معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی به همراه نحوه محاسبه

شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی (HR KPIs) معیارهایی هستند که برای اندازه‌گیری عملکرد یک سازمان در زمینه مدیریت منابع انسانی استفاده می‌شوند. این شاخص‌ها کمک می‌کنند تا سازمان‌ها بتوانند هدف‌های خود را در زمینه منابع انسانی بهبود دهند. در این مقاله می‌خوانید شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست و فهرستی از مهم‌ترین شاخص‌های منابع انسانی به همراه نحوه محاسبه آن‌ها را ارائه می‌دهیم.

شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد (KPI)، یک معیار مهم و مشخص است که برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد یک سازمان، تیم یا فرد استفاده می‌شود. شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی به عنوان یک ابزار اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد موفقیت‌آمیز سازمانی از دیدگاه منابع انسانی استفاده می‌شود. این شاخص‌ها به عنوان نقاط مرجع برای اندازه‌گیری دستاوردها، پیشرفت‌ها، و موفقیت‌های تعیین شده در راستای اهداف استراتژیک سازمان عمل می‌کنند. هدف اصلی از استفاده از KPIها، فراهم کردن یک نگرش کمی و قابل اندازه‌گیری به منابع انسانی سازمان است.

مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی

در ادامه مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در جذب و استخدام، یادگیری و توسعه، حفظ و نگهداری و حضور و غیاب کارکنان معرفی شده‌اند.

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در جذب و استخدام

زمان استخدام Time-to-Hire

زمان استخدام به مدت روزهایی اشاره دارد که از زمان ورود یک کاندید به فرآیند استخدام شروع شده و تا زمانی که ایشان پیشنهاد استخدام سازمان را قبول می‌کنند، ادامه دارد. به عبارت دیگر این شاخص نشان‌دهنده مدت زمانی است که از زمان اعلام یک شغل تا زمان استخدام نهایی یک فرد جدید طول می‌کشد.

زمان استخدام را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

زمان استخدام = تاریخ استخدام نهایی−تاریخ شروع فرآیند استخدام

زمان طولانی‌تر به معنای فرآیند استخدام کندتر و ممکن است به عدم کارآیی یا دشواری در جذب نیروهای مهارتی اشاره داشته باشد. این شاخص به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا کارایی فرآیند استخدام را ارزیابی کنند و اقدامات بهبودی را اعمال کنند، به نحوی که فرآیند استخدام به سرعت و به شکل کارآمدتری انجام شود.

کیفیت استخدام Quality of hire

شاخص کیفیت استخدام نشان‌دهنده میزان موفقیت و تطابق فرد استخدام شده با نیازها و اهداف سازمان است. این شاخص بر جنبه‌های مختلفی از عملکرد فرد متمرکز است، از جمله توانمندی‌ها، مهارت‌ها، سازگاری فرد با فرهنگ سازمانی، و تأثیر مثبت یا منفی او بر افزایش بهره‌وری.

کیفیت استخدام را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

کیفیت استخدام = (نمره ارزیابی عملکرد + نمرات تیم و همکاران + تحلیل سازگاری با فرهنگ + ارزیابی مهارت‌ها و توانمندی‌ها) / تعداد معیارهای ارزیابی

نرخ خروج سال اول First-year turnover rate

محاسبه نرخ خروج در سال اول یک KPI (شاخص عملکرد کلیدی) موثر است چرا که نشان می‌دهد چند نفر از کارکنان قبل از پایان یک سال کامل، سازمان خود را ترک کرده‌اند. اگر این اعداد بالا باشند، حیاتی است که وقت بگذارید تا فرآیند کامل استخدام و ورود به سازمان و همچنین فرهنگ شرکت خود را بازبینی کنید. شما باید بازخورد از کارکنان فعلی و سابق جمع‌آوری کنید و اقداماتی را انجام دهید تا نرخ ترک کار را کاهش دهید.

هر چقدر نرخ خروج شما بالاتر باشد، شرکت شما بیشتر در فرآیند استخدام هزینه خواهد کرد. نرخ خروج نشان‌دهنده‌ی این است که کارکنان احتمالاً در نقش‌های خود خوشحال نیستند، با فرهنگ شرکت هماهنگ نیستند، یا در جایی دیگر شغل بهتری پیدا کرده‌اند.

نرخ پذیرش پیشنهاد Offer Acceptance Rate

نرخ پذیرش پیشنهاد مشخص می‌کند که که چه تعداد پیشنهاد نهایی شغل پذیرفته شده‌‌ است. ما امیدواریم زمانی که به داوطلبان در مرحله نهایی پیشنهاد شروع همکاری می‌دهیم، قبول کنند.اما گاهی داوطلب شغلی را که ما پیشنهاد می‌دهیم، در مرحله نهایی نمی‌پذیرد. اگر بیش‌تر داوطلبان موقعیت شغلی پیشنهادی ما را نپذیرند، نشانه‌ی هشدار است و می‌بایست فرایند استخدام و ارزش پیشنهادی به داوطلبان مورد بازنگری قرار گیرد.

فرمول محاسبه نرخ پذیرش پیشنهاد به صورت زیر است:

کیفیت منابع استخدام Source quality

شاخص کیفیت منابع استخدام یک معیار است که به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که هر منبع استخدام (مانند وب‌سایت‌های استخدام، معرف، لینکدین) چه اندازه موثر بوده و چه تعداد و چه کیفیت از کاندیداها را به سازمان شما معرفی کرده است. این شاخص اطلاعاتی ارائه می‌دهد که به شما کمک می‌کند تا استراتژی استخدامی خود را بهینه‌سازی کرده و بر منابع موثرتر تمرکز کنید.

کیفیت منابع استخدام را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

کیفیت منابع استخدام = تعداد رزومه‌های دریافتی از هر کانال جذب/ کل رزومه‌های دریافتی

به غیر از تعداد رزومه‌های دریافتی می‌توانید ارزیابی کنید که کدام منابع به شما کاندیداهای با تجربه، مهارت‌های مورد نیاز و متناسب با فرهنگ سازمانی شما ارائه می‌دهند و یا مقایسه کنید که هر منبع چه مقدار هزینه ایجاد می‌کند و با چه نسبتی بهره‌وری دارد.

اندازه‌گیری کیفیت منایع استخدام به شما کمک می‌کند تا ببینید کجا پول خود را صرف می‌کنید و تعداد و کیفیت افرادی که از طریق منابع مختلف جلب می‌شوند چگونه است.

این مقاله را هم مطالعه کنید اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در یادگیری و توسعه

شاخص رضایت از آموزش Training Satisfaction Index

این شاخص نشان‌دهنده میزان رضایت کارکنان از برنامه‌ها و فرآیندهای آموزشی در یک سازمان است. ارزیابی رضایت کارکنان از آموزش به عنوان یک شاخص مهم، اطلاعات ارزشمندی ارائه می‌دهد که مدیران را قادر می‌سازد تا کیفیت و اثربخشی برنامه‌های آموزشی را بهبود بخشند. برای محاسبه این شاخص معمولا از ارزیابی سطح واکنش در مدل کرک پاتریک استفاده می‌شود که برای آشنایی بیشتر با این موضوع می‌توانید مطلب دانلود فرم ارزیابی سطح واکنش در مدل کرک پاتریک را مطالعه کنید.

هزینه‌های آموزشی به ازای هر کارمند Training expenses per employee

یک معیار رایج در این حوزه، هزینه‌های آموزشی برای هر کارمند است. این شاخص نشان‌دهنده میزان هزینه‌هایی است که برای آموزش هر کارمند صرف می‌شود. این شاخص اطلاعات مفیدی در خصوص بهره‌وری و بهینه‌سازی هزینه‌های آموزش در سازمان فراهم می‌کند.

هزینه‌های آموزشی به ازای هر کارمند را می‌توان با فرمول زیر محاسبه کرد:

هزینه‌های آموزشی به ازای هر کارمند = مجموع هزینه‌های آموزشی/ تعداد کل کارمندان

این شاخص برای ردیابی هزینه‌های توسعه مفید است. همچنین به منابع انسانی کمک می‌کند تا سرمایه‌گذاری‌های هوشمندانه‌تری در توسعه پرسنل انجام دهد.

شاخص اثربخشی آموزش Training effectiveness index

برای اندازه‌گیری اثربخشی آموزش، باید آنچه را که افراد آموخته‌اند، اندازه‌گیری کنید.

هنگام ارزیابی اثربخشی آموزش، بهتر است اهداف آموزشی را تعیین کنید و بررسی کنید که آیا کارکنان پس از پایان آموزش به آن اهداف رسیده‌اند یا خیر. شرکت‌ها همچنین می‌توانند بهره‌وری پایه را دنبال کنند و تأثیر آموزش را در مدت زمان طولانی‌تری بررسی کنند. انتظار می‌رود آموزش مؤثر به کارمند کمک کند تا در شغل خود بهتر شود و در نتیجه سطح متوسط عملکرد او را بالا ببرد. به عبارت دیگر: پس از آموزش موثر، انتظار دارید که شاخص بهره‌وری کارکنان افزایش یابد.

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در حفظ و نگهداری

شادی کارکنان Employee happiness

شادی کارکنان (همچنین به عنوان رضایت کارکنان اندازه گیری می‌شود) اغلب به عنوان یک شاخص با ارزش منابع انسانی شناخته می‌شود. کارکنان شاد، کارمندان مولد هستند. آنها متعهد به سازمان هستند و در مواقع لزوم فراتر از وظیفه کار می‌کنند. شادی کارکنان با تعهد به سازمان و تعهد به شغل مرتبط است. شادی پایین کارکنان در بخش‌های خاصی از سازمان می‌تواند نشانگر تعارض یا استرس کاری باشد. برای آگاهی از رضایت، شادی و یا تعهد کارکنان، باید از آنها نظرسنجی شود. برای انجام این نظرسنجی، باید پرسشنامه‌ای را تنظیم کنید. برای اندازه‌گیری این شاخص معمولا از پرسشنامه‌ سنجش رضایت شغلی و یا پرسشنامه اندازه‌گیری تعهد سازمانی استفاده می‌شود.

نرخ خروج داوطلبانه Voluntary turnover rate

نرخ خروج داوطلبانه نشان‌دهنده تعداد کارکنانی است که به طور داوطلبانه از سازمان خارج شده‌اند، به علت تصمیم فردی و مستقل آنها بر اساس نیازها یا اهداف شخصی. برای بسیاری از شرکت‌ها، نرخ خروج داوطلبانه یک معیار کلیدی HR است.

$نرخ خروج داوطلبانه = تعداد کارکنان داوطلبانه خارج شده در یک دوره زمانی خاص/ تعداد کل کارکنان در آغاز همان دوره زمانی/ \times 100$

فراموش نکنید که کارکنان اغلب مدیران خود را ترک می‌کنند، نه شغل خود را. با در نظر گرفتن این موضوع، خروج داوطلبانه کارکنان معیاری است که به شما کمک می‌کند تا حوزه‌های مشکل بالقوه در سازمان را شناسایی کنید.

نرخ خروج استعدادها Talent turnover rate

این شاخص نرخ ترک کار استعدادها و افراد با مهارت‌ها و توانمندی‌های بالا در یک سازمان را اندازه‌گیری می‌کند. این معیار نشان می‌دهد که چقدر استعدادها و منابع ارزشمند در یک سازمان باقی‌مانده و چه میزان از آنها تصمیم به ترک سازمان گرفته‌اند.

نرخ خروج نیروهایی با پتانسیل‌های بالای شما باید کم باشد. یکی از دلایل مهم برای گردش بالا در میان کارکنان با پتانسیل‌های بالا، فقدان فرصت و رشد شغلی در شرکت است.

شاخص‌های کلیدی منابع انسانی در حضور و غیاب کارکنان

میزان غیبت Absence rate

غیبت کارکنان هزینه‌های هنگفتی برای سازمان دارد. نرخ غیبت برنامه‌ریزی نشده که از تقسیم روزهای غیبت/کل روزها به دست می‌آید، یک شاخص کلیدی HR برای اندازه‌گیری غیبت است و درصد کارکنانی که در یک دوره معین غیبت می‌کنند را ردیابی می‎‌کند. افزایش نرخ غیبت می‌تواند نشان‌دهنده بدتر شدن جوّ کار، افزایش استرس در محل کار یا اپیدمی آنفولانزا باشد. میزان غیبت حدود 1 تا 2 درصد طبیعی است (زیرا تقریباً همه چند روز در سال بیمار هستند).

هزینه اضافه کاری Overtime expense

این شاخص نرخ هزینه‌های مرتبط با اضافه کار کارکنان را اندازه‌گیری می‌کند. هزینه اضافه کاری شامل پرداخت به کارکنان برای ساعات کاری اضافه به مقدار معمول (مثلاً بیشتر از ساعت کاری روزانه) می‌شود.

شاخص هزینه اضافه کاری = هزینه اضافه کاری در دوره زمانی خاص/ هزینه حقوق کل در همان دوره زمانی×100

شاخص هزینه اضافه کاری به سازمان امکان می‌دهد که میزان هزینه‌های مرتبط با اضافه کار را نسبت به کل هزینه‌های حقوقی ارزیابی کرده و در صورت لزوم اقداماتی برای کاهش این هزینه‌ها یا بهبود مدیریت زمان کاری انجام دهد.

شاخص بهره‌وری کارکنان Employee Productivity Index

به طور سنتی، کارمندان از 5 تا 9 ساعت کار می‌کنند، اما در دنیای امروز تعداد بیشتری از افراد از خانه کار می‌کنند. شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای ذهنیت سنتی را کنار می‌گذارند. این بدان معناست که دیگر نمی‌توان عملکرد را با نگاه کردن به اینکه چه کسی در شرکت حضور دارد، سنجید.

امروزه، واقعاً مهم نیست که چند ساعت در روز کار کرده‌اید. آنچه مهم است این است که در واقع چه چیزی به دست آورده‌اید. شاخص بهره‌وری کارکنان نشان‌دهنده‌ی توانایی کارکنان در تحقق اهداف و افزایش بهره‌وری در سازمان است و می‌تواند با فرمولی شبیه زیر محاسبه شود.

سخن پایانی

در مقاله حاضر، به بررسی و توضیح شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی پرداخته شد. شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی ابزارهای حیاتی برای ارزیابی و بهبود مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها محسوب می‌شوند که به کمک داده‌های کمی قابل اندازه‌گیری هستند و مسیری برای بهبود عملکرد سازمان‌ها فراهم می‌کنند. این شاخص‌ها از جمله زمان استخدام، اثربخشی آموزش، نرخ خروج داوطلبانه و… به سازمان‌ها کمک می‌کند به شناسایی نقاط قوت و ضعف در سیاست‌ها و فرآیندهای منابع انسانی خود بپردازند و تصمیمات بهینه‌تری اخذ کنند.

اگر به توسعه دانش حرفه‌ای خود در حوزه مدیریت منابع انسانی علاقه‌مند هستید دوره جامع مدیریت منابع انسانی را مشاهده فرمایید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/11-key-hr-metrics/

https://www.aihr.com/blog/recruitment-kpis/

نویسنده: مسعود شکری