مراحل عملی تفویض اختیار + دانلود چک لیست

من را در جریان همه جزئیات بذار!

عبارت بالا را زیاد از زبان مدیران می‌شنویم مدیرانی که در تک تک جزئیات سرک می‌کشند، نتایج افراد و تیم‌ها آن‌ها را راضی نمی‌کند، از تفویض اختیار و واگذاری کارها به بهانه‌های مختلف طفره می‌روند و در یک عبارت سبک مدیریت ذره بینی را در پیش گرفته‌اند.
تفویض اختیار یک ابزار ضروری در جعبه ابزار مدیران است که اگر درست انجام شود یکی از بهترین ابزارها خواهد بود.
در این مقاله در مورد مفهوم تفویض اختیار و مراحل عملی آن صحبت می‌کنیم و یک نمونه چک لیست تفویض اختیار اثربخش را نیز مرور خواهیم کرد.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار، واگذاری وظایف، اختیارات و مسئولیت‌ها به دیگران است. یعنی به فرد دیگری برای انجام یک کار و یا گرفتن یک تصمیم خاص اعتماد کنیم.
تفویض اختیار یکی از سخت‌ترین و در عین حال کارآمدترین وظایف مدیریتی‌ست. هنگامی که تفویض اختیار به روش صحیح انجام شود، کارمندان در نقش‌های خود توانمندتر شده و به پیشرفت حرفه‌ای آن‌ها کمک می‌کنیم، همچنین زمان ما به عنوان مدیر برای تمرکز بر اولویت‌های مهم‌تر آزاد می‌شود.

تفویض اختیار کارآمد، با درگیر کردن کامل کارکنان در وظایف و نقش‌های جدیدشان، کارکنان را به شرکای مسئولیت‌پذیر و مشتاق تبدیل می‌کند.

موانع تفویض اختیار

با وجود آگاهی از مزایای تفویض اختیار بیشتر مدیران موانعی جدی برای واگذاری کار به دیگران دارند.
مثل این که:
کسی به خوبی خودم از عهده کار بر نمی‌آید.
ممکن است وجهه خود را از دست بدهم و جانشین من شود.
برای واگذاری زمان زیادی باید صرف کنم.
کارکنان من به اندازه کافی توانمند نیستند که بشود کار را به آن‌ها واگذار کرد.

نتیجه چنین دیدگاهی در مورد تفویض اختیار ساعات طولانی کار کردن مدیران و تمرکز روی اولویت‌هایی است که به سادگی از عهده کارکنان هم بر می‌آید و از سوی دیگر با واگذار نکردن، فرصت بهبود مهارت‌ها، استفاده از نقاط قوت افراد و افزایش رضایت شغلی را هم از آن‌ها دریغ می‌کنیم. اگر شما کاری را با اعتقاد کامل به فردی واگذار کنید توانمندی‌ها و اعتماد به نفس او را بالا می‌برید.

مراحل عملی تفویض اختیار

یک طرح تفویض اختیار موثر می‌تواند به شرکت کمک کند تا به طور مؤثر و کارآمد عمل کند. اما برای تحقق آن، می‌بایست به چهار مرحله اساسی تفویض اختیار که در زیر آمده متعهد باشیم.

1- تعیین دقیق کار یا پروژه‌ای که قرار است واگذار شود.

به وضوح وظایف و مسئولیت‌هایی که قرار است واگذار شود را تعریف کنید. کارمند باید وظایف تفویض شده را به طور دقیق، شفاف و بدون ابهام بداند. مثلا نوشتن گزارش ارزیابی رضایت مشتریان تا پایان تیرماه

2- تعریف دقیق خروجی‌ها و نتایج مورد انتظار

شفاف بودن اهداف و انتظارات کمک می‌کند دو طرف درک کاملی از خواسته‌ها داشته باشند. زمانی که تصمیم به تفویض اختیار می‌گیرید، در جلسه‌ای با کارکنان موارد زیر را شفاف کنید.
انتظار تحقق چه خروجی را داریم؟ به چه نتایجی امیدوار هستیم؟ موفقیت چگونه سنجیده خواهد شد؟
کارمند باید دقیقا نتایج مورد انتظار را درک کند و بتواند تفاوت بین موفقیت و شکست در پروژه را بیان کند.

همچنین اگر شخصی که کار را به او محول می‌کنید برای تکمیل پروژه محول شده به آموزش، منابع یا اختیارات خاصی نیاز دارد، وظیفه شما به عنوان مدیر است که هر سه مورد را ارائه دهید.

مطالعه مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

3- تعادل بین اختیار و مسئولیت

بعضی از مدیران فقط مسئولیت را واگذار می‌کنند و اختیار تصمیم گیری را به کارمند نمی‌دهند. اگر به کارمندان اختیارات جدیدی داده شود اما مسئولیت جدیدی نداشته باشند، احتمالاً در وظایف خود بی‌تأثیر خواهند بود. به همین ترتیب، اگر مسئولیت‌های جدیدی به آنها داده شود اما اختیارات جدیدی به آنها داده نشود، انجام وظایف برای آنها دشوار خواهد بود. اختیار و مسئولیت باید در تعادل باشد تا تفویض اختیار مؤثر باشد. مثلا انتظار داریم فرد در خصوص میزان رضایت مشتریان پاسخگو باشد اما تنها مسئولیت را واگذار کردیم و اختیارات لازم را به او نمی‌دهیم.

4- تعریف شیوه دقیق کنترل نتایج

بر پیشرفت کار نظارت داشته باشید و نتایج را کنترل کنید، جلسات منظم داشته باشید. به شکل مربی گری و آموزش به افراد کمک کنید که درک کنند در مسیر درست قدم بر می‌دارند و یا به بیراهه می‌روند. از کارکنان با بازخورد دادن و قدردانی کردن حمایت کنید.

چک لیست تفویض اختیار

در مسیر تفویض اختیار، چک لیست زیر به شما کمک می‌کند که موضوعات اصلی را قبل از واگذاری کار بررسی کنید.
با فکر کردن به واگذاری از طریق این مراحل می‌توانید مطمئن شوید در مسیر واگذاری چیزی را فراموش نکردید. می‌توانید از این چک لیست به عنوان راهنما استفاده کنید تا مطمئن شوید به صورت موثر تفویض می‌کنید.

هر عبارت را بخوانید و در صورت انجام مقابل آن یک علامت مثبت بگذارید.

1- هدف تفویض اختیار را مشخص کرده‌ام.
2- تعریف کرده‌ام که چه کارهایی باید تفویض شوند و چرا
3- تصمیم گرفتم که کار به چه کسی واگذار خواهد شد.
4- با توجه به توانایی و سطح مهارت فرد تفویض کرده‌ام.
5- دلایل تفویض اختیار را به کارمند توضیح داده‌ام.
6- کار یا پروژه را به وضوح تعریف کرده‌ام.
7- با کارمند گفتگو و اهداف پروژه و نتایج مورد انتظار را توضیح داده‌ام.
8- نحوه کنترل و پایش نتایج را مشخص کرده‌ام.
9- آموزش‌ها و منابع لازم را به کارمند داده‌ام.
10- پیشرفت کار را در فواصل زمانی توافق شده بررسی کرده‌ام.
11- به سوالات و درخواست‌های کارکنان گوش داده‌ام.
12- بازخوردهای پرتکرار و به موقع داده‌ام (هم مثبت و هم توسعه‌ای)

دانلود چک لیست تفویض اختیار

شما می‌توانید چک لیست تفویض اختیار را از لینک زیر دانلود کنید.

Delegation Checklist

نبایدهای تفویض اختیار

در مسیر تفویض اختیار بخصوص برای مدیران تازه کار اشتباهات زیر رخ می‌دهد.
1- عجله کردن و صبور نبودن در مسیر واگذاری
2- فشار زیاد آوردن به کارکنان
3- سرزنش دیگران وقتی خودتان کار را به درستی واگذار نکردید.
4- باور نداشتن به توانمندی کارکنان
5- تفویض اختیار بدون آموزش و تامین منابع

تمرین معجزه می‌کند.

تفویض اختیار کار ساده‌ای نیست نیاز به دانستن و آموختن و انجام دادن دارد تا بدرستی انجام شود. اما انجام دادن کار به تنهایی و واگذار نکردن آن خیلی بیشتر از آن که فکرش را بکنید انتخاب نامناسبی است. در دنیای پرهیاهوی امروزی، واگذاری یک انتخاب نیست بلکه یک نیاز است تا شما و کارکنانتان را به سوی نتایج بهتر سوق دهد. هر چقدر سطح اعتماد و روراستی بیشتری در کار باشد احتمال موفقیت هم افزایش خواهد یافت.

در صورتی که به توسعه مهارت تفویض اختیار علاقمند هستید طی کردن دوره آموزشی مهارت تفویض اختیار برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

https://hbr.org/2017/10/to-be-a-great-leader-you-have-to-learn-how-to-delegate-well

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی