مصاحبه نگهداشت چیست؟+سوالات پیشنهادی

مصاحبه نگهداشت (Stay Interview) چیست؟

مصاحبه نگهداشت ابزاری است برای ارزیابی اینکه چرا کارکنان با عملکرد بالا در سازمان می‌مانند؟ و چه عواملی ممکن است باعث ترک آن‌ها شود؟

این مصاحبه، یک مکالمه نسبتاً غیر رسمی بین مدیر و کارمند است که در آن مجموعه‌ای از سوالات از پیش تعیین شده پرسیده می‌شود.

هدف این مصاحبه جمع آوری بازخوردهای ارزشمند کارکنان شما و بهبود مستمر رضایت و دلبستگی آن‌هاست.

مصاحبه نگهداشت چه تفاوتی با مصاحبه خروج دارد؟

مصاحبه‌های نگهداشت از جهات مختلفی با مصاحبه‌های خروج(Exit Interview) متفاوت است. واضح‌ترین تفاوت در زمان مصاحبه نهفته است. مصاحبه خروج پس از استعفای یک کارمند انجام می‌شود، در حالی که مصاحبه نگهداشت با کارمندان فعلی انجام می‌شود.

مصاحبه خروج بخشی از مرحله نهایی چرخه زندگی کارمند، در سازمان شماست زمانی که فرد فرآیند خارج شدن از کشتی سازمان شما را تجربه می‌کند.

به این ترتیب، هدف آن شکل‌دهی آخرین برداشت‌های کارکنان از شرکت و همچنین تصویری است که آن‌ها پس از ترک سازمان برای سایر افراد می‌سازند.

مصاحبه نگهداشت این فرصت را به شما می‌دهد که از مشکلات تکراری جلوگیری کنید. در حالی که مصاحبه‌های خروج فرصتی برای درس گرفتن از اشتباهات شما را فراهم می‌کند.

بعضی از این تفاوت‌ها در شکل زیر نمایش داده شده است.

در صورت علاقه‌مندی به اطلاعات بیشتر در خصوص مصاحبه‌های خروج مقاله در مصاحبه خروج چه بپرسیم را هم مطالعه کنید.

چرا باید مصاحبه‌های نگهداشت را انجام دهید؟

به طور خلاصه به برخی از مزایایی که با انجام منظم مصاحبه‌های نگهداشت به دست می‌آید، اشاره می‌کنیم.

بهبود حفظ کارکنان

یک مصاحبه نگهداشت درست می‌تواند بینش فوق العاده‌ای در مورد نقاط قوت و ضعف کار کردن در سازمان شما را آشکار سازد.

برای مثال، فرض کنید که از هر 10 مصاحبه شونده، 7 نفر احساس می‌کنند که به اندازه کافی از آن‌ها قدردانی نمی‌شود. اجرای یک برنامه ساده قدردانی می‌تواند دلبستگی کارکنان را تقویت کرده و در نتیجه، نرخ حفظ کارمندان شما را بهبود بخشد.

در زمانی که 40 درصد از نیروی کار جهانی در نظر دارند کارفرمای خود را در سال جاری ترک کنند، این اقدامات هستند که می‌توانند تفاوت را ایجاد کنند.

دریافت بازخورد ارزشمند کارکنان

به عنوان واحد مدیریت منابع انسانی ممکن است فکر کنید که دقیقاً می‌دانید چرا کارکنان دوست دارند برای شرکت شما کار کنند. همکاران عالی، پروژه‌های چالش برانگیز، فرهنگ عالی، یا شاید حتی همه موارد فوق.

اما در واقعیت، کارکنان شما به دلیل انعطاف پذیری، استقلال در تصمیم‌گیری و فرصت‌هایی که شرکت برای پیشرفت حرفه‌ای به آنها می‌دهد، می‌خواهند بمانند.

واقعیت این است که تا زمانی که از آنها نپرسید نمی‌دانید. بنابراین قبل از اینکه شروع به دو برابر کردن چیزی کنید که فکر می‌کنید کارکنان می‌خواهند، بهتر است بازخورد آنها را در طول یک مصاحبه نگهداشت جمع‌آوری کنید.

افزایش رضایت و دلبستگی کارکنان

مصاحبه نگهداشت می‌تواند یک استراتژی ارتباطی مفید باشد. و به شما این امکان را می‌دهد که نقاط درد( pain points) و مناطق بهبود را قبل از اینکه بحرانی شوند، شناسایی کنید.

با این حال، دو شرط برای کارایی «استراتژی ارتباطی در مصاحبه نگهداشت» وجود دارد:

1- باید یک رابطه مبنی بر اعتماد و صداقت وجود داشته باشد.
2- بر اساس بازخوردی که در طول مصاحبه‌های نگهداشت جمع آوری می‌کنید عمل کنید و اوضاع را تغییر دهید.

نحوه انجام مصاحبه‌های نگهداشت

بیایید نگاهی به برخی از جنبه‌های عملی انجام مصاحبه‌های نگهداشت بیندازیم. چه کسی باید آن را انجام دهد؟ چقدر طول می‌کشد؟ بهترین زمان برای مصاحبه چه زمانی است؟

معمولا ابتکار راه اندازی یک برنامه مصاحبه نگهداشت با منابع انسانی است، اما اجرای آن می‌تواند توسط منابع انسانی یا مدیر فرد صورت پذیرد.

از کوچک شروع کنید.

شما مجبور نیستید با تک تک کارمندان مصاحبه‌های نگهداشت انجام دهید. برای شروع روی کارکنان با عملکرد بالا و پتانسیل‌ها تمرکز کنید.

مصاحبه‌های نگهداشت را به یک فعالیت عادی تبدیل کنید.

سعی کنید حداقل سالی یک بار مصاحبه نگهداشت را داشته باشید.

زمان انجام مصاحبه را مشخص کنید.

در اینجا باید چند نکته را در نظر داشت.

برای شروع، انجام مصاحبه نگهداشت با کارمندی که به تازگی شروع به کار کرده است، چندان منطقی نیست.  همچنین، مصاحبه نگهداشت را به جلسات بررسی عملکرد افراد اضافه نکنید، بلکه آن را به عنوان یک فعالیت جداگانه در نظر بگیرید. در نهایت، سعی کنید تمام مصاحبه‌های نگهداشت را در مدت زمان نسبتاً کوتاهی برنامه‌ریزی کنید به گونه‌ای که تمام بازخوردها را جمع آوری و در صورت لزوم بر اساس آن عمل کنید.

تصمیم بگیرید که چه کسی مصاحبه نگهداشت را رهبری می‌کند.

انجام این مصاحبه‌ها توسط مدیران منطقی است زیرا آنها احتمالاً رابطه قوی‌تر و قابل اعتمادتری با افراد تیم خود دارند. با این حال، به خاطر داشته باشید که ممکن است نیاز به آموزش کوتاهی در مورد نحوه برگزاری مصاحبه نگهداشت داشته باشند.

زمان کافی را برنامه ریزی کنید.

به طور معمول، یک مصاحبه نگهداشت بین 30 دقیقه تا 1 ساعت طول می‌کشد.
یک ساختار مصاحبه نگهداشت ایجاد کنید تا هر مدیر از ساختار یکسانی پیروی کند و از هر کارمند سؤالات یکسانی پرسیده شود.

سوالات مرتبط بپرسید.

پرسیدن سوالات درست، هسته اصلی یک مصاحبه نگهداشت موثر نیز می‌باشد. در ادامه چند نمونه سوال را با هم بررسی خواهیم کرد.

همه پاسخ‌ها را در یک مکان جمع آوری کنید.

اگر می‌خواهید اقدامی انجام دهید، اطلاعات جمع‌آوری‌شده در طول مصاحبه‌های نگهداشت باید تجزیه و تحلیل شود. اگر اطلاعات به‌طور مرکزی ذخیره شوند و به‌ راحتی در دسترس باشند، این کار بسیار آسان‌تر خواهد بود.

خلاصه کنید.

قبل از پایان مصاحبه، مدیران باید دلایل کلیدی کارمند برای ماندن یا رفتن را خلاصه کنند تا از سوء تفاهم جلوگیری شود (می‌توانید این را به الگوی مصاحبه نگهداشت خود اضافه کنید تا فراموش نکنید).

به دنبال الگوها و روندها باشید.

آیا دلایلی برای ماندن یا ترک کارمندان پیدا می‌کنید؟ آنها را شناسایی کنید. این به شما کمک می‌کند تا راه‌هایی برای تقویت عوامل مثبت و کاهش عوامل منفی پیدا کنید.

اقدام کنید.

مصاحبه‌های نگهداشت می‌تواند در راضی نگه داشتن کارکنان شما، افزایش وفاداری و تعهد سازمانی موثر باشند. اما، تنها در صورتی که بازخورد آنها را جدی بگیرید و در صورت لزوم اقدام کنید.

سوالات پیشنهادی مصاحبه نگهداشت

ممکن است از خود بپرسید که سؤالات مصاحبه نگهداشت چگونه هستند. در ادامه 21 مورد از آنها را با هم مرور خواهیم کرد. این سوالات در 5 دسته کارمند، شغل، فرهنگ سازمان، محیط کار و تکنولوژی پیشنهاد شده‌اند.

سوالاتی در مورد کارمند

1. وقتی هر روز سر کار می‌آیید بیشتر منتظر چه چیزی هستید؟

پاسخ‌ها در اینجا می‌توانند بسیار متفاوت باشند. برای برخی، بخش مورد علاقه آنها ممکن است کار در کنار همکارانشان باشد، در حالی که برای برخی دیگر، مربوط به پروژه‌هایی است که روی آنها کار می‌کنند.

با گذشت زمان و  جمع آوری داده‌های بیشتر، ممکن است بتوانید برخی از روندها را تشخیص دهید.

به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که برای اکثر کارمندان، فرهنگ شرکت شما مطلوب است، می‌توانید از آن برای برندسازی کارفرمایی خود استفاده کنید.

2. از چه چیزی هر روز در سر کار می‌ترسید؟

این سوال برعکس سوال بالاست و هنگامی که یک روند را در اینجا مشاهده کردید، احتمالاً زمان آن رسیده است که اقدام کنید.

3. آخرین باری که به ترک شرکت فکر کردید کی بود؟

کارمندی که دیروز به ترک شرکت فکر می‌کرده است، ممکن است نسبت به کسی که آخرین بار یک سال پیش به رفتن به جای دیگری فکر کرده بود، به توجه فوری بیشتری نیاز داشته باشد.

4. چه موضوعی باعث شد که به فکر رفتن باشید؟

برخی از افراد ممکن است به ترک فکر کنند زیرا دیگر شغل خود را چالش برانگیز نمی‌دانند. دیگران این کار را انجام می‌دهند زیرا احساس می‌کنند به اندازه کافی درآمد ندارند یا به این دلیل که احساس ارزشمندی نمی‌کنند.

دانستن اینکه چه چیزی باعث می‌شود کارکنان به ترک سازمان فکر کند، می‌تواند به شما کمک کند تجربه رضایت‌بخش‌تری را برای کارمندان ایجاد کنید.

5. آیا شرکت ما را به دوستان جویای کار توصیه می‌کنید؟ اگر نه چرا؟

این یک سوال مهم برای برند کارفرمای شما است. جویندگان کار، کارمندان را به عنوان یک منبع قابل اعتماد می‌بینند، زیرا آنها از نزدیک نحوه کار با شرکت شما را تجربه می‌کنند.

6. چه چیزی شما را وسوسه می‌کند که شرکت را ترک کنید؟

این سوال ممکن است شبیه به سوال شماره 4 باشد اما تفاوت واضحی بین این دو وجود دارد.

موضوعی که باعث می‌شود کسی به ترک سازمان فکر کند، اغلب چیزی است که از درون شرکت می‌آید مثل فرهنگ شرکت و… اما وسوسه ترک اغلب از خارج از شرکت می‌آید مثل فرصتی برای راه اندازی کسب و کار خود و غیره.

سوالاتی در مورد شغل

7. بهترین بخش شغل شما چیست؟

افراد جنبه‌های مختلف شغل خود را دوست خواهند داشت. با این حال، در اینجا نیز پاسخ‌های خاصی را خواهید دید که به مرور زمان تبدیل به روند می‌شوند.

می‌توانید از این داده‌ها برای برای بهبود رضایت و دلبستگی آنها استفاده کنید، و همینطور بر جنبه‌های جالب کار برای جویندگان کار تأکید کنید.

8. اگر می‌توانستید فوراً چه بخشی از شغل خود را حذف می‌کردید؟

با جمع آوری داده‌های بیشتر، می‌توانید روندهای مهم را تشخیص دهید. این به شما کمک می‌کند تا قسمت‌های نه چندان عالی کار را برای کارمندان فعلی خود به حداقل برسانید.

9. از کدام یک از استعدادهای خود در نقش فعلی استفاده نمی‌کنید؟

این سوال به شما اطلاعاتی در مورد اینکه یک کارمند ممکن است در شغل بعدی خود به کدام سمت برود، می‌دهد.

10. چه چیزی شغل شما را رضایت بخش‌تر می‌کند؟

این سوال می‌تواند به شما کمک کند تا دریابید که از کجا شروع کنید، به خصوص زمانی که پاسخ‌های مشابه بیشتری را مشاهده کردید.

11. آیا اهداف و مقاصد روشنی را دریافت می‌کنید؟

این به شما اطلاعاتی در مورد نحوه مدیریت افراد می‌دهد. اگر کارمندان به طور مداوم به این پاسخ «بله» می‌دهند، می‌توانید مدیران خود را تحسین کنید.

در غیر این صورت، باید به این موضوع رسیدگی شود، زیرا داشتن اهداف و مقاصد مشخص به کارکنان کمک می‌کند تا نقشی را که در دستیابی به اهداف شرکت ایفا می‌کنند، درک کنند.

12. من به عنوان مدیر شما، کم و بیش چه کارهایی را می‌توانم انجام دهم؟

مدیران تاثیر قابل توجهی بر تجربه کار کارکنان دارند. بنابراین، اطلاعات حاصل از این سوال می‌تواند در بهینه سازی تجربه کارمند بسیار ارزشمند باشد.

با این حال، برای پاسخ صادقانه، کارمندان باید واقعاً به مدیر خود اعتماد کنند و مدیران باید به اندازه کافی متواضع باشند تا هر بازخوردی که ممکن است دریافت کنند را بشنوند.

13. در مورد فرصت‌های آموزش و یادگیری که در دسترس شماست چه فکر می‌کنید؟

اگر می‌خواهید کارکنان طولانی مدت با شما بمانند، ضروری است که به آنها فرصت‌هایی برای رشد حرفه‌ای و شغلی بدهید. برای اطمینان از شناسایی نیازهایشان، مهم است که این سؤال را بپرسید.

سوالاتی در مورد فرهنگ شرکت

14. آیا در شرکت احساس ارزشمندی و تقدیر می‌کنید؟

اگر شرکت شما در ایجاد احساس ارزشمندی در افراد و به رسمیت شناختن شایستگی آن‌ها خوب باشد، این امر تأثیر مثبتی بر دلبستگی و بهره‌وری افراد خواهد داشت.

از سوی دیگر، فقدان قدردانی می‌تواند افراد را وادار کند که به جای دیگری نقل مکان کنند.

15. دوست دارید چگونه برای کاری که انجام می‌دهید تقدیر شوید؟

حتی اگر برنامه‌ای عالی برای قدردانی از کارمندان دارید، ممکن است راه‌هایی وجود داشته باشد که آن را بهتر یا شخصی‌تر کنید.

16. ما در حال حاضر به عنوان یک شرکت چه کارهایی را انجام نمی‌دهیم که به نظر شما باید انجام دهیم؟

پاسخ‌های مکرر به این سوال در تبدیل شرکت شما به مکان بهتری برای کار کردن بسیار مفید خواهد بود (هم برای کارمندان فعلی و هم برای کارمندان آینده).

سوالاتی در مورد محیط کار

17. به نظر شما چه چیزی را باید حتماً در دفاتر خود تغییر دهیم یا به آن اضافه کنیم؟

همانطور که به آرامی از بیماری کرونا خارج می‌شویم، باورهای سنتی در مورد نقش دفتر در محیط کار هم، به طور چشمگیری در حال تغییر است.

از کارمند خود بپرسید که در این مورد چه احساسی دارد.

18. آیا از سیاست فعلی کار از راه دور ما راضی هستید؟ اگر نه، به نظر شما چه چیزی را باید تغییر دهیم؟

در همین راستا، از کارکنان بپرسید که در مورد سیاست کار از راه دور شما در دنیای پس از همه گیری چه فکر می‌کنند؟

سوالاتی در مورد فن آوری

19. آیا ابزار و منابع کافی برای انجام درست کار خود دارید؟ اگر نه، چه چیزی کم است؟

این که افراد احساس کنند که برای انجام کارشان کاملاً مجهز هستند یا نه، مستقیماً بر تجربه و عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد.

بنابراین، پاسخ‌هایی که می‌گیرید، در بهینه‌سازی فناوری مورد استفاده کارکنانتان سازنده است.

20. از ابزارهایی که برای برقراری ارتباط با همکاران خود هنگام کار از راه دور استفاده می‌کنید، چقدر رضایت دارید؟ (تماس‌های تصویری، سیستم‌های چت، اسناد مشترک و غیره)

به خصوص از آنجایی که کار از راه دور بخشی از «عادی‌های جدید» است، ابزارهایی که کارمندان شما برای حفظ ارتباط با یکدیگر (و با مشتریانتان) در اختیار دارند، باید به درستی کار کنند.

21. استفاده از چه نرم افزار/ابزاری را فوراً متوقف کنیم؟

همه ما سیستم یا ابزاری را داریم که ترجیح می‌دهیم اصلاً از آن استفاده نکنیم  اگر این ابزاری است که کارمندان فقط یک یا دو بار در سال از آن استفاده می‌کنند، می‌توانید آن را نادیده بگیرید.

با این حال، اگر سیستمی است که افراد شما باید به صورت روزانه از آن استفاده کنند، مطمئناً تأثیر منفی بر تجربه کاری آنها خواهد داشت و شما باید به طور جدی گزینه‌های دیگر را در نظر بگیرید.

کلام پایانی

در زمانی که بخش قابل توجهی از نیروی کار جهانی به ترک شرکت خود فکر می‌کنند، نگاهی دقیق به دلبستگی و رضایت کارکنان باید در اولویت باشد.
مصاحبه نگهداشت می‌تواند ابزار بسیار مفیدی برای ارزیابی دلایل ماندن کارکنان شما و شناسایی نقاط قابل بهبود باشد.

پس پیشنهاد می‌کنیم در اسرع وقت با یک طراحی درست، شروع به استفاده از آن کنید.

منابع:

https://www.aihr.com/blog/stay-interview-questions/

https://www.shrm.org/

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی