یک حضور تاثیرگذار برای کارمندان جدید ایجاد کنید
جامعه پذیری یا اجتماعی کردن فرایندی است که کمک می‌کند افراد تازه پیوسته به سازمان به فردی خودی و یک عضو موثر سازمان تبدیل شوند. روزهای اولیه یک دوره حیاتی‌ست و مهم است کاری کنید که کارکنان جدید احساس استقبال و قدردانی کنند (چه قبل از شروع به کار و چه در روز اول).
تحقیقات نشان می‌دهد که 86 درصد از کارکنان جدید تصمیم میگیرند که در چند ماه اول در سازمان جدید خود بمانند یا آن را ترک کنند.
اینکه آیا افراد جدید استخدام شده در روزهای اولیه احساس حمایت می‌کنند یا خیر، تأثیر قابل توجهی بر حفظ آنها خواهد داشت. اگر به بهبود عملکرد کارکنان و نتایج کسب‌وکار اهمیت می‌دهید، سرمایه‌گذاری در جامعه‌پذیری کارمندان ضروری است، با این حال تنها 12 درصد از کارمندان به‌شدت موافق هستند که سازمانشان روش خوبی در مواجهه با افراد جدید دارد.
اما نکته اینجاست:
کارمندانی که تجربه حضور مثبت دارند تقریباً سه برابر بیشتر احتمال دارد که در نقش خود احساس حمایت کنند، اعتماد به نفس و توانایی آنها برای اجرای خوب نقش خود افزایش می‌یابد. ایجاد احساس خوش آمدگویی به کارکنان جدید منجر به وفاداری و حفظ آنها می‌شود و در نتایج سازمان شما منعکس می‌شود.
نحوه استقبال از یک کارمند جدید در شرکت
استقبال از کارکنان جدید فرآیندی است که نوع روابط آنها با شرکت را تعیین می‌کند.
مراحل کلیدی که می‌توانید برای اطمینان از تجربه‌ای خوشایند برای کارمندان جدید انجام دهید در ادامه آمده است.
1. ایمیل خوش آمدگویی به تیم بفرستید
یک ایمیل خوش آمدگویی برای نیروهای جدید استخدام شده، راهی عالی برای خوش آمدگویی به آنها در شرکت، اشتراک‌گذاری اطلاعات و آشنایی کارمندان جدیدتان با فرهنگ شرکتتان است. به یاد داشته باشید که ایمیل خود را گرم و خوشایند کنید.
این ایمیل باید شامل اطلاعات کلیدی زیر باشد:
- نقش فرد در تیم یا بخش
- روز آغاز
- ساعات کاری
- مدارکی که باید در روز اول به همراه داشته باشند
- اطلاعات اتاق استراحت
- اطلاعات پارکینگ
- دستورالعمل‌های ورود، مانند ملاقات در پذیرش
- برنامه روز اول
- اطلاعات مربوط به برنامه ورود
- اطلاعات تماس‌های مهم
علاوه بر به اشتراک گذاشتن اطلاعات، ایمیل خوش آمدگویی راهی عالی برای ایجاد احساس راحتی و قدردانی در کارمند جدید شما است. استقبال مدیران از کارمندان جدید نیز به همان اندازه مهم است، مدیران ممکن است بخواهند از این فرصت برای معرفی کارمند به سایر اعضای تیم استفاده کنند.
در زیر نمونه‌ای از ایمیل خوش آمدگویی به شرکت از طرف منابع انسانی آورده شده است.
الگوی استاندارد ایمیل خوش آمدگویی کارمند جدید
موضوع ایمیل: به [نام شرکت] خوش آمدید
[نام کارمند] عزیز،
ما خوشحالیم که ورود شما را به تیم خود در [تاریخ] خوش آمد می‌گوییم. [نام] شما را در میز پذیرش ما در [زمان] ملاقات خواهد کرد. لطفا شناسنامه و کارت ملی خود را به همراه داشته باشید.
دفتر به شما نشان داده می‌شود و به همکاران و سایر اعضای تیمتان معرفی می‌شوید.
همکاران شما مشتاق دیدارتان هستند و ما برای روزهای اول شما یک دورهمی ناهار در نظر گرفته‌ایم تا بتوانید مدتی را صرف آشنایی با یکدیگر کنید.
ما برنامه‌ای کامل برای ورود شما برنامه‌ریزی کرده‌ایم تا به سرعت با سازمان آشنا شوید و احساس کنید که با فرهنگ شرکت یکپارچه شده‌اید. مهمتر از همه، ما می‌خواهیم شما احساس کنید که در خانه هستید.
از شما می‌خواهیم که در محیط کار جدید خود احساس راحتی و اطمینان داشته باشید، بنابراین لطفاً اگر چیز خاصی نیاز دارید، به ما اطلاع دهید.
مشتاقانه منتظر همکاری با شما هستیم!
خالصانه،
[نام]
نکته حرفه‌ای
هنگام نوشتن ایمیل‌های خوش آمدگویی برای کارمندان جدید، جزئیات مهمی را در مورد آنچه می‌توانند هنگام ورود انتظار داشته باشند، از جمله یادآوری تاریخ شروع، مدارک مورد نیاز، اطلاعات پارکینگ و طرح کلی از اولین روز یا هفته آنها ارائه دهید.برای اینکه آنها در مورد شغل جدیدشان احساس هیجان کنند، لحن شما باید خوشایند و مفید باشد و فرهنگ شرکت شما را منعکس کند.
2. برای ورود کارمند جدید آماده شوید
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، یکی از مهمترین نقش‌های شما جذب و استخدام کارمندان جدید است.
استخدام کارمند جدید را اعلام کنید و به همه، از جمله تیم مدیریت، اطلاع دهید که چه زمانی شروع به کار می‌کنند و در چه موقعیتی هستند. اطلاعات مختصری در مورد شغل، تحصیلات و علایق قبلی را درج کنید. از دیگران بخواهید که از کارمند جدید شما استقبال و از او حمایت کنند.
چک لیست استخدام جدید شما
- تمام مدارک استخدامی جدید را تکمیل کنید
- نامه خوش آمدگویی/ایمیل مدیر عامل را ارائه دهید
- تمام تجهیزات اداری و فنی را سفارش دهید و مطمئن شوید که در روز اول آماده هستند
- ترتیب دسترسی به دفتر/ راه دور
- دسترسی به ایمیل و همه نرم افزارها/پلتفرم‌ها را تنظیم و لاگین ایجاد کنید
- جلسات مقدماتی، جلسات اجتماعی، حضوری با اعضای تیم ترتیب دهید تا همه بتوانند با یکدیگر آشنا شوند.
- مدیر مستقیم را آماده کنید و به وی کمک کنید تا برنامه 30-60-90 روزه را برای پذیرش موفقیت آمیز کارکنان جدید را ایجاد کند.
- برای کمک به کارمند جدید خود برای یادگیری ماموریت، چشمانداز، اهداف استراتژیک و اولویت‌های شرکت و درک انتظارات عملکرد، آموزش برنامه‌ریزی کنید.
هنگام جامعه‌پذیری کارکنان ترکیبی یا دورکاری، مشخص کنید که کارمند جدید در چه روزهایی در محل کار خواهد بود. آنها ممکن است برای انتخاب روزهای حضوری و خارج از محل خود انعطاف‌پذیری داشته باشند، در این صورت ممکن است بخواهید به آنها توصیه کنید که در همان روزهایی که مدیرشان در دفتر حضور دارند، تا حد امکان تماس حضوری داشته باشند.
قبل از اولین روز کار با کارمند جدید ارتباط برقرار کنید و یک جلسه مجازی برای ارائه یک نمای کلی از فرهنگ شرکت و به اشتراک گذاشتن هرگونه اطلاعات لازم در مورد ورود برنامه‌ریزی کنید.
با تیم کارمند جدید و سایر سهامداران کلیدی، معرفی‌های مجازی را برنامه‌ریزی کنید. ترتیبی دهید که یک ناهار معمولی به همه افراد درگیر داده شود. این به استخدام جدید شما کمک می‌کند تا احساس ارتباط و ادغام بیشتری با فرهنگ شرکت داشته باشد.
نکته حرفه‌ای
استقبال از کارکنان جدید یک فرآیند حیاتی است. تعیین یک مربی برای استخدام جدید شما، به آنها در انتقال به یک محیط کاری جدید کمک می‌کند. مربی میتواند به آنها کمک کند تا درک کنند که چگونه فرآیندها و رویدادها با تصویر بزرگ مطابقت دارند و چگونه وظایف را اولویت‌بندی کنند. داشتن یک مربی برای صحبت میتواند به کاهش عدم اطمینانی که کارمند جدید ممکن است هنگام پیوستن به یک تیم جدید احساس کند، کمک کند.
3. روز اول تجربه عالی برای کارمند خلق کنید
درست همانطور که شما کارکنان جدید را ارزیابی می‌کنید، کارمندان جدید هم در مورد اینکه آیا شرکت شما مکانی است که می‌توانند برای مدت طولانی در آن کار کنند یا خیر، تصمیم میگیرند.
ایجاد اولین تصویر خوب برای کارمندان جدید مهم است. این تصویر کل تجربه آنها با شرکت را تعیین می‌کند.
امی کادی، روانشناس اجتماعی می‌گوید که ما در مورد افرادی که برای اولین بار ملاقات می‌کنیم، دو تصمیم می‌گیریم و این دو معیار را ارزیابی می‌کنیم: اعتماد و اطمینان.
اگر برای کارمند جدید آماده نیستید، اولین برداشت آنها ممکن است ناشی از بی‌نظمی و همچنین عدم اعتماد و اطمینان به شما باشد.
چک لیست روز اول
- یک برنامه روشن داشته باشید: که شامل معرفی اعضای کلیدی تیم و جلسات آموزشی باشد. این به کارمندان جدید کمک می‌کند که احساس کنند بخشی از یک فرآیند ساختاریافته هستند و برای وقتشان ارزش قائل شده‌اید.
- برای ملاقات با کارمند جدید حضور داشته باشید: به محض ورود به آنها به گرمی سلام کنید و آنها را در برنامه‌های روز قرار دهید. کارمندان جدید را به همکاران خود معرفی کنید.
- اطمینان حاصل کنید که فضای کاری آنها آماده است: کیفیت یک دفتر کاری میتواند تأثیر زیادی بر سطح بهرهوری داشته باشد. مطمئن شوید که یک دفتر کاری راحت و دسترسی به ابزار و تجهیزات مورد نیاز برای کار دارند.
- یک بسته خوشامدگویی هدیه دهید: هیچ راه بهتری برای ایجاد احساس خوش‌آمدگویی به یک عضو جدید تیم از هدیه دادن به آنها وجود ندارد که کالاهای شرکتی مانند لیوان قهوه، بطری آب، کلاه و خودکار را شامل شود. کتابچه راهنمای کارمند خود و هر چیز دیگری را که به آنها کمک می‌کند تا با شرکت آشنا شوند، اضافه کنید.
- آنچه را که انتظار می‌رود به آنها بگویید: مطمئن شوید که با وظایف شغلی، انتظارات عملکرد و فرهنگ شرکت آشنا هستند. اطلاعاتی را که در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد و انتظاراتشان نیاز دارند به صورت واضح و مختصر به آنها بدهید. از استفاده از اصطلاحات یا کلمات اختصاری که ممکن است ناآشنا باشند، خودداری کنید.
نکته حرفه‌ای
اشتیاق خود را به شرکت نشان دهید. نشان دادن اینکه نسبت به سازمان، کار و تیم علاقه‌مند هستید، میتواند مسری باشد و به کارکنان جدید کمک کند تا نسبت به محل کار جدید خود هیجان زده شوند.
4. ساختار هفته اول را برای جامعه پذیری کارمند جدید آماده کنید
مسیر حرکت را در هفته اول حفظ کنید. فرآیند ورود میتواند طولانی باشد، اما نتیجه که یک عضو متعهد و سازنده تیم است آن را ارزشمند می‌کند.
در اینجا یک دستورالعمل کلی برای ساختار هفته اول ورود کارکنان وجود دارد:
روز اول:
- یک نمای کلی از ماموریت، چشمانداز و ارزش‌های شرکت ارائه دهید و توضیح دهید که استخدام جدید چگونه با ساختار سازمان تناسب دارد. استخدام جدید را به یک تور در دفتر ببرید و به آنها مکان های مهم را نشان دهید.
روز دوم و سوم:
- یک نمای کلی از نقش، مسئولیت‌ها و اهداف استخدام شده جدید برای این موقعیت ارائه دهید.
- فرهنگ شرکت: فرهنگ، هنجارها و ارزش‌های شرکت را توضیح دهید و مثال‌هایی از نحوه عملی شدن آنها ارائه دهید.
- ارائه آموزش در مورد وظایف و ابزارهای خاص مرتبط با شغل که استخدام جدید با آنها کار خواهد کرد.
- جلساتی را با سایر اعضای تیم یا بخش‌ها ترتیب دهید تا به استخدام‌های جدید فرصتی دهید تا در مورد نقش خود و نحوه انطباق آنها با تصویر بزرگ‌تر آشنا شوند.
روز چهارم و پنجم:
- فرصت‌هایی را برای کارکنان جدید استخدام شده فراهم کنید تا با اعضای با تجربه تیم و با مربیان ملاقات کند.
آخر هفته:
- فعالیت‌های هفته را خلاصه کنید و از کارمندان جدید استخدام شده بخواهید که درباره تجربه حضورشان به شما بازخورد بدهند.
- هرچه سؤالات خود را دقیقتر بپرسید، پاسخ‌های آنها مستقیم‌تر و هدفمندتر خواهد بود و به شما کمک می‌کند تا برنامه‌هایی را که برای چند روز آینده در نظر دارید، توسعه دهید.
اکنون بیش از هر زمان دیگری، کارکنان به دنبال ارزش و هدف شخصی در کار هستند. روابط، حس قوی و کار هدفمند برای پیشرفت ضروری است. این ارزشی است که کارمندان از کارفرمایان انتظار دارند و شما باید آن را از همان ابتدا انجام دهید.
آنها را از طریق یک برنامه 30-60-90 روزه راهنمایی کنید تا در طی 30، 60 و 90 روز اول کار جدیدشان، یک مسیر عملی واضح را مشخص کنند. با تعیین اهداف مشخص در هر مرحله از برنامه، می‌توانید انتقال نیروی جدید به سازمان خود را بدون مشکل انجام دهید. به خاطر داشته باشید که در هفته اول کارمندان جدید را چک کنید تا مطمئن شوید که آنها راحت، شاد و درگیر با کار هستند.
نکته حرفه‌ای
بیش از 70 درصد از کارمندان می‌گویند که حس هدفشان با کارشان تعریف می‌شود. دوست داشته باشید یا نداشته باشید، شرکت شما نقش مهمی در کمک به آنها برای یافتن هدف خود و زندگی آن ایفا می‌کند.
بزرگترین راه برای جلوگیری از عدم دلبستگی، بهبود تجربه کارکنان از همان روز اول است، به آنها این امکان را می‌دهد که احساس ارزشمندی و قدردانی کنند و کارشان هدفمند باشد.
هفته اول همه چیز در مورد این است که مطمئن شوید استخدام جدید، با فرهنگ سازمانی شما همسو شده است.
5. یک چک لیست 30 روزه تهیه کنید
چک لیست 30 روزه پیشرفت کارمند جدید، رضایت شغلی و سازگاری وی با سازمان را ارزیابی می‌کند. این معمولاً توسط مدیر کارمند انجام می‌شود و هدف آن این است که فرصتی را برای کارمند جدید برای پرسیدن سؤالات، به اشتراک گذاشتن بازخورد و دریافت هرگونه حمایت لازم برای اطمینان از انتقال آرام به سازمان فراهم کند.
افراد جدید استخدام شده و مدیر آنها در مورد مسئولیت‌های شغلی، انتظارات و اهداف کارمند بحث خواهند کرد و در مورد عملکرد کارمند تا کنون بازخورد ارائه می‌کنند و به سوالات یا نگرانی‌های کارمند پاسخ می‌دهند. این مرحله به شناسایی هر گونه مشکل احتمالی که باید در مراحل اولیه رسیدگی شود، مانند نیازهای آموزشی یا درگیری با همکاران، کمک می‌کند.
به طور کلی، چک لیست 30 روزه بخش مهمی از ورود به فرایند جامعه‌پذیری کارکنان است و کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که کارمند جدید برای موفقیت در نقش جدید خود احساس حمایت، مشارکت و تجهیز می‌کند.
مدیران را تشویق کنید تا فعالانه با کارمندان جدید در 30 روز ارتباط برقرار کنند. همچنین، یک چک لیست 30 روزه بین واحد منابع انسانی و کارمند جدید ترتیب دهید تا درک کنید که آنها در مورد تجربه ورود تاکنون چه احساسی دارند. این یک فرصت عالی برای به دست آوردن بینش در مورد فرآیند خود و ارزیابی جایی است که امکان بهبود وجود دارد.
چک لیست بررسی 30 روزه
- آیا شغل همان چیزی است که کارمند انتظار دارد؟
- آیا آنها به تمام اطلاعات، ابزارها و منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف خود دسترسی دارند؟ آیا موانعی وجود داشته است؟
- آیا آموزش بیشتری وجود دارد که بخواهند؟
- آیا آنها از تیم جدید خود استقبال کرده‌اند و آیا ارتباط گرفتن فرآیند ساده‌ای است؟
- آیا آنها تاکنون از فرهنگ شرکت خوششان آمده است؟ چه چیزی را می‌توان بهبود بخشید؟
- نظر آنها در مورد فرآیند ورود چیست و آیا زمینه‌های بهبود وجود دارد؟
- آنها دوست دارند در 30 روز آینده چه کاری انجام دهند؟
نکته حرفه‌ای
انتخاب سوالات مناسب برای پرسیدن از کارمندان جدید برای یک بررسی موثر 30 روزه بسیار مهم است. بهترین راه برای نزدیک شدن به بررسی، پرسیدن سوالات یک به یک است. سؤالات خود را به طور خاص انتخاب کنید و از آنها برای هدایت مکالمه استفاده کنید و در عین حال به استخدام شده جدید فضای صحبت را بدهید.
نکات پایانی
استقبال از کارمندان جدید برای هر سازمانی یک فرآیند حیاتی در مدیریت منابع انسانی است، زیرا نوع روابط کارمند با شرکت را تعیین می‌کند. مطمئن شوید که روی یک برنامه جامع و کامل برای جامعه‌پذیری کارکنان سرمایه‌گذاری کرده‌اید.
در روز اول، کارمند جدید را با فرهنگ، سیاست‌ها و رویه‌های شرکت آشنا کنید. مسئولیت‌های شغلی، مزایا، و هر گونه اطلاعات مهم دیگر را شامل شود. فردی را تعیین کنید که بتواند به کارمند جدید در مورد هر سؤالی که دارد کمک کند.
ارتباط مستمر با فرد جدید استخدام شده را حفظ کنید تا اطمینان حاصل کنید که آنها به خوبی با نقش جدید و محل کار خود سازگار هستند.
یک برنامه 30-60-90 به خوبی طراحی شده به کارکنان جدید کمک می‌کند تا اهداف و استراتژی سه ماه اول خود را در شغل جدید تعیین کنند. از آن برای ارائه ساختار و جهت، تعریف فرآیندها و انتظارات، و تعیین یک مسیر عملی واضح برای استخدام جدید استفاده کنید.
منبع:
https://www.aihr.com/blog/welcome-to-the-team/
ترجمه: مسعود شکری
دیدگاهتان را بنویسید