گاهنوشتهها
چطور اخراج کنیم؟راهنمای عملی و گام به گام
فرض کنید یکی از اعضای تیمتان در کارش افتضاح است و با توجه به تلاشهای مستمر شما بهبودی در عملکردش اتفاق نیفتاده است. چطور باید اخراجش کرد؟
از نظر مستندات و دادهها همه چیز آماده است و با واحد منابع انسانی هماهنگ کردهاید. اما اکنون باید گفتگوی وحشتناکی داشته باشید. بهترین راه برای گفتن این خبر چیست؟ چه بگویید و چه نگویید و چگونه به بقیه اعضای تیم اطلاع دهید؟
نحوه اخراج آدمها واقعا مهم است. هدف اصلی این مقاله این است که یک راهنمای گام به گام و عملیاتی برای نحوه اخراج یک فرد به روش صحیح را در اختیار شما قرار دهد.
فرایند اخراج کارکنان
فرآیند اخراج یک کارمند به اندازه استخدام وی مهم است و این وظیفهای است که هر مدیر مستقیم و متخصص منابع انسانی باید برای آن آماده باشد.
مدیران معمولا برای اخراج آدمها بیش از حد معطل میکنند و احتیاط را به عجله ترجیح میدهند. یا خودشان را گول میزنند و فکر میکنند کار واجبی نیست. به دلیل ماهیت ظریف اخراج یک کارمند، دانستن اینکه چگونه یک کارمند را به روش صحیح اخراج کنید، یک مهارت ضروری است.
وقتی کسی را اخراج میکنید به او امکان میدهید جای دیگری پیشرفت کند. برای رسیدن به یک شغل خوب باید از شغل بد، یا شغلی که برای شما بد است دست بکشید. اما در عین حال اخراج یک کارمند هرگز کار آسانی نیست.
به گفته دیک گروت (مشاور مدیریت در دالاس تگزاس و نویسنده کتاب چگونه در ارزیابی عملکرد خوب باشیم)، «اخراج کردن سختترین کاری است که ما از رهبران میخواهیم انجام دهند». «حتی وقتی توجیه اقتصادی داشته باشد، شما مینشینید و به کارمندتان میگویید که دیگر از شما حقوق دریافت نمیکند و وقتی صبح از خواب بیدار میشود، جایی برای رفتن ندارد. این سخت است.”
جودی گلیکمن، نویسنده و مؤسس شرکت مشاوره ارتباطی Great on the Job، میگوید اخراج یک شر ضروری است. “به عنوان مدیر، باید در نظر داشته باشید که چه چیزی برای شرکت مناسب است.”
دلایل رایج برای اخراج یک کارمند
دلایل مختلفی وجود دارد که ممکن است از شما خواسته شود یک کارمند را اخراج کنید. معمولاً کارمندان به دلایل زیر اخراج میشوند:
- عملکرد ضعیف
- رفتار نادرست
- آزار و اذیت همکاران
- حضور ضعیف و نامنظم
- نقض ایمنی
وقتی بدیهای یک کارمند، بیشتر از خوبیهاست و وقتی کارمند بیشتر از خلق ارزش، مشکلاتی را ایجاد میکند، وقت آن است که شرکت را ترک کند.
این مقاله را هم مطالعه کنید: نسل زد(Z) و ویژگیهای آنها (با مروری بر سایر نسلها)
راهنمای عملی اخراج کارمند
1- کارمند را با اخراج غافلگیر نکنید.
دقت کنید که هیچ کارمندی نباید از اخراج خود غافلگیر شود یعنی شما میبایست قبل از اخراج بارها و بارها برای تغییر شرایط تلاش کرده باشید.
قبل از اخراج این سوالات را از خود بپرسید:
- آیا اهداف و انتظارات را به روشنی برای او شفاف کرده بودید؟
- آیا بازخوردهای مداوم در خصوص گپهای عملکردی و رفتاری دادید؟
- آیا انتقادهای فروتنانه و در عین حال بیپرده داشتهاید؟
- آیا گفتگوهای عملکردی منظم داشتهاید؟
- آیا برای بهبود عملکردش راهنمایی کردید و برنامهای برای بهبود عملکرد و رفع نقاط ضعف ارائه دادهاید؟
اگر پاسخ سوالات بالا مثبت است و باز هم بهبودی حاصل نشده وقت اخراج فرا رسیده است. همچنین خوب است قبل از اخراج با شخص معتمدی در سازمان موضوع را در میان بگذارید. شنیدن یک دیدگاه بیرونی کمکتان میکند مطمئن شوید رفتارتان منصفانه بوده است.
2- اخراج را عقب نیندازید
اخراج شخصی که سالها با او کار کردهاید بهویژه فردی که به خوبی میشناسید و به او احترام میگذارید دلهرهآور است، اما نباید اجازه دهید عذاب وجدان باعث شود گفتگو را به تأخیر بیندازید. البته، اخراج باید آخرین گام در یک فرآیند عادلانه و شفاف باشد که از مدتها قبل آغاز شده است و باید مدارکی مثل نتایج ارزیابی عملکرد برای اثبات آن وجود داشته باشد.
گروت میگوید: «مدیران به ندرت از اقدام سریع برای اخراج پشیمان میشوند، اما از به تعویق انداختن اخراج پشیمان شدهاند.”
اگر هنوز شجاعت کافی برای اقدام کردن را ندارید، به تیم خود فکر کنید. به هر حال، آنها کسانی هستند که ساعات بیشتری کار میکنند، زیرا فردی که [شما باید اخراج کنید] کار خود را به درستی انجام نمیدهد و این جفا در حق بقیه اعضای تیم است.
3- واحد منابع انسانی را با خود همسو کنید
قبل از اینکه مکالمه اخراج را برنامهریزی کنید، برنامههای خود را با منابع انسانی هماهنگ کنید. اطمینان حاصل کنید که یک نماینده منابع انسانی میتواند در جلسه شرکت کند، زیرا از نظر قانونی مناسبتر است که شخص دیگری هم حضور داشته باشد. همچنین بخش منابع انسانی میتواند «تصویر کاملتری» از شرایط کارمند ارائه دهد. مثلا منابع انسانی ممکن است به شما بگوید که همسر او درمان سرطان را از بعدازظهر دوشنبه شروع میکند، در این صورت اخراج او در روز سه شنبه میتواند غیرانسانی تلقی شود.
4- جلسه اخراج را کوتاه نگه دارید
اخراج هر فرد میتواند برای وی و حتی خود شما بسیار احساسی و چالشبرانگیز باشد. بنابراین بهتر است این جدایی را زیاد طول ندهید. کلماتی که برای اخراج یک کارمند استفاده میکنید باید ساده و دقیق باشد.
گلیکمن میگوید: «به جایی خصوصی بروید و سپس با با گفتن این جمله شروع کنید: «خبر بدی برای شما دارم. امروز آخرین روز کار شما در اینجاست.» سپس دلیل اخراج را در یک جمله ساده بیان کنید و شفاف باشید. مثلا “همانطور که در جلسات ارزیابی عملکرد بارها صحبت کردیم شما به اهداف عملکردی خود نرسیدید” او توصیه میکند تاسف خود را با شرایطی که «مسئولیت شخصی مستقیماً بر عهده خود فرد است» ابراز کنید. مثلا چیزی شبیه این بگوید: «متاسفم که وضعیت به این نقطه رسیده است».
صحبت را با اطلاع به کارمند در مورد خاتمه دادن به همکاری با او از تاریخ مشخصی شروع کنید. برای اعلام خبر شفاف و متمرکز باشید، به طوری که کارمند متوجه شود تصمیم نهایی است و قابل مذاکره نیست. گام بعدی این است که به طور خلاصه توضیح دهید که چرا کارمند را اخراج میکنید.
سعی کنید وارد بحث در مورد تصمیم نشوید. اگر کارمند میخواهد خشم خود را خالی کند یا ناراحتی خود را ابراز کند، به سادگی میتوانید بگویید: “میفهمم که این احساس را دارید، اما تصمیم نهایی است.”
دقت کنید که لحن شما حرفهای و مؤدبانه باشد و در عین حال از صحبتهای غیررسمی پرهیز کنید چون این یک دیدار دوستانه نیست.
در انتهای جلسه هم طور خلاصه در مورد پرداخت حقوق و مرخصی، ادامه بیمه درمانی یا بیمه عمر و غیره صحبت کنید.
از عذرخواهی خودداری کنید. بحث نکنید و مستقیم صحبت کنید و از هرگونه بحثی که به شخصیت یا ویژگیهای فردی مربوط میشود، خودداری کنید.
5- حضور داشته باشید و دلسوزی نشان دهید
رهبری نیازمند شفقت است. یک اتفاق وحشتناک در زندگی این شخص اتفاق افتاده است. فرار نکنید و منابع انسانی را مجبور نکنید که به جای شما جلسه را اداره کند. شما باید آماده باشید که در صورت لزوم صحبت کنید و به سوالات پاسخ دهید. قبل از جلسه، باید در مورد مسائل اجرایی به خوبی آگاه باشید به عنوان مثال، جزئیات قرارداد کارمند سابق و اینکه چه اتفاقی برای مزایا و مرخصی استفاده نشده او میافتد. البته، همیشه مسائلی وجود خواهد داشت که شما در نظر نگرفتهاید. اگر چیزی پیش آمد، بگویید: «اجازه دهید عذرخواهی کنم، به آن فکر نکرده بودم» و سپس آن را به منابع انسانی بسپارید.
اخراج ممکن است برای شما که مدیر هستید، کار سختی باشد، اما برای فردی که اخراج میشود، کاملاً آسیبزا است؛ پس همدلی کنید. اگر واقعاً معتقدید که کارمند مورد نظر استعدادها و تواناییهایی دارد که میتواند در جای دیگری مفید باشد، به او بگویید که او را به سازمان یا بخش جدید معرفی خواهید کرد.
6- با تیم خود صحبت کنید
همکارانی را که تحت تأثیر این اخراج قرار گرفتهاند، جمع کنید و آنها را از اخراج فرد مطلع کنید البته دلایل پشت این تصمیم را فاش نکنید چون سابقه بدی را برای کارمند سابق ایجاد میکند.
هنگامی که به تیم خود توضیح میدهید که چرا کارمند سابق اخراج شده است، در انتخاب کلمات خود دقت کنید. هر چه کوتاهتر بهتر مثلا «علی دیگر اینجا کار نمیکند» یا «امروز آخرین روز مریم است». میتوانید بگویید برای آینده او آرزوی موفقیت دارید، اما عملکرد گذشته او را تحسین نکنید. این کار ریاکارانه به نظر میسد و شما نمیخواهید اعتماد تیم خود را از دست بدهید.
گروت این سناریو را پیشنهاد میکند: «همانطور که ممکن است برخی از شما بدانید، دایان دیگر بخشی از سازمان نیست. من نمیتوانم وارد جزئیات شوم زیرا این اطلاعات محرمانه است و میخواهم حریم خصوصی دایان را حفظ کنم. اگر پیشنهادی در مورد چگونگی به حداقل رساندن عدم حضور او دارید، به من بگویید.»
خاتمه دادن به همکاری با یک کارمند از نظر عاطفی کاری خسته کننده است، اما به خاطر تیم خود، نباید تسلیم شوید. اخراج احتمالاً چالشهای کوتاه مدتی را برای تیم شما ایجاد میکند. بنابراین در حالی که به دنبال جایگزین هستید، یک استراتژی برای نحوه مدیریت حجم کارها هم ارائه دهید.
7- برای جلسه، از قبل آماده شوید
تقریباً همیشه اسنادی وجود دارد که در زمان اخراج، نیاز به امضا دارند، بنابراین مطمئن شوید که آن را از قبل آماده کردید.
اگر نیاز به لغو دسترسی به دادهها، امکانات یا تجهیزات دارید، مطمئن شوید که میتوانید بدون تاخیر این کار را انجام دهید. این بدان معناست که از قبل به IT و مدیران اطلاع دهید که باید دسترسیها را لغو کنند. انجام این کارها از قبل میتواند به موارد زیر کمک کند:
- کوتاه نگه داشتن تجربه خاتمه تا حد امکان
- کاهش فرصت انتقامجویی از سوی کارمند
- رفع ابهام و سوالات بیپاسخ
- حفظ ظاهر حرفهای
- احترام گذاشتن به زمان و خدمات کارمند
8- ملاحظات قانونی را هنگام اخراج رعایت کنید
هر سازمانی که یک کارمند را اخراج میکند باید کاملاً از دلایل قانونی اخراج و قوانین کار آگاه باشد. دلایلی مانند عملکرد ضعیف، غیبتهای غیرقابل توضیح، یا آزار همکاران، همگی دلایل قابل قبولی برای اخراج یک کارمند هستند. با این حال، به خاطر داشته باشید که هر دلیلی که ارائه شود نه تنها قابل قبول باشد، بلکه درست و قانونی نیز باشد. همچنین شرایطی وجود دارد که در آن اخراج یک کارمند، غیرقانونی یا غیرقابل توصیه است. این دستورالعملهای قانونی ممکن است بسته به مکان سازمان شما، صنعتی که در آن فعالیت میکند، نقش کارمند در سازمان شما و موارد دیگر متفاوت باشد.
ناگفته نماند که نمیتوانید از سن، جنسیت، مذهب، جنسیت، ناتوانی یا هر وضعیت دیگری که توسط قوانین کار محافظت میشود، به عنوان دلیل اخراج استفاده کنید.
9- یک پایان خوب را رقم بزنید
سعی کنید این رفتارها را به عنوان راهی برای تسکین ضربه اخراج و حفظ روحیه مثبت به کار ببرید:
- پرهیز از تکرار بیمورد مسائل منفی
- گوش دادن، سوال پرسیدن، و قطع نکردن کارمند
- تمرکز بر مراحل بعدی و برجسته کردن هرگونه کمک یا توصیهای که شرکت میتواند برای آینده ارائه دهد.
- ارائه یادآوری اینکه ممکن است فرصتی برای یافتن شغل بهتری که متناسب با استعداد و شخصیت وی باشد به وجود بیاید.
احترام گذاشتن به احساسات و تجربیات کارمند به صورت واقعی، نشان دادن اینکه میدانید خاتمه کار بیاهمیت نیست و تشکر واقعی میتواند به کارمندان کمک کند تا شرایط آسانتری را تجربه کنند.
این مقاله را هم مطالعه کنید: مدیران جدید به چه آموزشهایی نیاز دارند؟
جمعبندی اصولی که باید به خاطر بسپارید
این کارها را انجام دهید:
- از واحد منابع انسانی استفاده کنید تا به شما در مدیریت فرآیند اخراج کمک کند.
- نسبت به کارمند اخراج شده خود دلسوزی نشان دهید.
- اگر واقعاً معتقدید که او استعدادهایی دارد که میتواند در جای دیگری مفید باشد، به عنوان معرف به او کمک کنید شغل دیگری را پیدا کند.
- اخبار را شخصاً با تیم خود در میان بگذارید، اما جزئیات تصمیم را فاش نکنید.
این کارها را انجام ندهید:
- تأخیر در اخراج یک کارمند با عملکرد ضعیف.
- طولانی یا پیچیده کردن فرایند اخراج.
- از منابع انسانی انتظار داشته باشید که کارهای سخت را به جای شما انجام دهند.
اخراج یک کارمند هرگز آسان نیست، اما لازم نیست دردسرساز هم باشد. اگر شخصی کار شما را خوب انجام نمیدهد، دلیل نمیشود شغل دیگری در دنیا وجود نداشته باشد که خیلی خوب از عهدهاش برآید.
منابع
کتاب صراحت تمام عیار نوشته کیم اسکات
https://hbr.org/2016/02/the-right-way-to-fire-someone
How to Fire an Employee the Right Way | BambooHR
نوشته: مسعود شکری