آموزش موثر و کارآمد کارکنان جدید الورود

آموزش کارکنان جدید جهت موفقیت آن‌ها در وظایف و نقشی که بعهده خواهند داشت، بسیار حائز اهمیت است. وجه مشترک کارکنان جدید و مدیران استخدامی آن‌ها، شوق آن‌ها برای پیشبرد هر چه سریع‌تر کارهاست. به همین منظور، آموزش صحیح و کارآمد کارمندان جدید به معنی آماده سازی آن‌ها برای موفقیت در آینده شغلیشان در سازمان خواهد بود.

بنابراین این سوال پیش می‌­آید که شما به چه روشی در مورد آموزش کارکنان جدید اقدام می‌کنید؟ و چگونه یک برنامه آموزشی برای استخدامی‌های جدید تهیه می‌کنید؟

با هم به بررسی این چالش و مهمترین نکات و روندهای اصولی آن می­‌پردازیم.

آنبوردینگ(Onboarding) و آموزش کارکنان جدید

اگرچه فرآیندهای آنبوردینگ (جامعه پذیری) و آموزش کارکنان جدید سازمان هر دو از گام‌های مقدماتی مسیر ورود یک کارمند به سازمان هستند و همزمان آغاز می‌شوند و در هفته‌ها و ماه‌های اول پس از استخدام ادامه می‌یابند، اما این دو، فرآیندهایی کاملا مجزا هستند.

به محض اینکه کارمند پیشنهاد کار را بپذیرد، فرآیند آنبوردینگ که شامل تمام مراحل اداری و تکمیل اطلاعات، بررسی سوابق و پیشینه، معرفی سازمان، ارزش‌ها و فرهنگ آن می­‌باشد، آغاز می‌شود. اغلب به این فرآیند به چشم یک فرصت شبیه به بازاریابی برای استخدامی‌های جدید نگاه می­‌شود تا آنها را از درستی انتخابشان درباره پیوستن به سازمان مطمئن کنند و بخشی از مزایا و وجه تمایزهای سازمان که شروع به کار را برای استخدامی‌ها جذاب‌تر می‌کنند در این فرآیند معرفی می‌­شوند.

اگر با فرایند آنبوردینگ آشنا نیستید این مقاله را مطالعه کنید: چرا جامعه پذیری کارکنان جدید مهم است؟

در مقابل، فرآیند آموزش استخدامی‌های جدید بر نحوه انجام وظایف و شیوه کار با تجهیزات و نرم افزارهای سازمان متمرکز است. به عبارت دیگر، در این روند به کارکنان آموزش داده می‌شود که به طور مشخص، چگونه می‌­بایست مسئولیت‌هایشان را انجام دهند. به طور کلی آموزش را می‌توان بخشی از فرآیند آنبوردینگ در نظر گرفت.

چنین آموزشی، به برنامه‌ریزی هدفمند و مهارت‌های سازمانی قوی نیاز دارد تا به کمک آنها بتواند در راستای ایجاد یک چارچوب ساختاریافته و بستری مناسب که در آن استخدامی‌های جدید بتوانند کارمندان مولدی باشند، موثر واقع شود. آموزش می‌­بایست تا حد زیادی، بسته به کارمند و نقش آن سفارشی‌سازی شود.

مواردی از قبیل درک ماهیت نقش، درک وضعیت فعلی کارمند (بازتابی از تجربیات، عادات و دانش گذشته)، شرایط مرتبط با وضعیت آینده آن‌ها (جایگاهی که باید در 3 تا 12 ماه آینده در آن باشند)، نقاط عطف مهم در طول این مسیر و غیره.

هدف از آموزش کارکنان جدید چیست؟

هدف اصلی آموزش کارکنان جدید، اطمینان از موفقیت آنها در نقششان و نیز بازگشت هزینه‌ها و سرمایه‌هایی است که سازمان برای استخدام این افراد متحمل شده است. آموزش، نیروهای سازمان را به طور موثری برای انجام وظایفشان آماده می‌کند و این دقیقا همان چیزی است که کارمندان جدید شما نیز می‌خواهند.

علاوه بر این، آموزش به آن‌ها کمک می‌کند تا رشد و بهره‌­وری سریعتری داشته باشند و احتمال ادامه همکاری آن‌ها با شما افزایش پیدا خواهد کرد.

در واقع، 40 % از کارکنانی که آموزش‌های شغلی ضعیفی دریافت می‌کنند، در سال اول سازمانشان را ترک می‌کنند. این بدان معناست که سرمایه گذاری در آموزش کارکنان جدید به شما کمک می‌کند تا از جابجایی و خروج استخدامی‌های جدید جلوگیری کرده و نرخ نگهداشت کارکنان را افزایش دهید.

علاوه بر این، برنامه آموزشی برای کارکنان جدید، با کیفیت بالا، تأثیر مثبتی بر تعلق سازمانی کارکنان دارد.

مشارکت و همفکری با منابع انسانی و یادگیری و توسعه

یک برنامه آموزشی موثر برای استخدامی‌های جدید که متناسب با نقش آنها برنامه‌ریزی می‌شود، نیازمند همکاری و تصمیم‌گیری مشترک بین مدیر استخدام، منابع انسانی، و یادگیری و توسعه است.

کارکنان جدید می‌خواهند درک مشخصی از مسیر شغلی و برنامه‌های یادگیری و پیشرفت خود در سازمان داشته باشند. آنها می‌خواهند بدانند که کارکنان چگونه در سازمان پیشرفت می‌کنند و توسعه می‌یابند و تلاش می‌کنند تا از محدودیت‌ها و موانع سازمانی رهایی یابند. مدیر استخدام، با همکاری واحد منابع انسانی و آموزش و توسعه، می‌تواند به جلوگیری از اشتباهات احتمالی استخدامی‌های جدید کمک کند.

نقش واحد منابع انسانی و آموزش و توسعه، درک مسیرهای یادگیری مرتبط با نقش، گروه شغلی و دپارتمان کسب و کار است. 

از یک طرف، آموزش عمومی سازمانی وجود دارد که ممکن است نیاز به اصلاح سالانه داشته باشد. از سوی دیگر، آموزش هدفمندی نیز برای کارکنان جدید وجود دارد که ممکن است با پیوستن کارکنان جدید و ظهور نقش‌ها و تغییر اهداف سازمان، نیاز به تجدید نظر داشته باشند. بنابراین، واحد منابع انسانی و آموزش و توسعه می‌­بایست از جهت‌گیری سازمان، تأثیری که هر تغییر بر واحد تجاری می‌گذارد و اینکه چگونه این تغییرات به نقش کارمند منتهی می‌شوند آگاه بوده و نسبت به آن حساس باشند.

مسیر یادگیری طراحی شده برای استخدامی های جدید، نه تنها باید آنها را برای شش ماه آینده بلکه برای سال‌های  کاری پیش رو نیز آماده کند.

در نظر داشتن آموزش استخدامی‌های جدید به عنوان یک تلاش مشترک و مضاعف با همکاری خود کارکنان، به شما این فرصت را می‌دهد تا با بهترین استراتژی‌ها، کارکنان را برای موفقیت شغلی­شان آماده کنید.

اجزای کلیدی آموزش استخدامی­‌های جدید

مدیران  از طریق یک رویکرد هدفمند می‌توانند بهتر درک کنند که شکاف‌های مهارتی بالقوه چقدر گسترده بوده و برای پر کردن آن‌ها چه برنامه‌های اجرایی لازم است.

در طول دوره های آموزشی، کارمند باید درک عمیق‌تری از مسئولیت‌های شغلی، شایستگی‌های اصلی، معیارهای کلیدی و شاخص‌های کلیدی عملکرد، اهداف سازمانی و فردی و در نهایت مسیر موفقیت برای نقش خود به دست آورد.

بنابراین شما به عنوان متولیان منابع انسانی می‌­بایست اطمینان حاصل کنید که بین اهداف استخدامی‌های جدید و اهداف سازمان، ارتباط درستی برقرار کرده‌اید.

انتظارات شغلی

مدیران می‌­بایست با توضیح اینکه چه کاری، چگونه (هنجارهای فرهنگی و ترجیحات مدیریتی) و چه زمانی باید انجام شود (نقاط عطف و ضرب‌الاجل‌های کلیدی) و چرا نقش کارمند در این مسیر مشخص مهم است، در راستای تشریح کارکردهای اساسی استراتژی سازمان اقدام کنند.

در مورد سطوح نظارت و سلسه مراتب بالاتر و پایین‌تر از موقعیت کارمند و مدیر آنها روشنگری کنید. یک نمودار سازمانی به آنها ارائه دهید که به آنها کمک می‌کند تا بفهمند چگونه در سازمان در جایگاه بالاتری می‌توانند قرار گیرند. بدین ترتیب آن‌ها خواهند دید که ذینفعان داخلی در کجای نمودار قرار دارند.

اهداف و مقاصد سازمانی

مدیران می‌­بایست به راحتی اهداف و مقاصد سازمان و نحوه پشتیبانی از آنها را توضیح داده و در خصوص تمرکز استراتژیک سازمانی، مستنداتی را ارائه دهند. این موضوع به استخدامی‌های جدید کمک می‌کند تا درک بهتری از اینکه چگونه آن‌ها و نقش آنها به موفقیت بخش و سازمان کمک می کند، داشته باشند و نیز باعث ایجاد حس مالکیت، هدفمندی و تعلق سازمانی در کارکنان جدید می‌شود.

فرآیندها و گردش کار

کارمندان جدید می‌­بایست بدانند که روند کلی کارها به چه صورت بوده و فرآیندها چگونه انجام می‌شوند. بنابراین، آموزش نحوه ارائه یک محصول جدید به بازار، نحوه رسیدگی به خدمات بیمه و پشتیبانی و یا نحوه تأیید زمان مرخصی در سیستم، عوامل موثری در موفقیت کارکنان جدید در نقش‌های خود شمرده می‌­شوند. کارکنان به آموزش اختصاصی در این فرآیندها و گردش کار امور سازمان و همچنین فرصت‌هایی برای تمرین و آزمون و خطا قبل از انجام کارها و به طور مستقل، نیاز دارند.

سیاست‌ها 

در حالت ایده آل، کارمندان جدید باید به کتابچه راهنمای کارمند دسترسی داشته باشند. با این حال، بدیهی است که کارکنان تازه وارد در یک مدت زمان کوتاه، امکان دریافت حجم زیادی از اطلاعات و پردازش آنی آنها را ندارند. به همین جهت ، برای کمک به تمرکز بر آموزش سیاست‌ها به استخدامی‌های جدید، مدیر استخدام می­‌بایست سیاست‌های کلیدی از جمله آیین نامه رفتار سازمانی، استراتژی‌ها و سیاست‌های اجرایی مدیریت زمان و هر سیاست دیگری که بر نقش و عملکرد فرد تأثیر می‌گذارد را مشخص کرده و بر روی آن‌ها تمرکز کند.

فناوری و سیستم‌ها

سازمان‌ها از سیستم‌های مختلفی استفاده می‌کنند. استخدامی‌های جدید بسته به شرایط ممکن است نیاز به آموزش داشته و ضمن فراموشی عادات قبلی، خود را با سیستم جدید سازگار کنند.

اکثر سازمان‌ها از چندین سیستم برای بهبود عملکرد استفاده می‌کنند. بنابراین لازم است که استخدامی‌های جدید را با سیستم‌هایی که مربوط به واحد و نقش آن‌ها هستند معرفی کنیم و نحوه استفاده از آنها را نیز به آنها آموزش دهیم. به عنوان مثال برخی از این سیستم‌ها عبارتند از: سیستم های بایگانی الکترونیکی و کاغذی، سیستم‌های مدیریت زمان، سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی و یا سیستم‌های شبکه داخلی.

همچنین ممکن است سیستم‌ها یا راه‌حل‌های نرم افزاری خاصی برای مدیریت پروژه‌ها در سازمان وجود داشته باشد. آموزش نحوه استفاده موثر از این‌ها بسیار حائز اهمیت بوده و بهره وری  کارکنان را تا حد زیادی بهبود می‌بخشد.

ذینفعان کلیدی

در همان ابتدا و بدون معطلی، مشتریان و ذینفعان کلیدی را به استخدامی‌های جدید معرفی کنید. آن‌ها باید از نحوه تلاقی نقش‌هایشان و انتظارات شغلی خود با این افراد آگاه شوند. همچنین در مقام یک مدیر، پروتکل‌های ارتباط ذینفعان و کارکنان در داخل و خارج از چارچوب سلسه مراتب را به اشتراک بگذارید.

مدیریت عملکرد

استخدامی‌های جدید هیجان زیادی برای اثبات خودشان به مدیر و همتایان خود هستند. بنابراین، تهیه یک برنامه مدیریت عملکرد قبل از شروع  به کار کارمندان جدید  و همچنین معرفی و آشناسازی آن‌ها با سیستم مدیریت عملکرد سازمان، اقدامی ضروری است.

بهتر است طرح را ظرف 30 روز ( از تاریخ به شروع کار ) با کارمندان جدیدتان در میان بگذارید.

این برنامه باید در بازه‌های 90 روزه یا 180 روزه و یا 365 روزه ادامه یابد که این امر بسته به پیچیدگی نقش و سازمان متغیر خواهد بود. همچنین، این طرح، اهدافی را که باید به آنها دست یافت، نحوه اندازه گیری آن‌ها، زمان موعد آن‌ها و اینکه چه کسی آن‌ها را ارزیابی می‌کند را نیز مشخص می‌کند.

بخشی از برنامه مدیریت عملکرد نیز تدوین برنامه‌ها برای آموزش‌های مورد نیاز و ترجیحی کارکان است که به تجهیز کارمند به دانش و مهارت لازم برای انجام هرچه بهتر وظایف محوله‌اش کمک شایانی می‌‌کند.

انواع روش‌های آموزشی

روش آموزش، تا حد زیادی به منابع سازمانی، پیچیدگی نقش و روش‌های مختلف یادگیری افراد بستگی دارد. بنابراین، برای اطمینان از کیفیت و درک اطلاعات منتقل شده باید از روش‌های مختلفی استفاده شود. هر چه سازمان و فرآیندها پیچیده‌تر باشد، آموزش و تکرار آن اهمیت فزاینده‌ای پیدا می‌کند. روش‌های آموزشی متفاوتی که می‌تواند برای کارکنان جدید مفید باشد عبارتند از:

• آموزش با راهنمایی مربی، به صورت حضوری، مجازی.
• آموزش الکترونیکی، خود پیش برنده، بر حسب نیاز. 
• آموزش در حین کار ( ضمن خدمت )، یادگیری از طریق تجربه عملی.
• آموزش تقلیدی، مشاهده وظایف و نقش فردی که کارمند جدید آن‌ها را به عهده خواهد گرفت.
• منتورینگ، اصلاح روندها، نگرش‌ها و رویکردها

چگونه کارمندان جدید را به طور موثر و کارآمد آموزش دهیم؟

در اینجا چک لیست آموزش استخدامی‌های جدید را برایتان آورده‌ایم.

1.­ قبل از اولین روز کاری کارمند جدیدتان آغاز کنید.

البته منظورمان این نیست که از آن‌ها بخواهید قبل از شروع به کار برای شما یک دوره آموزشی را بگذرانند. مقصود این است که آنها را روشن کنید که چه انتظاراتی می‌توانند داشته باشند و آنها قطعا بخاطر تصویری که به آنها می‌دهید تا بدانند روند آموزش  و توسعه در سازمان شما چگونه خواهد بود، از شما قدردانی خواهند کرد.

2- یک دستورجلسه ( دستور کار ) ایجاد کنید.

یک دستور کار یا یک برنامه باید شامل جدول زمانی، اطلاعات مربیان (در صورت وجود)، مواد آموزشی، اهداف و غیره باشد.

3- آموزش را هدفمند و متناسب­ سازی کنید.

مطمئن شوید که برنامه‌های آموزشی اولیه، بر شایستگی‌ها و توانایی‌های اصلی که کارمند جدید در شغل خود به آن نیاز دارد تمرکز دارد. برنامه آموزشی با چنین ویژگی‌هایی به اعضای جدید تیم کمک می‌کند تا سریع‌تر با ماهیت کار درگیر شوند و آنها را برای موفقیت بلندمدت آماده می‌کند.

4- با کارمندان با سابقه سازمان در مورد محتوای آموزشی مشورت کنید.

آنها بینش منحصر به فردی در مورد آنچه که نیازهای واقعی و مهم استخدامی‌های جدید است، دارند.

5- از سیستم آموزش همکار به همکار کمک بگیرید.

کارمندان با تجربه‌تر شما می‌توانند در آموزش همکاران جدید خود نقش موثری ایفا کنند.

6- با منتورهای حرفه‌ای که می‌شناسید ملاقات کنید.

این افراد باتجربه می‌توانند به هدایت کارکنان در طی فرآیند آموزش و توسعه شایستگی‌های لازم در آن‌ها کمک کنند.

7- نقشه راه یا مسیر آموزشی طراحی کنید.

به کارکنان جدیدتان توضیح دهید که چگونه مهارت‌های خود را در طول زمان توسعه خواهند داد.

8- روش‌های آموزشی مختلف را با هم ترکیب کنید.

مانند الگوگیری، یادگیری در حین کار، دوره‌های آنلاین، آموزش گروهی و موارد دیگر. به این ترتیب، تمام سبک‌های مختلف یادگیری را نیز آزموده‌اید.

9- بر روی تیم سازی تمرکز کنید.

با تبدیل و تشبیه آموزش استخدامی‌های جدید به یک فعالیت تیمی، مطمئن شوید که کارمندان جدید از همان ابتدا احساس می‌کنند که بخشی از سازمان هستند.

10- به طور مداوم بازخورد خود را ارائه دهید.

کارمندان جدید شما می‌خواهند بدانند که کیفیت کارشان به چه صورت است. بخشی از زمان خود را صرف ارائه بازخورد در مورد نحوه آموزش آن‌ها کنید. به همین بهانه، نظر آنها را نیز در مورد آموزش‌ها جویا شوید.

11- بر تداوم آموزش‌ها تمرکز داشته باشید.

آموزش کارمندان جدید، به محض اینکه احساس کردید کارمند شما به نقطه‌ای رسیده است که می‌تواند وظایف اولیه‌اش را انجام دهد‌، نباید متوقف شود. آموزش‌ها را تا سطوح عالی پیش ببرید. اگر کارکنان شما پتانسیل بالایی دارند، می‌توانید به آموزش سطوح حرفه‌ای و یا ایجاد یک برنامه توسعه رهبری بپردازید.

12- آموزش‌ها را هم در سطوح فردی و هم در سطوح تیمی ارائه دهید.

آموزش در سطح تیم به کارمند جدید کمک می‌کند تا مهارت‌های تیمی و کارکرد تیم را درک کند و خودش را راحت‌تر با تیم‌ها وفق دهد.

13- از فناوری‌ها و تکنولوژی‌های جدید آموزشی استفاده کنید.

سیستم‌های مدیریت آموزش برای ارائه و ارزیابی آموزش‌های استاندارد بسیار مفید هستند.

14- شرایط دسترسی آسان کارکنان به منابع آموزشی را فراهم کنید.

مطمئن شوید که کارکنان جدید می‌توانند دوره‌های آموزشی را در هر زمانی که می‌خواهد بیابند و به طور مستقل به یادگیری شخصی ادامه دهند.

15- میزان پیشرفت کارکنان را رصد کنید.

در نهایت ارزیابی کنید که آیا یادگیری و درک کارمندان از موارد آموزشی به میزان قابل قبولی بوده یا خیر. سپس عوامل دخیل در پاسخ را مجددا بررسی کنید.

سخن پایانی

آموزش موثر و ساختاریافته کارمندان جدید منتهی به تربیت نیروی کار مولد و متعهد خواهد شد. به بررسی و تحلیل بازخورد آنها ادامه دهید تا بتوانید با اصلاح روندهای آموزشی، کارآمدی آموزش‌ها در آینده را افزایش دهید.

آموزش استخدامی‌های جدید را به عنوان یک برنامه موخر نبینید، بلکه به عنوان اصلی­ترین بخش از فرآیند آنبوردینگ و از مهمترین اولویت‌های سازمان تلقی کنید. آنگاه اطمینان خواهید داشت که استخدامی‌های جدید نیروهایی سازنده، وفادار و متعهد بوده و در سازمان شما باقی خواهند ماند.

اگر مسیر شغلی خود را به عنوان یک کارشناس آموزش ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی گام به گام طراحی سیستم آموزش کارکنان به شما دانش و مهارت لازم برای تبدیل شدن به یک متخصص آموزش را می‌دهد.

منبع

https://www.aihr.com/blog/training-new-employees/

ترجمه: حسین نقدی