گزارش منابع انسانی چیست و چطور تهیه می‌شود؟ (+نمونه)
گزارش منابع انسانی راهی است برای نشان دادن ارزشی که منابع انسانی برای کسب و کار به ارمغان می‌آورد و همچنین دستاوردها و چالش‌های تجربه شده در حوزه مدیریت منابع انسانی را نیز به تصویر می‌کشد.
در این مقاله تعریف و اجزای یک گزارش منابع انسانی و نحوه تهیه آن را مرور می‌کنیم. همچنین می‌توانید نمونه قالب گزارش منابع انسانی را در متن مقاله دانلود کنید.
گزارش منابع انسانی چیست؟
هر ساله تیم مدیریتی سازمان در کنار تیم منابع انسانی باید عملکرد کسب و کار و عملکرد کارکنان را به دقت تجزیه و تحلیل کند. برای انجام این کار، یک گزارش منابع انسانی نمایی اجمالی از دستاوردها و موانع مربوط به کارکنان را ارائه می‌دهد.
این گزارش شامل اطلاعات کمی و کیفی است و به منابع انسانی اجازه می‌دهد شاخص‌های کلیدی نیروی کار و موفقیت‌ها یا شکست‌ها را اندازه گیری و پیگیری کند.
گزارش منابع انسانی نه تنها نتایج تلاش‌های منابع انسانی در سال گذشته را خلاصه می‌کند، بلکه مسیر پیش رو و اولویت هدف گذاری در سال آینده را نیز ترسیم کرده و به تعیین دقیق و واقع بینانه اهداف برای سال بعد کمک می‌کند.
هدف از تهیه گزارش منابع انسانی چیست؟
گزارش منابع انسانی یک نمای کلی از روند کارمندان و شرکت ارائه می‌دهد و تضمین می‌کند که استراتژی‌های منابع انسانی با اهداف و استراتژی‌های سازمان همسو هستند.
اگرچه متخصصان منابع انسانی معمولاً گزارش‌های هفتگی یا ماهانه ارائه می‌دهند، اما گزارش سالیانه به ذینفعان، بینش دقیقی در مورد سازمان ارائه داده و یک نمای کلی را برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و بلندمدت به تصویر می‌کشد.
انواع گزارشات منابع انسانی
در زیر چهار نوع متداول از گزارش‌های کلی منابع انسانی آورده شده است:
1. گزارش تعداد پرسنل
گزارش تعداد پرسنل یک نگاه تصویری از کل تعداد کارمندان در یک سازمان را در یک زمان خاص فراهم می‌کند. این گزارش معمولاً جزئیاتی درباره ویژگی‌های مختلف کارمندان را شامل می‌شود، مانند دپارتمان، محل خدمت، سطح شغلی و نوع استخدام (تمام وقت، پاره‌وقت یا قراردادی).
معیارهای کلیدی که در این گزارش باید مد نظر قرار گیرد، معمولا شامل تعداد کل پرسنل، تجزیه و تحلیل دپارتمانی، معیارهای تنوع (مانند جنسیت)، نرخ تغییرات نیروی کار و مقایسه برای شناسایی روندهایی مانند رشد یا کاهش نیروی کار است.
2. گزارش ماهانه منابع انسانی
گزارش ماهانه منابع انسانی یک تصویر از فعالیت‌ها، معیارها و تحولات منابع انسانی در یک ماه خاص را نشان می‌دهد.
آنچه باید در این گزارش گنجانده شود:
– خلاصه اجرایی: یک مرور کوتاه از مهمترین نکات از فعالیت‌های منابع انسانی ماه.
– معیارها و KPIها: بررسی داده‌های مهم منابع انسانی مانند زمان استخدام، امتیازهای تعلق کارمندان و فعالیت‌های آموزش و توسعه.
– فعالیت‌های قابل توجه منابع انسانی: خلاصه‌ای از اقدامات، پروژه‌ها و رویدادهای مهم منابع انسانی که در طول ماه انجام شده‌اند، مانند استخدام‌های جدید، ارتقا یا برنامه‌های آموزش و جانشین‌پروری
– چالش‌ها و ریسک‌ها: شناسایی هر چالش یا ریسکی که دپارتمان منابع انسانی با آن روبه‌رو شده است و اقدامات انجام شده یا برنامه‌ریزی شده برای حل آنها.
3. گزارش سالانه منابع انسانی
گزارش سالانه منابع انسانی یک مرور جامع از فعالیت‌ها و مدیریت منابع انسانی در طول یک سال را فراهم می‌کند، که برنامه‌ریزی استراتژیک و تعیین اهداف برای سال آینده را تسهیل می‌کند.
یک گزارش دقیق سالانه منابع انسانی شامل خلاصه اجرایی از دستاوردها، چالش‌ها و نتایج منابع انسانی در طول سال است.
همچنین باید اهداف استراتژیک منابع انسانی برای سال آینده را شرح دهد. با تجمیع داده‌ها و بینش‌ها در یک سند واحد، این گزارش منبع معتبری برای تصمیم‌گیری را فراهم می‌کند.
4. گزارش هیئت مدیره منابع انسانی
گزارش هیئت مدیره منابع انسانی یک خلاصه جامع از داده‌ها و اقدامات حیاتی منابع انسانی است که برای ارائه به هیئت مدیره یا مدیریت ارشد درباره وضعیت منابع انسانی در سازمان تهیه می‌شود.
این گزارش نشان می‌دهد چگونه استراتژی‌ها و فعالیت‌های منابع انسانی به اهداف و چشم‌انداز کلان شرکت کمک می‌کنند و شفافیت را درباره اقدامات منابع انسانی ارائه می‌دهد و نقش منابع انسانی در تحقق اهداف تجاری را مشخص می‌کند.
شاخص‌هایی که باید در گزارش منابع انسانی گنجانده شود.
بخش مهمی از تهیه گزارش منابع انسانی شامل انتخاب و ارائه شاخص‌های مناسب برای تعیین چگونگی تاثیر منابع انسانی بر اهداف استراتژیک و عملکرد سازمانی است.
در این مقاله تعدادی شاخص کلیدی و پرکاربرد در فرایندهای استخدام، نگهداشت، آموزش، توسعه و تعلق کارکنان را پیشنهاد دادیم. ذکر این موضوع ضروری است که شاخص‌ها بر اساس نیاز ذینفعان و تصمیم گیرندگان سازمان می‌تواند متفاوت باشد.
شاخص‌های جذب و استخدام
مدیر عامل سابق جنرال الکتریک (Lawrence Bossidy)، زمانی گفت: “هیچ کاری مهمتر از استخدام و توسعه افراد نیست. در پایان روز، شما روی افراد شرط بندی می کنید، نه بر روی استراتژی‌ها”.
شاخص‌های استخدام برای اندازه‌گیری موفقیت فرآیند استخدام شما و بهینه سازی فرآیند استخدام استفاده می‌شوند و داده‌های لازم برای بهبود فرآیند استخدام را ارائه می‌دهند که مستقیماً بر روی نتایج کسب و کار نیز تأثیر می‌گذارد.
شاخص‌های استخدام زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.
هزینه به ازای هر استخدام
این شاخصی از کارایی و مقرون به صرفه بودن کل فرآیند استخدام شما است و از تقسیم میزان کل هزینه صرف شده بر تعداد استخدام‌های انجام شده بدست میآید. این شاخص بینشی در مورد هزینه‌های استخدام و اینکه چگونه می‌توانید پول خرج شده در مراحل مختلف استخدام را بهینه کنید، ارائه می‌دهد.
زمان رسیدن به بهره‌وری/عملکرد
این شاخص زمانی را که طول می‌کشد تا کارکنان استخدام شده جدید بهره‌ور شوند را اندازه گیری می‌کند و از اندازه گیری زمان بین اولین روز استخدام و زمانی که کارکنان به طور کامل برای سازمان اثربخش می‌شوند، بدست میآید.
نسبت مصاحبه به استخدام
این شاخص نشان دهنده تعداد مصاحبه‌هایی است که یک مدیر استخدام قبل از انتخاب نهایی انجام می‌دهد.
نشان می‌دهد که چند ساعت برای مصاحبه صرف شده است و همچنین آیا از روش‌های صحیح کارمندیابی در استخدام استفاده می‌شود یا نه؟
نرخ خروج کارکنان جدید
این شاخص درصدی از کارکنان جدید است که شرکت شما را در یک دوره معین، معمولاً در سال اول ترک می‌کنند. برای محاسبه این شاخص تعداد استخدام‌های جدیدی که سازمان را ترک کرده‌اند را بر تعداد کل کارکنانی که در همان دوره استخدام شده‌اند تقسیم کنید. این شاخص نشان‌دهنده سالم بودن فرهنگ سازمانی شماست، و اگر افراد زیادی در سال اول سازمان را ترک کنند، حتما مشکلی وجود دارد.
این مقاله را هم مطالعه کنید معرفی مهمترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی
شاخص‌های آموزش و توسعه
گزارش سالیانه منابع انسانی شما باید شامل شاخص‌های آموزش و توسعه باشد. توانایی کارکنان برای ارتقا مهارت و یادگیری طی دو سال گذشته اهمیت بیشتری پیدا کرده است. بنابراین هر چه بیشتر بتوانید نشان دهید که چقدر برای آموزش کارکنان هزینه شده و نتیجه آن چه بوده است، بهتر است.
شاخص‌های آموزش و توسعه زیر را در گزارش سالیانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.
هزینه آموزش به ازای هر کارمند
این یک شاخص ساده است که از تقسیم هزینه کل آموزش بر تعداد کارمندان بدست میآید. این شاخص می‌تواند برای یک برنامه خاص یا مجموع تمام آموزش‌های انجام شده در یک سال محاسبه شود. می‌توانید هزینه آموزش هر کارمند را با استانداردهای صنعت و یا سال‌های قبل مقایسه کنید.
نرخ بازگشت سرمایه (ROI) آموزش
این شاخص مالی میزان سود یک شرکت از سرمایه‌گذاری در آموزش را اندازه می‌گیرد و بر مزایا و نتایج تجاری حاصل از آموزش تاکید می‌کند.
شاخص‌های تعلق کارکنان
یک کارمند دلبسته بهره وری بیشتری دارد و در سطح بالاتری مشارکت می‌کند.
معیارهای تعلق (Engagement)زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود لحاظ کنید.
شاخص رضایت کارکنان (ESI)
ESI مجموعه‌ای از سوالات است که میزان رضایت کارکنان از شغل خود را اندازه می‌گیرد. برای گزارش سالانه منابع انسانی، نمودارهایی را بر اساس نتایج بخش‌ها، جمعیت شناسی، مقایسه سال به سال و … آماده کنید.
اگر به موضوع اندازه گیری رضایت کارکنان علاقمند هستید دوره آموزشی گام به گام اندازه گیری رضایت کارکنان برای شما مفید خواهد بود.
شاخص وفاداری کارکنان(eNPS)
احتمالاً یکی از محبوب‌ترین معیارهای HR، امتیاز شاخص وفاداری کارکنان (eNPS) است. این شاخص با این سوال اندازه گیری می‌شود: “در مقیاس 1-10، چقدر احتمال دارد که این سازمان را به عنوان مکانی برای کار کردن توصیه کنید؟” یا “بر اساس تجربه خود، چقدر احتمال دارد که سازمان ما را به یک دوست یا همکار توصیه کنید؟”
بیشتر سازمان‌ها این سوال را می‌پرسند، بنابراین مقایسه آن با میانگین صنعت ایده خوبی است.
شاخص‌های حفظ کارکنان
استخدام افراد مناسب برای سازمان شما مهم است اما حفظ آنها از اهمیت بیشتری برخوردار است. به همین دلیل است که شاخص‌های حفظ کارکنان، بخش مهمی از گزارش سالیانه منابع انسانی است. سنجه‌های حفظ، نمای کلی از چرایی ماندن کارکنان را ارائه می‌دهد و می‌تواند برای نظارت بر کارکنان در معرض خطر و طراحی اقدامات پیشگیرانه استفاده شوند.
شاخص‌های حفظ زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید.
تعداد نیروی کار و اطلاعات جمعیت شناختی
در گزارش خود تعداد کارکنانی که در دوره زمانی مشخص در شرکت شما کار می‌کنند را ارائه دهید. این اطلاعات شامل کارکنان تمام وقت، کارکنان قراردادی، تعداد کارمندان شما در هر گروه جمعیتی و غیره می‌شود. برای اینکه گزارش سالانه قابل درک باشد، نموداری را اضافه کنید که تعداد کارکنان را در مقاطع مختلف سال نشان می‌دهد، یا اگر تغییرات قابل توجهی در آن دوره زمانی وجود داشت، آن را مشخص کنید.
نرخ خروج
برای محاسبه این شاخص تعداد کارمندانی را که سازمان شما را ترک کرده‌اند بر میانگین تعداد کارمندان در همان دوره تقسیم کرده و آن را به صورت درصد بیان کنید. یک دیدگاه سالانه از نرخ خروج نشان می‌دهد که شرکت شما چقدر در حفظ استعدادها خوب یا بد عمل می‌کند.
تحلیل مصاحبه‌های خروج
پس از یک سال کار، جالب است بدانید که چه چیزی باعث می‌شود افراد سازمان را ترک کنند. آیا به دلیل حقوق است؟ فرصت‌های شغلی؟ مدیریت ضعیف؟ محرک‌های خروج روشی موثر برای تعیین اولویت‌ها و استراتژی‌های منابع انسانی سال آینده هستند. این اطلاعات را بر اساس آنچه کارکنان در نظرسنجی‌های خروج خود به عنوان دلیل ترک نشان می‌دهند جمع آوری و ارائه کنید.
شاخص‌های بهره وری و عملکرد
در نهایت، مهم است که در مورد شاخص‌های بهره وری و عملکرد کارکنان گزارش داده دهید که نشان دهنده میزان اثربخشی کارکنان در انجام وظایف شغلی ست.
شاخص‌های بهره وری و عملکرد زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:
میانگین نمره ارزیابی عملکرد کارکنان
این شاخص از تقسیم مجموع امتیاز ارزیابی عملکرد کارکنان بر تعداد ارزیابی شوندگان بدست میآید و می‌تواند سطح عملکرد کارکنان سازمان را مشخص کند.
نرخ بازگشت سرمایه سرمایه انسانی (HCROI)
این یک معیار استراتژیک HR است که ارزشی را که نیروی کار در نتیجه پول صرف شده برای آنها (به عنوان مثال، آموزش و توسعه، پاداش، مدیریت استعداد، استخدام و غیره)ایجاد می‌کند، را از لحاظ مالی نشان می‌دهد و بازتابی واقعی از ارزش سرمایه انسانی در یک سازمان است.
این مقاله را هم مطالعه کنید: نگهداشت کارکنان با ۱۰ استراتژی برتر
قالب گزارش منابع انسانی
یک نمونه قالب پاورپوینت برای تهیه گزارش منابع انسانی را می‌توانید از لینک زیر دانلود کنید.
نمونه گزارش‌های منابع انسانی
شرکت‌های بزرگ نظیر دیجی کالا نمونه گزارشات منابع انسانی خود را منتشر می‌کنند که در ادامه می‌توانید مشاهده کنید.
نمونه گزارش منابع انسانی دیجی کالا
نحوه تهیه گزارش منابع انسانی
یک گزارش منابع انسانی غیر تاثیرگذار صرفا آماری است که در یک فایل پاور پوینت یا اکسل گردآوری شده است، بدون اینکه تحلیل دیگری به آن اضافه شود. سعی کنید داده‌ها را با داستان‌ها و دیدگاه‌ها ترکیب کرده و گزارش سالانه منابع انسانی خود را تأثیرگذار کنید.
هنگام تهیه گزارش سالانه منابع انسانی، عناصر زیر را در نظر بگیرید.
1.با OKRها و KPIهای منابع انسانی شروع کنید.
با تحلیل OKRها و یا KPIها و اهداف تعیین شده توسط منابع انسانی و سازمان در ابتدای سال شروع کنید و یک خلاصه اجرایی از پیشرفت انجام شده در هر هدف را ارائه دهید.
2. ذینفعان خود را در نظر داشته باشید.
در نظر بگیرید که گزارش سالانه منابع انسانی را به چه کسی ارائه خواهید کرد و اطلاعات را مطابق با نیازها و علایق آنها تنظیم کنید. به طور مثال یک مدیر عامل نیاز به حلاصه گزارشی از اصلی‌ترین شاخص‌های کلیدی و دستاوردهای منابع انسانی و همچنین اولویت‌های بهبود دارد.
3. با داده‌ها داستان بگویید.
هنگام گزارش دادن از تصاویر بصری استفاده کنید. به عنوان مثال، به‌جای گزارش eNPS به ازای هر کشور در جدول، می‌توانید امتیازات eNPS همه کشورها را روی نقشه ترسیم کنید و از سایه‌های مختلف برای نمایش کشورهای با عملکرد بالا یا پایین استفاده کنید.
احتمالا مدیریت و کارکنان از گزارش‌های سنتی و آمارهای پیچیده خسته شده‌اند. سعی کنید از داستان‌ها کمک بگیرید. مثلا:
به جای ارائه آماری در مورد چگونگی افزایش بهره وری کارکنان، داستان کارمندی را تعریف کنید که از دورکاری استفاده کرده و بهره وری را X% افزایش داده است.
اطمینان حاصل کنید که داستان‌ها، گزارش‌ها و آمار شما شفاف بوده و برای همه ذینفعان به راحتی قابل درک است.
4. اهداف سال آینده را مشخص کنید.
در پایان گزارش، اهداف تجاری سال بعد را پیشنهاد کنید و تفکر خود را در مورد چگونگی تعیین اهداف منابع انسانی برجسته کنید.
مشخص کنید که چه شاخص‌هایی را در مسیر تحقق اهداف، اندازه گیری خواهید کرد. قبل از تعیین اهداف برای منابع انسانی، با سایر ذینفعان سازمان هم هماهنگ شوید.
5. یک نمای کلی داشبورد ارائه دهید.
به ذینفعان کمک کنید تا با کمک داشبورد منابع انسانی شفاف در گزارش خود، داده‌ها را تجزیه و تحلیل، تجسم و تصمیم‌گیری کنند.
نتیجه‌گیری
گزارش منابع انسانی فرصتی را برای برجسته کردن دستاوردها و ریسک‌هایی که کسب‌وکار ممکن است در منابع انسانی خود با آن مواجه باشد، فراهم می‌کند.
در این مقاله تعدادی شاخص برای ارائه در گزارش منابع انسانی پیشنهاد شد. روشن است که گزارش سالیانه به این شاخص‌ها محدود نمی‌شود و شما بر اساس شرایط کسب و کار و نیز دی نفعان سازمان می‌بایست تاثیرگذارترین شاخص‌ها را برای گزارش سالانه خود در نظر بگیرید و با کمک آن مشخص کنید که منابع انسانی چه ارزشی برای اهداف استراتژیک و رشد شرکت به ارمغان آورده است.
منابع
https://www.aihr.com/blog/the-annual-hr-report/
تجربیات شخصی نویسنده
نویسنده: سونیا جلالی
دیدگاهتان را بنویسید