نگهداشت کارکنان با 10 استراتژی برتر

استخدام و نگهداشت کارکنان دو روی یک سکه‌اند، این دو یکدیگر را کامل می‌کنند به خصوص در محیط کار امروز که 75 درصد از کارفرمایان گزارش داده‌اند که در پر کردن موقعیت‌های شغلی کسب و کار خود با مشکل مواجه هستند.

نگهداشت کارکنان چالشی جدی است که بیشتر شرکت‌های معتبر دنیا با آن رو به رو هستند. نگهداشت کارکنان نقطه مقابل ترک کار است.

اکنون بیش از هر زمان دیگری، سازمان‌ها باید تمام تلاش خود را برای محافظت از ارزشمندترین دارایی خود، که همان کارکنان هستند، انجام دهند.

در این مقاله بررسی می‌کنیم که چرا نگهداشت کارکنان اهمیت داشته و 10 استراتژی برتر نگهداشت کارکنان را پیشنهاد می‌دهیم.

چرا نگهداشت کارکنان اهمیت دارد

از دست دادن کارکنان بسیار هزینه‌بر است که البته این هزینه صرفا هزینه‌های مالی نیست! به این دلیل است که سرمایه‌گذاری کردن در مجموعه‌ای از سیاست‌ها، استراتژی‌ها و روش‌هایی اثبات شده، به منظور نگهداشت بهترین‌ کارکنان در سازمان و کاهش نرخ خروج ایشان از اهمیت بالایی برخوردار است.

بیایید با جزئیات بیشتر به بررسی اینکه چرا نگهداشت کارکنان با اهمیت است بپردازیم.

صرفه‌جویی و مدیریت هزینه‌ها

جایگزینی یک کارمند می‌تواند بین یک سوم تا دو برابر حقوق سالانه آن‌ها هزینه داشته باشد که شامل هزینه‌های متنوعی اعم از فرایند استخدام و آموزش فرد جدید می‌شود.

روحیه بهتر در فعالیت‌های تیمی

زمانیکه یکی از کارکنان سازمان را ترک می‌‌کند، عموما تا پیدا کردن جایگزین دقیق و مناسب برای وی چند ماه طول می‌کشد و در این فاصله بقیه اعضای تیم مجبور به تحمل حجم کاری برجای مانده از وی خواهند بود که این موضوع می‌تواند علاوه بر افزایش فشار کاری و استرس، تأثیر منفی بر عملکرد و روحیه سایر اعضای تیم داشته و حتی ممکن است منجر به استعفای بیشتری در تیم شود.

افزایش رقابت‌پذیری

فراهم آوردن فرصت‌هایی برای توسعه و رشد کارکنان یک استراتژی موثر برای نگهداشت کارکنان است که اغلب به شایستگی‌های بزرگتر منجر و می‌تواند به شرکت مزیت رقابتی بخشد.

رشد پایدار و مستمر کسب و کار

برخورداری از نرخ بالای آمار نگهداشت کارکنان به این معنی است که شما کمتر به استخدام کارمندان جدید برای پر کردن جای خالی نیازمند و متکی خواهید بود و می‌تواند منجر به کسب و کار پایدارتر و رشد بلندمدت شود.

همکاری بهینه

هر چه مدت ماندگاری کارکنان در سازمان بیشتر باشد، منجر به آشنا شدن بیشتر آنها با خط مشی‌ها و شیوه‌های کاری سازمان می‌شود و این امر باعث بهبود روند همکاری بین کارکنان و کمک به آنها برای دست یافتن به اهداف مشترک می‌شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ده روش برای افزایش انگیزه در کارکنان

بهترین استراتژی‌های نگهداشت کارکنان چیست؟

استراتژی‌های زیادی برای نگهداشت کارمندان وجود دارد که در ادامه بررسی می‌کنیم.

1- از جذب و استخدام شروع کنید

نگهداشت کارکنان از فرایند جذب و استخدام آغاز می‌شود. پس لازم است اطمینان حاصل کنید که از برند کارفرمایی قوی برخوردارید که منجر به جذب کاندیداهای مناسب به سازمان شما می‌شود. همچنین لازم است تا از یک قیف استراتژیک استخدامی مناسب برخوردار باشید و مطمئن شوید افرادی را استخدام می‌کنید که از مهارت‌ها، ویژگی‌ها و ارزش‌های همگونی با سازمان شما برخوردارند. به همان اندازه مهم است که در مرحله استخدام در مورد فرهنگ کاری سازمان و نقش خاص مورد نظر شفاف باشید. (پرهیز از دروغ‌گویی یا عدم شفافیت و مبالغه نسبت به آنچه در واقع در سازمان در حال رویدادن است.)

2- مرحله آنبوردینگ کارکنان خود را تقویت نمایید

تحقیقات انجام شده توسط گروه براندون هال نشان داده که حضور قوی و آنبوردینگ مناسب کارکنان می‌تواند نگهداشت کارکنان را تا 82 درصد افزایش دهد. همچنین شرکت‌های بزرگ تا 16 درصد از کارکنان جدید خود را در شش ماه اول از دست می‌دهند. بنابراین برخورداری از یک فرآیند آنبوردینگ مناسب و ساختارمند، گامی کلیدی برای به حداقل رساندن ریزش استخدام‌های جدید و حفظ استعدادهای برتری است که  بر روی جذب آنها سرمایه‌گذاری زیادی کرده‌اید.

فرآیند آنبوردینگ سازمانی به محض اینکه کارمند شما نامه پیشنهاد شغلی خود را امضا نمود، آغاز می‌شود و تنها زمانی پایان می‌یابد که بتواند به طور مستقل نقش خود را انجام دهد. بنابراین ضروری است که تمام مراحل کلیدی فرآیند آنبوردینگ را در نظر بگیرید. گام‌هایی چون پیش بینی‌های لازم قبل از آغاز آنبوردینگ، روز اول، هفته اول، 90 روز آغازین و پایان سال اول.

3- پیشنهاد برنامه‌ی همکاری منعطف

بعد از همه‌گیری کرونا، کارکنان شروع به تعریف مجدد اولویت‌های خود نمودند و بسیاری از کارکنان اکنون روش‌های کار از راه دور یا انعطاف‌پذیر را ارزشمندتر قلمداد می‌نمایند.

یک نظرسنجی ADP در سال 2022 نشان داد که 64 درصد از آمریکایی‌های مورد بررسی قرار گرفته اگر مجبور به بازگشت تمام وقت به دفتر و محل کار خود شوند، ترجیح می‌دهند تا به دنبال شغل جدیدی باشند.

بهره‌مندی از سایر روش‌های کاری مانند دورکاری، کار ترکیبی، پاره وقت، کار اشتراکی و گزینه‌ی هفته کاری فشرده، همگی می‌توانند رضایت کارکنان را بدون آسیب رساندن به عملکرد، تا حد زیادی افزایش دهند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: دورکاری: فرصت‌ها و چالش‌ها + دانلود گزارش

4- ارائه و پیشنهاد ارزش پبشنهادی قانع کننده

 ارزش پیشنهادی کارفرما (EVP)، پیشنهاد منحصر به فردیست که از جانب کسب و کار به کارکنان ارائه می‌شود. یک EVP قانع کننده از عناصر مهمی از جمله مزایا، فرصت‌های رشد، تعادل بین کار و زندگی و فرهنگ سازمانی بالغ برخورداراست. پس مهم است که با ارائه و خلق یک پیشنهاد جذاب برای کارکنان، موفق به متمایز شدن از سایر رقبای خود در این زمینه شوید.

EVP پاسخ به این سوال کلیدی است  “چرا یک کارمند باید با ما و در کسب و کارمان بماند؟”

EVP می‌تواند شامل یک پیشنهاد کار کاملاً از راه دور برای کارمندان، یا برخورداری از روزهای تعطیل نامحدود، یک برنامه بازنشستگی جذاب، مزایای خاص، یا امکان و زمان کار منعطف و شناور باشد.

در این گزینه‌های پیشنهادی، توجه کنید که چه مواردی با ارزش‌های شما همخوانی داشته و همراستاست و سپس برای ارائه آن در عمل اقدام مناسب داشته باشید.

5- تمرکز بر توسعه و مسیر شغلی کارکنان

به گفته McKinsey & Company، مهمترین دلیلی که کارمندان، شغل خود را ترک کردند، فقدان توسعه حرفه‌ای و فرصت‌های پیشرفت بوده است. همچنین گزارشی توسط LinkedIn بیان می‌کند که 94 درصد از کارمندان مایلند در صورت سرمایه‌گذاری سازمان در زمینه توسعه شغلی و سازمانی ایشان، مدت بیشتری در سازمان بمانند.

به طور طبیعی، تنها زمانی باید روی آموزش سرمایه‌گذاری کنید که به شما در دستیابی به یک هدف سازمانی کمک کند، البته آموزش باعث بهبود و افزایش بهره‌وری، عملکرد، میزان تعلق، نرخ رضایت و همچنین نرخ نگهداشت نیز می‌شود. فراهم کردن فرصت‌هایی برای رشد و توسعه بیشتر به کارکنان کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی کنند و آینده را در کنار شما ببینند.

برای مثال، هیلتون (هتل‌های زنجیره‌ای) تلاش داشت که از طریق آموزش‌هایی در زمینه مهارت‌های نرم به نام پاسپورت موفقیت، با کمبود مهارت‌های کارکنان جدید خود مقابله کند. هدف از این آموزش‌ها کمک به کارکنان در مدیریت مشکلات مهمانان با همدلی بیشتر و در عین حال حرفه‌ای بودن در کار بود. یک نظرسنجی اخیر از سرپرستان نشان داد که 96٪ از اعضایی از تیم هیلتون که آموزش مذکور را سپری کرده بودند، پس از شش ماه در سازمان باقی ماندند و 40٪ از ایشان نیز ارتقا یافتند.

6- در اولویت قراردادن رفاه کلی کارکنان

موضوع تعادل بین کار و زندگی در حال حاضر موضوع پرمخاطب و معتبری در حوزه منابع انسانی است و به دنبال همه‌گیری کرونا، کارکنان اهمیت بیشتری برای رفاه کلی خود قائل هستند و برای تعادل سالم‌تر در همه زمینه‌های زندگی خود تلاش می‌کنند. بسیاری از کارکنان در تلاش برای دست‌یابی به نقش‌های پاره وقت هستند یا ترجیح می‌دهند برای سازمان‌هایی کار کنند که رفاه آنها را در اولویت قرار می‌دهند و به دنبال کار در محیط کاری که حجم کاری سنگین است و ضرب الاجل‌های غیرممکن باید به هر قیمتی رعایت شود، نیستند.

در حالی که گزینه‌هایی مثل دورکاری می‌تواند به ایجاد تعادل بهتر بین کار و زندگی کمک کنند، همچنان دستیابی به این مفهوم (تعادل بین کار و زندگی) مادامیکه کارکنان کار زیادی داشته و ساعات کافی در روز برای تکمیل و انجام آن نداشته باشند و یا فعالانه تشویق شوند که به تماس‌های تلفنی یا ارتباطات ایمیلی خارج از زمان اداری یا حتی در تعطیلات خود پاسخگو باشند، موضوع دشواری خواهد بود.

مدیران باید تلاش کنند که به طور منظم و مستمر تیم خود را بررسی کنند و مطمئن شوند که می‌توانند حجم کاری خود را مدیریت کنند. جلسات غیرضروری و فرایندهای دفتری و پیش پا افتاده نیز باید حذف شوند تا کارمندان بتوانند تمرکز خود را بر روی مهم‌ترین وظایف خود بگذارند که به پیشبرد کسب و کار کمک می‌کند. مهم است که توجه داشته باشیم که رفاه کامل فقط به سلامت جسمانی مربوط نمی‌شود، بلکه به رفاه روانی، اجتماعی، مالی و شغلی کارکنان نیز مربوط می‌شود.

SAS دریافته است که سرمایه‌گذاری‌هایی که در سلامت و رفاه کارکنان انجام داده‌اند به نرخ ریزش و خروج بسیار پایین کارکنان منجر شده است (حدود 4٪) در حالی که میانگین آن در صنعت 15٪ است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: دانلود پرسشنامه ارزیابی تعادل کار و زندگی

7- پکیج جبران خدمات و مزایای منصفانه ارائه دهید

در حالی که کارمندان مختلف برای چیزهای مختلف در یک شغل و محل کار ارزش قائل هستند، جبران خدمات و حقوق و مزایای کارکنان جزء ضروری استراتژی نگهداشت در هر سازمان است. حتی اگر کارمندی در محل کار خود احساس ارزشمندی زیادی داشته باشد، اگر معتقد باشد که برای کاری که انجام می‌دهد به طور منصفانه پاداش دریافت نمی‌کند، احتمالاً به دنبال فرصت دیگری خواهد بود. بنابراین مهم است که ساختار پرداخت خود را شفاف کنید و یک سیاست پرداخت ساده برای جذب و نگهداشت بهترین افراد ایجاد کنید. ارزیابی منظم استانداردهای جبران خدمات و حقوق کارکنان در صنعت و برخورداری از یک استراتژی مناسب برای پاداش دادن به بهترین کارکنان، از اهمیت بالایی برخوردار است. مزایا نیز نقش مهمی دارند.

فوربس گزارش می‎‌دهد که تقریباً از هر 10 کارمند، 6 نفر بسته مزایا و جبران خدمات یک شرکت را در هنگام بررسی شغل در نظر می‌گیرند و مزایایی مانند حق بیمه کمتر، مراقبت‌های بهداشتی، ساعات کاری انعطاف‌پذیر و مرخصی بیشتر برای والدین اغلب می‌تواند در تصمیم‌گیری کارکنان برای ماندن در شرکت و یا جستجوی یک شغل جدید تفاوت ایجاد کند.

8- برقراری و بنیانگذاری یک سیستم مدیریت عملکرد موثر

مادامیکه که مدیریت عملکرد به درستی انجام شود، به کارکنان کمک می‌کند تا درک مناسبی از انتظارات داشته باشند و بتوانند برای بهبود و پیشرفت در حرفه خود تلاش کنند.

مدیریت عملکرد موثر فرصت‌های یادگیری و توسعه را برای کارکنان فراهم می‌آورد. دستیابی به درک والاتری از نقشی که در دستیابی به اهداف سازمان ایفا می‌کنند و به آنها کمک می‌کند تا پیشرفت خود را در محل کار ببینند و بدانند که برای ارتقاء شغلی باید چه کاری انجام دهند. همچنین به آن‌ها کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی کنند، که به نوبه خود باعث افزایش تعامل می‌شود و گشودگی و پذیرش آنها را برای دریافت بازخورد سازنده بالا می‌برد. وقتی یک کارمند بتواند مسیر شغلی خود در سازمان را به وضوح  دیده و درک کند که چگونه پیشرفت می‌کند، احتمال ماندن او بسیار بیشتر است.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل ارزیابی عملکرد کارکنان+ دانلود فرم ارزیابی

9- مشارکت کارکنان را به نحو احسن به رسمیت بشناسید

در یک نظرسنجی Gallup/Work human نشان داده شده که وقتی کارکنان احساس می‌کنند برای کارشان قدردانی شده و با ارزش هستند، 56 درصد کمتر به دنبال شغل جدید می‌گردند، با این حال تنها 18 درصد از کارکنان معتقدند سازمانشان فرهنگ مناسب قدردانی دارد.

سازمان‌ها باید به طور فعال مدیران را تشویق کنند تا از کار اعضای تیم خود قدردانی کرده و حس ارزشمندی را خصوصا برای کسانی که در عملکرد فراتر از انتظارات هستند ایجاد نمایند.

Zappos به عنوان شرکتی معروف و مشهور شده است که همواره کارکنان خود را در اولویت قرار می‌دهد و این بخش مهمی از استراتژی حفظ کارمندان آن است. آنها در شناسایی کارمندان با عملکرد برتر فعال هستند و این یکی از بسیار استراتژی‌ است که منجر به نرخ ماندگاری 85٪ در این شرکت شده است.

10- پرورش و توسعه رهبری و مدیریت قوی درسازمان

در یک نظرسنجی صورت گرفته توسط گودهایر مشخص شد که 82 درصد از افراد مورد بررسی به طور بالقوه شغل خود را به دلیل یک مدیر بد ترک می‌کنند!

سازمان‌ها چه کاری می‌توانند برای بهبود رهبری انجام دهند؟ در این رابطه لازم است که اطمینان حاصل کنیم که بررسی عملکرد مهارت‌های مدیریتی را  موشکافانه در نظر می‌گیریم و آموزش‌ها و کوچینگ منظم را برای مدیران در همه سطوح ارائه و لحاظ می‌نماییم، خصوصا بیشتر برای کسانی که در مدیریت تازه کار هستند و اولین تجربه مدیریتی خود را سپری می‌کنند.

Covenant Healthcare به دنبال ارتقا و بهبود هوش هیجانی بیش از 200 رهبر با استفاده از راه حل‌های مبتنی بر مهارت‌های نرم بود. نتیجه این بود که رهبران شروع به استفاده از مهارت‌های هوش هیجانی خود برای توسعه و مشارکت کارکنان کردند که باعث بهبود بهره‌وری و اتحاد تیم شد.

جمع‌بندی و نکات پایانی

نگهداشت کارکنان مهم است زیرا می‌تواند در هزینه شما صرفه جویی کند، روحیه تیم و بقا و ماندگاری دانش در سازمان را تقویت کند، سطح رقابت‌پذیری شما را افزایش دهد، رشد کسب و کار را بهبود بخشد و منجر به همکاری بهتر شود.

جمع‌آوری بازخورد منظم از کارکنانی که می‌مانند و می‍روند، رصد کردن نرخ خروج کارکنان و سنجه‌ها و معیارهای کلیدی در سازمان و طراحی و حفظ یک خط گفتمان باز بین کارکنان و مدیران برای تشویق به ایجاد فرهنگ اعتماد از مهمترین شیوه‌های عملی در راستای نگهداشت کارکنان است .

به صورت دائم مصاحبه‌ نگهداشت برای کارکنان انجام دهید تا اطلاع یابید که کارکنان شما کار در سازمان شما را به چه دلیلی دوست دارند و زمینه‌های کلیدی نیازمند بهبود را شناسایی کنید و تغییرات لازم را برای بهبود نرخ نگهداشت کارکنان خود انجام دهید.

دانستن اینکه چه کسی در سازمان شما می‌ماند و چه کسی می‌رود، به شما در طراحی و برخورداری از استراتژی‌های حفظ قدرتمندتر کارکنان کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که عمدتاً زنان هستند که پس از یک سال شرکت شما را ترک می‌کنند (در حالی که مردان می‌مانند)، آنگاه بر اساس این شاخص می‌توانید نگاه عمیق‌تری به نرخ ترفیع کارکنان خود در سازمان، داده‌های حقوق و مزایای کارکنان و سایر دلایل بالقوه‌ داشته باشید.

بهترین استراتژی‌های نگهداشت کارکنان بر تمامی مراحل چرخه عمر کارکنان تمرکز دارد. برداشتن گام‌های ساده مانند ارائه پکیج جبران خدمات و پاداش و مزایا منصفانه، فرصت همکاری با ساعات انعطاف‌پذیر، مدیریت عملکرد، شرایط درک مناسب کارکنان و فضای رفاه کامل می‌تواند به شما در زمینه نگهداشت و بقای استعدادهای برتر خود کمک کند.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/employee-retention-strategies/

ترجمه: علیرضا خردمندان