چه کارهایی را واگذار کنیم؟

آیا تلی از کارهای تمام نشده‌ای دارید که روی هم انبار شده‌اند؟
فکر می‌کنید به جای پرداختن به امور مهم درگیر جزئیات شده‌اید؟
به علت درگیری در امور جاری از توسعه خود غافل شده‌اید؟
ساعت‌های بسیار بیشتر از آن چه برای انجام وظایفتان لازم است وقت صرف می‌کنید؟

مدیران غالبا دچار کمبود وقت هستند، کارهای فراوانی هست که باید انجام بدهند که زمان، انرژی و توانایی کافی برای انجام آن ندارند، تفویض اختیار یک وسیله ضروری در جعبه ابزار مدیران است که اگر درست انجام شود یکی از بهترین ابزارها خواهد بود.

تفویض اختیار چیست؟

یکی از اصلی‌ترین موانع بر سر راه تفویض اختیار این است که مدیران نمی‌دانند چه کارهایی را باید واگذار کنند که بیشترین منفعت را در پی داشته باشد؟
برای گرفتن پاسخ این سوال قدم به قدم در ادامه این مقاله همراه باشید.

چطور برای واگذاری کارها تصمیم بگیریم؟

ابتدا لیستی از کارهایی که در هفته گذشته انجام دادید آماده کنید، لیست این کارها می‌تواند شبیه موارد زیر باشد.

حال بررسی کنید آیا همکاران و کارکنان شما می‌توانستند بعضی از آن‌ها را به جای شما انجام دهند؟

برای این کار سعی کنید به وظایف خود مانند لایه‌های پیاز فکر کنید.

هسته مرکزی
درست مانند پیاز هسته مرکزی مهم ترین قسمت است که شما باید برای خودتان نگه دارید و خودتان انجام دهید، مثلا پیشبرد پروژه محصول جدید و برگزاری جلسات بازخورد عملکرد در مثال فوق

لایه زیر هسته مرکزی
لایه‌های زیرین کارهایی است که شما می‌توانید انجام دهید ولی دیگران می‌توانند به شما کمک کنند و به مرور در این مسیر توانمند شوند مثل برگزاری جلسات با مشتریان، آموزش کارکنان تازه وارد در مثال فوق

لایه سوم
لایه بعدی کارهایی است که دیگران می‌توانند انجام دهند اما شما می‌توانید کمک کنید و بر کار آن‌ها نظارت کنید، مثل نوشتن گزارشات مدیریتی در مثال فوق

لایه بیرونی
لایه بیرونی کارهایی است که دیگران به راحتی می‌توانند انجام دهند. مثل جمع آوری و سازمان دادن به اطلاعات مشتریان و پاسخ به ایمیل‌ها در مثال فوق

در صورتی که مایلید در مورد نحوه تفویض اختیار بیشتر بدانید مقاله مراحل عملی تفویض اختیار+دانلود چک لیست را هم مطالعه کنید.

به چه کسی واگذار کنیم؟

واگذاری کارها در هر لایه نیاز به ارزیابی سطح توانمندی افرادی دارد که می‌خواهید کار را به آن‌ها واگذار کنید. درخواست انجام کارهای ساده از دیگران مثل فرستادن یک ایمیل یا پاسخگویی به تلفن‌ها که در لایه بیرونی اتفاق می‌افتد، اگر چه به شما کمک خواهد کرد اما نشانی از توانایی کارکنان شما نیست و چیزی که بیشترین اهمیت را دارد این است که افراد از انجام این کارها چیزی یاد نخواهند گرفت.
برای واگذاری کار به خصوص در لایه‌های 2 و 3 می‌بایست توانمندی کارکنان را ارزیابی کرده و بر اساس میزان توانمندی و نیز سطح انگیزش کار مناسب را به فرد واگذار کنید. اگر فرد توانایی لازم برای انجام کار را دارد باید تشویق شود که کار را قبول کند، حتی اگر کار واگذار شده کمی هم بالاتر از مرز توانمندی‌های فرد باشد، می‌بایست شانس کسب مهارت‌های جدید را به او داد در عین حال سطح متناسبی از نظارت و کنترل و حمایت را نیز در نظر گرفت.

چندین حوزه عمومی هم وجود دارد که می‌تواند به شما در انتخاب کارهایی که می‌توانید به دیگران واگذار کنید کمک کند:
1- کارها و وظایف روتین و تکراری که شما انجام می‌دهید و تصمیم گیری‌های مرتبط با آن‌ها. مثل پاسخگویی به تلفن‌ها و یا ایمیل‌ها
2- کارهای فنی که دیگران بهتر و سریعتر از شما می‌توانند انجام دهند: مثل تعمیر یک دستگاه
3- کارهایی که مهارت و تجربه کارکنان شما را افزایش می‌دهد و مسئولیت پذیری آن‌ها را بالا می‌برد.

دستاوردهای تفویض اختیار

با واگذار کردن کار به دیگران دستاوردهای زیادی به دست می‌آورید از جمله

سخن آخر این که در مسیر تفویض اختیار قدردانی و ارج نهادن به تلاش‌های افراد را فراموش نکنید. مهمترین فایده این کار این است که فرد احساس می‌کند مدیر از نتیجه کار راضی و خشنود است و برای سایر افراد نیز دارای این پیام است که: کارهایی که واگذار می‌شود ارزش بر عهده گرفتن را دارند.

در صورتی که به توسعه مهارت تفویض اختیار علاقمند هستید طی کردن دوره آموزشی مهارت تفویض اختیار برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

کتاب تفویض اختیار، نوشته جان وارنر ترجمه محمد سعید قوت دین

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی