راهنمای تهیه کدهای رفتاری با نمونه‌هایی از شرکت‌ها

سازمان‌های موفق و هماهنگ بر اساس مجموعه‌ای از قوانین مشخص به نام کدهای رفتاری عمل می‌کنند. آیین‌نامه رفتار کارکنان یک چارچوب روشن است که نشان می‌دهد چه رفتارهایی از کارمندان در موقعیت‌های خاص انتظار می‌رود و اقداماتی را که در صورت شکست آنها در رفتار مناسب انجام می‌شود، نشان می‌دهد. این می‌تواند دلهره‌آور به نظر برسد، اما در واقع راهی عالی برای ارائه دستورالعمل‌های واضح به کارکنان است که از کارمندان، مشتریان و حتی جوامع در کل محافظت می‌کند.

برای کمک به شما برای شروع توسعه آیین‌نامه کدهای رفتاری سازمان خود، ما الگویی را ارائه کرده‌ایم که می‌تواند به عنوان پایه‌ای برای تهیه کدهای رفتاری سازمان شما استفاده شود.

کدهای رفتاری(Code of Conduct) چیست؟

کدهای رفتاری مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و قوانین است که برای تعیین رفتارهای قابل قبول برای اعضای یک گروه، سازمان یا حرفه خاص طراحی شده است. این چارچوب به هدایت اقدامات و تصمیمات کارکنان در سازمان یا حرفه کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که آنها اخلاقی، مسئولانه و مطابق با ارزش‌ها و اهداف سازمان عمل می‌کنند.

چرا منابع انسانی نیاز به ایجاد کدهای رفتاری در محل کار دارد؟

متخصصان مدیریت منابع انسانی نقشی اساسی در ایجاد و اجرای کدهای رفتاری در محل کار دارند.

کدهای رفتاری برای سازمان‌ها بسیار مهم است زیرا:

• استانداردهای رفتاری و اخلاقی مورد انتظار از کارکنان را به وضوح ترسیم می‌کند و یک نقطه مرجع برای رفتار قابل قبول ارائه می‌دهد.
• به ترویج فرهنگ احترام، صداقت و حرفه‌‌ای‌گری و ایجاد یک فضای کار مثبت و فراگیر کمک می‌کند.
• از انطباق با الزامات قانونی و نظارتی پشتیبانی می‌کند و خطر مسائل حقوقی را که می‌تواند ناشی از سوء رفتار کارکنان باشد، کاهش می‌دهد.
• با حصول اطمینان از اینکه کارکنان به گونه‌ای عمل می‌کنند که با ارزش‌ها و اهداف اعلام شده همسو باشد، اعتبار سازمان را حفظ می‌کند.
• چارچوبی برای حل تعارضات و رسیدگی به مسائل رفتاری فراهم می‌کند و به حفظ روابط کارکنان کمک می‌کند.
• به کارمندان اجازه می‌دهد بفهمند از آنها چه انتظاری می‌رود و احساس کنند که بخشی از یک سازمان اخلاقی هستند، که در نهایت منجر به کار متعهدانه‌تر می‌شود.

درست همانطور که پیاده‌سازی کدهای رفتاری مزایای کلیدی دارد، نداشتن این چارچوب می‌تواند سازمان را در معرض خطرات و پیامدهای متعددی قرار دهد:

• • عدم رعایت الزامات قانونی و مقرراتی می‌تواند منجر به جریمه، اقدامات قانونی و آسیب به اعتبار سازمان شود.
  • فقدان دستورالعمل‌های واضح می‌تواند منجر به فرهنگ کاری سمی شود، جایی که رفتار غیراخلاقی، آزار و اذیت یا تبعیض ممکن است مورد توجه قرار نگیرد.
  • هنگامی که کارکنان شاهد رفتار غیراخلاقی یا تجربه آن هستند، می‌تواند منجر به کاهش روحیه، دلبستگی و بهره‌وری شود.
  • در مواردی که رفتار نادرست کارکنان علنی می‌شود، می‌تواند وجهه سازمان را مخدوش کند و بر روابط آن با مشتریان، شرکا و جامعه تأثیر بگذارد.
  • یک محیط کاری منفی می‌تواند کارمندان ماهر را از خود دور کند و در نتیجه استعدادهای ارزشمند خود را از دست بدهد.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

چند نمونه آیین‌نامه رفتاری

اهمیت انتخاب نوع صحیح آیین‌نامه رفتاری مثل کدهای رفتار در محل کار، کدهای رسانه‌های اجتماعی یا کدهای خدمات مشتری، در همسویی آن با اهداف خاص سازمان نهفته است. برخی از سازمان‌ها همه چیز را در یک کد رفتاری گنجانده‌اند، برخی دیگر کدهای متفاوتی برای حوزه‌های تمرکز متفاوت دارند.

در اینجا چند نمونه از کدهای رفتاری آورده شده است:

کدهای رفتاری در محل کار

یک آیین‌نامه رفتاری در محل کار، دستورالعمل‌هایی را برای رفتار اخلاقی، رفتار حرفه‌ای و انطباق با قوانین و مقررات ارائه می‌دهد و اغلب شامل مقرراتی در مورد صداقت، تضاد منافع، محرمانه بودن و روابط در محل کار است.

مثال: کدهای اخلاقی نتفلیکس

سرگرمی با اخلاق و صداقت
در نتفلیکس، ما آرزوی سرگرم کردن جهان و انجام این کار را با اخلاق، پایدار و مسئولانه داریم. پرورش فرهنگی که در آن از همه کارکنان انتظار می‌رود که اخلاقی و با صداقت عمل کنند، برای موفقیت بلندمدت ما مهم است. منشور اخلاقی نتفلیکس (که شما در حال خواندن آن هستید و گاهی اوقات به آن “کد” می‌گویند) از این هدف پشتیبانی می‌کند و همه ما نقش اصلی را بازی می‌کنیم.”

نتفلیکس به کد رفتاری محل کار خود به عنوان کد اخلاقی نتفلیکس اشاره می‌کند. تمرکز آن بر پرورش فرهنگ اخلاقی در سراسر سازمان است، جایی که کارکنان با صداقت عمل می‌کنند. این کد رفتاری تاکید می‌کند که:

• • • اخلاقی و صادقانه عمل کنید
    • اجتناب از تضاد منافع (اعم از واقعی یا ظاهری)
    • ارائه افشای عمومی کامل، منصفانه، دقیق، به موقع و قابل فهم، طبق قانون، مطابق قانون
    • رعایت قوانین، قوانین و مقررات قابل اجرا
    • حفاظت از اطلاعات محرمانه شرکت
    • اطمینان از مسئولیت پذیری برای تصمیم گیری مطابق با این کد
    • ترویج یک محیط کاری اخلاقی، فراگیر و محترمانه
    • صحبت کردن و گزارش هر گونه اقدام و/یا رفتار مغایر با کد
    • هر یک از این رفتارها در داخل کد توضیح داده شده است تا اطمینان حاصل شود که همه کارکنان رفتارهای مورد نظر را درک می‌کنند.

کد رفتاری رسانه‌های اجتماعی

یک کد رفتاری رسانه‌های اجتماعی، دستورالعمل‌هایی را برای کارکنان در مورد نحوه نمایندگی سازمان و رفتار خود در پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی ارائه می‌دهد. اغلب شامل مقرراتی در مورد رازداری، حرفه‌ای بودن و احترام می‌شود.

مثال: کد رفتاری رسانه‌های اجتماعی IBM

راهنمای رسانه‌های اجتماعی IBM: خلاصه اجرایی

1. «دستورالعمل‌های رفتار تجاری IBM را بدانید و دنبال کنید.
2. IBMers شخصاً مسئول محتوایی است که در وبلاگ‌ها، ویکی‌ها یا هر شکل دیگری از رسانه‌های تولید شده توسط کاربر منتشر می‌کند. توجه داشته باشید که آنچه منتشر می‌کنید برای مدت طولانی عمومی خواهد بود—از حریم خصوصی خود محافظت کنید.
3. زمانی که درباره IBM یا مسائل مربوط به IBM صحبت می‌کنید، خودتان را شناسایی کنید – نام و در صورت لزوم نقش در IBM و اول شخص بنویسید. شما باید روشن کنید که از طرف خودتان صحبت می‌کنید و نه از طرف IBM.
4. اگر محتوایی را در وب‌سایتی خارج از IBM منتشر می‌کنید و به کاری که انجام می‌دهید یا موضوعات مرتبط با IBM مربوط می‌شود، از یک سلب مسئولیت مانند این استفاده کنید: «پست‌ها در این سایت متعلق به من هستند و لزوماً بیانگر مواضع، استراتژی­ها یا نظرات IBM نیستند.»
5. آئین نامه رفتار رسانه‌های اجتماعی IBM انتظارات شرکت را از کارمندان در هنگام استفاده از رسانه‌های اجتماعی، چه شخصی و چه حرفه‌ای، ترسیم می‌کند. این خط‌مشی بر اهمیت حفاظت از اطلاعات محرمانه، محترمانه و حرفه‌ای بودن و پایبندی به ارزش‌ها و اصول شرکت تأکید می‌کند.»

آئین‌نامه رفتار رسانه‌های اجتماعی IBM انتظارات شرکت را از کارمندان هنگام استفاده از رسانه‌های اجتماعی، چه شخصی و چه حرفه‌ای، ترسیم می‌کند. این سیاست تاکید می‌کند:

• • • اهمیت حفاظت از اطلاعات محرمانه
    • محترمانه و حرفه‌ای بودن
    • پایبندی به ارزش‌ها و اصول شرکت.

این مقاله را هم مطالعه کنید: بهره‌وری کارکنان چیست؟ فرمول محاسبه+۱۵راهکار برای افزایش بهره‌وری

کد رفتاری خدمات مشتری

یک آیین‌نامه رفتاری خدمات مشتری دستورالعمل‌هایی را برای کارمندان در مورد نحوه تعامل با مشتریان ارائه می‌دهد و تضمین می‌کند که با آنها با احترام، حرفه‌ای و مودب رفتار می‌شود.

مثال: کد رفتاری خدمات مشتری ماریوت (Marriott)

حفاظت و احترام به مشتریان و همکاران

ماریوت به‌عنوان یک شرکت مهمان‌نوازی با علایق در سراسر جهان، تلاش می‌کند تا یک محل کار امن، منصفانه و بدون آزار و اذیت برای همکاران خود و یک محیط امن و مهمان‌نواز برای مشتریان خود ایجاد کند. «روحیه خدمت به مشتریان، همکاران و جوامع ما بخش مهمی از فرهنگ ما است و بر اساس احترام و مراقبت از افراد و اعتقاد به حقوق اولیه بشر است.»

آئین‌نامه رفتاری خدمات مشتری ماریوت تعهد این شرکت را به ارائه خدمات استثنایی به مهمانان خود بیان می‌کند. سیاست شامل:

• • • رهنمودهایی در مورد حرفه‌ای بودن، ادب و احترام
    • مقررات رسیدگی به شکایات مشتریان
    • تضمین رضایت مشتری.

آیین‌نامه رفتاری بهداشت و ایمنی

یک آیین‌نامه رفتاری بهداشتی و ایمنی دستورالعمل‌هایی را برای حفظ یک محیط کار ایمن و سالم ارائه می‌دهد. اغلب شامل مقررات مربوط به رعایت قوانین و مقررات ایمنی، گزارش خطرات و ترویج فرهنگ ایمنی است.

مثال: کد رفتاری ایمنی و سلامت ExxonMobil

ایمنی، بهداشت و محیط زیست

“ایمنی اولویت شماره یک شرکت ما است. ما به ایمنی کارمندان و مشتریان خود اهمیت می‌دهیم. ما از افرادی که محصولات ما را مدیریت و استفاده می‌کنند، از جوامعی که در نزدیکی تاسیساتی که این محصولات در آنجا استفاده می‌شوند و از محیط زیست خود مراقبت می‌کنیم. رویکرد بسیار سختگیرانه مدیریت ریسک که ما برای حفظ استانداردهای ایمنی در بالاترین سطح خود دنبال می‌کنیم، بر اساس این اصل است که ریسک برابر با زمان قرار گرفتن در معرض خطر است. این نشان می‌دهد که افزایش سطح ایمنی را می‌توان با محدود کردن قرار گرفتن در معرض مواد خطرناک و با استفاده از مواد ایمن‌تر به دست آورد.

آئین‌نامه رفتار ایمنی و سلامت اکسون موبیل تعهد این شرکت را برای حفاظت از سلامت و ایمنی کارکنان، پیمانکاران و جوامعی که در آن فعالیت می کند، مشخص می‌کند که سیاست شامل:

• • • دستورالعمل‌های مربوط به رعایت قوانین و مقررات ایمنی
    • گزارش خطرات و حوادث
    • ترویج فرهنگ ایمنی
    • ExxonMobil بر اهمیت مسئولیت فردی در حفظ یک محیط کار ایمن و سالم تأکید می‌کند و کارکنان را تشویق می‌کند تا نقش فعالی در فرآیندهای ایمنی داشته باشند.

با اجرای این کدهای رفتاری، سازمان‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که کارکنان آنها از رفتار مورد انتظار آگاه هستند و با ارزش‌ها و اهداف شرکت همسو هستند. این کدهای رفتاری همچنین نقش مهمی در کاهش خطرات، محافظت از شهرت سازمان و پرورش یک محیط کاری مثبت و اخلاقی دارند.

دانلود نمونه آیین‌نامه رفتار کارکنان

شما می‌توانید یک نمونه آیین‌نامه رفتاری را از پیوست زیر دانلود کنید.

Employee code of conduct sample

این مقاله را هم مطالعه کنید:۱۷ سوال برای ارزیابی فرهنگ سازمانی

تهیه کدهای رفتاری در 10 مرحله ساده

برای نوشتن کدهای رفتاری مؤثر که واقعاً ارزش‌ها و انتظارات سازمان شما را منعکس کند، مراحل زیر را در نظر بگیرید:

مرحله 1: ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی خود را شناسایی و ارزیابی کنید

ارزش‌ها و اصول اصلی را که فرهنگ و اخلاق سازمان شما را تعریف می‌کنند، شناسایی کنید. ایده خوبی است که نظرات ذینفعان مختلف از جمله کارکنان، مدیریت و مشتریان را جمع‌آوری کنید تا دیدگاه آنها را در مورد ارزش‌های سازمان درک کنید.

مرحله 2: محدوده و قابلیت اجرا را تعریف کنید

به وضوح محدوده آیین‌نامه رفتاری را مشخص کنید و مشخص کنید که برای چه کسانی اعمال می شود (به عنوان مثال، کارکنان، پیمانکاران، تامین‌کنندگان). کاربرد کد در زمینه‌ها و مکان‌های مختلف را روشن کنید.

مرحله 3: رهنمودها و انتظارات روشن را تعیین کنید

رفتار اخلاقی و حرفه‌ای مورد انتظار از کارکنان، از جمله جنبه‌هایی مانند صداقت، صداقت و احترام را تعریف کنید. برای نشان دادن رفتار قابل قبول و غیرقابل قبول، مثال‌های خاصی ارائه دهید.

مرحله 4: آدرس مناطق کلیدی

دستورالعمل‌ها، زمینه‌های ضروری مانند حرفه‌ای بودن، احترام و شمول، صداقت و اخلاق، کد لباس، فناوری و استفاده از رسانه‌های اجتماعی، سلامت و ایمنی، حل تعارض و مکانیسم‌های گزارش‌دهی را شامل شود. اطمینان حاصل کنید که هر بخش به وضوح توضیح داده شده و به راحتی قابل درک است.

مرحله 5: سازوکارهای گزارش‌دهی را توسعه دهید

مکانیسم‌های گزارش‌دهی واضح و محرمانه را برای کارمندان ایجاد کنید تا موارد نقض قوانین رفتاری را گزارش کنند. به کارکنان اطمینان دهید که گزارش‌ها جدی گرفته می‌شوند و از تلافی‌جویی محافظت می‌شوند.

مرحله 6: اطمینان حاصل کنید که قوانین و مقررات رعایت شده است

اطمینان حاصل کنید که آیین‌نامه رفتاری با تمام قوانین و مقررات قابل اجرا مطابقت دارد و هر استاندارد قانونی و اخلاقی خاص صنعت را که در مورد سازمان شما اعمال می‌شود، رعایت می‌کنید.

مرحله 7: پیش‌نویس آیین‌نامه رفتاری

تمام اطلاعات را جمع‌آوری کنید و آیین‌نامه رفتاری را پیش نویس کنید. همیشه از زبان واضح، مختصر و در دسترس استفاده کنید تا مطمئن شوید که درک آن آسان است.

مرحله 8: بررسی و بازنگری

پیش‌نویس آیین‌نامه رفتاری را با ذینفعان مختلف از جمله حقوقی و مدیریتی بررسی کنید تا از جامع و دقیق بودن آن اطمینان حاصل کنید. کد را در صورت لزوم بر اساس بازخورد دریافتی اصلاح کنید.

مرحله 9: تاییدیه را دریافت کنید

پیش‌نویس نهایی آیین‌نامه رفتاری را برای تصویب به مدیریت ارشد یا هیئت مدیره ارائه دهید.

مرحله 10: برقراری ارتباط و پیاده‌سازی

کد رفتار را به همه ذینفعان مربوطه ابلاغ کنید و اطمینان حاصل کنید که اهمیت و پیامدهای آن را درک می‌کنند. آموزش و منابع برای کمک به کارکنان در رعایت آن را فراهم کنید. هنگامی که پایه‌ها به درستی در جای خود قرار گرفتند، آیین‌نامه رفتاری را اجرا کنید و آن را با خط مشی‌ها و رویه‌های سازمان ادغام کنید.

اشتباهاتی که باید هنگام ایجاد خط مشی کد رفتاری خود از آنها اجتناب کنید

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، از اشتباهات زیر در هنگام نوشتن کدهای رفتاری اجتناب کنید.

• • • مبهم یا غیرشفاف نباشید. این می‌تواند منجر به تفسیر نادرست یا سردرگمی شود.
    • اطمینان حاصل کنید که منشور رفتاری قابل اجرا است و عواقب واضحی برای نقض دارد.
    • بازخورد یا نگرانی‌ها را نادیده نگیرید. هنگام تهیه پیش‌نویس خط مشی، از کارمندان و سایر ذینفعان بازخورد بخواهید.
    • ارزش‌های سازمانی را فراموش نکنید کد باید انعکاسی واقعی از آنچه سازمان است باشد.
    • آموزش و ارتباطات ناکافی باعث می‌شود کارمندان از کد یا پیامدهای آن مطمئن نباشند.
    • مراقب اجرای ناسازگار باشید. مدیران خط و کارمندان را زیر نظر بگیرید تا مطمئن شوید که کد به طور مداوم در سراسر سازمان اعمال می‌شود تا اعتبار و اعتماد حفظ شود.
    • اطمینان حاصل کنید که آیین‌نامه رفتار با تمام قوانین و مقررات قابل اجرا مطابقت دارد.
    • در محافظت از افشاگران کوتاهی نکنید. مکانیسم‌های گزارش‌دهی واضح و محرمانه را ایجاد کنید و از افشاگران در برابر تلافی محافظت کنید.

اجرای آیین‌نامه رفتار کارکنان

برای پیاده‌سازی مؤثر آیین‌نامه رفتار کارکنان، منابع انسانی باید رویکردی سیستماتیک و شفاف برای ابلاغ خط‌مشی به همه کارکنان و تضمین اجرای آن اتخاذ کند. برای انجام این امر موارد زیر را انجام دهید.

آگاه‌سازی کارکنان از آیین‌نامه رفتاری

• • 1. کد رفتار را به وضوح از طریق چندین کانال مانند ایمیل، اینترانت شرکت و کپی‌های فیزیکی به همه کارکنان منتقل کنید.
    2. برگزاری جلسات آموزشی و کارگاه‌های آموزشی برای توضیح آیین‌نامه رفتار، اهمیت آن و پیامدهای عدم انطباق
    3. آیین‌نامه رفتاری را به عنوان یک جزء کلیدی در فرآیند پذیرش کارکنان جدید در نظر بگیرید.
    4. آیین‌نامه رفتاری را به راحتی برای همه کارکنان در دسترس قرار دهید، و منابعی را برای کمک به آنها در درک و پیروی از خط مشی فراهم کنید.

اجرای منشور رفتاری

• • 1. عواقب نقض قوانین رفتاری را به وضوح ترسیم کنید و اطمینان حاصل کنید که آنها منصفانه، سازگار و همسو با شدت نقض هستند.
    2. قوانین رفتاری را به طور مداوم در سراسر سازمان، صرف نظر از موقعیت یا سمت کارمند، اعمال کنید
    3. هر گونه تخلف گزارش شده از آیین‌نامه رفتاری را به سرعت بررسی کنید و از روندی کامل و بی‌طرفانه اطمینان حاصل کنید.
    4. آموزش و منابع را به مدیران ارائه دهید تا به آنها کمک کند تا قوانین رفتاری را در تیم خود اجرا کنند.
    5. به طور منظم اثربخشی آیین‌نامه رفتار را بررسی کنید و به روز رسانی‌های لازم را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که مرتبط و موثر باقی می‌ماند.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/code-of-conduct-template/

ترجمه: مسعود شکری