7 تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان

مدیریت زمان به معنای این که چگونه زمان خود را سازماندهی کنیم، چیزی است که بسیاری از ما با آن مشکل داریم. مدیریت مؤثر زمان به ما این امکان را می‌دهد که بهترین استفاده را از روزمان ببریم، وظایف را سریع‌تر انجام دهیم و اولویت را به کارهایی بدهیم که بیشترین تأثیر را دارند.

در این مقاله، به معرفی 7 تکنیک کاربردی مدیریت زمان می‌پردازیم که می‌توانید به‌سادگی آن‌ها را به کار بگیرید. برای هر تکنیک، مثال‌هایی نیز ارائه خواهیم کرد.

1- تحلیل پارتو (قانون ۸۰/۲۰) Pareto Analysis

این تکنیک توسط اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، ارائه شده است. این ایده بیان می‌کند که در بسیاری از موارد، 80 درصد نتایج از 20 درصد تلاش‌ها، ورودی‌ها یا منابع حاصل می‌شود. در مدیریت زمان، قانون پارتو به شما کمک می‌کند روی وظایفی تمرکز کنید که بیشترین تأثیر را دارند. به عبارتی، 20 درصد از فعالیت‌های شما ممکن است 80 درصد نتایج مطلوبتان را به همراه داشته باشد.

مثلا اگر شما در فروش فعالیت می‌کنید، بررسی کنید کدام مشتریان یا محصولات 80 درصد از فروش شما را تشکیل می‌دهند و زمان بیشتری را به آن‌ها اختصاص دهید.

برای استفاده از قانون پارتو

1. اولویت‌بندی کنید: مشخص کنید کدام کارها ارزش بیشتری دارند یا بیشترین تأثیر را دارند.
   • مثال: آماده کردن ارائه‌ای که برای جلسه‌ی مشتری حیاتی است، به‌جای مرتب کردن ایمیل‌ها.
2. روی کارهای کلیدی تمرکز کنید: 20 درصد از کارهایی که ارزشمندتر هستند، ابتدا انجام دهید.
   • مثال: اگر برای جلسه‌ی فردا آماده شوید (20 درصد تلاش)، احتمال موفقیت در معامله (80 درصد نتیجه) بسیار بالاست.
3. کارهای کم‌اهمیت‌تر را به دیگران واگذار کنید یا به وقت دیگری موکول کنید: کارهایی که در دسته 80 درصد قرار می‌گیرند، اغلب می‌توانند کمتر مورد توجه قرار گیرند.

۲. تکنیک پومودورو Pomodoro Technique

این تکنیک توسط کارآفرین و نویسنده فرانچسکو سیریلو ایجاد شد. این روش کار را به فواصل زمانی تقسیم می‌کند که هر کدام «پومودورو» نامیده می‌شود. پومودورو شامل کار متمرکز به مدت 25 دقیقه و سپس 5 دقیقه استراحت است. بعد از هر چهار دوره، استراحت طولانی‌تری (15-30 دقیقه) در نظر بگیرید.

مثلا اگر نیاز دارید مقاله‌ای بنویسید، آن را به قسمت‌های کوچک تقسیم کنید و در بازه‌های 25 دقیقه‌ای با تمرکز کامل روی آن کار کنید.

برای استفاده از تکنیک پودومورو

1. یک وظیفه برای انجام انتخاب کنید.
2. یک تایمر (مثلاً ۲۵ دقیقه) را تنظیم کنید.
3. روی کار متمرکز شوید.
4. پس از پایان تایمر، یک علامت بر روی کاغذ بزنید.
5. استراحت کوتاهی (۳ تا ۵ دقیقه) داشته باشید.
6. این روند را تکرار کنید و پس از چهار دوره، استراحت طولانی‌تر (15 تا ۳۰ دقیقه) داشته باشید.

3-ماتریس آیزنهاور Eisenhower Matrix

این ماتریس توسط دوایت آیزنهاور، رئیس‌جمهور پیشین آمریکا، ابداع شد. پیش از آنکه آیزنهاور در سال ۱۹۵۳ رئیس‌جمهور شود، به‌عنوان فرمانده نیروهای متحدین در جنگ جهانی دوم در ارتش آمریکا خدمت می‌کرد. او روزانه با تصمیمات دشواری روبرو بود که باعث شد ماتریسی را ابداع کند که اکنون به‌عنوان “ماتریس آیزنهاور” یا “ماتریس فوری-مهم” شناخته می‌شود.

این ماتریس وظایف را به چهار دسته تقسیم می‌کند:

• فوری و مهم: بلافاصله انجام دهید.
• غیرفوری و مهم: برنامه‌ریزی کنید و به‌مرور انجام دهید.
• فوری و غیرمهم: واگذار کنید.
• غیرفوری و غیرمهم: حذف کنید.

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور

لیست وظایف خود را به چهار بخش جداگانه تقسیم کنید و آن‌ها را بر اساس دو معیار مهم و غیرمهم و فوری و غیرفوری مرتب کنید.

• وظایف فوری: کارهایی که احساس می‌کنیم باید فوراً انجام شوند.
• وظایف مهم: کارهایی که به اهداف بلندمدت یا ارزش‌های شما کمک می‌کنند.

ایده‌آل این است که فقط روی وظایف موجود در دو بخش اول (مهم و فوری) کار کنید و سایر وظایف را واگذار کنید یا حذف کنید. مثلا اگر پروژه‌ای دارید که دو هفته دیگر موعد تحویل دارد (مهم اما غیر فوری)، آن را برای چند روز آینده برنامه‌ریزی کنید و از کارهای غیرضروری مثل چک کردن شبکه‌های اجتماعی بکاهید.

4-روش برنامه‌ریزی سریع (RPM)

روش برنامه‌ریزی سریع یا RPM (Rapid Planning Method) یک رویکرد خلاقانه و هدف‌محور برای مدیریت زمان و دستیابی به اهداف است که توسط آنتونی رابینز معرفی شده است. این روش به جای تمرکز بر لیست کارها، بر اهداف و نتایج دلخواه تمرکز دارد و از سه جزء اصلی تشکیل شده است:

اجزای اصلی روش RPM

1. نتیجه (Result): مشخص کنید چه چیزی می‌خواهید به دست آورید.
2. دلیل (Purpose): دلیل و انگیزه‌تان برای دستیابی به این نتیجه چیست؟
3. برنامه (Massive Action Plan): چه اقداماتی برای رسیدن به این نتیجه نیاز است؟

این سه جزء به شما کمک می‌کنند تا به جای غرق شدن در لیست‌های بلندبالای کارها، انرژی و تمرکز خود را بر نتایج مهم و تأثیرگذار بگذارید و ذهن خود را بر روی چشم‌انداز خواسته‌هایتان متمرکز کنید و آن‌ها را به واقعیت تبدیل کنید.

مثال‌های زیر نحوه بکارگیری این روش را نشان می‌دهد.

5- روش زمان‌بندی بلوکی Time Blocking Method

ایلان ماسک که به بهره‌وری بالا شهرت دارد، زمان خود را به گونه‌ای مدیریت می‌کند که می‌تواند بیش از ۸۰ ساعت در هفته کار کند و همچنان زمانی را برای خود اختصاص دهد. راز او چیست؟ زمان‌بندی بلوکی. در این روش، برای هر فعالیت یک بازه زمانی مشخص در نظر بگیرید و در آن بازه فقط روی همان کار تمرکز کنید.

مراحل زمان بندی بلوکی 

• لیست کارها را تهیه کنید: همه وظایف و کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید.
• زمان‌بندی بلوک‌ها:
  • روز خود را به بلوک‌های زمانی 15، 30، یا 60 دقیقه‌ای تقسیم کنید.
  • هر بلوک زمانی را به یک کار یا فعالیت خاص اختصاص دهید.
• اولویت‌بندی کنید: کارهای مهم‌تر را در بلوک‌های اولیه یا زمانی که انرژی بیشتری دارید، برنامه‌ریزی کنید.
• انعطاف‌پذیر باشید: در صورت تغییر شرایط، بلوک‌ها را جابه‌جا کنید، اما مراقب باشید از برنامه دور نشوید.
• زمان‌های آزاد را برنامه‌ریزی کنید: زمان‌هایی برای استراحت، ورزش، یا کارهای غیرمنتظره در نظر بگیرید.

با کمک این روش وظایف به زمان مشخص محدود می‌شوند و می‌دانید که چه زمانی باید روی چه کاری تمرکز کنید.

مثال پروژه طراحی و ارائه یک پرزنتیشن

کلید رنگ‌ها:

• 🟦 ارتباطات/برنامه‌ریزی
• 🟩 تحقیق و آماده‌سازی
• 🟪 بهبود کیفیت
• 🟧 تمرین
• 🟨 استراحت

6-کانبان Kanban

کانبان یک تکنیک مدیریت زمان بصری است که به شما کمک می‌کند پیشرفت پروژه‌های خود را دنبال کنید. در این تکنیک شما نحوه حرکت کارها را در ستون‌های مختلف با برچسب‌های متفاوت ردیابی می‌کنید.

این روش ابتدا در صنعت خودروسازی توسط تویوتا برای بهینه‌سازی فرآیندهای تولیدی و مدیریت موجودی به کار گرفته شد، اما امروزه در بسیاری از حوزه‌های دیگر از جمله توسعه نرم‌افزار، خدمات و حتی مدیریت پروژه‌های عمومی کاربرد دارد.

کانبان به معنای “تابلو” یا “کارت” است. در اصل، کانبان یک سیستم بصری برای مدیریت کارها و وظایف در جریان است. این سیستم به افراد کمک می‌کند تا دید واضح‌تری از وضعیت کارها داشته باشند و از انجام کارهای غیرضروری یا تکراری جلوگیری کنند.

کانبان چطور کار می‌کند؟

شما می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت پروژه، قلم و کاغذ، یا تخته سفید و برچسب‌ استفاده کنید.

7- قانون پارکینسون Parkinson’s Law

مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون با جمله مشهور خود شناخته می‌شود: “کارها به اندازه زمانی که برای انجام آنها اختصاص داده می‌شود، گسترش می‌یابند.”به عبارت دیگر وقتی به یک کار زمان زیادی اختصاص داده می‌شود، آن کار به طور غیرضروری طولانی‌تر می‌شود و به طور طبیعی فرآیندهای غیرمولد در آن دخیل می‌شوند.

قانون پارکینسون چگونه کار می‌کند؟

این قانون به طور مستقیم یک روش مدیریت زمان نیست، اما با درک و به‌کارگیری آن می‌توان از موثرترین ابزارها برای مدیریت زمان استفاده کرد. این قانون شما را تشویق می‌کند کارهای خود را در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر و با کارایی بیشتر انجام دهید.

فرض کنید شما باید یک گزارش مالی را آماده کنید. به جای اینکه بگویید “این گزارش را امروز انجام می‌دهم” که ممکن است باعث شود در طول روز آن را به تأخیر بیاندازید و زمان زیادی صرف آن کنید، می‌توانید بگویید “این گزارش را در 2 ساعت تمام خواهم کرد.” این محدودیت زمانی باعث می‌شود که شما تمرکز بیشتری داشته باشید و گزارش را سریع‌تر و کارآمدتر آماده کنید.

نکات کاربردی برای مدیریت زمان با این قانون

1. بدون شارژر کار کنید:
   بدون وصل کردن شارژر به لپ‌تاپ کار کنید تا مجبور شوید قبل از تمام شدن باتری، پروژه خود را به پایان برسانید.
2. زودتر کار را تمام کنید:
   به جای تعیین ضرب‌الاجل تا نیمه‌شب، هدف خود را این بگذارید که مثلاً مقاله‌تان را تا ظهر تکمیل کنید.
3. زمان مشخصی تعیین کنید:
   برای انجام یک کار، زمانی معین تعیین کنید و سپس آن زمان را نصف کنید.
4. محدود کردن زمان برای وظایف:
   مثلاً فقط ۲۰ دقیقه صبح‌ها برای پاسخ به ایمیل‌ها وقت بگذارید.

نتیجه‌گیری

مدیریت زمان به معنای کنترل بهتر وظایف و بهره‌وری بیشتر در زندگی است. با پیاده‌سازی این تکنیک‌ها، می‌توانید به اهداف خود نزدیک‌تر شوید و از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید. هرکدام از این تکنیک‌ها را متناسب با سبک زندگی و کار خود تنظیم و اجرا کنید تا نتایج بهتری بگیرید.

منابع

https://www.usa.edu/blog/time-management-techniques/

https://www.actioncoach.com/articles/time-management-techniques

https://clockify.me/time-management-techniques

تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی