راهنمای کامل ارتقای کارکنان در سازمان + دانلود چک‌لیست

ارتقای کارکنان به معنای انتقال یک فرد به سطح بالاتری در سازمان است که معمولا با افزایش حقوق، تغییر موقعیت شغلی، مسئولیت‌، جایگاه و یا مزایای بیشتر همراه است. ارتقا برای کارکنان اهمیت زیادی دارد به گونه‌ای که 33 درصد از کارمندان به دلیل نبود فرصت‌های رشد و ارتقا در شغل فعلی خود به دنبال موقعیت جدیدی هستند. همچنین ارتقای کارکنان یک راهکار مؤثر برای حفظ کارکنان و تسریع رشد کسب‌وکار است.

این مقاله یک راهنمای کامل در خصوص ارتقای کارکنان را به همراه چک لیست ارتقا در اختیار شما قرار می‌دهد.

ارتقای کارکنان چیست؟

ارتقای کارکنان (Employee Promotion) به زمانی گفته می‌شود که یک کارفرما تصمیم می‌گیرد کارمندی برجسته را به موقعیت شغلی متفاوت و اغلب بالاتر در شرکت منتقل کند.

این نوع ارتقا معمولاً با افزایش مسئولیت همراه است، به طور مثال در مورد نقش مدیر ارشد، فرد ارتقا یافته می‌بایست تیم‌ها را مدیریت کند، تصمیمات مهم بگیرد، پروژه‌های بزرگتری را نظارت کند یا هدایت اقدامات استراتژیک را بر عهده بگیرد.

ارتقا اغلب با افزایش حقوق همراه است که نشان‌دهنده ارزش افزوده‌ای است که کارمند از طریق مسئولیت‌های جدید برای شرکت به ارمغان می‌آورد. این افزایش حقوق می‌تواند با به رسمیت شناختن مهارت‌ها، عملکرد و وفاداری کارمند، انگیزه‌ای برای او باشد.

انواع ارتقا در سازمان

ارتقای عمودی (Vertical)

در ارتقای عمودی، کارمند به موقعیتی بالاتر با مسئولیت‌ها، حقوق و اختیارات بیشتر منتقل می‌شود.
به طور مثال کارفرما یک کارشناس حقوق و دستمزد را به مدیر حقوق و دستمزد ارتقا می‌دهد. وی اکنون مسئولیت‌های زیر را بر عهده دارد:

- نظارت بر تیم حقوق و دستمزد
- تحلیل و حسابرسی حقوق و دستمزد
- استخدام و آموزش اعضای جدید تیم حقوق و دستمزد

ارتقای افقی (Horizontal)

در ارتقای افقی کارمند به موقعیت دیگری در همان سطح سازمانی منتقل می‌شود تا وظایف متفاوتی انجام دهد یا مسئولیت‌های گسترده‌تری بپذیرد. این ارتقا ممکن است با افزایش حقوق همراه باشد یا نباشد.

مثلا یک تحلیل‌گر نرم‌افزار نقش مهندس نرم‌افزار را بر عهده می‌گیرد در حالی که هنوز در همان سطح کارشناسی است ولی اکنون وظایف مدیریت پروژه و مسئولیت‌های راهنمایی و مشاوره را نیز بر عهده دارد.

انواع ارتقا را می‌توان از منظر سیاست‌های سازمانی در دو شکل باز و بسته هم دسته‌بندی کرد.

ارتقای باز (Open)

در ارتقای باز، بخش منابع انسانی به‌طور عمومی موقعیت شغلی باز را در سازمان اطلاع رسانی می‌کند و کارمندان واجد شرایط می‌توانند برای آن درخواست دهند. مثلا یک شرکت برای موقعیت مدیر فروش منطقه‌ای آگهی می‌دهد و از تمام کارمندان واجد شرایط و علاقه‌مند دعوت می‌کند که درخواست داده و برای ارتقا رقابت کنند.

ارتقای بسته (Closed)

در ارتقای بسته منابع انسانی و مدیریت بدون اعلام عمومی به سازمان، کارمندان واجد شرایط را برای ارتقا انتخاب می‌کنند.
مثلا تیم اجرایی به‌طور محرمانه یک مدیر مالی را برای نقش مدیر ارشد مالی (CFO) بر اساس عملکرد و پتانسیل او انتخاب می‌کند، بدون اینکه این نقش به دیگران در شرکت اعلام شود.

این مقاله را هم مطالعه کنید: CHROکیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

اهمیت ارتقای کارکنان

ارتقای کارمندان نه تنها برای خود آنها، بلکه برای سازمان‌هایشان نیز سودمند است. در اینجا به برخی از مزایای اصلی ارتقا اشاره می‌کنیم:

توسعه حرفه‌ای کارمندان

کارمندانی که ارتقا می‌گیرند معمولاً با چالش‌های جدیدی مواجه می‌شوند و مهارت‌های تازه‌ای را فرا می‌گیرند که به رشد حرفه‌ای آن‌ها کمک می‌کند.

افزایش رضایت شغلی

ارتقا معمولاً باعث می‌شود کارمندان احساس ارزشمندی کنند. این حس ارزشمندی و دیده شدن، رضایت شغلی آن‌ها را افزایش می‌دهد.

افزایش انگیزه و بهره‌وری کارمندان

مسئولیت‌های بیشتر و حقوق بالاتر که معمولاً با ارتقا همراه است، می‌تواند انگیزه کارمندان را برای عملکرد بهتر و افزایش بهره‌وری فراهم کند.

کاهش منحنی یادگیری

کارمندان ارتقا یافته به دلیل آشنایی با فرهنگ و فرآیندهای شرکت، سریع‌تر از یک کارمند جدید با وظایف جدید سازگار می‌شوند.

رشد بیشتر سازمان

ارتقای داخلی باعث ایجاد یک گروه از کارمندان با تجربه می‌شود که به‌خوبی مأموریت و اهداف سازمان را درک می‌کنند. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و مستقیماً به پیشرفت شرکت کمک کنند.

بهبود نرخ ماندگاری کارمندان

کارمندان در صورتی که فرصت‌های رشد و توسعه حرفه‌ای داشته باشند، احتمال بیشتری دارد که در شرکت بمانند.

کاهش هزینه‌های استخدام

ارتقای داخلی نیاز به برنامه‌های آموزشی گسترده برای آشنایی با شرکت را کاهش می‌دهد و هزینه‌های استخدام نیروی جدید را به حداقل می‌رساند.

مراحل ارتقای کارکنان

یک فرآیند ارتقای ساختاریافته تضمین می‌کند که سازمان شما افراد مناسب را در زمان مناسب ارتقا می‌دهد و این امر به موفقیت سازمان و رضایت کارکنان کمک می‌کند. در زیر هفت مرحله ضروری برای اطمینان از داشتن یک فرآیند مؤثر برای ارتقای کارکنان آورده شده است:

مرحله ۱: تعیین معیارهای ارتقا

اولین قدم این است که معیارهای واضح، مشخص و قابل اندازه‌گیری را برای ارتقا تعریف کنید. این کار تضمین می‌کند که تصمیمات ارتقا بر اساس داده‌های عملکردی عینی گرفته می‌شوند نه بر اساس طرفداری یا تعصب.

مهم است که معیارها را بر اساس نیازهای نقش، ارزش‌های شرکت و نیازهای تجاری تعیین و مستند کنید. این معیارها می‌توانند شامل شاخص‌های عملکرد، مهارت‌های رهبری، هماهنگی با فرهنگ سازمانی و سابقه کار باشند. همچنین باید این معیارها را به‌طور شفاف به مدیران و کارکنان ابلاغ کرده و آن‌ها را در سیاست و دستورالعمل ارتقای کارکنان لحاظ کنید.

مرحله ۲: شناسایی فرصت‌های ارتقا

در گام دوم، فرصت‌های ارتقا را در داخل شرکت شناسایی کنید. این فرصت‌ها می‌توانند شامل رشد شرکت یا تغییرات ساختاری، بازنشستگی کارکنان مسن‌تر یا پروژه‌های جدیدی باشند که نیاز به ارتقا را ایجاد می‌کنند.

با مدیران ارشد همکاری کنید تا نیازهای سازمان را ارزیابی کرده و بر اساس آن یک برنامه ارتقا ایجاد کنید. همچنین مشاغل فعلی را بررسی کنید و فرصت‌های پیشرفت را شناسایی کنید. برنامه جانشین‌پروری را طراحی کنید تا کارکنان با پتانسیل بالا برای نقش‌های رهبری آینده آماده شوند.

مرحله ۳: ارزیابی عملکرد و پتانسیل کارکنان

پس از شناسایی فرصت‌های ارتقا، عملکرد کارکنان را ارزیابی کنید تا افرادی که آماده ارتقا هستند شناسایی شوند. هنگام بررسی عملکرد شغلی، بهره‌وری، کیفیت کار و سطح رضایت مشتریان را در نظر بگیرید. مصاحبه‌های شایستگی‌محور را برای ارزیابی شایستگی رهبری و سایر شایستگی‌های مورد نیاز ارتقا انجام دهید.

همچنین می‌توانید آزمون‌های مهارتی، تست‌های شخصیتی یا شبیه‌سازی‌هایی را برای ارزیابی دانش، مهارت‌های فنی و تناسب آن‌ها با موقعیت جدید اجرا کنید. با مدیران و همکارانشان صحبت کنید تا درک بهتری از مناسب بودن آن‌ها برای ارتقا پیدا کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات پیشنهادی برای مصاحبه ارتقای شغلی

مرحله ۴: همکاری با مدیریت

بر اساس نتایج ارزیابی‌ها و مصاحبه‌ها، می‌توانید با مدیران برای تصمیم‌گیری درباره کارکنان واجد شرایط ارتقا همکاری کنید. سپس منابع انسانی و مدیر باید تأییدیه مدیریت ارشد را برای این تصمیم کسب کنند.

تأییدیه مدیریت ارشد به ویژه برای ارتقا به نقش‌های رهبری حیاتی است، زیرا باید از برنامه‌های رشد بلندمدت شرکت و اهداف آن پشتیبانی کنند. این تأییدیه همچنین باید با ساختار حقوق و دستمزد شرکت همخوانی داشته باشد.

مرحله ۵: ابلاغ تصمیم تأیید شده

پس از تأیید تمام طرف‌های مربوطه، تصمیم ارتقا باید ابتدا به کارمند ارتقا یافته و سپس به سایر کارکنان شرکت اعلام شود.

ابتدا با کارمند به‌طور خصوصی درباره ارتقا و دلایل آن صحبت کنید. به او تبریک بگویید، دستاوردهایش را به رسمیت بشناسید و درباره مسئولیت‌های جدید، اهداف و انتظارات عملکردی صحبت کنید.

سپس تیم را از ارتقای او آگاه کنید و بعد از آن به سایر اعضای سازمان اطلاع دهید. می‌توانید این اطلاع‌رسانی را از طریق ایمیل یا در جلسه عمومی شرکت انجام دهید. در این اطلاعیه باید به دلایل ارتقا، نحوه هماهنگی آن با اهداف شرکت و تأثیر آن بر نقش‌های سایر کارکنان اشاره کنید.

مرحله ۶: تنظیم حقوق و مزایا

در مرحله بعد، با بخش مالی همکاری کنید تا حقوق و مزایای جدید کارمند ارتقا یافته را تنظیم کنید. افزایش حقوق مناسب را بر اساس نرخ‌های بازار و مسئولیت‌های نقش جدید تعیین کنید.

همچنین مهم است که بسته حقوق و مزایای به‌روز شده با تمام قوانین و مقررات مربوطه مطابقت داشته باشد. پس از آن، این تغییرات حقوقی را به کارمند ارتقا یافته اطلاع دهید و از آن‌ها بخواهید که قرارداد جدید خود را مطالعه و امضا کنند.

مرحله ۷: ورود کارمند به نقش جدید

اگرچه کارمند ارتقا یافته با فرهنگ شرکت و فرآیندهای کاری آشناست، اما همچنان نیاز به آنبوردینگ دارد. برای حمایت از این امر، یک برنامه ورود شخصی‌سازی شده متناسب با نیازهای حرفه‌ای او تهیه کنید.

در طول ورود به نقش، درباره اهداف جدید، ابزارها و منابع لازم برای دستیابی به آن‌ها و ساختار تیم صحبت کنید. آموزش‌های لازم را برای آماده‌سازی آن‌ها در موقعیت جدید فراهم کنید. عملکرد آن‌ها را پس از ورود به نقش پیگیری کرده و هرگونه بازخورد و پشتیبانی لازم را به آن‌ها ارائه دهید.

چک لیست ارتقای کارکنان

در این بخش یک چک‌لیست معیارهای ارتقای کارمندان آورده شده است که به شما در ارزیابی روند ارتقای کارکنان و اطمینان از عدالت و شفافیت در طول فرآیند کمک می‌کند:

عملکرد و دستاوردها

ارزیابی کنید که آیا کارمند:

✓ به‌طور مداوم اهداف عملکردی خود را برآورده یا فراتر از آن عمل کرده است؟
✓ مسئولیت‌های اضافی را پذیرفته یا در نقش فعلی خود رشد را نشان داده است؟
✓ دستاوردها یا پروژه‌هایی داشته که عملکرد مطلوب او را به نمایش بگذارد؟

مجموعه مهارت‌ها و شایستگی‌ها

آیا کارمند:

✓ مهارت‌ها و شایستگی‌های لازم برای نقش بالاتر را نشان می‌دهد؟
✓ تمایل به یادگیری و توسعه مهارت‌های جدید دارد؟
✓ آماده آموزش و توسعه بیشتر برای رفع نقاط ضعف است؟

رهبری و کار گروهی

آیا کارمند:

✓ توانایی هدایت و الهام‌بخشی به دیگران را دارد؟
✓ به‌طور مؤثر با همکاران همکاری می‌کند و روابط قوی ایجاد می‌کند؟
✓ تمایل و توانایی راهنمایی یا کوچینگ دیگران را دارد؟

هماهنگی با ارزش‌های شرکت

کارمند را از نظر رفتارها و ویژگی‌های زیر ارزیابی کنید:

✓ به‌طور مداوم رفتارهایی که با ارزش‌های شرکت همسو هستند نشان می‌دهد؟
✓ به‌عنوان الگویی برای رفتار اخلاقی و صداقت در سازمان شناخته می‌شود؟

ابتکار عمل و توانایی حل مسئله

کارمند باید در بهبود فرآیندها و حل مشکلات به روش‌های زیر دخیل باشد:

✓ توانایی مدیریت چالش‌های پیچیده و یافتن راه‌حل‌ها را نشان می‌دهد؟
✓ ابتکار عمل دارد و به دنبال فرصت‌های جدید می‌گردد؟

بازخورد از همکاران و مدیران

بینش‌های زیر را از اعضای تیم کارمند جمع‌آوری کنید:

✓ آیا از همکاران و مدیران بازخورد مثبتی در مورد عملکرد و مشارکت‌های خود دریافت کرده است؟
✓ آیا مناطق خاصی برای بهبود شناسایی شده است؟

آمادگی برای مسئولیت‌های جدید

توانایی و تمایل کارمند برای پذیرش مسئولیت‌های بالاتر و وظایف پیچیده‌تر را ارزیابی کنید:

✓ آیا علاقه خود را برای پذیرش مسئولیت‌های بالاتر یا وظایف رهبری نشان داده است؟
✓ آیا آمادگی پذیرش چالش‌ها و انتظارات نقش جدید را دارد؟

دانلود چک‌لیست ارتقای کارکنان

شما می‌توانید چک‌لیست فوق را از طریق لینک زیر دانلود کنید.

Employee promotion criteria checklist

نرخ ارتقا چیست و چطور محاسبه می‌شود؟

نرخ ارتقا یک شاخص مهم است که میزان ارتقای کارکنان به منظور پر کردن پست‌های خالی در سازمان را طی یک دوره مشخص اندازه‌گیری می‌کند.

متخصصان منابع انسانی باید نرخ ارتقا را درک کنند زیرا این نرخ به آن‌ها کمک می‌کند تا متوجه شوند که سیاست‌ها و رویه‌های ارتقای فعلی چقدر مؤثر هستند.

برای محاسبه نرخ ارتقا در سازمان خود، تعداد کل ارتقاهای صورت‌گرفته در یک دوره مشخص را در نظر بگیرید و آن را بر تعداد کل کارکنان تقسیم کنید. برای به دست آوردن نرخ ارتقا به‌صورت درصد، نتیجه را در 100 ضرب کنید.

فرمول نرخ ارتقا به این صورت است:

100× ( تعداد کل کارکنان/ تعداد کل ارتقاها ) = نرخ ارتقا

شما می‌توانید این محاسبه را برای یک سال، چند ماه، یا هر دوره دیگری که می‌خواهید ارزیابی کنید، انجام دهید. همچنین می‌توانید نرخ ارتقا را برای کل سازمان یا یک تیم یا دپارتمان خاص محاسبه کنید.

مثال محاسبه نرخ ارتقا
فرض کنید سازمان شما 2,000 کارمند دارد و در طول یک سال، 100 نفر ارتقا یافته‌اند.

محاسبه به این شکل خواهد بود:

5% =100 × (2000 / 100)

این عدد به تنهایی اطلاعات زیادی ارائه نمی‌دهد. برای کسب بینش‌های بیشتر، می‌توانید نرخ ارتقا را به‌طور دقیق‌تر بر اساس دپارتمان‌ها محاسبه کنید.

به‌عنوان مثال، ممکن است دریابید که نرخ ارتقا در دپارتمان خدمات مشتریان شما 1% است. در این صورت باید بررسی کنید چرا این وضعیت وجود دارد. ممکن است این به دلیل کمبود فرصت‌های پیشرفت شغلی، آموزش ناکافی، یا مشکلات عملکردی در دپارتمان باشد.

نرخ ارتقای داخلی خوب به‌طور قابل توجهی در صنایع مختلف متفاوت است. اندازه، موقعیت مکانی و شرایط کسب‌وکار نیز در این موضوع نقش مهمی دارند. برای ارزیابی اینکه آیا نرخ ارتقای داخلی سازمان شما مناسب است، می‌توانید آن را با معیارهای استاندارد مقایسه کنید. به‌عنوان مثال، گزارش معیارهای SHRM نشان می‌دهد که میانگین نرخ ارتقا حدود 7% است.

همچنین می‌توانید نرخ ارتقای داخلی خود را در طول زمان پیگیری کرده و دوره‌های مختلف را با هم مقایسه کنید تا بفهمید این شاخص در شرکت شما چگونه تغییر کرده است (یا خیر). این تحلیل به شما کمک می‌کند تا روندهای ارتقای داخلی را در سازمان خود شناسایی کرده و در صورت نیاز، استراتژی‌های بهبود را تنظیم کنید.

جمع‌بندی

یک فرآیند ارتقای کارکنان ساختاریافته و شفاف، به رشد کارکنان و سازمان کمک می‌کند. ارتقاها با پاداش دادن به کارکنان برجسته، رضایت شغلی را بهبود می‌بخشند و اهداف کارکنان را با مأموریت شرکت همسو می‌کنند.

علاوه بر این، ارتقای کارکنان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا استعدادهای برتر را حفظ کنند، منحنی‌های یادگیری را کوتاه‌تر کنند و هزینه‌های استخدام را کاهش دهند. یک سیاست ارتقای خوب طراحی‌شده، وفاداری بلندمدت کارکنان را تشویق می‌کند و یک مسیر استعداد داخلی قوی ایجاد می‌کند که تضمین می‌کند افراد مناسب در نقش‌های مناسب قرار گیرند تا موفقیت آینده را پیش ببرند.