منابع انسانی چابک: تمام آنچه برای شروع، نیاز به دانستن دارید

در جهانی که کار در آن توسط بی‌ثباتی، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام تعیین می‌گردد، نیاز برای وفق دادن سریع الزامی‌ست. منابع انسانی این دسته مشکلات را از طریق نوسازی و دیجیتالی نمودن عملکرد، سریع‌تر حل می‌کند.

به عبارت دیگر، منابع انسانی نیاز دارد هر چه سریع‌تر رویکردی چابک جهت دگرگون ساختن جهان حرفه‌ها، اتخاذ کند.

منابع انسانی چابک چیست و کدام یک از تکنیک‌های آن را می‌توانید در واحد خود به کار ببرید؟

در حال حاضر، رویکرد‌های چابک گاه و بیگاه در فرآیند‌های مختلف مدیریت منابع انسانی مانند جذب استعداد یا مدیریت عملکرد، پدیدار می‌شوند. با این حال، این رویکرد‌ها به مرور در دیگر حوزه‌ها نیز در حال پدید آمدن هستند.

منابع چابک در شروع می‌تواند مبحثی پیچیده بنظر بیاید. اما ما تمام عناصر کلیدی موجود در آن را تجزیه کردیم تا مراحلی کاربردی برای اعمال در محل کار بدست بیاوریم.

منابع انسانی چابک چیست؟

چابک

در ابتدا، بیایید به چیستی  چابک بپردازیم و سپس ببینیم چگونه می‌توان چابکی را در منابع انسانی بکار برد.

”چابک رویکردی تکرارپذیر برای مدیریت پروژه و توسعه‌ی نرم‌افزار است که در تحویل سریع‌تر و با دردسر کمتر پروژه‌ به مشتریان و به تیم‌ها کمک می‌کند.

به جای ریسک کردن همه‌چیز روی یک عرضه نمایی بزرگ همچون ”بیگ بنگ“، یک تیم کاری چابک، کار را در بخش‌های کوچک اما مصرف شدنی تحویل می‌دهد.

مقتضیات، برنامه‌ها و نتایج پیوسته سنجیده می‌شوند، تا تیم‌ها سازوکار طبیعی برای پاسخ دادن به تغییرات سریع را داشته باشند.“

این تعریفی‌ست که به اختصار  چابک را مفهوم‌سازی می‌کند. چابک در اصل رویکردی برای توسعه‌ی نرم‌افزار و پروژه است.

چابک مبنی بر دوازده اصل است:

• مشتری را از طریق تحویل پیش از موعد و پیوسته راضی نگه دارید.
• از مقتضیات متغیر استقبال کنید، حتی در مراحل نهایی توسعه.
• نرم‌افزار کاربردی را مرتباً تحویل دهید.
• مشتریان و توسعه‌دهندگان روزانه با یکدیگر کار می‌کنند.
• پروژه‌ها را حول افراد با انگیزه تولید کنید.
• اطلاعات را طی مکالمه‌های حضوری ابلاغ کنید.
• نرم‌افزار کاربردی، معیار اصلی پیشرفت است.
• یک سرعت پیشرفت دائمی را حفظ کنید.
• به طور پیوسته، به مرغوبیت فنی توجه داشته باشید.
• به اختصار: میزان کار انجام نشده را بیشینه کنید.
• خود سازماندهی تیم‌ها.
• بازنگری و لحن رفتار تیم‌ها.

چابک هنگامی رونق گرفت که توسعه‌دهندگان نرم‌افزار شروع به کار کردن روی برنامه‌های اینترنتی کردند. نیاز برای عرضه‌ی توانایی‌های جدید به بازار با سرعتی بیشتر، بی‌سابقه بود. در نتیجه، تیم‌ها، ابزارها و بسترها تغییر کردند تا با این سبک تحویل جدید وقف پیدا کنند و از این رو، روش‌ چابک، هستی یافت. پدید آمدن این روش، به معنی به وجود آمدن تمرکزی عظیم‌تر روی تکرار، همکاری، خود سازمان‌دهی و نوآوری بود.

چابک در تولید نرم‌افزار آغاز شد و از آن زمان  تا به حال شروع به گسترش در دیگر زمینه‌ها مانند ساخت و ساز، کشاورزی، تحقیقات، زمینه‌ی پزشکی و . . . نیز کرده است در واقع این روش‌ نیست که به دیگر صنایع گسترش داشته، بلکه طرز فکر چابک بوده که از اصول آن نشأت می‌گیرد. منابع انسانی نیز به صورت فعالانه در حال اتخاذ روش‌ چابک است.

تشکیلاتی که اتخاذ یک رویکرد چابک در منابع انسانی را در اولویت قرار می‌دهند، به احتمال زیاد در مقایسه با دیگران خیلی بهتر با تغییرات کنار می‌آیند.

معرفی کتاب‌های مفید در حوزه مدیریت منابع انسانی

منابع انسانی چابک

چگونگی اعمال چابکی در منابع انسانی ممکن است مستیقاً واضح نباشد. در واقع،  این طرز فکر چابک است که باید در منابع انسانی اتخاذ کرد و از آن آموخت. الزامیست تا با یک محل کار که همواره در حال تغییر و پیوسته نیازمند راه‌حل‌های سریع است، سروکار داشته باشیم. از این رو، منابع انسانی چابک اینگونه تعریف می‌شود :

* چابک سازی نیروی انسانی برای پاسخ‌دهی سریع‌تر و وفق دادن بهتر خود به موقعیت‌ها با سرعت و انعطاف بیشتر

* داشتن رویکردی انعطاف پذیر نسبت به منابع انسانی که همراه با تغییر قدرت کار قالب می‌گیرد.

* یک تابع منابع انسانی که از سازمان‌دهی با پاسخگویی بهتر به مشتریان، پشتیبانی می‌کند.

اصول چابک در منابع انسانی

چابکی در منابع انسانی که بیش از تنها یک رویکرد برای فرآیند‌های گوناگون منابع می‌باشد، متخصصان منابع انسانی را مجبور می‌کند بیشتر از یک طرز فکر را اتخاذ کنند:

تغییر طرز فکر ۱- از خوشه‌ها تا همکاری

اکثر اوقات منابع انسانی در قالب حوزه‌ها ( برای مثال، استخدام، مدیر اچ آر، مدیریت استعداد و …) بدون هرگونه‌ای تلاشی جهت همکاری، فعالیت کرده است. همچنین منابع انسانی اغلب از کسب و کار حذف شده است.

چابک سازی نیروی انسانی، تیم‌ها را ناگزیر می‌سازد تا چند تخصصی باشند. بعنوان یک مثال برای این گفته، یک متخصص اچ آر می‌توانند در اتاقی کنار یک مدیر کسب و کار، یک سرمایه گذار بانکی و یک متصدی بازار‌یابی بنشیند تا بر روی مدیریت نیاز‌های افراد کار کند.

تیمی را در نظر بگیرید که از این اشخاص تشکیل شده تا بر روی یک مسئله با اینچنین  فرهنگ سازمانی کار بکنند. نتایج این روش، بسیار مؤثر‌تر و فرا‌گیر‌تر از رویکرد سنتی‌ست که در آن فقط متخصصان منابع انسانی باید روی این مسئله کار بکنند. این رویکرد، هم آفرینی که نشان داده می‌تواند راه حل‌هایی خلاقانه‌تر از رویکرد خوشه‌ای ارائه دهد، را تشویق می‌کند.

تغییر طرز فکر ۲- از ثابت تا شکست

یکی از جلوه‌های قدرتمند چابکی در منابع انسانی، سرعتی‌ست که در فرآیند توسعه میسر می‌سازد. این یعنی افزایش در پتانسیل شکست، که در واقع چیز بدی نیست. بلکه فقط دلالت می‌کند که فرآیند‌ها سریع‌تر اجرا شده و راه حلی برای مسئله‌ی در دست با اثربخشی بیشتری توسعه می‌یابد. رویکرد سنتی منابع انسانی، رویکردی ثابت دارد که در آن از تغییر استقبال نمی‌شود و یک سامانه قبل از اجرا شدن باید با اثربخشی ۱۱۰٪ تعیین شود.

تغییر طرز فکر همچنین نمونه‌سازی اولیه را تشویق کرده – یعنی متخصصان منابع انسانی بهترین روش‌های تحویل را آزمایش، برنامه‌ریزی و تحقیق می‌کنند.

مثالی ساده برای این تغییر، تیمی‌ست که متشکل از متخصصان فناوری اطلاعات، یک مدیر منابع انسانی، استخدام، بازاریابی و . . . است. این تیم در عرض دو هفته یک برنامه‌ی مدیریتی می‌سازد و آن را به بیست نفر عرضه می‌کند. یعنی برنامه را روی گروه کوچکی آزمایش کرده و از این رو، عواقب شکست ناچیز می‌گردد.

تغییر طرز فکر ۳- از هر سال به هر روز

اچ آر در خیلی از تشکیلات اغلب از یک چرخه‌ی سالانه پیروی می‌کند که فرآیند‌های مختلف را به دوره‌های گوناگون روی تقویم منصوب می‌کند. پاداش دهی، مدیریت عملکرد، مدیریت استعداد و دیگر فرآیند‌‌های اچ آر معمولا در این وهله به صورت سالانه مرور می‌شوند.

با اینحال، رویکردی چابک در قبال اچ آر به شکل روزانه شرایط را می‌سنجد و سپس با استفاده از روش‌های مناسب، در لحظه‌ برایشان راه حل توسعه می‌دهد. این روش به اچ آر اجازه می‌دهد تا اطلاعات را از محیط اطراف دریافت و بر اساس آن عمل کند.

مزایای رویکرد چابک در منابع انسانی

* همکاری تیمی ارتقا یافته: ما بین کارمندان قسمت‌های متخلف یک تشکیلات، ارتباط و همکاری بهتری وجود دارد. همچنین منابع انسانی چابک بر شفافیت اصرار دارد و از این رو، به مرور زمان به اعضای تیم اعتماد تزریق می‌کند.

* بازخورد پیوسته: بازخورد منظم و پیوسته دریافت می‌شود. این به منابع انسانی اجازه می‌دهد تا راه حل‌ها را زمانی که مؤثر و بجا هستند، توسعه دهد.

* وفق‌پذیری بهتر: همه‌گیری ویروس، نیاز تیم‌ها برای وفق دادن خود به شرایط در حال تغییر را برجسته ساخته است. هدف روش‌شناسی چابک این است ”آزمایش، آموزش و بهینه‌سازی“ داشته باشد تا به تیم‌ها اجازه‌ی تغییر سریع در صورت نیاز، داده شود.

* سنجش بزرگتر خروجی: چابک بر نتایج تاکید می‌کند، چیزی که در صفحه‌نمایش و تصویرسازی‌های آن واضح است. از این رو، تشکیلات اچ آر می‌تواند نتایج مستقیم مربوط به زمان، هزینه و عملکرد نوآوری را نشان دهد.

چگونه چابک را روی منابع انسانی اعمال کنیم؟

لازم نیست تیم‌ شما به طور کامل رویکرد چابک را اتخاذ کند تا اثربخشی داشته باشد. بلکه می‌تواند خصوصیت‌های ویژه‌ای را بر پایه نیازتان انتخاب کنید.

در پائین، مراحل کلی که می‌توانید هنگام اعمال روش‌شناسی چابک روی اچ آر، از میان‌شان انتخاب و اتخاذ کنید را آورده‌ایم. ما از ”معارفه‌ی برای تازه واردان“ جهت نمایش روش‌ چابک در عمل استفاده می‌کنیم.

۱- مسئله را مشخص کنید

پیش از آنکه از روشی برای ارتقای فرآیند منابع انسانی بهره ببرید، ابتدا لازم است مسئله‌ای که قصد بهبودش را دارید، مشخص کنید. بهترین روش برای انجام این کار، مشاوره با تمام سهام‌داران دست اندرکار است.

مثال: در حال حاضر بیشتر از ده روز برای یک تازه وارد زمان می‌برد تا کارهای اداری معارفه را تکمیل کند. منابع انسانی می‌خواهد این زمان به سه روز کاهش یابد.

۲- بر اساس منابعتان تصمیم بگیرید، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص کنید

همین که مسئله را مشخص کردید، مرحله‌ی بعدی جمع کردن یک تیم برای حل آن است. تیم‌های چابک معمولا کوچک و دارای مهارت‌های مکمل هستند.

این تیم از یکی از روش‌های چابک برای طراحی و انجام راه حل مورد نظر استفاده خواهد کرد. ممکن است بخواهید از اسکرام، کانبان، استارت آپ‌های کارآمد، تجربه، توسعه و عملیات و تحویل پیوسته که همگی از روش‌های چابک هستند، بهره ببرید.

به عبارت ساده‌تر، کار از طریق دوره‌های فشرده پیش می‌رود – دوره‌ زمانی دو تا چهار هفته‌ای که در انتهای آن، تیم نسخه‌ای ابتدایی از پروژه را تحویل می‌دهد. در دوره‌های بعدی، تیم روی پروژه قبلی کار می‌کند.

هر رویکردی که برای استفاده انتخاب کنید، لازم است در ابتدا منابع انسانی و همچنین منابع فیزیکی ( مانند تصویرسازی‌ها، صفحه نمایش‌ها و . . .) مورد نیازتان را به حساب بیاورد.

مثال: جهت کاستن از زمان لازم برای پر کردن کار اداری معارفه، باید سامانه‌ای طراحی کنید که تمام اسناد مربوطه الزامی را تسهیل و اطلاعات تکراری حذف کند. تیمی متشکل از منابع انسانی، استخدام‌گران و پرسنل فناوری اطلاعات جهت توسعه‌ی صفحه نمایش تشکیل دهید.

اکنون نیاز دارید هر عضو گروهتان را در گروه‌هایی کوچک‌تر قرار دهید تا نتایج درجه یک حاصل شود. هر تیم مسئول فراهم آوردن بازخورد به تیم اصلی در جلسات سرپایی‌ست.  به طور ایده‌آل، شما یک مسئول اسکرام نیز انتخاب می‌کنید که مسئولیتش هدایت کامل پروژه و تیم است. در مثال ما، این فرد می‌تواند یک منابع انسانی باشد.

 ۳- هدف‌هایتان را توسعه دهید

در رویکرد چابک، هدف‌ها آن چیز هستند که باید در هر دوره‌ تحویل داده شوند. می‌توان اینها را به فعالیت‌هایی تجزیه کرد. تا بتوانید تصمیم بگیرید که باید آن را انجام دهید و چقدر زمان انجامش صرف می‌کند. تمام اعضای تیم باید در این فرآیند شرکت داشته باشند. پس از آن، فعالیت‌ها اولویت‌بندی شده و به اعضای مختلف تیم داده می‌شوند. در هنگام جلسات سرپایی، اعضای تیم باید همدیگر را نسبت به پیشرفتی که داشته‌اند به روز‌رسانی کنند.

مثال: همه‌ی اسناد معارفه را جمع‌آوری کرده و به طور خودکار تا دو هفته درون پایگاه داده‌های الکترونیکی قرار دهید.

این یک هدف بزرگتر خواهد بود و پس‌افت شما آن را به وظایف کوچکتر تجزیه خواهد کرد. مثال:

* فرم ثبت‌نام، درخواست کمک‌هزینه‌های پزشکی و فرم حقوقی کارمندان را جمع کرده و در یک پوشه‌ی مشترک قرار دهید.

* تعیین کنید چه کسی، چه چیز را در چه وقت امضا کرده است.

* دو راه حل الکترونیکی را بازبینی کنید.

۴- با اولین دوره، کار خود را شروع کنید

همانطور که قبلا ذکر کردیم، دوره مدت زمانی معمولا کوتاه و مشخص است که در طی آن یک تیم تلاش می‌کند بخش قابل توجهی از کار را انجام دهد. این به تیم شما کمک می‌کند سریع‌تر کارها را به انجام رساند. بیشینة زمانی برای یک دوره معمولا دو هفته ‌است.

در حین جلسات سرپایی منظم ( روزانه یا هفتگی )، اعضای تیم باید پیشرفت‌شان در این دوره را بحث کنند. بخش‌هایی که تیم‌ در دوره مشغول همکاری سر آن هستند نیز باید در جلسات ذکر شود.

مثال: آیا همه‌دان اچ آر پوشه را با تمامی فرم‌ها آماده کرده است؟ اگر نه، مشکل از چیست و کی‌ می‌تواند در آن به او کمک کند؟

5- بازخورد را یادداشت کنید

پس از کامل نمودن دوره، زمان بازبینی دوره فرا می‌رسد.

در اینجا لازم است به بازخورد بیاندیشید، هم از سوی تیم و هم از سوی مشتریان و مصرف‌کنندگان. دریابید که چه مشکلاتی از کجا سربرآورده، همچنین موانع موفقیت و نقاط درماندگی را مشخص کنید. تحلیل کنید که بار کاری مناسب بوده و همکاری صورت گرفته باشد. اگر از نخستین دوره موفقیت چشمگیری بدست آورده‌اید، حتماً آن را جشن بگیرید. این به تیم کمک می‌کند تا برای دوره‌های بعدی پرانگیزه باشد.

مثال: پس از آزمایش کردن فرآیند جدید، تیم متوجه شد پروژه همچنان شش روز برای پایان یافتن نیاز دارد. کارمند جدید فراموش کرد یک فرم را یادداشت کند. تیم تصمیم می‌گیرد فرآیند را دوباره تکرار و همچنین یک ایمیل یادآوری برای کارمند جهت نوشتن فرم‌ها در روز دوم و سوم ارسال کند.

باید بخش‌هایی از فرآیند که برایتان جواب می‌دهد را انتخاب کنید. ممکن است لازم باشد چند دوره تا پایان کامل محصول انجام دهید. هیچگونه رویکرد یک‌ بار تلاشی وجود ندارد.

نمونه‌های عملکرد منابع انسانی چابک

خروجی فرآیند بالا به معنی این است که منابع انسانی سریع‌تر کار می‌کند و راه‌ حل‌هایی نسبت به گذشته پویاتر تولید می‌کند. در ادامه مثال‌هایی از مزایای چابک کار کردن بر روی فرآیندهای منابع انسانی آورده شده است.

استخدام

یکی از گران‌ترین هزینه‌ها برای هر تشکیلات، زمانی‌ست که صرف استخدام استعداد‌ها می‌کنند. تقاضا‌یی دائم برای پر شدن جاهای خالی و همچنین روش‌ استخدام چابک وجود دارد.

فرآیند استخدام سنتی شامل غربالگری، مصاحبه، مصاحبه‌ی ثانویه، ارزیابی، شاید یک مصاحبه‌ی برای بار آخر و در نهایت پیشنهاد استخدام است. گرچه این روش مخالف روش‌ چابک است. روش‌ چابک به هر کاندید، شفافیت و درک درستی از تشکیلات و همچنین اطلاعاتی در مورد وظایف کاندید و کارمند برای سریع‌تر شدن انتخاب می‌دهد.

برای مثال، اوبر عنصر گیمیفیکیشن را با یک برنامه به اسم اوبردرایو به فرآیند استخدام افزود. این بازی، متقاضیان را به سان فرانسیسکو می‌برد و در ازای اتخاذ کوتاه‌ترین مسیرها و داشتن اطلاعات در مورد چگونگی پیشنهاد دادن نصیحت شهری به مشتریان، به راننده‌ها امتیاز می‌دهد.

برنامه با کاندیدها دیدگاهی شفاف از کاری که به آن مشغول خواهند شد، چه میزان درآمد خواهند داشت و نحوه‌ی کار برای کمپانی، ارائه می‌کند.  این باعث افزایش فرآیند انتخاب برای همة افراد درگیر می‌شود و همچنین راه حلی بهینه و سریع‌تر نسبت به استخدام سنتی فراهم می‌آورد.

مطالعه این مقاله هم مفید خواهد بود: جذب و استخدام با رویکرد چابک

معارفه

واحدهای منابع انسانی پیوسته در حال تلاش برای بهبود بخشیدن به تجربه‌ی تازه واردان هستند، چرا که آن دوره از لحظه‌های بحرانی برای یک تجربه‌ی شغلی خوب است. معارفه موازی یک روش‌شناسی چابک برای معارفه‌ی کارمندان است که هدف ان پویا و موجه کردن تجربه‌ی کار برای تازه واردان است.

تجربه‌ی معارفه باید شامل موارد پایه، یعنی معرفی فرد جدید تیم به تشکیلات کلی، نقش‌ها، وظایف، ارزش‌ها، هدف‌ها، ماموریت و . . . روش‌شناسی چابک با  هم‌آفرینی تجربه‌ی کار برای فرد جدید، به ثمر می‌رسد. این تجربه‌ها باید در طی دوره‌ها انجام شوند ( به طور مثال سه یا چهار هفته ).

مدیریت عملکرد

یکی از حوزه‌های منابع انسانی که در سال‌های گذشته مورد توجه همگان در آمده، مدیریت عملکرد است.  همیشه به طور پیوسته در رابطه با سودمندی عملکر سالانه و مناسب بودن رویکرد برای سنجیدن عملکرد کارمند، همواره شاهد بازخورد بوده‌ایم.

رویکردی چابک در قبال مدیریت عملکرد، گفتگوهای پی در پی و بحث‌های منظم درباره‌ی عملکرد را به جای بحث‌های سالانه و نیم‌سالانه تشویق می‌کند. این گونه بازخورد منظم به کارمندان و مدیران اجازه می‌دهد اغلب و سریع‌تر تغییر ایجاد کنند و فرآیندهای کاری را پیمایش کنند.

بعنوان مثالی در این باره، گیت‌ لب تمرکز رویکرد مدیریت عملکرد خود را به روی تیم‌های مدیریت خودکار تغییر داد. انها پیمایش را به همه چیز اعمال و شفافیت کامل را در دستور کار قرار دادند. در کتاب راهنمایشان، به طور ویژه روی ”اندازه‌گیری کار بر اساس نتیجه و نه ساعت“ تمرکز کردند.

این تغییر مخصوصا بعنوان پاسخی به همه‌گیری کووید-۱۹ تمرکز کرد، و همچنین رویکرد چابک به آنها در این تغییر کمک کرد. پس از آن، آنها تمرکز خود را روی عملکرد و سودمندی بعنوان منطق اصلی نحوه‌ی محاسبه‌ی عملکرد کارمندان‌شان به جای ساعت‌های کاری نهادند. برای پشتیبانی از این نظر، گیت لب یک ماتریکس عملکرد تولید که آن را نیز پیمایش کردند. محصول این فرآیند فرآهم آوردند فرصتی برای کارمندان جهت دریافت بازخورد پیوسته برای توسعه‌شان بود.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/agile-hr/

ترجمه: امیر مهدی مزینانی