چک‌لیست غربالگری قبل از استخدام

اطلاعات مهمی که از طریق غربالگری قبل از استخدام به دست می‌آید، برای تصمیم‌گیری بهتر در مورد استخدام ضروری است. شما می‌توانید با یافتن کسانی که بهترین شرایط را دارند تا با فرهنگ و ارزش­‌های سازمانی شما همسو شوند، نیروی کار راضی­تر و بهره­‌ورتری داشته باشید.

این مقاله به نحوه غربالگری قبل از استخدام، با توضیح اجزای ضروری و برخی تکنیک‌ها برای جلوگیری از استخدام نامطلوب، می‌­پردازد.

غربالگری قبل از استخدام چیست؟

غربالگری قبل از استخدام به معنای ساده شده عبارت است از: «فرآیندی برای بررسی صلاحیت‌های متقاضیان برای شناسایی بهترین‌ها برای این نقش ».

با بررسی پس‌زمینه و ارزیابی‌های مختلف، می‌توانید نامزدهایی را که نامناسب هستند، حذف کنید و افرادی را که مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی لازم برای انجام بهترین عملکرد را دارند، بشناسید.

بینش به‌دست‌آمده از بررسی‌های غربالگری قبل از استخدام، تصویر کامل‌تری از یک متقاضی نسبت به آنچه که یک رزومه به تنهایی می‌تواند ارائه دهد، ارائه می‌کند.

بر اساس نظرسنجیTestGorilla، حدود ٪56.9 پاسخ‌دهندگان گفتند که از رزومه نامزدها نمی‌توانند بفهمند که آیا واقعاً مهارت­‌های مورد نظر برای یک موقعیت را دارند یا خیر. علاوه بر این، نظرسنجی Checkster از 400 متقاضی نشان داد که 78٪ از متقاضیان، خود را در رزومه‌­ای که ارسال می‌­کنند، به اشتباه معرفی می‌کنند.

عناصر برنامه غربالگری قبل از استخدام

یک فرآیند کامل برای فیلتر کردن متقاضیان، از انواع مختلف شیوه‌های ارزیابی استفاده می‌کند. در اینجا مروری بر عناصر مختلف یک برنامه غربالگری قبل از استخدام خواهیم داشت:

انواع تست‌­های غربالگری قبل از استخدام:

انتخاب نامزد باید شامل مراحلی فراتر از درخواست­ها و رزومه‌­ها باشد. آزمون‌های غربالگری قبل از استخدام که در ادامه آمده است، تجربه داوطلب را تأیید می­‌کند و به شما کمک می­‌کند تا در مورد آنها بیشتر بدانید:

• بررسی پیشینه: جستجوی سوابق شغلی و سایر پایگاه‌های داده می‌تواند جنبه‌های مهمی از پیشینه متقاضی را نشان دهد که نیاز به بررسی بیشتر دارد.
• آزمون‌های مهارتی: اندازه‌گیری مهارت‌های سخت و نرم یک متقاضی نشان می‌دهد که آنها چقدر برای انجام مسئولیت‌های یک موقعیت مجهز هستند. به عنوان مثال، متقاضیانِ شغلِ دستیار اداری را می‌توان از نظر مهارت آنها در برنامه­‌های نرم‌افزاری مختلف و توانایی آنها در اولویت­‌بندی چندین کار مورد آزمایش قرار داد.
• بررسی‌­های مرجعReference Check: تأیید شغل و مسئولیت­‌های قبلی با سایر شرکت­ها نشان می­‌دهد که آیا یک نامزد با آنچه که در مواد درخواستی خود ادعا می کند سازگار است یا خیر. صحبت کردن با مراجع شخصی به شما بینش بیشتری در مورد شخصیت یک نامزد و نحوه ارتباط آنها با دیگران می‌­دهد.
• تمرین‌های شبیه‌سازی شده: قرار دادن یک نامزد در یک سناریوی واقعیِ شبیه‌سازی شده به او اجازه می‌دهد تا تجربه کند که شغل مدنظر او واقعاً چگونه است و قضاوت و توانایی آنها را برای انجام در این نوع موقعیت‌ها نشان می‌دهد. شرکت  Royal Caribbean Cruises Ltd شبیه‌سازی را برای پیش‌بینی بهترین کاندیداها برای موقعیت‌های نمایندگی مرکز تماس خود اجرا کرد و گردش مالی را تا 57% کاهش داد.

سایر روش‌های غربالگری

سایر تکنیک­‌های ارزیابی با ارائه بینش و داده‌های اضافی در مورد کاندیداها، نقش مهمی در فرآیند غربالگری قبل از استخدام دارند. این اطلاعات می‌­تواند به شناسایی مناسب بودن نقش و پیش­‌بینی عملکرد شغلی کمک کند. استانداردسازی روش‌های ارزیابی کاندیداها همچنین باعث می‌شود که استخدام برای کاهش سوگیری در استخدام هدفمندتر شود.

انواع ارزیابی­‌هایی که می­توانند در فرآیند غربالگری قبل از استخدام مورد استفاده قرار گیرند عبارتند از:

1. ارزیابی­‌های شخصیتی

کشف اینکه آیا ویژگی‌های یک فرد متناسب با موقعیت شغلی است یا خیر، می‌تواند فهرست نامزدها را به افرادی محدود کند که احتمال دارد در نقش و محیط کار پیشرفت کنند.

ارزیابی های شخصیتی که معمولاً مورد استفاده قرار می‌گیرند عبارتند از:

• آزمون شخصیت شناسی مایرز-بریگز (MBTI)
• آزمون شخصیت شناسی DISK
• آزمون شخصیت شناسی نئو
• آزمون شخصیت شناسی هارتمن
• پرسشنامه شخصیت شغلی SHL

2. ارزیابی‌های رفتاری

مشابه ارزیابی شخصیت، ارزیابی رفتاری ویژگی‌ها و خلق و خوی نامزد را تجزیه و تحلیل می‌کند. با این حال، یک قدم فراتر می‌رود تا رفتار آنها را پیش‌بینی کند و ارزیابی کند که آیا آنها برای یک نقش خاص مناسب هستند یا خیر.

از آنجایی که شخصیت رفتار را پیش بینی می کند، بسیاری از ارزیابی‌های شخصیتی می توانند به عنوان ارزیابی رفتاری نیز مورد استفاده قرار گیرند. سایت SelectiveHiring بخش‌های تست سفارشی‌شده را برای رفتارهای خاص متعدد، مانند رهبری، پیروی از قوانین و مدیریت استرس ارائه می‌دهد.

3. آزمون‌های هوش هیجانی (EQ)

هوش هیجانی آگاهی فرد نسبت به احساسات است. فردی با هوش هیجانی بالا می‌تواند احساسات خود و دیگران را درک کرده و از آنها استفاده کند تا روابط مفیدی ایجاد کند که الهام بخش یک محل کار سازنده باشد.

تست‌های هوش هیجانی میزان درک احساسات و ایجاد روابط توسط یک فرد را اندازه‌گیری می‌کنند. این شایستگی اجتماعی برای نقش‌هایی که نیاز به میزان قابل توجهی از تعامل با مردم است، حیاتی است. آزمون‌های هوش هیجانی اغلب بر کار تیمی، همدلی، تعهد و سازگاری تمرکز دارند. در اینجا چند نمونه از تست‌های هوش هیجانی ارائه شده است:

• تست هوش هیجانی بار-آن
• تست هوش هیجانی شات
• تست هوش هیجانی برادبری و گریوز
• تست هوش هیجانی گلمن

4. ارزیابی تناسب فرهنگی

بهترین استخدام جدید علاوه بر داشتن مهارت‌ها و صلاحیت‌های مناسب، فرهنگ شرکت شما را نیز ارتقا و شکوفا می کند. ارزیابی تناسب فرهنگی نشان می‌دهد که آیا ارزش‌ها، رفتارها و سبک ارتباطی نامزد با سازمان شما همخوانی دارد یا خیر. کارمندانی که از لحاظ فرهنگی مناسب هستند، اغلب به شغل خود متعهد و راضی هستند و این امر باعث می‌شود که آنها در شرکت بمانند.

برای یافتن نامزدهایی که با فرهنگ شرکت شما همسو هستند، ابتدا باید بتوانید آن را تعریف کنید. سرویسی مانند سایت StaffGeek از داده‌ها برای ارزیابی فرهنگ شما استفاده می‌کند و سپس نظرسنجی را تنظیم می‌کند که نامزدهایی را که با ویژگی‌های فرهنگ سازمانی شما مطابقت دارند، مشخص می‌کند.

5. ارزیابی دانش شغلی

پیدا کردن اینکه آیا یک نامزد می‌تواند از عهده این کار برآید بسیار مهم است، به ویژه برای موقعیت‌هایی که افراد نیاز به دانش تخصصی دارند. ارزیابی دانش شغلی، سطح فعلی درک افراد را تجزیه­وتحلیل می کند تا ببیند آیا واقعاً شرایط موقعیت را برآورده می‌کند یا خیر. برنامه‌نویسان کامپیوتر، حسابداران، مشاوران مالی و متخصصان حقوقی نمونه هایی از انواع مشاغلی هستند که نیاز به ارزیابی دانش تخصصی دارند.

انتخاب صحیح تست‌های غربالگری قبل از استخدام

روش‌های غربالگری قبل از استخدام سازمان‌ها، به صنعت و نقش آن بستگی دارد. در حالی که هر فرآیند استخدام جنبه‌های منحصر به فردی دارد، شما باید با شناسایی نیازها و اهداف خود شروع کنید. مشخص کنید که کدام مهارت‌ها و شایستگی‌ها برای کسب‌وکار شما حیاتی هستند و آیا می‌خواهید در طول استخدام، تناسب فرهنگی را در اولویت قرار دهید؟

با توجه به این موضوع، می‌توانید تست غربالگری یا ترکیبی از تست‌ها را با توجه به موقعیت خودتان، انتخاب کنید. مثلا:

سوالات غربالگری قبل از استخدام

مصاحبه غربالگری قبل از استخدام به شما این امکان را می‌دهد که با داوطلبان تعامل داشته باشید و ببینید که آنها چگونه خود را نشان می‌دهند. مصاحبه همچنین نشان می‌دهد که آیا یک نامزد به اندازه کافی از معیارهای شغلی برای پیشرفت در این فرآیند برخوردار است یا خیر.

موفقیت یک مصاحبه به پرسیدن نوع صحیح سوالات بستگی دارد. ما برخی از نمونه سوالات غربالگری قبل از استخدام را با هدف قرار دادن دسته های مختلف به شرح زیر گردآوری کرده ایم:

سوالات بررسی پیشینه کار

• بیایید به سابقه اشتغال شما بپردازیم. به طور خلاصه توضیح دهید که کجا کار کرده‌اید و چه نقشی داشته‌اید.
• آیا از زمانی که کار خود را شروع کردید، وقفه‌­ای در کار داشتید؟ اگر چنین است، در مورد آنها به من بگویید.
• چه نوع تحصیلات، آموزش، یا گواهینامه‌های حرفه‌ای دارید؟
• چرا آخرین سمت شغلی خود را ترک کردید و چه چیزی باعث شد که به این شغل ادامه دهید؟

سوالات رفتاری

• موقعیتی را توصیف کنید که در آن ابتکار عمل برای پیشرفت شغلی خود را به دست گرفته‌اید.
• از زمانی به من بگویید که مسئولیتی به شما محول شد که احساس نمی‌کردید از عهده آن برآیید. چگونه به آن نزدیک شدید و آن را قبول کردید؟
• آیا می‌توانید موقعیت کاری را به یاد بیاورید که اشتباه کرده‌اید یا مهلت مقرر را رعایت نکرده‌اید؟ چطور حلش کردید؟

سوالات متناسب با فرهنگ

• محیط کاری ایده آل خود را شرح دهید.
• برای انجام بهترین عملکرد به چه سبک مدیریتی یا نوع حمایتی نیاز دارید؟
• در مورد موقعیتی به من بگویید که احساس کردید برای تلاش کردن خیلی بی‌انگیزه هستید.
•  معمولاً چه نقشی را در تیمی از همکاران بازی می‌کنید؟

سوالاتی که باید از مراجع کاندید پرسید

• لطفاً عنوان شغلی (نامزد) و تاریخ شروع و پایان استخدام را تأیید کنید.
• (نامزد) چه نقاط قوت اصلی را در کار خود نشان داده است؟
• نحوه پاسخ (نامزد) به بازخورد را شرح دهید.
• آیا می‌توانید شرایط خروج (نامزد) از کار را توضیح دهید؟ آیا می خواهید دوباره با او کار کنید؟

چک لیست غربالگری 

یک روش ساختاریافته برای انجام غربالگری قبل از استخدام، فرآیندی جامع و منسجم را تضمین می‌کند که ریسک را کاهش می‌دهد و قوی‌ترین نامزدها را شناسایی می‌کند.

در زیر چک لیستی از اقدامات ضروری برای انجام غربالگری قبل از استخدام آمده است:

گام 1: معیارهای غربالگری را ایجاد کنید

تعیین کنید که کدام مهارت‌ها و صلاحیت‌ها برای موقعیت شغلی که اکنون خالی است، مورد نیاز است. شرح شغل را مرور کنید و از مدیر استخدام یا سایر ذینفعان نظر بپرسید تا مشخص شود شایستگی‌های اصلی چیست. سپس می‌توانید هنگام ارزیابی کاندیداهای مختلف و نحوه مقایسه آنها با یکدیگر، این موارد را در اولویت قرار دهید.

گام 2: رزومه­‌ها را بررسی کنید

به دنبال ناهماهنگی یا مغایرت در سابقه کاری و همچنین دستاوردهای غیرمستند، تجربه مبهم، یا عناوین شغلی اغراق آمیز باشید که با صلاحیت‌ها همخوانی ندارند.

گام 3: مصاحبه‌­های غربالگری را تنظیم و اجرا کنید

با آشنایی اولیه با رزومه داوطلب، برای مصاحبه غربالگری آماده شوید. این به شما کمک می‌کند هر گونه تناقض را بین تجربه‌ای که در هنگام پاسخ دادن به سؤالات شما به آن اشاره می‌کنند و آنچه در رزومه خود ارائه کرده است، تشخیص دهید. یادداشت‌های خوبی بردارید و هر تناقضی را که مشاهده می کنید بیان کنید، اما به آنها فرصت توضیح دهید.

گام 4: ارزیابی‌ها و آزمون‌های مربوطه قبل از استخدام را انجام دهید

در این مرحله، متقاضیانی که در مورد کار جدی هستند، مایل به انجام تست خواهند بود. از هر کدام بخواهید که همان ارزیابی‌ها و تست‌های از پیش تعیین شده را انجام دهد. می‌توانید ببینید که آنها چگونه با یکدیگر مقایسه می‌شوند و ممکن است متوجه شوید که برخی از مهارت‌های آنها آنقدر قوی نیست که رزومه‌شان نشان می‌دهد.

گام 5: بررسی پیشینه شغلی انجام دهید

ورود کارکنان جدید می تواند خطرات امنیتی خاصی را برای هر سازمانی ایجاد کند. تأیید صلاحیت یک نامزد و بررسی گذشته آنها می‌تواند از کارفرما در برابر افرادی که خود را نادرست معرفی کرده‌اند و ممکن است غیرقابل اعتماد باشند محافظت کند.

بررسی‌های پیشینه‌ای که ممکن است بخواهید انجام دهید عبارتند از:

• سابقه اشتغال
• مدارک تحصیلی/گواهینامه
• سوابق کیفری
• و…

گام 6: مستندات دقیق فرآیند غربالگری را حفظ کنید

مانند تمام روش‌های منابع انسانی، نگه‌داشتن سوابق دقیق از تمام بررسی‌های غربالگری قبل از استخدام مهم است. فرم‌ها و یادداشت‌ها برای هر مرحله به شما کمک می‌کنند تا این فرایند را سازماندهی کنید. علاوه بر این، استفاده از فرمت مصاحبه و سوالات استاندارد شده، یکنواختی را در تجربه برای همه داوطلبان تضمین می کند. اگر فرآیند پیش از غربالگری شما مورد سؤال قرار گیرد، استراتژی‌های منسجم و مستندات کامل نیز شواهدی مبنی بر رویه‌های منصفانه ارائه می‌کنند.

گام 7: ارزیابی برای تصمیم نهایی

اگر این فرایند به درستی انجام شود، غربالگری قبل از استخدام باید به شما این امکان را بدهد که برای شفاف‌تر کردن تصمیم استخدام، همه به جز قوی‌ترین نامزدها را فیلتر کنید.

این اصول شما را به این نقطه می‌رساند:

• بدانید که به دنبال چه هستید. (معیارهای استخدام باید با شغل و فرهنگ سازمانی شما همسو باشد.)
• از روش‌های غربالگری عینی استفاده کنید.
• مراحل مستندسازی سیستماتیک غربالگری را دنبال کنید و یادداشت‌های دقیق داشته باشید.

گام 8: بررسی‌­های مرجع را انجام دهید

تماس با مراجع یک نامزد یک تکنیک موثر برای یادگیری این است که آیا آنها همان کسانی هستند که شما به دنبال آنها هستید و برای این نقش مناسب هستند یا خیر.

در اینجا چند نکته برای انجام بررسی های مرجع آورده شده است:

• مراجع را غافلگیر نکنید. به نامزد اطلاع دهید که با آنها تماس گرفته خواهد شد.
• به مرجع اطمینان دهید که اطلاعات آنها محرمانه خواهد ماند.
• سوالاتی را مطرح کنید که به سوابق شغلی، تجربه شغلی و عملکرد کاری کاندیدا مربوط می‌شود. از پرس و جو در مورد زندگی شخصی نامزد خودداری کنید.
• به هر یک از مهارت های نرم نامزد که توسط مرجع ذکر می‌­شود، توجه کنید.
• مواظب ارجاعات نادرست باشید که به نظر می‌رسد توسط کاندیدا مهندسی شده است. هر پاسخی از مراجع را که با یکدیگر در تضاد است، بررسی کنید.

منبع

https://www.aihr.com/blog/pre-employment-screening/

ترجمه: مسعود شکری