil بر اهمیت مسئولیت فردی در حفظ یک محیط کار ایمن و سالم تأکید می‌کند و کارکنان را تشویق می‌کند تا نقش فعالی در فرآیندهای ایمنی داشته باشند.

با اجرای این کدهای رفتاری، سازمان‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که کارکنان آنها از رفتار مورد انتظار آگاه هستند و با ارزش‌ها و اهداف شرکت همسو هستند. این کدهای رفتاری همچنین نقش مهمی در کاهش خطرات، محافظت از شهرت سازمان و پرورش یک محیط کاری مثبت و اخلاقی دارند.

دانلود نمونه آیین‌نامه رفتار کارکنان

شما می‌توانید یک نمونه آیین‌نامه رفتاری را از پیوست زیر دانلود کنید.

Employee code of conduct sample

این مقاله را هم مطالعه کنید:۱۷ سوال برای ارزیابی فرهنگ سازمانی

تهیه کدهای رفتاری در 10 مرحله ساده

برای نوشتن کدهای رفتاری مؤثر که واقعاً ارزش‌ها و انتظارات سازمان شما را منعکس کند، مراحل زیر را در نظر بگیرید:

مرحله 1: ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی خود را شناسایی و ارزیابی کنید

ارزش‌ها و اصول اصلی را که فرهنگ و اخلاق سازمان شما را تعریف می‌کنند، شناسایی کنید. ایده خوبی است که نظرات ذینفعان مختلف از جمله کارکنان، مدیریت و مشتریان را جمع‌آوری کنید تا دیدگاه آنها را در مورد ارزش‌های سازمان درک کنید.

مرحله 2: محدوده و قابلیت اجرا را تعریف کنید

به وضوح محدوده آیین‌نامه رفتاری را مشخص کنید و مشخص کنید که برای چه کسانی اعمال می شود (به عنوان مثال، کارکنان، پیمانکاران، تامین‌کنندگان). کاربرد کد در زمینه‌ها و مکان‌های مختلف را روشن کنید.

مرحله 3: رهنمودها و انتظارات روشن را تعیین کنید

رفتار اخلاقی و حرفه‌ای مورد انتظار از کارکنان، از جمله جنبه‌هایی مانند صداقت، صداقت و احترام را تعریف کنید. برای نشان دادن رفتار قابل قبول و غیرقابل قبول، مثال‌های خاصی ارائه دهید.

مرحله 4: آدرس مناطق کلیدی

دستورالعمل‌ها، زمینه‌های ضروری مانند حرفه‌ای بودن، احترام و شمول، صداقت و اخلاق، کد لباس، فناوری و استفاده از رسانه‌های اجتماعی، سلامت و ایمنی، حل تعارض و مکانیسم‌های گزارش‌دهی را شامل شود. اطمینان حاصل کنید که هر بخش به وضوح توضیح داده شده و به راحتی قابل درک است.

مرحله 5: سازوکارهای گزارش‌دهی را توسعه دهید

مکانیسم‌های گزارش‌دهی واضح و محرمانه را برای کارمندان ایجاد کنید تا موارد نقض قوانین رفتاری را گزارش کنند. به کارکنان اطمینان دهید که گزارش‌ها جدی گرفته می‌شوند و از تلافی‌جویی محافظت می‌شوند.

مرحله 6: اطمینان حاصل کنید که قوانین و مقررات رعایت شده است

اطمینان حاصل کنید که آیین‌نامه رفتاری با تمام قوانین و مقررات قابل اجرا مطابقت دارد و هر استاندارد قانونی و اخلاقی خاص صنعت را که در مورد سازمان شما اعمال می‌شود، رعایت می‌کنید.

مرحله 7: پیش‌نویس آیین‌نامه رفتاری

تمام اطلاعات را جمع‌آوری کنید و آیین‌نامه رفتاری را پیش نویس کنید. همیشه از زبان واضح، مختصر و در دسترس استفاده کنید تا مطمئن شوید که درک آن آسان است.

مرحله 8: بررسی و بازنگری

پیش‌نویس آیین‌نامه رفتاری را با ذینفعان مختلف از جمله حقوقی و مدیریتی بررسی کنید تا از جامع و دقیق بودن آن اطمینان حاصل کنید. کد را در صورت لزوم بر اساس بازخورد دریافتی اصلاح کنید.

مرحله 9: تاییدیه را دریافت کنید

پیش‌نویس نهایی آیین‌نامه رفتاری را برای تصویب به مدیریت ارشد یا هیئت مدیره ارائه دهید.

مرحله 10: برقراری ارتباط و پیاده‌سازی

کد رفتار را به همه ذینفعان مربوطه ابلاغ کنید و اطمینان حاصل کنید که اهمیت و پیامدهای آن را درک می‌کنند. آموزش و منابع برای کمک به کارکنان در رعایت آن را فراهم کنید. هنگامی که پایه‌ها به درستی در جای خود قرار گرفتند، آیین‌نامه رفتاری را اجرا کنید و آن را با خط مشی‌ها و رویه‌های سازمان ادغام کنید.

اشتباهاتی که باید هنگام ایجاد خط مشی کد رفتاری خود از آنها اجتناب کنید

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، از اشتباهات زیر در هنگام نوشتن کدهای رفتاری اجتناب کنید.

• • • مبهم یا غیرشفاف نباشید. این می‌تواند منجر به تفسیر نادرست یا سردرگمی شود.
    • اطمینان حاصل کنید که منشور رفتاری قابل اجرا است و عواقب واضحی برای نقض دارد.
    • بازخورد یا نگرانی‌ها را نادیده نگیرید. هنگام تهیه پیش‌نویس خط مشی، از کارمندان و سایر ذینفعان بازخورد بخواهید.
    • ارزش‌های سازمانی را فراموش نکنید کد باید انعکاسی واقعی از آنچه سازمان است باشد.
    • آموزش و ارتباطات ناکافی باعث می‌شود کارمندان از کد یا پیامدهای آن مطمئن نباشند.
    • مراقب اجرای ناسازگار باشید. مدیران خط و کارمندان را زیر نظر بگیرید تا مطمئن شوید که کد به طور مداوم در سراسر سازمان اعمال می‌شود تا اعتبار و اعتماد حفظ شود.
    • اطمینان حاصل کنید که آیین‌نامه رفتار با تمام قوانین و مقررات قابل اجرا مطابقت دارد.
    • در محافظت از افشاگران کوتاهی نکنید. مکانیسم‌های گزارش‌دهی واضح و محرمانه را ایجاد کنید و از افشاگران در برابر تلافی محافظت کنید.

اجرای آیین‌نامه رفتار کارکنان

برای پیاده‌سازی مؤثر آیین‌نامه رفتار کارکنان، منابع انسانی باید رویکردی سیستماتیک و شفاف برای ابلاغ خط‌مشی به همه کارکنان و تضمین اجرای آن اتخاذ کند. برای انجام این امر موارد زیر را انجام دهید.

آگاه‌سازی کارکنان از آیین‌نامه رفتاری

• • 1. کد رفتار را به وضوح از طریق چندین کانال مانند ایمیل، اینترانت شرکت و کپی‌های فیزیکی به همه کارکنان منتقل کنید.
    2. برگزاری جلسات آموزشی و کارگاه‌های آموزشی برای توضیح آیین‌نامه رفتار، اهمیت آن و پیامدهای عدم انطباق
    3. آیین‌نامه رفتاری را به عنوان یک جزء کلیدی در فرآیند پذیرش کارکنان جدید در نظر بگیرید.
    4. آیین‌نامه رفتاری را به راحتی برای همه کارکنان در دسترس قرار دهید، و منابعی را برای کمک به آنها در درک و پیروی از خط مشی فراهم کنید.

اجرای منشور رفتاری

• • 1. عواقب نقض قوانین رفتاری را به وضوح ترسیم کنید و اطمینان حاصل کنید که آنها منصفانه، سازگار و همسو با شدت نقض هستند.
    2. قوانین رفتاری را به طور مداوم در سراسر سازمان، صرف نظر از موقعیت یا سمت کارمند، اعمال کنید
    3. هر گونه تخلف گزارش شده از آیین‌نامه رفتاری را به سرعت بررسی کنید و از روندی کامل و بی‌طرفانه اطمینان حاصل کنید.
    4. آموزش و منابع را به مدیران ارائه دهید تا به آنها کمک کند تا قوانین رفتاری را در تیم خود اجرا کنند.
    5. به طور منظم اثربخشی آیین‌نامه رفتار را بررسی کنید و به روز رسانی‌های لازم را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که مرتبط و موثر باقی می‌ماند.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/code-of-conduct-template/

ترجمه: مسعود شکری

از آنجایی که شرکت‌ها نیاز به سرعتِ در حال رشدی را برای بازیابی و ارتقای مهارت افراد خود تجربه می‌کنند، تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی ابزاری است که به طور فزاینده‌ای اهمیت دارد.

Wiley در نظرسنجی اخیر خود به افزایش قابل توجهی در درصد متخصصان منابع انسانی و مدیران استخدامی اشاره کرد که می‌گویند با شکاف مهارتی مواجه هستند. این عدد در سال گذشته از 55 درصد به 69 درصد رسیده است.

در این مقاله، توضیح خواهیم داد که تجزیه و تحلیل شکاف مهارت چیست و چرا ابزار مفیدی است و یک رویکرد سه مرحله‌ای برای انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را به اشتراک می‌گذاریم. همچنین می‌توانید تمپلیت رایگان تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را در قالب فایل اکسل دانلود کنید.

تحلیل شکاف مهارتی(Skills Gap Analysis) چیست؟

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی، ابزاری است که برای ارزیابی شکاف بین قابلیت‌های فعلی نیروی کار و آنچه برای برآورده کردن خواسته‌های فعلی یا آتی استراتژی کسب‌وکار مورد نیاز است، استفاده می‌شود. این ابزار، مهارت‌هایی را مشخص می‌کند که کارکنان به آنها نیاز دارند.

سازمان‌ها می‌توانند شکاف‌هایی را در مهارت‌های سخت و نرم تجزیه و تحلیل کنند. نمونه‌هایی از مهارت‌های سخت مورد تقاضا شامل تجزیه و تحلیل ارتباطات دیجیتال و مدیریت پروژه است. بر اساس گزارش انجمن پرورش استعدادهای درخشان، مهارت‌های نرم که کمبود دارند عبارتند از: تفکر انتقادی و حل مسئله، مهارت‌های مدیریتی و نظارتی و مهارت‌های ارتباطی و بین فردی.

وقتی نیروی کار برای انجام مسئولیت‌های جدید مجهز نباشد، نوآوری کاهش می‌یابد، کارمندان ضعیف عمل می‌کنند یا سازمان را ترک می‌کنند و انتظارات مشتری برآورده نمی‌شود.

واحد مدیریت منابع انسانی، همراه با رهبران تیم‌ها و احتمالاً مشاوران خارجی، تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را انجام می‌دهند تا بفهمند کدام مهارت‌ها یا دانش خاص در بین کارکنان وجود ندارد. این  تجزیه و تحلیل معمولاً برای آماده‌سازی برای تغییرات آتی، مانند پروژه‌های جدید، تغییرات استراتژی و به‌روزرسانی‌های فناوری انجام می‌شود.

با در دست داشتن این اطلاعات، منابع انسانی می‌تواند شکاف مهارت‌ها را از طریق ارتقاء مهارت، مهارت‌سازی مجدد، برنامه‌ریزی جانشین‌پروری و سایر روش‌هایی که بعداً در این مقاله مورد بحث قرار می‌دهیم برطرف کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ماتریس مهارت چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟+ نمونه

چرا تجزیه و تحلیل شکاف مهارت مهم است؟

مجمع جهانی اقتصاد در گزارش آینده مشاغل خود در سال 2023 بیان می‌کند که 44 درصد از مهارت‌ها و دانش ضروری کارمندان طی پنج سال آینده به دلیل ادامه فناوری‌های اتوماسیون و هوش مصنوعی مختل خواهد شد و این برای سازمان‌ها در تمام صنایع صادق است.

این بدان معناست که مشاغل خاصی ناپدید می‌شوند در حالی که وظایف و مسئولیت‌های اصلی برخی مشاغل دیگر تغییر می‌کنند. اینجاست که طراحی مجدد شغل برای تنظیم مجدد این وظایف و مسئولیت‌ها به منظور همسویی با واقعیت در حال تغییر کار مرتبط می‌شود.

قبل از شروع طراحی مجدد مشاغل، باید بدانید که در حال حاضر چه مهارت‌ها و دانشی در نیروی کار شما وجود ندارد. باید از خود بپرسید کدام یک از آن مهارت‌ها برای عملکرد سازمان شما ضروری است؟

چند دلیل مهم که ما را به این موضوع می‌رساند که چرا انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های کارکنان مهم است.

1. به شما بینشی در مورد کل نیروی کارتان می‌دهد

شما قادر خواهید بود تشخیص دهید که کدام کارمندان بیشترین مهارت‌ها و دانش را در مورد جنبه‌های خاص کسب و کار دارند و همچنین کارکنانی که شکاف‌های مهارتی قابل توجهی دارند شناسایی می‌شوند.

به این ترتیب، بهتر می‌توانید تلاش‌های آموزشی و توسعه کارکنان را بر روی اصلی‌ترین مهارت‌های مورد نیاز متمرکز کنید. این امر منجر به استفاده بهینه از منابع برای بهبود عملکرد کلی تیم خواهد شد.

طبق تحقیقات مکنزی، تطبیق برنامه‌های آموزشی و توسعه با نیازهای مهارتی می‌تواند هزینه‌ها را تا 50 درصد کاهش دهد.

2. یادگیری و توسعه فردی را تقویت می‌کند

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی به تک تک کارکنان کمک می‌کند تا دریابند که برای کسب یا بهبود مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز برای عملکرد خوب در حال حاضر و در آینده، باید چه پیشرفت‌هایی را انجام دهند. در نظرسنجی جهانی امیدها و ترس‌های نیروی کار که توسط Pwc انجام شده است، 53 درصد از کارکنان اظهار داشتند که شغل آنها به آموزش تخصصی نیاز دارد.

همچنین مشخص می‌کند که کدام کارمندان بیشترین سهم را در موقثیت دارند و سزاوار افزایش حقوق یا ترفیع هستند و می‌تواند تأثیر مثبتی بر بهره‌وری کارکنان شما داشته باشد.

3. به برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار شما کمک می‌کند

با برنامه‌ریزی منابع انسانی، مطمئن می‌شوید که تعداد مناسبی از افراد با مهارت‌های مناسب را در مکان مناسب دارید. اگر دقیقاً ندانید که در حال حاضر از منظر مهارت در چه موقعیتی قرار دارید، شروع برنامه‌ریزی برای آینده دشوار است.

تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها به شما نشان می‌دهد که کدام موقعیت‌های کلیدی فاقد شایستگی‌های اصلی هستند. از آنجا، می‌توانید اهداف تعیین کنید و معیارهایی را برای رساندن نیروی کار به جایی که باید باشد، تعریف کنید.

4. می‌تواند تلاش‌های شما را برای استخدام بهبود بخشد

شما باید بدانید که به دنبال چه چیزی هستید تا آن را پیدا کنید. اگر بتوانید افرادی را که مهارت‌هایشان با مهارت‌های مورد نیاز برای عملکرد مؤثر در یک نقش خاص مطابقت دارد، شناسایی کنید، استخدام اثربخش‌تر خواهد بود.

همچنین می‌توانید استراتژی‌های جدید کسب استعداد را توسعه دهید که انواع افراد مورد نیاز را هدف قرار داده و جذب کند.

5. مزیت رقابتی ایجاد می‌کند

اگر همه موارد فوق را ترکیب کنید، می‌توانید مزیت رقابتی ایجاد کنید و از رقبای خود جلوتر بمانید. شما نقاط قوت و ضعف نیروی کار خود را خواهید شناخت. به این ترتیب، می‌توانید برای بهینه‌سازی عملکرد سازمان خود، یادگیری و توسعه و استخدام بهتر برنامه‌ریزی کنید.

“تحلیل شکاف مهارتی در عصر مدرن تنها به شناسایی شایستگی‌های از دست رفته نیست، بلکه در مورد ایجاد یک فرهنگ سازمانی از یادگیری مداوم، سازگاری و همکاری است.”

میریام گروم، مدیرعامل Mindful Career و Leader Human Capital در KPMG

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

نمونه‌هایی از شکاف مهارتی

سازمان‌هایی که تصمیم می‌گیرند با مشکل شکاف مهارتی مقابله کنند، می‌توانند راه‌هایی برای حل این مشکل بیابند. در اینجا نگاهی به چند نمونه از نحوه شناسایی شکاف‌های مهارتی شرکت‌ها و انجام اقداماتی برای رفع آنها می‌اندازیم.

ناسا – NASA

آژانس تحقیقات و اکتشاف فضایی دولت ایالات متحده، سازمان ملی هوانوردی و فضایی (ناسا)، برای عملیات خود به دانشمندان داده متکی است. از آنجایی که این افراد حرفه‌ای تقاضای زیادی در بازار کار دارند، آنها به طور داخلی به آنچه نیروی کار فعلی ارائه می‌کرد، نگاه کردند. کارمندان در سراسر سازمان دارای قابلیت‌هایی بودند، اما طیف وسیعی از استعدادها طبقه‌بندی نشده بودند.

ناسا توانست یک پایگاه داده نقشه‌برداری استعداد بسازد که مهارت‌های داده مورد نیاز برای پروژه‌های مختلف را شناسایی می کند. این کار، کمک می‌کند تا کارکنان با مجموعه مهارت‌های مناسب با پروژه‌هایی که به آن شایستگی‌ها نیاز دارند، تطبیق داده شوند.

وریزون – Verizon

شرکت فناوری ارتباطات وریزون قصد دارد تا سال 2030، 500000 نفر را برای مشاغل آینده آماده کند. این شرکت یک برنامه کارآموزی فناوری به نام Verizon Thrive را توسعه داده است. این برنامه 12 ماهه، افراد با پتانسیل بالا را در مهارت‌های مهمی که نقش‌های فناوری وریزون نیاز دارد، آموزش می‌دهد.

پس از اتمام دوره کارآموزی، 95٪ از کارآموزان گروه اول، پیشنهادهای استخدام تمام وقت از وریزون را پذیرفتند.

چیپوتل – Chipotle

رستوران‌های زنجیره‌ای سریع معمولی چیپوتل با چالش‌های رایج صنعت خدمات غذایی در مورد گردش مالی زیاد و کمبود کارمندان با مهارت‌های مدیریتی مواجه است. در سال 2019، شروع به ارائه برنامه مدرک دانشگاهی بدون بدهی به کارمندان کردند که 100٪ هزینه‌های شهریه را از قبل پرداخت می‌کند.

نرخ حفظ اشتغال چیپوتل در میان خدمه‌ای که در این برنامه ثبت‌نام کرده‌اند، 3.5 برابر بیشتر است. علاوه بر این، کارکنانی که از مزایا استفاده می‌کنند، 7.5 برابر بیشتر احتمال دارد که به نقش‌های مدیریتی ارتقا پیدا کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: مدل بلوغ فرهنگ یادگیری چیست؟ سطوح، ارزیابی و چهارچوب عملی

استارتاپ مراقبت‌های بهداشتی مبتنی بر هوش مصنوعی

میریام گروم (Miriam Groom)، مدیر عامل Mindful Career و Leader Human Capital در KPMG، نمونه‌ای از شکاف مهارتی در یک استارتاپ مراقبت‌های بهداشتی مبتنی بر هوش مصنوعی را به اشتراک گذاشت. گروم گفت: در حالی که مهندسان آنها در توسعه الگوریتم‌های پیشرفته ماهر بودند، شکافی در درک نکات ظریف مراقبت‌های بهداشتی و طراحی بیمار محور وجود داشت.

این موضوع باعث شد که این شرکت یک برنامه همکاری متقابل TechMed را آغاز کند. مهندسان با متخصصان پزشکی برای تجارب همه جانبه همراه شدند که منجر به تلفیقی از درخشش فناوری با راه‌حل‌های همدلانه و بیمار محور شد. نه تنها کارآیی محصول آنها بهبود یافت، بلکه شرکت به دلیل این یادگیری چند رشته‌ای، رضایت کارکنان را نیز افزایش داد.

نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی

اکنون نوبت به انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی می‌رسد، این سه مرحله کاملاً بر اساس فرآیند توسعه سازمانی است که در ادامه مطرح می‌شود:

مرحله 1: دامنه و تشخیص

اولین گام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی کارکنان، تعریف دامنه آن و شناسایی مهارت‌های مورد نیاز است.

شما می‌توانید تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را در سطح فردی، تیمی یا سازمانی انجام دهید. مثلا:

• فردی – زمانی که وظایف یک موقعیت خاص در حال تغییر است یا یک کارمند زیر استانداردهای عملکردی قرار می‌گیرد.
• تیم – زمانی که یک پروژه از کارکنان انتظار دارد مجموعه متفاوتی از وظایف را انجام دهند یا از فناوری جدید استفاده کنند.
• سازمانی – زمانی که شرکت به اهداف تجاری دست نمی‌یابد یا تغییر استراتژی نیاز به قابلیت‌های گسترده‌ای دارد.

می‌توانید با پرسیدن و پاسخ دادن به سؤالات خاصی شروع کنید، مانند:

• ماموریت ما چیست؟
• اهداف کسب و کار چیست؟
• ما به عنوان یک سازمان برای کدام مهارت‌های سخت و نرم ارزش قائلیم؟
• برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف تجاری به چه مهارت‌های حیاتی نیاز است؟

معیار تعیین حیاتی یا غیرحیاتی بودن یک مهارت به شرح زیر است. اگر یک کارمند فاقد مهارت خاصی باشد اما همچنان یک کار را به طور رضایت‌بخشی انجام دهد، مهارت غیرحیاتی است. از سوی دیگر، اگر یک کارمند یک کار خاص را انجام دهد، اما با نتیجه نامطلوب، مهارت از دست رفته حیاتی است.

هنگامی که تصمیم می‌گیرید سازمان و صنعت شما در آینده به چه چیزی نیاز دارد، سوالاتی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:

• چه مشاغلی در سازمان/صنعت شما احتمالاً تحت تأثیر اتوماسیون قرار می‌گیرند؟
• چه مهارت‌هایی در حال حاضر در صنعت شما در حال افزایش است؟
• شرکت شما نیاز به افزودن یا گسترش چه نوع مشاغلی دارد؟

مرحله 2: جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها

مرحله دوم شامل جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها است. هدف این مرحله ارزیابی این است که چه وظایفی در حال حاضر انجام می‌شوند، میزان اهمیت این وظایف را ارزیابی کنید و در مورد مهارت‌های مورد نیاز برای انجام درست کار جویا شوید.

فعالیت‌های جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

توسعه پروفایل‌های شغلی و شناسایی مهارت‌های حیاتی مورد نیاز برای هر نقش شغلی:

• توضیحات موقعیت فعلی را برای نیازهای آینده مرور کنید.
• تأثیر هر گونه تغییرات نظارتی یا سایر تغییرات آتی و همچنین روندهای کاری آینده را در نظر بگیرید.
• فهرستی از شایستگی‌ها را تهیه کنید که به وضوح و دقیق ترین چیزها را برای انجام کار توصیف کند.

انجام فهرستی از مهارت‌های فعلی کارکنان خود با استفاده از:

• توضیحات موقعیت
• مشخصات کلاس شغلی
• ارزیابی‌های عملکرد
• ارزیابی‌های شایستگی
• مصاحبه / جلسات گروه متمرکز با سرپرستان، مدیران و کارمندان

شناسایی شایستگی‌ها و سطوح مهارت کارکنان خود:

• اطلاعات جمع آوری شده از ارزیابی شایستگی‌ها را در یک پایگاه داده واحد و قابل جستجو قرار دهید.
• همه کارمندان و شایستگی‌های موجود آنها را در پایگاه داده وارد کنید.
• ارجاع متقابل با شناسایی مهارت‌های حیاتی ضروری برای حال و آینده.

فناوری منابع انسانی می‌تواند در چندین بخش از این امر به شما کمک کند. به عنوان مثال، یک سیستم مدیریت استعداد می‌تواند به عنوان یک پایگاه داده قابل جستجو عمل کند که تمام اطلاعات را از ارزیابی عملکرد و ارزیابی شایستگی کارکنان شما جمع‌آوری می‌کند.

مرحله 3: طراحی استراتژی‌های پرکردن شکاف‌های مهارتی

هنگامی که متوجه شدید شکاف‌های مهارتی در سازمان شما کجاست، می توانید استراتژی‌هایی برای پر کردن آنها ایجاد کنید.

سازمان‌های مختلف با شکاف‌های مهارتی متفاوتی مواجه خواهند شد. با این حال، طبق گزارش مجمع جهانی اقتصاد که در بالا ذکر شد، تقاضا برای مهارت‌های شناختی در حال افزایش است. تفکر خلاق و تفکر تحلیلی به عنوان مهم‌ترین در رقابت تنگاتنگ قرار دارند، در حالی که سواد فناوری در رتبه سوم در میان مهارت‌های اصلی با سریع ترین رشد قرار دارد.

داده‌های یک نظرسنجی مکنزی نشان می‌دهد که حوزه‌های تجاری با بیشترین پتانسیل برای شکاف مهارتی، تجزیه و تحلیل داده‌ها است:

استراتژی‌های پرکردن شکاف‌های مهارتی

بسته به مهارت‌هایی که از دست داده‌اید و توانایی‌های نیروی کار فعلی شما، انواع مختلفی از روش‌ها وجود دارد که می‌توانید انجام دهید. بیایید گزینه‌ها را بررسی کنیم:

آموزش و توسعه کارکنان موجود

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی به شما کمک می‌کند تا نیازهای آموزشی کارکنان خود را بهتر درک کنید. نتایج تجزیه و تحلیل ممکن است به گسترش برنامه‌های یادگیری و توسعه شما منجر شود. آموزش هدفمند کارکنان شما را به مهارت‌های جدید مورد نیاز یا از دست رفته مجهز می‌کند.

طراحی مجدد شغل

سوالاتی در مورد ماموریت شرکت، اهداف تجاری و مهارت‌های لازم برای دستیابی به آن اهداف در حال حاضر و آینده می‌تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید که آیا نیاز به تنظیم مجدد وظایف و مسئولیت‌های مشاغل خاص دارید یا خیر. این همان چیزی است که ما از آن به عنوان طراحی مجدد شغل یاد می‌کنیم، که ممکن است شامل ارتقاء مهارت و مهارت مجدد کارکنان باشد.

استخدام افراد با مهارت‌های انتقادی

نتایج تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های شما احتمالاً معیارهای انتخاب را در فرآیند استخدام شما تغییر می‌دهد. حتی اگر بتوانید کارمندان فعلی خود را مجدداً مهارت دهید یا ارتقا دهید، در برخی مواقع باید افراد جدیدی را برای موقعیت‌های خالی استخدام کنید.

استخدام فردی که از قبل مهارت‌های حیاتی را دارد، در وقت شما برای آموزش او صرفه جویی می‌کند. آنها نیز زودتر عملیاتی و سازنده خواهند شد. اگر نمی‌توانید افراد را به اندازه کافی سریع پیدا کنید، می توانید از نیروی کار احتمالی استفاده کنید و فریلنسرها یا پیمانکاران را استخدام کنید تا به طور موقت شکاف مهارتی را پر کنید.

در نظرسنجی Wiley Closing the Skills Gap، سازمان ها نحوه برخورد با شکاف ‌های مهارتی خود را به شرح زیر گزارش کردند:

• ارتقاء مهارت/ مهارت مجدد کارکنان (65%)
• استخدام برای مهارت‌های مورد نیاز (48%)
• استخدام فریلنسرها و پیمانکارها (41%)

بیشتر سازمان‌ها از ترکیبی از روش‌ها برای رفع شکاف‌های مهارتی خود استفاده می‌کنند.

نمونه‌ تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها

داشتن یک قالب استاندارد برای انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی مهم است. یک فرآیند به خوبی ساختار یافته، صحیح و مفیدترین اطلاعات را تولید خواهد کرد.

شما می‌توانید یک الگوی ساده تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را در یک فایل اکسل ایجاد کنید که سطوح مهارت فعلی را با سطوح مهارت مورد نظر مقایسه می‌کند. این شامل فیلدهای زیر خواهد بود:

• نام کارمند
• مهارت اندازه گیری (اینها باید تا حد امکان خاص و مرتبط با موقعیت فعلی یا آینده باشد)
• رتبه‌بندی سطح مهارت (سیستم امتیاز)
• سطح مهارت مورد نظر (سیستم امتیاز)

مطمئن شوید که هرکسی که سطح مهارت کارکنان را ارزیابی می کند، معیارهای ثابتی دارد و می‌داند که چگونه آنها را در رتبه‌بندی خود اعمال کند.

می‌توانید صفحه‌گسترده تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های ساده را برای تیم‌ها یا اهداف مختلف، از جمله بر اساس بخش یا برای مهارت‌های نرم یا مهارت‌های سخت، سفارشی کنید.

تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های فردی می‌تواند به شکل زیر باشد:

دانلود فایل اکسل تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی

Skills Gap Analysis Template

یادداشت پایانی

در زمانی که شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای به دنبال آماده‌سازی افراد خود برای آینده هستند، مهم است که بدانید نیروی کار شما در حال حاضر چه مهارت‌ها و شایستگی‌هایی دارد و چه چیزهای دیگری مورد نیاز است. شکست در بستن شکاف‌های مهارتی می‌تواند به این معنی باشد که سازمان شما فرصت‌های نوآوری و مزیت رقابتی خود را از دست می‌دهد.

انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی به طور منظم ضروری است تا از شکاف‌های مهارتی در سازمان خود مطلع شوید.

یک دستورالعمل کلی این است که هر 12 تا 24 ماه یک بررسی جامع انجام شود. با این حال، در صنایعی که به سرعت در حال توسعه هستند، ممکن است لازم باشد شکاف مهارت‌ها را بیشتر ارزیابی کرد. کینگا گلبیوفسکا، خاطرنشان می‌کند آنچه که مهم‌تر است این است که نباید یک تمرینِ یک‌باره باشد، بلکه باید به صورت دوره‌ای انجام شود.

بررسی‌های منظم به شما امکان می‌دهد شکاف‌ها را قبل از اینکه تأثیر قابل‌توجهی بر کسب‌وکارتان داشته باشد، کشف کنید، و به طور مداوم ریسک عملکرد ضعیف و از دست دادن رقابت را کاهش دهید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/skills-gap-analysis/

ترجمه: مسعود شکری

جامعه پذیری یا اجتماعی کردن فرایندی است که کمک می‌کند افراد تازه پیوسته به سازمان به فردی خودی و یک عضو موثر سازمان تبدیل شوند. روزهای اولیه یک دوره حیاتی‌ست و مهم است کاری کنید که کارکنان جدید احساس استقبال، قدردانی و خوش آمدگویی کنند (چه قبل از شروع به کار و چه در روز اول).

تحقیقات نشان می­‌دهد که 86 درصد از کارکنان جدید تصمیم می­‌گیرند که در چند ماه اول در سازمان جدید خود بمانند یا آن را ترک کنند. کارمندانی که تجربه حضور مثبت دارند تقریباً سه برابر بیشتر احتمال دارد که در نقش خود احساس حمایت کنند، اعتماد به نفس و توانایی آنها برای اجرای خوب نقش خود افزایش می‌یابد. ایجاد احساس خوش آمدگویی به کارکنان جدید منجر به وفاداری و حفظ آنها می‌شود و در نتایج سازمان شما منعکس می‌شود.

در این مقاله 5 روش خوش آمدگویی به همکار جدید در شرکت معرفی شده است و همچنین نمونه‌هایی از متن و ایمیل خوش آمدگویی هم پیشنهاد شده است.

5 روش خوش آمدگویی به همکار جدید

استقبال از کارکنان جدید فرآیندی است که نوع روابط آنها با شرکت را تعیین می‌کند.

مراحل کلیدی که می‌توانید برای اطمینان از تجربه‌­ای خوشایند برای کارمندان جدید انجام دهید در ادامه آمده است.

1. ایمیل خوش آمدگویی به تیم بفرستید

یک ایمیل خوش آمدگویی برای نیروهای جدید استخدام شده، راهی عالی برای خوش آمدگویی به آن‌ها، اشتراک‌گذاری اطلاعات و آشنایی کارمندان جدید با فرهنگ شرکت است. به یاد داشته باشید که ایمیل خود را گرم و خوشایند کنید.

این ایمیل باید شامل اطلاعات کلیدی زیر باشد:

• نقش فرد در تیم یا بخش
• روز آغاز
• ساعات کاری
• مدارکی که باید در روز اول به همراه داشته باشند
• اطلاعات اتاق استراحت
• اطلاعات پارکینگ
• دستورالعمل­‌های ورود، مانند ملاقات در پذیرش
• برنامه روز اول
• اطلاعات مربوط به برنامه ورود
• اطلاعات تماس­‌های مهم

علاوه بر به اشتراک گذاشتن اطلاعات، ایمیل خوش آمدگویی راهی عالی برای ایجاد احساس راحتی در کارمند جدید شما است. مدیران ممکن است بخواهند از این فرصت برای معرفی کارمند به سایر اعضای تیم استفاده کنند.

در زیر نمونه‌هایی از ایمیل خوش آمدگویی به شرکت از طرف منابع انسانی آورده شده است.

نمونه متن ایمیل خوش آمدگویی کارمند جدید

مثال اول از متن رسمی خوش آمدگویی کارمند جدید

موضوع ایمیل: به [نام شرکت] خوش آمدید

[نام کارمند] عزیز،

ما خوشحالیم که ورود شما را به تیم خود در [تاریخ] خوش آمد می‌گوییم. [نام] شما را در میز پذیرش ما در [زمان] ملاقات خواهد کرد. لطفا شناسنامه و کارت ملی خود را به همراه داشته باشید.

دفتر به شما نشان داده می­‌شود و به همکاران و سایر اعضای تیمتان معرفی می‌­شوید.

همکاران شما مشتاق دیدارتان هستند و ما برای روزهای اول شما یک دورهمی ناهار در نظر گرفته­‌ایم تا بتوانید مدتی را صرف آشنایی با یکدیگر کنید.

ما برنامه‌ای کامل برای ورود شما برنامه‌ریزی کرده‌ایم تا به سرعت با سازمان آشنا شوید و احساس کنید که با فرهنگ شرکت یکپارچه شده‌اید. مهمتر از همه، ما می‌خواهیم شما احساس کنید که در خانه هستید.

 از شما می­‌خواهیم که در محیط کار جدید خود احساس راحتی و اطمینان داشته باشید، بنابراین لطفاً اگر چیز خاصی نیاز دارید، به ما اطلاع دهید.

 مشتاقانه منتظر همکاری با شما هستیم!

خالصانه،

[نام]

مثال دوم از متن رسمی خوش آمدگویی کارمند جدید

با سلام و احترام،

ورود شما به تیم [نام تیم/شرکت] را صمیمانه گرامی می‌داریم. حضور شما در [سمت شغلی] مایه افتخار و خوشحالی ماست و امیدواریم با اتکا به تجارب و تخصصتان، شاهد تعاملات سازنده و ثمربخشی در مسیر پیشرفت اهدافمان باشیم.

آرزومندیم در این مجموعه تجربیات ارزشمندی کسب کنید و در کنار یکدیگر شاهد موفقیت‌های روزافزون باشیم.

مثال سوم از متن صمیمی خوش آمدگویی کارمند جدید

سلام [نام همکار جدید]!

به جمع ما خوش آمدی! خیلی خوشحالیم که به تیم [نام تیم/شرکت] پیوستی. ما مشتاقانه منتظر همکاری با شما و تبادل ایده‌های خلاقانه‌تان هستیم.

مطمئنیم که حضور شما در تیم ما، انرژی و پویایی جدیدی به ارمغان خواهد آورد.

مثال چهارم از متن صمیمی خوش آمدگویی کارمند جدید

به [نام تیم/شرکت] خوش آمدید!

امیدواریم از سفرتان به دنیای [نام تیم/شرکت] لذت ببرید! در اینجا ما به شما [شرح مختصری از فرهنگ و ارزش‌های شرکت] را ارائه می‌دهیم.

ما مشتاقانه منتظر ایده‌های نو و خلاقانه شما برای ارتقای [نام تیم/شرکت] هستیم.

نکته حرفه­‌ای

هنگام نوشتن ایمیل­‌های خوش آمدگویی برای کارمندان جدید، جزئیات مهمی را در مورد آنچه می‌­توانند هنگام ورود انتظار داشته باشند، از جمله یادآوری تاریخ شروع، مدارک مورد نیاز، اطلاعات پارکینگ و طرح کلی از اولین روز یا هفته آنها ارائه دهید. برای اینکه آنها در مورد شغل جدیدشان احساس هیجان کنند، لحن شما باید خوشایند و مفید باشد و فرهنگ شرکت شما را منعکس کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: آنبوردینگ چیست؟(مراحل+دانلود چک لیست)

2. برای ورود کارمند جدید آماده شوید

به عنوان یک کارشناس منابع انسانی، یکی از مهمترین نقش‌­های شما جذب و استخدام کارمندان جدید است.

استخدام کارمند جدید را اعلام کنید و به همه، از جمله تیم مدیریت، اطلاع دهید که چه زمانی شروع به کار می­‌کنند و در چه موقعیتی هستند. اطلاعات مختصری در مورد شغل، تحصیلات و علایق قبلی را درج کنید. از دیگران بخواهید که از کارمند جدید شما استقبال و از او حمایت کنند.

قبل از اولین روز کار با کارمند جدید ارتباط برقرار کنید و یک جلسه مجازی برای ارائه یک نمای کلی از فرهنگ شرکت و به اشتراک گذاشتن هرگونه اطلاعات لازم در مورد ورود برنامه‌ریزی کنید.

با تیم کارمند جدید و سایر سهامداران کلیدی، معرفی­‌های مجازی و برنامه خوش آمدگویی را برنامه‌­ریزی کنید. ترتیبی دهید که یک ناهار معمولی به همه افراد درگیر داده شود. این به استخدام جدید شما کمک می­‌کند تا احساس ارتباط و ادغام بیشتری با فرهنگ شرکت داشته باشد.

نکته حرفه‌­ای

استقبال از کارکنان جدید یک فرآیند حیاتی است. تعیین یک مربی برای استخدام جدید شما، به آنها در انتقال به یک محیط کاری جدید کمک می‌­کند. مربی می­‌تواند به آنها کمک کند تا درک کنند که چگونه فرآیندها و رویدادها با تصویر بزرگ مطابقت دارند و چگونه وظایف را اولویت‌­بندی کنند. داشتن یک مربی برای صحبت می‌­تواند به کاهش عدم اطمینانی که کارمند جدید ممکن است هنگام پیوستن به یک تیم جدید احساس کند، کمک کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جانشین پروری چیست؟(راهنمای کامل مدیران منابع انسانی)

3. روز اول تجربه عالی برای کارمند خلق کنید

درست همانطور که شما کارکنان جدید را ارزیابی می‌­کنید، کارمندان جدید هم در مورد اینکه آیا شرکت شما مکانی است که می­‌توانند برای مدت طولانی در آن کار کنند یا خیر، تصمیم می‌­گیرند.

ایجاد اولین تصویر خوب برای کارمندان جدید مهم است. این تصویر کل تجربه آنها با شرکت را تعیین می‌کند.

نکته حرفه‌­ای

اشتیاق خود را به شرکت نشان دهید. نشان دادن اینکه نسبت به سازمان، کار و تیم علاقه­‌مند هستید، می­‌تواند مسری باشد و به کارکنان جدید کمک کند تا نسبت به محل کار جدید خود هیجان زده شوند.

4. ساختار هفته اول را برای جامعه پذیری کارمند جدید آماده کنید

مسیر حرکت را در هفته اول حفظ کنید. فرآیند ورود می‌­تواند طولانی باشد، اما نتیجه که یک عضو متعهد و سازنده تیم است آن را ارزشمند می­‌کند.

در اینجا یک دستورالعمل کلی برای ساختار هفته اول ورود کارکنان وجود دارد:

روز اول:

• یک نمای کلی از ماموریت، چشم ­انداز و ارزش­‌های شرکت ارائه دهید و توضیح دهید که استخدام جدید چگونه با ساختار سازمان تناسب دارد. استخدام جدید را به یک تور در دفتر ببرید و به آنها مکان های مهم را نشان دهید.

روز دوم و سوم:

• یک نمای کلی از نقش، مسئولیت­‌ها و اهداف استخدام شده جدید برای این موقعیت ارائه دهید.
• فرهنگ شرکت: فرهنگ، هنجارها و ارزش‌های شرکت را توضیح دهید و مثال‌هایی از نحوه عملی شدن آنها ارائه دهید.
• ارائه آموزش در مورد وظایف و ابزارهای خاص مرتبط با شغل که استخدام جدید با آنها کار خواهد کرد.
• جلساتی را با سایر اعضای تیم یا بخش‌ها ترتیب دهید تا به استخدام‌های جدید فرصتی دهید تا در مورد نقش خود و نحوه انطباق آنها با تصویر بزرگ‌تر آشنا شوند.

روز چهارم و پنجم:

• فرصت­‌هایی را برای کارکنان جدید استخدام شده فراهم کنید تا با اعضای با تجربه تیم و با مربیان ملاقات کند.

آخر هفته:

• فعالیت‌های هفته را خلاصه کنید و از کارمندان جدید استخدام شده بخواهید که درباره تجربه حضورشان به شما بازخورد بدهند.
• هرچه سؤالات خود را دقیق­تر بپرسید، پاسخ­‌های آنها مستقیم‌­تر و هدفمندتر خواهد بود و به شما کمک می‌کند تا برنامه­‌هایی را که برای چند روز آینده در نظر دارید، توسعه دهید.

اکنون بیش از هر زمان دیگری، کارکنان به دنبال ارزش و هدف شخصی در کار هستند. روابط، حس قوی و کار هدفمند برای پیشرفت ضروری است. این ارزشی است که کارمندان از کارفرمایان انتظار دارند و شما باید آن را از همان ابتدا انجام دهید.

نکته حرفه‌­ای

بیش از 70 درصد از کارمندان می­‌گویند که حس هدفشان با کارشان تعریف می‌­شود. دوست داشته باشید یا نداشته باشید، شرکت شما نقش مهمی در کمک به آنها برای یافتن هدف خود و زندگی آن ایفا می‌­کند.

بزرگترین راه برای جلوگیری از عدم دلبستگی، بهبود تجربه کارکنان از همان روز اول است، به آنها این امکان را می‌­دهد که احساس ارزشمندی و قدردانی کنند و کارشان هدفمند باشد.

هفته اول همه چیز در مورد این است که مطمئن شوید استخدام جدید، با فرهنگ سازمانی شما همسو شده است.

5. یک چک لیست 30 روزه تهیه کنید

چک لیست 30 روزه پیشرفت کارمند جدید، رضایت شغلی و سازگاری وی با سازمان را ارزیابی می­‌کند. این معمولاً توسط مدیر کارمند انجام می‌شود و هدف آن این است که فرصتی را برای کارمند جدید برای پرسیدن سؤالات، به اشتراک گذاشتن بازخورد و دریافت هرگونه حمایت لازم برای اطمینان از انتقال آرام به سازمان فراهم کند.

افراد جدید استخدام شده و مدیر آنها در مورد مسئولیت­‌های شغلی، انتظارات و اهداف کارمند بحث خواهند کرد و در مورد عملکرد کارمند تا کنون بازخورد ارائه می­‌کنند و به سوالات یا نگرانی‌­های کارمند پاسخ می­‌دهند. این مرحله به شناسایی هر گونه مشکل احتمالی که باید در مراحل اولیه رسیدگی شود، مانند نیازهای آموزشی یا درگیری با همکاران، کمک می‌کند.

به طور کلی، چک لیست 30 روزه بخش مهمی از ورود به فرایند جامعه‌­پذیری کارکنان است و کمک می­‌کند تا اطمینان حاصل شود که کارمند جدید برای موفقیت در نقش جدید خود احساس حمایت، مشارکت و تجهیز می­‌کند.

مدیران را تشویق کنید تا فعالانه با کارمندان جدید در 30 روز ارتباط برقرار کنند. همچنین، یک چک لیست 30 روزه بین واحد منابع انسانی و کارمند جدید ترتیب دهید تا درک کنید که آنها در مورد تجربه ورود تاکنون چه احساسی دارند. این یک فرصت عالی برای به دست آوردن بینش در مورد فرآیند خود و ارزیابی جایی است که امکان بهبود وجود دارد.

چک لیست بررسی 30 روزه

1. آیا شغل همان چیزی است که کارمند انتظار دارد؟
2. آیا آنها به تمام اطلاعات، ابزارها و منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف خود دسترسی دارند؟ آیا موانعی وجود داشته است؟
3. آیا آموزش بیشتری وجود دارد که بخواهند؟
4. آیا آنها از تیم جدید خود استقبال کرده­‌اند و آیا ارتباط گرفتن فرآیند ساده‌­ای است؟
5. آیا آنها تاکنون از فرهنگ شرکت خوششان آمده است؟ چه چیزی را می‌­توان بهبود بخشید؟
6. نظر آنها در مورد فرآیند ورود چیست و آیا زمینه­‌های بهبود وجود دارد؟
7. آنها دوست دارند در 30 روز آینده چه کاری انجام دهند؟

نکته حرفه­‌ای

انتخاب سوالات مناسب برای پرسیدن از کارمندان جدید برای یک بررسی موثر 30 روزه بسیار مهم است. بهترین راه برای نزدیک شدن به بررسی، پرسیدن سوالات یک به یک است. سؤالات خود را به طور خاص انتخاب کنید و از آنها برای هدایت مکالمه استفاده کنید و در عین حال به استخدام شده جدید فضای صحبت را بدهید.

نکات پایانی

استقبال از کارمندان جدید  و خوش آمدگویی به آن‌ها برای هر سازمانی یک فرآیند حیاتی در مدیریت منابع انسانی‌ است، زیرا نوع روابط کارمند با شرکت را تعیین می­‌کند. مطمئن شوید که روی یک برنامه جامع و کامل برای جامعه‌­پذیری کارکنان سرمایه­‌گذاری کرده­‌اید.

در روز اول، کارمند جدید را با فرهنگ، سیاست‌ها و رویه‌های شرکت آشنا کنید. مسئولیت­‌های شغلی، مزایا، و هر گونه اطلاعات مهم دیگر را شامل شود. فردی را تعیین کنید که بتواند به کارمند جدید در مورد هر سؤالی که دارد کمک کند.

ارتباط مستمر با فرد جدید استخدام شده را حفظ کنید تا اطمینان حاصل کنید که آنها به خوبی با نقش جدید و محل کار خود سازگار هستند.

یک برنامه 30-60-90 به خوبی طراحی شده به کارکنان جدید کمک می‌­کند تا اهداف و استراتژی سه ماه اول خود را در شغل جدید تعیین کنند. از آن برای ارائه ساختار و جهت، تعریف فرآیندها و انتظارات، و تعیین یک مسیر عملی واضح برای استخدام جدید استفاده کنید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/welcome-to-the-team/

ترجمه: مسعود شکری

در مقاله منابع انسانی داده‌محور ، در مورد رویکرد داده‌محور در مدیریت منابع انسانی صحبت کردیم. در این مقاله به مفهوم و نحوه بکارگیری رویکرد داده‌محور در استخدام می‌پردازیم. پیشنهاد می‌شود اگر مقاله منابع انسانی داده‌محور را مطالعه نکردید ابتدا آن را بخوانید.

تعریف استخدام داده محور 

استخدام داده‌محور عبارت است از بهره‌مندی از حجم عظیم داده‌ها به روش‌های هوشمندانه برای استخراج بینش‌هایی که به تیم‌های منابع انسانی در تصمیم‌گیری‌های بهتر استخدام یاری می‌رساند. استخدام مبتنی بر داده به اتخاذ تصمیمات استخدامیِ عینی بر اساس انواع منابع داده، فراتر از غربالگری رزومه معمول، مصاحبه و … اشاره دارد.

تیم‌های استخدام مبتنی بر داده‌ها از طیفی از معیارهای استخدام برای پیگیری موفقیت‌آمیز بودن فرآیند استخدام استفاده می‌کنند. علاوه بر این، جمع‌آوری و تجزیه ­و تحلیل داده‌ها در فرآیند استخدام، حدس‌ها و سوگیری‌ها را از بین می‌برد تا اطمینان حاصل شود که داوطلب مناسبی را برای این نقش انتخاب می‌کنید.

چرا استخدام مبتنی بر داده مهم است؟

دلایل زیادی وجود دارد که چرا باید یک رویکرد داده‌­محور را در استخدام اتخاذ کنید:

تسریع در روند استخدام

جمع‌آوری داده‌ها به شما کمک می‌کند بفهمید که گلوگاه‌ها در فرآیند استخدام شما کجا هستند، بنابراین می‌توانید روی حذف یا خودکار کردن آنها کار کنید.

شما باید فرآیند استخدام خود را با جمع‌­آوری جزئیاتی مانند موارد زیر بهبود دهید:

• نرخ خروج متقاضی
• میانگین زمان برای استخدام برای یک شغل خاص
• روش‌های استخدام شامل: تبلیغات شغلی، رویدادهای استخدام در مقابل ارجاع کارمندان
• مدت زمان هر مرحله استخدام: چقدر زمان صرف منابع کارمندیابی می‌­کنید؟ چقدر در مصاحبه‌ها؟

به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که تعداد زیادی از متقاضیان در ابتدای درخواست خود، ادامه فرایند را ترک می‌کنند، می‌­توانید روند درخواست را برای آنها آسان­تر کنید. به آنها اجازه دهید فقط رزومه خود را آپلود کنند و فرم درخواست آنلاین را از آگهی استخدام شما حذف کنند. یا اگر فرآیند مصاحبه شما به دلیل مشکلات زمان‌بندی طولانی‌مدت است، می‌توانید به دنبال خودکار کردن زمان‌بندی مصاحبه باشید.

این بینش‌­ها به شما تخمین دقیق­تری از زمان استخدام می‌­دهد و با این اطلاعات، می‌توانید با اطمینان به ذینفعان در مورد بازه­‌های زمانی واقع‌بینانه توصیه کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) چیست و چطور انجام می‌شود؟

کاهش هزینه‌­های استخدام

استخدام مبتنی بر داده زمان شما را برای استخدام کوتاه می­‌کند و به شما کمک می‌­کند تا از بودجه استخدام خود بهتر استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر کاندیداهای محلی را هدف قرار می‌­دهید که می‌­توانند برای مصاحبه وارد دفتر شما شوند، شاید نیازی به نرم‌­افزار مصاحبه ویدیویی نداشته باشید.

کاهش تعصب و سوگیری در استخدام و اتخاذ تصمیمات استخدامی عینی­‌تر

اتخاذ یک استراتژی استخدام مبتنی بر داده به شما امکان می‌­دهد به‌طور عینی بهترین کاندیدا را برای این موقعیت انتخاب کنید. علاوه بر این، به شما کمک می‌­کند تا یک فرآیند استخدام قانونی و قابل دفاع ایجاد کنید.

همچنین تنوع و برابری را در سازمان شما ترویج می­‎‌کند. نیروی کارِ متنوع، عملکرد کسب­ وکار را افزایش می‌دهد، تصمیم­‌گیری را بهبود می‎‌‌­بخشد و نوآوری و خلاقیت را تقویت می‌­کند.

به ­عنوان مثال، می‌­توانید بر اساس نتایج نمرات ارزیابی قبل از استخدام یا آزمون­‌های نمونه کار، بهترین کاندیداها را برای مصاحبه انتخاب کنید. این ارزیابی­‌ها، مهارت‌ها و شایستگی‌های هر کاندیدا را برای استخدام‌کنندگان و متخصصان منابع انسانی آسان‌تر می‌کند و به حذف سوگیری‌هایی که ممکن است انتخاب نامزد را منحرف کند، کمک می‌کند.

همچنین تضمین می‌کند که با هر نامزد منصفانه رفتار شود – صرف نظر از نژاد، قومیت، جنسیت یا سن.

بهبود تجربه کاندیداها

برای یک دقیقه، تصور کنید کاندیدایی هستید که برای شغل آنلاین درخواست می‌­دهید. از آنجایی که شما فعالانه به دنبال کارفرمای بعدی خود هستید، دائماً با ایمیل‌ها و هشدارهای شغلیِ شرکت‌های مختلف بمباران می‌شوید. اگر یکی از سازمان­‌هایی که برای آن درخواست داده­‌اید، فرآیند استخدام طولانی و خسته­‌کننده‌­ا‌ی داشته باشد، ممکن است درخواست را فراموش کرده و کارفرمای بالقوه بعدی را انتخاب کنید.

استخدام مبتنی بر داده­‌ها فقط استفاده از آخرین فناوری منابع انسانی نیست. بلکه برای ساده‌تر و سریع‌تر کردن تجربه کاندیدا استفاده می‌شود.

تنها 17 درصد از شرکت­‌ها در مراحل مختلف فرآیند استخدام، بازخورد تجربه کاندیدا را درخواست می‌­کنند. انجام این کار به شما کمک می‌­کند درک کنید که کدام مرحله را ابتدا باید بهبود دهید. سریع‌تر، روان‌تر و منصفانه‌تر کردن فرآیند نیز چیزی است که نامزدهای شما از آن استقبال می‌کنند.

این مطلب را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل تست‌های شخصیت‌شناسی در استخدام+معرفی۴ تست رایج

فعال بودن به جای منفعل بودن

استفاده از داده‌ها برای پیش‌بینی نیازهای استخدامی و اطلاع‌رسانی در برنامه استخدام به شما این امکان را می‌دهد که به‌جای واکنش نشان دادن به موقعیت، به‌طور فعالانه‌ای برای آنچه که قرار است پیش بیاید، آماده شوید.

می‌توانید نرخ جابجایی سالانه کارکنان، گسترش‌های کسب‌وکار (تیم‌های جدید، مکان‌های جدید، پیشنهادات محصول جدید) و تحرک داخلی (مانند تبلیغات یا نقل و انتقالات جانبی) را دنبال کنید.

پیش­‌بینی زمان استخدام نیز برای تعیین انتظارات زمانی که یک کارمند جدید وارد می­‌شود، بسیار مهم است. این امر به ویژه برای پست­‌های حیاتی مانند مدیران جدید که مسئول اداره بخش‌­های جدید در طول عرضه محصول هستند، مهم است.

افزایش کیفیت استخدام

استخدام بهترین افراد، به موفقیت و سودآوری شرکت شما کمک می­‌کند.

روش­‌های مختلفی برای استفاده از داده‌­ها برای انتخاب کاندیداهای واجد شرایط وجود دارد. نمرات آزمون نمونه کار و ارزیابی کلی توانایی ذهنی عملکرد شغلی آینده را بهتر از رزومه و مصاحبه پیش­‌بینی می­کند.

راه دیگر تمرکز بر منابع کارمندیابی است که کاندیداهای باکیفیت را ارائه می‌­دهند. داده‌­هایی مانند عملکرد برتر، نرخ گردش مالی و سطوح بهره­‌وری را جمع­‌آوری کنید. این داده‌ها را بین منابع مختلف کارمندیابی (رسانه‌های اجتماعی، سایت‌های کاریابی، آژانس‌های استخدام) مقایسه کنید تا مشخص کنید کدام کانال‌های استخدام بهترین کاندیدها را تولید می‌کنند.

با جمع‌­آوری و تجزیه‌­وتحلیل این نوع اطلاعات، روش­‌های مبتنی بر داده را برای بهبود کیفیت استخدام خود ایجاد می­‌کنید.

راه‌­اندازی تیم استخدام برای موفقیت

با یک مدل استخدام مبتنی بر داده، می‌توانید رویه‌ای تکرارپذیر بسازید که به شما امکان می‌دهد تصمیمات استخدامی درستی بگیرید.

استخدام‌کنندگان و مدیران استخدام نسبت به فرآیند انتخاب، اطمینان بیشتری دارند؛ زیرا داده‌های واقعی برای اثباتِ انتخاب درست دارند.

تیم‌های داده‌محور نیز با هزینه‌های کمتر کارآمدتر عمل می‌کنند و باعث بهره‌وری بیشتر و افزایش ارزش سازمان می‌شوند.

نمونه‌­های استخدام داده محور

می‌توانید از داده‌ها در جنبه‌های مختلف فرآیند استخدام برای فعال کردن تصمیم‌گیری مبتنی بر داده استفاده کنید. بیایید به چند نمونه نگاهی بیندازیم.

یافتن منابع کارمندیابی بهتر

نظارت بر منابعی که رزومه‌های خود را از آن‌ها دریافت می‌کنید، یک شاخص کلیدی عملکردِ حیاتی برای استخدام و نمونه خوبی از نحوه استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری است.

این به شما کمک می‌کند اثربخشی کانال‌های مختلف ( تبلیغات، آژانس‌ها، رسانه‌های اجتماعی، صفحه شغلی خودتان) را ردیابی کنید، که به شما امکان می‌دهد هزینه هر استخدام خود را محاسبه کنید.

هر منبعی که نامزدهای باکیفیت بیشتری را به ارمغان بیاورد، آنجاست که باید پول بیشتری بگذارید. به عنوان مثال، اگر کاندیداهای واجد شرایط بیشتری نسبت به تبلیغات گوگل یا لینکدین دریافت می‌­کنید، بودجه خود را در آن افزایش دهید. یا اگر متقاضیان واجد شرایط را در شبکه­‌های اجتماعی دریافت نمی­‌کنید، باید بودجه خود را در آنجا کاهش دهید یا آن را از برنامه خود حذف کنید.

فرایند انتخاب

فرآیند انتخاب، بخشی از فرآیند استخدام است که در آن استخدام‌کنندگان از میان گروهی از متقاضیان، افرادی را که برای یک موقعیت خاص مناسب هستند، انتخاب می‌کنند.

جمع آوری داده‌­ها در طول این فرآیند شامل موارد زیر می‌­باشد:

• غربالگری رزومه – داده‌­‎های تاریخی قابل تأیید و نسبتاً دقیق از جویندگان کار مانند مدارک تحصیلی، تجربه کاری و مجوزها
• ارزیابی مهارت‌­ها – نمرات آزمون­‌ها و امتحاناتی که مهارت‌­ها، شایستگی­‌ها، ویژگی‌های شخصیتی و اولویت­‌های کاری داوطلب را می‌­سنجد.
• مصاحبه­‌های شغلی – نمره دادن به پاسخ­‌های فرد به سوالات مربوط به تجربه کاری، مهارت­‌های بین فردی و تناسب فرهنگی

تجربه کاندیدا

تجربه کاندیدا درک کلی متقاضی از فرآیند استخدام و پذیرش کارفرما است. این شامل زمان صرف شده بین هر مرحله استخدام است: از تماس اولیه تا فرآیند غربالگری از طریق مصاحبه و پیشنهاد شغلی تا معرفی کارمند جدید به سازمان.

تجربه کاندیدا معمولاً با استفاده از امتیاز خالص تبلیغ کننده از طریق نظرسنجی تجربه نامزد سنجیده می‌‌­شود. نتایج می‌­تواند به شناسایی زمینه‌های کلیدی برای بهبود فرایند کمک کند.

رضایت شغلی کاندیدا روش دیگری برای سنجش تجربه نامزد است. ردیابی می‌­کند که آیا انتظارات متقاضی تعیین شده در طول مراحل استخدام با نقش تبلیغ شده مطابقت دارد یا خیر.

برنامه‌­ریزی استخدام

استخراج داده‌های استخدام به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید با آن چه کاری انجام دهید. در اینجا نمونه‌هایی از چالش‌های رایج استخدام وجود دارد که داده‌های مربوطه به شما در کشف آنها کمک می‌کند:

• اگر می‌خواهید هزینه‌های خود را کاهش دهید، روی شاخص­های کلیدی عملکرد مرتبط با هزینه مانند هزینه هر استخدام، عملکرد تبلیغات شغلی یا تعداد برنامه‌های کاربردی در هر منبع یا کانال تمرکز کنید.
• اگر می‌خواهید فرآیند استخدام خود را تسریع کنید، روی معیارهای مربوط به سرعت مانند زمان موردنیاز برای پر کردن یک جایگاه شغلی، زمان موردنیاز برای استخدام و زمان موردنیاز برای بهره‌وری تمرکز کنید.
• یا اگر می‌خواهید کارمندانِ با مهارت بیشتری داشته باشید، به معیارهای مرتبط با کیفیت مانند منبع استخدام، نامزدها در هر استخدام، گردش مالی جدید و نرخ حفظ استخدام جدید توجه کنید.

  این مقاله را هم مطالعه کنید: برنامه‌ریزی منابع انسانی چیست؟(به همراه یک نمونه)

بهترین شیوه­‌های استخدام مبتنی بر داده

اکنون که مزایای استخدام مبتنی بر داده را می‌دانید، بیایید نگاهی به برخی از بهترین روش‌هایی که می‌توانید در سازمان خود اعمال کنید، بیاندازیم:

1. معیارهای مربوطه را انتخاب کنید و منابع داده را شناسایی کنید

وقتی به داده‌­های مختلف نگاه می­‌کنید که نرم افزار استخدام، برای شما جمع­‌آوری می‌کند، گم شدن و غرق شدن در این داده­‌ها خیلی آسان است. برای جلوگیری از غرق شدن، تعیین کنید که کدام معیار برای بهبود فرآیند استخدام شما مفیدتر است.

اهداف کلی کسب­ وکار خود را مرور کنید تا فهرستی از معیارهایی تهیه کنید که به شما در دستیابی به این اهداف کمک می­‌کند.

سپس، مشخص کنید که این داده­‌ها را از کجا می­‌خواهید دریافت کنید. داده‌های شما می‌تواند از ATS، Google Analytics (به‌عنوان مثال برای ردیابی منبع)، یا بازخورد نظرسنجی نامزد دریافت شود. همچنین می­‌توانید داده­‌های بودجه، رضایت مدیر استخدام و موارد دیگر را ردیابی کنید.

اگر با شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی آشنا نیستید مقاله معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی را مطالعه کنید.

2. داشبورد استخدام بسازید

داشبورد استخدام به شما کمک می‌کند داده‌ها را تجسم کنید، روندها را شناسایی کنید و مشکلات را سریع شناسایی کنید. داده‌های مربوط به متقاضیان، استخدام‌ها، کمپین‌ها و بودجه را نشان می‌دهد. سرمایه گذاری در داشبورد استخدام به شما امکان می­‌دهد مشکلات و فرصت­‌ها را به سرعت ببینید. به خاطر داشته باشید که فقط روی مهم‌ترین شاخص‌­های کلیدی عملکرد تمرکز کنید، آنهایی که به شما کمک می‌کنند به اهدافتان برسید.

3. اقدامات لازم را تعیین کنید

استفاده از داده­‌ها در استخدام تنها به معنای ردیابی آن نیست، بلکه به معنای اقدام بر اساس آن است. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که شروع به دریافت سهم قابل توجهی از کاندیداهای با کیفیت پایین کرده‌اید، می‌توانید بررسی کنید که آنها از کجا می‌آیند (مثلاً یک وبسایت شغلی خاص) و از تبلیغ فرصت خود در آنجا جلوگیری کنید.

یا اگر متوجه شدید که رزومه‌­های بیشتری را مستقیماً از صفحه مشاغل خود دریافت می‌کنید، سرمایه­‌گذاری در خدمات بهینه­‌سازی موتور جستجو (SEO) را در نظر بگیرید تا وب­سایت خود را در صفحه نتایج موتور جستجو قرار دهید.

4. محدودیت‌­های داده را در نظر بگیرید

داده­‌ها بی­‌خطا نیستند.

مدرسه بازرگانی هاروارد یک نظرسنجی انجام داد و دریافت که 88 درصد از مدیران گفتند که می‌دانند ابزارهای منابع انسانی آن‌ها داوطلبان واجد شرایط را رد می‌کنند.

رد شدن به این معناست که شرح شغل، معیارهای بسیار زیادی دارد و فهرستی طولانی از مهارت‌های موردنیاز برای الگوریتم‌ها برای بررسی در رزومه ایجاد می‌کند. الگوریتم‌ها در نهایت بسیاری از متقاضیان واجد شرایط را که ممکن است تنها چند مهارت را در لیست از دست بدهند، رد می‌کنند.

دلیل دیگر، وجود شکاف کاری بیش از شش ماه در رزومه آنهاست. این شکاف­‌های کاری ممکن است نشان­‌دهنده سایر تعهدات یا رویدادهای مشروع زندگی مانند سربازی، عوارض بارداری، تعهدات مراقبتی یا بیماری باشد. هنگام استفاده از هر داده­‌ای، درک کنید که کل داستان را بیان نمی‌­کند.

به‌عنوان یک استخدام‌کننده، هنوز باید یافته‌های خود را تفسیر کنید و برای تصمیم‌گیری درست در مورد استخدام، به دانش و تجربه خود تکیه کنید.

5. حالت‌­های قبل و بعد را با هم مقایسه کنید و تکرار کنید

اگر بدانید قبل از اعمال تغییرات در چه وضعیتی بوده و بعد از آن چه وضعیتی دارد، داده‌ها بسیار مفید خواهند بود.

آیا برنامه شما نتایج دلخواه را برای شما به ارمغان می‌­آورد؟ اگر نه، برای بهبود چه کاری می‌‎توانید انجام دهید؟

داده­‌ها به شما کمک می­‌کند تا استراتژی­‌های استخدام موفق و ناموفق خود را برای بهبود تلاش‌­های استخدامی آینده خود مشاهده کنید.

کلام پایانی

اجرای استخدام داده‌­محور به چیزی بیش از جمع­‌آوری برخی داده‌­ها نیاز دارد. شما نیاز به تغییر ذهنیت دارید و به روشی جدید شروع به کار کنید تا به‌طور کامل از مزایای استخدام مبتنی بر داده بهره ببرید. یک مکان عالی برای شروع این است که داده‌هایی را که قبلاً از طریق فناوری منابع انسانی جمع‌آوری می‌کنید، حسابرسی کنید و به این فکر کنید که چگونه این داده‌ها می‌توانند به شما در بهبود فرآیند استخدام کمک کنند.

اگر به توسعه مهارت‌های جذب و استخدام خود علاقمند هستید دوره آموزشی جذب و استخدام برای شما مفید خواهد بود.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/data-driven-recruitment/

ترجمه: مسعود شکری با اندکی ساده سازی و تغییر

اطلاعات مهمی که از طریق غربالگری قبل از استخدام به دست می‌آید، برای تصمیم‌گیری بهتر در مورد جذب و استخدام ضروری است. شما می‌توانید با یافتن کسانی که بهترین شرایط را دارند تا با فرهنگ و ارزش­‌های سازمانی شما همسو شوند، نیروی کار راضی­تر و بهره­‌ورتری داشته باشید.

این مقاله به نحوه غربالگری قبل از استخدام، با توضیح اجزای ضروری و برخی تکنیک‌ها برای جلوگیری از استخدام نامطلوب، می‌­پردازد.

غربالگری قبل از استخدام چیست؟

غربالگری قبل از استخدام به معنای ساده شده عبارت است از: «فرآیندی برای بررسی صلاحیت‌های متقاضیان برای شناسایی بهترین‌ها برای این نقش ».

به عنوان یک کارشناس جذب و استخدام با بررسی پیش‌زمینه و ارزیابی‌های مختلف، می‌توانید نامزدهایی را که نامناسب هستند، حذف کنید و افرادی را که مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی لازم برای انجام بهترین عملکرد را دارند، بشناسید.

بینش به‌دست‌آمده از بررسی‌های غربالگری قبل از استخدام، تصویر کامل‌تری از یک متقاضی نسبت به آنچه که یک رزومه به تنهایی می‌تواند ارائه دهد، ارائه می‌کند.

بر اساس نظرسنجیTestGorilla، حدود ٪56.9 پاسخ‌دهندگان گفتند که از رزومه نامزدها نمی‌توانند بفهمند که آیا واقعاً مهارت­‌های مورد نظر برای یک موقعیت را دارند یا خیر. علاوه بر این، نظرسنجی Checkster از 400 متقاضی نشان داد که 78٪ از متقاضیان، خود را در رزومه‌­ای که ارسال می‌­کنند، به اشتباه معرفی می‌کنند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چک لیست مصاحبه استخدامی+ دانلود رایگان

عناصر برنامه غربالگری قبل از استخدام

یک فرآیند کامل برای فیلتر کردن متقاضیان، از انواع مختلف شیوه‌های ارزیابی استفاده می‌کند. در اینجا مروری بر عناصر مختلف یک برنامه غربالگری قبل از استخدام خواهیم داشت:

انواع تست‌­های غربالگری قبل از استخدام:

انتخاب نامزد باید شامل مراحلی فراتر از درخواست­‌ها و رزومه‌­ها باشد. آزمون‌های غربالگری قبل از استخدام که در ادامه آمده است، تجربه داوطلب را تأیید می­‌کند و به شما کمک می­‌کند تا در مورد آنها بیشتر بدانید:

• بررسی پیشینه: جستجوی سوابق شغلی و سایر پایگاه‌های داده می‌تواند جنبه‌های مهمی از پیشینه متقاضی را نشان دهد که نیاز به بررسی بیشتر دارد.
• آزمون‌های مهارتی: اندازه‌گیری مهارت‌های سخت و نرم یک متقاضی نشان می‌دهد که آنها چقدر برای انجام مسئولیت‌های یک موقعیت مجهز هستند. به عنوان مثال، متقاضیانِ شغلِ دستیار اداری را می‌توان از نظر مهارت آنها در برنامه­‌های نرم‌افزاری مختلف و توانایی آنها در اولویت­‌بندی چندین کار مورد آزمایش قرار داد.
• بررسی‌­های مرجعReference Check: تأیید شغل و مسئولیت­‌های قبلی با سایر شرکت­ها نشان می­‌دهد که آیا یک نامزد با آنچه که در مواد درخواستی خود ادعا می کند سازگار است یا خیر. صحبت کردن با مراجع شخصی به شما بینش بیشتری در مورد شخصیت یک نامزد و نحوه ارتباط آنها با دیگران می‌­دهد.
• تمرین‌های شبیه‌سازی شده: قرار دادن یک نامزد در یک سناریوی واقعیِ شبیه‌سازی شده به او اجازه می‌دهد تا تجربه کند که شغل مدنظر او واقعاً چگونه است و قضاوت و توانایی آنها را برای انجام در این نوع موقعیت‌ها نشان می‌دهد. شرکت  Royal Caribbean Cruises Ltd شبیه‌سازی را برای پیش‌بینی بهترین کاندیداها برای موقعیت‌های نمایندگی مرکز تماس خود اجرا کرد و گردش مالی را تا 57% کاهش داد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: در رفرنس چک چه سوالاتی بپرسیم؟ + چک‌لیست

سایر روش‌های غربالگری

سایر تکنیک­‌های ارزیابی با ارائه بینش و داده‌های اضافی در مورد کاندیداها، نقش مهمی در فرآیند غربالگری قبل از استخدام دارند. این اطلاعات می‌­تواند به شناسایی مناسب بودن نقش و پیش­‌بینی عملکرد شغلی کمک کند. استانداردسازی روش‌های ارزیابی کاندیداها همچنین باعث می‌شود که استخدام برای کاهش سوگیری در استخدام هدفمندتر شود.

انواع ارزیابی­‌هایی که می­توانند در فرآیند غربالگری قبل از استخدام مورد استفاده قرار گیرند عبارتند از:

1. ارزیابی­‌های شخصیتی

کشف اینکه آیا ویژگی‌های یک فرد متناسب با موقعیت شغلی است یا خیر، می‌تواند فهرست نامزدها را به افرادی محدود کند که احتمال دارد در نقش و محیط کار پیشرفت کنند.

ارزیابی های شخصیتی که معمولاً مورد استفاده قرار می‌گیرند عبارتند از:

• آزمون شخصیت شناسی مایرز-بریگز (MBTI)
• آزمون شخصیت شناسی DISK
• آزمون شخصیت شناسی نئو
• آزمون شخصیت شناسی هارتمن
• پرسشنامه شخصیت شغلی SHL

این مطلب را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل تست‌های شخصیت‌شناسی در استخدام+معرفی۴ تست رایج

2. ارزیابی‌های رفتاری

مشابه ارزیابی شخصیت، ارزیابی رفتاری ویژگی‌ها و خلق و خوی نامزد را تجزیه و تحلیل می‌کند. با این حال، یک قدم فراتر می‌رود تا رفتار آنها را پیش‌بینی کند و ارزیابی کند که آیا آنها برای یک نقش خاص مناسب هستند یا خیر.

از آنجایی که شخصیت رفتار را پیش بینی می کند، بسیاری از ارزیابی‌های شخصیتی می توانند به عنوان ارزیابی رفتاری نیز مورد استفاده قرار گیرند. سایت SelectiveHiring بخش‌های تست سفارشی‌شده را برای رفتارهای خاص متعدد، مانند رهبری، پیروی از قوانین و مدیریت استرس ارائه می‌دهد.

3. آزمون‌های هوش هیجانی (EQ)

هوش هیجانی آگاهی فرد نسبت به احساسات است. فردی با هوش هیجانی بالا می‌تواند احساسات خود و دیگران را درک کرده و از آنها استفاده کند تا روابط مفیدی ایجاد کند که الهام بخش یک محل کار سازنده باشد.

تست‌های هوش هیجانی میزان درک احساسات و ایجاد روابط توسط یک فرد را اندازه‌گیری می‌کنند. این شایستگی اجتماعی برای نقش‌هایی که نیاز به میزان قابل توجهی از تعامل با مردم است، حیاتی است. آزمون‌های هوش هیجانی اغلب بر کار تیمی، همدلی، تعهد و سازگاری تمرکز دارند. در اینجا چند نمونه از تست‌های هوش هیجانی ارائه شده است:

• تست هوش هیجانی بار-آن
• تست هوش هیجانی شات
• تست هوش هیجانی برادبری و گریوز
• تست هوش هیجانی گلمن

4. ارزیابی تناسب فرهنگی

بهترین استخدام جدید علاوه بر داشتن مهارت‌ها و صلاحیت‌های مناسب، فرهنگ شرکت شما را نیز ارتقا و شکوفا می کند. ارزیابی تناسب فرهنگی نشان می‌دهد که آیا ارزش‌ها، رفتارها و سبک ارتباطی نامزد با سازمان شما همخوانی دارد یا خیر. کارمندانی که از لحاظ فرهنگی مناسب هستند، اغلب به شغل خود متعهد و راضی هستند و این امر باعث می‌شود که آنها در شرکت بمانند.

برای یافتن نامزدهایی که با فرهنگ شرکت شما همسو هستند، ابتدا باید بتوانید آن را تعریف کنید. سرویسی مانند سایت StaffGeek از داده‌ها برای ارزیابی فرهنگ شما استفاده می‌کند و سپس نظرسنجی را تنظیم می‌کند که نامزدهایی را که با ویژگی‌های فرهنگ سازمانی شما مطابقت دارند، مشخص می‌کند.

5. ارزیابی دانش شغلی

پیدا کردن اینکه آیا یک نامزد می‌تواند از عهده این کار برآید بسیار مهم است، به ویژه برای موقعیت‌هایی که افراد نیاز به دانش تخصصی دارند. ارزیابی دانش شغلی، سطح فعلی درک افراد را تجزیه­وتحلیل می کند تا ببیند آیا واقعاً شرایط موقعیت را برآورده می‌کند یا خیر. برنامه‌نویسان کامپیوتر، حسابداران، مشاوران مالی و متخصصان حقوقی نمونه‌هایی از انواع مشاغلی هستند که نیاز به ارزیابی دانش تخصصی دارند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: برنامه‌ریزی منابع انسانی چیست؟(به همراه یک نمونه)

انتخاب صحیح تست‌های غربالگری قبل از استخدام

روش‌های غربالگری قبل از استخدام سازمان‌ها، به صنعت و نقش آن بستگی دارد. در حالی که هر فرآیند استخدام جنبه‌های منحصر به فردی دارد، شما باید با شناسایی نیازها و اهداف خود شروع کنید. مشخص کنید که کدام مهارت‌ها و شایستگی‌ها برای کسب‌وکار شما حیاتی هستند و آیا می‌خواهید در طول استخدام، تناسب فرهنگی را در اولویت قرار دهید؟

با توجه به این موضوع، می‌توانید تست غربالگری یا ترکیبی از تست‌ها را با توجه به موقعیت خودتان، انتخاب کنید. مثلا:

سوالات غربالگری قبل از استخدام

مصاحبه مصاحبه استخدامی به شما این امکان را می‌دهد که با داوطلبان تعامل داشته باشید و ببینید که آنها چگونه خود را نشان می‌دهند. مصاحبه همچنین نشان می‌دهد که آیا یک نامزد به اندازه کافی از معیارهای شغلی برای پیشرفت در این فرآیند برخوردار است یا خیر.

موفقیت یک مصاحبه به پرسیدن نوع صحیح سوالات بستگی دارد. ما برخی از نمونه سوالات غربالگری قبل از استخدام را با هدف قرار دادن دسته های مختلف به شرح زیر گردآوری کرده ایم:

سوالات بررسی پیشینه کار

• بیایید به سابقه اشتغال شما بپردازیم. به طور خلاصه توضیح دهید که کجا کار کرده‌اید و چه نقشی داشته‌اید.
• آیا از زمانی که کار خود را شروع کردید، وقفه‌­ای در کار داشتید؟ اگر چنین است، در مورد آنها به من بگویید.
• چه نوع تحصیلات، آموزش، یا گواهینامه‌های حرفه‌ای دارید؟
• چرا آخرین سمت شغلی خود را ترک کردید و چه چیزی باعث شد که به این شغل ادامه دهید؟

سوالات رفتاری

• موقعیتی را توصیف کنید که در آن ابتکار عمل برای پیشرفت شغلی خود را به دست گرفته‌اید.
• از زمانی به من بگویید که مسئولیتی به شما محول شد که احساس نمی‌کردید از عهده آن برآیید. چگونه به آن نزدیک شدید و آن را قبول کردید؟
• آیا می‌توانید موقعیت کاری را به یاد بیاورید که اشتباه کرده‌اید یا مهلت مقرر را رعایت نکرده‌اید؟ چطور حلش کردید؟

سوالات متناسب با فرهنگ

• محیط کاری ایده آل خود را شرح دهید.
• برای انجام بهترین عملکرد به چه سبک مدیریتی یا نوع حمایتی نیاز دارید؟
• در مورد موقعیتی به من بگویید که احساس کردید برای تلاش کردن خیلی بی‌انگیزه هستید.
•  معمولاً چه نقشی را در تیمی از همکاران بازی می‌کنید؟

سوالاتی که باید از مراجع کاندید پرسید

• لطفاً عنوان شغلی (نامزد) و تاریخ شروع و پایان استخدام را تأیید کنید.
• (نامزد) چه نقاط قوت اصلی را در کار خود نشان داده است؟
• نحوه پاسخ (نامزد) به بازخورد را شرح دهید.
• آیا می‌توانید شرایط خروج (نامزد) از کار را توضیح دهید؟ آیا می خواهید دوباره با او کار کنید؟

چک لیست غربالگری 

یک روش ساختاریافته برای انجام غربالگری قبل از استخدام، فرآیندی جامع و منسجم را تضمین می‌کند که ریسک را کاهش می‌دهد و قوی‌ترین نامزدها را شناسایی می‌کند.

در زیر چک لیستی از اقدامات ضروری برای انجام غربالگری قبل از استخدام آمده است:

گام 1: معیارهای غربالگری را ایجاد کنید

تعیین کنید که کدام مهارت‌ها و صلاحیت‌ها برای موقعیت شغلی که اکنون خالی است، مورد نیاز است. شرح شغل را مرور کنید و از مدیر استخدام یا سایر ذینفعان نظر بپرسید تا مشخص شود شایستگی‌های اصلی چیست. سپس می‌توانید هنگام ارزیابی کاندیداهای مختلف و نحوه مقایسه آنها با یکدیگر، این موارد را در اولویت قرار دهید.

گام 2: رزومه­‌ها را بررسی کنید

به دنبال ناهماهنگی یا مغایرت در سابقه کاری و همچنین دستاوردهای غیرمستند، تجربه مبهم، یا عناوین شغلی اغراق آمیز باشید که با صلاحیت‌ها همخوانی ندارند.

گام 3: مصاحبه‌­های غربالگری را تنظیم و اجرا کنید

با آشنایی اولیه با رزومه داوطلب، برای مصاحبه غربالگری آماده شوید. این به شما کمک می‌کند هر گونه تناقض را بین تجربه‌ای که در هنگام پاسخ دادن به سؤالات شما به آن اشاره می‌کنند و آنچه در رزومه خود ارائه کرده است، تشخیص دهید. یادداشت‌های خوبی بردارید و هر تناقضی را که مشاهده می کنید بیان کنید، اما به آنها فرصت توضیح دهید.

گام 4: ارزیابی‌ها و آزمون‌های مربوطه قبل از استخدام را انجام دهید

در این مرحله، متقاضیانی که در مورد کار جدی هستند، مایل به انجام تست خواهند بود. از هر کدام بخواهید که همان ارزیابی‌ها و تست‌های از پیش تعیین شده را انجام دهد. می‌توانید ببینید که آنها چگونه با یکدیگر مقایسه می‌شوند و ممکن است متوجه شوید که برخی از مهارت‌های آنها آنقدر قوی نیست که رزومه‌شان نشان می‌دهد.

گام 5: بررسی پیشینه شغلی انجام دهید

ورود کارکنان جدید می تواند خطرات امنیتی خاصی را برای هر سازمانی ایجاد کند. تأیید صلاحیت یک نامزد و بررسی گذشته آنها می‌تواند از کارفرما در برابر افرادی که خود را نادرست معرفی کرده‌اند و ممکن است غیرقابل اعتماد باشند محافظت کند.

بررسی‌های پیشینه‌ای که ممکن است بخواهید انجام دهید عبارتند از:

• سابقه اشتغال
• مدارک تحصیلی/گواهینامه
• سوابق کیفری
• و…

این مقاله را نیز مطالعه کنید: بررسی شبکه‌های اجتماعی داوطلبان پیش از استخدام: بایدها و نبایدها

گام 6: مستندات دقیق فرآیند غربالگری را حفظ کنید

مانند تمام روش‌های منابع انسانی، نگه‌داشتن سوابق دقیق از تمام بررسی‌های غربالگری قبل از استخدام مهم است. فرم‌ها و یادداشت‌ها برای هر مرحله به شما کمک می‌کنند تا این فرایند را سازماندهی کنید. علاوه بر این، استفاده از فرمت مصاحبه و سوالات استاندارد شده، یکنواختی را در تجربه برای همه داوطلبان تضمین می کند. اگر فرآیند پیش از غربالگری شما مورد سؤال قرار گیرد، استراتژی‌های منسجم و مستندات کامل نیز شواهدی مبنی بر رویه‌های منصفانه ارائه می‌کنند.

گام 7: ارزیابی برای تصمیم نهایی

اگر این فرایند به درستی انجام شود، غربالگری قبل از استخدام باید به شما این امکان را بدهد که برای شفاف‌تر کردن تصمیم استخدام، همه به جز قوی‌ترین نامزدها را فیلتر کنید.

این اصول شما را به این نقطه می‌رساند:

• بدانید که به دنبال چه هستید. (معیارهای استخدام باید با شغل و فرهنگ سازمانی شما همسو باشد.)
• از روش‌های غربالگری عینی استفاده کنید.
• مراحل مستندسازی سیستماتیک غربالگری را دنبال کنید و یادداشت‌های دقیق داشته باشید.

گام 8: بررسی‌­های مرجع را انجام دهید

تماس با مراجع یک نامزد یک تکنیک موثر برای یادگیری این است که آیا آنها همان کسانی هستند که شما به دنبال آنها هستید و برای این نقش مناسب هستند یا خیر.

در اینجا چند نکته برای انجام بررسی های مرجع آورده شده است:

• مراجع را غافلگیر نکنید. به نامزد اطلاع دهید که با آنها تماس گرفته خواهد شد.
• به مرجع اطمینان دهید که اطلاعات آنها محرمانه خواهد ماند.
• سوالاتی را مطرح کنید که به سوابق شغلی، تجربه شغلی و عملکرد کاری کاندیدا مربوط می‌شود. از پرس و جو در مورد زندگی شخصی نامزد خودداری کنید.
• به هر یک از مهارت های نرم نامزد که توسط مرجع ذکر می‌­شود، توجه کنید.
• مواظب ارجاعات نادرست باشید که به نظر می‌رسد توسط کاندیدا مهندسی شده است. هر پاسخی از مراجع را که با یکدیگر در تضاد است، بررسی کنید.

منبع

https://www.aihr.com/blog/pre-employment-screening/

ترجمه: مسعود شکری