تجربه‌ی عملی در راه‌اندازی واحد منابع انسانی

در این نوشتار به بررسی تجربه‌هایی که به عنوان یک مشاور مدیریت در راه‌اندازی واحد منابع انسانی در سازمان‌های کوچک کسب کرده‌ام، می‌پردازم. این سازمان‌ها تا پیش از تغییرات مورد نظر، تنها دارای واحد اداری بودند که امور مربوط به قراردادها، حقوق و دستمزد و بیمه و موارد قانونی را مدیریت می‌کرد؛ جذب و استخدام و اخراج یا ارتقا نیز به صورت غیر متمرکز و توسط مدیران انجام می‌شد. یکی از ویژگی‌های مشترک بین آنها نبود بودجه کافی برای استخدام مدیر و کارشناس منابع انسانی حرفه‌ای بود.

در این مقاله، سعی دارم تجربیات و درس‌هایی را که از همکاری در این نوع پروژه‌ها به دست آورده‌ام به اشتراک بگذارم.

هدف اصلی پروژه ایجاد زیرساخت‌های لازم و توسعه واحد منابع انسانی بود، به طوری که بدون اعمال فشار هزینه‌ای زیاد و به تدریج، توانایی داخلی سازمان در مدیریت منابع انسانی تقویت شود. در ادامه توضیح خواهم داد چگونه ما به عنوان مشاور بعد از روبروشدن با این مساله و تحلیل جنبه‌های مختلف موضوع تصمیم گرفتیم در چند فاز و با رویکردهای متفاوتی وارد سازمان شده و مداخلات مورد نظر را تعریف کنیم. افراد مختلفی و با تخصص‌های متفاوت در مسیر این پروژه‌ها مشارکت داشتند که در نهایت منجر به شکل‌گیری و استقرار فرایندها در حوزه مدیریت منابع انسانی گردید. فازهای اصلی این پروژه به صورت کلی شامل این مراحل است که در ادامه با تفصیل بیشتری به آن پرداخته‌ام.

• • معرفی مدیر موقت
  • تشکیل کمیته منابع انسانی
  • استخدام فرد جونیور
  • ادامه همکاری با مشاور منابع انسانی

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

اهمیت منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و بزرگ

منابع انسانی نقشی اساسی در جذب، پرورش و نگهداشت استعدادها در سازمان دارد. در دنیای امروز، داشتن سیستم‌های کارآمد منابع انسانی نه تنها برای مدیریت مسائل اجرایی مانند حقوق و دستمزد، بلکه برای ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت و بهبود تعاملات داخلی بسیار حیاتی است. سازمان‌هایی که به طور سیستماتیک به موضوع منابع انسانی می‌پردازند، نتایجی همچون افزایش بهره‌وری کارکنان، رضایت شغلی بالا، جذب نیروی متخصص و کاهش نرخ ترک خدمت را کسب می‌کنند.

داشتن یک متولی مشخص برای منابع انسانی نیز به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرایندهای تصمیم‌گیری در این زمینه را بهبود بخشند. با وجود یک مدیر یا تیم اختصاصی در منابع انسانی، سازمان می‌تواند سیاست‌ها و ساختارهای متناسبی را پیاده‌سازی کند که به جذب و توسعه افراد کمک کرده و باعث شود که عملکرد سازمان در بازار و برند کارفرمایی بهبود یابد.

به خصوص در سازمان‌های کوچک، توجه به منابع انسانی از همان ابتدای کار می‌تواند تاثیر بزرگی بر روی فرهنگ سازمانی، افزایش تعهد کارکنان و تقویت روحیه تیمی داشته باشد. این توجه، سازمان را قادر می‌سازد که به جای حل مقطعی مسائل، رویکردی استراتژیک و بلندمدت در توسعه نیروی انسانی خود اتخاذ کند، که این امر در نهایت به رشد و پایداری بیشتر منجر می‌شود.

چالش‌های سازمان‌ کوچک، بدون واحد منابع انسانی

در بسیاری از سازمان‌های کوچک تمرکز اولیه بر عملیات و رشد کسب‌وکار است، اما زمانی که سازمان رشد می‌کند و تعداد کارکنان افزایش می‌یابد، مسائل پیچیده‌تری مانند مدیریت عملکرد، رشد و توسعه کارکنان، فرهنگ سازمانی، مدیریت تعارضات، جانشین‌پروری، تیم‌سازی و …  به وجود می‌آیند. عدم توجه حرفه‌ای به این موضوعات اغلب منجر به کاهش بهره‌وری و انگیزه در کارکنان و در نهایت کاهش موفقیت سازمان می‌گردد.

سازمان‌های کوچک معمولاً انگیزه‌ای برای پرداخت هزینه‌های بالای استخدام مدیران باتجربه ستادی (مخصوصا در حوزه منابع انسانی) را ندارند و این موضوع از نظر آنها لاکچری محسوب می‌شود، استخدام یک فرد جونیور هم ریسک‌های زیادی دارد، زیرا ممکن است به دلیل کم‌تجربگی، تصمیمات نادرستی گرفته شود که جبران آن‌ها دشوار است. در نتیجه آنها نیازمند راه‌حل‌هایی خلاقانه و منعطف برای مدیریت منابع انسانی خود هستند.

در ادامه چند راهکار تجربه شده در پاسخ به چالش های فوق را مرور می‌کنیم.

راهکار معرفی مدیر موقت

یکی از راهکارهای خلاقانه و مقرون ‌به ‌صرفه‌ای که برای سازمان‌های کوچک بدون واحد منابع انسانی پیشنهاد کردیم، معرفی مدیر موقت بود. این راهکار به سازمان اجازه می‌داد که از دانش و تجربه یک مدیر حرفه‌ای بدون نیاز به تحمل هزینه‌ها در طولانی‌مدت استفاده کند.

انتخاب مدیر موقت به سازمان این امکان را داد که در مرحله حساس شکل‌گیری واحد منابع انسانی، فردی  با قدرت اجرایی داشته باشد و او بتواند تصمیمات ضروری و اجرایی را بگیرد. بر خلاف مشاور که معمولاً دخالتی در اجرا ندارد، مدیر موقت نه تنها موظف به اجرای تصمیمات بوده، بلکه پاسخگویی نسبت به دستاوردها و نتایج نیز بر عهده او قرار گرفت. این مسئولیت‌ اجرایی باعث می‌شد که فرآیندهای منابع انسانی سریع‌تر و موثرتر پیاده‌سازی شوند و سازمان بتواند به نتایج ملموس دست یابد.

علاوه بر این، مدیر موقت توسط یک تیم مشاوره مدیریت منابع انسانی حمایت می‌شد. این موضوع به او این امکان را می‌داد از منابع و تیم پشت‌صحنه خود استفاده کند. این حمایت در مواردی که نیاز به تحلیل‌های دقیق‌تر یا دستیابی به داده‌های بازار و بنچ مارک‌ها وجود داشت، کمک می‌کرد که تصمیم‌گیری‌ها به شکل بهتری انجام شود و سازمان از بهترین راهکارها و اطلاعات به‌روز استفاده کند.

این ترکیب از قدرت اجرایی و حمایت تیمی، مدیریت موقت را به راهکاری موثر و باارزش برای سازمان‌های کوچک تبدیل می‌کرد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل ارتقای کارکنان در سازمان + دانلود چک‌لیست

تشکیل کمیته منابع انسانی

تشکیل کمیته منابع انسانی یکی از مراحل کلیدی در توسعه و پیاده‌سازی استراتژی‌های منابع انسانی در سازمان‌های کوچک بود. این کمیته به عنوان یک نهاد تصمیم‌گیرنده، مسئولیت طراحی و تأیید آیین‌نامه‌ها، سیاست‌ها و ساختارهای اولیه منابع انسانی را بر عهده داشت.

یکی از مسئولیت‌های اصلی این کمیته، جلب توجه مدیران سازمان به لزوم مداخله در مسائل منابع انسانی بود. این کمیته سعی داشت مدیران سازمان را با رویکردهای جدید و روزآمد منابع انسانی آشنا کند و آن‌ها را تشویق نماید تا نقش فعال‌تری در این حوزه ایفا کنند. هدف این بود که مدیران نه تنها درک بهتری از نقش خود در ساختار مدیریتی سازمان پیدا کنند، بلکه وظایف خود در زمینه منابع انسانی را نیز به صورت موثرتر انجام دهند.

این فرآیند موجب شد همکاری و تعامل بین مدیران و واحد منابع انسانی گسترش پیدا کند و همه در جهت یک هدف مشترک حرکت کنند. کمیته با فراهم کردن بستری برای این تعاملات، به همسوسازی استراتژی‌ها و تصمیمات منابع انسانی با اهداف کلی سازمان کمک کرد.

علاوه بر این، کمیته منابع انسانی توانایی تصمیم‌گیری سریع و انعطاف‌پذیر را داشت و با توجه به شرایط روز و نیازهای سازمان، سیاست‌های کلان را به‌روزرسانی و اجرا می‌کرد. نقش این کمیته در تقویت ارتباطات داخلی و ایجاد فرهنگ مشارکتی در سازمان نیز بسیار مهم بود. اعضای کمیته با برگزاری جلسات منظم و جمع‌آوری نظرات کارکنان، به آن‌ها این احساس را القا می‌کردند که نظرات و پیشنهاداتشان در تصمیمات کلیدی سازمان تأثیرگذار است.

به مرور زمان و با پایان دوره فعالیت کمیته، سازمان توانست پایه‌های محکمی برای واحد منابع انسانی خود بنا کند و به تدریج به سمت خودکفایی در این حوزه حرکت کند.

استخدام فرد جونیور و اهمیت منتورینگ

پس از معرفی مدیر موقت، یک مرحله کلیدی در توسعه منابع انسانی سازمان، استخدام یک فرد جونیور بود تا در کنار مدیر موقت فعالیت کند. به این ترتیب علاوه بر داشتن یک مدیر با تجربه، یک نیروی جوان و پویا نیز وجود داشت که می‌توانست با یادگیری از مدیر موقت، به تدریج توانمندی‌های خود را افزایش دهد.

استخدام فرد جونیور به عنوان یک کارشناس منابع انسانی، به سازمان کمک می‌کرد که مسئولیت‌های جاری را به شکل موثری مدیریت کند و در عین حال فرصت یادگیری و توسعه را برای خود فراهم کند. این فرد می‌توانست به عنوان دستیار مدیر موقت، در اجرای سیاست‌ها و فرایندهای جدید، برگزاری جلسات و تعاملات روزمره با کارکنان مشارکت کند.

یکی از نکات کلیدی در این فرآیند، مفهوم منتورینگ بود. مدیر موقت به عنوان یک منتور، دانش و تجربه خود را به فرد جونیور منتقل کرده و به او کمک می‌کرد تا مهارت‌های لازم برای انجام وظایفش را به دست آورد او می‌توانست در یک محیط حمایتی، تجربیات عملی کسب کند و به تدریج به یک نیروی کارآمد در حوزه منابع انسانی تبدیل شود.

این فرآیند نه تنها به رشد فرد کمک می‌کرد، بلکه باعث می‌شد سازمان از تخصص و توانمندی‌های یک نیروی جوان بهره‌برداری کند و به تدریج به ظرفیت‌هایش اضافه شود و به صورت پیوسته و موثر در مسیر توسعه و بهبود فرهنگ و فرایندهای منابع انسانی پیش برود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ساختار سازمانی چیست و چطور طراحی می‌شود؟

گذار به مسئولیت‌های جدید و ادامه همکاری با مشاور منابع انسانی

پس از حدود شش ماه از شروع فعالیت مدیر موقت و کمیته منابع انسانی، این مرحله از کار به پایان رسید و سازمان وارد مرحله جدیدی شد. در این مرحله، کارشناس جونیور منابع انسانی که در طول مدت همکاری با مدیر موقت تجربه‌های لازم را کسب کرده بود، بخشی از مسئولیت‌ها را به عهده گرفت و شروع به فعالیت مستقل کرد.

با این حال، یکی از استراتژی‌های کلیدی که سازمان دنبال کرد، ادامه همکاری با مشاور حرفه‌ای منابع انسانی بود. برخلاف مدیر موقت که نقش اجرایی و موقت داشت، مشاور به عنوان یک همراه استراتژیک در کنار سازمان باقی ماند. این مشاور به شکل منظم در جلسات کلیدی مدیریت شرکت می‌کرد و همچنان در طراحی و پیشبرد چشم‌انداز کلی منابع انسانی سازمان مشارکت داشت.

مشاور همچنین به عنوان منتور برای کارشناس منابع انسانی عمل کرد و در مواقعی که نیاز به راهنمایی یا تصمیم‌گیری پیچیده‌ای وجود داشت، حضور مشاور به کارشناس و تیم مدیریتی اطمینان می‌داد که روند کارها به درستی پیش می‌رود.

این همکاری بلندمدت با مشاور منابع انسانی نه تنها به رشد پایدار واحد منابع انسانی کمک کرد، بلکه به سازمان اجازه داد که از دانش و تجربه‌های به‌روز و پیشرفته در حوزه منابع انسانی بهره‌مند شود و در مواجهه با چالش‌های جدید، رویکردهای خلاق و بهینه را به کار گیرد.

جمع‌بندی

راه‌اندازی واحد منابع انسانی در سازمان‌های کوچک با چالش‌های خاص خود همراه است. در این تجربه، با ترکیبی از مشاوره حرفه‌ای و توسعه داخلی، توانستیم فرایندهای منابع انسانی را با کمترین هزینه و بالاترین اثرگذاری پیاده‌سازی کنیم. معرفی مدیر موقت با قدرت اجرایی و حمایت از سوی یک تیم مشاوره مدیریت، به سازمان این امکان را داد که از تخصص یک مدیر حرفه‌ای بهره‌مند شود و در عین حال به مرور زمان با منتورینگ کارشناس جونیور، ظرفیت‌های داخلی خود را نیز تقویت کند.

تشکیل کمیته منابع انسانی نقش کلیدی در هماهنگی و همسویی استراتژی‌های مدیریتی و منابع انسانی داشت و این ساختار باعث شد مدیران سازمان اهمیت و نقش خود را در موضوعات منابع انسانی بهتر درک کنند و با تیم منابع انسانی همکاری نزدیک‌تری داشته باشند.

پس از پایان کار مدیر موقت، با سپردن بخشی از مسئولیت‌ها به کارشناس منابع انسانی، سازمان به سمت خودکفایی حرکت کرد و با ادامه همکاری با مشاور حرفه‌ای منابع انسانی، همچنان از دانش و تجربه‌ای غنی در تصمیم‌گیری‌ها و توسعه واحد منابع انسانی بهره برد.

این رویکرد به سازمان‌های کوچک نشان داد که با استفاده از ابزارهای نوآورانه و راهکارهای انعطاف‌پذیر، می‌توان با موفقیت واحد منابع انسانی را راه‌اندازی کرد و همزمان هزینه‌های مربوط به جذب و نگه‌داشت نیروی انسانی متخصص را مدیریت نمود. این تجربه نه تنها باعث تقویت عملکرد منابع انسانی شد، بلکه به رشد و توسعه سازمان نیز کمک شایانی کرد.

نویسنده: سیما لبیبی