تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها چیست؟(به همراه دانلود نمونه)

از آنجایی که شرکت‌ها نیاز به سرعتِ در حال رشدی را برای بازیابی و ارتقای مهارت افراد خود تجربه می‌کنند، تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی ابزاری است که به طور فزاینده‌ای اهمیت دارد.

Wiley در نظرسنجی اخیر خود به افزایش قابل توجهی در درصد متخصصان منابع انسانی و مدیران استخدامی اشاره کرد که می‌گویند با شکاف مهارتی مواجه هستند. این عدد در سال گذشته از 55 درصد به 69 درصد رسیده است.

در این مقاله، توضیح خواهیم داد که تجزیه و تحلیل شکاف مهارت چیست و چرا ابزار مفیدی است و یک رویکرد سه مرحله‌ای برای انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را به اشتراک می‌گذاریم. همچنین می‌توانید تمپلیت رایگان تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را در قالب فایل اکسل دانلود کنید.

تحلیل شکاف مهارتی(Skills Gap Analysis) چیست؟

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی، ابزاری است که برای ارزیابی شکاف بین قابلیت‌های فعلی نیروی کار و آنچه برای برآورده کردن خواسته‌های فعلی یا آتی استراتژی کسب‌وکار مورد نیاز است، استفاده می‌شود. این ابزار، مهارت‌هایی را مشخص می‌کند که کارکنان به آنها نیاز دارند.

سازمان‌ها می‌توانند شکاف‌هایی را در مهارت‌های سخت و نرم تجزیه و تحلیل کنند. نمونه‌هایی از مهارت‌های سخت مورد تقاضا شامل تجزیه و تحلیل ارتباطات دیجیتال و مدیریت پروژه است. بر اساس گزارش انجمن پرورش استعدادهای درخشان، مهارت‌های نرم که کمبود دارند عبارتند از: تفکر انتقادی و حل مسئله، مهارت‌های مدیریتی و نظارتی و مهارت‌های ارتباطی و بین فردی.

وقتی نیروی کار برای انجام مسئولیت‌های جدید مجهز نباشد، نوآوری کاهش می‌یابد، کارمندان ضعیف عمل می‌کنند یا سازمان را ترک می‌کنند و انتظارات مشتری برآورده نمی‌شود.

واحد مدیریت منابع انسانی، همراه با رهبران تیم‌ها و احتمالاً مشاوران خارجی، تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را انجام می‌دهند تا بفهمند کدام مهارت‌ها یا دانش خاص در بین کارکنان وجود ندارد. این  تجزیه و تحلیل معمولاً برای آماده‌سازی برای تغییرات آتی، مانند پروژه‌های جدید، تغییرات استراتژی و به‌روزرسانی‌های فناوری انجام می‌شود.

با در دست داشتن این اطلاعات، منابع انسانی می‌تواند شکاف مهارت‌ها را از طریق ارتقاء مهارت، مهارت‌سازی مجدد، برنامه‌ریزی جانشین‌پروری و سایر روش‌هایی که بعداً در این مقاله مورد بحث قرار می‌دهیم برطرف کند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ماتریس مهارت چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟+ نمونه

چرا تجزیه و تحلیل شکاف مهارت مهم است؟

مجمع جهانی اقتصاد در گزارش آینده مشاغل خود در سال 2023 بیان می‌کند که 44 درصد از مهارت‌ها و دانش ضروری کارمندان طی پنج سال آینده به دلیل ادامه فناوری‌های اتوماسیون و هوش مصنوعی مختل خواهد شد و این برای سازمان‌ها در تمام صنایع صادق است.

این بدان معناست که مشاغل خاصی ناپدید می‌شوند در حالی که وظایف و مسئولیت‌های اصلی برخی مشاغل دیگر تغییر می‌کنند. اینجاست که طراحی مجدد شغل برای تنظیم مجدد این وظایف و مسئولیت‌ها به منظور همسویی با واقعیت در حال تغییر کار مرتبط می‌شود.

قبل از شروع طراحی مجدد مشاغل، باید بدانید که در حال حاضر چه مهارت‌ها و دانشی در نیروی کار شما وجود ندارد. باید از خود بپرسید کدام یک از آن مهارت‌ها برای عملکرد سازمان شما ضروری است؟

چند دلیل مهم که ما را به این موضوع می‌رساند که چرا انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های کارکنان مهم است.

1. به شما بینشی در مورد کل نیروی کارتان می‌دهد

شما قادر خواهید بود تشخیص دهید که کدام کارمندان بیشترین مهارت‌ها و دانش را در مورد جنبه‌های خاص کسب و کار دارند و همچنین کارکنانی که شکاف‌های مهارتی قابل توجهی دارند شناسایی می‌شوند.

به این ترتیب، بهتر می‌توانید تلاش‌های آموزشی و توسعه کارکنان را بر روی اصلی‌ترین مهارت‌های مورد نیاز متمرکز کنید. این امر منجر به استفاده بهینه از منابع برای بهبود عملکرد کلی تیم خواهد شد.

طبق تحقیقات مکنزی، تطبیق برنامه‌های آموزشی و توسعه با نیازهای مهارتی می‌تواند هزینه‌ها را تا 50 درصد کاهش دهد.

2. یادگیری و توسعه فردی را تقویت می‌کند

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی به تک تک کارکنان کمک می‌کند تا دریابند که برای کسب یا بهبود مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز برای عملکرد خوب در حال حاضر و در آینده، باید چه پیشرفت‌هایی را انجام دهند. در نظرسنجی جهانی امیدها و ترس‌های نیروی کار که توسط Pwc انجام شده است، 53 درصد از کارکنان اظهار داشتند که شغل آنها به آموزش تخصصی نیاز دارد.

همچنین مشخص می‌کند که کدام کارمندان بیشترین سهم را در موقثیت دارند و سزاوار افزایش حقوق یا ترفیع هستند و می‌تواند تأثیر مثبتی بر بهره‌وری کارکنان شما داشته باشد.

3. به برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار شما کمک می‌کند

با برنامه‌ریزی منابع انسانی، مطمئن می‌شوید که تعداد مناسبی از افراد با مهارت‌های مناسب را در مکان مناسب دارید. اگر دقیقاً ندانید که در حال حاضر از منظر مهارت در چه موقعیتی قرار دارید، شروع برنامه‌ریزی برای آینده دشوار است.

تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها به شما نشان می‌دهد که کدام موقعیت‌های کلیدی فاقد شایستگی‌های اصلی هستند. از آنجا، می‌توانید اهداف تعیین کنید و معیارهایی را برای رساندن نیروی کار به جایی که باید باشد، تعریف کنید.

4. می‌تواند تلاش‌های شما را برای استخدام بهبود بخشد

شما باید بدانید که به دنبال چه چیزی هستید تا آن را پیدا کنید. اگر بتوانید افرادی را که مهارت‌هایشان با مهارت‌های مورد نیاز برای عملکرد مؤثر در یک نقش خاص مطابقت دارد، شناسایی کنید، استخدام اثربخش‌تر خواهد بود.

همچنین می‌توانید استراتژی‌های جدید کسب استعداد را توسعه دهید که انواع افراد مورد نیاز را هدف قرار داده و جذب کند.

5. مزیت رقابتی ایجاد می‌کند

اگر همه موارد فوق را ترکیب کنید، می‌توانید مزیت رقابتی ایجاد کنید و از رقبای خود جلوتر بمانید. شما نقاط قوت و ضعف نیروی کار خود را خواهید شناخت. به این ترتیب، می‌توانید برای بهینه‌سازی عملکرد سازمان خود، یادگیری و توسعه و استخدام بهتر برنامه‌ریزی کنید.

“تحلیل شکاف مهارتی در عصر مدرن تنها به شناسایی شایستگی‌های از دست رفته نیست، بلکه در مورد ایجاد یک فرهنگ سازمانی از یادگیری مداوم، سازگاری و همکاری است.”

میریام گروم، مدیرعامل Mindful Career و Leader Human Capital در KPMG

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

نمونه‌هایی از شکاف مهارتی

سازمان‌هایی که تصمیم می‌گیرند با مشکل شکاف مهارتی مقابله کنند، می‌توانند راه‌هایی برای حل این مشکل بیابند. در اینجا نگاهی به چند نمونه از نحوه شناسایی شکاف‌های مهارتی شرکت‌ها و انجام اقداماتی برای رفع آنها می‌اندازیم.

ناسا – NASA

آژانس تحقیقات و اکتشاف فضایی دولت ایالات متحده، سازمان ملی هوانوردی و فضایی (ناسا)، برای عملیات خود به دانشمندان داده متکی است. از آنجایی که این افراد حرفه‌ای تقاضای زیادی در بازار کار دارند، آنها به طور داخلی به آنچه نیروی کار فعلی ارائه می‌کرد، نگاه کردند. کارمندان در سراسر سازمان دارای قابلیت‌هایی بودند، اما طیف وسیعی از استعدادها طبقه‌بندی نشده بودند.

ناسا توانست یک پایگاه داده نقشه‌برداری استعداد بسازد که مهارت‌های داده مورد نیاز برای پروژه‌های مختلف را شناسایی می کند. این کار، کمک می‌کند تا کارکنان با مجموعه مهارت‌های مناسب با پروژه‌هایی که به آن شایستگی‌ها نیاز دارند، تطبیق داده شوند.

وریزون – Verizon

شرکت فناوری ارتباطات وریزون قصد دارد تا سال 2030، 500000 نفر را برای مشاغل آینده آماده کند. این شرکت یک برنامه کارآموزی فناوری به نام Verizon Thrive را توسعه داده است. این برنامه 12 ماهه، افراد با پتانسیل بالا را در مهارت‌های مهمی که نقش‌های فناوری وریزون نیاز دارد، آموزش می‌دهد.

پس از اتمام دوره کارآموزی، 95٪ از کارآموزان گروه اول، پیشنهادهای استخدام تمام وقت از وریزون را پذیرفتند.

چیپوتل – Chipotle

رستوران‌های زنجیره‌ای سریع معمولی چیپوتل با چالش‌های رایج صنعت خدمات غذایی در مورد گردش مالی زیاد و کمبود کارمندان با مهارت‌های مدیریتی مواجه است. در سال 2019، شروع به ارائه برنامه مدرک دانشگاهی بدون بدهی به کارمندان کردند که 100٪ هزینه‌های شهریه را از قبل پرداخت می‌کند.

نرخ حفظ اشتغال چیپوتل در میان خدمه‌ای که در این برنامه ثبت‌نام کرده‌اند، 3.5 برابر بیشتر است. علاوه بر این، کارکنانی که از مزایا استفاده می‌کنند، 7.5 برابر بیشتر احتمال دارد که به نقش‌های مدیریتی ارتقا پیدا کنند.

استارتاپ مراقبت‌های بهداشتی مبتنی بر هوش مصنوعی

میریام گروم (Miriam Groom)، مدیر عامل Mindful Career و Leader Human Capital در KPMG، نمونه‌ای از شکاف مهارتی در یک استارتاپ مراقبت‌های بهداشتی مبتنی بر هوش مصنوعی را به اشتراک گذاشت. گروم گفت: در حالی که مهندسان آنها در توسعه الگوریتم‌های پیشرفته ماهر بودند، شکافی در درک نکات ظریف مراقبت‌های بهداشتی و طراحی بیمار محور وجود داشت.

این موضوع باعث شد که این شرکت یک برنامه همکاری متقابل TechMed را آغاز کند. مهندسان با متخصصان پزشکی برای تجارب همه جانبه همراه شدند که منجر به تلفیقی از درخشش فناوری با راه‌حل‌های همدلانه و بیمار محور شد. نه تنها کارآیی محصول آنها بهبود یافت، بلکه شرکت به دلیل این یادگیری چند رشته‌ای، رضایت کارکنان را نیز افزایش داد.

نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی

اکنون نوبت به انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی می‌رسد، این سه مرحله کاملاً بر اساس فرآیند توسعه سازمانی است که در ادامه مطرح می‌شود:

مرحله 1: دامنه و تشخیص

اولین گام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی کارکنان، تعریف دامنه آن و شناسایی مهارت‌های مورد نیاز است.

شما می‌توانید تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را در سطح فردی، تیمی یا سازمانی انجام دهید. مثلا:

• فردی – زمانی که وظایف یک موقعیت خاص در حال تغییر است یا یک کارمند زیر استانداردهای عملکردی قرار می‌گیرد.
• تیم – زمانی که یک پروژه از کارکنان انتظار دارد مجموعه متفاوتی از وظایف را انجام دهند یا از فناوری جدید استفاده کنند.
• سازمانی – زمانی که شرکت به اهداف تجاری دست نمی‌یابد یا تغییر استراتژی نیاز به قابلیت‌های گسترده‌ای دارد.

می‌توانید با پرسیدن و پاسخ دادن به سؤالات خاصی شروع کنید، مانند:

• ماموریت ما چیست؟
• اهداف کسب و کار چیست؟
• ما به عنوان یک سازمان برای کدام مهارت‌های سخت و نرم ارزش قائلیم؟
• برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف تجاری به چه مهارت‌های حیاتی نیاز است؟

معیار تعیین حیاتی یا غیرحیاتی بودن یک مهارت به شرح زیر است. اگر یک کارمند فاقد مهارت خاصی باشد اما همچنان یک کار را به طور رضایت‌بخشی انجام دهد، مهارت غیرحیاتی است. از سوی دیگر، اگر یک کارمند یک کار خاص را انجام دهد، اما با نتیجه نامطلوب، مهارت از دست رفته حیاتی است.

هنگامی که تصمیم می‌گیرید سازمان و صنعت شما در آینده به چه چیزی نیاز دارد، سوالاتی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:

• چه مشاغلی در سازمان/صنعت شما احتمالاً تحت تأثیر اتوماسیون قرار می‌گیرند؟
• چه مهارت‌هایی در حال حاضر در صنعت شما در حال افزایش است؟
• شرکت شما نیاز به افزودن یا گسترش چه نوع مشاغلی دارد؟

مرحله 2: جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها

مرحله دوم شامل جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها است. هدف این مرحله ارزیابی این است که چه وظایفی در حال حاضر انجام می‌شوند، میزان اهمیت این وظایف را ارزیابی کنید و در مورد مهارت‌های مورد نیاز برای انجام درست کار جویا شوید.

فعالیت‌های جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

توسعه پروفایل‌های شغلی و شناسایی مهارت‌های حیاتی مورد نیاز برای هر نقش شغلی:

• توضیحات موقعیت فعلی را برای نیازهای آینده مرور کنید.
• تأثیر هر گونه تغییرات نظارتی یا سایر تغییرات آتی و همچنین روندهای کاری آینده را در نظر بگیرید.
• فهرستی از شایستگی‌ها را تهیه کنید که به وضوح و دقیق ترین چیزها را برای انجام کار توصیف کند.

انجام فهرستی از مهارت‌های فعلی کارکنان خود با استفاده از:

• توضیحات موقعیت
• مشخصات کلاس شغلی
• ارزیابی‌های عملکرد
• ارزیابی‌های شایستگی
• مصاحبه / جلسات گروه متمرکز با سرپرستان، مدیران و کارمندان

شناسایی شایستگی‌ها و سطوح مهارت کارکنان خود:

• اطلاعات جمع آوری شده از ارزیابی شایستگی‌ها را در یک پایگاه داده واحد و قابل جستجو قرار دهید.
• همه کارمندان و شایستگی‌های موجود آنها را در پایگاه داده وارد کنید.
• ارجاع متقابل با شناسایی مهارت‌های حیاتی ضروری برای حال و آینده.

فناوری منابع انسانی می‌تواند در چندین بخش از این امر به شما کمک کند. به عنوان مثال، یک سیستم مدیریت استعداد می‌تواند به عنوان یک پایگاه داده قابل جستجو عمل کند که تمام اطلاعات را از ارزیابی عملکرد و ارزیابی شایستگی کارکنان شما جمع‌آوری می‌کند.

مرحله 3: طراحی استراتژی‌های پرکردن شکاف‌های مهارتی

هنگامی که متوجه شدید شکاف‌های مهارتی در سازمان شما کجاست، می توانید استراتژی‌هایی برای پر کردن آنها ایجاد کنید.

سازمان‌های مختلف با شکاف‌های مهارتی متفاوتی مواجه خواهند شد. با این حال، طبق گزارش مجمع جهانی اقتصاد که در بالا ذکر شد، تقاضا برای مهارت‌های شناختی در حال افزایش است. تفکر خلاق و تفکر تحلیلی به عنوان مهم‌ترین در رقابت تنگاتنگ قرار دارند، در حالی که سواد فناوری در رتبه سوم در میان مهارت‌های اصلی با سریع ترین رشد قرار دارد.

داده‌های یک نظرسنجی مکنزی نشان می‌دهد که حوزه‌های تجاری با بیشترین پتانسیل برای شکاف مهارتی، تجزیه و تحلیل داده‌ها است:

استراتژی‌های پرکردن شکاف‌های مهارتی

بسته به مهارت‌هایی که از دست داده‌اید و توانایی‌های نیروی کار فعلی شما، انواع مختلفی از روش‌ها وجود دارد که می‌توانید انجام دهید. بیایید گزینه‌ها را بررسی کنیم:

آموزش و توسعه کارکنان موجود

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی به شما کمک می‌کند تا نیازهای آموزشی کارکنان خود را بهتر درک کنید. نتایج تجزیه و تحلیل ممکن است به گسترش برنامه‌های یادگیری و توسعه شما منجر شود. آموزش هدفمند کارکنان شما را به مهارت‌های جدید مورد نیاز یا از دست رفته مجهز می‌کند.

طراحی مجدد شغل

سوالاتی در مورد ماموریت شرکت، اهداف تجاری و مهارت‌های لازم برای دستیابی به آن اهداف در حال حاضر و آینده می‌تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید که آیا نیاز به تنظیم مجدد وظایف و مسئولیت‌های مشاغل خاص دارید یا خیر. این همان چیزی است که ما از آن به عنوان طراحی مجدد شغل یاد می‌کنیم، که ممکن است شامل ارتقاء مهارت و مهارت مجدد کارکنان باشد.

استخدام افراد با مهارت‌های انتقادی

نتایج تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های شما احتمالاً معیارهای انتخاب را در فرآیند استخدام شما تغییر می‌دهد. حتی اگر بتوانید کارمندان فعلی خود را مجدداً مهارت دهید یا ارتقا دهید، در برخی مواقع باید افراد جدیدی را برای موقعیت‌های خالی استخدام کنید.

استخدام فردی که از قبل مهارت‌های حیاتی را دارد، در وقت شما برای آموزش او صرفه جویی می‌کند. آنها نیز زودتر عملیاتی و سازنده خواهند شد. اگر نمی‌توانید افراد را به اندازه کافی سریع پیدا کنید، می توانید از نیروی کار احتمالی استفاده کنید و فریلنسرها یا پیمانکاران را استخدام کنید تا به طور موقت شکاف مهارتی را پر کنید.

در نظرسنجی Wiley Closing the Skills Gap، سازمان ها نحوه برخورد با شکاف ‌های مهارتی خود را به شرح زیر گزارش کردند:

• ارتقاء مهارت/ مهارت مجدد کارکنان (65%)
• استخدام برای مهارت‌های مورد نیاز (48%)
• استخدام فریلنسرها و پیمانکارها (41%)

بیشتر سازمان‌ها از ترکیبی از روش‌ها برای رفع شکاف‌های مهارتی خود استفاده می‌کنند.

نمونه‌ تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها

داشتن یک قالب استاندارد برای انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی مهم است. یک فرآیند به خوبی ساختار یافته، صحیح و مفیدترین اطلاعات را تولید خواهد کرد.

شما می‌توانید یک الگوی ساده تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را در یک فایل اکسل ایجاد کنید که سطوح مهارت فعلی را با سطوح مهارت مورد نظر مقایسه می‌کند. این شامل فیلدهای زیر خواهد بود:

• نام کارمند
• مهارت اندازه گیری (اینها باید تا حد امکان خاص و مرتبط با موقعیت فعلی یا آینده باشد)
• رتبه‌بندی سطح مهارت (سیستم امتیاز)
• سطح مهارت مورد نظر (سیستم امتیاز)

مطمئن شوید که هرکسی که سطح مهارت کارکنان را ارزیابی می کند، معیارهای ثابتی دارد و می‌داند که چگونه آنها را در رتبه‌بندی خود اعمال کند.

می‌توانید صفحه‌گسترده تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های ساده را برای تیم‌ها یا اهداف مختلف، از جمله بر اساس بخش یا برای مهارت‌های نرم یا مهارت‌های سخت، سفارشی کنید.

تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های فردی می‌تواند به شکل زیر باشد:

دانلود فایل اکسل تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی

Skills Gap Analysis Template

یادداشت پایانی

در زمانی که شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای به دنبال آماده‌سازی افراد خود برای آینده هستند، مهم است که بدانید نیروی کار شما در حال حاضر چه مهارت‌ها و شایستگی‌هایی دارد و چه چیزهای دیگری مورد نیاز است. شکست در بستن شکاف‌های مهارتی می‌تواند به این معنی باشد که سازمان شما فرصت‌های نوآوری و مزیت رقابتی خود را از دست می‌دهد.

انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی به طور منظم ضروری است تا از شکاف‌های مهارتی در سازمان خود مطلع شوید.

یک دستورالعمل کلی این است که هر 12 تا 24 ماه یک بررسی جامع انجام شود. با این حال، در صنایعی که به سرعت در حال توسعه هستند، ممکن است لازم باشد شکاف مهارت‌ها را بیشتر ارزیابی کرد. کینگا گلبیوفسکا، خاطرنشان می‌کند آنچه که مهم‌تر است این است که نباید یک تمرینِ یک‌باره باشد، بلکه باید به صورت دوره‌ای انجام شود.

بررسی‌های منظم به شما امکان می‌دهد شکاف‌ها را قبل از اینکه تأثیر قابل‌توجهی بر کسب‌وکارتان داشته باشد، کشف کنید، و به طور مداوم ریسک عملکرد ضعیف و از دست دادن رقابت را کاهش دهید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/skills-gap-analysis/

ترجمه: مسعود شکری