قیف استخدام چیست و چه مراحلی دارد؟

قیف استخدام به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا نیروهای مستعد را جذب، ارزیابی و استخدام کنند. اگر این فرایند به‌درستی طراحی و اجرا شود، می‌تواند روند طولانی و زمان‌بر استخدام را برای سازمان ساده‌تر و کارآمدتر کند.

در این مقاله توضیح داده می‌شود که قیف استخدام چیست، چه مراحلی دارد و چه گام‌هایی را می‌توانید برای طراحی و ساخت قیف استخدام مخصوص سازمان خود بردارید.

قیف استخدام چیست؟

قیف استخدام (recruitment funnel) یک چارچوب است که فرایند استخدام را تعریف می‌کند. این قیف کل فرایند جذب نیرو را از زمانی که آگهی شغلی خود را منتشر می‌کنید تا زمانی که کاندیدای موردنظر نامه پذیرش پیشنهاد شغلی را امضا می‌کند، پوشش می‌دهد. این فرایند با جذب حداکثر تعداد ممکن کاندیداها در بالای قیف آغاز می‌شود و با مرور و فیلتر کردن کاندیداها ادامه پیدا می‌کند تا در نهایت تنها بهترین متقاضیان باقی بمانند.

قیف استخدام شامل مراحل مختلفی است که هر کدام اهداف و نتایج خاص خود را دارند. این موضوع به متخصصان جذب نیرو کمک می‌کند تا عملکرد فرایند استخدام سازمان را درک کنند و بدانند کجا نیاز به بهبود وجود دارد.

چرا قیف استخدام اهمیت دارد؟

هدف از قیف استخدام، ایجاد یک فرایند مقیاس‌پذیر، سیستماتیک و مؤثر برای جذب و استخدام بهترین استعدادهاست. این ابزار به منابع انسانی و سازمان کمک می‌کند تا فرایند استخدام را به مراحل مشخص تقسیم کنند و داده‌هایی جمع‌آوری کنند که وضعیت سازمان در فرایند جذب نیرو را نشان دهد.

طبق گفته متیو رامیرز، مدیرعامل شرکت Rephrasely، داده‌های حاصل از قیف استخدام بسیار ارزشمند بوده‌اند: «ما با استفاده از داده‌ها توانستیم گلوگاه‌های موجود در فرایند استخدام خود را شناسایی کنیم و تغییرات لازم را اعمال کنیم. متوجه شدیم که فرایند ثبت‌نام ما بیش از حد طولانی است و به همین دلیل نرخ ترک فرایند بالایی داشتیم. زمان لازم برای ثبت‌نام کاندیداها را به پنج دقیقه کاهش دادیم و این کار به پر کردن موقعیت‌های خالی کمک کرد.»

با تحلیل هر مرحله از قیف جذب و استخدام، می‌توانید نقاطی که نیاز به تمرکز بیشتر دارند را شناسایی کنید، استعدادهای برتر را جذب کنید، آن‌ها را با موفقیت در فرایند استخدام پیش ببرید و نرخ پذیرش پیشنهاد شغلی را افزایش دهید.

مراحل قیف استخدام

قیف استخدام شامل مراحل مختلفی است که هر کدام اهداف و نتایج خاص خود را دارند. هر سازمان ممکن است قیف جذب منحصر به‌فرد خود را داشته باشد، اما مراحل رایج به شرح زیر هستند:

۱. آگاهی (Awareness)

بالای قیف با ایجاد آگاهی نسبت به برند سازمان شما آغاز می‌شود. در این مرحله، کاندیداهای بالقوه ممکن است از شرکت شما و خدماتی که ارائه می‌دهید اطلاعی نداشته باشند. با تقویت شناخت برند، کاندیداهای بالقوه سریع‌تر با کسب‌وکار شما آشنا می‌شوند و احتمال تمایل آن‌ها به همکاری با شما افزایش می‌یابد. در واقع، ۷۵٪ جویندگان کار قبل از ارسال درخواست، به برند کارفرما توجه می‌کنند.

کارهایی که بخش منابع انسانی می‌تواند انجام دهد:

• ارزیابی برند کارفرمایی فعلی: تحقیق کنید و ببینید افراد درباره سازمان شما چه می‌گویند.

• ایجاد کمپین‌ها: با تیم بازاریابی همکاری کنید تا کمپین‌های آگاهی از برند ایجاد کنید.

• انتخاب کانال‌های مناسب: حضور خود در شبکه‌های اجتماعی را بررسی کنید تا بدانید کجا بیشترین احتمال فعالیت کاندیداها وجود دارد.

۲. جذب (Attraction)

مرحله بعدی در قیف استخدام، جذب جویندگان کار و کاندیداها به موقعیت‌های شغلی باز است.

در این مرحله، کاندیداهای بالقوه از برند شما اطلاع دارند اما هنوز برای شغلی در شرکت شما درخواست نداده‌اند. فعالیت‌های اصلی این مرحله شامل موارد زیر است:

• نوشتن آگهی‌های استخدام و شرح شغل

• تبلیغ موقعیت‌های شغلی در مکان‌های مختلف، از جمله سایت‌های کاریابی آنلاین، شبکه‌های اجتماعی و صفحه فرصت‌های شغلی سایت شما

• پیدا کردن روش‌های خلاقانه برای جذب کاندیداها، مانند کمپین‌های تماس مستقیم

کارهایی که بخش منابع انسانی می‌تواند انجام دهد:

• تهیه شرح شغل دقیق و جذاب: از اصطلاحات پیچیده پرهیز کنید و اطمینان حاصل کنید که کاندیدای ایده‌آل به سرعت وظایف و مسئولیت‌های شغل را درک کند. عنوان شغلی و شرح شغل را برای جستجوی آنلاین کاندیداها بهینه کنید.

• استفاده از تبلیغات برنامه‌ریزی‌شده (Programmatic Advertising): این روش به شما امکان می‌دهد کاندیدای ایده‌آل را بر اساس ویژگی‌های جمعیتی هدف‌گیری کنید.

• ایجاد پاداش برای معرفی کارکنان: ارجاع کارکنان روشی عالی برای گسترش دسترسی به کاندیداهای بالقوه است، زیرا کارکنان معمولاً فقط افرادی را معرفی می‌کنند که معتقدند مناسب هستند. برنامه پاداش معرفی ایجاد کرده و آن را به کارکنان اطلاع دهید.

• تشویق مدیران استخدام به برقراری ارتباط: گزارشی از LinkedIn نشان می‌دهد که ۵۶٪ کاندیداها احتمال بیشتری دارد به ارتباط مدیر استخدام پاسخ دهند.

۳. علاقه‌مندی (Interest)

حال که کاندیداها به سازمان شما جذب شده‌اند، مرحله بعدی مربوط به خود کاندیداهاست. در مرحله علاقه‌مندی قیف استخدام، کاندیداهای بالقوه فعالانه در حال بررسی شرکت شما هستند؛ آن‌ها از وب‌سایت یا شبکه‌های اجتماعی شما بازدید می‌کنند تا بیشتر با آنچه ارائه می‌دهید آشنا شوند.

طبق آمار لینکدین  ۵۳٪ کاندیداها اطلاعات خود را از وب‌سایت سازمان، ۳۸٪ از لینکدین و ۳۲٪ از طریق ارتباطات با کارکنان شرکت به‌دست می‌آورند.

در این مرحله نقش شما این است که:

• حضور دیجیتال خود را بهینه کنید، به‌ویژه در وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی
• اطمینان حاصل کنید اطلاعات کافی برای آگاه‌سازی کاندیداها موجود است
• به کاندیداها اطلاعات مورد نیازشان را ارائه دهید

کارهایی که بخش منابع انسانی می‌تواند انجام دهد:

• تقویت برند کارفرمایی: ارزیابی برند انجام دهید تا بدانید بازار چگونه برند شما را می‌بیند. نتایج جستجوی Google درباره کسب‌وکار خود را مرور کنید. نظرات کاربران در صفحات شبکه‌های اجتماعی را بررسی کنید تا واکنش مخاطبان را بسنجید و اطلاعاتی که به عنوان یک شرکت در وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی ارائه می‌دهید را بازبینی کنید.
• دسترسی آسان به اطلاعات: اطلاعات را برای کاندیداها به‌سادگی قابل دسترس کنید، مثلاً با اضافه کردن بخش پرسش‌های متداول (FAQ) در وب‌سایت. ویدئوهایی بسازید که به سوالات رایج درباره فرایند استخدام پاسخ دهد یا داستان‌های موفقیت استخدام را به اشتراک بگذارد. صفحات «درباره ما» و «فرصت‌های شغلی» را به‌روزرسانی کنید تا بهترین وجه شرکت شما نمایش داده شود.

۴. ارسال درخواست (Applying)

در این مرحله، کاندیداهای بالقوه شما شروع به ارسال درخواست برای موقعیت‌های شغلی موجود کرده‌اند. جالب است بدانید که معمولاً انتقال کاندیداها از مرحله درخواست تا استخدام در بیشتر شرکت‌ها دو تا سه ماه طول می‌کشد. بنابراین، اطمینان از اینکه کاندیداهای مناسب با موفقیت درخواست خود را ارسال می‌کنند، یک نقطه عطف مهم محسوب می‌شود.

تحقیقات Recruiter نشان داده که درخواست‌های شغلی به دلیل پیچیدگی فرایند درخواست تنها ۱۰.۶٪ تکمیل می‌شوند، که اهمیت درست انجام شدن مرحله ارسال درخواست را نشان می‌دهد.

ایجاد تجربه مثبت برای کاندیدا در این مرحله حیاتی است. استخدام‌کنندگان باید تمرکز کنند بر:

• اطمینان از اینکه فرایند درخواست بیش از حد پیچیده نیست تا میزان ترک فرآیند کاهش یابد
• مطلع نگه داشتن کاندیداها از وضعیت فرایند
• ارزیابی مداوم نقاط قابل بهبود در فرایند درخواست

کارهایی که بخش منابع انسانی می‌تواند انجام دهد:

• سادگی فرایند: فرایند درخواست را با استفاده از زبان ساده، پرسش‌های کمتر و ایجاد تجربه جذاب‌تر برای متقاضی، آسان کنید.
• ارتباط مداوم و زودهنگام: در همان ابتدای فرایند، کاندیداها را از آنچه می‌توانند انتظار داشته باشند مطلع کنید.
• ارسال ایمیل تأیید شخصی‌سازی شده: به کاندیداها اطلاع دهید که مراحل بعدی چیست و چه زمانی دوباره از جانب شما خبری خواهند شنید.

۵. ارزیابی (Evaluating)

هدف در این مرحله برای یک متخصص جذب، ارزیابی دقیق مهارت‌ها، تجربه و دانش کاندیداهای بالقوه است. این مرحله چالش‌برانگیز است زیرا ممکن است صدها درخواست دریافت کنید و زمان یا منابع کافی برای مدیریت همه آن‌ها نداشته باشید.

برای ارزیابی موفق متقاضیان، می‌توانید برگزاری آزمون‌هایی برای سنجش سطح مهارت، شایستگی‌ها و حتی تست‌های شخصیت را در نظر بگیرید.

همچنین، یک سیستم ATS (سیستم پیگیری متقاضیان) با کیفیت می‌تواند به‌صورت خودکار درخواست‌ها را بررسی، مرتب و برای مرحله بعدی فیلتر کند.

کارهایی که بخش منابع انسانی می‌تواند انجام دهد:

• آزمون مهارت‌های نرم و فنی: سنجش هر دو نوع مهارت به شما کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف کاندیدا را شناسایی کنید.
• پیش‌غربالگری: از ترکیب سیستم ATS و بررسی دستی برای شناسایی کاندیداهایی که با نیازهای شغلی شما همخوانی دارند استفاده کنید.
• انتخاب کاندیداها برای مصاحبه: بهترین و برجسته‌ترین متقاضیان را برای ورود به مرحله مصاحبه انتخاب کنید.

جک آندرود، مدیرعامل Circuit، پیشنهاد می‌کند که به کاندیداها «تمرین خانه» بدهید تا قبل از مصاحبه یک مسئله را بررسی و راه‌حل ارائه کنند:«با این روش می‌توانید درک کنید که کاندیدا چگونه ممکن است در کار عملکرد داشته باشد. اجازه دهید خودشان زمان‌بندی انجام کار را تعیین کنند تا مهارت مدیریت زمانشان مشخص شود. برخی از کاندیداهای عالی در مصاحبه عملکرد خوبی ندارند، این فعالیت یک معیار عادلانه ایجاد می‌کند.»

۶. مصاحبه (Interviewing)

پس از ایجاد فهرست کوتاه از کاندیداهای بالقوه، مرحله بعدی در قیف شما برگزاری مصاحبه‌هاست.

این مرحله معمولاً بیشترین زمان را می‌گیرد. یک نظرسنجی LinkedIn نشان می‌دهد که مصاحبه با کاندیداها می‌تواند تا ۷ ساعت در هفته برای کسب‌وکارهای کوچک زمان ببرد و هرچه تعداد مصاحبه‌ها بیشتر باشد، زمان بیشتری صرف خواهد شد.

توصیه می‌شود به‌عنوان معیار، ۳ دور مصاحبه داشته باشید. البته این تعداد می‌تواند تحت تأثیر عواملی مانند سطح شغلی یا ماهیت فنی موقعیت شغلی قرار گیرد. با این حال، مصاحبه‌های بیش از حد ممکن است باعث شود کاندیداها احساس خستگی کنند، احتمال پذیرش پیشنهاد شغلی کاهش یابد یا حتی از فرایند مصاحبه خارج شوند.

وظایف شما در این مرحله به‌عنوان یک استخدام‌کننده عبارتند از:

• ارائه اطلاعات لازم به مصاحبه‌شونده درباره مصاحبه و روند آن
• سازماندهی تیم استخدام برای برگزاری مصاحبه‌های مرحله‌ای
• آماده‌سازی تیم استخدام برای پرسش سوالات مناسب و جلوگیری از سوگیری‌های ناآگاهانه
• تمرکز بر انتظارات، نیازها و خواسته‌های کاندیدا

کارهایی که بخش منابع انسانی می‌تواند انجام دهد:

• آماده‌سازی کاندیداها برای موفقیت: اطلاعاتی در اختیار کاندیداها قرار دهید که به آن‌ها کمک کند در مصاحبه موفق باشند؛ مثلاً اطلاعاتی درباره شرکت، انتظارات و نمونه سوالاتی که ممکن است پرسیده شود.
• ساختاردهی مؤثر مصاحبه‌ها: سوالات را بین اعضای تیم مصاحبه‌کننده تقسیم کنید تا موضوعات بیشتری به‌طور مؤثر پوشش داده شود. زمان مصاحبه را مدیریت کنید و سوالات مهم را به آخر موکول نکنید تا کاندیدا احساس عجله نکند.
• ارائه بازخورد سریع: پس از مصاحبه‌ها، بازخوردی به کاندیداها ارائه دهید و آن‌ها را از مراحل بعدی مطلع کنید.

۷. استخدام (Hiring)

تبریک می‌گوییم! شما اکنون در پایان قیف استخدام قرار دارید و آماده ارائه پیشنهاد شغلی رسمی به کاندیدای ایده‌آل هستید. در این مرحله، کاندیداهای برتر ممکن است پیشنهادهایی از سایر شرکت‌ها را نیز بررسی کنند.

برای افزایش احتمال پذیرش پیشنهاد شما توسط کاندیدا، کارهای زیر را انجام دهید:

• زمان بگذارید و اهداف و انگیزه‌های کاندیدا را بشناسید
• بفهمید آن‌ها در یک موقعیت شغلی چه چیزی را جستجو می‌کنند
• اهداف شغلی آن‌ها در سال‌های آینده را درک کنید
• درباره مزایایی که در شغل جدید انتظار دارند، سوال کنید

پس از اینکه کاندیدا پیشنهاد را پذیرفت و قرارداد را امضا کرد، مراحل بعدی در فرایند ورود به سازمان (آنبوردینگ) را به او اطلاع دهید.

کارهایی که بخش منابع انسانی می‌تواند انجام دهد:

• ارائه مزایای بیشتر از حقوق و دستمزد: حقوق و دستمزد برای کاندیداها مهم است، اما همیشه کافی نیست. نشان دهید چرا شرکت شما برای کاندیدا مناسب‌تر است و چگونه می‌توانید مسیر شغلی او را پیشرفت دهید.
• داستان جذاب شرکت را روایت کنید: کاندیداها می‌خواهند احساس کنند بخشی از چیزی بزرگ‌تر هستند. ارزش‌های اصلی و اهداف شرکت را توضیح دهید و نشان دهید که نقش آن‌ها چگونه در سازمان تأثیرگذار خواهد بود.
• فرصت‌های رشد مهارتی را شرح دهید: کاندیداها می‌خواهند بدانند نقش آن‌ها چالش‌برانگیز است و می‌تواند منجر به رشد و پیشرفت بیشتر شود.

اگر در حال حاضر در حوزه جذب و استخدام مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی پرورش متخصص حرفه‌ای جذب و استخدام به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص جذب و استخدام را می‌دهد.

نکات کلیدی

• فرایند استخدام بهینه: قیف استخدام به شرکت شما این امکان را می‌دهد که فرایند استخدام را گام‌به‌گام و به‌صورت مؤثر طراحی کند.
• ساخت قیف جذب و استخدام: با پیروی از این چک‌لیست هفت مرحله‌ای می‌توانید قیف استخدام سازمان خود را بسازید.
• پیگیری شاخص‌های قیف استخدام: هر مرحله از قیف را اندازه‌گیری و بهینه‌سازی کنید تا نقاط نیازمند بهبود را شناسایی کنید.
• اولویت‌دهی به تجربه کاندیدا: تمام مراحل قیف جذب به سازمان شما کمک می‌کند تجربه‌ای روان و مثبت برای کاندیداها فراهم کند.

منبع

https://www.aihr.com/blog/recruitment-funnel/

ترجمه: سونیا جلالی