ارزیابی شایستگی چیست و چه روش‌هایی دارد؟

مهارت‌های موردنیاز در دنیای کار به‌سرعت در حال تغییرند و این روند همچنان ادامه دارد. اگر هنوز برای ارزیابی افراد به حس درونی و قضاوت شهودی تکیه می‌کنید، از تحولات امروز عقب مانده‌اید. راهکار مؤثرتر، استفاده از ارزیابی‌های شایستگی است؛ رویکردی که مهارت‌ها و رفتارها را به داده‌های قابل‌اندازه‌گیری تبدیل می‌کند تا بتوانید بر اساس آن‌ها تصمیم‌های منصفانه و مقیاس‌پذیر در زمینه استخدام، توسعه و ارتقا بگیرید.

در این مقاله، با مزایای ارزیابی‌های مبتنی بر شایستگی آشنا می‌شوید، رایج‌ترین روش‌های اجرای آن را بررسی می‌کنیم و مراحل انجام یک ارزیابی شایستگی را به‌صورت گام‌به‌گام توضیح می‌دهیم و در نهایت، یک قالب رایگان و قابل‌سفارشی‌سازی برای شروع کار در اختیارتان قرار می‌دهیم.

ارزیابی شایستگی چیست؟

ارزیابی شایستگی روشی ساختاریافته است که سازمان‌ها برای سنجش مهارت‌ها، دانش و رفتارهای کارکنان به کار می‌برند. این ارزیابی نشان می‌دهد هر فرد تا چه اندازه قادر و شایسته است مسئولیت‌های شغلی خود را به‌خوبی انجام دهد و الزامات نقش خود را برآورده کند.

هدف اصلی این فرایند، شناسایی نقاط قوت و شکاف‌های مهارتی، هدایت توسعه کارکنان، بهبود عملکرد و اطمینان از توانایی نیروی کار برای پاسخگویی به نیازهای فعلی و آینده سازمان است. نتایج ارزیابی شایستگی همچنین می‌تواند مبنایی برای تصمیم‌گیری‌های مرتبط با عملکرد و توسعه، مانند ارتقا، جابه‌جایی شغلی و آموزش‌های هدفمند باشد.

ارزیابی‌های مبتنی بر شایستگی می‌توانند شامل آزمون‌های مهارتی، مصاحبه‌های رفتاری، نمونه‌کارها و تمرین‌های عملی باشند. کارکنان معمولاً بر اساس هر شایستگی تعریف‌شده و با معیارهای رفتاری مشخص امتیازدهی می‌شوند. سپس این امتیازها ترکیب شده و تصویری جامع از توانمندی فعلی و نیازهای توسعه‌ای هر فرد ارائه می‌دهند.

روش های ارزیابی شایستگی

در ادامه، برخی از رایج‌ترین روش‌های ارزیابی شایستگی و رویکردهای ارزیابی شایستگی را مرور می‌کنیم:

ارزیابی ۳۶۰ درجه

ارزیابی ۳۶۰ درجه نوعی ارزیابی شایستگی است که در آن چندین نفر — از جمله همکاران، مدیر مستقیم و سرپرست تیم — عملکرد یک کارمند را ارزیابی کرده و بازخورد ارائه می‌دهند. این روش به دلیل ارائه دیدگاهی جامع از نقاط قوت و حوزه‌های کلیدی برای توسعه، به‌طور فزاینده‌ای محبوب شده است.

خودارزیابی

در خودارزیابی، کارکنان از طریق پرسشنامه یا سیستم امتیازدهی، شایستگی‌های خود را بررسی می‌کنند. این فرایند به آن‌ها کمک می‌کند درک بهتری از مهارت‌ها، دانش و ویژگی‌های رفتاری خود به دست آورند و حوزه‌های قابل بهبود را شناسایی کنند. این رویکرد حس مالکیت و مسئولیت‌پذیری را نیز تقویت می‌کند.

مصاحبه شایستگی محور

در مصاحبه‌های شایستگی محور از کارکنان خواسته می‌شود نمونه‌های واقعی از موقعیت‌هایی ارائه دهند که در آن‌ها شایستگی‌های موردنیاز نقش خود را نشان داده‌اند. این مصاحبه‌ها گاهی شامل پرسش‌های مبتنی بر سناریو و ایفای نقش نیز هستند. این روش برای ارزیابی مهارت‌هایی مانند حل تعارض، خدمات مشتری، مهارت‌های نرم و موارد مشابه کاربرد دارد.

آزمون مهارتی

آزمون‌های شایستگی اغلب شامل ارزیابی‌های مهارتی هستند که در آن کارکنان باید در شبیه‌سازی‌های عملی شرکت کنند تا توانایی‌های تخصصی خود را نشان دهند. این روش به کارفرمایان امکان می‌دهد عملکرد واقعی، مهارت‌های فعلی، توانایی حل مسئله تحت فشار و شکاف‌های مهارتی احتمالی را مشاهده کنند.

ارزیابی مبتنی بر پروژه

در این روش — که گاهی «تکلیف خانگی» نیز نامیده می‌شود — به کارکنان زمان مشخصی داده می‌شود تا وظیفه‌ای مرتبط با شغل خود را انجام دهند. این وظیفه می‌تواند شامل آزمون کتبی، ارائه یک پرزنتیشن، چالش برنامه‌نویسی و موارد مشابه باشد. ارزیابی باید شایستگی‌های کلیدی نقش هر فرد را بسنجد.

ارزیابی شایستگی رهبری

این نوع ارزیابی به سنجش شایستگی‌های رهبری می‌پردازد؛ از جمله مهارت‌ها، ویژگی‌ها، رفتارها و دانش لازم برای تبدیل شدن به یک رهبر اثربخش. این شایستگی‌ها بسته به صنعت، سازمان، فرهنگ کاری و نقش‌های رهبری متفاوت خواهند بود.

کانون‌های ارزیابی

کانون‌های ارزیابی برنامه‌های ساختاریافته‌ای هستند که سازمان‌ها برای سنجش کاندیداها یا کارکنان بر اساس شایستگی‌های مشخص اجرا می‌کنند. این مراکز معمولاً ترکیبی از مصاحبه‌ها، شبیه‌سازی‌های کاری، فعالیت‌های گروهی و آزمون‌های روان‌سنجی را شامل می‌شوند تا تصویری جامع از مهارت‌ها و پتانسیل افراد ارائه دهند. این رویکرد به‌ویژه در استخدام، ارتقا و برنامه‌های ویژه فارغ‌التحصیلان و کارکنان تازه‌کار رایج است.

آزمون روان‌سنجی

آزمون‌های روان‌سنجی نوعی ارزیابی شایستگی هستند که شخصیت، رفتار و توانایی‌های شناختی را اندازه‌گیری می‌کنند. این آزمون‌ها عواملی مانند مهارت حل مسئله، هوش هیجانی و میزان هم‌راستایی فرد با فرهنگ سازمانی را می‌سنجند. با ارزیابی این ویژگی‌ها، شرکت‌ها می‌توانند تصمیم‌های استخدامی آگاهانه‌تری بگیرند و فرصت‌های توسعه را شناسایی کنند.

ارزیابی‌های شایستگی: مزایا و معایب

در ادامه، مهم‌ترین مزایا و معایب ارزیابی شایستگی کارکنان را مرور می‌کنیم:

مزایا

شناسایی شکاف‌های مهارتی:
ارزیابی‌های شایستگی به شناسایی فاصله بین مهارت‌های موجود کارکنان و مهارت‌های موردنیاز کمک می‌کنند. این موضوع به شما امکان می‌دهد با ارائه آموزش یا برنامه‌های توسعه‌ای هدفمند، نقاط ضعف را بهبود داده و عملکرد را ارتقا دهید.

بهبود جذب و استخدام:
می‌توانید از ارزیابی‌های شایستگی برای انتخاب مناسب‌ترین نامزدها استفاده کنید. این کار باعث کارآمدتر شدن فرایند استخدام و بهبود عملکرد شغلی در بلندمدت می‌شود.

تقویت توسعه کارکنان:
این ارزیابی‌ها نقاط قوت و ضعف را مشخص می‌کنند و به شما اجازه می‌دهند برنامه‌های توسعه‌ای متناسب با نیاز هر فرد طراحی کنید. در نتیجه، رشد، تعلق سازمانی(engagement) و حفظ کارکنان افزایش می‌یابد.

پشتیبانی از مدیریت عملکرد:
ارزیابی شایستگی داده‌های ارزشمندی درباره عملکرد کارکنان فراهم می‌کند که می‌توان از آن‌ها در جلسات ارزیابی عملکرد، تصمیم‌گیری درباره ارتقا و اتخاذ تصمیم‌های مبتنی بر شواهد استفاده کرد.

کمک به رشد سازمانی:
این ارزیابی‌ها تضمین می‌کنند که کارکنان مهارت‌ها، دانش و رفتارهای لازم برای موفقیت در کوتاه‌مدت و بلندمدت را دارند. در نتیجه، قابلیت‌های نیروی کار با اهداف سازمان همسو شده و اثربخشی کلی افزایش می‌یابد.

امکان برنامه‌ریزی جانشین‌پروری:
ارزیابی‌های شایستگی به شناسایی کارکنان با پتانسیل بالا کمک می‌کنند و مبنایی برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری و توسعه رهبران آینده فراهم می‌آورند.

معایب

زمان‌بر و پرهزینه بودن:
ارزیابی شایستگی همه کارکنان می‌تواند زمان‌بر، نیازمند منابع زیاد و به‌ویژه برای سازمان‌های بزرگ پرهزینه باشد.

نیاز به تعریف دقیق شایستگی‌ها:
برای اجرای صحیح این ارزیابی‌ها، باید شایستگی‌ها به‌صورت شفاف و دقیق تعریف شوند. تدوین این تعاریف نیز خود می‌تواند فرایندی زمان‌بر و پیچیده باشد.

احتمال سوگیری ذهنی:
سوگیری‌های ناخودآگاه یا ذهنی ممکن است بر نتایج ارزیابی تأثیر بگذارند، به‌ویژه در روش‌های کیفی مانند مصاحبه‌های رفتاری.

ایجاد اضطراب در کارکنان:
اگر ارزیابی‌ها بیش از حد رسمی یا سخت‌گیرانه باشند، ممکن است موجب استرس و اضطراب در کارکنان شوند که این امر می‌تواند بر عملکرد آن‌ها تأثیر منفی گذاشته و منجر به ارزیابی‌های ناعادلانه شود.

۷ گام برای اجرای ارزیابی شایستگی

در ادامه، یک راهنمای گام‌به‌گام برای اجرای ارزیابی شایستگی ارائه شده است:

گام ۱: تعریف شایستگی‌های اختصاصی هر نقش

نخستین گام، تعریف شایستگی‌های کلیدی برای هر نقش در سازمان است. این شایستگی‌ها شامل مهارت‌ها، دانش و رفتارهای موردنیاز برای برآورده کردن انتظارات و موفقیت در آن نقش هستند. برای این کار می‌توانید از یک چارچوب شایستگی (Competency Framework) استفاده کنید.

هم‌راستا بودن شایستگی‌ها با اهداف و ارزش‌های سازمان بسیار مهم است. برای مثال، اگر «همکاری» یکی از ارزش‌های اصلی سازمان باشد، کار تیمی و همکاری باید بخشی از چارچوب ارزیابی شایستگی شما را تشکیل دهد.

گام ۲: تعیین روش ارزیابی

در مرحله بعد، مناسب‌ترین روش‌های ارزیابی را (از میان روش‌های معرفی‌شده قبلی) انتخاب کنید. اطمینان حاصل کنید که روش‌های انتخابی با شایستگی‌هایی که قصد سنجش آن‌ها را دارید، هم‌راستا باشند. استفاده از ترکیبی از روش‌های ارزیابی می‌تواند دید جامع‌تر و دقیق‌تری از توانمندی‌های کارکنان ارائه دهد.

هر شایستگی را با روشی جفت کنید که بیشترین عینیت را فراهم کند. برای مثال، اگر در حال ارزیابی مهارت‌های نرم مانند هوش هیجانی هستید، آزمون‌های روان‌سنجی یا مصاحبه‌های رفتاری از مؤثرترین روش‌ها محسوب می‌شوند.

گام ۳: استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای مناسب

در این مرحله، باید ابزارها و نرم‌افزارهای مناسب برای اجرای ارزیابی شایستگی را انتخاب کنید. انتخاب درست اهمیت زیادی دارد، زیرا هر ابزار می‌تواند در بخش‌های مختلفی مانند طراحی سؤالات مصاحبه، تهیه آزمون‌ها، آماده‌سازی و توزیع پرسشنامه‌ها به شما کمک کند.

هنگام انتخاب ابزار یا نرم‌افزار، مهم‌ترین نکته این است که همه آن‌ها استاندارد، یکپارچه و هم‌راستا با شایستگی‌هایی باشند که قصد ارزیابی آن‌ها را دارید.

گام ۴: ارتباط مؤثر با کارکنان

پیش از اجرای رسمی ارزیابی شایستگی، لازم است کارکنان را در جریان فرایند قرار دهید و آن‌ها را به‌خوبی آماده کنید. هدف ارزیابی، مراحل انجام آن و مزایایی که برای کارکنان و سازمان دارد را به‌صورت شفاف توضیح دهید.

این مزایا می‌تواند شامل فرصت‌های توسعه شغلی، آموزش‌های هدفمند و بهبود کلی عملکرد باشد. چنین رویکردی شفافیت را تقویت می‌کند، اعتماد ایجاد می‌کند و مشارکت کارکنان را افزایش می‌دهد؛ در نتیجه، فرایند ارزیابی اثربخش‌تر و پذیرش آن بیشتر خواهد بود.

گام ۵: اجرای ارزیابی

اکنون زمان اجرای ارزیابی فرا رسیده است. بهتر است ابتدا آن را به‌صورت آزمایشی (پایلوت) در یک گروه کوچک اجرا کنید تا پیش از تعمیم به کل سازمان، مشکلات احتمالی شناسایی و برطرف شوند. دریافت بازخورد از شرکت‌کنندگان به شما کمک می‌کند فرایند را بهبود دهید، شفافیت را افزایش دهید و حمایت ذی‌نفعان را جلب کنید.

در هنگام ارزیابی کارکنان، حتماً از یک فرایند ساختارمند و بدون سوگیری استفاده کنید. به‌کارگیری معیارهای استاندارد، شاخص‌های روشن و روش‌های ارزیابی عینی باعث می‌شود نتایج منصفانه و دقیق باشند. این کار سوگیری را کاهش می‌دهد، اعتبار فرایند را افزایش می‌دهد و به سازمان کمک می‌کند تصمیم‌های مبتنی بر داده درباره توسعه و عملکرد کارکنان اتخاذ کند.

جمع‌بندی

یک ارزیابی شایستگی اثربخش می‌تواند به شما کمک کند افرادی را استخدام کنید که مهارت‌ها و رفتارهای مناسب برای نقش موردنظر را دارند، شکاف‌های مهارتی را شناسایی و برطرف کنید، و از مدیریت عملکرد و توسعه نیروی کار پشتیبانی نمایید.

با استفاده از روش‌ها و ابزارهای مناسب، می‌توانید یک فرایند ارزیابی شایستگی منسجم و کارآمد طراحی کنید که داده‌های ارزشمندی در اختیار شما قرار دهد. این داده‌ها به شما کمک می‌کنند آموزش و حمایت لازم را برای موفقیت کارکنان فراهم کنید و آن‌ها را برای تبدیل شدن به رهبران آینده آماده سازید.

منابع

https://www.aihr.com/blog/competency-assessment/

ترجمه، ساده و خلاصه سازی: سونیا جلالی