در رفرنس چک چه سوالاتی بپرسیم؟ + چک‌لیست
رفرنس چک یکی از مراحل مهم در فرآیند استخدام است که به کارفرمایان کمک می‌کند تا مطمئن شوند که اطلاعاتی که کاندیداها در رزومه یا مصاحبه‌هایشان ارائه می‌دهند، صحیح و مطابق با واقعیت هستند. این فرآیند شامل بررسی پیش‌زمینه تحصیلی، تجارب کاری، مهارت‌ها و مدارک ارائه شده توسط کاندیدا می‌شود.
یکی از مزایای اصلی رفرنس چک، کشف اطلاعاتی است که ممکن است کاندیدا در رزومه یا مصاحبه ارائه ندهد، همچنین، این فرآیند به کارفرما کمک می‌کند تا از تطابق ادعاهای کاندیدا با واقعیت اطمینان حاصل کند و تصمیمات استخدامی بهتری بگیرد.
در این مقاله، به مفهوم، اهمیت و نحوه اجرای رفرنس چک در فرآیند استخدام پرداخته می‌شود، 15 سوال برای استفاده در فرایند رفرنس چک پیشنهاد می‌شود و همچنین چک لیست رفرنس چک را دریافت می‌کنید.
رفرنس چک چیست؟
رفرنس چک “Reference Check” یک فرآیند است که کارفرمایان ممکن است به عنوان بخشی از فرایند جذب و استخدام انجام دهند تا اطمینان حاصل کنند که اطلاعاتی که متقاضیان شغلی ارائه می‌دهند صحیح و قابل اعتماد است. در این فرآیند، کارفرما با شخص یا اشخاصی که متقاضی به عنوان معرف یا رفرنس ارائه کرده است تماس می‌گیرد و اطلاعاتی از قبیل تجربه کاری، عملکرد شغلی، و ویژگی‌های شخصیتی متقاضی را تأیید می‌کند.
رفرنس چک به شما به عنوان کارشناس جذب و استخدام کمک می‌کند که:
- تاریخچه کاری داوطلب را تایید کنید.
- تناسب آن‌ها برای یک نقش را ارزیابی کنید.
- تعیین کنید که آیا آن‌ها با فرهنگ شرکت شما هماهنگ هستند یا خیر
برای اجرای رفرنس چک، ابتدا کاندیدا موافقت خود را برای ارتباط با اشخاصی که به عنوان رفرنس اعلام کرده است، اعلام می کند. سپس، کارفرما یا نماینده‌ای از طرف کارفرما با این اشخاص تماس می‌گیرد و اطلاعات مربوط به کاندیدا را بررسی می‌کند.
سوالات در رفرنس چک، سوالاتی هستند که استخدام‌کنندگان از کارفرمایان قبلی، ناظران یا همکاران داوطلب جهت کسب اطلاعاتی نظیر سوابق کاری، مهارت‌ها، عملکرد و رفتار آن‌ها می‌پرسند. این سوالات بخش مهمی از فرآیند انتخاب هستند. آن‌ها به تایید صحت رزومه داوطلب، ارزیابی تناسب آن‌ها برای موقعیت شغلی و ارائه دیدگاه‌هایی که از مصاحبه‌ها به دست نمی‌آید، کمک می‌کنند.
در یک نظرسنجی، ۷۰٪ از کارمندان اعتراف کردند که در رزومه‌های خود دروغ گفته‌اند و ۳۷٪ از این پاسخ‌دهندگان اذعان داشتند که این کار را به طور مکرر انجام داده‌اند.
۱۵ سوال خوب که در رفرنس‌چک می‌توانید بپرسید
پرسیدن سوالات دقیق به شما کمک می‌کند تا بینش بهتری در مورد تناسب داوطلب با نقش مورد نظر به دست آورید. در ادامه تعدادی نمونه سوال به منظور استفاده در فرایند رفرنس چک پیشنهاد شده است.
سوالات بررسی سوابق شغلی کارکنان
-
آیا می‌توانید مدت زمان اشتغال و عنوان شغلی داوطلب را تایید کنید؟
دلیل: برای تایید صحت جزئیات رزومه و درخواست داوطلب.
باید به دنبال چه چیزی باشید: کارفرمای قبلی باید بتوانند تاریخ‌ها و عنوان‌های شغلی را که ارائه شده‌اند، تایید کنند. تفاوت‌ها می‌توانند نشان‌دهنده عدم صداقت داوطلب باشند.
-
وظایف اصلی داوطلب چه بودند؟
دلیل: برای درک دامنه و نوع نقش‌های قبلی داوطلب.
باید به دنبال چه چیزی باشید: لیستی دقیق از وظایف که با رزومه داوطلب همخوانی دارد و نشان می‌دهد که وی تجربه مرتبط دارد.
-
عملکرد کاری داوطلب را چگونه توصیف می‌کنید؟
دلیل: برای ارزیابی قابلیت اطمینان، کیفیت کار و عملکرد حرفه‌ای کلی داوطلب.
باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌ها و موارد خاص از عملکرد برجسته یا ضعیف داوطلب.
-
آیا می‌توانید یک نمونه از یک مشارکت مهم داوطلب را ارائه دهید؟
دلیل: برای شناسایی نقاط قوت خاص و دستاوردهای کلیدی داوطلب.
باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌های دقیق که مهارت‌ها، خلاقیت و تاثیر داوطلب بر پروژه‌ها یا سازمان را نشان می‌دهد.
-
داوطلب چطور با ضرب‌الاجل‌ها و فشارها برخورد می‌کرد؟
دلیل: برای شناسایی توانایی کار تحت فشار
باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌های دقیق که مهارت فرد در برخورد با چالش‌ها و فشارهای کاری را نشان می‌دهد.
-
مهارت‌های کار تیمی و همکاری داوطلب را چگونه توصیف می‌کنید؟
دلیل: برای درک توانایی داوطلب در کار کردن با دیگران در یک تیم.
باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌هایی از تعاملات مثبت تیمی، پروژه‌های جمعی و نقش داوطلب در ترویج محیط مبتنی بر همکاری.
این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)
-
زمینه‌های قابل بهبود داوطلب چیست؟
دلیل: برای به دست آوردن دیدگاهی متوازن از نقاط قوت و ضعف داوطلب.
باید به دنبال چه چیزی باشید: بازخورد سازنده درباره زمینه‌هایی که داوطلب می‌تواند بیشتر توسعه یابد و نشانه‌هایی از تمایل وی به بهبود و رشد.
-
اگر فرصت دوباره‌ای داشتید، داوطلب را مجدد استخدام می‌کردید؟
دلیل: برای ارزیابی رضایت کلی مرجع از داوطلب و اعتماد به او.
باید به دنبال چه چیزی باشید: یک پاسخ واضح بله یا خیر و دلایل تصمیم آن‌ها. این سوال بینشی در مورد تناسب کلی داوطلب ارائه می‌دهد.
سوالات بررسی سوابق شغلی برای پست‌های مدیریتی
-
داوطلب چگونه نقش رهبری خود را ایفا می‌کرد؟
دلیل: برای ارزیابی کیفیت رهبری و اثربخشی داوطلب در نقش مدیریتی.
باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌هایی از اقدامات رهبری، چگونگی انگیزه‌بخشی به تیم، تصمیمات استراتژیک گرفته شده و تاثیر آن‌ها بر سازمان.
-
آیا می‌توانید یک موقعیت چالش‌برانگیز را که داوطلب با آن مواجه شد توصیف کنید و اینکه چگونه آن را مدیریت کرد؟
دلیل: برای درک مهارت‌های حل مسئله و تصمیم‌گیری داوطلب تحت فشار.
باید به دنبال چه چیزی باشید: جزئیات موقعیت چالش‌برانگیز، رویکرد داوطلب برای حل آن و نتایجی که به دست آوردند.
-
داوطلب چگونه تیم خود را مدیریت می‌کرد؟
دلیل: برای ارزیابی مهارت‌های مدیریتی و توانایی داوطلب در الهام‌بخشی و هدایت تیم.
باید به دنبال چه چیزی باشید: تکنیک‌های استفاده شده توسط داوطلب برای انگیزه‌بخشی، مثال‌هایی از مدیریت تیم موثر و چگونگی تاثیر آن بر عملکرد تیم.
-
داوطلب چگونه با تعارضات درون تیم خود یا با سایر بخش‌ها برخورد می‌کرد؟
دلیل: برای ارزیابی مهارت‌های حل تعارض و اثربخشی بین‌فردی.
باید به دنبال چه چیزی باشید: مثال‌هایی از تعارضات، چگونگی برخورد با آن‌ها و نتایج به دست آمده که نشان‌دهنده توانایی داوطلب در حفظ محیط کاری هماهنگ است.
-
داوطلب چقدر در دستیابی به اهداف استراتژیک موثر بود؟
دلیل: برای تعیین توانایی‌های برنامه‌ریزی استراتژیک و اجرای داوطلب.
باید به دنبال چه چیزی باشید: دستاوردهای آن‌ها، اینکه آیا اهداف استراتژیک را برآورده یا فراتر از آن‌ها رفتند، هر گونه ابتکاری که رهبری کردند و مشارکت‌های آن‌ها در موفقیت سازمان.
-
سبک و مهارت‌های ارتباطی داوطلب را چگونه توصیف می‌کنید؟
دلیل: برای ارزیابی مهارت‌های ارتباطی داوطلب که برای نقش‌های مدیریتی حیاتی هستند.
باید به دنبال چه چیزی باشید: وضوح، اثربخشی و مناسب بودن ارتباطات داوطلب در موقعیت‌های مختلف که شامل جلسات تیمی، ارائه‌ها و تعاملات یک به یک است.
-
داوطلب چگونه ارزیابی‌های عملکرد و بازخورد با تیم خود را مدیریت می‌کرد؟
دلیل: برای درک رویکرد داوطلب به مدیریت عملکرد و توسعه.
باید به دنبال چه چیزی باشید: روش‌های ارائه بازخورد، مدیریت مسائل عملکرد و تشویق به رشد حرفه‌ای درون تیم.
چک لیست رفرنس چک
در ادامه ۱۳ نکته برای انجام رفرنس چک در قالب یک چک لیست پیشنهاد شده است.
| ردیف | نکته | توضیح |
| 1 | از پیش آماده شوید | به وضوح تعیین کنید که از هر رفرنس چک چه چیزی می‌خواهید. بر روی شایستگی‌های کلیدی و مهارت‌های مرتبط با شغل تمرکز کنید. |
| 2 | کسب رضایت | اطمینان حاصل کنید که رضایت کتبی هر داوطلب برای تماس با مراجع آن‌ها را دارید. هدف و اهمیت بررسی سوابق شغلی را به آن‌ها توضیح دهید. |
| 3 | تایید مراجع | تایید کنید که مراجع ارائه شده معتبر و مرتبط هستند. با ناظران یا همکاران قبلی که می‌توانند بینش دقیقی درباره عملکرد داوطلب ارائه دهند، تماس بگیرید. |
| 4 | سوالات باز بپرسید | از پرسیدن سوالات بسته که پاسخ “بله/خیر” دارند، خودداری کنید. به عنوان مثال، درباره نقاط قوت، زمینه‌های بهبود و مثال‌های خاص از کار آن‌ها سوال کنید. |
| 5 | سوالات رفتاری بپرسید | درباره موقعیت‌های خاص و نحوه مدیریت آن‌ها توسط داوطلب سوال کنید تا مهارت‌های حل مسئله و بین‌فردی آن‌ها را ارزیابی کنید. |
| 6 | بر شایستگی‌های کلیدی تمرکز کنید | سوالات خود را برای ارزیابی شایستگی‌های حیاتی هر نقش تنظیم کنید که می‌تواند شامل مهارت‌های فنی، کار تیمی، رهبری و توانایی‌های ارتباطی باشد. |
| 7 | به دنبال تناسب فرهنگی باشید | سوالاتی بپرسید که به تعیین تناسب داوطلب با فرهنگ و ارزش‌های شرکت شما کمک کنند. |
| 8 | اطلاعات را به صورت مکمل بررسی کنید | اطلاعات را از مراجع با پاسخ‌های مصاحبه و رزومه داوطلب مقایسه کنید. به دنبال هر گونه تفاوت باشید. |
| 9 | به دنبال منابع متعدد باشید | اگر ممکن است، بازخورد از منابع متعدد بگیرید تا دیدگاه جامعی درباره عملکرد و رفتار داوطلب به دست آورید. |
| 10 | حرفه‌ای و محترمانه باشید | اطلاعاتی که در طول بررسی سوابق شغلی به اشتراک گذاشته می‌شود را محرمانه نگه دارید و فقط با اعضای مرتبط تیم استخدام به اشتراک بگذارید. |
| 11 | به وقت منابع احترام بگذارید | تماس‌ها را در زمان‌های مناسب برنامه‌ریزی کنید و همه مکالمات را متمرکز و مختصر نگه دارید. |
| 12 | بینش‌های کلیدی را ثبت کنید | در طول بررسی‌های سوابق شغلی، یادداشت‌های دقیقی بردارید و بینش‌ها و مثال‌های کلیدی را مستند کنید |
| 13 | از فرم استاندارد استفاده کنید | استانداردسازی بررسی‌های سوابق شغلی می‌تواند اطمینان حاصل کند که اطلاعات به طور مداوم در مورد داوطلبان مختلف جمع‌آوری می‌شود و از خطا جلوگیری می‌کند. |
با منابع متعدد تماس بگیرید تا دیدگاه جامع و متعادلی از داوطلب به دست آورید. دیدگاه‌های مختلف، درک کامل‌تری از عملکرد و رفتار آن‌ها ارائه می‌دهند. در مقابل، اتکا به یک منبع می‌تواند منجر به دیدگاه ناقص از توانایی‌های داوطلب شود. با جمع‌آوری بینش‌ها از چندین منبع، می‌توانید تصمیمات استخدامی آگاهانه‌تری بگیرید.
جمع‌بندی و نکات پایانی
رفرنس چک به عنوان یک ابزار مکمل در فرایند جذب و استخدام می‌تواند نقاط قوت و قابل بهبود داوطلب را تعیین و پرچم‌های قرمز احتمالی را آشکار کند. شاید رفرنس چک بخشی وقت‌گیر و خسته‌کننده از فرآیند استخدام به نظر برسد، اما یک گام ضروری است زیرا رزومه اغلب تصویری دقیق از داوطلب ارائه نمی‌دهد.
پرسیدن سوالات هدفمند از کارفرمای قبلی داوطلب درباره سوابق کاری، مهارت‌ها، عملکرد و رفتار آن‌ها، می‌تواند دیدگاه شما را تایید یا نگرانی‌های پنهان را آشکار کند.
رفرنس چک بخش ضروری و جدایی‌ناپذیر از فرآیند استخدام است که به شما کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید و کارکنان مناسبی را برای سازمان خود استخدام کنید.
اگر قصد دارید یک متخصص حرفه‌ای در حوزه جذب و استخدام شوید دوره آموزشی پرورش متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام را بررسی فرمایید.
منابع:
https://www.aihr.com/blog/reference-check-questions/
https://www.personio.com/hr-lexicon/applicant-screening/
نوشته: مسعود شکری
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
1 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
یک کارفرما و مدیر نیاز دارد تا برای پیشرفت تجارت خود افرادی را استخدام کند که برای سازمان مفید باشند و توانایی اجرای استراتژی را داشته باشند بنابر این بررسی پیشنیه گزینه استخدامی امری ضروری است تا مجبور به اخراج کارکنان نشده و برای این امر مهمترین کار رفرنس چک یا صحبت با کارفرمای قبلی فرد است.